Konsultant podatkowy

Zdecydowałeś się zmienić pracę i zostać głównym księgowym w innej organizacji. Po pomyślnym przejściu selekcji kandydatów na to stanowisko formalizujesz stosunek pracy z pracodawcą. Jakie są cechy rejestracji stosunków pracy dla głównego księgowego?

Rejestracja stosunków pracy

Zatrudnienie odbywa się poprzez podpisanie umowy o pracę. Wszystkie organizacje mają prawo zawierać umowy z głównym księgowym na okres do pięciu lat (art. 59 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zwany dalej Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej). Umowa o pracę na czas określony może zostać zawarta z inicjatywy pracodawcy lub pracownika. W praktyce zdarzają się pracodawcy, którzy chcą zatrudnić głównego księgowego tylko na rok, a po złożeniu rocznego bilansu podejmują decyzję o przedłużeniu jego umowy czy nie. Ale sami główni księgowi mogą z jakiegoś powodu chcieć zawrzeć umowę o pracę na przykład na czas określony, aby po ponownym zawarciu zmienić jej warunki pod względem wynagrodzenia.

Pracodawca ma prawo wyznaczyć głównego księgowego w celu zapewnienia jego jakości pracy. Długość okresu próbnego może wynosić do sześciu miesięcy. Należy pamiętać, że do okresu próbnego nie wlicza się okresów choroby lub nieobecności w pracy z innych powodów (art. 70 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Jeśli pracownik nie zda testu, ma prawo zostać zwolniony bez wypłaty odprawy, bez zgody związku zawodowego (jeśli taki istnieje w przedsiębiorstwie). Należy jednak poinformować o tym pracownika na piśmie nie później niż z trzydniowym wyprzedzeniem.

W okresie próbnym pracownik może sam zrezygnować w dowolnym momencie, powiadamiając o tym administrację przedsiębiorstwa również z trzydniowym wyprzedzeniem.

Umowa o pracę głównego księgowego może przewidywać odpowiedzialność materialną w pełnej wysokości szkody wyrządzonej pracodawcy zgodnie z art. 243 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Co do zasady wysokość kary nie powinna przekraczać przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Główny księgowy może zostać zwolniony, jeżeli jego decyzja spowodowała szkodę w mieniu przedsiębiorstwa lub ujawnił tajemnicę przedsiębiorstwa. Lista informacji, które nie mogą stanowić tajemnicy handlowej, została zatwierdzona dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 5 grudnia 1991 r. N 35. Zgodnie z tą listą informacje zawarte w dokumentach założycielskich, dokumentach dotyczących wypłacalności przedsiębiorstwa, na przykład w bilansie i raporcie nie znajduje się rachunek zysków i strat stanowiący tajemnicę handlową ani zeznania podatkowe.

Główny księgowy może zostać zwolniony w przypadku zmiany właściciela majątku przedsiębiorstwa. Nowy zarząd może tego dokonać w terminie trzech miesięcy od dnia przekazania przedsiębiorstwa nowemu właścicielowi. W takim przypadku nowy właściciel jest zobowiązany do zapłaty głównemu księgowemu wynagrodzenia w wysokości nie mniejszej niż trzykrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Pisząc umowę, jeśli to możliwe, zapytaj o powód odejścia poprzedniego współpracownika. Może się okazać, że pracodawca trzyma się taktyki zatrudniania głównego księgowego na sześciomiesięczny okres próbny i obietnicę perspektywy podwyżki po jego zakończeniu. W tym okresie składane są 2 bilanse, nowicjusze wkładają wysiłek i wysiłek, rozumiejąc specyfikę działalności organizacji, a nawet błędy poprzedniego księgowego, a następnie po prostu są zwalniani, oszczędzając na przyszłych wynagrodzeniach. Nie zapominaj, że zgodnie z kodeksem pracodawca ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o zwolnieniu, szczegółowo określając, z czego dokładnie nie był zadowolony u kandydata.

Tak więc umowa jest sporządzana i określane są jej główne postanowienia. Czas zabrać się za rzeczy.

Zauważmy, że ustawodawstwo nie określa nigdzie procedury przekazywania spraw od jednego głównego księgowego do drugiego. Niektóre wydziały regulowały tę procedurę wcześniej. Wystarczy wymienić pismo Państwowego Komitetu Celnego Federacji Rosyjskiej z dnia 21 lutego 1992 r. N 11-13/575 „W sprawie procedury przyjmowania i składania spraw przy zmianie głównego księgowego lub głównego księgowego-szefa księgowości i kontroli wydział instytucji celnej Federacji Rosyjskiej” oraz „Instrukcje dotyczące przyjmowania procedur i dostarczania spraw przez głównych księgowych (starszych księgowych z uprawnieniami głównych księgowych), scentralizowane działy księgowe (działy księgowe), instytucje, przedsiębiorstwa i organizacje systemu Ministerstwa Zdrowia ZSRR”, zatwierdzony przez Ministerstwo Zdrowia ZSRR 28 maja 1979 r. N 25-12/38.

Można je traktować jako informację, ale nie można na nich całkowicie polegać w obecnym życiu.

Zarządzenie w sprawie powołania głównego księgowego

Obejmując urząd, warto dowiedzieć się: czy jest osoba, od której należy przejąć sprawy i jaka jest skłonność tej osoby do przekazania spraw nowemu głównemu księgowemu? Nie jest tajemnicą, że przeniesienie spraw zależy od relacji między odchodzącym księgowym a pracodawcą, a także od uczciwości odchodzącego księgowego. Poprzednik może po prostu trzasnąć drzwiami i wyjść bez wyjaśnienia, albo wykorzysta przybysza, aby spłacić swoje żale wobec poprzedniego przywództwa.

Często po prostu nie ma od kogo przyjąć zlecenia, bo poprzednia główna księgowa została już zwolniona. W takim przypadku może się okazać, że sprawy zostały przekazane kierownikowi organizacji lub zastępcy głównego księgowego. Każdy musi sam zdecydować, czy powinien wykazać się nadmierną inicjatywą i podpisać samodzielnie sporządzony protokół odbioru, czy też nie. Przecież żadne przeniesienie pracy nie następuje w przypadku nieobecności poprzedniego pracownika.

Jeśli masz szczęście i twój poprzednik pracuje, kierownik jest zobowiązany wydać zarządzenie (instrukcję) w sprawie powołania nowego głównego księgowego organizacji. Jednocześnie dwóch głównych księgowych faktycznie pracuje przez krótki okres czasu. Dlatego w praktyce nowicjusz zostaje zatrudniony na innym stanowisku, a następnie mianowany szefem lub odwrotnie, znajduje możliwość opłacenia pracy byłego głównego księgowego bez utraty wynagrodzenia.

Lepiej określić w kolejności:

1. nazwisko, imię i patronim osoby przyjmującej obowiązki głównego księgowego;
2. informację o charakterze wykonywania obowiązku – czasowego lub stałego;
3. okres, w którym organizowane jest przyjmowanie i przekazywanie spraw. Okres zwolnienia pracownika zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej nie powinien przekraczać dwóch tygodni. Dlatego w zależności od daty zwolnienia poprzedniego pracownika ustala się okres, w którym sprawy zostaną przekazane.
4. skład osobowy komisji przyjmowania i przekazywania spraw (jeśli jest zorganizowana). Do zarządzenia można dołączyć także regulamin (harmonogram) pracy komisji.
5. potrzeba zaangażowania stron trzecich (przedstawicieli firmy audytorskiej, organizacji wyższej itp.).

Zaangażowanie organizacji audytorskiej to najlepsza i bezbolesna opcja zmiany głównego księgowego. Firma audytorska złoży raport na temat stanu rachunkowości i raportowania w organizacji, na podstawie którego zostanie sporządzony certyfikat akceptacji w celu przekazania spraw przez księgowego.

Zarządzenie określa okres, w którym każdy z ich głównych księgowych będzie prowadził sprawy bieżące i kierował pracą działu księgowości, podpisywał wszystkie dokumenty rozliczeniowe (faktury, faktury, polecenia kasowe, czeki, polecenia zapłaty i inne dokumenty podstawowe), a także ustala procedura zmiany kart bankowych organizacji .

Zmiana podpisów może nastąpić np. po zakończeniu audytu kasy lub podpisaniu aktu przyjęcia przekazania spraw.

Biorąc pod uwagę, że główny księgowy jako urzędnik jest członkiem szeregu komisji (spisu środków trwałych, pozycji inwentarza itp.), nie można zapomnieć o wskazaniu zmian w ich składzie.

Za co odpowiada główny księgowy?

Nowo wybranemu głównemu księgowemu zależy na ścisłym określeniu odpowiedzialności za swoje czyny i za działania swojego poprzednika.

Kierownik organizacji jest odpowiedzialny za organizację rachunkowości w organizacji, zgodność z prawem przy wykonywaniu transakcji biznesowych, jest także odpowiedzialny za organizację przechowywania podstawowych dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych. Stanowi to ustawa federalna nr 129-FZ z dnia 21 listopada 1996 r. „W sprawie rachunkowości oraz przepisów dotyczących rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej.

Wymieńmy główne punkty odpowiedzialności głównego księgowego. Po ich przeanalizowaniu każdy musi sam zdecydować: w jakiej kolejności się zabierze i na co zwróci szczególną uwagę.

Odpowiedzialność może powstać w ramach prawa pracy, o którym już wspominaliśmy, w ramach Kodeksu podatkowego, Kodeksu karnego i Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej (CAO RF).

Zgodnie z Kodeksem karnym Federacji Rosyjskiej (art. 199) księgowemu grozi kara w przypadku uchylania się od płacenia podatków „poprzez celowe umieszczanie w dokumentach księgowych lub w inny sposób celowo zniekształconych danych o przychodach lub wydatkach” na dużą skalę (kwota ponad 100 000 rubli). W takim przypadku główny księgowy może zostać pozbawiony prawa do pełnienia tego stanowiska na okres do pięciu lat lub aresztowany na okres od czterech miesięcy do sześciu lat. Karalne jest także wyrządzenie szkody przez podstęp (art. 165), nadużycie władzy (art. 201), zaniedbanie (art. 293) i fałszerstwo (art. 327).

Ale to jeszcze nie zagraża nowemu głównemu księgowemu.

