1. Postanowienia ogólne

1. Dział: ramki.

1.Pełna nazwa stanowiska: sekretarz personalny.

2. Powoływania i odwoływania ze stanowiska dokonuje Dyrektor Generalny.

3. Pełnomocnik na tym stanowisku podlega bezpośrednio kierownikowi działu personalnego. Sekretarz działu personalnego może otrzymywać dodatkowe polecenia od zastępcy kierownika działu personalnego.

4. Pełnomocnika tego stanowiska na czas nieobecności zastępuje inspektor działu personalnego.

5. W swoich działaniach pracownik kieruje się następującymi aktami prawnymi i dokumentami regulacyjnymi:

GOST 6/30-97,

Statut OOO "Kolpino",

Wewnętrzny regulamin pracy,

Rozkazy (instrukcje) bezpośredniego kierownictwa,

Regulamin działu personalnego,

Inne dokumenty regulacyjne obsługa personelu.

1.Wymagane kompetencje:

Praca na tym stanowisku wymaga od pracownika posiadania następujących kwalifikacji:

Wykształcenie wyższe, n/wyższe (kierunek „Praca biurowa” lub „Psychologia”, „Socjologia”)

Co najmniej 1,5 roku stażu pracy w specjalności.

1.Osoba pełniąca to stanowisko musi wiedzieć:

Prawo pracy.

Struktura i kadra przedsiębiorstwa, jego profil, specjalizacja i perspektywy rozwoju.

Polityka personalna i strategia przedsiębiorstwa.

Podstawy praca biurowa personelu.

Procedura rejestracji, prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z personelem i jego przemieszczaniem.

Procedura tworzenia i utrzymywania banku danych o personelu przedsiębiorstwa.

Organizacja listy płac.

Metody rozliczania ruchu personelu, procedura sporządzania ustalonej sprawozdawczości.

Podstawy socjologii, psychologii, pedagogiki i organizacji pracy.

Podstawy ekonomii, organizacja produkcji i zarządzanie.

Sprzęt komputerowy, komunikacja i łączność, sprzęt biurowy (MSOffice, Internet, poczta elektroniczna, fax, kserokopiarka).

Zasady i normy ochrony pracy.

Zasady prowadzenia rozmów telefonicznych.

Kultura pracy i etyka pracy.

1.Funkcje

Do wykonawcy tego stanowiska przypisane są następujące funkcje:

Komunikacja operacyjna kierownika działu z kierownictwem firmy, kierownikami grup działu, kierownikami działu, innymi działami firmy.

Zapewnienie sprawnej pracy pracowników działu.

Wsparcie informacyjne pracowników działu.

1.Odpowiedzialność zawodowa

Sekretarz ds. Zasobów Ludzkich jest odpowiedzialny za:

1. Stałe zapewnianie komunikacji kierownika i pracowników działu z innymi oddziałami Kolpino Sp.

2. Terminowo dostarczaj pracownikom działu oficjalne informacje: rozkazy, polecenia, instrukcje, regulaminy, notatki itp.

3. Terminowo przygotowywać dokumenty dla kierownika działu.

4. Prowadź protokoły ze spotkań wydziału.

5. Organizuj obieg dokumentów kadrowych, ewidencjonuj dokumentację przychodzącą i wychodzącą.

6. Prowadzenie łączności telefonicznej pracowników działu.

7. Przygotuj zarządzenia dotyczące delegowania uprawnień.

8. Sporządzaj dokumenty regulacyjne na zlecenie szefa lub zastępcy. szef ok.

9.Prowadź ewidencję czasu pracy pracowników działu (karty czasu pracy, urlopy, zwolnienia lekarskie).

10. Przygotuj raporty zbiorcze dotyczące palących pracowników firmy.

11. Prowadź ewidencję i przekaż kierownictwu informacje o palących pracownikach działu.

12. Przygotuj dokumenty do budżetowania działu.

13. Kompiluj zamówienia na dostarczenie wizytówek pracownikom działu.

14. Przygotuj listy urodzin pracowników firmy.

15. Wykonywanie zleceń na zaopatrzenie pracowników działu w materiały piśmienne i wkłady do drukarek.

16. Sporządź rejestr dokumentów podróży dla pracowników działu w celu późniejszego zwrotu ich kosztów.

17. Składać zamówienia na prenumeratę publikacji drukowanych dla działu, kontrolować ich dostarczanie i dostarczanie do prenumeratorów.

18. Kompiluj zamówienia na zaopatrzenie pracowników działu w pozycje inwentarza.

19.Uczestnictwo w dziale inwentaryzacji.

20. Terminowo odpowiadaj na prośby innych pracowników kierunku działalność zawodowa podać wymagane informacje w całości

21. Obiektywnie traktuj innych pracowników, oceniaj ich wkład w realizację celów Spółki na podstawie wyników ich pracy, niezależnie od ich relacji osobistych

22. Przestrzegać ustalonych terminów wykonywania zadań i poleceń

23. Udzielać pomocy współpracownikom w rozwiązywaniu problemów ich działalności w przypadku, gdy pomoc może prowadzić do jakościowej poprawy wydajności

24. Stale podnoś swój poziom zawodowy.

25. Przestrzegać zasad poufności podczas pracy z danymi osobowymi pracowników Kancelarii

IV. Prawa

Sekretarz działu personalnego ma prawo do:

1. Zapoznaj się z projektami decyzji kierownika działu i kierownika organizacji w kierunku działania.

2. Uczestniczyć w posiedzeniach komisji i grup roboczych, innych spotkaniach pracowników w kierunku działalności.

3. Uczestniczyć w dyskusji na tematy związane z działalnością służby personalnej.

4. Przedstawiać do rozpatrzenia przez Dyrektora HR i Kierownika Działu Personalnego wnioski dotyczące usprawnienia działalności działu i Kancelarii oraz doskonalenia metod pracy; możliwości wyeliminowania niedociągnięć w działalności firmy.

