Czy wiesz, jaka jest główna zaleta wydarzeń charytatywnych? Przyczyniają się do osiągnięcia wielu celów. Można na przykład zebrać bardzo pokaźną kwotę na szczytny cel, zwrócić uwagę opinii publicznej na problem lub poprawić wizerunek i rozpoznawalność organizacji non-profit.

Warto jednak pamiętać, że sukces każdego wydarzenia będzie zależał od jego starannego przygotowania. Jakie zatem elementy należy uwzględnić w planie?

Cel

Zanim zaczniesz się przygotowywać, zadaj sobie następujące pytanie: Dlaczego to robię? Czy planujesz wyłącznie wydarzenie związane ze zbiórką pieniędzy, czy też realizujesz inne cele? Być może Twoja organizacja pozarządowa ma nadzieję zebrać określoną kwotę, ale jest to po prostu miły bonus, a Twoim głównym zadaniem jest promocja projektu lub przyciągnięcie publiczności.

Zbieranie funduszy

Jeżeli skupiasz się na zbiórce pieniędzy, jasno określ format wydarzenia (kiermat, bal charytatywny, koncert itp.) oraz kwotę, jaką planujesz zebrać po odliczeniu wszystkich wydatków.

Budżet

Budżet oznacza szczegółowy opis wydatków, jakie poniesiesz. Należą do nich wynajem i dekoracja pomieszczeń, płatności za usługi personelu, zaproszenia, sprzęt, wyżywienie, rozrywkę, transport i wiele innych. Pamiętaj, aby dodać 20% do otrzymanej kwoty na nieprzewidziane wydatki - nie możesz bez nich żyć.

Przyciąganie funduszy

Po sporządzeniu kosztorysu należy zdecydować o źródłach finansowania. Ich wybór będzie zależał od rodzaju i formatu wydarzenia. Może to być budżet sponsorski, dotacja rządowa, crowdfunding, usługi pro bono, finansowanie spółek komercyjnych itp.

Grupy docelowej

Można zaplanować wspaniałe wydarzenie, ale jeśli zaprosisz niewłaściwe osoby, nie osiągniesz pożądanego rezultatu. Czy planujecie zbiórkę ogólną, w której może wziąć udział każdy, czy też wydarzenie jest skierowane do określonej grupy osób (darczyńcy, przedsiębiorcy, rodzice, młodzi profesjonaliści)?

Organizacja

Nie zapomnij o niuansach organizacyjnych: miejsce, sprzęt, poczęstunek, rozrywka, materiały drukowane (ulotki, plakaty, broszury), dress code, program wydarzenia itp. Musisz pomyśleć o tym wszystkim z wyprzedzeniem i uwzględnić przewidywane pozycje kosztów w oszacowaniu.

Przyciąganie publiczności

Każde wydarzenie wymaga reklamy. Zacznij od ogłoszeń na stronie internetowej organizacji i w w sieciach społecznościowych. Skontaktuj się ze swoimi subskrybentami i partnerami z prośbą o jak najczęstsze ponowne publikowanie. Przygotuj informacyjny i kolorowy komunikat prasowy dla dziennikarzy i oficjalnie zaproś ich do relacjonowania wydarzenia.

Próba

Jeśli planujesz wydarzenie o tak dużej skali jak koncert czy bal charytatywny, nie możesz obejść się bez wstępnego przeglądu. Wszyscy uczestnicy muszą z góry wiedzieć, za co są odpowiedzialni, na czym stoją i co robią. W ten sposób unikniesz niepotrzebnego zamieszania i zamieszania w najważniejszym momencie.

Wdzięczność

„Ale oni nawet nie podziękowali” – to jedno z najczęstszych wyrażeń, które można usłyszeć od gości i wolontariuszy akcji charytatywnych. Nie zapomnij dołączyć notatek z podziękowaniami skierowanych do wszystkich zaangażowanych osób, w tym gości, wolontariuszy, dostawców i personelu pomocniczego.

