„Latawce, buff i tag dla niewidomych
Zabawa w chowanego, piłki, żaba do skakania i skakanka,
I proste, i proste, i po prostu skakanie na skakance,
No cóż, proste, proste, po prostu skakać na skakance!!!”

A. Wratariew

Przygotowując ten artykuł, odkryłem niewiarygodny fakt: o notacji EPC, tak prostej i tak popularnej (niektóre opinie, że jest ona nawet bardziej popularna niż BPMN), na Wikipedii znajdują się artykuły tylko w 4 językach: angielskim, niemieckim, czeskim i uzbecki. Co więcej, artykuły te są dość krótkie. Być może pod koniec artykułu ty i ja, drogi czytelniku, zrozumiemy dlaczego.

Zacznę od tego, że notacja EPC powstała na początku lat 90-tych. podczas opracowywania metodologii ARIS, jako, powiedzmy, jej komponent procesowy. Za ojca założyciela EPC uważa się profesora Wilhelma-Augusta Scheera, którego samo nazwisko budzi podziw u przeciętnego człowieka (wypowiedz to głośno i poczuj się zainspirowany). Co możemy powiedzieć o nazwie wydziału, na którym pracował ten szanowany człowiek: Institut für Wirtschaftsinformatik Uniwersytetu Universität des Saarlandes.

Celem stworzenia notacji EPC była możliwość opisania procesów tak, aby wykonywane w nich funkcje miały w obrębie diagramu semantykę globalną, co oznacza, że ​​wykonanie funkcji na diagramach EPC nie musi być jednoznacznie określone, lecz może być uzależnione od stan pozostałych węzłów diagramu, czasami bardzo od siebie oddalonych.

Nazwa notacji oznacza Event-driven Process Chain, co jednoznacznie wskazuje, że centralnym elementem diagramów notacji EPC są zdarzenia. Zdarzenia powodują wykonanie określonych działań przez określonych uczestników. Zakończenie działań generuje z kolei kolejne zdarzenie i tak dalej, aż system osiągnie stan, którego pojawienie się w procesie uznawane jest za zdarzenie końcowe.

Aby jasno pokazać możliwości zapisu, posłużę się codziennym przykładem, zainspirowanym niedawno odbytymi wakacjami w cieplejszym klimacie. Recepcjonista w szanowanym hotelu Ivo Petkov otrzymuje od jednego z gości prośbę o pilną wymianę środków do prania w swoim pokoju. Jest całkiem jasne, że jego zadaniem jest spełnienie prośby klienta, a w rozumieniu EPC doprowadzenie systemu ze stanu „Otrzymałem od klienta prośbę o wymianę umywalek” do stanu „Żądanie klienta zostało spełnione”.

Wyświetlamy dwa wskazane stany na szkicu diagramu i od razu zauważamy, jak łatwo będzie odczytać nasz diagram, ponieważ każdy z jego elementów ma nie tylko swój kształt, ale także swój kolor. Zatem wydarzenia to czerwone sześciokąty, funkcje to zielone prostokąty z zaokrąglonymi krawędziami, a wykonawcy są przedstawiani jako żółte owale.

Wróćmy więc do przykładu. Niezwłocznie po otrzymaniu prośby od klienta Ivo musi wysłać do pokojówki prośbę o realizację prośby klienta, tym samym wprowadzając system w stan „Wysłano prośbę o realizację”. Pokojówka korzystając z zapasów dostępnych w magazynie spełnia prośbę Ivo. I tu po raz pierwszy pojawia się paralelizacja naszego procesu: jeśli pokojówka zrozumie, że potrzebnych środków do prania (powiedzmy żelu pod prysznic) nie ma aktualnie w magazynie, to sama, być może niechętnie, przenosi system do „Realizacji prośba jest niemożliwa” stan, z którego naturalnie wynika, że ​​Ivo będzie musiał odbyć niezbyt przyjemną rozmowę z klientem, a to, do jakiego stanu przejdzie system, zależy tylko od dyspozycji klienta i jego skłonności do walki. Jeżeli w magazynie znajdują się wszystkie niezbędne dla gościa zapasy, to pokojówka skutecznie realizuje przekazane jej zlecenie, raportuje o jego spełnieniu Ivo, który z kolei zgłasza to klientowi. I wszyscy żyją długo i szczęśliwie i umierają tego samego dnia.

Ten prosty proces odzwierciedla radośnie mrugający schemat koloru czerwonego, zielonego i żółtego, jak na rysunku 1.

Ryż. 1. Schemat EPC procesu obsługi zapytania klienta w hotelu

A teraz, zgodnie z tradycją, zalety i wady notacji.

