Wszyscy wiemy, że często menadżer wydaje polecenia sprzeczne z obowiązującym prawem, np. jako menadżer miałem obowiązek iść do pracy w dni świąteczne, za które nie otrzymywałem wynagrodzenia. Nazywało się to „obowiązkiem”. Ale jak wiemy, za te dni należy zapłacić podwójnie, co się nie stało. Po zapoznaniu się z takim nakazem funkcjonariusz inspekcji pracy z pewnością sprawdzi rozliczenia międzyokresowe za te dni w dziale księgowości. Dodatkowo podpisujemy polecenie kierownika dotyczące wprowadzenia w życie tabeli personelu, a kopia tego zarządzenia musi pozostać u sekretarza (jeśli zarządzenia znajdują się w sekretariacie). Jest to bezpośrednie naruszenie Ustawy o danych osobowych.Chciałbym zwrócić Państwa uwagę na fakt, że osobiście (lub szef działu HR) przekazujemy zlecenia do podpisu dyrektorowi generalnemu (menedżerowi). Nigdy nie zostawiaj teczki z zamówieniami w sekretariacie „do podpisu”.

Procedura wyznaczania osoby odpowiedzialnej za zarządzanie dokumentacją kadrową

Istotnym warunkiem jest obecność w formie obowiązkowych danych, takich jak: nazwa dokumentu, nazwa firmy, rodzaj dokumentu, data jego sporządzenia, opis przeprowadzanej operacji kadrowej ze wskazaniem wartość jego pomiaru (pieniężna lub rzeczowa). Również zgodnie z ust. 2 art. 9 ustawy nr 402-FZ, obowiązkowe jest wskazanie osób odpowiedzialnych, ich miejsca w organizacji, podpisów wraz z dekodowaniem inicjałów i nazwisk.

Informacje

Z wyjątkiem doprecyzowania podpisu, zasady sporządzania dokumentów pierwotnych pozostały praktycznie niezmienione. Każda firma ma zlecenia od menadżera związane z działalnością firmy i wymagające oficjalnej rejestracji.

Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prace biurowe

Uwaga

• Zapisy pracy
• Zamówienia

Pytanie brzmi, czy prawidłowe byłoby następujące sformułowanie zarządzenia: Mianowanie dyrektora Iwanowa I.I. odpowiedzialny za organizację i prowadzenie akt osobowych, w tym prowadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, wydawanie zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich od dnia 01.11.2016 r. (1. czy to wystarczy? 2. czy muszę spisywać kontrolę, którą dla siebie rezerwuję?) Odpowiedź Odpowiedź na pytanie: Zarządzenie wyznaczające osobę odpowiedzialną za pracę z zeszytami ćwiczeń wydawane jest w dowolnej formie. Zauważmy, że jeśli w tej sytuacji dyrektor jest szefem organizacji, to przepisy nie zawierają bezpośrednio obowiązku wydania zarządzenia konkretnie w stosunku do dyrektora.


Faktem jest, że w przypadku braku polecenia wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za pracę z zeszytami ćwiczeń, osoba taka domyślnie jest kierownikiem organizacji.

Dokumenty kadrowe: próbki i formularze 2017-2018

Stanowisko to potwierdza praktyka sądowa, zob. chociażby orzeczenie Moskiewskiego Sądu Miejskiego z dnia 15 marca 2012 r. nr 4g/4-1515. Jednocześnie, aby uniknąć nieporozumień z organami kontroli, zaleca się wydanie takiego zarządzenia.

W takim przypadku treść zarządzenia może brzmieć np. następująco: „Prowadzenie dokumentacji kadrowej obejmujące obowiązki w zakresie prowadzenia, przechowywania, ewidencjonowania i wydawania zeszytów ćwiczeń w celu usprawnienia pracy z zeszytami ćwiczeń oraz w trybie § 45 ust. Regulamin prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń powierzam sobie”. Więcej o nakazie poddania się badaniom lekarskim przeczytasz klikając w link.

Jeżeli dyrektor nie jest szefem organizacji, treść zarządzenia może być taka, jak wskazano, łącznie z klauzulą ​​o zachowaniu kontroli nad sobą. Przykładowe zamówienie można znaleźć w materiałach Formularza Systemu Personalnego nr 2.

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji kadrowej

XXX"│ │LLC "XXX"│ ││ │ZAMÓWIENIE│ ││ │ » 2014 N 4 l/s │ ││ │Moskwa│ ││ │W sprawie powołania osób odpowiedzialnych za prowadzenie│ │zarządzania dokumentacją personalną│ ││ │ W celu szybkiego i wysokiej jakości zarządzania personelem│ │ praca biurowa│ ││ │ ZAMÓWIAM:│ ││ │1. Wyznacz kierownika osoby prawnej I.I. jako odpowiedzialnego za utworzenie dokumentacji kadrowej │ │ (zwanej dalej osobą odpowiedzialną).

Iwanow.│ │2. Osoba odpowiedzialna ponosi osobistą odpowiedzialność za założenie i │ │ księgowanie dokumentów personalnych zgodnie z obowiązującym │ │ ustawodawstwem. │ │3. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji prowadzi następujące dzienniki │ │ zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia: │ │ – dziennik zamówień dla personelu, │ │ – dziennik umów o pracę, │ │ – dziennik spraw osobistych.│ │ Kłody te muszą być ponumerowane, splecione, poświadczone │ │ podpisem szefa osoby prawnej i opieczętowane.│ │4.

Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji kadrowej

Jest to standardowa procedura, w ramach której kandydat na stanowisko musi złożyć wniosek z prośbą o zatrudnienie, przedstawić niezbędne dokumenty, w tym paszport, SNILS, dane bankowe do otrzymywania wynagrodzenia, NIP, książeczkę pracy, jeśli jest dostępna. Zostaje zawarta umowa o pracę, następuje zapoznanie się z dokumentami założycielskimi organizacji, aktami lokalnymi i opisami stanowisk. Warto pamiętać, że powołanie pracownika na stanowisko kierownika akt osobowych możliwe jest dopiero po uwzględnieniu tego stanowiska w tabeli personelu organizacji. Jest to dokument, który menedżer musi przygotować z wyprzedzeniem, a w przyszłości, po powołaniu oficera personalnego, zajmie się tabelą personelu.Tekst polecenia przypisującego pracownikowi dodatkowe funkcje jest następujący.

• Zapewnia organizacji niezbędny personel.
• Uczestniczy w szkoleniach, rozwoju, motywowaniu i doskonaleniu zawodowym personelu.
• Uczestniczy w ocenie kwalifikacji zawodowych personelu, deklaruje potrzebę wymiany i przeniesienia specjalistów.
• Bada rynek pracy, monitoruje poziom wynagrodzeń różnych specjalistów.
• Uczestniczy w monitorowaniu dyscypliny pracy i podejmuje działania mające na celu jej poprawę.
• Zna Kodeks Pracy i organizuje pracę zgodnie ze wszystkimi przepisami i przepisami.
• Odpowiedzialność za raportowanie HR.

Procedura powołania osoby odpowiedzialnej za dokumentację kadrową Często zdarza się, że w momencie rozpoczęcia działalności firma nie ma jeszcze kierownika działu HR. W takim przypadku kierownik organizacji może wydać polecenie wyznaczenia sobie lub innemu pracownikowi firmy osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji personalnej.

Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji kadrowej

Od czego zaczyna się firma? Ktoś powie – od pomysłu, ktoś – od rejestracji, ktoś – od reżysera. I to prawda. Aby oficjalnie założyć firmę, należy ją zarejestrować.
A pierwszym rozkazem, który podpisze reżyser, będzie polecenie zatrudnienia reżysera. Aby kogoś zatrudnić, musisz mieć zatwierdzony harmonogram zatrudnienia (pobierz próbkę), a także podpisaną umowę o pracę (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Okazuje się, że jednocześnie z zatrudnieniem dyrektora generalnego konieczne jest powołanie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji kadrowej. Jakie funkcje pełni specjalista HR Specjalista HR jest osobą bardzo potrzebną firmie.

Zazwyczaj takie spotkanie jest wymagane tylko w dużych organizacjach, ponieważ pracodawcy zatrudniającemu mały personel bardziej opłaca się pozostawić te funkcje menedżerowi. Zarządzanie dokumentacją kadrową powierzono osobie posiadającej odpowiednie doświadczenie.

Może to być również prawnik, sekretarka, kierownik zarządzający lub kierownik ds. sprzątania. Wyznaczając urzędnika, należy zwrócić uwagę na takie cechy kandydata, jak uważność, odporność na różne stresy i umiejętności komunikacyjne, ponieważ ten pracownik najprawdopodobniej będzie głównym łącznikiem między siłą roboczą a kierownictwem.

Zarządzenie w sprawie powołania osoby odpowiedzialnej za prowadzenie akt osobowych 2017

Ze względu na specyfikę swojej działalności ma prawo żądać od kierownictwa organizacji wszystkich aktów prawa miejscowego i innych dokumentów niezbędnych do pracy. Pracownik HR może żądać od pracowników różnych danych osobowych niezbędnych do rejestracji zatrudnienia, różnych świadczeń, gwarancji i odszkodowań.

Obowiązki: W większości przypadków listę obowiązków oficera personalnego można podzielić na kilka bloków warunkowych:

1. Poszukiwanie kandydatów na wolne stanowiska w organizacji. Obejmuje to zamieszczanie ogłoszeń, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami, proszenie o dodatkowe informacje od organów ścigania i innych organów. Współpraca z centrami zatrudnienia.
2. Ruch robotniczy.

Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za dokumentację personalną, wzór

Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”) - Zarządzenie Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25.08.2010 N 558 „W sprawie zatwierdzenia „Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych zarządzania powstałych w trakcie działalności organów państwowych, lokalnych rządy i organizacje, wskazujące okresy przechowywania” - Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 05.01.2004 N 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności” W organizacjach komercyjnych wszystko jest trochę prostsze. Zgodnie z ustawą federalną z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ „O rachunkowości”, od 1 stycznia 2013 r. każda firma ma prawo do samodzielnego opracowywania wszelkich dokumentów. W tym wypadku nie ma zupełnie znaczenia, czy znajdą się one w albumie ujednoliconych form dokumentów, czy też nie.

Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie akt osobowych pobierz

Polecenie powołania osoby odpowiedzialnej za pracę biurową powstaje w dwóch przypadkach: gdy w organizacji wzrosła ilość dokumentów i sekretarz nie jest już w stanie sobie z tym poradzić, lub jeżeli w firmie nie ma w ogóle sekretarza, lecz osoba, która będzie przetwarzać dokumenty jest niezwykle potrzebna. W artykule znajdziesz dwa wzory poleceń dotyczących wyznaczenia osoby odpowiedzialnej oraz komentarze do nich.
Zamówienie takie sporządzane jest zawsze w dowolnej formie. Najważniejsze jest wskazanie, komu konkretnie, kiedy i jaki rodzaj odpowiedzialności jest przypisany. Główny bohater zamówienia – odpowiedzialny pracownik – musi zapoznać się z tym dokumentem. Nie zaszkodzi także posiadanie informacji o tym, co zrobić w przypadku, gdy osoba wyznaczona postanowieniem zachoruje lub uda się w podróż służbową, czyli zapewni zastępstwo na okresy krótkotrwałej nieobecności.

Powodem powstania artykułu były dwa pytania czytelników dotyczące powołania osób odpowiedzialnych za pracę biurową. Okazały się one jednak bardziej skomplikowane, niż się wydaje na pierwszy rzut oka, m.in. z powodu niewystarczających regulacji prawnych.

Zwiń pokaz

Gdzie: delo@strona
Temat:

Proszę mi powiedzieć, czy w jednej organizacji mogą być zatrudnione dwie osoby odpowiedzialne za pracę biurową? Jeżeli tak, to czy należy wydać nakaz rozdzielenia ich obowiązków?

Zwiń pokaz

Gdzie: delo@strona
Temat: Bezpłatne konsultacje dla abonentów

Planujemy wyznaczyć na zlecenie organizacji osoby odpowiedzialne za pracę biurową w działach i przypisać im określone obowiązki. Proszę o szersze omówienie tego zagadnienia, a mianowicie: jakie obowiązki powinny należeć do osób odpowiedzialnych za pracę biurową w działach i jak to dokumentować?

Za wszystko odpowiedzialny jest menadżer!

Odpowiedzialność za fundusz dokumentacyjny organizacji, a co za tym idzie, dla systemu zarządzania biurem i jego budowy, niedźwiedzie kierownik(tj. jedyny organ wykonawczy). Tę samą odpowiedzialność ponosi się za dokumenty dotyczące ładu korporacyjnego i związaną z nimi dokumentację. zarząd/prezes i sekretarz spółki. Jest to odpowiedzialność wobec założycieli/właścicieli za organizację działalności i odpowiedzialność zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym przed państwowymi organami regulacyjnymi.

Ale w żadnym aktualny akt prawny regulujący Odpowiedzialność zarządzającego za cały fundusz dokumentacyjny organizacji nie jest niestety zapisywana bezpośrednio, w formie określonego sformułowania. Ona wyrażone pośrednio co do zasady w formie uprawnień organów do zatwierdzania dokumentów, wydawania zarządzeń, wyznaczania osób odpowiedzialnych/przekazywania uprawnień, ponownie na podstawie zarządzeń.

Zwiń pokaz

Romana Avalyana, redaktor naczelny czasopisma „Spis Prawny Wykonawcy”

Od kwietnia 2016 r. Dostosowano art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej: teraz w przypadku nieobecności w ustalonych okresach przechowywania Dokumenty księgowe(ewidencja podstawowa, rejestry, raportowanie, raport z audytu) „urzędnicy” mogą zostać ukarani grzywną, a w przypadku powtarzających się naruszeń – dyskwalifikacją. Ale w tym artykule nie określono, kogo mają na myśli urzędnicy.

Dlatego przejdźmy do części 1 art. 7 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”. Mówi, że menedżer jest odpowiedzialny za organizację księgowości i przechowywanie odpowiednich dokumentów. W konsekwencji, jeśli kierownik powierzył odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji i przechowywanie dokumentów powiedzmy głównemu księgowemu, wówczas będzie musiał zostać ukarany. Jeśli taki obowiązek nie zostanie przypisany żadnemu pracownikowi, wówczas sam kierownik będzie musiał zapłacić grzywnę.

Słuszność takiego podejścia potwierdziła Plenum Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej w paragrafie 24 uchwały nr 18 z dnia 24 października 2006 r. „W niektórych kwestiach pojawiających się dla sądów przy stosowaniu części szczególnej Kodeksu Rosyjskiego Federacja ds. Przestępstw Administracyjnych.” Mówi, że podejmując decyzję o pociągnięciu urzędnika do odpowiedzialności administracyjnej, należy odwołać się do przepisów dotyczących rachunkowości, zgodnie z którymi odpowiedzialność ponosi kierownik do organizacji księgowości i główny księgowy - do prowadzenia ewidencji oraz terminowe składanie pełnych i rzetelnych sprawozdań finansowych.

