Поступление претензии со стороны клиентов еще не означает, что предприниматели допустили ошибку в ведении деятельности. Для владельцев бизнеса основная задача — это наладить общение с потребителями.

Грамотно используя алгоритм для рассмотрения поступающих заявлений от покупателей, есть возможность найти выход даже из сложных ситуаций — например, когда проданный товар действительно оказался некачественным.

В зависимости от типа претензии зависит и содержание инструкции, ведь в соответствии с этим отличаются сроки, которые предоставляются законодательством российским компаниям.

Что такое работа с жалобами и претензиями покупателей?

В России принята общая процедура работы с претензиями клиентов, однако многие компании совершенствуют алгоритм этой технологии. При соблюдении существующего основного алгоритма гарантированно повысится лояльность со стороны покупателя. А все потому, что клиент будет знать: представителям компании важно знать его мнение, и они готовы вести двустороннее общение.

Данная процедура поможет максимально близко приблизиться к потребителю. Благодаря этому, возможно будет не только заслужить уважение клиента, но и лучше узнать суть проблемы.

Подробности о том, как составить ответ на претензию покупателя, имеются .

Какие основные способы работы с жалобами и претензиями?

Даже если жалоба является необоснованной, игнорировать ее все равно не нужно.

В современных книгах, основы которых должны знать бизнесмены, описываются основные способы для рассмотрения заявлений от клиентов:

• Эмоциональное сопереживание;
• Аргументация и непосредственно помощь;
• Открытые вопросы;
• Извинение;
• Проверка удовлетворенности покупателя.

Способ выбирает сам предприниматель в зависимости от конкретной ситуации.

Правила работы с жалобами и претензиями клиентов

С покупателями необходимо работать по инструкции. С ними никогда не нужно быть агрессивными, но и в чрезмерную защиту вступать нет необходимости. Внимательно изучайте обращение и соглашайтесь нести ответственность.

Потребности покупателя нужно удовлетворить как можно быстрее. Если немедленное решение не является возможным, рекомендуется в ответе покупателю максимально точно указать, когда появившаяся проблема будет решена. На каждом этапе нужно вести близкое общение с потребителем, и проверять насколько он удовлетворен.

Основная задача для предпринимателя — это определение причины, из-за которой могла поступить жалоба. Важно определить сразу, в каком состоянии находится потребитель — в спокойном, агрессивном или раздражительным. Нужно выяснить и как сам сотрудник, допустивший ошибку, разобрался в возникнувшей ситуации. Одно из главных правил в существующим алгоритме — это постоянное стимулирование обратной связи.

Регламент по работе с жалобами и претензиями покупателей

Зачастую в компании принимается положение о работе с претензиями клиентов, и оно является общедоступным. Клиенты имеют возможность ознакомиться с текстом этого регламента на официальном сайте.

Начинается регламент с общих положений и определений главных понятий. Далее описываются инструкции для клиентов на предмет того, как они могут подавать жалобы. Ключевым местом в регламенте является сам алгоритм для рассмотрения жалоб.

Образец регламента по работе с претензиями покупателей

Ознакомившись с его содержанием, можно убедиться, что главное в тексте — это порядок предъявления жалоб и порядок их рассмотрения.

Относительно инструкции обжалования указывается, что сообщение составляется в письменной форме. Допускается возможность написания заявления через электронную почту или голосовым способом — по телефону. Сообщение не должно быть анонимным. В него вписывается или ФИО для физического лица, или наименование для юридического лица. Также упоминается адрес для обратной связи. Покупателей просят описывать проблему максимально подробно.

В порядке рассмотрения записывается, кто является ответственным и сколько времени есть на решение возникнувшего вопроса. Обязательно предусматривается оформление письменного ответа для потребителя.

Алгоритм работы с жалобами и претензиями покупателей

В разных компаниях частично порядок работы с претензиями клиентов может отличаться, но в целом он схожий. Максимум на следующий день обращение поступает ответственному лицу. Заявление должно быть зарегистрировано в Журнале обращений. Далее назначается расследование с участием сотрудников компании.

После этого подготавливается мотивированный ответ для жалобщика. На всю процедуру дается около пяти-десяти дней. Результат рассмотрения тоже должен быть внесен в Журнал. После этого ответ подписывается руководителем и отправляется клиенту.

