Codziennie wysyłamy dziesiątki maili. Czasami są to bardzo krótkie wiadomości, takie jak: „Chodźmy na lunch?”. Czasem - za pomocą którego prezentujesz swoją firmę lub stronę internetową. Kiedy listów jest dużo, a czasu mało, zaczynamy się spieszyć i popełniać błędy. Zwykle drobiazg, jak literówka, ale czasami zdarzają się takie, które naprawdę mogą zaszkodzić Twojej reputacji i zrujnować relacje z klientem lub pracownikiem.

Można tego uniknąć, wystarczy zebrać i zdawać sobie sprawę z pewnych pułapek. Oto najczęstsze błędy popełniane podczas wysyłania e-maili. Przeczytaj uważnie i pamiętaj, że najpierw musisz zrobić krótką przerwę, sprawdzić, czy wszystko jest w porządku, a dopiero potem kliknąć przycisk „Prześlij”.

Wybierasz zły adres

Najczęstszy i najbardziej irytujący błąd. Wyobraź sobie, że chcesz wysłać przyjacielowi lub dziewczynie ładne osobiste zdjęcia, ale automatycznie wpisujesz adres swojego szefa lub klienta. I dopiero po tym, jak list zniknie, z przerażeniem uświadamiasz sobie, co się właśnie wydarzyło. Jeśli to jakieś pocieszenie, każdy z nas przynajmniej raz w życiu znalazł się w takiej sytuacji: prawnicy przesłali poufne dokumenty na przeciwną stronę, projektanci przesłali projekty stron niewłaściwemu klientowi i tak dalej. Ale kiedy to się nam przytrafia, wydaje się, że ziemia wymyka się spod naszych stóp.

Na szczęście w wielu usługach pocztowych, na przykład w tym samym Gmailu, istnieje funkcja. Włącz go i określ duży przedział czasowy - więc wiesz, spokojniej.

Zapomniałeś zainwestować

Napisałeś, że do listu dołączono plik, ale zapomniałeś go dołączyć. Kolejny powszechny błąd, który często prowadzi do nieporozumień i przeprosin. Z jednej strony jest ok, nikt nie jest idealny, ale lepiej najpierw wszystko sprawdzić, a dopiero potem wysłać list. Aby uniknąć pytań od adresata, zalecamy umieszczenie wszystkich załączonych plików bezpośrednio w treści listu. Na przykład tak:

Hej Maxim! Wysyłam Ci kilka plików, są w załączniku:

Umowa serwisowa

GIF z kotem

Nie myślisz o dekorowaniu

Spotkaj się, jak pamiętasz, przez ubrania. Jeśli nie chcesz, aby Twój e-mail powodował, że chcesz go natychmiast usunąć, popracuj nad jego formularzem. Mówią, że należy mu poświęcić tyle czasu, ile treści. Na szczęście dzisiaj jest to łatwe. W tym celu zalecamy skorzystanie z aplikacji Wix ShoutOut, wybranie odpowiedniego szablonu i dodanie do niego swojego tekstu. Nie jest wymagana żadna specjalna wiedza, wystarczy upewnić się, że wszystko wygląda schludnie i pięknie. Swoją drogą, dobra lista mailingowa ma swoje tajemnice i zasady, dlatego radzimy zapoznać się z naszym dyrektorem ds. e-mail marketingu. Nie dziękuj.

Nie dołączasz tematu

Temat listu pełni mniej więcej taką samą rolę jak tytuł tekstu. Pojawia się obok Twojego imienia, odbiorca widzi i rozumie, co mu wysłałeś: fakturę, wyniki spotkania, ofertę pracy, układ strony internetowej itp. Pamiętaj, że temat powinien być jasno sformułowany, aby w razie potrzeby osoba szybko znalazła Twój list, oraz przekonująca, aby zainteresowała się, jeśli mówimy o np. liście mailingowej. Nie tak dawno pisaliśmy o tym, jeśli zapomnieliście – warto przeczytać ponownie.

Nie zapisujesz wersji roboczych

Jeśli lubisz pisać listy w edytorach tekstu, zapisuj częściej, w przeciwnym razie okaże się, że cały dzień siedziałeś na liście, a potem nagle komputer zawiesza się i wszystko znika. Lub napisz bezpośrednio w serwisie pocztowym - wtedy wszystkie Twoje szkice zostaną automatycznie zapisane w folderze „Wersje robocze”.

