DYPLOMStanowisko

na temat

„Organizacja obiegu dokumentów za granicą”

Wstęp

Rozdział pierwszy. Funkcje zarządzania dokumentami za granicą

1.1 Regulacja prawna zarządzania zapisami

1.2 System norm międzynarodowych

1.3 Regulacje prawne dotyczące zarządzania dokumentami elektronicznymi i zarządzania dokumentacją

1.3.1 Pojęcie przepływu pracy, organizacja pracy z dokumentami. Funkcje elektronicznego zarządzania dokumentami

1.3.2 Cechy regulacji regulacyjnej elektronicznego zarządzania dokumentami w krajach Unii Europejskiej

1.3.3 Cechy zarządzania dokumentami i regulacja elektronicznego zarządzania dokumentami w Stanach Zjednoczonych

1.3.4 Cechy regulacji regulacyjnej organizacji pracy z dokumentami we Włoszech

1.3.5 Cechy regulacyjne zarządzania dokumentami elektronicznymi we Francji

1.3.6 Cechy regulacyjne elektronicznego zarządzania dokumentami w Niemczech

1.3.7 Cechy regulacyjne elektronicznego zarządzania dokumentami w Wielkiej Brytanii

1.3.8 Problemy międzynarodowego zarządzania dokumentami elektronicznymi

Rozdział drugi. Główne kierunki doskonalenia organizacji pracy z dokumentami w Rosji z uwzględnieniem doświadczeń zagranicznych

2.1 Charakterystyka porównawcza rosyjskich i zagranicznych kierunków rozwoju systemów zarządzania dokumentami

2.2 Problemy z usprawnieniem obsługi dokumentacji zarządzania w Rosji i sposoby ich rozwiązania

2.3 Zmiana systemu standardów krajowych w zakresie dokumentacyjnego wsparcia zarządzania jako czynnik integracji Rosji ze społecznością światową

Wniosek

Lista wykorzystanej literatury

Wstęp

Przejście do gospodarki rynkowej rodzi pytanie o stworzenie jednolitych norm i wymagań dla systemu dokumentacyjnego wspomagania czynności zarządczych, spełniających współczesne warunki.

Wzrost znaczenia czynnika ekonomicznego i mocy prawnej dokumentów w zarządzaniu sprawia, że ​​badania naukowców i eksperymenty praktyków w zakresie zarządzanie dokumentacją mające na celu przejście od tradycyjnej pracy biurowej, od klasycznego podziału dokumentacji „systemowo” do tworzenia wysokowydajnych, wykorzystujących nowoczesne zdobycze techniczne i technologiczne systemy zarządzania całym kompleksem zasobów informacyjnych i dokumentacyjnych przy jednoczesnym osiągnięciu zarządzania strategicznego i operacyjnego cele w dowolnych organizacjach, zwłaszcza w aparacie administracji państwowej.

Jednym z ważnych elementów tej pracy jest badanie stosunkowo nowej koncepcji rosyjskiej nauki o dokumentach - zarządzanie dokumentacją i jego wprowadzenie nie tylko do obiegu naukowego, ale także do praktyki.

Termin „zarządzanie dokumentami” jest powszechnie używany na świecie. Na przykład w Stanach Zjednoczonych organizacja odpowiedzialna za sprawy akt nazywa się National Archives and Records Management. (Archiwum Państwowe i Administracja Akt). Dosłowne tłumaczenie niemieckiego terminu „Schriftgutverwaltung” oznacza „zarządzanie dokumentami pisemnymi”. Angielski termin „Records Management” jest również tłumaczony jako zarządzanie dokumentami.

Cechą współczesnego społeczeństwa jest ciągła wymiana informacji. Aktualne, kompletne, rzetelne i aktualne informacje to niezbędny warunek pomyślnego funkcjonowania każdej organizacji.

Działania zarządcze związane są z wymianą informacji między tematy oraz obiekty kontrolne. W przypadku braku niezbędnych informacji niemożliwe jest podejmowanie na czas decyzji i określenie strategii rozwoju organizacji.

Jednym z głównych czynników wpływających na postęp naukowy i technologiczny we wszystkich sferach ludzkiej działalności jest powszechne stosowanie Technologie informacyjne. Na obecnym poziomie ich rozwoju praca z informacją (gromadzenie, analiza, przechowywanie, dystrybucja itp.) przebiega szybciej i sprawniej. Pod wpływem nowych technologii informatycznych zachodzą zasadnicze zmiany w systemie zarządzania (zautomatyzowane są procesy uzasadniania i podejmowania decyzji, organizacja ich wdrażania), wzrasta profesjonalizm specjalistów zajmujących się czynnościami zarządczymi.

Jesteśmy pod zarządzanie dokumentacją zrozumiemy jedno z kluczowych działań realizowanych w ramach zarządzania dokumentami organizacji, obejmujące bieżące funkcjonowanie i optymalizację podsystemu zarządzania dokumentami.

W procesie zarządzania dokumentacją organizacji rozwiązywane są następujące główne zadania:

Organizacja racjonalnego przepływu pracy;

Kontrola realizacji dokumentów;

Operacyjne przechowywanie dokumentów, w tym odpowiednie ich przygotowanie do przekazania do przechowywania archiwalnego w archiwum państwowym lub resortowym (w zależności od organizacji);

Późniejsze przechowywanie dokumentów w archiwum.

Nadrzędnym celem zarządzania dokumentacją jest stworzenie warunków zapewniających efektywne przetwarzanie udokumentowanych informacji w ramach czasowych określonych treścią działań organizacji oraz przy najniższych kosztach materiałowych.

Uważamy, że trafność prezentowanej pracy kursu jest oczywista, ponieważ. w celu usprawnienia systemu zarządzania dokumentami w działalności organizacji rosyjskich i znacznego zwiększenia konkurencyjności przy wyborze najbardziej racjonalnej i efektywnej organizacji pracy z dokumentami, konieczne jest przeanalizowanie doświadczeń zagranicznych w tym zakresie w budowaniu ram prawnych i bezpośredniej dokumentacji kierownictwo.

Duże znaczenie i niewystarczający praktyczny rozwój problemu stanowią o niewątpliwej nowości tego opracowania.

Badanie zagadnień związanych z tym tematem ma znaczenie zarówno teoretyczne, jak i praktyczne.

Wyniki badania mogą posłużyć do opracowania metodyki analizy „Organizacji obiegu dokumentów za granicą”. Znaczenie teoretyczne polega na tym, że wybrane do rozpatrzenia zagadnienia sytuują się na styku kilku dyscyplin naukowych jednocześnie.

cel praca na kursie to kompleksowe i systematyczne badanie pracy z dokumentami za granicą, badanie międzynarodowych ram regulacyjnych, wykorzystanie wyników do opracowywania i przedstawiania propozycji poprawy zarządzania dokumentami w Rosji.

Aby osiągnąć ten cel, teoretyczne i naukowo-praktycznezadania:

1) badanie systemu źródeł prawnych regulacji obiegu dokumentów w Rosji;

2) badanie cech prawodawczej regulacji obiegu dokumentów zarówno na poziomie prawa międzynarodowego, jak i na poziomie krajowym;

4) przeprowadzenie porównawczej analizy prawnej ustawodawstwa rosyjskiego i aktów prawnych innych państw w zakresie pracy z dokumentami;

5) określenie roli doświadczeń zagranicznych w organizacji i funkcjonowaniu systemów zarządzania dokumentami w Rosji.

Przedmiot studiów to procesy zachodzące podczas organizacji i funkcjonowania systemów zarządzania dokumentami.

Przedmiot badań jest cechą normatywnej regulacji obiegu dokumentów w Rosji i za granicą.

Analiza artykułów naukowych, podręczników, opracowań wskazuje na rosnące zainteresowanie zagranicznymi doświadczeniami w pracy z dokumentami.

W procesie przygotowania pracy kursowej wykorzystano liczne publikacje okresowe w czasopismach „Sprawy Sekretariatu”, „Zarządzanie Urzędem”, „Urzędnik”, „Sekretarz-Referent”.

Podczas pisania pracy zaliczeniowej wykorzystano prace rosyjskich specjalistów w dziedzinie dokumentalnego wsparcia zarządzania (A.Yu. Arnd, MN Kostomarov, S.L. Kuznetsov, M.V. Larin, O.A. Romanov, O.I. Ryskov, N.A. Khramtsovskaya i inni).

Szczególną uwagę przywiązujemy do standardów ISO 15489-2001 Informacje i dokumentacja - Zarządzanie dokumentami oraz GOST R ISO 15489-1-2007 „System standardów informacji, bibliotekarstwa i publikacji. Zarządzanie dokumentami. Ogólne wymagania".

Rozdział pierwszy

Funkcje zarządzania dokumentami za granicą

1.1 Regulacja prawna zarządzania dokumentacją

Globalizacja stosunków międzynarodowych na obecnym etapie doprowadziła do wzrostu znaczenia międzynarodowej regulacji prawnej obiegu dokumentów.

Tworzenie specustaw na poziomie krajowym nie przyczynia się do rozwoju stosunków międzynarodowych, ponieważ ustawodawstwo różnych krajów różnie podchodzi do definicji głównych instytucji prawnych i zasad regulacji prawnej.

W ostatnich latach w krajach europejskich szczególną uwagę zwrócono nie tylko na kwestie pracy z wieloletnimi dokumentami archiwalnymi, ale także na zarządzanie dokumentacją jako niezbędny element działań z zakresu zarządzania operacyjnego. Istnieje kilka czynników decydujących o aktywnym przyjmowaniu programów zarządzania dokumentacją oraz opracowywaniu strategii dotyczących informacji i dokumentacji korporacyjnej zarówno w organizacjach rządowych, jak i komercyjnych.

Do takich czynników należy przede wszystkim przyjęcie i funkcjonowanie ustawodawstwa dotyczącego archiwów, ochrony danych, wolności informacji i praw człowieka. Ustawodawstwo i inne przepisy krajów europejskich zawierają wymagania dotyczące rodzajów dokumentów, które muszą być tworzone, oraz okresów przechowywania dokumentów. Ponadto mogą wystąpić prawa lub ograniczenia dostępu do dokumentów lub ich treści (np. w ustawie o wolności informacji), wymagania co do formatu dokumentów (np. w ustawach o ochronie danych osobowych), przekazywanie dokumentów do instytucji archiwalnych (na przykład w ustawodawstwie dotyczącym archiwów), procesy zarządzania dokumentami (na przykład ustawodawstwo może ustanowić procedurę indeksowania (rejestracji) dokumentów w celu poprawy ich przechowywania).

Sekcja 4
PYTANIA ORGANIZACJI DOE *
I ARCHIWALNE

M. V. Larin

DOŚWIADCZENIE HISTORYCZNE I STAN OBECNY REGULACJA PRZETWÓRSTWA URZĘDOWEGO W ROSJI 1

Badanie historycznych doświadczeń rozwoju rosyjskiej pracy biurowej ujawnia jej charakterystyczną cechę – zależność od obecnego systemu zarządzania. Główne reformy polityczne, społeczne i gospodarcze w naszym kraju są ściśle związane z przeobrażeniami w dziedzinie administracji publicznej i administracji publicznej, która odzwierciedla i utrwala system zarządzania, wraz z nim poprawia się.

Obowiązkowe prace biurowe

© M. V. Larin, 2002

W okresie formowania się rosyjskiego scentralizowanego państwa istniał nakaz pracy biurowej. W zamówieniach praca biurowa wyróżniała się jako szczególna sfera działalności, pojawiła się w nich warstwa ludzi służby - urzędników, dla których dokument stał się przedmiotem działalności zawodowej. Tym samym praca biurowa jako system powstała wraz z formowaniem się aparatu administracji publicznej. W jednej ze swoich prac S.O. Schmidt zauważył, że organy specjalnie zaprojektowane do produkcji dokumentów „pojawiają się, gdy społeczeństwo nie może normalnie żyć, a raczej funkcjonować bez naprawiania zwyczajności w swoim życiu. Dzieje się tak zwykle podczas formowania się państwa scentralizowanego” 2 .

Obowiązkowa praca biurowa odzwierciedlała formy i metody zarządzania, system budowy organów rządowych, ich strukturę na początkowym etapie istnienia państwa scentralizowanego. Charakterystyczną cechą aktu urzędowego było to, że w dużej mierze opierał się na normach prawa zwyczajowego, tradycji i obyczajów przekazywanych z pokolenia na pokolenie przez ludzi służby. Równocześnie rozwinęła się pewna kolejność w zamówieniach, opracowano technologię przekazywania dokumentów przez urzędy i normy przetwarzania dokumentacji, pojawiły się odmiany dokumentów 3 . Pewne kwestie dotyczące dokumentacji w pisemnej pracy biurowej uregulowane zostały przepisami prawa. Obowiązkowa praca urzędnicza odgrywała ważną rolę w okresie formowania się i umacniania państwa, ale w kolejnym etapie rozwoju państwa uległa znacznym zmianom.

Praca w biurze kolegialnym

Na początku XVIII wieku. w Rosji kształtuje się monarchia absolutna, co oznacza koncentrację władzy ustawodawczej i wykonawczej w rękach cara. W 1720 r. z inicjatywy Piotra I sporządzono Regulamin Generalny, który określał zadania, funkcje, strukturę i tryb pracy kolegiów oraz organizację pracy urzędów kolegialnych. Stał się de facto pierwszym w Rosji aktem ustawodawczym regulującym kwestie pracy z dokumentami w urzędach centralnych. Regulamin Generalny ustanowił tryb dokumentowania pracy kolegiów, zasady posługiwania się pieczęciami oraz wprowadził elementy zachowania tajemnicy państwowej. Znacznie rozszerzyła się liczba rodzajów i odmian dokumentów, pojawiły się zasady grupowania dokumentów w sprawy. Po raz pierwszy wprowadzono pojęcie archiwów i określono tryb przekazywania do nich spraw zakończonych. Tym samym Regulamin Ogólny prawnie ustalił procedurę pracy z dokumentami od momentu ich powstania do przechowywania archiwalnego.

Kolegialna praca biurowa stała się kamieniem węgielnym, na którym budowano rosyjskie biuro biurowe przez prawie dwa kolejne stulecia. Realizacja postanowień Regulaminu Generalnego umożliwiła nie tylko rozwiązanie współczesnych zadań pracy biurowej instytucji Imperium Rosyjskiego, ale także zachowanie dla potomnych dokumentów archiwalnych epoki. Generalnie reformy aparatu państwowego w pierwszej ćwierci XVIII wieku. ustanowiła w Rosji jednolity system struktury organizacyjnej i pracy biurowej instytucji państwowych na bazie centralizmu biurokratycznego.

Prowincjonalna reforma Katarzyny II, mająca na celu reorganizację lokalnego aparatu administracyjnego, praktycznie nie zmieniła ustalonego porządku pracy biurowej. Ustawa z 1775 r. „Instytucje do zarządzania prowincjami Imperium Wszechrosyjskiego” jedynie prawnie ustaliła istniejącą hierarchię nie tylko instytucji, ale także ich dokumentacji 4 .

Reforma ministerialna z 1811 r. i jej wpływ na rozwój”
Praca w biurze

Kolejny etap zmian w pracy rosyjskich urzędów państwowych rozpoczyna się na początku XIX w. za Aleksandra I. Reforma administracji centralnej, mająca na celu dostosowanie aparatu państwowego do nowych zjawisk gospodarczych i społecznych, jakie zaistniały w kraju do tego czasu powoduje uruchomienie procesu rozwoju pracy biurowej.

25 czerwca 1811 r. uchwalono ustawę „O generalnym utworzeniu ministerstw”, która określiła funkcje, strukturę i zakres ministerstw. Wraz ze zmianą aparatu państwowego następuje reorganizacja pracy biurowej, której w procesie doskonalenia systemu zarządzania nadano duże znaczenie. W ministerstwach tworzy się jednolity system pracy biurowej i urzędów – strukturalnych części instytucji, w których skoncentrowane było całe „pismo” 5 .

Mimo późniejszych zmian w organizacji i strukturze, zasadach działania i pracy biurowej poszczególnych resortów, do czasów sowieckich głównym aktem prawnym, który określał funkcjonowanie resortów i system pracy urzędów, pozostawał „Generalny Ustanowienie Ministerstw” historii narodowej.

Druga połowa XIX wieku, jak wiadomo, charakteryzuje się znacznymi przesunięciami w rozwoju sił wytwórczych i gospodarki rosyjskiej. Po reformie chłopskiej z 1861 r. rozpoczął się okres rozwoju kapitalizmu. Podjęto reformy w sektorze finansowym, w edukacji, przeprowadzono reformę wojskową, wzmocniono aparat policyjny. Nieco zmieniła się struktura głównego ogniwa administracji centralnej – ministerstw. Reorganizacja aparatu państwowego nie wpłynęła jednak na ogólne normy legislacyjne formalizujące procesy pracy biurowej.

Zmienione warunki wymagały zwiększenia efektywności pracy biurowej. W tych warunkach poszczególne organizacje i instytucje zwróciły się ku metodzie samoracjonalizacji pracy biurowej, od jej powstania na początku XIX wieku. Formy i metody pracy biurowej wchodziły w konflikt z szybko zmieniającą się sytuacją w dziedzinie zarządzania w kontekście postępu naukowo-technicznego i przemian społecznych. Poziom rozwoju państwa wymagał odpowiedniego systemu pracy biurowej. Wiele prób reformy pracy urzędów nie zostało jednak zrealizowanych ze względu na panujące uwarunkowania historyczne okresu przedwojennego.

Tym samym praca biurowa w okresie swego rozwoju przed rewolucjami 1917 r. przeszła trudną drogę od narodzin najprostszych form dokumentowania działalności pierwszych organów rządowych – rozkazów opartych na tradycjach i obyczajach – do szczegółowego uregulowania, opartego na na prawach Imperium Rosyjskiego praca urzędów państwowych, stopniowo odchodząca od elementu technicznego w ważnej integralnej części administracji publicznej.

Geneza sowieckiej pracy biurowej

Po październiku 1917 r., wraz ze zniszczeniem machiny państwowej Imperium Rosyjskiego, dawna praca biurowa została formalnie zlikwidowana. Powstało zadanie stworzenia efektywnego mechanizmu administracji państwowej i ewidencji. Przede wszystkim trzeba było określić technologię i metody organizowania aparatu państwowego. Organom Inspekcji Robotniczo-Chłopskiej (RKI) powierzono funkcję monitorowania pracy aparatu państwowego i jego doskonalenia. Tym samym na czele prac nad usprawnieniem aparatu administracyjnego stanął specjalny organ o bardzo dużych kompetencjach - Komisariat Ludowy dla usprawnienia działalności innych Komisariatów Ludowych.

W wyniku jego działalności w latach dwudziestych. W kwestiach naukowej organizacji zarządzania, w tym pracy biurowej, rozwinął się system organizacji naukowo-badawczych, samodzielnych, resortowych i publicznych. Spójrzmy na podstawę prawną tego.

Wiadomo, że władze sowieckie porzuciły stare ustawodawstwo i zaczęły tworzyć nowe podstawy prawne funkcjonowania państwa. Odrębne przepisy dekretów i uchwał rządu sowieckiego w różnym stopniu dotyczyły pracy biurowej i dokumentacji. Nie wypracowano jednak spójnego systemu ustawodawstwa dotyczącego pracy biurowej w kraju po rewolucji październikowej. Wraz z utworzeniem Centralnej Komisji Kontroli – RKT, kwestie zarządzania biurem zostają przeniesione na szczebel resortowy.

Pozytywny wynik wysiłków naukowców i specjalistów w latach 20-tych. możemy rozważyć opracowanie przez nich Regulaminu tworzenia części archiwalnej pracy biurowej w instytucjach i przedsiębiorstwach państwowych, zawodowych i spółdzielczych RFSRR (1928) oraz projekt Ogólnych zasad dokumentacji i obiegu pracy (1931). Najnowsze przepisy zakładały wprowadzenie jednolitego systemu pracy biurowej dla wszystkich instytucji. Reguły Ogólne były poważną próbą opracowania ogólnokrajowych standardów w zakresie pracy z dokumentami, ale pozostały niezrealizowane ze względu na zamknięcie Instytutu Technologii Zarządzania, a także zniesienie NC RCT ZSRR.

Przekazanie pracy biurowej pod jurysdykcję organów archiwalnych

Od początku lat 30. w dziedzinie pracy biurowej coraz aktywniej zaczęły się pokazywać organy zarządzające sprawami archiwalnymi. Wagę kwestii papierkowych dotkliwie odczuli specjaliści i naukowcy, pracownicy aparatu państwowego. Przed samą Wielką Wojną Ojczyźnianą, w 1941 r., odbyła się pierwsza międzybranżowa konferencja dotycząca sprzętu biurowego, na której, rozważając problemy mechanizacji pracy kierowniczej, zwrócono uwagę na niepokojący stan rzeczy w dziedzinie pracy biurowej. Spotkanie nakreśliło unikalny pod względem głębi i złożoności program poprawy sytuacji, który niestety nie został wdrożony 6 . Mimo to władze archiwalne konsekwentnie zwiększały swój wpływ na pracę biurową.

W latach wojny podjęto próbę stworzenia jednolitego dokumentu regulującego pracę biurową. Projekt przygotował w 1943 roku K.G. Mitiajewa i został nazwany Instrukcją w sprawie formułowania części dokumentacyjnej i ochrony materiałów dokumentacyjnych bieżącej pracy biurowej w komisariatach ludowych i innych instytucjach, organizacjach i przedsiębiorstwach ZSRR 7 . W czasie wojny projekt nie został zaakceptowany.

W latach 50. wzrosła rola organów archiwalnych w usprawnianiu pracy biurowej. Sprzyjał temu Regulamin Państwowego Funduszu Archiwalnego ZSRR z 1958 r., który zamiast funkcji „obserwacyjnej” dawał władzom archiwalnym prawo kontroli części dokumentacyjnej bieżącej pracy biurowej 8 . Od tego momentu władze archiwalne aktywnie stoją na czele racjonalizacji pracy biurowej. Jednak zakres uprawnień organów archiwalnych nie został jasno określony. Wśród archiwistów panuje opinia, że ​​kontrola instytucji archiwalnych powinna rozciągać się na wszystkie procesy urzędnicze – od momentu powstania dokumentu do przekazania go do archiwum w celu przechowania. Jednak na przełomie lat pięćdziesiątych i sześćdziesiątych. instytucje archiwalne nie były jeszcze gotowe do podjęcia tak dużych zadań 9 .

