Sukces w działalności każdej organizacji, firmy handlowej czy przedsiębiorstwa jest nierozerwalnie związany z kulturą zachowania i etykietą. Wszystkie działania kierownika, pracowników z pewnością muszą uwzględniać zasady dobrego smaku i odpowiadać zaistniałej sytuacji.

Jednym z najważniejszych elementów etykiety jest korespondencja biznesowa.

Szacuje się, że prawie 50% czasu pracy przypada na znajomość papierów i poczty. Jest to jednak konieczne, ponieważ kompetentna korespondencja biznesowa może znacznie zwiększyć obroty firmy, przyspieszyć interakcję różnych służb i działów.

Oczywiście są tu pewne wzorce i na pewno zostaną omówione w tym artykule. Zasady korespondencji biznesowej od dawna są ujednolicone. Istniejący GOST R.6.30-2003 pomoże poprawnie umieścić tekst na arkuszu, powie ci, jakie wcięcia, marginesy, czcionki. Korespondencja biznesowa charakteryzuje się jednolitością i powtarzalnością zwrotów mowy.

Jednak każda litera jest inna. Duży ślad pozostawia na nim tożsamość nadawcy, jego stanowisko, sytuacja i adresat. Korespondencja biznesowa to w pewnym stopniu połączenie kreatywności i żmudnej pracy.

Rodzaje korespondencji biznesowej

Obieg dokumentów odbywa się na papierze oraz za pośrednictwem poczty e-mail.

Całą korespondencję w przedsiębiorstwie można warunkowo podzielić na następujące grupy:

Korespondencja oficjalna/nieoficjalna;

Wewnętrzny i zewnętrzny.

Oficjalna korespondencja jest oferty handlowe, podziękowania i gwarancje, umowy handlowe, zamówienia dla przedsiębiorstwa, obowiązki służbowe, prośby, żądania, roszczenia.

Korespondencja nieformalna to różne gratulacje partnerów biznesowych, klientów, pracowników; kondolencje, przeprosiny, zaproszenia i podziękowania.

Dokumenty wewnętrzne krążą tylko między działami jednego przedsiębiorstwa, dokumenty zewnętrzne wychodzą poza niego.

Zasady dotyczące korespondencji biznesowej: treść wewnętrzna

Głównym wymaganiem jest zwięzłość i pojemność pisma. Nie rozciągaj tekstu na kilka stron. Najlepiej jest trzymać się jednego.

Zasady korespondencji biznesowej polegają na wykluczeniu z tekstu złożonych, niezrozumiałych, obcych i wysoce specjalistycznych słów i wyrażeń. Wszystkie zdania powinny być krótkie, z głównymi przemyśleniami autora i bez słowa „woda”.

Unikaj podwójnych interpretacji w liście, w przeciwnym razie, jeśli pojawią się spory, trudniej będzie obronić swój punkt widzenia i udowodnić, co miałeś na myśli przez określone zdanie.

Zasady rejestracji korespondencji biznesowej zobowiązują pisarza do zadzwonienia do adresata po imieniu i nazwisku, przed którym należy wskazać odwołanie „Szanowni (s) ...”. I zawsze na „Ty”, nawet jeśli odbiorca listu ma dobre, przyjacielskie relacje.

We wstępie, oprócz wskazania nazwiska i imienia, wskazany jest główny cel wiadomości. Przykłady korespondencji biznesowej znają wystarczającą ilość szablonów i pieczątek na takie przypadki: „W związku z poprzednim pismem…”, „Przypominamy…”, „Informujemy…” i inne.

Złagodzić odpowiedź niekorzystną dla odbiorcy (odmowa oferty, odmowa współpracy) zwrotami: „Niestety nie będziemy mogli skorzystać z proponowanych warunków…” lub podobnych.

Zewnętrzna dokumentacja papierkowa

Każdy list biznesowy musi być napisany na papierze firmowym z danymi firmy i wszystkimi danymi kontaktowymi.

Pamiętaj, aby wprowadzić dokładną datę dokumentu.

