В законодательстве не имеется общего правила, по которому все документы в обязательном порядке должны скрепляться печатью. Печать как обязательный реквизит кадрового документа является строго необходимой только в специально установленных случаях, например, в трудовой книжке.

Кроме того, прямое нормативное требование иметь печать относится далеко не ко всем организациям. Например, о печатях не упоминается в отношении обществ с дополнительной ответственностью и товариществ.

Заметим, что и Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» также не обязывает организации или индивидуального предпринимателя иметь печать. При регистрации юридических лиц, в соответствии с названным Законом, не требуется представлять в регистрирующие органы ни эскиз печати организации, ни иные сведения о ней.

В то же время федеральные законы, касающиеся других форм ­юридических лиц, требуют наличия печати. Это требование определено в:

пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;

пункте 7 статьи 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;

пункте 3 статьи 2 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»;

Этими законами установлено, что печать юридического лица обязательно должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование и указание на место нахождения общества.

Итак, необходимость иметь печать прямо установлена только для некоторых организационно-правовых форм юридических лиц. Однако требование о наличии печатей можно обосновать не только прямым указанием соответствующего нормативно-правового акта, но и косвенно, из смысла законодательства. Именно такое толкование дал Верховный суд РФ, разрешая одно конкретное дело: «…в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не может быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со статьей 6 Гражданского кодекса РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии» .

Итак, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны иметь печать, иначе они не смогут надлежаще оформлять отдельные ­обязательные документы, в том числе кадровые.

Реквизиты печати

Как уже упоминалось, отдельные законы в качестве обязательных устанавливают следующие реквизиты круглой печати : полное фирменное наименование и местонахождение . Печать может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Иногда на печать помещается товарный знак или другие средства индивидуализации (обычно в центре). При их отсутствии в центре помещают сокращенное наименование ­юридического лица.

Прежде изготовление печати строго контролировалось государственными органами. Это было установлено в ранее действовавшем приказе МВД СССР от 13 февраля 1978 г. № 34 «Об утверждении инструкции о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов». Так, заказать печать организации в штемпельно-граверной мастерской можно было лишь по специальному разрешению, выдаваемому органами внутренних дел. Для получения такого разрешения требовалось подать заявление с приложением выписки из устава и эскиза самой печати. Из Инструкции усматривалось, что печать должна была содержать наименование организации (не сокращенное). Отдельные требования предъявлялись к печатям филиалов. И даже изготовление так называемых «простых» печатей (печати общего отдела или отдела кадров, треугольные печати, угловые штампы, печати для ­удостоверений) было невозможно без санкционирования органами внутренних дел.

Данная Инструкция утратила силу на территории РФ в связи с изданием приказа МВД РФ от 14 февраля 1994 г. № 48. Однако региональное законодательство довольно долго после этого сохраняло разрешительный порядок изготовления печатей. Например, в г. Москве для получения разрешения на изготовление печати обращались в районное или городское управление внутренних дел (п. 4.14 Положения о порядке регистрации предприятий в г. Москве, утв. постановлением правительства Москвы от 17 сентября 1991 г. № 97). Этот порядок существовал в г. Москве до 1997 года.

Одно время московское законодательство устанавливало дополнительные требования к обязательным реквизитам печатей. Эти требования устанавливались во Временных правилах изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы (утв. распоряжением мэра от 25 августа 1998 г. № 843-РМ), которые с 8 февраля 2005 г. утратили силу.

В частности, предусматривалось обязательное указание следующих реквизитов:

полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;

местонахождение;

основной государственный регистрационный номер;

номер городского Реестра печатей.

Для «простых» печатей, помимо перечисленных реквизитов, предусматривалась дополнительная надпись, например, «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «для счетов», «для удостоверений», «для справок» и т.д.

Предусматривалась возможность по усмотрению организации указать идентификационный налоговый номер (ИНН) и код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Для получения разрешения на изготовление печати или штампа необходимо было получить разрешение Московской регистрационной палаты. Для этого организация должна была представить эскиз печати (штампа) и другие необходимые документы .

В настоящее время регистрация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей находится в ведении федеральной власти, которая не устанавливает никаких дополнительных требований к реквизитам печати и их изготовлению, кроме обозначения полного наименования и указания местонахождения. Однако юридические лица следуют деловым обычаям, сложившимся на практике, и не ограничиваются в своих печатях только обязательными реквизитами. Напротив, принято указывать как можно больше реквизитов.

Если организация решает завести «простую» печать, например, для отдела кадров, в этой печати должны присутствовать все реквизиты, которые имеются на «основной» печати организации. Однако в центре вместо логотипа помещают надпись «ДЛЯ ОТДЕЛА КАДРОВ». Если же в организации не имеется отдела кадров (например, есть только инспектор по кадрам или менеджер по персоналу), то заказывать печать для отдела кадров совершенно нецелесообразно. Тогда дополнительный реквизит в центре печати выглядит так: «ДЛЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ». Однако Правила и Инструкция указывают именно на печать отдела кадров (то есть печать соответствующего структурного подразделения), а не на иную «простую» печать (впрочем, проверяющие весьма редко обращают на это внимание).

