Praktyka sieci handlowych i osobiste doświadczenia pokazują, że główną przyczyną strat firm handlowych nie są straty spowodowane celowymi działaniami klientów i personelu. Od 80 do 95% strat powstaje w trakcie zapewnienia działalności operacyjnej obiektów handlowych w wyniku błędów i naruszeń pracowników zapewniających rozliczanie przepływu towarów. Jedynym skutecznym sposobem ograniczenia tego typu strat jest jedynie ustalony system rozliczania przepływu towarów, standaryzacja wszystkich procedur przeprowadzanych na poszczególnych jego etapach i ścisła kontrola ich przestrzegania.

Sieci handlu detalicznego wykorzystują różne stanowiska pracy dla personelu liniowego i menedżerów, różne programy komputerowe do rozliczania przepływu produktów, a także istnieją inne cechy indywidualne. Przyjrzyjmy się zatem, co oznaczają niektóre terminy użyte w tym artykule.

Organizacja Handlowa () - przedsiębiorstwo handlowe zarządzające siecią oddziałów strukturalnych handlu detalicznego () o różnych formatach i kierunkach (kompleksy handlowe, centra handlowe, hipermarkety, supermarkety, sklepy ogólnospożywcze, dyskonty, centra dystrybucyjne itp.).

Dostawca - firma dostarczająca towary do sieci handlowych.

Menedżer kategorii - pracownik organizacji branżowej (z reguły część struktury działu handlowego (dział, serwis itp.), odpowiedzialny za konkretną kategorię produktów.

Dyrektor obiektu detalicznego - urzędnik organizacji branżowej, który zarządza działalnością jej działu strukturalnego handlu detalicznego (dyrektor, kierownik itp.).

Szef sekcji - urzędnik placówki detalicznej, który kieruje działem sprzedaży grupy kategorii produktów (np. sekcje „Gastronomia”, „Spożywcze”, „Owoce i warzywa” itp.).

Zastępca Kierownika Sekcji - urzędnik organizacji handlowej, który bezpośrednio zarządza operacyjnie i funkcjonalnie personelem zmianowym jednostki zajmującej się sprzedażą grupy produktów lub kierunku.

Kierownik przystani - urzędnik obiektu handlowego, który nadzoruje pracę pracowników strefy ładunkowej (pomost, rampa itp.) obiektu detalicznego.

Kierownik Recepcji Produktu - urzędnik placówki detalicznej, który przyjmuje towar i zwraca towar dostawcy.

Szef ochrony firmy handlowej - menadżer wyższego szczebla firmy handlowej, kierujący pionem rozwiązywania problemów bezpieczeństwa i minimalizacji strat.

Szef ochrony obiektu handlowego - przedstawiciel administracji obiektu handlowego zajmujący się zapewnieniem bezpieczeństwa i minimalizacją strat lub szef ochrony w prywatnej firmie ochroniarskiej.

Kierownik zmiany - pracownik odpowiedzialny za organizację pracy zespołu zmianowego składającego się z pracowników etatowych bezpośrednio zapewniających bezpieczeństwo obiektu handlowego lub kierownik zespołu zmianowego pracowników ochrony prywatnej firmy ochroniarskiej.

Ochroniarz - pracownik etatowy działu ochrony obiektu handlowego lub pracownik prywatnej firmy ochroniarskiej.

System handlowy — komputerowy system rozliczania towarów (który odzwierciedla wszystkie transakcje z towarami, od zamówienia po sprzedaż lub zwrot do dostawcy), stosowany w organizacji handlowej. Operacje wymienione w tym artykule mają zastosowanie w systemie transakcyjnym Supermag2000, w związku z czym należy to uwzględnić przy dostosowywaniu zapisów artykułu do innego systemu transakcyjnego.

Zanim przejdę bezpośrednio do ujawnienia zagadnień będących przedmiotem niniejszego artykułu, chciałbym zwrócić uwagę na kilka punktów, które wydają się bardzo istotne w kontekście stosowania rekomendowanych przepisów w praktyce.

Pomimo faktu, że większość postanowień artykułu podano jako przykład procedury rozliczania przepływu towarów i innych powiązanych procesów biznesowych w ramach oddzielnej sieci obiektów handlowych, są one dość istotne dla obiektów handlowych niemal dowolnego formatu - sklepy ogólnospożywcze, dyskonty, minimarkety, supermarkety itp. .d. Straty sklepów o mniejszym formacie niż super- i hipermarkety z tytułu naruszeń i błędów podczas rozliczania przepływu produktów w ujęciu procentowym mogą być jeszcze większe.

W świetle powyższego, korzystając z zaleceń artykułu w odniesieniu do małoformatowych spółek obrotu, należy mieć to na uwadze. Tym samym w tego typu sklepach funkcje urzędników, których zdefiniowaliśmy jako kierowników kategorii, kierowników i zastępców kierowników działów, kierowników lądowiska i przyjęcia towaru, często pełnią ci sami pracownicy: kierownicy pięter sprzedaży, zastępcy kierowników sklepów itp. (nazwy stanowisk mogą być bardzo różne, ale nie zmienia to istoty). W związku z tym schematy rozliczania przepływu towarów można ogólnie uprościć, nawet do wyeliminowania niektórych etapów omówionych w tym artykule (na przykład odbiór towaru od firmy transportowej). Ważne jest, aby przestrzegać podstawowych zasad i podejść do wdrażania tych procedur.

Przygotowanie dokumentów kontraktowych

Umowa na dostawę towaru

Dostawa towaru do sieci handlowej możliwa jest wyłącznie po zawarciu umowy z dostawcą. Warunki umowy określa kierownik kategorii, prawnik organizacji handlowej sprawdza umowę pod kątem zgodności z prawem Federacji Rosyjskiej i interesami przedsiębiorstwa, umowę na dostawę produktów podpisuje indywidualny przedsiębiorca samodzielnie lub przez osobę posiadającą pełnomocnictwo do podpisywania umów (często tą osobą jest dyrektor finansowy). Umowa dostawy towaru musi określać warunki dostawy, zwrotu i płatności za produkty.

