Разделы сайта
Выбор редакции:
- Виды издержек производства
- Как устроены атомные ледоколы России
- Пути совершенствования формирования ассортимента
- Стихотворения о родине Читать п воронько мальчик журавли
- Журнал «Телесемь»: уж замуж невтерпеж
- Презентация на тему моя семья по английскому языку Uncle - дядя
- Сколько товаров можно приобрести на AliExpress, чтобы избежать уплаты таможенной пошлины Таможенные пошлины на ввоз товаров
- Договор оказания услуг образец (типовая форма)
- Должностная инструкция директора по операционной деятельности Операционный директор и исполнительный директор - разница
- «Клиенты на всю жизнь» Карл Сьюэлл, Пол Браун
Реклама
Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря |
Интервью бизнес-тренера Анны Николаевой на радиостанции «Говорит Москва» 62,0 FM. В гостях у ведущего рубрики Игоря Игорева. И.И. – Быть хорошим секретарем не просто. Во-первых, секретарь – это лицо компании, на нем лежит много реальной ответственности. Во-вторых, эта профессия не зря считается одной из самых стрессовых: много дел, много проблем, надо все сделать и при этом все сделать отлично и не запутаться. Как все это успеть сделать? Как можно противостоять стрессу и стать успешным и достойным представителем своей компании? Что это за птица – секретарь? Когда речь идет о секретаре, у большинства работодателей возникает вопрос, какой им нужен секретарь. Скорее всего, большинство ответит, что им важнее ноги, а не голова, потому что им нужны презентабельные люди. А голова как-нибудь приложится. Кто такой секретарь сегодня? А.Н. – Слово «секретарь» появилось еще в средневековье. В переводе с латыни это означает «доверенное лицо». Человек, занимающий эту должность, должен быть хорошо образован, знать свое дело, коммуникабельным, потому что задача секретаря состоит в том, чтобы легко находить контакт с людьми. Конечно, не стоит выбирать между головой и ногами, потому что секретарь является витриной компании. По его работе клиент делает предположительные выводы о работе компании, о том, как с ним будут работать в дальнейшем. И.И. – Для секретаря труднее всего противостоять стрессам, знать документооборот, выполнять распоряжения начальника? Ведь не секрет, что многие секретари выполняют несвойственные данной профессии функции. Они работают кадровиками, иногда выполняют бухгалтерскую работу, разносят кофе, убирают в офисе. А.Н. – Конечно, такое бывает. Основные обязанности секретаря – это документооборот. Это обработка поступающих и отправляемых документов, подготовка писем, факсов, справок. Кроме того, секретарю необходимо управлять протоколом посетителей, согласовывать с руководителем приоритетность графика приема посетителей. В его обязанности входит организация собраний, совещаний, конференций, телефонные переговоры. В любом случае секретарь должен ознакомиться со своими должностными обязанностями и опираться на них в процессе работы. И.И. – Что это за обязанности? Их надо прописать? А.Н. – Конечно. Если обязанности не прописаны, самому секретарю рекомендуется прописать их и опираться на этот список в процессе своей работы. И.И. – Выполнять желания руководителя – вот и все обязанности. А.Н. – Совершенно верно. Руководитель для секретаря – это главный клиент. Ему необходимо помогать, разгружать его, ненавязчиво заботиться о руководителе. И.И. – А как быть с остальными сотрудниками, которые обращаются к секретарю? Секретарь коммуницирует не только с руководителем. К секретарю приходят клиенты, посетители. Надо свободно владеть иностранными языками. Даже если секретарь – это ноги, то ноги должны быть с пятью языками. А.Н. – Действительно, знание иностранных языков – это преимущество для секретаря. Клиентов и посетителей надо правильно принимать, улыбнуться им, предложить присесть, подать кофе, чай. Это банальные вещи, но, к сожалению, не во всех компаниях секретари используют эти знания. Иногда в компании создается впечатление, что ты оторвал секретаря от важной работы, от чтения журнала. И.И. – Иногда секретарь что-то выстукивает на компьютере. Есть образ секретарши, которая что-то печатает на машинке и отвечает за бесконечные телефонные звонки. То и дело она заходит в кабинет к руководителю. Все это прекрасно помнят, а кто не помнит, может посмотреть на это в советских фильмах. Но сейчас секретари другие. А.Н. – Совершенно верно. Сейчас многие руководители обучают секретарей телефонному этикету. Секретарю необходимо знать правила приема поступившего звонка, переключения на сотрудника или руководителя компании. Кроме того, есть правила удержания гудка и прощания. И.И. – Удержание гудка – это процесс, когда в телефоне включается музыка, который в трубку голос говорит, что этот звонок очень важен для компании? В это время играет музыка, например, Бетховена. И.И. – А как надо спросить? Может быть, надо сказать: «Представьтесь, пожалуйста»? А.Н. – Да, можно сделать и так. Надо просить оставаться на линии, а не подождать или повисеть, пока человека не свяжут с нужным ему абонентом. На каждое действие есть алгоритм работы, который необходимо соблюдать. Кроме того, есть телефонное табу. Это слова алло, слушаю вас, минуточку, секундочку, факсик, телефончик. Эти слова нельзя употреблять. И.И. – Конечно, лучше оставить уменьшительные формы. Но это относится не к работе секретаря, а к работе девушки на телефоне. Сейчас спектр профессий довольно широк. А.Н. – Совершенно верно. И.