Utworzenie ram regulacyjnych dotyczących organizacji procesu zamówień w ramach 223-FZ

Bardzo ważne jest zapoznanie klientów z ramami regulacyjnymi dotyczącymi zamówień w ramach 223-FZ oraz doświadczeniami z procesu zamówień na przykładzie Banku Moskiewskiego OJSC, aby podkreślić trudności, obszary problematyczne i etapy. Głównym zadaniem jest znalezienie optymalnego i skutecznego rozwiązania wszystkich problemów, określenie „zalet” i „wad” tego modelu. Praca z tym procesem przebiega pomyślnie, ale można ją też nazwać twórczą. W 223-FZ stale wprowadzane są zmiany i stosowane są nowe rozwiązania.

Jeśli firma dopiero wkracza na ścieżkę 223-FZ, musi zarejestrować się na takich platformach, jak usługi państwowe, zamówienia państwowe, a także na akredytowanych platformach handlowych. Bez tego niemożliwe jest rozpoczęcie działalności w ramach 223-FZ. Tutaj zamieszczane są wszystkie dokumenty regulacyjne, których publikacja jest wymagana na mocy prawa. Cała działalność handlowa prowadzona jest tylko tam i nigdzie indziej.

W przypadku witryn proces jest dość prosty, ponieważ od dawna służą one użytkownikom radą, szczegółowo i popularnie wyjaśniając wszystkie zawiłości systemu.

Sam proces rejestracji nie jest skomplikowany. Jak wiesz, zawsze musisz zarezerwować dodatkowy czas na etap przygotowawczy. Jest to konieczne w celu zatwierdzenia regulaminów i przygotowania dokumentów dotyczących standardów platform transakcyjnych.

Po akredytacji regulamin zakupów firmy musi zostać natychmiast opublikowany na platformie transakcyjnej. Niniejszy dokument podlega obowiązkowej publikacji w domenie publicznej.

Jest to podstawowy (warunkowo zewnętrzny) dokument każdej organizacji, zgodnie z 223-FZ, regulujący działania zakupowe i zawierający:

• terminy, definicje, postanowienia ogólne;
• wymagania dotyczące wsparcia informacyjnego w zakresie zamówień (w tym wykaz i termin publikowania informacji w Jednolitym Systemie Informatycznym (UIS));
• wymagania stawiane uczestnikom postępowań o udzielenie zamówienia i przedstawianej przez nich dokumentacji;
• wymagania zakupowe, sposoby i formy postępowań zakupowych (w tym opis trybu i warunków stosowania metod przetargowych - realizowanych w drodze konkursu, aukcji, zapytania ofertowego, zapytania ofertowego, zamówienia od jednego dostawcy i innych metod (przed zatwierdzeniem zmian w 223-FZ ograniczających sposoby różnorodności);
• tryb zawierania i wykonywania umów oraz inne postanowienia związane z zamówieniami;
• prawo określa, kto je zatwierdza („Bank Moskwy” - Rada Dyrektorów).

Ważne jest również zamieszczenie planu zakupów. Dopóki firma nie opublikuje tych dokumentów, nie uważa się, że działa na podstawie 223-FZ. Wszystko, co jest zawarte w tych dokumentach, jest zawsze sprawdzane przez organy regulacyjne. Szczególną uwagę należy poświęcić planowi zamówień i przepisom dotyczącym zamówień publicznych. Eksperci doradzają zapoznanie się z regulaminem zamówień jakiejś dużej firmy o podobnej specyfice. Będzie kompletny i kompleksowy - można go bezpiecznie przyjąć za podstawę, ponieważ doświadczenie firmy tutaj jest trudne do przecenienia: są tam określone wszystkie etapy procedur, warunki dostępu uczestników i wiele innych punktów.

Regulamin Komisji Przetargowej (Komisji Zakupowej). Skład Komisji Przetargowej.

Jest to dokument określający cele, zadania, funkcje, uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność członków komisji, porządek organizacji i postępowania.

• Ustawa nie określa, kto ją zatwierdza („Bank Moskwy” – Zarząd Banku)

Procedura interakcji między działami podczas realizacji działań zakupowych.

Jest to dokument określający cały wewnętrzny proces zakupowy od momentu zainicjowania wymagań po raportowanie realizacji kontraktów.

• Prawo nie określa, kto je zatwierdza („Bank Moskwy” - na mocy zarządzenia Prezesa Banku)

Istnieją również dokumenty, które pomogą Ci kompetentnie sformułować proces zakupowy:

• Zasady kształtowania ceny początkowej (maksymalnej). Dokument ten jest przydatny z punktu widzenia metodologii kształtowania ceny kontraktowej. Przyda się wykonawcom.
• Regulamin planowania i organizowania kontroli wykonania budżetu oraz Planu Zakupów.
• Metodologia oceny i porównywania wniosków. Stosuje się go na pewnym etapie, gdy następuje ocena wyników.
• Regulamin zawierania umów handlowych. Reguluje proces sporządzania standardowych umów spółek. Określa specyfikę zawierania umów.
• Norma obliczania efektywności zakupów. Wskaźnik krótkoterminowych i długoterminowych perspektyw zakupowych.

Im więcej zamówień zostanie uregulowanych, tym łatwiej będzie pracować wszystkim pracownikom firmy.

Wewnętrzne systemy i narzędzia optymalizacji działań zakupowych

• Opracowanie standardowych formularzy dokumentów wraz z instrukcją ich wypełniania. Pomoże to w zapewnieniu najbardziej standardowych form dokumentów i najbardziej standardowych pozycji zamówień. Standardowe formularze zaczerpnięto z wersji Word, niektóre pola zabezpieczono hasłem, uregulowano proces pracy z wykonawcami i proces sprawdzania działów. Minimalizuje to prawdopodobieństwo błędów i upraszcza proces przygotowywania dokumentów dla pracowników.
• Maksymalna szczegółowość i regulacja procesu zakupowego.
• Wdrożenie specjalnych platform do zakupów/udoskonalania istniejących (SAS, 1C, Cognitive, LanDocs, SDO-Purchases itp. itp.).
• Automatyzacja dróg akceptacji, spójności, kontroli wersji, rejestrowania wniosków i ewentualnych ryzyk.
• Portal korporacyjny/udział sieciowy.

Nie wszystkie firmy mogą sobie pozwolić na automatyzację systemów. Zawsze możesz uprościć procesy zakupowe, a także ulepszyć istniejącą bazę danych. Bank Moskiewski nie kupował programów, prace rozpoczęły się od tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych, które następnie stały się elektroniczne w systemie LanDocs. Ważne jest, aby w jak największym stopniu unikać formalności poprzez optymalizację procesu, ponieważ cykl zamówień ma dużą skalę, a organy regulacyjne mogą przeprowadzać kontrole, podczas których dostarczanie dokumentów elektronicznych będzie najbardziej efektywne.

Efektywność realizacji specjalnych systemów elektronicznych:

• Kompletna baza danych informacji o zamówieniach, w tym do generowania danych statystycznych do długoterminowej analizy czynników wpływających na efektywność zakupów, w zależności od ich specyfiki, terminu realizacji zamówienia, sezonowości, kryteriów oceny i innych parametrów.
• Kontrola pełnego cyklu w celu bardziej szczegółowej analizy działań zakupowych. Określenie maksymalnej efektywności nie tylko w momencie zakupu, uzyskania optymalnej oferty na rynku, ale także w trakcie realizacji zamówienia, m.in. dotrzymywanie terminów, z ewentualnym uwzględnieniem kar finansowych i innych obowiązków gwarancyjnych wpływających na ogólną efektywność działań zakupowych, a także jakość realizacji obowiązków i podejmowanie decyzji w celu optymalizacji kosztów na innym poziomie.
• Minimalizacja kosztów pracy na czynności mechaniczne działów odpowiedzialnych za zakupy, uwolnienie zasobów na zadania strategiczne w celu maksymalizacji optymalizacji zakupów.
• Możliwość generowania raportów z zawartych umów i ich realizacji, raportów miesięcznych i SMPS, co jednocześnie minimalizuje koszty pracy i prawdopodobieństwo błędów technicznych przy ręcznym generowaniu raportów.
• Możliwość zawierania umów w formie elektronicznej poprzez EETP, w celu optymalizacji gromadzenia i umieszczania informacji w rejestrze umów, a także ich realizacji.