Również sądy uważają takie podejście za uzasadnione (patrz np. orzeczenia Sądu Miejskiego w Moskwie z dnia 6 maja 2015 r. nr 4a-0628/15 oraz z dnia 29 kwietnia 2014 r. nr 4a-748/2014). Często unieważniają decyzje sądów niższej instancji, które pociągają do odpowiedzialności menedżera, jeśli w jego firmie zatrudniony jest główny księgowy.

Jest też wspaniały ust. 4 art. 10 ustawy federalnej z dnia 26 października 2002 r. nr 127-FZ „O niewypłacalności (upadłości)”, który bezpośrednio pozwala na przesunięcie spłaty długów w sprawie osób zarządzających upadłą osobą prawną w tym w przypadku braku „dokumentów księgowych i (lub) sprawozdawczych, obowiązku przechowywania (sporządzania) i przechowywania określonego przez prawo” lub jeżeli zawarte w nich informacje zostały zniekształcone.

Naruszenia w administracji zarządzanie dokumentacją kadrową podlegają części 1 art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej, co ponownie pozwala na ukaranie grzywną nie tylko osoby prawnej, ale także urzędnika pracodawcy (kto to jest: kierownik czy bezpośredni wykonawca?) . Jeżeli na przykład kierownik Iwan Iwanowicz właściwie przekazał (udokumentował) odpowiedzialność za prowadzenie zeszytów pracy Maryi Iwanowna, a ona zgubiła książeczkę pracy pracownika, wówczas zostanie ona pociągnięta do odpowiedzialności (paragraf 2, punkt 45 Zasad prowadzenia i przechowywanie zeszytów ćwiczeń, formularzy zeszytów produkcyjnych i udostępnianie ich pracodawcom, zatwierdzone dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225 „W sprawie zeszytów pracy”).

Oczywiście Iwan Iwanowicz może poddać Maryi Iwanownę postępowaniu dyscyplinarnemu, obniżyć premię itp., Ale w sądzie lub urzędnicy inspekcji pracy może zostać ukarany jako osoba odpowiedzialna - bezpośredni wykonawca (patrz np. Decyzja Moskiewski Sąd Miejski z dnia 10 lipca 2012 r. w sprawie nr 7-1306/2012) i dyrektor generalny (patrz np. postanowienie Moskiewskiego Sądu Miejskiego z dnia 8 lipca 2015 r. w sprawie nr 7-6031/2015 ).

Istnieją inne obszary pracy regulowane odrębnymi przepisami (np. pracować z apelami obywateli). Tutaj wszystko sprowadza się do tego, kogo można uznać za urzędnika. Jasna odpowiedź znajduje się dopiero w art. 4 ust. 5 ustawy federalnej z dnia 2 maja 2006 r. nr 59-FZ „W sprawie procedury rozpatrywania odwołań obywateli Federacji Rosyjskiej” (zwanej dalej ustawą o prawach obywateli Odwołania):
„Urzędnikiem jest osoba, która stale, czasowo lub na mocy upoważnienia specjalnego sprawuje funkcje przedstawiciela rządu lub pełni funkcje organizacyjne, administracyjne, administracyjne i gospodarcze…”.

Kogo sąd ukarze za naruszenie trybu rozpatrywania odwołań obywateli z art. 5.59 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej: kierownik (który organizuje pracę i podpisuje odpowiedzi) czy należycie upoważniony zwykły wykonawca (który prowadzi całą pracę i przygotowuje dokument do podpisu)? Okazuje się, że pierwszy z nich! Potwierdza to chociażby stanowisko Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej (uchwała nr 11-AD12-11), który w listopadzie 2012 roku uchylił orzeczenia sądów niższej instancji, zdejmując odpowiedzialność z wykonawcy i przerzucając ją na kierownik (na mocy art. 4 i 10 ustawy o odwołaniach obywateli).

Tak więc niektóre obszary pracy mogą być regulowane specjalnymi przepisami, a następnie należy dokładnie zrozumieć, co jest tam napisane. We wszystkich innych przypadkach(nie jest to szczegółowo uregulowane), „wszystkie drogi prowadzą” do lidera.

W statucie prawie każdej organizacji ustala się odpowiedzialność organów wykonawczych (kolegialnych – zarząd lub indywidualnych – prezes zarządu, dyrektor generalny) za organizację systemu zarządzania, a system zarządzania dokumentacją (papierkową robotą) uważany jest obecnie za jeden z najważniejszych elementów infrastruktury, wraz z zarządzanie personelem, systemy księgowe i podatkowe, księgowość, zarządzanie projektami, bezpieczeństwo informacji, zarządzanie jakością, finansowanie i budżetowanie itp. Ponadto statut każdej organizacji oraz standardowe statuty opracowane dla średnich i małych przedsiębiorstw przewidują odpowiedzialność za przekazanie dokumentów organizacji w przypadku jej likwidacji do odpowiedniej instytucji/archiwum archiwalnego. Komisja likwidacyjna / syndyk masy upadłościowej przyjmuje dokumenty dotyczące ustawy od pierwszego szefa organizacji.

Przeglądy praktyki arbitrażowej i praktyki sądów powszechnych, które publikowane są na łamach naszego magazynu, pokazują także, że odpowiedzialność finansowa i administracyjna za fundusze dokumentacyjne i archiwalne spoczywa przede wszystkim na szefach organizacji.

Zobacz aktualność „Odpowiedzialność pomocnicza byłego szefa upadłej organizacji przekroczyła miliard”

Zobacz aktualność „Za bezpieczeństwo dokumentacji naukowo-technicznej (w odróżnieniu od dokumentacji finansowo-ekonomicznej) nie odpowiada dyrektor! »

Ostatecznie utworzenie, podporządkowanie i nazwa służby zarządzania biurem, jej skład liczbowy i wymagania kwalifikacyjne dla pracowników zależą od kierownika organizacji, który zatwierdza strukturę organizacyjną, tabelę personelu, regulaminy działów i opisy stanowisk. Pamiętajmy także, że nazewnictwo akt organizacji, za pomocą którego usystematyzowana jest kasa dokumentacyjna, inwentarze spraw i ustawy o przydzielaniu dokumentów do zniszczenia, zatwierdza kierownik organizacji. Zatwierdzając nomenklaturę spraw / swoim podpisem na znakach homologacyjnych formalizuje i potwierdza swoją odpowiedzialność za fundusz dokumentowy, jego stan i ruch. Instrukcje pracy biurowej, formularze i standardowe ujednolicone formularze dokumentów organizacji są również zatwierdzane zarządzeniami kierownika. A jeśli przyzna prawo wydawania takich poleceń jednemu ze swoich zastępców i powierzy mu kontrolę nad ich przestrzeganiem lub nawet dla kierownika służby zarządzania biurem, wówczas zgodnie z prawem, statutem organizacji i zasadami delegowania uprawnień, w dalszym ciągu jest on odpowiedzialny za realizację przekazanych uprawnień przez wszystkich osoby przez niego upoważnione.

Niestety nie wszyscy menedżerowie zawsze rozumieją, że informacje i dokumenty są własnością i aktywem organizacji. Tworzy się i rozwija fundusz dokumentacyjny i system prowadzenia dokumentacji. To nie przypadek, że obecne standardy zarządzania dokumentami, odzwierciedlające doświadczenia światowych „dobrych praktyk”, konsolidują tę koncepcję w odniesieniu do dokumentów i są przeznaczone przede wszystkim dla kadry zarządzającej/wyższej kadry kierowniczej organizacji:

• GOST R ISO 15489-1-2007 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Zarządzanie dokumentami. Wymagania ogólne” i
• GOST R ISO 30300-2015 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Informacje i dokumentacja. Systemy zarządzania dokumentacją. Podstawy i słownictwo.”

