Cheremisinov Vladimir Company Management Magazine No. 2, 2004
orihinal na artikulo sa site

Isinasaalang-alang ng papel ang isang sistema ng mga dokumento at algorithm na napatunayan ng pagsasanay, na ginagawang posible na ilipat ang mekanismo ng pag-oorganisa at pamamahala ng mga benta sa isang pamaraan na track. Ang impormasyon ay nakatuon sa mga batang kumpanya na nagnanais na may kakayahang bumuo ng isang samahan ng pagbebenta at sistema ng pamamahala mula pa sa simula, mga kumpanya na dumaan sa isang panahon ng kusang paglaki at napagtanto ang pangangailangan na pagbutihin ang samahan at sistema ng pamamahala, pati na rin ang mga kumpanya na ay nasa yugto ng muling pagbubuo.

Ang sistemang inaalok sa atensyon ng mga mambabasa ay isang personal na karanasan sa paglutas ng mga tiyak na problema sa pag-oorganisa at pamamahala ng mga benta sa mga kumpanya ng iba't ibang mga profile. Ang karanasan ay pangkalahatan at sistematiko. Hindi ito mga probisyon na hiniram mula sa mga mapagkukunang pang-akademiko, kaya't ang may-akda ay hindi inaangkin na mahigpit na siyentipiko at panimula nang bago sa paglutas ng isyu ng pag-oorganisa ng pamamahala sa benta.

Ang impormasyon ay hindi interesado sa mga tagapamahala na nagawang bumuo at magpatupad sa kanilang mga kumpanya:

1. Mga istruktura ng organisasyon, pamamahala at pagganap.
2. Impormal na paglalarawan ng trabaho ng mga empleyado.
3. Mga algorithm para sa gawain ng mga sales manager at marketer.
4. Mga client ng database, kabilang ang mga database ng mga potensyal na kliyente at algorithm para sa pagtatrabaho sa kanila.
5. Ang sistema ng pagpapatakbo at pana-panahong pag-uulat ng mga tagapamahala ng mga benta at paghahati sa istruktura ng istruktura.
6. Isang sistema ng pagpaplano sa lahat ng mga antas at daloy ng trabaho.
7. Ang sistema ng pag-optimize at paglalarawan ng mga proseso ng negosyo.

Pinagsama, kinakatawan nito ang suporta sa pamamaraan ng mga benta.

Sa madaling salita, ang gumaganang kahulugan ng suportang pang-pamamaraan ng mga benta ay ang pagbuo at pagpapatupad ng mga pang-organisasyon, pamamahala at pag-uulat ng mga dokumento, mga algorithm sa trabaho na kumokontrol sa mga proseso ng negosyo ng mga benta.

Ilagay sa system

Ang suporta sa pamamaraan ng mga benta ay isinasaalang-alang bilang bahagi ng samahan ng pagbebenta at sistema ng pamamahala1, na binubuo ng mga sumusunod na bloke:

1. Pamamahala ng audit, o mga diagnostic ng system ng pagbebenta 2.
2. Organisasyon at pamamahala ng departamento ng komersyo 3.
3. Pamamaraan ng suporta sa mga benta.
4. Suporta sa marketing at pag-unlad ng benta.

Marahil ito ang pinakamahalagang bloke ng system. Bagaman ang bilis ng buong system ay natutukoy ng bilis ng mahinang link.

Mga Bahagi:

• sistema ng pamamaraang "arming" ng mga manager ng benta;
• system ng demand o pag-uulat ng mga tagapamahala;
• sistema ng suporta sa pamamaraan para sa gawain ng departamento ng mga benta.

Bakit kailangan ito?

Ang pagbuo at pagpapatupad ng mga dokumento, ayon sa mga elemento sa itaas, ay nagpapakita kung paano dapat ayusin ang mga proseso ng negosyo sa sistema ng pagbebenta. Bilang kinahinatnan, isang katulad na pamamaraan:

• binabawasan ang peligro na mawala ang naipon na impormasyon o mga algorithm para sa pagsasagawa ng trabaho kapag ang mga tagapamahala o pinuno ng departamento ng mga benta ay umalis sa kumpanya;
• ginagawang imposible na "i-monopolyo" ang anumang posisyon o ang hitsura sa kumpanya ng kategorya ng "hindi mapapalitan na mga tao";
• lumilikha ng batayan para sa pamantayan ng mga proseso ng negosyo at isang sistema ng pamamahala ng mga benta sa mga sangay o subsidiary;
• nagdaragdag ng halaga sa merkado ng kumpanya.

Sa isang nakabalangkas na form, ang sistema ng suporta sa pamamaraang pamamaraan ay ipinakita sa Fig. 1. Isaalang-alang ang pangunahing mga bloke ng system at ilang mga dokumento.

Ang database ay ang batayan para sa mabisang trabaho sa mga kliyente at isang paunang kinakailangan para sa lahat ng mga analytics ng benta.

Pamamaraan "arming" ng mga tagapamahala

Ang mga dokumento at algorithm para sa gawain ng bloke na ito ay dapat na binuo ng pamamahala ng kumpanya at departamento ng benta para sa kanilang mga manager sa benta. Ito ang trabaho ng pinuno ng departamento ng mga benta, ang direktor ng komersyo o ang direktor ng mga benta, sa bahagi - ang direktor ng marketing. Ang pagkakaroon ng mga naturang pamamaraan na pagpapaunlad sa kumpanya at ang kanilang paggamit sa pagsasanay ay nagpapakilala sa antas ng propesyonal ng mga pinuno ng mga departamento ng benta.

Ang maayos na pagtatasa ng pag-uulat at pagpaplano ng data ay nagbibigay-daan sa iyo upang gumawa ng mga desisyon sa pamamahala sa isang napapanahong paraan. Panloob na mga kondisyon ay nilikha para sa pagbuo ng mga benta. Hindi maiiwasang may pagtaas sa benta.

Hindi lahat ng mga tagapamahala ay binibigyang pansin ang pagbuo ng mga dokumentong ito. Bakit? Una, ito ay isang mahusay na gawaing pang-pamamaraan. Magtrabaho para sa mga sakop. Isang sinadya na pagbaba sa kahalagahan ng boss, isang pagbawas sa pagpapakandili ng mga subordinates sa pinuno. Delegasyon ng kaalaman at mga algorithm sa trabaho. Ang ilan sa mga pinuno ay sadyang hindi sumasang-ayon dito, na pinapataas ang pagtitiwala ng kanilang mga nasasakupan.

Pangalawa, hindi lahat ng mga tagapamahala mismo ay lubos na naiintindihan ang mga algorithm ng trabaho at malinaw na nauunawaan kung paano sila dapat mabisang maisagawa. Ang mga paghihirap ay nakasalalay din sa kakayahang simple at malinaw na ipakita ang materyal, personal na karanasan at iyong mga kinakailangan sa isang nakasulat na format. Iyon ay, hindi lahat ng mga tagapamahala mismo ay nakakaalam ng "kung ano ang kailangan" at maaaring magreseta ng "paano ito dapat."

Pangatlo, ang mga dokumento ng antas na ito ay nangangailangan, bilang panuntunan, isang diskarte sa marketing na nagsasangkot sa paggamit ng kaalaman at karanasan ng mga empleyado mula sa iba`t ibang kagawaran ng kumpanya, at hindi lamang ang departamento ng pagbebenta.

Halimbawa, ang dokumentong "Mga mapagkumpitensyang pakinabang ng kumpanya at ng produkto" - isang natatanging pagpapaunlad ng bloke ng "mga sandata" ng mga tagapamahala - ay nilikha para sa bawat kumpanya nang paisa-isa at bunga ng gawain ng koponan ng buong kumpanya. At kung walang koponan, walang magiging mabisa, gumaganang dokumento. Ang layunin ay nagsiwalat sa nagtatrabaho pamagat - "Ang aming mga kard ng trumpo".

Kung ang kumpanya ay bata, ipinapayong tandaan na ang ipinakita sa Fig. 1 mga dokumento ng bloke na ito ang binuo bago magsimula ang pagrekrut ng mga manager ng benta. Ito ang mga dokumento na hindi lamang dapat "ilagay sa mesa" para sa isang bagong empleyado, ngunit dapat ding talakayin sa mga kandidato para sa mga panayam. Ang nasabing talakayan sa mga detalye ng trabaho sa hinaharap ay agad na makakatulong sa tagapamahala upang masuri ang hinaharap na empleyado.

Matapos ang unang bloke ay magamit na magawa - "suportang pang-pamamaraan para sa gawain ng mga manager ng benta" at mayroong kumpletong kumpiyansa na alam ng mga tagapamahala ang produkto at maunawaan kung ano ang kinakailangan sa kanila, mapagtanto ang mga kalakasan, kahinaan ng kanilang kumpanya, alam kung saan at paano magmukhang mga kliyente, kung paano gumana sa kanila, nabuo ang pangalawang bloke ng suportang pang-pamamaraan - ang "sistema ng demand".