(1 оценок, среднее: 4,00 из 5)

Читать больше

При обнаружении приобретенного товара ненадлежащего качества предусмотрена возможность написать такое заявление как претензия на обмен. Для подачи претензии с просьбой о замене продукции можно использовать образец документа, что технически упростит написание своего экземпляра. 1 В каких случаях товар подлежит обмену?1.1 Можно ли обменять товар ненадлежащего качества?1.2 Претензия на обмен товара...

Договор подряда заключается между заказчиком и исполнителем. Основная цель состоит в обязательстве одной стороны выполнить те или иные работы в интересах другой стороны. При этом данное соглашение предполагает включение нескольких существенных условий. Они и являются предметом взаимных обязательств сторон. При неисполнении одного или нескольких из указанных существенных условий, сторона получает...

Договорные отношения – это обязательства двух сторон. Но не всегда партнеры выполняют свои обязательства по договору, особенно когда речь идет о предоплате. Поэтому сделки по предоплате стоит проводить только с проверенными партнерами. Но в случае провальной сделки, как востребовать свои деньги за недопоставку изделия или некачественный товар? Как правильно оформить претензию по закону, далее в...

Сложно представить современную жизнь без мобильного телефона. Как и любая другая техника, телефон может быть выведен из строя, если прибор относительно новый, выручит гарантийная починка. Так как в этом случае вступает в силу закон о защите прав потребителей. Не всегда политика сервиса позволяет принять сломанный аппарат назад и вернуть деньги. Достаточно редко предлагается обменять устройство на...

09:30 18.01.2016

• Почему работа с жалобами клиентов так важна
• Какой механизм работы с жалобами клиентов
• Как определять пути развития компании по жалобам клиентов
• Почему так важно работать с жалобами клиентов компании

Недовольство покупателей может распространяться на сервис, действия сотрудников компании, нарушения сроков выполнения заказа, качество услуг и товара – в каждом случае необходимо понимать, как работать с жалобами клиентов . При правильной организации работы с поступающими жалобами потребителей можно добиться прогресса своей компании и повышения лояльности целевой аудитории, со стабильным ростом доходов. Поскольку расширение круга клиентов зависит именно от лояльности текущих потребителей.

По своему опыту могу утверждать – минимум половину новых клиентов приобрели по принципу «сарафанного радио», по отзывам своих потребителей. Жалоба подтверждает – клиент хочет сообщить о своем недовольстве, но готов к диалогу. Если оставить жалобу без внимания, компания лишится не только одного клиента, но и его знакомых.

Вы потратили на потенциального клиента уйму времени, денег и энергии, а в ответ услышали: «Мне нужно подумать». Что же делать? Возможно, начать нужно с того, чего делать не стоит.

Мы отобрали 8 способов справиться с возражением и увеличить продажи компании. Также Вы найдете чек-лист проверки действий.

Основной алгоритм по работе с жалобами клиентов

1. Фиксация жалоб клиентов

Работа с жалобами клиентов предполагает их обязательную фиксацию. Эта функция должна выполняться менеджером по работе с клиентами (директором по качеству либо маркетологом). Фиксируются жалобы, чтобы в дальнейшем выявить способы устранения недостатков в работе и услугах. Регулярно нужно проводить обсуждение поступающих претензий, рассматривая и суть претензии, и оперативность устранения проблемы.

2. Как реагировать на жалобы клиентов? Максимально быстро

Каждая претензия требует тщательного разбора в компании. Коллектив компании должен заняться определенным внутренним расследованием. Оптимальный вариант – когда реагировать на жалобы клиентов удается максимально быстро, в идеале – сразу в день поступления претензии. Лишь в таком случае клиент будет уверен в заботе со стороны компании. При выявлении вины со стороны сотрудников – нужно предоставить клиенту извинения, избавившись от выявленных недостатков. Опыт подтверждает, что сначала от мелких претензий лучше избавиться, а лишь затем выявлять причины и виновников сбоя в работе компании.

