Zazwyczaj ciężar zapewnienia „papierowego” obiegu dokumentów i monitorowania realizacji zleceń spada na działy organizacji zajmujące się pracą biurową: biuro, kierownictwo firmy, a także osoby odpowiedzialne za pracę biurową w działach strukturalnych. To właśnie dla nich przeznaczony jest moduł „Biuro” systemu elektronicznego zarządzania dokumentami i interakcji DIRECTUM. Moduł ten ułatwia realizację rutynowych operacji przetwarzania dokumentów papierowych zgodnie z wymogami Państwowej Instytucji Oświaty Budżetowej, na której opiera się tradycyjny Rosyjska technologia Praca w biurze:

• ujednolicona rejestracja wszelkiej korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dokumentów wewnętrznych za pomocą kart rejestracyjnych i kontrolnych (RCC);
• rejestracja lokalizacji dokumentu papierowego na dowolnym jego etapie koło życia: przegląd przez kierownictwo, zatwierdzenie projektu dokumentu, wykonanie itp.;
• sprawowanie kontroli nad terminową realizacją instrukcji, uchwał i poleceń kierownictwa;
• spisanie dokumentów w aktach zgodnie z nomenklaturą akt przyjętą w organizacji;
• Szybkie wyszukiwanie niezbędne informacje zgodnie ze stanem, dostępnością, przepływem dokumentów papierowych;
• uzyskanie niezbędnych standardowych formularzy i dzienników oraz raportów statystycznych dotyczących obiegu dokumentów w organizacji.

Dodatkowo moduł „Biuro” umożliwia organizowanie wymian pomiędzy różnymi organizacjami. Przy takiej wymianie można skorzystać podpis elektroniczny(EP), a specjalne mechanizmy systemowe pozwalają na kontrolę dostarczenia dokumentów. Zasady wymiany oparte są na branżowym standardzie wymiany dokumentów elektronicznych „Interakcja systemów automatyki wsparcie dokumentacji zarządzanie”, zatwierdzony przez Gildię Menedżerów Dokumentacji.

Prowadzenie listy spraw i logów

Elastyczny system numeracji pozwala na przypisanie numeru do dokumentu według sekcji dziennik elektroniczny rejestracja. Dla każdego dziennika określona jest niestandardowa metoda automatycznego numerowania dokumentów w arkuszu. Numer może zawierać kod działu, kod dziennika, a także inne niezbędne szczegóły.

Przygotowując dokumenty do przekazania do archiwum dla każdego aktu nomenklatury, można wydrukować okładkę sprawy, a także inwentarz dokumentów sprawy, co znacznie skraca czas przygotowania dokumentów do przechowywania archiwalnego.

Rejestracja dokumentów

Do rejestracji dokumentów w module „Biuro” wykorzystywane są karty rejestracyjno-kontrolne (RCC), które zawierają wszystkie podstawowe dane (korespondent, jednostka organizacyjna, przedstawiciel organizacji, data rejestracji, numer rejestracji, temat i streszczenie dokumentu, sposób dostawy itp.), a także niezbędne informacje o statusie dowolnego papierowego dokumentu organizacji (lokalizacja, status realizacji itp.). W przypadku dokumentów wychodzących można określić listę dystrybucyjną według organizacji.

System zapewnia możliwość rejestracji dokumentów zarówno od organizacji, jak i obywateli.

W przypadku organizacji korzystających ze zdecentralizowanej rejestracji dokumentów system wykorzystuje miejsca rejestracji - miejsca pracy sekretarek i pracowników biurowych. Każda lokalizacja rejestracji może obsługiwać jeden lub więcej działów. W zależności od miejsca rejestracji możliwe jest zróżnicowanie praw dostępu do danych.

Podczas przenoszenia dokumentu między działami każde miejsce rejestracji może mieć swój własny RCC. W ten sposób pojawia się łańcuch RKK, wzdłuż którego można śledzić przepływ dokumentu papierowego nie tylko pomiędzy pracownikami w obrębie działu, ale także pomiędzy działami. Ponadto za pośrednictwem RKK realizowane są powiązania pomiędzy zarejestrowanymi dokumentami systemu, takie jak: „W odpowiedzi na”, „Na podstawie” itp.

Procedura rejestracji jest prosta i polega na wypełnieniu wymaganych pól RKK, a numer rejestracyjny nadawany jest automatycznie.

Rejestrując się bezpośrednio z RKK istnieje możliwość wprowadzenia zeskanowanego (elektronicznego) dokumentu do modułu „Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami” i automatycznego dołączenia go do RKK. Aby szybko wprowadzić dużą liczbę dokumentów, wykorzystywane są systemowe usługi wprowadzania danych, które zapewniają ciągłość wprowadzania dokumentów do modułu. W przyszłości RKK, podobnie jak wprowadzony dokument elektroniczny, będzie można łatwo znaleźć na podstawie kodu kreskowego znajdującego się na papierowym odpowiedniku dokumentu, dzięki wbudowanej w system technologii szybkiej identyfikacji.

