Skomponuj pismo z Nowosybirska CJSC „Ecosan” do Kemerovo CJSC „Partner” o przyczynach opóźnienia w dostawie maszyn i urządzeń.

Napisz list informacyjny o sprzedaży komputerów osobistych przedsiębiorstwom prywatnym i publicznym po kosztach umownych oraz o możliwości przyjmowania zamówień na programowanie.

Skomponuj zaproszenie od komitetu organizacyjnego Expocentre z propozycją odwiedzenia międzynarodowej wystawy specjalistycznej „Oszczędzanie zasobów materiałowych i paliwowo-energetycznych w budownictwie i przemyśle”. Wystawa odbywa się w pawilonie kompleksu wystawienniczego na Krasnej Presnyi.

Skomponuj list od Stroytrest LLC do Departamentu Pracy i Zatrudnienia Obwodu Nowosybirskiego w sprawie przydziału kontyngentu na przyciągnięcie zagranicznych pracowników do pracy.

Skomponuj pismo z odpowiedzią drukarni wydawnictwa „Nauka” do spółki na wiarę „Trinika” o możliwości realizacji zamówienia na produkcję formularzy księgowych i sprawozdawczych.

Skomponuj pismo z odpowiedzią przedsiębiorstwa Sail na prośbę firmy budowlano-montażowej Alt o opracowanie kosztorysów projektowych budowy budynku mieszkalnego we wsi. Kochenewo.

Skomponuj list z odpowiedzią od stowarzyszenia Nowosybirskchleboprodukt do otwartej spółki akcyjnej Sarabalyksky w sprawie przydziału samochodu UAZ-469 przez OJSC na dostawę w 200_-200_. kukurydza.

Skomponuj pismo z zakładem Mochishchensky konstrukcji żelbetowych administracji regionalnej o przyznanie limitu na płytki szklane w wysokości 50 tysięcy metrów kwadratowych. m do wykańczania zewnętrznych paneli ściennych serii 135, które zakład zaczyna produkować od 200_ g dla trustu Zapsibtransstroy.

Sporządzić pismo odmowy z działu produkcji transportu pasażerskiego do nowosybirskiej spółdzielni produkcyjnej „Wektor” w sprawie dostarczania części zamiennych do taboru autobusowego. Podaj przyczynę odmowy.

Skomponuj pismo stowarzyszenia Sibintek do Komitetu Stosunków Gospodarczych z Zagranicą Federacji Rosyjskiej w sprawie kierunków jego działań i z prośbą o przyznanie kontyngentu na eksport w roku 200_.

Skomponuj pismo z odpowiedzią stowarzyszenia produkcyjnego Nowosybirskgazifikacja do dyrektora Chimfarmzawodu i szefa departamentu Nowosybirskgorgaz o miesięcznych dostawach 64 ton skroplonego gazu do Chimfarmzawodu w okresie 200_ Podana wielkość jest uwzględniona w zamówieniu. Dostawa będzie realizowana przez zarząd Novosibirskgorgaz.

Skomponuj pismo z JSC „Individum” do Komitetu ds. Stosunków Gospodarczych z Zagranicą w sprawie przydziału kontyngentu na eksport drewna okrągłego w ilości 10 tysięcy metrów sześciennych. m.

Skomponuj pismo z odpowiedzią regionalnego wydziału rolnictwa do prezesa spółki akcyjnej „Irmen” w sprawie dostawy samochodów na dostarczone zboże.

Sporządź pismo od Nowosybirskiego Stowarzyszenia Produkcji Energii i Elektryfikacji Nowosybirskenergo do dyrektora zakładu specjalnego Radon w sprawie wydania bezpłatnego pozwolenia na dostawę energii elektrycznej do budynków mieszkalnych.

Skomponuj pismo z Państwowej Firmy Handlowej „Sibtorg” do moskiewskiej firmy „Miave” o możliwość dostarczania ekologicznej żywności dla niemowląt do obwodu nowosybirskiego.

Skomponuj pismo z prośbą od firmy handlowej Novosibirsksnabsbyt do francuskiej firmy Oxytrol o zorganizowanie spotkania w celu nawiązania współpracy w zakresie dostaw precyzyjnego sprzętu pomiarowego

Skomponuj list informacyjny od stowarzyszenia Novosibirskavtodor do francuskiej firmy Oxytrol o możliwości sprzedaży nowoczesnych żurawi hydraulicznych. Cena żurawia to 5500 dolarów amerykańskich.

Skomponuj pismo od administracji Obwodu Nowosybirskiego do Japońsko-Rosyjskiego Stowarzyszenia Handlowego z prośbą o szczegółową listę produktów eksportowych.

Skomponuj zaproszenie do stowarzyszenia Expocentre z propozycją wzięcia udziału w rosyjskiej wystawie na III międzynarodowych targach branżowych w Izmirze (Turcja), które odbędą się od 20 listopada do 10 grudnia 200. Targi w Izmirze to jedno największych imprez handlowych w krajach Bliskiego i Środkowego Wschodu. Tekst powinien wskazywać, że udział w tych targach pozwala na szeroką prezentację produktów eksportowych organizacji, sprzedaż eksponatów ze stoiska, badanie cech rynku, wymianę informacji naukowo-technicznych z innymi uczestnikami targów oraz zawieranie korzystnych transakcji.

Skomponuj pismo z zapytaniem od przedsiębiorstwa produkcyjno-handlowego Nowosybirskpromkombyt do syryjskiej firmy Deiriteks na dostawę tkanin zasłonowych, tekstyliów do szycia odzieży męskiej, damskiej i dziecięcej.

W obiegu biznesowym format listu z żądaniem jest bardzo często wykorzystywany, gdy konieczne jest uzyskanie zgody drugiej strony lub określonej usługi od niej. Gotowe próbki i przykłady do różnych sytuacji, a także zasady pisania takich listów znajdziesz w tym artykule.

Tradycja i zasady pisania zapytania ofertowego wykształciły się wyłącznie w praktycznym zarządzaniu dokumentami – tj. na poziomie legislacyjnym nie zostały zatwierdzone żadne formularze ani instrukcje. Ogólnie jednak należy przestrzegać następującej struktury:

1. Jak zwykle najpierw wypełniany jest „nagłówek”, który wskazuje pełną nazwę organizacji wysyłającej wraz z odpowiednimi danymi kontaktowymi, a także imię i nazwisko konkretnego pracownika (zwykle dyrektora firmy) oraz imię i nazwisko odbiorcy organizacja.
2. Po nim następuje sam tekst, na który składa się opis sytuacji i uzasadnienie wniosku. Tekst powinien być jak najkrótszy – zwykle wystarczą 1-2 akapity. Ważne jest, aby konkretnie i jednoznacznie sformułować swoją prośbę, aby rozmówca dobrze zrozumiał istotę Twojego odwołania.
3. Po tym następuje podpis, transkrypcja podpisu i data kompilacji.

W związku z tym jest sporządzony zgodnie ze standardową wersją dla takich dokumentów - formularz znajduje się poniżej.

Jako przykład można użyć gotowej próbki.

NOTATKA. Decyzję o wskazaniu lub niewskazaniu nazwy dokumentu (tj. wpisanie w środku „List z zapytaniem”) podejmuje sam nadawca. Z reguły jest to konieczne w przypadkach, w których należy podkreślić charakter dokumentu i cel, który jedna firma stara się osiągnąć od innej.

Skoro w tym przypadku mówimy o tym, że jedna firma liczy na jakąś usługę lub nawet ustępstwo ze strony partnera, to oczywiście pisanie listu, jego projekt, a nawet wysłanie należy traktować bardzo poważnie. Każdy szczegół może zrobić wrażenie, dlatego lepiej wziąć pod uwagę nawet niuanse, które na pierwszy rzut oka są nieistotne:

1. Przede wszystkim lepiej wysłać ją pocztą fizyczną - zwykłą Pocztą Rosyjską lub jeszcze lepiej prywatną organizacją, która dostarcza korespondencję od drzwi do drzwi i to znacznie szybciej. Wiadomość w formie elektronicznej, a tym bardziej przesłana faksem, jest często postrzegana bardziej bezosobowo jako spam.
2. Ponadto fizyczny sposób wystawienia dokumentu (tj. jako zwykła przesyłka pocztowa) pozwala na wywarcie pozytywnego wrażenia dzięki droższemu papierowi, kopercie, znaczkowi i innym sposobom rejestracji.
3. Do napisania tekstu zawsze wybierany jest papier firmowy - pozwala to na nadanie wniosku większej formalności.
4. W tekście lepiej unikać oczywistych biurokratyzmów – tj. zestaw słów i wyrażeń, które są powszechnie używane w środowisku biznesowym. Dosłownie „osuszają” historię i robią ogólnie negatywne wrażenie. Można je łatwo zastąpić bardziej oryginalnymi opcjami - na przykład „Proszę o rozważenie” na „Mam nadzieję na zrozumienie i pomoc w rozwiązaniu tego problemu”.
5. Na koniec warto trzymać się tradycji korespondencji biznesowej w ogóle, tj. tekst jest napisany głównie w formalnym stylu biznesowym. Dygresje liryczne, zbyt złożone konstrukcje składniowe, podwójne (w znaczeniu) frazy nie powinny być. Należy zadbać o to, aby rozmówca bardzo łatwo odebrał przekaz – zarówno pod względem rozumienia, jak i psychologicznego.