Jesteś niegrzeczny

Uprzejmość w korespondencji jest tak samo ważna jak w życiu. Oto podstawowe zasady, których wszyscy i wszyscy muszą przestrzegać:

Zawsze dziękuj nadawcy za list, zwłaszcza jeśli widzisz, że wykonał dobrą robotę. Pamiętasz, kiedy jako dzieci uczono nas wszystkich „magicznych” słów? Nie zapominajmy o nich, mimo że jesteśmy już dorośli.

Zachowaj spokój, nawet jeśli sprawa jest wyjątkowo pilna i ważna. Nerwowość i wyrzuty na pewno nie doprowadzą do niczego dobrego.

Rozpocznij i zakończ swój list popularnymi zwrotami. Stopień formalności będzie zależał od tego, z kim korespondujesz. Jeśli to jest twój szef lub tylko urzędnik, nie używaj „Hello”, „Bye” lub „Kiss”. I odwrotnie, jeśli piszesz do kolegi lub przyjaciela, możesz obejść się bez tradycyjnego „Z szacunkiem”.

Nie czytasz tekstu

Błędy drukarskie mogą zepsuć całe wrażenie, dlatego uważnie przeczytaj napisany list, najlepiej kilka razy. Wątpliwości dotyczące pisowni lub składni - przejdź do Dyplom.ru. Lepiej zmierzyć siedem razy, czyli sprawdzić, niż później przepraszać za literówki i udowadniać, że rzeczywiście umiesz czytać i pisać.

A tak przy okazji: jeśli boisz się przypadkowo wysłać niedokończony list, najpierw napisz cały tekst, a dopiero potem wpisz adres odbiorcy.

Nie umieszczasz właściwych osób w kopii listu

Zastanówmy się, kto może nawet otrzymać Twój list. Pole Do jest głównym odbiorcą. Pole „CC” to osoba, która otrzyma kopię. Nie odnosi się bezpośrednio do omawianego zagadnienia, ale chce lub powinien być świadomy. Pole „UDW” to ukryci odbiorcy. Dodajesz je, ale główny odbiorca ich nie widzi. I tutaj musisz uważać: możesz pomylić DW i UDW, a wtedy odbiorca pomyśli, że jest szpiegowany.

Pamiętaj, że ważne jest, aby niektórzy ludzie byli świadomi tego, co się dzieje. Nie chcesz słuchać wyrzutów na temat „Jak mogłeś nie dodać mnie do kopii?! Pracowałem nad tym projektem przez dwa miesiące!” W razie wątpliwości dodaj wszystkich, którzy mają coś wspólnego z problemem. Może nie wszyscy będą zadowoleni, że są rozkojarzeni, ale na ciebie nie będzie żadnych skarg.

Nie subskrybujesz

Napisałeś „Z szacunkiem, Masza” i myślisz, że wszystko jest w porządku, ale odbiorca listu siedzi i zastanawia się, co to za Masza. Z drukarni? A może ilustratorem? Aby go nie zgadywać - ustaw podpis, a zostanie on automatycznie dodany na końcu każdej Twojej wiadomości. Pamiętaj, aby podać swoje imię, nazwisko, nazwę firmy, stanowisko i informacje kontaktowe, takie jak Skype lub numer telefonu. Możesz dodać adres - choć jest to reklama, to nie rzuca się w oczy.

Wybrałeś zły czas

Pisanie listów w nocy nie jest najlepszym pomysłem. Pierwszy powód: prawdopodobnie jesteś strasznie zmęczony w ciągu dnia, nie myślisz zbyt dobrze i ryzykujesz popełnieniem wszystkich tych błędów. Drugi powód: lawina porannej poczty zakopie pod nią Twój list o północy, a w niedalekiej przyszłości adresat na pewno go nie zobaczy. I po trzecie: najwyraźniej nie masz nic innego do roboty, skoro piszesz listy biznesowe o trzeciej nad ranem.

Nasza rada: jeśli nic się nie wydarzyło Ważne i Pilne, wysyłaj wiadomości od poniedziałku do piątku oraz w godzinach pracy, jak wszyscy normalni ludzie.

Potrzebować dla Twojego biznesu? Stwórz go sam na Wix — to proste i bezpłatne!

Komunikacja biznesowa to własny świat z własnymi prawami. Wiele zależy od tego, w jaki sposób przestrzegamy tych przepisów: wrażenie, jakie robimy na współpracownikach i partnerach, wydajność pracy, a nawet rozwój kariery.

