Разделы сайта
Выбор редакции:
- Создание спецификаций Что такое спецификация номенклатуры в 1с
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками Снабжение и закупки
- И что делать, если вы уже на прицеле у инспектора
- Презентация на тему "день земли"
- Дикие животные - презентация Презентация о диких животных для школьников
- Законодательная база российской федерации
- Общероссийские классификаторы, закрепленные за минэкономразвития россии
- Реквизиты ооо Банковские реквизиты ООО
- Закон о садоводческих товариществах: что меняется и устоят ли дома
- Задачи по теории вероятностей с решениями
Реклама
Инициативное письмо образец написания. Виды деловой переписки - файл n1.docx |
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕТакое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать». Например: Подтверждая получение Ваших предложений, изложенных в письме от 25.06.2005, направляем в Ваш адрес копии необходимых документов. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний. ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕПисьмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем». Например: Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 12/68 от 12.05.2005 Вы должны завершить ремонтно-строительные работы не позднее определенного в договоре срока, а именно 20.08.2005. ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМОТакое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Например: Просим выделить помещение для проведения семинара 14.07.2005 с 14.30 до 18.00. Оплату аренды помещения гарантируем со счета... в... банке. ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМОЭто письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы. Например: Приглашаем Вас принять участие в работе экспертной группы. О своем решении просим сообщить в письме не позднее 20.12.2005. ПИСЬМО-ОТВЕТТакое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок. Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован. К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма. Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти. Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитовВ верхней части документа указываются:
Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю. От кого и комуРеквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:
Образец письма на бланке компанииВажно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных. Например:
Дата и номерПосле того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания. Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами. Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю. При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе. Кто подписываетСлужебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия. Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты. Надо ли указывать исполнителяНесмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части. Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же. Ставится ли печатьПечати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати. Система госфинансирования со стороны выглядит дремучим лесом, в котором легко заблудиться, а ещё проще - сломать себе что-нибудь. Однако периодически из этого «леса» выходят люди, нагруженные государственными деньгами. Значит, это вполне посильная задача. И ученые, то есть, по определению умные люди, вполне способны ее решить. Только надо знать, что и когда делать. Для начала не стоит ждать, пока министерство образования и науки начнет объявлять конкурсы. Скорее всего, они пойдут по тематике, которая лежит вне ваших интересов. Или сами задания, заложенные в этих конкурсах, окажутся для Вас невыполнимыми. Поэтому такое ожидание бессмысленно. В основном, потому, что главная работа по получению государственных денег на научные разработки идет на более ранней стадии, на которой подаются предложения по формированию тематики и объемам финансирования. Ученые много раз говорили, что чиновники не знают, что важнее для страны, какая наука в большем приоритете, какое исследование стоит развивать, а какое - нет. Самое интересное, что чиновники с этим и не спорят. И говорят, что инициативные предложения по формированию тематики как раз и решают этот вопрос. Ведь подают их сами ученые, а оценивают важность и актуальность - другие ученые. Министерство же соглашается с мнением экспертов и выделяет деньги. Как заполнить заявкуСамое главное в заполнении инициативного предложения - помнить, что это тоже работа. Причем, работа, которой ученых никто специально не обучает. Почему – это тема для отдельного разговора. Главное, что в данной ситуации за минуту это не исправишь. Поэтому имеет смысл либо нанять человека, который умеет заполнять бумажки, либо сесть и по-настоящему разобраться самому. Подробные инструкции, хоть и написанные не самым доступным языком, есть на сайте дирекции научно-технических программ. Более того, многие организации, которые следят за правильностью исполнения контрактов (их называют организации-мониторы), выпускают свои методички по заполнению соответствующих документов. Часть из них собрана в нашей системе. И мы продолжим собирать их в одном месте. Кроме того, параллельно постараемся изложить то же самое доступным языком. Правда, простыми словами можно объяснить лишь общую картину. Начиная с какого-то момента все равно придется обращаться к дирекционным инструкциям. Потому что если какое-то поле надо заполнить так, а не иначе, то по другому уже и не скажешь. Заполняя инициативное предложение (и в последующем сдавая отчеты), стоит помнить о нескольких важных моментах. Во всех документах одна и та же часть работы или деталь, например, должна называться одинаково. Чиновники синонимов не понимают. И если вы в одной части назовете свою молекулу пи-комплексом, а в другой - кластером, будьте уверены - предложение не пройдет. То же самое касается портала, который назвали системой. Если в правилах по оформлению предложения написано, что что-то должно находиться там-то и там-то, будьте уверены - больше там ничего находиться не может. Зато все, что перечислено, должно там находиться обязательно. И именно в том месте, где указано. В конце концов, вы же не льёте воду в кислоту, правильно? Поэтому не заставляйте других людей корпеть над формой вашей заявки, дайте им возможность подумать над её содержанием. Но главное - продумайте всю предстоящую работу от начала и до конца. Если ваше предложение пройдет, и затем вы получите деньги на свою работу, то все, что не попало в условия контракта, вам придется делать «за свои». Помочь все продумать помогут и технико-экономическое обоснование, и техническое задание, и календарный план. И, самое главное, - пояснительная записка, в которой вы должны популярным языком объяснить, что вы собираетесь делать и зачем. Инициативное предложение - не просто брошенная свысока мысль из серии «Надо в Арктике бананы синие выращивать», а очень четкий бизнес-план. Он состоит, напомним, из следующих элементов:
Все вместе они создают полное впечатление о проекте, которое при новой системе финансирования (без пресловутого ФЗ-94) фактически дает огромное преимущество при последующем конкурсе автору предложения. Из чего состоит инициативное предложение по формированию тематикиОдна из основных организаций-мониторов, долгое время сотрудничающая с министерством образования и науки и с дирекцией НТП, разъяснила, что должен содержать каждый из документов. Пояснительная записка (ПЗ) должна содержать основные сведения об организации-инициаторе, а также подробное обоснование заявляемой темы исследований. Предусмотренные в пояснительной записке разделы должны иметь детальное обоснование и описание: 1) Почему необходимо заказывать выполнение данного проекта: Актуальность проекта; Описание решаемых проблем, поставленной задачи и предлагаемых подходов к её решению; Краткая характеристика работы; Характеристика ожидаемого народно-хозяйственного результата 2) Какой научно-технический результат должен быть получен в итоге выполнения работ по проекту: Описание планируемых результатов; Описание потенциальных потребителей научного результата; 3) Какие организации могут участвовать в конкурсе на выполнение данного проекта 4) Выполнение индикаторов и показателей программного мероприятия Программы в рамках данного проекта 5) Оценка сроков выполнения данного проекта в полном объёме 6) Оценка стоимости проекта и объемов финансирования: Объем средств федерального бюджета; Объем средств из внебюджетных источников. Техническое задание (ТЗ) - исходный документ для проведения научно-исследовательских работ (НИР). ТЗ содержит основные технические требования, предъявляемые к результату работы, и исходные данные для разработки; в ТЗ указываются назначение результата, область его применения, стадии разработки документации, её состав, сроки исполнения и т. д., а также особые требования, обусловленные спецификой самого результата либо условиями его эксплуатации. Технико-экономическое обоснование (ТЭО) - анализы, расчеты, оценки экономической целесообразности осуществления предлагаемого проекта создания нового технического объекта, модернизации и реконструкции существующих объектов. Основано на сопоставительной оценке затрат и результатов, установлении эффективности использования. ТЭО должно содержать: 1. Обоснование объема и сроков выполнения работ 2. Оценку стоимости работы и обоснование объемов финансирования, в том числе:
Проект календарного плана работ по предполагаемым НИОКР с указанием этапов, содержания, сроков и стоимости планируемых работ должен стать результирующим документом, разрабатываемым и представляемым инициатором на основе обоснований, приведенных в предыдущих частях предложения. Проект календарного плана должен впоследствии стать основой для формирования конкурсной документации и составной частью государственного контракта. Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье. Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:
Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом. На что обратить внимание при составленииКонкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу. Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:
ТОП 5 ошибок при написанииОшибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:
Типичные фразы-шаблоныИспользование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.
Образцы 2020 годаВот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта. Запрос данныхПросьбаКоммерческое предложениеГарантийное письмоПретензияБлагодарностьИзвиненияСоставление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем. ФАЙЛЫ
Какие деловые письма бываютУсловно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам. Кто должен выступать в роли автора письмаДеловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании. Общие правила написания деловых писемВсе деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям. В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»). К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте. Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма). Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати. Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления. На что обращать внимание при составлении письмаПри составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании. Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты. Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту. Чего нельзя допускать в деловом письмеВ деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов. В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения. Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых. Как отправить письмоЛюбое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
|
Читайте: |
---|
Популярное:
Новое
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками Снабжение и закупки
- И что делать, если вы уже на прицеле у инспектора
- Презентация на тему "день земли"
- Дикие животные - презентация Презентация о диких животных для школьников
- Законодательная база российской федерации
- Общероссийские классификаторы, закрепленные за минэкономразвития россии
- Реквизиты ооо Банковские реквизиты ООО
- Закон о садоводческих товариществах: что меняется и устоят ли дома
- Задачи по теории вероятностей с решениями
- Курсовая работа моделирование и анализ информационной системы строительной организации ооо "м