Kiedy po raz pierwszy zetknąłem się ze schematami EPC, jak wspomniałem wcześniej, byłem bardzo zadowolony z ich łatwości odczytania: każdy blok jest wyróżniony kształtem i kolorem, bardzo łatwo jest zobaczyć wykonawców, wymagane materiały, podświetlić listę możliwych stanów systemu, listę tych realizowanych w trakcie wykonywania funkcji. Jest to niewątpliwie ogromny plus: klient nie będzie miał trudności z odczytaniem diagramu procesów biznesowych przy wdrażaniu EDMS, jeśli będzie on przedstawiony w notacji EPC. Być może jednak klient będzie zdezorientowany tak gigantyczną liczbą stanów, bo tak naprawdę to z ich powodu obwód znacznie się rozrasta. Nawet w naszym przykładzie: jakieś 4 funkcje wygenerowały aż 5 stanów (nie licząc początkowego). Czasami zastanawiasz się: po co wskazywać je wszystkie. Na przykład, dlaczego po uzgodnieniu umowy przez dyrektora generalnego należy wskazać w osobnym bloku „Umowa została uzgodniona”, a po podpisaniu - „Umowa została podpisana”, jeśli dalszy proces nadal trwa liniowy. Szczerze mówiąc, nie ma takiej potrzeby, chyba że jesteś Kapitanem Oczywistym.

Czasami nie jest jasne, jak zidentyfikować stan, do którego funkcja przeniesie system. Już przygotowując ten prosty przykład doświadczyłem pewnych trudności związanych właśnie z tym momentem.

Zaletą diagramów EPC jest to, że podobnie jak diagramy IDEF0 można na nich wskazać dane wejściowe i wyjściowe każdej funkcji oraz prześledzić logikę ruchu danych wejściowych i wyjściowych z bloku do bloku. Dodatkowo, w przeciwieństwie do tego samego IDEF0, możliwe stało się zrównoleglenie procesu, kierując go tylko wzdłuż jednej z alternatywnych gałęzi (w IDEF0, jeśli dodamy równoległość w wykonaniu, wówczas wszystkie funkcje równoległe zostaną wykonane jednocześnie). Również wydawało mi się zaletą możliwość określenia wykonawcy dla każdego etapu (czytaj: funkcji).

Ale! W IDEF0 wykonawca jest wskazywany raz na każdym poziomie dekompozycji i w jego imieniu rysowane są strzałki do wszystkich wykonanych przez niego bloków. W EPC, aby policzyć, ile akcji wykonuje executor, musimy przejść przez wszystkie bloki akcji i sprawdzić, czy jest w nim wskazany potrzebny nam executor.

Zapis ten wydał mi się bardzo wygodny z punktu widzenia monitorowania przebiegu procesu: każda funkcja z pewnością przenosi system w nowy stan, z czego wynika, że ​​po wykonaniu każdej funkcji system można sprawdzić, czy przejście do pożądanego stan faktycznie został przeprowadzony. Ale od razu pojawiło się pytanie: czy to naprawdę konieczne? Ja na przykład rzadko mam taką ochotę =)

Ogólnie rzecz biorąc, notacja EPC wydaje mi się niewygodna w opisywaniu procesów biznesowych: zbyt duża uwaga poświęcona zdarzeniom, zbyt mała uwadze działań, a zwłaszcza ich grupowania ze względu na wykonawcę lub użyte materiały. Tak, jest prosta, tak, jest piękna i tak, niestety, tylko tyle mogę o niej powiedzieć, jak zapewne o wielu innych osobach. =)

A artykuły o notacjach UML i BPMN zbliżają się coraz większymi krokami.

(4,14 - ocenione przez 21 osób)

1. Diagram funkcji EPC musi zaczynać się przynajmniej jednym zdarzeniem początkowym (zdarzenie początkowe może następować po interfejsie procesu) i kończyć się przynajmniej jednym zdarzeniem końcowym (zdarzenie końcowe może poprzedzać interfejs procesu).

2. W trakcie procesu zdarzenia i funkcje muszą się zmieniać. Decyzje o dalszym przebiegu procesu podejmują funkcje.

3. Zalecana liczba funkcji na diagramie to nie więcej niż 20. Jeżeli liczba funkcji na diagramie znacznie przekracza 20, istnieje możliwość, że procesy na najwyższym poziomie zostały błędnie zidentyfikowane i model wymaga dostosowania .

4. Zdarzenia i funkcje muszą zawierać ściśle jedno połączenie przychodzące i jedno wychodzące, odzwierciedlające postęp procesu.

5. Zdarzenia i stwierdzenia otaczające funkcję na powyższym schemacie ( Ryc.16), powinny być początkowymi/wynikowymi zdarzeniami i instrukcjami na diagramie rozkładu funkcji ( Ryc.17).