Umowa kupna

Po zawarciu umowy dostawy menadżer kategorii w systemie handlowym sporządza umowę zakupu. Musi wskazywać:

• numer kontaktowy;
• data zawarcia umowy (w przypadku zmiany umowy jej pierwotna data zmienia się na datę zmiany umowy);
• czas trwania umowy (od… do…);
• miejsce dostawy (wskazane są konkretne placówki handlowe);
• Nazwa Dostawcy;
• dni tygodnia, w których możliwe jest składanie wniosków; dni tygodnia, w których możliwa jest dostawa;
• specyfikacja (artykuły i nazwy), zgodnie z którą dostawca będzie dostarczał towar;
• ceny zakupu towarów;

Aby móc pracować z umową, musi ona mieć status „zaakceptowana”, jeżeli praca z umową jest zabroniona, musi mieć przypisany status „zablokowany”. Po wygaśnięciu umowy należy ją odnowić lub zablokować. Tworząc lub wprowadzając zmiany w umowie należy ją przesłać do peryferyjnych baz sklepów, do których możliwa jest dostawa towaru w ramach tej umowy.

Wykluczając jakikolwiek produkt z umowy, należy usunąć znak „akceptacja dozwolona” z karty systemu transakcyjnego dla tego produktu. Wszystkie karty ze znakiem „akceptacja dozwolona” muszą znajdować się w jednej z istniejących umów. Wyłączenie produktu z umowy możliwe jest dopiero po skompletowaniu przez dostawcę wszystkich zamówień zawierających ten element.

Zmieniając umowy, menadżer kategorii ma obowiązek dokonać zmian w nazewnictwie towaru detalicznego w systemie transakcyjnym. Jeżeli sprzedaż i zamówienia są zabronione, artykuł należy usunąć z nomenklatury odpowiedniego punktu sprzedaży detalicznej, a jeżeli jest on uwzględniony w umowie lub pozwoleniu na sprzedaż w nomenklaturze odpowiedniego punktu sprzedaży detalicznej, należy go dodać.

Wszelkie decyzje i działania mające na celu zmianę parametrów artykułu, a także wszelkie zmiany w dokumencie „umowa zakupu” podejmuje wyłącznie menadżer kategorii.

Procedura składania zamówienia na dostawę towaru

Planowanie zamówień

Zamówienie do dostawcy jest tworzone wyłącznie zgodnie z harmonogramem zamówień. Harmonogram zamówień musi wskazywać dni tygodnia, w których dostawca przyjmuje zamówienie oraz dni tygodnia, w których następuje dostawa towaru.

Tworzenie zamówienia do dostawcy

Zamówienie na towar może złożyć kierownik działu placówki handlowej, zastępca kierownika działu lub kierownik kategorii. Zamówienie można złożyć wyłącznie na podstawie umowy.

Aby wygenerować zamówienie, dostawca musi skorzystać z raportu „Formularz zamówienia” z systemu handlowego.

W raporcie „Formularz zamówienia” należy wskazać:

• Okres realizacji;
• numery umów zakupu;
• miejsce przechowywania (sklep);
• w razie potrzeby wybierz grupę produktów, dla której generowane jest zamówienie.

Raport Formularza zamówienia zawiera następujące dane:

• numer kontaktowy;
• artykuł i jego nazwa;
• daty ostatniego przyjazdu i ostatniej sprzedaży;
• Cena detaliczna;
• sprzedaż w wysokości ostatnich trzech miesięcy i dni sprzedaży;
• wdrożenie w tym samym miesiącu rok temu;
• sprzedaż za wybrany okres;
• saldo bieżące;
• ile dni będzie obowiązywać obecne saldo?
• ilość już zamówionego towaru;
• ilość towaru w opakowaniu transportowym.

W kolumnie „zamówienie” należy wskazać ilość towaru potrzebną do realizacji zamówienia. Zamówienie musi być złożone jako wielokrotność liczby wskazanej w kolumnie „Ilość towaru w opakowaniu transportowym”.

Złożenie zamówienia u dostawcy

Aby przekazać zamówienie dostawcy, należy je umieścić w systemie transakcyjnym. W zamówieniu dostawca musi wskazać:

• Numer zamówienia;
• nazwa dostawcy, któremu składane jest zamówienie;
• miejsce dostawy (placówka sprzedaży, do której ma nastąpić dostawa zamówienia);
• data złożenia wniosku (kiedy wniosek został złożony);
• termin dostawy (kiedy towar zostanie dostarczony do punktu sprzedaży detalicznej);
• specyfikacja zamówienia (artykuł i nazwa produktu zamawianego dostawcy);
• Cena zakupu;
• ilość zamawianego towaru w sztukach (kilogramach);
• zewnętrzne kody kreskowe zamawianego towaru i ilości w opakowaniach transportowych.

Zamówienie może otrzymać status „złożone” dopiero w dniu określonym w „Harmonogramie zamówień i dostaw”.

Zabroniona jest edycja zamówienia po nadaniu mu statusu „złożone”.

Skompletowane zamówienie należy przekazać przedstawicielowi dostawcy lub przesłać do dostawcy pocztą elektroniczną lub faksem w dniu złożenia zamówienia.

W przypadku wygenerowania zlecenia przez menadżera kategorii należy je przesłać do peryferyjnych baz danych placówek detalicznych kanałami elektronicznymi systemu transakcyjnego przed godziną 17:00 tego samego dnia.

Kontrola realizacji zamówień

Kierownik sekcji obiektu handlowego każdego dnia musi sprawdzić realizację zamówień z dnia poprzedniego. W systemie transakcyjnym należy wybrać zlecenia w statusie „złożone” z datą dostawy przypadającą na dzień poprzedni. Listę niezrealizowanych zamówień należy przesłać e-mailem do menedżera kategorii odpowiedzialnego za odpowiednią grupę produktów.

Realizację zamówień monitorujemy co tydzień za pomocą raportu „Analiza zamówień według pozycji”.

Raport „Analiza zamówień według pozycji” zawiera następujące dane:

• Numer zamówienia;
• Data zamówienia;
• dostawca;
• data dostawy i numer faktury (jeżeli dostawa miała miejsce);
• artykuły i nazwy towarów objętych zamówieniem;
• ilość zamówionego towaru;
• ilość dostarczonego towaru;
• procent realizacji zamówienia według ilości;
• ilość zamówionego towaru;
• ilość dostarczonego towaru;
• kwota niedostarczona;
• procent realizacji zamówienia według kwoty.

W raporcie „Analiza zamówień według pozycji” musisz wskazać:

• liczby lub zakres dat wymagane do kontroli zleceń;
• miejsce przechowywania (sklep);
• dostawca, dla którego monitorowana jest realizacja zamówienia;
• w razie potrzeby grupa towarów, dla której monitorowana jest realizacja zamówienia.

Na podstawie raportu „Analiza zamówień według pozycji” przeprowadzana jest analiza dostaw. To kompletność dostaw jest czynnikiem determinującym realizację planu sprzedażowego obiektu detalicznego, gdyż sprzedaż uzależniona jest od dostępności towaru w sklepie. Jeżeli dostawca nie zrealizuje zamówienia o więcej niż 20%, należy poinformować zastępcę dyrektora obiektu handlowego i menadżera kategorii o konieczności podjęcia działań w celu zaopatrzenia obiektu handlowego w niezbędny towar.