Uczestnicy, ich uprawnienia i obowiązki w całym procesie zakupowym.

Cechy zakupów w sieci regionalnej.

W każdej organizacji podczas przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia istnieją 3 główne grupy. Są to niezależne jednostki, które kreują zapotrzebowanie na towary/prace/usługi w celu wsparcia działalności organizacji.

Jednostki inicjujące/wykonujące. Są to ci, którzy mają potrzebę zakupową i ci, którzy mają budżet, czyli posiadacze budżetu. Formułują zapotrzebowanie na towary, roboty i usługi w celu wsparcia działalności organizacji oraz odpowiadają za zakupy w obszarach leżących w kompetencjach tych jednostek w ramach zatwierdzonego budżetu oraz zapewniają obsługę umów zakupu. Najczęściej jednostki te przesyłają specyfikacje techniczne innym. Cały proces dokumentacji zakupowej spoczywa na osobach odpowiedzialnych za zgodność z 223-FZ.

Koordynowanie działów. To jest każda usługa finansowa. Koordynuje dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia w ramach swoich kompetencji.

Upoważnione organy/osoby. Organ kolegialny (w skład którego wchodzi Komisja Przetargowa/urzędnik (szef niezależnej jednostki strukturalnej), Kupujący, któremu nadano uprawnienia do podejmowania decyzji w sprawie postępowań o udzielenie zamówienia w zakresie swoich kompetencji, zgodnie z przepisami i dokumentami administracyjnymi.

Reasumując są to 3 główne podmioty: pierwszy inicjuje zakupy i je planuje, drugi je koordynuje, trzeci odpowiada za podejmowane decyzje.

Dział Relacji z Dostawcami

Zajmuje się zamówieniami w ramach 223-FZ i łączy funkcje ekonomiczne i prawne. Z Bankiem Moskwy związany od 2013 roku i początkowo pracował na stanowisku jednego specjalisty. Proces tworzenia takiego działu jest zawsze trudny, ponieważ wiele organizacji uważa, że ​​​​w zakresie dokumentów nie powinno się nic istotnego wydarzyć, że ważne jest jedynie przestrzeganie 223-FZ. Ważne jednak, aby znać specyfikę pracy i stale poszerzać kadrę, aby praca była efektywna. Ważne jest, aby dzielić się szczegółami w ramach działu, a także zatrudniać specjalnych menedżerów zakupów (menedżerów kategorii). Oprócz ogólnych wymagań 223-FZ i wiedzy ekonomicznej mają specyfikę samego przedmiotu. Mogą wydawać zalecenia i negocjować z innymi strukturami. Ważnym stanowiskiem jest także specjalista ds. wsparcia zakupów. Są to osoby, które szczegółowo znają wszystkie niuanse platform handlowych, publikują informacje i raporty, rozumieją Jednolity System Informatyczny, zajmują się planem zakupów i wykonują inne funkcje.

Działalność działu relacji z dostawcami:

• sprawdza poprawność wypełnienia Planu Zakupów/zmian Planu Zakupów, konsoliduje go, przekazuje do zatwierdzenia Komitetowi Technicznemu i umieszcza w Jednolitym Systemie Informatycznym;
• monitoruje, zarządza i kontroluje proces zamówień, w tym koordynację form i metod zamówień oraz dokumentacji zamówień zgodnie z wymogami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej i regulacyjnych dokumentów administracyjnych;
• sprawdza dokumentację postępowania/QP pod kątem prawidłowości jej wypełnienia zgodnie z zatwierdzonymi standardowymi formularzami, w tym uzgadnia metodykę i ocenę wniosków, wymagania stawiane wnioskodawcom/uczestnikom postępowania/QP;
• dokonuje otwarcia kopert z wnioskami o udział, prawidłowości oceny i porównania wniosków oraz podsumowania wyników; podejmuje decyzje i zatwierdza dokumenty zgodnie z przekazanymi uprawnieniami Komisji Pracy;
• zapewnia wsparcie informacyjne dla działań zakupowych zgodnie z Regulaminem Zamówień i ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej. Uczestniczy w negocjacjach z dostawcami;
• konsoliduje i umieszcza w Jednolitym Systemie Informatycznym/zapewnia raportowanie umów zawartych w wyniku postępowań o udzielenie zamówienia oraz raportowanie działań zakupowych do Federalnej Służby Statystycznej, Federalnej Agencji Zarządzania Majątkiem Państwowym;
• generuje wewnętrzne raporty dla kadry zarządzającej dotyczące efektywności działań zakupowych;
• formułuje wnioski przy składaniu pytań do organów kolegialnych w sprawie zatwierdzenia zakupów od jednego dostawcy;
• tworzy i inicjuje zatwierdzanie ram regulacyjnych i metodologicznych regulujących procedury udzielania zamówień publicznych;
• odpowiada za terminową aktualizację informacji na portalu korporacyjnym.

Uczestnicy, ich uprawnienia i obowiązki w całym procesie zakupowym. Cechy zakupów w sieci regionalnej

Zatwierdzanie zakupów w każdej organizacji przebiega inaczej: wszystko zależy od tego, jak firma spisuje swoje procesy na papierze. Ustawa federalna 223 nie przewiduje ścisłych ograniczeń dotyczących organizacji zamówień w firmie. Muszą jednak istnieć regulacje dotyczące tej działalności – jest to ważne przede wszystkim dla pracowników firmy i efektywności ich pracy.

Na przykład w Banku Moskiewskim obowiązywały wartości progowe, przy których należy sporządzać umowy. Dopuszczalne są płatności z tytułu faktur bez zawarcia umowy do określonej kwoty. Może to być próg do 100 000 rubli lub 500 000 rubli.

Istnieje również praktyka delegowania do oddziałów. Przykładowo jest to ustalenie różnych kwot progowych, po których oddziały mogą samodzielnie dokonywać zakupów.

Działalność zakupowa. Gradacja.

Planowanie i inicjowanie postępowań zakupowych. Obejmuje to utworzenie budżetu i planu zamówień. Jak wiadomo, od 2016 roku nie można dokonać zakupu bez opublikowania ustrukturyzowanego planu zakupów na kolejny rok. Każdy zakup jest dołączony do linii planu. Długoterminowe planowanie postępowań zakupowych w Banku odbywa się poprzez utworzenie Planu Zakupów, którego okresem planowania jest rok kalendarzowy lub inny okres ustalony przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, w przypadku zakupu innowacyjnych produktów. W okresie obowiązywania Planu Zakupów, ze względu na potrzeby produkcyjne, w przypadkach przewidzianych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, w Planie Zakupów mogą być wprowadzane zmiany.

Zgodnie z Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej nr 932 są chwile, w których nie trzeba wprowadzać zmian. Dzieje się tak w przypadku, gdy kwota zmienia się jedynie o 10% wcześniej zadeklarowanej kwoty w przypadku zmiany formy zakupu i innych kwestii. Plan zakupów publikowany jest przed 31 grudnia i obowiązuje przez cały kolejny rok kalendarzowy.

