1. Pracownikowi organów spraw wewnętrznych można za jego zgodą powierzyć czasowo obowiązki na wyższym stanowisku w organach spraw wewnętrznych, z jednoczesnym zwolnieniem lub bez jednoczesnego zwolnienia z wykonywania obowiązków zastępowanego stanowiska.

2. Nieprzerwany okres pełnienia obowiązków na wakującym (nieobsadzonym przez innego pracownika organów spraw wewnętrznych) stanowisku szeregowego personelu, młodszego, średniego lub wyższego dowódcy nie może przekraczać dwóch miesięcy w roku bieżącym, a na stanowisku starszy sztab dowodzenia - sześć miesięcy.

3. Nieprzerwany okres pełnienia obowiązków na wakującym (zastąpionym przez innego pracownika organów spraw wewnętrznych) stanowisku w organach spraw wewnętrznych w czasie czasowej nieobecności pracownika zajmującego to stanowisko nie może przekroczyć czterech miesięcy w roku bieżącym.

4. Pracownik organów spraw wewnętrznych pełniący czasowo obowiązki na wakującym stanowisku w organach spraw wewnętrznych może zostać do niego powołany w drodze przeniesienia przed zakończeniem tymczasowego wykonywania obowiązków.

5. Przydział tymczasowych obowiązków pracownikowi organów spraw wewnętrznych zgodnie z niniejszym artykułem i zwolnienie go w związku z tym z pełnienia obowiązków na stanowiskach szeregowych, młodszych, średnich lub starszych dowódców dokonuje się na zlecenie upoważnionego przełożonego, z wyjątkiem przypadku, gdy wykonanie Obowiązki bezpośredniego przełożonego (szefa) podczas jego nieobecności określa regulamin pracy pracownika (opis stanowiska pracy).

6. Tryb przydzielania tymczasowych obowiązków pracownikowi organów spraw wewnętrznych na stanowisku wyższego dowódcy i zwalniania go od tymczasowego wykonywania obowiązków na stanowisku wyższego dowództwa ustala Prezydent Federacji Rosyjskiej.

7. Odprawa pieniężna pracownikowi organów spraw wewnętrznych pełniącym czasowo obowiązki w organach spraw wewnętrznych zgodnie z niniejszym artykułem wypłacana jest w sposób określony w ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej.

8. W związku z koniecznością służbową, decyzją upoważnionego kierownika, pracownik organów spraw wewnętrznych może, bez zwolnienia z zajmowanego stanowiska w organach spraw wewnętrznych i jego zgody, zostać zaangażowany w wykonywanie obowiązków na innym stanowisku nieprzewidzianych w regulaminie pracy (opis stanowiska), na okres do jednego miesiąca w roku kalendarzowym, za wynagrodzeniem służbowym nie niższym niż na zajmowanym stanowisku.

2. Nieprzerwany okres pełnienia obowiązków na wakującym (nieobsadzonym przez innego pracownika organów spraw wewnętrznych) stanowisku szeregowego personelu, młodszego, średniego lub wyższego dowódcy nie może przekraczać dwóch miesięcy w roku bieżącym, a na stanowisku starszy sztab dowodzenia - sześć miesięcy.

3. Nieprzerwany okres pełnienia obowiązków na wakującym (zastąpionym przez innego pracownika organów spraw wewnętrznych) stanowisku w organach spraw wewnętrznych w czasie czasowej nieobecności pracownika zajmującego to stanowisko nie może przekroczyć czterech miesięcy w roku bieżącym.

4. Pracownik organów spraw wewnętrznych pełniący czasowo obowiązki na wakującym stanowisku w organach spraw wewnętrznych może zostać do niego powołany w drodze przeniesienia przed zakończeniem tymczasowego wykonywania obowiązków.

5. Przydział tymczasowych obowiązków pracownikowi organów spraw wewnętrznych zgodnie z niniejszym artykułem i zwolnienie go w związku z tym z pełnienia obowiązków na stanowiskach szeregowych, młodszych, średnich lub starszych dowódców dokonuje się na zlecenie upoważnionego przełożonego, z wyjątkiem przypadku, gdy wykonanie Obowiązki bezpośredniego przełożonego (szefa) podczas jego nieobecności określa regulamin pracy pracownika (opis stanowiska pracy).

