LIST POTWIERDZAJĄCY

Takie pismo zawiera informację o otrzymaniu jakiejkolwiek przesyłki (listu, telegramu, przelewu, paczki, towaru, przedmiotów wartościowych itp.), że sporządzony wcześniej dokument pozostaje w mocy (umowa, instrukcja itp.). List jest potwierdzeniem jakiegoś faktu, działania, rozmowy telefonicznej. List taki zaczyna się od słów pochodzących od czasownika „potwierdzać”.

Na przykład:

Potwierdzając otrzymanie Państwa propozycji zawartych w piśmie z dnia 25 czerwca 2005 roku, przesyłamy na Państwa adres kopie niezbędnych dokumentów.

Wysyłanie takich listów jest obowiązkową częścią relacji biznesowej. Terminowe ich wysłanie pozwala adresatowi na pozbycie się kontroli i uniemożliwienie mu otrzymania monitów w terminie.

LIST PRZYPOMINAJĄCY

Pismo zawiera informację o zbliżaniu się lub upływie terminu na wykonanie jakiegokolwiek zobowiązania lub zdarzenia. Taki list może być szczególnie zwięzły, zawierać jedną końcową część i z reguły zaczynać się od słowa „Przypomnienie”.

Na przykład:

Przypominamy, że zgodnie z umową nr 12/68 z dnia 05.12.2005 prace remontowo-budowlane należy zakończyć nie później niż w terminie określonym w umowie, tj. 20.08.2005.

PORĘCZENIE

Pismo takie jest dokumentem zapewniającym dopełnienie obowiązków w nim określonych.

W nim adresatowi zwykle gwarantuje się zapłatę lub zapewnienie czegoś (miejsca, pracy, badań itp.). Litery te pełnią podwyższoną funkcję prawną, dlatego prezentacja tekstu musi być niezwykle jasna i precyzyjna.

Na przykład:

Prosimy o przydzielenie sali na seminarium w dniu 14 lipca 2005 r. w godzinach 14.30 - 18.00.

Gwarantujemy płatność za wynajem lokalu z konta... w... banku.

LIST INICJATYWNY

To jest list, który wymaga odpowiedzi. Większość kategorii tych listów wyraża prośbę (sugestię, prośbę) skierowaną do adresata w celu rozwiązania jakiegoś problemu.

To najczęstszy rodzaj listów, których tematyka jest nieograniczona. Jednak ich charakter sugeruje możliwość pozytywnego lub negatywnego rozwiązania postawionego problemu.

Na przykład:

Zapraszamy do wzięcia udziału w pracach grupy eksperckiej.

Prosimy o powiadomienie nas o swojej decyzji listem nie później niż 20 grudnia 2005 r.

ODPOWIEDŹ NA LIST

List taki w swojej treści ma charakter zależny od listów inicjatywnych, gdyż temat ich tekstów został już ustalony i pozostaje zaproponować charakter rozwiązania kwestii poruszonych w listach inicjatywnych: akceptacja lub odmowa przyjęcia propozycja, spełnienie prośby.

Odpowiedź powinna być zawsze wyrażona w konkretnej i jasnej formie: czy wszystkie żądania mogą zostać spełnione, w jakim zakresie iw jakim terminie.

Jeżeli w piśmie znajduje się odmowa, należy ją krótko uzasadnić.

Istnieją szczególne wymagania dotyczące przetwarzania korespondencji wychodzącej. Wynika to z faktu, że ma ona charakter informacyjny i referencyjny. Sporządzając list serwisowy, należy wziąć pod uwagę wymagania GOST R 7.0.97-2016. Pozwoli to zachować przejrzystą strukturę dokumentu i zachować wymagany styl. komunikacja biznesowa, a także poprawnie ułóż szczegóły listu biznesowego.

Należy pamiętać, że GOST R 7.0.97-2016 ma charakter doradczy i organizacje mogą same opracowywać papiery firmowe dla korespondencja biznesowa. Zgodność z tym GOST jest obowiązkowa tylko dla federalnych organów wykonawczych.