Sistema ng pangangailangan mula sa mga tagapamahala - sistema ng pag-uulat

Bago humiling ng isang ulat, dapat mong malinaw na itakda ang gawain. Ito ay ipinahayag, lalo na, sa masusing pag-unlad ng mga form sa pag-uulat. Ang pinakamahusay na paraan ay upang gumuhit ng isang talahanayan. Tiyakin din nito ang pagsasama-sama ng mga resulta sa buong hanay ng mga gumaganap.

Operational reporting. Ang pangunahing problema ay upang mahanap ang "ginintuang ibig sabihin" sa samahan ng pag-uulat. Ilang ulat ang masama para sa pagsubaybay sa trabaho. Maraming masama para sa trabaho mismo. Isaalang-alang ang dalawang mga dokumento sa pag-uulat na sapat para sa karamihan ng mga praktikal na sitwasyon. Ang una ay ang ulat ng manager tungkol sa gawain sa araw (Larawan 2). Ang kakayahang magamit ng form na ito ay natutukoy sa bawat kaso. Halimbawa, ang naturang ulat ay maaaring mailapat para sa isang panahon ng pagsubok, o para sa mga bagong tagapamahala, o para sa isang tiyak na tagal ng panahon, o permanenteng kung ang isang network ng superbisor ay naitatag. Dapat tumagal ng hindi hihigit sa 10 minuto upang mapunan ang naturang dokumento. Kung mas maraming oras ang talagang ginugol, ginagawa ng manager ang gawain para sa kapakanan ng ulat, at hindi para sa kapakanan ng resulta. Ang resulta ay simple: sa form na inihanda ng manager, malinaw na nakasaad kung ano ang ginugol sa oras ng empleyado ngayon.

Ang pangalawang ulat, ang worksheet ng manager (Larawan 3), ay nagpapakita ng isang makatuwirang kronolohiya ng mga resulta ng mga contact ng manager sa tagasunod. Ang pagpapanatili ng dokumentong ito ay nabigyang-katwiran ng maraming mga taon ng pagsasanay sa mga regular o potensyal na kliyente. Ang gawain ng ulo sa kanyang mga tagapamahala ay pinadali. Sa halip na pag-usapan ang tungkol sa trabaho sa isang partikular na kliyente, naglalagay ang manager ng isang gumaganang dokumento sa talahanayan ng manager - isang laconic kronology ng mga contact, na kung saan mas naging malinaw nang walang karagdagang pagtatalo. Naturally, isang elektronikong anyo ng pagpapanatili ng dokumentong ito sa corporate database ay posible.

Pag-uulat ng pagganap

Ang mga posibleng dokumento ng bloke na "Pag-uulat ayon sa mga resulta ng trabaho" ay nakalista sa fig. 1. Pag-isipan natin ang hanay ng mga dokumento na naglalayong pagbuo ng isang sistema ng impormasyon tungkol sa kliyente. Maipapayo na isaalang-alang ang data ng customer bilang isang kategorya ng data ng pag-uulat ng sales manager, na naaalala na ang tanging mapagkukunan ng kita ay ang customer, at ang tanging halaga ay ang ugnayan sa kanya. Samakatuwid, kailangang maunawaan ng isang manager ang kanyang kliyente, at para sa kliyenteng ito kailangan niyang malaman.

Upang mangolekta, ayusin at magtrabaho kasama ang impormasyon tungkol sa kliyente, ang mga sumusunod ay binuo:

• corporate database;
• database ng mga potensyal na kliyente;
• algorithm para sa pagtatrabaho sa mga potensyal na kliyente;
• mga karagdagang dokumento:
• kard ng customer, o profile ng customer;
• worksheet ng manager (contact map).

Ang ugnayan sa pagitan ng impormasyon tungkol sa mga customer sa corporate database at impormasyon sa mga independiyenteng dokumento na pinapanatili ng mga tagapamahala sa elektronikong form ay pinagpasyahan ng bawat kumpanya nang magkahiwalay. Ang ratio na ito ay nakasalalay sa kakayahan ng database, ang kahusayan ng pagpasok ng karagdagang impormasyon at ang control system para sa input na ito, sa mga karapatan sa pag-access ng mga tagapamahala, at sa itinatag na kasanayan. Maipapayo na ipahiwatig kung saan hindi dapat ang impormasyon ng customer. Hindi ito dapat nasa mga kuwaderno, kuwaderno, tagapamahala, kahit na sa mga sheet na isinampa sa mga folder. Ang lahat ng ito ay maaaring mawala kasama ng manager.

Ang pangunahing mga sangkap ng istruktura ng block ng impormasyon na "Ano ang kailangan mong malaman tungkol sa kliyente" ay ibinigay sa Apendiks 1. Ang data na ito ay nakolekta ng mga tagapamahala, naka-grupo at ipinakita sa corporate database o sa magkakahiwalay na mga dokumento. Kinikilala nila ang kaalaman ng mga tagapamahala sa kanilang mga kliyente. Sinasagot nila ang maraming mga katanungan sa negosyo: "bakit", "paano" at "magkano", ang pormal na sagisag ng prinsipyo ng relasyon sa marketing. Binabawasan ang peligro ng pagkawala ng impormasyon kapag ang isang manager ay lumipat sa ibang trabaho.

Ang kontrobersyal na isyu ay kung gaano ka malalim makakapasok sa kaalaman ng kliyente; saan ang linya na hindi maaaring tawirin. Unang opinyon: kailangan mong malaman hangga't maaari tungkol sa kliyente. Pangalawang opinyon: huwag pumunta sa lugar na ito sa lahat, upang hindi makagalit sa kliyente. Ang pinakamainam na solusyon ay ang sining ng komunikasyon, ang sining ng sales manager, marketing sa relasyon.

Ang nasabing seksyon ng pang-pamamaraan na suporta ng mga benta bilang isang database ng customer na lohikal na nagsasama sa isyu na isinasaalang-alang.

Kadalasan ang isang kumpanya ay wala ng isang karampatang database ng customer sa lahat, ngunit may nananatili mula sa proseso ng pagsingil. Ito ay ganap na hindi sapat.

Ang unang hakbang patungo sa pagbuo ng isang database ay ang pag-iipon ng isang listahan ng mga customer at pamamahagi ng mga ito sa mga manager. Makakatulong dito ang data sa Apendiks 1. Ang database ng mga potensyal na customer, depende sa mga kundisyon at kakayahan ng kumpanya, ay maaaring likhain sa istraktura ng base ng customer o bilang isang independiyenteng database na may isang independiyenteng algorithm para sa pang-organisasyon na gawain at pag-uulat sa mga resulta. Sa huling kaso, ang samahan ng trabaho ay maaaring ipagkatiwala sa isang sales analyst o nagmemerkado: sa maliliit na kumpanya, maaari itong pamunuan ng isang komersyal na direktor o isang pinuno ng departamento ng benta.

Sinimulan ng kasanayan ang pangangailangan na bumalangkas ng naturang tagapagpahiwatig ng pag-uulat ng mga tagapamahala sa mga resulta ng pagganap bilang hindi natutugunan na pangangailangan. Una, ipinapakita nito ang dami ng mga benta na maaaring natanggap ng manager, ngunit hindi natanggap dahil sa mga pangyayaring hindi niya makontrol. Bahagi din ito ng kanyang nawalang bonus. Pangalawa, pagkain sa utak para sa mga marketer. Batay sa data ng ulat, kakailanganin nilang makilala ang mga dahilan para sa hindi natutugunan na pangangailangan, pag-aralan ang estado ng mga gawain sa mga nauugnay na dibisyon ng kumpanya at gumawa ng mga panukala para sa pagtanggal ng mga pagkukulang. Ang mga resulta ng mga kalkulasyon na isinasagawa ng may-akda sa maraming mga kumpanya ay ipinapakita na ang dami ng hindi natutugunan na pangangailangan ay maaaring umabot sa 30-40% ng buwanang dami ng benta.

Bilang isang patakaran, ang panlabas na dahilan para sa hindi nasiyahan na pangangailangan sa mga pakyawan na kumpanya ay ang kakulangan ng kinakailangang assortment ng mga kalakal sa warehouse. Ang totoong dahilan ay mas malalim - ito ay isang kawalan ng timbang sa gawain ng mga dibisyon ng kumpanya, bilang isang resulta kung saan bumababa ang mga potensyal na dami ng benta.

