Ustawodawstwo nie zawiera ogólnej zasady, zgodnie z którą wszystkie dokumenty muszą być opieczętowane. Pieczęć jako wymagany element personel dokument jest absolutnie niezbędny tylko w specjalnie ustalonych przypadkach, na przykład w zeszycie ćwiczeń.

Ponadto bezpośredni wymóg prawny dotyczący posiadania pieczęci nie ma zastosowania do wszystkich organizacji. Na przykład o pieczęciach nie wspomina się w odniesieniu do spółek i spółek osobowych z dodatkową odpowiedzialnością.

Zauważmy, że ustawa federalna z dnia 8 sierpnia 2001 r. Nr 129-FZ „O państwowej rejestracji osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych” również nie zobowiązuje organizacji ani indywidualnych przedsiębiorców do posiadania pieczęci. Przy rejestracji osób prawnych, zgodnie ze wspomnianą ustawą, nie jest wymagane przedkładanie organom rejestracyjnym ani szkicu pieczęci organizacji, ani innych informacji na jej temat.

Jednocześnie przepisy federalne dotyczące innych form osób prawnych wymagają pieczęci. Wymóg ten określony jest w:

ust. 5 art. 2 ustawy federalnej z dnia 8 lutego 1998 r. nr 14-FZ „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością”;

paragraf 7 art. 2 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208-FZ „O spółkach akcyjnych”;

ust. 3 art. 2 ustawy federalnej z dnia 14 listopada 2002 r. nr 161-FZ „O państwowych i komunalnych przedsiębiorstwach unitarnych”;

Przepisy te stanowią, że pieczęć osoby prawnej musi być okrągła, zawierać pełną nazwę firmy i wskazanie lokalizacji firmy.

Zatem potrzeba posiadania pieczęci jest bezpośrednio ustalona tylko w przypadku niektórych form organizacyjnych i prawnych osób prawnych. Jednakże wymóg stosowania pieczęci można uzasadnić nie tylko bezpośrednim wskazaniem odpowiedniego aktu prawnego, ale także pośrednio znaczeniem przepisów. Taką właśnie interpretację przedstawił Sąd Najwyższy Federacji Rosyjskiej, rozstrzygając jedną konkretną sprawę: „... w praktyce gospodarczej obecność pieczęci dla każdej osoby prawnej i prywatnego przedsiębiorcy uznawana jest za obowiązkową i oczywistą. Bez takiej pieczątki nie można otworzyć rachunku bieżącego w banku lub innej instytucji kredytowej, nie można właściwie poświadczyć transakcji i innych dokumentów. W takich warunkach, zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej, dopuszczalne jest stosowanie ustawodawstwa cywilnego przez analogię.”

Zatem osoby prawne i indywidualni przedsiębiorcy muszą posiadać pieczęć, w przeciwnym razie nie będą w stanie prawidłowo sporządzić niektórych obowiązkowych dokumentów, w tym dokumentów personalnych.

Szczegóły drukowania

Jak już wspomniano, niektóre przepisy określają jako obowiązkowe następujące dane: okrągły znaczek : pełna nazwa firmy i lokalizacja. Pieczęć może zawierać również nazwę firmy w dowolnym języku narodów Federacji Rosyjskiej i (lub) języku obcym. Czasami na pieczęci (najczęściej pośrodku) umieszczany jest znak towarowy lub inny sposób indywidualizacji. Jeżeli ich nie ma, pośrodku umieszczana jest skrócona nazwa osoby prawnej.

Wcześniej produkcja fok była ściśle kontrolowana przez agencje rządowe. Zostało to ustalone w obowiązującym wcześniej zarządzeniu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych ZSRR z dnia 13 lutego 1978 r. Nr 34 „W sprawie zatwierdzenia instrukcji dotyczących procedury otwierania przedsiębiorstw (warsztatów) grawerskich, produkcji pieczęci i matryc”. Zatem pieczęć organizacji można było zamówić w warsztacie tłoczenia i grawerowania jedynie za specjalnym zezwoleniem wydanym przez organy spraw wewnętrznych. Aby uzyskać takie zezwolenie, konieczne było złożenie wniosku wraz z wyciągiem z statutu i szkicem samej pieczęci. Instrukcja przewidywała, że ​​na pieczęci powinna znajdować się nazwa organizacji (nie skrócona). Oddzielne wymagania zostały nałożone na pieczęcie gałęzi. A nawet produkcja tzw „proste” uszczelki (pieczęcie wydziału ogólnego lub wydziału personalnego, pieczęcie trójkątne, pieczątki narożne, pieczęcie do zaświadczeń) nie było możliwe bez zezwolenia organów spraw wewnętrznych.

Instrukcja ta straciła moc na terytorium Federacji Rosyjskiej w związku z opublikowaniem zarządzenia nr 48 Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Federacji Rosyjskiej z dnia 14 lutego 1994 r. Jednakże ustawodawstwo regionalne jeszcze przez dłuższy czas zachowało uprawnienia licencyjne procedura produkcji uszczelek. Na przykład w Moskwie, aby uzyskać pozwolenie na wykonanie pieczęci, zwrócili się do rejonowego lub miejskiego wydziału spraw wewnętrznych (klauzula 4.14 Regulaminu dotyczącego procedury rejestracji przedsiębiorstw w Moskwie, zatwierdzonego dekretem rządu moskiewskiego z 17 września , 1991 nr 97). Zakon ten istniał w Moskwie do 1997 r.

Kiedyś ustawodawstwo moskiewskie ustanowiło dodatkowe wymagania dotyczące obowiązkowych szczegółów pieczęci. Wymagania te zostały określone w Tymczasowych przepisach dotyczących produkcji i podstaw niszczenia pieczęci i znaczków na terytorium Moskwy (zatwierdzonych zarządzeniem burmistrza nr 843-RM z dnia 25 sierpnia 1998 r.), które stały się nieważne 8 lutego, 2005.

W szczególności przewidziano obowiązkowe wskazanie następujących danych:

pełna nazwa organizacji w języku rosyjskim ze wskazaniem formy organizacyjno-prawnej;

Lokalizacja;

główny państwowy numer rejestracyjny;

numer miasta Księga pieczęci.

W przypadku pieczęci „prostych” oprócz wymienionych szczegółów przewidziano dodatkowy napis, na przykład „sekretariat”, „biuro”, „administracja spraw”, „dział personalny”, „dla rachunków”, „dla zaświadczeń” , „dla certyfikatów” itp. .d.

Według uznania organizacji możliwe było podanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i kodu zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO).

Aby uzyskać pozwolenie na wykonanie pieczęci lub stempla, konieczne było uzyskanie pozwolenia Moskiewskiej Izby Rejestracyjnej. W tym celu organizacja musiała przedłożyć szkic pieczęci (pieczęci) i inne niezbędne dokumenty.

Obecnie za rejestrację osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych odpowiada rząd federalny, który nie ustanawia żadnych dodatkowych wymagań dotyczących szczegółów pieczęci i ich produkcji, z wyjątkiem wskazania pełnej nazwy i lokalizacji. Jednakże osoby prawne postępują zgodnie ze zwyczajami biznesowymi, które rozwinęły się w praktyce i nie ograniczają swoich pieczęci jedynie do obowiązkowych szczegółów. Wręcz przeciwnie, zwyczajowo podaje się jak najwięcej szczegółów.

Jeśli organizacja zdecyduje się na utworzenie „prostej” pieczęci, na przykład dla działu personalnego, pieczęć ta musi zawierać wszystkie szczegóły znajdujące się na „głównej” pieczęci organizacji. Natomiast pośrodku zamiast logo umieszczono napis „DLA DZIAŁU HR”. Jeśli organizacja nie ma działu personalnego (na przykład jest tylko inspektor personelu lub kierownik personelu), wówczas zamówienie pieczęci dla działu personalnego jest całkowicie niepraktyczne. Następnie dodatkowe szczegóły na środku wydruku wyglądają następująco: „DLA DOKUMENTÓW HR”. Jednak Regulamin i instrukcje wskazują konkretnie pieczęć działu HR (to znaczy pieczęć odpowiedniej jednostki strukturalnej), a nie kolejną „prostą” pieczęć (jednak inspektorzy bardzo rzadko zwracają na to uwagę).

Jeśli w organizacji dział HR nazywa się „Działem HR”, a jego funkcje obejmują pracę z zeszytami ćwiczeń, wówczas w centrum pieczęci wskazane jest umieszczenie dokładnie tego dodatkowego szczegółu: „DZIAŁ HR”. Procedurę używania tej pieczęci należy ustalić w przepisach dotyczących tej jednostki strukturalnej lub w innym lokalnym akcie prawnym organizacji.

Pieczęć na umowie o pracę

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej (art. 67) obowiązkowy wymaga istnienia umowy o pracę w formie pisemnej w dwóch egzemplarzach (jeden dla pracownika, drugi dla pracodawcy). Wymagania dotyczące treści umowy o pracę określa art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (zwanego dalej Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej), jednak ustawodawca nie przewiduje obowiązkowej obecności pieczęci na nim osoby prawnej lub indywidualnego przedsiębiorcy. Jednocześnie niestemplowany podpis przedstawiciela pracodawcy może budzić wątpliwości co do jego legalności, zwłaszcza jeśli przedstawicielem pracodawcy podpisującym umowę o pracę nie jest kierownik osoby prawnej (dyrektor, dyrektor generalny, prezes), ale inna upoważniona osoba ( na przykład zastępca dyrektora, dyrektor personelu itp.). Całkiem możliwe, że w czasie „wojen korporacyjnych” menedżer pozbawiony uprawnień przez założycieli nie chce opuścić stanowiska i nadal „zarządza” organizacją, w tym zatrudnia pracowników i podpisuje z nimi umowy o pracę. Taki „lider” nie ma już dostępu do pieczęci organizacji, więc jego podpis pozostaje niecertyfikowany. Oznacza to, że brak pieczęci osoby prawnej (przedsiębiorcy indywidualnego) na umowie o pracę powinien zaalarmować pracownika. Zwykle audytorzy czynią uwagę również w przypadku, gdy umowa o pracę nie jest podpieczętowana przez pracodawcę. W rzeczywistości mówimy o zwyczaju prawnym, który rozwinął się w dziedzinie prawa pracy i nakazuje zapieczętowanie umów (praca, pełna odpowiedzialność finansowa) oraz dodatkowe umowy (załączniki) do nich.

Błędem jest także poświadczanie podpisu pracodawcy (jego przedstawiciela) nie pieczęcią organizacji, ale jakąkolwiek tak zwaną „prostą” pieczęcią (na przykład pieczęcią „dla działu personalnego”).

Druk na zamówienie

Zamówienia nie są stemplowane. Wynika to z faktu, że zamówienie jest wewnętrznym dokumentem administracyjnym, który włącza nowo zatrudnionego pracownika w powiązania organizacyjne przedsiębiorstwa. Tak więc pracownicy personelu zaczynają prowadzić kartę czasu pracy dla tego pracownika, dokonywać wpisu o spotkaniu w zeszycie pracy itp. na podstawie kolejności przyjęcia. Ujednolicony formularz zamówienia na zatrudnienie pracownika nie przewiduje tej szczegółu (brak skrótu „M.P.”). Zasadniczo dopuszczalne jest zachowywanie poleceń personelu w dowolnej formie, ale nawet w tym przypadku pieczęć nie jest potrzebna.