5. Przeprowadzanie interakcji z pracownikami wszystkich działów strukturalnych w kierunku działania.

6. Żądania osobiście lub w imieniu kierownictwa innych pionów strukturalnych informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków.

7.Podpisywać i zatwierdzać dokumenty w ramach swoich kompetencji.

8. Żądania od dyrektora HR i szefa OK pomocy w wykonywaniu obowiązków służbowych oraz w korzystaniu z uprawnień przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska.

9. Występować w imieniu Działu Personalnego i reprezentować jego interesy na zewnątrz podziały strukturalne organizacje w ramach swoich kompetencji.

1. Odpowiedzialność

Specjalista (wybór) jest odpowiedzialny za:

1. Niejasne i nieterminowe wykonywanie swoich obowiązków służbowych - odzyskiwanie w granicach określonych przez prąd prawo pracy Federacja Rosyjska.

2. Przestępstwa popełnione w ramach wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej

3. Spowodowanie szkód materialnych - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.

4. Naruszenie dyscyplina pracy i niezgodności z wewnętrznymi zasadami aktywność zawodowa- w granicach określonych przez wewnętrzne dokumenty regulacyjne firmy.

5. Niewłaściwy stosunek do pracowników firmy – w granicach określonych przez dyrektora HR i kierownika działu personalnego.

1. Relacje

6. Pełnomocnik tego stanowiska w procesie pracy współdziała w kierunku działania z pracownikami wszystkich działów strukturalnych i wszystkimi pracownikami działu personalnego.

2. Kryteria efektywności i oceny pracy kierownika działu personalnego

1. Jasne, kompletne i terminowe wykonywanie poleceń kierownictwa.

2. Nieprzerwane przekazywanie informacji niezbędnych do pracy działu pracownikom działu.

3. Jasne, kompletne i terminowe udzielanie żądanych informacji w kierunku działania innych działów.

4. Realizacja wskazanych w tym zakresie funkcji obsługi kadrowej Opis pracy.

Zgoda

Kierownik działu personalnego __________________ V.L. Pawłow

Szef Dział prawny __________________ W. Michniew

Dyrektor HR ________________________________ E.R. Bondarczuk

Zapoznał się z instrukcją :

__________________ „____” ____________________________ 2001

1. Postanowienia ogólne

1. Dział: ramki.

1. Pełna nazwa stanowiska: sekretarz personalny.

2. Powoływania i odwoływania ze stanowiska dokonuje Dyrektor Generalny.

3. Pełnomocnik na tym stanowisku podlega bezpośrednio kierownikowi działu personalnego. Sekretarz działu personalnego może otrzymywać dodatkowe polecenia od zastępcy kierownika działu personalnego.

4. Pełnomocnika tego stanowiska na czas nieobecności zastępuje inspektor działu personalnego.

5. W swoich działaniach pracownik kieruje się następującymi aktami prawnymi i dokumentami regulacyjnymi:

GOST 6/30-97,

Czarter LLC „Kolpino”,

Wewnętrzny regulamin pracy,

Rozkazy (instrukcje) bezpośredniego kierownictwa,

Regulamin działu personalnego,

Inne dokumenty normatywne służby personelu.

1. Wymagane kompetencje:

Praca na tym stanowisku wymaga od pracownika posiadania następujących kwalifikacji:

Wyższa edukacja

Co najmniej 1,5 roku stażu pracy w specjalności.

1. Osoba pełniąca to stanowisko musi wiedzieć:

Prawo pracy.

Struktura i kadra przedsiębiorstwa, jego profil, specjalizacja i perspektywy rozwoju.

Polityka personalna i strategia przedsiębiorstwa.

Podstawy zarządzania zasobami ludzkimi.

Procedura rejestracji, prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z personelem i jego przemieszczaniem.

Procedura tworzenia i utrzymywania banku danych o personelu przedsiębiorstwa.

Organizacja listy płac.

Metody rozliczania ruchu personelu, procedura sporządzania ustalonej sprawozdawczości.

Podstawy socjologii, psychologii, pedagogiki i organizacji pracy.

Podstawy ekonomii, organizacja produkcji i zarządzanie.

Sprzęt komputerowy, komunikacja i łączność, sprzęt biurowy (MSOffice, Internet, poczta elektroniczna, fax, kserokopiarka).

Zasady i normy ochrony pracy.

Zasady prowadzenia rozmów telefonicznych.

Kultura pracy i etyka pracy.

1.Funkcje

Do wykonawcy tego stanowiska przypisane są następujące funkcje:

Komunikacja operacyjna kierownika działu z kierownictwem firmy, kierownikami grup działu, kierownikami działu, innymi działami firmy.

Zapewnienie sprawnej pracy pracowników działu.

Wsparcie informacyjne pracowników działu.

1. Obowiązki służbowe

Sekretarz ds. Zasobów Ludzkich jest odpowiedzialny za:

1. Stałe zapewnianie komunikacji kierownika i pracowników działu z innymi oddziałami Kolpino Sp.

2. Terminowo dostarczaj pracownikom działu oficjalne informacje: rozkazy, polecenia, instrukcje, regulaminy, notatki itp.