Szczególne miejsce w komunikacji biznesowej zajmuje korespondencja biznesowa, która jest codziennym obowiązkiem większości pracowników biurowych i nie tylko. Umiejętność prawidłowego prowadzenia korespondencji biznesowej może być dobrą pomocą w zawieraniu korzystnych transakcji i budowaniu wizerunku firmy.

Przyjrzyjmy się niektórym cechom listu biznesowego. Tak więc korespondencja biznesowa to:

• używanie formułek i frazesów
• neutralność emocjonalna,
• semantyczna dokładność i zwięzłość prezentacji,
• dobrze zorganizowany argument.

Korespondencja biznesowa w języku angielskim to ten sam zestaw reguł i klisz, z których część zalecamy każdemu, kto pracuje z partnerami zagranicznymi lub w firmy międzynarodowe. Zwracamy uwagę na kilka przydatnych zwrotów, które ozdobią Twoją korespondencję biznesową. Te zwroty podkreślą Twój profesjonalizm i pomogą kształtować wizerunek człowieka biznesu. Start?

1. Proszę znaleźć w załączeniu

Zacznijmy od klasyki. Często do listu trzeba dołączyć różne dokumenty lub inne pliki. Aby powiadomić odbiorcę o obecności załącznika, ta fraza jest idealna. W końcu słowo „załącznik” w tłumaczeniu oznacza „inwestycję”. Fraza powinna być użyta na końcu listu.

Oto kilka przykładów użycia:

• W załączeniu moje portfolio.
• W załączeniu kopia umowy/kontraktu.

2. Przekazałem

Ta fraza może być użyta, jeśli chcesz przekazać wiadomość e-mail do innych odbiorców. Aby powiadomić o tym adresata, fraza „przekazałem” jest idealna. Na przykład:

• Przesłałem Ci CV Anny.
• Przesłałem Ci e-mail Jana.

3. Zdałem

Osoba niewtajemniczona we wszystkie tajniki osobliwości korespondencji biznesowej może nie rozumieć, co oznacza ten dziwny skrót. Ale jesteśmy profesjonalistami. "I've cc'ed" to skrót oznaczający skopiowanie węgla. Wyrażenie oznacza „połóż kogoś na kopii, aby otrzymywać listy”.

Jeśli więc chcesz, aby ktoś wiedział, że umieszczasz w kopii innych odbiorców, możesz użyć tego wyrażenia. Na przykład:

• W tym e-mailu poślubiłem Sarę.
• W tych e-mailach pisałem do Jacka i Jimmy'ego.

Jeśli chodzi o skróty, których nie można używać w korespondencji biznesowej, zwykle robi się w tym przypadku wyjątek.

4. Aby uzyskać więcej informacji

To zdanie to sprawdzony sposób na grzeczne zakończenie listu po angielsku. „Dalsze informacje” oznaczają „bardziej szczegółowe informacje”, „bardziej szczegółowo”. Przykłady użycia:

• W celu uzyskania dalszych informacji skontaktuj się ze mną w każdej chwili.
• Aby uzyskać więcej informacji, napisz do naszego kierownika sprzedaży.

Innym zwrotem, który pomoże ci grzecznie zakończyć, jest „Jeśli masz jakieś pytania, nie wahaj się ze mną skontaktować”. W tłumaczeniu oznacza to „Jeśli masz jakieś pytania, napisz do mnie”.

5. Nie mogę się doczekać

Wyrażenie „spoglądać w przyszłość” oznacza „nie mogę się doczekać”. Więc jeśli nie możesz się doczekać odpowiedzi lub innego działania ze strony adresata, to całkiem właściwe byłoby użycie tego wyrażenia. Na przykład:

• Czekam na Twoją odpowiedź.
• Czekam na twoją odpowiedź.

Wyrażenie najlepiej użyć na końcu listu.

Pisząc list, musisz być uprzejmy, nawet jeśli tak naprawdę nie masz na to ochoty. Umiejętność komponowania kompetentnych liter w każdej sytuacji odzwierciedla Twój profesjonalizm, dobrą hodowlę i wiedzę etyka biznesu. Podsumowując, przypominamy, że w korespondencji biznesowej trzeba wykazywać poprawność sformułowań i nienaganną umiejętność czytania i pisania. Niedopuszczalne jest również stosowanie skrótów (z rzadkimi wyjątkami).

Pisz poprawnie e-maile po angielsku, drodzy przyjaciele! Powodzenia!

