Powiemy Ci, na jakie listy musisz odpowiedzieć. Wyjaśnimy, jak poprawnie skomponować i wydać odpowiedź zgodnie z wymaganiami nowego GOST.

Pobierz pomocne dokumenty:

Kiedy odpowiedzieć na pismo formalne?

List instruktażowy

Pisma takie wysyłają, co do zasady, organizacje wyższe i macierzyste, ministerstwa i departamenty branżowe, organy kontrolne i nadzorcze oraz organy wykonawcze.

Odpowiedź na pismo zawierające zamówienie musi być przygotowana w terminie wskazanym w przychodzącym dokumencie. Pouczenie po części wstępnej może zawierać sformułowania: „W związku z powyższym proponuję…”, „W związku z tym do…. 2019 musi być przygotowany i przesłany do nas…”, „Zgodnie z przepisami prawa…. do ... 2019 r., aby zapewnić ... ”.

List z prośbą

Niniejsze pismo zawiera prośbę skierowaną do adresata. Z reguły celem dokumentu jest uzyskanie określonych informacji, towarów lub usług, których potrzebuje autor listu. Ta kategoria dokumentacji przychodzącej jest wydawana w dniu formularz listowy. Zawiera takie wyrażenia jak: „Proszę o powiadomienie…”, „Proszę o poinformowanie…”, „Proszę o podjęcie działań…” itp.

W niektórych przypadkach dokument biznesowy może nie zawierać bezpośredniej prośby, ale życzenie. Na przykład „Mamy nadzieję na rozpatrzenie odwołania…”. W takim przypadku dokument powinien zawierać samo odwołanie lub opis sytuacji, która wymaga podjęcia określonych działań.

List z zapytaniem: próbka

Pobierz próbkę w magazynie

Zdarzają się również sytuacje, gdy jeden wniosek zawiera kilka petycji. W takim przypadku zasady formatowania wymagają opisania każdego z nich w osobnym akapicie. Ponadto każdy kolejny akapit zawierający petycję powinien zaczynać się od słów „Prosimy również o podjęcie działań…”, „Mimochodem prosimy o zwrócenie uwagi…”, „Jednocześnie prosimy do rozważenia ...", itp.

Zapytanie

Pismo z odpowiedzią na wniosek musi być wysłane bezbłędnie. Pomimo tego, że listy motywacyjne i listy motywacyjne są bardzo podobne pod względem stylu i treści, wniosek ma jedną charakterystyczną cechę - uzasadnienie dokumentu.

Pisma z żądaniem odnoszą się do pism urzędowych, które są wysyłane do adresata w celu uzyskania określonych informacji, dokumentów i dokumentów biznesowych. Ten dokument zawiera uzasadnienie określone przez zleceniodawcę. Jako uzasadnienie może wskazać odniesienie do dokumentu rządowego, rozporządzenia lub ustawy, zgodnie z którymi autor ma prawo zapoznać się z informacjami lub dokumentami biznesowymi. Uzasadnieniem może być również odwołanie do dokumentów organizacyjno-prawnych, które pozwalają zapoznać się z określonymi informacjami. I właśnie ze względu na istnienie prawnego uzasadnienia pismo w odpowiedzi na wniosek musi być przygotowane i wysłane bezbłędnie. Poniżej znajduje się przykład odpowiedzi na list z prośbą.

Listy z zaproszeniami

Chociaż zaproszenia na różne wydarzenia nie wymagają od adresata wysłania listu zwrotnego, w wielu przypadkach taka konieczność narzuca etykieta biznesowa. W takim przypadku wskazane jest jak najszybsze wysłanie wiadomości zwrotnej. Jeśli nie jest to możliwe, możesz ostrzec o decyzji dzwoniąc do zapraszającego.

Jak napisać i udzielić odpowiedzi na list przychodzący: próbka

Termin odpowiedzi na pismo zależy od treści oryginalnego dokumentu. W przypadku polecenia, prośby lub prośby w oryginale dokumentu zwykle określa się konkretną datę lub okres, w którym należy udzielić odpowiedzi. Zaproszenie zazwyczaj nie wymaga pilnej odpowiedzi, ale zasady etykiety biznesowej stanowią, że adresat musi wyrazić zgodę lub odmowę co najmniej tydzień przed datą rozpoczęcia imprezy, w której został zaproszony.

