Разделы сайта
Выбор редакции:
- Внешняя и внутренняя мотивация: определение, особенности формирования и факторы Мотивирующие факторы
- Глава III Устройство современных дирижаблей и их данные Дирижабли в наше время
- Создание спецификаций Что такое спецификация номенклатуры в 1с
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками Снабжение и закупки
- И что делать, если вы уже на прицеле у инспектора
- Презентация на тему "день земли"
- Дикие животные - презентация Презентация о диких животных для школьников
- Законодательная база российской федерации
- Общероссийские классификаторы, закрепленные за минэкономразвития россии
- Реквизиты ооо Банковские реквизиты ООО
Реклама
Организационные документы. Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификаци¬онный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы |
администрация Новониколаевского Отдел по образованию Народная ул., д. 77, р. п. Новониколаевский, 403901 тел.(2, 6-12-96, факс.(2, E-mail: *****@***ru « 22 » г. № _959_____ На № _______ от ________________В соответствии со ст.2 Закона РФ «Об образовании» образовательному учреждению предоставлена автономность, что включает в себя право самостоятельно определять нормативную правовую основу своей деятельности. Это - компетенция образовательного учреждения. За органами управления образования – рекомендации и контроль. При экспертизе локальных актов обозначились следующие проблемы в разработке правового поля деятельности образовательного учреждения: 1.Определение необходимого перечня локальных актов образовательного учреждения в соответствии с Уставом; 2.Разработка локальных актов образовательного учреждения как юридического документа в соответствии с установленной формой; 3.Определение задач и функций государственно – общественных форм самоуправления образовательного учреждения; 4.Соответствие разработанной нормативной правовой основы, регулирующей деятельность образовательного учреждения, действующему законодательству РФ в области образования. П.1.7. «б» ст. 13 «Устав образовательного учреждения» Закона РФ «Об образовании» показывает, что в Уставе образовательного учреждения в обязательном порядке указывается: структура, порядок формирования органов управления образовательного учреждения, их компетенция и порядок организации деятельности. Поэтому необходимо определить: – какие органы управления действуют в данном образовательном учреждении; – каковы их функциональные управленческие связи; – действуют ли они в соответствии с утвержденным положением (локальным актом). Проблемы возникают у руководителей образовательных учреждений с регистрацией и оформлением локальных актов, с определением ответственности за неисполнение локального акта, с порядком внесения изменений и дополнений, с ознакомлением работников учреждения с локальным актом, с персоналом, на который распространяется действие локального акта. Технология составления положений Положение – это организационно – юридический документ, регламентирующий деятельность управлений, учреждений и их структурных подразделений. Как правило, положения состоят из следующих разделов: 2.Взаимосвязи с другими органами самоуправления. 3.Основные задачи. 4.Функции (обязанности). 6.Ответственность. 7.Организация управления. 8.Делопроизводство. Раздел «Общие положения» включает в себя: – определение статуса органа самоуправления в системе управления; – указания о том, кем оно возглавляется и кому подчиняется; – степень самостоятельности; Основой для составления должностных инструкций работников образовательных учреждений должны являться Устав и Положение о типе и виде образовательного учреждения, имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности. Действующее законодательство не предъявляет жестких требований к структуре и содержанию должностных инструкций. Однако с учетом имеющихся рекомендаций представляется целесообразным включить в состав должностных инструкций следующие разделы: 1.Раздел «Общие положения» определяется точное наименование должности работника. Это необходимо для определения роли должности в конкретных условиях деятельности образовательного учреждения, уровня оплаты труда работника, замещающего должность, условий премирования, а также для правильного решения вопросов социального обеспечения. Наименование должности работника должно отражать характер выполняемой им работы и строго соответствовать действующей номенклатуре должностей. Далее определяется подчиненность работника. В соответствии с принципами управления работник должен иметь только одного непосредственного руководителя. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению ответственности как подчиненного, так и самих руководителей. Кроме того, определяется должностное лицо, которое назначает работника на должность и освобождает его от нее. Указывается наличие у работника подчиненных. Этот пункт увязан с разделом «Ответственность», в котором, в случае наличия подчиненных, оговаривается ответственность не только за собственные действия данного работника, но и за действие подчиненных. Содержатся указания о порядке замещения работника в случае его временного отсутствия (отпуск, длительная командировка, болезнь и тому подобное). Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей. Если нет четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, то это дезорганизует работу учреждения. Кроме названного, содержит перечень документов (законодательные акты Российской Федерации, устав образовательного учреждения, инструкции, рекомендации и так далее), которыми работник руководствуется в своей деятельности. Раздел «Основные задачи и функции» должностной инструкции раскрывает основные задачи работника, вытекающие из задач и функций данного образовательного учреждения. При этом наиболее точно определяется содержание конкретной задачи или функции, выполнение которой возлагается на работника. Следует отметить, что все функции образовательного учреждения, без исключения, распределяются между работниками, включая руководителей. Раздел «Должностные обязанности» раскрывает конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач. Если рассматривать разработку должностных инструкций развивающейся школы, то характер работы не только администрации, но и педагогических сотрудников будет носить исследовательский характер. Поэтому практически по всем педагогическим должностям сотрудник будет обязан: анализировать соответствующую часть образовательного (учебно – воспитательного) процесса; прогнозировать деятельность на своем участке образовательного (учебно – воспитательного) процесса; планировать и организовывать работу; координировать