ZATWIERDZIŁEM

____________________________________ (inicjały, nazwisko)
(nazwa organizacji, przed ________________________
akceptacja itp., jego organizacyjny (dyrektor lub inny urzędnik)
forma prawna) osoba urzędowa, upoważniona
co należy stwierdzić
instrukcje końcowe)
" " ____________ 20__

Opis pracy

Sekretarz głowy
______________________________________________
(nazwa organizacji, przedsiębiorstwa itp.)

" " ______________ 20__ N_________

Niniejszy opis stanowiska został opracowany i zatwierdzony przez
na podstawie umowy o pracę z __________________________________________
(nazwa stanowiska osoby, na którą
______________________________________________________________ i zgodnie z
ten opis stanowiska został opracowany)
przepisy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i inne przepisy
ustawy regulujące stosunki pracy w Federacji Rosyjskiej.

I. Postanowienia ogólne
1.1. Sekretarz menedżera należy do kategorii technicznej
wykonawcy.
1.2. Osoba, która ma
wykształcenie wyższe zawodowe, bez wymagań dotyczących doświadczenia
pracy lub wykształcenia średniego zawodowego i doświadczenia zawodowego
specjalnością przez co najmniej __________ lat.
1.3. Powołanie na stanowisko sekretarza naczelnika i odwołanie
od niej odbywa się na polecenie kierownika przedsiębiorstwa po przedstawieniu

1.4. Sekretarz musi wiedzieć:
- uchwały, instrukcje, zarządzenia, inne regulujące i
dokumenty regulacyjne wyższych i innych organów dotyczące
działalność przedsiębiorstwa;
- regulaminy, instrukcje i inne dokumenty regulacyjne dotyczące konserwacji
Praca w biurze;
- struktura i zarządzanie przedsiębiorstwem oraz jego oddziałami;
- statut przedsiębiorstwa;
- organizacja pracy biura;
- sposoby rejestracji i przetwarzania dokumentów;
- prace archiwalne;
- pisanie na klawiaturze;
- zasady korzystania z domofonów;
- standardy jednolitego systemu organizacyjno-administracyjnego
dokumentacja;
- zasady drukowania pism biznesowych przy użyciu standardowych formularzy;
- podstawy etyki i estetyki;
- zasady komunikacji biznesowej;
- zasady obsługi sprzętu komputerowego;
- podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy;
- wewnętrzne przepisy pracy;
- zasady i przepisy ochrony pracy, środki ostrożności,
sanitacja przemysłowa i ochrona przeciwpożarowa;
1,5. Sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi
________________________________________________________________________.
(przedsiębiorstwo, jednostka strukturalna)
1.6. W czasie nieobecności sekretarza (wakacje, choroba itp.) jego
obowiązki wykonuje osoba wyznaczona zgodnie z ustaloną procedurą,
który nabywa odpowiednie prawa i za które ponosi odpowiedzialność
należytego wykonywania powierzonych mu obowiązków.
1.7. ______________________________________________________________.

II. Odpowiedzialność zawodowa
Sekretarz:
2.1. Prowadzi prace w zakresie wsparcia organizacyjnego i technicznego
działalność administracyjno-administracyjna menadżera.
2.2. Przyjmuje zgłoszenie do rozpatrzenia przez menadżera
korespondencję, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją
jednostki strukturalne lub specyficzni wykonawcy do zastosowania w
proces pracy lub przygotowania odpowiedzi.
2.3. Prowadzi prace biurowe, wykonuje różne operacje
wykorzystanie technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i
prezentacja informacji podczas przygotowywania i podejmowania decyzji.
2.4. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu menadżera.
2.5. Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne do pracy
lider.
2.6. Zapewnia terminową recenzję i przesłanie.
podziały strukturalne i konkretni wykonawcy dokumentów,
przekazane kierownikowi do podpisu, gwarantuje ich jakość
redagowanie.
2.7. Organizuje rozmowy telefoniczne z przełożonym,
rejestruje informacje otrzymane pod jego nieobecność i przekazuje mu je do wiadomości
informacje o ich zawartości, przesyła i odbiera informacje za pośrednictwem
urządzenia odbiorcze i interkomowe (telefaks, teleks itp.), a także
wiadomości telefoniczne, w odpowiednim czasie przekazuje mu informację,
otrzymywane kanałami komunikacji.
2.8. W imieniu menadżera pisze listy, prośby itp.
dokumentów, przygotowuje odpowiedzi dla autorów pism.
2.9. Wykonuje prace związane z przygotowaniem spotkań i konferencji,
przeprowadzane przez kierownika (zebranie niezbędnych materiałów, zgłoszenie
uczestników o terminie i miejscu spotkania, porządku obrad, ich rejestracji),
prowadzi i sporządza protokoły ze spotkań i konferencji.
2.10. Monitoruje realizację zadań przez pracowników przedsiębiorstwa
wydanych poleceń i instrukcji oraz dotrzymywania terminów
wypełnianie poleceń i poleceń kierownika, objętych kontrolą.
2.11. Prowadzi kartotekę kontrolno-rejestrową.
2.12. Zapewnia stanowisko menedżera w niezbędne
sprzęt organizacyjny, artykuły biurowe,
stwarza warunki sprzyjające efektywnej pracy lidera.
2.13. Drukuje materiały urzędowe zgodnie z zaleceniami przełożonego,
niezbędne do jego działania lub wprowadza aktualne informacje do banku danych.
2.14. Organizuje przyjęcie gości, sprzyja efektywności
rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników.
2.15. Tworzy sprawy zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą,
dba o ich bezpieczeństwo i terminowo przekazuje je do archiwum.
2.16. Wykonuje indywidualne zadania służbowe menadżera.
2.17. _____________________________________________________________.