Co to jest e-mail? W nowoczesnym świat biznesu to:

• Twoja twarz. To właśnie za pomocą e-maila można stworzyć pozytywny wizerunek w oczach kontrahenta lub zepsuć pierwsze wrażenie.
• Twoje narzędzie pracy. Dużo komunikacji ze światem zewnętrznym odbywa się przez e-mail. Dlatego mając dobrą znajomość tego narzędzia, możesz znacznie ułatwić sobie życie.
• Potężna rozrywka. Świat zewnętrzny próbuje cię złapać, odwrócić i sprowadzić na manowce przez e-mail.

Z tych stanowisk i spójrz na pracę z e-mailem. Zacznijmy od prostych.

Projekt listu

Używam klienta pocztowego Mozilla Thunderbird, więc posłużę się jego przykładem. Stwórzmy nowy list i przejdźmy od góry do dołu przez listę pól.

Do kogo. Kopiuj. Ukryta kopia

Być może ktoś nie wie, ale „Do” w Mozilli można zmienić na „DW” lub „UDW”.

• Do kogo: piszemy głównego odbiorcę lub kilku odbiorców oddzielonych średnikiem.
• Kopiuj: piszemy do kogoś, kto powinien przeczytać list, ale od którego nie oczekujemy reakcji.
• Ukryta kopia: piszemy do kogoś, kto powinien przeczytać list, ale powinien pozostać nieznany pozostałym adresatom listu. Jest to szczególnie odpowiednie do masowych wysyłek listów biznesowych, takich jak powiadomienia.

Niewłaściwie w korespondencji masowej określ odbiorców za pomocą pól „DW” lub „Do”. Kilka razy w roku otrzymuję listy, w których w polu „DW” jest od 50 do 90 adresatów. Naruszono prywatność. Nie wszyscy Twoi odbiorcy muszą wiedzieć, z kim jeszcze pracujesz nad podobnym tematem. Dobrze, jeśli są to ludzie, którzy się znają. A jeśli na liście są konkurencyjne firmy, które o sobie nie wiedzą? Musisz być przynajmniej przygotowany na niepotrzebne wyjaśnienia, a przynajmniej zakończyć współpracę z jednym z nich. Nie rób tego.

Temat listu

Profesjonalne serwisy mailingowe często piszą o znaczeniu tematu (czasem rozsądnie) na swoich firmowych blogach. Ale najczęściej mówimy o listach sprzedażowych, gdzie temat listu rozwiązuje problem „e-mail powinien być otwarty”.

Omawiamy codzienną korespondencję biznesową. Tutaj temat rozwiązuje problem „list i jego autora powinny być łatwo zidentyfikowane, a następnie odnalezione”. Co więcej, twoja pracowitość powróci do ciebie w postaci karmy licznych listów odpowiedzi, tylko z przedrostkami Odnośnie: lub do przodu, wśród których będziesz musiał wyszukać żądaną literę na dany temat.

Dwadzieścia listów to objętość jednodniowej korespondencji średniego menedżera. W ogóle nie mówię o przedsiębiorcach i właścicielach firm, ich liczba listów czasami przekracza 200 lub więcej dziennie. Więc jeszcze raz: nie wysyłaj e-maili z pustym tematem.

Jak więc poprawnie sformułować temat listu?

Błąd nr 1 : tylko nazwa firmy w temacie. Na przykład „Niebo” i tak dalej. Po pierwsze, prawdopodobnie nie jesteś jedną z firm komunikujących się z tym kontrahentem. Po drugie taki temat nie ma sensu, bo nazwa Twojej firmy jest już widoczna z adresu. Po trzecie, zgadnij, jak przy takim podejściu do korespondencji będzie wyglądać Twoja własna skrzynka pocztowa? W przybliżeniu tak.

Czy wygodnie jest wyszukiwać takie tematy?

Błąd nr 2 : krzykliwy, tytuł sprzedaży. Świetnie, jeśli wiesz, jak pisać takie nagłówki. Ale czy właściwe jest wykorzystanie tych umiejętności w korespondencji biznesowej? Zapamiętaj cel tematu listu biznesowego: nie sprzedaż, ale zapewnienie identyfikacji i wyszukiwania.

Tekst listu

Istnieje wiele poradników dotyczących pisania tekstów na różne okazje. Na przykład Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i inni mistrzowie tego słowa mają wiele przydatnych informacji. Radzę przeczytać ich artykuły przynajmniej w celu poprawy ogólnej umiejętności czytania i pisania oraz ogólnego stylu mowy pisanej.

