Введение…………………………………………………………………………………...3

1ГЛАВА. Документационное обеспечение управления…………….…..…….……….5

1 Понятие службы документационного обеспечения управления…………....5

2 Цели и задачи………………………………………….……….……………….7

3 Функции службы ДОУ…………………………….………….…………...…...8

2 ГЛАВА. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ……….9

1 Штатное расписание предприятия……………………………………..………..9

2 Положение о службе ДОУ……….……………..……………………………....12

3 Инструкция по документационному обеспечению управления……..………14

4 Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……………15

3 ГЛАВА. Структура и численный состав службы…….………...……………………17

Заключение……………………………………………….….…………………………...26

Список литературы………………………………………..…………………………......28

Введение

Внастоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффектность работы организации в целом.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том что делопроизводство- одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационное обеспечение управленческой принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации.

Исходя из цели были поставлены следующие задачи:

Изучите периодические издания, раскрывающие тему курсовой работы;

Рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;

Рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции

Для написания работы изучены следующие источники :

1 Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с.

2 Янковская В.Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера – 2005. -№1 – с. 16-19

3 Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис – менеджера – 2009. - №11 – 24-36 с.

4 http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php

5 Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007.-224 с.

6 http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012

7 http://revolutionaudit/d00203596.html

8 Кузнецова Т.В. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. – М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 – 528 с.

1 ГЛАВА Документационное обеспечение управление.

1 Понятие службы документационного обеспечение управления.

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления. Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ. Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов называется делопроизводство.

Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141 – 98 синонимичен термину «документационное обеспечение управление»

Термин «документационное обеспечение управление» подчеркивает информационно - технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами как «программное обеспечение», «информационное обеспечение» и т.д. Этот термин вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Делопроизводство (документационное обеспечение управление) предполагает, прежде всего создание документов или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам, организация работы с документами, их хранение и использование в текущей деятельности.

Документационное обеспечение управление выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управлению выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной формы службы документационное обеспечение управления зависит от решения руководства организации и самой службы. Регламентации выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Документационное обеспечение управление присутствует в каждой организации независимо от формы и собственности характера и направления деятельности.

2 Цели и задачи

Служба документационного обеспечения управления принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи :

1 совершенствование форм и методов работы с документами;

2 обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

3 контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

4 сокращение документооборота, количества форм документов;

5 разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

6 участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами.

3 Функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работы с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением.

Функции службы документационного обеспечения управления организации:

1 Организационно-методические. Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству (инструкции по документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления (положения о службе, должностных инструкций работников); организация повышения квалификации работников службы документационного обеспечения управления и др.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, служба ДОУ и др.

В состав управления делами включаются служба ДОУ (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяются руководством организации:

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах – учредительной конференцией;

в кооперативах – общим собранием членов кооператива.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации (предприятия). По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:

Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

Разработку и внедрения рациональных форм документов, организацию работы с учетом ведомственной специфики;

Контроль за соблюдением стандартов на документы;

Экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;

Регистрацию документов и учетно-справочную работу;

Контроль за исполнением документов;

Формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;

Машинописное изготовление, копирование и размножение документов;

Организационное и методичное руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

В настоящее время перед службами ДОУ стоит задача более тесной увязки работы с АСУ (автоматизированной системой управления) на основе унифицированных систем документации и процессов управленческой деятельности, рационального документооборота. В условиях научно-технической реконструкции, обусловленной рыночными изменениями, в хозяйстве республики произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией коммерческой деятельности предприятий, ростом числа учреждений, организаций и предприятий, увеличением номенклатуры производимых товаров и усложнением процесса их перемещения, расширением экономических связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств вычислительной техники, эффективность их использования находятся в прямой зависимость от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач :

1)Обеспечение документирования управленческой деятельности.

2)Организация работы с документами в учреждении.

3)Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

• Разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;
• Обеспечение изготовления документов, копирования ит иражирования;
• Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

2. Задачи организации и работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• контроль за исполнением документов;
• систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
• организация работы с обращениями граждан;
• обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

• Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
• Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
• Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
• Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
• Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины;
• Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации

Деятельность любой современной организации полуфункциональна и требует от ее руководителей понимания целостности и, одновременно, разноплановости направлений деятельности. Однако во всех случаях основная задача менеджмента организации - управление ресурсами, одним из которой является информация, а применительно к деятельности по документационному обеспечению управления - документационная информация. Очевидно, что ни одно из управленческих решений не может обойтись без этого ресурса, который состоит из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся между собой и с внешним миром, и определят информационную среду организации. Поскольку документационное обеспечение имеет прикладное, т.е. практическое значение, то и ее структура непосредственно связана с функциональной структурой организации.