III. Prawa
Sekretarz ma prawo:
3.1. zapoznaj się z projektami decyzji zarządu przedsiębiorstwa,
związanych z jego działalnością.
3.2. Przesyłaj propozycje do rozpatrzenia przez kierownictwo
doskonalenie pracy związanej z powierzonymi obowiązkami
tę instrukcję.
3.3. W granicach swoich kompetencji powiadomić niezwłocznie
menadżerowi o wszystkich niedociągnięciach zidentyfikowanych w procesie ich wypełniania
obowiązków służbowych i zgłaszać propozycje ich wyeliminowania.
3.4. Zapytaj osobiście lub w imieniu kierownictwa firmy od
informacje i dokumenty dotyczące jednostek konstrukcyjnych i specjalistów,
niezbędne do wykonywania swoich obowiązków służbowych.
3.5. Wymagaj od kierownictwa przedsiębiorstwa pomocy w
wykonywania swoich obowiązków służbowych i praw.
3.6. ______________________________________________________________.

IV. Odpowiedzialność
Sekretarz jest odpowiedzialny:
4.1. Za nienależyte wykonanie lub niedopełnienie swoich obowiązków
obowiązków przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska, w
w granicach określonych przez prawo pracy Federacji Rosyjskiej.
4.2. Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swoich obowiązków
działalności – w granicach określonych przepisami administracyjnymi, karnymi i
ustawodawstwo cywilne Federacji Rosyjskiej.
4.3. Za wyrządzenie szkody materialnej – w określonych granicach
prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.

Opis stanowiska został opracowany zgodnie z ________________
(Nazwa,
_____________________________.
numer i data dokumentu)

Kierownik jednostki strukturalnej (inicjały, nazwisko)
_________________________
(podpis)

" " _____________ 20__

ZGODA:

Kierownik działu prawnego

(inicjały, nazwisko)
_____________________________
(podpis)

" " __ 20__

Zapoznałem się z instrukcją: (inicjały, nazwisko)
_________________________
(podpis)

Obowiązki sekretarza menedżera są bardzo zróżnicowane: planowanie dnia pracy szefa, organizowanie pracy biurowej, negocjacje z klientami i partnerami na polecenie szefa, wyszukiwanie i udostępnianie pojazdów dla menedżera i innych pracowników oraz usług, umawianie spotkań, zarówno w w biurze jak i poza biurem, prowadzenie dokumentacji i wiele innych spraw urzędowych. Dodatkowo szef może przypisać swojemu asystentowi problemy osobiste, np. wysyłanie gratulacji (prezentów, kwiatów) z okazji świąt nie tylko organizacjom, z którymi firma współpracuje, ale także osobom bliskim. Ponieważ dzień pracy menedżera jest zwykle nieregularny, sekretarka często musi zostać w pracy do późna.

Aby stać się niezastąpionym asystentem szefa, sekretarz musi posiadać takie cechy osobiste, jak chęć do pracy, pracowitość, dokładność, odpowiedzialność, delikatność, skromność, umiarkowana inicjatywa, umiejętność zapamiętywania i wyciągania wniosków. Nie da się objąć tego stanowiska bez umiejętności pisania na klawiaturze (200 uderzeń/min), pracy biurowej, stenografii i dobrej znajomości obsługi komputera. Wszystkie te umiejętności nabywa się niezależnie od książek i tutoriali (jest ich bardzo dużo), w trakcie wcześniejszej pracy lub na kursach. Umiejętności zawodowe wymagają także umiejętności negocjowania, umiejętności czytania i pisania oraz dobrej znajomości języka w mowie i piśmie, ponieważ sekretarka kierownika musi rejestrować zamówienia, prowadzić korespondencję służbową itp.

Jeśli w obowiązkach dominuje praca sekretarki-urzędnika, wymagane jest wyższe wykształcenie językowe, natomiast jeśli potrzebny jest asystent, preferowane jest wykształcenie wyższe w zakresie specjalizacji firmy.

Bardzo ważną rolę odgrywa zgodność psychologiczna, podobieństwo charakterów, a także umiejętność sekretarki do utrzymywania dyskrecji. Ci, którzy są całkiem zadowoleni ze stanowiska asystenta, prawej ręki, idą do tego zawodu. Czasami menedżer jest niesprawiedliwy wobec swojej sekretarki, ponieważ częściej niż inni wpada w gorącą rękę.

Jednak dobry szef i mądra, doświadczona sekretarka działają jak jedna dobrze naoliwiona maszyna. Przykładów tego jest wiele, szczególnie w przypadku sekretarzy naukowców czy pisarzy. Wiele znanych osób zaczynało jako sekretarki.

Nie można zignorować kolejnej delikatnej kwestii: niepracowniczej relacji między szefem a jego sekretarką. Aby nie wpaść w dwuznaczną sytuację, należy od razu przyjrzeć się potencjalnemu szefowi i idąc na rozmowę ubrać się tak, aby podkreślał Twoje walory biznesowe, a nie zewnętrzne atuty. Jeśli nie dostaniesz tego stanowiska, oznacza to, że szef potrzebował czegoś zupełnie innego niż sekretarka i skutecznie uniknąłeś problemów.