6. Schemat nie powinien zawierać obiektów bez pojedynczego połączenia.

7. Każdy operator łączenia musi posiadać co najmniej dwa połączenia przychodzące i tylko jedno połączenie wychodzące, operator oddziałowy musi posiadać tylko jedno połączenie przychodzące i co najmniej dwa połączenia wychodzące. Operatorzy nie mogą mieć wielu połączeń przychodzących i wychodzących w tym samym czasie.

8. Jeżeli operator ma połączenie przychodzące z elementu „event”, to musi mieć połączenie wychodzące z elementem „funkcja” i odwrotnie.

9. Po pojedynczym zdarzeniu nie można stosować operatora „OR” ani „XOR”.

10. Operatorzy mogą łączyć lub rozgałęziać tylko funkcje lub tylko zdarzenia. Jednoczesne połączenie/rozgałęzienie funkcji i zdarzenia nie jest możliwe.

11. Operator rozgałęziający oddziały i operator łączący te oddziały muszą się zgadzać. Możliwe jest także użycie operatora rozgałęzienia „AND” i operatora sumy „OR”.

Przykłady akceptowalnych sytuacji ( Ryc.18, Ryc.19, Ryc.20, Ryc.21):

Rysunek 18	Rysunek 19	Rysunek 20	Rysunek 21

Przykład sytuacji niedopuszczalnej ( Ryc.22).

„Im wyraźniej informacja zostanie przekazana, tym szybciej i dokładniej zostanie ona odebrana przez osobę, do której jest adresowana”. Z tej prawdy od dawna aktywnie korzystają marketerzy, edukatorzy i badacze. Nie pominięto także menedżerów. W artykule omówiono notację EPC jako jedną z najpopularniejszych współczesnych metod, która pozwala uczynić opis złożonej pracy nie tylko wygodnym, ale także znacznie dokładniejszym i zrozumiałym dla wszystkich uczestników projektu lub procesu.

Historia powstania standardów modelowania graficznego

Obecnie, gdy tempo rozwoju wszelkich procesów zachodzących w społeczeństwie rośnie, a systemy stają się coraz bardziej złożone, zarządzanie jako sztuka oddziaływania na ludzi również zmuszone jest nabywać umiejętność zarządzania systemami, na wzór zarządzania systemami inżynierskimi. Na początku lat 90. ubiegłego wieku słowo „ reengineering Michael Hammer i James Champy jako pierwsi wprowadzili tę definicję w swojej książce Reengineering the Corporation." A potem pojawiła się koncepcja „inżynierii” biznesu. Jeśli pierwsze to przeprojektowanie procesów biznesowych, to drugie to zaprojektowanie od podstaw efektywnego systemu organizacyjnego.

Tendencja ta wskazuje, że poszukiwania metod opisu, a nawet konstruowania organizacji jako systemu trwają już od dawna i całkiem pomyślnie. Jeśli uznamy zarządzanie nie tylko za sztukę, ale także za naukę, to ono, jak każda inna dyscyplina naukowa, potrzebuje własnych, specyficznych systemów notacji do ustalania formuł i praw. Takie rozwiązania systemowe z powodzeniem stosują inżynierowie wielu dziedzin działalności, chemicy, fizycy, matematycy itp.

System społeczno-gospodarczy, jakim jest organizacja, jest znacznie bardziej zróżnicowany niż nauki przyrodnicze i nie wynaleziono jeszcze jednej formy zapisu „aksjomatów” i formuł zarządzania. Ale ścieżka została wybrukowana. A zaczyna się od dobrze znanych schematów blokowych, które pozwalają opisać procedurę osiągnięcia danego rezultatu. Ale niestety możliwości wizualne schematu blokowego są bardzo ograniczone i nie pozwalają na wyświetlenie całej gamy elementów procesu zarządzania przedsiębiorstwem.

Obecnie opracowano całkiem sporo opcji schematów blokowych, za pomocą których można przedstawić interakcję ludzi i systemów w procesie twórczej działalności. Połączono je w zestawy narzędzi, aby pełniej opisać wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa. Narzędzia takie nazywane są metodologiami modelowania. Najbardziej kompletne i znane są trzy z nich:

• ARIS (Architektura Zintegrowanych Systemów Informatycznych);
• SADT (technika analizy strukturalnej i projektowania);
• UML (ujednolicony język modelowania).

(Kliknij, aby powiększyć)

Aby w sposób pełny i kompleksowy opisać działalność przedsiębiorstwa, konieczne jest zastosowanie różnych standardów graficznych, które zawarte są w metodyce i nazywane są notacjami. Ale aby rozwiązać wąskie problemy, wystarczy wybrać notację wymyśloną dla odpowiedniego opisu. Powyżej znajduje się jeden z graficznych typów notacji, które zostaną omówione w tym artykule.

