Spośród dostępnych formularzy księgowych przedsiębiorstwa mogą korzystać z ujednoliconych formularzy zatwierdzonych uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1.

Formularz harmonogramu rozliczeń w formularzu T-12 (jeśli księgowanie odbywa się ręcznie)

Formularz arkusza księgowego w formularzu T-13 (jeżeli księgowanie odbywa się automatycznie)

Prawo nie określa, który z pracowników firmy powinien odpowiadać za monitorowanie czasu pracy. Dlatego kierownik może wyznaczyć dowolnego podwładnego odpowiedzialnego za tę pracę. Zwykle jednak takie obowiązki są przypisane pracownikom działów personalnych i kierownikom działów.

Prawidłowo sporządzony grafik pozwala określić:

• ile dni w miesiącu przepracował pracownik (był na urlopie, na zwolnieniu lekarskim);
• czy przestrzegał dyscypliny pracy (spóźnienia, nieobecności).

Na podstawie tych danych następnie obliczane są wynagrodzenia, różnego rodzaju odszkodowania i płatności. Jeżeli w dokumentach wewnętrznych przewidziano kary za regularne łamanie dyscypliny pracy, prawidłowe wypełnienie karty czasu pracy 0504421 (przykład wypełnienia poniżej), T-12 lub T-13 pomoże Ci dowiedzieć się, który z pracowników powinien zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Gdzie można uzyskać wymagania dotyczące projektu formularza

Zanim pokażemy przykład wypełnienia karty czasu pracy (formularz 0504421 nowy), wyjaśnimy, jakie informacje należy tam wpisać. Wszystkie niezbędne oznaczenia specjalne znajdują się na pierwszej stronie formularza T-12. Dotyczą one również T-13, a formularz 0504421 ma swoje własne oznaczenia.

Firma samodzielnie decyduje, jakich symboli – liter czy cyfr – użyć. To jest nieistotny punkt. Istnieją jednak dwa sposoby zapisywania danych w grafiku:

• obecność lub nieobecność odnotowywana jest codziennie – uzupełnianie ciągłe;
• wskazuj tylko „odstępstwa” - spóźnienia, niestawienia się, praca w weekendy, przestoje. Metodę tę stosuje się także do skumulowanego rejestrowania czasu pracy.

Instrukcja krok po kroku wypełniania karty meldunkowej T-12

Załóżmy, że w organizacji rejestracja czasu odbywa się ręcznie i niezależnie od rozliczania wynagrodzeń dla personelu. Nasza organizacja ma charakter komercyjny, a menedżer skłania się ku formularzom Państwowego Komitetu Statystycznego. Pokażemy Ci, jak wypełnić pierwszą część ujednoliconego formularza T-12.

Blok 1

Wypełniamy pierwszą stronę karty raportu, która zawiera ogólne informacje o samej organizacji, okresie raportowania, a także kody symboli alfabetycznych i cyfrowych.

Krok 1. Wprowadź informacje o pełnej nazwie organizacji.

Krok 2. Wpisz nazwę działu lub oddziału organizacji. Jeśli organizacja nie posiada podziałów strukturalnych, pozostaw pole puste.

Krok 3. Wprowadź odpowiedni ośmiocyfrowy kod.

Krok 4. Podajemy informację o okresie, na który sporządzono harmonogram.

Krok 5. Nadaj numer seryjny i podaj datę kompilacji.

Blok 2

Wypełniamy drugą stronę (zalecamy zrobić to zgodnie z). Teoretycznie ta strona jest wypełniana w okresie sprawozdawczym, jednak bezpośrednio w trakcie pracy mogą pojawić się sytuacje, które nie będą całkowicie poprawne, aby natychmiast odzwierciedlić je na wykresie.

Przykładowo pracownik K. nie przyszedł dzisiaj do pracy i nie powiadomił przełożonego o swojej nieobecności. Faktycznie jest on nieobecny w pracy, ale przyczyna jego nieobecności jest nieznana, a w karcie zgłoszenia należy wpisać kod literowy NN (niestawienie się z nieznanych przyczyn, do czasu wyjaśnienia okoliczności). Załóżmy, że jutro wyjdzie i wyjaśni przyczynę swojej nieobecności, w związku z czym zostaną wprowadzone zmiany w grafiku, a kod NN zostanie zastąpiony innym, w zależności od przyczyny nieobecności.