Ubiegając się o pracę, musisz szczegółowo omówić swoje obowiązki, a jeszcze lepiej poprosić o opis stanowiska. Często naiwność sekretarek, z których większość to młode dziewczyny, które nie mają większego zrozumienia ludzi i życia, staje się jedną z przyczyn nieprzyjemnych konsekwencji. Przyjmując i zachęcając do prezentów, odpowiadając na zaloty, utrzymując zabawne rozmowy i niejednoznaczne dowcipy, ubierając się w odkrywcze lub prowokacyjne stroje, dziewczyna często nieświadomie stwarza wrażenie swojej dyspozycyjności. Dlatego nie umniejszając winy tych, którzy lubią wykorzystywać swoje oficjalne stanowisko, nadal warto ich przestrzec przed podejmowaniem błędnych kroków.

Chociaż sekretarz jest najbliżej menedżera, jego rozwój kariery jest ograniczony. Oczywiście od każdej reguły są wyjątki, ale nie należy się zbytnio oszukiwać.

W zależności od zestawu wymagań, wykorzystania znajomości języków obcych, doświadczenia zawodowego i obowiązków funkcjonalnych, wynagrodzenie również jest zróżnicowane: od 200 do 800 USD. e. Należy pamiętać, że jeśli wakat „osobistego asystenta” wskazuje wynagrodzenie wyższe niż 1000 USD. Oznacza to, że z dużym prawdopodobieństwem możemy założyć, że jest to marketing sieciowy.

Główne funkcje obejmują:

prowadzenie prac nad wsparciem organizacyjnym i technicznym działań administracyjnych i administracyjnych kierownika przedsiębiorstwa;

ewidencjonowanie;

organizacja przyjmowania gości Zinovieva N. B. Dokumentacja: podręcznik edukacyjno-metodologiczny. - str. 75..

Sekretarz kierownika musi w trakcie swoich czynności:

prowadzić prace nad wsparciem organizacyjnym i technicznym działań administracyjnych i administracyjnych kierownika przedsiębiorstwa;

przyjmować korespondencję otrzymaną przez kierownika do rozpatrzenia, przekazywać ją zgodnie z podjętą decyzją jednostkom strukturalnym lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowania odpowiedzi;

prowadzić pracę biurową, wykonywać różne operacje z wykorzystaniem technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i prezentacji informacji podczas przygotowywania i podejmowania decyzji;

przyjmować dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu przez kierownika przedsiębiorstwa;

przygotować dokumenty i materiały niezbędne do pracy menadżera;

monitorować terminowość rozpatrywania i przekazywania przez działy strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów otrzymanych do realizacji, sprawdzać poprawność przygotowanych projektów dokumentów przekazywanych kierownikowi do podpisu oraz zapewniać ich wysoką jakość redakcyjną;

organizować rozmowy telefoniczne menadżera, rejestrować informacje otrzymane pod jego nieobecność i zwracać mu uwagę na ich treść, przekazywać i odbierać informacje za pomocą urządzeń odbiorczych i interkomowych (telefaks, teleks itp.), a także wiadomości telefoniczne, niezwłocznie przynosić mu uwaga informacje otrzymane kanałami komunikacji;

sporządzamy w imieniu menadżera pisma, wnioski i inne dokumenty, przygotowujemy odpowiedzi dla autorów pism;

prowadzić prace związane z przygotowaniem spotkań i spotkań prowadzonych przez kierownika (gromadzenie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu spotkania, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzenie i sporządzanie protokołów ze spotkań i spotkań;

sprawuje kontrolę nad wykonywaniem przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzeganiem terminów wykonania poleceń i poleceń kierownika przedsiębiorstwa, objętych kontrolą;

prowadzić dokumentację kontrolno-rejestrową;

wyposażyć stanowisko pracy menedżera w niezbędny sprzęt organizacyjny, materiały biurowe i stworzyć warunki sprzyjające jego efektywnej pracy;

wydrukować, na polecenie kierownika, materiały służbowe niezbędne do jego pracy lub wprowadzić aktualne informacje do banku danych;

organizować przyjęcie gości, ułatwiać szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników;

formułować akta zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, zapewniać ich bezpieczeństwo i terminowo przekazywać do archiwum;

kopiuj dokumenty na kserokopiarkę osobistą Standardowe instrukcje dla sekretarza kierownika. Bank opisów stanowisk.=http//www/kadrovik.ru/.

2.3. Co sekretarka powinna i może zrobić

To, co sekretarka musi wiedzieć i umieć, określono w opisie kwalifikacji.

Charakterystyka kwalifikacji- jest to dokument normatywny, który określa, co dany pracownik powinien robić na swojej pracy, co powinien w tym celu wiedzieć i umieć oraz jaki powinien być poziom jego wyszkolenia.

