Faktury elektroniczne to przyszłość. W nadchodzących latach wymiana faktur elektronicznych stanie się opcją numer jeden dla przedsiębiorstw, gdyż tego typu interakcja pozwala na szybszy przepływ środków pieniężnych, a także poprawę relacji z dostawcami.

Powody przejścia na faktury elektroniczne:

presja zewnętrzna (wpływowi dostawcy, klienci);

cena (przetwarzanie dokumentów elektronicznych kosztuje firmy mniej);

innowacje i automatyzacja procesów;

optymalizacja przepływów pieniężnych (przyspieszenie obrotu środkami);

poprawiona jakość (dokumenty nie giną i nie są zapominane);

inicjatywa sektora publicznego (walka z oszustami, zwiększanie wpływów podatkowych, optymalizacja własnych procesów).

Kto jest zobowiązany do wydawania EFS?

Wymóg wydania EFS ustanawia się:

1) spełniają wymagania określone dla wyciągu z EFS;

notatkę stwierdzającą, że EFS został skorygowany;

numer seryjny i data wydania poprawionego EFS;

numer seryjny i data wydania anulowanego EFS.

Zgodnie z poprawionym EFS odbiorca towarów, robót, usług ma prawo w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia otrzymania skorygowanego EFS zgłosić brak zgody na wystawienie takiego EFS zgodnie z obiegiem dokumentów wystawionych faktur w formie elektronicznej.

W jakich przypadkach przepisywany jest dodatkowy EFS?

· odpowiadają wystawieniu faktur;

· zawierać następujące informacje:

uwaga, że ​​EFS ma charakter dodatkowy;

numer seryjny i data wydania dodatkowego EFS;

numer seryjny i data wydania EFS, dla którego wydano dodatkowy EFS;

w przypadku przewidzianym w Ordynacji podatkowej – korekta kwoty obrotu podlegającego opodatkowaniu oraz różnica pomiędzy kwotą podatku VAT wykazaną we wcześniej wystawionym EFS a kwotą podatku VAT w dniu wystawienia dodatkowego EFS;

w przypadku przewidzianym w Ordynacji podatkowej – stawka podatku VAT w dniu wystawienia dodatkowego EFS oraz kwota podatku VAT w dniu wystawienia dodatkowego EFS.

· w przypadkach korekty kwoty obrotu podlegającego opodatkowaniu przewidzianej w Ordynacji podatkowej, nie wcześniej daty wystąpienia takich przypadków oraz nie później 15 dni kalendarzowych od dnia wystąpienia takich przypadków;

· w przypadku różnicy pomiędzy stawką podatku VAT obowiązującą w dniu wystawienia EFS a obowiązującą w dniu obrotu sprzedażą, pod warunkiem, że EFS został wystawiony wcześniej niż dzień obrotu, - w ciągu miesiąca po wejściu w życie ustawy przewidującej zmianę stawki podatku.

W ramach dodatkowego EFS odbiorca towarów, robót budowlanych, usług ma prawo w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia otrzymania takiego dodatkowego EFS zgłosić brak zgody na wystawienie takiego EFS zgodnie z obiegiem dokumentów faktur wystawionych w forma elektroniczna.

Przypominamy, że faktura elektroniczna, podobnie jak jej wersja papierowa, stanowi podstawę do odliczenia kwot podatku VAT przedstawionych kupującemu przez sprzedawcę (punkt 1.2 Procedury).

Operator elektronicznego zarządzania dokumentami

Operator elektronicznego zarządzania dokumentacją faktur to organizacja zapewniająca wymianę faktur sporządzonych elektronicznie w ustalonym formacie pomiędzy kupującym a sprzedającym za pośrednictwem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami do faktur (EDI).

System elektronicznego zarządzania dokumentami (EDF) do faktur to zautomatyzowany system (program, interfejs WWW), który umożliwia tworzenie, wysyłanie i odbieranie faktur skompilowanych elektronicznie w ustalonym formacie za pośrednictwem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami do faktur.

Rejestr zaufanych operatorów EDI można znaleźć na stronie internetowej Federalnej Służby Podatkowej www.nalog.ru (Opodatkowanie w Federacji Rosyjskiej → Składanie raportów podatkowych i księgowych → Faktury elektroniczne → Lista operatorów elektronicznego zarządzania dokumentami).