Planowanie zakupów odbywa się zgodnie z budżetem, ale plan zakupów nie jest budżetem. Plan obejmuje zakupy o charakterze długoterminowym. Kwota w Planie może być większa niż planowana na dany rok. Ale plan zamówień opiera się na budżecie.

Plan nie obejmuje niepublikowanych zakupów (do 500/100 tysięcy rubli). Jednocześnie przeprowadzana jest inspekcja i kontrola sztucznego kruszenia (w celu uniknięcia 223-FZ), a także podawane są propozycje łączenia zakupów w celu uzyskania najbardziej optymalnych ofert. Niedopuszczalne jest inicjowanie i przeprowadzanie zakupu bez uwzględnienia go w Planie Zakupów.

Jeżeli Plan obejmuje zakupy na różne okresy, np. zakup monitorów w I kwartale i zakup monitorów w IV kwartale, wówczas powinna istnieć możliwość połączenia tych zakupów w jeden większy. Taki zakup może być wielokrotny, jeśli istnieje taka specyfika. Wielu klientów wie, że im większy wolumen zakupionego towaru, tym większy rabat można uzyskać od dostawcy.

• korekty planowe na bieżąco (miesięczne/kwartalne)
• pilne/nieprzewidziane dostosowania (organ delegowany)

Na etapie uzgadniania/podpisywania umowy na podstawie wyników postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku braku/niewystarczających środków w budżecie, postępowanie podpisywania zostaje zawieszone do czasu ustalenia źródła finansowania.

Tworzenie, koordynacja i zatwierdzanie dokumentacji zakupowej; umieszczanie zamówień w Jednolitym Systemie Informatycznym, przygotowywanie odpowiedzi na zapytania Wnioskodawców (w razie potrzeby), wprowadzanie zmian w dokumentacji przetargowej (w razie potrzeby). Na tym etapie istnieje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.

Proces zatwierdzania dokumentacji zakupowej w Banku Moskiewskim odbywa się z wykorzystaniem systemu SDO Media. Pozwala na automatyczne zbudowanie trasy, począwszy od jej inicjacji (wykonawca wysyła swoje zapytanie do wybranego działu zakupów). Wykonawca tworzy wniosek i przesyła go do działu administracyjnego. Pion ten generuje dokumentację zakupową. Istnieją systemy, które pozwalają to zrobić dokładnie w taki sam sposób, jak na platformach transakcyjnych i w Zunifikowanym Systemie Informatycznym za pomocą szablonu. Oznacza to, że są to pola wypełnione i opublikowane. Dokumentacja ta jest zatwierdzana przez kierownika i automatycznie trafia do odpowiednich działów w celu zatwierdzenia. Ważne jest, aby wykorzystać pomysły specjalistów IT do udoskonalenia procesów w firmie, jeśli nie ma możliwości zakupu drogiego oprogramowania.

Dokument wygenerowany w tym systemie, po zatwierdzeniu przez menadżera, przekazywany jest do działu obsługi finansowej i księgowości. Jeśli do dokumentu są komentarze, wraca on do wykonawcy. Wykonawca z kolei finalizuje dokument i wraca do tych dwóch działów tą samą drogą: obsługa finansowa powinna zapoznać się z ostateczną wersją dokumentu. Następnie dokument trafia do działu prawnego. Istnieje praktyka, że ​​dział prawny przegląda dokument już na samym początku, ale jest to opcjonalne.

Po odbyciu komisji przetargowej dokument może zostać zatwierdzony lub nie. Jeżeli wymagana jest korekta, dokument jest ponownie przesyłany do wykonawcy, a następnie do sekretarza komisji przetargowej.

Następnie sporządzany jest protokół, który przekazywany jest do działu relacji z dostawcami. Katedra prowadzi publikację. W zależności od metody zamówienia informacje o niuansach są wypełniane przed podsumowaniem wyników zakupów. Po opublikowaniu zakupu na stronie internetowej kontrahent rozpoczyna kontrolę zakupu w Zunifikowanym Systemie Informatycznym. Po otwarciu kopert wyraźnie widać kalendarz z przypomnieniami o etapach procesu i praca działu relacji z dostawcami rozpoczyna się w obszarze inicjowania podsumowań. Ale samo podsumowanie pozostaje w gestii wykonawcy. Kolejnym etapem jest weryfikacja kontrahenta przez służbę bezpieczeństwa. W zależności od kwoty zakupu dokument jest wysyłany albo do kierownika BSC, albo do komisji przetargowej, jeśli kwota zakupu przekracza 5 milionów rubli. Sekretarz komisji przetargowej przygotowuje pakiet dokumentów i umieszcza go w porządku obrad.

Jeżeli wyniki zostaną zatwierdzone i nie są wymagane żadne dodatkowe operacje, generowany jest protokół zatwierdzenia, który jest wysyłany do działu relacji z dostawcami w celu umieszczenia. To już ostatni etap przetargu – podsumowanie wyników na stronie internetowej. Następnie rozpoczyna się proces uzgadniania umowy i generowania raportów.

Ten proces może obejmować inne kroki, ale tutaj jest podstawowa lista kroków.

Dodatkowo można powiedzieć o zamówieniach, które nie są publikowane na stronie internetowej EIS i nie są ujęte w planie zamówień. Są to zakupy do 100/500 tysięcy rubli. Przewidziano dla nich uproszczony schemat zatwierdzania. W takich przypadkach nie jest generowana żadna dokumentacja zakupowa. Koordynacja odbywa się jedynie na etapie początkowym (profil wykonawcy-usługa-księgowość-usługa finansowa-dział prawny). Ale tutaj ważne jest, aby uniknąć fragmentacji zakupów. Faza audytu przeprowadzana przez dział finansowy jest przeprowadzana ostrożnie, tak aby zidentyfikować zakupy, które można połączyć.

Jednostki sterujące sprawdzają obecność sztucznej „fragmentacji”. W przypadku wykrycia celowego specjalnego podziału zakupów na małe, nawet u różnych kontrahentów, jeżeli kwota przekracza 500 (100) tysięcy rubli, kolejny zakup przeprowadzany jest zgodnie z wymogami dokumentów regulacyjnych mających zastosowanie do zakupów powyżej 500 (100) ) tysiące rubli.

Rozpoczęcie zakupów objętych Planem Zakupów następuje na 30 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem miesiąca, w którym planowany jest zakup i/lub 60 dni kalendarzowych przed datą wygaśnięcia umowy na podobny przedmiot.

Aby nie spowalniać procesu zakupowego, który ma wiele niuansów, Bank Moskiewski opracował protokół sporów, który można sporządzić na każdym etapie zatwierdzania. Takie nieporozumienia mogą powstać pomiędzy działami wykonawczymi i koordynującymi. Protokół ten przekazywany jest do rozpatrzenia przez komisję lub inny organ. To wyższe władze podejmują decyzję o wybranej opcji i albo akceptują ryzyko, albo go nie akceptują. Podczas audytów protokół rozbieżności pokazuje dokładnie, jak przebiegał proces decyzyjny.

Struktura Regulaminu komisji przetargowej w Banku Moskiewskim została stworzona w oparciu o uprawnienia członków tej komisji. Aby zoptymalizować pracę Komisji Przetargowej i skrócić czas udzielania zamówień, organ zatwierdza zakupy do kwoty 5 milionów rubli. delegowane kierownikom działów.

W niektórych kwestiach możliwe jest podejmowanie decyzji przez władze wyższe (Zarząd/Prezes). Należy zapewnić te możliwości, ponieważ istnieją różne sytuacje. Często decyzje Zarządu banku pomagały obronić pozycję w FAS.