Zobacz artykuł „Nowy GOST R ISO 30300-2015” na temat normy, która weszła w życie 1 lipca 2016 r. Zwróć uwagę na „rewolucję” w rozumieniu pojęcia „system zarządzania dokumentami” (DMS), a także co do terminologicznej „szorstkości” nowego GOST

Zalecamy, aby działy HR organizacji dokonały na stanowisko Prezesa Zarządu/Dyrektora Generalnego (i odpowiednio szefów pionów strukturalnych) organizacja potrzebuje oświadczeń dotyczących odpowiedzialności (najlepiej w Części 1 „Postanowienia ogólne”), patrz Przykład 1 dla próbki.

Takie uregulowanie w regulaminach stanowisk kierowników organizacji oraz w opisach stanowisk kierowników pionów strukturalnych stanowi organizacyjną podstawę zapewnienia udokumentowane przyjęcie i przekazanie spraw zgodnie z ustawą w przypadku zmiany tych osób.

Przykład 1

Zwiń pokaz

Wreszcie, ponieważ pierwszy menedżer jest odpowiedzialny za system prowadzenia dokumentacji i fundusz dokumentacyjny organizacji, od czasów Unified State Record Work System (M., 1974; dalej EGSD), pojawiła się bardzo słuszna rekomendacja w sprawie zapewnienia podporządkowania służby zarządzania biurem bezpośrednio kierownikowi organizacji.

Kto zajmie się formalnościami?

Tym samym za pracę biurową odpowiada w rzeczywistości szef organizacji, będący narzędziem systemu zarządzania. Określa sposób organizacji pracy biura, wyznacza osoby odpowiedzialne do dyrygowania praca biurowa w działach organizacyjnych i strukturalnych.

Od pierwszego menedżera zależy, jak zostanie zbudowany system zarządzania biurem, czy powstanie usługa zarządzania biurem i jak będzie się nazywać, jaka będzie jej obsada i nazwy stanowisk specjalistycznych, fundusz płac itp. aspekty organizacyjne. W tym przypadku należy oczywiście wziąć pod uwagę kierunki i skalę działalności, rozmieszczenie terytorialne, formę organizacyjno-prawną itp. czynniki. Uwzględnia się wielkość obiegu dokumentów, od której zależy struktura usługi zarządzania biurem i jej liczba. Standardowe nazwy usług pracy biurowej (zarządzanie biurem, biuro, dział ogólny, sekretariat) zostały kiedyś ustalone przez Jednolitą Służbę Statystyczną. Obecnie zaleca się obliczanie liczby pracowników w służbie zarządzania biurem (lub osób odpowiedzialnych za jego utrzymanie) zgodnie z obowiązującymi dokumentami regulacyjnymi i metodologicznymi:

• Międzysektorowe zintegrowane standardy czasu pracy nad dokumentacją wspierającą zarządzanie (zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 25 listopada 1994 r. nr 72) oraz
• Standardy czasowe pracy nad wsparciem dokumentacji dla struktur zarządczych federalnych władz wykonawczych (zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 26 marca 2002 r. nr 23).

Zobacz artykuł „Kadry obsługi dokumentacji”. Proponuje kilka metod obliczania wymaganej liczby pracowników biurowych. Język liczb pomoże Ci przynajmniej udowodnić kierownictwu, że Twoi ludzie są przepracowani i uchroni ich przed zwolnieniami, a maksymalnie uzasadni zatrudnienie nowych

W małej organizacji (lub w oddzielnej geograficznie jednostce) z małym przepływem dokumentów wszystkie operacje można prowadzić ewidencję sekretarz organizacji (lub sekretarz wydziału). Taki system zarządzania biurem nazywa się scentralizowanym. A jeśli objętość przepływu dokumentów jest duża, można go stworzyć nawet w małych organizacjach usługa / dział / sektor / grupa zarządzająca dokumentacją lub przedszkolna placówka edukacyjna, składający się z 1-2 pracowników, których funkcje zawodowe będą związane wyłącznie z pracą biurową.

Odpowiedzialność za pracę biura (za jego utrzymanie), o których mowa w pytaniu, przypisuje się co do zasady:

• w małych organizacjach o skromnym wolumenie przepływu dokumentów, za całe przetwarzanie, za które odpowiadają;
• lub odwrotnie, w dużych organizacjach o znacznym wolumenie przepływu dokumentów, gdy usługa zarządzania biurem (zarządzanie sprawami itp.) jest wyspecjalizowaną jednostką strukturalną stworzoną wyłącznie w celu organizacji systemu zarządzania dokumentami całej firmy, a bezpośredni realizatorzy siedzą „na ziemi” w działach, które prowadzą prace biurowe na ich terenie i są za nie odpowiedzialne.

Tworząc usługi pracy biurowej, obecnie zalecamy postępowanie zgodnie z definicją zawartą w Regulaminie pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (zatwierdzonym dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. Nr 477): „Usługa pracy biurowej jest jednostką strukturalną, której powierzono funkcje utrzymania pracy biurowej, a także osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie dokumentacji w pozostałych działach strukturalnych.” Zatem, W organizacji może być kilka osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji.

Ten odpowiedzialność zakłada, że ewidencjonowanie dla danego pracownika może nie być najważniejszy, ale dodatkowa funkcja, wraz z tymi, które pełni jako specjalista z innej dziedziny (a prawie wszystkie funkcje wiążą się z dokumentacją). Taka odpowiedzialność do dyrygowania obowiązki biurowe są obecnie przypisane do najniższych stanowisk w organizacji i bez podwyżki wynagrodzenia.

Analiza praktyki ujawniła 3 główne sposoby sformalizowania odpowiedzialności za prowadzenie dokumentacji.

Pierwszy sposób, w którym opis stanowiska pracy np. księgowego, inżyniera, administratora, specjalisty ds. sprzedaży czy radcy prawnego, który ma najniższy poziom kwalifikacji (lub został niedawno zatrudniony w organizacji), uwzględnia po prostu odpowiadające mu funkcje pracownicze związane z pracą biurową . I na tych warunkach zostaje zawarta umowa o pracę i wydawane jest zlecenie zatrudnienia. Stosowany jest w małych organizacjach o niewielkim wolumenie przepływu dokumentów. Przykładowo w dziale 1 „Postanowienia ogólne” opisu stanowiska dowolnego specjalisty może zostać uwzględniona następująca pozycja:

Przykład 2

Fragment opisu stanowiska osoby odpowiedzialnej za pracę biurową

Zwiń pokaz

1.2. Młodszy konsultant prawny wykonuje prace biurowe zgodnie z instrukcją pracy biurowej Tekhnoservice LLC oraz innymi lokalnymi przepisami regulującymi kwestie pracy biurowej.

Oczywiście instrukcja pracy biurowej musi być sporządzona i zatwierdzona wcześniej, gdyż nie da się wymagać opracowania instrukcji od osoby odpowiedzialnej za pracę biurową, która pełni tę funkcję jako dodatkową, a nawet trudno wymagać jakości wykonywania czynności związanych z pracą biurową. Metoda ta odpowiada najlepszym praktykom zagranicznym, jednak podnosi koszty pracy biurowej, gdyż zarobki specjalisty branżowego (np. młodszego radcy prawnego) są z reguły wyższe niż zarobki pracownika biurowego. A jakość funkcji urzędniczej jako funkcji dodatkowej wymaga dokładniejszej kontroli.