Если в организации отдел кадров именуется «Департамент по работе с персоналом» и в его функции входит работа с трудовыми книжками, то в центре печати целесообразно поставить именно такой дополнительный реквизит: «ДЕПАРТАМЕНТ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ». Порядок использования этой печати следует закрепить в положении о данном ­структурном ­подразделении или ином локальном нормативном акте организации.

Печать на трудовом договоре

Трудовой кодекс РФ (ст. 67) в обязательном порядке требует наличия трудового договора в письменной форме в двух экземплярах (один для работника, другой для работодателя). Требования к содержанию трудового договора определяются в статье 57 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), однако обязательного наличия на нем печати юридического лица или индивидуального предпринимателя законодатель не предусматривает. Вместе с тем незаверенная печатью подпись представителя работодателя может вызвать вопросы о ее правомерности, особенно если представителем работодателя, подписывающим трудовой договор, является не руководитель юридического лица (директор, генеральный директор, президент), а иное уполномоченное лицо (например, заместитель руководителя, директор по персоналу и т.п.). Вполне возможна ситуация, когда в ходе «корпоративных войн» руководитель, лишенный своих полномочий учредителями, отказывается покидать свой пост и продолжает «руководить» организацией, в том числе принимать работников на работу и подписывать с ними трудовые договоры. Такой «руководитель» уже не имеет доступа к печатям организации, поэтому его подпись остается незаверенной. Значит, отсутствие печати юридического лица (индивидуального предпринимателя) на трудовом договоре должно насторожить работника. Обычно аудиторы также делают замечание, если трудовой договор не скреплен печатью со стороны работодателя. Фактически речь идет о правовом обычае, сложившемся в отрасли трудового права и предписывающем скреплять печатью договоры (трудовой, о полной материальной ответственности) и дополнительные соглашения (приложения) к ним.

Ошибкой также является заверение подписи работодателя (его представителя) не печатью организации, а любой, так называемой «простой» печатью (например, печатью «для отдела кадров»).

Печать на приказах

Печать на приказах не проставляется. Это связано с тем, что приказ является внутренним распорядительным документом, который включает вновь принятого работника в организационные связи предприятия. Так, кадровые работники начинают вести на данного работника табель учета рабочего времени, вносят запись о приеме в трудовую книжку и т.п. на основании приказа о приеме. Унифицированная форма приказа о приеме работника на работу не предусматривает этого реквизита (отсутствует аббревиатура «М.П.»). В принципе кадровые приказы допустимо вести и в произвольной форме, но и в этом случае печать не нужна.

Однако не следует забывать, что работник имеет право потребовать копию приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Копии приказов о приеме на работу, равно как иные копии кадровых документов, исходящие от организации, требуют надлежащего заверения, что невозможно без проставления печати.

Как заверять копии кадровых документов

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой, причем эти копии должны быть заверены «надлежащим образом». Рассмотрим, как именно необходимо заверять копии и какими нормативно-правовыми актами при этом следует руководствоваться.

Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда ­определенный документ требует нотариального заверения).

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть ­заверительная надпись (см. Пример 1):

ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;

проставляется его личная подпись;

делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

указывается дата заверения;

проставляется печать.

Также на практике можно встретить следующую заверительную надпись (см. Пример 2). Этот способ заверения вполне допустим.

Чаще всего работники обращаются за выдачей копии трудовой книжки (например, для оформления загранпаспорта и т.п.). Иногда они просят выдать копию приказа о приеме на работу по совместительству, чтобы «основной» работодатель смог внести в их трудовую книжку соответствующую запись.

Поскольку речь идет о кадровых документах, которые хранятся в отделе кадров, то их копии заверяет инспектор отдела кадров. Желательно, чтобы в локальном нормативном акте организации (например, в Положении о кадровой службе предприятия или в инструкции по кадровому делопроизводству) был определен порядок такого заверения, а также определено, какие именно копии допустимо заверять печатью отдела кадров. Это вполне сообразуется с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003, который допускает заверение копий печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26).

Конечно, ГОСТ Р 6.30-2003 не имеет общеобязательной силы, фактически он содержит рекомендации. Однако Указ не делает акцента на виде печати, определяя лишь, что «верность копии документа свидетельствуется… печатью» (без уточнения «печатью организации»). Иными словами, нормативно-правовой акт безразлично относится к виду печати, проставляемой при заверении. Поэтому рекомендации Госстандарта РФ не противоречат в этой части нормам права.

Указ также требует, чтобы на копии указывалась дата ее выдачи и делалась отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. На практике это требование почти не соблюдается, чему имеется множество объяснений. Например, отдел кадров выдает копию трудовой книжки. Понятно, что ее подлинник в полном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовой книжки, утвержденными постановлением Правительства № 225, хранится в сейфе отдела кадров. Однако этот подлинник не будет храниться там вечно, рано или поздно трудовая книжка будет выдана на руки работнику при увольнении (в отличие, например, от приказа о приеме на работу, который хранится не менее 75 лет). Указание на дату выдачи также не имеет правового значения для свидетельствования подлинности копии документа. Скорее, это имеет отношение к внутренним взаимоотношениям работника и работодателя, ведь работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Кроме того, совершенно необязательно такую отметку делать на самом документе, если на предприятии ведется журнал учета выдачи справок и копий документов.