RADA. Jeśli można napisać tekst ręcznie, lepiej skorzystać z tej metody. Odręcznie napisany list pozwala odróżnić go od tła wszystkich innych. Lepiej jednak powierzyć pisanie specjaliście znającemu techniki kaligrafii.

Odmiany

W zależności od konkretnej sytuacji istnieją różne rodzaje listów. Większość próśb dotyczy kwestii finansowych, takich jak rabat, obniżenie opłaty za usługę czy odroczenie. Mniejsza część pism rekwizycyjnych poświęcona jest pomocy w rozwiązaniu wszelkich innych spraw. Poniżej omówiono najczęstsze przypadki i gotowe przykłady listów.

O alokacji środków

Prośba o pieniądze, nawet na cele charytatywne, to dość poważna prośba. Dlatego przy sporządzaniu ważne jest, aby jak najdokładniej opisać sytuację, a ponadto wyraźnie wskazać, na co dokładnie potrzebne są pieniądze i z jakiego powodu nie można ich pobrać z innego źródła.

Podczas kompilacji możesz wziąć taką próbkę jako podstawę.

Od organizacji pozarządowej „Tęcza”

Członek Zgromadzenia Ustawodawczego

Petersburg Miłosznikow I.N.

Drogi Ilji Nikołajewiczu! Witam u dyrektora organizacji non-profit Raduga.” Nasza organizacja powstała w 2012 roku i przez te wszystkie lata nieprzerwanie udziela pomocy finansowej dzieciom chorym na ostre formy białaczki. Głównym kierunkiem naszej działalności jest zakup odpowiednich leków oraz realizacja złożonych operacji.

Przez te wszystkie lata głównym źródłem finansowania naszej działalności było przedsiębiorstwo Sp. z oo „…”. Jednak w kwietniu bieżącego 2017 r. wielkość finansowania gwałtownie spadła i na chwilę obecną nie możemy prowadzić akcji charytatywnych w takiej samej wielkości.

Według naszych danych roczny budżet funduszu, uwzględniający darowizny prywatne, powinien wynosić 10 mln rubli. Tym samym w związku z zakończeniem finansowania konieczne jest pokrycie różnicy w wysokości 8 mln rubli. rocznie. Cieszymy się na Twoją współpracę, ponieważ w tej chwili nie ma możliwości znalezienia sponsorów.

Z poważaniem Svetozarov V.K.

O dostawie towarów

Tutaj ważne jest okazanie zainteresowania i chęci współpracy. Dlatego musisz znaleźć odpowiednie słowa, aby rozmówca był nasycony zaufaniem i podjął odpowiednią decyzję. Jako podstawę możesz pobrać taką próbkę.

Dyrektor Generalny LLC „…”

Niekrasow N.K.

Od dyrektora spółki LLC „…”

Elizarova V.M.

Pozdrowienia, Nikołaj Konstantinowicz! Na regionalnej wystawie rolniczej, która odbyła się w maju tego roku, nasza firma zainteresowała się próbkami oferowanych przez Państwa maszyn i urządzeń.

Chcielibyśmy rozpocząć z Państwem współpracę od dostawy próbnej partii towaru (pełny wykaz stanowi osobny dokument do niniejszego pisma). Gwarantujemy terminowe płatności za towary i usługi. Liczymy na długą i obopólnie korzystną współpracę.

Nasze dane kontaktowe:

Z poważaniem Elizarov V.M.

O zniżce

Obecnie jest to dość powszechny typ, ponieważ warunki ekonomiczne uległy pogorszeniu na wiele sposobów. Jak pokazuje doświadczenie, przekonanie kontrahenta do udzielenia rabatu jest szczególnie dobre w takich przypadkach:

• jeśli firmy współpracują od dłuższego czasu, np. ponad rok;
• w przypadku jednoczesnego zakupu dużej ilości towaru.

do CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Od dyrektora Veres LLC

Aleksandrowa K.N.

Witam, Giennadij Wiktorowicz. Miło nam odnotować fakt, że nasze firmy współpracują już ponad 2 lata. Wyrażamy Państwu wdzięczność za niezmiennie wysoką jakość świadczonych przez Państwa usług, a także za pomoc w rozwiązaniu szeregu bieżących spraw.

Uważamy, że nie jest dla Państwa tajemnicą, że w ciągu ostatniego roku sytuacja gospodarcza w naszej niszy rynkowej znacznie się pogorszyła. Niestety w tej chwili odczuwamy pewien brak dochodów, co wiąże się ze spadkiem zysku kwartalnego.

W związku z tymi okolicznościami liczymy na Państwa zrozumienie i zgodę na udzielenie 10% rabatu na usługi, które będą świadczone w kolejnym roku kalendarzowym 2018. Oczywiście taki środek ma charakter tymczasowy i zobowiązujemy się do pełnej współpracy na obopólnie korzystnych warunkach w przypadku ustabilizowania się sytuacji gospodarczej.

Z poważaniem Aleksandrow K.N.

O obniżce czynszu

W takim przypadku uzasadnienie Twojej prośby w liście będzie w przybliżeniu takie samo, jak omówione w poprzednim przykładzie.

do CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Od dyrektora Veres LLC

Aleksandrowa K.N.

Witam, Giennadij Wiktorowicz. W roku finansowym zakończonym 2016 nasza firma poniosła straty, które przewyższyły oczekiwania o 10%. Jesteśmy zmuszeni stwierdzić, że nasza firma została dotknięta kryzysem finansowym. Przekłada się to na spadek przepływu klientów o 15-20% właścicieli.

W związku z tym liczymy na Państwa zgodę na udzielenie 10% rabatu na czynsz. Chciałbym zwrócić Państwa uwagę na fakt, że jesteśmy dość dużymi najemcami, a jednocześnie przez cały okres naszej pięcioletniej współpracy nie dopuściliśmy ani jednego opóźnienia w płatnościach, a także wypełniliśmy wszystkie inne warunki umowy. Wychodzimy z tego, że środek ten ma charakter tymczasowy, dlatego jesteśmy gotowi do dalszego uiszczania opłaty w pełnej wysokości, gdy tylko sytuacja na rynku się ustabilizuje.

Z poważaniem Aleksandrow K.N.

O odroczonej płatności

W takim przypadku ważne jest, aby potwierdzić, że naprawdę nie dokonałeś płatności na czas i szczegółowo wyjaśnić przyczynę. Oczywiście trzeba dokładnie określić warunki spłaty całej kwoty.

Dyrektor LLC „Gruzodar”

Vakulov N.Yu.

Od Dyrektora Parabolia LLC

Aksakova T.G.

Witam, drogi Nikołaju Juriewiczu. We wrześniu 2017 r. nie dokonaliśmy kolejnej płatności za Twoje usługi w wysokości 100 000 rubli. Oficjalnie powiadomiliśmy Cię o braku możliwości dokonania płatności z miesięcznym wyprzedzeniem. W tej chwili wyjaśniamy, że firma znalazła środki na wypłatę. Prosimy o podanie planu ratalnego na dwa miesiące: październik i listopad (po 50 000 rubli).

Nie stronimy od naszych zobowiązań finansowych i długów oraz zwracamy uwagę na to, że przez wszystkie 3 lata naszej współpracy nigdy nie naruszyliśmy umowy. Mamy nadzieję na zrozumienie i czekamy na dalszą obopólnie korzystną współpracę.

Z poważaniem Aksakov T.G.

Zapłać za inną firmę

Takie żądania mogą pojawić się w przypadkach, gdy jedna firma zobowiązuje się do wypełnienia zobowiązań finansowych innej firmy pod pewnymi warunkami. Jako przykład możesz użyć tego szablonu.

IP Blagodarow A.K.