Na tym etapie zapewnienia przepływu towarów mogą wystąpić naruszenia, które pociągają za sobą duże straty dla organizacji handlowej: błędy podczas tworzenia zamówienia na towar do dostawcy (nieprawidłowe zamówienie). Należy pamiętać, że bezpośrednia szkoda dla przedsiębiorstwa spowodowana nieprawidłowym zamówieniem zależy od warunków umowy z tym lub innym dostawcą, a mianowicie od warunków zwrotu towaru. Czy zwrot jest w ogóle zapewniony, na jakich warunkach jest możliwy (zwrot 100 procent; zwrot w wysokości określonego procentu kwoty dostawy towaru; przyczyny zwrotu - upływ terminu przydatności do spożycia, utrata prezentacji, towar bez ruch itp.) i inne okoliczności. Jak nieprawidłowe zamówienie może prowadzić do bezpośrednich strat?

Przykład 1

Zwiń pokaz

Składając zamówienie na konkretną pozycję produktową odpowiedzialny kierownik (kierownik działu, działu, linii produktowej, zastępca dyrektora, kierownik itp.) nie analizuje stanów magazynowych, nie analizuje średniej dziennej sprzedaży, częstotliwości dostaw ani innych obiektywne okoliczności mające wpływ na zmniejszenie lub zwiększenie zapotrzebowania konsumentów na ten produkt (dni powszednie lub weekendy, wyprzedaże przedświąteczne itp.). W efekcie zamawiana i odbierana jest taka ilość towaru, z której tylko połowa może zostać sprzedana w terminie jego ważności. W przypadku braku możliwości zwrotu niesprzedanego towaru dostawcy, wszystkie takie towary podlegają umorzeniu i utylizacji. W związku z tym jego koszt jest w pełni uwzględniony w stratach przedsiębiorstwa handlowego. Błędy takie są zwykle wykrywane podczas procesu odpisywania. Szef ochrony, a także kierownik obiektu handlowego, który zatwierdza akt umorzenia, powinien zadać pytanie o ilość odpisywanego towaru, przyczyny i winę odpowiednich urzędników w przypadku dużych ilości towarów towary podlegają odpisowi.

Odbiór towaru

Planowanie przyjęcia towaru

Codziennie o godzinie 18.00 zastępca dyrektora placówki detalicznej drukuje rejestr zamówień w statusie „złożone” z datą dostawy odpowiadającą dniu następującemu po dniu wydrukowania rejestru. Zastępca dyrektora obiektu handlowego podpisuje ten rejestr i przekazuje go kierownikowi lądowiska najpóźniej do godziny 19:00. Zastępca dyrektora obiektu detalicznego przekazuje kopię rejestru zamówień kierownikowi zmiany komórki ochrony w celu zorganizowania ewidencji wjazdu pojazdów na obiekt detaliczny.

Kierownik przystani przydziela pracę personelu strefy ładunkowej zgodnie z rejestrem. W rejestrze zamówień kierownik etapu wyładunku odnotowuje numery faktur za przemieszczenie towaru z wirtualnego magazynu zwrotów, przygotowanych do zwrotu. Kierownik etapu wyładunku pobiera dane dotyczące przygotowanych zwrotów z „dziennika księgowego zwrotów dostawców”.

Rejestracja przybycia dostawcy

W przypadku przybycia pojazdu dostawcy z towarem, funkcjonariusz ochrony na stanowisku „Debarkader” odnotowuje czas przybycia pojazdu w księdze przyjazdów i odjazdów pojazdów z towarem i wyposażeniem (patrz tabela), po uprzednim sprawdzeniu obecności tego dostawcy w rejestrze zamówień. Jeżeli dane się zgadzają, pracownik ochrony wprowadza je do „dziennika przyjazdów i odjazdów pojazdów z towarem i wyposażeniem” oraz zgłasza przybycie dostawcy kierownikowi odbioru towaru. Jeżeli dostawcy nie ma w rejestrze zamówień, pracownik ochrony kontaktuje się z kierownikiem lądowiska.

Kierownik przystani informuje o tym zastępcę dyrektora obiektu handlowego. Zastępca dyrektora obiektu handlowego po analizie sytuacji podejmuje decyzję o celowości przyjęcia towaru. W przypadku podjęcia decyzji o przyjęciu towaru od dostawcy niezarejestrowanego w rejestrze zamówień, zastępca dyrektora placówki detalicznej dokonuje wpisu tego dostawcy do rejestru zamówień, potwierdzając tę ​​decyzję swoim podpisem.

Dostawcy, którzy dostarczają towar do placówki detalicznej częściej niż raz dziennie lub którzy mają taką możliwość (np. lokalni producenci i dostawcy owoców) nie podlegają zasadzie akceptacji rejestru zamówień. W każdym obiekcie detalicznym kierownik etapu wyładunku musi posiadać listę takich dostawców zatwierdzoną przez dyrektora obiektu detalicznego. Dostawcy wskazani na liście są przyjmowani bez rejestru zamówień, jeżeli istnieje zamówienie z terminem realizacji odpowiadającym aktualnemu terminowi.

Tabela

Zwiń pokaz

Odbiór towaru

Przedstawiciel dostawcy przekazuje towarzyszącą dokumentację kierownikowi przyjęcia towaru. Kierownik przyjęcia towaru sprawdza kompletność i poprawność dokumentów towarzyszących (list przewozowy, faktura, certyfikat, świadectwo jakości itp.). Kierownik przyjęcia towaru rozpoczyna przyjęcie dopiero w przypadku posiadania kompletu prawidłowo sporządzonych dokumentów.

Jeżeli dokumentacja nie została dostarczona w całości lub została nieprawidłowo wypełniona, kierownik przyjęcia towaru powiadamia o tym kierownika sekcji. Kierownik sekcji po analizie sytuacji podejmuje decyzję o celowości przyjęcia towaru. Jeżeli kierownik sekcji podejmie decyzję o odmowie przyjęcia towaru, ma obowiązek telefonicznie poinformować o swojej decyzji kierownika kategorii. Menedżer kategorii może podjąć decyzję o przyjęciu towaru od dostawcy, wysyłając do kierownika sekcji wiadomość e-mail zawierającą odpowiednie instrukcje i gwarancję dostarczenia odpowiedniej dokumentacji lub przejęcia odpowiedzialności za rozwiązanie kontrowersyjnej kwestii.