3. Налаженная обратная связь

Для бизнеса в условиях современной конкуренции просто необходима надежная и стабильная обратная связь с клиентами. Научите своих работников, как работать с жалобами клиентов, как прислушиваться к целевой аудитории. Сотрудникам необходимо осознать – жалобы являются нормальным явлением в работе любой компании, а не обязательно признаком чьей-то некомпетентности. При работе с клиентом можно улучшить работу своей компании и донести заботу о потребителях, которую целевая аудитория обязательно оценит.

4.Что предпринять при необоснованной жалобе

В случае, когда вины компании в возникшей проблеме нет, объясните клиенту, что вы со своими обязательствами справились. Но настоятельно рекомендуем не бросать клиента со своей проблемой одного – постарайтесь предложить ему выход из конкретной ситуации. Данное условие особенно актуально для сектора b2b.

ВАМ ДОСТУПНО ВИДЕО МАСТЕР-КЛАССА АЛЕКСАНДРА ЛЕВИТАСА

«ПАРТИЗАНСКИЙ МАРКЕТИНГ: ОСНОВЫ МАРКЕТИНГА БЕЗ БЮДЖЕТА».

Как недовольство клиентов подсказывает верные пути развития

Недовольные клиенты вполне естественно приводят к дополнительным хлопотам, но для компании они становятся серьезным ресурсом. При грамотном отношении, понимая – как работать с жалобами клиентов, в результате удастся повысить качество услуг и расширить их ассортимент. Бояться жалоб со стороны клиентов не нужно – ведь они указывают на недоработки компании и возможности дальнейшего прогресса.

Работаем с жалобами клиентов по следующему принципу – регистрируем поступившее обращение в своей базе данных. Для этого будет достаточно звонка клиента. Далее представитель службы качества обрабатывает поступившую жалобу в несколько основных этапов:

Выяснение ситуации (учитывается мнение не только клиента, но также исполнителя по данному проекту), определив обоснованность поступившей жалобы.

Понимание причин появления жалобы

Формирование плана корректирующих действий. Прежде всего, понадобятся меры для устранения недовольства со стороны клиента, а затем действия для совершенствования рабочих процессов – для профилактики аналогичных проблем в дальнейшем.

Определение степени удовлетворенности клиента – насколько ему подошли предложенные меры для устранения проблемы.

В данном процессе главное правило – не оставлять клиента и его проблему без внимания, предстоит разобраться в причинах данной проблемы, устранив непосредственно их и другие выявленные недостатки в предоставлении услуг.

• Претензии клиентов: как на них реагировать и отвечать

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

1. Назначение инструкции

2. Понятия и сокращения

3. Ответственность

4. процедура обработки жалоб

4.1. Регистрация жалобы

4.2. Проверка обоснованности жалобы

6. Записи по качеству

6.1. Карточка жалобы

7. Приложение

7.1. Карта процесса обработки жалоб

1. Назначение инструкции

Настоящая инструкция содержит описание порядка выполнения работ по обработке жалоб и рекламаций, а также ответственность и полномочия в рамках данной процедуры.

2. Понятия и сокращения

В соответствие с требованиями стандарта ISO 9001:2000 организация должна письменно регистрировать и рассматривать все поступающие жалобы и рекламации.

Жалобами считаются те жалобы, которые поступают в организацию в письменной форме (по факсу, по электронной почте, письмом). Рекламацией считается любой негативный отзыв о деятельности фирмы в устной форме, официально направленный в фирму клиентом.

3. Ответственность

Владельцам процесса обработки жалоб заказчиков является руководитель СК. Ответственным за разбор жалобы является владелец процесса, в рамках которого возникла жалоба. Для устранения жалобы и ее причин могут привлекаться дополнительные ресурсы.

4. процедура обработки жалоб

Процесс обработки жалоб состоит из следующих этапов:

§ выполнения и регистрации результатов;

§ анализа жалоб и определения несоответствий.

4.1. Регистрация жалобы

В случае поступления жалобы по телефону необходимо предложить клиенту оформить жалобу в письменной форме и отправить по факсу, электронной почте или письмом. Однако в любом случае (согласится клиент отправить в письменной форме жалобу или нет) необходимо произвести регистрацию жалобы. До письменного подтверждения данная жалоба будет считаться рекламацией.