W procesie pisania listu musimy konsekwentnie podejmować kilka decyzji.

Sprawa uprzejmości . Na początku listu można rozmyć się w uprzejmości, a nawet czułości w duchu „Moja droga Rodio, od ponad dwóch miesięcy nie rozmawiałem z tobą na piśmie, z powodu czego sam cierpiałem, a nawet nie spałem innego noc, myśląc. Bardzo uprzejmy i bardzo kosztowny, zarówno pod względem czasu na skomponowanie takiego wstępu, jak i pod względem czasu rozmówcy na jego przeczytanie. Korespondencja to biznes, pamiętasz? Nie pisanie epistolarnego gatunku na konkurs i nie listu matki do Raskolnikowa, ale korespondencję biznesową.

Szanujemy nasz czas i odbiorcę!

Przedstawienie się i przypomnienie okoliczności znajomości ma sens tylko w pierwszym liście wysłanym po ulotnym spotkaniu na wystawie. Jeśli jest to kontynuacja współpracy lub bieżąca korespondencja, w pierwszym liście tego dnia piszemy: „Cześć, Iwan”, w drugim i kolejnych: „Iwan,…”.

Odwołanie . Zawsze martwiło mnie pytanie, z kim się skontaktować w liście, jeśli jest kilku adresatów. Niedawno napisałam list zaadresowany do trzech dziewczynek o imieniu Anna. Bez wahania napisałem „Cześć, Anno” i nie wziąłem kąpieli parowej. Ale nie zawsze tak jest.

A co jeśli jest trzech lub nawet siedmiu odbiorców i nie mają tej samej nazwy? Możesz wymienić po imieniu: „Dzień dobry, Rodion, Pulcheria, Avdotya i Piotr Pietrowicz”. Ale to długo i wymaga czasu. Możesz napisać: „Witam koledzy!”.

Dla siebie używam reguły, aby zwracać się po imieniu do osoby, która jest w polu „Do”. A do tych, którzy są w kopii, w ogóle się nie kontaktują. Ta zasada pozwala jednocześnie dokładniej określić (jeden!) adresata listu i cel tego listu.

Cytat . Korespondencja to często łańcuch listów z pytaniami i odpowiedziami - jednym słowem dialog. Uważa się, że dobrą formą jest nieusuwanie historii korespondencji i wpisywanie odpowiedzi na górze cytowanego tekstu, aby po powrocie do tej korespondencji za tydzień można było łatwo przeczytać dialog od góry do dołu według malejących dat.

Z jakiegoś powodu domyślne ustawienie w Mozilli to „Ustaw kursor po cytowanym tekście”. Polecam to zmienić w menu „Narzędzia” → „Opcje konta” → „Kompilacja i adresowanie”. Tak musi być.

Cel listu . Listy biznesowe są dwojakiego rodzaju:

• kiedy po prostu informujemy rozmówcę (na przykład raport z wykonanej pracy za miesiąc);
• i kiedy chcemy czegoś od rozmówcy. Na przykład, aby zgodził się na załączoną fakturę do zapłaty.

Z reguły listów motywacyjnych jest znacznie więcej niż sprawozdawczych. Jeśli chcemy coś osiągnąć od rozmówcy, bardzo ważne jest, aby powiedzieć to w liście zwykłym tekstem. Wezwanie do działania powinno być poprzedzone imieniem i stanowić ostatnie zdanie listu.

Niewłaściwie : „Porfiry Pietrowicz, wiem, kto zabił starą kobietę”.

Prawidłowy : „Porfiry Pietrowicz, to ja zabiłem staruszkę, proszę, podejmij działania w sprawie mojego aresztowania, jestem zmęczony cierpieniem!”

Dlaczego korespondent miałby za Ciebie zastanowić się, co zrobić z tym listem? W końcu może podjąć złą decyzję.

Podpis w tekście . Ona musi być. Co więcej, wszystkie klienty poczty e-mail umożliwiają ustawienie automatycznego zastępowania podpisu, na przykład klasyczne „Z poważaniem…”. W Mozilli odbywa się to w menu „Narzędzia” → „Opcje konta”.

Pisanie lub nie pisanie kontaktów w podpisie to dla każdego sprawa osobista. Ale jeśli jesteś w jakiś sposób związany ze sprzedażą - koniecznie napisz. Nawet jeśli transakcja nie odbywa się w oparciu o wyniki komunikacji, w przyszłości bez trudu zostaniesz odnaleziony za pomocą kontaktów z podpisu.