Gdy musisz napisać list z odpowiedzią, próbki i przykłady można pobrać z Internetu. Ale nie możesz ich użyć, po prostu przepisując treść. Należy wziąć pod uwagę nie tylko znaczenie, ale także styl dokumentu źródłowego. Reguły korespondencji biznesowej wymagają, aby odpowiedź była w tym samym stylu co zapytanie.

Odpowiedź na pismo, która została wystawiona w formie prośby lub prośby, może być pozytywna lub negatywna.

pozytywnypróbka listu z odpowiedzią

Format odpowiedzi na pismo jest standardowy, zgodny z GOST R 7.0.97-2016 oraz zatwierdzonym przez organizację Regulaminem pracy biurowej. Jednocześnie we wstępnej części należy podać link do numeru wychodzącego rejestracji oryginalnego dokumentu przypisanego do niego w organizacji wysyłającej. Ułatwi to odbiorcy Twojego listu odnalezienie źródła i szybko zapamięta istotę wysłanego do Ciebie prośby lub prośby.

Negatywna odpowiedź na pismo urzędowe: próbka

Jeżeli spełnienie żądania lub żądania nie jest możliwe, zgłoś odmowę jak najdokładniej. W tym przypadku, podobnie jak w wariancie z odpowiedzią pozytywną, odmowa musi być napisana w tym samym stylu co wniosek. Odpowiedź negatywna musi zawierać obiektywne powody odmowy.

Jeśli istnieją przesłanki do podjęcia pozytywnej decyzji, możesz wskazać w odpowiedzi warunki, które są do tego wymagane. Niedopuszczalne jest udzielanie negatywnej odpowiedzi na list w niegrzecznym tonie. Należałoby wyrazić szczery żal z powodu niemożności spełnienia prośby. Takie działania pomagają w utrzymaniu relacji biznesowych.

Przykładowa negatywna odpowiedź na prośbę

Pobierz dokument

Szczegóły listu zwrotnego

W odpowiedzi na pismo urzędowe nie jest zwyczajowo wskazywanie rodzaju pisma. Do jego rejestracji używany jest standardowy formularz z określonym zestawem danych. Forma listu zawiera dwa szczegóły, które nie są używane w innych typach formularzy:

1. dane referencyjne o organizacji;
2. odniesienie do numeru rejestracyjnego i daty otrzymanego dokumentu.

Obecność tych szczegółów jest głównym znakiem oficjalnego pisma. Ponadto, zgodnie z GOST R 7.0.97-2016, w liście odpowiedzi należy podać następujące obowiązkowe dane:

• Nazwa firmy;
• kod organizacji;
• główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej;
• numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji;
• data;
• numer rejestracyjny;
• przeznaczenie;
• nagłówek do tekstu (przy pisaniu listu na formularzu A4);
• podpis;
• informacje o wykonawcy.

(to odpowiedź listowa) - standardowa norma etyki biznesu. Co do zasady wnioski są składane albo przez potencjalnych partnerów firmy z prośbą o przekazanie jakichkolwiek informacji o działalności przedsiębiorstwa, towarach, usługach, cenach i rabatach, albo przez istniejących kontrahentów, na przykład o uzyskanie informacji o terminie dokumentów dostawy, płatności, spedycji lub korekty itp. .d.

AKTA

Odpowiedź na żądanie ma charakter urzędowy i jest częścią obiegu dokumentów biznesowych firmy.

Ogólne zasady pisania odpowiedzi

Przede wszystkim należy pamiętać, że odpowiedź powinna być napisana przez dokładnie pracownika przedsiębiorstwa, w imieniu którego został napisany oryginał listu. Wyjątki są możliwe tylko w tych przypadkach, gdy ten pracownik jest nieobecny z jakiegoś powodu (zwolnienie chorobowe, podróż służbowa, zwolnienie) - wtedy odpowiedź może napisać ten, który w tej chwili zastępuje nieobecnego.