Ang sistema ng pagpaplano ng trabaho at pagbebenta ay kabilang din sa mga dokumento at algorithm para sa pag-uulat ng mga tagapamahala sa mga resulta ng trabaho. Ito ay ipinakita sa isang iskedyul ng trabaho at isang buwanang plano sa pagbebenta. Sa unang kaso, ang isang elemento ng pagkamalikhain ng manager sa mga tuntunin ng mga form ng pagpaplano ay posible.

Ang plano sa pagbebenta ng manager para sa isang buwan ay isang seryosong bagay. Dapat mayroong isang pinag-isang pamamaraan na pamamaraang pamamaraan sa lahat ng mga tagapamahala. Ang plano sa pagbebenta ng isang manager na "mula sa mga kliyente" ay ang pinakasimpleng ngunit pinakamabisang pamamaraan. Ang isang karampatang diskarte sa pagpaplano ng mga benta ay nangangailangan ng mga istatistika sa mga benta na may kaugnayan sa mga tagapamahala at customer, kaalaman ng mga tagapamahala ng kanilang mga customer, impormasyon tungkol sa mga kakayahan ng kumpanya tungkol sa pagkakaroon ng mga kalakal sa mga warehouse at mga plano para sa mga resibo. Ang iskedyul ng network ng daloy ng cash ay ang pinaka detalyadong form at algorithm ng pagpaplano. Posible rin ang mga form ng pinasimple na kalkulasyon ng mga nakaplanong tagapagpahiwatig.

Pinag-uusapan ang tungkol sa kaayusan sa pamamaraan ng mga pagbebenta sa rehiyon, nais kong iguhit ang iyong pansin sa pangangailangang bumuo ng mga sumusunod na dokumento sa pagsasaayos na tinitiyak ang kalinawan at pagiging simple ng ganitong uri ng mga benta na may mahinang kontrol sa proseso at nadagdagan ang panganib sa pananalapi:

1. Konsepto ng panrehiyong pagbebenta.
2. Mga tuntunin sa pagbabayad para sa mga regional manager.
3. Mga regulasyon sa mga paglalakbay sa negosyo.
4. Plano sa pananalapi ng mga paglalakbay sa negosyo sa loob ng isang taon at isang buwan.
5. Plano ng biyahe sa negosyo.
6. Ulat sa biyahe sa negosyo.

Dahil sa loob ng balangkas ng artikulong ito ay hindi posible na magbigay ng sapat na bilang ng mga porma ng pag-uulat, pagpaplano at iba pang mga dokumentong pang-pamamaraan, pinilit ang may-akda para sa mga interesadong mambabasa na gumawa ng isang talababa sa seminar at ang elektronikong appendix4.

Pagsuporta sa pamamaraan ng departamento ng pagbebenta

Ang antas at sukat ng mga gawain ng bloke na ito, habang patuloy ang pagsasaayos ng mga proseso ng negosyo sa departamento ng pagbebenta, lampas sa isang kagawaran. Ito ay isang pinagsamang gawain ng mga direktor ng maraming mga dibisyon ng kumpanya: komersyal, pampinansyal, marketing, logistics.

Ang pangunahing mga bloke ng seksyong ito:

• mekanismo ng pagbebenta ng ekonomiya;
• badyet ng benta ng kumpanya;
• badyet sa gastos;
• pangwakas na pag-uulat ng benta;
• daloy ng dokumento.

Kasama sa mekanismong pang-ekonomiya ng mga benta ang:

1. Mga pinakamainam na presyo ng base.
2. Flexible na sistema ng mga diskwento.
3. Algorithm para sa paggamit ng system ng mga diskwento at mga kapangyarihan ng mga nagbebenta sa pamamagitan ng mga antas ng hierarchy (manager - pinuno ng kagawaran - direktor ng mga benta).
4. Ang sistema ng mga insentibo para sa kabayaran ng mga manager ng benta at pinuno ng mga paghahati sa istruktura ng serbisyo sa pagbebenta.

Ang badyet ng benta ng kumpanya ay nagsisimula sa mga nabanggit na form at pamamaraan ng pagpaplano ng "mula sa kliyente" na mga tagapamahala at isang sistema ng sunud-sunod na pagkalkula:

1. Ang mga plano sa pagbebenta ng mga tagapamahala, pinag-iba at binubuod ng mga channel ng pamamahagi at kaukulang paghahati ng kumpanya.
2. Mga form at algorithm ng plano sa pagbebenta ng pananalapi batay sa mga madiskarteng layunin ng kumpanya.
3. Mga plano sa marketing at ang nakaplanong epekto ng mga aktibidad sa marketing upang pasiglahin ang mga benta.
4. Ang komersyal na plano ng serbisyo sa pagbebenta, na kung saan, sa isang diwa, isang kompromiso huling bersyon ng plano sa pagbebenta.

Nagbibigay ang Appendix 2 ng isang sistema ng mga ulat sa pagbebenta ng buod. Ang impormasyong ito ay makakatulong sa mga executive ng benta na pumili ng pinakaangkop na mga ulat para sa isang partikular na kumpanya.

Konklusyon

Resulta at praktikal na halaga. Ang gawain ng pangunahing dibisyon ng kumpanya - ang departamento ng benta - ay nilikha muli o inilagay sa isang propesyonal na batayan: responsibilidad sa trabaho ng mga empleyado, pagpaplano, pag-uulat, disiplina sa produksyon, pagpaplano, pinansyal, mga database ng customer, daloy ng dokumento, teknolohiya ng pagbebenta. Ang impormasyon tungkol sa estado ng mga benta sa kumpanya na "nag-aayos" at ay sistemado sa mga espesyal na binuo dokumento alinsunod sa pinag-isipan at iniresetang mga algorithm sa trabaho.

Ang pagkumpleto ng naturang trabaho sa kumpanya, maaari kang magpose at malutas ang tanong: "Ano pa ang kailangang gawin upang mas mahusay na matugunan ang mga pangangailangan ng iyong mga customer at, nang naaayon, dagdagan ang mga benta?" Ito ang susunod na bloke ng samahan ng benta at sistema ng pamamahala - suporta sa marketing at pag-unlad ng benta.

Kalakip 1.

Impormasyon ng kliyente.

1. Pangalan ng samahan.
   1.1. Kumpleto
   1.2. Dinaglat.
   1.3. Ibang pangalan.
   
2. Nangungunang tagapamahala.
3. Isang mapagkukunan.
   3.1. Eksibisyon MEDIA. Advertising sa labas. Direktang pagpapadala. Biyahe sa negosyo. Website.
4. Katayuan ng kliyente.
   4.1. Aktibo (buwanang mga pagbili).
   4.2. Aktibo (mula sa 1 pagbili sa loob ng 3 buwan).
   4.3. Sinusubukan
   4.4. Potensyal
   4.5. Isang beses.
   4.6. Tumigil sa pagtatrabaho.
   
5. Ilang taon sa merkado.
6. Mga Kinakailangan
   6.1. Tunay na address. Distrito Federal. Paksa ng pederasyon. Lungsod, _
   6.2. Legal na address.
   6.3. Lugar na pagdadalahan.
   6.4. Telepono.
   6.5. Fax
   6.6. E-mail.
   6.7. Website.
   
7. Mga detalye sa bangko.
8. Makipag-ugnay sa mga mukha.
   8.1. BUONG PANGALAN.
   8.2. Posisyon.
   
9. CEO. Mga executive ng kumpanya.
10. Kategoryang kliyente.
    10.1. Nagtitinda
    10.2. Wholesaler (malaki, katamtaman, maliit).
    10.2.1. Ang pagkakaroon ng isang pakyawan network.
    10.2.2. Ang pagkakaroon ng Cash & Carry.
    10.2.3. Ang pagkakaroon ng isang tingian network.
    10.2.4. Ang pagkakaroon ng aming sariling mga outlet ng tingi.
    10.2.5. Ang pagkakaroon ng mga sanga.
    10.3. Komersyal na network.
    10.4. Iskor
11. Average na buwanang dami at bilang ng mga pagbili.
    11.1. Sa panahon.
    11.2. Wala sa panahon.
12. Pagdadalubhasa / supplier ng produkto.
13. Mga kondisyon sa pagtatrabaho.
    13.1. Kontrata
    13.2. Mga Tuntunin ng pagbabayad.
    13.3. Limitasyon ng matatanggap na account, minimum na balanse.
    13.4. Mga espesyal na kundisyon.
14. Paraan ng paghahatid.
15. Hindi malilimutang mga petsa ng kliyente.
    15.1. Petsa
    15.2. Komento sa hindi malilimutang petsa.

Liham ng pasasalamat sa Huling Optimist Agency mula sa IF Beauty and Health Workshop

Direktor Ivantsov M.A.