W prawym górnym rogu arkusza znajdują się inicjały adresata i adres firmy odbiorcy.

Podziel tekst na semantyczne akapity, aby czytelnik mógł go łatwiej zrozumieć i dostrzec. Nie więcej niż 4-5 linii.

Pisanie wszystkich słów dużymi (dużymi) literami jest złą formą.

Do pisma można dołączyć dokumenty. W takim przypadku są one wymienione w osobnym wierszu w lewej dolnej części arkusza. Ze względu na etykietę biznesową, odpowiedź na pismo musi być otrzymana w ciągu 10 dni. Jeżeli problem wymaga więcej czasu na jego rozwiązanie, adresat musi o tym powiadomić.

Po napisaniu należy ponownie dokładnie sprawdzić tekst pod kątem błędów, zarówno ortograficznych, jak i gramatycznych. Jeśli masz czas, odłóż list i wróć do niego później. Z reguły zostaną odkryte nieścisłości, których początkowo nie zauważono. Ta rada jest najważniejsza podczas odpowiadania na reklamację klienta. Nie powinieneś jeszcze bardziej denerwować osoby niepiśmiennym listem.

Gdy dokument zostanie napisany i sprawdzony kilka razy, wydrukuj go na papierze A4. Ten rozmiar jest standardowo stosowany w każdej korespondencji, nawet jeśli sam tekst zajmuje tylko połowę strony.

Sprawdź atrament w drukarce przed drukowaniem, aby uniknąć smug i niechlujstwa.

W niektórych przypadkach możesz dołączyć swoją wizytówkę do dokumentu, a sam wydrukowany arkusz do przezroczystego pliku.

Za dobrą formę uważa się również firmową kopertę z logo firmy.

Zasady prowadzenia korespondencji biznesowej na płaszczyźnie nieformalnej są często bardziej emocjonalne niż w dokumentach biznesowych i mniej stemplowane. Odpowiednie są tutaj skróty, użycie kolorowych przymiotników, na przykład w gratulacjach: niesamowite, sympatyczne, miłe.

e-maile biznesowe

Fakt, że nie wysyłasz korespondencji w kopercie przez sieć pocztową, nie powinien się rozluźniać. W tych przypadkach obowiązują również zasady prowadzenia korespondencji biznesowej.

Kompetentne i poprawne elektroniczne komunikaty biznesowe tworzą pozytywny wizerunek zarówno przedsiębiorstwa, jak i jednostki. Reputacja w biznesie jest bardzo warta!

Podstawowe zasady korespondencji e-mailowej

Używaj służbowego adresu e-mail tylko zgodnie z jego przeznaczeniem.

Zwróć uwagę na nazwę skrzynki pocztowej. Nie dopuszczaj do pracy nieprawidłowych nazw, takich jak „dziecko”, „superman”, nawet jeśli są one wskazane w angielskiej transkrypcji.

Zawsze wypełniaj kolumnę „temat”, w przeciwnym razie Twój list może trafić do spamu. Opisy takie jak „plan”, „lista”, „oferta”, „raport” nie będą działać. W skrzynce pocztowej odbiorcy może znajdować się sporo podobnych listów. Jak najdokładniej opisz, o czym jest Twoja wiadomość. Nie używaj więcej niż pięciu słów. Napisz temat z dużej litery. Nie musisz wstawiać kropki na końcu.

Jeśli odpowiadasz na otrzymaną wcześniej wiadomość e-mail, usuń „Re” w temacie.

Styl komunikacji

Zachowaj format listu biznesowego. Usuń groźby, błaganie, rozkazujący ton.

Zasady elektronicznej korespondencji biznesowej nie pozwalają na używanie w tekście emotikonów, dużej liczby pytajników czy wykrzykników.

Bądź uprzejmy. Obowiązkowe powitanie na początku i pożegnanie z rozmówcą na końcu to dobra forma. Na przykład „Z szacunkiem…” lub tak: „Z poważaniem…”.