Bieżąca strona: 7 (w sumie książka ma 8 stron) [dostępny fragment z lektury: 2 strony]

pytania testowe

1. Jakie dane zawiera wzór listu biznesowego?

2. Jakie są szczegóły dotyczące formularzy listów serwisowych? Nazwij szczegóły w formularzu.

3. Jaki rodzaj pisma serwisowego zawiera wymagane „oznaczenie obecności wniosku” i jak jest ono sporządzane?

4. W jaki sposób sporządzane są dane: „adresat” i „adres”?

6. Kto podpisuje list? W jakich przypadkach na liście składane są dwa podpisy?

7. Czy wszystkie listy serwisowe mają nagłówek przed tekstem?

8. W jakim celu w oficjalnych pismach sporządza się wymaganą „ocenę wykonawcy”? Jak jest sformatowany?

9. Jak sporządzane są wspólne listy organizacji?

10. Jaka jest struktura listu motywacyjnego, listu motywacyjnego, listu zwrotnego, listu motywacyjnego?

Zadania

1. Skomponuj list informacyjny od firmy "Syberia" w sprawie sprzedaży komputerów osobistych przedsiębiorstwom prywatnym i państwowym po uzgodnionej cenie oraz o możliwości przyjmowania zamówień na programowanie.

2. Skomponuj zaproszenie od komitetu organizacyjnego Expocentre z propozycją odwiedzenia międzynarodowej wystawy specjalistycznej „Oszczędzanie zasobów materiałowych i paliwowo-energetycznych w budownictwie i przemyśle”. Wystawa odbywa się w pawilonie kompleksu wystawienniczego na Krasnej Presnyi.

3. Skomponuj pismo o podpisaniu umowy między spółką „Sarni” a spółką „Alex” na dostawę materiałów budowlanych.

4. Skomponuj pismo z odpowiedzią drukarni wydawnictwa „Nauka” do spółki w wierze „Trinika” o możliwości realizacji zamówienia na wykonanie formularzy księgowych i sprawozdawczych.

5. Sporządź pismo z odpowiedzią przedsiębiorstwa Sail na prośbę firmy budowlano-montażowej Artek o opracowanie kosztorysów projektowych budowy budynku mieszkalnego we wsi. Kochenewo.

6. Sporządzić wspólną odpowiedź regionalnego departamentu zdrowia i departamentu finansów i polityki podatkowej do administracji obwodu nowosybirskiego w sprawie przyznania dodatkowych środków z budżetu regionalnego na zapewnienie opieki medycznej mieszkańcom regionu.

7. Sporządź pismo z zakładem Mochishchensky konstrukcji żelbetowych administracji regionalnej o przyznanie limitu na płytki szklane Iriska w wysokości 50 tysięcy metrów kwadratowych. m do wykańczania zewnętrznych paneli ściennych serii 135, które zakład zaczyna produkować w 2000 roku dla trustu Zapsibtransstroy.

8. Sporządź pismo z wylęgarnią i stacją drobiu Dovolenskaya do administracji regionalnej o przydział środków z budżetu regionalnego w wysokości 150 tysięcy rubli przed rozpoczęciem sprzedaży młodego drobiu ludności.

9. Sporządzić pismo odmowne z działu produkcji transportu pasażerskiego do Nowosybirskiej spółdzielni produkcyjnej „Wektor” w sprawie dostarczania części zamiennych do taboru autobusowego. Podaj przyczynę odmowy.

10. Sporządzić pismo z Nowosybirskiego Ośrodka Turystycznego „Sibiryak” do komisji ds. zagranicznej działalności gospodarczej administracji regionalnej z prośbą o wydanie koncesji na wywóz drewna na Litwę w 2000 roku w ilości 5000 metrów sześciennych. m, ponieważ jednym z warunków dostawy mebli dla kompleksu turystycznego na terenie rekreacyjnym Rechkunov jest przeciwdostawa drewna.

11. Sporządź pismo z odpowiedzią stowarzyszenia produkcyjnego „Novosibirskgazifikatsiya” do dyrektora Chimfarmzawodu i naczelnika wydziału „Nowosybirskgorgaz” w sprawie miesięcznych dostaw 64 ton skroplonego gazu do Chimfarmzawodu w 2005 r. Podana wielkość została uwzględniona w kolejność. Dostawa będzie realizowana przez zarząd Novosibirskgorgaz.

12. Sporządzić pismo z ODO „Individum” do Komitetu Stosunków Gospodarczych z Zagranicą w sprawie przyznania kontyngentu na eksport drewna okrągłego w ilości 10 tys. m.

13. Ułóż pismo z odpowiedzią regionalnego wydziału rolnictwa do prezesa spółki akcyjnej „Irmen” w sprawie dostawy samochodów na dostarczone zboże.

14. Sporządzić pismo odmowne Nowosybirskiego Stowarzyszenia Produkcji Energii i Elektryfikacji „Nowosybirskenergo” do dyrektora zakładu specjalnego Radon za wydanie bezpłatnego pozwolenia na dostawę energii elektrycznej do budynków mieszkalnych.

15. Napisz pismo z państwowej firmy handlowej „Olymp” do bułgarskiej firmy „Miave 3” o możliwość dostarczenia żywności dla niemowląt do regionu Kirowa.

16. Skomponuj pismo z prośbą od spółki handlowej Novosibirsksnabsbyt do francuskiej firmy Oxytrol o zorganizowanie spotkania w celu nawiązania współpracy w zakresie dostaw precyzyjnego sprzętu pomiarowego.

17. Skomponuj list informacyjny od stowarzyszenia Novosibirskavtodor do francuskiej firmy Oxytrol o możliwości sprzedaży nowoczesnych żurawi hydraulicznych. Cena żurawia to 5500 dolarów amerykańskich.

18. Napisz list od administracji obwodu czelabińskiego do Stowarzyszenia Handlu Japońsko-Rosyjskiego z prośbą o podanie szczegółowej listy produktów eksportowych.

19. Napisz zaproszenie od stowarzyszenia Expocentre z propozycją wzięcia udziału w rosyjskiej wystawie na międzynarodowych targach branżowych w Izmirze (Turcja), które odbędą się od 20 listopada do 10 grudnia 2005 r. Targi Izmir jedna z największych imprez handlowych w krajach Bliskiego i Bliskiego Wschodu. Tekst powinien wskazywać, że udział w tych targach pozwala na szeroką prezentację produktów eksportowych organizacji, sprzedaż eksponatów ze stoiska, badanie cech rynku, wymianę informacji naukowo-technicznych z innymi uczestnikami targów oraz zawieranie korzystnych transakcji.

20. Sporządź pismo z przedsiębiorstwa produkcyjno-handlowego „Novosibirskpromkombyt” do syryjskiej firmy „Dairy tex” na dostawę tkanin zasłonowych, tekstyliów na odzież męską, damską i dziecięcą.

21. Sporządzić list motywacyjny do Departamentu Podstawowej Edukacji Zawodowej Ministerstwa Edukacji i Nauki Federacji Rosyjskiej w sprawie przesłania informacji o pracy z uczniami szkół zawodowych spośród sierot i dzieci pozostawionych bez opieki rodzicielskiej.

22. Napisz pismo z prośbą do dyrektora szkoły do ​​okręgowego wydziału edukacji o zgodę na włączenie szkoły kotłowej do planu naprawy stolicy. Sam określ dodatkowe szczegóły.

23. Sporządzić pismo z wnioskiem do administracji wojewódzkiej Komisji Kształcenia Zawodowego Podstawowego o przedstawienie propozycji utrzymania sierot uczących się w szkołach zawodowych. W szkołach regionu uczy się 840 sierot, w wielu szkołach jest ich ponad 50. Finansowanie z budżetu federalnego odbywa się częściowo: tylko na żywność, odzież, stypendia. Nie ma środków na lekarstwa, artykuły higieniczne, zakup mebli do akademików. Pojawiają się poważne problemy z finansowaniem dodatkowej kadry: nauczycieli-psychologów, nauczycieli dokształcania. Według obliczeń na utrzymanie tych dzieci w 2001 roku potrzeba dodatkowych 9664 tysięcy rubli.

24. Opracuj pismo informacyjne z Syberyjskiej Akademii Administracji Publicznej w sprawie rekrutacji studentów na studia stacjonarne w następujących specjalnościach: zarządzanie państwowe i miejskie; finanse i kredyty; prawoznawstwo. Do przyjęcia potrzebny jest wniosek, dokument ukończenia szkoły średniej, sześć kart fotograficznych 3x4, paszport. Zgłoszenia przyjmowane są od 28 czerwca do 15 lipca. Po przyjęciu kandydaci przystępują do egzaminów z nauk społecznych, matematyki, języka rosyjskiego i języków obcych. Telefon w celu uzyskania informacji: (382-2) 10-12-13.