Obowiązki zawodowe (sekretarka musi być w stanie) Wykonuj funkcje techniczne w celu wsparcia i utrzymania pracy kierownika przedsiębiorstwa (lub oddziału), pomóż zaplanować dzień pracy menedżera. Otrzymuj informacje niezbędne menadżerowi od działów lub wykonawców, dzwoń do pracowników na jego polecenie. Organizuj rozmowy telefoniczne menadżera, odbieraj i przesyłaj wiadomości telefoniczne, nagrywaj otrzymane wiadomości pod jego nieobecność i przekazuj ich treść menadżerowi. Organizujemy wyjazdy służbowe i wyjazdy służbowe dla managera. Wykonywanie prac związanych z przygotowaniem spotkań i spotkań prowadzonych przez kierownika (gromadzenie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie, miejscu i porządku obrad, rejestrowanie ich), prowadzenie i sporządzanie protokołów. Zapewnij stanowisko pracy menedżera w materiały biurowe, sprzęt organizacyjny i stwórz warunki sprzyjające jego efektywnej pracy. Przesyłaj i odbieraj informacje za pomocą domofonów, szybko drukuj różne materiały zgodnie z poleceniami menadżera. Prowadź prace dokumentacyjne, przyjmuj korespondencję kierowaną do kierownika, usystematyzuj ją zgodnie z przyjętą w przedsiębiorstwie procedurą i przekaż po rozpatrzeniu kierownikom działów lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w toku swojej pracy lub w celu przygotowania odpowiedzi . Świadczenie usług informacyjnych dla menadżera i pracowników (ustne, dokumentalne, sporządzanie recenzji prasowych, udostępnianie kopii ciekawych artykułów). Monitoruj terminy wypełniania poleceń kierownika dotyczących wniosków osobistych obywateli. Organizujemy przyjęcie gości, okazując im takt i uwagę, ułatwiamy szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników, formułujemy akta zgodnie z przyjętą nomenklaturą akt, dbamy o ich bezpieczeństwo i przekazujemy je do archiwum w ustalonym terminie . Tworzenie i wykorzystywanie baz danych (w tym informacji internetowych).

Sekretarz musi wiedzieć: działalność przedsiębiorstwa oraz obowiązki i kompetencje pracowników; regulaminy i instrukcje obsługi dokumentacji; maszynopis; praca na komputerze osobistym, nowoczesnych edytorach komputerowych (Word, Excel itp.); zasady ortografii i interpunkcji; kolejność ułożenia materiałów przy drukowaniu różnych dokumentów; zasady obsługi urządzeń biurowych (faksy, miniautomaty telefoniczne, kopiarki, dyktafony, magnetofony); zasady korzystania z domofonów; standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej; wewnętrzne przepisy pracy; podstawy naukowej organizacji pracy sekretariatu; psychologia człowieka i prawa skutecznej komunikacji; etykieta biurowa; zasady i przepisy ochrony pracy, bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej; język obcy klientów i partnerów; Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Aby opracować i określić cechy kwalifikacji w przedsiębiorstwach (firmach), opracowywane są opisy stanowisk pracy.

Opis stanowiska pracy to główny dokument organizacyjno-prawny, regulujący działalność sekretarza, określający jego uprawnienia, pozycję w organizacji i charakter jego pracy. Sekretarz powołuje się na ten dokument w swoich relacjach z pracownikami. Co jest napisane w opisie stanowiska, to pojawia się pytanie, jakie prawa w nim są podane, to właśnie te przysługują sekretarce.

Opis stanowiska sekretarza jest dokumentem indywidualnym, ponieważ stanowisko sekretarza ma wiele stopni. W małej organizacji (lub firmie) będzie tylko jeden sekretarz (sekretarz referencyjny). W większych organizacjach kierownik i jego zastępcy mogą mieć sekretarzy w każdej jednostce strukturalnej. Są sekretarze zarządu, sekretarze naukowi rad naukowych itp. Każdy sekretarz zawsze w oparciu o wielkość i specyfikę działalności organizacji, wymagania kierownika i jego zaufanie do sekretarza wypracowuje własny zakres obowiązków i uprawnień , różne kombinacje kreatywnych, logicznych i technicznych rodzajów pracy. Jednocześnie istnieje standardowy zestaw operacji zarządzania usługami dokumentowymi i pozadokumentowymi wykonywanymi przez wszystkie sekretarki. Ponadto specyfika i złożoność sporządzania opisu stanowiska sekretarza wynika z wszechstronności jego działań. Nie da się zatem mówić o jednym standardzie opisu stanowiska pracy sekretarza (sekretarza referencyjnego).

Jednak, jak w przypadku każdego opisu stanowiska, istnieją ogólne wymagania. Przede wszystkim ma ustaloną już ujednoliconą strukturę tekstu, a mianowicie sekcje:

1. Postanowienia ogólne;

2) funkcje;

3) obowiązki służbowe;

5) odpowiedzialność;

6) relacje;

7) połączenia według pozycji.

Można dodać sekcję „Ocena pracy”, a w ostatnich latach coraz częściej pojawia się sekcja „Organizacja pracy (codzienna rutyna)”.

W części „Postanowienia ogólne” zawarta jest dokładna nazwa stanowiska zgodnie z tabelą zatrudnienia, miejsce w systemie zarządzania, tj. nazwa jednostki strukturalnej i podporządkowania, tryb powoływania i zwalniania oraz tryb zastępowania. W dużych organizacjach posiadających obsługę placówki wychowania przedszkolnego sekretarz ma podwójne podporządkowanie – bezpośrednio swojemu przełożonemu i kierownikowi obsługi placówki wychowania przedszkolnego. Sekretarze są powoływani i odwoływani na polecenie kierownika (w dużej organizacji - na wniosek kierownika służby placówki wychowania przedszkolnego). W tej sekcji określono również wymagania dotyczące szkolenia zawodowego i doświadczenia zawodowego. Dziś podejście do sekretarza i stawiane mu wymagania zmieniły się diametralnie. Firmy poszukują sekretarki z wykształceniem wyższym lub średnim specjalistycznym, znającej język obcy i biegle posługującej się komputerem. Coraz częściej od sekretarza, zarówno za granicą, wymagana jest znajomość nie jednego, a dwóch lub więcej języków obcych, gdyż firmy mają liczne kontakty z partnerami zagranicznymi, a sekretarz komunikuje się z nimi. Zawiera także instrukcje dotyczące głównych dokumentów legislacyjnych, regulacyjnych, normatywnych, metodologicznych, organizacyjnych i administracyjnych, które kierują sekretarzem w jego pracy.

