Regulamin podróży służbowych określa tryb i wysokość rekompensaty dla pracowników za wydatki związane z podróżą służbową (diety, wydatki na wynajęcie noclegu, koszty podróży), sposób postępowania pracownika i pracodawcy w przypadku nieprzewidzianych okoliczności w podróży służbowej itp. Jednocześnie każdy pracodawca ma prawo sam decydować, jakie dodatkowe dokumenty i w jakich formularzach powinien być sporządzony podczas podróży służbowych oraz wprowadzić odpowiednie normy do regulaminu podróży służbowych

Tryb wysyłania pracowników w podróż służbową określa Rząd Federacji Rosyjskiej w Regulaminie dotyczącym szczegółów wysyłania pracowników w podróż służbową (zatwierdzonym uchwałą Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. nr 749) . Ponadto, w zakresie nieuregulowanym niniejszym rozporządzeniem, każdy pracodawca ma prawo ustalić własne zasady, które nie pogorszą sytuacji pracowników w porównaniu z zatwierdzonymi przez prawo, układ zbiorowy, lokalny akt prawny (przepisy dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej wycieczki) lub umowa o pracę (art. 8, 9 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Jakie warunki uwzględnia regulamin podróży służbowych?

Przepisy dotyczące podróży służbowych mogą określać tryb i wysokość rekompensaty dla pracowników za wydatki związane z podróżami służbowymi (art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej): pracodawcy należący do sektora budżetowego mogą również ustalać w nim standardy poprawiające sytuację pracowników w porównaniu z zatwierdzonymi regulacyjnymi aktami prawnymi Rządu Federacji Rosyjskiej, władze państwowe podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, samorządy lokalne z obowiązkami i inni pracodawcy sami ogólnie określają w nim własną procedurę i wysokość odszkodowania.

Zatem przykładowo, o ile odpowiednie przepisy nie stanowią inaczej, pracodawca ma prawo ustalić zróżnicowaną wysokość zwrotu kosztów podróży w zależności od zawodu lub stanowiska, kategorii pracowników, jednostki strukturalnej, obszaru, w którym pracownik pracuje itp. . (klauzula 3 pisma Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 14.02.2013 nr 14-2-291, klauzula 3 pisma Rostrud z dnia 03.04.2013 nr 164-6-1)

Aby ustalić wysokość diety dziennej przysługującej w sytuacji, gdy pracownik przebywał w tym samym dniu na terenach, na których obowiązują różne diety, przepisy dotyczące podróży służbowych mogą przewidywać, że za dzień ten wypłaca się wynagrodzenie według standardów ustalonych dla obszaru, do którego do którego pracownik jest wysyłany (tj. obszar przyjazdu) (pismo Ministerstwa Pracy Rosji i Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 17 maja 1996 r. nr 1037-IH).

W części regulaminu podróży służbowych regulującej koszty wynajmu noclegu można ustalić, czy pracownik delegowany ma prawo samodzielnie wybrać miejsce noclegu w podróży służbowej (hotel czy sektor prywatny) i jakie dokumenty powinny to potwierdzać, w imieniu którego (pracodawcy lub samego pracownika) powinna zostać zawarta umowa (świadczenie usług hotelarskich, wynajem mieszkań itp.).

Pracodawca może przewidzieć w regulaminie podróży służbowych możliwość zwrotu pracownikowi delegowanemu nie tylko kosztów wynajmu (wynajmu) lokalu mieszkalnego, ale także dodatkowych usług świadczonych w miejscu zamieszkania (korzystanie z kuchni, prasowanie, suszenie sprzątanie itp.).

Ograniczenia w zakresie wysokości zwracanych przez pracodawcę kosztów podróży (w zakresie rodzaju transportu i stopnia komfortu zakupionej usługi, w tym w zależności od zajmowanego przez pracownika stanowiska) mogą być również zapisane w regulaminach.

Wskazane jest także określenie sposobu postępowania pracownika i pracodawcy na wypadek nieprzewidzianych okoliczności w podróży służbowej – choroby, opóźnienia z ważnych powodów, a także sposobu dokumentowania przez pracownika zaistniałych okoliczności i ich skutków.

Jeżeli organizacja nie sprzeciwia się zwracaniu pracownikom kosztów podróży służbowej transportem osobistym, wówczas w przepisie należy uwzględnić również odpowiednią normę (a także zasady ustalania wysokości odszkodowania i warunki jego przyznania). W przeciwnym razie dla każdego przypadku takiego odszkodowania menadżer będzie musiał wydać osobne postanowienie.