25. Skomponować pismo prezesa syberyjskiego oddziału Rosyjskiej Akademii Nauk Rolniczych do administracji obwodu nowosybirskiego w sprawie masowego rozprzestrzeniania się szkodników szarańczy na terytorium Republiki Kazachstanu w 2000 roku i ich rozprzestrzenienia się na wielu terytoriach Syberia, w tym region Nowosybirska. List proponuje podjęcie działań i przydzielenie środków na zwalczanie szkodników.

26. Skomponuj pismo z miejskiej placówki oświatowej gimnazjum nr 2 w Omsku do kierownika administracji regionalnej o pomoc.

27. Znajdź błędy w następujących dwóch literach: a) w projekcie; b) w tekście.

Aplikacje

Dodatek 1.1

Przykład pierwszej osoby liczby pojedynczej

Dodatek 1.2

Przykład pierwszej osoby liczby mnogiej

Dodatek 1.3

Przykład trzeciej osoby liczby pojedynczej

Temat 2
Listy międzynarodowe

1. Normy Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO) dotyczące projektowania korespondencji.

2. Szczegóły listu międzynarodowego.

3. Oddzielne teksty listów międzynarodowych.

1. Normy Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO) dotyczące projektowania korespondencji

Relacje biznesowe z zagranicą stały się dziś powszechne, dlatego przy zatrudnianiu wiele rosyjskich organizacji wymaga od swoich przyszłych pracowników znajomości dwóch lub więcej języków obcych. Najpopularniejszym językiem komunikacji międzynarodowej jest język angielski, a większość ludzi jest w stanie przeczytać list napisany po angielsku. Większość korespondencji zagranicznej dotyczy sprzedaży i zakupów, importu i eksportu. Ważność przywiązuje się do listów międzynarodowych, ponieważ za ich pośrednictwem nawiązuje się i rozwija niezawodne więzi biznesowe.

Przy sporządzaniu międzynarodowych listów serwisowych konieczne jest przestrzeganie jednolitych zasad projektowania i przetwarzania dokumentacji biznesowej. Zasady te są opracowywane przez krajowe służby normalizacyjne w ramach Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej – ISO (Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna, ISO). Obecnie w tej organizacji reprezentowane są organy krajowe 130 państw.

Terminologię w zakresie dokumentacji na poziomie międzynarodowym regulują normy ISO z serii Dokumentacja i Informacja (ISO 5127-1: 1983, ISO 5127-2: 1983, ISO 5127-3: 1988 itd.). Normy ISO określają ogólne zasady przygotowania i wykonywania dokumentów, w tym normy określone:

1) rozmiary papieru stosowane w dokumentach (ISO 216: 1975);

2) odstępy między wierszami i gęstość liter (ISO 4882: 1979);

3) klucz układu i siatka konstrukcyjna do tworzenia formularzy i podstawowe wymagania dotyczące formularzy dokumentów (ISO 8439: 1990).

Projekt listów wysyłanych w Rosji różni się od projektów listów międzynarodowych. Tak więc w GOST R 6.30–97 tego dodatku, który wszedł w życie 1 kwietnia 2000 r., Istnieją wymagania dotyczące rozmieszczenia i projektowania 19 detali, a 12 z nich jest określonych w normach ISO:

W standardach międzynarodowych i krajowych GOST R 6.30-2003 zasady formatowania pól dokumentu są ustawione inaczej. Załącznik A do normy ISO 3535: 1977 określa następujące marginesy i obszar tekstu: lewy margines - 20 mm; góra - 10, pole tekstowe dla formatu A4 - 183 x 280, dla formatu A5L - 183 x 131 mm. Zgodnie z rosyjskim standardem lewy margines powinien wynosić 20 mm, dolny 20 mm, prawy -10, górny 20 mm.

Przy konstruowaniu formularzy dla listów międzynarodowych zaleca się, aby początkowy odstęp między wierszami był równy 4,233 mm, początkowa podziałka pozioma litery - 2,54 mm. Obszar tekstowy jest podzielony pionowo na kolumny, poziomo na kolumny. Obszar tekstu dokumentu A4 ma 72 oryginalne podziałki poziome (72 x 2,54 mm = 183 mm) podzielone na osiem kolumn po dziewięć podziałek.

W obszarze tekstowym znajdują się następujące pola (strefy): pole informacji o nadawcy dokumentu (pole wystawcy), pole referencyjne (pole referencyjne) oraz pole adresowe (pole adresowe). Rozmieszczenie tych pól pokazano na rysunku.

Umieszczenie pól (stref) na formularzu listu zagranicznego

Pole adresowe Normy ISO są przeznaczone do wskazania jednego lub dwóch adresatów, norma rosyjska (GOST R 6.30-97) przewiduje wskazanie od jednego do czterech adresatów.

W listach międzynarodowych adres na formularzu jest umieszczony zgodnie z ISO 11180:1993.

Pole linku jest przeznaczony na nazwę dokumentu, kod dokumentu, datę itp.

Na pole informacji o nadawcy dokumentu wskazuje się jego nazwę, jeśli to konieczne - jednostkę lub osobę związaną z dokumentem.

Dodatkowe informacje o nadawcy (adres pocztowy, numer telefonu, numer faksu, adres telegraficzny itp.), których nie można umieścić w odpowiednim polu, można umieścić na dole formularza. W rosyjskim liście, zgodnie z naszym GOST R 6.30-2003, informacje te są umieszczane tylko u góry formularza.

2. Szczegóły listu międzynarodowego

Pisma stosowane w praktyce komunikacji organizacji zagranicznych mogą zawierać następujące dane:

1) informacje o nadawcy (Pole Emitenta) – nazwa organizacji, jej adres pocztowy i telegraficzny, telefon, fax, telefaks itp.;

3) data (data);

4) „adres wewnętrzny” (Adres Wewnętrzny), w tym imię i nazwisko odbiorcy listu (osoby, organizacji) oraz jego adres pocztowy;

5) wskazanie konkretnej osoby „Dla Twojej informacji” (Attention Line);

6) zażalenie wstępne (Pozdrowienie);

7) tytuł tekstu (Subject Line);

8) główny tekst listu (treść listu);

9) ostateczna formuła grzeczności (zamknięcie komplementarne);

10) podpis (podpis);

11) wskazanie wniosku (Załącznik);

Informacje o nadawcy. Na formularzu pisma organizacji należy podać nazwę organizacji, jej znak towarowy, adres pocztowy i telegraficzny. Pod nazwą organizacji można wskazać rodzaj jej działalności. Na przykład, BRM, firma zajmująca się doskonaleniem dokumentacji biznesowej, mówi w formularzu: „Przechowywanie i zarządzanie przepływami informacji”.

Linki do indeksów nadawców. W praktyce zagranicznej list zawiera funkcje wyszukiwania - cyfrowe lub alfabetyczne oznaczenia kompilatora listu, maszynistki, działu, firmy, numeru sprawy itp. Na przykład: 453/12, gdzie 453 to numer seryjny pisma, a 12 to numer sprawy. Link może wyglądać tak:

W swojej odpowiedzi proszę odnieść się do E1/KD/15621) (W odpowiedzi proszę odnieść się do E1/KD/15621);

W odpowiedzi prosimy wspomnieć o Ex 16/1716

Wj 16/1716 w odpowiedzi)

itp.

data listu Zwykle umieszcza się go w prawej górnej części formularza. Podczas cyfrowego pisania daty mogą pojawić się pewne trudności. Norma ISO 8601:1898 zaleca numeryczne formatowanie daty w następującej kolejności: rok, miesiąc, dzień. Na przykład: 2000.04.01. Ze względu na różnicę między angielską i amerykańską tradycją zapisu liczbowego daty mogą wystąpić błędy w jej interpretacji. Tak więc data 07/06/2000 w Wielkiej Brytanii będzie traktowana jako 6 lipca 2000, a w USA jako 7 czerwca 2000.

Jednoznaczne zrozumienie daty zapewnia jej werbalny i cyfrowy projekt. Na przykład: 10 czerwca 2000 (10 czerwca 2000).

Tradycyjne brytyjskie sposoby obejmują następujące opcje formatowania daty: 20 lutego. 2000; 20 lutego 2000. W tradycji amerykańskiej przyjmuje się inną sekwencję elementów daty: 20 lutego 2000. Nazwy miesięcy w języku angielskim pisane są wielką literą.

Miejsce docelowe („adres wewnętrzny”). Adres pocztowy należy pisać zwięźle, bez spacji między literami i bez podkreślania elementów słownych. Zaleca się pisanie wielkimi literami nazwy miejscowości, instytucji realizującej dostawę oraz kraju przeznaczenia.