деятельность лиц на соответствующем участке образовательного (учебно – воспитательного) процесса; контролировать работников, находящихся в непосредственном подчинении; корректировать собственную деятельность и деятельность того участка образовательного (учебно – воспитательного) процесса, за который отвечает; разрабатывать планы, программы и иные документы; консультировать участников образовательного (учебно – воспитательного) процесса, отнесенных к его компетенции; оценивать и осуществлять экспертизу деятельности на своем участке образовательного (учебно – воспитательного) процесса; обеспечивать выполнение своих функций. Раздел «Права» . В нем дается перечень прав. Предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. При составлении этого раздела необходимо учитывать фиксацию конкретных прав по направлению деятельности работника с учетом специфики его работы. Четкое определение прав способствует разрешению спорных вопросов во взаимоотношениях между работниками в образовательном учреждении. Работник в необходимых случаях может отстаивать свои права на основании юридического документа, каким является должностная инструкция. Предоставление работнику прав способствует полному исполнению возложенных на него обязанностей. Вот почему в следующем разделе должностной инструкции – «Ответственность» - предусматривается одинаковая ответственность как за невыполнение обязанностей, так и за не использование предоставленных работнику прав. Раздел «Ответственность» . В этом разделе можно было бы перечислить все обязанности и права, указав в заглавной части на личную ответственность за их не выполнение или не исполнение Однако это неоправданно увеличило бы объем каждой инструкции, поэтому рекомендуется определить ответственность одной фразой: «работник несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных должностной инструкцией». Раздел «Связи по должности». В разделе указывается, когда, в какой форме и по отношению к каким должностям осуществляется отчетность и контроль. Экспертиза локальных актов образовательных учреждений показала, что: – большинство локальных актов вступают в противоречие с действующим законодательством; – во многих локальных актах дублируются нормы законодательства; – не соблюдаются требования к структуре и содержанию локального акта; – не в полной мере обеспечена нормативность локального акта; – не правильно оформляется регистрация локального акта, в связи с чем не оформлены реквизиты; – не предусмотрен контроль за исполнением локального акта; – не предусмотрен порядок внесения изменений и дополнений; – не возможно отследить, ознакомлены ли работники с локальным актом, на кого распространяется действие локального акта; – учебный план; – годовой календарный учебный график (по согласованию с РОУО); – Положение об учебном кабинете; – Положение о школьном музее. Гриф Принято на педагогическом совете протокол от_______ № _______ можно проставить в левом углу титульного листа или в конце документа. Все локальные нормативные акты, утверждаемые органом самоуправления, должны вводиться в действие приказом руководителя. Порядок оформления локальных нормативных актов 1.Локальный нормативный акт должен быть подписан разработчиком с указанием должности и фамилии. 2.Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу на титульном листе. Сокращенное наименование учреждения допустимо при наличии на бланке или на угловом штампе полного наименования учреждения. 3.Грифы введения в действие, учета мнения, согласования и др. располагаются в левом верхнем углу на титульном листе. 4.Утверждение может быть двух видов: прямое утверждение (1 вариант), и через приказ (2 вариант). 5.Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. ОБРАЗЦЫ ГРИФОВ Прямое утверждение наименование организации УТВЕРЖДАЮ наименование должности руководителя ___________________________________ ___________________________________ расшифровка подписи "___" _______ 200__г. через приказ ____________________________________________________ наименование организации Приложение УТВЕРЖДЕНО ___________________________________________ Приказом МОУ СОШ № от 01.01.2001 № 2.Документы, где требуется учет мнения профсоюзного комитета. Утверждаются следующим образом: Прямое утверждение: ____________________________________________________ наименование организации УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДАЮ с учетом мнения директор МОУ профсоюзного комитета СОШ №___________ МОУ СОШ № ________ _______ (расшифровка) протокол от _____ №_____ 00.00.0000.г или председатель профкома «___»____________год _________(расшифровка) Если документ утверждался приказом директора, то гриф «Утверждено с учетом мнения» проставляется в конце приказа, а в приложении рекомендуется указать: Приложение УТВЕРЖДЕНО приказом МОУ СОШ № __________ от _____ № _________ с учетом мнения профсоюзного комитета протокол от ______№__ 3.В документах, где требуется введение их в действие приказом руководителя МОУ, в левом углу ставится гриф «Введено в действие» ____________________________________________________ наименование организации Введено в действие УТВЕРЖДЕНО приказом директора на Совете МОУ МОУ СОШ №_______ СОШ №__________ от________ №_______ протокол от_______ №__ Директор МОУ СОШ №____ _________(расшифровка) Главный специалист отдела по образованию 1. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ - ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ (практическое пособие), Ю. П.ОРЛОВСКИЙ, Д. Л. КУЗНЕЦОВ, 2.ж. Библиотека ДШ, 2008г. 3.Информационно – методические материалы, ВГИПКИПРО, кафедра управления образованием Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц. В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение. Наша справка К организационно-правовым документам относятся:
Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) - советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения. Виды положенийНаш словарик Положение - это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами. В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:
Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно. Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы - в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться. Обратите внимание Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи. Положение о структурном подразделенииПоложения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице. Основные разделы Положения о подразделении и их содержание
Реквизиты положенияПри подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:
Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.
Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).
С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).
Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом - обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2). Пример 1 Верхняя часть положения, изданного филиалом организации Пример 2 Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями ПОЛОЖЕНИЕ о взаимоотношениях организаций 26.05.2014 № 6/24-Пол
Если согласование осуществляют документом, то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, его дату и номер. Заполненный лист согласования подписывается и датируется (см. оба варианта в Примере 3). Пример 3 Лист согласования к положению ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Положение разработано. Что дальше?С утвержденным положением в обязательном порядке следует ознакомить всех заинтересованных работников предприятия: если это положение об отделе, то всех работников отдела; если положение о работе с претензиями - всех, кто работает с претензиями, и т.п. Каждый новый работник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и инструкции, по которым ему придется работать. Виза ознакомления оформляется по аналогии с визой согласования, но выполняется собственноручно: работник пишет «Ознакомлен» или более подробно «С Положением о премировании ознакомлен», указывает свою должность, расписывается, расшифровывает подпись и указывает дату ознакомления. Кстати Вопрос о том, где писать данные об ознакомлении с документом, решается по-разному. Можно оформить лист ознакомления с документом, который подшивается к положению. Когда будет заполнен один лист, нужно подшить другой и т.д. Положение является бессрочным документом и действует с момента своего утверждения до отмены или замены новым. Периодически (раз в несколько лет) положение нужно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения. Отмена положения, его замена или внесение в него изменений производятся приказом по основной деятельности (Пример 4). Пример 4 Приказ об отмене действующего положения и утверждении нового Общество с ограниченной ответственностью «Гибралтар» ПРИКАЗ 27.06.2014 № 33 г. Москва В связи с изменением штатной структуры ООО «Гибралтар» ПРИКАЗЫВАЮ:
Генеральный директор Владимиров П.А. Владимиров В соответствии со ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отмененное положение хранится в архиве организации постоянно. Положение о секретариатеВ завершение приведем пример Положения о секретариате негосударственной организации (Пример 5). Пример 5 Положение о секретариате Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток» ПОЛОЖЕНИЕ 14.07.2014 № 7/25-Пол г. Москва 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретариат является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «Перекресток» (далее - Организация). 1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводятся по решению генерального директора Организации и оформляются приказом по основной деятельности. 1.3. Руководство секретариатом осуществляет начальник секретариата. 1.4. Начальник секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Организации, назначается и освобождается от должности его приказом. 1.5. В своей деятельности секретариат руководствуется: 1.5.1. Законодательством в сфере информации и документации. 1.5.2. Нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения управления и архивного хранения документов. 1.5.3. Уставом Организации. 1.5.4. Приказами и распоряжениями генерального директора Организации. 1.5.5. Инструкцией по делопроизводству Организации. 1.5.6. Другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления. 1.5.7. Настоящим Положением. 2. СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА 2.1. В состав секретариата входят: 2.1.1. Помощник генерального директора. 2.1.2. Секретарь заместителя генерального директора. 2.1.3. Секретарь главного инженера. 2.1.4. Офис-менеджер. 2.1.5. Курьер. 2.2. Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями. 3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА 3.1. Основными задачами секретариата являются: 3.1.1. Документационное обеспечение работы руководства Организации: генерального директора, его заместителя, главного инженера (далее - Руководство), а также коллегиального органа Организации - Собрания учредителей. 3.1.2. Организационное обеспечение работы Руководства Организации. 3.1.3. Справочно-информационное обеспечение работы Руководства Организации. 4. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА 4.1. Секретариат выполняет следующие функции: 4.1.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Организации. 4.1.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес Руководства Организации и отправляемых от его имени. 4.1.3. Принимает, рассматривает и представляет на рассмотрение документы, поступающие в адрес Руководства Организации. 4.1.4. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Руководству Организации. 4.1.5. Готовит по поручению Руководства Организации проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами. 4.1.6. Осуществляет редактирование документов по поручению Руководства. 4.1.7. Обеспечивает распечатку, сканирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности Руководства Организации. 4.1.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность. 4.1.9. Организует рациональный документооборот и контроль движения документов в Организации. 4.1.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Организации в оформлении документов. 4.1.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения. 4.1.12. Организует планирование рабочего дня Руководства Организации. 4.1.13. Осуществляет телефонное обслуживание Руководства и работников Организации. 4.1.14. Составляет проекты планов работы Собрания учредителей Организации. 4.1.15. Готовит материалы к заседаниям Собрания учредителей Организации, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам. 4.1.16. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Собрания учредителей Организации. 4.1.17. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у Руководства Организации. 4.1.18. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых Руководством Организации. 4.1.20. Осуществляет контроль выполнения решений Собрания учредителей Организации. 4.1.21. Организует прием посетителей Руководством и работниками Организации. 5. ПРАВА СЕКРЕТАРИАТА 5.1. Начальник секретариата имеет право: 5.1.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата. 5.1.2. По согласованию с Руководством Организации осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата. 5.1.3. Распределять работу между работниками секретариата. 5.1.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности. 5.1.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата. 5.1.6. Вносить Руководству Организации предложения по совершенствованию работы секретариата. 