Печать в трудовой книжке

В отношении трудовых книжек это требование закреплено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее - Правила) и Инст­рукции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее - Инструкция).

Так, печать необходима на титульном листе и проставляется при оформлении трудовой книжки (п. 2.2 Инструкции). Для этого в правом нижнем углу предусмотрено соответствующее поле, отмеченное аббревиатурой «М.П.». При этом можно воспользоваться как печатью организации, так и печатью отдела кадров.

Печать проставляется также на внутренней стороне обложки при внесении изменений в сведения, содержащиеся на титульном листе (п.п. 2.3 Инструкции).

Например, самый распространенный случай - работница вышла замуж и изменила свою девичью фамилию на фамилию мужа. Перед кадровиком стоит задача отразить эти изменения в трудовой книжке работницы. Для этого он зачеркивает прежнюю фамилию одной тонкой чертой, позволяющей прочесть зачеркнутое, и над ней аккуратно вписывает новую фамилию. Инструкция предписывает вносить подобные изменения только на основании соответствующих документов (в данном случае - свидетельства о браке) и делать на них ссылку на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Такая ссылка обязательно должна быть заверена подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Особо следует остановиться на заверении записей при увольнении работника (п. 35 Правил). Так, при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника .

Заметим, что аналогичные требования содержались в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и ­организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162).

При заверении записей при увольнении чаще всего встречается ошибка, заключающаяся в том, что кадровик ошибочно проставляет печать другой организации. Обычно это бывает в структурах холдингового типа. Тогда возникает ситуация, когда заверение произвела организация, не имеющая отношения к той организации, которая открыла данный блок своим ­наименованием (полным и сокращенным).

Как исправить такую ошибку? К сожалению, ни Правила, ни Инструкция не дают на это никаких ответов. Многие специалисты предлагают после неверно закрытого блока записей открыть новый блок этой же организации в виде полного и сокращенного наименования, внести исправительную запись о признании записи об увольнении недействительной, заверить подписями и проставить правильную печать. Такое решение небезупречно, потому что оснований признавать запись об увольнении недействительной не имеется. В этой записи все реквизиты (порядковый номер записи, дата, формулировка, реквизиты приказа) соответствуют действительности. Кроме того, заверительная запись имеет совершенно самостоятельный характер и относится не только к записи об увольнении, а ко всему блоку записей (см. п. 35 Правил: «при увольнении работника… все записи … заверяются…»). Думается, совершенно бессмысленно признавать все записи у данного ­работодателя недействительными.

Заверительная запись в данном случае ошибочна в виду неверного реквизита «печать». Следовательно, необходимо исправлять именно ее. Многие обходятся проставлением рядом оттиска верной печати. Но наличие двух печатей в качестве реквизита в документе выглядит некорректно. Представьте себе трудовой договор, скрепленный со стороны работодателя двумя печатями, одна из которых не имеет отношения к юридическому лицу, выступающему работодателем. Конечно, это недопустимо.

Некоторые кадровики предлагают под следующим порядковым ­номером внести исправительную запись такого содержания:

Рядом с этой записью они предлагают проставить правильную печать. Однако блок записей уже закрыт записью об увольнении и заверен (пусть даже заверен не совсем верно). Следовательно, у прежнего работодателя нет оснований вносить какие-либо записи после этого. А открывать блок записей для внесения одной только заверительной записи бессмысленно, ведь такая запись не может существовать в отрыве от тех записей, которые заверяются.

Итак, идеального выхода из данной ситуации не существует, любое исправление неверно проставленной печати так или иначе будет противоречить Инструкции и Правилам. Представляется, что можно выбрать любой из этих способов, но при этом следует выдать работнику справку, подтверждающую период работы у данного работодателя, и посоветовать хранить эту справку для предъявления другим работодателям и пенсионным органам (при необходимости).

Аналогичным образом следует вносить пояснения, если ошибочно проставлена печать на внутренней стороне обложки трудовой книжки («печать такой-то организации проставлена неверно»). Например, при внесении записи об изменении фамилии кадровик при заверении взял не ту печать. Только вместо подтверждающей справки в этом случае уместно выдать заверенную копию приказа, на основании которого в документах организации производилось изменение фамилии работника.

Если ошибочная печать проставлена под записью о дополнении сведений об образовании и / или профессии, то в этом случае можно выдать справку, составленную в произвольной форме, которая удостоверит, что соответствующая запись на обложке внесена именно этим работодателем.

Иногда бывает, что проставленная печать частично не соответствует наименованию организации в заголовке. Это может быть ошибка кадровика, небрежно открывшего блок записей. Неверное название организации также практически невозможно исправить, поскольку оно не имеет нумерации. В этом случае выходом также будет выдача справки, подтверждающей ­соответствующий период трудового стажа.

Подобная ошибка также возникает, если пропущена запись об изменении названия организации. Например, ООО «Ромашка» переименовалось в ООО Аудиторская фирма «Ромашка», и это отражено в ее учредительных документах. Соответственно, при увольнении работника работодатель проставит печать, принадлежащую ООО Аудиторская фирма «Ромашка». Но поскольку запись о переименовании просто забыли внести, наименование блока записей не соответствует реквизитам печати. То есть формально считается, что эти записи внесены двумя разными организациями.