Zgodnie z szeregiem artykułów Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej główny księgowy może zostać ukarany grzywną za wiele naruszeń, w tym za:

Naruszenie procedury pracy z gotówką i procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych (art. 15 ust. 1) od 40 do 50 płac minimalnych (płaca minimalna),

Naruszenie terminów na złożenie wniosku o rejestrację w organie podatkowym lub organie państwowego funduszu pozabudżetowego od 5 do 10 minimalnych wynagrodzeń oraz prowadzenie działalności bez rejestracji w tych organach (art. 15 ust. 3) od 20 do 30 minimalnych wynagrodzeń,

Naruszenie terminu przekazania informacji o otwarciu i zamknięciu rachunku w banku lub innej organizacji kredytowej (art. 15 ust. 4) od 10 do 20 minimalnego wynagrodzenia,

Przekroczenie terminów na złożenie zeznania podatkowego (art. 15 ust. 5) od 3 do 5 minimalnych wynagrodzeń,

Naruszenie procedury przekazywania informacji statystycznych (art. 13 ust. 19) od 30 do 50 płac minimalnych,

Niepodanie informacji niezbędnych do kontroli podatkowej (art. 15 ust. 6) od 3 do 5 płac minimalnych,

Rażące naruszenie zasad rachunkowości i prezentacji sprawozdań finansowych, polegające na zniekształceniu kwoty naliczonych podatków lub dowolnego artykułu (lini) sprawozdania finansowego o co najmniej 10% (art. 15 ust. 11) z 20 do 30 minimalnego wynagrodzenia za pracę,

Nieprzestrzeganie ustalonej procedury prowadzenia ewidencji, sporządzania i składania raportów dotyczących transakcji walutowych, naruszenie ustalonych okresów przechowywania dokumentów księgowych i sprawozdawczych od 50 do 100 płac minimalnych (art. 15.25 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej ).

W związku z tym przy przyjmowaniu spraw należy zwrócić szczególną uwagę na dokumenty kasowe i rozliczeniowe, dostępność i terminy składania sprawozdań i informacji organom podatkowym i innym organom.

Główny księgowy jest w szczególności odpowiedzialny w następujących przypadkach:

Nieprawidłowa księgowość skutkująca błędami księgowymi i zniekształceniami sprawozdań finansowych;

Przyjmowanie do realizacji i egzekucja dokumentów dotyczących transakcji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, naruszeniami zasad i przepisów regulujących działalność finansową i gospodarczą;

Nieterminowe i nieprawidłowe uzgadnianie transakcji na rachunkach bieżących i innych, rozliczenia z dłużnikami i wierzycielami;

Naruszenie procedury spisywania niedoborów, należności i zobowiązań oraz innych strat z bilansów, za nieterminowe ściąganie sald pieniężnych od winnych;

Sporządzenie nierzetelnych sprawozdań finansowych, za naruszenie terminów składania kwartalnych i rocznych sprawozdań finansowych.

W związku z tym ważne jest sprawdzenie dostępności dokumentów i ich wykonania podczas przyjmowania i przekazywania spraw. Ponadto należy zwrócić uwagę na odzwierciedlenie zidentyfikowanych braków w rachunkowości, a także uzgadnianie rozliczeń z dostawcami i klientami organizacji.

Dokumenty księgowe

Przez jaki okres należy sprawdzać dostępność dokumentów?

Zgodnie z art. 87 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej inspekcje podatkowe mają prawo kontrolować działalność podatnika przez trzy lata kalendarzowe. Jeżeli w tym czasie organizacja została już skontrolowana, przyszły główny księgowy musi przestudiować raport z inspekcji. W takim przypadku księgowy może sprawdzić jedynie dokumentację wygenerowaną w ramach działalności po raporcie z audytu.

Jeżeli nie było audytu, należy pamiętać, że zgodnie z ustawą „O rachunkowości” podstawowe dokumenty księgowe, rejestry księgowe i sprawozdania finansowe muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat (art. 17), a zatem muszą być w tym celu dostępne okres.

W określonym terminie uzgodnionym z odchodzącym głównym księgowym muszą zostać zakończone wszystkie procesy księgowe za poprzedni okres. Oznacza to, że muszą być wypełnione wszystkie zapisy księgowe za miniony okres, należy wypełnić dokumenty podstawowe stanowiące podstawę każdego zapisu,
utworzono bilans roboczy, formularze księgowe i podatkowe.

Do przelewu przygotowywane są księgi i rejestry rejestrowe: papiery wartościowe, pełnomocnictwa, rejestracja stanów sumujących kasę i liczniki kontrolne kas fiskalnych pracujących bez kasjera-operatora, książeczka kasowa; księgowanie otrzymanych i wystawionych faktur, zakupów i sprzedaży, rejestracja książeczek czekowych itp.

Dokumenty księgowe należy składać w sprawach zgodnie z nomenklaturą spraw opracowaną w przedsiębiorstwie. Nomenklatura spraw to spis tytułów (nazw) spraw i dzienników (książek) rejestrowych, prowadzonych w przedsiębiorstwie, ze wskazaniem okresów ich przechowywania.

Niektórzy księgowi wymagają, aby wszystkie arkusze były ponumerowane i opisane. Ale trzeba przyznać, że w innej instytucji ta procedura może zająć cały okres przekazywania spraw. Ponadto brak dokumentu nie zwalnia Cię od odpowiedzialności w przyszłości.

Jeżeli okaże się, że brakuje niektórych niezbędnych dzienników (książek), dokonuje się odpowiedniego wpisu w protokole odbioru i prowadzenie dziennika (książki) rozpoczyna się od dnia przyjęcia spraw.

Sprawdzanie stanu księgowości i rachunkowości podatkowej oraz raportowanie

Sprawdzanie wszystkich ksiąg rachunkowych i podatkowych za okres 3 lat w krótkim czasie jest nierealne. Co do zasady przeniesienie spraw następuje na podstawie najnowszego bilansu przekazanego przez dział księgowości.

W praktyce transakcje sprawdzane są wybiórczo lub np. w sposób ciągły dla dowolnej sekcji za wybrany okres. Możesz wybrać okres największych obrotów dla konta trwający miesiąc, kwartał i na bieżąco sprawdzać odzwierciedlenie w rozliczaniu transakcji.

Sprawdzana jest zgodność z wymogami księgowymi (klauzula 7 Regulaminu rachunkowości „Polityka rachunkowości organizacji” PBU 1/98, zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 9 grudnia 1998 r. nr 60n). Zwraca się uwagę na prawidłowość wykonania dokumentów pierwotnych stanowiących podstawę ewidencji transakcji w rejestrach księgowych oraz obecność podpisów osób upoważnionych.

W razie potrzeby prawo do podpisu tych osób potwierdzają odpowiednie dokumenty założycielskie, pełnomocnictwa lub zarządzenia.

Dane z arkuszy obrotów, arkuszy zamówień, sald obrotów i księgi głównej weryfikowane są za pomocą sprawozdawczości księgowej i podatkowej.

Konieczne jest dokładne sprawdzenie sprawozdawczości podatkowej pod kątem wszystkich zapłaconych podatków. Podstawowymi podatkami w tym przypadku są podatek dochodowy i podatek VAT.

W raportowaniu należy zwrócić uwagę nie tylko na poprawność wypełnienia formularzy, ale także na oznaczenie akceptacji dokumentu, termin jego złożenia oraz obecność wszystkich niezbędnych podpisów.

Naruszenia, błędy i nieścisłości stwierdzone podczas kontroli są wykazywane w akcie przyjęcia i przekazania spraw. Zazwyczaj zaświadczenia księgowe są wydawane z podpisem odchodzącego głównego księgowego lub jego tymczasowego głównego księgowego. Dokonywanie korekt w księgach rachunkowych może należeć zarówno do nowego głównego księgowego, jak i do poprzedniego.

Spis

Czy przy zmianie głównego księgowego konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji?

Pamiętajmy, że obowiązkowe przypadki jego wdrożenia określa klauzula 2 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości”. Te same postanowienia znajdują się w klauzuli 1.5 rozporządzenia Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 13 czerwca 1995 r. N 49 „W sprawie zatwierdzenia instrukcji metodologicznych dotyczących inwentaryzacji majątku i zobowiązań finansowych”, klauzula 27 rozporządzenia Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 1998 r. N 34n „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych w Federacji Rosyjskiej” oraz klauzula 22 Rozporządzenia Ministra Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 28 grudnia, 2001 N 119n „W sprawie zatwierdzenia Wytycznych metodologicznych dotyczących rachunkowości zapasów”.

Wymagany jest spis:

· przy przekazywaniu nieruchomości w celu najmu, umorzenia, sprzedaży, a także podczas przekształcenia jednolitego przedsiębiorstwa państwowego lub komunalnego;

przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego;

przy zmianie osób odpowiedzialnych finansowo;

przy ujawnianiu faktów dotyczących kradzieży, nadużycia lub uszkodzenia mienia;

· w przypadku klęski żywiołowej, pożaru lub innych sytuacji awaryjnych spowodowanych ekstremalnymi warunkami;

w przypadku reorganizacji lub likwidacji organizacji;

w innych przypadkach przewidzianych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Jeżeli przyjmujesz sprawy w przededniu sporządzenia sprawozdania rocznego, a termin obowiązkowego spisu jest określony w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa, a inwentaryzacja nie została przeprowadzona, masz pełne prawo podnieść kwestię przeprowadzenia spisu obowiązkowy spis majątku i pasywów przy przyjmowaniu spraw.

Jeżeli w przedsiębiorstwie, które przejmujesz, osobą odpowiedzialną finansowo jest główny księgowy, a jest to możliwe zgodnie z art. 243 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i musi być określone w umowie o pracę, wymagana jest również inwentaryzacja.

Gdy główny księgowy łączy stanowisko kasjera, przeprowadzana jest inwentaryzacja środków pieniężnych. Na podstawie wyników kontroli sporządzany jest odrębny akt sprawdzenia kasy, który podpisują zarówno księgowy przekazujący, jak i odbierający, a także kasjer i przedstawiciel administracji. Akt ten stanowi załącznik do aktu przyjmowania i doręczania spraw.

Jeśli odpowiedzialność nie jest przewidziana, a czasu na przekazanie i przyjęcie spraw jest mało, nie będzie zbędne sprawdzanie wyników ostatniej inwentaryzacji przeprowadzonej w przedsiębiorstwie. W każdym razie należy to odnotować w akcie wstępnego przekazania spraw

datę i wyniki poprzedniej inwentaryzacji, a także omówić z przełożonym inwentaryzację na początku pracy.

W praktyce księgowi prowadzą inwentaryzację finansów (badają salda środków pieniężnych, rachunki bieżące, należności i zobowiązania), inni wymagają także inwentaryzacji środków trwałych i zapasów. Rozbieżności pomiędzy faktyczną dostępnością danych majątkowych i księgowych stwierdzone podczas inwentaryzacji odzwierciedlane są w rachunkach księgowych w sposób określony w Regulaminie rachunkowości.