Organizacja może wybrać dowolny z nich. I wcale nie jest konieczne, aby kontrahent, z którym wprowadzana jest elektroniczna wymiana faktur, był obsługiwany przez tego samego operatora. Istotne jest jedynie to, że aby móc wymieniać faktury elektroniczne, strony transakcji muszą dysponować kompatybilnymi środkami technicznymi (punkt 1.3 Procedury). Oznacza to, że muszą być kompatybilne wśród swoich operatorów. Dlatego wybierając operatora EDF należy dowiedzieć się, z którym z pozostałych operatorów ma on techniczną możliwość wymiany faktur.

Z kolei zawierając umowę z operatorem, organizacja musi wskazać, czy wyraża zgodę na przekazanie informacji innemu operatorowi (klauzula „b”, klauzula 2.1 Procedury).

Operatorzy faktur EDI, jako pośrednicy, rozwiązują dwa problemy na raz.

Po pierwsze, organizacja nie musi samodzielnie martwić się o rozwój techniczny narzędzi do otrzymywania i przetwarzania faktur elektronicznych, które są kompatybilne z udogodnieniami kontrahenta, z którym przechodzi na elektroniczną wymianę faktur. Wystarczy zainstalować program (skorzystaj z interfejsu WWW) udostępniony przez operatora EDF.

Po drugie, operatorzy EDI generują dokumenty technologiczne potwierdzające fakt wymiany (daty wysyłki, odbioru itp.) faktur elektronicznych. Jest to ważne, aby uniknąć sporów między podatnikiem a Federalną Służbą Podatkową. Wskazują na to same organy podatkowe (pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 30 kwietnia 2015 r. nr BS-18-6/499@).

Zgoda stron transakcji

Ty lub Twój kontrahent możecie potwierdzić swoją zgodę na wykorzystywanie faktur elektronicznych w dowolnej formie. Może to być specjalnie skierowane pismo lub po prostu fakt, że Ty i Twój kontrahent umieściliście się nawzajem na liście kontrahentów w systemie EDI (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 1 sierpnia 2011 r. nr 03-07-09 /26).

Działania sprzedawcy

Aby wystawić fakturę elektroniczną, w terminie pięciu dni kalendarzowych od daty wysyłki lub otrzymania zaliczki (pkt 2.4 Procedury) Sprzedawca jest zobowiązany:

• sporządzić fakturę elektroniczną w ustalonym formacie i podpisać ją podpisem elektronicznym;
• wyślij kupującemu plik faktury za pośrednictwem TKS za pośrednictwem operatora EDI.

Następnie sprzedający otrzyma potwierdzenie od operatora EDF wskazujące datę i godzinę otrzymania pliku z fakturą. W odpowiedzi na to potwierdzenie najpóźniej następnego dnia roboczego ma obowiązek przesłać informację o otrzymaniu potwierdzenia.

Zgodnie z Procedurą, po otrzymaniu takiego potwierdzenia od operatora EDF, fakturę uważa się za wystawiona (pkt 2.7 Procedury). Przesłanie przez kupującego zawiadomienia o otrzymaniu faktury za pośrednictwem TKS za pośrednictwem operatora EDI jest wyłącznie przedmiotem umowy pomiędzy stronami transakcji (pkt 2.9 Procedury). Nie jest to wymagane.

Faktura elektroniczna wystawiona na kupującego nie może być duplikowana w wersji papierowej. Jeśli jednak zaistnieje taka potrzeba, np. w przypadku awarii technicznej u operatora EDF, zamiast faktury elektronicznej można wystawić kupującemu fakturę papierową (punkt 2.20 Procedury).

W księdze sprzedaży fakturę elektroniczną rejestruje się w sposób ogólny w kwartale, w którym przypada data wysyłki towaru lub otrzymania zaliczki (ust. 2 Regulaminu prowadzenia księgi sprzedaży (zatwierdzony rozporządzeniem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 26 grudnia 2011 r. nr 1137), pismo Federalnej Służby Skarbowej Rosji z dnia 17 czerwca 2013 r. nr ED-4-3/10769).

Działania kupującego

Kupujący otrzymuje od operatora EDF plik z fakturą w formie elektronicznej oraz potwierdzenie jej wysłania ze wskazaniem daty i godziny jej wysłania. Nie później niż następnego dnia roboczego musi przesłać operatorowi zawiadomienie o otrzymaniu potwierdzenia.