Celem organizacji imprez charytatywnych jest zwrócenie uwagi jak najszerszych warstw społecznych na wszelkie problemy publiczne lub osobiste.

Mogą pomóc w zebraniu środków niezbędnych do realizacji projektów charytatywnych. Np. schronisko dla bezdomnych zwierząt czy renowacja pomnika historii.Do realizacji wydarzeń na poważną skalę bardzo pożądane jest wsparcie przedsiębiorców i sumiennych ludzi, którzy chcą przyczynić się do szczytnego celu. Najprościej zorganizować takie wydarzenie dla oficjalnie zarejestrowanych fundacji charytatywnych, ruchów wolontariackich i dużych firm.

Rola biznesu

W dużych galeriach handlowych często odbywają się akcje charytatywne. Wydarzenie może zbiegać się w czasie z jakimś świętem lub niezapomnianym dniem. Z okazji Dnia Dziecka lub wakacje noworoczne, chętni mają możliwość zakupu prezentów dla sierot, a w Dniu Zwycięstwa mogą zbierać fundusze na pomoc weteranom.

Do przeprowadzenia akcji wymagana jest zgoda właściciela kompleksu handlowego. Aby się skontaktować, możesz skorzystać z systemu mailingowego lub złożyć apel za pośrednictwem działu prasowego fundacji lub organizacji charytatywnej. Trzeba wyjaśnić program, warunki wydarzenia, cel (co jest najważniejsze), sposób jego osiągnięcia i reklamę. Zarząd kompleksu handlowego można przyciągnąć oferując korzystne warunki reklamowe. Możesz zadeklarować ich jako partnera informacyjnego i zaprosić do rady nadzorczej. Pozytywny wizerunek odgrywa bardzo ważną rolę w biznesie. A zyski właścicieli z takich promocji często znacznie wzrastają.

Rola mediów

Pieniądze na leczenie można także zebrać w ramach akcji charytatywnej. Dzięki fundacjom charytatywnym ludzie naprawdę potrzebują pomocy. Fundusz udostępnia dane bankowe, zaświadczenia i dokumenty. Zwykle strona internetowa zawiera zdjęcia i szczegółowe diagnozy oraz informuje, jakie leczenie jest potrzebne. Akcja na dużą skalę wymaga zaangażowania mediów. Wiele mediów drukowanych publikuje takie ogłoszenia. Współpracują wyłącznie z zarejestrowanymi organizacjami, gdyż mogą publikować jedynie potwierdzone informacje.

Często same publikacje inicjują jednorazowe promocje w okresie wakacji. Sieroty piszą listy do Świętego Mikołaja, a publikacje je drukują, aby troskliwi czytelnicy sami byli adresatami, obdarowując dzieci tak długo oczekiwanymi prezentami.

Udział w akcjach charytatywnych daje każdemu możliwość zrobienia dobrego uczynku i pomocy osobom potrzebującym pomocy. Dlatego tak ważne jest zwrócenie uwagi opinii publicznej na to wydarzenie.

Cel akcji charytatywnej jest przejrzysty i prosty jest zapewnienie niezbędnej pomocy osobom znajdującym się w trudnej sytuacji sytuacja życiowa. Mogą to być akcje charytatywne na rzecz osób niepełnosprawnych, pomoc dla schronisk społecznych i domów dziecka itp.

Jakie są formy wyrażania pomocy charytatywnej ?

Bezinteresowne przekazywanie umiejętności i wiedzy

Gromadzenie i przekazywanie różnych towarów konsumpcyjnych (np. leków, odzieży, żywności itp.), a także środków finansowych

Bezinteresowne świadczenie jakichkolwiek usług lub wykonywanie pracy

Wolontariat - niesienie pomocy i opieki sierotom, osobom niepełnosprawnym i osobom starszym

Jak zorganizować imprezę charytatywną?