Patotoo ng kumpanya na "Tamang direksyon"

Matapat sa iyo, Direktor ng LLC "Vernoe direction" I.А. Pismensky

Patotoo ng kumpanya na "AF" VOLGOTRANSGAZ - EISK "

Pinakamahusay na pagbati, Pangkalahatang Direktor B.Ye. Ivankin

Sa gitna ng anumang matagumpay na proyekto ay gumugugol ng oras sa trabaho, ang isa sa pinakamahirap ay ang samahan ng mabisang pagpaplano. Sa isang maayos na nakaplanong proseso, ang mga pagkakataong magtagumpay ay tumaas nang maraming beses. Para sa isang manufacturing enterprise, ang sistema ng pagpaplano ng produksyon ay ang pundasyon ng tagumpay, dahil ang mga pangunahing sentro ng responsibilidad sa gastos ay kasangkot sa proseso: serbisyong pampinansyal, departamento ng pagbili, departamento ng pagbebenta, lugar ng produksyon. Isaalang-alang ang karanasan sa pag-oayos ng isang sistema ng pagpaplano sa isang maginoo na negosyo.

Sa lahat ng oras, ang anumang mabisang pagpaplano ng proseso ng produksyon ay batay sa prinsipyo walang patid na panustos ng end consumer sa mga kinakailangang kalakal... Nararapat dito upang gunitain si Philip Kotler sa kanyang pinakatanyag na batas ng marketing: gumawa ng kung ano ang naibenta, hindi ibenta ang ginawa. Iyon ay, ang batayan ng anumang paggawa ng mga produkto ay ang natanto na pangangailangan, at ang supply ay nababagay sa kahilingan na ito. Ito ang pangwakas na consumer at pagkonsumo na tumutukoy sa produksyon.

Kung ang prinsipyo ng walang patid na suplay ay sinusunod at ang mamimili ay walang kakulangan sa mga produkto ng negosyo, sa pangkalahatan maaari nating pag-usapan ang tungkol sa mabisang pagpaplano at pag-oorganisa ng proseso ng produksyon sa negosyo.

Sa iba`t ibang mga pang-industriya na negosyo, ang samahan ng proseso ng produksyon ay may sariling mga nuances ayon sa iba't ibang mga tampok: mga detalye at teknolohiya ng produksyon, mga kasunduan sa mga tagatustos at kundisyon ng trabaho sa kanila, mga tuntunin ng paghahatid ng mga hilaw na materyales, materyales, sangkap, sangkap, produksyon at imbakan na mga pasilidad ng negosyo, ang bilang ng mga link sa kadena ng promosyon at paghahatid ng kalakal sa mamimili, mga tampok ng pamamahagi at mga benta channel, logistics at marami pa.

Bago magpatuloy sa paglalarawan ng proseso ng pagpaplano, tinutukoy namin mga tampok ng samahan komersyal at pang-ekonomiyang mga aktibidad ng negosyo:

• ang kumpanya ay gumagawa ng mga inuming nakalalasing para sa lokal na merkado (rehiyon);
• ang pagbebenta ng mga produkto ay isinasagawa sa pamamagitan ng sarili nitong trading house, na inilabas sa isang hiwalay na ligal na entity;
• ang bahay ng pangangalakal ay nagbibigay ng 90% ng lahat ng mga outlet sa rehiyon na may mga produktong gawa, ang bahagi ng mga benta ng mga produkto sa merkado ng consumer ay umabot sa 35% ng kabuuang kakayahan ng lokal na merkado para sa mga inuming nakalalasing;
• ang saklaw ng produkto ay nagsasama ng 50 magkakaibang uri ng mga produkto;
• isinasagawa ang pagpapadala araw-araw, ang ruta ng kinatawan ng mga benta ay paikot at inuulit lingguhan. Dahil dito, ang pagpapadala sa outlet ay isinasagawa 5 beses sa isang buwan sa isang tukoy na araw (Lunes, Martes, atbp.) At nakasalalay sa mga pangangailangan ng outlet sa kinakailangang dami ng mga produkto.

Ang pagpaplano sa produksyon ay responsibilidad ng departamento ng pananalapi at pang-ekonomiya.

Isaalang-alang natin ang pagtatayo ng isang sistema ng pagpaplano ng produksyon gamit ang halimbawa ng aming samahan.

Isinasagawa ang pagpaplano ng produksyon sa sumusunod na mga prinsipyo:

• break-even na aktibidad ng negosyo;
• walang patid na supply ng tingi sa mga produkto ng kumpanya sa pamamagitan ng sarili nitong trading house (o iba pang mga eksklusibong kinatawan) alinsunod sa naaprubahang assortment matrix ng enterprise;
• kalidad, ang pinakamabilis at pinaka-tumpak na pagpapatupad ng mga order ng customer.

Sa enterprise, nakasalalay sa panahon ng pagpaplano, itinakda tatlong uri ng mga plano:

1. Plano ng produksyon(pagpapatupad)tapos na mga produkto para sa isang taon- plano para sa paggawa (pagbebenta) ng mga inuming nakalalasing para sa taon, na pinaghiwalay ng buwan, nakatuon sa mapagkukunan:

• pampinansyal;
• paggawa;
• materyal.

Lugar ng aplikasyon: ang planong ito ay kinakailangan upang matukoy ang mga pangangailangan ng negosyo sa mga mapagkukunan (paggawa, pampinansyal) at kapasidad sa produksyon. Bilang karagdagan, tinutukoy ng plano ang diskarte para sa pagkuha ng mga bahagi, hilaw na materyales, materyales, ang dalas ng bottling ng kasalukuyang assortment ng negosyo.

1. Plano ng produksyon(pagpapatupad)tapos na mga produkto bawat isang-kapat- plano ng produksyon (pagpapatupad) ng mid-term para sa quarter, na nakatuon sa detalye at paglilinaw ng taunang plano.

Lugar ng aplikasyon: pagtukoy sa pangangailangan at pag-order ng mga espesyal na marka ng federal (FSM); pagkalkula at pag-order ng alkohol; pag-order ng mga bahagi, pagtukoy ng pangangailangan para sa mapagkukunan ng paggawa at kapasidad sa produksyon.

1. Plano ng produksyon(pagpapatupad)tapos na mga produkto para sa isang buwan- Produksyon (benta) na plano para sa isang buwan, na nakatuon sa katuparan ng mga order (aplikasyon) para sa supply ng mga tapos na produkto ng mga customer ng kumpanya sa kinakailangang dami na may kaunting kabuuang gastos.

Lugar ng aplikasyon: order at supply ng mga pangunahing bahagi; direktang pagbotelya ng mga produkto alinsunod sa naaprubahang plano sa paggawa, pagkalkula ng mga gastos sa paggawa at mga resulta sa pananalapi.

Depende sa patutunguhan, inilaan ito dalawang uri ng plano:

1. plano ng produksyon- Tinutukoy ang proseso ng produksyon ng negosyo, tinutukoy nito ang pangangailangan para sa mga hilaw na materyales, sangkap, sangkap para sa produksyon;
2. plano ng pagpapatupad- Tinutukoy ang resulta sa pananalapi para sa pagpapadala ng mga produkto.

Ang pangkalahatang pamamaraan ng sistema ng pagpaplano at pagpapatupad ng produksyon ay ipinapakita sa pigura.

Ang mga pamamaraan para sa pagbuo ng isang plano para sa paggawa ng mga natapos na produkto para sa taon, quarter at buwan ay ipinakita sa talahanayan. isa

Isaalang-alang natin ang mga proseso ng pagpaplano nang mas detalyado. Ang pinuno ng departamento sa pananalapi at pang-ekonomiya ay naghahanda plano ng draft ang paggawa ng mga natapos na produkto batay sa isang aplikasyon mula sa isang trading house para sa produksyon, na iginuhit batay sa kapasidad ng merkado at ang posisyon ng enterprise dito, isinasaalang-alang ang tunay na balanse ng mga natapos na produkto. Hiling para sa produksyon mula sa bahay ng pangangalakal ay inihanda ng representante ng direktor pampinansyal ng negosyo batay sa kasalukuyang pangangailangan ng tingi para sa mga natapos na produkto kasama ang komersyal at pangkalahatang director ng bahay ng pangangalakal. Ang aplikasyon ay naaprubahan ng direktor komersyal at nilagdaan ng pangkalahatang direktor ng bahay ng pangangalakal.

Ang pinuno ng departamento sa pananalapi at pang-ekonomiya ay nagpapadala ng draft na plano ng produksyon sa pamamagitan ng e-mail (sa ehekutibong direktor, direktor sa pananalapi, pinuno ng departamento ng pagkuha, pinuno ng produksyon, pinuno ng departamento ng EGAIS) hanggang sa ika-4 na araw ng kasalukuyang buwan para sa pagsusuri at paghahanda ng impormasyon para sa isang naka-iskedyul na pagpupulong upang sumang-ayon sa dokumentong ito.

