В ходе развития бизнеса каждая компания рано или поздно сталкивается с вопросом автоматизации, в общем, и автоматизации сетей дистрибуции в частности.

Для начала необходимо дать определение самого понятия «дистрибьюторская сеть». Дистрибьюторская сеть – это система региональных структур, управляемая единым центром, основная цель которых – реализация товара.

Стоит отметить, что можно выделить как минимум два типа сетей дистрибуции. Первый тип (жесткая дистрибьюторская сеть) – это сеть территориально распределенных компаний, которые управляются центральным офисом и имеют единую управленческую и бухгалтерскую систему.

Второй тип (мягкая дистрибьюторская сеть) – это сеть, которая состоит из региональных дистрибьюторских компаний, которые предоставляют свои услуги производителю.

Главная проблема всех больших компаний – это огромное количество функциональных ролей, то есть между разными сотрудниками распределенные все полномочия и обязанности, а это неизменно приводит к усложнению системы коммуникации и, как результат, разные части этой системы могут не знать о потребностях, сложностях и существующих противоречиях друг друга. Поэтому возникает необходимость централизации системы управления, что обеспечивает согласованную работу разных частей, но при этом в головном офисе начинают скапливаться огромные объемы информации.

Подобная проблема свойственна как жестким, так и мягким сетям дистрибуции, однако для мягких сетей актуальны еще и следующие проблемы: противоположность целей производителя и дистрибьюторов, противоречия между дистрибьюторами в одном регионе, двойное подчинение агентов, отсутствие единых стандартов ведения бизнеса.

Какие же задачи помогает решить автоматизация?

• Увеличение эффективности работы региональных представителей;
• Управление товарооборотом через различные каналы сбыта;
• Сокращение объемов ручной работы;
• Повышение эффективности контроля дебиторской задолженности;
• Оптимизация складских запасов.

Вышеизложенные задачи актуальны и для производителя, и для дистрибьюторских компаний, и для региональных представительств.

Важной проблемой между производителем и дистрибьюторами является конфликт интересов. Такой вопрос автоматизация помогает решить с максимальной выгодой для обеих сторон.

Так, главная цель дистрибьютора – это получение максимальной прибыли, которою он получает путем предоставления производителю своих услуг. Основная же цель производителя – максимизации оборота, а в следствии и долю рынка. И на первый взгляд эти цели схожи, ведь увеличить прибыль можно и за счет увеличения объемов продаж.

Но необходимо понимать, что существует множество факторов, которые влияют на себестоимость дистрибьюторских услуг и на получаемую прибыль. Так, например, дистрибьюторам гораздо проще работать с точками, которые обеспечивают высокую доходность (например, городские магазины и т.д.), в то же время им куда дороже продавать продукцию в местах с менее развитой инфраструктурой, а для удовлетворения требований производителя, в основном, используют манипулирование с отчетностью. Таким образом, производитель не увеличивает объемы продаж своей продукции, а вместе с ними и долю рынка. В таком случае конфликт экономических интересов налицо.

Очень часто производители пытаются заставить работать на «нерентабельных территориях» лишь путем давления, проверок и угроз потери бонусов. В таком случае дистрибьютор начинает требовать снижение стандартов для таких территорий.

Получение производителем достоверной информации об отгрузках конкретным точкам продажи и автоматизация позволяет разделить отгрузки на разные типы и соответственно выдавать разную премию за работу в различных сегментах. Таким образом, работа на «нерентабельных территориях» становится для дистрибьютора отдельным бизнесом, в развитии которого он заинтересован. Также системы позволяют наладить систему он-лайн заказов , что значительно упрощает процесс ведения бизнеса как для производителя, так и для дистрибьюторов.

Помимо всего прочего автоматизация позволяет решить проблему конкуренции дистрибьюторов на одной территории, так как производитель сможет контролировать установленные договоренности и гарантировать их выполнение.

Подытоживая вышеизложенное, можно сделать вывод, что автоматизация сетей дистрибуции – это огромный шаг на пути к построению современного, конкурентоспособного и процветающего бизнеса, поскольку она помогает решить самые острые проблемы как производителей, так и дистрибьюторов.

С целью увеличения розничных продаж и повышения эффективности работы торговых представителей, компания «АВК» разработала проект автоматизации подразделения прямых продаж. Пилотный запуск данного проекта решено было провести в киевском представительстве компании в ООО «АВК Киев».