Społeczne akcje charytatywne mogą przybierać różną skalę – są to zarówno miejskie, jak i międzynarodowe wydarzenia charytatywne. Wszystko zaczyna się od szczerej chęci pomocy. Dlatego absolutnie każdy może zorganizować taką akcję, na miarę swoich możliwości. Najważniejsze jest chęć i posiadanie przynajmniej minimalnych umiejętności organizacyjnych.

Możesz na przykład urządzić przyjęcie z okazji dnia ślubu lub urodzin. Ale zamiast prezentów poproś gości, aby przekazali datki na rzecz fundacji charytatywnej. Możesz także zorganizować dzień sprzątania dla mieszkańców swojego domu. Tak więc, spotykając się, możecie wnieść duży wkład w szczytny cel, na przykład sprzątając śmieci ze swojego podwórka lub najbliższego parku, malując ławki itp.

Możesz także zorganizować w swoim biurze akcję charytatywną, aby pomóc potrzebującym. Możesz skontaktować się z organizacją wolontariacką lub fundacją charytatywną i poprosić o listę niezbędnych funduszy i prezentów, których oczekują podopieczni tych organizacji. Następnie pracownicy firmy mogą zakupić potrzebne środki i przekazać je organizacji charytatywnej lub przekazać kwotę darowizny na konto funduszu.

Jeśli planujesz zorganizować imprezę masową na szczeblu miejskim lub regionalnym, nie obejdzie się to bez pomocy profesjonalistów. Organizatorzy agencji eventowych Wakacje PRO Opracują program wydarzenia, przygotują przejrzysty harmonogram i plan, przemyślą każdy szczegół, aby stworzyć ciekawy i bogaty scenariusz, a także zadbają o koordynację z władzami miasta, fundacjami charytatywnymi i wolontariuszami.

Akcja charytatywna to wydarzenie wymagające szerokiego nagłośnienia, aby jak najwięcej osób o niej usłyszało i mogło pomóc. W tym celu w ramach organizacji wydarzenia organizujemy i przeprowadzamy konferencję prasową.

Imprezy charytatywne możemy realizować w różnych formatach:

• Targi charytatywne
• Kursy mistrzowskie z gwiazdami
• Aukcja charytatywna
• Przedstawienia teatralne dla dzieci
• Sportowe imprezy charytatywne (maratony, turnieje, dni sportu, sztafety)
• Zbiórka funduszy itp.

Wakacje PRO to zespół doświadczonych organizatorów, którzy całą swoją siłę, wiedzę i doświadczenie inwestują w stworzenie błyskotliwego wydarzenia. Ale impreza charytatywna to nie tylko wydarzenie. Dla nas jest to niepowtarzalna okazja, aby ujawnić całą dobroć i hojność swojego serca, aby dzięki Waszej inicjatywie pomóc wielu osobom.

Wydarzenia charytatywne są bardzo ważne, ponieważ pozwalają zwrócić uwagę władz i obywateli na poważne problemy publiczne i prywatne. Dzięki tym wydarzeniom organizatorzy nie tylko zbierają fundusze na realizację znaczących projektów, ale dają ludziom możliwość czynienia dobrych uczynków. Organizowanie takich wydarzeń jest możliwe tylko przy wsparciu zainteresowanych obywateli, dużych przedsiębiorstw i władz rządowych. Szczególną uwagę należy zwrócić na relację z wydarzenia w mediach.

Przede wszystkim musisz zdecydować, na czyją rzecz odbędzie się impreza charytatywna. Na tej podstawie należy opracować format wydarzenia: mogą to być targi, festiwal sportowy, koncert, aukcja i wiele innych. Równie ważne jest znalezienie źródeł środków finansowych, które pokryją koszty organizacji i przeprowadzenia wydarzenia. Na koniec należy pozyskać wsparcie mediów, które na swoich stronach internetowych oraz w publikacjach drukowanych będą relacjonować planowaną akcję.