Wykonywanie i zawieranie umów. Na podstawie wyników postępowania gotowy projekt umowy uzgadniany jest z DBU, PED i YD (patrz slajd 15). Istnieje możliwość zmiany warunków umowy przed podpisaniem w celu jej ulepszenia. Ten etap należy uwzględnić, aby uniknąć problemów podczas zawierania umowy. Dopuszczalne jest dokonywanie zmian w trakcie realizacji zamówienia w zakresie: Wolumen/cena/warunki. Jeśli kontrahent wyrazi na to zgodę, wówczas dopuszczalne są zmiany. Umowa nie powinna różnić się od protokołu końcowego. Przykładowo możesz określić możliwość zmiany cen zakupów u jednego dostawcy o nie więcej niż 15%. Zmiany uzgadniają i zatwierdzają uprawnione organy/osoby, które wcześniej podjęły decyzję o zawarciu umowy.

Otwieranie kopert (z wyjątkiem zakupów od jednego dostawcy), ponowne składanie ofert i pokwalifikacja (jeśli to konieczne), zapytania do Uczestników (jeśli to konieczne). Na tym etapie mogą być obecni także uczestnicy zakupów. Ponowne licytowanie jest konieczne w celu uzyskania najbardziej optymalnych ofert ze zgłoszeń uczestników.

Podsumowanie i ocena efektywności zakupów (z wyjątkiem zakupów u jednego dostawcy) i zatwierdzenie zwycięzcy zakupu (z wyjątkiem zakupów u jednego dostawcy).

Koordynacja i zawieranie umów w oparciu o wyniki postępowań przetargowych i zmian do tych umów.

Tworzenie, dostarczanie i umieszczanie raportów z wyników działań zakupowych. Zgodnie z wymogami 223-FZ i innymi regulacyjnymi aktami prawnymi Federacji Rosyjskiej klient generuje raporty dotyczące działań zakupowych. Należy go także umieścić w Jednolitym Systemie Informatycznym. Co to jest raportowanie?

1. Informacja do rejestru zawartych umów. Jednostka, która zawarła umowę, przesyła/wprowadza do określonego systemu:

• informację o zawartej umowie o umieszczenie w Jednolitym Systemie Informatycznym (wysłanie w ciągu trzech dni od dnia zawarcia umowy),
• informacja o zmianach w zakresie wolumenu, ceny i warunków (umieszczenie w terminie 10 dni od dnia dokonania tych zmian),
• informacja o wynikach realizacji umów zawartych w wyniku zamówienia, w tym o zapłacie za umowę (wysyłana w terminie 10 dni od dnia zawarcia umowy),
• informację o rozwiązaniu umowy zawartej w wyniku zamówienia.

Aby uniknąć kar finansowych ze strony organów regulacyjnych, należy ściśle przestrzegać procesu sporządzania i publikacji raportów. Istnieje tabela kar (slajd nr 20). Trzeba to wiedzieć i starać się optymalizować proces zakupowy, aby uniknąć kosztów finansowych.

Monitorowanie realizacji umów + księgowanie raportów z umów.

Przedstawiony model organizacji działań zakupowych w ramach 223-FZ przez 3,5 roku pozwolił:

• dokonać 2000 opublikowanych zakupów,
• zwiększyć efektywność zakupów, m.in. poprzez uzyskanie maksymalnej obniżki od cen początkowych (maksymalnych) w wyniku postępowań konkurencyjnych,
• zautomatyzować ścieżki przepływu dokumentów bez dodatkowych kosztów dla drogich systemów,
• wykluczyć kary i nakazy organów regulacyjnych w zakresie zamówień publicznych: złożono 10 skarg na działania Banku Moskwy OJSC, 0 uznano za uzasadnione. Nie było żadnych dodatkowych instrukcji od organów regulacyjnych. Wynika z tego, że model Banku Moskwy można uznać za działający i efektywny.

Ponadto każda firma może stworzyć własny zasób korporacyjny do wymiany bieżących informacji i dokumentacji zakupowej.

Pytania od uczestników

Czy w ramach 223-FZ można przeprowadzić wspólne przetargi? Na przykład 2 jednolite przedsiębiorstwa kupują naprawy dróg.

Tak, to możliwe. Jedynie możliwość i tryb wspólnych zakupów powinny być określone w Regulaminie Zamówień zarówno jednej, jak i drugiej organizacji.

Czy istnieje limit liczby zakupów od jednego dostawcy poniżej 223-FZ?

Nie ma takich ograniczeń, jednak firmy muszą kierować się zdrowym rozsądkiem, a także innymi dokumentami regulacyjnymi (135-FZ) i unikać ograniczania konkurencji. Ponadto warunki zamówień od jednego dostawcy muszą być określone w Regulaminie zamówień i dokumentach regulacyjnych.

Nowy zatwierdzony plan zamówień. Instytucja nie ma obowiązku wspierania EMS. Czy powinienem wypełnić tę sekcję, pozostawić ją pustą czy usunąć?

Nie ma potrzeby go usuwać: formularz został zatwierdzony dekretem rządowym. Sekcję można pozostawić pustą, wpisując zera.

Podczas tworzenia planu zamówień, zawiadomień i informacji treść zamówienia może ulec zmianie. Jak krytyczne są takie zmiany?

Takie zmiany są krytyczne, ponieważ publikacja zakupu jest powiązana z planem zamówień. Stamtąd pobierany jest przedmiot zakupu. Lepiej tego unikać, musi być jednolitość.

W jaki sposób Bank Moskwy przelicza koszt zakupów walut obcych w kolumnie „Łączny wolumen”? Czy odbywa się to automatycznie czy ręcznie?

Gdy nie było systemu i plan zakupów tworzony był w arkuszu Excel, przy sporządzaniu planu na rok walutę przeliczano po kursie zatwierdzonym przez Bank. W przypadku planowania budżetu stawki są obniżane „od góry” do dnia zatwierdzenia. Budżet tworzony jest zgodnie z tymi wskaźnikami.

Termin zawarcia umowy z PE po upływie 10 dni, a także po przeprowadzeniu postępowań przetargowych?

Jest to kwestia kontrowersyjna, ponieważ nie ma bezpośredniego zakazu. W przypadku zamówień konkurencyjnych lepiej jest dotrzymać tego terminu w jak największym stopniu. Ale jeśli chcesz to zrobić szybciej, nie ma problemu.

Jeżeli w regulaminie nie określono uzasadnienia początkowej (maksymalnej) ceny kontraktowej oraz uzasadnienia wyboru dostawcy przy zakupach od jednego dostawcy. Czy trzeba uzasadniać wybór konkretnego dostawcy?

Nie ma konieczności publikowania uzasadnienia na stronie internetowej. Musisz jednak zrozumieć, że należy to określić w organizacji, to znaczy w przepisach dotyczących zamówień publicznych. Podczas kontroli przeprowadzanej przez organy regulacyjne należy przedstawić takie uzasadnienie.

Jeśli wszystkie zakupy poniżej 223-FZ wynoszą do 100 tysięcy rubli od jednego dostawcy. Czy konieczne jest tworzenie komisji przetargowej?

Może nie jest to konieczne, ale powinny istnieć upoważnione osoby odpowiedzialne za zatwierdzanie zakupów. Powinien również istnieć plan zerowych zamówień, który jest opublikowany na stronie internetowej.

Umowa o świadczenie usług płatnych. Uznać to za zakup?

Tak, jeśli nie przekroczy progu opublikowanych zakupów. Taki zakup wystarczy ująć w miesięcznym raporcie.