Nie powinniśmy jednak zapominać, że pracownik ma prawo zażądać kopii zlecenia o pracę (część 2 art. 68 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Kopie zleceń o pracę, a także inne kopie dokumentów kadrowych pochodzące z organizacji wymagają odpowiedniego poświadczenia, co nie jest możliwe bez opatrzenia pieczęcią.

Jak poświadczyć kopie dokumentów kadrowych

Artykuł 62 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nakłada na pracodawcę obowiązek dostarczenia pracownikowi kopii dokumentów związanych z pracą, które muszą być „odpowiednio” poświadczone. Przyjrzyjmy się dokładnie, w jaki sposób należy poświadczyć kopie i jakich przepisów należy przestrzegać.

Zgodnie z Dekretem Prezydium Sił Zbrojnych ZSRR z dnia 4 sierpnia 1983 r. nr 9779-X, który obowiązuje do dziś: „W sprawie trybu wydawania i poświadczania przez przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje kopii dokumentów dotyczących praw obywateli” (zwany dalej „rozporządzeniem”), dokładność kopii dokumentu musi być poświadczona podpisem kierownika lub upoważnionego urzędnika oraz pieczęcią (z wyjątkiem przypadków, gdy dany dokument wymaga poświadczenia notarialnego).

GOST R 6.30-2003 dokładnie określa, jak powinien wyglądać napis certyfikujący (patrz przykład 1):

poniżej atrybutu „podpis” umieszczony jest napis „True”;

złożono jego osobisty podpis;

podpis jest odszyfrowany (inicjały, nazwisko);

wskazana jest data certyfikacji;

pieczęć jest przyklejona.

Również w praktyce można spotkać się z następującym certyfikatem (patrz przykład 2). Ta metoda zapewnienia jest całkowicie akceptowalna.

Najczęściej pracownicy ubiegają się o odpis książeczki pracy (np. w celu uzyskania paszportu zagranicznego itp.). Czasami proszą o kopię postanowienia o zatrudnieniu na pół etatu, aby „główny” pracodawca mógł dokonać odpowiedniego wpisu w książeczce pracy.

Ponieważ mówimy o dokumentach personalnych przechowywanych w dziale personalnym, ich kopie są poświadczone przez inspektora działu personalnego. Pożądane jest, aby lokalny akt prawny organizacji (na przykład w Regulaminie obsługi personelu przedsiębiorstwa lub w instrukcjach dotyczących zarządzania dokumentacją personalną) określał procedurę takiej certyfikacji, a także określał, które kopie mogą być poświadczone pieczęcią działu personalnego. Jest to w pełni zgodne z zaleceniami GOST R 6.30-2003, który pozwala na poświadczenie kopii pieczęcią ustaloną według uznania organizacji (pkt 3.26).

Oczywiście GOST R 6.30-2003 nie jest ogólnie wiążący, w rzeczywistości zawiera zalecenia. Dekret nie kładzie jednak nacisku na rodzaj pieczęci, określając jedynie, że „o prawidłowości odpisu dokumentu świadczy… pieczęć” (nie precyzując „pieczęci organizacji”). Innymi słowy, regulacyjny akt prawny jest obojętny na rodzaj pieczęci umieszczonej podczas certyfikacji. Dlatego zalecenia Państwowego Standardu Federacji Rosyjskiej nie są sprzeczne z przepisami prawa w tej części.

Dekret wymaga także, aby na odpisie umieścić datę jego wystawienia oraz zaznaczyć, że oryginał dokumentu znajduje się w danym przedsiębiorstwie, instytucji lub organizacji. W praktyce wymóg ten jest prawie nie przestrzegany, co ma wiele wyjaśnień. Na przykład dział HR wydaje kopię zeszytu ćwiczeń. Oczywiste jest, że jego oryginał, w pełnej zgodności z Zasadami prowadzenia i przechowywania zeszytu ćwiczeń, zatwierdzony dekretem rządowym nr 225, jest przechowywany w sejfie działu personalnego. Jednak ten oryginał nie będzie tam przechowywany na zawsze, prędzej czy później zeszyt ćwiczeń zostanie przekazany pracownikowi po zwolnieniu (w przeciwieństwie do na przykład zlecenia zatrudnienia, które jest przechowywane przez co najmniej 75 lat). Wskazanie daty wystawienia nie ma również znaczenia prawnego dla poświadczenia autentyczności kopii dokumentu. Chodzi raczej o wewnętrzne stosunki pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, gdyż pracodawca ma obowiązek, nie później niż w ciągu trzech dni roboczych od dnia złożenia przez pracownika wniosku, przekazać mu kopie dokumentów związanych z pracą (art. 62 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Ponadto absolutnie nie jest konieczne umieszczanie takiego znaku na samym dokumencie, jeśli przedsiębiorstwo prowadzi dziennik wydawania zaświadczeń i kopii dokumentów.

Pieczątka w zeszycie ćwiczeń

W odniesieniu do zeszytów pracy wymóg ten jest zapisany w Zasadach prowadzenia i przechowywania zeszytów pracy, tworzenia formularzy zeszytów pracy i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225 (zwanym dalej zwane Regulaminem) oraz Instrukcją wypełniania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzoną uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. Nr 69 (zwaną dalej Instrukcją).

Tym samym na stronie tytułowej wymagana jest pieczątka, którą umieszcza się przy rejestracji zeszytu ćwiczeń (pkt 2.2 Instrukcji). Służy do tego odpowiednie pole w prawym dolnym rogu, oznaczone skrótem „MP”. W tym wypadku można posłużyć się zarówno pieczęcią organizacji, jak i pieczęcią działu HR.

Plombę nakleja się także na wewnętrzną stronę okładki w przypadku dokonania zmian w informacjach zawartych na stronie tytułowej (pkt 2.3 Instrukcji).

Przykładowo najczęstszym przypadkiem jest sytuacja, gdy pracownica wyszła za mąż i zmieniła nazwisko panieńskie na nazwisko męża. Oficer personalny staje przed zadaniem odzwierciedlenia tych zmian w książce pracy pracownika. W tym celu skreśla poprzednie nazwisko jedną cienką kreską, umożliwiając odczytanie tego, co zostało przekreślone, a nad nim ostrożnie wpisuje nowe nazwisko. Instrukcja wymaga dokonania takich zmian wyłącznie na podstawie odpowiednich dokumentów (w tym przypadku aktu małżeństwa) i odniesienia się do nich na wewnętrznej stronie okładki zeszytu ćwiczeń. Odniesienie takie musi być poświadczone podpisem pracodawcy lub osoby przez niego specjalnie upoważnionej oraz pieczęcią organizacji (lub pieczęcią służby personalnej).

Szczególną uwagę należy zwrócić na poświadczenie dokumentacji w przypadku zwolnienia pracownika (klauzula 35 Regulaminu). Zatem po zwolnieniu pracownika wszystkie wpisy dokonane w jego książce pracy podczas jego pracy w tej organizacji są poświadczone podpisem pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg pracy, pieczęcią organizacji (obsługa personalna) i podpisem samego pracownika.

Należy zauważyć, że podobne wymagania zostały zawarte w Instrukcji dotyczącej procedury prowadzenia ksiąg pracy w przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach (zatwierdzonej uchwałą Państwowego Komitetu Pracy ZSRR z dnia 20 czerwca 1974 r. Nr 162).

Podczas poświadczania dokumentów po zwolnieniu najczęstszym błędem jest to, że funkcjonariusz personalny omyłkowo umieszcza pieczęć innej organizacji. Zwykle ma to miejsce w strukturach typu holdingowego. Wtedy dochodzi do sytuacji, gdy certyfikacja została przeprowadzona przez organizację niepowiązaną z organizacją, która otworzyła ten blok swoją nazwą (pełną i skróconą).

Jak naprawić ten błąd? Niestety, ani Regulamin, ani Instrukcja nie dają na to odpowiedzi. Wielu ekspertów sugeruje, aby po błędnie zamkniętym bloku ewidencji otworzyć nowy blok tej samej organizacji w postaci pełnej i skróconej nazwy, dokonać wpisu korygującego stwierdzającego nieważność protokołu zwolnienia, poświadczyć go podpisami i opatrzyć odpowiednią pieczęcią. Decyzja taka nie jest pozbawiona wad, gdyż brak jest podstaw do uznania protokołu zwolnień za nieważny. W tym protokole wszystkie szczegóły (numer seryjny protokołu, data, treść, szczegóły zamówienia) odpowiadają rzeczywistości. Ponadto zapis certyfikacyjny ma charakter całkowicie niezależny i dotyczy nie tylko protokołu zwolnień, ale całego bloku akt (patrz paragraf 35 Regulaminu: „w przypadku zwolnienia pracownika... Wszystkie wpisy …posiadają certyfikaty…”). Całkowicie bezsensowne wydaje się uznawanie wszelkich zapisów u danego pracodawcy za nieważne.

W tym przypadku zapis certyfikacyjny jest błędny ze względu na nieprawidłowy szczegół „pieczęci”. Dlatego właśnie to należy poprawić. Wiele osób radzi sobie, umieszczając obok niego odpowiednią pieczęć. Jednak obecność dwóch pieczęci jako szczegółów w dokumencie wygląda nieprawidłowo. Wyobraźmy sobie umowę o pracę, opieczętowaną przez pracodawcę dwiema pieczęciami, z których jedna nie jest powiązana z osobą prawną występującą w roli pracodawcy. Oczywiście jest to niedopuszczalne.

Niektórzy funkcjonariusze personalni sugerują dokonanie wpisu korygującego o następującej treści pod następującym numerem seryjnym:

Proponują umieszczenie obok tego wpisu właściwej pieczątki. Blok ewidencji został jednak już zamknięty protokołem zwolnień i poświadczony (nawet jeśli poświadczony nie do końca poprawnie). W związku z tym były pracodawca nie ma powodu do dokonywania późniejszych wpisów. A otwieranie bloku rekordów w celu dokonania tylko jednego wpisu certyfikacyjnego nie ma sensu, ponieważ taki zapis nie może istnieć w oderwaniu od rekordów, które podlegają certyfikacji.

Nie ma więc idealnego wyjścia z tej sytuacji, każda korekta nieprawidłowo umieszczonej pieczęci będzie w taki czy inny sposób sprzeczna z Instrukcją i Regulaminem. Wydaje się, że można wybrać dowolną z tych metod, jednak pracownik powinien otrzymać zaświadczenie potwierdzające staż pracy u tego pracodawcy i zalecić zachowanie tego zaświadczenia do przedstawienia innym pracodawcom i organom emerytalnym (w razie potrzeby).

Podobnie należy wyjaśnić, czy pieczęć na wewnętrznej okładce zeszytu ćwiczeń została omyłkowo umieszczona („pieczęć takiej a takiej organizacji została umieszczona nieprawidłowo”). Przykładowo, dokonując wpisu o zmianie nazwiska, funkcjonariusz przy poświadczaniu użył niewłaściwej pieczątki. Jedynie zamiast zaświadczenia uzupełniającego w tym przypadku właściwe jest wystawienie uwierzytelnionej kopii postanowienia, na podstawie którego nazwisko pracownika zostało zmienione w dokumentach organizacji.

Jeżeli pod wpisem o dodaniu informacji o wykształceniu i/lub zawodzie zostanie umieszczona błędna pieczątka, wówczas w tym przypadku można wystawić zaświadczenie sporządzone w dowolnej formie, które będzie poświadczać, że odpowiedni wpis na okładce został dokonany przez tego konkretnego pracodawcy.