6. Tryb przydzielania tymczasowych obowiązków pracownikowi organów spraw wewnętrznych na stanowisku wyższego dowódcy i zwalniania go od tymczasowego wykonywania obowiązków na stanowisku wyższego dowództwa ustala Prezydent Federacji Rosyjskiej.

7. Odprawa pieniężna pracownikowi organów spraw wewnętrznych pełniącym czasowo obowiązki w organach spraw wewnętrznych zgodnie z niniejszym artykułem wypłacana jest w sposób określony w ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej.

8. W związku z koniecznością służbową, decyzją upoważnionego kierownika, pracownik organów spraw wewnętrznych może, bez zwolnienia z zajmowanego stanowiska w organach spraw wewnętrznych i jego zgody, zostać zaangażowany w wykonywanie obowiązków na innym stanowisku nieprzewidzianych w regulaminie pracy (opis stanowiska), na okres do jednego miesiąca w roku kalendarzowym, za wynagrodzeniem służbowym nie niższym niż na zajmowanym stanowisku.

Często w przedsiębiorstwach po zwolnieniu pracownika jego stanowisko pozostaje nieobsadzone. Niektórzy pracodawcy nie spieszą się z dostosowaniem tabeli personelu i wykluczeniem z niej wolnych miejsc pracy. Zamiast tego przydzielają obecnych pracowników do wykonywania obowiązków na wolnych stanowiskach. Jednak takie działanie nie jest całkowicie legalne.

Cechy definicji

Wolne stanowisko to wolne stanowisko przewidziane w tabeli personelu, na które nie ma pracownika. Jeśli pracownik jest nieobecny z powodu choroby lub podróży służbowej, jego praca zostaje zachowana. W związku z tym nie jest to już wolne stanowisko. Czasowe wykonywanie obowiązków z niego wynikających reguluje art. 74 Kodeksu pracy.

Zastąpienie nieobecnego pracownika

Zgodnie z prawem powołanie dotychczasowego pracownika na stanowisko pracownika przebywającego w podróży służbowej, na urlopie, na leczeniu itp. stanowi przeniesienie. Zastąpienie nieobecnego pracownika wynika z potrzeb produkcyjnych. Prawo dopuszcza przeniesienie do innej pracy bez zgody pracownika.

Ponieważ nie jest to wakat, okres tymczasowego wykonywania na nim obowiązków jest ściśle ograniczony. Nie może on przekraczać miesiąca w ciągu roku (kalendarzowego).

Trudności w praktyce

Podobnie jak w przypadku wolnego stanowiska, wykonywanie obowiązków w miejscu pracy czasowo nieobecnego pracownika jest możliwe, jeżeli posiada on odpowiednie kwalifikacje. Jeżeli zmiana pracownika dotyczy niższego szczebla, wymagana jest pisemna zgoda przenoszonego pracownika.

Implementacja tej zasady może w praktyce powodować pewne problemy. Faktem jest, że Kodeks pracy nie ustala kryteriów porównywania kwalifikacji różnych specjalności, stanowisk i zawodów. Oznacza to, że pracodawca musi samodzielnie opracować taki system oceny. Oczywiście wszystkie kryteria muszą być sformalizowane, a personel musi się z nimi zapoznać.

Pracodawca musi działać bardzo ostrożnie, nie naruszając interesów i Wszystkie decyzje muszą być podejmowane wyłącznie w ramach prawa. W przeciwnym razie może dojść do sporu pracowniczego.

Połączenie

Pracownik może jednocześnie zastąpić nieobecnego pracownika na swoim głównym stanowisku. W takich przypadkach mówi się o kombinacji. Należy wziąć pod uwagę, że pracodawca nie ma prawa przenieść pracownika do innej pracy bez jego zgody i zwolnienia z głównej działalności. Jeśli pracownik chce połączyć obowiązki służbowe, musi wyrazić na to pisemną zgodę.

Dodatkowe płatności

Pracownikowi, który zgodził się na łączenie, zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy, przysługuje prawo do dopłat. Wysokość dopłaty ustalana jest w drodze porozumienia stron. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dopłatę może otrzymać pełnoetatowy zastępca pracownika czasowo nieobecnego w pracy.