Czy istnieje możliwość wprowadzenia zmian w Regulaminie Zamówień? Jeśli tak, to obowiązują terminy na dokonanie zakupów po dokonaniu zmian.

Można wprowadzać zmiany, nie ma żadnych ograniczeń, istnieje jednak obowiązek publikacji tych zmian w sposób przewidziany przepisami prawa (15 dni od dnia zatwierdzenia).

Zdaniem 44-FZ projekt umowy nie może zostać zmieniony. Czy istnieje możliwość wprowadzenia zmian w umowie już na etapie jej podpisywania?

Można dokonać zmian. Nie powinno być jednak żadnych działań, które mogłyby poprawić sytuację zwycięzcy.

Jaki dokument upoważnia specjalistów do dokonywania drobnych zmian w dokumentacji?

W Banku Moskiewskim takie uprawnienia przypisuje się komisji przetargowej.

Czy metodyka oceny jest każdorazowo umieszczana w dokumentacji zamówienia dla procedury oceny określonej w 223-FZ?

Nie za każdym razem. Metodologia oceny jest dokumentem dodatkowym i stosowana jest w konkursach i zapytaniach ofertowych (gdzie oprócz ceny obowiązują inne kryteria).

Kto zwraca się z prośbą o oferty handlowe i ustala początkową (maksymalną) cenę umowną?

W Banku Moskiewskim zajmują się tym performerzy. Proces zakupu rozpoczyna się od wymagania zakupowego. Dział wykonawczy przygotowuje dokumentację uzasadniającą cenę. Stosowane są ceny i warunki aktualnego kontrahenta, a jeśli zakup jest nowy, zapytanie jest wysyłane na cały rynek. Po otrzymaniu propozycji następuje ocena. Strukturę cen można znaleźć na stronie zakupki.gov. Jeśli dostawca jest wyjątkowy, to nie ma z czym porównać jego oferty, ale sprawdza się też pod kątem adekwatności podobnego kosztu w innej firmie.

Zakup badań lekarskich dla pracowników do 100 tysięcy rubli. Jakie są ograniczenia dotyczące sposobu dokonywania zakupów od jednego dostawcy? Czy muszę przygotowywać specyfikacje techniczne?

Tutaj zakup jest bezpośredni, nie ma potrzeby jego publikowania. Specyfikacje istotnych warunków zamówienia są potrzebne, jeżeli wymagają tego dokumenty regulacyjne w celu zatwierdzenia umowy.

Kto i w jaki sposób kontroluje realizację umowy i umieszczenie informacji w Jednolitym Systemie Informatycznym?

Wykonanie umowy kontroluje inicjator. Zajmuje się także realizacją zamówienia i zawarciem umowy. Kupujący umieszcza informacje w Jednolitym Systemie Informatycznym.

Jak zorganizowany jest podział odpowiedzialności pomiędzy menadżerami kategorii a wydawcą?

Menedżerowie kategorii odpowiadają za istotę zakupu i jego zawartość. Wydawcy – w zakresie harmonogramu publikacji, kontroli terminów i procedur otwierania. Wydawcy nie zagłębiają się w istotę zakupu i nie przeprowadzają dodatkowych kontroli.

W trakcie prac zidentyfikowano umowy o wartości do 100 tysięcy rubli, które nie zostały uwzględnione w raportowaniu.

Takie sytuacje nie powinny mieć miejsca, ale raporty można dostosować. Te korekty są widoczne. Lepiej zawierać umowy, niż je ukrywać.

Czy Bank Moskwy współpracuje z umowami ramowymi na dostawy energii elektrycznej?

Wszystkie organizacje są czasami zmuszone zgodzić się na warunki swoich kontrahentów. Możliwe jest zawarcie porozumienia o braku porozumienia z punktu widzenia wprowadzenia zmian w samej umowie. Z reguły nie jest tam podana cena maksymalna, ponieważ wolumen jest w rzeczywistości sumowany. Zgodnie z taryfą jest to ustalone w planie zamówień. Jeśli nastąpią zmiany w taryfach, możesz z nimi współpracować bez dodatkowych umów.

Przykładowe rozporządzenie dotyczące działu zakupów zgodnie z art. 223 prawa federalnego to zbiór zasad i przepisów, zgodnie z którymi klient kupuje towary, pracę i usługi zgodnie z art. 223 prawa federalnego. Dokument standaryzuje działania zakupowe Klienta i ma charakter obowiązkowy.

Dlaczego potrzebujemy przepisów dotyczących zamówień publicznych zgodnie z ustawą federalną nr 223?

Działalność zakupową w ramach tej struktury reguluje nie tylko prawo zamówień publicznych dla niektórych typów podmiotów prawnych i regulaminy, ale także wewnętrzne regulacje klientów, takie jak regulacje dotyczące zamówień publicznych. Ustawa o systemie umów ściśle reguluje działalność zamawiającego, ustalając zasady dotyczące wszelkich zamówień publicznych i ich wyników. Dlatego przepis dotyczący zamówień na podstawie 44 ustaw federalnych nie jest konieczny - prawo ściśle kontroluje klientów, regulując każdy etap procedury od planowania do momentu zakończenia. Jednak przepisy dotyczące zamówień publicznych przez niektóre rodzaje podmiotów prawnych są bardziej elastyczne, wiele punktów opisano dość swobodnie. Dlatego klient potrzebuje wewnętrznego standardu, który normalizowałby działania zakupowe w oparciu o potrzeby organizacji i jednocześnie nie był sprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa. Rozporządzenie w sprawie ustawy federalnej nr 223 dla instytucji budżetowych na rok 2019, ze zmianami, zawiera:

• zasady przygotowania i realizacji postępowań o udzielenie zamówienia w formie elektronicznej i papierowej;
• możliwe sposoby ustalenia dostawcy;
• cechy zawierania i wykonywania umów w oparciu o wyniki zamówień;
• procedura prowadzenia stosunków umownych z pojedynczymi dostawcami;
• inne ważne aspekty licytacji zgodnie z 223 prawem federalnym.

Oprócz ogólnego standardu klientom zaleca się opracowanie dokumentu dotyczącego działu zakupów, który jasno określi uprawnienia pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzanie przetargów zgodnie z ustawą federalną 223. Dokument ten powinien kumulować prawa i obowiązki pracowników działu zakupów oraz ustalać odpowiedzialność za naruszenie prawa i nieprzestrzeganie wymagań rozporządzenia podstawowego o działalności zakupowej.

Procedura zatwierdzania i umieszczania

Procedura zatwierdzania zależy bezpośrednio od formy organizacyjno-prawnej instytucji działającej jako klient (część 3 art. 2 223-FZ). Wybór organu koordynującego przepisy 223 ustawy federalnej zależy od OPF:

• w przypadku korporacji państwowych lub spółek państwowych wymagana jest zgoda najwyższego organu zarządzającego (Ustawa federalna nr 7 „O organizacjach non-profit” z dnia 12 stycznia 1996 r.);
• w państwowych i komunalnych przedsiębiorstwach unitarnych dokument jest zatwierdzany bezpośrednio przez menedżerów (ustawa federalna nr 161 „O państwowych i komunalnych przedsiębiorstwach unitarnych” z dnia 14 listopada 2002 r.);
• w przypadku instytucji autonomicznych organem koordynującym jest rada nadzorcza (ustawa federalna nr 174 „O instytucjach autonomicznych” z dnia 3 listopada 2006 r.);
• w spółkach akcyjnych dokument jest zatwierdzany decyzją zarządu, walnego zgromadzenia lub innego kolegialnego organu wykonawczego (ustawa federalna nr 208 „O spółkach akcyjnych” z dnia 26 grudnia 1995 r.);
• w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością dokumentacja jest zatwierdzana przez walne zgromadzenie uczestników, zarząd lub kolegialny organ wykonawczy (ustawa federalna nr 14 „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością” z dnia 08.02.1998);
• w przypadku dokumentów państwowych i gminnych instytucji budżetowych wymagana jest zgoda założyciela (ustawa federalna nr 7 „O organizacjach non-profit” z dnia 12 stycznia 1996 r.);
• W przypadku spółek prawa publicznego standard zatwierdza rada nadzorcza (Ustawa Federalna nr 236 „O spółkach prawa publicznego” z dnia 3 lipca 2016 r.).