3. Terminowo przygotowywać dokumenty dla kierownika działu.

4. Prowadź protokoły ze spotkań wydziału.

5. Organizuj obieg dokumentów kadrowych, ewidencjonuj dokumentację przychodzącą i wychodzącą.

6. Prowadzenie łączności telefonicznej pracowników działu.

7. Przygotuj zarządzenia dotyczące delegowania uprawnień.

8. Sporządzaj dokumenty regulacyjne na zlecenie szefa lub zastępcy. szef ok.

9.Prowadź ewidencję czasu pracy pracowników działu (karty czasu pracy, urlopy, zwolnienia lekarskie).

10. Przygotuj raporty zbiorcze dotyczące palących pracowników firmy.

11. Prowadź ewidencję i przekaż kierownictwu informacje o palących pracownikach działu.

12. Przygotuj dokumenty do budżetowania działu.

13. Kompiluj zamówienia na dostarczenie wizytówek pracownikom działu.

14. Przygotuj listy urodzin pracowników firmy.

15. Składać zamówienia na zaopatrzenie pracowników działu w materiały piśmienne i wkłady.

16. Sporządź rejestr dokumentów podróży dla pracowników działu w celu późniejszego zwrotu ich kosztów.

17. Składać zamówienia na prenumeratę publikacji drukowanych dla działu, kontrolować ich dostarczanie i dostarczanie do prenumeratorów.

18. Kompiluj zamówienia na zaopatrzenie pracowników działu w pozycje inwentarza.

19.Uczestnictwo w dziale inwentaryzacji.

20. Terminowo odpowiadać na prośby innych pracowników w zakresie działalności zawodowej, udzielać wymaganych informacji w całości

21. Obiektywnie traktuj innych pracowników, oceniaj ich wkład w realizację celów Spółki na podstawie wyników ich pracy, niezależnie od ich relacji osobistych

22. Przestrzegać ustalonych terminów wykonywania zadań i poleceń

23. Udzielać pomocy współpracownikom w rozwiązywaniu problemów ich działalności w przypadku, gdy pomoc może prowadzić do jakościowej poprawy wydajności

24. Stale podnoś swój poziom zawodowy.

25. Przestrzegać zasad poufności podczas pracy z danymi osobowymi pracowników Kancelarii

IV. Prawa

Sekretarz działu personalnego ma prawo do:

1. Zapoznaj się z projektami decyzji kierownika działu i kierownika organizacji w kierunku działania.

2. Uczestniczyć w posiedzeniach komisji i grup roboczych, innych spotkaniach pracowników w kierunku działalności.

3. Uczestniczyć w dyskusji na tematy związane z działalnością służby personalnej.

4. Przedstawiać do rozpatrzenia przez Dyrektora HR i Kierownika Działu Personalnego wnioski dotyczące usprawnienia działalności działu i Kancelarii oraz doskonalenia metod pracy; możliwości wyeliminowania niedociągnięć w działalności firmy.

5. Przeprowadzanie interakcji z pracownikami wszystkich działów strukturalnych w kierunku działania.

6. Żądania osobiście lub w imieniu kierownictwa innych pionów strukturalnych informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków.

7.Podpisywać i zatwierdzać dokumenty w ramach swoich kompetencji.

8. Żądania od dyrektora HR i szefa OK pomocy w wykonywaniu obowiązków służbowych oraz w korzystaniu z uprawnień przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska.

9. Występować w imieniu działu personalnego i reprezentować jego interesy w stosunkach z innymi pionami strukturalnymi organizacji w ramach swoich kompetencji.

1. Odpowiedzialność

Specjalista (wybór) jest odpowiedzialny za:

1. Niejasne i nieterminowe wykonywanie obowiązków służbowych - kara w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy Federacji Rosyjskiej.

2. Przestępstwa popełnione w ramach wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej

3. Spowodowanie szkód materialnych - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.

4. Naruszenie dyscypliny pracy i nieprzestrzeganie wewnętrznych zasad pracy C w granicach określonych przez wewnętrzne dokumenty regulacyjne firmy.

5. Niewłaściwe podejście do pracowników firmy Z w granicach określonych przez dyrektora HR i kierownika działu personalnego.

Zwracamy uwagę na typowy przykład opisu stanowiska inspektora personalnego, próbka 2019/2020. Osoba, która posiada wykształcenie średnie zawodowe bez przedstawienia wymagań dotyczących stażu pracy lub wstępnego wykształcenia zawodowego, specjalne przygotowanie według ustalonego programu oraz co najmniej 3-letni staż pracy w profilu, w tym co najmniej 1 rok w tym przedsiębiorstwie, może być powołana do tej pozycji. Nie zapominaj, że każda instrukcja inspektora personelu jest wydawana na rękę za pokwitowaniem.

Zawiera typowe informacje na temat wiedzy, jaką powinien posiadać inspektor HR. O obowiązkach, prawach i obowiązkach.

Ten materiał jest zawarty w ogromnej bibliotece naszej witryny, która jest codziennie aktualizowana.

1. Postanowienia ogólne

1. Inspektor personalny należy do kategorii specjalistów.

2. Osoba ze średnią profesjonalna edukacja bez przedstawienia wymagań dotyczących stażu pracy lub wstępnego wykształcenia zawodowego, specjalnego szkolenia według ustalonego programu oraz stażu pracy w profilu co najmniej 3 lata, w tym w tym przedsiębiorstwie co najmniej 1 rok.