Drugi sposób stosowane w dużych organizacjach, gdy konieczne jest przypisanie odpowiedzialności za prowadzenie dokumentacji w działach strukturalnych. Cały system zarządzania biurem w tym przypadku zostanie zbudowany jako mieszany, w którym część czynności biurowych prowadzona jest centralnie, a część – w jednostkach strukturalnych, przez specjalnie wyznaczonych pracowników. W tym przypadku wzrasta odpowiedzialność „centralnej” usługi zarządzania biurem, ponieważ ona:

• w instrukcjach biurowych organizacji określa, którym specjalistom w jednostkach strukturalnych można powierzyć pracę biurową i jakie czynności wykonują. W każdym dziale instrukcji pracy biurowej można wyróżnić podrozdziały:
  • „Zarządzanie sprawami odbywa się przez...”
  • „osoba odpowiedzialna za pracę biurową w jednostce strukturalnej wykonuje...”;
• w razie potrzeby opracowuje i organizuje zatwierdzanie instrukcji lub zasad prowadzenia pracy biurowej w działach strukturalnych (z uwzględnieniem dokumentów związanych ze specjalnymi systemami dokumentacji - księgowej, naukowo-technicznej, produkcyjnej, finansowej itp., a także pracy biurowej na odwołania od praca biurowa obywatelska i kadrowa, która może być realizowana w tych pionach strukturalnych);
• w razie potrzeby opracowuje standardowy opis stanowiska pracy dla osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji w jednostce strukturalnej, będący uzupełnieniem głównego opisu stanowiska pracy dla stanowiska/specjalności/zawodu;
• inicjuje wydawanie poleceń (w skrajnych przypadkach koniecznie je koordynuje, jeśli inicjatorem takiego polecenia jest kierownik jednostki) przypisując odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji w jednostkach strukturalnych konkretnym pracownikom i zwalniając ich z odpowiedzialności w związku ze zmianą personelu . Zamówienia te można zaliczyć do zamówień na czynności administracyjno-organizacyjne, które posiadają 5-letni termin ważności. Przygotowując projekty zamówień, zalecamy stosowanie standardowych formuł mowy:

  Przykład 3

  Fragment zarządzenia wyznaczającego osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji w wydziale

  Zwiń pokaz

  1.1. Przypisz odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji (lub przypisać funkcję prowadzenia ewidencji) w dziale sprzedaży i pracy z klientami PJSC „Techcertyfikacja” dla specjalisty w dziale sprzedaży i pracy z klientami Olega Wasiljewicza Meszkowa (na podstawie porozumienia o zmianie warunków umowy o pracę ustalonych przez strony z O.V. Meshkovem).

  Przykład 4

  Fragment zarządzenia o zdjęciu odpowiedzialności za prowadzenie dokumentacji w dziale

  Zwiń pokaz

  1.1. Zwolnienie Olega Wasiljewicza Meszkowa, specjalisty w dziale sprzedaży i obsługi klienta, od wykonywania obowiązków osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji (lub pełniący funkcję urzędniczą) w dziale sprzedaży i obsługi klienta PJSC „Techcertyfikacja” od 22 września 2016 r. (na podstawie porozumienia o zmianie warunków umowy o pracę ustalonych przez strony z O.V. Meshkovem).

  1.2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

• prowadzi wykazy pracowników wyznaczonych do prowadzenia ewidencji w oddziałach strukturalnych i aktualizuje je;
• wspólnie z działem personalnym dokonuje odpowiednich uzupełnień w opisach stanowisk pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji;
• organizuje zaawansowane szkolenia dla pracowników i uczestniczy w ich certyfikacji w zakresie jakości wykonywania funkcji pracowniczych i operacji w procesie pracy biurowej;
• w razie potrzeby organizuje zastępstwo osób odpowiedzialnych za pracę biurową w działach strukturalnych w przypadku ich czasowej nieobecności.

Metodę tę często stosuje się w organizacjach i holdingach rozproszonych geograficznie, gdzie działy nie tylko nie tworzą wyspecjalizowanych działów zarządzania biurem, ale także oszczędzają na wprowadzaniu stanowisk odpowiednich specjalistów. Metoda ta niestety również nie sprzyja jakości przetwarzania dokumentów.

Trzeci sposób, najczęstszy, przewiduje proste wprowadzenie regularnych pozycji do tabeli personelu sekretarze lub urzędnicy jako osoby odpowiedzialne za pracę biurową w działach dużych organizacji, co jest możliwe dzięki mieszany system pracy biurowej (gdy część czynności biurowych lub ich część wykonywana jest przez służbę centralną (zarządzanie przedsiębiorstwem, biuro, dział ogólny), a część - zdecentralizowana w działach przez sekretarzy lub urzędników). Stanowiska i wymagane poziomy kwalifikacji sekretarzy i urzędników odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji muszą być zgodne z nowym standardem zawodowym „Specjalista w zakresie wsparcia organizacyjnego i dokumentacyjnego zarządzania organizacją” (zatwierdzonym zarządzeniem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 6 maja 2015 r. Nr 276n). Obecnie z uwzględnieniem tego standardu zawodowego opracowywane są opisy stanowisk pracy, umowy o pracę oraz zamówienia na zatrudnienie sekretarek i urzędników.

W praktyce można spotkać się z innymi sytuacjami, gdy Przypisuje się odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji wniosków obywateli, prowadzenie dokumentacji dotyczącej realizacji umów, pracę z dokumentacją naukowo-techniczną oraz jej przechowywanie itp. Najważniejsze jest kompleksowe uregulowanie tej odpowiedzialności w ramach budowania systemu zarządzania organizacją i jej dokumentami.

Technologia biurowa, czyli jak podzielić obowiązki pomiędzy „centrum” i „odpowiedzialne”

Praca biurowa jest technologia, w którym powiązane ze sobą operacje wykonywane są sekwencyjnie. Praca biurowa jest analizowana i regulowana operacyjnie, zwłaszcza w mieszanej, najczęściej spotykanej formie jej organizacji. Aby ustalić odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji, należy przeanalizować i ustalić w odpowiednich przepisach lokalnych (przynajmniej w instrukcjach zarządzania ewidencją), jakie operacje (działania) i z jaką kategorią/rodzajem dokumentów/obiegiem dokumentów realizuje „centralny ” obsługa ewidencji oraz jakie operacje i czynności mogą wykonywać osoby odpowiedzialne za pracę biurową, które w istocie nie są obarczone odpowiedzialnością w rozumieniu obowiązujących przepisów, a jedynie funkcja wskazówek praca biurowa - wykonywanie indywidualnych operacji na dokumentach pod metodologicznym lub bezpośrednim liniowo-funkcjonalnym wytycznymi „centralnej” służby pracy biurowej.

Pokażemy możliwą opcję podziału obowiązków za pracę biurową w formie mieszanej. Z przykładu 5 jasno wynika, że ​​„centralnej” służbie pracy biurowej, która bezpośrednio współdziała z pierwszym szefem organizacji, należy przypisać rozwiązanie kwestii organizacyjnych, opracowanie lokalnych przepisów dotyczących pracy biurowej, wytyczne metodologiczne dotyczące ich stosowania, a także kwestie budżetowania kosztów odbioru, doręczenia i przekazania dokumentów. Osoby odpowiedzialne za pracę biurową mogą podlegać bezpośrednio kierownikom wydziałów, w tym wyodrębnionym terytorialnie, jednak muszą wykonywać pracę biurową ściśle według wytycznych metodologicznych „centralnej” służby pracy biurowej, która zapewnia funkcjonalne zarządzanie realizacją te operacje.