Po podpisaniu przepisy dotyczące zamówień na towary, roboty budowlane i usługi zgodnie z ustawą federalną 223 należy umieścić w jednolitym systemie informacyjnym w ciągu 15 dni. Standardy klienta znajdują się w otwartej części serwisu, dzięki czemu są dostępne do wglądu dla wszystkich użytkowników EIS. Klient ma prawo zamieścić dokument na swojej oficjalnej stronie internetowej.

Wymagania dotyczące struktury i treści

Dokument klienta musi zostać sporządzony w pełnej zgodności z prawem dotyczącym zamówień publicznych przez niektóre rodzaje osób prawnych 223 Ustawa federalna z 18.07.2011 r. i o ochronie konkurencji 135 Ustawa federalna z 26.07.2006 r. Uwzględniane są również standardy Federalnej Służby Antymonopolowej - „Standard dotyczący realizacji działań zakupowych niektórych typów osób prawnych”. Kluczowym zadaniem Klienta jest opracowanie zasad, które w pełni będą regulowały jego działania w zakresie składania zamówień. Standard musi być zgodny z głównymi zasadami w stosunku do oferentów:

• równość;
• sprawiedliwość;
• brak dyskryminacji;
• nieuzasadnione ograniczenie konkurencji.

Wskazane jest, aby w przepisie zawrzeć ustępy:

• terminologia;
• cele i zasady zakupów;
• procedura zatwierdzania dokumentów;
• regulamin dokonywania zmian;
• Zaplanowane zajęcia;
• wprowadzanie zmian w planie zakupów;
• metody ustalania wykonawców;
• przygotowanie do handlu;
• opracowywanie i zatwierdzanie dokumentów zamówienia;
• kolejność opisu obiektów;
• kryteria oceny;
• wymagania dla dostawców;
• zasady licytacji;
• kontrola zamówień;
• możliwość odwołania się od wyników;
• warunki umowy;
• obowiązki i odpowiedzialność stron;
• prowadzenie raportów zgodnie z 223 prawem federalnym;
• procedura przechowywania dokumentacji.

Stosowanie przepisów modelowych

Instytucje podległe mogą stosować standardowe regulaminy zamówień publicznych opracowane i zatwierdzone przez organizacje macierzyste. Za tworzenie standardowych rejestrów odpowiedzialne są władze wykonawcze na szczeblu federalnym, regionalnym lub gminnym. Zatwierdzają nie tylko standardowe standardy, ale także listę instytucji zobowiązanych do ich stosowania (części 2.1, 2.2 art. 2 223-FZ). Niektóre sekcje standardowych norm są bez wątpienia stosowane przez wszystkich klientów państwowych i komunalnych (część 2.3 artykułu 2 223-FZ):

• tryb przygotowania i realizacji zamówień;
• wybór sposobu ustalenia dostawcy w zależności od przedmiotu aukcji;
• terminy podpisania umów po wyłonieniu zwycięzcy na podstawie wyników przetargu publicznego.

Sekcje te powinny być podane w standardach państwowych przedsiębiorstw unitarnych i miejskich przedsiębiorstw unitarnych, organizacji budżetowych i autonomicznych. Rejestry muszą także określać zasady zakupów od małych i średnich przedsiębiorstw, zgodnie z normami Rozporządzenia Federacji Rosyjskiej nr 1352 z dnia 11 grudnia 2014 r.

Jeżeli zastosowanie standardowego standardu jest obowiązkowe dla organizacji klienta, wówczas wszystkie korekty dokonane w rejestrze standardowym przez organ wyższy będą również obowiązkowe. Wszelkie zmiany dokonywane są w ciągu 15 dni od ich zatwierdzenia (część 2.7 art. 2 223-FZ), po czym muszą zostać umieszczone w Jednolitym Systemie Informacyjnym w tym samym terminie.

To samo należy zrobić, jeśli standardowe przepisy dotyczące zamówień publicznych zgodnie z ustawą federalną nr 223 na rok 2019 ulegną zmianie od lipca 2019 r. 31 lipca wejdzie w życie ustawa federalna nr 70 z dnia 1 maja 2019 r., która zmieni zasady postępowania z pieniędzmi przekazywanymi w formie darowizn, w tym darowiznami (darowiznami na cele charytatywne) lub otrzymanymi na podstawie testamentu. Takie środki można wydać zgodnie z ustawą federalną 223. Najważniejsze jest to, że prawo do tego jest określone w przepisach dotyczących zamówień publicznych. Można to zmienić do 10.01.2019.

Kiedy publikować w EIS

Przykładowe rozporządzenie dotyczące zamówień publicznych zgodnie z 223 ustawą federalną z lipca 2019 r., sporządzone z uwzględnieniem standardowych zmian, musi zostać zatwierdzone przez specjalistę klienta i umieszczone w Jednolitym Systemie Informatycznym w ciągu 15 dni od wprowadzenia zmian. Specjalne są także terminy publikacji regulaminów zamówień publicznych. Należy go wysłać w ciągu trzech miesięcy od daty:

• rejestracja, jeśli właśnie utworzyłeś klienta (część 5 artykułu 8 223-FZ);
• otrzymanie powiadomienia, że ​​zmienił się całkowity udział państwa w kapitale zakładowym, jeżeli w wyniku takich przekształceń 223 Ustawa federalna zaczęła obowiązywać (część 6, art. 8 ustawy nr 223-FZ).

Dla klienta, który naruszył terminy, od 10 000 do 30 000 rubli. Urzędnik, który naruszy termin ogłoszenia zmian w regulaminie zamówień publicznych, zostanie ukarany grzywną w wysokości od 5 000 do 10 000 rubli. (Część 4, 6, art. 7.32.3 Kodeksu administracyjnego).

Gdzie znaleźć klauzule standardowe

Wszystkie aktualne typowe i standardowe postanowienia klientów różnych typów, branż i form prawnych można przeglądać w Jednolitym Systemie Informatycznym w domenie publicznej całkowicie bezpłatnie. W tym celu użytkownik wchodzi na oficjalną stronę EIS i w menu kontekstowym wybiera sekcję „Planowanie”. Zostaną tam zaprezentowane wszystkie standardy organizacji klienckich.

Typowe stanowisko Rosyjskiej Akademii Nauk

Standard modelu RAS został opracowany przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Zarządzenie nr 949 z dnia 7 listopada 2018 r.) jako środek wdrożeniowy w celu spełnienia wymagań części 3 art. 4 505-FZ oraz instrukcja Rządu Federacji Rosyjskiej nr TG-P8-7573 z dnia 1 listopada 2018 r. Reguluje działania zakupowe organizacji klienta, którą w tym przypadku jest Rosyjska Akademia Nauk.

1.1. Niniejszy Regulamin określa podstawy działania, cele i zadania, funkcje, prawa i obowiązki działu zakupów.

1.2. Dział zakupów jest niezależną jednostką strukturalną organizacji i podlega bezpośrednio kierownikowi organizacji.

1.3. Dział zakupów kieruje się w swoich działaniach obowiązującymi przepisami prawa, przepisami i materiałami metodologicznymi z zakresu logistyki, przepisami lokalnymi, decyzjami organów zarządzających organizacji oraz niniejszym Regulaminem.