Akt przyjęcia i przekazania spraw

W wyniku przyjęcia i przekazania spraw wystawiany jest protokół przyjęcia. Ustawa wskazuje, z jaką datą nastąpiło przekazanie spraw.

Najprostszą formą aktu przyjęcia i wydania jest spis spraw przyjętych przez głównego księgowego. Naszym zdaniem to jednak za mało do dalszej pracy głównego księgowego. Ale przynosi to również korzyść odchodzącemu pracownikowi. Przybysz po prostu dostrzega wiele rzeczy ze słuchu podczas przekazywania spraw. A sporządzając swój pierwszy bilans, będzie miał trudności z brakiem informacji. Dlatego w ustawie bardziej racjonalne jest wskazanie informacji o stanach rachunków w podziale. Wtedy nowicjusz może uzyskać wszystkie niezbędne informacje z ustawy i nie przeszkadzać odchodzącemu pracownikowi lub menadżerowi.

Formę aktu zna każdy, każdy może posłużyć się za podstawę. Jednak skomponowanie treści pod presją czasu i emocjami może być trudne. Podajemy przybliżoną listę pytań (sekcji), które może zawierać Certyfikat Przyjęcia Spraw. Można go udoskonalać, rozszerzać lub ograniczać w zależności od konkretnych warunków i zakresu działalności organizacji.

1. Ogólna charakterystyka rachunkowości i organizacja pracy księgowej

Informacje na temat organizacji pracy w samym dziale księgowości. Personel, jego obsada, rotacja pracowników i jej przyczyny. Podział obowiązków pomiędzy pracownikami, dostępność opisów stanowisk. Kwalifikacje pracowników i praca nad ich doskonaleniem.

Stosowanie standardowych i ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do celów rachunkowości i raportowania, specjalistycznych formularzy lub formularzy opracowanych i zatwierdzonych przez organizację niezależnie. Udostępnianie formularzy dokumentów podstawowych i rejestrów księgowych, raportowanie.

Zapewnienie ram regulacyjnych dla rachunkowości i rachunkowości podatkowej oraz raportowania (księgi, programy). Dostępność wytycznych i instrukcji wydziałowych.

Dostawa komputerów osobistych i sprzętu biurowego.

Ogólna charakterystyka rachunkowości. System i forma (nakaz pamiątkowy, nakaz dziennikowy, komputer). Stan syntetycznych i analitycznych rejestrów księgowych, rozbieżności danych w nich.

2. Stan księgowości kasowej.

Kasa. Dostępność kasjera i ważna umowa z nim na pełną odpowiedzialność finansową. Warunki przechowywania i rozliczania dokumentów pieniężnych i pieniężnych (znaczki pocztowe, cła państwowe, weksle, płatne bilety lotnicze itp.). Stan zapisów w księdze kasowej, saldo dokumentów kasowych i pieniężnych w kasie, ich zgodność z księgami rachunkowymi odnotowuje się w odrębnym protokole kontroli, który jest dołączany do aktu przyjęcia i przekazania spraw.

Lista wszystkich rachunków pieniężnych organizacji, ze wskazaniem ich numerów i oddziałów banków. Salda środków na każdym rachunku według wyciągów bankowych uzgodnionych z danymi księgowymi. Dostępność powiadomień organów podatkowych o otwartych rachunkach.

Dostępność książeczek czekowych, liczba niewykorzystanych czeków.

3. Stan rozliczenia transakcji rozliczeniowych

Dostępność wyciągów z rachunków bankowych, umów i innych dokumentów rozliczeniowych.

Spis rozliczeń z kontrahentami, dostępność aktów uzgadniania wzajemnych rozliczeń, w jakim terminie rozbieżności zostały wyjaśnione. Prowadzenie prac reklamacyjnych. Rzeczywistość należności i zobowiązań. Obecność należności przeterminowanych i nieściągalnych ze wskazaniem osób za nie odpowiedzialnych.

Dostępność aktów uzgadniania rozliczeń z organami podatkowymi, a także zadłużenia budżetu z tytułu podatków i opłat.

Kredyty bankowe, stan zadłużenia według terminu zapadalności.

4. Stan rozliczenia majątku podlegającego amortyzacji (środki trwałe i wartości niematerialne i prawne)

Data ostatniej inwentaryzacji majątku, jego kompletność i jakość odzwierciedlona w rachunkowości. Ewidencja inwentaryzacyjna, w jakiej formie i przez kogo jest przechowywana. Dostępność aktów przekazania środków trwałych, ich zbycia i umorzenia. Karty inwentaryzacyjne środków trwałych. Odpowiedzialni opiekunowie przedmiotów wartościowych, czy istnieje nakaz ich powołania.

5. Stan rozliczeń materiałowych

Dostępność aktów (zestawienia zestawień, usunięcie sald naturalnych) uzgodnienia zapisów księgowych z zapisami osób odpowiedzialnych finansowo, data ostatniego uzgodnienia. Data ostatniej inwentaryzacji aktywów trwałych, jej wyniki. Refleksja w rozliczaniu aktów audytów i ankiet, materiałów dotyczących braków, kradzieży, przekazywanych i nieprzekazywanych organom dochodzeniowym. Stan rachunkowości analitycznej materiałów, dostępność dokumentów przychodzących i wychodzących dotyczących przepływu aktywów materialnych.

6. Stan rozliczeń z pracownikami

Informacje o tabeli personelu, dostępności umów o pracę. Zaległości z wypłatą wynagrodzeń. Stan rachunkowości spersonalizowanej, dostępność kart podatkowych dla podatku dochodowego od osób fizycznych i jednolitego podatku społecznego.

7. Raportowanie

Przestrzeganie wymogów dotyczących sporządzania miesięcznego bilansu, ustalonych terminów składania sprawozdań finansowych, zeznań podatkowych i raportów oraz rzetelność tych sprawozdań. Decyzje założycieli o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i wypłacie dywidendy. Dostępność rejestrów podatkowych.

8. Przechowywanie dokumentów

Zapewnienie prawidłowego przechowywania i ewidencji rygorystycznych formularzy sprawozdawczych oraz archiwum dokumentów księgowych. Dostępność inwentarza spraw, czy dokumenty są segregowane i numerowane. Prawidłowe wykonanie zajęcia lub zniszczenia dokumentów w związku z upływem terminu ich przechowywania.

Certyfikat dostępności i bezpieczeństwa pieczątek, znaczków itp.

9. Wykaz dokumentów księgowych i podstawowych według inwentarza

Wykaz przekazanych kosztorysów, wykazów tytułów, tabel personelu, umów, porozumień, zobowiązań, teczek dokumentów pierwotnych i rejestrów itp.

Brakuje podstawowych ksiąg rachunkowych i dokumentów.

10. Salda na zweryfikowanych kontach.

Salda na zweryfikowanych rachunkach i ich odszyfrowanie są potwierdzane. Wskazane jest potwierdzanie sald rachunków rozliczeń pieniężnych (gotówkowych, bankowych, rozliczeń z dostawcami i odbiorcami, pracownikami) oraz innych rachunków majątkowych.

11. Podpisy

Główni księgowi, przekazujący i przyjmujący sprawy, członkowie komisji lub przedstawiciel administracji.

W przypadku braku zgody z jakimkolwiek zapisem ustawy odchodzący księgowy ma prawo zgłosić przy podpisywaniu ustawy stosowne, umotywowane zastrzeżenia.

Zaświadczenie o przyjęciu sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego: pierwszy przekazywany jest do zatwierdzenia kierownikowi instytucji, drugi pozostaje u przekazującego. Jeżeli sprawy są przekazywane przez oddział lub przedstawicielstwo organizacji, akt sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden przekazuje się organizacji macierzystej.

O zmianie głównego księgowego należy zgłosić organom podatkowym. Zazwyczaj wymagane jest złożenie formularza nr P14001, zamówienia na wizytę oraz danych paszportowych (kserokopia).

W zależności od stylu działania nowej firmy powiadamiani są stali partnerzy i oddziały.

„Oficer HR. Praca biurowa kadr”, 2012, N 7

JAK ZORGANIZOWAĆ I PRAWIDŁOWO ZORGANIZOWAĆ PRZENIESIENIE SPRAW

Przekazanie spraw to procedura towarzysząca zwolnieniom wielu pracowników, w tym kadrowych. Co prawda rzadko kiedy przebiega bez pojawienia się roszczeń, skarg, oburzeń, a nawet konfliktów zarówno ze strony samego odchodzącego pracownika, jak i tego, który przejmuje te sprawy. W większości przypadków pracownicy są niezadowoleni nie z samego przekazania pracy, ale ze sposobu jej organizacji. Jak usprawnić tego typu wydarzenia i jak najskuteczniej je zorganizować? Jak poprawnie sporządzić dokumenty administracyjne? Odpowiedzi na te pytania znajdują się w artykule.

Jaki jest cel przekazania spraw?

Na wstępie należy wyjaśnić, co w powszechnym rozumieniu oznacza przeniesienie spraw. Chodzi o to, aby odchodzący pracownik informował inne osoby o stanie pracy, którą wykonywał przed zwolnieniem. Oznacza to, że pracownik nie tylko raportuje wykonaną pracę, ale także udziela różnych zaleceń dotyczących procedury wykonywania pracy, instrukcji, zadań osobom, które będą jego następcami. Faktem jest, że opis stanowiska w rzeczywistości zawiera jedynie listę (oficjalnych) obowiązków zawodowych specjalisty. Jednak w tym dokumencie nie znajdziemy cennych zaleceń dotyczących sposobu, metod, warunków, czy kolejności wykonywania tych obowiązków. Tymczasem to właśnie ta informacja w większości przypadków jest najważniejszym czynnikiem sukcesu pracy specjalisty w danym obszarze. W końcu tę samą pracę można wykonać na różne sposoby, każdy specjalista ma swój własny „styl” pracy.

Całkiem możliwe jest jednak, że ze względu na specyfikę działalności organizacji konieczne będzie zastosowanie określonych metod i uwzględnienie cech, o których z reguły nie mówi się w opisach stanowisk pracy. Przeniesieniem spraw powinien być zatem zainteresowany nie tylko pracodawca, ale także specjalista, który w najbliższej przyszłości będzie pełnił te funkcje.