Kierownik przyjęcia towaru informuje operatora bazy danych o numerze „zamówienia dostawcy” z rejestru zamówień, aby załadować odpowiednie zamówienie do terminala zbierającego dane i przekazuje operatorowi bazy danych jedną kopię faktury w celu sprawdzenia zgodności cen na fakturze do cen podanych w zamówieniu. Operator bazy danych tworzy fakturę w systemie handlowym na podstawie odpowiedniego zamówienia złożonego dostawcy. Operator bazy danych automatycznie wypełnia specyfikacje i ceny z odpowiedniego zamówienia do dostawcy. W przypadku stwierdzenia, że ​​cena dostarczonego towaru przewyższa cenę, operator bazy danych skreśla cenę towaru na dowodzie dostawy, a obok niej wpisuje cenę z zamówienia do dostawcy.

W takim przypadku operator bazy przypisuje fakturze status „przyjęta na magazyn”. Podpis i pieczęć przy przyjęciu towaru umieszczane są na liście przewozowym dopiero po dostarczeniu przez dostawcę poprawionych (lub kompletnych pakietów) dokumentów. Status „w pełni zaakceptowanej” faktury nadawany jest dopiero po dostarczeniu przez dostawcę poprawionych dokumentów.

Jeżeli cena na fakturze okaże się niższa niż w zamówieniu dla dostawcy, cenę z faktury wpisuje się w odpowiednią linię specyfikacji.

Drugi egzemplarz listu przewozowego przekazywany jest kierownikowi przyjęcia towaru w celu odbioru towaru pod względem ilościowym i jakościowym. Kierownik przyjęcia towaru otrzymuje terminal zbierający dane ze zleceniem od operatora wprowadzania danych.

Podczas przyjęcia towaru kierownik przyjęcia towaru sprawdza:

• ilość dostarczonego towaru (towary przyjmowane są w wielokrotnościach opakowań);
• integralność i jakość dostarczonego towaru i opakowania. Przy przyjęciu towaru wymagającego kontroli jakości (owoce, warzywa) kierownik wyładunku wzywa zastępcę kierownika sekcji, za jakość przyjętego towaru z tego wykazu odpowiada zastępca kierownika sekcji;
• obecność i czytelność kodu kreskowego, przy czym wszystkie towary na sztuki muszą być skanowane osobno; towary bez kodu kreskowego nie są akceptowane;
• zgodność kodu kreskowego z nazwą produktu;
• towary ważone, które przy odbiorze muszą zostać zważone, przyjmowane są w ilości określonej w wydrukowanym zamówieniu. Dopuszcza się przyjęcie towaru przekraczającego wagę podaną w zamówieniu o nie więcej niż 20%;
• termin przydatności do spożycia towaru, towar o długim terminie sprzedaży, którego pozostały termin przydatności do spożycia jest krótszy niż 1/3 terminu sprzedaży, nie jest akceptowany; Towary z terminem przydatności do 1 miesiąca nie są przyjmowane, jeśli pozostały termin przydatności do spożycia jest krótszy niż 2/3 terminu przydatności do spożycia. Jeżeli pozostały termin przydatności do spożycia wynosi mniej niż 1/3 (2/3 przy okresie sprzedaży do 1 miesiąca), kierownik przyjęcia towaru powiadamia kierownika sekcji. Kierownik sekcji po analizie sytuacji podejmuje decyzję o celowości przyjęcia towaru.

Odebrany towar przewożony jest według rodzaju towaru (wg sekcji) na lądowisko zgodnie z preferencjami zastępcy kierownika sekcji.

Towary nie przyjęte z jednego z powyższych powodów są starannie skreślane z faktury przez kierownika przyjęcia towaru. Jeżeli towar nie zostanie przyjęty ilościowo, wówczas przekreśla się jedynie liczbę sztuk wskazaną w dowodzie dostawy, a obok niej starannie wpisuje się rzeczywiście zaakceptowaną ilość.

Jeżeli dostawca posiada opakowania zwrotne, kierownik odbioru towaru ma obowiązek je zwrócić, potwierdzając zwrot opakowania i jego ilość poprzez umieszczenie odpowiedniej pieczęci i podpisu na dwóch egzemplarzach faktur.

Do terminala zbierającego dane wprowadzana jest rzeczywista ilość towaru otrzymana podczas liczenia. Kierownik przyjęcia towaru przekazuje terminal gromadzenia danych z wprowadzonymi danymi do operatora wprowadzania danych w celu wygenerowania faktury paragonowej i otrzymuje od operatora wprowadzania danych pierwszy egzemplarz faktury ze zweryfikowanymi cenami i brakiem przecenionych pozycji. Kierownik przyjęcia towaru skreśla pozycje w obu egzemplarzach dowodu dostawy, zarówno pod względem ilościowym, jak i cenowym. Wszystkie przekreślone pozycje muszą być poświadczone podpisem spedytora dostawcy naprzeciwko każdego przekreślonego.

Kierownik przyjęcia towaru rejestruje przyjęcie towaru w rejestrze przyjęcia towaru, podpisuje list przewozowy i przekazuje jeden egzemplarz na stanowisko ochrony lądowiska.

Kierownik przyjęcia towaru przekazuje drugi egzemplarz dowodu dostawy operatorowi wprowadzania danych w celu ostatecznej weryfikacji poprawności wprowadzonych danych w systemie handlowym. Po weryfikacji list przewozowy i faktura przekazywane są starszemu operatorowi (księgowemu placówki detalicznej) w celu sprawdzenia zgodności danych, archiwizacji dokumentów i prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Na stanowisku „Debarkader” pracownik ochrony odnotowuje czas wyjazdu oraz dokonuje w dzienniku pokładowym wpisu wjazdu i wyjazdu pojazdów z towarem i sprzętem.

Kierownik lądowiska informuje zastępcę kierownika sekcji o zakończeniu odbioru towaru. Zastępca kierownika sekcji w porozumieniu z kierownikiem etapu lądowania organizuje transport otrzymanego towaru na salę sprzedażową.

Dla Twojej informacji

Zwiń pokaz

Podczas przyjęcia towaru mogą zostać popełnione błędy zarówno po stronie kierowników przyjęcia towaru, jak i po stronie operatorów wprowadzania danych. Obydwa błędy mogą spowodować znaczne szkody dla organizacji handlowej.

