Kluczowe wskaźniki wydajności to termin używany we współczesnym zarządzaniu do określenia wskaźników wydajności zespołu (lub pojedynczego działu) służących do osiągnięcia określonych celów biznesowych. Aby zrozumieć, czym jest KPI, wystarczy wyobrazić sobie taką strukturę w postaci modelu, który pozwala kompleksowo monitorować działalność biznesową pracowników i całej firmy jako całości. Inaczej mówiąc, możemy powiedzieć, że mówimy o pewnym zestawie narzędzi, które pozwalają mierzyć cele biznesowe, a także środki kontrolne służące ich osiągnięciu.

KPI: kluczowe wskaźniki wydajności

Najpopularniejszą rosyjską wersją terminu KPI są kluczowe wskaźniki wydajności (zwykle używany jest odpowiedni skrót). Właściwe wykorzystanie takich wskaźników pozwala kierownictwu firmy lub przedsiębiorstwa na obiektywną ocenę sytuacji i opracowanie dalszej polityki rozwoju wewnętrznego. Z kolei wszystkie istniejące KPI można podzielić na dwie grupy:

• antycypacyjny – otwierający szerokie możliwości zarządzania w konkretnym okresie sprawozdawczym;
• opóźnione - wykazanie rzeczywistych wyników działalności po zakończeniu okresu sprawozdawczego (w szczególności może to obejmować wyniki finansowe działalności).

KPI personelu

W zarządzaniu przedsiębiorstwem istnieje coś takiego jak KPI kadrowe. Jak sama nazwa wskazuje, oznacza KPI, za pomocą którego mierzy się i kontroluje pracę i działalność biznesową pracowników organizacji. Z tym terminem ściśle powiązane są inne koncepcje, m.in. motywacja pracowników, a także ocena ich efektywności. Zazwyczaj wdrożenie takiego mechanizmu w biznesie ma ogromną wartość dla rozwoju biznesu, ponieważ pozwala lepiej zrozumieć, co należy zrobić, aby poprawić ogólną efektywność zespołu.

Firma KPI

Z kolei KPI firmy odzwierciedla obiektywny współczynnik całego przedsiębiorstwa (w tym kluczowe wskaźniki poszczególnych pionów wchodzących w jego strukturę). Co więcej, taki system w większości przypadków nie jest czymś innowacyjnym, nieznanym czy nietypowym dla firmy: jego elementy wchodzą w skład wielu innych narzędzi i technologii zarządzania i są aktywnie wykorzystywane przez menedżerów w praktyce. Uważa się, że wykorzystując KPI najwygodniej jest analizować procesy biznesowe na przykładzie organizacji działających w branży handlowej (w szczególności sprzedaży detalicznej w dużych sieciach).

KPI: motywacja

Jak już wspomniano, pojęcia KPI i motywacji są ze sobą nierozerwalnie powiązane. Motywowanie personelu w oparciu o KPI polega na wyznaczaniu celów strategicznych i praktycznych, które ostatecznie doprowadzą do wzrostu ogólnej efektywności przedsiębiorstwa. Jednocześnie bardzo ważne jest, aby wymagania były określone w ograniczonej liczbie, jasno wyjaśnione i powiązane z wysokością wynagrodzeń i premii. Inaczej mówiąc, wysokość dochodów pracownika powinna być powiązana i wprost proporcjonalna do stopnia realizacji postawionych celów (motywacja finansowa). Obecnie istnieje kilka różnych podejść do motywacji pieniężnej: BalancedScorecard, EVA, funkcjonalne wskaźniki KPI itp.

Cele KPI

Głównym celem KPI przedsiębiorstwa jest zapewnienie, aby KPI każdego pojedynczego pracownika było skorelowane z ogólnymi wynikami pionu i całej firmy (do tych ostatnich zaliczają się m.in. kapitalizacja i rentowność). Działania pracowników nie powinny być ze sobą sprzeczne ani spowalniać procesu pracy. Zazwyczaj program polega na ustaleniu kilku celów jednocześnie – może to obejmować np. realizację planu finansowego, optymalizację zatrudnienia personelu, zwiększenie zadowolenia klientów, zwiększenie efektywności szkoleń, zwiększenie lojalności personelu.

Wdrażanie KPI

Eksperci zwracają uwagę, że wdrożenie KPI w przedsiębiorstwie w żadnym wypadku nie powinno być procesem jednorazowym. Procedura jest przeprowadzana przez dość długi okres czasu i obejmuje kilka etapów. Jeśli chodzi o konkretne mechanizmy wdrażania, ich wybór będzie zależał przede wszystkim od obszaru działalności, w jakim taka organizacja działa (lub planuje działać w przyszłości). Do podstawowych zadań należy definiowanie celów, zbieranie merytorycznych danych i budowanie optymalnych strategii, zgodnie z którymi w przyszłości będzie wdrażany system KPI.

Plusy i minusy pracy w systemie KPI

Analizując główne zalety i wady pracy w systemie KPI, możemy wyróżnić następujące punkty. Do kluczowych zalet metodologii należy podział osobistej odpowiedzialności pomiędzy pracowników, powiązanie wysokości premii pieniężnych z poziomem realizacji poszczególnych wskaźników, a także jasne pokazanie, w jaki sposób każda osoba przyczynia się do osiągnięcia wspólnych celów. Jest też kilka kontrowersyjnych punktów. Tym samym wśród wad można wymienić zawarte w strategii czasami nieosiągalne współczynniki, które mogą poważnie zdemotywować uczestników i zmniejszyć zainteresowanie pracą w tym formacie. Ponadto niedociągnięcia w jednym dziale mogą prowadzić do zmniejszenia premii pieniężnych dla wszystkich pracowników.