Najłatwiej zorganizować taką imprezę dla fundacji charytatywnej, duża firma lub ruch wolontariacki. Przykładowo fundacje często organizują akcje charytatywne w centrach handlowych. Najczęściej wydarzenia te zbiegają się w czasie z niektórymi świętami. Ich istotą jest to, że każdy ma możliwość przygotowania prezentu dla sieroty i przekazania go do domu dziecka, umieszczając go w specjalnym pudełku.

Aby zorganizować takie wydarzenie, należy przede wszystkim podjąć decyzję o wyborze sklepu lub centrum handlowego, które będzie gospodarzem wydarzenia. Odpowiednie są do tego zarówno mailingi, jak i bezpośrednia komunikacja z służbą prasową organizacji. Administracja ośrodka musi szczegółowo opisać planowaną akcję: w jaki sposób będzie ona przebiegać, jakie ma cele i na co zostaną przeznaczone zebrane środki.

Kierownictwo sklepu powinno być zainteresowane udostępnieniem swojej powierzchni fundacji charytatywnej. Można go przyciągnąć doskonałymi warunkami reklamowymi, na przykład propozycją umieszczenia na liście partnerów wydarzenia lub w jego radzie nadzorczej. Ale to nie jedyna potencjalna „wygrana” centrum handlowego: udział w akcji charytatywnej może poprawić wizerunek każdej firmy. Ponadto zauważono, że w dni różnych promocji znacznie wzrasta liczba klientów w pobliżu sklepów.

Innym rodzajem akcji charytatywnej jest zbiórka środków na leczenie. Fundusze organizujące takie wydarzenia dają gwarancję, że środki zostaną wykorzystane zgodnie z ich przeznaczeniem i że będą rzeczywiście potrzebne. Z reguły organizacje charytatywne zamieszczają na swoich stronach internetowych zdjęcia chorych osób wraz z towarzyszącymi im osobami szczegółowy opis diagnoza i konieczne leczenie. Ogłoszenie musi także zawierać rachunek bieżący lub inne dane umożliwiające przelew pieniędzy. Na większą skalę do akcji włączają się także media. Reklamy mające na celu zbiórkę środków na leczenie można dziś znaleźć w wielu miejscach. główne gazety i czasopisma. Współpracują tylko z fundacjami, bo mogą publikować rzetelne informacje.

Jednak same media drukowane również mogą zorganizować akcję charytatywną, zarówno we współpracy z fundacjami, jak i bez ich pośrednictwa. W drugim przypadku media same przekazują zebrane środki potrzebującym. Zazwyczaj tego typu wydarzenia mają charakter jednorazowy i są poświęcone świętom. Na przykład przed Nowym Rokiem niektóre gazety publikują listy od sierot adresowane do Świętego Mikołaja. Każdy czytelnik po przeczytaniu wiadomości może zakupić „właściwy” prezent i wysłać go dziecku pozostawionemu bez opieki rodzicielskiej.

Możesz także zorganizować imprezę charytatywną w swoim biurze. Aby to zrobić, należy skontaktować się z organizacją charytatywną lub wolontariacką, która nadzoruje domy dziecka, szpitale lub domy opieki. Możesz przełożyć wydarzenie na dowolne święto. Wolontariusze przyniosą listy od swoich podopiecznych, w których opowiedzą, jakiego prezentu oczekują. A pracownicy firmy będą mogli kupić wszystko, czego potrzebują lub przekazać datki na rachunek bankowy funduszu.

Organizacja wydarzeń charytatywnych wcale nie jest trudna. Najważniejsze jest jasne określenie celów i założeń tak ważnego wydarzenia.

Irina Gonczarowa
Zdjęcie: insales.ru, bfrenova.ru, shkolazhizni.ru

Przeczytaj także

Kiedy parafia zaczyna się organizować działania społeczne często staje przed faktem, że większość podopiecznych potrzebuje przede wszystkim pomocy finansowej. Efektywny sposób zbieranie przedmiotów i darowizn ma na celu prowadzenie akcji charytatywnych. W dzisiejszym artykule podpowiemy Ci, jak zorganizować imprezę charytatywną w centrum handlowym i od czego zacząć. Informację przygotował Wydział Synodalny ds. Kościelnej Pomocy Społecznej na podstawie materiałów z VII Ogólnokościelnego Kongresu Służby Społecznej.