Nieuwaga kierownika przy odbiorze towaru może skutkować otrzymaniem towaru, który w rzeczywistości nie został dostarczony do punktu sprzedaży detalicznej. W praktyce miałem do czynienia z sytuacją, gdy towar został przyjęty (czyli złożono podpisy pod fakturami) na podstawie danych zamówienia przesłanych dostawcy, a tak naprawdę towar nie został przeliczony. W efekcie ilość towaru „przyjętego” była dwukrotnie mniejsza od faktycznie dostarczonej.

Błędy w procesie przetwarzania dokumentów paragonowych

Błędy te popełniają operatorzy wprowadzania danych. Nawet jeśli przy odbiorze towaru nie doszło do żadnych naruszeń i towar faktycznie został przyjęty, w procesie nadania towaru operator nie może uwzględnić skreśleń dokonanych przez kierownika odbioru towaru i dostarczenia towaru, który faktycznie jest brak (nie zaakceptowany).

Mogą to być błędy mechaniczne. Na przykład zamiast 10 jednostek towaru przy odbiorze umieszcza się 100 jednostek. W związku z tym 90 jednostek towarów, które oczywiście nie zostaną odkryte podczas inwentaryzacji, ponieważ nie istniały, będą bezpośrednimi stratami przedsiębiorstwa handlowego. W praktyce zdarzają się bardziej złożone błędy. Na przykład pewnego dnia operator wpisał kod kreskowy produktu w kolumnie „ilość”. Błędy tego typu identyfikowane są podczas kontroli poimprezowej, poprzez porównanie zamówienia towaru na dany dzień z informacją o jego przyjęciu w programie księgowym przepływu towaru oraz bezpośrednio analizując pierwotną dokumentację dotyczącą przybycia towaru.

Odbiór towaru od firmy transportowej

Przy odbiorze towaru od dostawców, którego dostawę realizuje firma transportowa (pojazdy opłacane przez organizację handlową), należy go przyjąć w następującej kolejności:

1. Menedżer kategorii ma obowiązek przekazać informację o terminie przybycia towaru od takich dostawców poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres mailowy kierownika sekcji, z kopią do zastępców dyrektora obiektu handlowego w dniu poprzedzającym termin dostawy. Pismo musi zawierać informację o dacie dostarczenia towaru do punktu sprzedaży, nazwę dostawcy oraz numer zamówienia, jeżeli zostało wygenerowane przez menadżera kategorii.
2. Zastępca dyrektora placówki detalicznej ma obowiązek wprowadzić dane o zamówieniu do dostawcy w rejestrze zamówień na kolejny dzień, sprawdzając dostępność złożonego zamówienia w systemie obrotu.
3. Rozładunek wynajętych pojazdów musi odbywać się bez kolejki, nie dłużej niż godzinę, od chwili jego wpisania do „książki przyjazdów i wyjazdów pojazdów z towarem i wyposażeniem”.
4. Zaakceptuj ilość palet (bele, skrzynie) i podpisz dokumenty transportowe w celu dostarczenia ładunku do obiektu detalicznego.
5. Przyjęcie towaru pod względem ilościowym i jakościowym następuje wyłącznie w przypadku złożenia w systemie handlowym zamówienia na te produkty.
6. Każdy odcinek tranzytu towaru musi być poprzedzony pismem informacyjnym kierownika logistyki do zastępcy dyrektora obiektu handlowego wyjaśniającym działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa i wysyłkę towaru do obiektów handlowych, dla których jest on przeznaczony.
7. Odbiór towaru pod względem ilościowym i jakościowym odbywa się jednostronnie, na zamówienie, w tym samym dniu. Jeżeli przy odbiorze towaru zostanie stwierdzony brak wewnętrzny lub wada, należy dokonać skreślenia na fakturze i zabezpieczyć ją podpisem kierownika odbioru towaru. Wykonaj zdjęcia wad i nadwyżek w miejscu odbioru oraz sporządź protokół stwierdzonych niezgodności. Dane należy wprowadzić do systemu transakcyjnego w określony sposób.
8. Wyślij zeskanowaną fakturę, zdjęcia i kopie aktu jeszcze tego samego dnia za pomocą kanałów komunikacji elektronicznej (wysłanie faksem) do dostawcy i menadżera kategorii w celu przekazania faktur skorygowanych (z kopią do kierownika działu lub zastępcy dyrektora ds. sprzedaży detalicznej) obiekt).
9. Sfinalizowany dowód dostawy z podpisem i pieczęcią placówki handlowej (bez skreśleń) musi zostać przesłany przez starszego operatora (księgowego) placówki handlowej do kierownika logistyki w centrali organizacji handlowej, z dopiskiem „wyślij do dostawcy”. ”
10. Kierownik logistyki musi zorganizować przesłanie dokumentacji otrzymanej z placówki detalicznej do dostawcy pocztą.
11. Jeżeli na fakturze znajdują się sprostowania, dostawca po otrzymaniu dokumentów e-mailem lub faksem jest zobowiązany odesłać poprawione wersje dokumentów pocztą. W przypadku braku poprawionych dokumentów, w terminie 7 dni roboczych od daty wysłania, kierownik kategorii ma obowiązek przeprowadzić negocjacje z dostawcą i podjąć decyzję o wymianie dokumentów.
12. Kierownik biura centralnego organizacji handlowej przesyła poprawione dokumenty (listy przewozowe i faktury) otrzymane pocztą do odpowiedniej placówki handlowej.

Odbiór towaru według kodu kreskowego

We wszystkich placówkach handlowych przyjmuje się towar na podstawie dostarczonych produktów.

Bez kodu kreskowego akceptowane są wyłącznie następujące rodzaje produktów:

1. produkt wagowy;
2. towary sprzedawane przy użyciu krótkiego kodu kreskowego zgodnie z zatwierdzoną listą;
3. pojemniki opakowaniowe (podłoża, torby, pojemniki na sałatki), których punkt sprzedaży detalicznej nie prowadzi w sprzedaży detalicznej. Produkty te przyjmowane są bez zamówienia;
4. produkty dostarczane do własnej jednostki produkcyjnej;
5. jednorazowe zastawy stołowe.

Przy odbiorze towaru należy nakleić na każdą paczkę transportową (pudełko) lokalny kod kreskowy wydrukowany na drukarce etykiet termotransferowych (Datamax, Zebra, Citizen, Godex, Argox, Proton itp.); podczas pakowania kod kreskowy naklejony na przesyłkę transportową pakiet jest skanowany i wymagana liczba kodów kreskowych jest drukowana na maszynie Datamax.