Zobacz artykuł „Władze: Podział i Delegowanie” w nr i ' 2013. Przykładowe dokumenty przedstawiono w celu rejestracji różnych opcji przekazania uprawnień: na stałe (np. w trakcie reorganizacji), długoterminowo i sporadycznie (w czasie urlopów lub podróży służbowych zastępowanego pracownika). Zrozumiesz różnicę pomiędzy zastępstwem w pełnym wymiarze godzin, a pracą w niepełnym wymiarze godzin i przeniesieniem na inną pracę.

W każdej firmie, niezależnie od jej formy organizacyjno-prawnej, w procesie działań operacyjnych powstają codziennie dziesiątki, setki, a nawet tysiące dokumentów różnego rodzaju: pisma wychodzące, polecenia czynności podstawowych lub administracyjnych, polecenia zarządu, protokoły spotkań operacyjnych lub posiedzeń zarządu, a także umowy, rachunki, faktury itp.

Obieg dokumentów od momentu rejestracji osoby prawnej aż do jej zamknięcia (a często i później) ma kluczowe znaczenie dla pełnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Profesjonalnie zorganizowany system obiegu dokumentów w organizacji pozwala zarządzać informacjami, mieć dostęp do historii interesujących nas zagadnień, monitorować pracę poszczególnych pracowników lub całych działów, a także wspierać działania zarządcze poprzez potwierdzanie decyzji podjętych w przedsiębiorstwie, śledzenie postęp w ich realizacji i rejestrowanie wyników.

Urzędnik – „filtr informacji” organizacji

Jednym z głównych zadań urzędnika jest organizuje system pracy biurowej i ponosi odpowiedzialność za powierzony mu obszar pracy. Przypomnijmy, że urzędnik z reguły rejestruje i przechowuje takie dokumenty, jak pisma wychodzące i przychodzące, polecenia dotyczące czynności podstawowych, polecenia, protokoły spotkań operacyjnych, a także w imieniu menedżera innego rodzaju dokumenty, które są nie przekazane pod jurysdykcję wyspecjalizowanych służb. Na pierwszy rzut oka urzędnik w osobie sekretarza lub zastępcy kierownika ma bardzo pośredni związek z dokumentami wystawianymi przez pracowników firmy lub jej działów strukturalnych. Ale w rzeczywistości nie jest to do końca prawdą.

Praca sekretarza biurowego jest często niedoceniana przez pracowników organizacji. Z reguły wynika to z faktu, że ustawodawstwo w naszym kraju nie przewiduje odpowiedzialności administracyjnej ani innej za naruszenie zasad prowadzenia ewidencji i organizacji obiegu dokumentów. Obowiązujące w kraju dokumenty metodyczne i standardy mają charakter doradczy i nie zawierają informacji o karach za ich nieprzestrzeganie. Warto jednak o tym pamiętać Niedbałe podejście do dokumentów, ich wykonania, publikacji, przechowywania, rejestracji może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji. Na przykład w przypadku zagubienia pisma lub dokumentu konieczne staje się jego ponowne sporządzenie, uzgodnienie i podpisanie, co wiąże się ze znaczną stratą czasu. Niezarejestrowanie pisma lub zawiadomienia do organów i służb rządowych (np. urzędu skarbowego) w terminie może skutkować opóźnieniami w dostarczeniu żądanych dokumentów, a w niektórych przypadkach – karami finansowymi i karami.

Co do zasady, jeśli pojawiają się problemy związane z nieprawidłowym wykonaniem dokumentów, niewłaściwym przechowywaniem archiwów czy utratą ważnych dla firmy dokumentów, roszczenia kierownictwa kierowane są konkretnie do osób odpowiedzialnych za pracę biurową. Jednak urzędnik często nie ma możliwości prześledzenia każdego dokumentu, sprawdzenia jego prawidłowego wykonania i odpowiedniego zarejestrowania, ponieważ często autorami i wykonawcami różnego rodzaju dokumentów są inni pracownicy organizacji. Urzędnik jest swego rodzaju „filtrem informacji” organizacji: przechodzi przez nią większość dokumentów firmy, korespondencja z partnerami i kontrahentami; To do niego zarówno menadżer, jak i pracownicy zwracają się, gdy zachodzi potrzeba odnalezienia dokumentu, przejrzenia historii korespondencji, sprawdzenia daty otrzymania lub wysłania określonych dokumentów. Każdy dział firmy w toku swojej działalności tworzy określony zakres dokumentów. Tym samym dział HR prowadzi zarządzanie dokumentacją kadrową zgodnie z przepisami prawa pracy, sporządza różnego rodzaju dokumenty osobowe na zatwierdzonych formularzach, prowadzi własną numerację dokumentów wychodzących i kieruje się obowiązującymi w tym obszarze aktami prawnymi i wykonawczymi kierownictwo. Dział finansowy kieruje się przepisami ustawowymi i aktami prawnymi przyjętymi w Federacji Rosyjskiej w zakresie rachunkowości i prowadzi ewidencję dokumentów finansowych (rachunki, faktury, faktury). Dział prawny odpowiada za sporządzanie, rejestrację, przechowywanie i archiwizację wszelkiego rodzaju dokumentów prawnych (umów, porozumień, roszczeń, protokołów ze spotkań założycieli itp.).

Urzędnik nie musi znać ram prawnych i regulacyjnych regulujących każdy z działów organizacji, ale należy wziąć pod uwagę specyfikę przepływu dokumentów w tych działach organizować system pracy biurowej w przedsiębiorstwie i koordynować wewnętrzny dokument regulacyjny (instrukcje pracy biurowej, regulamin pracy biurowej) ze wszystkimi działami organizacji.

Ważny dokument czy „dodatkowa kartka papieru”?

Organizując system zarządzania dokumentami i opracowując Regulamin prowadzenia biura w organizacji, konieczne jest pozyskanie pełnego wsparcia obsługi prawnej.

Do głównych zadań obsługi prawnej należy:

• wzmacnianie praworządności w działalności organizacji;
• analiza dokumentów i decyzji podejmowanych w organizacji pod kątem zgodności z określonymi aktami prawnymi;
• ochrona praw i uzasadnionych interesów przedsiębiorstwa i jego pracowników.

Praktyka pokazuje, że interakcja prawnika z zastępcą menedżera pełniącym obowiązki urzędnika nie zawsze jest efektywna. Często powodem tego jest stałe zatrudnienie prawnika i wykonywanie przez niego „ważniejszych” zadań niż zatwierdzenie pisma, zarządzenia, regulaminu pracy biurowej czy przesłanego mu pakietu dokumentów do przesłania kontrahentowi.

Jeżeli prawnik organizacji nie docenia roli pracy biurowej, warto mu przypomnieć, że jeśli praca biurowa w organizacji jest usystematyzowana i uregulowana na wszystkich poziomach, to obsługa prawna musi przebiegać według ustalonego trybu. Jednym z argumentów w takiej rozmowie może być to, że: „Wypełniam polecenia mojego menadżera, który uważa za konieczne ujednolicenie dokumentów, stworzenie jednolitego systemu obiegu dokumentów i określenie zasad prowadzenia dokumentacji.

W niektórych przypadkach prawnicy powołują się na fakt, że są to „dodatkowe kawałki papieru, które tylko komplikują pracę”, ale tutaj należy pamiętać, że wewnętrzny dokument firmy, podpisany przez pierwszą osobę, jest obowiązkowy do wykonania przez wszystkich pracownicy organizacji. Swoją drogą, powodem niechęci pracowników organizacji do uzgadniania zapisów Regulaminu Pracy Biurowej jest często fakt, że wprowadzenie takiego dokumentu dodaje odpowiedzialności i wymaga większej uwagi podczas przygotowywania i przygotowywania dokumentów.