Wyjaśnienia Sądu Najwyższego

Wcześniej obowiązywał przepis, zgodnie z którym wysokość dodatku ustalano jako różnicę pomiędzy oficjalnymi wynagrodzeniami pracowników, jeżeli pracownik zastępujący nie jest pełnoetatowym asystentem (zastępcą) nieobecnego.

Jednakże postanowieniem Kolegium Sądu Najwyższego zasada ta została uznana za naruszającą prawa pracownicze pracowników. W efekcie pełnoetatowi asystenci (zastępcy) Ch. inżynierowie itp.

Niuanse

Jeżeli na stanowisku nieobecnego pracownika zostanie zatrudniony pracownik zwolniony z podstawowej działalności, może on liczyć na wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż przeciętne wynagrodzenie, jakie otrzymywał w swoim zakładzie pracy.

Ogólne zasady ustalania przeciętnego wynagrodzenia zostały ustalone przez rząd w dekrecie nr 213 z 2003 r.

Wykonywanie obowiązków na wolne stanowisko

Zostało już powiedziane powyżej, że powołanie pracownika na miejsce nieobecnego pracownika jest przeniesieniem. Taka sytuacja jest możliwa w przypadku czasowej nieobecności pracownika, czyli nie zwolnienia go z przedsiębiorstwa. Sądy zajmują takie samo stanowisko.

W szczególności można zwrócić uwagę na Uchwałę Plenum Sądu Najwyższego nr 16 z 1992 r. Paragraf 12 tego dokumentu zawiera interpretację przepisów art. 26 Kodeksu pracy RSFSR. Mimo że Kodeks ten od dawna nie obowiązuje, wiele z jego zasad można zastosować już dziś. Ponadto brzmienie art. 26 Kodeksu pracy i art. 74 Kodeksu pracy w części regulującej przeniesienie pracownika na miejsce czasowo nieobecnego z inicjatywy pracodawcy jest takie samo. Nie ulega zatem wątpliwości, że organy sądowe rozpatrując spory pracownicze uwzględnią wyjaśnienia zawarte w przedmiotowej uchwale.

Paragraf 12 dokumentu stanowi, że wykonywanie obowiązków na wolnym stanowisku przez określony czas możliwe jest za pisemną zgodą pracownika. Wynika z tego, że Sąd Najwyższy faktycznie wprowadził nowy rodzaj przenoszenia pracowników na inną pracę. Tymczasem zgodnie z przepisami prawa pracy wykonywanie obowiązków na wolnym stanowisku jest niedozwolone. W konsekwencji zapis zawarty w Uchwale Plenum nie może mieć zastosowania.

Powyższe oznacza, że ​​zlecenie pełnienia obowiązków na wolne stanowisko można uznać za nieważne. Dokument lokalny musi używać zupełnie innego sformułowania. Wielu przywódców, wykorzystując niewiedzę obywateli i ich analfabetyzm prawniczy, wydaje rozkazy wyraźnie nielegalne. Należy pamiętać, że każdą decyzję pracodawcy można zaskarżyć.

Pytania dotyczące czasu

Wielu nieświadomych obywateli jest zainteresowanych tym, jaki okres pełnienia obowiązków na wolnym stanowisku można ustalić na podstawie zarządzenia menedżera? Kodeks pracy nic na ten temat nie mówi. W prawie pracy nie ma doprecyzowań, gdyż ta forma przeniesienia pracownika w ogóle nie jest przewidziana. W związku z tym nie do końca słuszne jest mówienie o jakimkolwiek (w tym ciągłym) okresie pełnienia obowiązków na wakującym stanowisku. W takich przypadkach należy uznać, że pracownika przeniesiono na stałe. To z kolei wymaga zgody pracownika. Przejdźmy do wyjaśnień Sądu Najwyższego.

Uchwała nr 16 stanowi, że jeżeli pracodawca przeniósł pracownika bez jego zgody, a on z kolei dobrowolnie podjął pracę, to działanie to można uznać za zgodne z prawem. W związku z powyższym, pracownika uważa się za osobę piastującą stanowisko od pierwszego dnia przeniesienia.