Zatem istotnym pytaniem jest to, kto będzie informowany przez odchodzącego pracownika. Jeżeli do czasu zwolnienia zostanie wybrany nowy specjalista, to on przejmie sprawy. Jeżeli do ostatniego dnia pracy służba personalna nie była w stanie wybrać następcy, wówczas sensowne jest, aby odchodzący pracownik opowiedział o swojej pracy i przekazał sprawę koledze, który tymczasowo wykona tę dodatkową pracę, lub do kierownika jednostki strukturalnej. Należy zauważyć, że obowiązki odchodzącego na emeryturę specjalisty mogą zostać tymczasowo lub nawet na stałe rozdzielone pomiędzy kilku jego kolegów. Dodatkową ilość pracy można sformalizować albo jako połączenie zawodów (stanowisk), albo jako wewnętrzną pracę w niepełnym wymiarze godzin, albo jako rozszerzenie obszaru usług (zwiększenie wolumenu wykonywanej pracy). Te czynności personalne są wymienione w art. Sztuka. 60 ust. 2 i 282 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (zwanego dalej Kodeksem pracy).

Przekazanie spraw nie polega jednak tylko na poinformowaniu o sposobach i metodach wykonywania pracy, ale także na zapewnieniu, że do czasu rozpoczęcia pracy nowego specjalisty nie zaginą żadne materiały, dokumenty, projekty pracy itp.

Na przykład przy zwalnianiu sekretarza wskazane jest sprawdzenie stanu księgowości i przechowywania dokumentacji, przy zwalnianiu urzędnika personalnego - dostępność i liczba zeszytów ćwiczeń, przy zwalnianiu księgowego - przeprowadzenie audytu księgowość i raportowanie itp.

Należy zauważyć, że obowiązek odchodzącego pracownika do przekazywania spraw i sporządzania raportów z wykonanej pracy nie jest określony w prawie pracy Federacji Rosyjskiej. Dlatego niezwykle ważne jest, aby wszystkie kwestie związane z tą procedurą zwolnień były uregulowane lokalnymi przepisami i uszczegółowione w dokumentach administracyjnych. W takim przypadku pracodawca będzie miał realną możliwość wskazania pracownikowi, że została ustalona taka procedura zwalniania każdego pracownika i jest on zobowiązany do jej przestrzegania. Lokalne przepisy w tym przypadku obejmują przepisy dotyczące osób odpowiedzialnych finansowo, przepisy dotyczące trybu przyjmowania i przekazywania spraw, instrukcje dotyczące trybu przeprowadzania inwentaryzacji itp. Jeśli chodzi o publikację dokumentów administracyjnych, wskazane jest, aby rozwiązywały one kwestie operacyjne i określić pewne postanowienia, przepisy lokalne o charakterze ogólnym.

Są pracownicy, których obowiązek raportowania pracodawcy jest uregulowany na poziomie legislacyjnym. Dotyczy to na przykład głównego księgowego. Klauzula 6 Regulaminu głównych księgowych (zatwierdzonego uchwałą Rady Ministrów ZSRR z dnia 24 stycznia 1980 r. N 59, z poprawkami z dnia 4 czerwca 1988 r., z poprawkami z dnia 17 kwietnia 2002 r.) stanowi, że przyjęcie i dostawa spraw o powołanie i odwołanie głównego księgowego ustala się w ustawie po sprawdzeniu stanu rachunkowości i sprawozdawczości. Odpis tego aktu przesyła się do organu wyższego szczebla. W razie potrzeby przyjmowanie i doręczanie spraw przez głównego księgowego odbywa się przy udziale przedstawiciela władzy wyższej. Nie można jednak opóźniać zwolnienia głównego księgowego z powodu braku kandydata na zwolnione stanowisko, z powodu opóźnień w dostarczaniu spraw, terminów sporządzania sprawozdań kwartalnych (rocznych) itp.

Jak już powiedzieliśmy, to pracodawca, a nie pracownik odchodzący z organizacji, powinien być zainteresowany szybkim i przejrzystym przekazaniem spraw. Pracownik nie ma obowiązku przychodzenia do przedsiębiorstwa w celu przekazania spraw po zwolnieniu. Podobnie pracownik nie powinien specjalnie przychodzić do byłego pracodawcy, aby „opowiedzieć” o stanie rzeczy następcy, który zajął jego miejsce po pewnym czasie od jego zwolnienia. Oznacza to, że ostatnim dniem, w którym należy rozstrzygnąć kwestię przekazania spraw, jest dzień zwolnienia pracownika.

Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej nie dopuszcza możliwości „opóźnienia” zwolnienia któregokolwiek pracownika, w tym menedżera. Dlatego uprawniony organ lub przedstawiciel właściciela majątku organizacji nie ma prawa opóźniać zwolnienia menedżera z powodu nierozwiązanych kwestii handlowych (finansowych, organizacyjnych itp.): problemami tymi zajmie się jego następca .

Odmowa kierownika przekazania spraw po upływie ustalonego terminu zwolnienia będzie zgodna z prawem. Część 5 80 Kodeksu pracy w pełni stosuje się do kierownika – po upływie okresu wypowiedzenia pracownik ma prawo zakończyć pracę.

Jak można zoptymalizować przekazywanie spraw?

Wydaje się, że ustępujący menadżer powinien sam zorganizować przyjmowanie i przekazywanie spraw w sposób i na zasadach uzgodnionych z nowo wybranym liderem. Należy pamiętać, że takie zdarzenia, zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, nie należą do kompetencji ani walnego zgromadzenia uczestników (akcjonariuszy), ani zarządu (rady nadzorczej), ani właściciela nieruchomości lub osoba przez niego upoważniona. Co więcej, co do zasady nie wystarczy, że kierownik przekaże dokumentację, materiały, plany pracy itp. Komisja rewizyjna lub audytor firmy ma prawo zażądać audytu działalności finansowo-gospodarczej przedsiębiorstwa, co może zająć więcej niż jeden dzień. Uwaga: okazanie kluczy do urzędu, pieczęci, dokumentów założycielskich i innych „atrybutów władzy” nie oznacza objęcia urzędu przez nowego przywódcę.

Co więcej, w tej samej organizacji dwóch menedżerów nie może „współistnieć” równolegle: stary i nowy. Dzieje się tak, gdy nowy menedżer zostaje zatrudniony przed datą zwolnienia poprzedniego. Taka sytuacja często ma miejsce, gdy nowy menedżer potrzebuje czasu, aby „wczuć się w rolę”, ocenić stan rzeczy w przedsiębiorstwie, wyjaśnić problemy itp. Rzeczywiście, aby skutecznie pełnić funkcje kierownicze, pierwsza osoba w przedsiębiorstwie potrzebuje dużo więcej czasu na zrozumienie istoty i cech pracy niż jakikolwiek inny pracownik. Oczywiście wygodnie jest, gdy jeden obywatel „mówi” drugiemu, na co ma zwrócić uwagę, jakie istnieją problemy itp. Dlatego niektóre przedsiębiorstwa praktykują ustalanie określonego okresu, w którym były menedżer przedstawia swojemu następcy specyfikę przedsiębiorstwa. Jednocześnie nie następuje zwolnienie poprzedniego menadżera, natomiast nowy posiada już dokumenty potwierdzające jego powołanie na nadal zajmowane stanowisko. Okazuje się, że dwóch obywateli jednocześnie zajmuje to samo stanowisko, czyli istnieje „podwójna władza”. Bardzo wątpliwe jest, aby istniało przedsiębiorstwo, w którym będą dwa stanowiska kadrowe, np. dyrektor generalny. Ponadto zgodnie z prawem dyrektor jest jedynym organem wykonawczym i nie może mieć „równego sobie”. Zatem jeden dyrektor generalny jest zbędny. Rzeczywiście, dopóki poprzedni menadżer nie złoży legalnej rezygnacji, nie można zatrudnić nowego. Nowo wybrany menadżer przed upływem kadencji poprzedniego ma prawo odwiedzić przedsiębiorstwo, zapoznać się z jego sprawami itp. Nie oznacza to jednak konieczności ubiegania się o pracę. Ponieważ taki obywatel nie będzie pracował w pełnym wymiarze czasu pracy, nie ma prawa domagać się odszkodowania pieniężnego za czas spędzony na uczestniczeniu w procedurach przekazania spraw. Oznacza to, że nowo wybrany przywódca musi poczekać do wygaśnięcia kadencji swojego poprzednika.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że przyszły pracownik uczestniczy w procedurach przyjmowania i przekazywania spraw dobrowolnie, a nie przymusowo. Aby mieć pewność, że taka osoba nie cofnie się przed takim wydarzeniem, wskazane jest zawarcie z nią umowy o pracę wcześniej, przed pójściem do pracy, i ustalenie obowiązku wzięcia udziału w przekazywaniu spraw w wewnętrznych przepisach pracy lub inne lokalne przepisy. Przecież zgodnie z częścią 3 art. 68 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z przepisami lokalnymi (w tym wewnętrznymi przepisami pracy) przed podpisaniem umowy o pracę.

Zatem po zapoznaniu się z lokalnymi przepisami regulującymi procedurę przekazywania spraw i podpisaniu umowy o pracę nowy specjalista nie będzie już miał możliwości nie uczestniczenia w takich postępowaniach lub uniknięcia w nich udziału.

Należy jednak pamiętać, że udział w postępowaniach o przekazanie spraw na rzecz następcy jest bezpłatny. Dlatego ta osoba nie jest zainteresowana przełożeniem wydarzeń na inny termin. Przecież nikt nie zapłaci za czas, w którym były pracownik przekazywał sprawy, przeliczał teczki z dokumentami i opowiadał nowemu pracownikowi o problemach istniejących w przedsiębiorstwie.

Aby zoptymalizować proces przyjmowania i przekazywania spraw, wskazane jest wcześniejsze wystawienie dokumentu administracyjnego (nakazu, instrukcji), który określa termin i tryb przekazywania spraw i dokumentacji; osoba (osoby), która przyjmie sprawy; powołać komisję roboczą; rozwiązać kwestię konieczności sporządzania dokumentacji towarzyszącej (sprawozdawczej, końcowej).

Zapoznanie się ze stanem rzeczy, wyniki prac komisji pociągają za sobą poważne konsekwencje. Przecież jeśli po przyjęciu i przekazaniu spraw ujawni się brak (niedobór) jakichkolwiek dokumentów, materiałów itp., to trudno będzie udowodnić winę odchodzącego pracownika. Z drugiej strony odchodzący pracownik powinien być zainteresowany dokładnym zapisaniem całego przebiegu wydarzenia, aby później nie został oskarżony o zaginięcie teczek z dokumentami, broszurami, katalogami itp.

Jeśli ktoś odpowiedzialny finansowo zrezygnuje...