Zunifikowany system przechowywania dokumentacji państwowej

W tym czasie na porządku dziennym jest problem stworzenia jednego standardu regulującego pracę z dokumentacją zarządczą w kraju. W 1963 r. Archiwum Główne ZSRR stworzyło pierwszy ogólnounijny dokument regulacyjny dotyczący pracy biurowej - Podstawowe zasady tworzenia części dokumentacyjnej pracy biurowej oraz pracy archiwów instytucji, organizacji i przedsiębiorstw ZSRR, oraz następnie rozpoczęto rozwój Zunifikowanego Systemu Pracy Urzędów Państwowych (EGSD) 10.

We wrześniu 1973 r. główne postanowienia USSD zostały zatwierdzone przez Komitet Państwowy Rady Ministrów Nauki i Techniki ZSRR i zarekomendowane ministerstwom i resortom do ich praktycznego zastosowania 11 . USSD był naukowo uporządkowanym zbiorem zasad, przepisów i zaleceń dotyczących prowadzenia ewidencji od momentu otrzymania lub utworzenia dokumentów do przekazania ich do archiwum. USSD określiła również wymagania dotyczące organizacji służb pracy biurowej w instytucjach oraz tryb ich pracy. Przepisy USSD zostały uzupełnione o Zunifikowany System Dokumentacji Organizacyjnej i Administracyjnej (USORD) i poparte przez odpowiednie GOST.

W 1980 r. uchwalono nowe rozporządzenie o Naczelnej Dyrekcji Archiwalnej przy Radzie Ministrów ZSRR12, które znacząco rozszerzyło uprawnienia organów archiwalnych w zakresie pracy biurowej i powierzyło im następujące zadania: zarządzanie organizacyjno-metodyczne organizacja dokumentów w pracy biurowej; wprowadzenie, rozwój i doskonalenie Jednolitego Systemu Prowadzenia Ewidencji Państwowej oraz USORD, wytyczne naukowe i metodyczne dotyczące ich stosowania; opracowywanie i zatwierdzanie obowiązujących wszystkie organizacje zasad organizacji dokumentów w pracy biurowej. Dzięki temu Państwowa Służba Archiwalna uzyskała możliwość realnego zarządzania jakością dokumentów tworzonych w organizacjach.

Dlatego należy zauważyć, że w latach 70-80. XX wiek praca biurowa odpowiednio odpowiadała na wymagania biurokratycznego typu systemu zarządzania w oparciu o jednolite zasady metodyczne, organizacyjne i technologiczne. Stworzono ujednoliconą podstawę do organizacji obiegu dokumentów w systemie administracji publicznej, która zapewniała dokumentację przygotowania, przyjmowania i wdrażania decyzji w skali kraju, a także regulację okresów przechowywania dokumentów w zależności od ich praktycznego i naukowego oraz historycznego znaczenie 13 .

Regulacja prawna pracy biurowej
W Federacji Rosyjskiej

Od rozpadu ZSRR minęło dziesięć lat. Ukształtowanie się nowej państwowości rosyjskiej, nastawionej na budowę demokratycznego państwa prawnego z społecznie zorientowaną gospodarką rynkową, stawia wśród zadań państwa dokumentowanie jej działalności, zachowanie dokumentacji do jej użytku operacyjnego i długoterminowego zachowania.

Badanie dotychczasowych doświadczeń historycznych wykazało, że skuteczność rozwiązania tych kwestii zależy od tego, jak uregulowana jest prawnie kategoria systemowa „informacje udokumentowane”, która determinuje żywotną aktywność wszystkich sfer życia publicznego i prywatnego obywateli oraz wszelkich możliwych form ich zrzeszania się. 14 .

Analizując ramy prawne pracy z dokumentami w Federacji Rosyjskiej, należy poczynić fundamentalną uwagę, że postsowiecka Rosja zachowała efekt działań sowieckich w zakresie pracy biurowej, zapewniając tym samym ciągłość historyczną i zachowując podstawy do dalszego panowania -zrobienie.

Podstawowym aktem prawnym określającym współczesną politykę państwa i prawa obywateli Rosji w zakresie wymiany informacji i dokumentacji jest Konstytucja Federacji Rosyjskiej. Mówi: „Każdy ma prawo do swobodnego poszukiwania, otrzymywania, przekazywania, produkowania i rozpowszechniania informacji w dowolny legalny sposób…” (część 4, art. 29).

W rozwoju norm konstytucyjnych na poziomie legislacyjnym ustalane są podstawy polityki państwa w zakresie informacji i dokumentacji. Ustawotwórczym aktem w tym zakresie jest ustawa federalna „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji” 15 .

Ustawa ta zawiera szereg najważniejszych podstawowych przepisów dotyczących dokumentacyjnego wspomagania zarządzania: określa system terminologiczny, procedurę dokumentowania informacji i przekazywania jej do zasobów informacyjnych, określa odpowiedzialność państwa i jego organów za rozwiązywanie tych kwestii, nazwy wykaz obowiązkowych udokumentowanych informacji, które muszą posiadać organizacje – osoby prawne. Istotną rolę w systemie legislacji informacyjnej odgrywa ustawa Federacji Rosyjskiej „O tajemnicy państwowej” z dnia 21 lipca 1993 r. 16

Biorąc pod uwagę fakt istnienia globalnej przestrzeni informacyjnej, istnieje potrzeba prawnego uregulowania stosunków w zakresie przekazywania informacji poza Federację Rosyjską i otrzymywania jej z zewnątrz. Proces ten odbywa się na podstawie ustawy federalnej „O udziale w międzynarodowej wymianie informacji”17.

Ten akt prawny zawiera szereg przepisów, które są istotne dla wymiany udokumentowanych informacji. Ustawa określa tryb importu i eksportu takich informacji oraz nakłada ograniczenia na przepływ przez granicę Federacji Rosyjskiej udokumentowanych informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową lub inne informacje poufne do ogólnorosyjskiego dobra narodowego; do funduszu archiwalnego; do innych kategorii udokumentowanych informacji, których eksport może być ograniczony przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej. Tym samym ustawa informacyjna w odniesieniu do informacji udokumentowanych została uzupełniona o regulację ich międzynarodowej wymiany.

Regulacja prawna stosunków w zakresie stosowania elektronicznego podpisu cyfrowego odbywa się zgodnie z ustawą federalną „O elektronicznym podpisie cyfrowym”, kodeksem cywilnym Federacji Rosyjskiej, innymi ustawami federalnymi i innymi aktami prawnymi Federacji Rosyjskiej przyjęte zgodnie z nimi, a także odbywa się za zgodą stron 18 .

Zgodnie z prawem elektroniczny podpis cyfrowy jest atrybutem dokumentu elektronicznego mającym na celu ochronę tego dokumentu elektronicznego przed fałszerstwem, uzyskanym w wyniku kryptograficznego przekształcenia informacji przy użyciu klucza prywatnego elektronicznego podpisu elektronicznego i pozwalającym na identyfikację właściciela certyfikat klucza podpisu, a także ustalenie braku zniekształceń informacji w dokumencie elektronicznym. Pod pewnymi warunkami elektroniczny podpis cyfrowy w dokumencie elektronicznym jest równoważny podpisowi odręcznemu w dokumencie papierowym.

Stosunki w archiwistyce są przedmiotem Podstaw ustawodawstwa o Funduszu Archiwalnym Federacji Rosyjskiej i archiwach, które regulują tworzenie, organizację przechowywania, księgowość, korzystanie z archiwów i funduszy archiwalnych oraz zarządzanie nimi w celu zapewnienia bezpieczeństwa archiwalnego dokumenty i ich pełne wykorzystanie w interesie obywateli, społeczeństwa i państwa. Jednak ten akt prawny w ogóle nie zajmuje się sprawami biznesowymi.

Można stwierdzić, że rosyjskie ustawodawstwo informacyjne reguluje tylko część stosunków zachodzących w sferze dokumentowania informacji, a ustawodawstwo archiwalne rozwiązuje tylko kwestie archiwalnego przechowywania dokumentów. Do pewnego stopnia problematyka dokumentowania, dokumentowania relacji podmiotów prawa jest uregulowana w aktach ustawodawczych poświęconych poszczególnym obszarom tematycznym, np. ustawy o notariuszach, rachunkowości, podatkach itp., a także w kodeksach ustawodawczych (cywilne). Kodeks Federacji Rosyjskiej, Kodeks postępowania karnego Federacji Rosyjskiej i inne). Ostatnio pojawiła się tendencja do ograniczania i tak już niewielkiej liczby istniejących norm.

Państwowy System Dokumentacji Wspomagania Zarządzania (1991) jest aktem resortowym. Norma określająca wymagania dotyczące wykonywania dokumentów organizacyjno-administracyjnych została anulowana. W pełni obowiązują jedynie Standardowe Instrukcje dotyczące Dokumentacji w Federalnych Organach Wykonawczych (2001).

W tych warunkach rodzi się naturalne pytanie: czy potrzebujemy prawnej regulacji pracy z dokumentami w zarządzaniu w warunkach rosyjskich?

Doświadczenie zagraniczne

W Stanach Zjednoczonych od 1950 r. obowiązują przepisy federalne dotyczące zarządzania rejestrami. W 1980 r. uchwalono ustawę o ograniczaniu pracy z dokumentami, której celem było stworzenie jednolitych ram prawnych dla tego obszaru działalności administracyjnej. Archiwum Narodowe Stanów Zjednoczonych posiada specjalną jednostkę, która zajmuje się zarządzaniem dokumentacją.

W Niemczech 26 lipca 2000 r. rząd przyjął nowe Ogólne zasady pracy ministerstw federalnych, które szczegółowo opisują procedury organizacyjne i technologiczne przetwarzania dokumentacji papierowej oraz podstawowe wytyczne dotyczące pracy z dokumentami elektronicznymi. Zasady te powstały w ramach państwowego programu „Nowoczesne państwo – nowoczesne zarządzanie” 19 .

Podobne przykłady można przytoczyć z praktyki innych państw: Australii, Finlandii, Anglii, Czech itp. Z republik WNP na największą uwagę w tym względzie zasługuje ustawodawstwo Kazachstanu, Białorusi i Kirgistanu.

Szczególnie aktywnie za granicą w ostatniej dekadzie prowadzono prace nad wsparciem legislacyjnym wprowadzenia technologii informatycznych do przetwarzania dokumentów i elektronicznego zarządzania dokumentami w sferze zarządzania i relacji między strukturami państwowymi a obywatelami. W Stanach Zjednoczonych w 2000 r. uchwalono ustawę „O promocji używania dokumentów elektronicznych i podpisów w handlu międzystanowym i zagranicznym”. Interesujące są doświadczenia Wielkiej Brytanii w dostarczaniu obywatelom standardowych formularzy dokumentów w formie elektronicznej, a także doświadczenia Szwecji, gdzie agencje rządowe w 1999 roku dokonały 95% zakupów podczas transakcji elektronicznych, a także Australii, gdzie specjalny system umożliwia dostarczanie technologii elektronicznych przy opłacaniu rachunków za media, rejestrację aktów stanu cywilnego, uzyskiwanie licencji i innych zezwoleń itp.

Ta niepełna lista przykładów pokazuje, że wsparcie legislacyjne pracy z dokumentami w państwie jest zadaniem do rozwiązania. Ogólny trend wzmacniania prawnej obsługi życia państwa rosyjskiego aktualizuje problem likwidacji luki legislacyjnej w zakresie uregulowania kwestii zarządzania dokumentami. Konieczne jest opracowanie ustawy federalnej „O wsparciu dokumentacji dla zarządzania”.

Projekt ustawy federalnej o wychowaniu przedszkolnym

Przygotowując koncepcję projektu ustawy, twórcy brali pod uwagę następujące nazwy prawa: „O dokumentacji”, „O zarządzaniu dokumentacją”, „O funduszu dokumentowym”, „O dokumentacji, organizacji pracy biurowej i przechowywaniu dokumentów”, „ W sprawie wsparcia dokumentacji dla zarządzania” i kilku innych. W wyniku dyskusji grupa deweloperów ustaliła ostatnią opcję jako najbardziej odpowiednią dla zadań regulacji prawnej w tym obszarze. Pod zarządzanie dokumentacją(DOE) odnosi się do tworzenia udokumentowanej bazy informacji na różnych nośnikach do wykorzystania przez aparat administracyjny w procesie realizacji jego funkcji. Praca biurowa jest traktowana jako organizacyjne, prawne i technologiczne narzędzie budowy przedszkolnej placówki oświatowej.

W przeciwieństwie do powszechnie używanego terminu „praca biurowa”, dla DOW istotne jest rozszerzenie go na wszystkie systemy zarządzania dokumentami na dowolnych nośnikach; obecność niezależnej jednostki strukturalnej, której obowiązki obejmują projektowanie, wdrażanie i monitorowanie zgodności z odpowiednimi przepisami; a także ustalenie odpowiedzialności kadry zarządzającej za naruszenie wymagań prawa i stosownych regulaminów.

Inna nazwa prawa, naszym zdaniem, nie może zawierać całości wymagań aktu prawnego regulującego stosunki prawne w zakresie dokumentacji zarządczej, dokumentacji, organizacji przepływu pracy, tworzenia systemów dokumentacyjnych itp.

Główne propozycje dotyczące struktury i treści prawa zostały przez nas przedstawione w drugim numerze magazynu Deloproizvodstvo za rok 2001 20 . Obecnie deweloperzy zakończyli przygotowywanie drugiej edycji projektu ustawy. W porównaniu z pierwszym wydaniem tekst ustawy uległ znaczącym zmianom. Tak więc w rozdziale I „Postanowienia ogólne” cel został ponownie zdefiniowany: „Celem tej ustawy federalnej jest zapewnienie warunków prawnych do dokumentowania, organizowania pracy z dokumentami i przechowywania ich w celu zapewnienia działalności władz państwowych, samorządów lokalnych, organizacji i obywateli ”.

Doprecyzowano przedmiot i zakres prawa: „Przedmiotem regulacji tej ustawy są relacje powstające w dokumentacji działań organów państwowych, samorządowych, osób prawnych i obywateli w procesie realizacji ich praw i obowiązków w zgodnie z ich stanem prawnym. Prawo obowiązuje w całej Federacji Rosyjskiej i dotyczy działań z dowolnymi, w tym elektronicznymi dokumentami.

Zasady i kierunki regulacji państwowej
problemy przedszkola

Projekt ustawy formułuje podstawowe zasady wsparcia zarządzania dokumentacją:

najpełniejsze i rzetelne odzwierciedlenie działań organów państwowych, samorządu terytorialnego, osób prawnych, obywateli w zakresie ich prawnie uzasadnionych interesów, praw i obowiązków w dokumentach;

zapewnienie opracowywania, wdrażania i kontroli stosowania standardów i systemów jednolitej dokumentacji w działaniach organów państwowych, samorządu terytorialnego, w strukturach zarządzania organizacjami, niezależnie od ich formy własności i formy organizacyjnej;

zapewnienie pracy z dokumentami zgodnie z wymogami reżimu prawnego zasobów informacyjnych oraz zapewnienie warunków bezpieczeństwa informacji;

tworzenie i realizacja jednolitej polityki naukowo-technicznej w zakresie zarządzania dokumentacją w oparciu o wykorzystanie rozwijających się technologii informatycznych;

tworzenie warunków do korzystania z dokumentów elektronicznych;

doskonalenie podstaw prawnych i metodologicznych regulacji dokumentacji i obsługi dokumentacyjnej procesów państwa, administracji publicznej, życia obywateli i ich stowarzyszeń.

Główne kierunki regulacji państwowych w zakresie zarządzania dokumentacją to:

rozwój polityki państwa w zakresie dokumentacyjnego wspomagania zarządzania, włączenie do programów państwowych zadań na rzecz rozwoju technologii informatycznych jako jednego z warunków poprawy państwowości i zarządzania;

wsparcie tworzenia bezpiecznych technologii informatycznych wykorzystywanych w systemach dokumentacji rządowej;

ujednolicenie i standaryzacja systemów dokumentacji, które odzwierciedlają główne funkcje administracji publicznej oraz relacje osób prawnych i osób fizycznych z organami państwowymi, samorządem terytorialnym oraz między sobą systemami dokumentacji księgowej i ewidencyjnej (rejestry, rejestry, klasyfikatory), z uwzględnieniem międzynarodowych normy i specyfika warunków Federacji Rosyjskiej;

zapewnienie jednolitych zasad i procedur tworzenia i wykorzystywania zasobów systemu informacyjnego w interesie obywateli, struktur państwowych, korporacyjnych i prywatnych wszelkiego rodzaju działalności;

organizacja szkoleń i przekwalifikowania specjalistów dla struktur zajmujących się przetwarzaniem, agregacją, tworzeniem systemów sieciowych do przesyłania dokumentów w systemie państwowych zasobów informacyjnych;

kontrola bezpieczeństwa funduszy dokumentowych wchodzących w skład Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej
w celu zapewnienia ich wykorzystania w interesie obywateli, społeczeństwa i państwa;

kształtowanie i realizacja jednolitej polityki naukowo-technicznej w zakresie dokumentacyjnego wsparcia zarządzania z uwzględnieniem wykorzystania najnowszych technologii informatycznych;

opracowanie ustawodawstwa oraz ram regulacyjnych i metodycznych w zakresie wychowania przedszkolnego.

Inne części ustawy również zostały poddane znaczącym zmianom (pełny tekst projektu ustawy można znaleźć na stronie internetowej VNIIDAD: [Zasób elektroniczny]).

Miejsce placówek wychowania przedszkolnego w reformie administracyjnej

Każde wydarzenie z zakresu informatyzacji aktywnie wkracza w sferę dokumentacji, workflow. W związku z tym, w projekcie Federalnego Programu Celowego (FTP) „Elektroniczna Rosja” na lata 2002-2010, największe znaczenie mają projekty reform administracyjnych i sądownictwa. Projekty te dotyczą nie tylko włączenia dokumentu elektronicznego do systemu dokumentacji informacyjnej, ale w zasadzie rodzą wiele pytań o usprawnienie dokumentacji i zapewnienie procesów zarządczych. Zagadnienia dokumentacji i porządkowania w zakresie zarządzania dokumentami zawarte są w Doktrynie Bezpieczeństwa Informacji. Znajduje to również odzwierciedlenie w przesłaniu Prezydenta Federacji Rosyjskiej do Zgromadzenia Federalnego Federacji Rosyjskiej w 2001 roku. Dopiero projekt FTP „Rosja Elektroniczna” przewiduje szereg obszarów, które w istotny sposób wpływają na obszar dokumentacji, zapis prowadzenie i przechowywanie dokumentów.

Biorąc pod uwagę realne warunki w Rosji (aktywne przejście do masowego wykorzystania technologii informacyjnych, złożoność realizacji zadań reform gospodarczych, administracyjnych, sądowniczych), należy rozważyć zadania usprawnienia dokumentacji i wszystkich etapów edukacji przedszkolnej:

1) jeden z najważniejszych obszarów polityki państwa;

2) wrażliwy obszar bezpieczeństwa informacji;

3) obszar zastosowania technologii pozwalających na harmonijne łączenie papierowych i elektronicznych metod dokumentowania i wymiany dokumentów, z perspektywą płynnego przejścia na cyfrowe metody prezentowania znacznej części informacji urzędowych i biznesowych.

Ponadto kwestie dokumentowania działalności wszystkich bez wyjątku organizacji uczestniczących w życiu społeczno-gospodarczym i publicznym państwa oraz kwestie ochrony socjalnej obywateli poprzez obowiązkowe dokumentowanie ich działalności zawodowej przez pracodawców wymagają być rozstrzygniętym.

Najważniejszym z warunków aktywnego stosowania ustawy o wychowaniu przedszkolnym jest przypisanie odpowiedzialności za jej stosowanie jednemu z federalnych organów wykonawczych - Federalnej Służbie Archiwalnej Rosji (Rosarchiv). W związku z tym kwestia wzmocnienia koordynacyjnej roli Rosarchiwum i jego struktur jako organów odpowiedzialnych za stan dokumentacji zarządczej, zapewnienie jej bezpieczeństwa, naukowego i praktycznego wykorzystania, a także działań innych organów federalnych w związku z usprawnieniem ich własna dokumentacja ma ogromne znaczenie; zgodność z obowiązującymi przepisami; zapewnienie terminowego przekazywania dokumentów o stałym okresie przechowywania do archiwów państwowych, wdrożenie zarządzania dokumentacją zgodnie ze standardami w organizacjach ich systemu.

* Zarządzanie dokumentacją

Fundacja Republiki Białorusi. 4. pytaniaorganizacje i działalność archiwów organizacje ... zanim terytorialny organizacje przez rejestrację państwową. 27. Prośby o kopie dokumentów są zrobione... R numer arkusza: Sekcja 1. Numer działki...

Wykład 1. Nowoczesne technologie i organizacja pracy biurowej. Ocena aktualnego stanu wsparcia dokumentacji dla zarządzania (DOE).

Kurs „Organizacja i technologia dokumentacyjnego wspomagania zarządzania” składa się z dwóch części: „Historia organizacji pracy biurowej w Rosji” oraz „Nowoczesna organizacja i technologia dokumentacyjnego wspomagania zarządzania”.

Celem zajęć jest przybliżenie studentom cech kształtowania się i rozwoju krajowych systemów ewidencji w różnych okresach historycznych oraz zapoznanie ich z teorią i praktyką organizowania nowoczesnej obsługi dokumentacji opartej na naukowo ugruntowanych zasadach i metodach jego poprawa.

Cele kursu:

podkreślić miejsce dokumentacyjnego wsparcia zarządzania w procesach zarządzania;

zapoznanie się z historią rozwoju systemu ewidencji państwowej;

kształtowanie racjonalnego podejścia studentów do rozwiązywania problemów organizacji pracy z dokumentami w instytucji;

zapoznanie uczniów z nowoczesnymi typowymi strukturami usług przedszkolnych;

studiować nowoczesne technologie dokumentacyjnego wspomagania zarządzania.