Ustalenie konkretnego terminu wykonania obowiązków na wolne stanowisko nie ma znaczenia prawnego dla regulacji stosunków pracy. Takie tymczasowe powołanie pracownika należy uznać za trwałe przeniesienie w inne miejsce (za jego zgodą) w rozumieniu art. 72 Kodeksu pracy.

wnioski

Fakt dobrowolnego pełnienia obowiązków na otwartym stanowisku zmienia interakcję pomiędzy pracodawcą a pracownikiem już od pierwszego dnia powołania. W rezultacie samo stanowisko przestaje być wolne.

Dekoracje

W przypadku powołania pracownika na wolne stanowisko stosuje się standardową procedurę zatrudnienia lub przeniesienia. W pierwszym przypadku kandydat dostarcza wszystkie niezbędne dokumenty i pisze wniosek. Pracodawca i obywatel zawierają umowę.

Przed podpisaniem kandydat ma obowiązek dokładnie zapoznać się z treścią dokumentu. Faktem jest, że niektórzy pracodawcy używają niewłaściwego języka. Podpisanie umowy oznacza dobrowolne zaakceptowanie warunków zatrudnienia.

Często pracodawcy wykorzystują analfabetyzm prawniczy pracowników i powierzają im pracę na wolnych stanowiskach. A pracownicy z kolei dobrowolnie się na to zgadzają. W praktyce okazuje się, że pracownicy wykonują zarówno pracę swoją, jak i cudzą. Z kolei wynagrodzenie w takich przypadkach z reguły nie odpowiada wielkości aktywności zawodowej. Zakwestionowanie takich sytuacji jest dość trudne, ponieważ pracodawcy wymagają pisemnej zgody pracowników. Rezygnacja jest często jedyną opcją.

Jeżeli jednak zaistnieją takie sprzeczne sytuacje, wskazane jest skontaktowanie się z inspekcją pracy.

Zasadniczo pracownik może odmówić wykonywania dodatkowych obowiązków. Aby to zrobić, musi skontaktować się bezpośrednio z pracodawcą i napisać wniosek.

Warto dodać, że wielu pracowników świadomie zgadza się z propozycją pracodawcy. Wiąże się to zazwyczaj z obietnicami pracodawcy dotyczącymi wypłaty wysokiego wynagrodzenia. Ale w rzeczywistości pracownik nie zawsze otrzymuje oczekiwaną kwotę. Właśnie w takich sytuacjach zaczynają się problemy. Z jednej strony działania pracodawcy są nielegalne, z drugiej strony pracownik sam zgodził się na warunki.

Wniosek

Aby uniknąć problemów, pracownicy powinni dokładnie zapoznać się z dokumentami wydanymi przez pracodawcę. Jeśli nie masz pewności co do legalności niektórych warunków, zaleca się skonsultowanie się z niezależnym prawnikiem. Nieznajomość prawa często prowadzi do bardzo negatywnych konsekwencji.

W poleceniach pracodawcy należy używać wyłącznie języka przewidzianego normami pracy. Kodeks pracy zakazuje powoływania pracownika na wolne stanowisko pracy. Jeżeli tak się stanie, należy je uznać za przeniesienie do pracy stałej. W związku z tym stanowisko nie będzie już wolne i nie będzie możliwości zatrudnienia na nim kolejnej osoby.

Powołanie pracownika na określone stanowisko jest dopuszczalne w przypadku, gdy odpowiedni pracownik jest nieobecny z jakiegokolwiek powodu, ale pozostaje w składzie spółki.

Obawiasz się, że nie będziesz w stanie poprawnie określić terminu płatności konkretnego dokumentu? W takim razie ten materiał jest dla Ciebie.

Z artykułu dowiesz się:

Cała dokumentacja, którą mają wykonać pracownicy, ma określony termin, w którym to zadanie musi zostać zrealizowane. Jednocześnie obecność określonych ram czasowych pozwala nie tylko monitorować wykonanie dokumentów, ale także określić osobistą efektywność pracowników.

Co oznacza termin wykonania dokumentu?

Terminy wykonania dokumentów istnieją w każdej organizacji i odzwierciedlają ramy czasowe, w jakich należy wykonać polecenie lub decyzję w sprawie danego dokumentu biznesowego. Istnieją dwa typy: mogą być zarówno standardowe, jak i indywidualne.

Typowe terminy wykonania dokumentów określa dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 28 lipca 2005 r. nr 452. Bardziej szczegółowo możesz zapoznać się z tym dokumentem pod tym adresempołączyć .