Język i sposób prezentacji wiadomości powinny odzwierciedlać pismo z prośbą. Innymi słowy, pożądane jest użycie w tekście tej samej formy adresu, którą użył nadawca wniosku, tego samego słownictwa, terminologii, zwrotów językowych i kolejności prezentacji, oczywiście pod warunkiem, że autor inicjatywy Wiadomość okazała się kompetentną i poprawną osobą.

Konieczne jest wskazanie numeru i daty przychodzącej wiadomości, ale jednocześnie niemożliwe jest powtórzenie błędów popełnionych przez autora żądania i niepożądane jest ich wskazanie w liście odpowiedzi (tylko w przypadku nie dotyczy to konkretnej działalności firmy).

Odpowiedź na żądanie może być pozytywna lub negatywna.

• Odpowiedź pozytywna powinna być jak najbardziej szczegółowa,
• i negatywne - uzasadnione i niezwykle poprawne.

Ponadto w przypadku odrzucenia wniosku dobrą praktyką jest poinformowanie autora o okolicznościach, w których odpowiedź może stać się pozytywna.

W każdym razie list z odpowiedzią powinien być napisany w jak najbardziej uprzejmy sposób. Wskazane jest, aby unikać pustych odpowiedzi i nawet w przypadku braku niezbędnych informacji trzeba napisać odpowiedź powściągliwy, uprzejmy i pełen szacunku w stosunku do autora wniosku. Nieuprzejmość, podobnie jak świadomie fałszywe informacje, jest całkowicie niedopuszczalna.

Jak napisać odpowiedź na prośbę

Forma złożenia i wykonania odpowiedzi na zapytanie ofertowe może odgrywać decydującą rolę w relacjach między organizacjami. Dlatego jego kompilację należy traktować bardzo ostrożnie, przestrzegając pewnych zasad.

Przede wszystkim przed zredagowaniem listu zwrotnego należy w dogodny sposób poinformować nadawcę o otrzymaniu zapytania. Następnie, jeśli masz wszystkie niezbędne informacje, możesz przejść do odpowiedzi. Im szybciej zostanie napisana odpowiedź, tym lepiej, ale jeśli żądane informacje nie są w tej chwili dostępne, lepiej poczekać z listem.

Struktura odpowiedzi jest dość standardowa, jeśli chodzi o pracę biurową.

1. W górnej części wiadomości (po prawej lub lewej stronie) należy wpisać nazwę firmy wysyłającej (wraz z adresem i numerem telefonu), a także konkretnego pracownika, w imieniu którego udzielana jest odpowiedź.
2. Ponadto w ten sam sposób wprowadza się informacje o odbiorcy.
3. Następnie napisana jest sama odpowiedź. Musi w pełni odpowiadać istocie prośby, a jeśli wnioskodawca w swoim piśmie zadał kilka pytań naraz, podzielonych na odrębne akapity, odpowiedź musi być napisana dokładnie w tym samym formacie. Jeśli do odpowiedzi dołączone są jakiekolwiek dodatkowe informacje, muszą one znaleźć odzwierciedlenie w treści listu, zaznaczając osobno.
4. W ten sam sposób, jeśli wymagają tego okoliczności, w odpowiedzi można umieścić odniesienia do niektórych ustaw, rozporządzeń i aktów prawnych.

Jak napisać list zwrotny

Odpowiedź można napisać

• jak w formie odręcznej (przeważnie robią to, gdy samo żądanie ma podobny format),
• oraz w druku (ta metoda znacznie oszczędza czas).

Można go sporządzić na prostym arkuszu formatu A4 lub na papierze firmowym organizacji – druga opcja pozwala nie wjeżdżać ręcznie w szczegóły firmy, a wygląda znacznie solidniej. Odpowiedź musi brzmieć zawierać podpis pracownik reprezentujący organizację ze wskazaniem swojego stanowiska. Nie trzeba zakładać pieczęci, ponieważ. od 2016 r. przestał obowiązywać wymóg ustawy o używaniu pieczęci i pieczęci przez osoby prawne.