§ номер жалобы;

§ дата поступления жалобы;

§ способ направления жалобы (письмо, факс, e-mail, телефон);

§ наименование организации;

§ Ф.И.О. контактного лица и контактные координаты (телефон, факс, e-mail, почтовый адрес);

§ формулировка жалобы.

После того как жалоба зарегистрирована, руководитель СК назначает ответственного за разбор жалобы, который должен выяснить причины жалобы, определить обоснованность и спланировать мероприятия по ее устранению.

4.2. проверки обоснованности жалобы

Жалобы могут быть обоснованными и необоснованными.

Необоснованные – это жалобы, предъявленные заказчиком ошибочно или без соответствующих аргументов. Ответственный должен проанализировать жалобу. Для этого ему необходимо:

§ связаться с сотрудником, выполнявшим проект, по которому поступила жалоба, и зафиксировать его мнение относительно причин жалобы;

§ при необходимости связаться с заказчиком для уточнения фактов, сбора необходимых доказательств и т.п.;

§ сформировать свое мнение относительно причин жалобы и зафиксировать в «Карточке жалобы»;

§ определить обоснованность жалобы;

§ известить клиента о результатах разбора жалобы.

Если поступила жалоба в письменной форме, то и ответ на жалобу (результаты разбора жалобы, предлагаемые мероприятия по устранению недовольства клиента) должны быть отправлены клиенту в письменной форме.

4.3. Определение мероприятий по устранению жалобы

Если жалоба признана обоснованной, то сотрудник, ответственный за разбор жалобы, должен определить мероприятия по устранению жалобы (совместно с заказчиком), согласовать их руководителем СК или руководством организации, назначить исполнителя и дату окончания. Вся информация должна быть зафиксирована в «Карточке жалобы».

4.4. Выполнение и регистрация результатов

По завершении мероприятий исполнитель должен отчитаться перед ответственным за разбор жалобы. Если замечаний к исполнителю нет, то жалоба считается закрытой.

После того как мероприятия выполнены, ответственный за разбор должен связаться с заказчиком и оценить, насколько заказчик удовлетворен выполненными мероприятиями.

4.5. Анализ жалоб и определение несоответствий

Все жалобы должны анализироваться на предмет выявления несоответствий (потенциальных несоответствий), повлекших жалобу. Если удается выявить несоответствие (потенциальное несоответствие), запускается процедура КД (ПД)

Процедура корректирующих действий

Процедура предупреждающих действий

6. Записи по качеству

6.1. Карточка жалобы

Подобные действия – это результат неверного направления стратегии для ведения того или иного бизнеса. Согласно современным принципам маркетинга, жалующийся клиент является «другом» владельца фирмы или компании, магазина или организации.

И хотя звучит это несколько странно, но то, что он своими жалобами указывает на недостатки в работе, отрицать невозможно. Такими образом, жалующиеся потребители услуг или товаров представляют для руководителей кладезь бесценной информации, которую необходимо уметь правильно использовать.

Нужно понимать, что с потребителем, который «созрел» для того, чтобы написать жалобу, случилось как минимум одно из следующих событий:

• клиент вышел из себя; написание жалобы требует конкретных усилий; многие утверждают, что напишут претензию, но большинство не выполняет сказанного;
• покупатель остался неудовлетворенным результатами переговоров в устной форме. Часто жалоба поступает тогда, когда другие способы решить ситуацию испробованы и не принесли ничего хорошего;
• потребитель заинтересован в завязывании переписки с соответствующей компанией, чтобы в дальнейшем иметь возможность получить документальное свидетельство, необходимое для передачи ;
• при серьезных ситуациях, когда потребитель намерен обратиться в суд, ему необходимо предоставить конкретные документальные доказательства того, что он предоставил возможность компании среагировать на поданную жалобу;

• пользователь услуги не нашел сотрудника, чтобы высказать ему замечания и претензии в устной форме; по причине возможного отсутствия представителя отдела по работе с клиентами последние не знают, к кому обратиться и прибегают к написанию жалобы;
• клиент чувствует неловкость при высказывании претензий лично; таким людям гораздо легче ;
• покупатель имеет определенные причины, которые не давали ему пожаловаться ранее. Возможно, человек торопился или был в это время не один. Есть и такие люди, которые страдают дефектом речи или не умеют выражать свои мысли правильно;
• иногда бывает и так, что потребителя поощряют к написанию жалобы. Другими словами, служащие компаний/фирм/магазинов сами просят клиента оставить жалобу в письменной форме.