Etapy tworzenia systemu KPI

Opracowywanie i wdrażanie programu KPI składa się z kilku etapów. Główne etapy tworzenia systemu KPI są następujące.

1. Etap przygotowawczy (wstępny), obejmujący prace planistyczne i przeprowadzenie niezbędnych badań.
2. Opracowanie metodologii (w tym stworzenie modelu metodologicznego i modelu zarządzania w oparciu o KPI).
3. Praca na systemie informatycznym (opracowanie specyfikacji technicznych, programowanie, szkolenia, wykorzystanie eksperymentalne).
4. Ostatni etap, który obejmuje ostateczną budowę i udoskonalenie konstrukcji, a także koordynację działań wszystkich uczestników.

Wymagania KPI

Główne wymagania dotyczące KPI to prostota i dostępność dla każdego uczestnika, realistyczna osiągalność wskaźników (nie należy ich osiągnąć zbyt łatwo) oraz obecność dodatkowej motywacji. Współczynniki indeksu powinny być łatwe do obliczenia i obliczenia. Każda grupa ma swoje indywidualne wskaźniki – np. dla działu sprzedaży będą takie same, natomiast dla działu HR, księgowości czy produkcji będą zupełnie inne. Każdy współczynnik należy określić z maksymalną przejrzystością, przejrzystością i dokładnością.

Automatyzacja KPI

Do wdrożenia systemów KPI w praktyce gospodarczej wykorzystuje się specjalistyczne oprogramowanie ułatwiające wyliczanie wskaźników. Automatyzacja KPI za pomocą specjalnego oprogramowania pozwala na automatyczne gromadzenie wszystkich niezbędnych danych, dystrybucję ich pomiędzy poszczególnych pracowników/działy, a także szybkie obliczanie stopnia realizacji, wysokości premii i innych premii pieniężnych. Dzięki temu zmniejszają się koszty pracy przy administrowaniu systemami płatności, a sam proces pochłania znacznie mniej zasobów (w tym finansowych i czasowych).

Uwaga! Został wydany nowy produkt „Analiza Biznesowa i KPI” do pracy ze wskaźnikami wydajności (KPI) i kompleksową analizą danych.

Nowy produkt do monitorowania wskaźników od naszych programistów - program

Program umożliwia konsolidację informacji z różnych baz danych, poczty elektronicznej. poczta, dane internetowe i analizy w jednym centrum.

Na podstawie skonsolidowanych danych można konstruować wskaźniki KPI, monitorować ich granice, oceniać efektywność obiektów zarządzania i inne możliwości.

Dla użytkowników EDMS „Obieg dokumentów korporacyjnych” przysługuje 35% rabatu

Kluczowe wskaźniki wydajności lub kluczowe wskaźniki wydajności to system oceny służący do określenia osiągnięcia celów operacyjnych i strategicznych przedsiębiorstwa. KPI pomaga firmie ocenić jej obecny stan i poprawić efektywność realizacji własnej strategii rozwoju.

Bardzo często technika KPI służy do oceny i kontroli działań i aktywności pracowników przedsiębiorstwa. W Rosji i krajach WNP termin „Key Performance Indicators” jest często używany jako tłumaczenie angielskiego terminu „Key Performance Indicator” (KPI). Jednakże tego tłumaczenia nie można uznać za wystarczająco dokładne.

Jeśli tłumaczenie słowa „klucz” jako klucz (niezbędny do osiągnięcia celu) i słowa „wskaźnik” jako wskaźnik (wskaźnik) można uznać za dość trafne, to pojawiają się trudności z tłumaczeniem słowa „wydajność”. Zgodnie z normą ISO 9000:2008 słowo „wydajność” można podzielić na dwa pojęcia – efektywność i efektywność. Według normy skuteczność oznacza stopień osiągnięcia zaplanowanych wyników oraz umiejętność koncentracji na wynikach. Efektywność według normy oznacza relację pomiędzy wynikiem a kosztami (pieniężnymi, ilościowymi, czasowymi itp.) jego osiągnięcia. Biorąc pod uwagę fakt, że wydajność łączy w sobie skuteczność i efektywność, KPI można dokładniej przetłumaczyć jako „Kluczowe wskaźniki wydajności”, ponieważ na wynik składają się również koszty jego uzyskania.

KPI są doskonałym narzędziem pomiaru stopnia realizacji określonych celów. W rzeczywistej działalności przedsiębiorstwa konieczne jest stosowanie wyłącznie tych wskaźników, które są związane z celami przedsiębiorstwa.

Zarządzanie przez cele przedsiębiorstwa lub zarządzanie przez cele przedsiębiorstwa jest dziś jednym z fundamentów nowoczesnych koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem. Koncepcja ta zapewnia możliwość przewidywania wyników działań i planowania sposobów ich osiągnięcia.

Koncepcja zarządzania przez cele rozpoczęła swój rozwój od prac Petera Druckera w XX wieku. Według jego prac menedżerowie powinni unikać nadmiernego skupiania się na rozwiązywaniu codziennych rutynowych zadań, zamiast tego powinni skupiać się na osiąganiu celów postawionych przed przedsiębiorstwem (działem). Dziś system KPI obejmuje tę koncepcję, uzupełnioną innymi nowoczesnymi technikami i zautomatyzowanymi narzędziami programowymi.