5.1.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата. 5.2. Работники секретариата имеют право: 5.2.1. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Организации необходимую для работы информацию. 5.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Организации своевременного представления документов и информации Руководству Организации. 5.2.3. По поручению Руководства Организации привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов. 5.2.4. Возвращать на доработку работникам Организации проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил. 5.2.5. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата. 6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ 6.1. Секретариат представляет Руководству Организации: 6.1.1. Поступившую корреспонденцию на рассмотрение. 6.1.2. Проекты документов на рассмотрение и подписание. 6.1.3. Служебные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Организации на рассмотрение. 6.2. Секретариат получает от Руководства Организации: 6.2.1. Поступившие из других организаций документы с резолюцией Руководства. 6.2.2. Предложения, служебные записки, справки структурных подразделений Организации с резолюцией Руководства. 6.2.3. Подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы. 6.2.4. Утвержденные нормативные документы. 6.2.5. Утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиального органа Организации. 6.3. Секретариат направляет в структурные подразделения Организации: 6.3.1. Копии приказов (выписки из приказов) на исполнение. 6.3.2. Копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Собрания учредителей Организации на исполнение. 6.4. Секретариат получает от структурных подразделений Организации: 6.4.1. Проекты служебных писем. 6.4.2. Проекты приказов и распоряжений. 6.4.3. Информационные и справочные материалы. 6.5. Секретариат направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы. 6.6. Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы. 7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА 7.1. Работники секретариата несут ответственность: 7.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями; 7.1.2. Неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов; 7.1.3. Достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых Руководству Организации и/или руководству структурных подразделений Организации; 7.1.4. Утрату и порчу дел и документов; 7.1.5. Несоблюдение условий хранения дел и документов; 7.1.6. Утрату и порчу печатей и штампов. 7.2. Начальник секретариата несет ответственность: 7.2.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей; 7.2.2. Рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда; 7.2.3. Организацию повышения деловой квалификации работников секретариата; 7.2.4. Состояние трудовой дисциплины в секретариате; 7.2.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата. Положение Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной инспекции». Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».* * Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-синтез», 1999, с. 108. Наиболее распространенный вид положения - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД*. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы: * Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. - М., 1982, с.12, 21. Общие положения. Цели и задачи. Функции. Права и обязанности. Руководство. Взаимоотношения (служебные связи). В разделе «Общие положения» указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность - орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение. В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи. Раздел «Функции» - основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач. В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации. Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанности руководителя выделяют отдельно, в их числе, как правило, указывают функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные. документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д. В разделе «Руководство» перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением. В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи - наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями. Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения. Смотрите также: Министерство образования Республики Саха (Якутия) Муниципальное казенное учреждение «Управление образования Усть-Майского улуса (района)» Как написать положение об организации и проведении школьного мероприятия Составитель: Методист Левина Л.Н., Методист-инструктор Илларионова О.И. Усть-Мая 2016 Методические рекомендации по составлению Положения о проведении школьного мероприятия адресованы начинающим педагогам и методистам. В этом методическом продукте представлена модель написания Положения. I. «Общие положения» В этом пункте описывается концептуальная идея мероприятия. Помимо этого в данном пункте раскрывается порядок построения данного положения. Здесь же могут быть указаны организаторы мероприятия (или их выделяют отдельным пунктом). II. «Цели и задачи» Цель - это будущий результат. Очень важно, чтобы цель была сформулирована в виде реально достижимого педагогического результата. Задачи - это шаги к достижению цели. Это обозримая и оцениваемая часть работы, имеющая конечный результат и служащая достижению общей цели. Формулировать задачи можно через следующие глаголы: познакомить, обучить, способствовать, сформировать, обеспечить, развить, приобщить, поддержать, воспитать, расширить, углубить и др. Также при постановке задач можно использовать и существительные: знакомство, обучение, развитие, воспитание, приобщение и т.д. Необходимо соблюдать лишь следующее условие: если формулировка задачи начинается с глагола, то все задачи формулируются с глаголов, если с существительных - то с существительных. III. «Участники мероприятия» Могут принять участие все желающие. Если ваше мероприятие рассчитано на определенную возрастную группу, не забудьте это отразить в своем положении. Иногда принимают участие только те обучающиеся, которые получают официальное приглашение организаторов на мероприятие. В это же пункте можно сразу оговорить и финансовую составляющую участия в мероприятии: с оргвзносом или без него. IV . «Время и место». В этом пункте обозначается, где проходит мероприятие и когда. Указываются сценические площадки. Дату мероприятия нужно выбирать продуманно: необходимо, постараться избежать накладок, так как многие обучающиеся участвуют в мероприятиях разной направленности. Есть мероприятия, где организаторами традиционно сохраняется период проведения, он остается неизменным на протяжении многих лет. Участники это знают и планируют подготовку. V. «Программа или содержание мероприятия». В этом пункте оговаривается, сколько будет этапов или туров мероприятия и какие (Например, заочный отборочный, очный отборочный, финал). Сроки этапов/туров мероприятия. Дата, место, время проведения отборочных туров и финала (открытие, закрытие, награждение участников) мероприятия. Перечень сопутствующих мероприятий, место и время проведения (круглые столы, мастер-классы, культурная программа и т.