Ponieważ na chwilę obecną z przepisów wyłączone zostały wszelkie odniesienia do wymaganego wcześniej zaświadczenia podróży, zlecenia służbowego oraz sprawozdania z wykonanej pracy, ich brak nie stanowi już naruszenia procedury rejestracji podróży służbowej. Nie ma jednak zakazu ich przygotowywania. Każdy pracodawca ma prawo sam decydować, jakie dodatkowe dokumenty i w jakiej formie należy sporządzać podczas podróży służbowych, a także wprowadzić odpowiednie normy do regulaminu.

Zmiany w regulaminie podróży służbowych

Jeżeli zaistnieje konieczność wprowadzenia zmian w już zatwierdzonym regulaminie dotyczącym podróży służbowych, kierownik organizacji powinien wydać odpowiednie zarządzenie. Ponieważ tryb wysyłania w podróż służbową i warunki zwrotu wydatków nie są warunkami umów o pracę z pracownikami, pracodawca nie musi przestrzegać procedury opisanej w art. 74 Kodeksu pracy (w tym dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia ). Pracownicy będą jednak musieli zapoznać się z nową wersją rozporządzenia przed podpisaniem (art. 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Zmiany wejdą w życie z dniem ich przyjęcia przez pracodawcę albo z dniem określonym w nowej wersji regulaminu i będą miały zastosowanie do stosunków powstałych po ich wejściu w życie (art. 12 Kodeksu pracy Rosyjskiego Kodeksu Pracy). Federacja).

Dziś w Federacji Rosyjskiej obowiązuje formalna procedura, zgodnie z którą każda organizacja musi posiadać dokument regulacyjny regulujący procedurę wysyłania wszystkich pracowników w podróże służbowe. Zasada ta jest obowiązkowa dla organizacji i firm edukacyjnych, rządowych, dziecięcych, zagranicznych, miejskich i innych. Co dokładnie ten dokument definiuje i jak pracodawca powinien go opracować, zostanie omówione poniżej.

Regulamin podróży służbowych ze zmianami z 2018 r

Na początek zauważamy, że obowiązkową formę założenia dzisiaj reguluje odpowiednie prawo pracy, a mianowicie Dekret rządu nr 729. Artykuł 4 stanowi, że corocznie organizacja reprezentowana przez pracodawcę musi opracować lokalne zarządzenie, w ramach którego będzie prowadzona ewidencja wszystkich podróży służbowych przypisanych pracownikom. Sama uchwała jest aktem rekomendacyjnym, poprzez który państwo ustanawia podobne obowiązki wobec organizacji.

Zgodnie z nim zarządzenie to musi zawierać w formie rozporządzającej zasady wysyłania pracowników w podróże służbowe. Procedura może być inna dla każdej organizacji. W związku z tym pracownicy powinni początkowo wiedzieć, czego mogą się spodziewać, jeśli zostanie im przydzielona podróż służbowa.

Regulamin podróży służbowych w instytucji budżetowej

Podróże służbowe w warunkowej organizacji budżetowej regulują niniejszy regulamin. Zapis ten jest formularzem, który należy wypełnić w siedzibie pracodawcy, z obowiązkowym wskazaniem wszystkich planowanych wyjazdów służbowych na bieżący rok. Tutaj, po zatwierdzeniu, wydatek jest wskazany w kategoriach materialnych.

Limit wydatków w każdej organizacji może być inny i zależy od liczby pracowników wysyłanych w podróże służbowe. Zmiany regulaminu podróży służbowych możliwe są wyłącznie na polecenie formalnego kierownika. Wszelkie dodatkowe elementy również umieszczane są na dokumencie wyłącznie na polecenie formalnego menadżera. W Federacji Rosyjskiej przydzielanie pracowników w podróż służbową w formie dokumentowej zatwierdzane jest lokalnym zarządzeniem pracodawcy.

Regulamin podróży służbowych - przykład

Aby opisywany dokument został sporządzony poprawnie, zaleca się najpierw zapoznać z jego najbardziej ogólnym wzorem. Zaleca się to zrobić, aby uniknąć błędów lub nieścisłości w dokumencie. Jeżeli dokument zostanie sporządzony nieprawidłowo, może zostać uznany za nieważny.

Regulamin podróży służbowych, Niezależnie od miejsca i kierunku pracy, dla każdego pracownika musi ona zawierać także informacje o dziecku/dzieciach, jeśli takie istnieją.