Kompilowanie odpowiedzi w jednym egzemplarzu, przed wysłaniem należy go ponumerować (zgodnie z wewnętrznym obiegiem dokumentów firmy), a także wpisać datę.

Informacje o piśmie należy wpisać do dziennika dokumentacji wychodzącej - w przypadku utraty odpowiedzi na wniosek lub nieporozumień z kontrahentem pozwoli to na szybkie załatwienie sytuacji.

Jak wysłać list

Odpowiedź można wysłać na różne sposoby. E-mail lub Faks pozwalają na znaczną oszczędność czasu. Jeśli jednak list zawiera szczególnie cenne informacje lub oryginalne dokumenty, a nadawca jest zainteresowany gwarantowanym odbiorem wiadomości, należy skorzystać z usług Poczty Rosyjskiej wysyłając odpowiedź listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Czy czekać na odpowiedź na list-odpowiedź

Prawie wszystkie listy biznesowe wymagają odpowiedzi, ale istnieje wyjątek od tej reguły.

List z odpowiedzią nie wymaga odpowiedzi, ponieważ początkowo nie zawiera żadnych próśb, próśb i propozycji. W rzeczywistości zawiera tylko informacje wymagane przez drugą stronę.

Jednocześnie to właśnie list z odpowiedzią może stać się punktem wyjścia do zawarcia korzystnej umowy lub transakcji, a także prostym i niedrogim sposobem na rozwiązanie wszelkich problemów i trudności w relacjach między partnerami.

List zwrotny to jeden z rodzajów dokumentów biznesowych. Jego kompilacja wynika z konieczności udzielenia jakiejkolwiek odpowiedzi na otrzymane wcześniej pismo z inicjatywą. Istnieją dwa rodzaje odpowiedzi: pozytywne i negatywne. List zawierający negatywną odpowiedź jest czasami nazywany listem odrzucającym.

Z reguły list odpowiedzi składa się przez analogię z listem inicjacyjnym, to znaczy używa tego samego słownictwa i podobnych zwrotów mowy. Oczywiście ta zasada obowiązuje tylko wtedy, gdy kod źródłowy został skompilowany poprawnie, zgodnie z wymogami korespondencji biznesowej. W większości przypadków przy tworzeniu tego rodzaju listu używany jest papier firmowy organizacji kompilującej.

Redakcja

Najczęściej używane zwroty w liście odpowiedzi to „Dziękujemy za ciekawą ofertę”, „Potwierdzamy naszą gotowość do…”, „Wyrażamy zgodę na…” lub „Niestety nie jesteśmy obecnie gotowi na…”.

W numerze rejestracyjnym odpowiedzi należy podać datę i numer pisma inicjującego. Wymóg ten wynika z konieczności, gdyż pozwala na usprawnienie korespondencji biznesowej przychodzącej i wychodzącej. Nie zaleca się zamieszczania tych informacji bezpośrednio w treści listu. Naruszeniem zasad sporządzania listu zwrotnego będzie fraza o następującej treści: „W odpowiedzi na Twój list numer… z… informujemy…”.

Pisząc list odmowny, musisz podać jego przyczynę. Nieuzasadniona odmowa jest przejawem braku szacunku dla odbiorcy. Dlatego taki list powinien zaczynać się od frazy „W związku z…”. Jeżeli sporządzający pismo odmowne posiada informacje o tym, kto, kiedy, w jakim przypadku i na jakich warunkach można udzielić pozytywnej odpowiedzi na oryginalne pismo zawierające prośbę lub prośbę, zaleca się umieszczenie tej informacji w odmowie.

Na końcu listu odmawiającego umieszczany jest podpis autora. W większości przypadków pismo podpisuje kierownik lub inna upoważniona osoba. Nie byłoby zbyteczne wskazanie również danych kontaktowych kompilatora, aby w razie potrzeby odbiorca mógł skontaktować się z tą osobą i uzyskać dodatkowe informacje.

(Rozmiar: 26,5 KiB | Pliki do pobrania: 27 229)

W toku prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorstwo staje przed koniecznością prowadzenia korespondencji z różnymi kontrahentami – od zwykłych klientów po dużych partnerów biznesowych.