Należy tego dokonać jedynie w przypadku, gdy istnieje taka umowa ze sprzedawcą (pkt 2.9, 2.12 Procedury).

W księdze zakupów rejestrowana jest także faktura elektroniczna zgodnie z ogólną procedurą (pkt 1.11 Procedury).

Elektroniczny obieg dokumentów przy wymianie faktur odbywa się dla każdej faktury osobno.

Jak naprawić fakturę elektroniczną

W celu skorygowania faktury elektronicznej kupujący za pośrednictwem operatora EDF wysyła do sprzedającego powiadomienie w celu wyjaśnienia faktury.

Po otrzymaniu zawiadomienia Sprzedawca poprawia wskazane w nim błędy i przesyła kupującemu poprawioną fakturę elektroniczną za pośrednictwem operatora EDI (punkt 1.12 Procedury).

Tryb dalszych działań stron jest analogiczny jak przy przesyłaniu faktury wstępnej.

Przy okazji, zdaniem Ministerstwa Finansów, w przypadku wystawienia faktury elektronicznej, korektę można sporządzić w formie papierowej (pismo z dnia 7 lutego 2018 r. nr 03-07-09/7269).

Jak połączyć fakturę papierową i elektroniczną

Faktury w formie papierowej i elektronicznej ewidencjonuje się w księgach zakupu i sprzedaży w ogólnym porządku chronologicznym.

Wystawiając fakturę w formie elektronicznej podatnik wpisuje datę otrzymania pliku faktury do operatora EDF od sprzedawcy, wskazaną w potwierdzeniu tego operatora. Po otrzymaniu - data przesłania pliku faktury sprzedającego do kupującego przez operatora EDF, co znajduje odzwierciedlenie w potwierdzeniu operatora (pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 7 maja 2014 r. Nr GD-4-3/8815).

Na podstawie art. 169 ust. 1 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej w przypadku korzystania z faktur elektronicznych wymiana faktur elektronicznych jest możliwa tylko po spełnieniu czterech warunków:

• istnieje obopólna zgoda stron transakcji;
• faktury sporządzane są zgodnie z ustalonym formatem;
• faktury podpisywane są udoskonalonym podpisem kwalifikowanym;
• strony posiadają kompatybilne środki techniczne i możliwości umożliwiające otrzymywanie i przetwarzanie tych faktur w określony sposób.

Dodatkowe warunki znajdują się w Procedurze wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych (TCS) (zwanej dalej Procedurą). Ponadto od 1 kwietnia obowiązuje nowa procedura, zatwierdzona Zarządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2015 roku nr 174n. Różni się jednak nieco od stosowanej wcześniej procedury, dlatego o zmianach będziemy mówić w miarę upływu czasu.

Zgodnie z pkt. 1.3 Procedury wymiana faktur w formie elektronicznej możliwa jest wyłącznie za pośrednictwem TKS za pośrednictwem operatora elektronicznego zarządzania dokumentami.

Co to oznacza w praktyce?

Podpis elektroniczny i format

Zgodnie z art. 169 ust. 6 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej faktura elektroniczna musi być podpisana ulepszonym kwalifikowanym podpisem kierownika organizacji lub osoby przez niego upoważnionej do podpisywania faktur. Od 1 kwietnia 2016 r. Procedura również spełnia ten wymóg: wcześniej mówiła po prostu o elektronicznym podpisie cyfrowym.

notatka

Format faktury elektronicznej określa rozporządzenie Federalnej Służby Podatkowej z dnia 4 marca 2015 r. Nr ММВ-7-6/93@. Dopiero faktura elektroniczna sporządzona w tym formacie i podpisana udoskonalonym podpisem kwalifikowanym może stanowić podstawę do odliczenia przez kupującego „naliczonego” podatku VAT. I tylko takie faktury elektroniczne można przesyłać do Federalnej Służby Podatkowej na jej żądanie za pośrednictwem TKS (pismo Ministerstwa Finansów z dnia 13 listopada 2015 r. nr 03-02-08/65721, Federalnej Służby Podatkowej z dnia 9 lutego 2016 r. nr 2). ED-4-2/1984@ z dnia 7 września 2015 r. nr ED-4-2/15669).

Nie ma konieczności drukowania takiej faktury elektronicznej ani w celu przedłożenia Federalnej Służbie Skarbowej, ani przechowywania przez określony czas (pkt 1.13 Procedury, pismo Ministra Finansów z dnia 13 stycznia 2016 r. nr 03-03- 1.06.259).