Regulamin wyjazdów służbowych w 2018 roku

W 2018 roku opisywany dokument został sporządzony zgodnie z rozporządzeniami Uchwały 729. Tutaj w przystępnej formie opisano procesy wprowadzania zmian, wyłączenia lub dodania formalnego pracownika do modelu strukturalnego, a także opisano ogólną procedurę funkcjonowania tej ustawy samorządowej.

Regulacja dotycząca specyfiki wysyłania pracowników w podróże służbowe jest zatem aktem lokalnym, gdyż każda organizacja opracowuje ją wyłącznie we własnym interesie. W takim przypadku należy zwrócić uwagę na treść tej uchwały. We wszystkich pozostałych aspektach pracodawcy nie mają praktycznie żadnych znaczących ograniczeń.

Zarządzenie zatwierdzające regulamin podróży służbowych - wzór

Po przygotowaniu dokumentu w formie strukturalnej pracodawca warunkowy zatwierdza go w drodze lokalnego zamówienia. W organizacjach publicznych lub edukacyjnych próbka tego zamówienia musi być zgodna wyłącznie z zasadami organizacyjnymi.

Dlatego w dwóch różnych instytucjach forma zamówienia będzie inna. Aby z grubsza zrozumieć, jak to wygląda w praktyce, warto wcześniej zapoznać się z jego najbardziej ogólnym przykładem. Rozporządzenie nr 749 z dnia 13 października 2008 r. dotyczące podróży służbowych przeszło na początku 2016 r. pewne zmiany strukturalne. Dlatego zaleca się korzystanie z jego zawartości dopiero po zapoznaniu się z aktualnym wzorowym dokumentem.

Ściśle mówiąc, przepis dotyczący podróży służbowych nie jest lokalnym aktem prawnym, którego obecność w organizacji jest wymagana przez prawo. Jednak dla wygody zarówno pracodawcy, jak i pracowników wskazane jest posiadanie takiego wewnętrznego dokumentu.

Prawo pracy w podróżach służbowych

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, regulujący kwestie podróży służbowych, w art. 168 ustanawia obowiązek pracodawcy zwrotu pracownikowi wydatków związanych z podróżami służbowymi.

Jednocześnie specyfika zwrotu kosztów podróży w organizacjach niebędących agencjami rządu federalnego, państwowymi funduszami pozabudżetowymi Federacji Rosyjskiej, agencjami rządu federalnego, a także agencjami rządowymi i agencjami rządowymi podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej , organy samorządu terytorialnego i instytucje miejskie określa układ zbiorowy pracy lub lokalny akt prawny (chyba że prawo stanowi inaczej).

Oznacza to, że pracodawca ma prawo ustalić w takiej ustawie własne zasady wynagradzania, odzwierciedlające specyfikę organizacji i niesprzeczne z wymogami prawa pracy, w szczególności zatwierdzonego Rozporządzenia w sprawie specyfiki wysyłania pracowników w podróże służbowe. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. N 749 (ostatnie wydanie z dnia 29 lipca 2015 r.).

Jeżeli jednocześnie układ zbiorowy pracy lub lokalny akt prawny (zwykle nazywany „Regulaminem podróży służbowych”, chociaż może to być również polecenie przełożonego) będzie zawierał inne zasady, na przykład określające procedurę wysyłania w podróżach służbowych, przetwarzaniu dokumentów, uprawnieniach służb i specjalistów itp., wówczas nie będzie sprzeczności z prawem.

W 2015 roku wprowadzono istotne zmiany w przepisach dotyczących podróży służbowych. Dlatego też zaświadczenia o podróży, oficjalne zadania i raporty z podróży są obecnie opcjonalne. Jednak w nowych lokalnych przepisach dotyczących podróży służbowych, w razie potrzeby, pracodawca może przewidzieć ich obecność w organizacji, co nie będzie stanowić naruszenia prawa.

Przypomnijmy, że przyjmując ten lokalny akt prawny, wymogi art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej o niedopuszczalności pogorszenia sytuacji pracowników w porównaniu z ustawą ustaloną, a także o uwzględnieniu opinii reprezentatywnego organu pracowników (jeśli taki istnieje).