Drodzy Czytelnicy! Artykuł mówi o typowych sposobach rozwiązywania problemów prawnych, ale każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiąż dokładnie swój problem- skontaktuj się z konsultantem:

ZGŁOSZENIA I POŁĄCZENIA SĄ PRZYJMOWANE 24/7 i 7 dni w tygodniu.

Jest szybki i JEST WOLNY!

Jednym z rodzajów dokumentacji biznesowej jest pismo z prośbą o podanie jakichkolwiek danych oraz odpowiedź na nie, sporządzona zgodnie z poniższymi zasadami.

W jakich przypadkach jest to konieczne

Oto lista najczęstszych przypadków, w których konieczne jest kompilowanie odpowiedzi:

Jakie typy są możliwe

Standardowo odpowiedź listową na żądanie można podzielić na 2 główne typy:

Główną różnicą między tymi typami listów jest ich treść.

Jeśli więc pismo zawiera odpowiedź pozytywną, jego tekst będzie zawierał najbardziej kompletną i wyczerpującą odpowiedź na pytanie postawione we wniosku (w razie potrzeby z odniesieniami do aktów prawnych).

Ostatecznie kontaktujący się kontrahent nie powinien mieć żadnych pytań, jeśli odpowiedź rzeczywiście została udzielona w istocie iw pełni.

Odpowiedź przecząca jest bardziej zwięzła, ale musi również zawierać uzasadnienie, w tym nie tylko przyczyny odmowy, ale także wykaz podstaw. Pismo negatywne powinno również zawierać warunki, na jakich organizacja, która złożyła wniosek, nadal będzie mogła uzyskać niezbędne informacje.

Jak komponować i jej próbka

Przed sporządzeniem odpowiedzi wnioskodawca powinien zostać poinformowany w dowolny dogodny sposób o otrzymaniu wniosku na wskazanych w nim kontaktach (wniosku) – telefonicznie, mailowo lub w inny sposób.

Rejestracja odbywa się:

• lub na papierze firmowym organizacji przewidzianej do odpowiadania na zapytania;
• lub w dowolnej formie.

Papier firmowy co do zasady zawiera już w „nagłówku” nazwę organizacji udzielającej odpowiedzi, jej adres prawny, numer telefonu naczelnika oraz pola do wpisania numeru wyjściowego dokumentu i datę jego wysłania. kompilacja.

1. "Kapelusz".

W lewym górnym rogu należy wpisać pełną nazwę przedsiębiorstwa udzielającego odpowiedzi, wskazując formę prawną, adres siedziby, numer telefonu kontaktowego, datę i numer dokumentu wychodzącego, a także jego nazwę - „Odpowiedź na pismo z zapytanie (numer pisma) od (data rejestracji wniosku)”.

W prawym górnym rogu umieszcza się stanowisko i imię i nazwisko urzędnika, do którego wysyłana jest odpowiedź oraz nazwa organizacji, do której jest wysyłana.

1. Kontakt z urzędnikiem.

W centrum napisana jest apelacja do osoby, do której wysłano odpowiedź. Na przykład „Droga Marina Siergiejewna”.

1. „Ciało” listu.

1. Lista aplikacji.

Jeżeli w odpowiedzi na żądanie wymagane jest dostarczenie wnioskodawcy kopii jakichkolwiek dokumentów, należy wskazać ich listę.

1. Podpis, odpis podpisu dyrektora organizacji, która udzieliła odpowiedzi.

Pozytywnie

Pozytywna odpowiedź powinna zawierać:

• szczegóły samego wniosku (data i numer jego rejestracji);
• kilka słów o prośbie (główny punkt);
• sama odpowiedź.