W dziale „Funkcje” wyszczególniono główne obszary działalności sekretarza (sekretarza-asystenta), np.: wsparcie informacyjno-dokumentacyjne menadżera, wsparcie organizacyjne pracy menadżera, udział w przygotowaniu wystaw i prezentacji itp.

W sekcji „Obowiązki stanowiska” wymienione są wszystkie rodzaje prac, operacji i technologii stosowanych przy ich realizacji. Zawiera listę prac wykonywanych przez sekretarza w logicznej kolejności. Wszystkie rodzaje prac podzielone są na operacje wskazujące technologię wykonania. Przykładowo funkcja „obsługa informacyjna i dokumentacyjna” jest podzielona na dwie części: dokumentację i pracę z dokumentami. Dokumentacja obejmuje natomiast sporządzanie pism (zaproszeń, przypomnień itp.), telegramów itp. na polecenie kierownika projektu; pisanie dokumentów menedżera na komputerze; sprawdzenie poprawności dokumentów przedstawionych menadżerowi do podpisu (wizy, dostępność i poprawność danych zgodnie z wymogami normy itp.); sporządzanie i poświadczanie kopii dokumentów itp. Praca z dokumentami obejmuje przyjmowanie dokumentów przychodzących (oznaczone są godziny np.: 09 i 16), odbieranie faksów i poczty elektronicznej (w ciągu dnia); wstępne przetwarzanie otrzymanych dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji zarządzania biurem; wstępna weryfikacja dokumentów (jeżeli powierzono je sekretarzowi); rejestracja dokumentów zgodnie z zasadami ustalonymi w organizacji; raportowanie dokumentów menadżerowi itp.

Sekcja „Prawa” jest być może najważniejsza. Podkreśla miejsce sekretarza w systemie zarządzania, jego znaczenie i pozycję w organizacji. To poprzez uprawnienia widoczne są uprawnienia przekazane przez kierownika sekretarzowi i stopień jego niezależności. Ta sekcja pozwala sekretarzowi zwolnić czas menedżera na rozwiązanie podstawowych zadań strategicznych i taktycznych.

To właśnie ta część opisu stanowiska nadaje sekretarzowi (sekretarzowi referencyjnemu) większe lub mniejsze uprawnienia i określa stopień jego możliwości.

Sekcja „Odpowiedzialność” została sporządzona w ścisłej zgodności z prawem.

Sekcja „Relacje (powiązania według stanowiska)” jest również bardzo ważna dla organizacji pracy dowolnego pracownika aparatu zarządzającego, a przede wszystkim wynika to z aktywnego wdrażania zautomatyzowanych systemów, które wymagają szczegółowego wskazania, jakie informacje, w jakiej formie, komu jest przekazywana i od kogo jest odbierana.

W ostatnich latach w opisach stanowisk często pojawia się sekcja „Ocena stanowiska”. Zwykle określa kryteria terminowości i jakości pracy, np.: brak reklamacji, roszczeń i uwag krytycznych; brak błędów w dokumentach; dotrzymywanie terminów wykonania instrukcji zarządczych itp.

Z reguły opis stanowiska kończy się wskazaniem trybu jego korekty. Warunkiem zmiany opisu stanowiska mogą być zmiany w strukturze organizacji, skutkujące redystrybucją obowiązków pracowników, zmianą rodzaju pracy wykonywanej przez sekretarza lub wprowadzeniem technologii komputerowej. Jednak znacznie częściej wskazują okres obowiązkowej rewizji lub ponownego zatwierdzenia instrukcji (3 lata lub 5 lat).

Opcjonalną sekcją jest „Organizacja pracy”, ale ostatnio jest ona bardzo popularna i staje się coraz bardziej powszechna. Podaje przybliżony plan dnia pracy sekretarki. Może to wyglądać tak.

PIERWSZA POŁOWA DNIA PRACY:

1) przyjść do pracy 10 minut przed przełożonym, aby sprawdzić stan stanowiska pracy (swój i przełożonego), uporządkować się, ułożyć lub doprecyzować plan na nadchodzący dzień;

2) wybrać niezbędne dokumenty i akta zgodnie z planem;

3) odbierać korespondencję, zapoznać się z jej treścią, odłożyć dokumenty wymagające priorytetowej decyzji kierownika;

4) niezwłocznie przekazywać kierownikowi telegramy, pilne faksy i wiadomości telefoniczne;

5) dla pozostałych dokumentów przygotować opcje ewentualnych odpowiedzi lub uchwał, rozesłać je pomiędzy wykonawcami;

6) przeglądać otrzymane recenzje, raporty, zaproszenia itp.; zapisuj daty i godziny wszystkich wydarzeń w swoim kalendarzu;

7) przechowywać dokumenty niezbędne do bieżących prac informacyjnych i referencyjnych;

8) raportować kierownikowi otrzymaną korespondencję;

9) wspólnie z kierownikiem wyjaśniają treść wydarzeń zaplanowanych na dzień bieżący;

10) telefonicznie i osobiście przekazywać dyspozycje kierownika właściwym wykonawcom oraz przypominać im o upływających terminach wykonania dokumentów.

DRUGA POŁOWA DNIA:

1) zebranie i przygotowanie sporządzonych dokumentów do podpisu;

2) meldować menadżerowi o wykonanych dokumentach, odbierać od menadżera przetwarzane przez niego dokumenty;

3) przetwarzać i przesyłać dokumenty wychodzące;

4) zaplanować zajęcia na następny dzień.