Struktura wzoru regulaminu podróży służbowych 2016

Sporządzając dokument, możesz uwzględnić w jego składzie punkty wyjaśniające i uzupełniające wymagania określone w wyżej wymienionej Uchwale Rządu:

• w przepisach ogólnych: krąg pracowników organizacji, do którego stosuje się Regulamin; czym jest podróż służbowa, a jakie nie są za nią uznawane;
• w części dotyczącej czasu trwania podróży służbowej i jej trybu: minimalnego i maksymalnego czasu trwania, ustalenia rzeczywistej długości pobytu, godzin pracy w podróży służbowej, działań pracownika w nieprzewidzianych okolicznościach (w tym czasowej niezdolności do pracy) itp.;
• w części dotyczącej dokumentowania podróży służbowej możesz również określić procedurę interakcji służb podczas tej procedury, formularze dokumentów sporządzonych w organizacji (w tym zaświadczenie o podróży i oficjalne zadanie, jeśli pracodawca uzna to za konieczne utrzymania ich w organizacji), termin ich zakończenia; zgłoszenie pracownika po zakończeniu podróży służbowej, określające tryb i termin jego złożenia, można umieścić tutaj;
• w części dotyczącej gwarancji dla pracowników wysyłających ich w podróż służbową, oprócz tych określonych w art. 167 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej można zapewnić inne (na przykład zwiększone wynagrodzenie za pracę w weekend lub święto itp.);
• Sekcja dotycząca kosztów podróży jest bardzo ważna. Określa te wymienione w art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zwrot kosztów pracownikowi w związku z podróżą służbową. Prawidłowe przygotowanie tej sekcji pozwoli uniknąć wielu pytań i ułatwi Ci pracę.

Przykładowy regulamin podróży służbowych

5. ODWOŁANIE PRACOWNIKA Z WYJAZDU W BIURZE

6. GWARANCJE DLA PRACOWNIKA WYSYŁANEGO W PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ

7. WYSOKOŚĆ I PROCEDURA REKOMPENSATY WYDATKÓW ZWIĄZANYCH Z PODRÓŻĄ BIUROWĄ DO PRACOWNIKA

Przepisy dotyczące podróży służbowych to lokalny akt prawny organizacji, który zawiera wszystkie zasady wysyłania w podróż służbową, przyjęte specjalnie w organizacji. Czy jest to obowiązkowe, czy wymaga nowelizacji w związku z przyjęciem nowych przepisów i jaki jest limit naliczania diet dziennych? Jakie dodatkowe koszty ponosi firma wysyłając pracowników od 2020 roku? W tym artykule staraliśmy się odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania dotyczące rejestracji takiego wyjazdu.

Po co jest to stanowisko?

Regulacja dotycząca podróży służbowych jako lokalny akt prawny w organizacjach jest opcjonalna. Bardziej konieczne jest uregulowanie relacji pomiędzy firmą, podróżnym i działami zajmującymi się przetwarzaniem i obliczaniem kosztów podróży służbowej. Oznacza to, że nie jest konieczne osobne opracowywanie Regulaminu w formie aktu lokalnego; normy dotyczące podróży służbowych można uwzględnić na przykład w wewnętrznych przepisach pracy, a dzienne limity można zatwierdzić w drodze zarządzenia. Jest to omówione w Art. 168 Kodeksu pracy, ale nadal będziemy bardziej szczegółowo omawiać rozwój takiego lokalnego aktu prawnego, jak Regulamin podróży służbowych, ponieważ jego obecność sprawia, że ​​organizacja podróży jest prostsza i wygodniejsza.

Co to jest podróż służbowa

Zastanówmy się, jak definiuje się ten termin w Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Podróż służbowa to wyjazd pracownika firmy w celu wykonania zadania służbowego poza stałe miejsce pracy.(Część 1 Sztuka. 166 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej). Wysłanie odbywa się na podstawie zlecenia pracodawcy z wydaniem zlecenia pracy. Jeżeli pracownik zajmuje stanowisko wymagające ciągłych podróży w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, nie będzie to uznawane za podróż służbową (ale będzie nazywane pracą podróżującą). Podczas podróży służbowej pracownik zachowuje swoje stanowisko, miejsce pracy i wynagrodzenie.

Czy pracownik może odmówić wyjazdu służbowego?

Co do zasady prawo pracy (art. 166 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) nie wymaga pytania pracownika o zgodę na jakąkolwiek podróż służbową (w Rosji lub za granicą). Jednocześnie Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej ustanawia szereg ograniczeń dotyczących wysyłania niektórych kategorii pracowników w podróże służbowe.

Nie możesz wyjeżdżać w podróż służbową:

• kobiety w czasie ciąży;
• pracownicy poniżej 18 roku życia (wyjątek – działalność twórcza);
• osoby niepełnosprawne, jeżeli podróż zakłóca zajęcia rehabilitacyjne;
• pracownicy, z którymi zawarto umowę studencką;
• zarejestrowanego kandydata podczas wyborów.