И. – Это может делать девушка, работающая в call-центре, мелкие служащие. Сам секретарь является довольно значимым лицом в своей компании. А.Н. – Есть основные обязанности секретаря. Это прием телефонных звонков, посетителей, помощь руководителю в планировании рабочего дня, организация собраний и совещаний. Кроме того, секретарю необходимо умело урегулировать конфликтные ситуации, которые складываются с клиентами, помогать руководителю, быть его стеной и защитником. И.И. – Секретарь – это сестра-хозяйка? А.Н. – Да. И.И. – Но такие девочки называются иначе. Это могут быть офис-менеджеры, сотрудники саll-центра, секретари-ассистенты и так далее. Они числятся в реестре профессий? А.Н. – Думаю, что числятся. И.И. – Секретарь – это лицо компании. В компании должна быть прописана вся процедура того, как человек должен себя вести. В первую очередь это зависит от корпоративной культуры компании? А.Н. – Конечно. Секретарь является визуальной витриной компании. Необходимо уметь правильно приветствовать, пригласить клиента к руководителю, узнать, на какое время назначена встреча. Весь регламент секретарю надо прописать. И.И. – Секретарь должен не только все это прописывать, но и работать с документами, организовывать работу. Он организатор и вдохновитель всех наших побед. А.Н. – Да. И.И. – Всегда ли молодые девушки, которые являются витриной, понимают, чем они занимаются? На мой взгляд, секретарь – это женщина средних лет, с опытом, с образованием. Она может выполнять задания, урегулировать конфликты, заниматься документооборотом, принимать клиентов и гостей, вести переговоры, если это потребуется. А.Н. – Это может сделать и выпускница института или колледжа, если перед этим она пройдет соответствующее обучение в школе или на курсах секретарей. Этому можно обучить, как и работе с конфликтными клиентами. Можно научиться организации времени, телефонному этикету. И.И. – Разве этому не учат в высших учебных заведениях? На мой взгляд, с документами у них не должно быть проблем, потому что в вузах были соответствующие специальности, там этому учат людей. А.Н. – Насколько я знаю, в высших учебных заведениях нет факультета, где готовят секретарей. И.И. – Это называлось делопроизводство. А.Н. – Делопроизводство изучают во время получения среднеспециального образования. Существуют школы подготовки секретарей, а также тренинги и семинары. И.И. – Теперь жизнь выглядит так? А.Н. – Да. Елисеева Галина Бизнес-тренер, директор Центра «ТренерПРОФИ», автор и ведущая тренинга "Технология разработки и проведения тренингов по командообразованию" Каждому публичному офису необходим человек, встречающий посетителей. Великолепное умение общаться по телефону и электронной почте очень важно для работников приемной, но умение общаться лично - вот что отличает секретаря от специалиста по работе с клиентами. В конце концов, когда человек (поставщик, потребитель, партнер) заходит в офис, первое, что он видит это секретарь, а первое впечатление всегда важно. ШагиНеобходимая квалификация
Необходимо иметь первоклассные организационные навыки. Секретарь - это лицо компании. Это человек, с которым первым говорит клиент, а коллеги обращаются за различной информацией. Кроме приема звонков и посетителей, секретари часто общаются с клиентами, организовывают мероприятия, встречи и так далее. Чтобы справится со всеми этими обязанности, секретарь должен уметь организовывать свое время, так как приходится контролировать несколько дел одновременно. Человек не проработает долго секретарем если он или она не могут «жонглировать» более чем одним заданием за один раз и распределять их по приоритету. Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2019 года. должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя. Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу "Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях ". В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты: Должностные обязанности секретаря руководителя1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно - техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно - переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно - регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе. Секретарь руководителя должен знать2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно - переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно - распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации секретаря руководителя3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. 1. Общие положения1. Секретарь относится к категории технических исполнителей. 2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. 3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации. 4. Секретарь должен знать:
5. В своей деятельности секретарь руководствуется:
6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.) 7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей. 2. Должностные обязанности секретаря руководителяСекретарь: 1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации. 2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. 4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации. 5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора. 6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. 7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. 8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. 9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль. 11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. 12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. 13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. 14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 16. Копирует документы на персональном ксероксе. 17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации. 18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте. 20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции. 3. Права секретаря руководителяСекретарь имеет право: 1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей. 3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей. 4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности. 5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. 6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством. 4. Ответственность секретаря руководителяСекретарь несет ответственность в следующих случаях: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации. 2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. Должностная инструкция секретаря руководителя - образец 2019 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя. СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора. В толковом словаре В. Даль определяет: «Статс-секретарь» - доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения. В настоящее время в словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или учреждения, а также ведущее делопроизводство». Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией. Секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени и в выполнении намеченных мероприятий, освобождает от выполнения вспомогательно-технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы и посетителей. Секретарь - это лицо не только своего руководителя, но и учреждения з целом. В обязанности секретаря входит выполнение объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и др. Условно обязанности секретаря можно разделить на: Работу с документами (информационно-документационное обслуживание); Работу организационную (бездокументное обслуживание). Обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. В зависимости от этого существуют три ступени должностной секретарской иерархии. 1. Секретарь руководителя низшего уровня управления - секретарь-машинистка (выполняет технические и сервисные функции). 2. Секретарь руководителя среднего уровня управления - секретарь-референт (обеспечивает документное обслуживание, организацию и документное оформление совещаний, приемов посетителей и т.п.). 3. Секретарь руководителя высшего уровня управления - секретарь- помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата (наделен полномочиями представителя в других организациях). Роль секретаря предполагает большую ответственность и предъявляет высокие требования. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и умений. Хороший секретарь должен обладать следующими деловыми качествами: профессиональным мастерством, "организованностью, инициативностью, ответственностью, пунктуальностью, дипломатичностью, осведомленностью, умением предвидеть. Секретарь должен обладать высокой культурой поведения. Важными показателями культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость. В общении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь должен проявлять доброжелательность, быть хорошим помощником, оказывать максимальное содействие, пойти, в случае необходимости, на некоторые личные неудобства ради общего дела. Одним из важнейших деловых контактов является взаимодействие руководителя с секретарем. Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия и понимания между ними. Для этого руководитель должен четко регламентировать порядок совместной работы, жестко планировать свое рабочее время. Руководитель должен наилучшим образом использовать способности своего секретаря, давать ему широкую инициативу. В свою очередь, секретарь должен изучать особенности характера, систему мышления, манеры поведения и разговора, логику принятия управленческих решений своего руководителя и стараться помочь ему в достижении эффективности его работы. КУЛЬТУРА РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому к секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личностным качествам. К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен владеть комплексом профессиональных знаний, умений, навыков. Секретарь должен отличаться высоким уровнем организованности. Это умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций. Не менее важно таксе качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Секретарь должен отличаться инициативностью, умением самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. При подборе секретарей на одно из первых мест выдвигается требование сохранять служебную тайну. К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Это умение не только правильно спланировать мероприятия, но и строго выполнять их в установленное время. Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент. Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность своей работе - основное качество для идеальных отношений с руководителем. Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личностных качеств, без которых трудно стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой, и способность одновременно выполнять несколько поручений. Не менее важная черта характера - коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи, так как секретарю необходимо общаться с большой группой людей. К личностным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность, отзывчивость. Важны и такие качества, как гибкость, лояльность, уравновешенность, изобретательность, добросовестность, аккуратность. Важным и необходимым качеством секретаря является его стремление к постоянному совершенствованию, т.