Выбор программного обеспечения

Для автоматизации прямых продаж было избрано программное обеспечение MobileSOP, а системным интегра-тором выступила компания «Толтек». Решающее влияние на принятие такого решения оказал тот факт, что компания MobileSOP взяла на себя обязательство на протяжении двух дней адаптировать своё программное обеспечение к требованиям компании «АВК», а «Толтек» – за два дня осуществить базовую интеграцию системы мобильной торговли «MobileSOP» с информационной системой ООО «АВК Киев», построенной на платформе «1С:Предприятие 8.2

Процесс внедрения «MobileSOP»

Пилотный запуск проекта был проведен в срок, через два дня после начала проекта первый торговый представитель ООО «АВК Киев» начал собирать заказы на поставку товаров с помощью смартфона. В течение следующих трёх месяцев компания «Толтек» провела полную интеграцию системы мобильной торговли «MobileSOP» с информационной системой ООО «АВК Киев», обеспечив при этом полную автоматизацию процесса подготовки и отправки информации на мобильные терминалы торговых агентов и автоматическую загрузку заказов, полученных от агентов. Кроме того, было создано автоматизированное рабочее место супервайзера, которое позволяет заполнять и редактировать маршруты торговых агентов, ставить им задания и контролировать их исполнение. Для анализа работы торговых агентов была разработана система аналитических отчетов на платформе MS SQL Server с использованием технологии OLAP. После тестирования системы передачи данных через телефон и с помощью GPRS, заказчик решил остановиться на последней, принимая во внимание высокое качество связи на территории города Киева и области.

Результаты пилотного проекта

По состоянию на начало 2014 года на предприятии ООО «АВК Киев» автоматизация торговых агентов завершена, и предприятие приняло решение о приобретении дополнительного пакета лицензий системы мобильной торговли «MobileSOP». По результатам проекта в ООО «АВК Киев», компания «АВК» решила рекомендовать систему мобильной торговли «MobileSOP» остальным своим дилерам для автоматизации торговых агентов.

Вторичные продажи – это продажа товаров оптовыми закупщиками или дистрибьюторами розничным торговым точкам или конечному потребителю.

Разница между первичными и вторичными продажами

Первичные продажи – это отгрузка товаров производителем оптовым закупщикам, дистрибьюторам или в розничные точки продаж. В отличие от вторичных продаж, полностью подконтрольны производителю.

Прямые продажи имеют место быть, но часто более выгодным является реализация товаров через дистрибьюторов, поскольку:

• дистрибьюторы могут предложить потребителям более качественный, разнообразный сервис, максимально удовлетворяющий потребности потребителя, а производитель обычно придерживается более жестких стандартов;
• логистика дистрибьюторов, а соответственно оперативная доставка необходимого товара, лучше налажена;
• осуществляется наиболее быстрый и эффективный охват рынка;
• снижение ценового давления в результате широкого охвата рынка.

Дистрибуция – это современный и эффективный способ снабжения конечного потребителя товарами крупнейших компаний-производителей. Главное – наладить эффективное взаимодействие между производителем и дистрибьютором, чтобы обеспечить максимально быстрое продвижение товаров.

Важность вторичных продаж и их аналитики для FMCG компаний

Для активного продвижения любого продукта необходимо, чтобы первичные и вторичные продажи работали синхронно и эффективно, чтоб не возникало ни дефицита, ни профицита товаров. Для этого должна быть разработана четкая система обмена информацией между производителем и дистрибьютором, налажен четкий контроль вторичных продаж.

Для компаний-производителей анализ вторичных продаж, складских остатков дистрибьюторов является важным этапом в процессе реализации товаров повседневного спроса (FMCG). Для оптимизации производства FMCG компаниям необходимо знать потребности конечного потребителя, для определения:

• наиболее востребованной продукции;
• скорости проникновения на рынок;
• причин накопления остатков.

Этот процесс несколько затруднен. Отследить количество отгруженного оптовикам товара не сложно, но получить информацию об эффективности реализации каждого продукта сложнее. Для консолидации таких данных отделам продаж, маркетинга, а также аналитики необходимо провести масштабные исследования, с обработкой огромного объема информации.

Причины, по которым проблематично провести анализ:

• различные учетные системы;
• несовершенство учетных систем дистрибьюторов;
• различные учетные форматы данных;
• ошибки, повторы, возникающие во время занесения данных;
• отсутствие качественного автоматизированного контроля работы торговых представителей.

Согласование всех нюансов, проверка и корректировка занимают продолжительное время. Это приводит к негативным процессам, влияющим на весь цикл производства и реализации товаров:

• задержки и простои в бизнес-процессах;
• отсутствие у производителя возможности реагировать на рыночные колебания;
• невозможность расчета актуальных ключевых показателей эффективности (KPI) для партнеров.