Może się też zdarzyć, że pracownik przyjdzie do pracy tuż przed przesłaniem harmonogramu do działu księgowości, dlatego zaleca się prowadzenie aktualnej ewidencji ołówkiem lub w osobnym dokumencie, który można powtórzyć dziesięć razy przed ostatecznym wprowadzeniem informacji bezpośrednio do T-12.

Krok 6. Przypisz pierwszy numer seryjny.

Krok 7. Zapisz nazwisko, inicjały i stanowisko konkretnego pracownika.

Krok 8. Wprowadź numer personalny (znajdziesz go w zamówieniu na wizytę lub w karcie osobistej pracownika T-2).

Krok 9. W kolumnach obecności i nieobecności wpisujemy odpowiednie informacje według dnia miesiąca i informacje te znajdują odzwierciedlenie w dwóch kolumnach:

• w górnej kolumnie wskazany jest odpowiedni kod (alfabetyczny lub numeryczny, w zależności od tego, co lubisz);
• Czas trwania jest podany w dolnej kolumnie.

Przykład pokazuje procedurę prowadzenia karty czasu pracy dla organizacji w okresie pięciu dni. Jak poprawnie wypełnić grafik z sześciodniowym harmonogramem pracy? Wszystko jest takie samo, ale będzie tylko jeden dzień wolny, a nie dwa.

Krok 10. Dla każdej kolumny liczymy, ile dni i godzin przepracowaliśmy w pierwszej połowie miesiąca.

Krok 11. Liczymy, ile przepracowaliśmy w drugiej połowie miesiąca.

Krok 12. Liczymy całkowitą liczbę przepracowanych dni i godzin w miesiącu.

Krok 13. Wpisz liczbę dni nieobecności lub niestawienia się, uwzględniając zestawienie w odpowiednich kolumnach. Jeśli nie było takich dni, pozostawiamy puste komórki.

Krok 14. Wpisz liczbę weekendów i świąt.

Krok 15. Otrzymane liczby sprawdzamy pod kątem zgodności z kalendarzem produkcji. Jeśli coś nie pasuje, szukamy błędu lub przygotowujemy się do wyjaśnienia przyczyn kierownictwu.

Krok 16. Podpisujemy to sami, z kierownikiem jednostki strukturalnej (jeśli istnieje), z pracownikiem obsługi personalnej (jeżeli pracownik obsługi personalnej i osoba odpowiedzialna za wypełnienie harmonogramu to ta sama osoba, podpisujemy oba) i zanieś to do działu księgowości, gdzie na podstawie danych z harmonogramu zostaną zatrudnieni pracownicy.

Wypełniony przykładowy harmonogram księgowy

Instrukcje dotyczące wypełniania formularza T-13

Istnieje kilka różnic pomiędzy kartami raportów T-12 i T-13, ale ogólnie są one identyczne i wypełniane są według ogólnych zasad. T-12 można przechowywać wyłącznie w celu rejestrowania przepracowanych godzin, bez sekcji 2 „Obliczanie wynagrodzeń z personelem”. Jeśli przedsiębiorstwo korzysta z formularza T-13, należy go wypełnić w całości, łącznie z dodatkowymi wierszami dotyczącymi listy płac.

Co napisać w tej części? Do jego utrzymania potrzebna będzie lista kodów cyfrowych dla rodzajów wynagrodzeń zatwierdzona zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 10 września 2015 r. Nr ММВ-7-11/ Jest duży, ponieważ obejmuje wszystkie możliwe rodzaje dochodów obywateli. Ale do arkusza księgowego potrzebujesz tylko kilku kodów i są one przedstawione w tabeli.

Prowadzenie formularza T-13 jest podobne do procedury dokonywania wpisów w T-12. W pierwszej kolejności wypełnij nagłówek formularza, następnie wprowadź informacje o pracownikach, podaj dane o przepracowanych godzinach i dniach wolnych w ciągu miesiąca. Oznacza to, że należy powtórzyć pierwsze 15 kroków instrukcji. W przypadku nieobecności w okresie sprawozdawczym dokonuje się dodatkowych wpisów w kolumnach 10-13, wskazując dane uogólnione.