Istnieje również lista obywateli, dla których podróż służbowa jest dozwolona wyłącznie po otrzymaniu zawiadomienia-kierunku i za ich pisemną zgodą. Jeżeli pracownik, którego można wysłać w podróż służbową tylko za pisemną zgodą, odmówi wyjazdu, to nie można go przymusowo wysłać w podróż służbową. Ponadto pracownik może mieć istotne powody, aby przełożyć lub nawet odwołać podróż, wówczas kierownik może anulować swoje zamówienie. Jest to jednak prawo menedżera, a nie obowiązek.

Opracowujemy Regulamin podróży służbowych na rok 2020

Odzwierciedlone są prawie wszystkie niuanse związane z wysyłaniem pracownika w podróż służbową Uchwała Rządu Rosji nr 749 z dnia 13 października 2008 r. Zasadnicze zmiany w kierunku uproszczenia rejestracji tej chwili pracy nastąpiły w przepisach w 2015 roku, kiedy ustawodawca zniósł obowiązek wydawania zaświadczeń podróży i delegacji służbowych. Choć wiele organizacji i przedsiębiorstw do dziś korzysta z tych formularzy, wysyłając pracownika w podróż służbową, bardziej prawdopodobne jest, że dla wygody prowadzenia raportowania wewnętrznego, tym bardziej, że dokumenty wraz z poleceniem wysłania w podróż służbową są automatycznie przesyłane generowane z programów księgowych personelu.

Aby opracować aktualny akt lokalny (Regulamin), na końcu artykułu możesz pobrać bezpłatną próbkę Regulaminu podróży służbowych 2020. Należy wziąć pod uwagę, że przykładowy dokument wewnętrzny innego przedsiębiorstwa może zawierać indywidualne cechy, ograniczone lub rozszerzone prawa, dlatego przy opracowywaniu aktów lokalnych zawsze należy odwołać się do pierwotnego źródła, w tym przypadku przyjąć za podstawę przepis 749 w podróżach służbowych.

Zazwyczaj Regulamin składa się z kilku rozdziałów i jest dość obszernym dokumentem. W szczególności należy wziąć pod uwagę:

• Postanowienia ogólne;
• procedura wysyłania pracowników w podróże służbowe;
• termin takiej podróży;
• zasady przedłużenia terminu;
• przypadki odwołania pracownika delegowanego;
• gwarancje przy wysłaniu w podróż służbową;
• kwoty i tryb zwrotu kosztów podróży.

W każdej z tych sekcji ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie niuanse. Na przykład stwierdzenie może zaczynać się w ten sposób:

Z tej próbki jasno wynika, że ​​szef organizacji musi zatwierdzić Regulamin podróży służbowych i gdzie powinien widnieć jego osobisty podpis i data zatwierdzenia. Jednym z głównych rozdziałów tej ustawy lokalnej jest rozdział dotyczący procedury składania raportów związanych z zadaniami w podróży służbowej. Wskazane jest natychmiastowe zapisanie następującej zasady:

Pracownik delegowany w ciągu 3 dni roboczych po powrocie ma obowiązek przedstawić dokumenty potwierdzające przeznaczenie środków wydanych na wyjazd.

Ponadto przy sporządzaniu Regulaminu należy określić pozycje kosztów podróży, które organizacja zwróci pracownikowi. Na przykład:

Primer LLC zwraca podróżującym służbowo koszty wyżywienia w wysokości nie większej niż 1 tysiąc (1000) rubli dziennie.

Kto opracowuje Regulamin podróży służbowych

Ustawę lokalną zatwierdza kierownik, ale w jej rozwój musi być zaangażowanych jednocześnie kilku pracowników:

• specjalista HR spisz główne kwestie organizacyjne;
• główny księgowy doda do dokumentu punkty dotyczące płatności;
• prawnik sprawdzi Regulamin pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami.

W celu dodania pewnych aspektów do dokumentu mogą być również zaangażowani inni specjaliści.

Zmiany w ustawodawstwie

W związku ze zmianami w przepisach pracodawca musi niezwłocznie zapoznać się z lokalnymi przepisami, w tym z Regulaminem podróży służbowych. Celem nowelizacji może być zmniejszenie dodatkowych obciążeń finansowych przedsiębiorców w sytuacji przyjęcia przez państwo przepisów prowadzących do zwiększenia odliczeń podatkowych i składek na ubezpieczenia do odpowiednich funduszy.