Zabrania się przyjmowania towarów, które posiadają:

1. bez kodu kreskowego, z wyjątkiem przypadków opisanych powyżej;
2. przy odbiorze towaru kod kreskowy nie jest odczytywany przez skaner i nie jest wykrywany po ręcznym wprowadzeniu do terminala zbierającego dane;
3. na jednym egzemplarzu produktu znajduje się kilka kodów kreskowych i żaden z nich nie jest utożsamiany z tym przedmiotem;
4. kod kreskowy jest zdefiniowany w systemie handlowym pod inną nazwą, np. faktycznie przyjęta jest pozycja „górna półka”, a po zeskanowaniu wyświetla się „bezgłowy różowy łosoś, świeżo mrożony”.

Towar przyjmowany jest wyłącznie na podstawie zamówienia.

Wszystkie towary jednostkowe są bezbłędnie skanowane.

Sprawdzanie pracy pracowników strefy ładunkowej

Towary zaliczone do grupy ryzyka (towary, dla których stwierdzono największe straty podczas inwentaryzacji bieżącej i końcowej) i wskazane na liście uzgodnionej z szefem służby bezpieczeństwa organizacji handlowej i zatwierdzonej przez zastępcę szefa (szef organizacja branżowa) przyjmowane są wyłącznie w obecności pracowników ochrony i w ich towarzystwie do momentu umieszczenia ich na sali sprzedaży.

Pracownik ochrony musi sprawdzić samochody dostawcze, aby upewnić się, że cały towar został rozładowany. Jeżeli pojazd jednym lotem dostarcza towar do kilku punktów sprzedaży sieci, funkcjonariusz ochrony ma obowiązek upewnić się, czy w furgonetce pojazdu po jego wyładunku w punkcie sprzedaży znajdują się faktury za towar, który według przedstawicielowi dostawcy, jest przeznaczony do innego miejsca dostawy.

Kierownik zmiany jednostki ochrony organizuje codziennie kontrolę przyjęcia owoców i warzyw bez powiadamiania pracowników strefy ładunkowej. Przeprowadzane jest selektywne ważenie kontrolne przyjętych stanowisk. W przypadku stwierdzenia niezgodności sporządzany jest protokół, który przekazywany jest dyrektorowi placówki handlowej w celu podjęcia działań. Kierownik zmiany może z własnej inicjatywy przeprowadzić kontrolne ważenie i liczenie przyjętego towaru.

Przynajmniej raz w miesiącu komisja, w skład której wchodzą kierownik działu ochrony obiektu handlowego, kierownik lądowiska oraz kierownik działu, sprawdza pracę każdego kierownika przy odbiorze towaru. Prowizja przelicza ilość otrzymanego towaru natychmiast po otrzymaniu towaru i porównuje ją z wyliczeniami kierownika odbioru towaru. Wyniki kontroli zapisuje się w protokole.

Czytaj dalszy ciąg artykułu w kolejnym numerze magazynu.

Przypisy

Zwiń pokaz

Proces dystrybucji towarów jest ważny, ponieważ Twój zysk zależy od organizacji rozliczania przepływu towarów i efektywności zarządzania ruchem towarów. Z tego materiału dowiesz się, jak zbudowany jest system dystrybucji produktów.

Ogólne zasady organizacji dystrybucji produktów

Właściwa organizacja dystrybucji produktów pozytywnie wpływa na wynik finansowy przedsiębiorstwa, ponieważ:

• zmniejsza bezpośrednie koszty finansowe związane z dostawą, magazynowaniem towaru i jego dostarczeniem do konsumenta;
• zmniejsza liczbę pracowników zaangażowanych w proces dystrybucji;
• minimalizuje straty;
• zwiększa w ten sposób marginalność towarów;
• skraca czas pomiędzy zakupem towaru a jego sprzedażą;
• zwiększa obrót funduszy firmy;
• maksymalizuje zysk.

Rozważmy główne czynniki determinujące efektywność systemu dystrybucji produktów.

Koszt dystrybucji towarów w dużej mierze zależy od wyboru sprzętu. Zdaniem ekspertów zastosowanie urządzeń kontenerowych w przepływie towarów pięciokrotnie skraca czas załadunku i rozładunku, prawie o połowę zwiększa efektywność transportu oraz zmniejsza koszty dostawy i sprzedaży niemal o połowę.

Proces dystrybucji produktów rozpoczyna się na długo zanim towar dotrze do Twojego magazynu. Wybierając dostawców, kieruj się między innymi szybkością dostawy i organizacją łańcucha dostaw. Im więcej przystanków produkt robi po drodze, tym większe ryzyko utraty i tym więcej wysiłku należy włożyć w kontrolę dostawy. Prosimy o uwzględnienie tego czynnika przy ustalaniu rzeczywistego kosztu dostawy. Pomoże w tym obliczenie łańcucha dystrybucji towarów - średniej liczby magazynów, które odwiedzą produkty w procesie dostawy od producenta do Ciebie. Na przykład podczas przepływu towarów w tranzycie, gdy towary docierają do Ciebie bezpośrednio z produkcji, powiązanie w przepływie towarów wynosi zero.

Jeśli sprzedajesz towary sezonowe, pamiętaj, że sezonowość będzie miała wpływ także na organizację dystrybucji produktów. W rzeczywistości będziesz potrzebować osobnego schematu blokowego dla każdego sezonu, ponieważ zestaw transakcji będzie się różnić.

Automatyczne rozliczanie ruchu towarów

Zbudowanie skutecznego systemu dystrybucji produktów upraszcza. Przede wszystkim należy określić częstotliwość inwentaryzacji w magazynie i sklepie. Redyskontaktowanie aktywów przeprowadza się przynajmniej raz w roku – przy sporządzaniu raportów rocznych. Jednakże w przypadku normalnego zarządzania zapasami zalecane są częstsze okresy inwentaryzacji. Są one zapisane w zasadach rachunkowości spółki.

Następnie należy zadbać o terminową aktualizację danych w programie automatyzacji. Łatwiej jest monitorować dokładność pracowników podczas pracy z programem, niż stale przeprowadzać niezaplanowane kontrole, na przykład w magazynie. Podziel proces dystrybucji produktu na etapy, określ skład operacji produkcyjnych i ustal osoby odpowiedzialne za każdy etap. Zadania muszą być tak szczegółowe, aby każda operacja zakończyła się wprowadzeniem odpowiednich danych do programu automatyzacji. Pracownik prowadzący operację jest odpowiedzialny nie tylko za organizację procesu na tym etapie, ale także za aktualność informacji w systemie.