Należy poznać potrzeby swoich podopiecznych i sporządzić przejrzystą listę potrzebnych rzeczy, dzieląc je na zrozumiałe bloki: odzież, żywność, lekarstwa, leczenie, szkolenie itp. Należy w ten sposób zebrać wszystko, co da się zebrać w pozycjach objętych wykazem, a datki pieniężne należy przeznaczyć na te wydatki, których nie można pokryć w żaden inny sposób. Na przykład, usługi medyczne, leki (można je przyjmować wyłącznie jako prezenty od firm farmaceutycznych, co do których masz pewność), wynagrodzenie za pracę pełnoetatowych pracowników projektu itp.

Przeprowadzenie promocji:

Opcja 1: Promocja w punkcie sprzedaży detalicznej prowadzona przez sam punkt sprzedaży.Punktem sprzedaży detalicznej mogą być centra handlowe, sklepy spożywcze lub z artykułami konsumpcyjnymi, minimarkety, supermarkety, hipermarkety, targi itp. Opcja ta sprawdza się bardzo efektywnie, jeśli kierownictwo punktu sprzedaży wykaże wyraźne zainteresowanie przeprowadzeniem promocji, gotowość do druku i wysyłki materiały promocyjne, zaangażuj swoich pracowników w udział. Ostatni warunek jest kluczem do powodzenia wydarzenia. Szczególnie skuteczne jest przeprowadzanie takiej akcji, jak na przykład „maraton”, przez dwa tygodnie z rzędu.

Co będzie od Ciebie wymagane:

1. Uzgodnij z punktem sprzedaży detalicznej (sieć sklepów, supermarket itp.) w sprawie przeprowadzenia promocji.

Z reguły negocjacje są bardziej skuteczne, jeśli działasz poprzez „wewnętrzny krąg” - znajomych, znajomych itp. Badania pokazują, że w sektorze charytatywnym ludzie pokładają duże zaufanie w rekomendacjach bliskich im osób. Negocjacje na zimno od zera również mogą zakończyć się sukcesem, ale wymagają znacznie więcej czasu i wysiłku.

2. Pomóż placówce w przygotowaniu reklam i ulotek informacyjnych o trwającej promocji.

Zadbaj o to, aby w materiałach informacyjnych wskazano cel (komu i dlaczego pomagamy), daty i godziny promocji, czytelną listę tego, co klienci mogą kupić w tym sklepie oraz wyznaczone miejsce, w którym można zostawić darowiznę. Mogą to być na przykład specjalne kontenery w strefie kasowej przy wyjściu parkiet handlowy. Wskazane jest także zainstalowanie przy kasach małych skrzynek, w których można przyjmować darowizny pieniężne. Pamiętaj, aby je uszczelnić i starannie zabezpieczyć. Pudełka muszą znajdować się pod ścisłym nadzorem ochrony sklepu.

Ulotki powinny zawierać także Twoje logo, nazwę organizacji i kontakty, aby zwiększyć rozpoznawalność Twoich projektów i zwiększyć zaufanie uczestników.

3. Uzgodnij z kierownictwem punktu sprzedaży, że wszyscy pracownicy zostaną poinformowani o promocji i jej warunkach.

Jeśli to konieczne, pomóż w przygotowaniu notatki-instrukcji dla pracowników: krótkiego i jasnego opisu, kto i dlaczego otrzymuje pomoc, jaka organizacja prowadzi projekt, w jaki sposób darowizny będą przekazywane i dystrybuowane itp. Bardzo ważne jest, aby sprzedawcy i kasjerzy w sklepie grzecznie i życzliwie zapraszali odwiedzających sklep do udziału w promocji. W tym samym celu przy kasie i przy wejściu na parkiet, w tych częściach sklepu, w których znajduje się potrzebny towar, ważne jest umieszczenie reklam/ulotek o promocji z listą niezbędnych rzeczy.