Cechy notacji EPC

Notacja modelowania EPC (Event-driven Process Chain) skupia się na budowaniu algorytmów interakcji w procesie wykonywania określonego zadania. Jego głównymi elementami są:

• zdarzenia rozpoczynające lub kończące pracę;
• działania (praca), które przenoszą system z jednego stanu do drugiego;
• wykonawcy utworu;
• zasoby i wyniki pracy (wejścia i wyjścia).

Zapis ten stanowi integralną część metodologii ARIS, której autorem jest Wilhelm-August Scheer, opracowanej na początku lat 90-tych. Na końcu poprzedniego rozdziału rysunek przedstawia przegląd procesu normalizacji pracy z wykorzystaniem notacji EPC. Rozważmy cechy opisu procesów biznesowych organizacji za pomocą tej notacji. Nawet bez zagłębiania się w istotę diagramu, naprzemienność elementów czerwonych i zielonych natychmiast rzuca się w oczy - jest to łańcuch zdarzeń i procesów nieodłącznie związanych z nazwą notacji. Skład elementów modelu wyznaczają cztery główne pozycje.

Jest prawdopodobne, że przy opisywaniu modelu procesu będziemy posługiwać się systemem informatycznym. Następnie możemy go wyświetlić za pomocą specjalnych trzypoziomowych zestawów elementów ( kolor pomarańczowy).

1. IS – system informacyjny.
2. Moduł IC.
3. Funkcja JEST.

Bazy danych tradycyjnie mają swój własny obraz - w postaci walca. Choć korzystanie z nich bez systemu informatycznego i systemu bez bazy danych wydaje mi się dziś niemożliwe. Aby wyświetlić logikę przejść pomiędzy funkcjami, stosuje się operatory logiczne, które pomagają określić warunki realizacji pracy równoległej lub wystąpienia zdarzeń. Pokazują opcje łączenia lub rozgałęziania funkcji i zdarzeń. Istnieją tylko trzy operatory logiczne: „AND”, „OR” i „Wyłączne OR”. Różne systemy mogą wykorzystywać różne symbole graficzne.

Notacja i zastosowanie operatorów logicznych w notacji EPC

Algorytm konstrukcji wykresu EPC

Jak widać niewątpliwą zaletą tej notacji jest intuicyjny zestaw elementów i zasad konstruowania diagramów. Do tworzenia diagramów procesów zaleca się stosowanie specjalnych programów do modelowania procesów. W przypadku EPC jest to przede wszystkim system ARIS. Jest to jednak drogie i dość skomplikowane i nie jest wykorzystywane w małych okresowych projektach mających na celu usprawnienie działań działów.

Prostota i popularność notacji stała się impulsem do powstania kolejnych narzędzi do rysowania procesów biznesowych, m.in. w notacji EPC. Najprostszym z nich jest Visio - jeden z zawartych w nim szablonów nosi nazwę „Diagram EPC”. Najbardziej przydatnym narzędziem jest dla mnie system Business Studio. W nim oprócz możliwości narysowania procesu można automatycznie wygenerować dokument (Regulamin Procesu) oraz instrukcje pracy dla jego uczestników, co znacznie upraszcza rutynową część procesu opracowywania standardów wykonania.

Kolory i oznaczenia elementów drugorzędnych w różnych programach mogą się nieznacznie różnić, jednak zawsze przestrzegane są ogólne zasady. Przykład notacji EPC przedstawiony w pierwszej części artykułu odzwierciedla uproszczony algorytm pracy z tą notacją. Przeanalizujmy to krok po kroku.

Po wykonaniu wszystkich kroków otrzymujemy szczegółowy plan realizacji procesu, zrozumiały dla jego wykonawców. A jasno określone zdarzenia i wyniki pozwalają wyznaczyć punkty kontrolne dla wszystkich istotnych etapów procesu. I ponownie odsyłam do przykładu modelu wizualnego zamieszczonego na początku artykułu.

Zalety i wady notacji EPC

Oprócz prostoty i dostępności, korzystanie z EPC ma następujące zalety.

1. Pozwala wyświetlić wszystkie istotne elementy organizacyjne na jednym schemacie (a nie na prostym schemacie blokowym).
2. Można go stosować na różnych poziomach modelu – zarówno do opisu procesów globalnych, jak i do tworzenia szczegółowych instrukcji, ze względu na fakt, że każdy blok funkcjonalny może stać się podprocesem.
3. Złożoną równoległość procesu można łatwo przeprowadzić, ponieważ w jednej serii można wprowadzić dowolną liczbę zdarzeń.