Tymczasem Regulamin pracy biurowej i kontroli jego wykonywania przez urzędnika daje obsłudze prawnej gwarancję, że żaden dokument nie opuści Kancelarii, dopóki nie zostanie należycie uzgodniony i zatwierdzony. Poza tym faktycznie dokument pozwoli zaoszczędzić czas w przyszłości, ponieważ jasno określone zasady zatwierdzania dokumentów wskazujące terminy uwolnią prawnika od niepotrzebnych i nieterminowych pytań, z którymi często zadają się pracownicy organizacji.

Proces opracowania i zatwierdzenia tego zapisu nie zawsze jest łatwy, gdyż wymagana jest dokładna analiza dokumentów i procesów obiegu dokumentów w organizacji. Jednak w przyszłości obecność takiego dokumentu i jego wykonanie znacznie ułatwi urzędnikowi kontrolę nad pracą urzędu i obiegiem dokumentów, a pracownikom działu – przygotowanie i realizację dokumentów.

Określenie zakresu zadań wymagających interakcji

Ponieważ urzędnik jest swego rodzaju „filtrem informacji” organizacji, a prawnik analizuje dokumenty i decyzje podejmowane w organizacji pod kątem zgodności z przepisami, zapewnia pomoc prawną w przygotowaniu dokumentów jednocześnie z rozwojem zarządzania biurem i obiegu dokumentów konieczne jest określenie zakresu spraw i zadań wymagających wspólnej pracy urzędnika i prawnika (patrz tabela).

Podział odpowiedzialności za rozwój systemu zarządzania biurem

Przykład 1

Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji w organizacji

Otwarta Spółka Akcyjna „Magnolia”
(Magnolia LLC)

ZAMÓWIENIE

13.01.2014 № 002

Moskwa

W sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji

W celu usprawnienia i zwiększenia efektywności obsługi dokumentacji w Magnolia LLC (zwanej dalej Spółką)

ZAMAWIAM:

1. Wyznacz zastępcę menedżera Solntseva M.Yu. odpowiedzialny za organizację i utrzymanie pracy biura od 13.01.2014r.
2. Zastępca menedżera Solntseva M.Yu. opracuje wraz z obsługą prawną Regulamin wykonywania pracy biurowej w Spółce do dnia 20 stycznia 2014 roku.
3. Zastępca menedżera Solntseva M.Yu., prawnik Maksimov D.M. opracowywać projekty formularzy listu wychodzącego, zarządzenia, instrukcji w Spółce, a także innego rodzaju dokumentów wykorzystywanych w bieżącej działalności organizacji.
4. Zastrzegam sobie kontrolę nad realizacją niniejszego zamówienia.

Dyrektor generalny Perepelkin AE Perepelkin

Przykład 2

Fragment Regulaminu pracy biurowej, uzgodniony z prawnikiem i zatwierdzony przez kierownika

REGULAMIN PRODUKCJI skrzynek
W MAGNOLIA Sp

I. Postanowienia ogólne

1.1. Regulamin prowadzenia biura w Magnolia LLC (zwany dalej Regulaminem) został opracowany w celu usprawnienia dokumentacyjnego wsparcia zarządzania i zwiększenia jego efektywności.

Instrukcja jest dokumentem normatywnym ustalającym jednolite zasady sporządzania i wykonywania dokumentów, prowadzenia ewidencji, rejestracji i kontroli wykonywania dokumentów.

To nie jest pełna lista kwestii i zadań wymagających wspólnej pracy urzędnika i prawnika, ale poruszyliśmy główne punkty.

Aby od samego początku uporządkować skoordynowaną pracę pracownika biurowego i obsługi prawnej, zaleca się określenie w Regulaminie pracy biurowej głównych, wspólnie rozwiązywanych zadań. W zależności od potrzeb organizacji, propozycji, które może złożyć służba prawna, dokument może zawierać oddzielny blok poświęcony przepisom współdziałania działów, procedurze zatwierdzania dokumentów, a także terminowi ich zatwierdzenia i aprobata.

Prowadzenie dokumentacji i obieg dokumentów to kluczowe elementy efektywnego funkcjonowania organizacji. Obecność przejrzystego systemu przepływu dokumentów pozwala na nawiązanie interakcji między wewnętrznymi działami, oddziałami i działami, a skoordynowana praca zespołowa pracowników i działów jest kluczem do sukcesu całej firmy.

Na potrzeby niniejszego artykułu przez urzędnika będziemy rozumieć pracownika organizacji odpowiedzialnego za utrzymanie pracy biurowej w organizacji.

Czy następujące sformułowanie zarządzenia byłoby prawidłowe: Mianuj dyrektora Iwanowa I.I. odpowiedzialny za organizację i prowadzenie akt osobowych, w tym prowadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, wydawanie zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich od dnia 01.11.2016 r. (1. czy to wystarczy? 2. czy muszę pisać sterowanie?)

Odpowiedź

Odpowiedz na pytanie:

Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za pracę z zeszytami ćwiczeń wydawane jest w dowolnej formie.

Nie przegap: głównego materiału miesiąca od czołowych specjalistów Ministerstwa Pracy i Rostrud

Encyklopedia zamówień personalnych z Systemu Personalnego.

Zauważmy, że jeśli w tej sytuacji dyrektor jest szefem organizacji, to przepisy nie zawierają bezpośrednio obowiązku wydania zarządzenia konkretnie w stosunku do dyrektora. Faktem jest, że w przypadku braku polecenia wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za pracę z zeszytami ćwiczeń, osoba taka domyślnie jest kierownikiem organizacji. Stanowisko to potwierdza praktyka sądowa, zob. np.

Jednocześnie, aby uniknąć nieporozumień z organami kontroli, zaleca się wydanie takiego zarządzenia.

W takim przypadku treść zarządzenia może brzmieć np. następująco: „Prowadzenie dokumentacji kadrowej obejmujące obowiązki w zakresie prowadzenia, przechowywania, ewidencjonowania i wydawania zeszytów ćwiczeń w celu usprawnienia pracy z zeszytami ćwiczeń oraz w trybie § 45 ust. Regulamin prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń powierzam sobie”.

Nie ma zatem konieczności wydawania przez kierownika odrębnego polecenia przejęcia uprawnień do prowadzenia dokumentacji pracy. Jednocześnie, aby usprawnić dokumentację kadrową i jednoznacznie potwierdzić osobę odpowiedzialną, obecność takiego dokumentu nie będzie zbędna. Ponadto zapis, że menadżer przejmuje odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji pracy, może być częścią innego dokumentu regulującego uprawnienia menedżera w organizacji.

Iwan Szkłowiec,

Zastępca szefa Federalnej Służby Pracy i Zatrudnienia

1. Odpowiedź:Czy kierownik organizacji ma obowiązek wydać polecenie przejęcia uprawnień do prowadzenia ksiąg pracy, jeżeli będzie je samodzielnie prowadził, przechowywał, rozliczał i wydawał?
2. Kształty:Zarządzenie w sprawie wyznaczenia urzędnika odpowiedzialnego za prowadzenie, przechowywanie, rejestrowanie i wydawanie zeszytów pracy

ZAMÓWIENIE nr 256

w sprawie wyznaczenia urzędnika odpowiedzialnego za utrzymanie, przechowywanie,

księgowość i wydawanie ksiąg pracy

Moskwa 01.10.2016

Najważniejsze zmiany tej wiosny!