Od 2017 roku Ustawa federalna nr 243 FZ z dnia 3 lipca 2016 r ustalone zostały limity diet dziennych w przypadku delegowania pracownika w podróż służbową, w ramach których nie opłacane są składki na ubezpieczenie, w przypadku przekroczenia limitów konieczne będzie opłacanie składek na ubezpieczenie w wysokości nadwyżki; Normę wprowadzono analogicznie do zasady płatności podatku dochodowego od osób fizycznych od diet dziennych, która obowiązuje od 1 stycznia 2008 roku. Ponadto ustawodawca po 10 latach nie podwyższył wysokości diety dziennej, która nie podlega opodatkowaniu i składkom ubezpieczeniowym.

Ustalanie dziennych limitów zasiłków

Jeżeli pracodawca stara się oszczędzać na dietach dziennych, ustala w Regulaminie podróży służbowych limity wypłaty diet dziennych zgodnie z Ordynacją podatkową Federacji Rosyjskiej w granicach kwot nieuwzględnionych w podstawie opodatkowania:

• 700 rubli dziennie na terytorium Rosji;
• 2500 rubli dziennie poza granicami kraju.

Ustalając limity diet, pracodawca ma prawo kierować się sytuacją rynkową, w przeciwnym razie nadmierne oszczędności mogą zdemotywować pracowników, którzy udając się do innego miasta lub kraju na realizację zadań zarządczych, muszą szybko rozwiązać problemy urzędowe, zwłaszcza że wiele pracownicy mają negatywny stosunek do takich wyjazdów.

Firmy często różnicują limity ze względu na zajmowane stanowisko i miejsce przydziału. Oznacza to, że dla personelu kierowniczego ustala się wyższe wynagrodzenie niż dla zwykłych pracowników. To samo dotyczy miejsca docelowego - jeśli firma ma charakter regionalny, wówczas podróż służbowa na przykład do Moskwy będzie droższa niż do małego miasteczka. Firma ma prawo wskazać w Regulaminie dowolną wysokość diety dziennej za podróże służbowe, gdyż maksymalny limit nie jest ograniczony przepisami prawa. Trzeba tylko pamiętać, że trzeba będzie zapłacić odpowiednie podatki i opłaty.

Wyjazd służbowy w dzień wolny

Jeżeli pracownik udaje się w podróż służbową np. w sobotę lub niedzielę, aby rozpocząć pracę w poniedziałek, to – jak przypomniało Ministerstwo Pracy w piśmie z dnia 09.05.2013 N 14-2/3044898-4415 , dni wolne wypłacane są w podwójnej stawce (lub rekompensowane zapewnieniem dodatkowego dnia wolnego – wówczas odpłatność będzie w standardowej wysokości przeciętnego wynagrodzenia). To samo dotyczy dni powrotu przypadających na weekendy.

W jaki sposób pracownik może raportować rezultaty podróży służbowej?

Na podstawie wyników podróży podróżujący służbowo ma obowiązek sporządzić i przekazać przełożonym raport z wykonania zadania, na podstawie którego kierownictwo przedsiębiorstwa ma możliwość ustalenia, jak dobrze pracownik poradził sobie z zadaniem problemów i zadań, które miał rozwiązać. Dla pracownika sporządzenie protokołu pozwala mu uniknąć bezpodstawnych roszczeń związanych z niezadowalającymi wynikami podróży. Oprócz raportu podróżny musi złożyć w dziale księgowości:

• raport zaliczkowy (o wydatkach poniesionych w podróży służbowej);
• rachunki, czeki, bilety podróżne itp. potwierdzające dokumenty płatnicze;
• świadectwo podróży (jeśli zostało wydane).

W prawie pracy przez podróż służbową rozumie się podróż pracownika organizacji na okres ustalony przez pracodawcę ze względów służbowych. Celem tej podróży jest wykonywania obowiązków służbowych poza miejscem pracy.

Główne kwestie związane z organizacją takich wycieczek regulują lokalne przepisy - Regulamin podróży służbowych.

Współczesne prawo pracy nie zawiera ścisłych regulacji dotyczących formy i treści tego dokumentu. W związku z tą okolicznością kierownictwo przedsiębiorstw i organizacji samodzielnie opracowuje i przyjmuje taki dokument, jak Regulamin podróży służbowych, biorąc pod uwagę specyfikę ich pracy.

Jednocześnie głównym wymaganiem jest to ścisłe przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa pracy.