Пока не закрыт блок записей, пропущенную запись внести довольно просто (п. 3.2 Инструкции). Но если записи уже закрыты, то оснований вносить пропущенную запись уже не имеется. Конечно, можно открыть новый блок записей и внести пропущенную запись, однако к моменту обнаружения такой ошибки работник может уже работать на новом месте. В этом случае опять выдается справка, в которой отражаются сведения о стаже работника и о переименовании организации, произошедшем в период его работы. Работник имеет право предъявить такую справку по новому месту работы, и работодатель обязан внести соответствующую запись на основании этой справки (п. 27 Правил). Такую справку работнику следует хранить как ­подтверждающий документ.

Весьма часто встречаются трудовые книжки, в которых блок записей какой-либо организации закрыт записью об увольнении, подписью кадровика и подписью работника, но печать организации (печать отдела кадров) отсутствует. Данный недочет устранить весьма просто - работнику следует лишь прийти на прежнее место работы и попросить проставить печать. Главное, не затягивать с этим, поскольку организация может сменить название, заказать новые печати и уничтожить старые. Тогда заверение печатью может вызвать затруднения. Но и в этом случае выручит выдача подтверждающей справки.

Проблемы также могут возникнуть, если отсутствие печати пытаются исправить, когда прежняя организация уже ликвидирована или реорганизована. В этих случаях за подтверждающими справками нужно обращаться к правопреемникам той организации или в архивы, куда сданы документы по личному составу. Однако сохранность документов по личному составу не всегда обеспечивается должным образом, поэтому вполне вероятно, что может и не получить архивную справку. И тогда соответствующий блок записей навсегда останется без печати и будет считаться ненадлежаще заверенным. В принципе, последующий работодатель может открывать после такого блока записей свой собственный блок. Однако учет трудового стажа на основании предыдущих записей, заверенных ненадлежащим образом, будет проблематичным.

Еще более сложная ситуация возникает, когда в трудовой книжке отсутствует не только заверяющая печать, но даже запись об увольнении. Тогда работодатель, принимающий работника на работу, не сможет вести такую книжку, ведь формально работник считается работающим в другой организации, хотя на деле эта организация может быть уже ликвидирована. Но если работник предъявит архивную справку, из которой будет видно, что увольнение все-таки было произведено, «новый» работодатель имеет право начать свой блок записей и в его составе отразить сведения об увольнении работника с предыдущего места работы.

Расположение печати на документе

Проставление оттиска печати на кадровом документе также имеет немаловажное значение. Самая распространенная ошибка: печать закрывает полностью личную подпись должностного лица, тем самым делая невозможным ее сличение с подписями на других документах или на образцах подписи (то есть ее идентификацию в качестве подлинной). Иногда такое проставление печати бывает намеренным, потому что за должностное лицо подписывалось неуполномоченное лицо. Подобный документ имеет все признаки поддельного документа и свидетельствует о недобросовестности такой организации.
Общепринято, чтобы печать захватывала часть наименования должности, оставляя открытой для прочтения личную подпись должностного лица и ее расшифровку. Подобные правила всегда существовали в СССР , а в настоящее время такие требования закрепляются в ведомственных актах, предписывающих соответствующим государственным органам ­определенный порядок делопроизводства .

Еще один недочет, который часто встречается на документах, - слишком густой или слишком бледный оттиск печати на документе, а также оттиск с частично отсутствующим изображением (обычно бывает при слабом ­нажиме). Рекомендуем, чтобы оттиск был четким и удобочитаемым.

* * *

Таким образом, печать организации на кадровых документах является необходимой в случаях если документ оформляет какие-либо взаимные права и обязанности работодателя и работника, а также в случаях когда документ или его копия удостоверяют какие-либо факты или права работника (в том числе и бывшего работника). Внутренние документы работодателя заверению печатью не подлежат. И поскольку печать свидетельствует о важности документа, не следует допускать ошибок при ее проставлении. В противном случае возможно возникновение негативных ситуаций как у работника, лишенного возможности доказать свои права предъявлением документа, так и у работодателя, рискующего быть привлеченным к административной ответственности за нарушение порядка ведения кадрового делопроизводства.\

2 В некоторых случаях закон не упоминает указание местонахождения как обязательный реквизит печати (п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).

3 Приказ Московской регистрационной палаты от 20 января 1999 г. № 17 «О порядке утверждения эскизов печатей и штампов» (фактически документ утратил силу). См. также закон г. Москвы от 30 июня 2004 г. № 44 «Об учете печатей» (утратил силу в связи с принятием закона г. Москвы от 22 июня 2005 г. № 28).

4 Заметим, что в трудовой книжке образца 1974 года для подобных изменений в поле «фамилия» было предусмотрено целых три графы. Поэтому в таких книжках новая фамилия вписывается не вверху, а внизу, в свободной графе.

5 Подпись работника может отсутствовать, если он при оформлении трудовой книжки в день увольнения отсутствовал на работе (например, в связи с болезнью и т.п.) или если он сам отказывается поставить подпись (обычно в случаях «конфликтного» увольнения, «по ­статье»).