Ang mga taong nasa itaas ay sama-sama na isinasaalang-alang ang isinumite na draft na plano ng produksyon. Ginagawa ang mga pagbabago dito (kung kinakailangan) batay sa mga sumusunod na tagapagpahiwatig:

• ritmo ng paggawa;
• pagbawas ng oras para sa pagbabago ng kagamitan;
• ang posibilidad ng napapanahong pagkakaloob ng produksyon na may mga kinakailangang sangkap;
• mga labi ng mga sangkap na may mga tuntunin ng pagpapatupad, buhay na istante;
• mga labi ng FSM, mga tuntunin ng kanilang paggamit.

Ang plano para sa paggawa ng mga natapos na produkto ay napagkasunduan sa isang pagpupulong sa ika-7 araw ng kasalukuyang buwan.

Batay sa mga resulta ng pagsasaalang-alang ng draft na plano para sa paggawa ng mga natapos na produkto, ang pinuno ng departamento sa pananalapi at pang-ekonomiya ay gumagawa ng kinakailangang mga pagbabago sa plano.

Ang plano ay nilagdaan ng mga responsableng tagapagpatupad (ang pinansyal na direktor, ang pinuno ng departamento sa pananalapi at pang-ekonomiya, ang pinuno ng supply department, ang pinuno ng produksyon, ang pinuno ng departamento ng EGAIS) at naaprubahan ng executive director ng Ika-8 araw ng kasalukuyang buwan.

Nilagdaan at inaprubahang plano paggawa ng mga tapos na produkto:

• ipinadala ng pinuno ng kagawaran ng pananalapi sa pamamagitan ng e-mail (na-scan) sa lahat ng responsableng tagapagpatupad (executive director, financial director, pinuno ng departamento ng pagkuha, pinuno ng produksyon, pinuno ng departamento ng EGAIS);
• ipinakilala ng representante ng direktor sa pananalapi sa programa ng 1C: "Enterprise" apat na dokumento:
• plano ng produksyon-pamamahala-paggawa;
• mga dokumento-produksyon-pamamahala ng order-para sa paggawa;
• mga dokumento - pamamahala ng produksyon - pagkakasunud-sunod ng produksyon;
• order ng mamimili ng dokumento-benta ng pamamahala.

Ang mga orihinal ng mga naka-sign na plano ay itinatago sa departamento sa pananalapi at pang-ekonomiya responsable para sa kaligtasan ng mga plano - pinuno ng departamento sa pananalapi at pang-ekonomiya.

Ang mga kinakailangang pagbabago sa natapos na plano sa produksyon ng produkto sa kasalukuyang buwan ay pinasimulan ng pinuno ng departamento sa pananalapi at pang-ekonomiya (sa kahilingan ng mga counterparty kapag nagbago ang sitwasyon sa merkado at demand para sa mga produkto), ang departamento ng supply, at ang pinuno ng produksyon sa anyo ng isang memo na nakatuon sa executive director. Isinumite ng isinumite na tala ang mga pagbabago (pagbaba / pagtaas, paglipat, pagtanggi) at ang mga dahilan para sa pagbabago.

Ang isang na-scan na memo, sumang-ayon at nilagdaan ng executive director, ay ipinadala sa Deputy CFO sa pamamagitan ng e-mail sa lahat ng responsableng tagapagpatupad (executive director, financial director, pinuno ng departamento ng pagkuha, pinuno ng produksyon, pinuno ng departamento ng EGAIS).

Sa pagtatapos ng buwan, ang pinuno ng FEO ay nakakakuha ng isang sertipiko na may pagtatasa ng katunayan na plano ng pagpapatupad ng plano ng produksyon, na tinukoy ang mga dahilan para sa paglihis ng aktwal na data mula sa nakaplanong para sa bawat posisyon. Lahat ng mga pagbabago ay dapat na sinamahan tala ng serbisyo, na pinananatili kasama ng orihinal na plano ng produksyon.

Ang plano para sa pagbebenta ng mga natapos na produkto ay inihanda ng pinuno ng FEO batay sa mga sumusunod data:

• mga kahilingan mula sa mga mamimili para sa produksyon mula sa mga mamimili;
• mga natirang natapos na produkto sa warehouse ng negosyo;
• pang-araw-araw na plano ng produksyon ng negosyo;
• mga natirang natapos na produkto sa mga warehouse ng mga eksklusibong kinatawan ng negosyo.

Nilagdaan ang plano sa pagpapatupad awtorisadong kinatawan ng mamimili at ipinadala sa pamamagitan ng e-mail sa pinuno ng departamento sa pananalapi at pang-ekonomiya. Ang na-scan na plano ng pagpapatupad ay itinatago sa departamento ng pananalapi at pang-ekonomiya.

Ang nakatalagang responsibilidad ay may mahalagang epekto sa kalidad at kahusayan ng pagpaplano. Ang responsibilidad ng mga kalahok sa pagpaplano ng produksyon ay ipinakita sa talahanayan. 2.

Ngayon tingnan natin ang mismong pamamaraan ng pagpaplano ng produksyon, kasama ang isang tukoy na halimbawa. Ang lahat ng mga benta ay isinasagawa pangunahin sa pamamagitan ng kanilang sariling trading house. Ang lahat ng impormasyon sa mga benta at balanse ng mga natapos na produkto ay kaagad na ipinapadala sa departamento ng pananalapi at pang-ekonomiya. Ang pagpaplano ay batay sa pang-araw-araw na mga ulat sa mga benta at balanse para sa bawat uri ng produkto.

Ayon sa mga ulat sa pang-araw-araw na benta, nabuo ang data noong average na pang-araw-araw na benta ng kasalukuyang buwan(P tm), at ginamit din ang data sa average na pang-araw-araw na benta sa huling tatlong buwan(P 3 rm).

Sa lahat natirang natapos na mga produkto(TK) ay isinalin sa araw ng benta()Дн) sa average na pang-araw-araw na benta ng kasalukuyang buwan at average na pang-araw-araw na benta ng huling tatlong buwan. Ang pagtatantya ng balanse ng mga natapos na produkto sa mga benta ng kasalukuyang buwan (araw) ay kinakalkula gamit ang formula:

TZdn tm = TZ / P tm.

Ang pagtatantya ng balanse ng mga natapos na produkto ayon sa average na pang-araw-araw na mga benta sa huling tatlong buwan (araw) ay kinakalkula gamit ang formula:

TZdn 3pm = TZ / P 3pm.

Tandaan na ang pamamaraang ito ay angkop para sa pagpaplano ng proseso ng produksyon para sa isang mahusay na itinatag at patuloy na hinihiling na assortment sa gitna ng populasyon (end consumer). Ang pagpaplano ng isang bagong assortment sa unang yugto ay pangunahin nang isinasagawa batay sa pagtataya at karanasan ng mga mangangalakal.

Para sa isang mas makatuwiran na pagpaplano ng produksyon, para sa bawat item ay ipinakilala normative na halaga:

• minimum na dami ng produksyon (minimum na aplikasyon) - isinasaalang-alang ng pamantayang ito ang mga parameter tulad ng mga benta, sirkulasyon para sa mga bahagi at presyo depende sa sirkulasyon, oras ng paghahatid para sa mga hilaw na materyales, sangkap at sangkap;
• ang minimum na balanse ng mga natapos na produkto sa lahat ng mga warehouse sa araw;
• pinakamainam na dalas (o dalas) ng bottling, isinasaalang-alang ang mga kakaibang katangian ng teknolohiya ng produksyon.

Ang mga pamantayang ito ay itinatag batay sa mga kalkulasyon ng departamento sa pananalapi at pang-ekonomiya na kasama ng mga pinuno ng pangunahing mga seksyon: ang departamento ng pagkuha, ang lugar ng produksyon, ang departamento ng komersyo.

Dahil sa mga kakaibang paggawa ng mga inuming nakalalasing (pag-order ng FSM, pag-order ng alkohol at pag-isyu ng mga garantiya sa bangko para sa mga tatak at alkohol, paghahatid ng mga hilaw na materyales, sangkap, sangkap), kung may mga residu ng mga natapos na produkto para sa kasalukuyang saklaw na mas mababa sa 45 araw para sa isa sa mga nakalistang tagapagpahiwatig, ang mga produktong ito ay inilagay sa produksyon ng plano sa susunod na buwan.

Isaalang-alang natin ang pagiging epektibo ng samahan ng pagpaplano sa halimbawa ng isa sa mga uri ng mga produkto ng negosyo (espesyal na vodka "RodNik" na dami ng 0.5 liters, Talahanayan 3).