W procesie opracowywania tego aktu prawnego należy go przestrzegać poniższe przepisy i regulacje:

1. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej nr 749 z dnia 13 października 2008 r. Reguluje niektóre funkcje brane pod uwagę przy wysyłaniu pracowników w podróż służbową. Załączony jest do niego odpowiedni Regulamin.

Cel rejestracji

Regulamin podróży służbowych w organizacji sporządzany jest w celu: usprawnienie procesu rozliczania podróży służbowych w nim, jak i dla normalizacja obiegu dokumentów.

Dzięki temu uregulowano szereg kwestii bezpośrednio związanych z wysyłaniem pracowników w jednorazowe i stałe podróże służbowe. W ten sposób pracodawca ubezpiecza się od błędów w dokumentowaniu tego procesu, a także oszczędza na kosztach podróży.

Dodatkowo prawidłowy obieg dokumentów w tym obszarze pozwala na łatwe zgłoszenie do urzędu skarbowego zwiększonej kwoty wydatków na te potrzeby.

Ponieważ ustawodawstwo rosyjskie nie zobowiązuje właściciela organizacji do bezwzględnego zaakceptowania przedmiotowego Regulaminu, on sam decyduje: zrobić to czy nie.

Zwykle dokument ten przyjmuje się w sytuacji, gdy podróże służbowe są w firmie częstym zjawiskiem. W tym przypadku rozsądne jest przyjęcie jednego dokumentu regulujące ten obszar stosunków pracy.

Wtedy, gdy taki wyjazd jest zjawiskiem odosobnionym, nie ma potrzeby opracowywania tego wielkoformatowego dokumentu, lecz każdy konkretny przypadek jest odnotowywany w zarządzeniu organizacyjnym.

Wymagania dotyczące dokumentu i osoby odpowiedzialnej za jego sporządzenie

Rozpatrywany dokument jest w przygotowaniu Dział HR organizacji. W przypadku, gdy zawiera pozycje związane z dokumentowaniem kosztów pieniężnych, Regulamin należy uzgodnić z działem księgowym firmy.

Sam lokalny akt prawny zatwierdza jego ustawodawca, wydając odpowiednie zarządzenie. W takim przypadku dokument musi spełniać określone wymagania.

Powinna na przykład określić standardy diet dziennych, ustalić standardy podziału środków na wynajem lokalu mieszkalnego, a także uregulować zasady prowadzenia ewidencji zarówno przez pracowników księgowych, jak i przez samego wysyłanego w podróż pracownika firmy.

Główne sekcje

Regulamin podróży służbowych nie ma oficjalnie zatwierdzonego wzoru standardowego, ale koniecznie musi go zawierać siedem sekcji:

• Postanowienia ogólne;
• procedura wysłania pracownika organizacji w podróż służbową;
• dokumentowanie;
• warunki i tryb;
• przypadki czasowej niezdolności do pracy delegowanego pracownika;
• niuanse podróży służbowych poza Federację Rosyjską;
• koncepcja i tryb wypłaty diet podróżnych;
• zapewnienie raportowania wyjazdów służbowych, gwarancji udzielanych pracownikowi w związku z nimi.

W części ogólnej Regulaminu rozszyfrowano sam termin "podróż służbowa", określa się cel dokumentu, formułuje się zadania postawione pracownikowi przed wyjazdem.

Bezpośrednio siebie procedura wysłania pracownika organizację w nim zdefiniowano w następnej sekcji. Wskazane są również warunki podróży służbowej, a także procedura zastępstwa pracownika podczas jego wyjazdu.

Sekcja poświęcona procedurze rejestrowania wyjazdów służbowych w organizacji powinna zawierać algorytm dokumentacyjny tego procesu, procedury sporządzania i dokumentowania przydziału pracy.

Z niego również możesz się dowiedzieć w jakiej kolejności wydawane jest polecenie wysłania pracowników w podróż służbową. Ponadto zawiera przepisy dotyczące rejestracji dokumentów w tym zakresie, a także procedurę wydawania certyfikatu podróży.

Daty i godziny otwarcia pracownika, który odszedł z powodów służbowych, wskazuje się w Sekcja 4. Powinna zawierać informację o metodzie obliczania czasu trwania podróży służbowej, z uwzględnieniem dnia wyjazdu i przyjazdu.

Ponadto wskazanie jest obowiązkowe harmonogram pracy i odpoczynku pracownik na taką podróż. Odrębnie opisano rejestrację jego obecności w pracy zarówno w dniu wyjazdu, jak i w dniu przyjazdu.