Operator elektronicznego zarządzania dokumentami i kompatybilność narzędzi

Operator elektronicznego zarządzania dokumentami faktur to organizacja zapewniająca wymianę faktur sporządzonych elektronicznie w ustalonym formacie pomiędzy kupującym a sprzedającym za pośrednictwem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami faktur.

System elektronicznego zarządzania dokumentami (EDF) do faktur to zautomatyzowany system (program, interfejs WWW), który umożliwia tworzenie, wysyłanie i odbieranie faktur skompilowanych elektronicznie w ustalonym formacie za pośrednictwem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami do faktur.

Rejestr zaufanych operatorów EDI można znaleźć na stronie internetowej Federalnej Służby Podatkowej www.nalog.ru (Opodatkowanie w Federacji Rosyjskiej – Składanie raportów podatkowych i księgowych – Faktury elektroniczne – Lista operatorów elektronicznego zarządzania dokumentami).

Organizacja może wybrać dowolny z nich. I wcale nie jest konieczne, aby kontrahent, z którym wprowadzana jest elektroniczna wymiana faktur, był obsługiwany przez tego samego operatora. Należy jednak pamiętać, że aby móc wymieniać faktury elektroniczne, strony transakcji muszą posiadać kompatybilne środki techniczne (pkt 1.3 Procedury). Oznacza to, że muszą być kompatybilne wśród swoich operatorów. Dlatego wybierając operatora EDF należy dowiedzieć się, z którym z pozostałych operatorów ma on techniczną możliwość wymiany faktur.

Z kolei nowa Procedura przewiduje, że przy zawieraniu umowy z operatorem organizacja musi m.in. wskazać, czy wyraża zgodę na przekazanie informacji innemu operatorowi (podpunkt „b” punktu 2.1 Procedury).

Oczywiście byłoby znacznie łatwiej, gdyby kupujący i sprzedający mogli wymieniać faktury bezpośrednio między sobą drogą elektroniczną, bez pośredników. Operatorzy faktur EDI rozwiązują jednak dwa problemy na raz.

notatka

Podpis elektroniczny głównego księgowego nie jest wymagany do wystawiania faktur elektronicznych (art. 169 ust. 6 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Po pierwsze, organizacja nie musi samodzielnie martwić się o rozwój techniczny narzędzi do otrzymywania i przetwarzania faktur elektronicznych, które są kompatybilne ze środkami każdego kontrahenta, z którym przechodzi na elektroniczną wymianę faktur. Wystarczy zainstalować program (skorzystaj z interfejsu WWW) udostępniony przez operatora EDF.

Po drugie, operatorzy EDI generują dokumenty technologiczne potwierdzające fakt wymiany (daty wysyłki, odbioru itp.) faktur elektronicznych, co niewątpliwie ma znaczenie dla eliminacji sporów pomiędzy podatnikiem a Federalną Służbą Skarbową. Wskazują na to same organy podatkowe (pismo Federalnej Służby Skarbowej z dnia 30 kwietnia 2015 r. nr BS-18-6/499@).

Zgoda stron transakcji

Ty lub Twój kontrahent możecie potwierdzić swoją zgodę na wykorzystywanie faktur elektronicznych w dowolnej formie. Może to być specjalnie skierowane pismo lub po prostu fakt, że Ty i Twój kontrahent wpisaliście się wzajemnie na listę kontrahentów w systemie EDI (pismo Ministra Finansów z dnia 01.08.2011 nr 03-07-09/ 26).

Działania sprzedawcy

Aby wystawić fakturę elektroniczną w terminie pięciu dni kalendarzowych od daty wysyłki lub otrzymania zaliczki (klauzula 2.4 Procedury), Sprzedawca jest zobowiązany:

• sporządzić fakturę elektroniczną w ustalonym formacie i podpisać ją podpisem elektronicznym;
• wyślij kupującemu plik faktury za pośrednictwem TKS za pośrednictwem operatora EDI.