Nagłówek dokumentu może być umieszczony wzdłużnie lub pod kątem (zwykle znajdują się tutaj szczegóły formularza listu, numery telefonów i adresy organizacji). Przykładowy list z narożnym układem detali to najczęstsza opcja we współczesnej pracy biurowej.

Przykładowy formularz listu ze szczegółami w narożnikach

W górnej części dokumentu wskazane są:

• data;
• numer;
• powołanie się na numer rejestracyjny i datę dokumentu (jeżeli korespondencja stanowi odpowiedź);
• tytuł tekstu ujęty w jednym zdaniu.

Nagłówek pisma serwisowego znajduje się pod numerem rejestracyjnym. Zawiera apel do adresata. PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. a pozycja adresata powinna znajdować się w prawym górnym rogu dokumentu. Wiadomość do odbiorcy jest zapisana pośrodku.

Od kogo i do kogo

Dane firmy nadawcy są najczęściej wskazane na papierze firmowym. Konieczne jest także prawidłowe wskazanie odbiorcy korespondencji, czyli danych adresata:

• Nazwa firmy;
• Nazwa jednostka strukturalna gdzie kierowana jest korespondencja wychodząca;
• pozycja odbiorcy;
• nazwisko i inicjały odbiorcy;
• adres pocztowy organizacji.

Przykładowy list na papierze firmowym

Warto pamiętać, że jeśli list o tej samej treści ma zostać wysłany do kilku odbiorców, to w pierwszej kolejności należy wskazać adres głównego odbiorcy, a dopiero potem pozostałych.

Na przykład:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Elki-Palki”

Dział prawny

Moskwa, ulica Zelenaya, 5

KOPIUJ

do dyrektora generalnego

LLC „Zielone Oddziały”

Simakov V.A.

Sankt Petersburg,

Ulica Frunzego, 3

Data i numer

Po podpisaniu dokumentu wychodzącego stempluje się na nim datę. Data może być w formacie 17.05.2019 lub 17.05.2020. W przypadkach, gdy data jest podana w dokumencie kilkukrotnie, zaleca się zachowanie tego samego stylu zapisu.

Numer rejestracyjny nadawany jest zgodnie z przyjętym przez organizację systemem rejestracji dokumentacji wychodzącej i dopiero po podpisaniu dokumentu. Numer rejestracyjny składa się z numeru seryjnego dokumentu, który można uzupełnić indeksem sprawy lub literami.

Należy pamiętać, że zarejestrowanie dokumentu wychodzącego ułatwia zarówno Tobie, jak i Twojemu odbiorcy obsługę poczty.

Odpowiadając na otrzymaną korespondencję urzędową, należy uzupełnić dane „link do numeru rejestracyjnego i daty żądania”. W takim przypadku w odpowiedzi na list wskazuje się datę i numer otrzymanej wiadomości. Zapewni to szybsze przetwarzanie korespondencji u odbiorcy.

Kto podpisuje

Korespondencję urzędową podpisują głównie menadżerowie, a w przypadku jego nieobecności w miejscu pracy – jego zastępcy lub inne osoby. urzędnicy którzy pełnią obowiązki kierownika w czasie jego nieobecności.

Warto pamiętać, że współczesna korespondencja biznesowa wysyłana jest nie tylko pocztą, ale także telegrafem, faksem i pocztą elektroniczną.

Czy muszę wskazywać artystę?

Pomimo tego, że każdą wiadomość biznesową podpisuje szef firmy lub upoważnione przez niego osoby, samą korespondencję prowadzi zwykły zwykły pracownik, czyli dyrektor. To jego imię i nazwisko oraz dane kontaktowe podajemy w tej części.

Informacje o artyście znajdują się zawsze na samym dole, w ostatnich linijkach. Zapisane jest pełne imię i nazwisko, patronimika i nazwisko pracownika, jego numer telefonu kontaktowego w nowym wierszu, a jeszcze niżej - jego adres e-mail. Czcionkę pozostawiamy taką samą.