Служба ДОУ: задачи, функции, место в системе управления организации

Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. Наименования и структура таких подразделений может быть разнообразными, в зависимости от условий конкретной организации: отдел ДОУ, канцелярия, Управление делами и проч. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

Обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

Организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

Организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

Обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

Сокращение документооборота, количества форм документов;

Разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

Разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

Разработка и проектирование бланков документов;

Разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

Организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

Осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

Организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;

Повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;

Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Состав службы ДОУ в организации должен состоять из профессиональных работников, знающих специфику данного направления деятельности и умеющих оперативно выполнять свои функциональные обязанности, не «раздувая» бюрократию.

Документы, регламентирующие ДОУ в организации, должны разрабатываться на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Организация ДОУ в организации возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат). Формирование и разработка внутренних нормативных и методических документов, регламентирующих все аспекты документационного обеспечения управления организации, относятся к компетенции именно этой службы.

Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:

Положение о службе ДОУ;

Инструкция по делопроизводству;

Табель унифицированных форм документов;

Альбом унифицированных форм документов;

Перечень документов, не подлежащих регистрации;

Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;

Перечень документов, подлежащих утверждению;

Перечень документов, заверяемых печатью организации;

Должностные инструкции;

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;

Сводная номенклатура дел организации.

Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.

Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть отражено, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделений, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Также службой ДОУ разрабатываются Табель и Альбом унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также производить контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов - одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Информация, зафиксированная в документах любого предприятия, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договора, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость и все эти, а также множество других операций подтверждаются документально. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия, поэтому сегодня в различных организациях часто встречается такое подразделение как служба ДОУ.

Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, т.к. в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировка их в дела.

В данной контрольной работе будет определена польза службы ДОУ, в компетенции которой находится работа с документами организации. Будут определены цели и задачи, функции и взаимодействие данной службы с другими структурными подразделениями предприятия.

1. Понятие службы ДОУ

Служба ДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами, и подчиняющееся непосредственно руководителю.

Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат ) так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт ).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы ), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др. ).

Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о службе Документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной Автоматизированной Системы Российской Федерации (ГАС) и иными действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.18

1.1 Цели и задачи службы ДОУ

. Служба ДОУ решает следующие задачи: - совершенствование форм и методов работы с документами; - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем; - контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами; - сокращение документооборота , количества форм документов; - разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации; - участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.19

1.2 Функции

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2) осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3) организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

10) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

11) организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации;

12) повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции; организация рабочих мест, в том числе автоматизация. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.20

1.3 Права и ответственность

Служба ДОУ имеет право:

1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры; 2) требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил; 3) запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы; 4) проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер; 5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства; 6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований; 7) совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации; 8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции; 9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников; 10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами; 11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними; 12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за: 1) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; 2) выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.21

1.4 Взаимодействие службы ДОУ с другими подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

1) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;

2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники;

4) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5) с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники.

2. Оформление документов по образцам

2.1 Пример оформления решения совета директоров

ОАО «Пастор»

РЕШЕНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

О ликвидации

ОАО « Пастор»

Совет директоров ОАО «Пастор» в связи с невозможностью осуществлять далее хозяйственную деятельность без риска стать несостоятельным (банкротом)

РЕШИЛ:

1. Признать нецелесообразность дальнейшей финансово-хозяйственной деятельности ОАО.

2. Ликвидировать ОАО с 01.05.2011

3. Экземпляр настоящего решения совета директоров с их подписями и печатью ОАО направить в территориальный налоговый орган для внесения в Единый государственный реестр юридических лиц о том, что ОАО находится в процессе ликвидации.

4. Назначить ликвидационную комиссию ОАО в составе: Бродкиной К.В., Ивановой С.Т., Калядкина О.Г., Неклюжева И.В.

5. Председателем ликвидационной комиссии ОАО назначить Агеева В.В.

6. Поручить ликвидационной комиссии осуществить полный комплекс мероприятий по ликвидации ОАО.

7. Установить, что в соответствии с п. 3 ст. 62 Гражданского Кодекса РФ с момента принятия настоящего решения о ликвидации ОАО и назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами ОАО.

Председатель Совета подпись А.Л. Бублик

Члены Совета подпись Л.А. Горбунов

подпись А.С. Шумов

Подобным образом оформляются решения коллегиального органа (будь то совет директоров, собрание трудового коллектива, собрание акционеров и др.).

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы , принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действуют на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: …».

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛО»). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица («РЕШИЛИ»).

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Приложение 1

к решению Совета директоров

от 06.05.2009 №15

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.

Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

2.2 Пример оформления представления о поощрении

Закрытое акционерное общество Генеральному директору

«Металлопрокат» Т.Р. Романову

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ Отделу кадров подготовить

к 26.11.2010 приказ,

24.11.2010 №22 бухгалтерии оформить

выделение 30 000 руб.

Москва 25.11.2010 Романов

О поощрении Михалкиной А.В.

Михалкина Анна Витальевна 1970 года рождения работает в бухгалтерии ЗАО с июля 2005 г. Имеет высшее профессиональное образование (окончила МЭСИ). Михалкина А.В. - ответственный работник, квалифицированный специалист, инициативна и исполнительна. Должностные обязанности выполняет в полном объеме, замечаний и нарушений трудовой дисциплины не имеет. В 2008 г. проходила обучение в Академии управления на курсах повышения квалификации.