W ciągu dnia roboczego wykonywane są:

a) praca z gośćmi, rozmowy telefoniczne;

b) archiwizacja wykonanych dokumentów w aktach;

c) wykonywanie pracy na komputerze;

d) organizowanie kopiowania dokumentów zgodnie z instrukcjami kierownika.

KONIEC DNIA PRACY:

1) przeglądaj swój dziennik i informuj odpowiednie działy o konieczności przygotowania się do określonych wydarzeń;

2) jeżeli kierownik pozostaje w pracy po zakończeniu dnia pracy, należy zapewnić mu wszystkie niezbędne informacje i materiały;

3) uporządkować swoje miejsce pracy, usunąć dokumenty, zamknąć sejf i wszystkie szafki kartotekowe, wyłączyć z sieci urządzenia elektroniczne i techniczne.

Opis stanowiska stanowi integralną część całego pakietu dokumentów niezbędnych do organizacji pracy aparatu zarządzającego.

RADA. Zorganizuj swój dzień pracy tak, abyś mógł wszystko załatwić i był przydatny dla wszystkich. Poświęć się swojej pracy, ale nie zapominaj, że są sprawy, które wykraczają poza Twoje kompetencje. Rób więc tylko to, co musisz zrobić.

Podsumowując: Należy jeszcze raz zaznaczyć, że opis stanowiska sekretarza jest dokumentem indywidualnym, gdyż stanowisko sekretarza ma wiele stopni. Każdy sekretarz, w oparciu o wielkość i specyfikę działalności organizacji, wymagania menedżera i jego zaufanie do sekretarza, opracowuje własny zakres obowiązków i praw, różne kombinacje kreatywnych, logicznych i technicznych rodzajów pracy.

Główny inżynier przedsiębiorstwa jest zwykle uważany za prawą rękę dyrektora, a zastępca ds. Handlu za lewą, ale gdy sekretarza nie ma, dyrektor nie ma w ogóle rąk.

OPIS STANOWISKA SEKRETARZA-ASYSTENTA

1. Postanowienia ogólne

1.1. Zastępca sekretarza jest powoływany na stanowisko i odwoływany ze stanowiska zarządzeniem Dyrektora Generalnego organizacji.

1.2. Zastępca Sekretarza podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu.

1.2. Sekretarz-referent w swojej działalności kieruje się:

Akty legislacyjne Federacji Rosyjskiej;

1.3. Sekretarz-referent, pełniąc swoje obowiązki,

musi znać następujące pytania:

powinien być w stanie:

Komponujemy i przygotowujemy dokumenty każdego typu, redagujemy treść i wprowadzamy poprawki stylistyczne;

Ustanowić efektywną pracę z dokumentacją, udoskonalić istniejące metody i formy takich działań;

1. Rejestracja, księgowanie podstawowych dokumentów księgowych i organizacja przechowywania do czasu ich przekazania do działu księgowości.

2. Zgodność z wymogami dotyczącymi przygotowania dokumentów pierwotnych zgodnie z obowiązującymi przepisami i w określonej formie.

3. Udzielanie pełnomocnictw pracownikom firmy do odbioru zapasów od osób trzecich.

4. Terminowe przygotowanie dokumentów do przelewu podatków i innych obowiązkowych płatności, rozliczeń z kontrahentami i przekazania ich do banku do realizacji.

5. Otrzymywanie przez pełnomocnika sprawozdań z przepływów pieniężnych z banków.

6. Przeprowadzanie transakcji gotówkowych w organizacji, w tym przyjmowanie, księgowanie, wydawanie i przechowywanie gotówki i papierów wartościowych. Sporządzanie niezbędnej dokumentacji kasowej oraz sporządzanie raportów.

7. Terminowe przekazywanie prawidłowo sporządzonych dokumentów do przetworzenia do działu księgowości.

5. Prawa sekretarza referenta

Realizując swoją działalność, Sekretarz referent ma prawo:

5.1. Kontaktuj się ze wszystkimi służbami organizacji w kwestiach związanych z jej działalnością.

5.2. Żądaj od działów strukturalnych organizacji oraz od pracowników niezbędnych dokumentów i materiałów do przedstawienia kierownictwu, monitoruj wykonywanie dokumentów przez pracowników, a także żądaj wyjaśnień dotyczących przyczyn opóźnienia w realizacji zadań i instrukcji od kierownictwa.

5.3. Przeglądaj dokumenty i przekazuj je kierownictwu w celu podjęcia decyzji oraz przedkładaj je do wykonania kierownictwu i pracownikom organizacji.

5.4. Wymagaj od wykonawców sfinalizowania dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad ich przygotowania i wykonania.

5.5. Intryguje dokumenty działalności zarządczej w zakresie swoich kompetencji, sporządza kopie i wyciągi z dokumentów.

5.6. Przedstawiać do rozpatrzenia przez kierownictwo propozycje udoskonalenia wsparcia dokumentacyjnego działalności organizacji, udoskonalenia form i metod pracy zarządczej w organizacji.

5.7. Wymagaj od kierownictwa stworzenia warunków niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa wszystkich dokumentów generowanych w ramach działalności organizacji.

5.8. Podejmuj decyzje operacyjne w ramach swoich kompetencji.

5.9. Zgłaszaj kierownictwu wszelkie zidentyfikowane braki w zakresie swoich kompetencji.

5.10. Otrzymuj pieniądze na koncie i wydawaj je zgodnie z ich przeznaczeniem na zakup żywności, artykułów gospodarstwa domowego i innych artykułów niezbędnych do normalnego funkcjonowania urzędu.