Najważniejszą rzeczą dla pracodawcy jest zwrot pozycji magazynowych w przypadku rezygnacji osoby odpowiedzialnej finansowo. Przecież osoby odpowiedzialne finansowo zobowiązują się do zapewnienia bezpieczeństwa powierzonych im pozycji inwentarza i naprawienia bez żadnych ograniczeń szkody wyrządzonej pracodawcy z ich winy.

Wykazy stanowisk i pracy zastępowanej lub wykonywanej przez pracowników, z którymi pracodawca może zawrzeć pisemne umowy dotyczące pełnej indywidualnej lub zbiorowej (zespołowej) odpowiedzialności finansowej, zatwierdza uchwała Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 31 grudnia 2002 r. N 85.

Przybliżona próbka

(spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Leto”)

dla podstawowej działalności N 20

O organizacji przyjmowania i przekazywania spraw

i dokumentacja

W związku z dobrowolnym zwolnieniem w dniu 20 lipca 2012 roku Menedżera HR Anny Władimirowna Czernowej

ZAMAWIAM:

1. W dniu 20 lipca 2012 r. Przeprowadź akceptację i przekazanie plików i dokumentacji znajdujących się w miejscu pracy menedżera HR A.V. Chernova nowemu menedżerowi HR Marii Nikołajewnej Barinowej, która obejmie swoje obowiązki 21 lipca 2012 r.

2. Podczas przekazywania spraw sprawdź dostępność dokumentacji i porównaj sprawy dostępne w dziale personalnym z nomenklaturą spraw organizacji.

3. Sporządź inwentarz przekazanych spraw i potwierdź go przez kierownika urzędu V.N. Malakhova.

4. Sporządź listę przekazanego sprzętu biurowego, sprawdź jego numery inwentarzowe i potwierdź inwentaryzację przez kierownika wydziału ekonomicznego A. M. Gavrilova.

5. W obecności szefa ochrony Dobrynina V.I. sprawdź zawartość sejfu znajdującego się w miejscu pracy Chernova A.V., sporządź listę przechowywanej w nim dokumentacji, ścisłe formularze sprawozdawcze, książeczki pracy, polisy ubezpieczeniowe i posiada certyfikat Dobrynin V.I. i kierownika działu HR Komelkova N.T.

6. Menedżer HR Chernova A.V. sporządza listę spraw, zadań, działań, które zostały jej powierzone, ale nie zostały ukończone w momencie przekazania spraw.

7. Zobowiązać menedżera HR Chernova A.V. do przekazania Barinova M.N. w obecności kierownika działu HR Komelkova N.T., za podpisem, klucza do sejfu znajdującego się w jej miejscu pracy.

8. Wszystkie materiały do ​​​​przyjęcia i przekazania spraw oraz dokumentacja muszą być odpowiednio przygotowane: każdy dokument musi być sporządzony w co najmniej trzech egzemplarzach, podpisany przez A. V. Chernova, M. N. Barinova, poświadczony przez osoby określone w niniejszym zamówieniu i przekazany w dniu 20 lipca 2012 r. najpóźniej do godziny 16:00 do rozpatrzenia przez Dyrektora Generalnego.

9. Kontrolę nad przyjmowaniem i przekazywaniem spraw i dokumentacji przypisuje się kierownikowi działu HR Komelkova N.T.

Klauzula 27 Regulaminu rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej (zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. N 34n, ze zmianami 24 grudnia 2010 r.) zobowiązuje do przeprowadzenia obowiązkowej inwentaryzacji w przypadku zmiany osób odpowiedzialnych finansowo (w dniu przyjęcia i przekazania spraw). Celem inwentaryzacji jest bowiem ustalenie faktycznej dostępności nieruchomości oraz porównanie faktycznej dostępności nieruchomości z danymi księgowymi.

Podczas procesu inwentaryzacji odchodzący na emeryturę pracownik ma obowiązek przekazać powierzony mu majątek inwentarzowy na okres pracy osobie wyznaczonej na podstawie zarządzenia (instrukcji) kierownika organizacji lub nowemu pracownikowi, który uwzględnia te aktywa.

W przypadku zbiorowej (zespołowej) odpowiedzialności finansowej inwentaryzacje przeprowadza się w przypadku zmiany lidera zespołu (brygadzisty), gdy ponad pięćdziesiąt procent jego członków opuszcza zespół (zespół), a także na wniosek jednego lub więcej członków zespołu (zespołu).

Oczywiście inwentaryzację należy zorganizować z wyprzedzeniem – na kilka dni przed wyjazdem pracownika. Przecież pracownik ma prawo zgodnie z prawem odmówić udziału w spisie inwentarza, jeżeli decyzja o jego przeprowadzeniu zostanie podjęta po dniu, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy.

Aby zoptymalizować proces inwentaryzacji, przedsiębiorstwo musi posiadać dobrze działający mechanizm. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji i rejestrowania jej wyników należy przede wszystkim skorzystać z Instrukcji metodologicznych dotyczących inwentaryzacji majątku i zobowiązań finansowych, zatwierdzonych rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 13 czerwca 1995 r. Nr 49.

Na podstawie określonego dokumentu regulacyjnego pracodawca ma możliwość opracowania lokalnego aktu prawnego, w którym zawsze będzie mógł odzwierciedlić swoją specyfikę przeprowadzania inwentaryzacji, szczegółowo opisać poszczególne procedury i zarejestrować niuanse.

Zadanie zorganizowania inwentarza leży po stronie pracodawcy. Tę konkretną pracę wykonują kierownik jednostki strukturalnej, służba personalna i komisja inwentaryzacyjna. Personel stałych i roboczych komisji inwentaryzacyjnych jest zatwierdzany przez kierownika organizacji w drodze wystawienia dokumentu administracyjnego. W skład komisji inwentaryzacyjnej wchodzą przedstawiciele administracji organizacji, pracownicy księgowości i inni specjaliści (inżynierowie, ekonomiści, technicy itp.). W skład komisji inwentaryzacyjnej mogą wchodzić przedstawiciele służby audytu wewnętrznego organizacji i niezależnych organizacji audytorskich. Nieobecność choćby jednego członka komisji podczas inwentaryzacji stanowi podstawę do uznania wyników inwentaryzacji za nieważne.

Główny księgowy powinien wykazywać zainteresowanie przeprowadzeniem inwentaryzacji. Przecież główny księgowy wraz z kierownikiem odpowiednich działów i służb jest zobowiązany do uważnego monitorowania ścisłego przestrzegania dyscypliny finansowej i kasowej; przestrzeganie ustalonych zasad prowadzenia inwentaryzacji funduszy, zapasów, środków trwałych, rozliczeń i zobowiązań płatniczych; legalność odpisywania niedoborów, należności i innych strat z bilansów (klauzula 11 Regulaminu głównych księgowych, zatwierdzona uchwałą Rady Ministrów ZSRR z dnia 24 stycznia 1980 r. N 59).

Dlatego zwalnianie osób odpowiedzialnych finansowo (kasjerów, kierowników magazynu i innych) odbywa się w porozumieniu z głównym księgowym.

W celu przyjęcia i przekazania pozycji magazynowych kierownik organizacji wydaje zamówienie (instrukcję). Musi rozstrzygnąć następujące istotne kwestie: termin i tryb przekazania inwentarza, tryb podsumowania inwentarza, a także skład komisji (jeżeli inwentaryzacja będzie przeprowadzana nie przez stałą komisję, ale przez komisja robocza). Udział osób odpowiedzialnych finansowo w inwentaryzacji jest obowiązkowy.

Przed sprawdzeniem faktycznej dostępności nieruchomości komisja inwentaryzacyjna musi otrzymać najnowsze dokumenty wpływów i wydatków lub raporty dotyczące przepływu aktywów materialnych i środków pieniężnych w momencie inwentaryzacji.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zatwierdza wszystkie dokumenty przychodzące i wychodzące dołączone do rejestrów (raportów), wskazując „przed inwentaryzacją w dniu” _____________ „(data)”, które powinny stanowić podstawę dla działu księgowości do ustalenia salda majątku do rozpoczęcia inwentaryzacji zgodnie z poświadczeniami.

Osoby odpowiedzialne finansowo wystawiają pokwitowania, że ​​na początku inwentaryzacji wszystkie dokumenty wydatków i pokwitowań dotyczące majątku zostały przekazane działowi księgowości lub przekazane komisji, a wszystkie kosztowności, za które odpowiadają, zostały zaliczone, a te, które przeszli na emeryturę, zostali odpisani. Podobne paragony wystawiają także osoby posiadające księgowe kwoty za nabycie lub pełnomocnictwa do odbioru nieruchomości.

Informacje o faktycznej dostępności nieruchomości oraz o realności zaciągniętych zobowiązań finansowych ewidencjonuje się w księgach inwentarzowych lub protokołach inwentaryzacyjnych w co najmniej dwóch egzemplarzach. Listy inwentarzowe można wypełniać przy pomocy komputera i innych urządzeń organizacyjnych, a także ręcznie. Inwentarze wypełnia się tuszem lub długopisem wyraźnie i wyraźnie, bez plam i wymazań. Przybliżone formy inwentarzy i aktów podano w załącznikach 6–18 do Wytycznych Ministerstwa Finansów Rosji.

Komisja inwentaryzacyjna zapewnia kompletność i prawidłowość wprowadzania do inwentarza danych o faktycznych stanach środków trwałych, zapasów, towarów, środków pieniężnych, innych zobowiązań majątkowych i finansowych, prawidłowość i terminowość rejestracji materiałów inwentarzowych.

Optymalizujemy zarządzanie zapasami

Weryfikacja faktycznej dostępności nieruchomości odbywa się przy obowiązkowym udziale osób odpowiedzialnych finansowo.

Aktywa magazynowe (zapasy produkcyjne, produkty gotowe, towary, inne zapasy) wprowadza się do inwentarza dla każdej pojedynczej pozycji, wskazując rodzaj, grupę, ilość i inne niezbędne dane (artykuł, gatunek itp.).

Komisja w obecności osób odpowiedzialnych finansowo sprawdza faktyczną dostępność pozycji magazynowych poprzez obowiązkowe przeliczenie, ponowne zważenie lub ponowny pomiar. Zabronione jest wprowadzanie do inwentarza danych o saldach przedmiotów wartościowych na podstawie słów osób odpowiedzialnych finansowo lub według danych księgowych bez sprawdzenia ich faktycznej dostępności.

Pozycje inwentarza otrzymane podczas inwentaryzacji są akceptowane przez osoby odpowiedzialne finansowo w obecności członków komisji inwentaryzacyjnej i zaliczane według rejestru lub raportu towarowego po inwentaryzacji.