Z nazw staje się jasne, że standardowe terminy wykonania dokumentów są określone przez określone przepisy i ustawy. Kategoria ta posiada określone ramy czasowe, w których należy podjąć określone działania w związku z danym dokumentem biznesowym.

Na przykład wyraźnym przedstawicielem typowych terminów są pisemne wnioski obywateli w terminach państwowych. Zgodnie z prawem na ich rozpatrzenie przeznacza się 30 dni. Więcej na temat rozpatrywania odwołań obywateli można dowiedzieć się więcej.

Nazwa poszczególnych terminów mówi sama za siebie. W tym przypadku czas przeznaczony na skompletowanie dokumentów biznesowych ustalany jest bezpośrednio w ramach jednej firmy. Z reguły kategoria ta jest ustalana poprzez publikację odpowiedniego dokumentu. W takim przypadku procedurę i czas rozpatrywania niektórych kategorii dokumentów biznesowych można określić w instrukcjach dotyczących pracy biurowej. W takim przypadku ustalony termin wykonania dokumentu można zmienić jedynie poprzez dokonanie odpowiedniej zmiany w samej instrukcji.

Ważne jest, aby zrozumieć, że terminy wykonania dokumentów są ustalane w celu ujednolicenia całej pracy z dokumentami w organizacji. To ich obecność umożliwia wysokiej jakości i terminowe wykonywanie prac związanych z przychodzącą dokumentacją, wykonywanie instrukcji i poleceń przełożonego itp. Zatem obecność ram czasowych pomaga w znacznym stopniu uregulować pracę w odniesieniu do niektórych kategorii dokumentów biznesowych.

Terminy indywidualne

Jak wspomniano powyżej, indywidualny termin przedstawienia dokumentu do realizacji może wyznaczyć kierownik firmy lub autor dokumentu. W drugim przypadku jedynie autor pracy biznesowej może zmienić ramy czasowe.

Nie zapominaj, że standardowe terminy można również zmienić w ramach tej samej organizacji. Wymaga to przyjęcia odpowiedniej ustawy. Możesz dowiedzieć się więcej o zabiegu.

Tym samym ta sama propozycja współpracy otrzymana od innej firmy może otrzymać termin realizacji po rozpatrzeniu przez menadżera. W takim przypadku można to ustalić w formie uchwały w sprawie dokumentu i uzyskać szczegółowe informacje na temat dalszych działań.

Zamówienia

Nie zapominaj, że wszystkie zamówienia wymagają realizacji w określonym czasie. Ponadto w treści zarządzenia zawsze znajduje się data, od której wchodzą w życie określone zmiany. W większości przypadków format daty, w jakim podany jest okres realizacji, jest wyświetlany jako ostatni dzień realizacji. Na przykład „...do 20.09.2017...”, „...do 20.09.2017...” i tak dalej. W takim przypadku może zostać wskazany termin, w jakim zamówienie musi zostać zrealizowane. Przykładowo możemy mówić o konieczności przygotowania określonej dokumentacji do godziny 10:00 ostatniego dnia określonego w okresie realizacji.

Należy również zaznaczyć, że szereg zarządzeń może zawierać informację o wprowadzeniu jakichkolwiek zmian w działalności organizacji. W takim przypadku okres obowiązywania zmian wskazany jest w formie „...od 15.09.2017” itp.

Ustalenie terminu

Jak wspomniano powyżej, terminy mogą być standardowe lub indywidualne. Aby określić typowe terminy, wygodniej jest, aby sekretarki zawsze miały pod ręką listę tych ram czasowych. Obecność takiej ściągawki pomoże zapobiec niepowodzeniu egzekucji, co może prowadzić do pewnych konsekwencji, w tym kar administracyjnych.

W przypadku dokumentów przychodzących z reguły autor pisma samodzielnie wskazuje okres, w którym muszą zostać spełnione wymagania dotyczące tego dokumentu biznesowego. Jeżeli w dokumencie przychodzącym nie ma terminu, można go wpisać w formie uchwały przez szefa firmy przy rozpatrywaniu pisma biznesowego.