Czasem zdarza się, że naklejony znaczek częściowo nie odpowiada nazwie organizacji zawartej w tytule. Może to być błąd funkcjonariusza personalnego, który nieuważnie otworzył blok akt. Błędna nazwa organizacji jest również prawie niemożliwa do poprawienia, ponieważ nie jest numerowana. W tym przypadku rozwiązaniem byłoby również wystawienie zaświadczenia potwierdzającego odpowiedni okres stażu pracy.

Podobny błąd występuje również w przypadku pominięcia zapisu o zmianie nazwy organizacji. Na przykład nazwa Romashka LLC została przemianowana na Romashka Audit Firm LLC, co znajduje odzwierciedlenie w jej dokumentach założycielskich. W związku z tym zwalniając pracownika, pracodawca umieszcza pieczęć należącą do Romashka Auditing Firm LLC. Ponieważ jednak po prostu zapomnieli sporządzić protokół zmiany nazwy, nazwa bloku rekordów nie odpowiada szczegółom druku. Oznacza to, że formalnie uznaje się, że wpisy te zostały dokonane przez dwie różne organizacje.

Dopóki blok wpisów nie zostanie zamknięty, dość łatwo jest dokonać brakującego wpisu (pkt. 3.2 Instrukcji). Jeśli jednak wpisy są już zamknięte, nie ma już powodu, aby wprowadzać brakujący wpis. Można oczywiście otworzyć nowy blok rekordów i dokonać brakującego wpisu, jednak do czasu wykrycia takiego błędu pracownik może już pracować w nowym miejscu. W takim przypadku ponownie wydawany jest certyfikat, który odzwierciedla informacje o stażu pracy pracownika oraz o zmianie nazwy organizacji, która nastąpiła w okresie jego pracy. Pracownik ma prawo przedstawić takie zaświadczenie w nowym miejscu pracy, a pracodawca ma obowiązek dokonać odpowiedniego wpisu na podstawie tego zaświadczenia (par. 27 Regulaminu). Pracownik powinien zachować takie zaświadczenie jako dokument potwierdzający.

Dość często istnieją księgi pracy, w których blok akt organizacji jest zamknięty zawiadomieniem o zwolnieniu, podpisem urzędnika ds. Personalnych i podpisem pracownika, ale pieczęć organizacji (pieczęć działu personalnego) brakuje. Wadę tę można wyeliminować w prosty sposób - pracownik wystarczy udać się do poprzedniego miejsca pracy i poprosić o pieczątkę. Najważniejsze, żeby tego nie opóźniać, ponieważ organizacja może zmienić nazwę, zamówić nowe pieczęcie i zniszczyć stare. Wtedy certyfikacja pieczęcią może nastręczać trudności. Ale nawet w tym przypadku pomocne będzie wydanie certyfikatu potwierdzającego.

Problemy mogą pojawić się także w przypadku próby uzupełnienia braku pieczęci, gdy poprzednia organizacja została już zlikwidowana lub zreorganizowana. W takich przypadkach w celu uzyskania certyfikatów potwierdzających należy skontaktować się z następcami prawnymi organizacji lub archiwami, w których złożono dokumenty personalne. Jednak bezpieczeństwo dokumentów personelu nie zawsze jest odpowiednio zapewnione, dlatego istnieje ryzyko, że nie otrzymasz zaświadczenia archiwalnego. A wtedy odpowiedni blok zapisów na zawsze pozostanie bez pieczęci i zostanie uznany za niewłaściwie poświadczony. Co do zasady kolejny pracodawca może po takim bloku rekordów otworzyć własny blok. Problematyczne będzie jednak ustalenie stażu pracy na podstawie niewłaściwie poświadczonych wcześniejszych zapisów.

Jeszcze bardziej skomplikowana sytuacja powstaje, gdy w zeszycie pracy brakuje nie tylko pieczęci poświadczającej, ale nawet aktu zwolnienia. Wówczas pracodawca zatrudniający pracownika nie będzie mógł takiej księgi prowadzić, gdyż formalnie uważa się, że pracownik pracuje w innej organizacji, choć w rzeczywistości organizacja ta może być już zlikwidowana. Jeżeli jednak pracownik przedstawi zaświadczenie archiwalne, z którego będzie wynikało, że zwolnienie nastąpiło, „nowy” pracodawca ma prawo założyć własny blok ewidencyjny i w swoim składzie uwzględnić informację o zwolnieniu pracownika pracownik z poprzedniego miejsca pracy.

Umiejscowienie pieczęci na dokumencie

Niemałe znaczenie ma także umieszczenie pieczęci na dokumencie personalnym. Najczęstszy błąd: pieczęć całkowicie zakrywa osobisty podpis urzędnika, uniemożliwiając w ten sposób porównanie go z podpisami na innych dokumentach lub wzorami podpisów (czyli identyfikację jako autentyczną). Czasem takie stemple są celowe, bo za urzędnika podpisała się osoba nieuprawniona. Taki dokument nosi wszelkie znamiona fałszywego dokumentu i wskazuje na nieuczciwość takiej organizacji.
Powszechnie przyjmuje się, że pieczęć zakrywa część tytułu stanowiska, pozostawiając osobisty podpis urzędnika i jego rozszyfrowanie otwarte do odczytania. Podobne zasady zawsze istniały w ZSRR, a obecnie takie wymagania są zapisane w aktach departamentalnych, które określają odpowiednią procedurę pracy biurowej odpowiednim organom rządowym.

Inną wadą często spotykaną na dokumentach jest odcisk pieczęci na dokumencie, który jest zbyt gruby lub zbyt blady, a także wydruk z częściowo brakującym obrazem (zwykle przy niewielkim nacisku). Zalecamy, aby wydruk był wyraźny i czytelny.

* * *

Zatem pieczęć organizacji na dokumentach personalnych jest konieczna w przypadkach, gdy dokument formalizuje wszelkie wzajemne prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika, a także w przypadkach, gdy dokument lub jego kopia poświadcza wszelkie fakty lub prawa pracownika (w tym były pracownik). Dokumenty wewnętrzne pracodawcy nie podlegają opieczętowaniu. A ponieważ pieczęć wskazuje na wagę dokumentu, nie należy popełniać błędów przy jej umieszczaniu. W przeciwnym razie mogą powstać negatywne sytuacje zarówno dla pracownika, który zostaje pozbawiony możliwości udowodnienia swoich praw poprzez przedstawienie dokumentu, jak i dla pracodawcy, któremu grozi pociągnięcie do odpowiedzialności administracyjnej za naruszenie procedury prowadzenia dokumentacji kadrowej.

2 W niektórych przypadkach prawo nie wymienia wskazania lokalizacji jako obowiązkowego szczegółu pieczęci (klauzula 4 art. 3 ustawy federalnej z dnia 12 stycznia 1996 r. nr 7-FZ „O organizacjach non-profit”).

3 Zarządzenie Moskiewskiej Izby Rejestracyjnej z dnia 20 stycznia 1999 r. nr 17 „W sprawie procedury zatwierdzania szkiców pieczęci i znaczków” (w rzeczywistości dokument stracił moc). Zobacz także moskiewską ustawę nr 44 z 30 czerwca 2004 r. „O rachunkowości pieczęci” (utraconą w związku z przyjęciem moskiewskiej ustawy nr 28 z 22 czerwca 2005 r.).

4 Należy zauważyć, że w zeszycie ćwiczeń próby z 1974 r. w polu „nazwisko” przewidziano aż trzy kolumny na takie zmiany. Dlatego w takich księgach nowe nazwisko wpisuje się nie na górze, ale na dole, w wolnej kolumnie.

5 Podpisu pracownika może brakować, jeżeli był nieobecny w pracy przy sporządzaniu książeczki pracy w dniu zwolnienia (na przykład z powodu choroby itp.) lub jeśli on sam odmawia podpisania (zwykle w przypadku „konfliktu” zwolnienie, „na podstawie art.”).

6 Patrz: „Państwowy system wspomagania dokumentacji zarządzania. Podstawowe postanowienia. Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i obsługi dokumentacji” (zatwierdzone decyzją Zarządu Archiwum Głównego ZSRR z dnia 27 kwietnia 1988 r., zarządzeniem Archiwum Głównego ZSRR z dnia 23 maja 1988 r. nr 33).

7 Patrz: Standardowe instrukcje pracy biurowej i archiwalnej w organach celnych (regionalne wydziały celne, izby celne, urzędy celne), zatwierdzone. zarządzeniem Federalnej Służby Celnej Rosji z dnia 18 października 2004 r. nr 160; Zatwierdzono Instrukcję pracy biurowej w organach i instytucjach prokuratury Federacji Rosyjskiej. postanowieniem Prokuratora Generalnego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 grudnia 1998 r. nr 93.

Stempel do dokumentów - gdzie go umieścić ona i jaka powinna być? Odpowiedź na te pozornie proste pytania charakteryzuje się wieloma niuansami – przyjrzyjmy się im.

Jakiego rodzaju pieczęć należy używać w dokumentach?

Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy mogą używać następującej pieczęci do poświadczania dokumentów:

• główny;
• jednostka strukturalna;
• specjalne (np. pieczęć do dokumentów Do użytku wewnętrznego).

Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej nie zawiera żadnej klasyfikacji fok - w praktyce rozwinęło się stosowanie powyższych odmian.

Potrzeba zaangażowania pieczątki do dokumentów odmienna od głównej, może wynikać z trudności w uzyskaniu operacyjnego dostępu do pieczęci głównej przez działy strukturalne przedsiębiorstwa lub określonych pracowników. W związku z tym można im dać możliwość stosowania odpowiednich alternatywnych instrumentów certyfikacji dokumentów.

Z prawnego punktu widzenia wszystkie rodzaje plomb stosowanych przez firmę są równoważne, jeżeli:

• za ich pośrednictwem można zapisać na papierze pełną nazwę firmy, a także jej adres;
• mają okrągły kształt;
• nazwa rodzaju zastosowanej pieczęci (np. „Dla działu HR”) nie jest sprzeczna z zakresem jej stosowania (tzn. dział HR nie może poświadczać pieczęcią dokumentów działu sprzedaży).

Jeżeli dokument wysyłany jest do agencji rządowej, powinien być poświadczony jedynie pieczęcią główną. Stosowanie przez spółkę specjalnych pieczęci lub pieczęci odpowiadających podziałom strukturalnym w kontaktach z partnerami i wykonawcami odbywa się za ich zgodą.

Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi ustawą nr 82-FZ z dnia 6 kwietnia 2015 r. do szeregu przepisów federalnych, organizacje rosyjskie co do zasady nie są zobowiązane do używania pieczęci w stosunkach prawnych, chyba że określone przepisy prawa wyraźnie stanowią inaczej.

Więcej na temat specyfiki stosowania norm prawnych regulujących używanie pieczęci przez organizacje można dowiedzieć się z artykułu.

Ale jeśli firma nadal korzysta z własnego pieczątka na dokumenty - gdzie ją umieścić? ona, w której części prześcieradła?

Która część dokumentu jest ostemplowana?

Jest przymocowany pieczęć do dokumentów w większości przypadków obok podpisu osoby, która poświadczyła dokument urzędowy. Z reguły skrót „M.P.” występuje w odpowiednim obszarze dokumentu. (miejsce do druku). Jeśli jednak nie jest on podany w oryginalnej formie, nie należy go wprowadzać ręcznie.

Gdzie mogę stemplować dokumenty? przy ich certyfikacji? Zatem na certyfikowanym dokumencie pieczęć musi być umieszczona w taki sposób, aby umożliwiała:

• rozpoznać inne istotne szczegóły dokumentu (nazwy kolumn i zawarte w nich informacje);
• poświadczam autentyczność podpisu osoby sprawdzającej dokument.