1.4. Działalność działu zakupów prowadzona jest w oparciu o planowanie bieżące i długoterminowe, połączenie jedności dowodzenia w rozwiązywaniu problemów związanych z działalnością służbową i kolegialności w ich omawianiu, osobistej odpowiedzialności pracowników za należyte wykonywanie obowiązków służbowych oraz indywidualne instrukcje kierownika działu.

1,5. Kierownik działu zakupów i pozostali pracownicy działu są powoływani na stanowiska i zwalniani ze stanowisk na mocy zarządzenia kierownika organizacji zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

1.6. Wymagania kwalifikacyjne, obowiązki funkcjonalne, prawa i obowiązki kierownika oraz innych pracowników działu regulują opisy stanowisk zatwierdzone przez kierownika organizacji.

1.7. Departament prowadzi swoją działalność we współpracy z innymi służbami i pionami strukturalnymi organizacji, a także w ramach swoich kompetencji z organizacjami zewnętrznymi.

2. Główne zadania działu zakupów

2.1. Zaopatrzenie wszystkich działów organizacji w niezbędne materiały o wymaganej jakości w określonym terminie.

2.2. Zarządzanie organizacyjne i metodologiczne, koordynacja i kontrola działalności pionów strukturalnych organizacji w kwestiach zaopatrzenia materiałowego i technicznego oraz racjonalnego wykorzystania zasobów materialnych.

2.3. Doskonalenie i wprowadzanie nowych metod organizacji pracy, w tym poprzez wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych.

2.4. Udział, w ramach swoich kompetencji, w przygotowaniu i wykonywaniu decyzji zarządczych kierownictwa organizacji.

2.5. Rozwiązywanie pozostałych problemów zgodnie z celami organizacji.

3. Główne funkcje działu zakupów

3.1. Zapewnienie organizacji wszelkich zasobów materialnych wymaganej jakości, niezbędnych do jej działalności.

3.2. Opracowywanie propozycji racjonalnego wykorzystania zasobów materialnych w celu obniżenia kosztów produkcji i uzyskania maksymalnych zysków.

3.3. Opracowywanie projektów planów wieloletnich i bieżących, bilansów zaplecza materialnego i technicznego potrzeb produkcyjnych, remontowych i utrzymaniowych organizacji i jej oddziałów, tworzenie niezbędnych rezerw produkcyjnych w oparciu o określenie zapotrzebowania na zasoby materialne (surowce, materiały, półprodukty) -produkty gotowe, urządzenia, komponenty, paliwa, energia itp.) przy zastosowaniu progresywnych stawek zużycia.

3.4. Poszukiwanie możliwości i źródeł pokrycia potrzeb materialnych i technicznych organizacji przy wykorzystaniu zasobów wewnętrznych.

3.5. Przygotowywanie umów z dostawcami, koordynacja warunków dostaw, badanie możliwości i wykonalności nawiązania bezpośrednich, długoterminowych relacji gospodarczych w zakresie dostaw zasobów materiałowych i technicznych.

3.6. Badanie operacyjnych informacji marketingowych i materiałów reklamowych o ofertach małych hurtowni i targów hurtowych w celu identyfikacji możliwości pozyskania zasobów materialnych i technicznych w drodze handlu hurtowego.

3.7. Zapewnienie dostaw zasobów materialnych zgodnie z warunkami określonymi w umowach, monitorowanie ich ilości, jakości i kompletności, organizacja ich przechowywania w magazynach organizacji.

3.8. Przygotowywanie roszczeń wobec dostawców w przypadku naruszenia zobowiązań umownych, monitorowanie przygotowania ugód z tytułu tych roszczeń, uzgadnianie z dostawcami zmian warunków zawieranych umów.

3.9. Opracowanie standardów organizacyjnych dla logistyki, uzasadnionych ekonomicznie standardów produkcyjnych (magazynowych) zapasów zasobów materialnych.

3.10. Monitorowanie stanu zapasów materiałów i komponentów, regulacja operacyjna zapasów produkcyjnych, przestrzeganie limitów dostaw zasobów materialnych i ich wydatków w działach organizacji zgodnie z ich przeznaczeniem.

3.11. Opracowanie i udział w realizacji działań mających na celu poprawę efektywności wykorzystania zasobów materialnych, zmniejszenie kosztów związanych z ich transportem i magazynowaniem, wykorzystaniem zasobów wtórnych i odpadów produkcyjnych, doskonalenie systemu kontroli ich zużycia, wykorzystania zasobów lokalnych, identyfikacji i sprzedaż nadwyżek surowców, materiałów, sprzętu i innego rodzaju zasobów materialnych.

3.12. Organizacja pracy magazynu, monitorowanie przestrzegania niezbędnych warunków przechowywania.

3.13. Mechanizacja i automatyzacja operacji transportowych i magazynowych.

3.14. Rozliczanie przepływu zasobów materialnych w magazynach organizacji, udział w inwentaryzacji aktywów materialnych.

3.15. Sporządzanie ustalonych raportów z zakresu logistyki działań organizacji.

3.16. Wykonywanie innych funkcji w ramach swoich kompetencji zgodnie z celami i zadaniami określonymi w niniejszym Regulaminie.

4. Uprawnienia działu zakupów

Dział zakupów ma prawo:

4.1. Otrzymuj dokumenty i inne materiały informacyjne otrzymane przez organizację na swoim profilu działalności w celu zapoznania się, usystematyzowanego rejestrowania i wykorzystania w pracy.

4.2. Żądaj i otrzymuj od kierownika organizacji i kierowników działów strukturalnych organizacji informacje niezbędne do wykonywania powierzonych mu funkcji i zadań.

4.3. W ramach swoich kompetencji przeprowadza kontrolę i koordynację działań pionów strukturalnych organizacji w kwestiach logistyki i racjonalnego wykorzystania zasobów materialnych.

4.4. Przedstawiaj propozycje ulepszeń form i metod pracy działu i organizacji jako całości.

4,5. Weź udział w doborze i rozmieszczeniu personelu zgodnie ze swoim profilem.

4.6. Przedstawiaj kierownictwu organizacji propozycje rozwoju zawodowego, zachęcania i nakładania kar na pracowników działu i innych działów strukturalnych organizacji w ich obszarze działalności.

4.7. Uczestniczyć w spotkaniach, podczas których omawiane są kwestie wsparcia materialnego i technicznego działalności organizacji.

5. Odpowiedzialność działu zakupów

5.1. Kierownik działu ponosi pełną odpowiedzialność za jakość i terminowość realizacji zadań powierzonych działowi zakupów.

5.2. Kierownik działu zakupów jest osobiście odpowiedzialny za:

Zgodność z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej;

Organizacja pracy działu zakupów;

Przestrzeganie przez pracowników działu zakupów dyscypliny produkcyjnej i pracy;

Terminowa i wysokiej jakości realizacja zamówień kierownictwa organizacji;

Zgodność z wymaganiami i przepisami systemu zarządzania jakością obowiązującego w organizacji oraz skuteczność jego funkcjonowania w dziale zakupów;

Nieterminowe przeprowadzanie inspekcji, inwentaryzacji i audytów dokumentów w działach strukturalnych organizacji;

Inne naruszenia w działalności działu zakupów.