E-mail biznesowy i jego „złota zasada”: nie mieszaj kilku różnych tematów w jednej wiadomości. Lepiej wysłać serię listów.

E-mail powinien być dwa razy krótszy niż papierowy.

Praca z załącznikami

Jeśli jest zbyt dużo informacji do wysłania, nie umieszczaj ich wszystkich w treści listu, ale dołącz jako osobne dokumenty w załączniku.

Dla wygody odbiorcy zmień nazwy przygotowanych dokumentów na nazwy dla niego zrozumiałe. To pokaże Twoje zainteresowanie i przekona Cię. Zastanów się, ile folderów roboczych odbiorca ma na swoim komputerze i jak będzie wśród nich wyszukiwać Twój list.

Pamiętaj, aby poinformować odbiorcę o wysyłanych plikach, aby nie uznał ich za przypadkowy wirus. Archiwizuj duże dokumenty.

A zbyt duże załączniki (od 200 kb) najlepiej wysyłać w inny sposób, np. przez serwer ftp.

Format taki jak COM, EXE, CMD, PIF i wiele innych, niektóre serwery pocztowe nie zezwalają i blokują.

Jeśli było kilku adresatów twojego listu, nie bądź zbyt leniwy, aby za każdym razem usuwać wszystkie dowody masowego przesyłania dalej. Takie dodatkowe informacje w ogóle nie są potrzebne adresatowi. Pomoże Ci komenda „ślepa kopia”.

Zasady prowadzenia korespondencji biznesowej drogą elektroniczną polegają na poinformowaniu drugiej strony o otrzymaniu korespondencji. Jeśli w tej chwili nie można odpowiedzieć, powiadom o tym rozmówcę. Zapisz historię korespondencji, aby uniknąć dalszych pytań i postępowań.

Jeśli odpowiedź jest ważna i pilna, dopuszcza się dodatkowe powiadomienie adresata telefonicznie, Skype lub ICQ. Jeśli nawet po tym nie można było osiągnąć pozytywnego wyniku, przypomnij sobie ponownie.

Nierzadko zdarza się, że prośba o dokument zwraca pusty list z załączonym plikiem. To jest niedopuszczalne. Przykłady korespondencji biznesowej wymagają obowiązkowego umieszczenia odpowiednich informacji w treści dokumentu. Na przykład to: „Wysyłam niezbędne dane na Twoją prośbę”.

Nie zapomnij podać współrzędnych na końcu listu: wszystkie dostępne środki komunikacji, stanowisko, strona internetowa firmy, linki do sieci społecznościowych.

Pisząc kontakty organizacji, podaj jak najwięcej informacji - numer telefonu z numerem kierunkowym, adres z kodem pocztowym. W końcu Twoja komunikacja odbywa się nie tylko z mieszkańcami Twojego regionu. Jeśli masz wszystkie dane, łatwiej będzie Ci się z Tobą skontaktować.

I ostatnia zasada: kto rozpoczął korespondencję, musi zakończyć elektroniczny dialog.

Wniosek

Pisanie biznesu to delikatna sprawa. Czasem wystarczy jedno spojrzenie, aby wyrobić sobie jednoznaczną opinię o osobie i organizacji, którą reprezentuje. Znajomość zasad pisania biznesowego może przejść długą drogę w Twojej karierze.

Korespondencja biznesowa

Umiejętność pisania- jedna z kluczowych umiejętności w życiu człowieka. Oczywiście jest wiele obszarów, w których umiejętność jasnego wyrażania myśli jest wysoko ceniona, ale w tym podręcznik do nauki szerzej ujawniane są problemy związane z tak ważną sferą ludzkiej działalności, jaką są relacje usługowe i biznes. Tutaj umiejętność pisania implikuje umiejętność poprawnego komponowania listy biznesowe i prowadzenia korespondencji biznesowej w ogóle.

List biznesowy- pisemne odwołanie do urzędnika, sporządzone zgodnie z zasadami korespondencji. List pozostaje głównym środkiem komunikacji pomiędzy różnymi firmami, organizacjami czy instytucjami. Za pomocą listów handlowych wymienia się informacje, składa oferty, prowadzi negocjacje, składa reklamacje, składa podziękowania itp.