Czy jest znaczek?

Pisma zwykle nie są stemplowane, jednak jeśli korespondencja wychodząca ma charakter urzędowy, jest prowadzona na papierze firmowym organizacji i ma na celu nawiązanie stosunków prawnych z kimś lub inną organizacją i odpowiada za wszystkie stanowiska wyrażone w piśmie, kierownictwo może chcieć dodać dodatkowe szczegóły w postaci pieczęci.

Z zewnątrz system finansowania państwa przypomina gęsty las, w którym łatwo się zgubić, a jeszcze łatwiej coś zepsuć. Jednak od czasu do czasu z tego „lasu” wychodzą ludzie obładowani rządowymi pieniędzmi. Oznacza to, że jest to zadanie całkowicie wykonalne. A naukowcy, czyli z definicji mądrzy ludzie, są w stanie go rozwiązać. Trzeba tylko wiedzieć, co i kiedy robić.

Na początek nie należy czekać, aż Ministerstwo Edukacji i Nauki zacznie ogłaszać konkursy. Najprawdopodobniej będą poruszać tematy, które są poza Twoimi zainteresowaniami. Albo same zadania zawarte w tych konkursach okażą się dla Ciebie niemożliwe do wykonania. Dlatego takie oczekiwanie nie ma sensu. Głównie ponieważ główna Praca Otrzymywanie pieniędzy rządowych na rozwój naukowy następuje na wcześniejszym etapie, na którym składane są propozycje dotyczące kształtowania tematów i wielkości finansowania.

Naukowcy wielokrotnie podkreślali, że urzędnicy nie wiedzą, co jest dla państwa ważniejsze, która nauka jest ważniejsza, które badania warto rozwijać, a które nie. Najciekawsze jest to, że urzędnicy nie kłócą się z tym. I mówią, że propozycje inicjatyw dotyczące tworzenia tematów rozwiązują ten problem. Przecież są one zgłaszane przez samych naukowców, a ich znaczenie i przydatność oceniają inni naukowcy. Ministerstwo zgadza się z opinią ekspertów i przeznacza pieniądze.

Jak wypełnić wniosek

Najważniejszą rzeczą przy wypełnianiu propozycji inicjatywy jest pamiętanie, że to także praca. Co więcej, jest to praca, do której nikt specjalnie nie szkoli naukowców. Dlaczego to temat na inną dyskusję. Najważniejsze jest to, że w tej sytuacji nie można tego naprawić w ciągu minuty. Dlatego warto albo zatrudnić kogoś, kto wie, jak wypełnić dokumenty, albo usiąść i naprawdę rozgryźć to samodzielnie. Szczegółowe instrukcje, choć nie napisane w najbardziej przystępnym języku, są dostępne na stronie internetowej Dyrekcji Programów Naukowo-Technicznych. Ponadto wiele organizacji monitorujących prawidłową realizację umów (nazywa się je organizacjami monitorującymi) wydaje własne instrukcje dotyczące wypełniania odpowiednich dokumentów. Część z nich gromadzona jest w naszym systemie. I nadal będziemy je gromadzić w jednym miejscu. Dodatkowo jednocześnie postaramy się to przedstawić w przystępnym języku. Czy to prawda, w prostych słowach Można wyjaśnić jedynie ogólny obraz. W pewnym momencie nadal będziesz musiał odwołać się do instrukcji kierunkowych. Bo jeśli jakieś pole trzeba wypełnić tak, a nie inaczej, to nie da się tego powiedzieć inaczej.

Wypełniając wniosek inicjatywy (a następnie składając raporty) warto pamiętać o kilku ważnych kwestiach.

We wszystkich dokumentach ta sama część dzieła lub szczegółu powinna być nazywana tak samo. Urzędnicy nie rozumieją synonimów. A jeśli nazwiesz swoją cząsteczkę kompleksem pi w jednej części i klastrem w drugiej, możesz być pewien, że propozycja nie zostanie przyjęta. To samo tyczy się portalu, który nazwano systemem.