Cała dokumentacja oznaczona jako „Pilne” musi zostać zrealizowana w ciągu 3 dni. Mówimy o dniach kalendarzowych. W takim przypadku, jeżeli pismo z tym oznaczeniem wpłynęło do Twojej organizacji w piątek, zalecamy niezwłoczne przekazanie go wykonawcy, gdyż termin jego realizacji upływa w poniedziałek.

Ponadto przy stosowaniu uchwały do ​​dokumentu zalecamy sprecyzowanie, czy podany okres liczony jest w dniach kalendarzowych czy roboczych. Takie doprecyzowanie pomoże wykonawcy spełnić wszystkie wymagania w terminie. Więcej na temat stosowania uchwały z terminem znajdziesz w artykule..

W takim przypadku początkiem terminu realizacji dokumentu przychodzącego jest data jego otrzymania przez Twoją organizację. Podczas pracy z dokumentacją wewnętrzną za początek terminu uważa się zwykle dzień podpisania, zatwierdzenia dokumentu biznesowego lub podjęcia w związku z nim decyzji.

Zmiany i naruszenia terminów

W przypadku, gdy wykonawca nie ma czasu na wykonanie określonych instrukcji dotyczących pracy z dokumentacją w ściśle określonym terminie, musi sporządzić notatkę. Treścią tego dokumentu biznesowego powinna być prośba o przesunięcie/przedłużenie terminu i wskazanie powodu, dla którego jest to konieczne. Notatkę należy sporządzić na nazwisko osoby, która ustaliła okres obowiązywania wymagań.

W przypadku opóźnienia sekretarz musi zażądać noty wyjaśniającej wskazującej powód, dla którego określone wymagania nie zostały spełnione w terminie. W takim przypadku nota wyjaśniająca musi zostać napisana w jednostce strukturalnej, której zadania obejmowały wykonanie dokumentu biznesowego i określonych dla niego wymagań.

Należy pamiętać, że istnieje możliwość przełożenia realizacji dokumentu jedynie w przypadku, gdy mówimy o terminach indywidualnych. W takim przypadku zgodę na przedłużenie lub przesunięcie terminu może wyrazić jedynie sam autor dokumentu lub uchwały. Możesz uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat zmiany harmonogramu .

Najpierw prosta odpowiedź. W koncepcjach, politykach, biznes planach, planach, zamówieniach, instrukcjach i instrukcjach nigdy nie należy podawać terminu realizacji „zawsze”. Nie ma takiego terminu.

Należy pamiętać o zaleceniach Jednolitego Państwowego Systemu Zarządzania Dokumentacją (M., 1974) i Państwowego Systemu Wsparcia Dokumentacji dla Zarządzania (M., 1991), zgodnie z którymi kontrola wykonania dokumentów administracyjnych organizacji (protokoły posiedzeń organów kolegialnych i zarządzenia przewodniczącego) przeprowadza się w terminach w nich określonych.

Nakaz jako akt prawny, dokument administracyjny będący zapisem decyzji zarządczej, musi zostać sporządzony i wykonany prawidłowo oraz zawierać konkretny termin.

Przykład 1

Klauzula w części administracyjnej zamówienia (pouczenia) musi jasno określać termin wykonania

Zwiń pokaz

Jeżeli zamówienie ustanawia nową normę prawną o charakterze operacyjnym, obowiązującą wszystkich lub określoną kategorię pracowników organizacji, procedurę wykonywania określonej funkcji, procedury, algorytm działań w zakresie sprzedaży usług, produktów itp., Następnie norma prawna zarządzenia będzie obowiązywać do czasu wprowadzenia w niej zmian i uzupełnień(ale będzie to inna norma prawna i nowa wersja zamówienia) do czasu jego unieważnienia lub do czasu upływu ustalonego okresu jego obowiązywania (przy czym ten okres obowiązywania, czyli okres ważności zamówienia musi być dokładnie odnotowany w części stwierdzającej lub administracyjnej jego tekst).