Następnie otrzyma od operatora EDF potwierdzenie ze wskazaniem daty i godziny otrzymania pliku z fakturą, w odpowiedzi na co musi przesłać powiadomienie najpóźniej następnego dnia roboczego o otrzymaniu potwierdzenia. Zgodnie z nową Procedurą, po otrzymaniu takiego potwierdzenia od operatora EDF, fakturę uważa się za wystawiona (pkt 2.7 Procedury). Wcześniej sprzedawca musiał czekać, aż kupujący zostanie powiadomiony o otrzymaniu pliku z fakturą. Choć w dotychczasowej procedurze za datę wystawienia faktury elektronicznej uważa się datę otrzymania jej pliku przez operatora EDF, wskazaną w potwierdzeniu operatora (pkt 1.10 Procedury).

Obecnie przesłanie kupującemu zawiadomienia o otrzymaniu faktury poprzez TKS za pośrednictwem operatora EDI jest jedynie przedmiotem porozumienia pomiędzy stronami transakcji (punkt 2.9 Procedury). Nie jest to koniecznie wymagane.

Faktura elektroniczna wystawiona na kupującego nie może być duplikowana w wersji papierowej. Jeśli jednak zaistnieje taka potrzeba, np. w przypadku awarii technicznej u operatora EDF, zamiast faktury elektronicznej można wystawić kupującemu fakturę papierową (punkt 2.20 Procedury).

W księdze sprzedaży faktura elektroniczna jest rejestrowana w sposób ogólny w kwartale, w którym przypada data wysyłki towaru lub otrzymania zaliczki (klauzula 2 Regulaminu prowadzenia księgi sprzedaży, pismo Federalnej Służby Podatkowej z dnia 17 czerwca 2013 r. nr ED-4-3/10769).

Działania kupującego

Kupujący otrzymuje od operatora EDF plik z fakturą w formie elektronicznej oraz potwierdzenie jej wysłania ze wskazaniem daty i godziny jej wysłania. Nie później niż następnego dnia roboczego musi przesłać operatorowi zawiadomienie o otrzymaniu potwierdzenia. Wysłanie zawiadomienia do sprzedawcy za pośrednictwem operatora EDF o otrzymaniu pliku z fakturą jest konieczne tylko w przypadku, gdy istnieje takie porozumienie ze sprzedawcą (pkt 2.9, 2.12 Procedury).

W księdze rejestrowana jest także faktura elektroniczna, zgodnie z procedurą ogólną (pkt 1.11 Procedury).

Elektroniczny obieg dokumentów przy wymianie faktur odbywa się dla każdej faktury osobno.

Jak naprawić

W celu skorygowania faktury elektronicznej kupujący za pośrednictwem operatora EDF wysyła do sprzedającego powiadomienie w celu wyjaśnienia faktury. Po otrzymaniu zawiadomienia Sprzedawca poprawia wskazane w nim błędy i przesyła kupującemu poprawioną fakturę elektroniczną za pośrednictwem operatora EDI (punkt 1.12 Procedury). Procedura dalszych działań stron jest identyczna jak przy przesyłaniu faktury wstępnej.

Jak połączyć fakturę papierową i elektroniczną

Jest mało prawdopodobne, aby możliwe było przejście na elektroniczną wymianę faktur ze wszystkimi kontrahentami jednocześnie. A z kimś może się w ogóle nie zgodzić. Nic w tym złego. Faktury w formie papierowej i elektronicznej ewidencjonuje się w księgach zakupu i sprzedaży w ogólnym porządku chronologicznym. Wystawiając fakturę w formie elektronicznej podatnik wpisuje datę otrzymania pliku faktury do operatora EDF od sprzedawcy, wskazaną w potwierdzeniu tego operatora. Po otrzymaniu - data przesłania pliku faktury sprzedającego do kupującego przez operatora EDF, co znajduje odzwierciedlenie w potwierdzeniu operatora (Pismo Federalnej Służby Podatkowej z dnia 07.05.2014 nr ГД-4-3/8815).

Tak więc wymianę faktur elektronicznych można najpierw przetestować na jednym z kontrahentów, a następnie negocjować z pozostałymi.

Dużo łatwiej jest wprowadzić nowe zasady i przyzwyczaić się do nich, postępując stopniowo, powoli.

Redakcja „PB”Oksana Dobrowa

Praktyczna rachunkowość

Spółki płacące VAT rejestrują faktury w księgach zakupów i sprzedaży, a spółki będące pośrednikami rejestrują się w księgach rachunkowych. Faktury papierowe ewidencjonowane są według daty wystawienia. W przypadku faktur elektronicznych jest to nieco bardziej skomplikowane, ponieważ mają one jednocześnie trzy daty: datę wystawienia, datę wystawienia i datę otrzymania. W tym artykule przyjrzymy się, jak przeprowadzane jest elektroniczne księgowanie faktur.