5.3. Stopień odpowiedzialności pozostałych pracowników działu zakupów określają ich opisy stanowisk.

Klienci, którzy obecnie pracują w ramach 223-FZ, są zobowiązani do opracowania specjalnego dokumentu regulującego wszystkie działania związane z zakupami. W artykule rozważymy podstawowe wymagania dotyczące treści tego standardu, procedurę jego przyjęcia i zatwierdzenia, a także przedstawimy same przepisy dotyczące zamówień w ramach 223-FZ z lipca 2018 r., których próbkę przygotowano z uwzględnieniem wprowadzenie istotnych zmian w obszarze zamówień publicznych, dlatego warto zwrócić szczególną uwagę na nową formułę i strukturę dokumentu.

Rozporządzenia na podstawie 223-FZ dla instytucji budżetowych na rok 2019 ze zmianami muszą zawierać następujące informacje:

• tryb przygotowania i przeprowadzenia procedur, w tym elektronicznych, warunki ich stosowania;
• sposoby składania zamówień w ramach 223-FZ;
• tryb zawierania i realizacji umów w oparciu o wyniki postępowań konkurencyjnych oraz umów z jednym dostawcą;
• inne kwestie związane z zapewnieniem zamówień zgodnie z normami 223-FZ.

Warto zaznaczyć, że nie ma tu przepisu dotyczącego zamówień publicznych, a Klient działa w ramach ustawy o systemie kontraktowym bez przyjmowania jakichkolwiek dodatkowych ustaw.

Wskazane jest przyjęcie standardu dla działu zakupów, który będzie odzwierciedlał przypisanie konkretnych uprawnień w zakresie przygotowania, koordynacji i zatwierdzania dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, a także ustalenie terminów wykonania obowiązków i odpowiedzialności za naruszenie określonej listy pracowników wchodzących w skład działu i wykonujących usługi w obszarach porządkowych zgodnie z 223-FZ.

Jak zatwierdzić i opublikować

Zgodnie z częścią 3 art. 2 223-FZ, Klient zatwierdza normę w zależności od formy organizacyjno-prawnej przez następujące organy:

• korporacja państwowa lub spółka - najwyższy organ zarządzający (nr 7-FZ z dnia 12 stycznia 1996 r. „O organizacjach non-profit”);
• SUE, MUP - przez kierownika (nr 161-FZ z dnia 14 listopada 2002 r. „W sprawie państwowych i komunalnych przedsiębiorstw unitarnych”);
• instytucja autonomiczna - przez radę nadzorczą (nr 174-FZ z dnia 3 listopada 2006 r. „O instytucjach autonomicznych”);
• JSC - zarząd, walne zgromadzenie, kolegialny organ wykonawczy (nr 208-FZ z dnia 26 grudnia 1995 r. „O spółkach akcyjnych”);
• LLC - walne zgromadzenie uczestników, zarząd, kolegialny organ wykonawczy (nr 14-FZ z 08.02.1998 „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością”);
• państwowa lub gminna instytucja budżetowa - założyciel (nr 7-FZ z 12 stycznia 1996 r. „O organizacjach non-profit”);
• spółka prawa publicznego – przez radę nadzorczą (nr 236-FZ z dnia 3 lipca 2016 r. „O spółkach prawa publicznego”).

Standard zamówienia oraz wprowadzone w nim zmiany Klient zamieszcza na stronie internetowej EIS w terminie 15 dni od dnia podpisania ustawy. Każdy ma pełne prawo do zapoznania się z tymi dokumentami, które znajdują się w Jednolitym Systemie Informacyjnym w domenie publicznej.

Klient musi wziąć pod uwagę wymagania nie tylko 223-FZ, ale także „Standard dotyczący realizacji działań zakupowych niektórych typów podmiotów prawnych”, zatwierdzony przez FAS Rosja.

Klient ma obowiązek przestrzegać zasad równości, uczciwości, niedyskryminacji i nieuzasadnionych ograniczeń konkurencji w stosunku do uczestników.

Standardowe przepisy dotyczące zamówień publicznych w ramach 223-FZ na rok 2018 od lipca 2018 r. mogą zawierać następujące sekcje:

1. Warunki i definicje.
2. Cele i zasady działań zakupowych.
3. Zatwierdzenie standardu i wprowadzenie zmian.
4. Tworzenie i dostosowywanie planu zamówień.
5. Wybór sposobu i formy zamówienia.
6. Zasady przygotowania i postępowania.
7. Zasady formułowania wymagań i kryteria oceny.
8. Wymagania dotyczące opisu obiektu.
9. Wymagania dotyczące warunków umowy. Obowiązki związane z realizacją umowy.
10. Przygotowywanie, koordynacja i zatwierdzanie dokumentacji zakupowej.
11. Kolejność postępowania.
12. Kontrola i apelacja.
13. Raportowanie działań zakupowych.
14. Wymóg przechowywania dokumentów sporządzonych w trakcie zamówienia.

Jak używać klauzul modelowych

Od 1 stycznia 2018 roku zmieniły się standardy dotyczące standardowych przepisów dotyczących zamówień publicznych. Teraz, zgodnie z częścią 2.3 art. 2 223-FZ, standardowe przepisy dotyczące zamówień publicznych w ramach 223-FZ, biorąc pod uwagę najnowsze zmiany, muszą zawierać następujące informacje:

1. Regulamin przygotowania i realizacji zamówień publicznych.
2. Metody ustalania dostawcy i przypadki ich stosowania.
3. Termin zawarcia umowy na podstawie wyników przetargu konkurencyjnego.

Informacje te nie mogą zostać zmienione w przypadku opracowania i zatwierdzenia przez instytucje budżetowe i autonomiczne oraz przedsiębiorstwa unitarne własnych regulaminów zamówień publicznych.

Standardowe przepisy dotyczące zamówień publicznych powinny określać specyfikę udziału zatwierdzonych MŚP.

Standardowe regulacje dla instytucji budżetowych (autonomicznych i budżetowych) oraz przedsiębiorstw unitarnych opracowywane są przez władze wykonawcze różnych szczebli - federalnej, regionalnej, gminnej. Władze wyższe ustalają również listę organizacji klientów, do których będą miały zastosowanie takie standardowe standardy. Zatem jeśli instytucja podlega standardowym standardom opracowanym na wyższym poziomie, musi utworzyć własny rejestr regulacyjny ściśle zgodnie z warunkami określonymi w standardowych przepisach dotyczących zamówień publicznych (części 2.1, 2.2 art. 2 223-FZ).

Zmiany wprowadza się w ten sam sposób. Jeżeli ustawodawca wprowadził zmiany w standardowych przepisach dotyczących zamówień publicznych, organizacja klientów musi zmienić swój lokalny akt w ciągu 15 dni (część 2.7 art. 2 223-FZ).

Nowe lub skorygowane standardy standardów publikowane są w terminie 15 dni od dnia ich zatwierdzenia przez organy regulacyjne.

Gdzie zdobyć standardowe stanowisko

Na końcu artykułu możesz wybrać spośród szeregu dostarczonych standardów i znaleźć niezbędne postanowienie dotyczące zamówień w ramach 223-FZ na rok 2019; Próbkę można również pobrać na stronie internetowej Jednolitego Systemu Informatycznego - w UIS dostępne są do wglądu standardy zamówień publicznych organizacji klientów na szczeblu lokalnym, które można wykorzystać do optymalizacji i ujednolicenia opracowywanego dokumentu. Dokumenty te znajdziesz w zakładce „Dokumenty” na pasku bocznym. Na dole strony znajduje się sekcja „Wykaz standardowych postanowień dotyczących zamówień”.

Pobierz wzór standardowego regulaminu zamówień na rok 2019

Przykład standardowego regulaminu zamówień dla jednolitego przedsiębiorstwa miejskiego

Jako przykład podajemy regulamin zamówień publicznych w ramach 223-FZ na rok 2019 - próbkę dla komunalnych przedsiębiorstw unitarnych.