Kolumny 7–9 podano w celu wskazania:

• kod rodzaju płatności (dochodu);
• konto korespondencyjne;
• dni do zapłaty.

Po wskazaniu wszystkich niezbędnych informacji podpisujemy dokument (ostatni krok).

Wypełniony przykład formularza T-13

Przykład pokazuje, że dla każdego pracownika można określić jednocześnie 8 różnych typów kodów płatności. W tym celu powtarza się kolumny 7-9.

Jeśli chodzi o odpowiednie konto, można je wskazać tylko raz - powyżej kolumn 7-9, jeśli jest takie samo dla wszystkich. Ale jeśli zawsze wpiszesz go w kolumnie 8, również nie uznają tego za błąd.

Jak śledzić czas pracy w przedsiębiorstwach państwowych

Jakie programy służą do prowadzenia grafików?

Aby automatycznie wypełniać karty czasu pracy, należy albo kupić program (ale nadal trzeba będzie wprowadzać do niego informacje ręcznie), albo zainstalować zestaw oprogramowania i sprzętu, który będzie automatycznie zbierał, przechowywał i przetwarzał informacje o obecności pracowników na budowie , godziny przyjazdu i wyjazdu, okresy pracy i odpoczynku pracowników itp.

Systemy takie posiadają funkcje analizy otrzymywanych informacji, dzięki czemu są bardzo wygodne i pozwalają zaoszczędzić dużo czasu kadrom i księgowym. Pracodawcy też są zachwyceni, bo w każdej chwili mogą zobaczyć, gdzie jest pracownik Pietrowa, co robi, kiedy wczoraj wyszedł itp. Jednak oprócz wszystkich zalet systemy te mają jedną zasadniczą wadę – wdrożenie takich programów jest bardzo drogi.

Wyraź swoją opinię na temat artykułu lub zadaj pytanie ekspertom, aby uzyskać odpowiedź

Arkusz czasu pracy i arkusz kalkulacji płac służą do ewidencji wykorzystania czasu pracy i listy płac. Kod formularza OKUD 0504421.

Kartę czasu pracy prowadzą osoby powołane na zlecenie instytucji, miesięcznie dla całej instytucji lub w ramach podziałów strukturalnych odrębnych pionów. Grafik otwiera się co miesiąc na 2 - 3 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego na podstawie grafiku za poprzedni miesiąc. Wpisy do karty czasu pracy pracowników instytucji, ich wykluczenie z karty czasu pracy dokonywane są na podstawie dokumentów dotyczących rozliczania pracy i płatności (księgowość personelu, wykorzystanie czasu pracy i rozliczenia z personelem w zakresie wynagrodzeń).

W karcie czasu pracy rejestrowane są jedynie przypadki odstępstw od normalnego wykorzystania czasu pracy ustalonego wewnętrznymi przepisami pracy. W górnej połowie wiersza dla każdego pracownika, u którego wystąpiły odstępstwa od normalnego wykorzystania czasu pracy, wpisywane są godziny odstępstw, a w dolnej połowie - symbole odstępstw.

Godziny pracy w nocy są również zapisane na dole wiersza.

Jeżeli u jednego pracownika instytucji w ciągu jednego dnia (okresu) występują dwa rodzaje odchyleń, dolną część wiersza zapisuje się w postaci ułamka, którego licznik jest symbolem rodzaju odchylenia, a mianownik to godziny pracy. Jeżeli jednego dnia wystąpią więcej niż dwa odstępstwa, nazwisko pracownika powtarza się w karcie czasu pracy.

Na koniec miesiąca pracownik odpowiedzialny za prowadzenie karty czasu pracy ustala łączną liczbę dni (godzin) nieobecności, a także liczbę godzin według rodzaju nadgodzin (na zastępstwo, praca w święta, praca w porze nocnej i inne rodzaje nadgodzin). ) i zapisując je w odpowiednich kolumnach (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Wypełniony grafik podpisuje osoba, której powierzono jego prowadzenie.

Wypełniony grafik i inne dokumenty, sporządzone z odpowiednimi podpisami, przekazywane są do działu księgowości w ustalonych ramach czasowych na dokonanie obliczeń w odpowiednich kolumnach „Kwota” (41, 44, 46, 48, 50, 52). Po zatwierdzeniu przez kierownika instytucji karta czasu pracy służy do sporządzenia formularza listy płac zgodnie z OKUD 0504401 i formularza listy płac zgodnie z OKUD 0301010.