Nazwy zinwentaryzowanych wartości i przedmiotów, ich liczba wskazana jest w inwentarzach zgodnie z nomenklaturą oraz w jednostkach miar przyjętych w rachunkowości.

Na każdej stronie inwentarza należy podać słownie liczbę numerów seryjnych aktywów materialnych oraz całkowitą kwotę fizyczną zapisaną na tej stronie, niezależnie od jednostek miary (sztuki, kilogramy, metry itp.) te wartości są pokazane.

W przypadku, gdy osoby odpowiedzialne finansowo odkryją po dokonaniu inwentarza błędy w inwentarzu, mają obowiązek natychmiast (przed otwarciem magazynu, składu, działu itp.) zgłosić to przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Komisja inwentaryzacyjna sprawdza określone fakty i, jeśli zostanie potwierdzona, koryguje zidentyfikowane błędy w określony sposób.

Błędy koryguje się we wszystkich egzemplarzach inwentarza poprzez skreślenie wpisów błędnych i umieszczenie wpisów prawidłowych nad przekreślonymi. Korekty muszą zostać uzgodnione i podpisane przez wszystkich członków komisji inwentaryzacyjnej i osoby odpowiedzialne finansowo.

W inwentarzu nie wolno pozostawiać pustych wierszy, na ostatnich stronach puste wiersze są przekreślane.

Na ostatniej stronie inwentarza powinna znajdować się wzmianka o sprawdzeniu cen, opodatkowania i obliczenia sumy podpisana przez osoby, które dokonały tej kontroli.

Inwentarze podpisują wszyscy członkowie komisji inwentaryzacyjnej oraz osoby odpowiedzialne finansowo. Po zakończeniu inwentaryzacji osoby odpowiedzialne finansowo wystawiają pokwitowanie potwierdzające, że komisja w ich obecności sprawdziła majątek, nie ma żadnych roszczeń wobec członków komisji oraz że wpisany do inwentarza majątek został przyjęty do przechowanie.

Przy sprawdzaniu faktycznej dostępności nieruchomości w przypadku zmiany osób odpowiedzialnych finansowo, ten, kto przyjął nieruchomość, podpisuje odbiór nieruchomości, a ten, który ją przekazał, podpisuje odbiór tej nieruchomości.

Inwentaryzację pozycji inwentarza należy co do zasady przeprowadzać w kolejności umieszczenia składników majątku w danym pomieszczeniu. W przypadku przechowywania pozycji zapasów w różnych izolowanych pomieszczeniach przez jedną osobę odpowiedzialną materialnie, inwentaryzacja przeprowadzana jest sekwencyjnie według miejsca przechowywania. Po sprawdzeniu przedmiotów wartościowych nie wolno wchodzić do pokoju (np. jest on opieczętowany), a komisja przechodzi do pokoju obok w celu pracy.

Jeżeli inwentaryzacja mienia jest przeprowadzana przez kilka dni, wówczas pomieszczenia, w których przechowywane są aktywa materialne, muszą zostać opieczętowane po wyjściu komisji inwentaryzacyjnej. W czasie przerw w pracy komisji inwentaryzacyjnych (w przerwie obiadowej, w nocy, z innych powodów) inwentarze należy przechowywać w skrytce (szafie, sejfie) w zamkniętym pomieszczeniu, w którym przeprowadzana jest inwentaryzacja.

Inwentaryzacja kasy przeprowadzana jest zgodnie z zatwierdzoną Procedurą przeprowadzania transakcji gotówkowych w Federacji Rosyjskiej. Decyzją Zarządu Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 22 września 1993 r. nr 40 i ogłoszoną pismem Banku Rosji z dnia 4 października 1993 r. nr 18.

Przy obliczaniu faktycznej obecności banknotów i innych przedmiotów wartościowych w kasie uwzględnia się gotówkę, papiery wartościowe i dokumenty pieniężne (znaczki pocztowe, znaczki skarbowe, znaczki bankowe, bony do domów wczasowych i sanatoriów, bilety lotnicze itp.).

Weryfikację faktycznej dostępności form papierów wartościowych i innych form dokumentów o ścisłej odpowiedzialności przeprowadza się według rodzajów formularzy (na przykład dla akcji: imiennych i na okaziciela, uprzywilejowanych i zwykłych), biorąc pod uwagę numery początkowe i końcowe niektórych formularzy, a także dla każdego miejsca przechowywania i osób odpowiedzialnych finansowo. Inwentaryzacja środków zgromadzonych w bankach na rachunkach rozliczeniowych (bieżących), walutowych i specjalnych przeprowadzana jest poprzez uzgodnienie sald kwot na odpowiednich rachunkach według działu księgowości organizacji z danymi wyciągów bankowych.

Przybliżona próbka

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Lato”

(spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Leto”)

dla podstawowej działalności N 5

W sprawie organizacji przyjmowania i przekazywania dokumentacji magazynu księgowego

oraz inwentaryzacja pozycji inwentarza

W związku ze zwolnieniem z własnej woli w dniu 16 lipca 2012 r. magazynier magazynu Smirnov I.P.

ZAMAWIAM:

1. W dniu 15 lipca 2012 r. przeprowadź przyjęcie i przekazanie księgowej dokumentacji magazynowej oraz inwentaryzacji pozycji magazynowych w magazynie Mir LLC.

2. Aby przeprowadzić przekazanie dokumentacji magazynowej i pozycji inwentarzowych od magazyniera Smirnowa I.P. do kierownika magazynu Korniłowa V.I.

3. Aby dokonać przyjęcia i przekazania dokumentacji oraz przeprowadzić inwentaryzację pozycji inwentarzowych, utwórz prowizję składającą się z:

prezes - dyrektor handlowy V. A. Orłow;

członkowie komisji: kierownik magazynu V. I. Korniłow;

sklepikarz Smirnov I.P.;

sklepikarz Woronin A.N.;

księgowa Valyaeva N.S.

4. Wyniki przyjęcia i przekazania księgowej dokumentacji magazynowej oraz inwentaryzacji pozycji inwentarzowych należy sformalizować w akcie z załączonym wykazem inwentarzowym i przedłożyć Dyrektorowi Generalnemu do podpisu w dniu 16 lipca 2012 roku.

Dyrektor generalny A. A. Chmelewski

Z zamówieniem zapoznali się:

I. P. Smirnov ____ lipiec 2012 r

V. I. Korniłow ____ lipiec 2012 r

V. A. Orłow ____ lipiec 2012 r

A. N. Woronin ____ lipiec 2012 r

N. S. Valueva ____ lipiec 2012 r

Bibliografia

1. Panina P. G. Jak prawidłowo przekazywać i akceptować sprawy przy zmianie głównego księgowego // Rosyjski kurier podatkowy. 2012. N 3.

2. Anoshina I. Inwentaryzacja – kiedy przeprowadzić, co inwentaryzować, jak zarejestrować? // Gazeta finansowa. 2012. N N 3, 4.

3. Borodina V.V. Rejestracja wyników inwentaryzacji // Oświadczenia z audytu. 2011. N 11.

4. Davydova A. Yu. Przeprowadzanie inwentaryzacji // Szef autonomicznej instytucji. 2010. N 10.

S. Borysowa

Menedżer HR

LLC „Elana-Logistic”

Podpisano do pieczęci

Często przed zwolnieniem pracodawcy wymagają przeniesienia spraw na nowego pracownika. Procedura skierowania nie jest obowiązkowa. Co do zasady pracownik nie ma obowiązku przekazania przedsiębiorstwa swojemu następcy. Jednocześnie, jeżeli umowa o pracę lub przepisy miejscowe przewidują taki obowiązek, niedopełnienie go stanowi wykroczenie dyscyplinarne (art.

1 łyżka. 192 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

W niektórych przypadkach konieczne jest sporządzenie aktu przekazania i przyjęcia spraw, niezależnie od tego, czy obowiązek przekazania spraw przewiduje umowa o pracę, czy też przepisy miejscowe, czy też nie. W szczególności taki obowiązek przewiduje zwolnienie głównego księgowego (klauzula 6 Regulaminu dotyczącego głównych księgowych, zatwierdzonego uchwałą Rady Ministrów ZSRR z dnia 24 stycznia 1980 r. N 59).

Ale nawet jeśli procedurę przekazywania spraw przewiduje regulacyjny akt prawny, umowa o pracę lub lokalny akt prawny, nie powinno to uniemożliwiać zwolnienia pracownika. Termin zwolnienia określony jest przepisami prawa lub umową stron i nie może ulec przesunięciu w zależności od tego, czy pracownik przekazał przedsiębiorstwo swojemu następcy, czy też nie.

Przykład. Pracownik dobrowolnie napisał rezygnację. Ostatnim dniem pracy i dniem zwolnienia jest 28 września. Zgodnie z warunkami umowy o pracę pracownik jest zobowiązany do przekazania spraw następcy po zwolnieniu, jeżeli zostanie on ustalony nie później niż na pięć dni roboczych przed dniem zwolnienia. Do dnia zwolnienia procedura składania i przyjmowania spraw nie jest zakończona. Pracodawca musi jednak sformalizować zwolnienie 28 września.

Przykład. Pracownik i pracodawca zgodzili się na rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron już 20 kwietnia. Odpowiedni dokument został podpisany. Następnie pracownik przystąpił do przekazania spraw następcy. Dostawa i akceptacja trwały długo. 20 kwietnia pracodawca zaproponował przesunięcie terminu zwolnienia na 25 kwietnia. Pracownik odmówił i po 20 kwietnia nie przyszedł do pracy. Pracodawca wydał zwolnienie dopiero 25-go.

W takim przypadku za zwłokę w rozpatrzeniu zwolnienia pracownika odpowiada pracodawca.

Przykład. Główny księgowy złożył rezygnację. Następnego dnia zachorował i nie poszedł do pracy. Wypowiedzenie wygasło przed powrotem pracownika do zdrowia. Pracodawca będzie musiał sformalizować zwolnienie bez podpisywania aktu przyjęcia spraw.

Oprócz obowiązku przekazania spraw nowemu pracownikowi, umowy o pracę i lokalne przepisy muszą zawierać zapis dotyczący obowiązku przyjęcia spraw od osoby odchodzącej w przypadku przyjęcia lub przeniesienia na odpowiednie stanowisko.

Sprawy może przyjmować wyłącznie osoba, z którą została już zawarta umowa o pracę. W przeciwnym wypadku nie ma podstaw do podpisania przez spadkobiercę aktu przyjęcia spraw. Jednocześnie nowy pracownik przyjmujący sprawy wypełnia część obowiązków wynikających z umowy o pracę i ma prawo żądać wynagrodzenia za pracę.