6 См.: «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена решением коллегии Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33).

7 См.: Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утв. приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160; Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 93.

Печать для документов - куда можно ставить ее и какой она должна быть? Ответ на эти, казалось бы, простейшие вопросы характеризуется рядом нюансов — рассмотрим их.

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

• основную;
• структурного подразделения;
• специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов , отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

• посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
• они имеют круглую форму;
• название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье .

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов - куда можно ставить ее, в какую часть листа?

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

• распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
• удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов , которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов . Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов , используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье .

На какие документы можно ставить круглую печать "для документов"?

Из личной офисной практики такую печать ставят на:

• договора, контракты (поставки, оказания услуг, подряда)
• счета (которые выписывают на оплату чего-либо)
• процентовки, акты выполненных работ, КС-2, КС-3
• платежных документах для банка
• справках, выписках (будь-то ЖКО, медицинские учреждения, ЗАГС и т.д.)
• дипломах, свидетельствах
• и просто на различных письмах, проходящих как деловая переписка между вашей организацией и другими конторами

Такого вида печать ставится на документах для подтверждения юридического обоснования, проще говоря, для понимания действительности данного документа. Печать организации можно ставить в следующих формах.

Для документов - это основный вид печати у всех организаций, вспомогательные печати имеют более узкий круг (для счетов, для копий).

Насколько я знаю, в делопроизводстве каждой организации принято заводить список (приказ) документов, которые заверяются печатью.

Оттиском печати "Для документов" можно заверять копии документов, отчеты во внебюджетные фонды, приходные кассовые ордера, заверять внутренние документы предприятия (организации), письменные запросы в государственные органы, доверенности для должностных лиц на представление интересов в суде и ходатайства, справки бухгалтерии "о предоставлении сведений". Приказы по предприятию.

Везде, где есть потребность ставить печать. Некоторые даже на принятые письма ставят круглую печать.

Главное - это знать куда нельзя ставить печать для документов .

В основном это касается банковских документов, в которых уже содержится оттиск печати. Важно, чтобы в компании был распорядительный акт, который нормировал бы действие дополнительной печати.

Печать для документов используется в основном для внутреннего пользования организации, можно поставить на акте передачи товара, на подписи, принял груз. На договорах такую печать не ставят.По крайней мере это касается крупных организаций.

Куда можно ставить и когда применяется печать для документов

В начале апреля 2015 года вышел Федеральный закон №82-ФЗ, согласно которому печать перестает быть обязательным атрибутом организаций .

Какой должна быть

Вне зависимости от организационной формы клише организации должно содержать полное ее наименование и адрес . Допускается указание наименования на иностранном языке. Нормативные акты не регламентируют ни размер клише, ни его цвет.

Более того, неизвестно, можно ли указывать сокращенное наименование компании, а также дополнять печать такими реквизитами, как надписи «для документов» или «для накладных». Можно сделать вывод, что проставление сокращенного наименования и надписей законодательство оставило на усмотрение предпринимателям.

Общепринятый размер равен 38-42 мм . Обычно штамп компании синего или фиолетового цвета. Если он утерян или износился, то компания должна изготовить новый экземпляр. То же самое касается и ситуаций, когда у организации изменились реквизиты, указанные на оттиске (например, адрес или наименование).

Федеральный закон №82-ФЗ допускает возможность того, что у организации может не быть печати, однако, законодательство обязывает применять печать на бланках строгой отчетности, в трудовых книжках, а также в кассовых ордерах. Из этого следует, что пока упоминание об обязательном проставлении печати на некоторой документации сохраняется в нормативных актах, компания обязана ее иметь.

Применение печатей обязательно, если с каким-то определённым контрагентом компания не прописала в договоре пункт о возможном ее неиспользовании. Если такого пункта нет, то сделка может считаться недействительной.

Перечень документов

Штамп ставится на документах, чтобы придать им юридическую силу. Однако далеко не вся документация нуждается в этом. На некоторых кадровых документах можно упустить проставление этого реквизита.

Штампом заверяются некоторые бухгалтерские бумаги (например, сметы и поручения). Обязательны и к заверению вся учредительная документация, договора, дополнительные соглашения.

Оттиск ставится внизу текста рядом с подписью должностного лица. Штамп ни в коем случае не должен попадать на расшифровку подписи. Иногда в месте проставления печати ставится отметка «М. П.» или «Место печати» и оттиск должен ставиться именно на нее.

Первичные

Первичная документация в компании относится к так называемому первичному учету, который означает самый первый этап обобщения операций в организации . Первичными считаются документы, которые могут подтвердить факт существования какой-либо хозяйственной операции. Все информация, которая содержится в «первичке», должна быть отражена в бухгалтерском учете.

Штамп ставится на тех первичных бумагах, которые выполнены по унифицированной форме. Пример унифицированного первичного документа — товарная накладная, выполненная по форме ТОРГ-12. Если компания сама утверждает форму какого-либо первичного документа, то проставление оттиска не является обязательным.