Вполне очевидно, что те люди, которые пишут жалобы, имеют множество причин для этого. Логично предположить, что отвечать общими фразами на них будет очень неправильно и некорректно.

Действия при получении письменной жалобы

Должностному лицу, которому направлена претензия для рассмотрения, необходимо обязательно ответить письменно в установленные законом сроки ответа на жалобу.

Грамотно составленный с юридической точки зрения ответ поможет в будущем при необходимости защитить интересы адресата претензии.

Итак, первыми действиями получателя жалобы должны стать:

1. Принятие и регистрация: указание даты получения, ФИО, должности лица ее получившего. Далее следует отдать жалующемуся клиенту копию самой претензии, на которой предварительно сделать отметку о приеме. Здесь нужно обратить внимание на то, что заявитель может решить отправить жалобу, используя заказное письмо с уведомлением о получении.
2. В ходе составления ответа на претензию необходимо подготовить письменные доказательства, которые при необходимости помогут в отстаивании позиции получателя жалобы. К тому же, необходимо постараться восстановить хронологический порядок событий, которые упомянуты в жалобе. Не нужно забывать, что данный ответ может быть использован в виде доказательства позиции получателя претензии. Необходимо постараться «разойтись» с недовольным клиентом мирным путем, возможно, предложить какую-либо компенсацию. Если же вопрос решить без суда не получится, то данная позиция ответчика окажет положительное влияние на решение суда.
3. Ответ на жалобу должен содержать всю необходимую информацию для этого документа: наименование компании/магазина, данные о регистрации, адреса отправителя претензии, а также ее получателя.
4. В ответе нужно указать суть жалобы. Если полученная претензия была частично или полностью удовлетворена, необходимо указать точную сумму компенсации, способ и срок возмещения.
5. В случае когда получатель жалобы отказал в ее удовлетворении, необходимо указать причины отказа со ссылками на конкретные правовые документы и .

   Также необходимо указать все документы, прилагаемые к ответу на письменную претензию.

Правильный ответ на жалобу

Безусловно, составление ответов на письменные жалобы от клиентов нельзя назвать самым приятным занятием. Здесь очень важно знать, как правильно их начать и закончить. Но недовольство со стороны клиентов в любом случае не должно остаться без внимания.

Чаще всего потребитель, когда жалуется, хочет следующего:

• чтобы его выслушали, поняли;
• чтобы отнеслись со всей серьезностью к замечаниям;
• чтобы отнеслись к нему уважительно;
• чтобы впоследствии были приняты определенные меры относительно причин жалоб.

Поэтому при составлении ответов на жалобы клиентов необходимо акцентировать свое внимание и на эмоциональном аспекте, ведь, по сути, вести борьбу нужно не конкретно с каким-то сотрудником, а в целом с проблемой продаж или неправильного обслуживания клиентов.

Именно решение конкретной проблемы, а не борьба с заказчиком поможет сохранить с ним теплые отношения.

1. Необходимо выразить клиенту благодарность, а также объяснить, по каким причинам это было сделано, принести свои извинения.
2. Сообщить о том, какие меры приняты по устранению причины, по которой написана та или иная жалоба.
3. Признать точку зрения потребителя.
4. Персонализировать ответ жалобы клиенту, другими словами, при написании ответного письма следует избегать формальных отписок.
5. Писать нужно просто, но одновременно корректно.
6. Необходимо постараться превзойти ожидание клиента относительно расторопности, а также принятия соответствующих мер.
7. Рекомендуется выяснить уровень удовлетворенности потребителя, написавшего жалобу.

Работа с поступающими жалобами является ярким показателем того, как руководитель умеет работать со своими клиентами и того, как он ими дорожит.

Ценность жалобы клиента

Успешность дальнейшего сотрудничества компании или магазина с тем или иным жалующимся клиентом напрямую зависит от того, каковой оказалась реакция на его жалобу.

Для соответственного настроя на написание правильных ответов, которые помогут не только сохранить клиентов, но и привлечь новых, можно ознакомиться с довольно интересной статистикой, представленной в таблице.