Linie adresowe muszą być wyrównane do lewej.

Liczba znaków w wierszu w adresie pocztowym nie powinna przekraczać 30. Adres zawierający więcej niż 30 znaków w wierszu może być pisany mniejszymi literami.

Norma ISO 11180:1193 zawiera jedynie zalecenie przestrzegania proponowanej kolejności elementów adresu podczas pisania adresu, grupowania ich tam, gdzie jest to możliwe oraz kierowania się zasadami i zwyczajami kraju przeznaczenia.

osoby fizyczne

1) imię i nazwisko adresata (oznaczenie stanu cywilnego lub tytuł osoby). Na przykład: Pan, Pani, Pani, Jego Świątobliwość, Jego Ekscelencja, Jej Wysokość;

2) imię (imiona), nazwisko, prefiks imienia:

Imiona (pseudonimy, imiona specjalne) w połączeniu z nazwiskiem rodowym w celu rozróżnienia osób w rodzinie (na przykład, John, Michael, Doody, Millie);

Nazwisko rodowe (słowo lub grupa słów) używane w odniesieniu do rodziny (na przykład, Ryder, Smith, Cheeseman);

prefiks nazwy, na przykład, starszy, młodszy;

3) zawód, funkcja, w (za pośrednictwem):

Pewny zawód (na przykład, inżynier, sędzia, notariusz^

Według adresu (poprzez) - wskazuje na powiązanie z inną osobą lub instytucją (na przykład, w Acie Brown Boveri; pod adresem rodziny Smith);

4) punkt nadania:

Widok ulicy (bulwar, aleja, droga, plac itp.);

Nazwa ulicy (na przykład, Aleja Stacji; Station Street, Station Square, Victoria Station, Lime Street Station);

Numer identyfikacyjny na ulicy; numer wejścia lub budynku, piętra i mieszkania (na przykład, 27/307, wejście nr 27, IV piętro, mieszkanie nr 7);

Nazwa dodatkowego składnika adresu związanego z budynkiem, blokiem, wieżą, kompleksem itp.;

Nazwa wsi, miasta, wsi, dzielnicy, regionu (Tkhill, Docklands, Earlham, Cadman, Soho);

Skrzynka pocztowa i numer (dla właściciela skrzynki pocztowej);

Wysyłka ogólna;

5) kod pocztowy lub numer trasy pocztowej, miejsce, nazwę instytucji realizującej doręczenie:

Kod pocztowy, który jest zwykle używany do ostatecznego sortowania przez lokalne lub regionalne centrum wysyłkowe. Do tych kodów można dodać inne cyfry lub litery. (na przykład, 750 15; VH2 120);

Numer trasy pocztowej, kod składający się z kilku cyfr i/lub liter, wskazujący trasę skierowania poczty do miejsca przeznaczenia (na przykład, 67 - droga Bellin-strefa Airolo; K1A - wysyłanie do sortowni);

Nazwa instytucji doręczającej, nazwa instytucji odpowiedzialnej za doręczenie przesyłki pocztowej adresatowi w miejscu przeznaczenia (na przykład, Berno 31 (skrzynka pocztowa));

6) nazwę terytorium lub województwa i/lub nazwę kraju:

Nazwa regionu, powiatu, powiatu, kantonu itp. (na przykład, Teksas, Yorkshire, Walia);

Nazwa kraju docelowego (na przykład, Szwajcaria, Francja, Wielka Brytania, USA).

Oto przykłady pisania adresów osób fizycznych:

Pan. Walter Egger

3040 Idaho Ave NW

WASZYNGTON. 20016

Pan. Costas MAVRIKIS

81 Sosnowy Potok Dr

LARCHMONT N.Y. 10538

Pan. Adam SIMPERINGHAM

37 Droga Franklina

Pan. Erin SIMPERINGHAM

127 Salisbury Road

CAMPERDOWS NSW 2050

Aby wpisać pełny adres pocztowy osoby prawne stosowane są następujące elementy:

1) nazwa organizacji (na przykład, Nestlé Ltd; Kodak Sp. UNESCO);

2) wskazanie rodzaju działalności lub produktu (na przykład, firma inżynieryjno-budowlana, spółka powiernicza, sprzedaż nasion);

3) nazwę wydziału lub oddziału organizacji; (na przykład, dział handlu zagranicznego, dział metali nieżelaznych, dział ogólny);

4) miejsce dostawy;

5) kod pocztowy lub numer trasy pocztowej, nazwę miejscowości, nazwę instytucji realizującej doręczenie;

6) nazwę terytorium lub województwa i/lub nazwę kraju.

Ostatnie trzy elementy przy wpisywaniu adresu osoby prawnej są wskazywane w taki sam sposób, jak przy wpisywaniu adresu osoby prywatnej.

Jeśli list jest zaadresowany do organizacji, najpierw podaj jej nazwę, a następnie adres pocztowy. Na przykład:

Kontynentalna firma dostawcza

312 Szósta Aleja

Nowy Jork, Nowy Jork 11011

Jeśli list jest zaadresowany do urzędnika, najpierw podaj jego nazwisko, stanowisko, w poniższym wierszu - nazwę firmy, a następnie - adres pocztowy. Na przykład:

Pan. G. H. Black, przewodniczący,

A. Smith i Ch., Ltd.

Jeśli adresatem jest mężczyzna, przed jego nazwiskiem umieszcza się skrócone słowo Mr. - od pana („mistrza”). W Wielkiej Brytanii często używa się skrótu Esq. („Esquire”), który jest umieszczony po nazwisku. Na przykład:

EF White, Esq.

Nazwisko powinno być poprzedzone imieniem lub inicjałami. Na przykład:

Pan. Harold Brown

Jeżeli adresatem jest kobieta, przed nazwiskiem umieszcza się skróconą nazwę Pani. - od Mistress („kochanka”) lub słowo Miss, jeśli kobieta nie jest zamężna. Na przykład:

Pani. Rosalind Jones

Przy adresowaniu zaleca się wpisanie imienia i nazwiska osoby w taki sam sposób, w jaki są one podane w podpisie na otrzymanym dokumencie: jeśli imię i nazwisko w podpisie jest wskazane w całości, to przy adresowaniu należy je podać w pełny, jeśli w podpisie są tylko inicjały, to przy adresowaniu należy podać tylko inicjały. W przeciwieństwie do języka rosyjskiego, w języku angielskim inicjały osoby nigdy nie są pisane po nazwisku, ale zawsze przed nim.

Często po nazwisku urzędnika, skrótem (wielkimi literami) wskazuje się przynależność do organizacji, partii, obecność tytułu lub nakazu. Na przykład:

E. F. Jons, DM (Doktor Medycyny)

A. B. Smith, MP (Poseł - Poseł na Sejm)

G. H. Dlack, K.C.V.O. (Dowódca rycerski Orderu Wiktoriańskiego - Komandor Rycerski Orderu Królowej Wiktorii).

Gdy nazwisko osoby zajmującej określone stanowisko w tej organizacji nie jest znane, adresata wskazuje się w następujący sposób:

Wskazanie stanowiska bez imienia i nazwiska osoby piastującej jest możliwe tylko wtedy, gdy stanowisko to jest jedynym w organizacji wskazanej w adresacie (Prezes – przewodniczący, Prezes – prezes, przewodniczący, Dyrektor Zarządzający – dyrektor zarządzający, Sekretarz – sekretarz , Główny Księgowy - główny księgowy). W takim przypadku artykuł (Przewodniczący, Sekretarz itp.) umieszcza się przed tytułem stanowiska.

Jeżeli znane są zarówno nazwisko, jak i stanowisko adresata, oznacza się je w następujący sposób:

Artykuł przed tytułem stanowiska nie jest w takich przypadkach używany.

Pisząc adres pocztowy, przyjmuje się następującą sekwencję elementów: numer domu, nazwa ulicy, nazwa miasta i kod pocztowy, nazwa kraju. Na przykład:

"Dom Przemysłowy"

34–41 Droga Craiga

Bolton BL4 8TF

WIELKA BRYTANIA

Słowa Street, Avenue, Place, Strasse są pisane wielką literą.

Jeśli list jest wysyłany do USA, to po nazwie miasta podawana jest nazwa stanu, często w skrócie. Przy adresowaniu listów do Wielkiej Brytanii można wskazać hrabstwo.