Приказы

Приказ является внутренним документом в организации, т.е. за ее пределы он не выходит. Таким образом, проставление оттиска на приказе не является обязательным, и в большинстве случаев это опускается. Если работник просит предоставить копию приказа, то копия заверяется по всем стандартам, с проставлением печати и прочих надлежащих реквизитов.

Фирменные бланки организации

Штамп ставится на бланке организации в зависимости от того, каким способом изготовлен бланк. Так, если бланк компании принадлежит к бланкам строгой отчетности, то оттиск на такой бумаге обязателен. Если же бланк организации выпущен на разноцветной бумаге с логотипом компании, то оттиск не ставится.

Для заверения обычного информационного письма на бланке организации достаточно проставить подпись должностного лица. В некоторых случаях оттиск на бланке компании обязателен к проставлению. Печать ставится на гарантийных письмах, а также на доверенностях (например, на представление интересов компании в суде или на получение материальных ценностей).

Другое

Проставление штампа на том документе, на котором он не ставится, не приведет ни к каким разбирательствам. Однако, если вы не проставите этот реквизит на обязательных к заверению таким образом бумагах, то последствия могут быть неблагоприятными.

Кроме вышеназванных документов, обязательны к заверению следующие виды бумаг :

• договора (как внутренние, так и внешние);
• дополнительные соглашения;
• акты (приема-передачи, экспертизы и проч.);
• справки и характеристики;
• командировочные бумаги;
• ходатайства;
• гарантийные письма;
• штатные расписания, инструкции;
• трудовые книжки.

При заполнении трудовой книжки следует учитывать следующие моменты. Штамп организации должен обязательно стоять на титульной стороне книжки. Если у работника изменились анкетные данные – на внутренней стороне обложки. При увольнении запись об увольнении всегда должна сопровождаться синей печатью организации.

Типичные оттиски

В зависимости от организационной формы предприятия оттиски печати могут различаться по внешнему виду . Так, оттиск ИП немного проще, чем у ООО или ЗАО, и содержит меньше обязательных элементов. Рассмотрим типичные оттиски штампов в зависимости от типа и формы компании.

1. Простой . Содержит в середине наименование организации, а в окантовке находится форма организационной деятельности, а также ОРГН и КПП. Также в окантовку может быть пущен адрес компании.
2. С микротекстом . В таких печатях, в отличие от предыдущих, более сложная окантовка, проходящая по краю в 2 слоя. Во внешнем слое находится более мелкий текст, которым прописывается, например, ее реестровый номер. Во внутреннем слое окантовки, также как и в простой печати, находится адрес, ОГРН и КПП, а также организационная форма компании.
3. С окантовкой в виде орнамента . Крупные компании предпочитают использовать в своей деятельности фантазийные оттиски, в которых между внутренним и внешним слоем окантовки идет узор.
4. Для ИП . Содержит, как правило, ФИО предпринимателя в середине, по краю же пущены такие реквизиты, как ОГРНИП, адрес, а также ИНН.

На каких документах ставится печать, можно узнать из данного видео.

Особенности проставления

Печать обязательна к проставлению на всех договорах, большинстве кадровых документах, а также на первичной документации. Гарантийные письма и акты не имеют юридической силы, если на них не проставлен оттиск. Ничего страшного не случится, если на документе, на котором оттиск необязателен, его проставить. Однако следует всегда проставлять его там, где его присутствие может в дальнейшем понадобиться при судебном разбирательстве.

Некоторые фирмы разрабатывают специальное положение или инструкцию по применению печати. Как правило, утверждается она руководителем и содержит такие разделы, как перечень штампов, используемых в организации, место их хранения, а также порядок пользования.

Юридический смысл данного реквизита заключается в том, чтобы заверить подпись того должностного лица, который входит в руководящий круг людей, работающих в компании, наименование которой указано на печати.

Оттиск не может быть проставлен рядом с подписью обычного сотрудника компании. Желательно, чтобы печать не заходила на подпись должностного лица, была читабельной и давала возможность различить всю информацию на ней.

Как отказаться от печати на первичных документах, представлено в данном видео.

Copyright 2017 - ЗнайБизнес.Ру Портал для предпринимателей

Копирование материалов допускается только при использовании активной ссылки на этот сайт.

Куда можно ставить печать для документов - образец?

Отправить на почту

Печать для документов - куда можно ставить ее и какой она должна быть? Ответ на эти, казалось бы, простейшие вопросы характеризуется рядом нюансов — рассмотрим их.

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

• основную;
• структурного подразделения;
• специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов , отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

• посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
• они имеют круглую форму;
• название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов - куда можно ставить ее, в какую часть листа?

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

• распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
• удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов , которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов . Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов , используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «В трудовых книжках лучше ставить круглую печать».

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

Когда можно использовать дополнительные печати

Многие организации, помимо основной печати, используют в работе еще и дополнительные. Они могут быть идентичны основной, а могут содержать различные надписи, указывающие на вид структурного подразделения компании (например, «Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Склад», «Секретариат», «Филиал») или тип документов, на которые ставится печать («Для финансовых документов» «Для счетов», «Для справок», «Для договоров» и др.). Это особенно удобно, когда нужно срочно поставить печать, а доступа к основной печати нет. Однако контрагенты часто подозрительно относятся к таким печатям и иногда даже просят заменить документ. К специальным печатям порой цепляются и налоговик и Постановление ФАС СЗО от 13.10.2009 № А21-8887/2008 . Выясним, правомерны ли подобные претензии.