Faktura elektroniczna

Faktura elektroniczna jest analogiczna do wersji papierowej i stanowi podstawę do uznania podatku VAT przekazanego przez sprzedawcę do odliczenia. Do wykorzystania faktur elektronicznych w obiegu dokumentów wymagana jest zgoda wszystkich stron transakcji, a także dostępność określonych możliwości technicznych. Prawo do wystawiania faktur w formie elektronicznej mają nie tylko sprzedawcy, ale także agenci podatkowi, komisarze i agenci, którzy we własnym imieniu sprzedają lub kupują towary na rzecz zleceniodawcy. Tym samym wymiana faktur elektronicznych jest możliwa po spełnieniu następujących warunków:

• dostępność zgody każdego uczestnika transakcji;
• dokument jest sporządzony zgodnie z zatwierdzonym formatem;
• dokument jest podpisywany przy użyciu ulepszonego podpisu kwalifikowanego;
• Wszystkie strony transakcji posiadają środki techniczne i możliwości odbioru dokumentów elektronicznych oraz ich przetwarzania.

Procedura wystawienia faktury elektronicznej

Fakturę należy wystawić w terminie 5 dni od daty wysyłki towaru (robot, usług) lub otrzymania zaliczki. Zgodnie z art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej można tego dokonać niekoniecznie w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej. Faktura elektroniczna jest pełnoprawnym odpowiednikiem faktury papierowej. Zawiera wszystkie niezbędne dane, a także podpisy osób upoważnionych. W przypadku faktur elektronicznych stawiane są następujące wymagania:

• sporządzone zgodnie z formularzem zatwierdzonym Zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej nr ММВ-7-6/93@ z dnia 03.04.2015 r.;
• posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny;
• przekazywane są za pośrednictwem operatora EDF, który odnotowuje datę wystawienia dokumentu i jego otrzymania.

Ważny! Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej dokumenty posiadające kwalifikowany podpis elektroniczny i przesyłane za pośrednictwem operatorów EDI są oryginałami. Nie ma potrzeby drukowania takich dokumentów.

Elektroniczne księgowanie faktur

Aby móc rozliczać podatek VAT w przedsiębiorstwach, jego płatnicy muszą prowadzić księgę zakupów i sprzedaży. Pośrednicy, a także osoby wystawiające i odbierające faktury na podstawie umów ekspedycji transportowych lub pełniące funkcje dewelopera, mają obowiązek prowadzenia ewidencji otrzymanych i wystawionych faktur. Wszystkie rodzaje faktur (podstawowe, korygujące itp.) podlegają jednej rejestracji.

Ważny! Formę książki i formę dziennika, w tym tryb ich prowadzenia, określa Dekret Rządowy nr 1137 z dnia 26 grudnia 2011 roku.

Faktury mogą być rejestrowane w formie papierowej lub elektronicznej. Należy pamiętać, że od 2015 roku informacje zawarte w księdze i dzienniku przekazywane są w deklaracji VAT składanej w formie elektronicznej. W tym kontekście wygodniejsze jest także śledzenie faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej.

Jeśli obieg dokumentów odbywa się w formie papierowej, bardzo trudno jest prześledzić datę wystawienia faktury i datę jej otrzymania, dlatego zwykle odzwierciedlana jest data jej sporządzenia. W przypadku korzystania z faktur elektronicznych ewidencja następuje w trzech terminach:

• redakcja;
• eksponaty;
• otrzymujący.

W księdze sprzedaży i zakupów rejestruje się jedynie datę sporządzenia, gdyż księga jest niezbędna do rozliczenia kwot podatku VAT. Daty wystawienia i otrzymania dokumentu są wpisywane do dziennika księgowego prowadzonego przez organizacje pośredniczące.

Rejestracja faktur w księdze sprzedaży

Po powstaniu obowiązku zapłaty podatku VAT rejestracja faktur następuje w kolejności chronologicznej w księdze sprzedaży za okres rozliczeniowy, w którym powstaje obowiązek zapłaty podatku VAT. Podczas rejestracji należy podać następujące informacje:

• kod rodzaju transakcji;
• NIP, KPP i nazwa firmy kupującego;
• numer i data dokumentu płatności;
• waluta i jej kod;
• kwotę transakcji oraz należny podatek.