Dokumentacja jest podstawą technologii sterowania

Praca w biurze-dział działalności zapewniający dokumentację i organizację pracy z dokumentami urzędowymi..

Termin ten pojawił się początkowo w mowie ustnej (przypuszczalnie w XVII w.) i oznaczał proces rozwiązywania (wytwarzania) sprawy: „stworzyć sprawę” – rozwiązać problem. W trakcie podejmowania decyzji konieczne stało się utrwalenie wyniku, np. osiągniętego porozumienia. W tym celu tworzono dokumenty od czasów starożytnych, ponieważ słowo mówione jest krótkotrwałe, może zostać zapomniane, zniekształcone podczas transmisji lub nie tak zrozumiane. Już w XVI wieku. słowo jest używane walizka jako zbiór dokumentów związanych z każdą sprawą, wydaniem. Po raz pierwszy w tej koncepcji słowo „sprawa” zostało zapisane w dokumentach w 1584 roku.

Nowoczesna praca biurowa obejmuje:

zapewnienie terminowego i prawidłowego tworzenia dokumentów (dokumentacji);

organizacja pracy z dokumentami (odbiór, przekazywanie, przetwarzanie, księgowanie, rejestracja, kontrola, przechowywanie, systematyzacja, przygotowanie dokumentów do archiwizacji, niszczenie).

Równolegle z terminem „praca biurowa” W ostatnich dziesięcioleciach termin ten był używany dokumentacja zarządcza(ŁANIA). Jego pojawienie się wiąże się z wprowadzeniem do zarządzania systemów komputerowych oraz ich wsparciem organizacyjnym, programowym i informacyjnym w celu przybliżenia terminologii stosowanej w programach komputerowych i literaturze. Obecnie terminy „praca urzędnicza” i „zarządzanie dokumentami” są synonimami i są używane w odniesieniu do tej samej działalności.

Dokumentowe wsparcie zarządzania (DOE) to rodzaj wsparcia zarządzania organizacją, który obejmuje utrwalanie, przekazywanie i przechowywanie informacji o stanie organizacji oraz działania kontrolne w celu zmiany jej stanu. DOW obejmuje następujące główne procesy:

utrwalanie czynności kontrolnych lub danych o stanie rzeczy Organizacji w oficjalnych mediach, tj. " dokumentacja” lub „produkcja dokumentów”;

terminowe przekazywanie informacji w sposób urzędowy, tj. przekazanie dokumentów lub obieg dokumentów";

terminowe i długoterminowe przechowywanie dokumentów, tj. „przechowywanie archiwalne”.

Obsługa dokumentacji zarządczej to gałąź działalności, której głównym celem jest dostarczanie kierownictwu informacji o stanie rzeczy w Organizacji w celu podejmowania świadomych decyzji zarządczych oraz monitorowania ich realizacji.

Dokumentacja to proces tworzenia i przetwarzania dokumentu. Stanowa norma definiuje dokumentację jako „zapisywanie informacji na różnych nośnikach zgodnie z ustalonymi zasadami”.

Dziś przedszkolna instytucja edukacyjna służy zarówno jako skuteczne narzędzie zarządzania, jak i najważniejsze narzędzie komunikacji w relacjach między agencjami rządowymi a ludnością kraju, strukturami społeczeństwa obywatelskiego i biznesem. Naszym zdaniem w trakcie reformy na poziomie krajowym konieczne jest ustalenie jednolitych zasad unifikacji i standaryzacji usług i technologii placówek wychowania przedszkolnego, a także dokumentacji – dla lepszej współpracy między organami rządowymi. Regulacje państwowe w zakresie obsługi dokumentacji nabierają szczególnego znaczenia w związku z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych i środków komunikacji elektronicznej. Wzrost ilości informacji i dokumentacji we władzach rodzi potrzebę stałego monitorowania i zarządzania tymi procesami przez państwo.

Krajowe tradycje, światowe doświadczenia, rekomendacje Międzynarodowej Rady Archiwów jednoznacznie wskazują na potrzebę państwowego uregulowania gospodarki dokumentacyjnej, a także rozsądnego ograniczenia wolumenu obiegu dokumentów w kraju.

Państwowa służba archiwalna tradycyjnie angażowała się w usprawnianie dokumentacji zarządczej w Rosji.

Np. w najnowszym Rozporządzeniu o Federalnej Służbie Archiwalnej Rosji z dnia 28 grudnia 1998 r. nr 1562 zawarto zadanie: „opracowanie i doskonalenie, wspólnie z władzami federalnymi i rządowymi podmiotów Federacji Rosyjskiej, archiwów i pracy biurowej, w tym państwowego systemu pracy biurowej i ujednoliconej dokumentacji systemowej."

Nowy organ zarządzający - Federalna Agencja Archiwalna (patrz Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 17 czerwca 2004 r. nr 290) zgodnie z decyzjami o reformie administracyjnej nie ma funkcji zarządzania dokumentacją. Przypisuje mu się jedynie funkcję koordynowania przykładowych nomenklatur spraw, instrukcji pracy biurowej federalnych organów wykonawczych, a także wykazów dokumentów generowanych w toku działalności federalnych organów rządowych i podległych im organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania . Jak widać, z Regulaminu wypadło nawet bardzo abstrakcyjne zadanie „rozwoju” pracy biurowej. Sytuacja ta wprowadza niepewność w perspektywach dalszego doskonalenia placówek wychowania przedszkolnego na szczeblu państwowym. Jednocześnie we wszystkich krajach rozwiniętych, w takiej czy innej formie, funkcje zarządzania dokumentami są przypisane odpowiednim organom państwowym, a ta praktyka uzasadnia się.

Rosja powinna zwrócić uwagę na doświadczenia obcych krajów. Przecież dzisiaj, po wprowadzeniu reform administracyjnych, państwowa funkcja zarządzania dokumentami (DOM) po raz pierwszy od trzech stuleci zniknęła z pola widzenia państwa. Agencja archiwalna nie może pełnić funkcji koordynacyjnych, kontrolnych, nadzorczych w zakresie placówek wychowania przedszkolnego. Zadanie to nie zostało powierzone innemu organowi państwowemu. Oczywiście ta sytuacja wpłynie negatywnie na stan przedszkolnych instytucji edukacyjnych w kraju.

W obecnych warunkach utrudnione są ważne prace nad projektem ustawy federalnej „O wsparciu dokumentacyjnym działań zarządczych”, który został opracowany w ostatnich latach. Reforma struktur państwowych wymaga szeroko zakrojonej rewizji zgromadzonej bazy prawnej i metodologicznej przedszkolnych placówek oświatowych.

W szczególności konieczna jest rewizja standardów obsługi dokumentacji obowiązujących na międzystanowym, stanowym i międzysektorowym szczeblu rządowym, z uwzględnieniem trwających prac nad federalnym programem docelowym „Elektroniczna Rosja (2002-2010)”, a liczba umów i standardów międzynarodowych w obszarach wymiany informacji. Jednocześnie konieczne jest powstrzymanie niekontrolowanego wzrostu wolumenu obiegu dokumentów.

Wolumen dokumentacji generowanej w działalności organów rządowych to około 250 miliardów arkuszy dokumentów rocznie. Jednocześnie wybiórcze badania aparatu administracji publicznej wykazały, że rocznie następuje wzrost ilości dokumentacji o 8–15%.

Na szczególną uwagę zasługuje zwiększony poziom informatyzacji organów państwowych - jest to dodatkowy czynnik wpływający na stan przedszkolnych placówek oświatowych.

Ocena kosztów bezpośrednich dokumentowania działań zarządczych wykazuje znaczne wahania kwot w zależności od zakresu i poziomu administracji publicznej.

Koszt dokumentowania i przetwarzania dokumentów w przeliczeniu na jeden dokument to średnio około 50 rubli. W tym zakresie 10% redukcja specyficznego składu dokumentów poprzez ujednolicenie i standaryzację pozwala nam oczekiwać bezpośredniego efektu ekonomicznego poprzez obniżenie kosztów dokumentowania i przetwarzania dokumentów. Oszczędności wynoszą około 12,5 miliarda rubli.

Uregulowanie funkcji organów państwowych i procedur ich obsługi dokumentacyjnej pozwala, poprzez skrócenie czasu poświęcanego na dokumentowanie i przetwarzanie dokumentów (średnio z 15-20 minut do 3-4 minut), zaoszczędzić nawet 40-50% całkowitego czasu poświęconego na procesy dokumentacyjne. To z kolei pozwoli na uzyskanie bezpośredniego efektu ekonomicznego w wysokości co najmniej 2,5–3,0 mld rubli.

Obecnie rosyjska gospodarka odchodzi od w przeważającej mierze surowcowej w kierunku rozszerzania produkcji zaawansowanych technologicznie produktów wymagających intensywnej nauki, wykorzystujących najwyższe osiągnięcia naukowo-techniczne oraz potencjał intelektualny kraju. Zgodnie z wcześniejszymi decyzjami Rady Bezpieczeństwa (RS) przy Prezydencie Federacji Rosyjskiej, główną uwagę należy zwrócić na zapewnienie konkurencyjności produktów krajowych, zwłaszcza na rynku zagranicznym. Wymaga to dokumentacji i wsparcia informacyjnego produktów na wszystkich etapach cyklu życia, które spełniają międzynarodowe standardy, co jest zapisane w ustawie federalnej „O przepisach technicznych” z dnia 27 grudnia 2002 r. Nr 184-FZ.

W marcu 2003 r. Komisja Bezpieczeństwa Informacyjnego Rady Bezpieczeństwa Federacji Rosyjskiej, zwracając uwagę na problem elektronicznego zarządzania dokumentami, zdecydowała o potrzebie stworzenia zbioru aktów prawnych regulujących ten obszar.

ustanowienie ujednoliconych zasad i metod przedszkolnych instytucji edukacyjnych w strukturach państwowych, niezależnie od ich podporządkowania wydziałowego;

monitorowanie i kontrola przestrzegania zasad i norm międzyresortowego obiegu dokumentów, procesów powstawania dokumentów oraz wielkości obiegu dokumentów;

prace naukowo-metodologiczne w zakresie obsługi dokumentacji oraz wprowadzanie najbardziej racjonalnych metod pracy z dokumentami w organizacjach rządowych i rządowych;

scentralizowane opracowywanie standardowych przepisów dotyczących rozwiązywania zadań kierowniczych organizacji państwowych;

zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów w organach rządowych, tworzenie funduszy dokumentowych jako zasobów informacyjnych organizacji, ustalanie okresów przechowywania dokumentów, a także przestrzeganie prawnie ustanowionych przepisów dotyczących dostępu do dokumentów organów i organizacji rządowych;

badanie oprogramowania i innych narzędzi informacyjnych wykorzystywanych w organach i organizacjach państwowych do elektronicznej komunikacji dokumentacyjnej;

profesjonalne szkolenia i zaawansowane szkolenia specjalistów z zakresu wychowania przedszkolnego.

Realizacja tych zadań, stanowiących podstawę zarządzania dokumentacją, podniesie poziom jakości i profesjonalizmu w sferze społeczno-gospodarczej Rosji oraz uzyska, poprzez usprawnienie działalności aparatu administracyjnego, całkowity bezpośredni efekt ekonomiczny w wysokości 13,75-14,25 mld rubli. A efekt, który jest znacznie większy niż bezpośredni, to pośredni efekt ekonomiczny odzwierciedlony we wzroście produktu krajowego brutto i konkurencyjności rosyjskich producentów.

Oczywiście do rozwiązania powyższych problemów potrzebny jest specjalny organ stanowy na poziomie służby federalnej. Najlepszy do tych celów jest organ zarządzający archiwami, obdarzony odpowiednimi uprawnieniami.

Współcześnie pracę biurową określa norma jako „gałęź działalności”, która zapewnia dokumentację i organizację pracy z dokumentami „tj. cały proces od momentu powstania dokumentu do jego zniszczenia lub przekazania do archiwum w celu przechowania”.

Termin ten pojawia się początkowo w mowie ustnej (przypuszczalnie w XVII w.) i oznacza sam proces podejmowania decyzji (wytwarzanie sprawy – „sprawa do produkcji” (w celu rozwiązania sprawy). dokumenty powstały w celu utrwalenia osiągniętego porozumienia, podjętej decyzji (ponieważ słowo ustne jest krótkotrwałe, może zostać zapomniane, zniekształcone podczas transmisji lub nie tak rozumiane już w XVI wieku, słowo case jest używane jako „zbiór dokumentów związane z jakąkolwiek sprawą, sprawa” 3. Po raz pierwszy w tym znaczeniu rozumie się słowo „sprawa”, zapisane w dokumentach w 1584 r.

Równolegle z terminem „zarządzanie biurem” w ostatnich dziesięcioleciach używany jest termin „wsparcie dokumentacji zarządczej”. Pojawienie się tego terminu wiąże się z wprowadzeniem systemów komputerowych w zarządzanie, ich organizację, program i informację bezpieczeństwo. W celu przybliżenia terminologii stosowanej w programach komputerowych i literaturze z zakresu pracy biurowej podobnie zaczęto używać terminu „zarządzanie dokumentacją”, które w istocie jest synonimem terminu „praca biurowa”. Na przykład w tytułach standardu dokumentów „Państwowy system dokumentacyjnego wsparcia zarządzania” i „Typowe instrukcje pracy biurowej w ministerstwach i departamentach Federacji Rosyjskiej”.

Użyty dziś szerszy termin – zarządzanie informacją i dokumentacją, obejmuje, oprócz tradycyjnej pracy z dokumentami i usługami informacyjnymi, tworzenie, utrzymanie i pracę z bazami danych.

Zarówno proces tworzenia dokumentów, jak i organizacja pracy z nimi zawsze były regulowane specjalnymi aktami ustawodawczymi i regulacyjnymi oraz regulacyjno-metodologicznymi. W okresie przedrewolucyjnym największymi aktami ustawodawczymi, które decydowały o organizacji pracy biurowej, były „Regulamin Generalny” zatwierdzony przez Piotra I 28 lutego 1720 r., „Instytucja Administracji Prowincji” z 1775 r. przez Katarzynę II , oraz „Generalny Ustanowienie Ministerstw” z 1811 r. Akty te ustanowiły podstawowe zasady pracy z dokumentami, które obowiązują dzisiaj (na przykład obowiązkowe księgowanie dokumentów, rejestracja, kontrola, tworzenie akt, tworzenie archiwum instytucji itp.).

Akty normatywne i metodyczne dotyczące pracy biurowej:

Zarządzany jest państwowy system obsługi dokumentówi ja.Postanowienia podstawowe. Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i usług wsparcia dokumentacji. - M.,1991.

Obecnie, zgodnie z federalnym programem docelowym, dopracowuje się nową wersję GSDOU - systemu przepisów określających podstawowe zasady pracy z dokumentami w organizacjach. System jest również zorientowany na struktury komercyjne. Składać się będzie z dwóch części: normatywnej i metodycznej. W części normatywnej, a także w aktualnym dokumencie, określone są główne zadania i funkcje, prawne uregulowanie działalności usługi wsparcia dokumentacji w organizacji, jej przybliżona struktura; procedura przygotowania i wykonania dokumentów; wszystkie etapy pracy z nimi: dostawa, przejazd, przetwarzanie, księgowość, rejestracja, kontrola realizacji, prace informacyjne i referencyjne, operacyjne przechowywanie dokumentów, wyszukiwanie dokumentów i informacji; ochrona systemów wyszukiwania informacji; przygotowanie dokumentów do archiwum; tryb przeprowadzania badania wartości dokumentów; organizacja przechowywania dokumentów.

Główną różnicą nowego systemu jest to, że będzie to jeden kompleks zautomatyzowanej dokumentacji opartej na nowoczesnych edytorach tekstu, zautomatyzowanym obiegu pracy (w tym e-mail), bazach danych oraz zautomatyzowanym przechowywaniu i korzystaniu z dokumentów (w tym zautomatyzowanych nomenklaturach spraw, inwentarzach sprawy itp.) 9 .

Standardowa instrukcja pracy biurowej federalnych władz wykonawczych Federacji Rosyjskiej. - M., .2005.

Nowe wydanie Instrukcji. Obejmuje zarówno ogólną procedurę sporządzania i wykonywania dokumentów, jak i specyfikę sporządzania niektórych rodzajów dokumentów: rozkazów, instrukcji, instrukcji, protokołów. Opisuje procedurę rejestrowania dokumentów, budowania wyszukiwarek prac referencyjnych, organizowania kontroli nad wykonaniem dokumentów, procedury kompilowania i pracy z nomenklaturą akt, tworzenia akt, przeprowadzania badania wartości dokumentów, przetwarzania akt, sporządzanie inwentaryzacji, szybkie przechowywanie plików, przenoszenie ich do magazynu. W załączniku znajdują się formularze nazewnictwa spraw, ustawa o przeznaczeniu dokumentów do zniszczenia, inwentarze itp. Jak widać z krótkiego spisu treści pouczenia, odzwierciedla ona niemal wszystkie zagadnienia związane z organizacją pracy biurowej. Choć jest przeznaczony przede wszystkim dla ministerstw i urzędów, może być używany i znajdzie wiele przydatnych usług pracy biurowej dla organizacji o dowolnej formie własności. Może służyć jako podstawa do opracowania instrukcji pracy biurowej danej organizacji.

Podstawowe zasady pracy archiwów resortowych. - M., 1988.

Reguły można warunkowo podzielić na dwie części. Pierwsza (punkty 2-4) obejmuje szczegółowo zagadnienia pracy biurowej:

wymagania dotyczące nomenklatury spraw, ich rodzajów, procedury ich przygotowania, wypełniania, konserwacji;

procedura tworzenia spraw w pracy biurowej;

organizacja i tryb badania wartości dokumentów w pracy biurowej;

procedurę przydzielania dokumentów do zniszczenia; 4 przygotowanie akt do przeniesienia do archiwum: rejestracja akt (numeracja, segregowanie, dodatkowy projekt okładki itp.), zestawienie inwentarzy, przeniesienie do archiwum.

W innej części regulaminu (punkty 5-14) szczegółowo opisano pracę z dokumentami w archiwum.

Dla organizacji komercyjnych, które nie składają dokumentów do przechowywania państwowego, ale przechowują je w domu, zasady są niezbędnym narzędziem w organizacji ich archiwum.

Wykaz dokumentów wskazujących okresy przechowywania (Typowe><ми ведомственный) 10 .

Wzór rozporządzenia w sprawie prowadzenia prac urzędu nad wnioskami, wnioskami i skargami obywateli w organach państwowych, przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje.

Ustawa ta opisuje podstawowe przepisy dotyczące organizacji pracy z tą kategorią dokumentów: cechy rejestracji, terminy, prowadzenie akt podręcznych, tworzenie akt, prowadzenie akt, prowadzenie informacji analitycznej dotyczącej odwołań. Metodologia określona w Regulaminie może być wykorzystana do organizacji pracy z dowolnymi dokumentami osób fizycznych.

Wykład 2. Organizacja placówki wychowania przedszkolnego. Zadania i funkcje usługi DOW.

Organizacyjne formy obsługi dokumentacji (praca biurowa).

Usługa DOW: cel i miejsce w strukturze organizacji

Typowe struktury obsługi placówek wychowania przedszkolnego w organizacjach różnych szczebli zarządzania.

Funkcje pracowników przedszkolnej placówki oświatowej

Racjonowanie pracy pracowników

Oficjalny i liczbowy skład personelu służby przedszkolnej placówki oświatowej.

Regulacja działalności serwisu DOW.

1. Wsparcie dokumentacyjne jako funkcja zarządcza występuje w każdej organizacji, niezależnie od jej formy organizacyjno-prawnej, charakteru i treści działań, kompetencji i innych czynników. Zgodnie z definicją zawartą w GOST R 51141-98, obsługa dokumentacji dla zarządzania jest gałęzią działalności, która zapewnia dokumentację i organizację pracy z oficjalnymi dokumentami.

Dokument jest głównym sposobem utrwalania i przekazywania informacji zarządczych i innych w systemie zarządzania, a jakość podejmowanych decyzji, a co za tym idzie, skuteczność działań instytucji w dużej mierze zależy od tego, jak sprawnie zorganizowana jest praca z dokumentami. Dlatego w każdej organizacji niezwykle ważne jest zwrócenie szczególnej uwagi na organizację obsługi pracy biurowej i osiągnięcie jak najbardziej racjonalnej organizacji pracy z dokumentami.

Aby to zrobić, należy przede wszystkim rozwiązać następujące problemy na poziomie organizacyjnym:

Wybór optymalnej formy organizacyjnej pracy biurowej;

Opracowanie struktury organizacyjnej i funkcjonalnej usługi pracy biurowej oraz wybór jej specyficznej nazwy;

Rozgraniczenie funkcji, obowiązków, praw i odpowiedzialności pomiędzy poszczególnymi komórkami strukturalnymi służby ewidencyjnej a pracownikami oraz ich utrwalenie w odpowiednich dokumentach organizacyjno-prawnych;

Racjonowanie pracy pracowników biurowych;

Ustalenie składu liczbowego i urzędowego służby zarządzania ewidencją;

Wybór optymalnej technologii do pracy z dokumentami i utrwalenie jej w Instrukcji pracy biurowej;

Racjonalna organizacja miejsc pracy i tworzenie korzystnych warunków pracy;

Doskonalenie umiejętności pracowników oraz kultury pracy z dokumentami.

Pierwsze pytanie – wybór optymalnej formy organizacyjnej pracy biurowej – jest rozstrzygane na wstępnym etapie organizacji usługi pracy biurowej. Rozwiązując tę ​​kwestię, należy wyjść z tego, że historycznie istniały trzy główne formy organizacji pracy biurowej: scentralizowana, zdecentralizowana i mieszana.

Scentralizowana forma polega na realizacji wszystkich operacji przetwarzania dokumentów (od przyjmowania dokumentów i ich rejestracji po wysyłanie dokumentów, tworzenie plików i ich przechowywanie) w jednej jednostce - usłudze pracy biurowej.

Zdecentralizowana forma organizacji pracy biurowej polega na stworzeniu niezależnej służby pracy biurowej w każdej jednostce strukturalnej i jest obecnie rzadko stosowana. Zdecentralizowana forma pracy biurowej stosowana jest tylko w organizacjach rozproszonych terytorialnie, a także w wydzielonych działach pracujących z określoną dokumentacją.

z dokumentami o ograniczonym dostępie, które muszą być oddzielone od dokumentów jawnej ewidencji.