Также сами дистрибьюторы могут отказываться предоставлять данные. Поэтому необходим контроль дистрибуции: должна быть построена слаженная система аналитики, которая бы удовлетворяла всех участников процесса. На основе этого и осуществляется управление дистрибуцией.

Для решения этих проблем была создана SalesWorks DMS система.

DMS система

DMS (distribution management systems) – это комплексная система, осуществляющая в автоматическом режиме сбор, обработку и анализ данных о движении товара через дистрибьюторскую систему, начиная с отгрузки со склада производителя и до приобретения товара конечным потребителем.

DMS система – это решение преимущественно для крупных торгово-производственных компаний, желающих оптимизировать работу с дистрибьюторами.

SalesWorks DMS от компании SoftServe Business Systems – лучший софт для дистрибуции, характеризующийся возможностью решения максимального количества задач, возможностью обработки огромного количества данных и простотой управления.

Задачи, которые решает ДМС система SalesWorks:

• автоматизация документооборота;
• выбор данных из систем учета дистрибьюторов касательно продаж;
• осуществление контроля за дебиторской задолженностью в режиме реального времени;
• контроль остатков, OoS;
• осуществление контроля цен;
• анализ, оценка эффективности работы дистрибьюторов;
• осуществление планирования;
• контроль выполнения поставленных задач.

Программа реализована в виде модулей, размещенных на серверах клиента или в виде SaaS. SaaS – это модель распространения программы, при которой потребитель пользуется программой через интернет, а вендор разрабатывает решение и управляет ним.

Что позволит для бизнеса внедрение DMS системы.

Программа DMS SalesWorks позволяет:

• Развивать и оптимизировать дистрибуцию путем налаживания более тесных взаимосвязей по всем каналам сбыта.
• Анализировать и планировать продажи, координируя товарооборот.
• Управлять складскими запасами, не позволяя накапливаться каким-либо группам товаров.
• Управлять торговой командой, равномерно распределяя обязанности и задачи, а также устанавливая наиболее оптимальные планы.
• Снижать операционные затраты, путем своевременного реагирования на текущие изменения на рынке.

Преимущество DMS системы SalesWorks

Мощная аналитическая система на базе OLAP технологии позволяет:

• создавать любые отчеты;
• проводить анализ в режиме реального времени;
• оперировать большими объемами данных;
• осуществлять качественное планирование;
• осуществлять контроль качества данных при помощи встроенных стандартных проверок
• контролировать процесс реализации поставленных задач.

С ДМС системой возможно:

• получение достоверных и актуальных данных о вторичных продажах, что позволяет эффективно управлять вторичными продажами;
• получение информации об объемах реализации товаров торговыми точками;
• получение информации об актуальных ценах;
• формирование ежедневной оборотной ведомости, отражающей движение товаров: остатков, приходов, продаж;
• управление складскими запасами на складах дистрибьюторов;
• оптимизация распределения финансов;
• мониторинг дебиторской задолженности;
• планирование;
• оценка выполнения планов.

Выводы

В результате автоматизации дистрибюции посредством системы:

• упрощаются аналитические процессы;
• систематизация и автоматизация процессов сокращают затраты на сбор, анализ данных;
• производитель получает оперативную информацию об эффективности вторичных продаж;
• реакция на колебания рынка становится более оперативной и эффективной;
• облегчается и ускоряется процесс принятия решения, повышается точность планирования;
• обеспечивается рост продаж за счет оптимизации производства и запасов;
• улучшаются отношения с контрагентами, постановка целей и задач становится адекватной, соответствующей реалиям рынка.

Рынок FMCG динамичен, отличается высокой конкуренцией и переменчивостью. Для эффективного развития, коррекции объемов производства и оперативности реагирования необходимо быть в курсе абсолютно всех колебаний и изменений.

Традиционные «ручные» системы учета и стандартные взаимоотношения между производителем и дистрибьютором реализовать качественную систему взаимодействия не способны. Необходимы точный контроль в режиме реального времени и максимальная автоматизация вторичных продаж, которые может обеспечить ДМС система.

Только такой подход обеспечит оптимизацию затрат, стабильный рост продаж и обеспечит охват достойной доли рынка.

Максим Львов.

К настоящему моменту времени многие компании уже осознали необходимость внедрения информационных систем, которые автоматизировали и оптимизировали бы их бизнес-процессы. Не являются исключением и торговые дома, торгово-закупочные предприятия, холдинговые компании, крупные торговые базы, оптово-розничные предприятия, то есть компании, занимающиеся дистрибьюторской деятельностью.