4. Ogłaszajcie akcję na wszystkich dostępnych stronach internetowych, portalach społecznościowych, zamieszczajcie ogłoszenia na terenie kościołów i zaprzyjaźnionych organizacji.

5. Przygotować magazyn (pomieszczenie o odpowiedniej pojemności) do przechowywania, sortowania i wydawania zebranego towaru.

6. Zorganizuj szybki odbiór zebranych przedmiotów samodzielnie lub przy pomocy punktu sprzedaży detalicznej.

Ten format jest dla Ciebie najmniej pracochłonny. Jeśli w promocję zostanie zaangażowana cała sieć supermarketów (na przykład Magnit, Pyaterochka, Miratorg itp.), Skuteczność będzie znacznie wyższa.

Opcja 2: Promocja w punkcie sprzedaży detalicznej prowadzona przez Ciebie (pracownicy + wolontariusze)

Takie wydarzenie jest trudniejsze do zorganizowania i przeprowadzenia, ale przy jego pomocy nie tylko zbierzesz datki, ale także będziesz mógł poznać nowych przyjaciół i podobnie myślących ludzi, którzy dowiedzą się o Twojej działalności, mogą zostać wolontariuszami, stałymi darczyńcami, itp.

Co będzie od Ciebie wymagane: 1. Napisz list z apelacją do administracji centrum handlowego, supermarketu lub targu z prośbą o zorganizowanie akcji na ich terenie. Promocje najskuteczniejsze są w dużych centrach i supermarketach takich jak Auchan i Karusel, czyli w sklepach o dużym asortymencie i ruchu. Ale tam jest udane przykłady przeprowadzanie takich działań i rynki żywności. Weekendy są preferowane w przypadku promocji, gdy jest więcej kupujących. Jeśli planujesz zbierać nie tylko towary, ale także pieniądze na ich późniejszy zakup, musisz wcześniej omówić to z administracją punktu sprzedaży i uzyskać od nich oficjalną zgodę.

2. Zaprojektuj i wydrukuj ulotki z wyprzedzeniem. To jest kluczowy punkt akcji. Na ulotce należy podać, kto organizuje akcję (wraz z danymi kontaktowymi), dla kogo zbierana jest pomoc, w jaki sposób można wziąć w niej udział – wraz ze szczegółowym wykazem potrzebnych towarów.

Ważne jest, aby z wyprzedzeniem zdecydować, czy jesteś gotowy do zbierania i rozdawania używanej odzieży itp., podczas promocji ludzie często oferują używane rzeczy w dobrym stanie. Przygotuj odpowiedź na to pytanie (czy jesteś gotowy to zaakceptować, czy nie, gdzie możesz to przynieść innego dnia i komu przekazać itp.), przekaż tę informację swoim wolontariuszom i wszystkim pracownikom.

Pamiętaj, aby w ulotkach i ogłoszeniach wskazać, w jaki sposób możesz pomóc później, gdyby dana osoba nie miała teraz takiej możliwości – strona internetowa, SMS, szczegóły. Powinno być dużo ulotek! Najskuteczniej jest je rozmieścić przy wejściach do punktów sprzedaży detalicznej oraz w tych obszarach sal sprzedaży i sklepów, w których znajdują się towary z listy artykułów pierwszej potrzeby.

3. Umieść z wyprzedzeniem w punkcie sprzedaży ogłoszenia, że ​​w takim a takim dniu (dniach) odbędzie się promocja (mogą to być duże plakaty). Jeśli to możliwe, w dniu promocji należy zorganizować reklamę radiową lub wideo (komunikaty ustne o trwającej promocji przez głośnik punktu sprzedaży, reklama na monitorach).