Według RKK drukowane są dzienniki dokumentów przychodzących i wychodzących. W przypadku dokumentów wychodzących można automatycznie wygenerować i wydrukować etykietę na kopertę.

Przemieszczanie i egzekucja dokumentów

Po rejestracji dokument przychodzący przechodzi etapy rozpatrzenia, rozstrzygnięcia, kontroli i realizacji dokumentu. Jednocześnie dalsza praca wykonawców z dokumentem może być prowadzona w całości w formacie elektronicznym. To znacznie skraca czas poświęcony wykonawcom i zapobiega przypadkowej utracie oryginału.

W zależności od stylu pracy menedżera dokonuje on przeglądu dokumentu w formie papierowej lub elektronicznej.

Na podstawie uchwały podjętej przez kierownika dokument można poddać kontroli poprzez wyznaczenie wykonawców, instrukcji i terminów. W przypadku wykonawców pracujących z modułem „Zarządzanie procesami biznesowymi” sekretarz lub sam menadżer może szybko utworzyć zadanie bezpośrednio z Komisji Pracy i Rozwoju. Praca z zadaniami pozwala na pełne wykorzystanie możliwości systemu w zakresie monitorowania realizacji zleceń, takich jak: rejestrowanie pełnej korespondencji dotyczącej realizacji zleceń; możliwość przesłania do korekty; elastyczna konfiguracja routingu itp.

Następnie na podstawie zadań związanych z RKK można szybko odtworzyć historię pracy nad dokumentem, procedurę akceptacji oraz uzasadnienie podjętej decyzji.

W przypadku samodzielnego korzystania z modułu „Biuro” wszystkie polecenia wydane wykonawcom sekretarz wprowadza do RKK dokumentu, po czym monitoruje się ich terminowość. Jednocześnie można drukować instrukcje dla użytkowników ręcznych.

Podczas pracy z dokumentami elektronicznymi wszystkie ruchy dokumentów odbywają się poprzez zadania, a lokalizacja dokumentu papierowego w dowolnym momencie jest rejestrowana na specjalnej zakładce RKK. Pozwala to szybko znaleźć oryginalny dokument papierowy za pośrednictwem RKK. Praca z dokumentami wychodzącymi i wewnętrznymi opiera się na tych samych zasadach.

Wymiana dokumentów elektronicznych pomiędzy systemami

Za pomocą systemu możliwa jest organizacja wymiany oficjalnych, prawnie istotnych dokumentów elektronicznych pomiędzy organizacjami. Wymiana dokumentów opiera się na wykorzystaniu standardu branżowego wymiany dokumentów elektronicznych „Interakcja systemów automatyzacji zarządzania dokumentami”, zatwierdzonego przez Cech Menedżerów Dokumentów.

Dokumenty można wymieniać pomiędzy podziały strukturalne jednej spółce (holdingu) oraz pomiędzy niezależnymi organizacjami partnerskimi. Jednocześnie strony giełdy mogą korzystać z różnych systemów elektronicznego zarządzania dokumentami lub w ogóle nie współpracować z takimi systemami.

Jeżeli wymiana odbywa się pomiędzy oddziałami jednej firmy (holdingu), wówczas praca z dokumentami odbywa się w modułach „Elektroniczne zarządzanie dokumentami”, „Zarządzanie procesami biznesowymi” i „Biuro”. Jeżeli wymiana następuje pomiędzy podmiotami trzecimi, wówczas dokument elektroniczny eksportowany jest z systemu do pliku ESD. Druga strona może albo zaimportować dokument ESD do własnego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (o ile ten format jest obsługiwany przez ten system; format ESD jest otwarty), albo skorzystać z swobodnie dystrybuowanego programu DIRECTUM OverDoc do pracy z dokumentem ESD. DIRECTUM OverDoc umożliwia podgląd dokumentu, jego atrybutów oraz wszystkich ES, którymi dokument został podpisany, łącznie ze znacznikiem autentyczności.

Wyszukiwanie i analiza informacji

Od momentu rejestracji dowolnego dokumentu w systemie można znaleźć zarówno jego kartę rejestracyjną wraz z informacją o lokalizacji i procesie realizacji dokumentu, jak i sam dokument elektroniczny.

System wyszukuje po numerach rejestracyjnych, korespondencie, autorze uchwały, a także po wszelkich szczegółach RKK i ich dowolnej kombinacji.

Dodatkowo system udostępnia specjalistyczne raporty znacząco podnoszące efektywność użytkowników: Dokumenty w rozpatrzeniu, Zamówienia zaległe, Dokumenty do zwrotu itp.