Według różnych szacunków, współczesne przedsiębiorstwa mają duże problemy z wyznaczaniem właściwych celów i systemami oceny wyników. Z badań menedżerów firm amerykańskich wynika, że ​​ponad 60% menedżerów jest niezadowolonych z systemu oceny wyników przedsiębiorstwa. W Rosji niezadowolenie jest jeszcze większe – ponad 80%.

KPI i system motywacji pracowników przedsiębiorstwa to kwestie bardzo ze sobą powiązane, za pomocą KPI można przygotować i wdrożyć wysoce efektywny system motywacyjny dla pracowników przedsiębiorstwa.

Kluczowych wskaźników jest znacznie więcej. Zestaw wskaźników zależy od obszaru ich zastosowania, często wykorzystuje się je do oceny wyników pracy menedżerów przedsiębiorstw.

Kluczowe wskaźniki przedsiębiorstwa można podzielić na następujące typy:

• Opóźnione KPI – pokaż wyniki przedsiębiorstwa po zakończeniu okresu
• Wiodące KPI – pozwalają szybko zarządzać sytuacją w zadanym okresie, aby po jego upływie osiągnąć określone rezultaty

Wyniki finansowe są zwykle określane na podstawie opóźnionych wskaźników KPI. Pomimo tego, że właściciele przedsiębiorstwa wykorzystują wskaźniki finansowe do oceny zdolności przedsiębiorstwa do generowania przepływów pieniężnych, wskaźniki finansowe, ze względu na swój opóźniony charakter, nie są w stanie pokazać aktualnej efektywności działów i przedsiębiorstwa jako jednostki cały.

Wiodące (operacyjne) KPI mówią o bieżącej działalności przedsiębiorstwa. Wskaźniki te często mogą dostarczać pośrednich informacji na temat planowanych przepływów pieniężnych. Dodatkowo odpowiednio skonfigurowane umożliwiają ocenę jakości procesów biznesowych przedsiębiorstwa, jakości wytwarzanych produktów oraz zadowolenia klientów.

Zestaw wskaźników KPI przedsiębiorstwa stanowi część zrównoważonej karty wyników, która określa związki przyczynowo-skutkowe pomiędzy wskaźnikami i celami. Dzięki takim powiązaniom można dostrzec wzorce i czynniki wzajemnego oddziaływania wyników jednego procesu na drugi.

Rozwój systemu KPI

Opracowując system kluczowych wskaźników, można wyróżnić kilka etapów:

• Prace przedprojektowe. Praca taka zazwyczaj obejmuje utworzenie zespołu projektowego i przeprowadzenie ankiety przedprojektowej. Na tym etapie ważne jest również uzyskanie zgody i wsparcia menedżerów wolumenu.
• Opracowanie metodologii KPI. Na tym etapie następuje optymalizacja organizacji. struktury przedsiębiorstwa, opracowanie metodologii i zestawu wskaźników, opracowanie mechanizmów zarządzania w oparciu o KPI, przygotowanie kompletu dokumentacji.
• Przygotowanie oprogramowania do zarządzania KPI. Trwa opracowywanie specyfikacji technicznej umożliwiającej wprowadzenie zmian w oprogramowaniu. Bezpośrednie programowanie systemu, szkolenie użytkowników i pilotażowa obsługa systemu. Przykład programu opartego na 1C dla KPI
• Zakończenie projektu. W końcowej fazie system KPI (zarówno metodyka, jak i oprogramowanie) zostaje oddany do komercyjnego użytku.

• Wyjaśnianie pracownikom korzyści wynikających ze stosowania wskaźników KPI
• Ustalanie wskaźników strategicznych dla całej firmy
• Opracowanie mechanizmów operacyjnego monitorowania wskaźników
• Potrzeba dalszego ciągłego doskonalenia zestawu KPI wspierających rozwój organizacji.

Zasady i zasady wdrażania KPI

Istnieją różne oceny potrzeby i wystarczalności szeregu kluczowych parametrów wydajnościowych. Norton i Coplan swego czasu sugerowali stosowanie nie więcej niż 20 wskaźników KPI.
Fraser i Hope zalecają używanie nie więcej niż 10.

Najbardziej skuteczną istniejącą praktyką jest stosowanie reguły „10/80/10”.

Zasada ta oznacza, że ​​przedsiębiorstwo musi stosować około 10 kluczowych wskaźników zorientowanych na wyniki, około 80 wskaźników związanych z działalnością operacyjną (na przykład produkcyjną) i około 10 kluczowych wskaźników wydajności.

Bardzo ważne w wdrażanie KPI jest zasada sterowalności i sterowalności. Zasada ta stanowi, że działowi lub indywidualnemu pracownikowi odpowiedzialnemu za wynik wskaźnika należy przydzielić wszystkie zasoby do zarządzania nim, a wynik powinien być mierzalny i możliwy do kontrolowania (w tym także przez nich).

Możemy wyróżnić inne zasady konstruowania systemu KPI:

• Zasada partnerstwa – aby skutecznie zwiększać efektywność, konieczne jest osiągnięcie partnerstwa pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami firmy. Partnerstwo musi rozpocząć się od budowy systemu i trwać przez cały okres jego eksploatacji.
• Zasada przeniesienia wysiłków na główne kierunki - zwiększenie efektywności może wymagać znacznego rozszerzenia uprawnień niektórych pracowników przedsiębiorstwa. Często są to pracownicy pierwszej linii. Mogą również potrzebować podnoszenia kwalifikacji, szkoleń i włączenia w rozwój kluczowych wskaźników wydajności istotnych dla ich działalności. Konieczne jest także usprawnienie komunikacji pomiędzy różnymi działami i pracownikami.
• Zasada zintegrowanego pomiaru wyników, raportowania i doskonalenia wyników. Stworzony we własnym zakresie powinna zachęcać pracowników do podejmowania odpowiedzialnych i konkretnych decyzji. Niezbędne jest także zapewnienie pracownikom wszelkiej sprawozdawczości potrzebnej w ich pracy.
• Zasada powiązania wyników operacyjnych ze strategią. Wszystkie wskaźniki muszą mieć na celu osiągnięcie wyznaczonych celów przedsiębiorstwa. Konieczne jest ciągłe analizowanie i optymalizacja kluczowych wskaźników. Praca przedsiębiorstwa nie powinna zawierać wskaźników niezgodnych ze strategicznymi celami przedsiębiorstwa.