Jednocześnie zapis ten nie stał się jedyny z powodu następujących niedociągnięć.

1. Konieczność wymyślania wydarzeń dla każdego, nawet drobnego działania, znacznie komplikuje schemat.
2. Awarie organizacyjne są prawdopodobnie spowodowane niewygodnym śledzeniem zadań.
3. Wysokiej jakości rejestracja wejść i wyjść prowadzi do przeciążenia obwodu prostokątami i strzałkami, które zaczynają się przecinać, co jeszcze bardziej komplikuje postrzeganie obwodu.
4. Podczas pracy równoległej bardzo trudno jest odzwierciedlić wykonawców. Jeśli jedna osoba wykonuje grupę funkcji, obraz staje się bardziej skomplikowany w przypadku strzałek. Jeśli wykonawców jest kilku lub nie chcemy rysować długich strzałek, musimy zduplikować „owale” z wykonawcami. Wszystko to może bardzo szybko doprowadzić do całkowitego zamieszania na schemacie.

Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że lokalne procedury operacyjne narysowane w tej notacji są dość wygodne zarówno dla autora, jak i użytkownika instrukcji. Notacja jest odpowiednia również dla kierowników projektów, ponieważ pozwala im wizualnie zaplanować rozkład pracy w projekcie w języku intuicyjnym dla różnych uczestników projektu. Do opracowania bardziej złożonego wielopoziomowego modelu działalności przedsiębiorstwa bardziej odpowiednie są inne oznaczenia modelowania, które rozważymy w kolejnych artykułach.

Nuty dla biznesu

Połączyła nas muzyka
Stało się naszą tajemnicą

Wszystkie epigrafy w tym artykule pochodzą z piosenki „Music Has Connected Us” zespołu Mirage.

W muzyce klasycznej muzyk jest instrumentem w rękach kompozytora i gra zgodnie z nutami. W muzyce popularnej muzycy najczęściej sami piszą muzykę, a sztuka improwizacji nie opiera się w ogóle na nutach. To prawda, słynne improwizacje, które stały się klasyką, przekładane są następnie na nuty i zyskują nowe życie: zmienia się aranżacja, dodaje się nowe brzmienie i nastrój.

Podobnie biznes, który rozwinął się dzięki umiejętnej improwizacji, aby przejść na nowy poziom, wymaga przelania faktów na papier, aby przeanalizować to, co się dzieje i podjąć decyzje dotyczące ulepszeń.

Ostatnio coraz częściej można spotkać opisy procesów biznesowych (BP), wykonane, jak to się mówi, "samemu". To właśnie ta okoliczność stała się powodem napisania artykułu. Niestety, większość z tych dokumentów, które przypadkowo widziałem, nie nadawała się do poważnych interesów. Nie oznacza to, że były zasadniczo błędne, ale szereg zaniedbań zepsuło je tak bardzo, że chciałam od razu zapomnieć o ich istnieniu. Jakiego rodzaju są to pominięcia i jak sobie z nimi radzić, dowiemy się w trakcie tego artykułu, stopniowo zbliżając się do istoty zagadnienia. Postaramy się uniknąć dużej liczby szczegółów technicznych, ale nie możemy ich całkowicie uniknąć, ponieważ... wymaga tego temat rozmowy.

Czy to naprawdę ja?
Nie na wszystko mogę znaleźć odpowiedź

Artykuł ten adresowany jest do tych, którzy chcą zaoszczędzić na opisywaniu procesów biznesowych powierzając przygotowanie dokumentu wewnętrznym specjalistom. W końcu opis procesów biznesowych nie jest dla firmy obowiązkowy i wszystko działa bez niego. Ale w każdej stabilnej firmie istnieje mechanizm przekazywania uprawnień, nazywa się to „opisami stanowisk”. Jeśli firma jest złożona, a stanowisko jest kluczowe, warto sporządzić opis stanowiska, aby był łatwiejszy do zrozumienia. Skumulowanie procesów biznesowych w ogólnym opisie jest konieczne, aby uczynić firmę bardziej przejrzystą, zwłaszcza w zakresie jej sprzedaży.

Dokument „Opis BP” staje się szczególnie istotny, gdy tylko pojawi się potrzeba reorganizacji (lub, jak to się obecnie modnie mówi, reengineeringu) firmy. W tym przypadku dokument służy do:

1. Na niej, jak na mapie bitewnej, zaznacz istotę planowanych przekształceń,
2. Aktualizuj uczestnika transformacji,
3. Do przydzielania zadań kierownikom działów i specjalistom zewnętrznym używaj pióra, a nie palców.