Rejestracja faktur w księdze zakupów

Po powstaniu prawa do odliczenia podatku VAT faktury są rejestrowane w księdze zakupów. Zawiera następujące informacje:

• kod rodzaju transakcji;
• numer dokumentu i data jego sporządzenia;
• data przyjęcia towarów (pracy, usług) do rozliczenia;
• NIP, KPP nazwa firmy sprzedającego;
• NIP, KPP i nazwa firmy pośredniczącej;
• szczegóły zgłoszenia celnego;
• waluta, jej kod;
• kwotę transakcji oraz podatek możliwy do odliczenia.

Powstanie prawa do odliczenia

Kupujący ma prawo pomniejszyć naliczony podatek VAT o podatek zapłacony od zakupionych towarów (robot lub usług). Prawo to powstaje wyłącznie w przypadku spełnienia następujących warunków:

• towary (roboty budowlane, usługi) zostały nabyte w ramach transakcji podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT;
• zakupione towary są akceptowane do rozliczenia;
• Otrzymano fakturę od sprzedawcy.

Ważny! Faktura elektroniczna jest zapisywana w księdze zakupów do dnia wystawienia, przy czym prawo do odliczenia będzie uzależnione od terminu jej otrzymania. Obniżenie podatku jest możliwe wyłącznie w przypadku prawidłowo wystawionej faktury, za której wystawienie odpowiada sprzedawca. Oznacza to, że dopóki sprzedawca nie wystawi faktury i nie otrzyma jej kupujący, podatek nie może zostać obniżony.

Jeżeli kupujący otrzyma dokument w okresie rozliczeniowym, w którym zaksięgowano towar, wówczas nie ma trudności z przyjęciem podatku VAT do odliczenia.

Jeśli wysłanie i otrzymanie dokumentu nastąpi w różnych okresach, mogą pojawić się pytania. Jeżeli fakturę otrzymano po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w którym towar został przyjęty do rozliczenia, ale przed złożeniem deklaracji za ten okres, kupujący może odliczyć podatek VAT od tego towaru w okresie, w którym został przyjęty do rozliczenia. Jeżeli kupujący otrzyma fakturę po złożeniu deklaracji, wówczas będzie trzeba ją zaliczyć na kolejny okres rozliczeniowy.

Rejestracja faktur w dzienniku księgowym

W zależności od tego, czy pośrednik jest płatnikiem podatku VAT, ustala się jego obowiązek prowadzenia dziennika faktur. Jednocześnie pośrednicy, spedytorzy i deweloperzy nie płacą podatku VAT i nie przyjmują go do odliczenia od faktur, które rejestrują w swoich dziennikach.

Dziennik księgowy podzielony jest na dwie części, w jednej z nich ewidencjonowane są wystawione faktury, a w drugiej otrzymane.

W pierwszej części dokumenty rejestrowane są według daty ich wystawienia. Jeżeli faktury nie są przekazywane klientom, są one rejestrowane według daty wystawienia. W drugiej części dokumenty rejestrowane są według daty ich otrzymania.

Za każdy kwartał pośrednicy mają obowiązek przekazywania organom podatkowym ksiąg rachunkowych. Na tej podstawie Federalna Służba Podatkowa przeprowadza kontrolę, a także określa zgodność kwot podatku VAT naliczonych i zadeklarowanych przez kupujących do odliczenia. A także czy zadeklarowane kwoty do odliczenia VAT odpowiadają kwotom wpłacanym do budżetu przez sprzedawców.

Odpowiedzi na często zadawane pytania

Pytanie: Czy istnieje możliwość duplikowania faktury elektronicznej wystawionej kupującemu w formie papierowej?

Odpowiedź: Nie, jednak w razie potrzeby możesz zamiast dokumentu elektronicznego wystawić fakturę papierową. Może to być wymagane na przykład w przypadku awarii technicznej operatora EDF.

Pytanie: Firma wystawia faktury zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Jak należy je rozliczać?

Odpowiedź: Ewidencja zakupów i sprzedaży oraz faktur papierowych i elektronicznych w księdze następuje w ogólnym porządku chronologicznym. W przypadku wystawienia faktury w formie elektronicznej wskazana jest data otrzymania pliku przez operatora EDF od sprzedawcy. Otrzymując dokument należy wskazać datę przesłania pliku przez operatora EDF do kupującego, która znajduje się na potwierdzeniu operatora.