• 
  W pracy urzędników HR zaszły istotne zmiany, z którymi trzeba się liczyć w 2019 roku. Sprawdź w formacie gry, czy uwzględniłeś wszystkie innowacje. Rozwiąż wszystkie problemy i otrzymaj przydatny prezent od redakcji magazynu „Personnel Business”.
• 
  Przeczytaj w artykule: Dlaczego kierownik HR musi sprawdzać księgowość, czy trzeba składać nowe raporty w styczniu i jaki kod zatwierdzić grafiku w 2019 r.
• 
  Redaktorzy magazynu „Personnel Business” przekonali się, jakie nawyki oficerów personalnych zajmują dużo czasu, ale są prawie bezużyteczne. A niektóre z nich mogą wręcz zdezorientować inspektora GIT.
• 
  Inspektorzy z GIT i Roskomnadzoru poinstruowali nas, jakich dokumentów nie można obecnie w żadnym wypadku wymagać od nowo przybyłych osób ubiegających się o pracę. Na pewno masz jakieś dokumenty z tej listy. Przygotowaliśmy pełną listę i wybraliśmy bezpieczny zamiennik dla każdego zabronionego dokumentu.
• 
  Jeśli zapłacisz urlop z jednodniowym opóźnieniem, firma zostanie ukarana grzywną w wysokości 50 000 rubli. Skróć okres wypowiedzenia o co najmniej jeden dzień - sąd przywróci pracownika do pracy. Przestudiowaliśmy praktykę sądową i przygotowaliśmy dla Ciebie bezpieczne rekomendacje.

Jeżeli ilość dokumentacji do wypełnienia jest imponująca lub wzrosła, a dotychczasowa kadra nie jest w stanie sobie z tym poradzić, wówczas potrzebne jest polecenie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prace biurowe. W załączeniu wzór i formularz niniejszego opracowania.

AKTA

W większości przypadków w małych organizacjach za prace biurowe odpowiada sekretarz. Ale czasami organizacja w ogóle nie ma sekretarza, ale potrzebuje osoby, która sporządzałaby dokumenty fundamentalnie ważne dla firmy, albo jest sekretarz, ale nie radzi sobie z ilością dokumentacji, którą należy wypełnić , wykonane, wysłane itp.

Każdy pracownik organizacji może zostać wyznaczony do odpowiedzialności, według uznania kierownika.

Połączenie i dodatkowa opłata

Jeżeli takie polecenie stanowi sposób na podwyższenie wynagrodzenia pracownika za zwiększoną liczbę obowiązków, to wskazanie konkretnej kwoty w zamówieniu byłoby naruszeniem.

Aby prawnie poprawnie sformalizować taki dodatek i zwiększyć wykonaną pracę, należy podpisać dwa dokumenty: postanowienie o powołaniu oraz postanowienie o ustaleniu dodatku osobistego (należy do kategorii dokumentów dla personelu).

W zleceniu nie należy podawać wysokości premii, gdyż byłoby to równoznaczne z ujawnieniem danych osobowych (a w większości przypadków pracownik nie pisze na to zgody podczas ubiegania się o pracę). Dlatego wymagany jest drugi dokument. Przecież polecenie powołania osoby odpowiedzialnej za pracę biurową jest poleceniem na działalność główną, a jej dane są dostępne dla każdego.

Zmiana pracownika

Zdarzają się sytuacje, gdy zamówienie wymaga wprowadzenia w nim zmian. Na przykład istniejący specjalista odchodzi, awansuje itp. A jego miejsce zajmuje kolejna osoba. Nowoprzybyłego należy zapoznać ze swoimi obowiązkami, wystawić dokument potwierdzający korektę zamówienia i uzyskać podpis „świeżego” pracownika. Zarządzenie będzie zatem miało moc prawną.

Terminowe dostosowanie tego rodzaju dokumentu zmniejsza prawdopodobieństwo otrzymania przez menedżera upomnienia lub pociągnięcia go do odpowiedzialności administracyjnej w postaci kary pieniężnej.

Składniki zamówienia

Dokument nie ma jednolitej formy, ale koniecznie musi zawierać:

• Nazwa organizacji, szczegóły.
• Data podpisania.
• Miasto.
• W jakim celu wydawane jest polecenie? Zakłada się dowolne sformułowanie. W tym przykładzie brzmi to jak „optymalizacja pracy biurowej”. To zdanie jest najbardziej powszechne i logiczne w tej sytuacji.
• Od jakiego dnia pracownik rozpoczyna wykonywanie tych obowiązków? Rozumie się, że są to obowiązki dodatkowe i obciążenie pracą przydzielonego pracownika wzrasta.

• Jakie obowiązki są przypisane?
• Kto będzie wykonywał te obowiązki w przypadku czasowej nieobecności wyznaczonej osoby. Jeśli nie ma takiego pracownika, po prostu piszą, że kierownik podpisze odpowiednią instrukcję.
• Jeżeli za obowiązki wymagana jest dodatkowa opłata, kierownik odnosi się do wewnętrznych przepisów pracy organizacji. Nie zaleca się podawania kwoty w tekście.
• Kto sprawuje kontrolę nad realizacją punktów dokumentu.

Dokument uzupełniany jest podpisem wyznaczonej osoby, kierownika organizacji. Potrzebujemy także „autografów” wszystkich osób wymienionych w zarządzeniu wyznaczającym osobę odpowiedzialną za prace biurowe.

Lista obowiązków

Najlepszą opcją jest sytuacja, gdy organizacja ma opis stanowiska dla tego stanowiska. W zamówieniu wystarczy podać link do tego artykułu, a w samej instrukcji - określić wszystkie obowiązki, jakie przejmuje wyznaczony pracownik. Ale jeśli ich nie ma, wówczas obowiązki te można wymienić bezpośrednio w kolejności (na szczęście oznacza to dowolną formę prezentacji).

Dla Twojej informacji! Inną możliwością spisania obowiązków pracownika jest przyjęcie instrukcji pracy biurowej, która precyzuje funkcjonalność pracownika.

Przypadków użycia

W dużych organizacjach obowiązuje także odrębne zarządzenie wyznaczające osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji personalnej. Wynika to z faktu, że pracuje tam większa kadra, stąd też ilość wypełnionej dokumentacji kadrowej. Każda organizacja ma prawo samodzielnie określić nazwę i liczbę stanowisk. Należy również wziąć pod uwagę, że wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za pracę biurową będzie miało znaczenie w organizacjach posiadających kilka oddziałów. Błędem jest sądzić, że jeśli w organizacji macierzystej istnieje sekretariat, jednostki strukturalne nie muszą się martwić o prowadzenie różnego rodzaju dokumentów.

Aby prawnie ustalić odpowiedzialność za prowadzenie różnego rodzaju dokumentów w zakresie obowiązków kierownika konkretnego działu, pojawia się polecenie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prace biurowe, którego wzór można pobrać na górze strony.

Aspekty prawne

Menedżer jest początkowo odpowiedzialny za obieg dokumentów i pracę biurową. A wyznaczony pracownik jest odpowiedzialny jedynie za proces jego utrzymania. Oznacza to, że takie aspekty jak personel, płatności i liczba usług zarządzania biurem są całkowicie ustalane przez menedżera. Podwładny jedynie zarządza i utrzymuje funkcjonalność systemu obiegu dokumentów.

W 2016 r. zmieniono art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej. Stanowi, że kara za nieprawidłowe przechowywanie dokumentów (a jest to część pracy biurowej) zostanie nałożona na osobę odpowiedzialną w formie grzywny, a w przypadku powtarzających się naruszeń – dyskwalifikacji. Jest tam sformułowanie „oficjalny”. Może to być zarówno menedżer, jak i pracownik jego organizacji.

Jeżeli kierownik podpisał zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prace biurowe, a dokument ma moc prawną, wówczas wyznaczona osoba odpowiada za wszelkie naruszenia, które mogą zostać ujawnione podczas kontroli.