Jeśli zasady składania oferty mówią, że coś musi znajdować się w takim a takim miejscu, możesz być pewien, że nic innego nie może się tam znaleźć. Ale wszystko, co jest wymienione, musi tam być. I dokładnie we wskazanym miejscu. W końcu nie wlewa się wody do kwasu, prawda? Nie zmuszaj więc innych osób do zagłębienia się w Twój wniosek, daj im możliwość przemyślenia jego treści.

Ale najważniejsze jest przemyślenie całej nadchodzącej pracy od początku do końca. Jeśli Twoja propozycja zostanie przyjęta, a następnie otrzymasz pieniądze za swoją pracę, będziesz musiał zrobić wszystko, co nie jest zawarte w warunkach umowy, „na własny koszt”. Studium wykonalności, zakres zadań i plan kalendarza pomogą Ci wszystko przemyśleć. I, co najważniejsze, nota wyjaśniająca, w której musisz wyjaśnić w popularnym języku, co zamierzasz zrobić i dlaczego.

Propozycja inicjatywy to nie tylko rzucona z góry myśl z cyklu „Musimy uprawiać niebieskie banany w Arktyce”, ale bardzo przejrzysty biznesplan. Przypomnijmy, że składa się z następujących elementów:

• Notatka wyjaśniająca
• Zadanie techniczne
• Studium wykonalności
• Plan kalendarza

Razem tworzą całościowe wrażenie projektu, który nowy system finansowanie (bez osławionej ustawy federalnej nr 94) faktycznie daje autorowi wniosku ogromną przewagę w kolejnym konkursie.

Z czego składa się propozycja inicjatywy dotycząca tworzenia tematów?

Jedna z głównych organizacji monitorujących, od dawna współpracująca z Ministerstwem Edukacji i Nauki oraz Dyrekcją NTP, wyjaśniła, co powinien zawierać każdy dokument.

Nota wyjaśniająca (EP) powinien zawierać podstawowe informacje o organizacji inicjującej, a także szczegółowe uzasadnienie proponowanego tematu badawczego. Sekcje przewidziane w nocie wyjaśniającej muszą posiadać szczegółowe uzasadnienie i opis:

1) Dlaczego konieczne jest zamówienie tego projektu:

Znaczenie projektu;

Opis rozwiązywanych problemów, postawionego zadania i proponowanych podejść do jego rozwiązania;

Krótki opis pracy;

Charakterystyka oczekiwanego wyniku gospodarczego kraju

2) Jaki wynik naukowo-techniczny powinien zostać uzyskany w wyniku prac nad projektem:

Opis planowanych rezultatów;

Opis potencjalnych odbiorców wyniku naukowego;

3) Jakie organizacje mogą wziąć udział w konkursie na realizację tego projektu?

4) Wdrożenie wskaźników i wskaźników działań programowych Programu w ramach tego projektu

5) Oszacowanie ram czasowych pełnej realizacji tego projektu

6) Oszacowanie kosztów projektu i wielkości dofinansowania:

Wielkość środków budżetu federalnego;

Wysokość środków ze źródeł pozabudżetowych.

Specyfikacje techniczne (TOR) - dokument źródłowy do prac naukowo-badawczych (B+R). Specyfikacja techniczna zawiera najważniejsze wymagania techniczne wymagania dotyczące wyniku pracy i wstępne dane do opracowania; Specyfikacje techniczne wskazują cel wyniku, zakres jego zastosowania, etapy opracowywania dokumentacji, jej skład, terminy wykonania itp., a także specjalne wymagania wynikające ze specyfiki samego wyniku lub warunków jego wykonania. jego działanie.

Studium wykonalności (TES)- analizy, obliczenia, oceny możliwości ekonomicznej realizacji zaproponowanego projektu budowy nowego obiektu technicznego, modernizacji i przebudowy obiektów istniejących. Na podstawie porównawczej oceny kosztów i wyników ustalenia efektywności stosowania.