5.11. Uczestniczyć w opracowywaniu i wdrażaniu działań mających na celu utrzymanie dyscypliny finansowej.

6. Odpowiedzialność zastępcy sekretarza

Zastępca sekretarza jest odpowiedzialny za

6.1.Jakość, przejrzystość, kompletność i terminowość wykonywania obowiązków powierzonych mu niniejszym opisem stanowiska.

6.2. Umiejętność czytania i pisania oraz dokładność w sporządzaniu dokumentów przekazywanych kierownictwu do podpisu, organizowaniu ich księgowości i przechowywania.

6.3. Jasność i kompletność wykonywania poleceń administracyjnych kierownictwa.

6.4. Ujawnienie informacji objętych klauzulą ​​ograniczenia dostępu i zawierających informacje stanowiące tajemnicę handlową organizacji.

Przeczytałem opis stanowiska

„___” ____________ 2007 ____ ______________________

deszyfrowanie podpisu

Stanowisko sekretarza klasyfikowane jest w prawie pracy jako kategoria techniczna pracowników wykonujących. Jej działalność prowadzona jest w ramach standardowego aktu prawnego regulującego relacje pomiędzy obiema stronami, uczestnikami procesu - pracodawca I pracownik i odnosi się do sekcji wielosektorowych kwalifikacji zawodowych związanych z przedsiębiorstwami produkcyjnymi, firmami, organizacjami rządowymi, instytucjami komunalnymi i prywatnymi.

Struktura instrukcji

Dobrze napisany dokument powinien w pełni odzwierciedlać następujące główne rozdziały, napisane w określonej kolejności. Wskazane jest rozważenie ich bardziej szczegółowo.

Na sekretarza przyjmuje się obywatela, który ukończył wyższą szkołę zawodową bez posiadania doświadczenia zawodowego w danej specjalności lub osobę, która uzyskała wykształcenie średnie specjalistyczne. W tym drugim przypadku obowiązkowym warunkiem zatrudnienia może być posiadanie ciągłego doświadczenia w tym zawodzie przez okres co najmniej 2 lat.

Uprawnienia do zatrudniania i zwalniania sekretarza ze stanowiska sekretarza przysługują z ustawy szef organizacji.

Osoba występująca jako wnioskodawca musi posiadać poniższe zestawienie wiedzy i umiejętności zawodowych:

• znać zasady rejestracji, tryb przyjmowania i przechowywania dokumentów regulacyjnych i dokumentów organizacji wyższych, od których zależy funkcjonowanie przedsiębiorstwa - zarządzenia, uchwały, ustawy;
• posiadać podstawową wiedzę na temat procedury prowadzenia procesu pracy biurowej, dobrze rozumieć i rozumieć znaczenie standardowych instrukcji i przepisów, z którymi pracownik będzie musiał się spotkać w trakcie swojej działalności zawodowej;
• znać klasyfikację strukturalną firmy według działów;
• wiedzieć, jak przygotować dokumenty i podstawowe zasady pracy z nimi;
• mieć dobrą wiedzę na temat przechowywania dokumentów i korzystania z archiwum;
• mieć dużą prędkość pisania na komputerze lub pisania na klawiaturze;
• wykazać się umiejętnościami komunikacyjnymi, negocjacyjnymi i dyplomatycznymi;
• potrafić posługiwać się sprzętem biurowym i sprzętem komunikacyjnym;
• znać podstawowe standardy sporządzania pism administracyjnych;
• dobrze rozumieć podstawy zachowań etycznych i estetycznych oraz umiejętnie się nimi posługiwać;
• posiadać, w zakresie niezbędnym do pracy, ramy administracyjne i prawne państwowych przepisów regulujących działalność zawodową.

Bezpośrednie podporządkowanie - do szefa organizacji Lub do kierownika działu.

W przypadku przymusowej nieobecności tego pracownika jego uprawnienia mogą zostać przekazane innemu wykonawcy czasowo powołanemu na to stanowisko wewnętrznym zarządzeniem przedsiębiorstwa.

Funkcje i uprawnienia urzędowe

Zawód sekretarza to stanowisko wielofunkcyjne i dość wieloaspektowe, także wykonawcze kolejne działania zgodnie z zamierzeniami:

Podstawowe prawa:

• podejmuje samodzielne decyzje w sprawach wchodzących w zakres jego obowiązków i kompetencji;
• niewykonywania poleceń i zadań graniczących z zagrożeniem zdrowia i życia;
• żądanie od bezpośredniego przełożonego zapewnienia normalnych warunków pracy i przestrzegania zasad bezpieczeństwa pracy w pracy;
• mieć dostęp do wszelkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków służbowych;
• przedstawia propozycje racjonalizujące w ramach regulowania swojej działalności i pracy pracowników etatowych;
• informować kierownictwo o naruszeniach i brakach wykrytych w procesie pracy, a także samodzielnie podejmować działania w celu ich wyeliminowania;
• żądać od pracowników pisemnego zgłoszenia niestosowania się do poleceń i poleceń przełożonego, ze wskazaniem przyczyn.

Odpowiedzialność

Sekretarzowi w ramach swoich obowiązków służbowych powierzone są zadania następna odpowiedzialność za:

• reprezentowanie interesów jego osobiście lub organizacji, w ramach której sprawuje się zarządzanie, niezgodne z zarządzaniem;
• własne decyzje i działania;
• niewłaściwe wykonywanie swoich bezpośrednich obowiązków;
• nieprzestrzeganie ogólnych zasad określonych w pakiecie dokumentów regulujących spółkę;
• niewłaściwe podejście do informacji osobistych, poufnych, a także ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa;
• spowodowanie strat materialnych organizacji;
• nieprzestrzeganie dyscypliny pracy, codziennej rutyny, naruszenie zasad bezpieczeństwa w pracy;
• zaniedbanie norm etykiety i zachowań komunikacyjnych w zespole.