Pożądane jest również, aby pieczęć częściowo zakrywała jedno ze słów składających się na stanowisko osoby podpisującej dokument.

Wykonawcy, organy podatkowe i inne agencje rządowe zawsze chętnie korzystają z możliwie wyraźniejszego druku na papierze (ale bez pogrubienia).

Gdzie mogę znaleźć próbki pieczęci do dokumentów?

Nasi specjaliści przygotowali dla Ciebie kilka próbek pieczątki do dokumentów, które są używane w różnych przypadkach. Możesz także zobaczyć przykład prawidłowego stemplowania dokumentu.

Wyniki

Aby zoptymalizować przepływ dokumentów, rosyjskie firmy mają prawo korzystać nie tylko z głównego, ale także dodatkowego pieczęcie do dokumentów. Dokumenty poświadczone jedynie pieczęcią główną należy jednak przesyłać do struktur urzędowych.

Ważne jest, aby zapewnić strukturę główną i dodatkową pieczątki do dokumentów nazwy i adresy firm. Wszystkie typy pieczątki do dokumentów, wykorzystywane przez firmę do ich certyfikacji, wysyłane do podmiotów zewnętrznych – kontrahentów, agencji rządowych, muszą być okrągłe.

Gdzie umieszcza się stempel na dokumentach? Należy go umieścić w taki sposób, aby nie zakrywał innych istotnych wpisów występujących w dokumencie.

W artykule możesz zapoznać się z innymi niuansami korzystania z drukowania podczas organizowania przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie.

Jakie dokumenty można opatrzyć okrągłą „pieczęcią dokumentu”?

Z praktyki kancelaryjnej taką pieczątką umieszcza się:

• umowy, kontrakty (dostawy, usługi, kontrakty)
• faktury (wystawione w celu zapłaty za coś)
• stopy procentowe, świadectwa ukończenia prac, KS-2, KS-3
• dokumenty płatnicze dla banku
• zaświadczenia, wypisy (czy to mieszkalnictwo i usługi komunalne, placówki medyczne, urząd stanu cywilnego itp.)
• dyplomy, certyfikaty
• i po prostu w różnych pismach stanowiących korespondencję biznesową pomiędzy Twoją organizacją a innymi biurami

Tego typu pieczęć umieszczana jest na dokumentach w celu potwierdzenia podstawy prawnej, czyli zrozumienia ważności tego dokumentu. Pieczęć organizacji można umieścić w następujących formach.

Do dokumentów- jest to główny rodzaj pieczęci dla wszystkich organizacji, pieczęcie pomocnicze mają węższy zakres (do faktur, do kopii).

O ile wiem, w pracy biurowej każdej organizacji zwyczajowo tworzy się listę (kolejność) dokumentów poświadczonych pieczęcią.

Pieczęć „Do dokumentów” może służyć do poświadczania kopii dokumentów, sprawozdań do funduszy pozabudżetowych, zleceń odbioru gotówki, poświadczania dokumentów wewnętrznych przedsiębiorstwa (organizacji), pisemnych wniosków do organów rządowych, pełnomocnictw dla urzędników do reprezentowania interesów w sądzie i pozwie, zaświadczeń księgowych „o udzielaniu informacji”. Zamówienia dla przedsiębiorstwa.

Wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba postawienia pieczątki. Niektórzy nawet umieszczają okrągłą pieczątkę na przyjętych listach.

Najważniejsze to wiedzieć gdzie nie można stemplować dokumentów.

Dotyczy to głównie dokumentów bankowych, które zawierają już odcisk pieczęci. Ważne jest, aby firma posiadała akt administracyjny, który normalizowałby działanie dodatkowej pieczęci.

Pieczęć dokumentów służy głównie do użytku wewnętrznego organizacji, można ją umieścić na akcie przekazania towaru, na podpisie lub przyjąć ładunek. Takiej pieczęci nie umieszcza się na umowach, przynajmniej dotyczy to dużych organizacji.

Gdzie można go umieścić i kiedy drukuje się dokumenty?

Na początku kwietnia 2015 roku została wydana ustawa federalna nr 82-FZ, zgodnie z którą druk przestaje być obowiązkowym atrybutem organizacji.

Jaki powinien być

Niezależnie od formy organizacyjnej, stereotyp organizacyjny musi zawierać jego pełną nazwę i adres. Dopuszczalne jest podanie nazwiska w języku obcym. Akty regulacyjne nie regulują ani wielkości kliszy, ani jej koloru.

Ponadto nie wiadomo, czy możliwe jest wskazanie skróconej nazwy firmy, a także uzupełnienie pieczęci o takie dane, jak napisy „do dokumentów” lub „do faktur”. Można stwierdzić, że ustawodawca pozostawił swobodę umieszczania nazwy skróconej i napisów w gestii przedsiębiorców.

Ogólnie przyjęty rozmiar to 38-42 mm. Zazwyczaj znaczek firmy jest niebieski lub fioletowy. Jeżeli dokument zostanie zgubiony lub zniszczony, firma ma obowiązek wyprodukować nowy egzemplarz. To samo dotyczy sytuacji, gdy zmieniły się dane organizacji wskazane na wydruku (np. adres czy nazwa).

Ustawa federalna nr 82-FZ dopuszcza możliwość, że organizacja nie posiada pieczęci, jednak prawo zobowiązuje do stosowania pieczęci na ścisłych formularzach sprawozdawczych, w zeszytach pracy, a także w zamówieniach gotówkowych. Wynika z tego, że dopóki w przepisach pozostanie wzmianka o obowiązkowym opatrzeniu pieczęcią jakiejś dokumentacji, spółka ma obowiązek ją posiadać.

Stosowanie plomb jest obowiązkowe, jeżeli firma nie spisała w umowie z konkretnym kontrahentem klauzuli dotyczącej ewentualnego jej niestosowania. W przypadku braku takiej klauzuli transakcja może zostać uznana za nieważną.

Lista dokumentów

Na dokumentach umieszcza się stempel, aby nadać im moc prawną. Jednak nie każda dokumentacja tego wymaga. Na niektórych dokumenty personalne Możesz przegapić dodanie tego szczegółu.

Niektóre są potwierdzone pieczątką dokumenty księgowe(na przykład szacunki i instrukcje). Cała dokumentacja składowa, umowy i umowy dodatkowe również muszą być certyfikowane.

Odcisk umieszcza się u dołu tekstu, obok podpisu urzędnika. W żadnym wypadku pieczątka nie powinna pojawiać się na transkrypcie podpisu. Czasami w miejscu, w którym nałożono pieczęć, umieszcza się znak „M”. P." lub „Miejsce pieczęci” i należy na nim umieścić odcisk.

Podstawowy

Dokumentacja pierwotna w firmie to tzw. księgowość pierwotna, tzn pierwszy etap podsumowywania działań w organizacji. Dokumenty podstawowe to te, które mogą potwierdzić istnienie transakcji biznesowej. Wszystkie informacje zawarte w „podstawowym” muszą znaleźć odzwierciedlenie w rachunkowości.

Znaczek umieszczany jest na tych papierach pierwotnych, które są wykonane w ujednoliconej formie. Przykładem ujednoliconego dokumentu pierwotnego jest list przewozowy sporządzony według formularza TORG-12. Jeśli firma sama zatwierdzi formę dowolnego dokumentu pierwotnego, wówczas umieszczenie pieczęci nie jest obowiązkowe.

Zamówienia

Zamówienie jest dokumentem wewnętrznym w organizacji, tj. on nie wykracza poza to. Tym samym umieszczenie nadruku na zamówieniu nie jest obowiązkowe i w większości przypadków jest pomijane. Jeśli pracownik poprosi o kopię zamówienia, wówczas kopia jest poświadczona zgodnie ze wszystkimi normami, opatrzona pieczęcią i innymi istotnymi szczegółami.

Papiery firmowe organizacji

Stempel umieszczany jest na papierze firmowym organizacji, w zależności od sposobu wykonania formularza. Jeśli więc papier firmowy należy do ścisłych formularzy sprawozdawczych, wymagany jest nadruk na takim papierze. Jeżeli papier firmowy organizacji jest wydawany na wielokolorowym papierze z logo firmy, wówczas nie umieszcza się żadnego nadruku.

Aby poświadczyć zwykły list informacyjny na papierze firmowym organizacji, wystarczy złożyć podpis urzędnika. W niektórych przypadkach wymagany jest nadruk na papierze firmowym. Pieczęć umieszczana jest na listach gwarancyjnych, a także na pełnomocnictwach (np. do reprezentowania interesów spółki w sądzie lub do otrzymania majątku materialnego).

Inny

Umieszczenie stempla na dokumencie, na którym nie jest on umieszczony, nie powoduje wszczęcia postępowania. Jeśli jednak nie umieścisz tej informacji na dokumentach wymaganych w ten sposób poświadczenia, konsekwencje mogą być niekorzystne.

Oprócz powyższych dokumentów wymagane jest zaświadczenie następujące rodzaje dokumentów:

• umowy (zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne);
• umowy dodatkowe;
• akty (przyjęcie i przekazanie, badanie itp.);
• referencje i charakterystyka;
• dokumenty podróżne;
• petycje;
• listy gwarancyjne;
• harmonogramy zatrudnienia, instrukcje;
• książki pracy.

Wypełniając zeszyt ćwiczeń, należy wziąć pod uwagę następujące punkty. Pieczęć organizacji musi znajdować się na stronie tytułowej księgi. Jeżeli dane osobowe pracownika uległy zmianie – na wewnętrznej stronie okładki. W przypadku zwolnienia do zawiadomienia o zwolnieniu należy zawsze dołączyć niebieską pieczęć organizacji.

Typowe wrażenia

W zależności od formy organizacyjnej przedsiębiorstwa Odciski pieczęci mogą różnić się wyglądem. Zatem odcisk indywidualnego przedsiębiorcy jest nieco prostszy niż odcisk spółki LLC lub CJSC i zawiera mniej obowiązkowych elementów. Przyjrzyjmy się typowym odciskom znaczków w zależności od rodzaju i kształtu firmy.

1. Prosty. Zawiera w środku nazwę organizacji, a w ramce formę działalności organizacyjnej oraz ORGN i KPP. Na ramce można umieścić także adres firmy.
2. Z mikrotekstem. W takich uszczelkach, w przeciwieństwie do poprzednich, występuje bardziej złożone obrzeże, biegnące wzdłuż krawędzi w 2 warstwach. Warstwa zewnętrzna zawiera mniejszy tekst, który wskazuje np. jego numer rejestracyjny. W wewnętrznej warstwie obrzeża, jak również w prostym druku, znajduje się adres, OGRN i punkt kontrolny oraz forma organizacyjna firmy.
3. Z ozdobną krawędzią. Duże firmy preferują w swojej działalności wykorzystywanie fantazyjnych nadruków, w których pomiędzy wewnętrzną i zewnętrzną warstwą krawędzi znajduje się wzór.
4. Dla indywidualnych przedsiębiorców. Z reguły w środku znajduje się pełna nazwa przedsiębiorcy, natomiast wzdłuż krawędzi znajdują się takie dane jak OGRNIP, adres i NIP.

Z tego filmu dowiesz się, jakie dokumenty są stemplowane.