Были созданы целые индустрии, занимающиеся разработкой и продвижением систем автоматизации деятельности компаний, включающие в себя такие системы, как система автоматизации предприятий (Enterprise Resource Planning (ERP) система) и система автоматизации дистрибьюторской деятельности (Distribution Resource Planning (DRP) система). Но, в отличие от ERP-систем, довольно широко известных на российском рынке и хорошо освещаемых в прессе, и поэтому так популярных среди руководства и ИТ-менеджеров дистрибьюторских компаний, о DRP-системах мало кто слышал. Поэтому при выборе системы автоматизации своих бизнес-процессов руководители компаний рассматривают различные ERP-приложения, хотя они не были разработаны для рынка дистрибьюторов.

Большинство ERP-систем, поставляемых такими компаниями, как: SAP, J.D.Edwards, Baan, SSA и QAD изначально проектировались под производство. Некоторые системы, поставляемые Oracle и PeopleSoft, ориентировались на финансовую область и управление персоналом. Очень немногие (например, Lawson) – на финансовую область с некоторыми функциональными возможностями закупки и продажи товара. Ни одна ERP-система не была разработана от начала и до конца с функциональными возможностями обработки очень большого числа транзакций, требуемыми в дистрибуции. Поэтому, многие дистрибьюторы, рассматривающие покупку ERP-приложения вместо рассмотрения корпоративного приложения, ориентированного на дистрибьюторов, находят, что ERP-системы ориентированы на иные бизнес-процессы.

Итак, в чем же основные отличия бизнес-процессов производителей от дистрибьюторов, которые подводят нас к выбору DRP-систем для автоматизации дистрибьюторской деятельности.

Расходы. Основными статьями расходов дистрибьюторов являются закупка, хранение, уход и доставка готовой продукции, в то время как производители тратят деньги на закупку сырья, частей, компонентов и их сборку/переработку, оборудование и инфраструктуру, энергообеспечение и рабочую силу.

Доходы. Доход дистрибьюторов определяется наличием необходимого заказчику продукта и своевременной его доставкой в нужное место. Дистрибьюторы получают прибыль, используя следующие возможности.

Постоянное поддержание широкого ассортимента линейки продуктов, обеспечивающееся почти всегда благодаря консолидации товаров, закупленных у большого числа различных потенциально конкурирующих поставщиков.

Консолидация и покупка всего ассортимента товаров в одном месте.

Наличие различных видов одних и тех же товаров для удовлетворения требований заказчиков к форме, функциональности или цене.

Контроль за жизненными циклами товаров, своевременное восполнение и ликвидация запасов.

Изменение стоимости товара в зависимости от скидок поставщика и специальных скидок для заказчиков, жизненных циклов продукта, размеров закупок, локальных рыночных условий, программ по продвижению товара.

Индивидуальный подход к заказчикам и дифференциация спектра предоставляемых им услуг.

Доставка и установка товаров.

С другой стороны, стоимость товара у производителя зависит от стоимости разработки и проектирования продукции (соответствие норме, форма и функциональность), улучшения качества продукции и создания спроса на продукт посредством торговых марок, рекламы и маркетинга.

Сложности. Производственные сложности вызваны физическими процессами, производственным процессом (размеры партии, различия в товарах, повторяемость и частота производства) и стратегией производства (производство на заказ, производство для склада, сборка на заказ, постройка на заказ).

Для дистрибьюторов сложности заключаются в следующем.

Закупка товаров в соответствии с предположениями о спросе.

Поддержание уровня товаров на уровне потребления.

Заказ товаров, не содержащихся на складах или в магазинах.

Регулировка ценовой политики в зависимости от заказчика и поставщика. Управление сложными формами скидок и транзакциями, которые связывают кредиты поставщиков с заказами покупателей.

Управление стоимостью товаров и скидками на услуги для клиентов.

Надежная и недорогая доставка продуктов с использованием как обычного, так и специализированного транспорта (дополнительные маршруты, динамическая маршрутизация и календарное планирование перевозок).

Спрос. Дистрибьюторы отвечают на изменение спроса и захватывают определенные доли рынка посредством оказания услуг или изменения цен. Производители сами создают спрос на товар при помощи продавцов, атрибутов продуктов и торговых марок, продвижения товаров, маркетинговых и рекламных акций.

Объем операций и транзакций. Объемы операций и транзакций у дистрибьюторов превосходят объемы транзакций у производителей в десятки или даже сотни раз.