W przypadku przeniesienia innego pracownika na stanowisko pracownika odchodzącego na emeryturę procedura przekazywania i przyjmowania spraw odbywa się na podstawie umowy o przeniesienie na inną pracę (art. 72 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Jeżeli przyjmowanie spraw odbywa się poza dniem roboczym lub w weekendy (święta), pracownikowi przyjmującemu sprawy w ramach przeniesienia na inną pracę oraz pracownikowi odchodzącemu przysługuje dopłata na podstawie art. Sztuka. 152, 153 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Pracodawcy będą musieli sami opracować cechy procedury akceptacji dla przypadków. Jako podstawę można przyjąć regulacyjne akty prawne, które w różnych latach ustaliły procedurę dostarczania i przyjmowania spraw dla niektórych kategorii pracowników (patrz na przykład Instrukcja dotycząca procedury przyjmowania i dostarczania spraw przez głównych księgowych (starsi księgowi z uprawnieniami głównych księgowych) scentralizowanych działów księgowych (działów księgowych), instytucji, przedsiębiorstw i organizacji systemu Ministerstwa Zdrowia ZSRR, zatwierdzonego przez Ministerstwo Zdrowia ZSRR 28 maja 1979 r. N 25-12/38).

Więcej w temacie 1.4. Przekazywanie spraw:

1. 4.2. Sąd arbitrażowy: potencjał, przegląd sądów arbitrażowych Federacji Rosyjskiej, specyfika rozpatrywania sprawy, przykłady klauzul arbitrażowych. Ograniczenia w przenoszeniu spraw. Rozpatrywanie przez sąd polubowny sporów wynikających z umów kredytowych i przejęć dotyczących przedmiotu kredytu hipotecznego. Przejście klauzuli arbitrażowej w momencie cesji praw
2. 62. Procedura proceduralna rozpatrywania spraw o wykroczenia administracyjne.
3. 64. Rozpatrzenie sprawy w drodze nadzoru w Prezydium Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej, uprawnienia Prezydium.
4. 35. Właściwość terytorialna i jej rodzaje. Procedura przeniesienia sprawy z jednego sądu do innego sądu.
5. Pojęcie i rodzaje jurysdykcji. Rodzaje jurysdykcji terytorialnej. Konsekwencje nieprzestrzegania zasad jurysdykcji. Procedura przekazania spraw do innego sądu.
6. Bilet nr 31 1. Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów jurysdykcyjnych. Procedura przekazania sprawy do innego sądu.
7. Tryb wnoszenia i rozpatrywania spraw do Europejskiego Trybunału Praw Człowieka. Akty Trybunału i ich wykonanie.
8. Zawieszenie postępowania sądowego w sprawie, wykonanie orzeczenia sądu

- Prawo autorskie - Adwokactwo - Prawo administracyjne - Proces administracyjny - Prawo antymonopolowe i konkurencji - Proces arbitrażowy (gospodarczy) - Audyt - System bankowy - Prawo bankowe - Biznes - Rachunkowość - Prawo majątkowe - Prawo państwowe i administracyjne - Prawo i proces cywilny - Obwód prawa pieniężnego , finanse i kredyty - Pieniądz - Prawo dyplomatyczne i konsularne - Prawo umów - Prawo mieszkaniowe - Prawo gruntowe - Prawo wyborcze - Prawo inwestycyjne - Prawo informacyjne - Postępowanie egzekucyjne - Historia państwa i prawa - Historia doktryn politycznych i prawnych - Prawo konkurencji - Konstytucyjne prawo - Prawo spółek - Kryminalistyka - Kryminologia - Marketing -

Jak zorganizować przekazanie spraw przy zwalnianiu pracownika usług finansowych w dwóch sytuacjach: jeśli uprzedził z wyprzedzeniem o odejściu lub pewnego dnia zdecydował się nagle odejść.

Istnieją dwa możliwe scenariusze zwolnienia pracownika usług finansowych. To pierwsze jest optymalne, gdy z wyprzedzeniem dowiesz się o jego planach. Drugi jest stresujący, gdy ktoś nagle, pewnego dnia, rezygnuje. Przemyśl sposób działania dla każdego.

Jak zorganizować przekazywanie spraw w okresie planowanego zwolnienia pracownika

Za planowe zwolnienie specjalisty ds. usług finansowych można uznać sytuację, w której do jego odejścia pozostały dwa–trzy tygodnie. Jest to najkorzystniejsza opcja zwolnienia, ponieważ możliwe jest zapewnienie całkowitego przekazania spraw następcy. Należy wykonać następujące czynności:

• wyznaczyć następcę;
• sporządzić harmonogram przekazania;
• znaleźć zamiennik;
• przygotować szczegółowe instrukcje dla nowego pracownika.

Następcą może zostać ten, kto zastąpił osobę ustępującą w czasie urlopów i dni chorobowych. Pod warunkiem oczywiście, że nie jest przeciążony bieżącymi zadaniami. Natychmiast uprzedź go, że tymczasowe wykonywanie obowiązków innych osób może trwać dość długo. Co więcej, konieczne jest przeszkolenie początkującego. Przedyskutuj, czy potrafi w pełni połączyć obie funkcje, czy też warto przekazać część swoich obowiązków komuś innemu. Obiecaj premię za wzrost obciążenia pracą - zachęty finansowe lub czas wolny.

Utwórz harmonogram przekazywania spraw po zwolnieniu. Zadbaj o to, aby pracownik nie pozostawił niedokończonych zadań. Napraw nie tylko stan swojego obszaru odpowiedzialności, ale także to, za co był odpowiedzialny (patrz tabela 1). Jeśli to możliwe, połącz przekazywanie spraw z audytem realizowanej przez nią funkcjonalności.

Tabela 1. Harmonogram przekazywania spraw po zwolnieniu (wyciąg)

Jeśli pracownik odejdzie w środku składanie raportów lub w trakcie projektu, porozmawiaj z nim i ustal na piśmie, które z zadań podejmie się w pełni wykonać. Jeśli wątpisz w jego uczciwość lub zainteresowanie, obiecaj dobre rekomendacje przyszłym pracodawcom lub premię. Takie zachęty działają.

Znajdź zamiennik. Bezzwłocznie rozpocznij poszukiwania następcy dla odchodzącego pracownika. Dzięki temu masz większą szansę na znalezienie godnego kandydata i włączenie go w proces przekazywania spraw. W każdym razie im szybciej zatrudnisz nową osobę, tym mniej stresu będzie dla Ciebie i całego zespołu zwolnienie pracownika.

Przygotuj instrukcje dla nowego pracownika. Poproś osobę odchodzącą o sporządzenie listy swoich obowiązków, kontaktów, raportów, które wystawia itp. Nie zostawiaj tej listy całkowicie pracownikowi i sam sprawdź, czy nie przeoczył czegoś ważnego.

Pamiętaj, aby omówić listę z odchodzącą osobą i jej bezpośrednim przełożonym (jeśli to nie Ty), sprawdź główne punkty z obowiązującymi przepisami i opisem stanowiska. Odśwież pamięć, za co dokładnie odpowiadał pracownik co zrobiłeś w ostatnim zamkniętym okresie sprawozdawczym (patrz także tabela 2).

Tabela 2. Rejestr zadań i terminów (wyciąg)

Wszystkie pliki służbowe z komputera odchodzącego pracownika należy skopiować na dysk współdzielony, usługę chmurową lub odpowiednią sekcję portalu wewnętrznego.

W przypadku powołania następcy należy poinformować pozostałe działy firmy, wszystkie osoby, które miały kontakt z poprzednim specjalistą. Poproś o niezwłoczne ustawienie automatycznego przekazywania wszelkiej korespondencji służbowej odchodzącego pracownika na adres e-mail następcy, a także o przeniesienie na niego praw dostępu do systemów informatycznych. Dzięki temu Twoja służba bezboleśnie zniesie zwolnienie i uniknie zakłóceń w pracy.

Przekazanie spraw w przypadku nieoczekiwanego zwolnienia pracownika obsługi finansowej

Często specjalista ds. usług finansowych odchodzi nagle, odchodząc dosłownie w ciągu jednego dnia. Nie ma już czasu na szczegółowe przekazanie spraw, ale najcenniejsze informacje można zapisać, jeśli:

• określić priorytety;
• przesunąć terminy raportowania;
• wykorzystać byłego pracownika.

• zgodność z przepisami prawa i regulacjami, w tym obowiązkowe raportowanie;
• przestrzeganie warunków umów, w szczególności umów kredytowych oraz audytorów;
• prowadzenie kalendarza płatności;
• przygotowywanie raportów dla zarządu i akcjonariuszy;
• dostarczanie informacji niezbędnych do sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Przygotowując plan przeniesienia, pamiętaj o tym wyróżnić zadania priorytetowe i maksymalnie wykorzystaj czas pozostały do ​​wyjazdu pracownika na ich dokończenie. Poproś swój dział IT o udostępnienie Ci systemów i skrzynki pocztowej zwolnionego pracownika, abyś nie przegapił ważnych informacji.

Przesunięcie terminu składania raportów. Znalezienie nowego pracownika będzie czasochłonne i najprawdopodobniej nie uda się ukończyć pracy w terminie.

Zmiana terminu publikacji raportu rocznego dla akcjonariuszy lub przekazania budżetu może nie być możliwa, ale ze współpracownikami można znaleźć kompromis. Wyrażam zgodę na przesunięcie terminów składania raportów wewnętrznych lub przesyłanie ich w formie skróconej. Poinformuj menadżerów i odpowiedzialnych pracowników powiązanych działów, że w związku ze zwolnieniem kolegi mogą wystąpić opóźnienia w przekazywaniu informacji – w ten sposób unikniesz niepotrzebnego stresu i kłopotów.

Zaangażuj byłego pracownika. Jeżeli rozstajesz się z pracownikiem z inicjatywy firmy, postaraj się dogadać z nim i zawrzeć umowę cywilno-prawną, na podstawie której zdalnie przekaże sprawy lub zrealizuje najpilniejsze ze swoich projektów.

Alternatywnie zobowiąż się do wypłaty premii rocznej dopiero po pełnym przejęciu firmy (zobacz także Pięć sposobów uniknięcia upadku z powodu odejścia kluczowego pracownika finansowego).

Pięć sposobów na uniknięcie załamania w związku z odejściem kluczowego pracownika finansowego

1. Utrzymuj miesięczne harmonogramy zamykania okresów, sprawozdawczości księgowej i zarządczej oraz prezentacji dla kierownictwa i akcjonariuszy. Nie przegap więc terminu na obowiązkowe raporty – wewnętrzne lub zewnętrzne.