д.). V I . «Критерии». Пункт этот может быть как самостоятельным структурным элементом положения, так и соединен с пунктом |«Программа или содержание мероприятия». Этот пункт, как правило, разрабатывают члены жюри. VI. «Организаторы » или «Руководство». Общее руководство мероприятием возлагается обычно на оргкомитет. Оргкомитет является той инициативной группой, которая занимается организацией и проведением мероприятия. В оргкомитет могут входить руководители учреждений, методисты, педагоги, спонсоры, меценаты - то есть все те, кто занимается подготовкой и проведением фестиваля. Возможно создание двух оргкомитетов - большого (состоящего из взрослых людей) и малого (состоящего из обучающихся) или главного (состоящего из людей, предпринимающих только организационные действия). Численность оргкомитета зависит от масштаба мероприятия. Каждый член оргкомитета имеет свою сферу деятельности и свои обязанности, как в организационный период, так и в период проведения мероприятия. Оргкомитет решает все вопросы по организации и проведению мероприятия, в частности: финансовое обеспечение и установление связи со спонсорами; материально-техническое обеспечение; установление связи с различными учреждениями, общественными организациями, творческими коллективами; создание символики и атрибутики мероприятия; подготовка сценариев и выбор ведущих, организация репетиций; художественное, музыкальное и световое оформление; VII . «Финансирование конкурса » Расходы по проведению конкурса несут организаторы, спонсоры согласно смете расходов. Также часть расходов в виде регистрационного или организационного взноса можно возложить на участников мероприятия. Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального — предприятиями, организациями, производственными коллективами и т. п. К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр. ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯ Положение — нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов (Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии), либо порядок их действий в определённых случаях (Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу (Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов). Правила — нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Инструкция (от лат. instructio — устройство, наставление): 1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации). 2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом). Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. 1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ. Обязательными являются пункты 2 — 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1. Основные правила оформления грифа утверждения, заголовка и подписи рассмотрены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документа». Здесь мы остановимся только на особенностях оформления, присущих рассматриваемым документам. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?», например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа. Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кого?, чья?», например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом. В констатирующей части положения (правил, инструкции) указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п. Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел «Общие положения» документа (см. примеры). Основной текст положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:
Правила оформления положенийПоложение подразумевает под собой нормативный акт, который позволяет определить порядок формирования, внутреннюю структуру, права, компетенцию, обязанности, а также основные функции компании, её отдельных служб, комиссий (коллегиальных органов).
Положение об организации На основании представленного документа функционируют все государственные компании бюджетного типа. В частности, в нём устанавливается статус предприятия, порядок его формирования, структура, основная компетенция, обязанности, место, занимаемое в системе управления, схема проведения процедуры реорганизации. Структура рассматриваемого документа зачастую включает часть, где прописываются вопросы, касающиеся проведения контроля, проверки деятельности, ревизии предприятия. При оформлении компанией положения в обязательном порядке нужно указывать полное название вышестоящей компании, название самого предприятия, вид документации, № регистрации, дату, гриф утверждения. Если административная практика предприятия подразумевает наличие разветвлённой структуры, применяется несколько другой тип положения. В подобного рода ситуации основное его назначение – определение/разг раничение компетенции, функций отдельных служб. Представленные документы служат для:
Напомним, что представленный нормативный акт оформляется на фирменном банке компании и содержит такую информацию: Название вида документации; Положения о структурных подразделениях подписываются лицом, которое является их разработчиком. Затем бумага визируется юрисконсультом, утверждается руководством компании. Документ приобретает силу с даты, указанной в грифе (заверяется печатью предприятия). Как правило, он содержит ряд разделов, а именно: «Общие положения» «Цели и задачи» «Функции» «Права, обязанности» «Руководство» «Взаимоотношения с иными службами» 1) Текст положений необходимо писать от третьего лица (в единственном либо множественном числе). При этом он должен включать слова типа «следует», «должен», «требуется», «необходимо», «не допускается», «запрещается». 2) Заголовок положения должен отвечать на вопрос «о чём?». 3) Разделы документа необходимо нумеровать (с помощью римских либо арабских цифр). Пункты могут делиться на подпункты, которые, как правило, имеют буквенную/цифровую нумерацию. Положения. Правила их составления и оформленияНаиболее разнообразную и наименее регламентированную группу организационно-правовых документов представляют собой положения, инструкции, регламенты, правила. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по делопроизводству). Положение — это: 1) правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности организаций, их структурных подразделений, а также нижестоящих (подведомственных) учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенное направление деятельности (культурное, политическое, хозяйственное и др.). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу, например: «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях»; «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»; «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»; а также положения о проведении конкурсов, смотров, фестивалей и других мероприятий. Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур, а индивидуальные — для конкретной организации, органа, структурного подразделения и пр. — нормативный акт, основной целью которого являются регламентация направлений деятельности данного подразделения. Документ оформляется на общем бланке организации и включает в себя реквизиты: · наименование вида документа, · регистрационный номер документа, · заголовок к тексту, Положение о структурном подразделении, как правило, состоит из следующих разделов: 1) «Общие положения» — приводятся полное и сокращенное (если оно имеется) наименования структурного подразделения, характеризуется его место (статус) в организационной структуре организации, определяется степень его хозяйственной и экономической самостоятельности. Здесь же приводится информация о подчиненности данного подразделения руководству предприятия, конкретно указывается должность лица, непосредственно руководящего подразделением, порядок назначения и освобождения его от занимаемой должности. Отдельным пунктом приводится перечень основных нормативных, правовых, директивных и инструктивных документов, которыми подразделение руководствуется в своей работе. В случае если подразделение содержит какие-либо внутренние деления (например, отдел подразделяется на несколько секторов), в раздел включается пункт «Внутренняя структура». В нем содержится перечень внутренних подразделений, даются их полное и сокращенное наименования, наименование должности руководителя каждого внутреннего деления с указанием, кому непосредственно они подчиняются. В заключительном пункте раздела «Общие положения» содержится информация о наличии в подразделении печати, ее описание, назначение и условия хранения. 2) «Цели и задачи подразделения» — формулируются основные цели и задачи подразделения, его основное назначение, оправдывающее существование подразделения в структуре предприятия. Цели должны быть долгосрочными, реальными и тесно увязанными как между собой, так и с целями предприятия (организации) в целом. 3) «Функции» — содержится полный перечень функций подразделения с указанием, какие из них выполняются подразделением целиком, а какие — совместно с другими подразделениями. В этом случае уточняется форма участия. При наличии в подразделении отделов в текст раздела вводятся соответствующие их названиям подразделы, в которых аналогичным образом дается описание функций для каждого деления. 4) «Права и обязанности» — содержится перечень полномочий, которые реализуются данным подразделением; дается характеристика специфических прав, которыми обычно не обладают аналогичные структуры. Под правом подразделения в отношении других структурных подразделений понимается узаконенная возможность требовать (предлагать, использовать, запрещать) выполнения каких-либо действий или предоставления какой-либо информации. Права подразделения обычно устанавливаются в объеме, необходимом для эффективной реализации его функций. 5) «Ответственность» — устанавливаются виды дисциплинарной, административной (в необходимых случаях – уголовной) ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. В разделе точно формулируется экономическая ответственность подразделения в рамках внутреннего хозяйственного расчета. 6) «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» — содержится характеристика различного рода взаимосвязей с другими структурными подразделениями внутри предприятия (организации) и вне ее. Здесь же регламентируются документационные потоки подразделения, указывается перечень основных документов, создаваемых им, и документов, разрабатываемых совместно с другими подразделениями, а также периодичность и сроки представления документов. Положение о структурном подразделении подписывается его руководителем и утверждается, как правило, первым лицом предприятия (организации). Положение о коллегиальных и совещательных органах — организационно-правовой документ, имеющий нормативный характер и определяющий состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов. Коллегиальные (совещательные) органы могут быть как руководящие (совет директоров, правление), так и специализированные (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.) (8). Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет: · статус коллегиального или совещательного органа; · порядок планирования работы; · порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; · внесение материалов на рассмотрение; · порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; · ведение протокола заседания; · порядок доведения решений до исполнителей; · материально-техническое обеспечение заседаний. В ряде коммерческих организаций разрабатывается Положение о персонале. Это документ, в котором: · отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива; · устанавливаются основные принципы трудовых взаимоотношений между администрацией и персоналом; · определяются способы организации труда; · раскрывается кадровая концепция предприятия — системы и принципы найма, кадрового планирования, стимулирования труда, социальная политика предприятия; · формулируется взаимная ответственность администрации и персонала. Положение о персонале — документ, заимствованный из зарубежной практики делопроизводства, — стало активно использоваться для регулирования социально-трудовых отношений в период формирования в современной России института частной собственности и появления первых коммерческих организаций. В разработке положения о персонале должны принять участие различные профильные специалисты — отдела организации и оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела и иных подразделений организации. Возглавляет группу, как правило, директор по развитию или заместитель руководителя организации по управлению персоналом. В Трудовом кодексе РФ не содержится указание по данному документу. Поэтому положение о персонале НЕ распространяется на лиц, выполняющих работу (оказывающих услуги) на основе гражданско-правовых отношений. В положении о персонале определяются принципы взаимоотношений персонала и администрации, основными из которых являются: · соблюдение ном законодательства; · полномочность представителей сторон; · добровольность принятия обязательств; · недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда; · реальность обеспечения принимаемых обязательств. При разработке положения о персонале необходимо учитывать эти, а также другие принципы взаимоотношений персонала и администрации, за несоблюдение которых возможна социальная, но только не юридическая ответственность. Очень часто собственники компаний требуют включить в положение обязательство персонала не критиковать политику компании при общении с клиентами и конкурентами, а также запрет на сообщение о временных трудностях компании кому-либо вне компании, на совершение действий, подрывающих репутацию компании. Единых форм и макетов положения о персонале нет. В каждой организации они разрабатываются самостоятельно. Один из возможных макетов структуры текста следующий: 1. Общие положения. 