Oto przykłady pisania adresów do osób prawnych:

Amerykański Narodowy Instytut Norm

11 Zachodnia 42nd Street

NOWY JORK, NY / 10036

Stowarzyszenie Bankowców Miejskich

12 Zagajnik Bolingbroke

LONDYN WIELKA BRYTANIA

Wskazanie konkretnej osoby „Dla twojej informacji”. Alternatywą do umieszczania nazwy i pozycji odbiorcy w atrybucie „adres” jest wpisanie ich w kolumnie „Uwaga”. Jeżeli dane te nie są wskazane w adresie, to mogą być zawarte w specjalnym elemencie listu, co nie jest obowiązkowe, ale występuje w przypadku, gdy autorowi zależy na tym, aby jego list dotarła do konkretnej osoby. Znak ten - oznaczenie konkretnej osoby - jest umieszczony w osobnej linii pod adresem. Na przykład:

Uwaga: Pan P. Cooper

Uwaga: P. Cooper

Za uwagę pana P. Cooper

Zamiast nazwiska osoby można wskazać stanowisko lub nazwę działu, do którego list jest wysyłany. Na przykład:

Uwaga kierownika sprzedaży

Dział sprzedaży uwagi

Adres powitalny. W listach biznesowych używane są następujące adresy:

Szanowni Państwo - do organizacji jako całości:

Panowie (w USA)

"Szanowny Panie" - do mężczyzny, jeśli jego imię jest nieznane:

"Droga Pani" - do kobiety, jeśli jej imię nie jest znane:

„Drogi panie Smith” - do mężczyzny:

"Droga Pani Smith" - do zamężnej kobiety:

„Droga Pani Smith” niezamężnej kobiecie:

"Droga Pani Smith" - do kobiety, jeśli jej stan cywilny jest nieznany:

„Drogi John” - do osoby, którą dobrze znasz lub przyjaciela:

Mniej formalne są „Drogi Panie Janie” lub „Drogi Panie Janie Kowalski”. W tym przypadku zwykle pomija się nazwisko i inicjały adresata.

Po adresie wstępnym umieszcza się przecinek (w Anglii) lub dwukropek (w USA).

Nagłówek treści listu zawiera podsumowanie. Na przykład:„Po wznowieniu dostaw”, „Po wypełnieniu umowy”.

Główna treść listu. Tekst większości listów składa się z trzech części. Po powitaniu lub przemówieniu („Drogi Panie…”) następuje początek tekstu podstawowego, który odnosi się do powodów wystąpienia; w głównej części tekstu podane są szczegóły (szczegóły); w końcowej części wyciągane są wnioski, przedstawiane są plany na przyszłość itp.

W pierwszej części można użyć następujących zwrotów:

… Piszemy z zapytaniem o… (… Piszemy z zapytaniem o…);

Piszemy w związku z... (Piszemy w związku z...);

Jesteśmy zainteresowani (zainteresowani) i chcielibyśmy wiedzieć ... (Jesteśmy zainteresowani ... i chcielibyśmy wiedzieć ...)

Zdanie zawierające główną wiadomość może zaczynać się następującymi słowami:

Chcemy poinformować... (Radzimy...);

Miło mi poinformować, że... (z przyjemnością...);

Mamy zaszczyt poinformować, że... (Łożemy poinformować, że...)

Prośba o podanie niezbędnych informacji zaczyna się od słów:

Proszę, powiedz mi ... (Czy mógłbyś mi powiedzieć ...); Proszę o poinformowanie... (Proszę o informację jeśli...); Byłbym szczęśliwy, gdybym wiedział, czy... (Byłbym zadowolony, gdybym wiedział, czy...)

List z odpowiedzią może zaczynać się od następujących zwrotów:

Dziękuję za list z (data) ... (Dziękuję za list z

Otrzymaliśmy Twój list z (data) ... (Otrzymaliśmy Twój list z

W korespondencji biznesowej stosuje się następujące wyrazy wdzięczności i uwagi:

Bardzo miło z twojej strony... (To bardzo miłe z twojej strony, że...);

Piszę, aby podziękować za … (piszę, aby podziękować bardzo za …);

Pozwólcie, że skorzystam z okazji, aby wam podziękować... (Obym skorzystał z okazji, by podziękować wam za...);

Dziękuję za tak duży wkład w … (Dziękuję za tak duży wkład w …);

Proszę, przyjmij moją szczerą (głęboką) wdzięczność za twoją pomoc ... (Proszę, przyjmij mnie szczere (głębokie) uznanie dla twojej

Przeprosiny mogą zaczynać się od słów: Musimy przeprosić za... (Musimy przeprosić za...); Przepraszamy za... (Przepraszamy za...);

Bardzo nam przykro, że... (Bardzo nam przykro z powodu...);

Chcę przekazać moje najszczersze przeprosiny za ... (Chcę mi przeprosić za ...)

Po nakreśleniu głównego powodu listu, szczegóły i szczegóły to frazy zamykające:

Czekam na twoją odpowiedź... (nie mogę się doczekać twojej niedługiej odpowiedzi...);

Nie mogę się doczekać kontaktu z Tobą... (Nie mogę się doczekać kontaktu z Tobą...)

W końcowej części można dokonać oceny informacji zawartych w piśmie:

Mam nadzieję, że te informacje ci pomogą;

Nie wahaj się ze mną skontaktować, jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji

Ostateczna formuła grzeczności. Jako ostatnią frazę w listach do organizacji stosuje się następujące wyrażenia:

Z poważaniem

Pozdrawiam bardzo szczerze

Wiernie pozdrawiam

Zwroty te można przetłumaczyć jako „Z szacunkiem”, „Z poważaniem”, „Pozdrawiam”.

W Anglii najczęstsze kombinacje adresu otwarcia i końcowej formuły grzeczności są następujące:

Szanowni Państwo / Szanowni Państwo!

Szanowny Panie/Pani/Panno/Pani Smith

Z poważaniem

W tych formułach ostatnia fraza odpowiada początkowi litery. Te same formuły są często używane w listach z rosyjskich organizacji.

Podpis. W listach od korespondentów zagranicznych podpis składany jest zwykle pod ostateczną formułą kurtuazyjną. Nazwisko osoby podpisującej dokument umieszcza się pod własnoręcznym podpisem, a następnie wskazuje się stanowisko. Na przykład:

Podpis wygląda inaczej, jeśli pismo podpisuje pracownik firmy w imieniu kierownictwa. Na przykład:

Dla a.Smith and Co., Ltd

dział eksportu

Podpis może być poprzedzony znakiem „r.r.” - „za”, „w imieniu” lub „Per pro” - „przez pełnomocnika” (od łacińskiego wyrażenia „per procura”). Pracownicy organizacji używają tego znaku, podpisując listy w imieniu swoich menedżerów.

Zaznaczanie obecności aplikacji. W listach korespondentów zagranicznych znak o obecności załączników znajduje się w lewym dolnym rogu, pod podpisem. Składa się ze słowa „Załącznik”, jeśli istnieje jedna aplikacja, lub „Załączniki”, jeśli jest ich kilka. W takim przypadku zwykle wskazany jest ich numer. Na przykład:

Możliwy skrót: Zał. lub Zał. Dokumenty załączników można nazwać na etykiecie wniosku.

Instrukcje dotyczące wysyłania kopii listu. W listach korespondentów zagranicznych znajduje się specjalna adnotacja o egzemplarzach listu. Taki znak umieszczany jest na dolnym marginesie dokumentu i zawiera skrót „s.s.” (od "kopii") oraz nazwę firmy, do której kopia została wysłana. Na przykład:

c. c. Panowie Paul and Jackson Ltd., Prawnicy

PS

Za granicą dozwolone jest dodawanie dodatkowych informacji do listu biznesowego po jego podpisaniu. Eliminuje to konieczność pisania nowego listu i umożliwia szybkie zgłaszanie zdarzeń, które nastąpiły po podpisaniu listu. Dopisek znajduje się na końcu listu za podpisem i zaczyna się od liter P.S. (z łac. post scriptum – „po tym, co jest napisane”). Na końcu dopisku ponownie składany jest podpis.

Wykonanie drugiej i kolejnych kartek listu

W korespondencji zagranicznej do zaprojektowania drugiej i kolejnych kartek dokumentu używa się specjalnego papieru z nazwą organizacji wydrukowaną w lewym górnym rogu (1 cm od górnej krawędzi). W prawym górnym rogu wydrukowane są słowa „Arkusz do kontynuacji listu № …». Na przykład:

Arkusz kontynuacyjny nr…

Pod nazwą firmy wysyłającej list wskazana jest organizacja, do której jest on adresowany oraz data. Na przykład:

Mills and Green Kontynuacja arkusza nr.