2. Upewnij się, że wszystkie ważne informacje są przechowywane na dysku współdzielonym, serwerze lub usłudze w chmurze, a nie na komputerach osobistych pracowników. Np. kontakty kontrahentów, rejestry i zeskanowane kopie umów, materiały do ​​audytów, instrukcje pracy z systemem ERP. Przypisz osobę odpowiedzialną za zamieszczanie dokumentów na portalu wewnętrznym.

3. Nie zaniedbuj pisemnych regulaminów i instrukcji, aktualizuj je na bieżąco. Pomogą w pełni przywrócić funkcjonalność zwolnionemu pracownikowi i szybko wdrożyć nowicjusza.

4. Wykorzystaj czas zaplanowanych urlopów jako szkolenie w zakresie przekazywania zadań. Postaraj się, aby każdy ze specjalistów ds. usług finansowych miał choć częściową wiedzę na temat funkcjonalności swojego kolegi i w razie potrzeby mógł przejąć na siebie dodatkowe obowiązki.

5. Nie pomijaj rutyny zadań strategicznych, staraj się zagłębić w szczegóły obowiązków zawodowych swoich pracowników. Zawsze bądź przygotowany na osobistą pracę w ruchliwych porach, szukając zastępstwa dla zwolnionego specjalisty ds. usług finansowych.

Przygotowano na podstawie materiałów z magazynu

Ustawa nie reguluje przyjmowania i przekazywania spraw. Każdy pracodawca przeprowadza go w 2018 roku według własnego uznania, biorąc pod uwagę procedurę, która wypracowała się w praktyce. W artykule opisano sposób sporządzania aktu przyjęcia i przekazania spraw.

Z artykułu dowiesz się:

Jak sporządzić i wykonać akt przyjęcia i przekazania spraw

Dobrze jest przyjąć interesy od poprzednika, który wyjaśni, w jakich okolicznościach sporządzono dokumenty personalne i pomoże sporządzić akt akceptacji przekazania spraw głównemu księgowemu. Ale często pierwszego dnia pracy sekretarka zostaje sama przed stertą papierów, bo poprzedni pracownik już odszedł. Ktoś postanawia zacząć od audytu. Ktoś w panice poprawia błędy w pierwszych napotkanych dokumentach, a potem bierze na siebie odpowiedzialność za niedociągnięcia innych osób. Już pierwszego dnia w pracy podpowiemy Ci, jak prawidłowo zająć się sprawami, których nikt nie jest w stanie Ci przekazać.

Co zrobić najpierw

Pierwszego dnia pracy zbierz wszystkie istniejące foldery i dokumentacja dotyczące personelu na bieżący rok.

Sporządź akt przekazania akt osobowych w dniu pierwszego dnia roboczego (przykład poniżej).

W akcie przyjęcia i przekazania spraw przez dyrektora należy podać nazwę dokumentów, okres ich obowiązywania, ilość, a także informację o braku lub uszkodzeniu dokumentów. Możesz zostawić swoje uwagi na temat treści i projektu.

Sporządzając inwentarz należy zwrócić uwagę na to, czy dokumenty są sporządzone prawidłowo i czy zawierają informacje wymagane przepisami prawa pracy. Pamiętaj, aby sprawdzić obecność wszystkich obowiązkowych lokalnych aktów przyjmowania i przekazywania spraw określonych w Kodeksie pracy i innych przepisach.

Jak sprawdzić dokumentację kadrową i poprawić błędy

Jak wspomniano powyżej, sprawdź, czy dział HR posiada wymagane dokumenty. Przede wszystkim są to wewnętrzne regulacje pracy (zwane dalej RM), umowy o pracę, plany urlopowe, polecenia kadrowe itp. Aby nie mieć w głowie listy dokumentów, skorzystaj z naszej checklisty (przykład poniżej).

Przejrzyj lokalne akty akceptacji i przekazania spraw głównego księgowego oraz próbkę, która jest bezpośrednio związana z działalnością zawodową pracowników. Muszą zawierać podpisy pracowników wskazujące, że zapoznali się z treścią. dokument(Artykuł 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Dokonaj inwentaryzacji nie tylko dokumentów papierowych, ale także elektronicznych, jeśli firma przyjęła elektroniczne zarządzanie dokumentami. Dowiedz się, czy firma zatrudnia pracowników zdalnych. Przestudiuj z nimi umowy. Muszą określić zdalny charakter pracy (art. 312 ust. 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Jeśli dokumenty elektroniczne są wymieniane z pracownikami zdalnymi, upewnij się, że masz silny, kwalifikowany podpis elektroniczny.

Na co zwrócić uwagę sporządzając akt

Błędy w dokumentach

Jeśli znajdziesz błędy lub odkryjesz, że jest to konieczne dokument odnotuj to w akcie akceptacji przekazania spraw przy zmianie menadżera. Nie należy sporządzać i zatwierdzać dokumentów na podstawie poprzedniej daty lub daty zatrudnienia pierwszego pracownika. W ten sposób fałszujesz dane. Podczas przeglądania dokumentów nie będzie możliwości zebrania podpisów zwalnianych pracowników, a obecni pracownicy mogą odmówić podpisania dokumentu z mocą wsteczną. Dlatego należy sporządzać nowe dokumenty i wszelkie poprawki w starych z aktualną datą. Jednocześnie podaj rzeczywiste daty rozpoczęcia pracy, przeniesień itp.

PRZYKŁAD

Firma rozpoczęła swoją działalność 13 stycznia 2017 roku i od tego samego dnia zatrudniła 10 osób. Wszyscy nadal pracują. W trakcie procesu zatrudnienia, w dniu 3 lutego 2018 roku specjalista HR przyjął sprawy i stwierdził, że z pracownikami nie została zawarta żadna umowa o pracę. Oficer personalny sporządził je i wskazał aktualną datę zawarcia – 3 lutego 2018 r. Ale w tekście porozumienie odzwierciedlał datę faktycznego rozpoczęcia pracy pracowników - 13 stycznia 2017 r.

Rejestracja i przechowywanie dokumentów. Zobacz jak zwyczajowo rejestruje się dokumenty w firmie. Jeśli odbywa się to w formie elektronicznej, poświęć trochę czasu na utworzenie dzienników papierowych i pamiętaj o dołączeniu kolumny na podpisy pracowników. Podczas sprawdzania przez inspekcję pracy dziennik pomoże udowodnić, że dokument naprawdę istnieje, nie został sporządzony z mocą wsteczną i został przekazany pracownikowi. Przecież oficer personalny prowadzi dzienniki rejestracyjne sekwencyjnie od początku roku, zszywa je i numeruje.

Aby zrozumieć, w jaki sposób przechowywana jest dokumentacja kadrowa, sprawdź nazewnictwo akt. Jeśli go brakuje, jest to sygnał, że system przechowywania nie został przemyślany i odpowiednio zorganizowany. Dlatego po przyjęciu spraw należy koniecznie sporządzić listę spraw i zadbać o bezpieczeństwo wszystkich dokumentów personalnych, aby zabezpieczyć je przed utratą i uszkodzeniem. Ponadto taki wymóg określa prawo (ustawa z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ).

Jak akceptować zeszyty ćwiczeń

Najpierw sprawdź, czy wydałeś zarządzenie, na mocy którego przełożony wyznacza Cię do prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jeśli nie zostało to zrobione, przygotuj zamówienie i podpisz je z kierownikiem organizacji. Zrób to, nawet jeśli w opisie stanowiska znajduje się obowiązek pracy z dokumentacją pracy. Następnie zacznij akceptować dokumentację pracy pracowników.

Zobacz, gdzie trzymane są zeszyty ćwiczeń. Musi to być sejf ognioodporny. Sprawdź liczbę ksiąg ze spisem pracowników organizacji, a także dowiedz się, czy na bieżący dzień dokonano wszystkich niezbędnych wpisów. Wykonaną pracę wygodnie jest sformalizować w odrębnym akcie przyjęcia i przekazania akt osobowych (przykład poniżej). Proszę podać swoje pełne imię i nazwisko. właściciela zeszytu ćwiczeń, jego serię i numer, a także uwagi dotyczące braku, uszkodzeń, treści i wyglądu dokument.

Sprawdź księgę rachunkową pod kątem przemieszczania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich. Rejestruje księgi pracy, które zostały po raz pierwszy wydane w organizacji lub otrzymane od pracowników podczas zatrudnienia. Książka musi mieć twardą oprawę, być numerowana i sznurowana, poświadczona podpisem kierownika organizacji i opieczętowana pieczęcią woskową lub opieczętowana.

Akt przyjęcia i przekazania spraw i stanowisk zostaje sporządzony, jeśli na przykład odejdzie kierownik działu, który jest odpowiedzialny za dokumenty i rzeczy, których zniknięcie spowoduje duże kłopoty dla organizacji. Mogą to być pieczęcie, księgi pracy pracowników, dokumenty poufne itp. Jeśli zachodzi potrzeba przeniesienia spraw między zwykłymi pracownikami, to o sporządzeniu aktu decyduje się indywidualnie.

Aby zorganizować przyjmowanie i przekazywanie spraw, organizacje tworzą prowizję na specjalne zamówienie (przykład poniżej). Komisja sporządza akt przekazania spraw po zwolnieniu pracownika. Ścisła forma tego dokument nie, oto jedna z opcji projektu (przykład poniżej). Członkowie komisji nie tylko przekażą sprawy innemu pracownikowi, ale będą także świadkami tego, że je przyjął i ponosi za nie odpowiedzialność. Jeśli pracownik zachoruje, jego zastępca zwykle przejmuje obowiązki.

Próbka. Zarządzenie w sprawie utworzenia komisji i ustalenia trybu przyjmowania i przekazywania spraw

Próbka. Akt przyjęcia i przekazania spraw, dokumentów, majątku materialnego

Jeśli martwisz się o etyczną stronę problemu, nie musisz się martwić: nie naruszasz przestrzeni osobistej innej osoby i nie dotykasz rzeczy osobistych. Komputer, biurko, szafka na dokumenty, sejf nie są własnością chorego pracownika, lecz pracodawcy i znajdują się na terenie pracodawcy.

Zawsze rozważ możliwość, że jeden z Twoich pracowników może nie przyjść jutro do pracy. Przygotuj kilka egzemplarzy kluczy do sejfu – powinni je przechowywać konkretni pracownicy. Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której organizacja traci pieczęć, bo znajduje się w sejfie, a klucz do niej ma tylko jedna osoba i nosi ją przy sobie, a od dzisiaj ten pracownik jest na urlopie lub jest chory.