3. Inspektora HR zatrudnia i zwalnia dyrektor organizacji.

4. Inspektor HR musi wiedzieć:

— legislacyjne i wykonawcze akty prawne, materiały dydaktyczne w sprawie prowadzenia dokumentacji dotyczącej księgowości i przepływu personelu;

— prawo pracy;

- struktura i personel przedsiębiorstwa;

- procedura rejestracji, konserwacji i przechowywania księgi pracy i akt osobowych pracowników przedsiębiorstwa;

- tryb ustalania nazw zawodów pracowników i stanowisk pracowników, łącznego i nieprzerwanego stażu pracy, świadczeń, odszkodowań, rejestracji emerytur dla pracowników;

- procedurę rejestrowania ruchu personelu i sporządzania ustalonej sprawozdawczości;

- tryb prowadzenia banku danych o personelu przedsiębiorstwa;

- podstawy pracy biurowej;

- środki technologii komputerowej, łączności i łączności;

- wewnętrzne regulaminy pracy;

— zasad i norm ochrony pracy, środków bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej.

5. Inspektor personalny w swoich czynnościach kieruje się:

- ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej,

- statut organizacji,

- poleceń i poleceń pracowników, którym jest podporządkowany zgodnie z niniejszą instrukcją,

- ten opis stanowiska,

- Wewnętrzny regulamin pracy organizacji.

6. Inspektor personalny podlega bezpośrednio kierownikowi działu kadr.

7. Podczas nieobecności Inspektora HR (wyjazd służbowy, urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona przez dyrektora organizacji w określony sposób, która nabywa odpowiednie uprawnienia, obowiązki i jest odpowiedzialna do wykonywania powierzonych mu obowiązków.

2. Zakres obowiązków służbowych inspektora HR

Inspektor HR:

1. Prowadzi ewidencję personelu przedsiębiorstwa, jego oddziałów zgodnie z ujednoliconymi formami podstawowej dokumentacji księgowej.

2. Sporządza przyjmowanie, przenoszenie i zwalnianie pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy, regulaminami i zarządzeniami kierownika przedsiębiorstwa, a także inną ustaloną dokumentacją dotyczącą personelu.

3. Tworzy i prowadzi akta osobowe pracowników, dokonuje w nich zmian związanych z działalnością pracowniczą.

4. Przygotowuje niezbędne materiały do ​​kwalifikacji, zaświadczeń, prowizji konkursowych oraz prezentacji pracowników na zachęty i nagrody.

5. Wypełnia, uwzględnia i przechowuje książeczki pracy, oblicza staż pracy, wydaje zaświadczenia o bieżącej i przeszłej działalności zawodowej pracowników.

6. Dokonuje wpisów w zeszytach pracy o nagrodach motywacyjnych i nagrodach dla pracowników.

7. Wprowadza informacje o ilościowym, jakościowym składzie pracowników i ich przemieszczaniu się do banku danych o personelu przedsiębiorstwa, monitoruje jego terminową aktualizację i uzupełnianie.

8. Prowadzi ewidencję udzielania urlopów pracownikom, nadzoruje przygotowywanie i przestrzeganie rozkładów urlopów.

9. Sporządza karty ubezpieczenia emerytalnego, inne dokumenty niezbędne do przyznania emerytur pracownikom przedsiębiorstwa i ich rodzinom, ustalania świadczeń i odszkodowań.

10. Bada przyczyny rotacji pracowników, uczestniczy w opracowywaniu działań mających na celu jej ograniczenie.

11. Przygotowuje dokumenty po upływie ustalonych terminów bieżącego przechowywania do zdeponowania w archiwum.

12. Monitoruje stan dyscypliny pracy w pionach organizacji oraz przestrzeganie przez pracowników wewnętrznych regulaminów pracy.

13. Zestawia ustalone raporty.

14. Przestrzega Wewnętrznego Regulaminu Pracy i innych miejscowych przepisy prawne organizacje.

15. Przestrzega wewnętrznych zasad i przepisów z zakresu ochrony pracy, bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej.

16. Dba o czystość i porządek w swoim miejscu pracy,

17. Wykonuje w ramach umowy o pracę polecenia podległych mu pracowników zgodnie z niniejszą instrukcją.

3. Uprawnienia inspektora HR

Inspektor Personalny ma prawo do:

1. Złóż wnioski do rozpatrzenia przez dyrektora organizacji:

– w celu usprawnienia prac związanych z zapisami ww obowiązki,

- w sprawie awansów podległych mu zasłużonych pracowników,

- w sprawie pociągnięcia do odpowiedzialności materialnej i dyscyplinarnej podległych mu pracowników, którzy naruszyli dyscyplinę produkcji i pracy.

2. Żądanie od działów strukturalnych i pracowników organizacji informacji niezbędnych mu do wykonywania obowiązków.

3. Zapoznać się z dokumentami określającymi jego prawa i obowiązki na zajmowanym stanowisku, kryteriami oceny jakości wykonywania obowiązków służbowych.

4. Zapoznać się z projektami decyzji kierownictwa organizacji dotyczącymi jej działalności.

5. Wymagać od kierownictwa organizacji udzielenia pomocy, w tym zapewnienia warunków organizacyjno-technicznych oraz wykonania ustalonych dokumentów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.

6. Inne uprawnienia wynikające z obowiązujących przepisów prawa pracy.

4. Odpowiedzialność inspektora personalnego

Inspektor ds. Zasobów Ludzkich jest odpowiedzialny za:

1. Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska - w granicach określonych przez prawo pracy Federacji Rosyjskiej.

2. Za przestępstwa popełnione w ramach swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.

3. Za spowodowanie szkód materialnych organizacji - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.

Opis stanowiska inspektora HR - wzór 2019/2020. Obowiązki inspektora HR, uprawnienia inspektora HR, odpowiedzialność inspektora HR.