Stosowanie tych zasad pozwoli na zbudowanie skutecznego mechanizmu zarządzania przedsiębiorstwem.

Dziś praktycznie nie ma menedżerów firm, którzy nigdy nie korzystali ze wskaźników efektywności KPI. Znany wszystkim skrót oznacza „Key Performance Indicators”, co oznacza „kluczowe wskaźniki wydajności”. W środowisku rosyjskim KPI są interpretowane nieco inaczej, mierząc efektywność przedsiębiorstwa, co w zasadzie nie różni się od pierwotnej interpretacji.

Główne pytania artykułu:

• Co to jest wskaźnik KPI?
• Główne wskaźniki KPI
• Zastosowanie KPI w praktyce
• Przykłady wskaźników KPI

Co to jest KPI?

KPI to zestaw wskaźników, według których oceniana jest wydajność firmy, działu lub osoby. Takie wskaźniki, porównując przydzielone zadania z uzyskanymi wynikami, oceniają, w jakim stopniu określone cele zostały osiągnięte.

Główne cechy oceniane za pomocą wskaźników KPI:

• wynik produkcyjny to cel działań przedsiębiorstwa, tj. uzyskany zysk netto, wolumen sprzedanych produktów, przychody ze sprzedaży, wolumen wyprodukowanych produktów, udział w rynku zajmowany przez przedsiębiorstwo, liczba pozyskanych klientów, ich pozytywne recenzje, wizerunek itp.;
• efekt pośredni – niekorzystne dla firmy skutki: długi, nadmierna rotacja pracowników itp.;
• koszty zasobów – wszystkie koszty poniesione w procesie produkcji;
• koszty czasu – ilość czasu poświęconego na zadania;
• obiektywna ocena efektu produkcyjnego (użytecznego) jest głównym wskaźnikiem KPI charakteryzującym efektywność, wszystkie pozostałe wskaźniki oceniają skuteczność. Wskaźnik ten oblicza się poprzez odniesienie wyniku produkcyjnego (efektu korzystnego) do sumy wszystkich kosztów (zasobów i czasu).

Film na ten temat: jak prawidłowo wyznaczyć KPI

Główne wskaźniki KPI

Najczęściej ze wskaźników KPI korzystają duże sieci handlowe posiadające ogromną liczbę oddziałów. Zespołowi zarządzającemu centralą łatwiej jest oceniać funkcjonowanie firmy w jednej płaszczyźnie, posługując się zestawem konkretnych wskaźników. Na podstawie których łatwo jest prześledzić ten czy inny trend. W średnich i małych przedsiębiorstwach stosowanie systemu wskaźników KPI jest bardziej złożone pod względem oceny, niemniej jednak jest dość często stosowane.

Każdy menedżer ma prawo samodzielnie wybrać wymaganą liczbę wskaźników KPI. Głównym kryterium wyboru jest łatwość obliczania wartości. Należy również pamiętać, że wybrany wskaźnik musi w pełni analizować wynik działania.

Wśród wskaźników wykorzystywanych do analizy wyników najczęściej stosowane są:

• wskaźnik wolumenu sprzedaży – analizowane są wpływy pieniężne ze sprzedanych towarów;
• wskaźnik rotacji personelu to procentowy stosunek liczby zatrudnionych i zwolnionych pracowników w danym okresie;
• wskaźnik standardów usług - % wyraz tajnej oceny jakości usług.

W zależności od celów analizy, zakresu działalności i specyfiki pracy firmy wskaźniki mogą być różne.

Zastosowanie KPI w praktyce

Istnieje kilka podstawowych metod wykorzystania najbardziej optymalnej listy wskaźników KPI. Jednak wieloletnia praktyka ustaliła główną zasadę „10/80/10”, gdzie:

• 10 to liczba kluczowych wskaźników oceny uzyskanego wyniku;
• 80 to liczba wskaźników oceniających działalność produkcyjną (operacyjną);
• 10 to liczba wskaźników, według których oceniane są wyniki.

Warto zrozumieć, że główną zasadą stosowania systemu KPI jest umiejętność zarządzania i kontroli otrzymania niezbędnych wyników, tj. firma, dział lub indywidualny pracownik, któremu powierzono realizację analizy KPI, musi posiadać wszelkie uprawnienia umożliwiające wpływ na postęp w uzyskiwaniu wskaźników niezbędnych do dalszej analizy KPI.