4. Zaangażuj wolontariuszy w wydarzenie z wyprzedzeniem. Od ich liczby i przygotowania zależy powodzenie akcji. Aby znaleźć wolontariuszy, należy zamieścić ogłoszenia na stronach internetowych (np. wszystkich parafii diecezji), stworzyć ogłoszenia i grupy wydarzeń na portalach społecznościowych (publikować informacje o potrzebach związanych z akcją na transport, materiały opakowaniowe itp.). Wskazane jest ogłoszenie w kościołach po nabożeństwie informacji o samej akcji i możliwości wzięcia w niej udziału jako wolontariusz. Z reguły bardzo dobrymi wolontariuszami są pielęgniarki, uczniowie (pod okiem rodziców), studenci, młodzież kościelna i uczestnicy kół teatralnych.

5. Wyznacz koordynatora, który będzie nagrywał wolontariuszy i odpowiadał na ich pytania. Wolontariusze zazwyczaj nie mogą pracować cały dzień, lepiej podzielić ich na grupy i stworzyć szczegółowy harmonogram. Koordynator tworzy listę wolontariuszy tak, aby w każdym przedziale czasowym była obecna wystarczająca liczba osób.

6. Przeszkol wolontariuszy z wyprzedzeniem i/lub daj im instrukcje dotyczące tego, co powinni zrobić i co powinni powiedzieć innym. Instrukcję można przesłać do sprawdzenia e-mailem. Nie zapomnij zabrać ze sobą na wydarzenie wydrukowanej wersji instrukcji. Nie każdy będzie mógł ją przeczytać dzień wcześniej, a ktoś zapewne przyjdzie bez umówionego spotkania.

Instrukcja musi szczegółowo opisywać szczegóły akcji: kto jest organizatorem, daty i godziny wydarzenia, mechanizmy uczestnictwa, dla kogo zbierana jest pomoc, w jaki sposób i komu pomoc będzie przekazywana oraz w jaki jeszcze sposób możesz pomóc.

Wolontariusze muszą wiedzieć, z kim mogą się skontaktować, jeśli mają pytania, na które nie znają odpowiedzi, a także rozumieć cały mechanizm wydarzenia, aby pewnie i przekonująco odpowiadać na pytania odwiedzających.

Wolontariusze powinni być życzliwi, uśmiechnięci, gotowi przełamać nieśmiałość i nie bać się komunikacji i rozdawania ulotek.

Powodzenie akcji zależy od liczby rozdanych ulotek oraz od życzliwości, uśmiechu i życzliwości wolontariuszy.

Sposób rozdawania ulotek:

• Wolontariusze rozdają ulotki wszystkim dorosłym odwiedzającym centrum handlowe. Do gości trzeba zwrócić się z uśmiechem i przygotowanym wstępem, np. „Weź udział w akcji charytatywnej”, „Dzisiaj mamy akcję charytatywną”.
• Lepiej podejść do osoby trochę z boku, a nie bezpośrednio - jest to krępujące i podświadomie odbierane jako agresja.
• Nie ma potrzeby wybierać ze strumienia „przyjaznych twarzy”, wystarczy skontaktować się ze wszystkimi odwiedzającymi znajdującymi się w promieniu około 1,5 metra.
• NIE bądź zbyt wytrwały
• NIE denerwuj się, jeśli dana osoba zareaguje nieuprzejmie lub agresywnie (jest to rzadkie, ale się zdarza). Zachęcaj nowych pracowników i wolontariuszy.
• Nie ma potrzeby „leczyć” i przekonywać tych, którzy zaczynają krytykować działalność charytatywną, sytuację polityczną na świecie itp., że mają rację. W takiej sytuacji należy grzecznie się pożegnać i wyjść, kontynuując rozdawanie ulotek innym gościom.
• Jeśli organizujesz promocję w dużym punkcie sprzedaży detalicznej, lepiej zaprzestać rozdawania ulotek na godzinę przed zakończeniem promocji. W przeciwnym razie klienci mogą opuścić sklep później, niż stoisko informacyjne zakończyło pracę i zaakceptowało towar.
• Zatrudnij kilku ochotników do rozdawania ulotek. Jako zespół będą bardziej zabawni i odważni w komunikowaniu się z gośćmi lokalu. Ale najważniejsze jest to, że nie komunikują się ze sobą na abstrakcyjne tematy.
• Po zakończeniu promocji przejdź się po outletie i zbierz resztki ulotek z pasaży handlowych, ławek, lad i pustych koszyków zakupowych. Zrobi to dobre wrażenie na administracji placówki.