Cechy mocowania

Pieczęć jest wymagana na wszystkich umowach, większości dokumentów personalnych, a także na dokumentacji podstawowej. Listy gwarancyjne i akty nie mają mocy prawnej, jeśli nie są ostemplowane. Nic złego się nie stanie, jeśli umieścisz go na dokumencie, na którym nie jest wymagana pieczątka. Należy jednak zawsze umieszczać go tam, gdzie jego obecność może być później potrzebna w trakcie postępowania sądowego.

Niektóre firmy opracowują specjalne regulaminy lub instrukcje dotyczące stosowania pieczęci. Z reguły jest zatwierdzany przez kierownika i zawiera takie sekcje, jak lista znaczków używanych w organizacji, miejsce ich przechowywania oraz procedura użycia.

Znaczenie prawne tego szczegółu polega na poświadczeniu podpisu urzędnika wchodzącego w skład kręgu kierowniczego osób pracujących w firmie, której nazwisko widnieje na pieczęci.

Odcisk nie może być umieszczony obok podpisu zwykłego pracownika firmy. Pożądane jest, aby pieczęć nie zachodziła na podpis urzędnika, była czytelna i umożliwiała rozróżnienie wszystkich zawartych na niej informacji.

Jak odmówić drukowania na dokumentach podstawowych, pokazano w tym filmie.

Prawa autorskie 2017 - Portal KnowBusiness.Ru dla przedsiębiorców

Kopiowanie materiałów jest dozwolone wyłącznie w przypadku korzystania z aktywnego łącza do tej witryny.

Gdzie mogę umieścić pieczątkę na dokumencie - próbka?

Wyślij pocztą

Stempel do dokumentów - gdzie go umieścić ona i jaka powinna być? Odpowiedź na te pozornie proste pytania charakteryzuje się wieloma niuansami – przyjrzyjmy się im.

Jakiego rodzaju pieczęć należy używać w dokumentach?

Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy mogą używać następującej pieczęci do poświadczania dokumentów:

• główny;
• jednostka strukturalna;
• specjalne (np. pieczęć do dokumentów Do użytku wewnętrznego).

Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej nie zawiera żadnej klasyfikacji fok - w praktyce rozwinęło się stosowanie powyższych odmian.

Potrzeba zaangażowania pieczątki do dokumentów odmienna od głównej, może wynikać z trudności w uzyskaniu operacyjnego dostępu do pieczęci głównej przez działy strukturalne przedsiębiorstwa lub określonych pracowników. W związku z tym można im dać możliwość stosowania odpowiednich alternatywnych instrumentów certyfikacji dokumentów.

Z prawnego punktu widzenia wszystkie rodzaje plomb stosowanych przez firmę są równoważne, jeżeli:

• za ich pośrednictwem można zapisać na papierze pełną nazwę firmy, a także jej adres;
• mają okrągły kształt;
• nazwa rodzaju zastosowanej pieczęci (np. „Dla działu HR”) nie jest sprzeczna z zakresem jej stosowania (tzn. dział HR nie może poświadczać pieczęcią dokumentów działu sprzedaży).

Jeżeli dokument wysyłany jest do agencji rządowej, powinien być poświadczony jedynie pieczęcią główną. Stosowanie przez spółkę specjalnych pieczęci lub pieczęci odpowiadających podziałom strukturalnym w kontaktach z partnerami i wykonawcami odbywa się za ich zgodą.

Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi ustawą nr 82-FZ z dnia 6 kwietnia 2015 r. do szeregu przepisów federalnych, organizacje rosyjskie co do zasady nie są zobowiązane do używania pieczęci w stosunkach prawnych, chyba że określone przepisy prawa wyraźnie stanowią inaczej.

Więcej na temat specyfiki stosowania norm prawnych regulujących używanie pieczęci przez organizacje można dowiedzieć się w artykule „Pieczęć nie jest obowiązkowym atrybutem pierwotnej własności”.

Ale jeśli firma nadal korzysta z własnego pieczątka na dokumenty - gdzie ją umieścić? ona, w której części prześcieradła?

Która część dokumentu jest ostemplowana?

Jest przymocowany pieczęć do dokumentów w większości przypadków obok podpisu osoby, która poświadczyła dokument urzędowy. Z reguły skrót „M.P.” występuje w odpowiednim obszarze dokumentu. (miejsce do druku). Jeśli jednak nie jest on podany w oryginalnej formie, nie należy go wprowadzać ręcznie.

Gdzie mogę stemplować dokumenty? przy ich certyfikacji? Zatem na certyfikowanym dokumencie pieczęć musi być umieszczona w taki sposób, aby umożliwiała:

• rozpoznać inne istotne szczegóły dokumentu (nazwy kolumn i zawarte w nich informacje);
• poświadczam autentyczność podpisu osoby sprawdzającej dokument.

Pożądane jest również, aby pieczęć częściowo zakrywała jedno ze słów składających się na stanowisko osoby podpisującej dokument.

Wykonawcy, organy podatkowe i inne agencje rządowe zawsze chętnie korzystają z możliwie wyraźniejszego druku na papierze (ale bez pogrubienia).

Gdzie mogę znaleźć próbki pieczęci do dokumentów?

Nasi specjaliści przygotowali dla Ciebie kilka próbek pieczątki do dokumentów, które są używane w różnych przypadkach. Możesz także zobaczyć przykład prawidłowego stemplowania dokumentu.

Wyniki

Aby zoptymalizować przepływ dokumentów, rosyjskie firmy mają prawo korzystać nie tylko z głównego, ale także dodatkowego pieczęcie do dokumentów. Dokumenty poświadczone jedynie pieczęcią główną należy jednak przesyłać do struktur urzędowych.

Ważne jest, aby zapewnić strukturę główną i dodatkową pieczątki do dokumentów nazwy i adresy firm. Wszystkie typy pieczątki do dokumentów, wykorzystywane przez firmę do ich certyfikacji, wysyłane do podmiotów zewnętrznych – kontrahentów, agencji rządowych, muszą być okrągłe.

Gdzie umieszcza się stempel na dokumentach? Należy go umieścić w taki sposób, aby nie zakrywał innych istotnych wpisów występujących w dokumencie.

Z innymi niuansami stosowania pieczęci przy organizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie możesz zapoznać się w artykule „Lepiej umieścić okrągłą pieczęć w zeszytach ćwiczeń”.

Bądź pierwszą osobą, która dowie się o ważnych zmianach podatkowych

Mieć pytania? Uzyskaj szybką odpowiedź na naszym forum!

Kiedy można zastosować dodatkowe uszczelnienia?

Wiele organizacji, oprócz głównej pieczęci, wykorzystuje w swojej pracy także dodatkowe. Mogą być identyczne z głównymi lub mogą zawierać różne napisy wskazujące rodzaj jednostki strukturalnej firmy (na przykład „Dział HR”, „Księgowość”, „Magazyn”, „Sekretariat”, „Oddział”) lub rodzaj dokumentów, na których umieszczona jest pieczęć („Do dokumentów finansowych”, „Do rachunków”, „Do zaświadczeń”, „Do umów” itp.). Jest to szczególnie wygodne, gdy pilnie potrzebujesz stempla, ale nie ma dostępu do pieczęci głównej. Jednak kontrahenci często są podejrzliwi wobec takich plomb, a czasami nawet proszą o wymianę dokumentu. Czasami organy podatkowe i uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Północno-Zachodniego z dnia 13 października 2009 r. nr A21-8887/2008 przylegają do specjalnych pieczęci. Sprawdźmy, czy takie twierdzenia są uzasadnione.

Czy jest możliwość posiadania dodatkowych znaczków?

Jak może wyglądać dodatkowy wydruk

Przypomnijmy sobie, jak powinna wyglądać pieczęć główna i na tej podstawie wyróżnimy rodzaje pieczęci dodatkowych.

Jakie dokumenty można ostemplować dodatkowymi stemplami?

Jeśli pieczęć na dokumencie nie jest wymagana, możesz umieścić na nim dowolną pieczęć, nawet stempel.

Jeśli drukowanie na dokumencie jest obowiązkowe, możesz zastosować specjalną pieczęć, ale tylko wtedy, gdy będziesz przestrzegać kilku zasad.

Opinia czytelnika

„Wysłaliśmy kierowcę po odbiór towaru przez pełnomocnika z pieczątką „Do dokumentów”. Towar nie został do niego wysłany - powiedzieli, że taka pieczęć jest nieważna. Wyjaśnili, że się mylili, bo pieczęć była okrągła i wskazywała nazwę oraz miejsce rejestracji organizacji, ale to nie pomogło. Musiałem przepisać pełnomocnictwo i jechać jeszcze raz.”

księgowy, Moskwa

ZASADA 2. Plomby specjalne stosuje się zgodnie z ich przeznaczeniem i uchwałą VII AAS z dnia 17 grudnia 2010 nr 07AP-10623/10; FAS VVO z dnia 16 kwietnia 2004 r. nr A43-10946/2003-25-340. Przykładowo nie należy umieszczać pieczęci „Do rachunków” na umowach, a na dokumentach centrali nie należy umieszczać pieczęci oddziału. Ale pieczęć „Do dokumentów” ma charakter ogólny, dlatego można jej używać do dowolnego dokumentu zgodnie z uchwałą Federalnej Służby Antymonopolowej Federalnej Służby Antymonopolowej z dnia 11 listopada 2010 r. Nr A70-4089/2010.

ZASADA 3. Na dokumentacji kontraktowej, a także na dokumentach przyjęcia i przekazania towarów (pracy, usług) stosuje się specjalną pieczęć, chyba że umowa tego zabrania.Uchwała VII AAS z dnia 17 grudnia 2010 r. nr 07AP-10623/10 . Przykładowo, jeśli w umowie nie ma klauzuli mówiącej, że strony mogą używać jedynie pieczęci głównej, wówczas na dokumentach można umieścić pieczątkę „Do dokumentów”.

Nadal lepiej jest umieścić główną pieczęć na dokumentach dla agencji rządowych. Uchroni to firmę przed możliwymi sprzeczkami i sporami z ich strony. Dla wygody możesz wykonać kilka identycznych uszczelek.

Przypomnijmy, że drukiem wymagane są np. następujące dokumenty:

Jeśli Firma posiada kilka pieczęci, Aby uniknąć nieporozumień co do tego, który znaczek należy umieścić na jakim dokumencie, lepiej wydać rozporządzenie lub zatwierdzić rozporządzenie regulujące te kwestie.

Korzystając z dodatkowych znaczków należy pamiętać, że fiskus nie przywiązuje do nich szczególnej wagi. Ma to znaczenie głównie dla kontrahentów. Na przykład w sytuacjach, gdy kupującym jest Twoja firma. Ponieważ boją się, że po umieszczeniu dodatkowej pieczęci na dokumentach odbioru odmówisz następnie zapłaty za towar (pracę, usługi). Oznacza to, że podważysz fakt ich przyjęcia, powołując się na fakt, że ani pieczęć, ani podpisy na tych dokumentach nie mają z Tobą nic wspólnego. Osiemnasty AAS z dnia 01.06.2011 nr 18AP-4749/2011; Ósmy AAS z dnia 19 kwietnia 2010 r. nr A70-10916/2009; Czwarty AAS z dnia 22 grudnia 2009 r. nr A19-12082/09; Trzynasty AAS z dnia 25 sierpnia 2008 nr A56-43993/2007.

Dlatego z tych samych powodów powinieneś dokładnie sprawdzić uprawnienia swoich kupujących do podpisywania dokumentów przewozowych i zgodność umieszczanych przez nich plomb z wymienionymi przez nas wymogami.