OPIS STANOWISKA SEKRETARKI HR

I. Postanowienia ogólne

1. Powoływania i odwoływania ze stanowiska dokonuje Dyrektor Generalny.
2. Stanowisko to podlega bezpośrednio Dyrektorowi ds. Zasobów Ludzkich. Sekretarz działu personalnego może otrzymywać dodatkowe polecenia od zastępcy kierownika działu personalnego.
3. Pełnomocnika tego stanowiska na czas nieobecności zastępuje inspektor działu personalnego.
4. W swoich działaniach pracownik kieruje się następującymi aktami prawnymi i regulaminami:
   - Ustawodawstwo Ukrainy,
   - Statut Spółki,
   - Wewnętrzny regulamin pracy,
   - Rozkazy (instrukcje) bezpośredniego kierownictwa,
   - Regulamin działu personalnego,
   - Inne dokumenty regulacyjne służby personalnej.
5. Wymagane kompetencje:
   - Wykształcenie wyższe, n/wyższe (kierunek „Praca biurowa” lub „Psychologia”, „Socjologia”)
   - Co najmniej ____ lat doświadczenia zawodowego w specjalności.
6. Osoba pełniąca to stanowisko musi wiedzieć:
   - Prawo pracy.
   - Struktura i kadra przedsiębiorstwa, jego profil, specjalizacja i perspektywy rozwoju.
   - Polityka personalna i strategia przedsiębiorstwa.
   - Podstawy zarządzania zasobami ludzkimi.
   - Procedura rejestracji, prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z personelem i jego przemieszczaniem.
   - Procedura tworzenia i utrzymywania banku danych o personelu przedsiębiorstwa.
   - Organizacja listy płac.
   - Metody rejestrowania ruchu personelu, procedura sporządzania ustalonej sprawozdawczości.
   - Podstawy socjologii, psychologii, pedagogiki i organizacji pracy.
   - Podstawy ekonomii, organizacji produkcji i zarządzania.
   - Sprzęt komputerowy, łączność i komunikacja, sprzęt biurowy (MSOffice, Internet, poczta elektroniczna, faks, kserokopiarka).
   - Zasady i normy ochrony pracy.
   - Zasady prowadzenia rozmów telefonicznych.
   - Kultura pracy i etyka pracy.
7. _________________________________________________________________.

II. Odpowiedzialność zawodowa

1. Zapewnienie nieprzerwanej komunikacji kierownika i pracowników działu z innymi działami Kancelarii.
2. Terminowo dostarczaj pracownikom działu oficjalne informacje: rozkazy, rozkazy, instrukcje, regulaminy, notatki itp.
3. Terminowe przygotowywanie dokumentów dla kierownika działu.
4. Prowadź protokoły ze spotkań wydziału.
5. Porządkuj dokumentację kadrową, rejestruj dokumentację przychodzącą i wychodzącą.
6. Zarządzanie kontaktami telefonicznymi z pracownikami działu.
7. Przygotuj instrukcje dotyczące delegowania uprawnień.
8. Sporządzanie dokumentów regulacyjnych na polecenie szefa lub zastępcy. szef ok.
9. Prowadź ewidencję czasu pracy pracowników działu (karty czasu pracy, urlopy, zwolnienia chorobowe).
10. Sporządzanie raportów zbiorczych dotyczących palących pracowników firmy.
11. Prowadź ewidencję i przekaż kierownictwu informacje o palących pracownikach działu.
12. Przygotowywanie dokumentów do przygotowania budżetu działu.
13. Składanie zamówień na dostarczenie wizytówek pracownikom działu.
14. Przygotowywanie list urodzin dla pracowników firmy.
15. Sporządzanie zamówień na zaopatrzenie pracowników działu w materiały piśmienne i wkłady.
16. Sporządź rejestr dokumentów podróży dla pracowników działu w celu późniejszego zwrotu ich kosztów.
17. Składaj zamówienia na prenumeratę publikacji drukowanych dla działu, kontroluj ich dostarczanie i dostarczanie do prenumeratorów.
18. Składaj zamówienia na zaopatrzenie pracowników działu w pozycje magazynowe.
19. Uczestnictwo w inwentaryzacji działu.
20. Terminowo odpowiadaj na prośby innych pracowników w obszarze działalności zawodowej, udzielaj wymaganych informacji w całości.
21. Obiektywnie traktuj innych pracowników, oceniaj ich wkład w realizację celów Spółki na podstawie wyników ich pracy, niezależnie od ich relacji osobistych.
22. Przestrzegaj terminów wykonania zadań i zadań.
23. Udziel pomocy kolegom w pracy w rozwiązywaniu problemów związanych z ich działalnością, jeśli pomoc może prowadzić do jakościowej poprawy wydajności.
24. Stale podnoś swój poziom zawodowy.
25. Przestrzegaj zasad poufności podczas pracy z danymi osobowymi pracowników Kancelarii
26. _________________________________________________________________.
27. _________________________________________________________________.

III. Prawa

1. Zapoznaj się z projektami decyzji kierownika działu i kierownika organizacji w kierunku działania.
2. Uczestniczyć w spotkaniach komitetów i grup roboczych, innych spotkaniach pracowników w obszarze działalności.
3. Uczestniczyć w dyskusji na tematy związane z działalnością działu personalnego.
4. Przedstawianie do rozpatrzenia przez Dyrektora HR i Kierownika Działu HR propozycji usprawnienia działalności działu i Kancelarii oraz doskonalenia metod pracy; możliwości wyeliminowania niedociągnięć w działalności firmy.
5. Aby przeprowadzić interakcję z pracownikami wszystkich działów strukturalnych w kierunku działania.
6. Żądania osobiście lub w imieniu kierownictwa innych jednostek strukturalnych informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków służbowych.
7. Podpisuj i zatwierdzaj dokumenty w ramach swoich kompetencji.
8. Żądania pomocy dyrektora HR i szefa OK w wykonywaniu obowiązków służbowych oraz w korzystaniu z uprawnień przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska.
9. Występowanie w imieniu działu personalnego i reprezentowanie jego interesów w relacjach z innymi pionami strukturalnymi organizacji w ramach jego kompetencji.
10. _________________________________________________________________.
11. _________________________________________________________________.