Mieszana forma organizacji pracy biurowej polega na wykonywaniu niektórych czynności biurowych w służbie pracy biurowej, innych w działach. Z reguły służba kancelaryjna bierze na siebie odbiór i wysyłanie dokumentów, ich rejestrację, organizację obiegu dokumentów, kontrolę nad wykonaniem dokumentów, natomiast tworzenie i wykonywanie dokumentów, ich usystematyzowanie, tworzenie spraw i przechowywanie w podziałach strukturalnych. Dodatkowo przy mieszanej formie pracy biurowej ta sama operacja technologiczna (np. rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących) może być wykonana w usłudze zarządzania biurem oraz w działach strukturalnych, w zależności od kategorii dokumentów. Dokumenty adresowane do kierownictwa są rejestrowane w usłudze zarządzania ewidencją, adresowaną do wydziałów strukturalnych w odpowiednich wydziałach.

Większość organizacji stosuje mieszaną formę organizacji pracy biurowej, rzadziej formę scentralizowaną, choć oczywiście ta ostatnia ma szereg zalet. Scentralizowana forma organizacji pracy biurowej pozwala skoncentrować w jednej jednostce wszystkie operacje techniczne związane z przetwarzaniem dokumentów, pozostawiając innym jednostkom strukturalnym kreatywną pracę z dokumentami, umożliwia stworzenie jednej bazy danych dla wszystkich dokumentów otrzymywanych i tworzonych w organizacji, zapewniając w ten sposób bardziej wiarygodne wyszukiwanie dokumentów, a co za tym idzie, prace referencyjne nad dokumentami. Scentralizowany formularz uwalnia podziały strukturalne od konieczności formowania sporządzonych dokumentów w sprawy i ich przechowywania, gdyż prace te wykonuje służba urzędnicza. Ponadto scentralizowana forma pozwala na bardziej efektywne i kompleksowe wykorzystanie sprzętu biurowego oraz sprzętu komputerowego do wykonywania czynności biurowych związanych z przetwarzaniem dokumentów.

Oczywiście przy formie scentralizowanej służba urzędnicza wykonuje znacznie większy nakład pracy niż przy formie mieszanej, a to oczywiście wymaga większego personelu pracowników, a ponieważ wszystkie sprawy są rozpatrywane, formowane i przechowywane w służbie urzędniczej , to odpowiednio większa ilość specjalnych pomieszczeń biurowych przeznaczonych do przetwarzania dokumentów, tworzenia i przechowywania bieżącego archiwum organizacji. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że wprowadzenie nowoczesnych komputerów, w szczególności sieciowych technologii przetwarzania dokumentów, pozwala na stworzenie jednej bazy danych dokumentów organizacji oraz, w mieszanej formie, pracy biurowej.

Wybrana forma organizacji pracy biurowej w dużej mierze determinuje technologię pracy z dokumentami, która jest ustalona w instrukcji pracy biurowej.

2. Należy podkreślić, że we współczesnych warunkach, gdy praca z dokumentacją zarządczą w wielu instytucjach oparta jest na technologii komputerowej, funkcje usługi zarządzania biurem nie ograniczają się do organizowania obiegu dokumentów instytucji, rozliczania dokumentów, monitorowania ich wykonanie i przechowywanie dokumentów. Usługa zarządzania dokumentacją jest bezpośrednio zaangażowana w wyznaczanie zadań w zakresie rozwoju zautomatyzowanych technologii informatycznych do pracy z dokumentami, zapewniania dostępu do informacji i ochrony informacji oraz usprawniania pracy z dokumentami.

Usługa zarządzania dokumentacją – zarządzanie sprawami, biuro, dział generalny, sekretariat, dział zarządzania biurem – samodzielna jednostka strukturalna organizacji, instytucji, przedsiębiorstwa (zwana dalej organizacją), która pełni funkcję dokumentacyjnego wsparcia czynności zarządczych (DOE ) i podlega bezpośrednio kierownikowi organizacji. Konkretna nazwa usługi ewidencyjnej dobierana jest w zależności od typu organizacji, jej struktury organizacyjnej, miejsca w hierarchii organów, zakresu działania i innych cech. W małych organizacjach funkcje pracy biurowej wykonuje zazwyczaj jeden sekretarz.

3. Wybór konkretnej nazwy usługi pracy biurowej następuje jednocześnie z rozwojem struktury organizacyjnej i funkcjonalnej usługi. Państwowy System Wspomagania Dokumentacji Zarządzania (GSDM) zawiera rekomendacje, które pozwalają wybrać najbardziej odpowiednią nazwę usługi oraz jej strukturę.

W zależności od statusu organizacji, jej celów, zadań, liczby jednostek strukturalnych i urzędników, serwis PEI ma różne nazwy form organizacyjnych, struktury i składu urzędowego.

Dla przedszkolnych placówek oświatowych w organizacjach tworzą:

zarzadzanie sprawą;

gabinet;

Wspólny dział;

obsługa przedszkolnej placówki oświatowej lub wydziału przedszkolnej placówki oświatowej.

W federalnych władzach wykonawczych (ministerstwach, departamentach) - jest to zarządzanie sprawami, które z reguły ma złożoną strukturę. W jej skład wchodzą: sekretariat, inspekcja pod ministrem, sekretariat zarządu, urząd.

Sekretariat składa się z Recepcji Ministra, Sekretariatu Ministra, Recepcji oraz Sekretariatów Wiceministrów. Sekretariat przygotowuje dokumenty do raportu i organizuje pracę z dokumentami otrzymanymi przez kierownictwo.

Inspekcja pod Ministerstwem sprawuje nadzór nad wykonaniem dokumentów rządowych, dokumentów administracyjnych organów, zarządzeń ministra.

Sekretariat Zarząd jest odpowiedzialny za obsługę techniczną i dokumentacyjną posiedzeń zarządu.

gabinet składa się z podziałów strukturalnych.

Należą do nich: ekspedycja, biuro korespondencji rządowej, biuro księgowości i ewidencji dokumentów, grupa kontrolna, biuro maszynopisania lub komputerowe centrum przetwarzania dokumentów, biuro kserokopiarki, pokój dalekopisu, archiwum centralne .

W różnych przedsiębiorstwach - państwowych, niepaństwowych, badawczych, projektowych, inżynieryjnych, uczelniach wyższych - powstaje dział obsługi dokumentacji lub biuro. Mogą posiadać podziały strukturalne (branżowe, grupowe), bądź też utrzymanie określonego obszaru pracy może być powierzone konkretnym wykonawcom (wykonawcy).

W biurze lub dziale przedszkolnej placówki oświatowej tworzone są wydziały, które prowadzą księgowość i rejestrację dokumentów, kontrolę, doskonalenie, pracę z dokumentami i wprowadzanie środków technicznych, rozpatrywanie odwołań obywateli. Mogą to być sekretariat, ekspedycja, biuro pisania, kserokopiarka i archiwum.

We władzach wykonawczych samorząd lokalny tworzy wspólny wydział. Struktura działu ogólnego obejmuje takie same poddziały jak biuro. Jednak jego struktura z konieczności zawiera takie jednostki, jak wydział protokołu, grupa listów, recepcja. Dział protokolarny opracowuje projekty dokumentów w imieniu kierownictwa, analizuje dokumenty przygotowywane w pionach strukturalnych, a jego pracownicy przygotowują posiedzenia organu zarządzającego. Grupa (biuro, wydział) prowadzi prace z apelami obywatelskimi. Recepcja przyjmuje obywateli, którzy zgłaszają się z propozycjami, oświadczeniami, skargami o charakterze osobistym.

Za pozytyw należy uznać włączenie w strukturę obsługi DOW jednostki usprawniającej formy i metody pracy z dokumentami. Pododdział ten można nazwać działem usprawniającym pracę z dokumentami i wprowadzaniem środków technicznych lub zespołem (branżowym, biurowym) usprawniającym pracę z dokumentami.

W biurze i dziale ogólnym (oddział przedszkolnej instytucji edukacyjnej), a także jako niezależna jednostka, można utworzyć sekretariat, w skład którego wchodzą wszyscy sekretarze szefów organizacji.

Podstawowym warunkiem powstania tej usługi, niezależnie od jej nazwy, której należy bezwzględnie przestrzegać, jest: „Obsługa dokumentacyjna zarządzania w organizacjach, instytucjach i przedsiębiorstwach realizowana jest przez specjalną służbę, działającą jako samodzielna jednostka strukturalna , bezpośrednio podległe szefowi organizacji”.

W ministerstwach i departamentach - zarzadzanie sprawą. Co do zasady w skład administracji spraw wchodzą: sekretariat (recepcja, sekretariat ministra, sekretariaty wiceministrów, sekretariat zarządu, biuro protokolarne), inspekcja pod ministra (szef wydziału), biuro (biuro rządu). korespondencja, biuro księgowo-rejestrowe, ekspedycyjne, biuro maszynopisowe (biuro kserokopii, dalekopisu itp.), dział pism (reklamacji), dział usprawnienia pracy z dokumentami i wprowadzenia środków technicznych, archiwum centralne);

W przedsiębiorstwach (stowarzyszeniach), w organizacjach badawczych, projektowych, projektowych i centrach komputerowych, uczelniach wyższych i innych organizacjach - od sprawy dokumentacyjnego wsparcia zarządu lub biura. W ich pogarszać, z reguły obejmuje: poddziały księgowości i ewidencji dokumentów, kontroli egzekucji, usprawnienia pracy z dokumentami i wprowadzania środków technicznych, rozpatrywania odwołań obywateli, sekretariatu, ekspedycji, biura maszynopisania, biura kserokopiarki, archiwum;

W organach wykonawczych władzy (administracjach, urzędach miast, prefekturach itp.) i aparacie administracyjnym organizacji publicznych - Wspólny dział. Dział ogólny obejmuje: sekretariat, biuro, grupę kontrolną, grupę protokolarną, grupę ds. poprawy pracy z dokumentami, grupę pism (skarg), biuro maszynopisania, biuro kserokopiarki i archiwum;

W organizacjach, które nie posiadają w strukturze pracy biurowej, jej funkcje pełni: główny recepcjonista, w podziałach konstrukcyjnych - sekretarz wydziału lub inna wyznaczona osoba.

4. Usługa zarządzania rekordami rozwiązuje dwa główne zestawy zadań:

Zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania czynności zarządczych i organizacji pracy z dokumentami;

Doskonalenie form i metod pracy z dokumentami.

Zadania stojące przed służbą duchowną określają jej funkcje. Zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania czynności zarządczych rozwiązuje się poprzez realizację następujących funkcji:

opracowanie i projektowanie papierów firmowych, zapewnienie ich produkcji;

zapewnienie wytwarzania dokumentów, kopiowania i powielania dokumentów;

kontrola jakości przygotowania i wykonania dokumentów, przestrzegania ustalonej procedury zatwierdzania i certyfikacji dokumentów.

Zadanie organizacji pracy z dokumentami rozwiązuje się, wykonując następujące funkcje:

ustanowienie jednolitej procedury przekazywania dokumentów (obieg dokumentów instytucji);

spedycyjne przetwarzanie dokumentów przychodzących i wychodzących;

rejestracja i księgowanie przychodzących, wychodzących i wewnętrznych dokumentów organizacji;

kontrola wykonania dokumentów;

usystematyzowanie dokumentów, zapewnienie ich przechowywania i późniejszego wykorzystania w czynnościach zarządczych;

organizacja pracy z apelami obywateli;

zapewnienie ochrony informacji dokumentacyjnych.

Zadanie doskonalenia form i metod pracy z dokumentami obejmuje:

opracowywanie i przetwarzanie dokumentów normatywnych, pouczających, metodycznych dotyczących pracy biurowej (Instrukcje dotyczące pracy biurowej, nomenklatury spraw itp.);

wytyczne metodyczne i kontrola zgodności z ustalonymi zasadami pracy z dokumentami w strukturach oddziałów organizacji;

zaawansowane szkolenie pracowników instytucji, ich porady dotyczące pracy z dokumentami;

Usprawnienie dokumentacji instytucji, prowadzenie prac nad ujednoliceniem dokumentów, opracowanie Karty Sprawozdania i Albumu formularzy dokumentów wykorzystywanych w działalności organizacji;

Opracowanie i wdrożenie nowych form i metod pracy z dokumentami, usprawnienie przepływu pracy instytucji, poprawa dyscypliny działania podczas pracy z dokumentami;

wyznaczanie zadań w zakresie rozwoju lub doskonalenia zautomatyzowanych technologii informatycznych wykorzystywanych podczas pracy z dokumentami.

5. Normy w świecie pracy są opracowywane na podstawie badań i są przeznaczone do ponownego wykorzystania przy określaniu konkretnych kosztów pracy.

Zgodnie z ich przeznaczeniem materiały wykorzystywane do standaryzacji pracy pracowników dzielą się na:

limity czasowe- uregulowany czas poświęcony na wykonanie jednostki znormalizowanego rodzaju pracy lub jej elementu w określonych warunkach organizacyjno-technicznych;

normy populacyjne- regulowana liczba pracowników kadry fachowej i kwalifikacyjnej niezbędnej do wysokiej jakości wykonywania określonej funkcji w określonych warunkach organizacyjno-technicznych;

standardy centralizacji pracy- regulowany stosunek liczby pracowników aparatu zarządzania do ogólnej liczby pracowników przedsiębiorstwa według funkcji kierowniczych lub ogólnie dla przedsiębiorstwa;

standardy zarządzania- normy dotyczące liczby podległych (lub obsługiwanych) pracowników;

Zagregowane normy czasowe są przeznaczone do wykonywania kompleksu powiązanych technologicznie i organizacyjnie metod pracy (operacji).

Zagregowane standardy wykonywania poszczególnych operacji obliczane są według wzoru:

Standardy te opierają się na normach pracy, które określają wysokość i strukturę kosztów czasu pracy i są standardem, z którym porównuje się rzeczywiste koszty czasu w celu ustalenia ich racjonalności. Podczas racjonowania pracy obowiązują następujące zasady:

normy czasowe;

standardy produkcyjne;

standardy usług;

normy populacyjne;

standardy zarządzania;

znormalizowane zadania.

Jeżeli normy czasu mają przede wszystkim na celu określenie normy czasu wykonania jednostki pracy, to normy usług i liczba pracowników służą odpowiednio do obliczenia norm usług i łącznej liczby pracowników wykonujących określoną ilość pracy w ciągu roku.

Przy opracowywaniu norm czasowych najpierw oblicza się normy czasowe dla poszczególnych czynności (prac) powtarzalnych, a następnie określa się pracochłonność wszystkich prac - jako sumę iloczynów pracochłonności wykonania poszczególnych prac przez ich liczbę. Następnie określa się liczbę pracowników.

Wykład 3. Skład oficjalny i techniczny pracowników placówki wychowania przedszkolnego. Obowiązki funkcjonalne pracowników służby przedszkolnej placówki oświatowej. Ramy prawne regulujące organizację i technologię wsparcia informacyjnego i dokumentacyjnego działalności instytucji.

Ramy regulacyjne i metodologiczne zarządzania dokumentami (DOE) - zbiór przepisów, aktów prawnych regulacyjnych, dokumentów metodologicznych, standardów państwowych regulujących technologię tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów w bieżącej działalności organizacji, a także działalność służby pracy biurowej: jej struktura, funkcje, obsada kadrowa, wsparcie techniczne i inne aspekty.

Dokumenty regulacyjne i metodologiczne dla przedszkolnych placówek oświatowych są opracowywane przez różne organy państwowe i administrację zgodnie z ich kompetencjami.

Baza normatywna i metodologiczna przedszkolnej placówki oświatowej obejmuje:

Akty prawne wydawane przez najwyższe organy władzy i administracji państwowej;

Akty prawne wydawane przez federalne organy wykonawcze: ministerstwa, komisje, departamenty zarówno o charakterze branżowym, jak i resortowym;

Akty prawne wydawane przez władze ustawodawcze i wykonawcze podmiotów Federacji Rosyjskiej i ich jednostek terytorialnych, regulujące problematykę pracy biurowej;

Akty prawne o charakterze regulacyjnym i instruktażowym oraz dokumenty metodyczne dotyczące dokumentacyjnego wspomagania zarządzania, publikowane przez kierownictwo przedsiębiorstw i organizacji.

Niezależnie od konkretnej nazwy usługi ewidencji i jej struktury, podstawą prawną jej działalności jest regulamin usługi i przepisy dotyczące jej części strukturalnych, a także obowiązkowe dla każdej organizacji opisy stanowisk pracy pracowników. Dokumenty te ustalają rozgraniczenie funkcji, obowiązków, praw i odpowiedzialności pomiędzy poszczególnymi komórkami strukturalnymi służby ewidencyjnej a pracownikami.

Regulamin obsługi placówki wychowania przedszkolnego- akt prawny określający pozycję organizacyjno-prawną jednostki w strukturze instytucji, jej zadania, funkcje, uprawnienia, obowiązki oraz relacje z innymi jednostkami i instytucjami.

Opis pracy- akt prawny określający pozycję organizacyjno-prawną pracownika w strukturze instytucji i jednostki. jego obowiązki funkcjonalne, prawa, obowiązki i relacje z innymi pracownikami i działami.

Rozporządzenie o służbie ewidencji oraz ewentualne przepisy dotyczące jej elementów konstrukcyjnych opracowuje jego kierownik przy zaangażowaniu wykwalifikowanych specjalistów, którzy doskonale znają zarówno pracę jednostki, jak i organizacji jako całości i są zatwierdzani za głowę.

Jedną z funkcji usługi pracy biurowej jest wybór optymalnej technologii pracy z dokumentami i jej naprawienie w Instrukcji pracy biurowej. Instrukcja pracy biurowej- akt prawny określający technologię tworzenia lub otrzymywania dokumentów, ich przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania w działalności organizacji. Instrukcja pracy urzędu ustala jednolite zasady dokumentowania czynności, organizowania obiegu pracy, prowadzenia ewidencji, rejestrowania, monitorowania realizacji dokumentów i ich przechowywania. Instrukcja jest zatwierdzana przez kierownika organizacji i obowiązuje wszystkich pracowników.

Celem instrukcji jest usprawnienie pracy z dokumentami, zmniejszenie liczby i poprawa jakości przygotowania dokumentów, usprawnienie obiegu dokumentów oraz optymalizacja pracy kierowniczej.

Instrukcja pracy biurowej opracowywana jest w oparciu o przepisy Systemu Zarządzania Dokumentacją Państwową, państwowe normy dotyczące dokumentów. Ministerstwa i departamenty opracowują instrukcje pracy biurowej na podstawie standardowej instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych. instrukcje konsekwentnie odzwierciedlały wszystkie etapy pracy z dokumentami od ich powstania lub odbioru po wykonanie, wysłanie i/lub dostarczenie do archiwum.

Instrukcja powinna zawierać sekcje: postanowienia ogólne; dokumentacja czynności (wymagania dotyczące formularzy, rejestracja szczegółów dokumentów, wykonanie niektórych rodzajów dokumentów); organizacja obiegu dokumentów (przetwarzanie dokumentów przychodzących i wychodzących, rejestracja dokumentów, kontrola realizacji dokumentów); organizowanie przechowywania dokumentów (opracowywanie nomenklatury spraw, tworzenie i prowadzenie spraw, przekazywanie spraw do archiwum). Ponadto wskazane jest włączenie do instrukcji rozdziałów dotyczących wytwarzania dokumentów z wykorzystaniem technologii komputerowej; przechowywanie, księgowanie i posługiwanie się formularzami, pieczęciami, pieczęciami: korzystanie z urządzeń faksowych i poczty elektronicznej; kserowanie i powielanie dokumentów i kilka innych. W zależności od specyfiki działalności instytucji, jej struktury, procedury przekazywania dokumentów, obecności wydzielonych obszarów pracy, stosowanych środków technicznych i innych czynników. Instrukcję pracy biurowej można uzupełnić o inne działy, np.: dokumentowanie pracy organu kolegialnego (kolegium, rada dyrektorów, rada naukowa itp.); przygotowanie pism wysyłanych za granicę itp.

Uzupełnieniem przepisów prawnych instrukcji są wnioski (wzory papieru firmowego) ; główne rodzaje dokumentów; klasyfikatory, formularze rejestracyjne itp.).

Dokumenty normatywne i metodologiczne regulujące przedszkolną instytucję edukacyjną obejmują:

Lista dokumentów wraz z warunkami przechowywania (standardowe i wydziałowe).

Listy wzorcowe opracowane przez instytucje archiwalne ustalają okresy przechowywania dokumentacji typowe dla większości instytucji, organizacji i przedsiębiorstw. Na podstawie list standardowych opracowywane są listy wydziałowe, zawierające najbardziej kompletne i systematyczne wyliczenie dokumentacji organizacji i przedsiębiorstw ich systemu.

Regulamin obsługi placówki wychowania przedszkolnego są opracowywane na podstawie standardowych, które zawierają maksymalny zestaw funkcji. Przy opracowywaniu poszczególnych przepisów układ zadań i funkcji służby określany jest w zależności od rzeczywistych warunków jej działania. Na przykład do typowych funkcji technologicznych można dodać funkcje prognozowania rozwoju obsługi dokumentacji, ujednolicania dokumentów, wskazówek metodycznych dotyczących organizacji pracy biurowej w pionach strukturalnych itp. Odwrotnie, w konkretnym przepisie można dodać wyłączyć z typowych funkcji te, które nie są wykonywane przez służbę DOW w tej organizacji lub są ustalone dla innych jednostek strukturalnych.

Forma stanowiska i struktura tekstu są ujednolicone w USORD.

Jeżeli jednostka nie posiada struktury wewnętrznej w postaci sektorów, działów, grup, biur itp., rozdział „Struktura” nie jest uwzględniony w rozporządzeniu. Jeżeli jednostka ma strukturę wewnętrzną, dla każdej jednostki strukturalnej opracowywany jest niezależny przepis.

Pierwszy akapit „Postanowienia ogólne” określa dokładną nazwę usługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej, jej miejsce w strukturze organizacyjnej organizacji, stopień niezależności usługi. Rozważ dwa sformułowania tego akapitu:

„Biuro jest niezależnym pododdziałem strukturalnym JSC i podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu”.