Sa lahat ng mga kaso, ang pagtatasa ng mga residues ay isinasagawa alinsunod sa pinaka kritikal na pagkakaiba-iba ng pagkakaroon ng residues sa lahat ng mga warehouse. Sa kasong ito, ang senaryo para sa mga benta ng huling tatlong buwan ay kinuha bilang isang batayan, alinsunod sa kung aling mga espesyal na RodNik vodka sa dami ng 0.5 liters ay mananatili para sa 33.1 araw ng kalakalan. Batay sa minimum na pamantayan para sa pagkakaroon ng mga natapos na produkto sa lahat ng mga warehouse (45 araw), kinakailangan ang bottling sa susunod na buwan sa halagang hindi bababa sa 664.9 dL((45 - 33.1) × 56.1).

Ang pinakamainam na dalas ng bottling ng ganitong uri ng produkto ay natutukoy ng isang panahon ng 60 araw(isang beses bawat dalawang buwan) na may isang minimum na batch 500 dl... Samakatuwid, ang plano sa bottling para sa susunod na buwan ay 1000 dl(664.9 / 500 = 2 (bilugan hanggang sa pinakamalapit na integer) × 500).

Ang buong pagkalkula para sa buong assortment ay isinasagawa sa MS Tagapayo... Ito ay awtomatiko at hindi nangangailangan ng manu-manong paggawa.

Ang nabanggit na mga regulasyon sa pagpaplano ng produksyon at ang algorithm para sa pagkalkula ng plano sa bottling ng produkto pinapayagan ang aming pangkat ng mga kumpanya:

• walang patid na magbigay sa mga consumer na tingian sa mga produktong hinihiling;
• streamline ang paggawa ng mga produkto;
• isama sa proseso ng pagpaplano ang lahat ng mga tagapamahala na responsable para sa kanilang site;
• sa pamamagitan ng mga pamantayan, upang maitaguyod ang pinakamainam na batch ng pag-order ng mga bahagi, ang minimum na dami ng bottling, batay sa mga pagtutukoy at teknolohiya ng produksyon ng bawat tukoy na item;
• iwasan ang sobra ng mga hilaw na materyales at sangkap, at, dahil dito, hindi kinakailangan na nagyeyelong pondo.

Ang ipinanukalang algorithm ay pinasadya sa paggawa ng isang partikular na negosyo. Kapag sinusubukan ito sa ibang mga negosyo, kinakailangang isaalang-alang ang mga kakaibang katangian ng paggawa at pagbebenta ng mga natapos na produkto ng bawat tukoy na negosyo.

N.N. Rodin, Deputy Director ng Pinansyal ng BSP LLC

Panimula

Ang mga aktibidad na nauugnay sa marketing at sales ay matatagpuan sa lahat ng mga organisasyong nagpapatakbo sa isang ekonomiya sa merkado. Mayroong maraming mga pagpipilian para sa pagpapatupad at mga diskarte sa dokumentasyon ng aktibidad na ito.

Sa artikulong ito susubukan naming maunawaan kung ano ang pagmemerkado at mga benta mula sa isang pananaw sa IT at kung paano sila nauugnay sa pamamahala ng dokumento. At agad naming tatakbo sa mga tuntunin ng CRM at ECM system, na nagpapahiwatig na ang mambabasa ay karaniwang pamilyar sa kanilang mga gumaganang gawain.

Ano ang Marketing at Sales

Upang magsimula, sumang-ayon tayo sa isang malinaw na paghihiwalay ng marketing at mga benta.

Mayroong higit sa sapat na mga kahulugan ng mga term na "marketing" at "benta". Maraming kagalang-galang na dalubhasa, libro at maging ang mga pahayagan na nakatuon sa mga isyung ito ay nag-aalok ng kanilang sariling mga kahulugan. Gayunpaman, sa bilog ng mga dalubhasa sa IT, ang kanilang pag-unawa ay nabuo, batay sa pangunahing pag-andar ng mga sistema ng CRM, kung saan ang "marketing" at "benta" ay dalawang magkakaibang mga module na may tinatayang malinaw na mga gawain. Para sa kaginhawaan, gagamitin namin ang tulad ng isang "IT" haka-haka na kagamitan.

Kaya, pagmemerkado- ito ay:

● paghihiwalay at pag-target ng mga listahan ng customer;

● nangungunang henerasyon.

Benta ay ang samahan ng mga direktang sitwasyon sa pagbebenta na may kasamang pamamahala ng mga oportunidad, alok, order, invoice, atbp.

Ang isa sa mga pinakatanyag na tool sa pagbebenta ay ang pamamahala ng funnel ng benta.

Ang pipeline ng pagbebenta ay isang samahan ng mga benta sa anyo ng isang proseso ng negosyo, kung saan ang isang mas maliit na bilang ng mga potensyal na customer ay pupunta sa bawat kasunod na yugto, at may mga totoong customer sa exit.

Daloy ng dokumento sa marketing

Ang pagpapatupad ng mga layunin sa marketing ay isang pantay na malikhain at pang-agham na proseso. Parehong ang una at ang pangalawa ang lumilikha at kumonsumo ng malalaking dami ng mga dokumento, nilalaman ng media, at hinihingi ang pagsasaayos ng pakikipag-ugnayan ng isang malaking bilang ng mga tao. Ang lahat ng ito ay mga gawain para sa isang ECM system - sa katunayan, sinabi ng CRM na "kung paano gawin" ang marketing, at sinabi ng ECM na "kung ano ang gagawin sa pagmemerkado."

Ang organisasyon sa marketing ay karaniwang paikot at ang isang maginhawang pagtingin ay ang Deming Cycle (PDCA). Ibuod natin ang mga gawaing nalutas ng CRM at ECM sa isang pangkalahatang talahanayan:

Daloy ng dokumento sa mga benta

Mayroong maraming mga punto ng contact sa pagitan ng ECM at CRM sa mga benta. Una sa lahat, kailangan ng mga nagbebenta ng dokumentasyon sa mga produkto at serbisyo ng kumpanya, na dapat madaling ma-access kapwa para sa pag-aaral sa sarili at para sa pagkakaloob sa mga potensyal na customer. Ang dokumentasyon ay dapat na binuo at panatilihin, na kung saan ay nangangailangan ng tulad ng pag-andar ng mga ECM system tulad ng bersyon at pakikipagtulungan sa mga dokumento.

Sa panahon ng proseso ng pagbebenta, madalas na mayroong pangangailangan para sa pormal na pagsusulatan sa kliyente. Ang opisyal na liham ay dapat ihanda alinsunod sa naaprubahang template, sumang-ayon alinsunod sa mga naaprubahang regulasyon, pinirmahan ng isang awtorisadong tao, nakarehistro at ipinadala sa counterparty. Ito ang lahat ng mga pagpapaandar ng system ng ECM.

Kapag handa nang bilhin ng kliyente ang aming produkto o gamitin ang aming mga serbisyo, kinakailangan upang maghanda ng mga kontraktwal na dokumento. Nakasalalay sa pagiging kumplikado ng produkto o serbisyo, pati na rin ang dami ng transaksyon, ang proseso ay maaaring kasangkot ng maraming iba't ibang mga operasyon. Upang lumikha ng karaniwang mga kontrata, mabuting gumamit ng mga nakahandang template, na paunang binuo at naaprubahan. Para sa mga hindi pamantayang kontrata, maaaring kailanganing magpadala ng isang aplikasyon para sa pagbuo ng isang kontrata sa ligal na departamento. Ang pag-apruba ng dokumento ay madalas na nagsasangkot ng maraming iba't ibang mga kagawaran, kasama ang isang counterparty. Tulad ng sulat, sa sandaling napirmahan, ang kontrata ay nangangailangan ng pagrehistro at pagpapadala. Ang ilan sa mga pagpapatakbo na ito ay maaaring ipatupad sa CRM, ngunit hindi lahat, at, bilang panuntunan, hindi ito praktikal.

Gayundin, huwag kalimutan ang tungkol sa mga tenders. Upang gumana sa kanila, ang isang magkahiwalay na proseso ng negosyo ay madalas na kinakailangan, magtrabaho kasama ang isang malaking bilang ng mga dokumento, ang pakikilahok ng isang malaking bilang ng mga kagawaran at empleyado. Maaaring kinakailangan na ayusin ang mga pagpupulong, na kung saan ay nagsasama ng paghahanda at pag-apruba ng agenda, pagpapatupad ng protocol, at kontrol sa pagpapatupad ng mga desisyon na ginawa.