Na koniec jeszcze jedna cecha treści listu dla tych rozmówców, którzy nie lubią (nie mogą, nie chcą, nie mają czasu) odpowiadać na Twoje listy. Określ wartość domyślną w tekście listu. Na przykład: „Porfiry Pietrowiczu, jeśli nie przyjdziesz mnie aresztować przed 12:00 w piątek, uważam się za amnestię”. Oczywiście termin musi być prawdziwy (nie wysyłaj tekstu z przykładu w piątek o 11:50). Odbiorca musi być fizycznie w stanie przeczytać i zdecydować o Twoim liście. Taka „milczenie” zwalnia cię z odpowiedzialności za brak odpowiedzi rozmówcy. Jak zawsze, do korzystania z tego chipa należy podchodzić mądrze. Jeśli ktoś odpowiada na twoje listy na czas i regularnie, takie ultimatum może, jeśli nie go urazić, to trochę go nadwyrężyć lub doprowadzić do decyzji, by nie odpowiadać na list teraz, ale kazać ci czekać na piątek.

Załączniki

Do listów często dołączone są załączniki: życiorysy, oferty handlowe, kosztorysy, harmonogramy, skany dokumentów - bardzo wygodne narzędzie i jednocześnie źródło popularnych błędów.

Błąd : Ogromna wielkość inwestycji. Często otrzymujemy e-maile z załącznikami o rozmiarze do 20 MB. Z reguły są to skany niektórych dokumentów w formacie TIFF, w rozdzielczości 600dpi. Program pocztowy korespondenta prawie na pewno zawiesi się na kilka minut przy daremnych próbach pobrania podglądu tego załącznika. I nie daj Boże odbiorcy próbować przeczytać ten list na smartfonie…

Osobiście usuwam takie litery od razu. Nie chcesz, aby Twój e-mail trafił do kosza, zanim zostanie przeczytany? Kontroluj rozmiar załącznika. Zaleca się, aby nie był większy niż 3 MB.

A jeśli przekroczy?

• Spróbuj zmienić konfigurację skanera na inny format i rozdzielczość. Na przykład w formacie PDF i 300 dpi uzyskuje się dość czytelne skany.
• Pomyśl o programach takich jak archiwizator WinRar lub 7zip. Niektóre pliki są idealnie kompresowane.
• A jeśli załącznik jest ogromny i nie możesz go skompresować? Na przykład prawie pusta baza danych księgowych waży 900 MB. Na ratunek przyjdą magazyny informacji w chmurze: Dropbox, Dysk Google i tym podobne. Niektóre usługi, takie jak Mail.ru, automatycznie konwertują ogromne załączniki na łącza do przechowywania w chmurze. Ale wolę samodzielnie zarządzać moimi informacjami przechowywanymi w chmurze, więc nie cieszę się z automatyzacji z Mail.ru.

I jeszcze jedna nie do końca oczywista rekomendacja dotycząca inwestycji – ich Nazwa . Musi być zrozumiały i akceptowalny dla odbiorcy. Kiedyś w firmie przygotowywaliśmy ofertę handlową skierowaną do… niech to będzie Fiodor Michajłowicz Dostojewski. Otrzymałem list od kierownika z projektem CP do zatwierdzenia, aw załączniku był plik o nazwie „DlyaFedi.docx”. Z kierownikiem, który mi to wysłał, odbył się dialog o następującej treści:

Drogi menedżerze, czy jesteś osobiście gotów podejść do tej szanowanej osoby i nazwać ją Fiodorem prosto w twarz?

Jakoś nie, szanowana osoba, wszyscy nazywają go po imieniu i patronimicznie.

Dlaczego nazwałeś załącznik „Dla Fedi”? Jeśli wyślę mu to teraz, myślisz, że kupi od nas topory w tym punkcie?

Miałem zmienić nazwę...

Po co przygotowywać bombę zegarową - odmowa potencjalny klient- lub stworzyć dla siebie dodatkową pracę, zmieniając nazwę pliku? Dlaczego nie od razu poprawnie nazwać załącznik: „Dla Fedora Michajłowicza.docx” lub jeszcze lepiej – „KP_Sky_Axes.docx”.

Tak więc z e-mailem jako „twarzą” mniej lub bardziej uporządkowaną. Przejdźmy do poczty e-mail jako narzędzia zwiększającego produktywność i porozmawiajmy o rozpraszaniu uwagi.