„Biuro jest częścią wydziału ogólnego AO i podlega jego szefowi”.

W pierwszym przypadku niezależność urzędu jest ustalona, ​​w drugim jego wartość pomocnicza.

Ponadto Regulamin wskazuje imię i nazwisko stanowiska kierownika służby – kierownika, spadkodawcy, kierownika; tryb powoływania i zwalniania, wymagania dotyczące jego kwalifikacji i stażu pracy praktycznej.

Kolejny paragraf zawiera listę głównych dokumentów prawnych, dyrektywnych, regulacyjnych i instruktażowych, którymi kieruje się służba PEI w swojej pracy. W pierwszej kolejności wymienia się dokumenty legislacyjne i krajowe, normatywno-metodyczne i normatywno-techniczne, a następnie wewnętrzne dokumenty organizacyjno-administracyjne.

Jeżeli biuro posiada własną pieczęć (pieczęcie), Regulamin podaje jej opisy, warunki przechowywania i użytkowania.

Sekcja „Zadania główne” ma na celu sformułowanie celów stojących przed jednostką, czyli problemów, które jednostka musi rozwiązać.

Sekcja „Funkcje” zawiera wykaz prac lub czynności wykonywanych przez jednostkę na podstawie stojących przed nią zadań.

W celu realizacji przypisanych jej funkcji służba biurowa posiada określony zestaw uprawnień, a za niewykonanie funkcje ponosi odpowiedzialność określoną w rozporządzeniu.

W sekcji „Uprawnienia” wymienione są czynności, jakie jednostka, reprezentowana przez jej kierownika, jest zobowiązana wykonać, aby wypełniać przypisane jej funkcje. Podczas kompilacji tej sekcji należy przestrzegać tych samych zasad, jak podczas kompilowania odpowiedniej sekcji opisu stanowiska (patrz poniżej), ale w odniesieniu do jednostki.

Rozdział „Odpowiedzialność” określa rodzaje odpowiedzialności, jakie może ponosić kierownik jednostki, jeśli jednostka nie wypełnia swoich funkcji. Służba zarządzania dokumentacją jest odpowiedzialna za naruszenie ustalonej procedury pracy z dokumentami w instytucji, utratę lub uszkodzenie dokumentów, za nieprzestrzeganie reżimu tajemnicy lub poufności w pracy z dokumentami, za nieprzestrzeganie instrukcji i instrukcji zarządzania.

W procesie pełnienia funkcji przypisanych służbie zarządzania aktami współdziała z kierownictwem instytucji, wszystkimi komórkami funkcjonalnymi i służbami wsparcia oraz poszczególnymi pracownikami, służbą zarządzania aktami wyższej organizacji, organami archiwalnymi, naukowymi lub innymi instytucjami organizowanie i usprawnianie pracy z dokumentami. Sekcja „Relacje” reguluje linki informacyjne i dokumentacyjne jednostki; główne dokumenty stworzone lub otrzymane przez niego; wskazano, z którymi oddziałami i organizacjami prowadzona jest interakcja, jakie informacje oddział otrzymuje i przedstawia, częstotliwość i termin składania wniosków, w jakiej kolejności i przez kogo rozpatruje się spory powstałe w trakcie pracy oddziału.

Podobnie opracowywane są przepisy dotyczące: podziały strukturalne służby ewidencji: zarządzenie o sekretariacie, zarządzenie o biurze protokolarnym, zarządzenie o archiwum itp.

Wraz z rozporządzeniem o służbie urzędniczej i przepisami o jej indywidualnym elementy konstrukcyjne dla każdego pracownika służby pracy biurowej, opracowywane są opisy stanowisk. Opisy stanowisk regulują status organizacyjno-prawny pracowników i zapewniają warunki do efektywnej pracy. Umożliwiają obiektywną ocenę działań pracowników i stanowią normatywną podstawę stosowania wobec pracowników środków administracyjnych. Opisy stanowisk pozwalają na realizację podstawowej zasady racjonalnej organizacji pracy - zasady podziału i współpracy pracy.

Aby sporządzić wysokiej jakości opis stanowiska, należy dokładnie i dogłębnie przeanalizować rodzaje pracy wykonywanej przez pracownika zajmującego określone stanowisko, innymi słowy, sporządzić opis stanowiska lub miejsca pracy. Szczegółowy opis wykonywanej pracy pozwala na sformułowanie zbioru wymagań dla konkretnego stanowiska lub stanowiska pracy, wymagań dotyczących wiedzy, jaką musi posiadać pracownik, jego umiejętności, doświadczenia itp.

Opracowując opisy stanowisk dla pracowników biurowych, należy kierować się „Charakterystyka taryfowa i kwalifikacyjna na stanowiskach pracowników” (zatwierdzona dekretem Ministerstwa Pracy. władze wykonawcze” (pismo Ministerstwa Pracy Rosji z marca 13, 1996 nr 482-BK), jeżeli pracownicy biurowi są zaklasyfikowani jako urzędnicy. Charakterystyki taryfowe i kwalifikacyjne publikowane są również niemal corocznie w formie Katalogu Kwalifikacji na stanowiska kierowników, specjalistów i innych pracowników (M.: Mintrud Rossii, 2001).

Cechy taryfowe i kwalifikacyjne obejmują główne kategorie pracowników działu - menedżerów, specjalistów, wykonawców technicznych i ustalają zakres obowiązków, wymagania dotyczące kwalifikacji i wykształcenia, dostępność specjalnej wiedzy i umiejętności.

Przybliżona struktura tekstu opisu stanowiska dla pracowników biurowych podana jest w GSDOU: postanowienia ogólne, funkcje pracownicze; obowiązki służbowe; prawa pracownicze; relacje (powiązania według pozycji); odpowiedzialność pracowników, ocena wyników.

W przypadku podporządkowania służby ewidencji kierownikowi placówki, opisy stanowisk pracy jej pracowników zatwierdza kierownik placówki lub zastępca kierownika personelu. Jeżeli służba urzędnicza zgłasza się do jednego z zastępców

Wykład 4. Ogólne zasady i podstawy metodyczne organizacji przepływu pracy. Wsparcie informacyjne i dokumentacyjne, jako najważniejsza funkcja usługowa zarządzania, wymaga starannej, przemyślanej organizacji.

Szybkość uzyskania informacji niezbędnych do podjęcia decyzji zależy od przejrzystości i szybkości przetwarzania i przemieszczania dokumentu. Opóźnione przetwarzanie dokumentów, zwłaszcza finansowych, może prowadzić do negatywnych konsekwencji ekonomicznych. Dlatego zawsze dużą wagę przywiązuje się do racjonalnej organizacji przepływu pracy, szybkości i dokładności przetwarzania oraz przekazywania dokumentów do realizacji.

„Przepływ dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania do zakończenia realizacji lub wysłania” 1 nazywany jest przepływem pracy.

Cała dokumentacja instytucji podzielona jest na trzy obiegi dokumentów

dokumenty przychodzące (przychodzące);

dokumenty wychodzące (wysłane);

dokumenty wewnętrzne.

Każdy z przepływów dokumentów ma swoją specyfikę pod względem ilości, przetwarzania i przemieszczania.

Liczba dokumentów wszystkich obiegów za rok będzie wielkością obiegu dokumentów instytucji. Wartość przepływu pracy jest potrzebna do obliczenia wymaganej liczby pracowników biurowych do obliczenia efektywności wykorzystania mechanizacji i automatyzacji pracy biurowej. Generalnie pokazuje również obciążenie pracą całego aparatu administracyjnego. wszyscy jego pracownicy mają do czynienia z dokumentami.

W łańcuchu technologicznym przetwarzania i przemieszczania dokumentów można wyróżnić następujące etapy:

przyjmowanie i pierwotne przetwarzanie dokumentów;

wstępne rozpatrzenie i dystrybucja dokumentów;

rejestracja;

kontrola wykonania;

informacje i prace referencyjne;

wykonanie dokumentów i wysyłka.

ROSOFORMACJA

Państwowa instytucja edukacyjna

Wyższe wykształcenie zawodowe

„DON STAN TECHNICZNY

UNIWERSYTET"

Katedra Nauki o Dokumentach i Komunikacji Językowej

KURS PRACA

Według dyscypliny: „organizacja i technologia dokumentacji

wsparcie zarządzania"

Na temat: Doświadczenie w organizacji pracy z dokumentami za granicą

Praca skończona:

student III roku

Grupy GDU-32

Wasilenko Anastazja

Anatolijewna

Sprawdzone prace:

Marina w Watolinie

Władimirowna

Data dostarczenia:

Rostów nad Donem

Wstęp ……………………………………………………………………..3

1. Zagraniczne doświadczenia normalizacyjne………………………………………4-11

1.1 Historia powstania i rozwoju międzynarodowej organizacji normalizacyjnej………………………………………………………………………4-5

1.2 Aktualny stan normalizacji międzynarodowej w zakresie zarządzania dokumentami………………………………………………………..6-11

2. Doświadczenie w organizowaniu pracy z dokumentami za granicą ...... 12-20

2.1 Doświadczenie z dokumentami w krajach Wspólnoty Australijskiej……………….12-16

2.1.1 System standardów australijskich stanów związkowych..12-13

2.1.2 Commonwealth Archival Fund………………………………..14-16

2.1 Doświadczenie z dokumentami we Włoszech………………………………...17-20

3. Analiza aktualnego stanu zarządzania dokumentami w Rosji..21-27

Wniosek…………………………………………………………………..28-29

Lista wykorzystanych źródeł………………………………………30

Wstęp

Temat pracy na kursie jest istotny, ponieważ studiując doświadczenie w organizowaniu pracy z dokumentami za granicą, można prześledzić główne trendy w rozwoju pracy biurowej i, analizując je, zastosować te innowacje w Rosji.

Celem pracy jest analiza doświadczeń związanych z organizacją pracy z dokumentami za granicą.

Zadania robocze:

studiować zagraniczne doświadczenia normalizacyjne;

Przeanalizuj doświadczenie w organizowaniu pracy z dokumentami w innych krajach;

Przeanalizuj aktualny stan zarządzania dokumentami w Rosji.

Do pisania kursu wykorzystano prace:

Przepisy prawne;

Zasoby internetowe;

Czasopisma („Praca biurowa”, „Sekretarka”).

Metody badawcze to: analiza porównawcza, historyczna.

1. Zagraniczne doświadczenia normalizacyjne

1.1 Historia powstania i rozwoju międzynarodowej organizacji normalizacyjnej

Normalizacja międzynarodowa to zbiór międzynarodowych organizacji normalizacyjnych i produktów ich działalności - norm, zaleceń, raportów technicznych i innych produktów naukowo-technicznych. Istnieją trzy takie organizacje: Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna – ISO (ISO), Międzynarodowa Komisja Elektrotechniczna – IEC (IEC), Międzynarodowy Związek Telekomunikacyjny – ITU (ITU).

Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) to globalna sieć, która określa, jakie normy są wymagane do działania organizacji komercyjnych, rządowych i publicznych. Został oficjalnie założony 23 lutego 1947 roku.

Jego główny cel sformułowany jest w Karcie ISO: „...promowanie rozwoju normalizacji w skali globalnej w celu zapewnienia międzynarodowej wymiany towarów i wzajemnej pomocy, a także rozszerzenia współpracy w dziedzinach intelektualnej, naukowej, technicznej i działalność gospodarcza."

ISO zrzesza 64 kraje. ISO jest organizacją pozarządową: jej członkowie nie są delegatami rządowymi, jak na przykład w ONZ. ISO zajmuje jednak szczególne stanowisko pomiędzy organizacjami rządowymi i pozarządowymi. Dzieje się tak dlatego, że z jednej strony wiele instytucji ISO jest częścią struktur rządowych w swoich krajach lub znajduje się pod kuratelą swojego państwa. Z drugiej strony pozostali członkowie ISO są całkowicie prywatni, stworzeni przez lokalne związki organizacji przemysłowych.

O skali działalności organizacji świadczą następujące fakty: w pracach technicznych, prowadzonych w ramach 187 komitetów technicznych, 576 podkomitetów, 2057 grup roboczych, uczestniczy ponad 30 tys. ekspertów. Rocznie na całym świecie odbywa się ponad 800 spotkań ww. organów technicznych. Park norm ISO przekracza 14 000 pozycji, a rocznie publikowanych jest ponad 800 nowych i zmienionych norm.

Międzynarodowe normy ISO nie mają statusu obowiązkowych dla wszystkich uczestniczących krajów. Każda strona świata ma prawo je dostosować lub nie. Decyzja o zastosowaniu międzynarodowej normy ISO związana jest głównie ze stopniem udziału kraju w międzynarodowym podziale pracy oraz stanem jego handlu zagranicznego. Około połowa międzynarodowych norm ISO znalazła zastosowanie w rosyjskim systemie normalizacyjnym.

Tak więc głównym zadaniem norm międzynarodowych jest stworzenie na poziomie międzynarodowym ujednoliconych podstaw metodologicznych dla rozwoju nowych i doskonalenia istniejących systemów jakości oraz ich certyfikacji.

1.2 Aktualny stan międzynarodowej normalizacji w zakresie zarządzania dokumentacją

Organizacyjnie ISO obejmuje organy zarządzające i robocze. Organy zarządzające: Zgromadzenie Ogólne (najwyższy organ), Rada, Techniczne Biuro Kierownicze. Ciała robocze - komitety techniczne (TC), podkomitety, techniczne grupy doradcze (TCG).

Walne Zgromadzenie jest zgromadzeniem funkcjonariuszy i delegatów powoływanych przez komisje członkowskie. Każda organizacja członkowska ma prawo do przedstawienia maksymalnie trzech delegatów, ale mogą im towarzyszyć obserwatorzy. Członkowie korespondenci i członkowie subskrybenci uczestniczą jako obserwatorzy.

Rada kieruje pracami ISO pomiędzy sesjami Zgromadzenia Ogólnego. Rada ma prawo, bez zwoływania Walnego Zgromadzenia, kierować zapytania do komisji członkowskich do konsultacji lub powierzyć ich decyzję komisjom członkowskim. Na posiedzeniach Rady decyzje podejmowane są większością głosów członków komisji obecnych na posiedzeniu. Między posiedzeniami iw razie potrzeby Rada może podejmować decyzje korespondencyjnie.

Radzie ISO podlega siedem komitetów: PLACO (biuro techniczne), PROFCO (pomoc metodyczna i informacyjna); CASCO (komitet oceny zgodności); INFCO (Komisja ds. Informacji Naukowo-Technicznej); DEVCO (Komitet Pomocy dla Krajów Rozwijających się); COPOLCO (komitet ochrony konsumentów); REMCO (Komisja ds. Materiałów Referencyjnych).

PLACO (PLACO – Komitet Planowania) przygotowuje propozycje planowania pracy ISO, organizowania i koordynowania technicznych aspektów pracy. Zakres prac PLACO obejmuje rozważenie propozycji tworzenia i rozwiązywania komitetów technicznych, określając obszar normalizacji, którym komitety powinny się zajmować.

PROFCO jest zobowiązane do udzielania pomocy metodycznej i informacyjnej Radzie ISO w zakresie zasad i metod opracowywania norm międzynarodowych. Komitet bada podstawowe zasady normalizacji i przygotowuje rekomendacje dla osiągnięcia optymalnych wyników w tym obszarze. PROFCO zajmuje się również terminologią i organizuje seminaria dotyczące stosowania międzynarodowych standardów w rozwoju handlu.

CASCO (CASCO – Komitet ds. oceny zgodności) zajmuje się zagadnieniami potwierdzania zgodności wyrobów, usług, procesów i systemów jakości z wymaganiami norm, badaniem praktyki tej działalności oraz analizowaniem informacji. Komisja opracowuje wytyczne dotyczące badań i oceny zgodności (certyfikacji) wyrobów, usług, systemów jakości, potwierdzania kompetencji laboratoriów badawczych i jednostek certyfikujących. Ważnym obszarem pracy CASCO jest promocja wzajemnego uznawania i przyjmowania krajowych i regionalnych systemów certyfikacji, a także stosowania międzynarodowych standardów w zakresie badań i oceny zgodności. CASCO wspólnie z IEC przygotowało szereg wytycznych dotyczących różnych aspektów certyfikacji, które są szeroko stosowane w krajach członkowskich ISO i IEC: zasady zawarte w tych dokumentach są uwzględniane w krajowych systemach certyfikacji, a także służą jako podstawa porozumień w sprawie oceny zgodności wzajemnie dostarczanych wyrobów w stosunkach handlowo-gospodarczych krajów różnych regionów.

DEVCO (DEVCO – Komitet ds. Krajów Rozwijających się) bada wnioski krajów rozwijających się w dziedzinie normalizacji i opracowuje zalecenia mające pomóc tym krajom w tej dziedzinie. Główne funkcje DEVCO to: organizowanie na dużą skalę dyskusji na temat wszystkich aspektów normalizacji w krajach rozwijających się, tworzenie warunków do wymiany doświadczeń z krajami rozwiniętymi; szkolenie specjalistów w zakresie normalizacji na podstawie różnych ośrodków szkoleniowych w krajach rozwiniętych; ułatwianie wizyt studyjnych dla ekspertów z organizacji normalizacyjnych w krajach rozwijających się; przygotowanie podręczników szkoleniowych dotyczących normalizacji dla krajów rozwijających się; stymulowanie rozwoju współpracy bilateralnej między państwami uprzemysłowionymi i rozwijającymi się w zakresie normalizacji i metrologii.

COPOLCO (COPOLCO – Komitet ds. Polityki Konsumenckiej) bada kwestie zapewnienia interesów konsumentów i możliwości promowania tego poprzez standaryzację; podsumowuje doświadczenia udziału konsumentów w tworzeniu norm oraz opracowuje programy edukowania konsumentów w zakresie normalizacji i dostarczania im niezbędnych informacji o normach międzynarodowych. Ułatwia to okresowe publikowanie Listy norm międzynarodowych i krajowych, a także przydatne poradniki dla konsumentów: „Badania porównawcze produktów konsumenckich”, „Informacje o produktach dla konsumentów”, „Opracowanie standardowych metod pomiaru wydajności produkty konsumenckie” itp.

REMCO (REMCO – Committee on reference materials) zapewnia ISO pomoc metodologiczną poprzez opracowanie odpowiednich wytycznych w kwestiach związanych z materiałami referencyjnymi (normami). W ten sposób przygotowano książkę referencyjną materiałów referencyjnych oraz kilka podręczników: „Odniesienia do materiałów referencyjnych w normach międzynarodowych”, „Certyfikacja materiałów referencyjnych. Zasady ogólne i statystyczne itp. Ponadto REMCO jest koordynatorem działań ISO w zakresie materiałów odniesienia z międzynarodowymi organizacjami metrologicznymi, w szczególności z OIML – Międzynarodową Organizacją Metrologii Prawnej.

Opracowanie międzynarodowych norm i standardów w zakresie informacji i dokumentacji w ISO powierzono Komitetowi Technicznemu nr 46 „Informacja i Dokumentacja”, w którym biorą udział 34 komitety krajowe – członkowie ISO, w tym Federalna Agencja ds. Regulacji Technicznych i Metrologii Rosji, Rostekhregulirovanie.

Komisja ta zajmuje się standaryzacją w zakresie działalności informacyjnej, działalności wydawniczej, indeksacyjnej i abstrakcjonistycznej, działalności praktycznej bibliotek, ośrodków dokumentacji i informacji, archiwów.

Posiada w swojej strukturze cztery podkomitety: Podkomitet nr 4 „Współpraca Techniczna”; Podkomisja nr 8 „Jakość – statystyka i ocena wyników”; Podkomitet nr 9 „Identyfikacja i opis”; Podkomisja nr 11 Zarządzanie Archiwami/Dokumentami.

Podkomisja nr 11, powołana w celu opracowania standaryzacji w zakresie pracy biurowej i archiwizacji, opracowała 3 międzynarodowe normy: dwie części ISO 15489-2001 „Informacja i dokumentacja – Zarządzanie dokumentacją” (ISO 15489-2001, Informacja i dokumentacja – Zarządzanie zapisami) oraz pierwsza część ISO 23081 Informacja i dokumentacja – Procesy zarządzania zapisami – Metadane dla zapisów – Część 1: Zasady). Norma ISO 15489 reguluje zarządzanie dokumentami w dowolnym formacie i na dowolnych nośnikach tworzonych i otrzymywanych przez różne organizacje w trakcie ich działalności. Druga część normy obejmuje procedury zarządzania dokumentacją organizacji zgodnie z zasadami ujednoliconymi w pierwszej części normy ISO 15489-1:2001. Dokument ten jest w rzeczywistości raportem technicznym, który zgodnie z zasadami ISO odnosi się do dokumentów informacyjnych i nie ma statusu normy; celem jej rozwoju jest zaoferowanie jednej z możliwych metodologii wdrażania systemów zarządzania dokumentami, tworzonych w organizacji w oparciu o zasady pierwszej części normy ISO 15489-1:2001. Ta metodologia oparta jest na doświadczeniach australijskich. Jednocześnie należy zauważyć, że omawiając drugą część normy ISO 15489-1:2001 pojawiły się propozycje włączenia do raportu technicznego kilku opcji metodyk wdrażania systemów zarządzania dokumentami i tym samym usunięcia sprzeczności związanych z krajowe cechy prowadzenia ewidencji i zarządzania dokumentami. Jednak ze względu na złożoność i różnorodność tych metodologii zdecydowano się zawrzeć tylko jedną wersję w raporcie technicznym i przyporządkować prace nad opracowaniem niezbędnej metodologii do zakresu działań krajowych organów normalizacyjnych, zarządzania dokumentami i archiwami.

Dlatego w większości rozwiniętych krajów świata przy opracowywaniu normy krajowej szczególną uwagę zwraca się na pierwszą część ISO 15489-1:2001, druga ma charakter pomocniczy (doprecyzowujący szereg postanowień części pierwszej) dokument.

Norma ISO 23081 poświęcona jest metadanym biznesowym w działaniach zarządczych, ich rodzajom, funkcjom realizacji procesów zarządczych i biznesowych oraz zarządzaniu metadanymi.