Data publikacji: 23.08.2016

Jeśli pracujesz z portalem Faktury Elektroniczne po raz pierwszy pamiętaj, że będziesz potrzebować:

1) Ważne klucze podpisu cyfrowego. Jeśli posiadasz osobowość prawną. osoba jest elektronicznym podpisem cyfrowym na fizyce. twarz reżysera i Pierwszego Lidera.
2) Certyfikaty NCA.

Jeśli chodzi o klucze EDS, należy je uzyskać w Centrum Usług Publicznych.
Instalacja certyfikatów NCA dostępna jest na stronie http://pki.gov.kz/

Ale spójrzmy bardziej szczegółowo na ostatni, trzeci punkt.

Przygotowanie komputera do współpracy z rejestrem faktur elektronicznych Republiki Kazachstanu

Jeśli po prostu otworzysz przeglądarkę Mozilla Firefox i wejdziesz na stronę ESF httpS://esf.gov.kz:8443/esf-web/login, zobaczysz pustą stronę z niezrozumiałymi symbolami lub ten obrazek (obrazek poniżej):

Dlatego musisz to zrobić standardowe prace przygotowawcze:
1. Upewnij się, że Twoja przeglądarka jest zaktualizowana, w przeciwnym razie musisz ją zaktualizować;
2. Upewnij się, że masz zainstalowaną najnowszą wersję Java i wszystkie stare zostały usunięte;
3. Zarejestruj witryny http://esf.gov.kz i httpS://esf.gov.kz w panelu sterowania Java (na liście wyjątków),
4. Upewnij się, że przeglądarka, antywirus i inne programy nie blokują dostępu do stron httpS:// (protokół ssl). W przeciwnym razie dodaj niezbędne witryny do „listy zaufania”.

Ważne przypomnienie: Jeśli dokonasz zmian w ustawieniach swojej przeglądarki, ważne jest, aby ją ponownie uruchomić! Zasada ta dotyczy również innych programów. Ponadto po zainstalowaniu nowego oprogramowania należy ponownie uruchomić komputer.

Jeśli w trakcie wykonywania tych kroków masz jakieś pytania lub pojawią się błędy systemowe, skorzystaj z płatnej pomocy technicznej -. Specjalista zrobi wszystko za Ciebie!

Teraz, gdy Twój komputer jest już gotowy do pracy z systemem, możesz przystąpić do rejestracji.

Rejestracja na portalu EFS

Pierwszy krok musisz zarejestrować się na portalu z Phys. twarze
Na stronie logowania httpS://esf.gov.kz:8443/esf-web/login kliknij przycisk „Rejestracja” i wybierz opcję „Indywidualna”.

Następnie musisz określić ścieżkę do swojego podpisu cyfrowego. Aby to zrobić, kliknij 1) wybierz certyfikat, 2) ścieżka do certyfikatu i 3) przycisk Otwórz. System poprosi o podanie hasła klucza, zwykle „123456”.

Ważne przypomnienie: Jeśli po zalogowaniu pojawi się wyskakujące okienko Java z pytaniem „Czy chcesz uruchomić tę aplikację?”, zaznacz pole i kliknij „Uruchom”.

Po wybraniu certyfikatu część Twoich danych zostanie automatycznie wpisana do formularza, np. Login (IIN). Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić brakujące informacje, w tym żądane hasło do swojego ESF IS, i kliknąć przycisk „Prześlij”. Następnie otrzymasz list na adres e-mail podany podczas rejestracji z linkiem do potwierdzenia rejestracji, po kliknięciu którego będziesz musiał podpisać umowę na portalu za pomocą podpisu elektronicznego, wskazując przyciskiem „Przeglądaj” jego lokalizację na komputerze.

Drugi krok musisz wykonać podobne kroki w celu rejestracji, ale od „szefa osoby prawnej”

Po udanej rejestracji możesz wrócić do strony logowania, ponownie „wybrać certyfikat”, wpisać hasło podane podczas rejestracji (nie mylić z hasłem EDS) i przejść do swojego konta ESF.

Przypominamy, że od 1 stycznia 2017 r W Kazachstanie planowane jest obowiązkowe przejście wszystkich podatników VAT na system Faktury Elektronicznej.

Czy jest to zbyt trudne lub nadal masz pytania? Skontaktuj się z naszym konsultantem, chętnie Ci pomożemy!