Na przykład, jeśli klient prosi o wycenę produktu, możesz odpowiedzieć w następujący sposób:

„W odpowiedzi na Państwa prośbę z dnia 18.11.2017 nr 05-03/273 o cennik nowej kolekcji butów”MaxStyle"przesyłamy na Państwa adres aktualny cennik (patrz załącznik na 5 arkuszach)".

negatywny

W przypadku odpowiedzi przeczącej tekst sformułowania powinien zawierać:

• jak w przypadku odpowiedzi pozytywnej - szczegóły i krótka istota złożonego wniosku;
• powód odrzucenia wniosku;
• uzasadnienie przyczyny (w odniesieniu do przepisów federalnych lub lokalnych).

metody dostarczania

Lepiej jest wysłać odpowiedź w sposób wskazany przez wnioskodawcę we wniosku.

Jeśli metoda nie jest określona, ​​odpowiedź można wysłać faksem lub pocztą elektroniczną.

Jeśli list z odpowiedzią zawiera niezwykle cenne informacje lub oryginały jakichkolwiek dokumentów, najlepiej skorzystać z usług Poczty Rosyjskiej, wysyłając list polecony z opisem załącznika.

Czy będzie odpowiedź?

Organizacja lub obywatel, który złożył wniosek, może nie odpowiedzieć na list z odpowiedzią, ponieważ list z odpowiedzią nie zawiera żadnych wymagań, próśb ani próśb. Chociaż nic nie stoi na przeszkodzie, aby wnioskodawca podziękował organizacji, która udzieliła odpowiedzi, pisemnie lub telefonicznie za udzielone informacje.

Osobliwości

Istnieją funkcje wypełniania i wysyłania oficjalnych odpowiedzi na wnioski w określonych sytuacjach.

Po angielsku

Jeśli organizacja współpracuje z partnerami zagranicznymi, konieczne może być prowadzenie korespondencji biznesowej w języku angielskim.

W takim przypadku wymagane będą standardowe frazy banalne:

O dostarczaniu dokumentów

Wniosek o dostarczenie dokumentów musi zawierać:

• wykaz wymaganych dokumentów wskazujący liczbę wymaganych kopii;
• dane do płatności za dostarczenie kopii (jeśli wymagana jest płatność);
• adres wnioskodawcy, na który zostanie wysłana dokumentacja;
• odesłanie do aktu normatywnego zawierającego prawo (lub obowiązek) osoby, do której skierowany jest wniosek, o wydanie jakichkolwiek dokumentów.

Sformułowanie odpowiedzi jest standardowe - jeśli wnioskodawca ma prawo do otrzymywania prac, organizacja prześle odpowiedź pozytywną, w przeciwnym razie - negatywną.

W korespondencji biznesowej każdy dokument ma swoje znaczenie i może w taki czy inny sposób wpływać na relacje między partnerami. Wśród ogromnej liczby różnego rodzaju takich dokumentów szczególne miejsce zajmuje odpowiedź listowa.

Klasyfikacja dokumentów biznesowych

W stosunkach między stronami większość spraw rozstrzygana jest w formie pisemnej. A zgodnie z prawem, jak wiadomo, umowy ustne są nieważne. Dlatego każde przedsiębiorstwo musi prowadzić korespondencję biznesową. Jest to ogólnie przyjęty sposób wymiany informacji w wyniku oficjalnych kontaktów między różnymi organizacjami i przedsiębiorstwami.

Wszystkie listy biznesowe dzielą się na dwie kategorie:

1. Te, które wymagają obowiązkowej odpowiedzi.
2. Ci, którzy takiej reakcji nie potrzebują.

List z odpowiedzią należy do drugiej kategorii. Jest to jeden z rodzajów dokumentów handlowych wraz z zapytaniem ofertowym, informacją, ostrzeżeniem, ofertą, przypomnieniem lub prezentacją. Takie dokumenty są zwykle wykorzystywane w momencie zawierania i dalszego wspierania różnych umów i innych umów pomiędzy stronami. List z odpowiedzią, w przeciwieństwie do innych, nie prosi o nic i nic nie oferuje. Zawiera tylko informacje, o które wcześniej poprosiła druga strona.