Temat: Gdzie mogę umieścić pieczątkę „Do dokumentów”?

Opcje motywu

Szukaj według tematu

Gdzie mogę umieścić stempel „Do dokumentów”?

Pieczęć jest oficjalnie zarejestrowana. Chcę jednak z góry zabezpieczyć osobę, która będzie miała tę pieczęć i napisać zarządzenie (rozporządzenie), w którym będzie szczegółowo określone, gdzie taką pieczęć można, a gdzie nie można umieścić, kto ma prawo „poprosić” o taką pieczęć złożyć i na jakich dokumentach.

Np. akty wykonanej pracy, akty ugody, faktury, faktury – czy można je wprowadzać czy nie?

A co z otrzymanymi pismami i zawiadomieniami?

Nie wiesz, jak przeliterować słowo – spójrz słownik .

Jeśli odnosisz się do klauzuli 5 art. 185 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej, wówczas pieczęć jest obowiązkowym wymogiem pełnomocnictwa wydanego w imieniu osoby prawnej.

Uważam, że jeżeli prawo, inny akt prawny i umowa stron przewidują zapieczętowanie tego lub innego dokumentu, wówczas dokument ten powinien zostać opatrzony pieczęcią, o której mowa w art. 2 ust. 5 ustawy o LLC.

oraz fakt, że Twoja pieczęć będzie przeznaczona „na dokumenty”, to podaj przykład, kiedy pieczęć nie jest umieszczana na dokumentach. Czy karta bankowa nie jest dokumentem?

lat.Documentum - pisemne zaświadczenie.

Staś®

Tyle, że pierwotne pytanie, jak rozumiem, dotyczyło pieczęci innej niż ta na karcie bankowej.

I można albo w ogóle nie postawić pieczątki na umowie, albo umieścić na niej jakąkolwiek pieczątkę, to nie zmienia istoty

A następnie stempluj szaliki tą samą pieczęcią.

Z WZORAMI PODPISÓW I ODCISKAMI PIECZCI

8. Wzór odcisku pieczęci osoby prawnej (oddzielny oddział), umieszczonej przez Klienta na Karcie, musi odpowiadać pieczęci, którą Klient posiada zgodnie z jej dokumentami założycielskimi (przepisy o odrębnym dziale), innymi dokumentami oraz przepisy federalne ustanawiające wymagania dotyczące pieczęci osób prawnych.

OGÓLNIENIE PRAKTYKI STOSOWANIA INSTRUKCJI BANKU ROSJI

OD 21.06.2003 N 1297-U „W sprawie procedury wydawania kart

Z WZORAMI PODPISÓW I ODCISKÓW PIECZCI"

7. Przyjmując karty z wzorami podpisów i odciskami pieczęci, bank powinien sprawdzić urzędowe pieczęcie pod kątem zgodności z wymogami Normy Państwowej Federacji Rosyjskiej GOST R 51511-2001 „Pieczęcie z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej. Kształt, wymiary i wymagania techniczne” (przyjęte i wprowadzone w życie dekretem Państwowej Normy Rosji z dnia 25 grudnia 2001 r. N 573-st)? Czy umieszczenie na pieczęci słów nieprzewidzianych przez GOST należy uznać za sprzeczne z GOST i czy w tym przypadku bank ma prawo odmówić klientowi przyjęcia kart, pod warunkiem że podstawowe informacje o osobie prawnej (nazwa , INN, OGRN) jest prawidłowo odzwierciedlone w pieczęci?

Zgodnie z klauzulą ​​8 dyrektywy próbna pieczęć osoby prawnej (oddzielny oddział), umieszczona przez klienta na karcie z przykładowymi podpisami i odciskami pieczęci, musi odpowiadać pieczęci, którą klient posiada zgodnie z jego dokumentami założycielskimi ( przepisy dotyczące odrębnego podziału), inne dokumenty i ustawy federalne ustanawiające wymagania dotyczące pieczęci osób prawnych.

Zgodnie z paragrafem 26 klauzuli 6 Regulaminu Państwowego Komitetu Federacji Rosyjskiej ds. Normalizacji i Metrologii (zwanego dalej - Gosstandart Rosji), zatwierdzonego dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 07.05.1999 N 498, Gosstandart Rosji ustanawia procedurę nadzoru państwowego nad przestrzeganiem obowiązkowych wymagań norm państwowych, a także organizuje tę kontrolę i nadzór.

Rozporządzenie w sprawie organizacji i wdrażania kontroli państwowej i nadzoru w zakresie normalizacji, zapewniające jednolitość pomiarów i obowiązkowa certyfikacja, zatwierdzone przez Rząd Federacji Rosyjskiej z dnia 16 maja 2003 r. N 287, stanowi, że ta kontrola i nadzór obejmuje między innymi kontrola państwa i nadzór nad przestrzeganiem przez osoby prawne i indywidualnych przedsiębiorców obowiązkowych wymagań norm państwowych dotyczących produktów (towarów), robót budowlanych i usług.

Nie wiem. Ale nie zamówiłbym dla siebie takiego znaczka „Na dokumenty” - to fakt. Denerwuje mnie sformułowanie „Do dokumentów” ze względu na jego brak znaczenia. Chcę tylko powiedzieć: oczywiście, jeśli chodzi o dokumenty, co jeszcze?

Sama pieczęć wykonana jest dokładnie tak samo jak oryginalna (ze wszystkimi szczegółami), jedynie pod nazwą organizacji znajduje się napis - dla dokumentów.

Rzecz w tym, że potrzebna jest nam druga pieczątka, którą można będzie poświadczyć dokumenty, bo tej pierwszej bardzo często nie ma i nam jej nie dają.

Dyrektor boi się, że za jego plecami ktoś przypieczętuje umowę sprzedaży nieruchomości lub ktoś bez jego wiedzy dokona płatności.

Dlatego wyrażono pomysł - aby pieczęć różniła się od oryginału, z pewnymi „władzami”! Żebyś mógł dać jej klapsa wszędzie, z wyjątkiem umów i dokumentów bankowych.

Dziś pojawiło się pytanie: czy może ona poświadczać kopie dokumentów, na których znajduje się kserokopia oryginalnej pieczęci?

W naszym biurze mieliśmy np. pieczątki „Nr magazynu”, „Do faktur”, same pieczątki itp. Pieczęcią główną umieszczano umowy i akty, dokumenty bankowe, dokumenty sprawozdawcze i ważne dokumenty wychodzące.

czy też obecność szczegółów i numeru identyfikacyjnego na pieczęci sprawia, że ​​jest ona „ważna”? (Może nie wyraziłem tego w ten sposób - na przykład mamy znaczek pocztowy, na którym jest po prostu nazwa organizacji w kółku i nic więcej - umieszczają to na różnego rodzaju „nieistotnych” literach).

Za przyjętą korespondencję umieszczana jest pieczątka z nazwą organizacji.

Staś®, ale co z fakturami? Tam też znajduje się poseł MP.

Co, taka pieczęć jest nieważna?

Mamy tylko kilka pieczątek od naszych „podwykonawców”, które są „po prostu wykonane” z kopii faksowej. Jest też kilka pieczęci, które na ogół zostały wykonane na komputerze i zostały już wykonane „w naturze” na podstawie wydruku. Nie jestem nawet pewien, czy takie firmy istnieją.

Rzecz w tym, że ta pieczęć „Do dokumentów” mogła trafić w ręce Bóg wie kogo, który nie ma nic wspólnego z umowami. Zakazanie umieszczania go na umowach oznacza w jakiś sposób rozgraniczenie uprawnień posiadaczy różnych pieczęci, co nie zaszkodzi.

warto wydrukować: „dla aktów i faktur” - jest jasne, co i dlaczego

Ja bym jednak sfinalizował umowę, opieczętowując ją pieczęcią kontrahenta „do faktur”.

Dlaczego? i aby uniknąć ryzyka

Ale! w ogóle przyjąłby umowę bez pieczęci, jeżeli jej obecność nie jest przewidziana przez prawo lub porozumienie stron

Informacje o temacie

Użytkownicy przeglądający ten temat

Ten temat przegląda: 1 (użytkownicy: 0, goście: 1)

Jaki znaczek wybrać i czym różnią się od siebie znaczki? Prawo pomoże Ci w tej kwestii. Procedura posługiwania się pieczęciami i pieczątkami została ustalona 40 lat temu i nadal pozostaje niezmieniona. Istnieją jednak niuanse, o których należy pamiętać podczas pracy z pieczęciami i pieczęciami.

Jak używać pieczątek w organizacji

Przepisy dotyczące trybu używania pieczęci, zapisane w Jednolitym Państwowym Systemie Zarządzania Dokumentacją (USSD), zostały zatwierdzone Uchwałą Państwowego Komitetu Nauki Rady Ministrów ZSRR z dnia 09.04.1973 nr 435 i zalecane do stosowania przez wszystkie ministerstwa, departamenty i podległe im instytucje, organizacje i przedsiębiorstwa przy doskonaleniu zarządzania dokumentacją. Przepisy dotyczące prasy zapisane w Jednolitej Bazie Państwowej obowiązują do dziś.

Pieczęć umieszczana jest na autentycznych dokumentach potwierdzających uprawnienia urzędników, faktach wydatkowania środków finansowych i majątku materialnego, na dokumentach rozliczeniowych i płatniczych, zaświadczeniach, pełnomocnictwach, na dokumentach organizacyjnych (na przykład: regulaminach, statutach, dokumentach założycielskich, tabelach personelu itp.). Odcisk pieczęci jest również umieszczany we wszystkich przypadkach, gdy konieczne jest poświadczenie praw urzędników organizacji, potwierdzenie wydatkowania środków i aktywów materialnych itp.

Ważne jest, aby wiedzieć:

1. Na dokumentach umieszcza się odcisk pieczęci, który potwierdza ich autentyczność i moc prawną.
2. Pieczęcie produkowane są w ściśle limitowanych ilościach i wyłącznie do celów urzędowych.

Główne rodzaje uszczelek

Ze względu na cel pieczęcie dzielą się na główne (pieczęcie i pieczęcie osób prawnych) i pomocnicze (proste).

Znaczki w organizacjach rządowych

Artykuł 4 federalnej ustawy konstytucyjnej z dnia 25 grudnia 2000 r. nr 2-FKZ „O godle państwowym Federacji Rosyjskiej” określa prawo do reprodukowania godła państwowego Federacji Rosyjskiej na pieczęciach organów rządu federalnego, innych organów rządowych , organizacje i instytucje, na pieczęciach organów, organizacji i instytucji, bez względu na formę własności, którym przysługują określone uprawnienia państwowe, a także organów dokonujących państwowej rejestracji aktów stanu cywilnego.

Co to jest stempel? Pieczęć urzędowa ma okrągły kształt. W centrum monety wizerunek godła państwowego Federacji Rosyjskiej, a wokół okręgu nazwa organizacji. Herb miasta i regionu Federacji Rosyjskiej umieszcza się na pieczęciach władz przedstawicielskich i wykonawczych miasta i regionu zgodnie z regulacyjnymi aktami prawnymi tego miasta lub regionu.

Znaczki w organizacjach komercyjnych

Organizacje pozarządowe posługują się pieczęcią firmową, która jest odpowiednikiem pieczątki. W centrum takiej pieczęci umieszcza się godło lub skrót organizacji wskazujący jej nazwę, wzdłuż okręgu - pełną nazwę organizacji ze wskazaniem jej formy organizacyjno-prawnej oraz jej państwowy numer rejestracyjny (w rejestrze rejestracyjnym).