Warunki pracy

Dzień pracy pracownika składa się z ogólne zasady funkcjonowania konkretnego zespołu, przyjęte w statucie organizacji. W razie potrzeby sekretarz może być wysyłany w oficjalne podróże służbowe o znaczeniu lokalnym i regionalnym.

Koszty podróży i wynagrodzenia za ten okres naliczane są zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W zależności od specyfiki działalności firmy, kierownictwo ma prawo zamieścić dodatkowe klauzule regulujące czynności służbowe sekretarza.

Podpis racja

W niektórych przypadkach sekretarzowi przysługuje prawo do podpisu, które dotyczy wyłącznie wykazu pism i dokumentów związanych bezpośrednio z jego działalnością służbową. Z prawnego punktu widzenia takie prawa do podpisu są klasyfikowane jako ograniczony.

Inny

Według uznania kierownika przedsiębiorstwa dokument może zawierać dodatkowe klauzule, które nie są obowiązkowe. Na przykład możliwość wprowadzania zmian, uzupełnień i zatwierdzania tych instrukcji.

Dodatkowo w części „inne” znajdują się informacje o tym, na jakiej podstawie dokument został przyjęty oraz jakie akty go regulują.

Przykładowe standardowe instrukcje

Pomimo tego, że każda instrukcja zawierająca zakres obowiązków funkcjonalnych sekretarza ma standardowy format, nadal jest ona sporządzana z uwzględnieniem specyfiki firmy i rodzaju jej działalności.

Osobliwości

W zależności od rodzaju zawodu mogą obowiązywać obowiązki sekretarza różnych organizacji trochę inny zgodnie z listą obowiązków funkcjonalnych. Jako przykład podano główne obszary działalności pracownika, z uwzględnieniem specyfiki zajmowanego stanowiska.

Referent

Zastępca sekretarza zagłębia się w procesy produkcyjne, dlatego musi posiadać pewną podstawową wiedzę i wyższe wykształcenie. Jego główne cele:

• przygotować dokumenty zapewniające pełne prowadzenie działalności pracowniczej organizacji;
• sprawdzać poprawność dokumentów przekazywanych do wglądu przełożonemu;
• przyjmować gości;
• prowadzenie pracy kadrowej – sporządzanie zleceń wewnętrznych dla pracowników, sporządzanie zeszytów pracy, grafików, sporządzanie zwolnień lekarskich i wyjazdowych, wydawanie zaświadczeń pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy do okazania na miejscu wezwania;
• niezwłocznie wykonywać bieżące polecenia kierownictwa.

Rozprawa sądowa

Zawód zalicza się do kategorii służby wykonawczej państwa. Funkcjonuje wyłącznie w sądach. Pracownik asystuje w pracy sądowej, uczestniczy w spotkaniach, zapewnia zarządzanie dokumentacją. Powierzono mu następujące funkcje:

• wybór i przygotowanie materiałów do rozpoznania sprawy w sądzie;
• prowadzenie pisemnych protokołów;
• sporządzanie i wysyłanie wezwań wzywających wszystkich uczestników procesu do stawienia się w sądzie;
• rejestracja spraw, kierując się aktami wykonawczymi i legislacyjnymi.

Urzędnik

Pracownik pełniący to stanowisko odpowiada za cały obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. Jego główne obowiązki:

• Negocjacje z klientami – zarówno bezpośrednie, jak i telefoniczne;
• monitorowanie wykonywania obowiązków i rozwiązywanie zadań określonych w zarządzeniach i instrukcjach kierownictwa;
• obsługa dokumentacji przychodzącej i wychodzącej, jej rejestracja w ramach obowiązującej w spółce nomenklatury spraw;
• wykonywanie tłumaczeń zagranicznych;
• częściowe połączenie funkcji archiwalnych.

Kierownik biura

Kierownik biura jest sekretarką szerszy profil. Oprócz standardowych obowiązków musi:

• dokładnie studiuj całą korespondencję i zamówienia wewnętrzne i na ich podstawie uczestnicz w przygotowaniu projektów produkcyjnych;
• dystrybuować przychodzące dokumenty i dokumenty;
• wysyłać zamówienia wychodzące;
• prowadzić protokoły spotkań i spotkań;
• sporządzamy pełnomocnictwa dotyczące odpowiedzialności finansowej;
• odbierać rozmowy telefoniczne i przekazywać je do zamierzonego miejsca przeznaczenia;
• koordynuje działalność obsługi i podległego personelu – pracowników technicznych, kierowców, kurierów.

Głowa

Kluczowe cechy biorąc pod uwagę specyfikę zajmowanego stanowiska:

• prowadzi działalność administracyjną i organizacyjną;
• akceptuje dokumentację osobową przeznaczoną dla bezpośredniego przełożonego;
• udziela dyrektorowi wszelkich informacji niezbędnych w kwestiach produkcyjnych, usługowych i kadrowych;
• na polecenie przełożonego sporządza pisma, wnioski, żądania i roszczenia do organizacji zewnętrznych i odpowiada za ich przesyłanie;
• dba o utrzymanie stanowiska pracy menedżera na odpowiednim poziomie, stwarza mu komfortowe warunki do wykonywania bezpośrednich obowiązków;
• organizuje proces przyjmowania gości;
• tworzy wewnętrzne sprawy spółki;
• biegle posługuje się sprzętem biurowym.