Przykład 2

Okres obowiązywania norm porządkowych wskazany jest w części stwierdzającej tekstu

Zwiń pokaz

Przykład 3

Okres obowiązywania normy porządkowej wskazany jest w części administracyjnej tekstu

Zwiń pokaz

Jeżeli jakiekolwiek normy prawne w organizacji podlegają stałemu stosowaniu i kontroli, mają być obserwowane w sposób ciągły przez długi okres czasu, to tak są sformalizowane w takich dokumentach organizacyjnych, jak postanowienia, zasady, regulaminy, w tym administracyjne i technologiczne, opisy stanowisk, instrukcje, taryfy, standardy zakładowe itp. Dokumenty organizacyjne są zatwierdzane i wprowadzane w życie zarządzeniami. Natomiast kontrola przestrzegania ustanowionych w nich wymagań i zasad (norm prawnych) będzie prowadzona w sposób i według wskaźników oceny, które obecnie są zwyczajowo ustalone w samym dokumencie organizacyjnym. Nakazy dotyczące zatwierdzania i wdrażania wewnętrznych dokumentów regulacyjnych organizacji z reguły nie powinny zawierać klauzul dotyczących monitorowania ich wdrażania. Przeciwnie, klauzula o przypisaniu funkcji wskazówek metodologicznych stosowaniu zatwierdzonego dokumentu organizacyjnego staje się w takich zamówieniach obowiązkowa - funkcja ta przewiduje:

• monitorowanie zgodności z ustalonymi wymaganiami, dodatkowe doprecyzowanie procedury ich stosowania,
• otrzymywanie „informacji zwrotnej”
• sporządzanie raportów, informowanie kierownictwa,
• opracowywanie propozycji ulepszeń itp.

Jeżeli w zamówieniu nadal wyznaczono długi termin realizacji, wówczas „najlepsze praktyki” współczesnych organizacji zalecają:

• jeżeli termin realizacji jest ustalony na więcej niż 30 dni, wówczas termin składania raportów/raportów okresowych z przebiegu realizacji wynosi co 5-10 dni lub dla każdego etapu realizacji, co musi być ustalone w samym dokumencie lub określone przez wykonawca samodzielnie. A jeżeli wykonanie dokumentu w terminie nie jest możliwe, protokół w tym zakresie składa się nie później niż 10 dni przed upływem terminu realizacji. Należy pamiętać, że okres zatwierdzenia projektów dokumentów sporządzonych w procesie wykonawczym wlicza się do okresu/terminu wykonania;
• Obowiązkowa wstępna kontrola wykonania przeprowadzana jest w zależności od znaczenia kontrolowanych decyzji:
  • plany i zadania na kolejne lata – raz na miesiąc lub kwartał, ale nie rzadziej niż 1-2 razy w roku;
  • plany i zadania na kolejne miesiące bieżącego roku – raz w miesiącu;
  • dokumenty i zadania bieżącego miesiąca - co 10 dni i 3-5 dni przed terminem.

Wykonawca (ten, którego nazwisko jest wskazane w zamówieniu, pouczeniu lub po raz pierwszy sformalizowany w uchwale) musi najpóźniej na 3 dni przed upływem terminu wykonawca złożyć uzasadniony wniosek o przesunięcie/przedłużenie terminu. Decyzję o przedłużeniu terminu podejmuje kierownik, który złożył uchwałę na dokumencie, podpisał zlecenie lub zatwierdził zadanie i plan pracy. Usunięcie spod kontroli następuje po faktycznym wykonaniu zadań, poleceń i udokumentowanym merytorycznym potwierdzeniu ich wykonania (sporządzono nowy dokument, jest notatka o wykonaniu, protokół itp.).

Praktyka zarządzania wskazuje na ciekawe powiązanie charakteru decyzji z jej realizacją – im większe zagadnienie, im bardziej złożona jest decyzja, im dłużej wymaga jej realizacji, tym mniejsza wykonalność/„wykonalność” tej decyzji w założonych ramach czasowych. Dlatego w konkretnej sytuacji zalecamy, aby zawsze zapoznać się z „systemem” i w złożonej kwestii monitorowania realizacji uwzględnić jego aspekty zarządcze i uzasadnienie organizacyjne.

Kontrola wykonania dokumentu to zestaw działań zapewniających terminową realizację dokumentów. Zawsze brana jest pod uwagę kontrola w dwóch aspektach:

• merytoryczna kontrola wykonania podjęte decyzje, tj. kontrola zarządcza dla wszystkich rodzajów i poziomów kontroli;
• kontrola nad terminami podjęte decyzje.