Можно ли иметь дополнительные печати

Как может выглядеть дополнительная печать

Вспомним, как должна выглядеть основная печать, и, исходя из этого, выделим виды дополнительных печатей.

На каких документах можно ставить дополнительную печать

Если печать на документе не обязательна, то вы можете проставить на нем любую печать, даже штамп.

Если же печать на документе обязательна, то вы можете использовать специальную печать, но лишь при соблюдении нескольких правил.

Мнение читателя

“ Отправили водителя получать товар по доверенности с печатью «Для документов». Товар ему не отгрузили - сказали, что такая печать недействительна. Объясняли, что они не правы, ведь печать круглая и на ней указаны наименование и место регистрации организации, не помогло. Пришлось переделывать доверенность и ехать еще раз ” .

бухгалтер, г. Москва

ПРАВИЛО 2. Специальные печати применяются в соответствии с их назначение м Постановления Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10; ФАС ВВО от 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340 . К примеру, печать «Для счетов» не следует ставить на договорах, а печать филиала - на документах головного подразделения. А вот у печати «Для документов» назначение общее, поэтому ее можно использовать для любых документо в Постановление ФАС ЗСО от 11.11.2010 № А70-4089/2010 .

ПРАВИЛО 3. На договорной документации, а также документах приема-передачи товаров (работ, услуг) специальная печать применяется, если договор этого не запрещае т Постановление Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10 . Например, если в договоре нет оговорки, что стороны могут использовать лишь основную печать, то можно поставить на документах печать «Для документов».

На документы для госорганов лучше все-таки ставить основную печать. Это избавит компанию от возможных придирок с их стороны и споров. А для удобства можно изготовить несколько одинаковых печатей.

Напомним, что печать обязательна, например, на таких документах:

Если печатей в компании несколько, то, чтобы не возникало путаницы, какую печать на какой документ нужно ставить, лучше издать приказ или утвердить положение, регламентирующие эти вопросы.

При использовании дополнительных печатей помните, что налоговикам до них особого дела нет. Важно это в основном контрагентам. К примеру, в ситуациях, когда ваша компания - покупатель. Поскольку они опасаются, что вы, поставив на приемо-сдаточных документах дополнительную печать, впоследствии откажетесь оплачивать товары (работы, услуги). То есть будете оспаривать факт их приемки, ссылаясь на то, что ни печать, ни подписи в этих документах к вам никакого отношения не имею т Постановления ФАС УО от 03.06.2011 № Ф09-2118/11-С5; Восемнадцатого ААС от 01.06.2011 № 18АП-4749/2011; Восьмого ААС от 19.04.2010 № А70-10916/2009; Четвертого ААС от 22.12.2009 № А19-12082/09; Тринадцатого ААС от 25.08.2008 № А56-43993/2007 .

Поэтому из этих же соображений и вы внимательно проверяйте полномочия ваших покупателей на подписание отгрузочных документов и соответствие поставленных ими печатей названным нами требованиям.

Тема: Куда можно ставить печать "Для документов" ?

Опции темы

Поиск по теме

Куда можно ставить печать "Для документов" ?

Печать официально зарегистрирована. Но хочу заранее обезопасить человека, у которого будет эта печать, и написать приказ (положение) в котором подробно расписать куда можно, а куда нельзя ставить такую печать, кто имет право "просить" поставить такую печать и на какие документы.

К примеру акты выполненых работ, акты сверки задолженности, накладные, счета - можно ставить, или нет?

А на принятые письма и извещения?

Не уверен, как пишется слово - загляни в словарь .

если обратится к п.5 ст.185 ГК РФ, то печать - это обязательный реквизит доверенности, выдаваемой от имени юридического лица.

я так полагаю, что если закон, иной правовой акт и соглашение сторон предусматривает скрепление печатью тот или иной документ, то на этом документе должна проставляться печать, речь о которой идет в п.5 ст.2 закона об ООО.

а то, что ваша печать будет "для документов", то приведите пример, когда печать ставится не на документах. Банковская карточка - не документ?

лат.Documentum - письменное удостоверение.

Stas®

Просто первоначальный вопрос, как понимаю, был о печати, отличной от той, что на банковской карточке.

А на договора можно либо совсем не ставить, либо ставить любую печать, сути это не меняет

И потом этой же печатью платжки штамповать.

С ОБРАЗЦАМИ ПОДПИСЕЙ И ОТТИСКА ПЕЧАТИ

8. Образец оттиска печати юридического лица (обособленного подразделения), проставляемый клиентом в Карточке, должен соответствовать печати, которую имеет клиент согласно его учредительным документам (положению об обособленном подразделении), иным документам и федеральным законам, устанавливающим требования к печатям юридических лиц.