Istnieje również kilka innych zasad, które znacznie ułatwiają proces analizy KPI:

• zasada partnerstwa - trzeba zrozumieć, że aby uzyskać jak najbardziej pozytywny wynik jakiegokolwiek działania, konieczna jest spójna praca całej firmy, od kierownictwa po personel serwisowy;
• zasada doskonalenia – istotą tej zasady jest to, że kierownictwo firmy musi być gotowe do przeszkolenia zespołu, przeprowadzenia programu podnoszenia umiejętności niektórych pracowników itp., aby osiągnąć pożądany efekt;
• zasada zwiększania odpowiedzialności – zasada ta oznacza, że ​​wprowadzając analizę KPI możliwe jest zwiększenie niezależności pracowników w zakresie podejmowania decyzji zarządczych;
• zasada zgodności ze strategią analizy i uzyskanymi wskaźnikami – celem tej zasady jest uzyskanie optymalnych wyników analizy KPI, spełniających podstawowe wymagania strategii analizy wskaźników efektywności.

Przykłady wskaźników KPI

Wdrażając system analizy wskaźników efektywności KPI, kierownictwo często zastanawia się, w jaki sposób dokładnie obliczany jest KPI. Można wymyślić całą listę wskaźników, należy jednak pamiętać, że każdy wskaźnik musi identyfikować konkretny cel analizy. Aby opracować skuteczny system analizy KPI dla pracowników, należy przede wszystkim zacząć od zadań i funkcji, które są ich obowiązkami służbowymi. Na przykład skuteczność Menedżera Sprzedaży można ocenić na podstawie liczby zamkniętych transakcji, opinii klientów na temat pracy menedżera itp.

Istnieje kilka warunków przeprowadzenia analizy KPI (dotyczy każdej struktury biznesowej):

1. Pewna liczba kryteriów oceny efektywności (nie więcej niż 10 parametrów, najbardziej optymalna to 5).
2. Logika. Żadne z kryteriów nie powinno zaprzeczać ani neutralizować drugiego.
3. Monitorowanie realizacji zadań analizy KPI.

KPI kierownictwa firmy i podwładnych

Ogólnie rzecz biorąc, system wskaźników KPI dla kierownictwa i podległego personelu jest taki sam. Najważniejsze jest to, że wybrane wskaźniki spełniają następujące wymagania:

• wymierność;
• szczegóły;
• realizm;
• konsystencja;
• pewność w czasie.

Główne „zalety” i „wady” stosowania wskaźników KPI w praktyce przedsiębiorstwa

Przeprowadzenie analizy wskaźników efektywności KPI w firmie ma zarówno pozytywne, jak i negatywne strony.

Zalety analizy KPI obejmują:

• efektem realizacji KPI jest z reguły większa motywacja pracowników do sumiennego wykonywania swoich zadań i funkcji produkcyjnych;
• każdy pracownik firmy otrzymuje konkretną listę wymaganych wyników;
• pracownicy mogą jasno ocenić swój wkład w realizację celów firmy;
• kierownictwo ma zawsze aktualne informacje o pracy każdego pracownika, co zwiększa kontrolę jakości wykonywania przez pracownika obowiązków służbowych.

Do głównych wad należą:

• czasami zdarza się, że niska produktywność działu odbija się negatywnie na wysokiej produktywności konkretnego pracownika, w efekcie może on odejść bez odpowiedniej oceny swojej pracy;
• nie wszyscy pracownicy otrzymują zachęty finansowe w wyniku realizacji swoich celów. Na przykład pracownicy administracyjni pozostaną bez pracy, jeśli celem analizy było zwiększenie zysku netto, po prostu nie będą mieli możliwości wykazania się;
• Czasami efektem analizy KPI jest tzw. motywacja odwrotna. Te. Zamiast nagród za osiągnięte wyniki pracownicy nie otrzymują nic, natomiast ci, którzy nie korygują zadania, są karani grzywnami lub karami.

KPI (kluczowy wskaźnik wydajności) jest wskaźnikiem sukcesu w określonej działalności lub w osiągnięciu określonych celów. Można powiedzieć, że KPI jest ilościowo mierzalnym wskaźnikiem faktycznie osiągniętych wyników.

Termin ten jest najczęściej tłumaczony na język rosyjski jako "kluczowy wskaźnik wydajności", co nie jest do końca prawdą: efektywność charakteryzuje relację osiągniętego wyniku do wydatkowanych zasobów, a inne parametry można mierzyć za pomocą KPI. Bardziej poprawne tłumaczenie to "Kluczowy wskaźnik wydajności".

KPI i BSC

Istnieje błędne przekonanie, że KPI jest bezpośrednio powiązany z BSC (zrównoważoną kartą wyników). Jednak twórcy BSC - Norton i Kaplan - nie używali terminu KPI, ale używali terminu miara - „zmierzyć”, „miernik”.

Istnieje raczej pośredni związek pomiędzy KPI i BSC: w BSC istnieje perspektywa „procesu biznesowego”, która zawiera cele związane z procesami biznesowymi. Do pomiaru osiągnięcia tych celów często wykorzystuje się wskaźniki tych procesów biznesowych – KPI.

Najbardziej odpowiednim zastosowaniem koncepcji KPI jest. zarządzanie procesami biznesowymi: KPI są miarami efektywności, wydajności i produktywności procesów biznesowych.

Wyróżnia się następujące typy kluczowych wskaźników:

1. Wynik KPI— ile i jakie rezultaty osiągnięto;
2. KPI kosztów— ile środków wydano;
3. Operacyjne KPI— wskaźniki wydajności procesów biznesowych (pozwala ocenić zgodność procesu z wymaganym algorytmem jego realizacji);
4. Wskaźniki wydajności— wskaźniki pochodne, które charakteryzują związek pomiędzy uzyskanym wynikiem a czasem poświęconym na jego uzyskanie;
5. KPI efektywności(wskaźniki efektywności) to wskaźniki pochodne, które charakteryzują stosunek uzyskanych wyników do wydatkowania zasobów.