W marcu 2005 r. ISO 22310 Informacje i dokumentacja. Wymagania dotyczące zarządzania zapisami/dokumentami w normach” (ISO/DIS 22310, Informacja i dokumentacja – Wymagania dotyczące zarządzania zapisami/dokumentami w normach).

Komitet Techniczny nr 46 jest związany w swojej działalności z Komitetem nr 154 „Procesy, elementy danych i dokumenty w handlu, przemyśle i zarządzaniu”, który opracował tak szeroko stosowane normy, jak formularze ISO 8439-1990. Układ podstawowy” (ISO 8439: 1990, Projektowanie formularzy – Układ podstawowy) oraz ISO 8601-2000 „Elementy danych i formaty wymiany – Wymiana informacji – Reprezentacja dat i godzin” (ISO 8601:2000, Elementy danych i formaty wymiany – Wymiana informacji - Reprezentacja dat i godzin).

Wśród norm opracowanych przez TC nr 46 należy zwrócić uwagę na międzynarodową normę ISO 5127-2001 „Informacja i dokumentacja – Słownictwo” (ISO 5127:2001, Informacje i dokumentacja – Słownictwo), która zawiera główne terminy i pojęcia stosowane w dziedzina pracy z informacją i dokumentacją. Norma jest wykorzystywana przy opracowywaniu stosowanych standardów dla informatyki, w tym bibliotekoznawstwa, zarządzania aktami i aktami archiwalnymi.

Międzynarodowa norma ISO 2384-1977 „Dokumentacja – Prezentacja tłumaczeń” (ISO 2384:1977, Dokumentacja – Prezentacja tłumaczeń) określa zasady prezentacji tłumaczeń w formie standardowej, co upraszcza ich stosowanie przez różne kategorie użytkowników.

W 2003 r. wprowadzono międzynarodową normę ISO 14416-2003 „Informacja i dokumentacja – wymagania dotyczące oprawy książek, czasopism, czasopism i innych dokumentów papierowych do użytku w archiwach i bibliotekach – Metody i materiały” (ISO 14416: 2003, Informacje i dokumentacja – Wymagania dotyczące oprawy książek, czasopism, czasopism i innych dokumentów do użytku archiwalnego i bibliotecznego - Metody i materiały).

Z powyższego możemy wywnioskować, że w chwili obecnej opracowano wystarczającą liczbę standardów w zakresie zarządzania dokumentami, które pozwalają regulować zarządzanie dokumentami o dowolnym formacie i na dowolnych nośnikach tworzonych i otrzymywanych przez różne organizacje w trakcie w swojej działalności ustalają zasady prezentacji tłumaczeń w standardowej formie, co ułatwia korzystanie z nich różnym kategoriom użytkowników.

2.1 Doświadczenie z dokumentami we Wspólnocie Australijskiej

2.1.1 System standardów australijskich stanów związkowych

Całe doświadczenie Australii w dziedzinie zarządzania dokumentacją jest kwintesencją dorobku jej specjalistów.

Stanowy system standaryzacji Wspólnoty Australijskiej jest reprezentowany przez Standards of Australia, organizację założoną w 1922 roku. Regulacyjne i metodologiczne zaplecze dokumentacyjnego wsparcia zarządzania Wspólnotą Australii jest dość obszerne. Uzasadnione jest stwierdzenie, że Australia jest jednym z liderów regionu. Przykładem tego jest norma krajowa AS 4390-1996, która została przyjęta przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną jako podstawa do opracowania normy ISO 15489:2001 i dlatego jest zalecana wszystkim krajom, których krajowe organy normalizacyjne są reprezentowane w ISO, jako punkt odniesienia przy tworzeniu odpowiednich norm krajowych.

W ramach swojej działalności w ramach ISO, Standards Australia zapewnia pracę podkomitetu ds. zarządzania archiwami/dokumentami, utworzonego w ramach komitetu technicznego ds. informacji i dokumentów, tworzącego jego sekretariat. Ten ostatni odpowiada za opracowanie i wdrożenie następujących międzynarodowych standardów:

ISO 15489-1:2001;

ISO 15489/TR-2:2001;

ISO 22310:2006;

ISO/TS 23081-2:2007

W 2002 roku Australia przyjęła równoważną krajową normę zarządzania dokumentami ISO 15489:2001, AS ISO 15489-2002. Został opracowany przez Komitet Zarządzania Dokumentami, pododdział Standardów Australijskich. Następnie Australian Standards ustanowiło również Komitet Techniczny ds. Zgodności w zakresie Zarządzania Dokumentacją, aby zapewnić dokument towarzyszący AS ISO 15489-2002, zawierający praktyczne wskazówki dotyczące monitorowania i audytowania przez organizacje.

Chociaż norma AS ISO 15489-2002 w dużej mierze powtarza treść normy AS 4309-1996, to jednak istnieje między nimi szereg istotnych różnic dotyczących terminologii, struktury i podejścia do obejmowania różnego rodzaju zagadnień.

AS ISO 15489-2002 został opracowany i wdrożony jako norma międzynarodowa, a niektóre terminy zostały zmienione, aby zapewnić zgodność z międzynarodową praktyką.

AS 4390-1996 i powiązane normy zostały zrewidowane, rozszerzone i zmodernizowane, stając się tym samym AS ISO 15489-2002. Podczas gdy AS 4390-1996 zawiera sześć części, AS ISO 15489-2002 ma dwie (sam standard i materiały wsparcia technicznego). W związku z tym informacje zawarte w AS ISO 15489-2002 różnią się znacznie od przedstawionych w AS 4390-1996, głównie ze względu na zwięzłość i zwięzłość. Normy australijskie po opublikowaniu AS ISO 15489-2002 starały się podkreślić kluczowe elementy AS 4390-1996, które nie zostały zawarte w nowej normie i opublikować je w formie załączników, uzupełnień do obowiązującego aktu normatywnego i metodologicznego dotyczącego organizacja zarządzania dokumentami.

Tym samym należy podkreślić, że globalizacja, która charakteryzuje się m.in. standaryzacją procesów ekonomicznych i technologicznych, jest wyraźnie widoczna w obszarze dokumentacyjnego wsparcia zarządzania. Uderzającym tego przykładem jest opracowanie na podstawie krajowej normy Unii Australijskiej AS 4390-1996 międzynarodowego aktu normatywnego i metodologicznego ISO 15489:2001 oraz przyjęcie autentycznych norm w wielu krajach, których krajowe organy normalizacyjne są reprezentowane w ISO.

2.1.2 Archiwa Wspólnoty Narodów

Fundusz Archiwalny Wspólnoty Australijskiej jest reprezentowany przez sieć wyspecjalizowanych organów odpowiedzialnych nie tylko za przechowywanie dokumentów Funduszu Archiwalnego kraju, ale także za opracowywanie aktów ustawodawczych i wykonawczych w zakresie archiwizacji. Sieć ta obejmuje: Narodowe Archiwa Australii, Australijskie Stowarzyszenie Archiwistów oraz Państwowe Archiwa Federacji.

Narodowe Archiwa Australii zostały utworzone w 1961 roku, kiedy Biuro Archiwów Unii oddzieliło się od Biblioteki Narodowej Australii. W 1975 instytucja została przemianowana na Archives of Australia, a w 1998 otrzymała obecną nazwę.

Równolegle zmieniał się również status archiwów narodowych Australii. Ustawa o archiwach z 1983 r. wyznaczyła instytucjom funkcję zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów organów i instytucji państwowych. W 2001 roku Narodowe Archiwa Australii stały się federalnym organem wykonawczym podlegającym Ministrowi Kultury i Sportu.

Oficjalny tytuł szefa Narodowych Archiwów Australii to „Dyrektor Generalny”. Rada Archiwów Narodowych Australii została ustanowiona na mocy art. 10 ust. 1 ustawy o archiwach z 1983 r. Rada składa się z senatora, członka Izby Reprezentantów i 11 innych członków mianowanych przez Ministra Kultury i Sportu .

Strukturalnie Archiwum Narodowe Australii jest podzielone na pięć departamentów: Dostępu i Komunikacji, Usług Doradczych, Koordynacji Krajowej, Zarządzania Dokumentacją i Przechowywania oraz Zarządzania Informacją Rządową, z których każdy jest kierowany przez jednego z Zastępców Dyrektora Generalnego.

Australijskie Towarzystwo Archiwistów to organizacja publiczna, która powstała w 1975 roku w związku z brakiem wykwalifikowanego personelu wśród archiwistów.

Funkcje Australijskiego Towarzystwa Archiwistów obejmują:

Kształcenie własnej wykwalifikowanej kadry, polegające na prowadzeniu specjalistycznych szkoleń i seminariów;

Pomoc w organizowaniu przechowywania materiałów dokumentacyjnych Funduszu Archiwalnego Kraju, nadzór nad ich prawidłowym wykorzystaniem;

Kompleksowa pomoc w prowadzeniu badań naukowych z zakresu archiwizacji;

Publikacja i rozpowszechnianie innymi środkami informacji dotyczących organizacji archiwów Rzeczypospolitej.

Decyzję o bieżącej działalności Australijskiego Towarzystwa Archiwistów powierza się radzie, której członkowie wybierani są na podstawie wyników głosowania wewnętrznego.

Organami roboczymi Australijskiego Towarzystwa Archiwistów są zespoły zadaniowe, w skład których wchodzą:

Zespół Zadaniowy „Archiwum Organizacji”;

Grupa Zadaniowa „Dokumenty Elektroniczne”;

Grupa zadaniowa ds. rdzennych mieszkańców;

Zespół Zadaniowy „Archiwa lokalnych władz wykonawczych”;

Zespół Zadaniowy „Archiwum Szkół”;

Grupa Zadaniowa „Archiwa Uczelni”.

Public Records Office of Victoria zostało utworzone na mocy Ustawy o Public Records Act z 1973 r. w celu gromadzenia, zabezpieczania i zabezpieczania długoterminowego i stałego przechowywania akt rządu stanowego.

Archiwami Stanowymi Wiktorii zarządza Wydział Kultury Departamentu Premiera i Gabinetu.

Do kompetencji Państwowych Archiwów Wiktorii należą:

Przygotowanie standardów regulujących procesy tworzenia dokumentów rządowych;

Doradztwo przedstawicielom agencji rządowych w zakresie wdrażania postanowień standardów w praktyce. Prowadzenie szkoleń i seminariów.

Analizując schemat strukturalny organizacji Funduszu Archiwalnego Wspólnoty Australijskiej, możemy stwierdzić, że odpowiednie organy są kombinacją federalnej organizacji stanowej, federalnej organizacji publicznej i stanowych organizacji podmiotów i pełnią „trójjedyną funkcję” :

Twórca aktów prawnych i wykonawczych z zakresu archiwizacji;

Kontroler-audytor, który jest wezwany do monitorowania realizacji ich postanowień w praktyce;

środowisko edukacyjne.

Tak więc Związek Australijski zajmuje jedno z pierwszych miejsc na świecie w opracowywaniu standardów w dziedzinie prowadzenia dokumentacji i archiwizacji, wiele standardów przyjętych w Związku Australijskim ma charakter międzynarodowy, tym samym aktywnie wpływając na rozwój prowadzenia dokumentacji na całym świecie.

2.2 Doświadczenie z dokumentami we Włoszech

Praca biurowa we współczesnych Włoszech istnieje od początku XIX wieku – od czasów, gdy państwa włoskie były zdominowane przez napoleońską Francję. Rząd francuski zaszczepił we Włoszech klasyfikację dokumentów i system rejestracji, których główne cechy pozostają do dziś. Czternaście lat po powstaniu Republiki Włoskiej, co miało miejsce w 1861 roku, w Rzymie otwarto rząd - Archivio Centrale dello Stato(Centralne Archiwum Państwowe). Zlokalizowane w Rzymie Archiwum przechowuje dokumenty wydane przez centralne organy administracyjne włoskiego rządu narodowego. Ponadto Archiwum zarządza hierarchią państwowych organizacji archiwalnych w całych Włoszech i tworzy strukturę ogólnokrajowej pracy biurowej.

Można powiedzieć, że współczesna praca biurowa we Włoszech rozpoczęła się wraz z wydaniem dekretu królewskiego z 1900 r. (dokument ten nakreślił podstawowe zasady pracy urzędów i instytucji archiwalnych rządu państwowego). Jednak dopiero w 1963 r. ukształtowała się struktura pracy biurowej w takiej formie, w jakiej oficjalnie istnieje do dziś. D wyszedł w tym czasie. Ecreto del Presidente dello Republica(dekret prezydencki), który określił podstawowe wymagania dotyczące przechowywania archiwalnego i ewidencji, które, z niewielkimi zmianami, obowiązują do dziś. Rozważmy istotę tych wymagań.

Włoski system rejestracji został ustanowiony w dekrecie królewskim z 1900 r. i niewiele różni się od innych systemów europejskich. Każda kategoria dokumentów, połączona wspólnym tytułem lub tematem, odpowiada liczbie dokumentów w dzienniku. Z reguły dla każdej kategorii dokumentów tworzony jest osobny dziennik. Jak w większości systemów rejestracyjnych, każdy dokument otrzymany lub utworzony w urzędzie podlega obowiązkowej rejestracji w czasopiśmie. Zarejestrowane dokumenty są kolejno numerowane; ewidencja dokumentów przychodzących i wychodzących prowadzona jest w dzienniku oddzielnie. Fakt zarejestrowania dokumentu jest oficjalnym potwierdzeniem nie tylko samego istnienia dokumentu, ale także jego autentyczności.

Przy rejestracji dokumentów przychodzących w dzienniku wpisuje się datę wpływu, nazwę nadawcy oraz przedmiot sprawy. Przy rejestracji dokumentów wychodzących wskazuje się datę powstania, adresata i przedmiot sprawy. Ponadto wszystkie dokumenty są rejestrowane w dzienniku urzędu, do którego zostały otrzymane.

Urzędy europejskie zwykle stosują pewien rodzaj standardowego schematu klasyfikacji spraw w połączeniu z rejestrami, a Włochy nie są wyjątkiem. Dekretem królewskim z 1900 r. wprowadzono „systematyczną klasyfikację według mandatu (misji)”. Ten standardowy system przewiduje zarówno ogólne, jak i szczegółowe kategorie tematyczne, które stanowią podstawę prowadzenia działalności w ministerstwach rządowych.

Ogólne kategorie spraw pozwalają na klasyfikację dokumentów administracyjnych, które są wspólne dla wszystkich lub większości ministerstw (takich jak akta osobowe), natomiast kategorie specjalne odzwierciedlają potrzeby danego ministerstwa, ze względu na specyfikę jego działalności. Różne kategorie tematyczne tworzą hierarchię klas i podklas, z których każda ma przypisany własny kod alfanumeryczny. Podobny system jest szeroko stosowany w Ameryce Północnej.

Oprócz wyżej wymienionych czasopism, kancelarie włoskie stosują specjalną kategorię dzienników rejestracyjnych zwaną reportaż. Te dzienniki to lista wszystkich spraw w każdej kategorii tematycznej. Indeksy do czasopism składają się z dwóch rejestrów z alfabetycznymi wykazami osób, które stworzyły, wysłały lub odebrały dokumenty, natomiast indeksy tematyczne dokumentów rejestrowanych wpisuje się do trzeciego czasopisma.

Dokumenty, które wyszły z aktywnego użytkowania, przenoszone są z włoskich departamentów rządowych do tzw. „archiwów depozytowych” – magazynów pośrednich, które są złożonym ogólnokrajowym systemem przechowywania. Raz w roku dokumenty z archiwów międzyresortowych trafiają do archiwum depozytowego, gdzie są przechowywane przez 40 lat od daty ich otrzymania. Po tym okresie dokumenty o wartości historycznej przekazywane są do odpowiednich magazynów archiwalnych, a wszystkie pozostałe są niszczone.

Wspomniany już dekret prezydencki z 1963 r. określa okresy archiwalne wszystkich kategorii dokumentów rządowych, w tym rządowych, województw i gmin.

Jak już wspomniano, Centralna Administracja Archiwów z siedzibą w Rzymie zarządza państwową siecią instytucji archiwalnych, która obejmuje Centralne Archiwa Państwowe, Organy Nadzoru Archiwalnego, archiwa regionalne poszczególnych terytoriów i prowincji oraz inne organizacje.

Organy nadzoru archiwalnego działają niezależnie od archiwów państwowych i rozstrzygają sprawy na szczeblu regionalnym w odniesieniu do dokumentów będących własnością osób lub organizacji.

Tak więc praca biurowa we Włoszech zaczęła się rozwijać późno. Rząd francuski miał duży wpływ w takich dziedzinach, jak klasyfikacja dokumentów i system rejestracji. Dziś włoski system biurowy nie różni się zbytnio od innych systemów europejskich.

3. Analiza aktualnego stanu zarządzania dokumentami w Rosji

Obecnie regulacja dokumentacji, organizacji i technologii wspomagania dokumentacji dla zarządzania odbywa się w kilku kierunkach: regulacja legislacyjna, standaryzacja, opracowywanie dokumentów normatywnych i normatywno-metodologicznych o działaniu ogólnopolskim.

Największe znaczenie prawne mają ustawy Federacji Rosyjskiej.

Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji” ustanowiła obowiązek dokumentowania informacji, ustanowiła szereg terminów (informacja, informatyzacja, zasoby informacyjne, udokumentowane informacje itp.), uregulowano stosunki wynikające z tworzenia i wykorzystania technologii informacyjnych, ustanowiono obligatoryjne przekazywanie informacji organom państwowym.

O obowiązku dokumentacyjnym wspominają także inne akty prawne. Tak więc Kodeks Cywilny Federacji Rosyjskiej określił podstawę prawną nie tylko dla działalności osób prawnych, ale także dla jej dokumentacji. Szereg artykułów ustanawia wymagania dotyczące składu informacji (treści) dokumentów i ich projektowania. Tak, art. 52 Kodeksu Cywilnego Federacji Rosyjskiej zawiera wymóg dotyczący treści statutu i statutu, na podstawie których działają osoby prawne; Sztuka. 185 i 186 określają szczegóły takiego dokumentu jako pełnomocnictwa; w sztuce. Zdefiniowano formularz czeku 878 itd.

Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej w sprawie Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej i archiwów ustaliło, że Fundusz Archiwalny Federacji Rosyjskiej obejmuje dokumenty znajdujące się na jej terytorium, niezależnie od formy własności organizacji, w których zostały utworzone. Dlatego wiele dokumentów instytucji, organizacji i przedsiębiorstw, po pewnym czasie, musi zostać przekazanych do przechowywania w archiwach państwowych w sposób określony w dokumentach regulacyjnych.

Akty ustawodawcze Federacji Rosyjskiej regulują wymagania dotyczące dokumentów przesyłanych różnymi środkami komunikacji (poczta, telegraf, faksy i wiadomości elektroniczne), wymagania dotyczące ochrony informacji na różnych etapach ich tworzenia i przechowywania, nadawania dokumentów urzędowych (moc prawna) . Zawierają również podstawy regulacji procesów informatyzacji. Ustawa ustanawia prawo własności do poszczególnych dokumentów i zespołów dokumentacji, kategorii informacji według poziomów dostępu do nich.

Szereg aktów prawnych zawiera normy, które należy uwzględnić przy sporządzaniu i wykonywaniu dokumentów zarządczych. Takie akty obejmują na przykład ustawę Federacji Rosyjskiej „O znakach towarowych, znakach usługowych i nazwach pochodzenia towarów”, która określa procedurę rejestracji godła przedsiębiorstwa umieszczanego na papierze firmowym; Dekret rządu Federacji Rosyjskiej „O usprawnieniu produkcji, użytkowania, przechowywania i niszczenia pieczęci i papieru firmowego z reprodukcją godła Federacji Rosyjskiej” itp.

Obecnie, zgodnie z federalnym programem docelowym, działa GSDOU - system przepisów, które określają podstawowe zasady pracy z dokumentami w organizacjach. System jest również zorientowany na struktury komercyjne. Składa się z dwóch części: normatywnej i metodycznej. W części normatywnej określone są główne zadania i funkcje, prawne uregulowanie działalności usługi wsparcia dokumentacji w organizacji, jej przybliżona struktura; procedura przygotowania i wykonania dokumentów; wszystkie etapy pracy z nimi: dostawa, przejazd, przetwarzanie, księgowość, rejestracja, kontrola realizacji, prace informacyjne i referencyjne, operacyjne przechowywanie dokumentów, wyszukiwanie dokumentów i informacji; ochrona systemów wyszukiwania informacji; przygotowanie dokumentów do archiwum; tryb przeprowadzania badania wartości dokumentów; organizacja przechowywania dokumentów. Jest to jeden kompleks zautomatyzowanej dokumentacji opartej na nowoczesnych edytorach tekstu, zautomatyzowanym obiegu dokumentów (w tym e-mail), bazach danych oraz zautomatyzowanym przechowywaniu i użytkowaniu dokumentów (w tym zautomatyzowanych nomenklaturach spraw, inwentaryzacjach spraw itp.).

GOST R 6.30-2003 USD Jednolity system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne.

Norma dotyczy „dokumentów organizacyjno-administracyjnych związanych z Jednolitym Systemem Dokumentacji Organizacyjno-Administracyjnej (USORD) – uchwał, zarządzeń, zarządzeń, decyzji, protokołów, ustaw, pism itp.... stosowanych w czynnościach:

Federalne organy władzy państwowej, organy władzy państwowej podmiotów Federacji Rosyjskiej, w tym podmiotów Federacji Rosyjskiej, które wraz z językiem rosyjskim jako państwowym językiem narodowym posiadają organy samorządu lokalnego;

Przedsiębiorstwa, organizacje i ich stowarzyszenia, niezależnie od formy organizacyjno-prawnej.

Obecnie w obszarze wychowania przedszkolnego można zidentyfikować kilka problemów i sposobów ich rozwiązania. Niezbędne jest wprowadzenie ustawy o dokumentacji.

