Из имеющихся форм учета предприятия могут воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бланк графика учета по форме Т-12 (если учет ведется вручную)

Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизированно)

В законодательстве не указано, кто из сотрудников компании должен заниматься контролем рабочего времени. Поэтому руководитель может назначить ответственным за эту работу любого подчиненного. Но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.

Правильно составленный табель позволяет определить:

• сколько дней в течение месяца работник трудился (находился в отпуске, на больничном);
• соблюдал ли он трудовую дисциплину (опоздания, неявки).

На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное заполнение табеля учета рабочего времени 0504421 (образец заполнения ниже), Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.

Где брать требования к оформлению форм

Прежде чем показать образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма 0504421 новый), объясним, какие сведения туда надо вписывать. Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть свои обозначения.

Какие символы — буквы или цифры — ставить, решают в компании самостоятельно. Это непринципиальный момент. Но применяют два способа написания данных в табеле:

• явки или отсутствие отмечают каждый день — сплошное заполнение;
• указывают только «отклонения» — опоздания, неявки, работу в выходные, простой. Такой способ применяют и при суммированном учете рабочего времени.

Пошаговая инструкция по заполнению табеля Т-12

Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как заполнять первую часть унифицированной формы Т-12.

Блок 1

Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений.

Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3. Вносим соответствующий восьмизначный код.

Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со ). Теоретически данная страница заполняется в течение отчетного периода, однако непосредственно в процессе работы могут возникать ситуации, которые сразу отразить в графике будет не совсем корректно.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил своего руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код НН (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит причину своего отсутствия, следовательно, в график будут внесены изменения, и код НН будет заменен на другой, в зависимости от причины отсутствия.

А может случиться, что работник явится на работу перед самой сдачей графика в бухгалтерию, поэтому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который можно десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8. Вносим табельный номер (можно посмотреть в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения, при этом данная информация отражается в двух графах:

• в верхней графе указывается соответствующий код (буквенный или цифровой, кому что нравится);
• в нижней графе указывается продолжительность.

В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. Как правильно заполнить табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но будет только один выходной, а не два.

Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца.

Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия . Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут .

Заполненный образец графика учета

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/ Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах и выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10-13, указывая обобщенные данные.

Графы 7-9 даны для указания:

• кода вида оплаты (дохода);
• корреспондирующего счета;
• дней, подлежащих оплате.

Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).

Заполненный пример формы Т-13

На примере видно, что для каждого работника можно указать сразу 8 разных видов кодов оплаты. Для этого графы 7-9 повторяются.

Что касается корреспондирующего счета, то его можно указать только 1 раз — над графами 7-9, если он один для всех. Но если всегда вписывать его в графу 8, ошибкой тоже не посчитают.

Как вести учет рабочего времени госпредприятиям

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы. Код формы по ОКУД 0504421.

Табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений обособленных подразделений. Табель открывается ежемесячно за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Записи в Табель работников учреждения, их исключение из табеля производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).

В табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений.

В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

При наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, на которого возложено его ведение.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам "Сумма" (41, 44, 46, 48, 50, 52). После утверждения руководителем учреждения табель используется для составления Расчетно-платежной ведомости форма по ОКУД 0504401 и Расчетной ведомости форма по ОКУД 0301010.

Табель используется для отражения начислений по оплате труда работникам учреждения, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца и суммы причитающейся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда и иных сумм удержаний.

Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и ставками (тарифами) заработной платы, Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, табель учета рабочего времени форма 0301008, Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях форма 0504425, другие учетные документы по учету труда и его оплаты.

Расчетно-платежная ведомость форма 0504401 составляется по учреждению, подписывается исполнителем, ответственным за формирование ведомости и лицом, проверившим ее. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск, при увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по Платежной ведомости (ф. 0504403), расходному кассовому ордеру. Начисленные и выплаченные суммы в межрасчетный период включаются в Расчетно-платежную ведомость (ф. 0504401) текущего месяца при формировании общего расчета. При этом по графе "Сумма к выдаче" против фамилии работника делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период".

В конце Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 кассиром проставляется надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме оплаты труда, сверенной с общим итогом по Платежной ведомости форма 0504403, Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, подтверждаемая подписью кассира. Если деньги выдавались не кассиром, а иным уполномоченным лицом - раздатчиком денег, то на Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи". После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром (раздатчиком денег) в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, и подсчета выданных и депонированных сумм, отраженных в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, формируется Расходный кассовый ордер на выданную сумму оплаты труда из кассы, с указанием его реквизитов в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401. Указанный Расходный кассовый ордер форма 0310002 на сумму выданной оплаты труда по Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 подлежит регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных ордеров форма 0310003.

В централизованных бухгалтериях Расчетно-платежные ведомости форма 0504401 составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату по ведомости подписывается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), и руководителем (уполномоченным им лицом) централизованной бухгалтерии.

Табель учета рабочего времени формы 0504421 предназначен для бюджетных организаций. В статье можно скачать бланк документа и прочитать про особые правила его заполнения.

Читайте в нашей статье:

Как вести табель учета рабочего времени по форме 0504421 на 2019 год

Табель по форме 0504421 обязателен для применения в бюджетных учреждениях, но коммерческие организации также могут его использовать. Особенно актуально это может быть, например, для частных детсадов или школ.

Общие правила ведения табеля идентичны с заполнением других форм для коммерческих организаций . Так, таблица отработанного времени:

• ведется всегда только в единственном экземпляре;
• открывается за два-три дня до начала расчетного периода;
• используется без изменений утвержденной формы.