Arkusz czasu pracy służy do odzwierciedlenia rozliczeń międzyokresowych wynagrodzeń pracowników instytucji, płatności dokonanych na rzecz pracowników instytucji w ciągu miesiąca oraz kwoty należnej do zapłaty w rozliczeniu końcowym, a także do odzwierciedlenia podatków potrąconych od kwot rozliczeń międzyokresowych wynagrodzenia i inne kwoty potrąceń.

Podstawą obliczenia wynagrodzeń są: zarządzenie kierownika instytucji w sprawie przyjmowania, zwalniania i przenoszenia pracowników zgodnie z zatwierdzoną tabelą personelu (zatwierdzoną przez stany) i stawkami wynagrodzeń (taryfami), grafikem do wykorzystania czas pracy i obliczanie wynagrodzeń, formularz grafiku 0301008, Notatka dotycząca obliczania średnich zarobków przy udzielaniu urlopu, zwolnienia i innych przypadkach, formularz 0504425, inne dokumenty księgowe do ewidencji pracy i jej wypłaty.

Formularz płacowy 0504401 sporządzany jest dla instytucji, podpisywany przez wykonawcę odpowiedzialnego za sporządzenie oświadczenia oraz osobę, która go sprawdzała. Zezwolenie na wypłatę wynagrodzeń podpisuje kierownik instytucji i główny księgowy.

W przypadkach, gdy jednorazowe obliczenia wynagrodzeń podczas wyjazdu na urlop lub zwolnienia nie pokrywają się z przygotowaniem ogólnego obliczenia, płatności w okresie międzypłatowym dokonywane są zgodnie z listą płac (f. 0504403), poleceniem kasowym wydatków. Kwoty naliczone i zapłacone w okresie międzypłatowym są uwzględniane w zestawieniu płac (f. 0504401) bieżącego miesiąca podczas generowania całkowitego obliczenia. W takim przypadku w kolumnie „Kwota do wydania” umieszcza się myślnik przy nazwisku pracownika, a zapłaconą kwotę rejestruje się w kolumnie „Płatności w okresie międzypłatowym”.

Na końcu Formularza Płac 0504401 kasjer umieszcza zapis o faktycznie wypłaconej kwocie oraz kwocie nieotrzymanego wynagrodzenia, uzgodnionej z sumą na Formularzu Płac 0504403, Formularzu Płac 0504401, potwierdzoną podpisem kasjera. Jeżeli pieniądze zostały wydane nie przez kasjera, ale przez inną upoważnioną osobę - dystrybutora pieniędzy, wówczas na formularzu płac 0504401 dodatkowo znajduje się napis „Pieniądze zostały wydane zgodnie z wyciągiem - stanowisko, podpis, transkrypcja podpisu” pisemny. Po dokładnym sprawdzeniu oznaczeń dokonanych przez kasjera (dystrybutora pieniędzy) na formularzu listy płac 0504401 oraz obliczeniu wydanych i zdeponowanych kwot odzwierciedlonych w formularzu zestawienia płac 0504401, generowany jest nakaz wydatku gotówkowego na wydaną kwotę wynagrodzenia z kasy fiskalnej, podając jego szczegóły w Zestawieniu płac, formularz 0504401. Określony nakaz kasowy wydatków, formularz 0310002, na kwotę wynagrodzeń wydanych zgodnie z Zeznaniem płac, formularz 0504401, podlega rejestracji w Dzienniku Rejestracyjnym Polecenia odbioru i wydatków, formularz 0310003.

W scentralizowanych działach księgowych zestawienia płacowe z formularza 0504401 są sporządzane osobno dla każdej obsługiwanej instytucji, podpisane przez kierownika odpowiedniej obsługiwanej instytucji, kierownika grupy księgowej i wykonawcę. Zezwolenie na płatność zgodnie z oświadczeniem podpisuje kierownik instytucji (osoba przez niego upoważniona) i kierownik (osoba przez niego upoważniona) scentralizowanego działu księgowości.

Formularz arkusza czasu pracy 0504421 przeznaczony jest dla organizacji budżetowych. W artykule możesz pobrać formularz dokumentu i zapoznać się ze specjalnymi zasadami jego wypełniania.