Bez przesady można powiedzieć: to jeden z najczęstszych rodzajów dokumentów biurowych. Powodzenie w rozwiązaniu konkretnych problemów, a co za tym idzie całego przedsiębiorstwa lub firmy jako całości, w dużej mierze zależy od tego, jak trafny, czytelny i poprawny jest tekst komunikatu.

Rodzaje listów biznesowych:

• 1. Zawiadomienia;
• 2. Listy przypominające;
• 3. Zaproszenia;
• 4. Listy z prośbą;
• 5. Listy ofertowe;
• 6. List zakazu;
• 7. Listy potwierdzające;
• 8. Porozumienia;
• 9. Listy odmowy;
• 10. Listy informacyjne i wyjaśniające;
• 11. Okólniki;
• 12. Zezwolenia;
• 13. Listy motywacyjne;
• 14. Listy gwarancyjne.

Rodzaje korespondencji biznesowej

Internet stał się częścią naszego życia i dostosował się do otoczenia biznesowego. Postęp nie stoi w miejscu; konserwatywne formy komunikacji biznesowej od dawna wypierają jej współczesne prototypy. Dotyczy to e-maili i wiadomości SMS.

E-mail to bardzo szczególny rodzaj komunikacji, który w razie potrzeby umożliwia komunikację w trybie interaktywnym, w trybie telekonferencji itp. i reprezentujących zarówno duże możliwości, jak i duże trudności ze względu na specyfikę prowadzenia korespondencji elektronicznej. E-maile stały się niezbędne w komunikacji międzynarodowej; Internet znacznie przyspieszył proces przesyłania wiadomości. E-mail jest równoznaczny z listem na papierze firmowym w sensie prawnym (pod warunkiem, że jest napisany poprawnie). Jego styl praktycznie nie różni się od stylu zwykłego pisania i nie ma specjalnych zaleceń w tym zakresie. Podczas redagowania i wysyłania e-maili należy wziąć pod uwagę tylko kilka rzeczy.

Oprócz e-maili, wiadomości SMS (MFA: [?s?m??s], skrót z angielskiego. Short Messaging Service - "usługa krótkich wiadomości") mocno weszły w życie codzienne - technologia, która pozwala odbierać i przesyłać krótkie wiadomości tekstowe za pomocą telefonu komórkowego. Do tej pory jest uwzględniony w standardach komunikacji komórkowej.Uczestnicy mają komunikacja biznesowa stała się możliwa wymiana krótkich wiadomości (nie więcej niż 160 znaków). Służą one najczęściej do przesyłania danych cyfrowych, krótkiej informacji o określonych faktach i zdarzeniach, a także do szybkiego wyjaśnienia wszelkich szczegółów. Takie wiadomości nie zawierają serwisowej części treści wymaganej dla tradycyjnych form korespondencji biznesowej. Kolejną cechą wiadomości SMS jest stosowanie akronimów Akromnim (z greki. Lxpt - najwyższy, extreme + nkhmpt - nazwa) - rodzaj skrótu tworzonego przez początkowe dźwięki (np. NATO, uniwersytet, NASA, TASS). W rzeczywistości akronim to słowo, które jest skrótem, który można wymawiać razem (w przeciwieństwie do skrótu, który jest pisany, na przykład: KGB - "ka-ge-be"). Niektóre akronimy (na przykład: laser, uniwersytet) w rzeczywistości stały się niezależnymi słowami i są używane jako rzeczowniki w odpowiednich przypadkach języka rosyjskiego (uniwersytet, uniwersytet, uniwersytet itp.), chociaż nie dotyczy to wszystkich akronimów (zwykle „ nijaki: NATO, NASA itp.). Najczęściej takie skróty są używane w międzynarodowej korespondencji biznesowej, ponieważ w języku rosyjskim nie ma takich stabilnych wyrażeń.