Mas kumplikado ang produkto o serbisyo, mas maraming mga dokumento ang nakikipag-usap sa nagbebenta, mas maraming mga tao ang nasasangkot sa proseso. Ang pangunahing sistema para sa nagbebenta ay CRM, at ang mga gawaing inilarawan sa itaas ay ang prerogative ng mga ECM system. Ang pinaka-halatang solusyon sa kasong ito ay upang paganahin ang nagbebenta na gumana sa mga bagay na ECM nang direkta mula sa interface ng CRM: lumikha at magbukas ng mga dokumento, ilunsad at lumahok sa mga proseso ng negosyo. Ang trabaho ay dapat na simple at transparent, kung saan isinasagawa ng bawat system ang gawain nito, at ginagamit lamang ng gumagamit ang natapos na resulta.

Pag-uuri ng mga uri ng mga benta

Ang iba't ibang uri ng mga benta sa iba't ibang mga negosyo ay hindi pinapayagan ang pakikipag-usap tungkol sa mga ito "sa pangkalahatan", maliban sa isang napakalawak na antas. Upang masaliksik nang mas malalim at maunawaan kung saan pinakamahalaga ang pamamahala ng dokumento, ipinakilala namin ang isang pag-uuri ng mga uri ng mga benta:

● Mga benta sa tingi: mga chain ng tingi, pampublikong pagtutustos ng pagkain, mga bangko sa tingi.

● Pakyawan: pang-industriya na negosyo, pakyawan ang mga tagapagtustos.

● Indibidwal na benta: pagbebenta ng mga kumplikadong teknikal na produktong may pagbagay sa mga kinakailangan sa customer, pagbebenta ng mga serbisyo, pagbebenta ng mamahaling real estate.

Kahalagahan ng mga benta sa tingian

Ang suporta ng dokumentasyon para sa proseso mismo ng pagbebenta ay limitado sa kasong ito, ngunit kahit dito mayroong isang malaking puwang para sa paggamit ng ECM.

Pangunahin ito tungkol sa mga elektronikong archive. Halimbawa, isaalang-alang ang gawain ng isang salon ng komunikasyon. Ang ilang mga dokumento na lilitaw sa panahon ng proseso ng pagbebenta:

1. Mga kasunduan sa mga kliyente para sa koneksyon ng mga serbisyo.

2. Mga ulat sa pagbebenta.

3. Mga ulat ng Z kapag nagsara ng isang paglilipat.

4. Waybills para sa pagtanggap ng mga kalakal.

Ang lahat ng mga dokumentong ito ay dapat ipadala para sa pagproseso sa punong tanggapan ng kumpanya sa lalong madaling panahon. Ang isang paraan upang malutas ang problema ay ang pag-scan ng lahat ng mga dokumento na may awtomatikong pagpapadala sa mga accounting center. Sa parehong oras, ang kumpanya ay nakakakuha ng pagkakataon na mapabilis ang proseso ng pagproseso, agad na bumubuo ng isang archive ng mga imahe at pinalalakas ang kontrol sa paghahatid ng mga orihinal na dokumento.

Kahalagahan ng mga wholesales

Sa kasong ito, ang ECM ay ginagamit ng napakalawak. Mayroong pangangailangan para sa pakikilahok sa mga tenders, negosasyon ng mga hindi pamantayang kontrata, opisyal na pagsusulatan sa mga kliyente - lahat ng ito ay ang mga gawain ng mga ECM system.

Nauugnay din ang paglilipat ng mga pangunahing dokumento: mga invoice, invoice, invoice, atbp. Ang mga imahe ng mga dokumento ay dapat ilagay sa mga elektronikong archive, ang katunayan ng mga orihinal ay dapat na naitala at pinamamahalaan ang kanilang imbakan. Kahit na ang mas malaking mga prospect sa pagproseso ng pangunahing mga dokumento ay binuksan ng magkakaugnay na legal na makabuluhang daloy ng dokumento - pagkatapos ng lahat, sa hinaharap, posible na talikuran ang sirkulasyon ng mga pangunahing dokumento ng papel at bawasan nang radikal ang mga gastos sa pagsuporta dito.

Kahalagahan ng mga indibidwal na benta

Ang mga indibidwal na benta sa pangkalahatan ay hindi magagawa sa pormalisasyon. Maginoo, upang makapagbenta ng isang sasakyang panghimpapawid o, halimbawa, isang proyekto sa pagtatayo ng tulay, ang mga teknolohiya ng CRM ay mas makabuluhang mas makabuluhan kaugnay sa mga teknolohiya ng ECM. Pagkatapos ng lahat, ang pangunahing bagay ay hindi ang form at pamamaraan, ngunit ang kakanyahan at nilalaman ng pagbebenta.

Sa ganitong uri ng mga benta, para sa bawat transaksyon, isang malaking bilang ng iba't ibang mga dokumento ang nabuo, dose-dosenang at daan-daang iba't ibang mga pag-apruba ang dumaan. Ang mga komite ay organisado, ang mga pagpupulong ay gaganapin at ang mga pasya ay gagawin.

Ang CRM ay perpekto para sa pagkuha ng mga pakikipag-ugnayan, pag-iiskedyul ng trabaho, pagtingin sa 360-degree ng kliyente. Ngunit ang buong punto ng pagbebenta ay nasa ECM system.

Paglabas

Tulad ng nakikita mo, sa bawat lugar na saklaw ng modernong mga sistema ng CRM, kinakailangan ang pamamahala ng iba't ibang uri ng nilalaman. Para sa mabisang gawain ng mga gumagamit ng CRM, ang kinakailangang nilalaman ay dapat na nasa kanilang mga kamay, anuman ang gawain na kasalukuyang ginagawa nila. Sa parehong oras, kritikal na mahalaga na ang ibang mga empleyado ng kumpanya, mga gumagamit ng ECM, na lumahok sa pagpapaunlad, pag-apruba, accounting at iba pang mga proseso at pagpapaandar na kinakailangan upang lumikha at mapanatili ang nilalaman, ay may access dito.

Ang solusyon sa kasong ito ay medyo halata. Kinakailangan na payagan ang CRM system na mag-access at magamit nang buong buo ang nilalaman ng ECM system. Sa parehong paraan na ang mga personal na computer ay mas angkop para sa paglikha ng nilalaman, at mga mobile device para sa pag-ubos nito, nagbibigay ang ECM ng isang malaking hanay ng mga tool para sa pamamahala ng impormasyon ng korporasyon, habang pinapayagan ka ng CRM na epektibo mong gamitin ang impormasyong ito upang maakit ang mga customer at madagdagan ang kita ng kumpanya.

Ang departamento ng benta sa karamihan ng mga kumpanya ang pinakamahalagang yunit.

Ang dami ng mga produktong nabili, ang pangmatagalang ugnayan sa mga customer, at ang kakayahang kumita ng negosyo na direktang nakasalalay sa koordinasyon at kawastuhan ng gawain ng mga empleyado.

Upang mapanatili ng isang samahan ang isang mabuting reputasyon at mabuo nang mabisa, ang lahat ng mga empleyado ng yunit na ito ay dapat magkaroon ng isang personal na plano, sumunod sa mga patakaran ng korporasyon at tuparin ang mga kinakailangan ng kumpanya para sa kalidad ng pagpapatupad ng mga gawain. Ito mismo ang para sa mga patakaran ng departamento ng pagbebenta.

Mayroong mga manager ng benta sa bawat samahang komersyal. Ito ay sa pangangalap ng tauhang ito na ang ganap na gawain ng kumpanya ay madalas na nagsisimula (at sa mga kasong iyon kung wala pang hiwalay na paghati, ang mga pagpapaandar nito ay madalas na ipinapalagay ng direktor o tagapagtatag).

Ang mga taong namamahala sa pakikipag-usap sa mga customer ay nakakaimpluwensya sa paglikha ng isang tiyak na imahe ng kumpanya.

Bakit lumikha ng mga patakaran?

Ang isang regulasyon ay isang hanay ng mga patakaran na pamantayan at streamline ng mga proseso ng negosyo ng isang kumpanya. Ang mga maliliit na kumpanya kung minsan ay matagumpay na naipatupad ang kanilang plano upang lupigin ang merkado kahit na hindi standardisahin ang lahat ng mga pamamaraan.

Sa mga naturang firm, ang pamamahala ay karaniwang may isang personal na control system para sa bawat empleyado. Gayunpaman, ang isang malaking samahan ay hindi maaaring gumana nang maayos nang walang mga regulasyon. Sa katunayan, ngayon ang mga customer ay hindi gaanong nagbabayad ng pansin sa mga produkto sa antas ng ginhawa sa pakikipagtulungan sa isa o ibang kumpanya. Ang mabuting serbisyo ay isa sa mga pagpipilian na hindi presyo.