За безупречную работу, высокий профессионализм и в связи с юбилеем прошу объявить Михалкиной А.В. благодарность и премировать ее.

Главный бухгалтер подпись В.А. Исаева

Начальник отдела кадров подпись В.И. Осипова

Зам. Генерального директора подпись П.Ю. Доронин

В дело №03-05

Зайцева 29.11.2010

Поощрение - это признание работодателем заслуг работника, знак благодарности и акт награждения за добросовестную работу. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов.- М.: МУФЭР, 2006.-с.54

Процедура оформления поощрения работника включает несколько этапов:

1) Руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, составляется представление о поощрении на имя руководителя организации с указанием вида поощрения в соответствии с действующими нормативными актами (например, объявление благодарности; выплата премии; награждение ценным подарком; награждение почетной грамотой; представление к званию лучшего в профессии и др.) Представление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие сведения о работнике (работниках): Ф.И.О.; год рождения; образование; должность; структурное подразделение; стаж работы в организации; оценку производственной деятельности, а также мотив поощрения; основание.

2) В случае положительного решения о поощрении работодателем издается приказ о поощрении работника (унифицированная форма Т-11), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 или форма Т-11а о поощрении группы работников. При оформлении приказа (форма Т-11 или Т-11а) в строке «Основание» указывается: наименование документа (представление) и лицо, его подписавшее (должность, фамилия, инициалы), номер и дата. С приказом работника необходимо ознакомить под роспись.

4) На основании приказа вносится запись о поощрении в трудовую книжку работника. Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек на основании приказа в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

О награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями (образец оформления записи о поощрении: в графе 3 - Объявлена благодарность за продолжительную и безупречную работу, в графе 4 - дата и номер приказа о поощрении);

О других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

3. Определения терминов

Номенклатура - (лат. nomenclatura - перечень, роспись имен) - это перечень должностей в соответствии с организационной структурой ведомства, организации, компании. В делопроизводстве также существует такое понятие как номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.;

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

- типовая номенклатура дел;

- примерная номенклатура дел;

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. Однако в каждой организации должна быть индивидуальная , т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации: 1) в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; 2) в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Регистрационный штамп - устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Регистрационный штамп содержит: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный вид штампа не проставляется на приложении к документу.

Типовые документы - это нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (например, типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности. Таким образом, типовые документы отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам, и называются также тексты - аналоги .

Заключение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами , отдел делопроизводства , отдел документационного обеспечения управления , общий отдел , канцелярия , секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения.

Основными целями службы ДОУ являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления .

В данной контрольной работе в соответствии с требованиями также были приведены примеры оформления решения совета директоров и представления о поощрении. Все фамилии и названия организаций являются вымышленными и приведенные документы являются лишь примерами. Определения некоторых терминов также приведены в соответствии с требованиями к данному варианту контрольной работы.

документационный управление номенклатура дело

Список использованной литературы

1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - М.: Инфра-М, 2008 г.-320 с.

2. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. - М.: Бизнес-пресса, 2005.-240 с.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-359 с.

4. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. - М.: МУФЭР, 2006.-112 с.

5. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство. - М.: Питер, 2006.-240 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.

дипломная работа , добавлен 31.10.2014


Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".

реферат , добавлен 31.03.2015


Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.

отчет по практике , добавлен 18.09.2013


Служба документационного обеспечения управления: ее назначение, задачи, структура и состав. Форма организации делопроизводства. Выбор наименования службы, определение ее должностного состава и штатной численности, квалификационного состава организации.

курсовая работа , добавлен 17.05.2015


Цели и задачи службы документационного обеспечения управления, их функции, права и ответственность. Виды кадровой документации: штатное расписание и расстановка; положение об оплате труда; должностные инструкции. Правила внутреннего трудового распорядка.

курсовая работа , добавлен 27.05.2015


Описание структуры служб документационного обеспечения управления - документирование и организация работы с официальными документами. Задачи и функции службы. Источники для разработки должностных инструкций. Четыре организационных структуры службы.

реферат , добавлен 18.02.2009


Основные функции, права и обязанности службы документационного обеспечения управления. Правила подготовки и оформления реквизитов деловых бумаг. Принципы изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.

реферат , добавлен 15.11.2010


Служба документационного обеспечения управления в структуре организации. Правовая и методическая база, регламентирующая деятельность сотрудников службы. Анализ локальной нормативной базы. Штатное расписание: форма, главные особенности внесения изменений.

курсовая работа , добавлен 27.03.2013


Основные понятия в документальном оформлении менеджмента. Характеристика основных типов документов, особенности кадровых документов организации. Функционирование службы документационного обеспечения управления, цели и задачи ее создания, функции и права.

курсовая работа , добавлен 28.09.2010


Организационное построение службы информационно-документационного обеспечение управления. Требования, предъявляемые к названию службы ДОУ. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению предприятия.