Samodzielne przygotowanie dokumentu ma zalety:

• Wychodzi taniej;
• Specjalista wewnętrzny, lepiej orientujący się w praktykach swojego rodzimego biznesu.

Zewnętrzny konsultant będzie musiał najpierw przestudiować terminologię i kluczowe cechy tematu, a także standardy branżowe. To wymaga czasu. To prawda, on wie lepiej, jak i co należy opisać. Istnieją pewne zasady, ogólnie przyjęte oznaczenia i specjalne oprogramowanie. Przykład takiego zapisu można zobaczyć na ryc. 1 i rys. 2.

Notacja IDEF0

Przykład opisu zasilacza za pomocą IDEF0

Nie pouczaj nas

Nie pouczaj mnie
Mamo, to jest bezużyteczne

Czy naprawdę tego potrzebujemy? - Dyrektor zapyta, rozsądnie zakładając, że przestrzeganie wszystkich standardów znacznie zwiększy koszt wyniku. Jeden ze znanych mi reżyserów rozumował tak: "Zaproszenie zewnętrznego specjalisty to kosztowna sprawa, ale nasze zadania są proste - po co nam te wszystkie zapiski. A specjalista czasem coś rysuje haczykami, nic nie jest jasne, nie jest wygodnie się do tego przyznać, więc nadal jest w tyle. Za to trzeba zapłacić.

Zgadzam się, jeśli zadania są proste, po co zawracać sobie głowę? A jeśli są złożone, to należy je uprościć i nie komplikować wymyślną notacją. W końcu nie ma oczywistych korzyści ze stosowania pięknych haczyków. Jeśli nie ma oczywistych, nie oznacza to, że ich nie ma. Te zasady i oznaczenia nie zostały wymyślone po to, żeby konsultant się nie nudził... Każdy, kto zajmuje się biznesem, dobrze wie, że nie wszystko, co przydatne, jest oczywiste. Cóż, poszukajmy ukrytego pozytywu i w tym celu przejrzyjmy historię problemu.

Rynek opisu zasilaczy istnieje już bardzo długo. Jednak w ciągu ostatniego półtorej dekady dokonał szybkiego przełomu, dzięki pojawieniu się nowej branży – automatyzacji księgowości i zarządzania w przedsiębiorstwach. Rosnący rynek dał nowym graczom, którzy wymyślili nowe notacje, szansę na przebicie się i wytyczenie swojego miejsca. Przykładowo na rynku rosyjskim w ciągu ostatnich kilku lat masowe kampanie reklamowe i informacyjne prowadzone przez firmę IDS Scheer (główny dostawca ARIS - patrz rys. 3) stworzyły warstwę specjalistów w opisie zautomatyzowanych procesów.

Stosowanie notacji ARIS wymaga dużej szczegółowości procesów biznesowych.

Wdrożenie systemów takich jak ERP (zarządzanie zasobami), CRM (relacje z klientami), MRP (planowanie produkcji) nieuchronnie prowadzi do zmian w procesach, a jeśli nie zostanie to zaplanowane z wyprzedzeniem, wynik może być gorszy od pożądanego. Ponadto automatyzacja pracuje z informacją, co oznacza, że ​​warto wiedzieć, jakie informacje są generowane przez kogo, skąd pochodzą i dokąd trafiają. Ale specjalne oznaczenia wprowadzające automatyzację nigdy się tutaj nie zakorzeniły i są rzadko używane.

Opis procesów biznesowych w Rosji jest stosunkowo nowym trendem, pomimo imponującej liczby GOST w tym obszarze (3,1109, 34, ISO itp.). Teraz, z jakością opisu własnych procesów biznesowych, najlepiej jest w bankach. Faktem jest, że w odróżnieniu od innych struktur komercyjnych, bank jest organizacją infrastrukturalną i dlatego mieści się w ścisłych ramach regulacji określonych przez prawo. Bank działa na zasadzie zarządzania dziennego. W efekcie nawet uproszczony opis procesów biznesowych Banku (w języku rosyjskim bez użycia notacji) okazuje się bardziej szczegółowy, gdyż opiera się na fundamencie zbudowanym na tomach przepisów określających standardy, terminologię, role i zasady. Standardy te są językiem powszechnie przyjętym w środowisku bankowym, a opis procesów biznesowych będzie zrozumiały dla każdego specjalisty.

W strukturach komercyjnych opis procesów biznesowych wymaga wstępnego słownika pojęć. A zaczynając to przygotowywać i koordynować, wielu staje przed faktem, że te same rzeczy nazywają się inaczej w różnych działach. Wchodząc w szczegóły okazuje się, że różne nazwy tak naprawdę niosą ze sobą różne odcienie znaczeniowe. Koordynacja terminologii jest jednym z najbardziej pracochłonnych procesów opisu procesu biznesowego. Ważne jest, aby ten proces został uruchomiony. Większość prac mogę przejąć na siebie z własnych oddziałów firmy, ponieważ konieczność uregulowania jej działalności prowadzi do większej organizacji procesów i procedur.