Wygodnie jest przydzielać zadania pracownikom i śledzić ich realizację bezpośrednio w programie. Obowiązek podawania danych jest określony w opisach stanowisk pracy i innych dokumentach firmowych w celu ewidencji odpowiedzialności. Jest to środek niezbędny nawet dla małych organizacji. Wprowadzanie poprawnych danych do programu automatyzacji nie powinno być postrzegane jako czynność opcjonalna, ale jako normalny element pracy. Każdy musi zdawać sobie sprawę, za co odpowiada i jakie są konsekwencje niedopełnienia swoich obowiązków. W ten sposób będziesz mieć pewność, że informacje są aktualne podczas rejestrowania przepływu towarów. Dane zebrane w raport w dogodnej dla Ciebie formie pokażą rzeczywisty ruch majątku.

System dystrybucji produktów w akcji

Dałeś podstawy do zorganizowania dystrybucji produktów. Teraz warto wdrożyć w życie zautomatyzowaną kontrolę rozmieszczenia i przemieszczania towarów w magazynie i sklepie za pomocą programu. Przepływ towarów jest monitorowany począwszy od przyjęcia towaru na magazyn, a skończywszy na sprzedaży produktów. Dzięki skanerom kodów kreskowych podłączonym do programu automatyzacji w magazynie, informacje o towarach trafiają do jednej bazy danych:

• akceptowane od dostawców;
• przemieszczane w obrębie magazynu lub z magazynu do magazynu;
• zrealizowane w zamówieniach;
• przekazano do sklepu na sprzedaż.

Podczas sprzedaży towarów te same skanery kodów kreskowych i rejestratory fiskalne (terminale POS) automatycznie rejestrują informacje o sprzedawanych produktach w programie. Kasjer w ramach swoich głównych obowiązków przekazuje najnowsze informacje do systemu automatyki – jego funkcje pracy regulowane są nie tylko przez Ciebie, ale także przez prawo.

Dzięki jednej bazie danych status każdej jednostki produktowej w systemie dystrybucji produktów zmienia się jednocześnie w całej firmie. Jeśli produkt zostanie przeniesiony z magazynu do sklepu, w programie automatyzacji jest to widoczne dla Ciebie, sprzedawcy, księgowego i kasjera na sali sprzedaży – każdy na swoim poziomie dostępu.

Przy zastosowaniu odpowiednio dobranych urządzeń magazynowo-kasowych, dane w programie automatyzacji są aktualizowane na każdym etapie bez dodatkowej ingerencji pracowników, co eliminuje błędy ręcznego wprowadzania i manipulacji informacjami. Dodatkowo system dystrybucji produktów staje się przejrzysty. Zmniejsza to ryzyko szkód spowodowanych kradzieżą, niedoborami, defraudacją i innymi złośliwymi działaniami. Odpowiedzialność osobista zmniejsza także poziom zaniedbań i nadużyć.

Wyniki organizacji dystrybucji produktów

Automatyzacja rozliczania i kontroli przepływu towarów, pod warunkiem terminowej aktualizacji informacji, zapewnia:

• dokładność księgowa;
• prostota i wygoda raportowania;
• pełna kontrola należności i zobowiązań;
• redukcja ryzyka.

Mając w każdej chwili aktualne informacje o produkcie i innych aktywach, łatwiej jest Ci analizować sytuację finansową firmy, kontrolować pracowników i kontrahentów. Spędzasz czas nie na zrozumieniu, gdzie wszystko jest i dokąd zmierza, ale na podejmowaniu decyzji:

• na jakich warunkach należy wydać towar temu klientowi;
• czy kontynuować współpracę z tym dostawcą;
• wziąć pożyczkę lub nie wziąć;
• jakie towary kupić;
• jakie produkty należy sprzedać tak szybko, jak to możliwe;
• jak dostosować matrycę asortymentową;
• jak stymulować popyt;
• jaką procedurę rozliczeń z kontrahentami wybrać;
• jakie długi odebrać w pierwszej kolejności;
• które zobowiązania należy spłacić w pierwszej kolejności;
• na co zwracać uwagę pracownikom.

Jednocześnie Twoje decyzje opierają się nie tylko na przyzwyczajeniu i intuicji, ale także na świeżych faktach na temat stanu rzeczy.

WSTĘP

W związku z tym, że przepisy prawa cywilnego i podatkowego odmiennie interpretują pojęcie „handlu detalicznego”, pracownikom organizacji branżowych trudno jest określić, co jest uważane za handel detaliczny.
Z przepisów prawa cywilnego (art. 492 i 506 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej) wynika, że ​​głównym kryterium odróżniającym handel hurtowy od handlu detalicznego jest ostateczny cel wykorzystania zakupionego przez kupującego towaru. Jeżeli towar nabywany jest z przeznaczeniem do dalszego wykorzystania w działalności gospodarczej, to mamy na myśli handel hurtowy. Jeżeli produkt zostaje zakupiony do użytku osobistego, rodzinnego, domowego lub innego niezwiązanego z działalnością gospodarczą, wówczas dochodzi do sprzedaży detalicznej.
Co więcej, jeśli w sprzedaży hurtowej stosunki pomiędzy sprzedawcą a nabywcą towaru reguluje umowa dostawy, to w handlu detalicznym mają one zawsze charakter umowy kupna-sprzedaży. Zgodnie z definicją handlu detalicznego zawartą w art. 346.27 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej dla celów rachunkowości podatkowej handel detaliczny oznacza sprzedaż towarów za gotówkę.
Ponieważ Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej zawiera pojęcie handlu detalicznego, które różni się od koncepcji podanej w Kodeksie cywilnym Federacji Rosyjskiej, podatnicy (dla celów podatkowych) powinni kierować się definicją podatku, ponieważ instytucje, pojęcia , terminy prawa cywilnego nie są stosowane w stosunkach podatkowych, jeżeli Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej definiuje te instytucje, terminy i pojęcia w inny sposób (klauzula 2 art. 11 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).
Przedmiotem kontroli są:
1) struktura dystrybucji produktów (kanały dystrybucji produktów, proporcje dla kanałów mieszanych);
2) formy dystrybucji produktów;
3) formy sprzedaży bezpośredniej;
4) stosunek rodzajów pośredników.
Parametry kontrolne są następujące: struktura i formy dystrybucji produktów, formy sprzedaży bezpośredniej, a także stosunek typów pośredników (w strukturze dystrybucji produktów) odpowiadają celom i strategiom organizacji, dobierane są według do kryterium maksymalizacji rentowności sprzedaży, zapewnienia maksymalnego wolumenu sprzedaży i minimalizacji kosztów sprzedaży.
Technika kontroli składa się z kilku etapów.
1. Dowiedz się (poprzez przesłuchania i wywiady z personelem, rozmowy z kierownictwem, gromadzenie i analizę dokumentacji itp.) celów i strategii organizacji, zewnętrznych i wewnętrznych czynników funkcjonowania.
2. Określić stopień, w jakim polityka dystrybucyjna odpowiada celom, strategiom i możliwościom organizacji.
3. Określ wielkość i koszty sprzedaży, rentowność sprzedaży w kontekście:
- bezpośrednie i pośrednie metody dystrybucji;
- z tranzytowymi i magazynowymi formami dystrybucji towarów;
- w różnych formach sprzedaży bezpośredniej (praca na zamówienie, praca na wolnym rynku poprzez handel hurtowy – sklepowy, pozasklepowy, sprzedaż osobista, sprzedaż telefoniczna, sprzedaż z wykorzystaniem kuponów aplikacyjnych, sprzedaż na wystawach i targach itp.);
- rodzaje pośredników (pośrednicy niezależni: brokerzy handlowi, stali dystrybutorzy; pośrednicy zależni: brokerzy, biura zakupów, agenci, agenci prowizji itp.).
4. Stosując metodę porównawczą (lub analizę rang) ocenić optymalność polityki dystrybucyjnej.
Obecnie praktyka otwierania sklepów detalicznych przez organizacje produkcyjne, będące ich odrębnymi oddziałami i prowadzących sprzedaż detaliczną zarówno gotowych produktów tych organizacji, jak i zakupionych towarów, stała się dość powszechna, co przesądziło o aktualności tematu pracy.
Celem pracy jest rozliczanie i audytowanie operacji dystrybucji towarów w handlu detalicznym, ocena zasad rachunkowości stosowanych w przedsiębiorstwie oraz opracowanie działań usprawniających rachunkowość i audyt w przedsiębiorstwie.
W zależności od celu w pracy postawiono następujące zadania:
- badanie ram regulacyjnych handlu detalicznego;
- odzwierciedlenie procedury księgowej operacji dystrybucji towarów w handlu detalicznym;
- ujawniono metody kontroli działalności dystrybucyjnej towarów w handlu detalicznym;
- podano charakterystykę organizacyjną i ekonomiczną przedsiębiorstwa;
- opracowanie działań usprawniających politykę rachunkowości przedsiębiorstwa i audytu.
Przedmiotem pracy jest OJSC „Denver-MK”, przedmiotem jest rachunkowość i audyt przepływu produktów w handlu detalicznym.