е. постоянному пополнению как общих, так и профессиональных знаний. Секретарь должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться со вкусом и с учетом деловой обстановки. Секретарь должен знать: Правовые основы управления: административное, трудовое, хозяйственное право; Законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает. Основы управления: систему органов власти и управления в стране и в своем регионе; Отрасль, в которой он работает, и взаимосвязи; Функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи; Место руководителя в структуре, его внутренние и внешние контакты. Основы менеджмента. Основы научной организации управленческого труда. Вычислительную и организационную технику. Основы общей и социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство: методы создания и оформления документов; Организацию работы с документами; Бездокументное обслуживание. Архивное дело. На основе этих знании секретарь должен уметь: Создать условия для эффективной работы руководителя: оказать помощь в планировании рабочего дня; Организовать рабочее место руководителя; Вести контроль сроков выполнения поручений руководства. Вести информационное обслуживание руководителя: " документное; Бездокументное; Уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати). Организовывать прием посетителей. Устанавливать контакты. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ И СЕКРЕТАРЯ Взаимодействие руководителя с секретарем Выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей нагрузки; Никогда не назначайте встречи сами, пусть это делает секретарь; Если вас нет в офисе, то вы должны звонить, как минимум, дважды в день, чтобы справиться об изменениях в планах и оставленных для вас сообщениях; Делайте пометки в ежедневнике о том, когда закончить выполнение той или иной работы; Планируя дневную работу, выделяйте время на нее с запасом. Есть несколько приемов, которые помогут менеджеру сделать телефон в большей степени рабочим инструментом и в меньшей - назойливой помехой: Попросите секретаря «фильтровать» звонки. Известите его о том, против звонков каких людей вы не возражаете, а кому следует позвонить позже, в более удобное для вас время. Дайте людям возможность знать, когда вам можно звонить, а когда нежелательно. Наладьте со своим секретарем двустороннюю связь. Если он выполняет действительно важную для вас работу, то предложите некоторое время самому отвечать на звонки. Если вам нужно поговорить с людьми по телефону, то распорядитесь, чтобы секретарь составил расписание звонков. Заранее подскажите секретарю, кто может, а кто не может отвлекать вас от основных дел. За рамками этих договоренностей пусть секретарь принимает решения лично. Существует целый ряд преимуществ, которые дает делегирование полномочий секретарю: Это освобождает время руководителя; Руководитель получает возможность сконцентрироваться на творческой рабо- Поручение - прекрасное средство мотивации и укрепления доверия секрета- Поручение - лучший способ подготовки секретаря к принятию на себя дополнительной ответственности и выработке способности точно «угадывать» в отсутствие руководителя, как в той или иной ситуации поступил бы он; Профессиональный, хорошо обученный секретарь с возложенной на него ответственностью и полномочиями делает честь своему руководителю. Взаимодействие секретаря с руководителем Специалисты в области управления и организации труда называют следующие качества, необходимые для создания нормальных отношений между секретарем и руководителем. 1. Секретарь должен не допускать ошибок в любом документе и тем самым освободить своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь также должен своей работой доказать руководителю, что он может работать самостоятельно. 2. При разговоре по телефону уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение всех вопросов, которые в деятельности фирмы считаются конфиденциальными. 3. Уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости самостоятельно детально изучать материалы. 4. Понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня, но руководитель, тем не менее, не должен рассчитывать на то, чтобы секретарь оставался и тогда, когда такой необходимости нет. 5. Четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие. Обеим сторонам необходимо чувство юмора. Поведение секретаря и эффективность его работы - пример для всех сотрудников. Он всегда должен быть чисто и опрятно одет, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет его руководителя. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д. |
Популярное:
Презентация на тему "день земли" |
Новое
- Как устроены атомные ледоколы России
- Пути совершенствования формирования ассортимента
- Стихотворения о родине Читать п воронько мальчик журавли
- Журнал «Телесемь»: уж замуж невтерпеж
- Презентация на тему моя семья по английскому языку Uncle - дядя
- Сколько товаров можно приобрести на AliExpress, чтобы избежать уплаты таможенной пошлины Таможенные пошлины на ввоз товаров
- Договор оказания услуг образец (типовая форма)
- Должностная инструкция директора по операционной деятельности Операционный директор и исполнительный директор - разница
- «Клиенты на всю жизнь» Карл Сьюэлл, Пол Браун
- График производства работ