Studium wykonalności musi zawierać:

1. Uzasadnienie zakresu i terminu prac

2. Oszacowanie kosztów prac i uzasadnienie kwot dofinansowania, w tym:

• Uzasadnienie kosztu wykonania pracy na koszt budżetu federalnego
• Uzasadnienie wielkości i możliwości pozyskania środków pozabudżetowych

Projekt planie kalendarza prac nad proponowanymi pracami B+R, ze wskazaniem etapów, treści, harmonogramu i kosztów planowanych prac, powinno stać się dokumentem wynikowym, opracowanym i przedstawionym przez inicjatora w oparciu o uzasadnienia podane w poprzednich częściach wniosku. Projekt planu kalendarza powinien następnie stać się podstawą do stworzenia dokumentacji konkurencyjnej i część integralna kontrakt rządowy.

Listy biznesowe są pisane podczas komunikacji z partnerami przy niemal każdej okazji. Gotowe przykłady i zasady sporządzania takich dokumentów znajdziesz w artykule.

List biznesowy można zdefiniować jako dokument wysyłany w imieniu całej firmy do innej firmy, indywidualnego przedsiębiorcy lub osoby fizycznej (na przykład inwestora). Zasadniczo wszelka korespondencja firmowa to listy biznesowe. Ich cel jest zupełnie inny:

1. o współpracy.
2. współpraca, negocjacje.
3. Przypomnienie o konieczności wywiązania się z obowiązków wynikających z umowy.
4. Wyjaśnienie swojego stanowiska, odpowiedź na wcześniej wysłany list i wiele innych.

Dokument jest zwykle sporządzany na papierze firmowym i można go przesłać pocztą tradycyjną lub e-mailem. Jeśli jednak partner jest dla nas szczególnie ważny, najlepiej wydrukować go na wysokiej jakości, grubym papierze i przekazać osobiście lub kurierem. Struktura listu przypomina typowy dokument biznesowy – można to schematycznie przedstawić w ten sposób.

Na co zwrócić uwagę podczas kompilacji

Nie ma konkretnych zasad ani wzorów dla takich listów, więc ich struktura, objętość i wygląd w dużej mierze zależą od konkretnego przypadku. Na przykład powiadomienie będzie dość zwięzłe (3-4 akapity), ale rekomendacja pracownika lub propozycja biznesowa może zająć więcej niż jedną stronę.

Jednak jest ich też kilka Główne zasady, na co należy zwrócić uwagę podczas sporządzania pracy:

1. Sam dokument nie ma żadnej mocy prawnej, ale jest sporządzony zgodnie ze wszystkimi zasadami wykonania. Jej struktura i styl prezentacji muszą być zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami współczesnego obiegu dokumentów.
2. Zdania są zbudowane logicznie, w przejrzystej kolejności. Nie ma wyrażeń ozdobnych, złożonych, emocjonalnych, a zwłaszcza potocznych. Tonacja jest neutralna.
3. Prezentacja zawsze prowadzona jest tylko od 1 osoby – albo w liczbie pojedynczej, jeśli tekst jest pisany bezpośrednio od menadżera, albo w liczbie mnogiej, jeśli jest pisany w imieniu całej firmy.
4. Określony jest konkretny cel opracowania i oczekiwane działania adresata (wysłanie odpowiedzi, rozważenie kandydatury pracownika, wyrażenie zgody na negocjacje, przesłanie dokumentu itp.).
5. W artykule nie odzwierciedlają indywidualnych interesów menedżera czy innych pracowników, ale cele firmy jako zespołu. Jeśli potrzebujesz nawiązać kontakt osobisty, warto zrobić to inaczej i nie pozycjonować się w roli przedstawiciela firmy.