Przeczytaj nasz artykuł:

Jak prowadzić kartę czasu pracy za pomocą formularza 0504421 na rok 2019

Karta zgłoszenia w formie 0504421 jest wymagana do stosowania w instytucjach budżetowych, ale mogą z niej korzystać także organizacje komercyjne. Może to być szczególnie istotne na przykład w przypadku prywatnych przedszkoli lub szkół.

Ogólne zasady prowadzenia grafików są identyczne z wypełnianiem innych formularzy dla organizacji komercyjnych. Tak więc tabela przepracowanych godzin:

• jest zawsze przechowywany tylko w jednym egzemplarzu;
• otwiera się na dwa do trzech dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego;
• stosowane bez zmian w zatwierdzonej formie.

W piśmie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 2 czerwca 2016 r. N 02-06-10/32007 sugeruje się dwie różne procedury wypełniania:

1. Metoda ciągła – odnotowywane są wszystkie obecności i nieobecności pracowników.
2. Odnotowuje się jedynie odstępstwa od zwykłego wykorzystania czasu pracy (np. rejestruje się weekendy, wakacje itp.).

Obie metody są równoważne, choć częściej pracownicy HR korzystają z drugiej. W takim przypadku każda metoda napełniania musi być zabezpieczona LNA.

Jak wypełnić formularz 0504421

Przede wszystkim wypełnij nagłówek dokumentu. Należy podać poprawną nazwę firmy lub osoby prawnej.

Niedopuszczalne jest używanie nazwy handlowej firmy w karcie czasu pracy.

Na przykład prywatne przedszkole nazywa się „Leśna Polana”. Jednocześnie podmiot prawny świadczący usługi alimentacyjne na rzecz dzieci nazywa się Avista LLC. Harmonogram wskazuje dokładnie nazwę osoby prawnej.

Jeżeli struktura firmy jest dość rozgałęziona, a grafik prowadzi więcej niż jedna osoba, wówczas wskazywana jest jednostka strukturalna. Jeśli dla całej firmy jest tylko jeden stół, nie jest to wymagane. Wskazany jest również rodzaj dokumentu:

• podstawowy;
• poprawczy.

Numeracja dokumentów korygujących odbywa się w ciągu miesiąca obrachunkowego.

Dane pracownika, a także przepracowane godziny lub odstępstwa wprowadzane są bezpośrednio do części tabelarycznej. Ostatnia kolumna podsumowuje czas przepracowany w miesiącu rozliczeniowym.

Następnie składane są podpisy osób odpowiedzialnych oraz księgowego instytucji. W razie potrzeby instytucje mają prawo wprowadzać zmiany lub uzupełnienia (paragraf Procedury zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 24 marca 1999 r. nr 20).

Kto wypełnia kartę czasu pracy 0504421

Kartę czasu pracy prowadzi pracownik wyznaczony odpowiednim poleceniem kierownika organizacji budżetowej. Jeden pracownik (zwykle specjalista ds. personalnych lub księgowy) może prowadzić harmonogram dla wszystkich pracowników organizacji. Lub odpowiedzialność tę można przypisać każdemu kierownikowi działu w stosunku do jego podwładnych.

Każde przedsiębiorstwo musi monitorować godziny pracy - rekordowe przepracowane dni, urlopy, zwolnienia lekarskie, podróże służbowe i inne odstępstwa od standardowego dnia pracy. W tym celu opracowano ujednolicone formularze dokumentów – karty czasu pracy. Dla instytucji rządowych przewidziany jest odrębny formularz raportu zgodnie z OKUD 0504421.

Możesz pobrać ten formularz w formacie Excel i próbkę wypełnienia formularza 0504421 na dole artykułu za darmo.

Inne organizacje mogą skorzystać z jednego z istniejących formularzy księgowych - T-12 lub T-13. Możesz zapoznać się z procedurą wypełniania formularza T-13 oraz pobrać wzór wypełnienia karty zgłoszenia.

Poniżej omawiamy funkcje wypełniania arkusza czasu pracy 0504421 dla agencji rządowych. Charakterystyczną cechą jest to, że w formularzach 0504421 wprowadzane są tylko odchylenia, czyli wszystkie sytuacje, w których pracownik był nieobecny w pracy z jakiegokolwiek powodu (ważnego lub nie).