Praca z literami

E-mail to potężna rozrywka. Podobnie jak w przypadku każdego rozproszenia, z pocztą należy się uporać poprzez zaostrzenie zasad i wdrożenie harmonogramów pracy.

Musisz co najmniej wyłączyć WSZYSTKIE powiadomienia o poczcie. Jeśli klient poczty jest skonfigurowany domyślnie, zostaniesz o tym powiadomiony sygnałem dźwiękowym, a ikona obok zegara zacznie migać i pojawi się podgląd litery. Jednym słowem, zrobią wszystko, aby najpierw oderwać Cię od żmudnej pracy, a potem zanurzyć w otchłani nieprzeczytanych listów i nieobejrzanych maili – minus godzina lub dwie życia.

Dla niektórych potężna siła woli pozwala nie rozpraszać się powiadomieniami, a dla zwykłych ludzi lepiej jest nie kusić losu i ich wyłączać. W Mozilla Thunderbird można to zrobić za pomocą menu „Narzędzia” → „Ustawienia” → „Ogólne” → „Kiedy pojawiają się nowe wiadomości”.

Jeśli nie ma powiadomień, jak zrozumieć, że list dotarł?

Bardzo prosta. Sam świadomie przeznaczasz czas na parsowanie poczty, otwierasz swojego klienta pocztowego i widzisz wszystkie nieprzeczytane wiadomości. Można to robić dwa razy dziennie, na przykład w porze lunchu i wieczorem lub podczas przymusowych przestojów, na przykład w korkach.

Ludzie często pytają, co z czasami odpowiedzi i pilnymi wiadomościami e-mail? Odpowiadam: nie masz pilnych listów w mailu. Chyba że pracujesz w dziale obsługi klienta (taki dział ma swoje własne zasady pracy z pocztą).

W przypadku pilnych listów nadawca powiadomi Cię o tym innymi kanałami - telefonem, SMS-em, Skype. Wtedy świadomie przejdziesz do klienta poczty i przetworzysz pilną pocztę. Wszyscy guru zarządzania czasem (na przykład Gleb Archangielski ze swoim „Time Drive”) deklarują standard odpowiadania na e-maile do 24 godzin. To normalna zasada dobrej formy – nie oczekuj natychmiastowych odpowiedzi od rozmówcy na e-mail. Jeśli jest pilne pismo, powiadom o tym szybszymi kanałami komunikacji.

Więc wyłączyliśmy powiadomienia, a teraz włączamy klienta poczty zgodnie z naszym harmonogramem.

Co zrobić, gdy weszliśmy do poczty i zaangażowaliśmy się w czynność o nazwie „parsowanie wiadomości e-mail”? Gdzie jest początek i koniec tej pracy?

Wiele słyszałem o systemie zerowej skrzynki odbiorczej, ale niestety nie spotkałem ani jednej osoby, która by z niego korzystała. Musiałem na nowo wynaleźć swoje koło. W Lifehackerze znajdują się artykuły na ten temat. Na przykład, " ". Poniżej omówię system zerowej skrzynki odbiorczej w mojej interpretacji. Będę wdzięczny, jeśli guru GTD zostaną zauważeni w komentarzach, uzupełnią lub poprawią opisywany system.

Ważne jest, aby zrozumieć i zaakceptować fakt, że poczta e-mail nie jest planerem zadań ani archiwum Twoich działań. Dlatego folder Skrzynka odbiorcza powinien być zawsze pusty. Jeśli podjąłeś się analizy skrzynki odbiorczej, nie zatrzymuj się i nie rozpraszaj się niczym, dopóki nie opróżnisz tego folderu.

Co zrobić z e-mailami w skrzynce odbiorczej? Musisz kolejno przejrzeć każdą literę i ją usunąć. Tak, po prostu wybierz i naciśnij Usuń na klawiaturze. Jeśli nie możesz zmusić się do usunięcia e-maila, musisz podjąć decyzję, co z nim zrobić.