Klauzula 7 art. 2 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208-FZ „O spółkach akcyjnych” określa skład informacji na pieczęci spółki: „Firma musi mieć okrągłą pieczęć zawierającą pełną nazwę firmy w języku rosyjskim oraz wskazanie jego lokalizacji. Pieczęć może także zawierać nazwę spółki w dowolnym języku obcym lub języku narodów Federacji Rosyjskiej.”

Organizacje mogą mieć proste (pomocnicze) pieczęcie. Powtarzają nazwę organizacji, jej podział strukturalny i rodzaj pieczęci. W takim przypadku pieczęć musi zawierać dodatkowy napis: „Sekretariat”, „W przypadku rachunków”, „W przypadku referencji”, „W przypadku przesyłek”, „W przypadku kopii” itp.

Uszczelki proste (pomocnicze) mogą być kwadratowe, okrągłe, prostokątne, trójkątne, owalne.

Osoby uprawnione do opieczętowania dokumentów powinny mieć świadomość, że odcisk pieczęci poświadczający autentyczność podpisu urzędnika umieszcza się w miejscu wolnym od tekstu, bez utrwalenia własnoręcznego podpisu urzędnika.

Dokumenty o charakterze finansowym stempluje się bez wpisywania stanowiska i podpisu, w specjalnie do tego wyznaczonym miejscu. Co do zasady miejsce nałożenia pieczęci oznaczone jest symbolem „M.P.”

Jakie dokumenty należy poświadczyć pieczęcią główną i pomocniczą

W praktyce biurowej zwyczajowo sporządza się indywidualną listę dokumentów dla każdej organizacji, która jest ostemplowana. Wprowadza się go w życie na polecenie kierownika lub stanowi dodatek do instrukcji pracy z dokumentami. Organizacja wydaje również zarządzenie (instrukcję) zawierające wykaz urzędników (menedżerów), którzy mają prawo podpisywać dokumenty.

• akty prawne (odbiór ukończonych obiektów budowlanych, sprzętu, wykonanych prac; odpisy; badania itp.);
• odniesienia archiwalne;
• kopie archiwalne;
• pełnomocnictwa (do przyjmowania inwentarza, prowadzenia spraw w postępowaniu arbitrażowym itp.);
• umowy (o odpowiedzialności finansowej, dostawach, kontraktach, współpracy naukowo-technicznej, najmie pomieszczeń, o wykonaniu dzieła itp.);
• zadania (w zakresie projektowania obiektów, konstrukcji technicznych, budowy kapitału; techniczne itp.);
• wnioski i recenzje;
• wnioski (o akredytywę, odmowę przyjęcia itp.);
• tytuły egzekucyjne;
• certyfikaty podróży;
• wskaźniki zużycia;
• próbki odcisków pieczęci i podpisów pracowników uprawnionych do przeprowadzania transakcji finansowych i biznesowych;
• listy gwarancyjne (na pracę, usługi itp.);
• zlecenia (budżetowe, bankowe, emerytalne, płatnicze (skonsolidowane, do banku, na przyjęcie i przekazanie waluty, na import itp.);
• przepisy dotyczące organizacji;
• zgłoszenia i wnioski (o nadanie odznaczeń i medali, nagród itp.);
• rejestry (czeki, polecenia budżetowe składane do banku);
• kosztorysy (na utrzymanie aparatury zarządzającej, na kalkulację zamówienia itp.);
• umowy;
• zaświadczenia (limit; na wypłatę kwot ubezpieczenia; wykorzystanie środków budżetowych na wynagrodzenia; na naliczone i należne wynagrodzenia itp.);
• specyfikacje (produkty, produkty itp.);
• listy tytułów;
• certyfikaty;
• statuty organizacji;
• harmonogramy kadrowe.

Odciski pieczęci pomocniczej są umieszczane:

• do certyfikacji certyfikatów;
• na kopiach dokumentów;
• dla wyciągów z dokumentów;
• dokumenty księgowe itp.

Jak używać pieczątek w organizacji

Oprócz pieczęci głównych i pomocniczych, w pracy biurowej organizacji wykorzystywane są pieczątki. Znaczek jest rodzajem pieczęci prostokątnej. Znaczki formalnie zastępują zapisy odręczne w powtarzających się sytuacjach tego samego rodzaju w dokumentach. W tym przypadku pieczątki to detale, które mają wpływ na nadanie dokumentowi mocy prawnej i przyspieszenie obiegu dokumentów.

Istnieje kilka rodzajów pieczątek:

• róg (adres);
• rejestracja;
• ograniczenia praw dostępu;
• ze szczegółami organizacji;
• cechowanie.

Pieczęć narożna (adresowa). stosowane, jeśli organizacja nie posiada drukowanych lub „elektronicznych” formularzy. Znaczek narożny może służyć do korespondencji, wydawania aktualnych zaświadczeń itp. W tym przypadku stempel narożny wykonany zgodnie z niezbędnymi wymogami nadaje dokumentowi charakter urzędowy. W znaczkach narożnych dane organizacji ułożone są w takiej samej kolejności jak na formularzu. Dane wskazane w narożnych pieczęciach i pieczęciach muszą się zgadzać. Rozmiar stempla narożnego z reguły odpowiada wymiarom formy narożnej (70x100 mm).

Pieczęć rejestracyjna zawiera nazwę organizacji, pola do wskazania daty wpływu oraz numer (indeks) dokumentu przychodzącego. Taka pieczęć ustala odpowiedzialność organizacji za dokument i początek okresu realizacji. Stempel rejestracyjny nie jest umieszczany na załącznikach do dokumentu, a jedynie na samym dokumencie.

Pieczęć ograniczenia dostępu umieszcza się w prawym górnym rogu każdej karty dokumentu, na dziennikach rejestracji dokumentów o ograniczonym dostępie oraz na opakowaniach z dokumentami o ograniczonym dostępie. Stempel ten może zostać uzupełniony danymi przewidzianymi przepisami prawa o informacjach objętych tajemnicą państwową i informacjami poufnymi.

Pieczęć z danymi firmy, zwykle małych rozmiarów z ramą. Zawiera krótką nazwę organizacji, miejsce rejestracji, NIP.

Znakowanie znaczków wykorzystywane są na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa (etykietowanie produktów, pojemników itp.) przy użyciu specjalnego tuszu do pieczątek. Ich wielkość, kształt i zawartość nie są regulowane.

Jak przechowywać pieczęcie i znaczki

Podstawowa uszczelka okrągła Organizację musi przechowywać kierownik wydziału wyznaczony na polecenie kierownika organizacji i przechowywać w jego sejfie. Może być wystawiona za podpisem innym pracownikom w przypadku dłuższej nieobecności tego kierownika lub konieczności używania pieczęci w weekendy i święta lub używania jej poza organizacją.

Pieczęcie i stemple proste (pomocnicze). przechowywane są przez pracowników organizacji odpowiedzialnych za ich użytkowanie i bezpieczeństwo.

Znaczki pomocnicze przechowywane są w zamykanych tablicach. Pieczęcie podstawowe i proste (pomocnicze), pieczątka narożna (adresowa) przechowywane są w szczelnych sejfach (metalowych szafach ognioodpornych), do których dostęp ma pracownik, który otrzymał pieczątki i pieczątki i odpowiada za ich bezpieczeństwo.

Jak prowadzić ewidencję pieczęci i znaczków

Do ewidencji pieczęci i pieczęci konieczne jest prowadzenie dziennika, który prowadzi pracownik odpowiedzialny za bezpieczeństwo pieczęci i pieczątek. Dziennik należy prowadzić zgodnie z zasadami zachowania ścisłej dokumentacji sprawozdawczej. Każda kartka magazynu jest numerowana, magazyn jest sznurowany, opieczętowany (pieczątką) i podpisany przez kierownika organizacji. Magazynek przechowywany jest w szafce ognioodpornej (sejfie).

Otrzymane pieczęcie i znaczki należy natychmiast zarejestrować (patrz).

W celu przeprowadzenia kontroli stanu księgowości i przechowywania pieczęci i znaczków w organizacji mogą zostać utworzone specjalne komisje. Na podstawie wyników kontroli sporządzane jest zaświadczenie (akt) i przekazywane kierownikowi w celu podjęcia działań w celu zapewnienia właściwych warunków księgowania i przechowywania pieczęci i znaczków. Przenosząc lub zwalniając pracownika odpowiedzialnego za ewidencję i przechowywanie pieczęci i pieczątek, kierownik powołuje komisję w celu sprawdzenia faktycznej dostępności pieczęci i pieczątek.

Wyniki kontroli znajdują odzwierciedlenie w akcie przyjęcia i przekazania pieczęci i pieczątek innemu pracownikowi wyznaczonemu na zlecenie kierownika do odpowiedzialnego za ich księgowanie i przechowywanie. Akt musi zawierać załącznik z pieczęciami i stemplami.

Wymiana i nabywanie pieczątek i pieczątek

Wymiana i nabycie pieczęci (pieczęci) odbywa się na podstawie zamówienia (instrukcji) kierownika na podstawie rekomendacji kierowników działów strukturalnych organizacji. Aby wyprodukować pieczęcie i znaczki, należy złożyć zamówienie w organizacji (firmie), która produkuje pieczęcie i znaczki. Pieczęcie i znaczki są rejestrowane u osoby, która je otrzymała, do czasu ich przekazania (wydania) lub wymiany (zniszczenia). Pieczęcie (pieczątki) przeznaczone do wymiany ulegają zniszczeniu.

Niszczenie pieczęci i znaczków przeprowadzane przez komisję utworzoną na polecenie kierownika organizacji.

Sposób zniszczenia ustala komisja. Zniszczenie pieczęci i znaczków wiąże się z całkowitym zniszczeniem ich powierzchni drukarskiej i formy, co nie pozwala na możliwość odtworzenia i dalszego wykorzystania. Wyroby z gumy, gumy i polimerów tnie się na małe kawałki lub spala, a te wykonane z metalu odcina się dwoma krzyżującymi się liniami. Ustawę o zniszczeniu pieczęci i znaczków sporządza i zatwierdza kierownik. W dzienniku dokonuje się adnotacji o zniszczeniu pieczęci (pieczęci), podając numer i datę aktu.

Akt musi wskazywać:

• czas i miejsce zniszczenia;
• skład komisji;
• podstawa do zniszczenia pieczęci i znaczków;
• imię i nazwisko oraz odciski zniszczonych pieczęci i znaczków;
• metoda zniszczenia;
• zawarcie komisji w sprawie doprowadzenia pieczęci (pieczęci) do stanu wykluczającego możliwość jej przywrócenia i dalszego używania;
• podpisy członków komisji.

Akty przechowywane są wraz z dziennikiem pieczęci i znaczków.

Kto jest odpowiedzialny za pieczęcie i znaczki

Produkcję, księgowanie, wymianę, przechowywanie, przekazywanie i niszczenie pieczęci i znaczków zapewnia osoba wyznaczona na polecenie kierownika organizacji. W przypadku jego zwolnienia zarządzenie wydawane jest ponownie i wyznaczana jest inna odpowiedzialna osoba.

Odpowiedzialność za używanie i przechowywanie pieczęci i pieczęci po ich wydaniu jednostkom strukturalnym, na mocy zarządzenia kierownika, przysługuje pracownikom, którzy otrzymali te pieczęcie i pieczątki. Kwestia tego, kto w organizacjach powinien być odpowiedzialny za rozliczanie pieczęci i znaczków, nie jest uregulowana żadnymi regulacyjnymi aktami prawnymi. W każdej organizacji problem ten rozwiązuje się w zależności od cech i zrozumienia znaczenia tej pracy.