Wszystko technologiczne aspekty pracy kontrolnej obecnie determinowane są konstrukcją systemu kontroli w organizacji:

• organizowanie systemu kontroli, przeglądanie raportów i podejmowanie na ich podstawie decyzji ( kontrola zarządzania systemem) są przeprowadzane przez organy zarządzające organizacji (walne zgromadzenie akcjonariuszy, zgromadzenie założycieli, zarząd, przewodniczący zarządu itp.);
• kontrolę nad funkcjonowaniem systemu zarządzania organizacją oraz bieżąca kontrola zarządcza są powierzane organom wykonawczym (kolegialnym i indywidualnym – zarząd, dyrektor generalny, jego zastępca ds. zarządzania administracyjnego, dyrektor administracyjny oraz specjalnie utworzona służba kontrolna);
• kontrola operacyjna a regulacją poszczególnych procesów kierują menedżerowie odpowiedzialni za proces, funkcję i kierownicy działów strukturalnych. W ten sposób organizacja realizuje wyspecjalizowane rodzaje kontroli, na przykład:
  • monitorowanie zgodności bieżącej działalności ze standardami regulacyjnymi - służba kontroli wewnętrznej, dział kontroli;
  • kontrola zgodności świadczenia usług z normami prawnymi oraz regulacja konfliktów interesów – kontrola zgodności, obsługa compliance zgodnie ze standardami ładu korporacyjnego;
  • kontrola i analiza działalności gospodarczej, kontrola realizacji planów i budżetów – dyrektor finansowy, centrum sytuacyjne/analityczne, kontroler finansowy/budżetowy;
  • kontrola ryzyka - usługa zarządzania ryzykiem;
  • kontrola nad prowadzeniem obliczeń i zgodnością z polityką księgową i podatkową - szef organizacji, który deleguje te uprawnienia głównemu księgowemu, działowi księgowości;
  • kontrola stosowania obowiązującego prawa – obsługa prawna;
  • kontrola stosowania prawa pracy - obsługa kadrowa.

W wyspecjalizowanych rodzajach kontroli oraz kontroli wykonania dokumentów i zleceń są one zwykle przeprowadzane 2 rodzaje kontroli/działań kontrolnych:

• kontrola „kontynuacyjna”;
• kontrola zapobiegawcza.

Obydwa rodzaje czynności kontrolnych były realizowane z różnym stopniem kompletności przez służbę kierowniczą biura oraz sekretarki (służba asystentów/kadry zarządzającej), działając zgodnie z wymogami instrukcji zarządzania biurem organizacji, która regulowała przede wszystkim kontrolę „terminową”.

Jednak w związku z zatwierdzeniem Regulaminu pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (zatwierdzonego dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. Nr 477 ze zmianami) kontrola nad realizacją dokumentów, nawet jeśli chodzi o terminowość, obecnie formalnie nie mieści się w obszarze odpowiedzialności pracy biurowej.

Kontrola wykonania dokumentów i instrukcji (zarówno w aspekcie uniwersalnego algorytmu działań kontrolnych, jak i w aspekcie ustalania terminów wykonania) rozpatrywana jest jako część bieżącej kontroli zarządczej w ramach procesów zarządzania administracyjnego organizacją i jest zapisana w specjalnych przepisach dotyczących pracy kontrolnej lub w przepisach administracyjnych (część dotycząca kontroli procedury administracyjnej wdrożeniowej). Główna uwaga powinna być teraz skupiona nie tyle na monitorowaniu wykonania, ile na monitorowaniu jakości decyzji, co wpisuje się w zadania nowoczesnej służby kontrolnej, która z reguły podlega pierwszemu szefowi organizacji.

Ale zarówno menedżerowie, jak i służba kontrolna nie mogą sprawować kontroli nad wykonaniem bez narzędzi skompilowanych i udokumentowanych w pracy biurowej:

• czasopisma i karty (są to główne formularze księgowe i rejestracyjne zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej), a także
• specjalny klasyfikator (jest to lista dokumentów podlegających kontroli wykonania, wskazująca terminy wykonania; ustala kategorie kontrolowanych dokumentów i terminy ich wykonania, które zostaną uznane za obowiązkowe i standardowe dla konkretnej organizacji).

To właśnie w tym obszarze istnieje „punkt wzrostu” efektywnego udziału służby zarządzania biurem w procesach zarządzania administracyjnego organizacją.