1. Czy możesz odpowiedzieć w trzy minuty? Czy trzeba na to odpowiedzieć? Tak, masz, a odpowiedź zajmie nie więcej niż trzy minuty, a następnie odpowiedz od razu.
2. Musisz odpowiedzieć, ale przygotowanie odpowiedzi zajmie więcej niż trzy minuty. Jeśli korzystasz z harmonogramu zadań, który umożliwia konwersję wiadomości e-mail w zadanie, zamień wiadomość e-mail w zadanie i na chwilę o tym zapomnij. Na przykład korzystam z absolutnie wspaniałej usługi Doit.im. Pozwala wygenerować osobisty adres e-mail: przekazujesz mu list, a on zamienia się w zadanie. Ale jeśli nie masz harmonogramu zadań, przenieś literę do podfolderu „0_Run”.
3. Po szybkiej odpowiedzi na list, zamienieniu go w zadanie lub po prostu przeczytaniu, musisz zdecydować, co dalej z tą wiadomością: usuń ją lub wyślij do jednego z folderów w celu długoterminowego przechowywania.

Oto foldery do przechowywania długoterminowego, które posiadam.

• 0_Uruchom. Nie mam takiego folderu, ale jeśli nie masz planera, powtarzam, możesz tu dodać litery, które wymagają szczegółowego przestudiowania. Ten folder również należy regularnie czyścić, ale z przemyślanym podejściem w specjalnie do tego przeznaczonym czasie.
• 1_Odniesienie Tutaj umieszczam listy z dodatkowymi informacjami: listy powitalne z loginami z różnych serwisów internetowych, bilety na nadchodzące loty i tak dalej.
• 2_Projekty. Tutaj przechowywane jest archiwum korespondencji dotyczącej partnerów i projektów, z którymi istnieje aktualna relacja. Oczywiście dla każdego projektu lub partnera istnieje osobny folder. W folderze partnera umieściłem listy nie tylko od jego pracowników, ale także od pracowników „Nieba” związanych z tym partnerem. Bardzo wygodne: w razie potrzeby cała korespondencja dotycząca projektu jest pod ręką za pomocą kilku kliknięć.
• 3_Muzeum. Tutaj wrzucam te litery, które szkoda usunąć, a korzyści z nich płynące nie są oczywiste. Tutaj również migrują foldery z zamkniętymi projektami z „2_Projects”. Jednym słowem, pierwsi kandydaci do usunięcia są przechowywani w „Muzeum”.
• 4_Dokumenty. Oto listy z elektronicznymi wzorami dokumentów, które mogą w przyszłości przydać się do księgowości, np. akty rozliczeniowe od klientów, bilety na wycieczki. Folder ma wiele wspólnego z folderami „2_Projects” i „1_Sprav”, tylko przechowuje informacje księgowe, aw folderze „2_Projects” informacje zarządcze. W "4_Documents" - martwe informacje, a w "2_Projects" - na żywo.
• 5_Wiedza. Umieszczam tutaj tylko naprawdę przydatne mailingi, do których chcę po chwili wrócić w poszukiwaniu inspiracji lub szukania rozwiązań.

Istnieją inne ustawienia klienta poczty, które są ważne dla działania tego systemu. Po pierwsze, Thunderbird ma domyślnie pole wyboru „Oznacz wiadomości jako przeczytane”. Wolę robić to świadomie, więc flaga jest wyłączona! W tym celu przejdź do menu „Narzędzia” → „Ustawienia” → „Zaawansowane” → „Czytanie i wyświetlanie”.

Po drugie, używamy filtry . Wcześniej aktywnie korzystałem z filtrów, które automatycznie przekazywały listy do odpowiednich folderów na podstawie adresu nadawcy. Na przykład listy od prawnika zostały przeniesione do folderu „Prawnik”. Z kilku powodów zrezygnowałem z tego podejścia. Po pierwsze: pisma od prawnika w 99% przypadków dotyczą projektu lub partnera, co oznacza, że ​​należy je przenieść do folderu tego partnera lub projektu. Po drugie: postanowiłem dodać świadomość. Sam musisz zdecydować, gdzie ma być przechowywany konkretny list, a nieprzetworzonych wiadomości wygodniej jest szukać tylko w jednym miejscu - w skrzynce odbiorczej. Teraz używam filtrów tylko do organizowania automatycznych zwykłych listów z różnych systemów w folderach, czyli listów, które nie wymagają ode mnie podejmowania decyzji. Filtry w Mozilla Thunderbird konfiguruje się w menu „Narzędzia” → „Filtry wiadomości”.

Tak więc przy odpowiednim podejściu e-mail powinien zająć od 10 do 60 minut dziennie, w zależności od wolumenu korespondencji.

Tak i jeszcze jedno. Czy wyłączyłeś już powiadomienia o nowych e-mailach? ;)