Opracowując wskaźniki procesu, należy przestrzegać następujących zasad:

1. Zestaw wskaźników musi zawierać minimalną wymaganą liczbę, aby zapewnić pełne zarządzanie procesem biznesowym;
2. Każdy wskaźnik musi być mierzalny;
3. Koszt pomiaru wskaźnika nie powinien przekraczać efektu zarządczego stosowania tego wskaźnika.

Algorytm opracowywania wskaźników procesów biznesowych

Przyjrzyjmy się rodzajom kluczowych wskaźników wydajności na przykładzie procesu „Logistyka i wsparcie techniczne” przedsiębiorstwa produkcyjnego (ryc. 1)
Najwygodniej jest wyróżnić wskaźniki odnoszące się do Procesu przedstawionego w notacji IDEF0, gdy na rysunku przedstawiono Wejścia, Wyjścia, Sterowanie (zasady realizacji procesu) i Mechanizmy (sprzęt, personel). Kluczowe wskaźniki wydajności i wskaźniki wydajności, będące instrumentami pochodnymi, przy stosowaniu takiego schematu charakteryzują proces jako całość.

Rysunek 1. Proces „Logistyka”

Zidentyfikuj proces i jego wynik.

Na przykład,

Proces „Wsparcie materialne” jest wynikiem „Pozycji użytkowych zapasów”.

Zidentyfikuj zasoby wejściowe (zasoby przetwarzane w jednym cyklu procesu) i mechanizmy wejściowe (zasoby zapewniające powtarzalną realizację procesu - sprzęt, personel).

Na przykład,

Wejścia-zasoby Procesu Logistycznego:

• Wnioski o dostawę pozycji magazynowych;
• Aktywa magazynowe (materiały i materiały) - surowce i materiały, które należy dostarczyć zgodnie z planem zakupów lub zgodnie z żądaniami dostaw;
• Informacje o dostępności i kosztach towarów i materiałów na rynku.

Mechanizmy wejściowe rozpatrywanego procesu:

• Wyposażenie stanowisk pracy dla pracowników działu zaopatrzenia;
• Pracownicy działu zaopatrzenia.

1. Identyfikacja wejść sterujących (zasady i wymagania dotyczące realizacji procesu)

   Przykładowo, dany proces może być regulowany poprzez:

   • „Instrukcja przyjęcia i przechowywania surowców, półproduktów i materiałów na magazynie”;
   • „Metodyka wyboru dostawców”;
   • „Zasady zawierania umowy na dostawę surowców i dostaw”;
   • „Plan zakupów”.

2. Znając wynik, który należy uzyskać, należy go ocenić ilościowo - w celu stworzenia wskaźników rezultatu. Mogą być proste lub obliczone (za pomocą wzoru lub innej metody).

   KPI 1— liczba wniosków o towary i materiały (pozycje inwentarzowe) zrealizowanych terminowo.

   KPI 2— % wniosków o pozycje zapasów zrealizowanych terminowo.

   KPI 2 = KPI 1 / Z x 100%,
   Gdzie Z jest łączną liczbą złożonych wniosków o dostawę towarów i materiałów.

   KPI 3— % towarów i materiałów odpowiedniej jakości, które weszły do ​​produkcji.

   KPI 3 = A/B x 100%
   Gdzie A jest liczbą wprowadzonych do produkcji wyrobów i materiałów odpowiedniej jakości,
   B to całkowita liczba towarów i materiałów przyjętych do produkcji.

   Na podstawie danych wejściowych procesu można wygenerować wskaźniki kosztów.

   KPI 4— Koszty zakupu towarów i materiałów (koszty zasobów).

   Na podstawie mechanizmów procesu można wygenerować dodatkowe wskaźniki kosztów.

   KPI 5— Koszty prowadzenia działalności (koszty personelu i sprzętu).

   Poprawność procesu, oprócz wskaźników kosztów realizacji działania, odzwierciedlają także wskaźniki wydajności.

   KPI 6— Liczba przypadków nieprzekazania projektu budżetu do działu finansowego w ciągu roku.

   Wskaźniki wydajności obliczane są jako stosunek uzyskanego wyniku do czasu.

   Wskaźnik wydajności KPI 7 może być średnią liczbą zamówień realizowanych dziennie przez dział zakupów.

   KPI 7 = C/r
   Gdzie C to liczba rozpatrzonych wniosków w miesiącu,
   r — Liczba dni roboczych w miesiącu.

   Kalkulacja kluczowych wskaźników efektywności odbywa się na podstawie wcześniej alokowanych wyników KPI oraz kosztów KPI. Wskaźniki efektywności pełnią zatem rolę integralnej charakterystyki działalności.

   Przykład:
   Wskaźnik efektywności produkcji przedsiębiorstwa KPI 8 Można uwzględnić koszt wypełnienia jednego wniosku. Wskaźnik ten obliczany jest według następującego wzoru:

   KPI 8 = KPI 5 / KPI 1
   Gdzie KPI 1 to liczba wniosków o terminowo zrealizowane pozycje magazynowe,
   KPI 5 - Koszty prowadzenia działań.

Stosując tę ​​zasadę (stosunek kosztów do uzyskanych rezultatów) można obliczyć zarówno wskaźniki efektywności produkcji, jak i wskaźniki efektywności projektu czy wskaźniki efektywności zarządzania.

Praktyczne zastosowanie KPI

Zastosowanie w cyklu planowania i kontroli

Ponieważ KPI są miarami wyników i kosztów, można je stosować podczas planowania i monitorowania działań jako elementy planu.