E-mail- to obiecujący kierunek w rozwoju korespondencji biznesowej, znacznie ułatwia proces wysyłania wiadomości, ale nie zapominajmy, że zdarzają się sytuacje, kiedy bardziej odpowiedni jest list tradycyjny. Na przykład pismo reklamacyjne, gdy konieczne jest szczegółowe określenie istoty reklamacji, lepiej wysłać ją w „starym” klasycznym formacie.

Ponadto pismo na oficjalnym papierze firmowym jest twarzą firmy wysyłającej: logo firmy Sam rytuał jest tutaj ważny.

Rodzaje korespondencji biznesowej i ich nazwy (list, telegram, teleks, faks (faks), wiadomość telefoniczna) określają metody przekazywania informacji handlowych, które dzielą się na dwa główne rodzaje - komunikacja pocztowa i komunikacja elektroniczna.

Korespondencję wyróżnia wiele gatunków: od pism i telegramów organów państwowych o charakterze normatywnym po apele obywateli i standardowe wnioski. Treścią korespondencji mogą być prośby, zawiadomienia, umowy, roszczenia, umowy, ponaglenia, żądania, wyjaśnienia, potwierdzenia, prośby, rekomendacje, gwarancje itp.

Korespondencja musi spełniać następujące wymagania:

Pisma są sporządzane na specjalnych formularzach - papierach firmowych i podpisywane przez kierownika organizacji lub jego zastępców w ramach przyznanych im kompetencji;

Listy muszą być skomponowane kompetentnie, dokładnie, bez grubych plam, poprawek;

Niezależnie od treści pismo powinno być przedstawione spokojnym, powściągliwym, oficjalnym językiem biznesowym, posiadać wystarczającą argumentację, dokładność, kompletność i jasność cech, zwięzłość i spójność prezentacji;

Wymianę informacji drogą korespondencyjną należy stosować tylko wtedy, gdy wymiana poglądów w inny sposób jest utrudniona lub niemożliwa (rozmowy telefoniczne, spotkanie osobiste itp.).

List oficjalny- jeden z najważniejszych kanałów komunikacji przedsiębiorstwa, organizacji, instytucji ze światem zewnętrznym. Poprzez pisma prowadzone są negocjacje przedkontraktowe, wyjaśniane są relacje między przedsiębiorstwami, zgłaszane są roszczenia. Litery towarzyszą wartościom materialnym w drodze itp.

Pomimo obecności nowoczesnych form komunikacji: telefonu, telegrafu, faksu, komunikacji modemowej itp., wolumen korespondencji nawet w małym przedsiębiorstwie jest bardzo duży. Jednak zakres sytuacji menedżerskich, z których powstają listy biznesowe, nie jest nieograniczony i pozwala na stosunkowo czytelną klasyfikację. Ogromna liczba pism, z takimi samymi sytuacjami zarządczymi, które wymagają ich kompilacji, powoduje pilną potrzebę ujednolicenia pisma biznesowego. Niestety analiza współczesnej korespondencji biznesowej pokazuje, że wielu pracownikom menedżerskim brakuje umiejętności pisania listów. Tymczasem niewłaściwa konstrukcja litery utrudnia pracę z nią. Eksperci są zgodni, że list biznesowy powinien zajmować nie więcej niż jedną stronę. Autorzy Simple Letters, wydanej w Stanach Zjednoczonych w latach 70. pod kierownictwem Biura Białego Domu, uważają, że marnotrawstwo w słowach prowadzi do marnotrawstwa w dolarach. Nie sposób nie brać pod uwagę faktu, że dokumenty biznesowe wcale nie są materiałem do „czytania”, ale informacją, która powinna zachęcać do pewnych działań.

Rodzaje korespondencji biznesowej i ich nazwy (list, telegram, teleks, faks (fax), wiadomość telefoniczna) określają metody przekazywania informacji biznesowych, które dzielą się na dwa główne typy - komunikacja pocztowa i komunikacja elektroniczna.