Potwierdzenie wniosku

List z odpowiedzią jest opracowywany w różnych przypadkach. Może to być odpowiedź na konkretną reklamację, roszczenie lub żądanie. I może być zarówno pozytywny, jak i negatywny. W drugim przypadku dokument będzie już rodzajem listu odrzucającego. Ale musi być podane wraz ze szczegółowym wyjaśnieniem przyczyn, które doprowadziły do ​​takiej decyzji. Rozważmy na przykład przypadek, w którym firma otrzymała formalne pisemne zamówienie na produkcję określonego rodzaju produktu na określony czas. Jeżeli taka współpraca jest dla przedsiębiorstwa pożądana, to konieczna jest natychmiastowa reakcja. Odpowiedź jest przypadkowa. Może zaczynać się od słów: „Zróbmy to” lub „Zróbmy to”. Jako termin lepiej podać datę wysyłki, biorąc pod uwagę czas potrzebny na wyprodukowanie towaru i jego przekazanie do magazynu. Dodatkowo konieczne jest sprecyzowanie warunków płatności, gdyż klient może liczyć na kilka etapów. Wtedy pozostaje już tylko wyliczyć łączną kwotę i podać swoje dane, na które klient będzie dokonywał przelewów. Dokument taki podpisują zwykle dyrektor i główny księgowy, a na samym końcu zgłaszane są koordynaty bezpośredniego wykonawcy.

Korespondencja z osobami fizycznymi

Niektóre przedsiębiorstwa ze względu na charakter swojej działalności mają bezpośredni kontakt z osobami fizycznymi. Może to być organizacja usługowa lub firma produkująca towary konsumpcyjne. Na adres takiego przedsiębiorstwa mogą napływać od obywateli informacje o bardzo różnym charakterze, zarówno pozytywnym, jak i negatywnym. Niemniej jednak wymaga odpowiedniej odpowiedzi i obowiązkowej odpowiedzi. W takich przypadkach nie należy ograniczać się do osobistej rozmowy lub rozmowy telefonicznej. Obywatelowi należy udzielić pełnych wyjaśnień we wszystkich interesujących go kwestiach. Powinna to być szczegółowa odpowiedź na pismo.

Próbka takiego dokumentu musi spełniać określone wymagania:

1. W przypadku jakiejkolwiek korespondencji biznesowej najlepiej używać oficjalnego papieru firmowego.
2. Należy wziąć pod uwagę specyfikę kompilacji takich dokumentów. Najważniejsze, że muszą być napisane zgodnie ze znaną zasadą paralelizmu, to znaczy muszą zawierać to samo słownictwo i wyrażenia językowe, których użył autor inicjujący. Pozwoli to osiągnąć maksymalne wzajemne zrozumienie.
3. Upewnij się, że zrobiłeś link do listu z prośbą, podaj jego numer i datę.
4. Lepiej zacząć tekst od frazy: „Na twój numer listu…”, „W odpowiedzi na twoją prośbę…” lub „Informujemy cię…”.

Ściśle oficjalne

Jeśli chcesz odpowiedzieć na oficjalne pismo, musisz to zrobić poprawnie. Trzeba pamiętać, że taki apel z pewnością musi być uprzejmy i słuszny. Nie zapomnij również o umiejętności czytania i pisania. To śmieszne widzieć oczywiste błędy w informacjach dostarczanych przez renomowaną organizację.

Adres od samego początku jest drukowany w prawym górnym rogu. Jest to dokładna kopia tego, co jest wskazane na kopercie. Odpowiedź jest zawsze udzielana na jakąś prośbę, dlatego w stemplu rejestracyjnym w lewym górnym rogu należy odnotować jego początkowe dane (numer i datę wyjazdu). Potem przychodzi krótki apel do adresata (można po prostu podać nazwisko bez inicjałów). Tekst powinien zawierać szczegółowe wyjaśnienia dotyczące interesującego nas problemu. Jako argumenty należy używać tylko zweryfikowanych danych. W żadnym wypadku nie powinieneś polegać na plotkach i spekulacjach. W razie potrzeby możesz skorzystać z fragmentów aktów normatywnych wskazujących na odpowiednie artykuły. Dyrektor przedsiębiorstwa podpisuje taki dokument, a notatka jest nieco niższa z danymi nazwiska i numeru telefonu odpowiedzialnego wykonawcy.