Pieczęcie i pieczątki wydawane są za pokwitowaniem w dzienniku pracownikom osobiście odpowiedzialnym za ich użycie.

TELEWIZJA. Wojcechowicz

konsultant ds

Praca w biurze

W szkole nauczyliśmy się: dokument bez pieczątki jest nieważny. Dlatego na prawie wszystkich papierach umieszczamy znaczek - owsianki nie można zepsuć olejem. Ale czy to naprawdę konieczne? Które dokumenty personalne naprawdę wymagają ostemplowania, a które mogą się bez tego obejść?

Nasi redaktorzy często otrzymują listy z pytaniami, które w taki czy inny sposób są związane z prawidłowym użyciem odcisku pieczęci. „Czy potrzebuję pieczątki na umowie o pracę?” – pyta przedsiębiorca z Samary. „Gdzie mogę znaleźć listę dokumentów, które należy ostemplować?” - pyta moskiewski menedżer HR. "Przypadkowo umieściłem pieczątkę innej organizacji w księdze pracy pracownika. Co mam teraz zrobić?" - skarży się oficer personalny ze Stawropola. Dziś rozwiążemy te i wiele innych problemów.

Poznaj fokę

Najpierw porozmawiajmy trochę o tym, czym jest pieczęć. Jest to klisza z twardej gumy służąca do wykonywania odcisków na papierze w celu potwierdzenia autentyczności dokumentu. Wymagania techniczne dotyczące pieczęci urzędowych – ich kształt, rozmiar, tekst i umieszczone na nich symbole – określa norma państwowa GOST R 51511-2001*.

* Norma państwowa Federacji Rosyjskiej „Znaczki z reprodukcją herbu Federacji Rosyjskiej. Kształt, rozmiary i wymagania techniczne” (zatwierdzona uchwałą Normy Państwowej Rosji z dnia 25 grudnia 2001 r. nr 573-st) .

Wymagania techniczne dotyczące pieczęci bez herbu nie zostały jeszcze ustalone w normie państwowej. Przepisy prawie nic nie mówią o zasadach używania fok. Nie jest jasne np. jakie pieczęcie powinna posiadać organizacja, w jakich przypadkach je umieszczać, kto odpowiada za jej bezpieczeństwo, ile pieczęci powinna posiadać firma itp. Wszystkie te kwestie pozostają w gestii kierownictwa organizacji .
Istnieją trzy rodzaje pieczęci: urzędowe, równoważne urzędowym i proste.

Oficjalne pieczęcie(z wizerunkiem herbu Federacji Rosyjskiej) są używane wyłącznie w organach rządowych i instytucjach rządowych. Ponadto organizacje posiadające uprawnienia rządowe otrzymują oficjalną pieczęć. Na przykład prywatne kancelarie notarialne.

Spółka akcyjna musi posiadać okrągłą pieczęć zawierającą pełną nazwę i adres spółki

Korzystają z nich firmy komercyjne pieczęcie odpowiadające pieczęciom stemplowym. Przedstawiają godło firmy, logo lub po prostu nazwę firmy. Zarówno znaczki, jak i odpowiadające im pieczęcie wskazują NIP osoby prawnej i numer państwowego dowodu rejestracyjnego.

Prywatni przedsiębiorcy również mają swoje własne pieczątki. Pod względem statusu uznawane są za równoznaczne ze znaczkami. Ale na takiej pieczęci zamiast herbu i godła znajduje się nazwisko, imię i patronimika indywidualnego przedsiębiorcy, a także wskazano jego lokalizację, numer identyfikacji podatkowej i numer rejestracyjny.

Znaczki, datowniki, faksymile
Pieczęć- Jest to rodzaj prostokątnego druku z jakimś tekstem. Najczęściej pieczątki służą do umieszczenia na dokumencie danych organizacji. Istnieją pieczątki potwierdzające określone działanie. Na przykład „Zapłacone”, „Wstaw wydane”.
Randkujący- urządzenie stemplujące do automatycznego stemplowania daty. Procedura używania pieczątek i datowników nie jest regulowana przez prawo, dlatego organizacja musi ją ustalić samodzielnie.
Podobizna- Jest to pieczęć lub frazes, za pomocą którego odtwarzany jest podpis danej osoby. Zgodnie z art. 260 Kodeksu cywilnego z faksu można korzystać wyłącznie w trybie określonym przepisami prawa. Jednak takiego zamówienia jeszcze nie ma. Faksy nie mogą być umieszczane na dokumentacji kadrowej i księgowej – wymagany jest jedynie własnoręczny podpis urzędnika. Ale w przypadku listów, certyfikatów, gratulacji - jest to całkiem do przyjęcia.

Pieczątki i tym podobne pieczęcie umieszczane są na dokumentach wymagających specjalnego potwierdzenia autentyczności – umowach, pismach i zaświadczeniach, książeczkach pracy, legitymacjach służbowych itp.
Prosty Uwzględnia się pieczęcie działów strukturalnych przedsiębiorstwa, pieczęcie do niektórych rodzajów dokumentów i pieczątki. Występują w różnych kształtach - okrągłym, trójkątnym, prostokątnym, kwadratowym. Umieszczane są na tych dokumentach, które nie wymagają specjalnego potwierdzenia autentyczności (certyfikaty, przepustki, kopie itp.).

Wymagania techniczne dotyczące pieczęci bez herbu nie zostały jeszcze ustalone w normie państwowej

Gdzie umieścić odcisk pieczęci?

Odcisk pieczęci powinien znajdować się na dole dokumentu, obok podpisu urzędnika. Uwaga: pieczęć jest umieszczona w taki sposób, aby częściowo zakrywała słowo oznaczające stanowisko, nie trafiając jednak na podpis i transkrypcję podpisu.

Niektóre dokumenty posiadają specjalne oznaczenie „M.P.” (miejsce druku). Jeśli tak, jest jedna rzecz mniej, o którą należy się martwić: umieść wydruk bezpośrednio na niej. Litery „M.P.” znajdują się na stronie tytułowej zeszytu ćwiczeń, na dokumentach księgowych i formularzach zaświadczeń.

Do czego służy pieczęć?

Pieczęć nadaje dokumentowi moc prawną – potwierdza autentyczność podpisu urzędnika. Ale nie wszystkie dokumenty personalne wymagają tych danych. Niestety, obowiązujące przepisy nie określają jasno, które dokumenty należy ostemplować i jaki rodzaj pieczęci. W oparciu o ustaloną praktykę opracowaliśmy listę dokumentów personalnych poświadczonych pieczęcią w organizacjach komercyjnych. Zostało to przedstawione w tabeli na stronie 33.
Pieczęć poświadcza nie tylko dokumenty personalne, ale także dokumenty księgowe (zamówienia, rejestry, szacunki), a także dokumenty założycielskie organizacji, układ zbiorowy i różne umowy. Dokumenty niewymienione w tym wykazie nie wymagają poświadczenia pieczęcią.

Pisma pisane na formularzach (z wyjątkiem gwarancji) nie wymagają stemplowania

Poświadczamy dokumenty zgodnie z przepisami

Oczywiście nic złego się nie stanie, jeśli przez pomyłkę umieścisz pieczątkę na rozkazie lub liście osobistym. Jeśli jednak nie poświadczysz dokumentu, który naprawdę tego potrzebuje (na przykład umowy), konsekwencje mogą być bardzo tragiczne. Taka umowa nie będzie miała mocy prawnej, a sąd najprawdopodobniej nie uzna jej za dowód.
Aby uniknąć takich problemów, zalecamy jasne określenie procedury korzystania z drukowania na poziomie lokalnym. Najpierw musisz ustalić zwój dokumenty firmowe, na których będziesz musiał umieścić pieczątkę. Następnie musisz zrobić instrukcja użycia pieczątki, w czym pisać, kiedy umieścić pieczęć równoważną pieczęci, a kiedy prostą, jak się używa pieczątek, jeśli organizacja je posiada. Określ osobno, gdzie pieczęć będzie przechowywana i kto jest odpowiedzialny za jej przechowywanie (o kwestii tej decyduje zwykle kierownik organizacji).

Wskazane jest, aby niniejsza instrukcja wraz z wykazem była załącznikiem do ogólnej instrukcji prowadzenia biura firmy, a jeżeli jej nie ma, odrębnym dokumentem lub dodatkiem do statutu. W przyszłości, jeśli konieczne będzie poświadczenie dokumentu pieczęcią, która nie jest określona w lokalnym akcie, kierownik organizacji wydaje w tej sprawie specjalne zarządzenie. Listę dokumentów poświadczonych pieczęcią można z czasem uzupełniać.

Instrukcja stosowania pieczęci musi określać sposób niszczenia pieczęci przestarzałych

Pieczątka w zeszycie ćwiczeń

Osobno należy powiedzieć o odcisku pieczęci w książce pracy pracownika. Procedurę wypełniania zeszytów ćwiczeń jasno określają dwa regulaminy – Zasady prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń* oraz Instrukcje wypełniania zeszytów ćwiczeń**, których należy bezwzględnie przestrzegać. Po przestudiowaniu tych dokumentów dochodzimy do wniosku: istnieją tylko trzy przypadki, w których pieczęć organizacji lub służby personalnej jest umieszczona w książeczce pracy pracownika (można zastosować dowolny z nich):
- podczas wstępnej rejestracji książki - na stronie tytułowej;
- w przypadku zmiany danych osobowych pracownika - na wewnętrznej stronie okładki;
- po zwolnieniu - po zarejestrowaniu zwolnienia w sekcji „Informacje o pracy”.
* Zatwierdzony dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 nr 225.
**Zatwierdzone Rozporządzeniem Ministra Pracy i Rozwoju Społecznego Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. Nr 69.

Ponadto istnieje jeden przypadek, gdy trzeba umieścić pieczątkę w zeszycie ćwiczeń - jeśli pracownik otrzyma wkładkę. Znaczek ten umieszczany jest na wewnętrznej stronie okładki księgi lub na stronie tytułowej i ma postać prostokątnego odcisku z napisem „Wkładka wydana”.

Larisa SANKINA ,

Profesor nadzwyczajny, Katedra Dokumentologii, Rosyjski Państwowy Uniwersytet Humanistyczny:

Niestety żaden z przepisów regulujących pracę z książeczką pracy nie mówi o tym, jak skasować nieprawidłowo włożoną pieczęć (np. pieczęć innej organizacji). Tymczasem taki błąd może budzić wątpliwości władz Funduszu Emerytalnego przy przyznawaniu pracownikowi emerytury. Uważamy, że można to poprawić w taki sam sposób, jak błędny wpis w części „Informacje o pracy” zeszytu ćwiczeń. Po ostatnim wpisie wpisz kolejny numer seryjny i napisz, że pieczęć takiej a takiej organizacji została umieszczona nieprawidłowo. Na przykład: „Pieczęć otwartej spółki akcyjnej Gloria została umieszczona nieprawidłowo”. Następnie umieść właściwy obok tej pieczęci.
Możliwe, że pracownik posiadający taki znak w zeszycie pracy nadal będzie musiał potwierdzać okres pracy w Twojej organizacji kopiami zamówień. Dlatego też zapewnij pracownikowi niezbędne kopie przy jego odejściu.

• Prowadzenie dokumentacji kadrowej i prawo pracy