Korespondencję wyróżnia wiele gatunków: od pism i telegramów organów państwowych o charakterze normatywnym po apele obywateli i standardowe wnioski. Treścią korespondencji mogą być prośby, zawiadomienia, umowy, roszczenia, umowy, wezwania, żądania, wyjaśnienia, potwierdzenia, prośby, rekomendacje, gwarancje itp.

Podczas prowadzenia korespondencji należy przestrzegać następujących wymagań:

Pisma są sporządzane na specjalnych formularzach - papierach firmowych i podpisywane przez kierownika organizacji lub jego zastępców w ramach przyznanych im kompetencji;

Listy muszą być skomponowane kompetentnie, dokładnie, bez grubych plam, poprawek;

Niezależnie od treści pismo powinno być przedstawione spokojnym, powściągliwym, oficjalnym językiem biznesowym, posiadać wystarczającą argumentację, dokładność, kompletność i jasność cech, zwięzłość i spójność prezentacji;

Wymianę informacji drogą korespondencyjną należy stosować tylko wtedy, gdy inny sposób wymiany poglądów jest utrudniony lub niemożliwy (rozmowy telefoniczne, spotkanie osobiste itp.).

List urzędowy to jeden z najważniejszych kanałów komunikacji przedsiębiorstwa, organizacji, instytucji ze światem zewnętrznym. Poprzez pisma prowadzone są negocjacje przedkontraktowe, wyjaśniane są relacje między przedsiębiorstwami, zgłaszane są roszczenia. Litery towarzyszą wartościom materialnym w drodze itp.

Pomimo obecności nowoczesnych form komunikacji: telefonu, telegrafu, faksu, komunikacji modemowej itp., wolumen korespondencji nawet w małym przedsiębiorstwie jest bardzo duży. Jednak zakres sytuacji menedżerskich, z których powstają listy biznesowe, nie jest nieograniczony i pozwala na stosunkowo czytelną klasyfikację. Ogromna liczba pism, z takimi samymi sytuacjami zarządczymi, które wymagają ich kompilacji, powoduje pilną potrzebę ujednolicenia pisma biznesowego. Niestety analiza współczesnej korespondencji biznesowej pokazuje, że wielu pracownikom menedżerskim brakuje umiejętności pisania listów. Tymczasem niewłaściwa konstrukcja litery utrudnia pracę z nią. Eksperci są zgodni, że list biznesowy powinien zajmować nie więcej niż jedną stronę. Autorzy zbioru Simple Letters, opublikowanego w Stanach Zjednoczonych w latach 70. pod kierownictwem Biura Białego Domu, uważają, że marnotrawstwo w słowach prowadzi do marnotrawstwa w dolarach. Nie sposób nie brać pod uwagę faktu, że dokumenty biznesowe wcale nie są materiałem do „czytania”, ale informacją, która powinna zachęcać do pewnych działań.

1. Rodzaje i odmiany biznes listy

   Streszczenie >>

   ... biznes Litery 6 1.1 Projekt biznes litery 6 1.2 Wymagania dotyczące tekstu biznes Listy 9 Rozdział 2 Rodzaje i odmiany biznes litery 14 2,1 Klasyfikacja biznes...itp. Najpopularniejszy pogląd biznes korespondencja - biznes(oficjalne) listy. ...

2. Biznes korespondencja z partnerami zagranicznymi

   Streszczenie >> Przemysł, produkcja

   ... ……………………………………………………………………....3 Biznes litery i ich Klasyfikacja…………………………………...4 Rodzaje niekomercyjne biznes litery………………………………...5 Rodzaje Reklama w telewizji biznes listy... biznes korespondencja z partnerami zagranicznymi. jeden. Biznes litery i ich Klasyfikacja Biznes ...

3. Biznes korespondencja (4)

   Streszczenie >> Przemysł, produkcja

   specjalnie do tego zaprojektowany uprzejmy formularze dokumentów, po których następuje... for korespondencja. Dlatego klasyfikuj biznes litery znaczy budować Klasyfikacja... ; poczta informacyjna. Oddzielny rodzaje Listy są klasyfikowane według...