IV. Odpowiedzialność

1. Niejasne i nieterminowe wykonywanie swoich obowiązków służbowych - kara w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy Ukrainy.
2. Przestępstwa popełnione w ramach wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Ukrainy.
3. Wyrządzanie szkód materialnych - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Ukrainy.
4. Naruszenie dyscypliny pracy i nieprzestrzeganie wewnętrznych zasad pracy - w granicach określonych przez wewnętrzne dokumenty regulacyjne firmy.
5. Niewłaściwe podejście do pracowników firmy - w granicach określonych przez dyrektora personalnego i kierownika działu personalnego.
6. _________________________________________________________________.
7. _________________________________________________________________.

W artykule dowiesz się, w jaki sposób sekretarz położy podwaliny pod przyszły dział personalny i archiwum dokumentów dotyczących personelu, jak sformalizować swoje obowiązki w zakresie zarządzania dokumentacją kadrową i przestrzegać niezbędnego minimum przepisów prawa pracy.

SEKRETARZ HR: PRZYDZIAŁ OBOWIĄZKÓW

Zgodnie z pierwszą częścią art. 60.2 Kodeks pracy W Federacji Rosyjskiej możliwe jest przypisanie pracownikowi dodatkowych obowiązków, które nie są przewidziane w umowie o pracę, tylko za dodatkową opłatą.

Nie możesz po prostu „uszczęśliwić” sekretarki nowymi obowiązkami. Ich zakładanie jest sformalizowane przez zamówienie. Ponadto zalecamy przygotowanie dwóch zamówień. W pierwszym (organizacyjnym) konieczne jest wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie akt osobowych (Przykład 1).

W drugim (przez personel) - przydziel obowiązki, określ wysokość wynagrodzenia i uzyskaj zgodę pracownika (przykład 2). Zamówienia te zawierają dane osobowe, ale zawarte w nich „kategorie wagowe” danych osobowych są nieproporcjonalne: fakt, że pracownik zajmuje się zarządzaniem dokumentacją osobową, nie jest tajemnicą (jest mało prawdopodobne, aby udało się to ukryć przed innymi) , ale wysokość jego wynagrodzenia jest poufną informacją osobistą, której znajomość nie jest konieczna. Oba nakazy wydawane są tego samego dnia.

DOKUMENTY OBOWIĄZKOWE DLA HR

Są dokumenty, które muszą znajdować się w każdej organizacji – każda kontrola będzie wymagać ich w pierwszej kolejności. Jeżeli sekretarz jest teraz odpowiedzialny za zarządzanie aktami personalnymi, to ta obowiązkowa rekrutacja będzie musiała zostać zapewniona tak szybko, jak to możliwe. Zestawienie tych dokumentów prezentujemy w formie tabeli wraz z objaśnieniami. Dokumentów nie będziemy numerować - stopień ich zobowiązania jest taki sam i najwyższy.

Ta lista nie jest wyczerpująca. Jeśli więc główną działalnością organizacji jest produkcja, najprawdopodobniej konieczne będzie opracowanie harmonogramu zmian, zatwierdzenie standardów produkcji, listy stanowisk i zawodów z szkodliwe warunki praca, praca, w której daje prawo urlop dodatkowy, I to nie wszystko. Tylko opracowanie tych dokumentów nie powinno już być sekretarzem z przypisanymi mu obowiązkami oficera personalnego, ale całym zespołem, w skład którego wchodzi ekonomista pracy i specjalista ds. Ochrony pracy.

Czy sekretarz może samodzielnie opracować wszystkie wymienione LNA? Prawdopodobnie tak. Ale lepiej nie sam, ale w parze z głównym księgowym lub szefem organizacji. Przede wszystkim dotyczy to tych LNA, które ustalają procedurę wynagradzania pracowników.

DOKUMENTY DOTYCZĄCE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych pracowników zgodnie z ustawą federalną nr 152-FZ. Nie wystarczy zatwierdzenie przepisu o danych osobowych.

Dodatkowo wymagane:

Pisemne zgody pracowników na przetwarzanie ich danych osobowych;

Pisemne zobowiązania pracowników przetwarzających dane osobowe współpracowników dotyczące ich nieujawniania;

Specjalny tryb przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe.

Jeśli ściśle przestrzegasz litery prawa, to najpierw pracownik musi wyrazić zgodę na przetwarzanie własnych danych osobowych, a dopiero potem podanie o zatrudnienie. Jest to sprawa dobrowolna, ale w praktyce nie ma możliwości ubiegania się o pracę bez zezwolenia. Dlatego takie pozwolenie udzielają wszyscy pracownicy organizacji bez wyjątku. Nie ma na to ustalonego formularza, ale możesz użyć tego z przykładu 3.

Dane osobowe współpracowników z reguły przetwarzane są przez sekretarza odpowiedzialnego za prowadzenie akt osobowych oraz głównego księgowego. To oni muszą zobowiązać się do nieujawniania informacji o pracownikach (Przykład 4).