Ang regulasyon ay resulta ng isang produktibong pag-aaral ng mga aktibidad ng firm. Inaayos nito ang pinakamabisang scheme ng trabaho at tumutukoy sa pinakamainam na sistema ng pagganyak. Malayang pinipili ng bawat samahan ang oras upang ayusin ang impormasyon sa pagtatrabaho at gumuhit ng isang plano para sa pagpapatupad ng proyekto ng pamantayan.

Gayunpaman, sa anumang negosyo, maraming mga kadahilanan ang maaaring makilala na nagpapahiwatig ng pangangailangan na bumuo ng isang regulasyon. Kailangan mong mag-isip tungkol sa paglikha ng isang hanay ng mga patakaran para sa departamento ng mga benta kung:

• hindi alam ng mga empleyado ang kanilang mga lugar na responsibilidad;
• ang pangkat ng mga benta ay hindi sistematikong natutupad ang kanilang direktang responsibilidad;
• ang pamamaraan na ginamit upang maakit at mapanatili ang mga customer ay hindi epektibo;
• patuloy na lumilitaw ang mga problema sa panahon ng komunikasyon ng kagawaran sa iba pang mga kagawaran;
• may mga reklamo mula sa mga customer tungkol sa kalidad ng serbisyo o ang pagkakumpleto at kawastuhan ng mga konsulta;
• walang koordinasyon ng mga aksyon at pag-unawa sa isa't isa sa pagitan ng mga empleyado ng departamento ng benta;
• ang sistema ng pagganyak ay hindi pinapayagan na naaangkop na naaangkop sa proseso ng trabaho;
• ang plano ay patuloy na hindi naisakatuparan

Kung ang scheme ng pagbebenta na nakalagay sa mga regulasyon ay epektibo, ang pag-audit ng departamento ng mga benta ay pana-panahong isinasagawa, ang sistema ng pagganyak ay nagpapasigla ng aktibidad, kung gayon ang pagganap ay makabuluhang nadagdagan.

Ito ay dahil sa ang katunayan na ang regulasyon (na may tamang diskarte sa mga kaugnay na isyu) ay nagbibigay-daan sa iyo upang malutas ang maraming mga inilapat na problema:

1. tukuyin ang mga karapatan at kapangyarihan ng bawat empleyado ng departamento ng pagbebenta;
2. magtakda ng mga pamantayan para sa kalidad ng trabaho;
3. ipahiwatig ang pangunahing mga responsibilidad ng lahat ng mga dalubhasa;
4. tiyaking karampatang pagpaplano ng araw ng pagtatrabaho;
5. magtaguyod ng ilang mga kinakailangan para sa mga resulta ng trabaho, atbp.

Mahahalagang sangkap

Ang bawat organisasyon mismo ay tumutukoy kung anong mga regulasyon ang kailangan nito. Samakatuwid, ang hanay ng mga patakaran para sa departamento ng pagbebenta ng isang kumpanya ay maaaring magkakaiba-iba mula sa isang katulad na dokumento para sa isa pa. Ang nilalaman at form nito ay naiimpluwensyahan ng mga detalye ng negosyo, ang bilang ng mga empleyado sa kagawaran, ang antas ng proseso ng awtomatiko, atbp. Gayunpaman, maraming mga unibersal na elemento ang maaaring makilala. Mahirap isipin ang isang ganap na regulasyon ng departamento ng pagbebenta ng anumang kumpanya nang walang:

1. pangunahing mga probisyon:

• kahulugan ng mga termino at pangunahing konsepto (departamento ng pagbebenta, lupon ng mga direktor, pagpaplano, sistema ng insentibo, atbp.);
• responsibilidad ng kumpanya (pagbabayad ng sahod, paglikha ng naaangkop na mga kondisyon sa pagtatrabaho, moral at materyal na pagganyak ng mga empleyado, pagbibigay ng suporta sa impormasyon, atbp.);
• mga lugar ng responsibilidad ng negosyo (pagtupad ng mga obligasyon, pagsunod sa mga tuntunin ng kontrata sa pagtatrabaho, atbp.);

• pagsumite sa ulo;
• pagpaplano ng iyong trabaho;
• pagpapanatili ng pagiging kompidensiyal;
• tamang pag-aayos ng daloy ng trabaho, atbp.

• pagbibigay ng tumpak na impormasyon;
• pagsunod sa lahat ng pamantayan at pamantayan ng kumpanya;
• tamang pag-uugali sa mga kliyente;
• katapatan sa kumpanya, atbp.

Mga uri ng regulasyon

Kapag ang tanong ay tungkol sa kung paano ayusin ang gawain ng departamento ng mga benta na may maximum na kahusayan, kailangan mong piliin ang pinakamahusay na paraan upang maitala ang kinakailangang data.

Ang mga proseso ng negosyo ay maaaring ma-standardize sa anyo ng mga sumusunod na uri ng regulasyon:

1) teksto (ito ang pinakasimpleng sa mga tuntunin ng pagpapatupad, hindi nangangailangan ng maraming oras ng pag-unlad, ngunit hindi nagpapahiwatig ng mabilis na mga pagbabago at hindi nag-aambag sa pagbuo ng isang kumplikadong presentasyon);

2) tabular (ito ay mas nakikita, tumutulong upang mabilis na maiparating ang kakanyahan ng lahat ng mga aksyon, ngunit hindi ginagawang posible na maipakita nang tama ang mga parallel na gawain o mga kahaliling pagpipilian);

3) graphic na may mga flowchart (isinalarawan at istraktura ang anumang mga proseso, naipakita nang tama ang lahat ng mga aksyon, gayunpaman, makabuluhang pinatataas ang pagsisikap sa pag-unlad at maaaring gawing komplikado ang pang-unawa kung maling ipinatupad).

Ang pinaka-mabisang pagpaplano at paglutas ng karamihan sa mga gawain ay nagbibigay-daan sa pinagsamang mga regulasyon. Sa kasong ito, ang diagram ay sinamahan ng isang detalyadong paglalarawan o talahanayan.

Tungkol sa pagganyak

Ang pagganyak ay isang produktibong paraan ng pagsasaayos ng gawain ng anumang departamento. Para sa departamento ng pagbebenta, ito ang tamang pagganyak na madalas na pangunahing insentibo para sa aktibo, mabunga at wastong naisakatuparan na trabaho. Ang pagkakaroon ng isang regulasyon ay hindi mismo ginagarantiyahan ang pagsunod sa lahat ng mga kinakailangan.

Para sa karampatang pamantayan ng mga aksyon sa departamento ng pagbebenta, dapat tiyakin ng samahan ang isang malapit na koneksyon sa pagitan ng mga regulasyon at ng sistema ng pagganyak. Ang gawaing ito ay maaaring maisakatuparan kapwa sa pamamagitan ng paghikayat sa mga tumutupad sa lahat ng mga kinakailangan, at sa pamamagitan ng parusa sa mga hindi pinapansin ang itinatag na mga patakaran (o bahagyang sumunod sa mga ito).

Upang madagdagan ang kahusayan ng departamento ng mga benta, ipinapayong i-highlight sa gawain nito ang mga pangunahing parameter na direktang nakakaapekto sa sistema ng pagganyak. Ang pinaka-unibersal na mga parameter para sa pagtukoy ng pagganap ng isang departamento ng mga benta ay:

• tamang pagpaplano ng iyong araw;
• lohikal na organisasyon ng daloy ng trabaho;
• ang bilang ng mga naaakit na kliyente;
• kalidad ng serbisyo;
• porsyento ng katuparan ng plano sa pagbebenta;
• propesyonalismo ng mga konsulta;
• pagbuo ng pangmatagalang relasyon sa mga kliyente;
• kahusayan sa pagsasagawa ng kasalukuyang mga gawain;
• pagsunod sa mga pamantayan at patakaran ng kumpanya;
• ang ratio ng mga pagsisikap na ginawa at mga resulta;
• istraktura ng portfolio ng produkto;
• istraktura ng client portfolio, atbp.

Mga pakinabang ng tamang pagbalangkas

Ang wastong draft na mga regulasyon para sa departamento ng pagbebenta ay dapat magkaroon ng bawat organisasyong pangkomersyo na nakatuon sa pabago-bagong pag-unlad.

Ang positibong resulta ng standardisasyon at regulasyon ng mga proseso ng negosyo ay ang kakayahang madagdagan ang pagiging produktibo ng trabaho at matupad ang plano sa pagbebenta.

Sa tulong ng mga regulasyon, maaari kang:

• planuhin ang gawain ng yunit;
• kontrolin ang pagpapatupad ng mga gawain;
• mapabuti ang mga scheme at pamamaraan;
• tiyaking mabisang komunikasyon;
• dagdagan ang benta;
• mapabuti ang kalidad ng serbisyo;
• mapabilis ang pagsasanay ng mga bagong empleyado.