Sekcja 5 zawiera informację o trybie udzielania zwolnienia lekarskiego pracownikowi delegowanemu oraz w siódmy zawiera przepisy dotyczące trybu wyjazdów przedstawicieli organizacji, realizowanych w jej imieniu, za granicę. Są to informacje o zasiłkach chorobowych, dietach dziennych i kosztach podróży.

Jednocześnie przepisy ogólne dotyczące takich płatności, zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zamieszczono w osobnej części tego dokumentu.

Ostatnia sekcja zajmuje się sporządzaniem raportów dla nieobecnego pracownika. Zawiera informacje o kolejności sporządzania i składania raportu z podróży służbowej, terminie jego złożenia, a także o algorytmie składania raportu z pracy wykonanej podczas podróży służbowej.

Oprócz wymienionych, ten lokalny akt prawny może zawierać inne sekcje, a także aplikacje, na przykład próbki oficjalnej dokumentacji - notatki urzędowe i wyjaśniające do raportu z wydatków.

Próbka na rok 2020

Dokumentacja dotycząca podróży służbowych okresowo ulega poważnym zmianom. Ostatnia taka zmiana miała miejsce w 2015 roku, kiedy to zostało anulowane obowiązkowy wymóg rejestracji oficjalnego przydziału zadań i zaświadczenia o podróży.

W analogiczny sposób wydawane są regulacje dotyczące podróży służbowych na rok 2020. Przepisy nie ustanawiają jednolitej formy tego dokumentu.

Cechy zagranicznych podróży służbowych

Subtelności zagranicznych podróży służbowych pracowników są również wskazane w rozpatrywanym Regulaminie. Jego tekst musi zawierać informację o procedurze zwrotu wydatków w celu uzyskania zagranicznego paszportu i wizy.

Ponadto wypłata diet podróżnych, diet dziennych i innych płatności ma tutaj również swoje własne cechy związane z przeliczaniem walut obcych. Odrębnie dokument określa procedurę wypłaty zwolnienia lekarskiego za granicą w czasie podróży służbowej.

Dla pracowników zdalnych

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownicy zdalni podlegają wszystkie gwarancje dostarczane zwykłym pracownikom organizacji. Zatem taki specjalista może zostać wysłany w podróż służbową na zasadach ogólnych, podczas gdy on ma prawo otrzymywać wszystkie płatności, które otrzymuje zwykły pracownik przedsiębiorstwa.

Regulamin podróży służbowych zatwierdza kierownik organizacji w drodze zarządzenia. Jednocześnie jego tekst przygotowują pracownicy działu personalnego i uzgadniają z głównym księgowym. W w tej samej kolejności Dokument ten może ulec zmianie.

Oznacza to, że jeśli chcesz coś zmienić w Regulaminie, Dział HR musi przygotować tekst takich zmian. Następnie trafia do zatwierdzenia przez dział księgowości, który sprawdza taką propozycję pod kątem zgodności z przepisami dotyczącymi rachunkowości i Ordynacją podatkową.

Zazwyczaj te zmiany nie wymagają zgody organizacji związkowej przedsiębiorstwa. Gotowy tekst zmian Regulaminu zatwierdza szef firmy w drodze specjalnego zarządzenia. Zarządzenie zatwierdzające ten dokument wraz z zarządzeniem je zmieniającym podawane jest do wiadomości pracowników za podpisem.

Gwarancje dla pracowników oddelegowanych

Ustawodawstwo pracy określa ścisłe gwarancje oddelegowani pracownicy. Wszystkie muszą znaleźć odzwierciedlenie w rozpatrywanym dokumencie. Należą do nich zatem obowiązek przestrzegania godzin pracy i odpoczynku w podróży służbowej.

Oprócz, kwota i sposób płatności są ściśle określone podróżujący służbowo i diety dzienne. Rozpatrywany Regulamin może także przewidywać środki odpowiedzialności pracodawcy za naruszenie tych gwarancji oraz sposoby ochrony naruszonych praw pracownika. Zwykłym środkiem jest zwrócenie się do Komisji ds. Sporów Pracowniczych lub bezpośrednio do sądu.

Sąd prawie zawsze staje po stronie pracownika, dlatego pracodawca musi uważnie monitorować wykonanie wszystkich dokumentów. Prawidłowe sporządzenie i wykonanie tego samego Regulaminu podróży służbowych może pomóc w uniknięciu sytuacji konfliktowych w przyszłości.

Ponadto za pomocą takiego dokumentu organizacja może zaoszczędzić dużo w sprawie płatności na rzecz pracowników delegowanych.

Szczegóły dotyczące podróży służbowych przedstawiamy w tym filmie.