Wskaźniki, których wartości mogą służyć jako elementy planu dla Działu Logistyki:

• % terminowej realizacji zamówień na towary i materiały – 99%;
• % wprowadzonych do produkcji towarów i materiałów odpowiedniej jakości – 100%.

Po przeprowadzeniu czynności mierzone i rejestrowane są rzeczywiste wartości wskaźników. W przypadku poważnych odchyleń wartości rzeczywistych od planowanych na gorsze, konieczne jest przeprowadzenie analizy działań i opracowanie działań naprawczych.

Korzyści ze stosowania systemu KPI c. zwykłej działalności firmy: planowanie i analiza działań są przeprowadzane na podstawie wyników potrzebnych systemowi biznesowemu. Wszystkie wskaźniki nie są wymyślane abstrakcyjnie, ale „pochodzą” z procesu, który konsoliduje działania niezbędne dla systemu. Jeśli planowanie odbywa się samodzielnie, w oderwaniu od rzeczywistych działań, wówczas często dobór wskaźników i ich docelowych wartości nie przyczynia się do osiągnięcia głównych celów organizacji, ale jest arbitralny i nie zawsze uzasadniony.

Motywacja personelu

Przy wdrażaniu KPI system motywacyjny staje się jasny i przejrzysty: ponieważ rejestrowane są wartości planowane i rzeczywiste, dla menedżera jest jasne, dlaczego i jak motywować pracownika. On z kolei dobrze rozumie, na jakich warunkach i jaką nagrodę otrzyma oraz za co zostanie ukarany.

Kierownik Działu Zakupów:

• Nagradzany za pomyślne osiągnięcie zaplanowanych wskaźników efektywności i efektywności;
• Pozbawiony premii za niespełnienie wskaźników efektywnościowych (przekroczenie terminu na przekazanie projektu budżetu do działu finansowego);

Tym samym dzięki systemowi KPI firma nagradza pracownika za uzyskanie potrzebnych mu wyników, a pracownik jest zainteresowany uzyskiwaniem wyników na równych zasadach z firmą.

Obecnie wiele firm próbuje zmusić swoich pracowników do pracy według systemu KPI ( Kluczowe wskaźniki efektywności- Kluczowe wskaźniki efektywności). Jakie są finansowe zalety i wady wskaźników KPI?

Cel jest ten sam, zadania są różne

KPI to system wskaźników, za pomocą których pracodawcy oceniają swoich pracowników. Ma wiele wspólnego z konwencjonalnym podejściem planowym. Z jedną zasadniczą różnicą: wskaźniki wydajności każdego pojedynczego pracownika są powiązane z ogólnymi KPI całej firmy (takimi jak zysk, rentowność czy kapitalizacja). Celem systemu jest to, aby działania pracowników różnych służb nie były ze sobą sprzeczne i nie spowalniały pracy specjalistów z innych działów. Każdy przyczynia się do wspólnej sprawy, pracuje nad osiągnięciem swoich celów i w efekcie otrzymuje premie za ich realizację.

Praca nad KPI pozwala specjalistom lepiej zrozumieć, co muszą zrobić, aby były skuteczne. „Efektywność” odnosi się nie tylko do ilości pracy wykonanej w jednostce czasu, ale także do korzyści, jaką firma uzyskuje z działań pracownika.

W każdym dziale ogólne KPI firmy są „rozbijane” na mniejsze, osobiste. Dla każdego z nich nie powinno być wielu kluczowych wskaźników. Wystarczą trzy do pięciu jasno określonych KPI. Najważniejsze, że każdy z nich można łatwo zmierzyć. Przykład wskaźników jednego z menedżerów sprzedaży: „wielkość sprzedaży nie jest mniejsza niż…”, „liczba nowych klientów jest nie mniejsza niż…”, „wielkość przeciętnego kontraktu dla klienta mieści się w ...”, „poziom znajomości języka angielskiego jest nie mniejszy niż…”

Miara wyniku

W dużych zachodnich firmach, gdzie wszystko jest maksymalnie opisane i szczegółowe, praca według systemu KPI jest dobrą opcją dla pracowników. Specjalista rozumie, ile, za co i kiedy otrzyma dodatkowe wynagrodzenie. I co jest wliczone w jego pensję. Jasne, udokumentowane informacje o tym, czego oczekuje od Ciebie pracodawca, znacznie ułatwiają Ci pracę. Każdy pracownik ma osobiste zadania i terminy ich wykonania, a firma na bieżąco monitoruje jego pracę za pomocą ocen.

W wielu firmach oprócz miesięcznego monitoringu, wyniki wszystkich KPI stanowią podstawę do rocznej oceny pracy personelu. Po corocznej ocenie Dyrekcja HR sporządza listy najbardziej obiecujących specjalistów, aby włączyć ich do rezerwy kadrowej firmy i awansować na stanowiska.

Ale jeśli „siedziba główna” pomaga obcokrajowcom w opracowywaniu celów, wówczas krajowi pracodawcy postępują inaczej przy ustalaniu celów i zadań swoich specjalistów. Niektórzy zapraszają konsultantów, inni zarządzają samodzielnie: cele wyznacza dyrekcja HR. Ponieważ ani pierwszy, ani drugi nie znają specyfiki pracy każdego konkretnego specjalisty, zdarza się, że wskaźniki są formułowane niedokładnie.