Gdy do automatyzacji wymagany jest opis, możliwa jest również odwrotna kolejność. Zmiana procesów biznesowych odbywa się równolegle z wdrażaniem systemu informatycznego, a opis nowych procesów biznesowych przeprowadzany jest „na gorąco” i stanowi integralną część dokumentacji systemu.

Personel

zapomniałem wszystko
Uczono nas przez tyle lat

Co dziwne, wybór zapisu i poprawność opisu są bardziej krytyczne dla małych i średnich przedsiębiorstw. Duże firmy charakteryzują się zazwyczaj większą elastycznością procesów ze względu na wymienność pracowników. W przypadku małej firmy, gdzie realizacja punktów krytycznych sprowadza się do 2-3 decydentów, nieprawidłowe wskazanie ścieżki procesu może skutkować zasadniczo błędną koncepcją rozwiązania. Ponieważ wynik jest krytyczny, narzędzie jest ważne, ale jak je wybrać?

Każdy zapis jest dostosowany do określonego zakresu zadań. Za najpilniejsze zadanie uznamy zmianę procesów biznesowych w ramach projektu automatyzacji zarządzania. Do tych celów istnieje dobry zestaw narzędzi, które są dość rozpowszechnione: są to rosyjskie GOST, te same ARIS i IDEF, a także EPC (ryc. 4 i ryc. 5).

Notacja EPC

Opis procesu biznesowego wykorzystującego EPC

Jeśli książka jest napisana w określonym języku, najważniejsze jest, aby mieć czytelnika, który zna ten język i potrafi go przeczytać. Na tej podstawie najpopularniejszy standard opisu BP jest najlepszy.

Kolejnym ważnym kryterium przy wyborze notacji jest umiejętność korzystania ze znanego narzędzia programowego. Na przykład firma Microsoft Business Solution w 2002 r. oferowała notację On-Target dla systemu informacyjnego Navision wraz ze specjalnym rozwiązaniem programowym. Tak właśnie jest w przypadku, gdy lepiej wybrać coś innego – nie dość, że nikt nie zna notacji On-Target, to jeszcze środowisko oprogramowania będzie wymagało czasu na jej przestudiowanie. Pozytywnym przykładem nazwałbym zastosowanie notacji IDEF i programu Visio, który jest bardzo rozpowszechniony i posiada niezbędny zestaw narzędzi do rysowania diagramów IDEF (ryc. 6).

Procesy biznesowe IDEF realizowane w Visio

Oczywiście opis zasilacza można zrobić prościej słownie, jak i przy użyciu różnych symboli (własnego wynalazku), bo wydaje się to zrozumiałe. Lepszy taki opis niż nic, ale utrzymanie standardów nadal się przydaje.

Pełnia i głębia dźwięku

Nie wiem, co mnie tu przyciąga

1. zajmie dużo czasu
2. Niektóre szczegóły ulegną zmianie w trakcie tworzenia dokumentu.

Częstym błędem jest próba dopasowania opisu do zapisu. Przykładowo próbując opisać procedury w formacie ARIS, tj. osiągnąć pozorną redundancję opisu, gdy nie jest to wymagane.

Jednak częstszym błędem jest niewystarczająca głębokość dokumentu. W rezultacie powstaje dokument formalny, który nie nadaje się do pracy, ponieważ wszystkie ważne szczegóły muszą zostać wyjaśnione w trakcie procesu.

Melodia to sekwencja dźwięków, a nie nut.

Zapomnij o tym dniu
Nikt nie potrzebuje kłótni

Oznacza to, że zasilacz można opisać prosto, bez żadnych zapisów. Oczywiście zapis jest bardziej poprawny, ale nie to jest najważniejsze. Opis BP nie jest produktem końcowym, a jedynie narzędziem do nowych osiągnięć. Oznacza to, że należy go dostosować do dalszego aktywnego użytkowania. Głównym problemem większości dokumentów typu „zrób to sam” jest to, że są one niewygodne w użyciu. Na przykład jeden z takich dokumentów składał się z opisu tego, co zostało zrobione w programie Microsoft Word i rysunków wykonanych w programie PowerPoint; przeskakiwanie z programu do programu było strasznie niewygodne; samo zebranie tego wszystkiego w jeden dokument zajmowało dużo czasu. Okazuje się, że dokument musi mieć następujące właściwości:

1. Zachowaj przejrzystą kolejność i grupowanie sekcji, tj. bądź konceptualnie całościowy (zwykle oznacza to, że jeśli masz koncepcję, to nauczyłeś się jej używać);
2. Jasno identyfikuj jednostki biznesowe i nadawaj im jasne nazwy i numerację;
3. Wyraźnie podkreśl procesy biznesowe, a także nadaj im wyraźną nazwę i numerację;
4. Elementy należy ponumerować w taki sposób, aby uniknąć nieporozumień (to znacznie ułatwia wyszukiwanie): np. Dział nr 1 powinien mieć w dokumencie numer Dział001, a Proces Biznesowy nr 1 powinien mieć numer BP001 ;
5. Dokument musi posiadać sekcję treści o strukturze drzewiastej;
6. Firma jest integralnym organizmem i żaden proces biznesowy nie wisi w powietrzu – zawsze jest powiązany z innymi jednostkami biznesowymi, jednostkami biznesowymi i działami. Aby odzwierciedlić te powiązania, możesz użyć hiperłączy - ułatwi to wyszukiwanie informacji i przechodzenie od jednego obiektu do drugiego.

Można w tym celu skorzystać z dowolnego edytora tekstu obsługującego hiperłącza.

Niektórzy uważają, że w profesjonalnym zespole muzycznym wystarczy jednego, dwóch prawdziwych muzyków. Żaden szczery koneser muzyki się z tym nie zgodzi. Rozmowy te powstają na skutek braku fachowców i kreatywnych osób.

Przedsiębiorstwa mają podobne trudności. Niewielu jest dobrych specjalistów, którzy znają swoją firmę od stóp do głów, a są bardzo zajęci. Analizując samodzielnie procesy biznesowe, oszczędzamy pieniądze, a być może i czas. Jednak nie zawsze da się wybrać te najlepsze, które opisują zasilacz. Możesz powierzyć rutynę wykonawcom niższej rangi, ale wtedy istnieje ryzyko opóźnienia procesu. Nieznajomość zasad konstruowania takich dokumentów niesie ze sobą ryzyko nieskuteczności (wynik jest bezużyteczny, to samo co jego brak).

Najwyższa jakość i szybkość przygotowania dokumentów możliwa jest w współpracy z kluczowym specjalistą i doświadczonym konsultantem. Efektem będzie uzgodniony język opisu procesów biznesowych (czyli terminologia biznesowa firmy) oraz sam opis w stopniu szczegółowym, wystarczającym do rozwiązania dalszych problemów.

Powtarzam w odpowiedzi na wszelkie namowy
Nie rozdzielą nas, nie

Przypominamy, że wszystkie epigrafy do tego artykułu pochodzą z utworu „Music Connected Us” grupy Mirage

Zewnętrzny konsultant napisze dokument w języku notacji, który jest zrozumiały dla innych konsultantów i często bardziej odpowiedni dla danej sprawy. Nie rozumiesz tych wszystkich haczyków? Ale te zapisy wcale nie są skomplikowane, może warto się ich nauczyć?

Celem EPC jest planowanie i opisywanie przepływów pracy, niższego poziomu (operacyjnego) procesów biznesowych. Głównymi elementami do konstruowania diagramów są zdarzenia i funkcje. Procesy biznesowe na diagramie EPC są przedstawiane jako sekwencje naprzemiennych zdarzeń i funkcji.

Obszar zastosowania EPC

Diagram EPC jest ustandaryzowanym diagramem graficznym służącym do modelowania procesów biznesowych, mającym zastosowanie do:

• Tworzenie modeli i dokumentowanie procesów biznesowych w stanie takim, jakim jest (jak jest)
• Opis możliwych ulepszeń istniejących procesów biznesowych, jakie będą (będą)
• Identyfikacja wszystkich uczestników procesu
• Identyfikacja wszystkich systemów informatycznych, zasobów i dokumentów biorących udział w procesie

Aby lepiej zrozumieć wykres EPC, polecamy odwiedzić linki:

• Wprowadzenie do EPC

  Link prowadzi do wprowadzenia do EPC. Zalecamy najpierw odwiedzić link.

• Elementy i struktura wykresów EPC

  Link prowadzi do opisu, w którym zaprezentowano najważniejsze elementy graficzne diagramu. Prezentacja elementów i ich wykorzystanie jest doskonale zorganizowane, dzięki czemu nawigacja jest bardzo łatwa.

• Przykłady zasad konstruowania diagramów EPC

  Link prowadzi do dokumentu, w którym opisano przykłady diagramów. P.S. W tym przypadku interesują nas jedynie informacje zaprezentowane w rozdziale czwartym ze strony 86.

Inne przydatne materiały:

• Link prowadzi do zbioru materiałów szkoleniowych na temat metodologii ARIS.