TOP 5 błędów podczas pisania

Błędy można podzielić na 2 duże grupy – niektóre kojarzą się z pisaniem jako tekstem (naruszenie logiki, słownictwa, innych norm językowych), inne – z naruszeniem samej etykiety biznesowej:

1. Niedopuszczalne są błędy ortograficzne i interpunkcyjne – przed wysłaniem należy zawsze sprawdzić treść listu przynajmniej 1-2 razy.
2. Naruszenie biznesowego stylu prezentacji, obecność wyrażeń emocjonalnych, nadmierna uprzejmość lub, odwrotnie, surowość.
3. Wydźwięk negatywny – nawet groźby należy pisać bez zbędnych słów – np.: „Zastrzegamy sobie prawo skierowania sprawy do sądu w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego pisma”.
4. Za duża lub odwrotnie, za mała objętość. Zwykle cały tekst mieści się na 1-2 stronach. Nie oznacza to jednak, że nie należy przekazywać partnerowi wszystkich ważnych informacji. Do aplikacji można dołączać dane wolumetryczne, diagramy, formularze dokumentów.
5. Pozbawienie rozmówcy prawa wyboru. Nie należy na przykład pisać: „Prosimy o zapoznanie się i zatwierdzenie ostatecznej wersji umowy”.

Typowe frazy szablonowe

Użyj w tekście standardowych zwrotów charakterystycznych dla przemówienie biznesowe– zjawisko zupełnie normalne, a nawet pożądane. Poniżej znajduje się lista najpopularniejszych klisz stosowanych w różnych sytuacjach.

Próbki 2020

Oto kilka gotowych przykładów liter, które możesz wykorzystać jako wskazówkę podczas komponowania własnej wersji.

Poproś o dane

Wniosek

Oferta handlowa

Poręczenie

Prawo

Wdzięczność

Przeprosiny

Sporządzanie różnego rodzaju pism biznesowych jest niezbędną częścią pracy przedstawicieli biznesu. Dzięki takim komunikatom zyskują możliwość rozwiązywania problemów handlowych w sposób najbardziej przystępny, najszybszy i optymalny.

AKTA

Jakie są rodzaje listów biznesowych?

Tradycyjnie listy biznesowe można podzielić na kilka głównych kategorii:

• list gratulacyjny;
• poczta informacyjna;
• i tak dalej.

Odpowiedzi na wszystkie te listy, które są jednocześnie częścią oficjalnej korespondencji służbowej i są pisane według określonych kanonów, można oznaczyć jako osobną pozycję.

Kto powinien występować w roli autora listu?

Listy biznesowe muszą zawsze zawierać podpis. W takim wypadku pismo może bezpośrednio sporządzić każdy pracownik spółki, którego kompetencje obejmują tę funkcję lub który jest do tego upoważniony na polecenie dyrektora. Zwykle jest to specjalista lub kierownik jednostki strukturalnej, której jurysdykcja obejmuje temat wiadomości. Niezależnie jednak od tego, kto jest zaangażowany w pisanie, pismo w każdym przypadku należy przedłożyć kierownikowi do zatwierdzenia, pamiętając, że jest pisane w imieniu firmy.

Ogólne zasady pisania listów biznesowych

Wszelkie komunikaty biznesowe powinny odnosić się wyłącznie do działalności firmy lub okoliczności z nią związanych. Jednocześnie, niezależnie od treści, muszą spełniać określone wymagania.

Przede wszystkim jest to pewna konstrukcja. Wiadomość powinna zawsze zawierać:

• data napisania,
• dane nadawcy i odbiorcy,
• grzeczny adres adresowy (w formie sformułowania „Szanowny Iwanie Pietrowiczu”, „Szanowna Eleno Grigoriewno”),

Warto zaznaczyć, że listy można kierować zarówno do poszczególnych pracowników, jak i całych zespołów (w tym przypadku wystarczy ograniczyć się do pozdrowienia „Dzień dobry!”).

Do listu można dołączyć różne dodatkowe dokumenty, zdjęcia i dowody wideo – jeśli takowe istnieją, należy to odzwierciedlić w tekście głównym.