Panowie A.Smith and Co., Ltd

Wiele brytyjskich firm stosuje dodatkowe arkusze bez napisu po prawej stronie. W tym przypadku strony są ponumerowane, a w prawym dolnym rogu na wszystkich stronach, w tym na pierwszej, ale z wyjątkiem ostatniej, jest napisane: „Ciąg dalszy” - lub w skrócie: Cont „d (Countd), co oznacza „tam jest kontynuacją."

List z prośbą- jedna z najczęstszych opcji korespondencji biznesowej. Wśród przedsiębiorców takie listy są używane, gdy przedstawiciele jednej organizacji zwracają się do drugiej z prośbą o usługę. Takie komunikaty mogą być używane w zupełnie innych sytuacjach, np. gdy potrzebujesz uzyskać informacje o produktach, zobaczyć próbki produktów, spotkać podróżnika biznesowego, uzgodnić pewne działania itp.

Zasady pisania listu z prośbą

Zwracamy uwagę na pobranie ogólnego szablonu takiego dokumentu:

AKTA

Wezwanie z oczywistych względów nie ma standardowego formularza, ale mimo to jest formą dokumentu urzędowego. Dlatego przy jego opracowywaniu należy kierować się pewnymi normami ustalonymi przez zasady pracy biurowej i etyki biznesowej. Zanim przejdziemy bezpośrednio do podstawowych zasad jego kompilacji, należy zauważyć, że może być ona skierowana zarówno do grupy osób (np. menedżerowie, pracownicy działu księgowości, prawnicy itp.), jak i do konkretnego adresata.

Jak każdy inny dokument, list ten musi zawierać część wprowadzająca, a mianowicie:

• informacje o firmie wysyłającej zgłaszającej żądanie oraz firmie, do której jest ono adresowane;
• powód odwołania („z powodu opóźnienia”, „w związku z odbiorem”, „na podstawie wyników” itp.);
• odniesienia do podstawy („na podstawie umowy ustnej”, „na podstawie negocjacji”, „na podstawie rozmowy telefonicznej” itp.);
• cel odwołania („rozwiązać problem”, „w celu uniknięcia konfliktu”, „w celu wyeliminowania naruszeń” itp.).

Śledzony przez Główną częścią odnoszące się bezpośrednio do wniosku. Musi być wyrażona za pomocą dowolnej pochodnej formy czasownika „prosić” („prosimy”, „prosimy”, itp.), a ponieważ taka wiadomość jest w każdym razie prośbą o usługi, powinno być napisane z szacunkiem. Dobrze, jeśli prośba poprzedzona jest komplementem („znając swoje wielkie możliwości”, „podziwiając swoje talenty organizacyjne” itp.).

Jeśli list zawiera kilka próśb naraz, należy je wskazać w osobnych akapitach lub akapitach.

Niepisane zasady korespondencji między organizacjami mówią, że odpowiedź na wieloetapowe żądanie może być również wysłana w jednej wiadomości, z osobnymi komentarzami do każdego elementu. Należy zauważyć, że ten rodzaj korespondencji zmniejsza nakład pracy, a tym samym skraca czas czytania i przetwarzania takich listów.

Jeśli pismo oznacza otrzymanie odpowiedzi w określonym czasie, należy to wskazać tak poprawnie, jak to możliwe w tekście wiadomości.

Z reguły sekretarze organizacji wysyłają i odbierają listy (w dużych firmach zaangażowane są w to całe działy). Po skompilowaniu lub przeczytaniu przekazują je kierownikowi przedsiębiorstwa do przeglądu. Wyjątkiem są wiadomości oznaczone jako „poufne” lub „do osobistej ręki” – takie pisma wysyłane są bezpośrednio do adresata.

Instrukcje dotyczące pisania listu z prośbą

Ponieważ ta wiadomość jest częścią korespondencji korporacyjnej, najpierw należy wskazać autora, a mianowicie: nazwę firmy wysyłającej, jej rzeczywisty adres i numer telefonu do komunikacji. Następnie należy wprowadzić dane o adresacie: także nazwę przedsiębiorstwa i konkretnego odbiorcy. Dalej w środku wiersza możesz od razu wskazać, że jest to list z prośbą (ale nie jest to konieczne).

Kolejna część listu dotyczy bezpośrednio prośby. Wcześniej pożądane jest uzasadnienie tego i dopiero wtedy wyrażenie samej istoty prośby. Na koniec pismo musi być podpisane (lepiej, jeśli robi to szef firmy lub upoważniona, zaufana osoba), a także data powstania dokumentu.

Jak wysłać list

List można wysłać e-mailem lub faksem - to szybkie i wygodne, ale konserwatywne wysyłanie za pośrednictwem Poczty Rosyjskiej pozwoli Ci na solidne i atrakcyjne sformalizowanie listu. Na przykład, możesz złożyć pisemną prośbę odręcznie pięknym kaligraficznym pismem lub wydrukować tekst na dobrym, drogim papierze.

Uwaga na takie drobiazgi wyjaśni adresatowi, jak szanuje go przeciwnik i po raz kolejny podkreśli wagę prośby. Jedyną rzeczą do zapamiętania jest to, że listy za pośrednictwem zwykłej poczty zajmują dużo czasu, dlatego wiadomość należy wysłać z wyprzedzeniem, aby dokument dotarł do odbiorcy na czas.

Po wysłaniu listu

Wiadomość ta, jak każdy inny dokument, musi być zarejestrowana w dzienniku dokumentacji wychodzącej. Podobnie odbiorca listu rejestruje nadejście korespondencji. W przypadku nieporozumień pojawiających się w relacjach biznesowych ustalenie faktu wysyłania i odbierania listów pomoże w szybkim uporządkowaniu sytuacji.

Przykłady sporządzania wezwań wraz z wyjaśnieniami

Tak więc ustaliliśmy, że list z prośbą to list zawierający prośbę do odbiorcy. Celem tekstu jest zachęcenie odbiorcy do wykonania akcji korzystnej dla nadawcy. Pismo powinno zawierać sformułowany wniosek, jego uzasadnienie. Pożądane jest sformułowanie żądania w taki sposób, aby uzasadnić, dlaczego spełnienie żądania powinno być korzystne dla odbiorcy. Nadawca musi nie tylko znać zasady komponowania tekstu, ale także uwzględniać niuanse psychologiczne. Następnie rozważ konkretne szablony-przykłady, w zależności od sytuacji.

Wezwanie do przydziału środków

List jest sporządzany w przypadku konieczności uzyskania przydziału środków od państwa, sponsorów, osób fizycznych.

Z organizacji pozarządowej „Pomoc dla emerytów”
Członek Zgromadzenia Ustawodawczego
Iwanow I.I.

Witaj Iwan Iwanowicz. Jestem przedstawicielem organizacji non-profit „Pomoc dla Emerytów”. Zajmujemy się pomocą samotnym emerytom: przywozimy jedzenie, pomagamy w sprzątaniu i naprawach.

Nasza organizacja istnieje od 5 lat. Wcześniej sami radziliśmy sobie z finansowaniem działań, jednak w związku z ekspansją organizacji pozarządowych fundusze zaczęły być niewystarczające. Potrzebujemy pieniędzy na wynajem lokali, wypłatę pensji pracownikom i zakup sprzętu.

Na niedawnym posiedzeniu rządu prezydent wspomniał o trudnej sytuacji emerytów i zauważył, że sytuacja wymaga pilnej zmiany. W związku z tym proszę o 200 000 rubli na potrzeby organizacji pozarządowej Pomoc dla Emerytów.

Z poważaniem Petrova A.A.

Wyjaśnienie:

Powyższy tekst jest napisany zgodnie z zasadami. To ma:

• Nazwa organizacji non-profit i wyjaśnienie jej działalności.
• Prośba o pieniądze, wyjaśnienie potrzeby (potrzebne są pieniądze na czynsz i pensje).
• Wzmianka Prezydenta. Konieczne jest uzasadnienie korzyści ze sponsorowania dla urzędnika. Czym interesuje się posła? W rozwoju kariery. Pomoc organizacji pomoże osiągnąć ten cel.

Wskazana jest również konkretna kwota funduszy potrzebnych organizacji komercyjnej.

List z zapytaniem o dostawę towarów

Pismo jest zazwyczaj wysyłane do partnerów firmy. W tekście pożądane jest uzasadnienie obopólnych korzyści dla obu firm.

Szef AAA
Iwanow I.I.
Od szefa firmy BBB
Petrova B.B.

Witaj Iwan Iwanowicz. Chcielibyśmy zamówić zestaw produktów z Twojej firmy (określ). Zainteresowaliśmy się Waszym produktem na wystawie regionalnej.