WNIOSEK

Procedurę organizacji rozliczania materiałów określa PBU 5/01 oraz rozdział 2 „Rachunkowość materiałów” i 6 „Rachunkowość materiałów w magazynach” Wytycznych dotyczących rozliczania zapasów. Te same dokumenty można również wykorzystać przy rozważaniu kwestii księgowych dotyczących produktów gotowych. Wniosek ten został sformułowany w piśmie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 16 listopada 2004 r. N 07-05-14/298 „W sprawie opcji oceny i rozliczania produkcji wyrobów gotowych”: produkty gotowe stanowią część zapasów przeznaczonych do sprzedaż (końcowy wynik cyklu produkcyjnego, aktywa, zakończone przetwarzanie (montaż), których właściwości techniczne i jakościowe są zgodne z warunkami umowy lub wymogami innych dokumentów, w przypadkach przewidzianych przez prawo). W tym zakresie przy rozliczaniu wyrobów gotowych należy kierować się PBU 5/01.
Procedurę przygotowywania dokumentów przy zamieszczaniu materiałów określa paragraf 49 Instrukcji Metodologicznych. Jeżeli nie ma rozbieżności w ilości i jakości materiałów pomiędzy danymi dostawcy a danymi rzeczywistymi, przyjęcie i zaksięgowanie przychodzących materiałów jest formalizowane przez magazyny z reguły poprzez sporządzanie zleceń odbioru (standardowy formularz międzybranżowy N M-4 ).
W przypadku ładunków masowych jednorodnych przybywających od tego samego dostawcy kilka razy w ciągu dnia dopuszcza się wystawienie jednego zlecenia odbioru na cały dzień. Jednocześnie dla każdego indywidualnego odbioru materiału w tym dniu dokonuje się wpisów na odwrocie zamówienia, które są obliczane na koniec dnia, a suma jest zapisywana w poleceniu odbioru.
Zamiast polecenia odbioru, przyjęcie i wysłanie materiałów można sformalizować poprzez umieszczenie pieczątki na dokumencie dostawcy (faktura, faktura itp.), którego odcisk zawiera te same dane, co w poleceniu odbioru. W takim przypadku należy wypełnić dane wskazanego znaczka i wpisać kolejny numer porządkowy paragonu. Pieczęć taka jest równoznaczna z poleceniem odbioru.
Jednocześnie konkretna procedura wybrana przez organizację do przetwarzania dokumentów dotyczących przyjmowania i wysyłania materiałów musi być zapisana w jej polityce rachunkowości, zgodnie z pismem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 października 2002 r. N 16-00 -14/414 „W sprawie procedury przetwarzania materiałów przychodzących.” Zatem, aby zmniejszyć liczbę dokumentów, organizacja ma prawo przyjmować materiały do ​​księgowości bez wydawania poleceń odbioru. Jednak ta metoda kapitalizacji musi być ustalona w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa.
Nieprzestrzeganie ustalonej procedury księgowej może skutkować nałożeniem kary administracyjnej zgodnie z art. 120 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej za rażące naruszenie zasad rachunkowości. Zgodnie z tym artykułem rażące naruszenie zasad rozliczania dochodów i wydatków oraz przedmiotów opodatkowania do celów tego artykułu oznacza brak dokumentów pierwotnych lub brak faktur lub rejestrów księgowych, systematyczny (dwa lub więcej razy w ciągu roku kalendarzowego) przedwczesne lub nieprawidłowe uwzględnienie w rachunkach księgowych oraz w raportowaniu transakcji biznesowych, środków pieniężnych, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji finansowych podatnika.
Zwolnienie materiałów z magazynu, zgodnie z którym jednostka produkcyjna pełniąca funkcje zaopatrzenia lub planowania sporządza specjalny dokument operacyjny dotyczący wydania materiałów (mapa planu). Odzwierciedla zatwierdzone limity i daty kalendarzowe dostaw materiałów. Na podstawie tego dokumentu pracownik magazynu wystawia fakturę za wydanie materiałów w ramach miesięcznego limitu i dostarcza materiały we wskazane miejsce. Procedurę urlopową, harmonogram dostaw i formy dokumentów operacyjnych określa organizacja w kolejności przepływu dokumentów. Każdemu magazynowi należy na zlecenie organizacji nadać stały numer, który powinien być wskazany na wszystkich dokumentach związanych z działalnością tego magazynu.