7. W dniu promocji przy wyjściu z targowiska lub centrum handlowego, za kasami w supermarketach (tj. w strefie wyjścia z parkietu, w dobrze widocznym i dostatecznie wolnym miejscu) należy ustawić stanowisko informacyjne zainstalowany.

Na stoisku powinien znajdować się stół z materiałami informacyjnymi, zapieczętowane pudełko na datki (nie należy go pozostawiać bez opieki!), baner/roll-up lub po prostu duży plakat przyciągający uwagę zwiedzających, wózki (lub pudełka) do zbierania artykułów (można zapytać w supermarkecie w trakcie promocji), gdzie można zostawić zakupione towary i zadać pytania. Na stoisku powinien być obecny przedstawiciel organizacji oraz dobrze poinformowani wolontariusze, którzy potrafią poprawnie wyjaśnić, jak zostać wolontariuszem, gdzie i do kogo zostanie wysłana pomoc, kto jest organizatorem wydarzenia oraz w jaki sposób można pomóc po zakończeniu wydarzenia. koniec wydarzenia.

Zaleca się wręczenie odwiedzającym, którzy przekazali darowiznę (pieniężną lub rzeczową), małej pamiątki, która przypomni im o Twojej organizacji (może to być magnes, kalendarz kieszonkowy, odznaka itp.) oraz ulotki z informacjami o tym, jak skontaktować się z Tobą i dowiedzieć się, jak możemy Ci pomóc w przyszłości.

Zdecydowanie wskazane jest prowadzenie rejestru najbardziej aktywnych uczestników, którzy są gotowi zapewnić dalszą pomoc wolontariacką i finansową. Pamiętaj, aby zapisać ich kontakty (przede wszystkim adres e-mail), to jest Twoja baza danych dawców.

Jakiś czas po akcji (w ciągu najbliższych dwóch tygodni) pamiętajcie o wysłaniu do nich listów z podziękowaniami i krótkiego raportu o tym, ile pomocy udało się zebrać i w jaki sposób została ona przekazana potrzebującym. Szczególnie duże wrażenie robi kompetentna fotorelacja z podziału pomocy. Na końcu listu zostaw kontakty swojej organizacji oraz informację, w jaki sposób możesz teraz pomóc, na przykład link do strony internetowej z metodami darowizny, numerem i formatem darowizny SMS.

8. Po zakończeniu promocji należy usunąć wszystkie zebrane przedmioty z terenu centrum handlowego lub targowiska.

Zebrane przedmioty wolontariusze mogą wywozić fragmentami w ciągu dnia lub całość na raz na koniec dnia po zakończeniu akcji (w tym celu należy zapewnić pojazd o większej ładowności). Jeśli wybrałeś drugą opcję i zebranych toreb z rzeczami jest dużo, możesz z nimi negocjować Centrum handlowe w sprawie udostępnienia lokalu do przechowywania rzeczy w ciągu dnia.

9. Przed promocją należy wcześniej znaleźć i przygotować magazyn, w którym zebrany towar będzie następnie składowany i sortowany.

10. Po zakończeniu akcji koniecznie podziękuj administracji placówki, a także zamieść fotorelację i historię na swojej stronie internetowej (z wdzięcznością dla placówki oraz wszystkich, którzy pomogli w organizacji i przeprowadzeniu, w tym wolontariuszy, możesz wymień imiennie), ile zebrano rzeczy i pieniędzy, w jaki sposób zostaną one wykorzystane.