ОБОБЩЕНИЕ ПРАКТИКИ ПРИМЕНЕНИЯ УКАЗАНИЯ БАНКА РОССИИ

ОТ 21.06.2003 N 1297-У "О ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ КАРТОЧКИ

С ОБРАЗЦАМИ ПОДПИСЕЙ И ОТТИСКА ПЕЧАТИ"

7. Должен ли банк при принятии карточек с образцами подписей и оттиска печати проводить проверку гербовых печатей на соответствие их требованиям Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст)? Следует ли рассматривать включение слов, не предусмотренных ГОСТом, в печать как противоречие ГОСТу и вправе ли банк в таком случае отказать клиенту в принятии карточек при условии, что основные данные о юридическом лице (наименование, ИНН, ОГРН) отражены в печати верно?

В соответствии с п. 8 Указания образец оттиска печати юридического лица (обособленного подразделения), проставляемый клиентом в карточке с образцами подписей и оттиска печати, должен соответствовать печати, которую имеет клиент согласно его учредительным документам (положению об обособленном подразделении), иным документам и федеральным законам, устанавливающим требования к печатям юридических лиц.

Согласно подпункту 26 п. 6 Положения о Государственном комитете Российской Федерации по стандартизации и метрологии (далее - Госстандарт России), утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 07.05.1999 N 498, Госстандарт России устанавливает порядок осуществления государственного надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, а также организует проведение указанного контроля и надзора.

Положением об организации и осуществлении государственного контроля и надзора в области стандартизации, обеспечения единства измерений и обязательной сертификации, утвержденным Правительством Российской Федерации от 16.05.2003 N 287, предусмотрено, что данный контроль и надзор включают в себя в том числе государственный контроль и надзор за соблюдением юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований государственных стандартов к продукции (товарам), работам и услугам.

А я не знаю. Но себе такую печать "Для документов" я заказывать бы не стала - факт. Меня смущает формулировка "Для документов" отсутствием в ней смысла. Так и хочется сказать: конечно, для документов, для чего же еще?

Сама печать сделана точь в точь как оригинальная (со всеми реквизитами), только под названием организации надпись - для документов.

Смысл в том, что нам нужна 2-ая печать, которой можно заверять документы, потому как 1-ая очень часто не доступна, а на руки ее не отдают.

Директор боится, вдруг за его спиной кто нить поставит печать на договор о продаже имущества или платеж какой нить без его ведома сделает.

Поэтому и была высказана мысль - сделать печать, отличную от оригинала, с определенными "полномочиями"! Что бы можно было ее шлепать куда угодно, кроме договоров и банковских документов.

Вот сегодня еще возник вопрос-можно ли ей заверять копии документов, на которых стоит ксерокопия оригинальной печати?

У нас в конторе, например, были печати "Склад №..", "Для накладных", просто штампики и т.д. Основную печать ставили на договора и акты, банковские документы, отчетные документы, важные исходящие.

или наличие на печати реквизитов и огрн делает ее "действующей" печатью? (может и не так выразился - к примеру у нас есть печать-штам, на котором просто в круге название организации и больше ничего - ставят на всякие "неважные" письма).

Для принятой корреспонденции есть штамп с название организации.

Stas® , а как же накладные? Там же стоит МП.

Что, такая печать не действительна?

Просто у нас есть несколько штампиков наших "субподрядчиков" - которые "просто сделаны" по факсовой копии. А есть пара печатей которые вообще сделаны на компьютере и с распечатки уже их "в натуре" сделали. не уверен даже, что такие фирмы существуют.

Суть в том, что эта "Для документов" печать может быть в руках у черт знает кого, кому в договорах делать нечего. Запретить ставить ее на договора - значит как-то разграничить полномочия держателей разных печатей, что не помешает.

имеет смысл делать печать: "для актов и накладных" - это понятно что и зачем

однако, я бы завернул договор, скрепленный печатью контрагента "для накладных".

почему? а во избежании рисков

но! принял бы договор вообще без печати, если наличие оной не предусмотрено законом или договоренностью сторон

Информация о теме

Пользователи, просматривающие эту тему

Эту тему просматривают: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности - наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

• акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
• архивные справки;
• архивные копии;
• доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
• договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
• заключения и отзывы;
• заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
• исполнительные листы;
• командировочные удостоверения;
• нормы расхода;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
• поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
• положения об организациях;
• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
• реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
• соглашения;
• справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
• спецификации (изделий, продукции и т.д.);
• титульные списки;
• удостоверения;
• уставы организаций;
• штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

• для заверения справок;
• на копии документов;
• на выписки из документов;
• учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

• угловой (адресный);
• регистрационный;
• ограничения права доступа;
• с реквизитами организации;
• маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия , как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. ).

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей и штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах - каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

Кнам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" - спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" - интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" - сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям - их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам - изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.

Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.

Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп - это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш".
Датер - штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле - это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя - там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях - вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, - договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы - круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть - одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу - она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.
Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда - простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет - самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах - Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):
- при первичном оформлении книжки - на титульном листе;
- при изменении анкетных данных сотрудника - на внутренней стороне обложки;
- при увольнении - после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".
* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп - если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

Лариса САНКИНА ,

Доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: "Печать открытого акционерного общества "Глория" поставлена ошибочно". Затем поставьте рядом с этой печатью правильную.
Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право