Письмо Минфина России от 2 июня 2016 г. N 02-06-10/32007 предлагает два разных порядка заполнения:

1. Сплошной метод – отмечаются все явки и неявки работников.
2. Отмечаются лишь отклонения от обычного использования рабочего времени (например, записываются выходные, отпуска и др).

Оба метода равнозначны, но чаще кадровики используют второй. При этом любой способ заполнения нужно закрепить ЛНА.

Как заполнить форму 0504421

В первую очередь заполняется шапка документа. Необходимо указать верное наименование компании или юрлица.

Использование торгового названия компании в табеле является неприемлемым.

Например, частный детский сад называется “Лесная поляна”. При этом юридическое лицо, предоставляющее услуги по содержанию детей имеет наименование ООО “Ависта”. В графике указывается именно название юридического лица.

Если структура компании достаточно разветвленная, и табель ведет не один человек, то проставляется структурное подразделение. Если таблица одна на всю компанию, этого не требуется. Также проставляется вид документа:

• первичный;
• корректирующий.

Нумерация корректирующих документов ведется внутри учетного месяца.

Непосредственно в табличную часть вносятся данные сотрудника, а также отработанные им часы или отклонения. В последней графе производится суммирование отработанного времени за учетный месяц.

После проставляются подписи ответственных лиц, а также бухгалтера учреждения. При необходимости учреждения вправе вносить изменения или дополнения (абз. Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. №20).

Кто заполняет табель 0504421

Табель ведется работником, который назначается соответствующим приказом руководителя бюджетной организации. Один сотрудник (как правило, кадровик или бухгалтер) может вести расписание в отношении всех сотрудников организаций. Или эта обязанность может быть возложена на каждого из начальника отделов в отношении своих подчиненных.

Каждое предприятие должно вести учет рабочего времени — фиксировать отработанные дни, отпуска, больничные, командировки и прочие отклонения от стандартного рабочего дня. Для это цели разработаны унифицированные формы документа — табеля учета рабочего времени. Для государственных учреждений предусмотрена отдельная форма табеля по ОКУД 0504421.

Скачать бланк этой формы в формате excel и образец заполнения формы 0504421 можно внизу текста статьи бесплатно.

Прочие организации могут использовать для учета одну из существующих форм — Т-12 или Т-13. Порядок заполнения формы Т-13 можно посмотреть и скачать образец заполнения табеля.

Ниже рассмотрены особенности заполнения табеля учета рабочего времени 0504421 для гос.учреждений. Отличительной особенностью является то, что в формы 0504421 вносятся лишь отклонения, то есть все те ситуации, когда работник отсутствовал на работе по какой-либо причине (уважительно или нет).

Данные о неявках вносятся в табличную часть табеля на протяжении всего месяца. Каждая запись делается на основании соответствующего документа — это может быть приказ о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, листок нетрудоспособности, направления на сверхурочную работу, наряды. Если работник отсутствует без уважительной причины, то фиксируется прогул на основании акта.

Заполнение табеля 0504421 возможно по подразделениям, отделам или по всему учреждению в целом.

Заполненный бланк по окончанию месяца передается в бухгалтерию, которая проводит расчет заработной платы. Вместе с табелем передаются также все оправдательные документы, подтверждающие указанные в отклонения рабочего времени.

Заполнение табеля учета рабочего времени по ОКУД 0504421

Для заполнения табеля учета рабочего времени применяются буквенные коды, найти их можно на обложке формы 0504421.

В табличную часть напротив фамилии сотрудника ставится буквенный код отклонения при наличии на то оснований. Фиксировать явки и выходные дни не нужно. Помимо кода, ставится также количество часов, соответствующих этому коду.

Если возникает необходимость отметить в один день более одного отклонения, то применяется следующее правило — если отклонений два, то они указываются через дробь, если более двух — то заполняется новая строка для этого же работника.

Страницы для указания начислений, используемые при расчете заработной платы, заполняет бухгалтерия после того, как ответственное за ведение табеля лицо, передаст его в бухгалтерию по окончанию месяца.

Табель заполняется за календарный месяц, ответственным за заполнение формы 0504421 вносятся записи обо всех отклонениях от нормального рабочего дня, установленного Правилами внутреннего трудового распорядка. Заполняет табель учета рабочего времени работник, у которого в должностной инструкции прописана такая обязанность.

Заполняться бланк табеля может в отношении всего учреждения в целом, также он может быть заполнен по каждому отдельному подразделению.

Для заполнения данной формы используются кодовые обозначения неявок на работу по различным причинам, буквенные коды можно найти на титульной листе формы 0504421. В бланк табеля вносят прогулы, отпуска, больничный, командировку, сверхурочную работу и работу в выходной день, отмечают выходные и праздничные дни. Полный перечень отклонений и соответствующих кодов можно посмотреть на бланке табеля учета рабочего времени ф. 0504421.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма 0504421

Бланк имеет табличную часть, в которую следует вносить буквенный код для каждого отклонения от нормального рабочего дня, а также соответствующее количество часов. Для этого для каждого дня имеется клетка, разделенная на две части: сверху пишется количество часов, в нижней – буквенный код отклонения.

Каждая запись в табеле делается на основании соответствующего документа. Например, для того чтобы указать нахождение работника на больничном, необходимо получить от него листок нетрудоспособности, а для того чтобы указать прогул работника, нужно составить акт об отсутствии на рабочем месте.

Таким образом, в течение месяца по каждому работнику необходимо отмечать любые отклонения. Если в один день в отношении одного и того же работника необходимо указать несколько видов отклонений, то они указываются через дробь (если их 2) либо заполняют новую строку для этого же работника (если их больше 2).