Dane o niestawieniach wpisuje się do części tabelarycznej grafiku przez cały miesiąc. Każdy wpis dokonywany jest na podstawie odpowiedniego dokumentu – może to być polecenie wyjazdu służbowego, udzielenie urlopu, orzeczenie o niezdolności do pracy, polecenie pracy w godzinach nadliczbowych, zlecenie pracy. Jeżeli pracownik jest nieobecny bez ważnej przyczyny, nieobecność ewidencjonuje się na podstawie ustawy.

Wypełnienie arkusza czasu pracy 0504421 jest możliwe w podziale na wydziały, wydziały lub dla całej instytucji jako całości.

Pod koniec miesiąca wypełniony formularz wysyłany jest do działu księgowości, który zajmuje się obsługą kadrowo-płacową. Wraz z kartą czasu pracy przedkładane są także wszystkie dokumenty potwierdzające odchylenia od czasu pracy wskazane w odchyleniach.

Wypełnienie karty czasu pracy zgodnie z OKUD 0504421

Do wypełnienia arkusza czasu pracy używane są kody literowe; można je znaleźć na okładce formularza 0504421.

W części tabelarycznej naprzeciwko nazwiska pracownika, jeżeli istnieją ku temu podstawy, umieszcza się literowy kod odchylenia. Nie ma konieczności odnotowywania obecności i dni wolnych. Oprócz kodu wskazana jest również liczba godzin odpowiadająca temu kodowi.

Jeżeli w ciągu jednego dnia zajdzie potrzeba odnotowania więcej niż jednego odchylenia, wówczas obowiązuje następująca zasada – jeśli występują dwa odchylenia, to należy je wskazać ułamkiem, jeśli więcej niż dwa, wówczas dla tego samego pracownika wypełnia się nowy wiersz .

Strony do wskazywania rozliczeń międzyokresowych stosowanych do obliczania wynagrodzeń są wypełniane przez dział księgowości po tym, jak osoba odpowiedzialna za prowadzenie grafiku przekaże ją do działu księgowości na koniec miesiąca.

Karta czasu pracy jest wypełniana za miesiąc kalendarzowy; osoby odpowiedzialne za wypełnienie formularza 0504421 dokonują wpisów o wszelkich odstępstwach od normalnego dnia pracy ustalonego w Wewnętrznym Regulaminie Pracy. Kartę czasu pracy wypełnia pracownik, którego opis stanowiska pracy przewiduje taki obowiązek.

Formularz karty zgłoszenia można wypełnić dla całej instytucji lub dla każdego działu z osobna.

Aby wypełnić ten formularz, stosuje się kody nieobecności w pracy z różnych powodów; kody literowe można znaleźć na stronie tytułowej formularza 0504421. Absencje, urlopy, zwolnienia lekarskie, wyjazdy służbowe, nadgodziny i praca w dni wolne są wpisywane. formularz raportu, weekendy i święta są odnotowywane. Pełną listę odchyleń i odpowiadających im kodów można wyświetlić w formularzu arkusza czasu pracy f. 0504421.

Przykład wypełnienia karty czasu pracy, formularz 0504421

Formularz zawiera część tabelaryczną, w której należy wpisać kod literowy dla każdego odchylenia od normalnego dnia pracy, a także odpowiednią liczbę godzin. Aby to zrobić, dla każdego dnia jest komórka podzielona na dwie części: na górze zapisana jest liczba godzin, a na dole kod odchylenia litery.

Każdorazowego wpisu do karty czasu pracy dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu. Przykładowo, aby wykazać, że pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, należy uzyskać od niego zaświadczenie o niezdolności do pracy, a aby wykazać nieobecność pracownika, należy sporządzić protokół nieobecności w pracy.

Zatem wszelkie odstępstwa należy odnotować dla każdego pracownika w ciągu miesiąca. Jeżeli jednego dnia konieczne jest wskazanie kilku rodzajów odchyleń w stosunku do tego samego pracownika, wówczas należy je wskazać ułamkiem ułamkowym (jeśli jest ich 2) lub wypełnić nowy wiersz dla tego samego pracownika (jeśli jest ich więcej niż 2).