ZAMÓWIENIA DOTYCZĄCE PERSONELU

Głównym dokumentem odzwierciedlającym decyzje zarządcze szefa personelu jest zamówienie. Wydawane są zarządzenia dotyczące przyjęć i zwolnień, urlopów i awansów, przydziału obowiązków i delegacji w delegacjach służbowych itp. Dlatego zamówienia dla personelu zajmują centralne miejsce w dziale personalnym iw archiwum.

Najpopularniejsze rodzaje zamówień dla personelu mają gotowe formularze, które oficer personalny musi tylko wypełnić:

Zarządzenie o zatrudnieniu pracownika (ujednolicony formularz nr T-1 *);

W sprawie przeniesienia pracownika do innej pracy (formularz nr T-5 *);

O udzieleniu pracownikowi urlopu (formularz nr T-6*);

W sprawie rozwiązania (rozwiązania) umowy o pracę z pracownikiem (zwolnienie) (formularz nr T-8 *);

O wysłaniu pracownika w podróż służbową (formularz nr T-9*);

W sprawie awansu pracownika (formularz nr T-11*).

Większość oficerów personalnych w Rosji stosuje ujednolicone formularze: sami oficerowie personalni, pracownicy i (co ważne) inspektorzy z inspekcja państwowa praca (GIT). Decyzja o stosowaniu ujednoliconych formularzy dokumentów musi zostać odnotowana w postanowieniu (przykład 5).

Rozwój własnych form dokumentów można porównać do wynalezienia roweru. Ale jeśli istnieje taka potrzeba, to w opracowanych formularzach powinno być nie mniej informacji niż w tych zatwierdzonych przez Państwowy Komitet Statystyczny.

Ujednolicone formularze zamówień są więcej niż wystarczające, aby sekretarz-personel mógł przetwarzać standardowe działania personelu. Ale są też inne zamówienia dla personelu: są one sporządzane w formie zamówień na główną działalność i nie mają jednolitej formy. Np. nakaz nakładający obowiązek prowadzenia akt osobowych (zob. Przykład 2). A może być też nakaz zmiany nazwiska, ustalenia zasiłku, cofnięcia lub przełożenia urlopu. Dokumenty te, sporządzone w formie zamówienia na główną działalność, pozostają zamówieniami dla personelu: zawierają dane osobowe i są przechowywane przez okresy ustalone dla zamówień dla personelu.

Wykonywanie poleceń personelu. Zamówienia na personel od pierwszego dnia istnienia organizacji należy oddzielić od zamówień na działalność podstawową. Wynika to po pierwsze z różnych okresów przechowywania. Zgodnie z ustępem „a” art. 19 Wykazu typowych zarządczych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, organów samorząd i organizacje, wskazujące okresy przechowywania (zatwierdzone zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. Nr 558, z późniejszymi zmianami z dnia 16 lutego 2016 r., zwane dalej Wykazem z 2010 r.), zamówienia dotyczące głównej działalności są trwale przechowywane. Zamówienia dotyczące personelu - 5 lat (ust. „b” (2) Listy z 2010 r.) lub 50 lat (ust. 2 artykułu 22.1 prawo federalne z dnia 22 października 2004 r. Nr 125-FZ „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej”, z późniejszymi zmianami. z dnia 18.06.2017; dalej - ustawa federalna nr 125-FZ).

Po drugie, gdy organizacja zostanie zlikwidowana, zamówienia na personel zostaną przekazane do magazynu państwowego. Prawdopodobieństwo, że zamówienia na główną działalność zainteresują Fundusz Archiwalny Federacji Rosyjskiej, jest bardzo małe, więc najprawdopodobniej zostaną zniszczone.

Niuanse tworzenia przypadków. Zamówienia na personel są formowane w sprawy w ciągu roku kalendarzowego. Powinny istnieć co najmniej dwa przypadki: pierwszy - z okresem przydatności do spożycia 5, drugi - 50 lat. W przyszłości, gdy będzie więcej zamówień dla personelu, liczba spraw również wzrośnie. Na przykład utworzone zostaną osobne sprawy: „Nakazy w sprawie zapewnienia corocznego płatnego urlopu”, „Nakazy w sprawie zatrudnienia, zwolnienia, przeniesienia pracowników”, „Nakazy w sprawie udzielenia urlopu rodzicielskiego” itp. Jednak w pierwszych latach pracy organizacji zakres tematów zleceń nie jest zazwyczaj bardzo zróżnicowany, więc można sobie poradzić z dwiema rzeczami:

Przypadek 1 – nakazy udzielania corocznych płatnych urlopów, urlopów szkoleniowych, działania dyscyplinarne, o krótkoterminowych wyjazdach służbowych (okres przydatności do spożycia - 5 lat);

Przypadek 2 - nakazy przyjęcia, przeniesienia, zwolnienia, premie, urlop rodzicielski, urlop bez oszczędzania wynagrodzenie(okres trwałości - 50 lat).

UMOWY O PRACĘ, KARTY OSOBOWE, REJESTR PRACY

Umowy o pracę pracowników, ich karty personalne i książeczki pracy są dokumentami biurowymi oficera personalnego. Nie mówiliśmy o nich w sekcji „Wymagane dokumenty HR”, ponieważ nie są to lokalne przepisy, ale dokumenty, które dotyczą każdego pracownika osobiście. Wszystkie są wymagane:

Umowa o pracę – zgodnie z art. 56 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej;

Zeszyt ćwiczeń – zgodnie z Zasadami prowadzenia zeszytów ćwiczeń;

Karta imienna pracownika - konieczność jej utrzymania wskazuje pkt 12 Regulaminu prowadzenia książeczek pracy.