2. Основные принципы организации труда в компании и взаимоотношений руководства компании и персонала. 3. Порядок оформления трудовых отношений. 4. Основные права и обязанности персонала. 5. Основные права и обязанности руководства компании. 6. Рабочее время и время отдыха. 8. Социальный пакет. 9. Повышение квалификации персонала. 10. Гарантии занятости персонала. 11. Меры дисциплинарного воздействия (поощрения и взыскания). 12. Заключительные положения. Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываетсяруководителем службы управления персоналом, согласовываетсяна общем собрании персонала. Утверждаетсядокумент на Совете директоров. Если в организации есть положение о персонале, то принимаемых работников знакомят с ним под расписку ещё ДО подписания трудового договора. Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа. Положение о материальном и моральном поощрении — локальный документ, поэтому органы пенсионного и социального страхования при возникновении споров в отношениях тех или иных выплат зачастую не принимают во внимание данный документ как аналог положения о премировании. Цель положения о материальном и моральном поощрении — заинтересовать работников в большей производительности труда, в повышении качества выполнения задач, возложенных на них, своевременном и добросовестном исполнении трудовых обязанностей, повышении уровня ответственности за порученный участок работы. В положении о материальном и моральном поощрении должны быть определены: 1. Принципы поощрения. 2. Основные показатели применения мер поощрения. 3. Формы и меры (виды) поощрения. 4. Порядок представления работников к поощрению. 5. Компетенция руководства организации по применению той или иной меры поощрения. 6. Основания к применению мер поощрения (приказ руководителя организации, распоряжение иного должностного лица и др.). 7. Порядок проведения мероприятий по поощрению (торжественная обстановка, собрание трудового коллектива и пр.). 8. Другие сведения. Как правило, разрабатывает положение о материальном и моральном поощрении отдел организации и оплаты труда совместно с юридическим отделом и отделом кадров. Составление может быть поручено и отдельным специалистам — инженеру по организации труда, инженеру по кадрам, юрисконсульту, экономисту по труду и др. Подписывает положение заместитель руководителя организации по управлению персоналом, визирует начальник юридического отдела или иное должностное лицо, ответственное за правовую работу. Может быть предусмотрено и визирование главным бухгалтером организации (особенно если в положении предусматривается значительное количество форм материального поощрения). Утверждает положение руководитель организации. Положение об аттестации — документ, в котором регламентируется аттестация работников предприятия: ее цели, принципы и методы, организация работы аттестационных комиссий, содержатся формы характеристик (отзывов), аттестационных карт, аттестационных листов. Положение как организационно-правовой документФундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц. В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение. Наша справка К организационно-правовым документам относятся:
Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) – советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения. Виды положенийВ коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:
Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно. Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы – в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться. Положение о структурном подразделенииПоложения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице. Основные разделы Положения о подразделении и их содержание Раздел положения
Задачи, для решения которых создано и работает СП Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач Права и обязанности Права и обязанности руководителя и работников СП при выполнении своих функций Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная) Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д. Реквизиты положенияПри подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:
Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.
Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).
С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).
Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом – обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2). Пример 1 Верхняя часть положения, изданного филиалом организации Подготовка положения о структурном подразделенииПредприятия, учреждения и организации (далее - организация) всех форм собственности в своей деятельности, наряду с актами государственной власти, руководствуются положениями, уставами, инструкциями и правилами. Именно эти организационные документы закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на продолжительное время. Положения могут быть типовыми и индивидуальными . Типовые положения, как правило, разрабатывают организации высшего уровня для подчиненных им структур. Индивидуальные положения создают непосредственно в организациях на основании типовых. В каждой организации должны быть положения обо всех ее структурных подразделениях (департаменты, управления, отделения, отделы, секторы, службы, группы и т. д.). По своему статусу положение о структурном подразделении (далее - положение) является внутренним нормативным документом, на основании которого организовывают повседневную деятельность данного подразделения, оценивают результаты работы, составляют должностные инструкции, определяют задачи, функции, права и обязанности, а главное - ответственность работников. Проект положения разрабатывает, как правило, руководитель структурного подразделения на основании типового положения о соответствующей службе. Разработчиком проекта положения по поручению руководителя может быть также рабочая группа специалистов по соответствующему направлению деятельности организации, работник подразделения или специалист в области трудового права и управления. Подготовленный проект положения обязательно согласовывается с юридической службой организации, по необходимости - с кадровой службой, а также с руководителями других структурных подразделений или должностными лицами, с которыми подразделение взаимодействует. Окончательно оформленное и согласованное со всеми заинтересованными службами положение подписывается руководителем структурного подразделения (членами рабочей группы), согласовывается с заместителем руководителя организации соответствующего направления деятельности (при наличии) и утверждается руководителем высшего ранга в порядке, установленном для утверждения нормативных документов (проставляется подпись и дата в грифе утверждения). Требования относительно оформления Положение должно быть оформлено на общем или специальном бланке организации или на чистых листах бумаги формата А4. Целесообразно его оформить на бланке структурного подразделения (при наличии таких бланков в организации). Если положение печатают на чистых листах бумаги, должны быть следующие реквизиты:
Текст положения можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть текста должна иметь свой номер. Нумеруют арабскими цифрами. Номер каждой составной части текста должен содержать в себе все номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления. Структура положения о подразделении учреждения Gоложение о кадровой службе может иметь следующие разделы:
В первом разделе «Общие положения» должно быть указано полное наименование структурного подразделения; его статус, место в организационной структуре организации, подчинение; порядок создания, реорганизации и ликвидации; структура; должность руководителя подразделения и порядок его замещения при отсутствии; порядок зачисления и увольнения работников подразделения; порядок внесения изменений и дополнений в положение; перечень основных законодательных и нормативно-правовых документов, инструкций, стандартов, регламентов, которыми должно руководствоваться подразделение в процессе работы. В отдельный подпункт могут быть вынесены вопросы структуры кадровой службы, который может включать следующие подразделения: руководящие кадры и формирование кадрового резерва; подготовка и повышение квалификации кадров; отдел по работе с кадрами; отдел социального обеспечения; отдел безопасности жизнедеятельности. В кадровую службу могут входить: группа регистрации документов; подразделение по учету документов и контроля за их выполнением; отдел автоматизации работы с документацией; группа рассмотрения писем (жалоб); бюро пропусков. В штатном расписании полноценной кадровой службы могут предусматриваться также должности социолога, психолога, медицинского работника. Факторами, определяющими организационную структуру кадровой службы, могут быть:
Во втором разделе «Задачи» приводятся формулировки основных направлений деятельности и содержание задач, которые должны выполнять подразделения в процессе работы. Таким образом, задачи кадровой службы могут быть следующие:
В третьем разделе «Функции» всесторонне раскрывается деятельность подразделения и степень его самостоятельности в принятии управленческих решений по основным направлениям функционирования организации. Так, кадровая служба может выполнять следующие функции:
Четвертый раздел «Права и обязанности» должен содержать перечень предоставленных структурному подразделению прав, необходимых его работникам для выполнения определенных задач: проверять и контролировать, получать, брать, вносить, разъяснять, представлять интересы и т. д. В этом разделе должны быть определены обязанности структурного подразделения. В пятом разделе «Руководство структурного подразделения» определяется должностное лицо, осуществляющее руководство подразделением, а также перечисляются основные позиции, по которым работники подразделения организации несут коллективную ответственность за несвоевременное и независимое выполнение возложенных на подразделение задач и функций, несоблюдение требований или неиспользование предоставленных прав, недостоверность данных в управленческой документации организации. Ответственность подразделения организации обусловливается ответственностью его руководителя и работников в зависимости от должностных функций. На практике редко формально закрепляются взаимосвязи подразделений, например кадрового с другими структурами организации. Во многих организациях эти связи налажены. Формальное закрепление взаимосвязей структурных подразделений является средством предупреждения конфликтных ситуаций в них. Шестой раздел «Персонал структурного подразделения» должен содержать информацию о порядке назначения на должности и увольнения с должности; подчинение; образовательное и квалификационное требование к руководству и работникам; права и обязанности; ответственность. Например, в требованиях к руководителю кадровой службы органа исполнительной власти предполагается указать, что:
В обязанностях руководителя кадровой службы органа исполнительной власти должно отмечаться, что он:
В последнем разделе «Заключительные положения» должны указываться особенности взаимодействия данного подразделения с другими структурными подразделениями, а также особенности обеспечения его деятельности: размеры помещения, обеспечение телефонной связью, средствами оргтехники, соответственно оборудованными местами хранения документов, а также законодательными и другими нормативными актами, справочными материалами по вопросам, принадлежащим к компетенции подразделения. Дата утверждения положения, как правило, является датой вступления его в силу. Если руководитель организации утверждает положение о кадровой службе в конце календарного месяца (года), а вступление его в силу планирует с начала нового календарного месяца (года), целесообразно разместить под грифом утверждения соответствующую отметку о времени введения документа в действие. После утверждения один экземпляр положения должен храниться у руководителя подразделения, второй - в кадровой службе организации. При реорганизации или изменении структуры организации или перераспределении функций между структурными подразделениями дополнения (изменения) к положению могут вноситься лишь приказом руководителя организации. При изменении подчинения, наименования организации или ее подразделения разрабатываются новые положения о его структурных подразделениях. Положение о структурных подразделениях организаций, документы которых поступают в государственные архивы, хранятся постоянно, а тех, документы которых не поступают в государственные архивы, - до ликвидации организации. Эффективность работы кадровых служб и ограничение роста их количественного состава зависят от двух факторов: переведения работы с кадрами на современную информационно-техническую базу и развития управленческой инфраструктуры, способствующей выполнению наиболее сложной кадровой работы. |
Читайте: |
---|
Популярное:
Новое
- Глава III Устройство современных дирижаблей и их данные Дирижабли в наше время
- Создание спецификаций Что такое спецификация номенклатуры в 1с
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками Снабжение и закупки
- И что делать, если вы уже на прицеле у инспектора
- Презентация на тему "день земли"
- Дикие животные - презентация Презентация о диких животных для школьников
- Законодательная база российской федерации
- Общероссийские классификаторы, закрепленные за минэкономразвития россии
- Реквизиты ооо Банковские реквизиты ООО
- Закон о садоводческих товариществах: что меняется и устоят ли дома