Na koniec pracownik staje przed faktem, że jego KPI okazują się niemożliwe do osiągnięcia. Lub wręcz przeciwnie, taki system pozwala specjalistom znaleźć „luki” prawne, aby nie obciążać zbytnio. Dyrektor IT holdingu przemysłowego Alexander wspomina, że ​​przed wdrożeniem KPI podlegli mu „sysadmini” rozwiązywali problemy użytkowników „od pierwszego wezwania”. Teraz, gdy dzwonią w stylu „Pomocy! Komputer się zawiesił!” reagują „w sposób burżuazyjny”. Żądają, abyś napisał prośbę zawierającą istotę problemu i przekazał ją starszemu „sysadminowi”. Następnie trafia do kolejki do wykonania. „Tak, mógłbym to zrobić w trzy minuty, ale nie zostanie to nigdzie nagrane. Dlaczego powinienem przejmować się trudnościami innych pracowników i działów? Ocenią mnie na podstawie wskaźników KPI, do których osiągnięcia jestem zmotywowany.”

Dodatkowo premia

Opisany system jest dobry dla pracowników, których wyniki pracy mają największy wpływ na wyniki finansowo-ekonomiczne przedsiębiorstwa. W firmach handlowych są to przede wszystkim menedżerowie najwyższego szczebla i menedżerowie sprzedaży, w biurach rekrutacyjnych – konsultanci doboru personelu.

Menedżer ds. komunikacji Elena twierdzi, że w jej firmie osiągnięcie celów przez pracownika wpływa również na indywidualną wielkość rocznego przeglądu wynagrodzeń: im wyższa ocena, tym wyższy procent wzrostu wynagrodzenia. „Premia roczna menedżerów składa się z dwóch zmiennych, które zależą od osiągnięcia indywidualnych celów oraz od osiągnięcia wskaźników efektywności firmy. Takie podejście zachęca do lepszego wykonywania obowiązków funkcjonalnych.

Dla pracowników z różnych działów wysokość premii, na którą wpływa KPI, może wynosić od 20% do 100% wynagrodzenia.

Jednocześnie wzór na obliczenie samej premii jest dość złożony: uwzględnia liczbę KPI, stopień realizacji każdego z nich, a także jego „wagę”, czyli współczynnik wpływu ( im ważniejszy wskaźnik dla firmy, tym wyższa „waga”).

Jeśli skala KPI nie zostanie poprawnie skompilowana, wynik będzie niewielki. Na przykład, jeśli jest zbyt wiele KPI, wpływ każdego z nich na wielkość ogólnej premii będzie niewielki. Ekonomistka Ludmiła twierdzi, że na początku miała około 20 wskaźników KPI, ale po roku zostały one zredukowane do pięciu. „Większość wskaźników stanowiła niewielką część premii, a dla mnie utrata 5% premii nie była szczególnie znacząca. 20-procentowa waga KPI motywuje znacznie skuteczniej – przyznaje.

Wady systemu

Jedną z głównych wad KPI jest to, że jeśli dział osiąga słabe wyniki, wszyscy jego pracownicy mogą jednocześnie stracić pensje. Przecież osobiste KPI są powiązane z kluczowymi wskaźnikami całego działu. Jeżeli cele nie są systematycznie osiągane, pracownik może zostać zdegradowany. Dlatego KPI zmusza Cię do ciągłego bycia w formie. Ci, którzy nie są w stanie wytrzymać tego rytmu, odchodzą sami.

Wadą pracy w systemie kluczowych wskaźników jest to, że nie wszyscy pracownicy mogą bezpośrednio wpływać na strategiczne KPI firmy. Jeśli premia jest uzależniona od zysku netto i sprzedaży, jest mało prawdopodobne, aby siedzący w biurze sekretarz lub ekonomista był w stanie na nią wpłynąć.

Bardzo często w ukraińskich firmach system motywacji KPI jest „jednostronny”: wszystko, co pracownik przekracza, to po prostu dobrze wykonana praca, za którą otrzymuje wynagrodzenie, a za niewykonanie zostaje pozbawiony części wynagrodzenia . Lub inna opcja: wdrażany jest system kluczowych wskaźników, ale nie ma powiązania z programem motywacji pracowników.

Pracę specjalistów technicznych (księgowych, inżynierów, programistów) łatwiej opisać opisem stanowiska. A wybranie dla nich uczciwej „linii” jest bardzo trudne.

I dalej. Trzeba wziąć pod uwagę, że planowanie i kalkulacje KPI wymagają czasu. Szef działu logistyki firmy transportowej Roman jest niezadowolony, że wprowadzenie tego systemu spowodowało dla niego dodatkowe godziny pracy. „Teraz pod koniec każdego miesiąca muszę poświęcać czas na ustalanie i obliczanie wskaźników KPI dla wszystkich moich podwładnych. Wszystkie wskaźniki muszą zostać uzgodnione z Dyrekcją HR. Jednocześnie nie płacą mi dodatkowo za naliczenie wysokości premii – narzeka.

Przejściu na system KPI zwykle towarzyszą niepokoje wśród pracowników: niektórzy „po cichu sabotują” innowację, inni nie akceptują jej do końca i odchodzą z firmy. Trudno od razu zmienić przyzwyczajenia, kolejność pełnienia funkcji i przyzwyczaić się do nowych warunków wynagradzania.

Były kierownik regionalny firmy cukierniczej Andrei wspomina, że ​​kiedy postawiono mu za cel „sprzedaż nie wielu tanich cukierków, ale dużo drogich”, musiał wiele zmienić w swojej pracy. Przeszkodą był brak zrozumienia innowacji przez zespół i partnerów. Kiedy przekwalifikowywał swoich podwładnych, część osób odeszła. A kiedy negocjował z sieciami handlowymi, bazując na nowych celach firmy, zmuszony był zgodzić się na bardziej rygorystyczne warunki.