Karta osobista (ujednolicony formularz nr T-2) jest uruchamiana jednocześnie z przyjęciem pracownika do organizacji. Zawiera dane osobowe pracownika, wszystkie informacje o jego ruchach w organizacji, urlopach, nagrodach itp.

Umowa o pracę, karta osobowa i książeczka pracy są dokumentami ważnymi przez cały okres pracy pracownika w organizacji. Jeśli pracownik pracuje w organizacji od 20 lat, jego umowa o pracę, książeczka pracy i karta osobista przez 20 lat są sprawami zbywalnymi. Są zamykane przez pracę biurową dopiero po zwolnieniu pracownika.

Chociaż te trzy dokumenty są ważne, są one przechowywane przez oficera personalnego i są przechowywane tak, jak powinno być w przypadku dokumentów zawierających dane osobowe (więcej na ten temat poniżej).

Praca w biurze zamkniętym umowy o pracę i karty osobowe są przesyłane do przechowywania w archiwum personelu. Akta zatrudnienia są zwracane pracownikom po zwolnieniu. Oczywiście są wyjątki, kiedy z różnych powodów emerytowany pracownik nie odebrał swojej zeszytu ćwiczeń - zdarza się to od czasu do czasu. Należy pamiętać, że skoroszyt jest dokumentem podlegającym zwrotowi, a pracownik (lub jego osoby bliskie) teoretycznie może się o niego ubiegać przez cały okres przechowywania tego dokumentu, a okres ten wynosi 50 lat (ust. 2, art. 22 ust. Ustawa federalna nr 125-FZ) . Dlatego zapomniane zeszyty ćwiczeń nie są bynajmniej zszywane.

Niuanse tworzenia przypadków. Umowy o pracę i karty imienne w archiwum tworzą sprawy zwane „Umowami o pracę zwalnianych pracowników” i „Karty osobowe zwalnianych pracowników”. Sprawy te układa się w tomy w ten sam sposób: najpierw według lat zwolnienia, a następnie alfabetycznie według nazwisk byłych pracowników.

ARCHIWUM DOKUMENTÓW PERSONALNYCH: POŁOŻENIE FUNDAMENTU

Zgodnie z art. 17 ustawy federalnej nr 125-FZ organizacja jest zobowiązana do przechowywania dokumentów dotyczących personelu. O ile sekretarz pełni jedynie dodatkowo obowiązki oficera personalnego, to oczywiście nie będzie mógł prowadzić pełnego archiwum kadrowego. Następnie, gdy organizacja urośnie do działu personalnego, zajmą się tym specjaliści. Ale do tego czasu sekretarz będzie musiał spełnić obowiązkowe minimalne wymagania:

Zapewnij specjalny system przechowywania dokumentów osobowych wypełnionych w pracy biurowej (jest to podstawa przyszłego archiwum);

Formuj skrzynki według lat zgodnie z warunkami przechowywania;

Sporządzić roczne sekcje spisu spraw według personelu.

• Przestrzegamy specjalnego reżimu przechowywania dokumentów które zawierają dane osobowe. Specjalny reżim zakłada wyłączenie dostępu do nich osobom nieupoważnionym. Jeśli każdy metr powierzchni biurowej jest na wagę złota, a samo archiwum jest wciąż niewielkie, funkcje magazynowe może przejąć zwykła metalowa szafa zamykana na klucz. Ten mebel jest niedrogi, zajmuje mało miejsca i doskonale radzi sobie ze swoimi zadaniami. Powinien również przechowywać ważne dokumenty osobowe, w tym książeczki pracy, ponieważ jest to dokument o ścisłej odpowiedzialności (klauzula 42 Zasad prowadzenia ksiąg pracy). Do szafki powinno być kilka kluczy: jeden dla sekretarki, drugi np. dla głównego księgowego.
• Tworzymy sprawy według roku. Mówiliśmy o tworzeniu skrzynek według roku zgodnie z powyższymi okresami przechowywania. W ten sam sposób tworzone są sprawy z nakazami dotyczącymi personelu i dokumentów zwolnionych pracowników (umowy o pracę i karty osobiste).
• Sporządzamy listę spraw dla personelu. Jeśli chodzi o inwentaryzację spraw przez personel, jest ona zobowiązana do prowadzenia jej w pkt 4.12 Zasad organizowania przechowywania, pozyskiwania, księgowania i wykorzystywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów w organach państwowych, samorządach terytorialnych i organizacje (zatwierdzone zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 31 marca 2015 r. nr 526). Oferują również wzór tego dokumentu (Załącznik nr 15) (Przykład 6). Zasady wypełniania inwentarza spraw przez personel są jasno opisane w paragrafach. 8.1-8.4 działu 8 „Sporządzanie i wykonywanie spisu inwentarza” zalecenia metodologiczne„Organizacja dokumentów zarządczych stałego składowania i personelu”2. Podsumujmy je krótko:

Część roczna inwentarza za rok ubiegły jest sporządzana corocznie;

Wszystkie działy roczne inwentarza stanowią jeden inwentarz spraw według personelu;

Numeracja spraw w inwentarzu przebiega od końca do końca i przechodzi przez wszystkie działy roczne od pozycji nr 1 do pozycji 9999 (jeżeli dział roczny za 2015 r. kończył się numerem 13, to dział roczny inwentarza za 2016 rozpoczyna się od nr 14);

Każda jednostka magazynowa wpisywana jest do inwentarza pod własnym numerem seryjnym; jednostka magazynowa - 1 tom; tom powinien zawierać nie więcej niż 250 arkuszy dokumentów;

Każda roczna sekcja inwentarza spraw jest zatwierdzana przez dyrektora generalnego.