Ustawa o dokumentacji Federacji Rosyjskiej powinna odgrywać fundamentalną rolę w rozwiązywaniu problemów przedszkolnych placówek oświatowych. Ustawa umożliwi sformalizowanie ogólnych zasad i najistotniejszych przepisów dotyczących obsługi dokumentacji, w tym obowiązku dokumentowania działań wszystkich organizacji, form i metod dokumentowania, dokumentacji elektronicznej, wymiany udokumentowanych informacji na potrzeby o dokumentowanie podmiotów prawa i środków odpowiedzialności za naruszenia. Ustawa powinna stać się fundamentalną ramą regulacyjną, która nie tylko rozwiąże wiele spornych kwestii zarządzania dokumentami elektronicznymi i archiwami elektronicznymi, ale także w pewnym stopniu określi kierunki i dalsze perspektywy rozwoju automatyzacji placówek wychowania przedszkolnego. Przyjęcie ustawy o dokumentacji to pilne zadanie na najbliższą przyszłość. Aby zapewnić unifikację, konieczne jest wypracowanie nowych standardów.

Rozwiązanie problemów technologicznych dokumentacji ułatwia opracowany VNIIDAD i zatwierdzony przez państwowy standard Federacji Rosyjskiej GOST 6.30-2003. "USD. System ORD. Wymagania dotyczące dokumentów." Norma, przedstawiając wymagania dotyczące ujednolicenia elementów dokumentacji, znacznie ułatwia tworzenie standardowych, ujednoliconych i ujednoliconych procesów zarówno dla tradycyjnej, jak i zautomatyzowanej dokumentacji, przechowywania i przesyłania udokumentowanych informacji. Wyjątkowe znaczenie ma również dalszy rozwój i utrzymanie (aktualizacja) ogólnorosyjskich klasyfikatorów informacji technicznej, ekonomicznej i społecznej, m.in. formy dokumentacji zarządczej na poziomie działów, przedsiębiorstw i organizacji. Zwróćmy się do doświadczeń innych krajów. W Stanach Zjednoczonych od 1976 r. obowiązuje ustawa o zarządzaniu rejestrami federalnymi. Termin „Zarządzanie dokumentami” oznacza planowanie, kontrolę, kierowanie, organizację, szkolenie, promocję oraz inne czynności administracyjne i zarządcze obejmujące tworzenie dokumentów, ich przechowywanie, wykorzystywanie i możliwość dysponowania dokumentami. W 1980 roku uchwalono „Ustawę o ograniczaniu pracy z dokumentami”, której celem było stworzenie jednolitych ram prawnych w tym obszarze działalności administracyjnej. Archiwa Narodowe Stanów Zjednoczonych mają potężną jednostkę odpowiedzialną za zarządzanie dokumentacją. Przybliżmy sobie europejskie przykłady.

Anglia: Od 1985 roku istnieje rządowy program mający na celu poprawę zarządzania dokumentacją. W ramach Gabinetu Ministrów funkcjonuje drugi wydział administracyjny, który wraz z Archiwami Państwowymi Wielkiej Brytanii, przy odpowiednim wsparciu finansowym rządu, zajmuje się zarządzaniem dokumentacją na nowoczesnym poziomie technicznym i technologicznym. W Niemczech, gdzie, jak wiemy, federalizm został podniesiony do rangi zasady ustroju państwowego, 21.06.2015 rząd zatwierdził scentralizowany system pracy urzędów na podstawie ogólnych zasad pracy ministerstw federalnych. Niemieccy dokumentaliści i archiwiści uznają ten fakt za swoje wielkie zwycięstwo, które wymagało długotrwałych wysiłków sztabu i przywódców Bundesarchiv. Co więcej, ten akt prawny nie jest pierwszym w historii Niemiec. Od 1926 r. obowiązywała „imperialna ustawa o ogólnym trybie pracy urzędów”, a w 1958 r. powstała „Ustawa o ogólnym trybie pracy ministerstw federalnych”. Interesujące jest to, że twórcy nowoczesnego systemu pracy biurowej w ministerstwach federalnych Niemiec jako jedno z ich głównych zadań postawili stworzenie ujednoliconej nomenklatury spraw dla ministerstw federalnych i przeciwdziałanie pokusie rezygnacji z rygorystycznych schematów systematyzowania grupowania i szyfrowania dokumentów poprzez nowoczesne technologia komputerowa. Listę tę można by uzupełnić innymi przykładami z ustawodawstwa, na przykład z Republiki Czeskiej, gdzie ustawa o archiwach 1994/1997-2002. obowiązek wszystkich organizacji, niezależnie od formy własności, jest wyraźnie napisany, aby utrzymać dokumentację w porządku, dbać o jej księgowanie i przechowywanie. Podobna norma jest zapisana w podobnym akcie prawnym Białorusi i innych krajów. Można również przywołać doświadczenia Australii, gdzie po raz pierwszy na świecie w 1996 roku przyjęto Krajowy Standard Zarządzania Dokumentami, który zawiera zalecenia dotyczące pracy z tradycyjnymi dokumentami papierowymi oraz z nowoczesnymi dokumentami elektronicznymi.

Problem elektronicznego zarządzania dokumentami, automatyzacji przedszkolnych placówek oświatowych jest ściśle związany z problemem dokumentu elektronicznego. Obecnie różne firmy opracowały i wdrożyły dużą liczbę zautomatyzowanych systemów zarządzania dokumentami (ADMS), charakteryzujących się specyficznym podejściem i sposobami wdrażania komunikacji komputerowej. Niestety w tych opracowaniach nie ma jednolitej terminologii. Produkty firm deweloperskich noszą takie nazwy jak: system zarządzania dokumentami, komputerowy system do automatyzacji pracy biurowej i obiegu dokumentów, system zarządzania biurem, rozproszony system zarządzania dokumentami, archiwum elektroniczne itp. Różnorodność nazw rozwijanych i rozwijanych systemów wskazuje jedynie, że dziś ten obszar rynku informacyjnego nie ukształtował się jeszcze jako samodzielny segment, a w niektórych przypadkach produkty ASUD pojawiają się jako powiązane rozwiązania lub produkt uboczny przy rozwiązywaniu inne bardziej złożone zadania. Jednak liczba ASUDów rośnie dość szybko.

Możliwe jest sformułowanie określonych wymagań dla nowoczesnego systemu zarządzania dokumentami w organizacji. Przede wszystkim ASUD musi w pełni realizować wszystkie zadania dokumentacyjnego wsparcia zarządzania: przygotowywanie dokumentów, ich rejestrację, kontrolę nad wykonaniem, wyszukiwanie dokumentów, ich przechowywanie oraz pracę referencyjną na szeregu dokumentów. System powinien być zbudowany na jednolitych zasadach metodycznych, oprogramowaniu, sprzęcie i rozwiązaniach technologicznych oraz w ramach aktualnych uwarunkowań organizacyjno-prawnych w postaci przepisów krajowych, norm państwowych, instrukcji i wymagań. ASUD powinien zapewniać pełne wykorzystanie (integrację) zgromadzonego zasobu informacyjnego oraz realizować zasadę jednokrotnego wprowadzania informacji i wielokrotnego jej wykorzystania zarówno w formie dokumentalnej, jak i faktycznej. System powinien także pomagać administratorom w wyborze dróg przepływu dokumentów wewnątrz organizacji, zapewniając niezbędny stopień ochrony informacji przed nieuprawnionym dostępem. Zautomatyzowany system sterowania w nowoczesnych warunkach powinien mieć możliwość rozbudowy o określone elementy (liczba urządzeń i technologii technicznych, liczba dokumentów (ilość informacji), liczba użytkowników) oraz być w stanie dostosować się w rozsądnych granicach do zmieniającego się użytkownika wymagania.

Nie należy myśleć, że te problemy są wyłącznie problemami rosyjskimi. Cały świat biznesu jest zaniepokojony podobnymi problemami. Na przykład badanie anglojęzyczne z 1996 r. wykazało, że prawie połowa ankietowanych brytyjskich instytucji miała poważne problemy w obszarze informacji i dokumentacji. W tych instytucjach system wyszukiwania niezbędnej dokumentacji jest słabo rozwinięty. 77,6% menedżerów różnych szczebli przyznało, że samodzielnie szuka informacji, a tylko 18% zwraca się o pomoc do asystentów i sekretarek. Jest mało prawdopodobne, aby sytuacja ta ilustrowała efektywne zarządzanie.

Tak więc obecne prawodawstwo zawiera znaczną liczbę obowiązkowych norm, zasad i wymagań dotyczących dokumentowania różnych działań organizacji państwowych i niepaństwowych, wykonywania niektórych rodzajów dokumentów, ich treści i struktury tekstu.

Wniosek

Należy zauważyć, że za granicą (Europa, USA itp.) znacznie dalej posunęło się zastosowanie technologii informatycznych do obsługi dokumentacji, zwłaszcza w kwestiach elektroniczne zarządzanie dokumentami oraz korzystanie z dokumentów elektronicznych. To oczywiście pierwsza najważniejsza różnica. ISO w 2001 roku przyjęła standard zarządzania dokumentami (ISO:15489-1-2001); również w Europie w 2001 roku opracowano i przyjęto specyfikację „Modelowe wymagania europejskie dla systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi”.

Fakty te wskazują, że w krajach rozwiniętych nie reprezentują one zarządzania dokumentami bez wykorzystania technologii informatycznych. Dawno się nie udostępniali Praca w biurze do tradycyjnego, jak to u nas nadal jest w zwyczaju, i z wykorzystaniem technologii informatycznych. Mają jakąkolwiek papierkową robotę opartą na wykorzystaniu nowoczesnych technologii informatycznych, innej po prostu nie może być.

Drugą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, są niektóre specyficzne podejścia do zarządzania dokumentami, które są specyficzne dla: dprodukcja świerka Europa Zachodnia i Stany Zjednoczone, co notabene znajduje odzwierciedlenie w normie ISO-15489 w części określającej wymagania dotyczące procesów zarządzania dokumentami. W standardzie procesy zarządzania dokumentami nie rozpoczynają się od rejestracji dokumentów, ale od zbadania i określenia okresów przechowywania dokumentów. Mają też rejestrację, ale to nie jest na pierwszym miejscu. W zasadzie nie ma w tym sprzeczności, bo ustalamy również warunki przechowywania dokumentów, ale u nas robi się to zwykle po wykonaniu dokumentu, kiedy to (lub kopia) jest przekazywana do akt w celu przechowania.

Kolejna różnica: jedna z funkcji Praca w biurze w Rosji jest kontrola wykonywania dokumentów. W formie, w jakiej ta funkcja jest realizowana w rosyjskiej pracy biurowej, prawdopodobnie nigdzie tego nie ma. Każdy kraj ma swoją specyfikę Praca w biurze można więc powiedzieć, że kontrola nad terminem wykonania dokumentów to rosyjska specyfika.

Obecnie w zakresie zarządzania dokumentami opracowano wystarczającą liczbę norm, które pozwalają regulować zarządzanie dokumentami w International Association for Standardization o dowolnym formacie i na dowolnych nośnikach tworzonych i otrzymywanych przez różne organizacje w toku ich działalności, ustalić zasady prezentacji tłumaczeń w formie standardowej, co ułatwia ich stosowanie przez różne kategorie użytkowników.

Głównym zadaniem norm międzynarodowych jest stworzenie na poziomie międzynarodowym ujednoliconych podstaw metodologicznych dla rozwoju nowych i doskonalenia istniejących systemów jakości oraz ich certyfikacji.

Commonwealth of Australia zajmuje jedno z pierwszych miejsc na świecie w opracowywaniu standardów w zakresie pracy biurowej i archiwizacji, wiele standardów przyjętych w Commonwealth ma charakter międzynarodowy, tym samym aktywnie wpływając na rozwój pracy biurowej na całym świecie.

Globalizacja, która charakteryzuje się między innymi standaryzacją procesów ekonomicznych i technologicznych, widać wyraźnie w obszarze dokumentacyjnego wsparcia zarządzania. Uderzającym tego przykładem jest opracowanie na podstawie krajowej normy Unii Australijskiej AS 4390-1996 międzynarodowego aktu normatywnego i metodologicznego ISO 15489:2001 oraz przyjęcie autentycznych norm w wielu krajach, których krajowe organy normalizacyjne są reprezentowane w ISO.

Obecne ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej zawiera znaczną liczbę obowiązkowych norm, zasad i wymagań dotyczących dokumentowania różnych działań organizacji państwowych i niepaństwowych, wykonywania niektórych rodzajów dokumentów, ich treści i struktury tekstu.

Lista wykorzystanych źródeł

Ustawa federalna „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji” z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 149-FZ

Państwowy system obsługi dokumentacji dla zarządzania. Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i usług dokumentacyjnego wsparcia zarządzania.-M., 1991

GOST R 6.30-2003 USD Jednolity system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne

ISO 15489-2001 Informacje i dokumentacja - Zarządzanie dokumentami

ISO 23081-1: 2004 Informacja i dokumentacja - Procesy zarządzania rekordami - Metadane dokumentu

ISO 22310 „Informacje i dokumentacja. Wymagania dotyczące zarządzania dokumentami zawarte w normach”

ISO 5127-2001 „Informacje i dokumentacja - Słownictwo”

ISO 2384-1977 „Dokumentacja - Wykonywanie tłumaczeń”

AS ISO 15489-2002 „Menadżer ds. rekordów – Generalny”

DV Volkova Działalność międzynarodowej organizacji normalizacyjnej. Praca biurowa.2006 nr 2.pp 66-70

JAK. Gołotnika. Stanowy system standaryzacji Unii Australijskiej jako wskaźnik procesów globalizacji na świecie// Praca biurowa 2007.-№4.pp 66-70

... za banki komercyjne za za granicą 5 1.1 Charakter systemu nadzoru 5 1.2 Doświadczenie praca banki komercyjne za za granicą 11 2. System nadzoru za... spotkania podpisane dokument naprawianie... kredyt organizacje. Kontrole kredytowe organizacje móc...

1. Motywacja personelu za za granicą

   Streszczenie >> Zarządzanie

   Tworząc odpowiedni regulamin dokument wprowadzenie tej zasady... maszyna do pisania, liczenie Stanowisko itp. W praktyce badań regulacyjnych praca za za granicą używany i... zainteresowanie doświadczenie duże zachodnie firmy organizacje systemy wewnętrzne...

2. Wsparcie psychologiczno-pedagogiczne dla dzieci ze złożonymi zaburzeniami rozwoju za za granicą

   Praca testowa >> Psychologia

   ... za za granicą 2.1 Organizacja nauczanie dzieci głuchoniewidomych za za granicą(70-80s) 2,2 Organizacja ... za za granicą. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę nie tylko doświadczenie, ale też błędy zagranicznych ekspertów w praca... nauczanie głuchoniewidomych i normatywnych dokumenty podjęte w konkretnym...

3. Technologia praca z dokumenty ograniczony dostęp

   Streszczenie >> Przemysł, produkcja

   Jakie są najpoważniejsze granice ochrona chronionych informacji elektronicznych… Na początku sprawy wewnętrzny Inwentarz dokumenty zawarte w nim, na końcu… spraw. Kontrola za praca z dokumenty ograniczony dostęp realizowany przez kierownika organizacje, jego...

4. Status społeczny rosyjskich imigrantów za za granicą

   Zajęcia >> Socjologia

   Przypisany do specjalnego organizacje- służby państwowe ... prowizje, Rosjanie za dokumenty okazało się, że to tylko 6 tysięcy… studiów lub praca, ale pozostałe za za granicą. Kierunki emigracji... praca w innym kraju lub niewystarczająca znajomość języka obcego. Ale doświadczenie ...

Śr. Larin prof, doktor historii

Zarządzanie rejestrami federalnymi w Stanach Zjednoczonych

Rola Niemieckich Archiwów Federalnych w zarządzaniu aktami

Angielskie doświadczenie w tworzeniu elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i e-administracji

Doświadczenie w zarządzaniu dokumentami elektronicznymi w innych krajach

Krajowe tradycje i światowe doświadczenia, zalecenia Międzynarodowej Rady Archiwów wyraźnie wskazują na znaczenie państwowego uregulowania kwestii zarządzania dokumentacją. Nieprzypadkowo ten obszar działań znajduje odzwierciedlenie w projekcie Koncepcji rozwoju spraw archiwalnych do 2020 r., opracowanym przez Federalną Agencję Archiwów. W tej sytuacji słuszne byłoby skorzystanie z postępowych doświadczeń zagranicznych.

We wszystkich krajach rozwiniętych państwo pełni funkcje zarządzania dokumentami i ta praktyka usprawiedliwia się. Odmowa ingerencji na szczeblu państwowym w regulację procesów dokumentacyjnego wspomagania zarządzania w ostatecznym rozrachunku będzie miała negatywny wpływ na jakość zasobu archiwalnego. Sytuacja ta jest szczególnie istotna w związku z ogólnoświatowym trendem przechodzenia na elektroniczne zarządzanie dokumentami.

Ustalenie wymagań regulacyjnych, wytycznych metodycznych i kontroli w zakresie zarządzania dokumentami to najważniejsza działalność państwowych organów archiwalnych za granicą. Kwestia ta została wyjaśniona w wielu głównych prezentacjach na Międzynarodowym Kongresie Archiwów w Australii w 2012 roku.

Zacznijmy tę recenzję ze Stanów Zjednoczonych Ameryki, w której zarządzanie dokumentacją federalną powierzono National Archives and Records Administration (NARA) – instytucji federalnej, państwowej służbie archiwalnej i dokumentacyjnej (zwanej dalej „Archiwami Narodowymi Stanów Zjednoczonych”). Główne funkcje archiwów narodowych Stanów Zjednoczonych obejmują udzielane przez władze federalne wytyczne i pomoc agencjom federalnym we właściwym dokumentowaniu ich działalności oraz przekazywaniu dokumentów do przechowywania lub niszczenia.

Archiwa Narodowe Stanów Zjednoczonych są zobowiązane do:

Upowszechnianie standardów, procedur, zasad w zakresie zarządzania rekordami oraz prowadzenie szkoleń z zarządzania rekordami,

Przeprowadzać badania w celu poprawy praktyk i programów zarządzania rekordami ;

Gromadzenie i rozpowszechnianie informacji o programach szkoleniowych, rozwoju technologicznym i innych działaniach w dziedzinie zarządzania zapisami;

Tworzyć międzyresortowe komisje i rady niezbędne do wymiany informacji w zakresie zarządzania aktami między instytucjami federalnymi;

Nieustannie zwracaj uwagę agencji federalnych i Kongresu USA na potrzebę właściwej polityki zarządzania dokumentacją;

Organizować szkolenia w zakresie zarządzania rekordami i zachęcać agencje federalne do organizowania szkoleń w zakresie stosowania systemów i technologii zarządzania danymi lean;

Sprawdzaj (ankiety) zapisy, programy i praktyki zarządzania zapisami w agencjach federalnych;

Raport do odpowiednich komisji Kongresu USA oraz do szefa Biura Zarządzania i Budżetu USA w styczniu każdego roku (a w razie potrzeby także w każdym innym czasie) na podstawie wyników powyższych działań oraz przestrzegania przez agencje federalne zaleceń opracowanych na podstawie wyników kontroli (ankiety) dokumentów i zarządzania dokumentami .

Kodeks Przepisów Federalnych Stanów Zjednoczonych zawiera akty opublikowane przez Archiwa Narodowe Stanów Zjednoczonych.

W sekcji 36 (rozdział 12) bezpośrednio zarządzaniu dokumentami są:

część 1220 „Dokumenty federalne. Postanowienia ogólne",

część 1222 „Tworzenie i przechowywanie dokumentów federalnych”,

Część 1228 „Przekazywanie dokumentów federalnych”,

część 1230 "Zarządzanie dokumentami zmikrofilmowanymi",

część 1232 „Zarządzanie dokumentami audiowizualnymi”,

część 1234 „Zarządzanie dokumentami elektronicznymi”,

część 1236 „Zarządzanie szczególnie ważnymi dokumentami”,

Część 1238 „Pomoc w programach zarządzania rekordami w organizacjach”.

Jednym z priorytetowych działań Archiwum Narodowego jest udział w tworzeniu ram regulacyjnych do zarządzania dokumentami elektronicznymi w ramach e-administracji. Archiwum Narodowe jest odpowiedzialnym twórcą inicjatywy e-Government Document Management.

Wszystkie departamenty federalne i ich pododdziały są zobowiązane do prowadzenia ewidencji zgodnie z przepisami Archiwów Narodowych, a zautomatyzowane systemy biurowe w departamentach federalnych muszą spełniać wymagania ustanowione przez Archiwa Narodowe. W tym celu został przygotowany Program Inicjatywy E-Government w zakresie Zarządzania Dokumentacją Elektroniczną. .

Program ten opracowuje wytyczne, które departamenty i agencje rządowe mogą stosować przy zarządzaniu aktami elektronicznymi i przenoszeniu akt elektronicznych do stałego miejsca przechowywania archiwów narodowych przy użyciu różnych typów danych i formatów. . NARA zatwierdza standard oprogramowania DOD 5015.2-STD w wersji 2 dla produktów oprogramowania do zarządzania zapisami elektronicznymi .

Norma ta określa obowiązkowe wymagania i zawartość funkcjonalną oprogramowania służącego do zarządzania dokumentami. Archiwa Narodowe zalecają, aby DOD 5015.2 i jego certyfikowane produkty były używane jako podstawa wyboru systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi przez rządy federalne.

Archiwum Narodowe opracowało również „zestaw narzędzi do zarządzania zapisami elektronicznymi” jako przewodnik metodyczny dla praktyków.

W 2008 NARA uruchomiła program Archiwum Dokumentów Elektronicznych , który powinien pomóc agencjom federalnym w zarządzaniu dokumentacją. Archiwum dokumentów elektronicznych pozwala na przetwarzanie, przechowywanie, zarządzanie i trwały dostęp do wszystkich rodzajów dokumentów elektronicznych, niezależnie od cech sprzętu i oprogramowania komputerowego.

W lutym 2011 r. Archiwum Narodowe przygotowało dokument „O zarządzaniu dokumentami rządowymi w chmurze” , który zawiera szczegółowe zapisy i rekomendacje dotyczące zarządzania zapisami w chmurze, w tym kwestie związane z umowami zakupu usług cloud computing. Dokument ten wyraźnie podkreśla, że ​​rządy federalne ponoszą wyłączną odpowiedzialność za przestrzeganie zasad pracy biurowej, niezależnie od miejsca przechowywania dokumentów.