Границы и масштабы работы. Большинство производителей работают на национальных и мировых рынках, и только некоторые из них на региональных или локальных. Большинство же дистрибьюторов работают на локальных или региональных рынках, держа при этом товар недалеко от места его продажи для быстрой и экономной доставки. И только лишь на некоторых сегментах рынка, таких как рынок поставки электронных компонентов, дистрибьюторы работают в масштабах национальных или мировых рынков, поскольку стоимость подобного рода товара значительно превосходит и покрывает стоимость доставки и транспортировки.

Таким образом, эти отличия показывают намного более глубокую разницу между бизнес-процессами дистрибьюторов и производителей, чем просто тот факт, что производители делают вещи, а дистрибьюторы – нет. Бизнес-процессы дистрибьюторов выдвигают требования, которые выходят далеко за пределы функциональных возможностей, предоставляемых ERP-приложениями.

Производители систем для рынка дистрибьюторов

Производители систем автоматизации дистрибьюторской деятельности, предоставляют приложения, которые были изначально спроектированы и разработаны специально для дистрибьюторского рынка. Их продукты покрывают все основные блоки функциональности, которые необходимы в бизнес-процессе дистрибьюторской деятельности: управление продажами, логистика и товарно-материальный учет, управление закупками, управление финансами, отчетность, а также модуль электронной коммерции, активно развивающийся в связи с ростом интернета.

Одним из таких производителей является канадская компания TECSYS, которая с 1983 года работает в области автоматизации дистрибьюторских предприятий на мировом рынке и с 1995 года на российском рынке в лице своего партнера компании «Терн». Основным продуктом, продвигаемым компанией, является система TECSYS Elite Series. Ее пользователями являются более 500 предприятий, среди которых крупные компании-дистрибьюторы лекарств, химических препаратов, электрооборудования и комплектующих, товаров народного потребления, то есть оперирующие очень широкой номенклатурой товаров и совершающие огромное количество операций и торговых транзакций ежедневно.

TECSYS Elite Series имеет модульную структуру, но при этом полностью сохраняет свойства интегрированной системы, поскольку все ее компоненты работают с единой базой данных, запускаются из общего меню и управляются по одним и тем же принципам.

Большое значение имеет тот факт, что система является открытой для различного рода доработок благодаря предоставлению исходных текстов, что позволило локализовать систему и адаптировать ее к условиям российского рынка.

Система управления продажами в Elite Series позволяет сократить до минимума время оформления заказа, избежать ошибок и обеспечить доступ к любым данным, которые могут понадобиться при заключении сделки. Кроме того, здесь заложены такие возможности, как «мягкое» и «жесткое» резервирование товаров, управление кредитами, ценообразование, уступки, приоритеты заказов, предложения товаров-аналогов. Так же есть широкие функциональные возможности для совершения продаж больших объемов с отслеживанием перемещений товара в режиме реального времени.

Логистика и товарно-материальный учет позволяют решить задачу восполнения складских остатков с целью максимальной реализации товаров, благодаря наличию долгосрочного и оперативного управления запасами, сочетание которых при умелом использовании позволяет упростить текущее управление запасами на фоне плановых поставок, а также текущего управления запасами, сводящегося к принятию решений на местах в момент реализации товара. Сюда также относится и Система электронного управления складом, которая была признана аналитическими агентствами AMR и Gartner лучшей среди подобного рода систем.

Система управления закупками в Elite Series предоставляет очень широкие возможности работы с поставщиками, вплоть до организации прямых поставок заказчику.

Финансовый блок представлен модулями «Расчеты с заказчиками», «Расчеты с поставщиками» и «Главная книга» (которая включает в себя «Основные средства», «Финансовый план», «Финансовые отчеты»). Для всех выполненных в данных модулях операций формируются проводки; они накапливаются в журналах и могут быть разнесены по разделам главной книги.

В процессе работы Elite Series накапливает в своей базе данных историческую информацию и статистические данные по всем операциям и видам деятельности для дальнейшего анализа. Помимо этого постоянно собирается оперативная информация, которую также необходимо анализировать. В системе TECSYS Elite Series для анализа данных и принятия решений используется аналитическая система Business Objects, тесно интегрированная с Elite Series в единый комплекс управления предприятием. Business Objects позволяет исследовать потоки товаров и денежных средств, отслеживать причины потери товарных запасов, оценивать качество (и количество) работы отдельных сотрудников фирмы, выявлять тенденции реализации товаров и многое другое, что делает эту систему незаменимой не только для руководителя, но и для менеджера любого звена, ответственного за принятие решений.

Система дистрибуции. Инструменты создания конкурентного преимущества Сорокина Татьяна

Автоматизация: еще один шаг к эффективной дистрибуции