Jeśli się zgadzasz, poinformuj nas o dogodnych dla Ciebie warunkach dostawy i warunkach. Gwarantujemy terminową płatność. Mamy nadzieję, że będzie to początek obopólnie korzystnej współpracy.

Nasze kontakty: (podać).

Z poważaniem Borys Borysowicz.

List z prośbą o zniżkę

Zazwyczaj takie teksty wysyłane są do dostawców firmy. Na przykład organizacja organizuje wystawy. Ma dostawcę - drukarnię, która dostarcza broszury, standy, broszury i nie tylko. Koszt usług jest dość wysoki. Nadszedł kryzys i firmie trudno było zapłacić za towary drukarni. To może być powód, aby poprosić o zniżkę.

Szef firmy „Wostok”
Iwanow I.I.
Od szefa firmy „Zachód”
Petrova B.B.

Witaj Iwan Iwanow. Nasza organizacja została dotknięta kryzysem finansowym. Liczba zawartych z nami umów spadła o 20%. Niestety kryzys dotknął nie tylko nas, ale także naszych klientów. Ludzie nie mogą płacić za nasze usługi w takiej samej wysokości jak wcześniej. Dlatego zapewniliśmy 25% zniżki na bilety.

W związku z trudną sytuacją finansową nasza firma prosi o 15% rabatu na pozostałe sześć miesięcy współpracy w ramach umowy.

Wysłaliśmy listy z prośbą o rabat do wszystkich naszych dostawców. Jeśli 20% naszych partnerów zapewni nam korzystne warunki, nasza firma przetrwa w trudnych czasach i nie zamknie się. Otrzymaliśmy już zniżkę od właścicieli i firmy telefonicznej.

Z poważaniem Borys Pietrow.

Wyjaśnienie:

List zawiera następujące ważne punkty:

• Wyjaśnienie potrzeby rabatu.
• Wskazanie dokładnej wielkości rabatu, warunków.
• Pośrednie wskazanie, że jeśli drukarz nie zapewni rabatu, firma rozwiąże umowę.

Tekst musi być napisany w taki sposób, aby list został przeczytany do końca i zgodził się na proponowane warunki.

Pismo z prośbą o obniżenie czynszu

Wynajem „zjada” budżety większości organizacji. Jego redukcja pozwala firmie utrzymać się na powierzchni w trudnych czasach. Pismo należy wysłać do wynajmującego.

Kierownik Plusa
Iwanow P.P.
Od szefa firmy „Minus”
Petrova I. I.

Witaj, Piotr Pietrowicz. Nasza firma została dotknięta kryzysem finansowym. Zmniejszyła się siła nabywcza konsumentów, spadły przychody przedsiębiorstw. W związku z tym prosimy o obniżenie czynszu o 10%.

Przez cały czas naszej współpracy nigdy nie zwlekaliśmy z płatnościami. Mamy nadzieję, że pójdziesz na ustępstwa wobec nas, a my utrzymamy nasze relacje biznesowe. Gwarantujemy terminową płatność czynszu, pomimo trudnych warunków finansowych.

Z poważaniem Iwan Iwanowicz.

Wyjaśnienie:

W liście warto wspomnieć, że firma wcześniej w pełni wywiązała się ze swoich zobowiązań. Właściciel musi mieć pewność, że nadal będzie dokonywał płatności. Odbiorca musi również zrozumieć, że jeśli nie zgodzi się na proponowane warunki, najemca odmówi jego usług.

Wezwanie do zapłaty długu

Długi bardzo często powstają w interakcji między firmami. Jeśli organizacja jest nastawiona na kontynuację współpracy z kontrahentem, który jest zadłużony, wysyłane jest wezwanie.

Iwanow I.I.

Sidorova P.P.

Drogi Iwanie Iwanowiczu, prosimy o spłatę długu wobec naszej firmy w wysokości 200 000 rubli. Przez cały ten czas kontynuowaliśmy z Państwem współpracę, mając nadzieję na kontynuację relacji biznesowych. Jednak teraz jesteśmy zmuszeni zawiesić świadczenie usług z powodu braku płatności.

Kwota twojego długu wynosi 200 000 rubli. Proszę zapłacić do 1 marca 2017 r. Jeśli dług nie zostanie spłacony, będziemy zmuszeni rozstrzygnąć sprawę w sądzie.

Z poważaniem, Piotr Pietrowicz.

Wyjaśnienie:

Pismo musi zawierać następujące elementy:

• Dokładna należna kwota.
• Termin, do którego należy spłacić dług.
• Działania, które firma podejmie w przypadku nieotrzymania płatności.

W tekście można wspomnieć o wieloletniej, udanej współpracy z organizacją. Powinna to być prośba, a nie żądanie. Zapytanie składane jest według innego szablonu.

Pismo z prośbą o odroczenie płatności do dostawcy

Organizacja dostarczyła firmie partię produktów, ale nie zapłaciła za nią. Powstał dług, ale dłużnik nie ma środków na spłatę. W takim przypadku warto napisać pismo z prośbą o opóźnienie.

Szef firmy „Gdzie są pieniądze”
Sidorow PP
Od szefa firmy „Pieniądze zaraz będą”
Iwanowa I. I.

Drogi Piotrze Pietrowiczu, nie spłaciliśmy długu w wysokości 200 000 rubli. Nie stronimy od zadłużenia, ale teraz nie możemy spłacić w całości ze względu na trudną sytuację finansową.

Od 2 lat utrzymujemy z Państwem udane relacje biznesowe, dotrzymujemy terminów płatności. Dziś prosimy o płatność ratalną. Nasza firma jest gotowa spłacić dług w dwóch etapach:

• Wpłacimy 100 000 rubli do 1 marca 2017 r.
• 100 000 rubli zostanie wypłaconych przed 1 kwietnia 2017 r.

Obiecujemy terminowe płatności. Dzięki za zrozumienie.

Z poważaniem Iwan Iwanowicz.

Pismo z prośbą o płatność dla innej organizacji

Dług firmy może spłacić inna organizacja. Oczywiście osoba prawna nie zapłaci tak po prostu akcji. Zazwyczaj wezwanie jest wysyłane do dłużnika firmy lub innej osoby, która ma zobowiązania wobec firmy.

Do szefa firmy „Pieniądze zaraz będą”
Iwanow I.I.
Od szefa firmy „Gdzie są pieniądze”
Sidorova P.P.

Drogi Iwanie Iwanowiczu, masz dług wobec naszej firmy w wysokości 300 000 rubli. Nasza organizacja ma również dług wobec innej firmy w wysokości 200 000 rubli. Prosimy o spłatę naszego długu wobec wierzyciela w wysokości 200 000 rubli. W zamian dostarczymy Ci plan ratalny na saldo zadłużenia, o które prosiłeś wcześniej. Dzięki za zrozumienie.

Z poważaniem, Piotr Pietrowicz.

Prośba o pomoc w rozwiązaniu problemu

Każda firma może stawić czoła złożonym problemom, z którymi nie można sobie poradzić bez pomocy z zewnątrz. W razie potrzeby można wysłać pismo z prośbą o pomoc, na przykład w sprawie wydarzeń. Aplikacja wysyłana jest do organizacji komercyjnych, agencji rządowych.

Dyrektor AAA
Pietrow B.B.
Od organizacji publicznej
„Dajemy dobro”

Drogi Borysie Borisowiczu, jestem przedstawicielem organizacji publicznej „Dawanie dobra”. Zajmujemy się organizacją i realizacją wczasów dla dzieci z domu dziecka.

Prosimy o pomoc w zorganizowaniu dostaw żywności na święta. Oczywiście na wydarzeniu wspomnimy o Tobie i Twojej firmie. W uroczystości wezmą udział przedstawiciele zgromadzenia ustawodawczego, publiczność.

Możesz skontaktować się z nami telefonicznie XXX

Z poważaniem Iwan Iwanowicz.

Zreasumowanie

Połączmy wszystkie zasady pisania listu z prośbą. Najpierw musisz się przedstawić, opowiedzieć o swoich działaniach. Ale część wprowadzająca nie powinna być wyciągana. Naszym celem jest zachęcenie odbiorcy do przeczytania listu. Jeśli tekst jest zbyt długi, odbiorca raczej nie przeczyta go do końca. Następnie musisz zacząć przedstawiać swoją prośbę. Wymagana jest dokładność: wskazanie terminów, kwoty środków. Ważne jest, aby zrozumieć, że odbiorca musi odczuć korzyść. Dlatego pismo musi wskazywać, dlaczego spełnienie żądania byłoby korzystne dla organizacji. Na koniec trzeba się pożegnać grzecznie i bez łasania się.