Kwestia zarządzania rejestrami i ogólnie prowadzenia rejestrów publicznych została również podniesiona na najwyższym szczeblu stanowym, gdy prezydent USA Barack Obama wydał specjalne Memorandum „Zarządzanie rejestrami rządowymi” 28 listopada 2011 r. Memorandum adresowane jest do szefów organów władz federalnych i poważnie porusza kwestię jakości zarządzania dokumentami państwowymi.

Niniejsze Memorandum wyznacza początek reformy polityki zarządzania dokumentacją, ulepszania operacji i zachęcania do otwartości i odpowiedzialności poprzez lepsze prowadzenie dokumentacji i podejmowanie decyzji w agencjach; dalsza identyfikacja i przekazywanie do Archiwów Narodowych Stanów Zjednoczonych (NARA) dokumentów historycznych o stałej wartości dla przyszłych pokoleń; pomoc działom wykonawczym i agencjom (zwanymi „agencjami”) w osiąganiu celów minimalizacji kosztów i organizowaniu bardziej efektywnych działań związanych z zarządzaniem dokumentacją.

W Memorandum wskazano, że organy (agencje) rządu federalnego powinny w swojej pracy dążyć do dwóch głównych celów.

Cel pierwszy: Wprowadzenie elektronicznej pracy biurowej w celu zapewnienia przejrzystości, wydajności i odpowiedzialności w rządzie. W tym celu wysunięto zadanie dla wszystkich agencji federalnych, aby do 2019 r. maksymalnie przestawić się na zarządzanie dokumentami elektronicznymi, w tym dokumentami elektronicznymi ze stałym okresem przechowywania.

Do 2017 roku agencje federalne muszą zarządzać wszystkimi dokumentami e-mail w formacie elektronicznym (całkowicie bez papieru).

Drugi cel wydania Memorandum: Usprawnienie organizacji zarządzania dokumentami. W tym celu Memorandum przewiduje wprowadzenie mechanizmu wyznaczania odpowiedzialnych urzędników w każdym departamencie, prowadzenia bieżących szkoleń personelu w zakresie zarządzania dokumentami, opracowywania wykazów dokumentów i składania ich do NARA.

NARA, jako główny wykonawca zapisów Memorandum, powinna przygotować komplet dokumentów regulacyjnych i metodycznych dotyczących implementacji dyrektywy prezydenta USA. W tym celu w dniu 24 sierpnia 2012 r. Biuro Zarządzania i Budżetu Urzędu Prezydenta Stanów Zjednoczonych oraz Archiwa Narodowe Stanów Zjednoczonych (NARA) wydały wspólne Memorandum dla szefów urzędów administracyjnych i agencji rządowych ds. zarządzania dokumentacją. Dokument podpisali Jeffrey D. Zints, pełniący obowiązki dyrektora Biura Zarządzania i Budżetu USA, oraz David S. Ferrero, amerykański archiwista, dyrektor amerykańskich archiwów narodowych. Dokument ten określa główne działania na rzecz realizacji Memorandum Prezydenckiego, rozdziela odpowiedzialność za wdrożenie jego postanowień między NARA i władze federalne, określa środki kontrolne i termin ich wdrożenia.

Niewątpliwie przykład Stanów Zjednoczonych w zakresie zarządzania dokumentacją posłuży jako wskazówka dla innych stanów rozwiązujących podobne problemy i wymaga dalszych badań i stałego monitorowania.

Interesuje się również doświadczeniem Republika Federalna Niemiec, gdzie w ramach funkcjonowania technologii e-administracji istotne miejsce zajmują kwestie zarządzania dokumentami.

Najwyższym organem federalnym w dziedzinie archiwizacji w Niemczech jest Archiwum Federalne (Bundesarchiv). Jej działalność reguluje ustawa o archiwach federalnych z 1988 r. (Bundesarchivgesetz - B ArchG ).

Archiwum Federalne Republiki Federalnej Niemiec pełni rolę organizacji doradczej dla władz federalnych w sprawach zarządzania aktami. Archiwa Federalne publikują w tym zakresie materiały normatywne i metodologiczne, które mają charakter doradczy, ale w praktyce służą ministerstwom federalnym jako podstawa wskazówek w pracy z dokumentami.

W „Procedurze ogólnej dla ministerstw federalnych Niemiec” (GGO) – głównym dokumencie regulacyjnym, który kompleksowo reguluje pracę ministerstw, wraz z oświadczeniem o zasadach pracy urzędów podkreśla się, że ministerstwa federalne tworzą przesłanki do pracy z informacjami w formie elektronicznej. W celu wymiany informacji między ministerstwami federalnymi istnieje jedna sieć informacyjna komunikacji elektronicznej.

Cechy procesu obiegu dokumentów i zarządzania dokumentami z uwzględnieniem wykorzystania dokumentów elektronicznych zostały szczegółowo określone w Dyrektywie w sprawie przetwarzania i zarządzania dokumentami w ministerstwach federalnych ( Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien - RegR), zatwierdzona przez niemiecki rząd federalny w dniu 11 lipca 2001 r.

Interesujące jest podejście niemieckich specjalistów do realizacji państwowego programu „elektronicznego rządu”, który jest jednym z największych w Europie. Program realizowany jest w oparciu o koncepcję „DOMEA”.

„DOMEA” ( Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang- Zarządzanie dokumentami i archiwizacja elektroniczna w systemach informatycznych), to koncepcja robocza zawierająca podstawowe zasady przejścia organizacji państwowych do zarządzania dokumentami elektronicznymi oraz wymagania dotyczące zautomatyzowanych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi.

W Niemczech produkty oprogramowania są certyfikowane na zgodność z wymaganiami funkcjonalnymi dla oprogramowania sformułowanymi w tym dokumencie do użytku w administracji publicznej. „Wymagania” służą jako podstawa do opracowania specyfikacji wydziałowych oraz jako kryterium podejmowania decyzji o zakupie oprogramowania.

Podczas certyfikacji systemy są oceniane pod kątem stopnia zgodności z wymaganiami oraz wygody pracy, zgodnie ze specjalnie opracowaną metodyką. Wyniki badań publikuje Ministerstwo Spraw Wewnętrznych. Programy spełniające wymagania otrzymują oficjalny certyfikat, który ułatwia ich promocję na rynku oprogramowania rządu federalnego. Według naszych informacji, ponad 10 produktów oprogramowania przeszło certyfikację DOMEA.

Jednak pomimo istnienia systemu certyfikacji specjaliści z Archiwum Federalnego zauważyli problemy w organizacji interakcji informacyjnej między poszczególnymi elektronicznymi systemami zarządzania dokumentami.

Organizacja przyjmowania dokumentów elektronicznych do Bundesarchiv to stosunkowo nowe zadanie. Aby go rozwiązać, w ramach Archiwum Federalnego utworzono specjalny wydział. Organizacja, technologia pracy, skład kompleksu oprogramowania i sprzętu (STC) do przyjmowania dokumentów elektronicznych do przechowywania w Bundesarchiv były opracowywane w archiwum przez dwa lata przez zewnętrzną organizację specjalizującą się w tworzeniu oprogramowania. Do przechowywania dokumentów elektronicznych przeznaczono specjalne pojemności serwerów. W 2009 roku ilość przechowywanych informacji wynosiła około 100 GB.

Archiwum ustanowiło format archiwizacji dokumentów elektronicznych - PDF -A. Jest to format zalecany przez Międzynarodową Radę Archiwów i wspierany przez ISO 19005-1 2005, z poprawkami w 2007 roku.

Organizacje, które umownie przekazują dokumenty elektroniczne do Bundesarchiv do przechowywania, muszą niezależnie konwertować wszystkie przesłane dokumenty do formatu PDF-A. Graficzny obraz dokumentu jest następnie uzupełniany o metadane dokumentu w formacie XML. Organizacjom, które nie mogą samodzielnie przeprowadzić tej konwersji i migracji, Bundesarchiv oferuje zrobienie tego za pomocą swojego PTK. Jednocześnie Bundesarchiv wymaga usunięcia podpisów elektronicznych z dokumentów przekazywanych do archiwum. Ponadto odpowiedzialność za zachowanie autentyczności dokumentów spoczywa na organizacjach, które składają dokumenty do archiwum.

W przyszłości planowane jest przesyłanie plików z dokumentami elektronicznymi z organizacji do archiwum kanałami telekomunikacyjnymi. Jednak teraz taki transfer odbywa się za pomocą oddzielnych nośników pamięci (dysków).

W pierwszych trzech latach, na etapie eksperymentalnym, organizacje przekazały dokumenty elektroniczne bezpośrednio do Archiwów Federalnych. W przyszłości planowane jest utworzenie Tymczasowego Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Oznacza to, że technologia przesyłania dokumentów elektronicznych do przechowywania archiwalnego będzie taka sama, jak w przypadku dokumentów papierowych. Pragnę zauważyć, że specjaliści z Archiwów Federalnych starają się stosować te same zasady dla dokumentów elektronicznych, które dotyczą dokumentów papierowych (tworzenie akt, ich księgowanie itp.).

Akta dokumentów elektronicznych są przechowywane na taśmach magnetycznych (jako kopie robocze) oraz na innych rodzajach nośników w celu powielania (rezerwacji) informacji.

Informacje o przechowywaniu bazy danych. Archiwiści niemieccy negatywnie odnoszą się do idei utrwalania baz danych z całą ich zawartością i oprogramowaniem w archiwach państwowych. Dziś archiwiści zalecają zapisywanie okresowych migawek informacji z bazy danych (wydruków treści lub jej wersji elektronicznej). Informacje o miejscu są przechowywane w Centrum Informacyjnym Biblioteki Narodowej, która zgodnie ze swoim regulaminem jest zobowiązana do przechowywania takich informacji.

Można zatem stwierdzić, że niemieccy specjaliści na szczeblu federalnym podchodzą do rozwiązania problemu przechowywania dokumentów elektronicznych, w oparciu o istniejące możliwości, w oparciu o przemyślane pragmatyczne rozwiązania.

Archiwa Narodowe Wielkiej Brytanii przywiązuje dużą wagę do problematyki zarządzania dokumentami, sprawując wskazówki metodyczne w zakresie działalności urzędów centralnych zarządzających dokumentami.

Należy zauważyć, że National Archives of England w Kew, po pojawieniu się nowego kierownictwa w archiwach w połowie ostatniej dekady, przeszło kurs dotyczący wprowadzania nowoczesnych technologii informatycznych do praktyki swojej pracy i jest aktywnie pracując nad projektem zachowania tzw. „dziedzictwa cyfrowego”, odpowiadając tym samym na zachodzące w administracji publicznej decydujące zmiany metod pracy w ramach „e-government”. W tym celu archiwum realizuje projekt stworzenia elektronicznej części archiwum przeznaczonej do przechowywania dokumentów elektronicznych; dokonano zmian strukturalnych.

Kierownictwo archiwum wprowadziło stanowiska dyrektorów ds. polityki technologicznej i informacyjnej.

Dyrektorowi ds. technologii podlegają departamenty zapewniające zachowanie dokumentów elektronicznych w archiwum, w tym służby techniczne. Dyrektor Polityki Informacyjnej odpowiada za pracę departamentów odpowiedzialnych za uzupełnianie archiwum o dokumenty elektroniczne: nadzór nad urzędami państwowymi w zakresie archiwizacji dokumentów, wspomaganie ich w badaniu wartości dokumentów, wybór do przechowywania i niszczenia dokumentacji gospodarczej, przekazywanie wybranych dokumentów elektronicznych do przechowywania do archiwum itp., zapewnienie użytkownikom dostępu do dokumentów archiwalnych w trybie on-line.

W związku z nową strategią w latach 2008-2009. w archiwum zgromadzono ponad 112 mln cyfrowych kopii dokumentów, a 11 mln badaczy (użytkowników) odwiedziło stronę archiwum w różnych celach .

Głównym zadaniem archiwum jest selekcja i przechowywanie dokumentów elektronicznych organów państwowych znajdujących się w archiwum. W tym celu w archiwum stworzono zautomatyzowany system informacyjny („Otwarte archiwum. „System informacyjny” – opracowany przez NASA USA) o wartości 3,5 miliona funtów szterlingów. Planuje się, że archiwum będzie otrzymywać dokumenty elektroniczne za pośrednictwem bezpiecznych kanałów komunikacji od agencji rządowych w ich oryginalnych formatach. Tych. Archiwum Narodowe zamierza przechowywać dokumenty archiwalne w formatach, w jakich powstały w urzędach państwowych. W 2009 roku do archiwum zaplanowano około 60 GB. (około 4 mln dokumentów). Zgodnie z przyjętą koncepcją, dokumenty elektroniczne są zorganizowane w archiwum w osobną tablicę informacyjną. Ogółem do przechowywania zostanie przyjętych 2% całkowitego wolumenu dokumentów elektronicznych generowanych w pracy biurowej agencji rządowych.

Obecnie rozwijana jest technologia przekazywania dokumentów elektronicznych do Archiwum Narodowego. Obejmuje następujące etapy: wybór SOR do przeniesienia do archiwum - przygotowanie SOR do przeniesienia w oparciu o specjalne oprogramowanie - przesyłanie kanałami komunikacji (wyjątkowo na osobnych (wymiennych) nośnikach) - kwarantanna, kontrola jakości - włączenie do tablica informacyjna - tworzenie kopii zapasowej tablicy informacyjnej - zapewnienie wyszukiwania i dostępu.

Jednym z kluczowych problemów jest konieczność zmiany obowiązującej normy: 30-letni okres, w którym dokumenty muszą być przechowywane w archiwach agencji rządowych bez prawa dostępu do nich ogółu społeczeństwa. W przypadku archiwalnych dokumentów elektronicznych ED ma zostać przeniesiony do baz Archiwum Narodowego po 3 latach od ich ukończenia w pracy biurowej. Ważną częścią zasobów elektronicznych przechowywanych w archiwum są informacje ze stron internetowych agencji rządowych.

Obecnie archiwum przyjmuje do przechowywania informacje z około 1500 stron internetowych agencji rządowych z częstotliwością 3 razy w roku. Ta praca jest wykonywana przez czteroosobową jednostkę archiwalną o rocznym budżecie w wysokości 500 000 funtów.

Kolejnym elementem pracy Archiwum Narodowego jest budowa tzw. katalogu elektronicznego (bazy danych), który łączy wszystkie cyfrowe informacje archiwalne. Ważne miejsce zajmuje rozwój formatu opisu, który obejmuje około 40 pól obowiązkowych oraz słownik deskryptorów.

Strategicznym celem rządu Wielkiej Brytanii jest przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Obecnie według ekspertów około 95% całej dokumentacji agencji rządowych powstaje w formie elektronicznej. Jednak najważniejsze dokumenty są tworzone i podpisywane na papierze przez przywódców różnych stopni.

Stworzono bezpieczną rządową sieć telekomunikacyjną, za pośrednictwem której odbywa się elektroniczne zarządzanie dokumentami pomiędzy różnymi agencjami rządowymi. Nie ma standardowego rozwiązania do automatyzacji biura w agencjach rządowych.

Eksperci brytyjscy wskazują również na niespójność podejść do informatyzacji administracji publicznej służb zarządzania urzędami, archiwów i działów informacji. Istnieje praktyka pozyskiwania zewnętrznych organizacji wspierających wsparcie informacyjne agencji rządowych na zasadzie outsourcingu.

Możemy zatem stwierdzić, że trend powszechnego wykorzystywania dokumentów elektronicznych w agencjach rządowych w Wielkiej Brytanii rzeczywiście ma miejsce. Istotnym wskaźnikiem jest 95% dokumentów elektronicznych w całkowitym wolumenie obiegu dokumentów. Ich wymiana między instytucjami odbywa się poprzez bezpieczne kanały komunikacji, oparte na zamkniętej sieci informacyjnej. Jednocześnie powstaje spójny i czytelny system zarządzania cyklem życia dokumentu elektronicznego od momentu powstania do przekazania go do archiwizacji lub zniszczenia. W każdym razie doświadczenie angielskie jest ważne dla jego wykorzystania w praktyce tworzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i e-administracji.

Archiwum Państwowe Australia odgrywa wiodącą rolę w zarządzaniu dokumentacją rządową w całej Wspólnocie i wydaje ważne zmiany regulacyjne w zarządzaniu dokumentacją biznesową; to właśnie Archiwum Państwowe wydało standard DIRKS (opracowanie systemu zarządzania dokumentami).

National Archives of Australia wydała również standard przechowywania metadanych dla agencji rządowych. . Australijski stanowy standard zarządzania rekordami — AS 4390 Zarządzanie rekordami , wydany w 1996 roku - służył jako podstawa międzynarodowej normy ISO 15489-2001 „Informacja i dokumentacja – Zarządzanie dokumentami” .

International Standard for Business Metadata ISO 23081, którego pierwsza część została wydana w maju 2004 r. , powstał również przy aktywnym udziale archiwistów australijskich.

W Austria Rozpoczęto rozwój projektu integrującego zarządzanie dokumentami elektronicznymi i archiwami, aby zapewnić prawidłowe zarządzanie dokumentami elektronicznymi w całym ich cyklu życia.

Obejmuje to już zarządzanie dokumentami w departamentach federalnych za pośrednictwem systemu ELAK („Dokument Elektroniczny”) oraz opracowaną przez specjalistów specyfikację międzyagencyjnego formatu elektronicznego przesyłania dokumentów o nazwie EDIAKT. Zasadniczo zdefiniowany jest format odpowiedniego pakietu SIP (pakiet informacji o dostawie), który można wprowadzić do systemu archiwum. Austriackie Archiwa Państwowe jako pierwsze zastosowały ten system w 2011 roku.

Lista państw, które aktywnie pracują nad wprowadzeniem dokumentów elektronicznych, może być kontynuowana. Znane są doświadczenia wielu krajów europejskich, w szczególności Polski, Czech, Francji, krajów skandynawskich i bałtyckich, które w ramach wdrażania dyrektyw unijnych aktywnie promują koncepcje e-administracji oraz, odpowiednio, elektroniczne zarządzanie dokumentami.

Zagadnieniom zarządzania dokumentami za granicą poświęcono szczególną uwagę podczas opracowywania i wdrażania koncepcji „rządu elektronicznego”. W opracowywanie koncepcji zarządzania dokumentami elektronicznymi w ramach e-administracji zaangażowane są publiczne organy archiwalne w Wielkiej Brytanii, USA, Austrii, Kanadzie i innych krajach, a np. Narodowe Archiwa Australii administrują i promują korzystanie z stanowy standard metadanych AGLS, opracowany przez rząd australijski Interactive Functions Thesaurus (AGIFT ). Krajowe służby archiwalne dążą w szczególności do uregulowania doboru oprogramowania do pracy z dokumentami elektronicznymi w organizacjach, w związku z czym prowadzą testy i opracowują przybliżone specyfikacje (wymagania funkcjonalne) dla zautomatyzowanych systemów zarządzania dokumentami. Organy archiwalne odrębnie badają i regulują kwestie zarządzania bazami danych, dokumentami internetowymi, dokumentami poczty elektronicznej.

W krajach - członkowie WNP, Białoruś, Kazachstan i Ukraina aktywnie pracują nad rozwiązaniem tego problemu.

Te trzy kraje mają szereg wspólnych przepisów w organizacji pracy w dziedzinie zarządzania dokumentacją:

Po pierwsze, zarządzanie dokumentami urzędowymi podlega regulacji państwowej we wszystkich obszarach działalności przedsiębiorstw i organizacji zarówno państwowych, jak i handlowych sektorów gospodarki tych krajów na podstawie odpowiednich przepisów.

Po drugie, państwową regulację zarządzania dokumentami urzędowymi we wszystkich organizacjach, niezależnie od ich formy organizacyjno-prawnej i formy własności, przeprowadza specjalny upoważniony organ odpowiedzialny za archiwa. .

Na podstawie analizy doświadczeń zagranicznych można zatem wyciągnąć szereg wniosków.

Trend dystrybucji dokumentów elektronicznych w praktyce

administracja publiczna ma charakter globalny.

Sukces wprowadzenia dokumentów elektronicznych i elektronicznych

przepływ pracy zapewnia obecność polityki państwa i jej wsparcie legislacyjne.

3. Analiza doświadczeń podkreśla potrzebę udziału we wdrażaniu elektronicznego zarządzania dokumentami służb archiwalnych, które są bezpośrednio zainteresowane zapewnieniem kontroli nad cyklem życia dokumentów elektronicznych.

4. Oczywiście wysoki poziom organizacji zarządzania dokumentami elektronicznymi wymaga długotrwałej, systematycznej pracy opartej na kształceniu specjalistów w zakresie profesjonalnego podejścia do korzystania z technologii informatycznych.

5. Doświadczenia zagraniczne również jednoznacznie wskazują, że we współczesnych warunkach całkowicie zrezygnować z dokumentów na papierze”

niemożliwy. W najbliższej przyszłości dokumenty papierowe i elektroniczne będą współistnieć równolegle i masowo. Należy również podkreślić, że część dokumentów będzie nadal tworzona i przechowywana wyłącznie na papierze, co pozwala zagwarantować zachowanie informacji przez kilka stuleci.

Każda instytucja federalna musi mieć program zarządzania dokumentacją, który zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi zarządzania dokumentacją, skuteczną kontrolę nad tworzeniem i przechowywaniem dokumentów w trakcie działalności instytucji, wdrażanie i zgodność ze standardami, procedurami i technologiami ustanowionymi przez Amerykańskie Archiwa Narodowe w celu usprawnienia zarządzania dokumentacją, zachowania i ochrony dokumentów, selekcji i przechowywania lub niszczenia dokumentów o tymczasowej wartości (sekcja 3102 44. tytułu Kodeksu Stanów Zjednoczonych).

Memorandum w sprawie zarządzania dokumentacją elektroniczną w e-administracji dla szefów departamentów wykonawczych i agencji – Zarządzanie dokumentacją rządową, 28 listopada 2011 r.) – [Zasoby elektroniczne]. - http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records .

Memorandum dla szefów departamentów wykonawczych i agencji oraz agencji niezależnych // Biuro Prezesa, Biuro Zarządzania i Budżetu, Archiwów Krajowych i Administracji Akt. -Waszyngton. 20408. - 24.08.2012. - 7 s.

Kazachstan – Komitet Informacji i Archiwów Ministerstwa Komunikacji i Informacji Republiki Kazachstanu.

Ukraina - Państwowa Służba Archiwów Ukrainy