List można sporządzić na zwykłej kartce formatu A4 lub na papierze firmowym organizacji. Druga opcja jest lepsza, ponieważ nie wymaga ręcznego wpisywania danych firmy, a ponadto taki list wygląda bardziej przyzwoicie i po raz kolejny wskazuje, że wiadomość należy do korespondencji urzędowej. Może być napisany pismem odręcznym (szczególnie sprawdzają się listy pisane kaligraficznym pismem) lub wydrukowany na komputerze (wygodne, gdy trzeba utworzyć kilka kopii listu).

Pismo musi być poświadczone podpisem, ale nie jest konieczne jego stemplowanie, gdyż od 2016 roku osoby prawne zwolnieni z konieczności wykorzystywania fok w swojej działalności.

Przed wysłaniem wiadomość, jeśli zajdzie taka potrzeba, jest rejestrowana w dzienniku dokumentacji wychodzącej, w którym przypisywany jest jej numer i ustalana jest data wyjazdu.

Na co zwrócić uwagę pisząc list

Pisząc list, należy uważnie monitorować pisownię, przestrzegać zasad i norm języka rosyjskiego pod względem słownictwa, gramatyki, interpunkcji itp. Odbiorcy zawsze zwracają uwagę na to, jak dobrze zaprezentowane i sformatowane są myśli zawarte w przekazie.

Nie zapominajmy, że przeprowadzone badania jednoznacznie wskazują, że ludzie nie są skłonni spędzić na czytaniu tego rodzaju listów więcej niż jednej minuty.

List musi być napisany w odpowiedniej formie, bez „rozrzucania myśli po drzewie”, raczej krótko i zwięźle, na temat. Każdy nowy temat powinien być przedstawiony w formie osobnego akapitu, który w razie potrzeby należy podzielić na akapity. Dodatkowo zwięzły i jasny list da odbiorcy znać, że autor ceni swój czas. W tym przypadku trafne jest powiedzenie „zwięzłość jest siostrą talentu”.

Czego nie wolno w piśmie biznesowym

W listy biznesowe Całkowicie nie do przyjęcia jest bezczelny lub frywolny ton, podobnie jak nadmiernie suchy tekst i banalne „klisze”. Należy także unikać skomplikowanych sformułowań, dużej ilości wyrażeń imiesłowowych i przysłówkowych oraz specjalnej terminologii zrozumiałej dla wąskiego kręgu specjalistów.

W piśmie nie mogą znajdować się informacje niezweryfikowane, nierzetelne, a w szczególności celowo fałszywe.

Należy mieć na uwadze, że tego typu wiadomości nie są jedynie częścią rutynowej korespondencji służbowej, ale w wielu przypadkach odnoszą się także do dokumentów urzędowych, które w późniejszym czasie mogą zyskać status dokumentów mających znaczenie prawnie.

Jak wysłać list

Każdą oficjalną wiadomość można wysłać na kilka głównych sposobów.

1. Pierwsza, najnowocześniejsza i najszybsza, odbywa się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jest to wygodne i szybkie, a także umożliwia przesyłanie informacji o niemal nieograniczonej objętości.

   Jest tu tylko jeden minus – jeśli odbiorca ma dużą ilość korespondencji, list może łatwo zaginąć lub wylądować w folderze Spam, dlatego wysyłając listy w ten sposób warto dodatkowo upewnić się, że list ma otrzymano (poprzez zwykłą rozmowę telefoniczną).

2. Drugi sposób: konserwatywny, który umożliwia wysłanie wiadomości Pocztą Rosyjską. W takim przypadku zaleca się skorzystanie z funkcji wysłania listem poleconym za potwierdzeniem odbioru – forma ta gwarantuje, że list dotrze do adresata, o czym odbiorca otrzyma specjalne powiadomienie.

   Zazwyczaj wysyłkę pocztą tradycyjną stosuje się w przypadkach, gdy przesyłane są oryginalne dokumenty, pisma poświadczone żywymi podpisami i pieczęciami.

3. Można także wysłać pismo faksem lub różnymi komunikatorami internetowymi, ale pod warunkiem, że powiązania między wspólnikami są na tyle bliskie, że umożliwiają tego typu korespondencję.