Moduł internetowy „Biuro”

Moduł webowy „Biuro” przeznaczony jest do automatyzacji pracy z dokumentami urzędowymi w formie papierowej, takimi jak dokumenty administracyjne, pisma przychodzące i wychodzące, instrukcje, memoranda i notatki. Ułatwia przetwarzanie dokumentów papierowych.

Przetwarzanie dokumentów papierowych odbywa się zgodnie z wymogami GSDOU, na których opiera się tradycyjna rosyjska technologia biurowa.

Moduł internetowy „Office” ma na celu rozwiązanie następujących problemów:

• ujednolicona rejestracja wszelkiej korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dokumentów wewnętrznych za pomocą kart rejestracyjnych i kontrolnych;
• kontrola nad terminową realizacją instrukcji, uchwał i poleceń kierownictwa;
• szybko wyszukuj niezbędne informacje na podstawie statusu, dostępności, przepływu dokumentów papierowych;
• uzyskanie niezbędnych standardowych formularzy i dzienników oraz raportów statystycznych dotyczących obiegu dokumentów w organizacji.

Moduł internetowy „Kancelaria” oparty jest na podręcznikach „Karty rejestracyjne i kontrolne”, „Instrukcje dla RKK”, „Nomenklatura spraw”.

Korzyści z integracji modułu „Biuro” z innymi modułami systemu

Tym samym, dzięki współdziałaniu modułów „Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami”, „Zarządzanie Procesami Biznesowymi” i „Biuro” w ramach ujednolicony system zapewnienie wzrostu efektywności pracy organizacji w pełnej zgodności z krajowymi tradycjami i standardami pracy biurowej. Wszystkie mechanizmy, jakie zapewnia każdy moduł, można wykorzystać w różnych kombinacjach „papierowych” i „elektronicznych” etapów przetwarzania dokumentów. Jednocześnie tradycyjna „papierowa” praca biurowa harmonijnie wpisuje się w elektroniczny obieg dokumentów organizacji z rozwiniętymi powiązaniami poziomymi.

Osobliwość Elektroniczne biuro Olympus to jego bogata funkcjonalność, która wywodzi się z klasycznej pracy biurowej.

Na dużą skalę przedsiębiorstwo przemysłowe Do zadań sekretarza (urzędnika) należy nie tylko rejestracja dokumentów, ale także szereg innych zadań:

• ustalenie kierownika, któremu przekazać dokument przychodzący do rozstrzygnięcia
• przygotowanie wstępnych uchwał
• dostarczenie dokumentu wykonawcy
• oryginalna kontrola powrotu
• sumaryczna analiza wykonania zadania
• kontrolę nad realizacją zamówień
• tworzenie końcowego sprawozdania z zaległych zadań
• wysyłanie dokumentów wychodzących
• wyszukaj żądany dokument na żądanie
• drukowanie, skanowanie
• a nawet przechowywanie ogromnej liczby dokumentów. Za to wszystko odpowiada dobry urzędnik.

Elektroniczne biuro Olympus jest w stanie sprawić, że praca dobrych ludzi stanie się łatwiejsza i wydajniejsza!

Automatyczna rejestracja:

Automatyczna kontrola ponownie otrzymanych dokumentów

System sam wyłapuje dokumenty, które ponownie trafiają do organizacji i ostrzega o tym.

Automatyczne powiadomienia o zwrocie oryginału

System udostępnia schemat ruchu oryginału, a w przypadku jego braku w terminie powiadamia o tym rejestratora.

Wygodny system połączeń

Linki do dokumentów w Olympusie sugerują możliwość uzyskania szczegółowej historii wszystkich powiązanych ze sobą dokumentów, w tym dokumentów archiwalnych, powstałych dodatkowo w przypadku anulowania lub zmiany.

Projektant raportów

Korzystając z kreatora raportów systemu Olympus, pracownik może tworzyć potrzebne mu raporty bez pomocy administratora czy programisty. W ten sposób często generowane są raporty dotyczące dokumentów niezrealizowanych lub kontrolnych.

Elastyczny system filtracji

System Olympus zapewnia możliwość wykonania żądania wyszukiwania dokumentów za pomocą linii filtrującej. Linia filtrowania pozwala na sformułowanie wielu zmiennych warunków wyszukiwania dla żądanego dokumentu.

Elektroniczne biuro w systemie Olympus to narzędzie do organizacji cyfrowej pracy biurowej. Segment ten gromadzi wszelkie informacje związane z dokumentami przedsiębiorstwa. Zawiera historię użytkownika; przechowuje wszystkie łącza do dokumentów; informuje o terminie; zawiera wszystkie pliki utworzone wraz z dokumentem; udziela odpowiedzi na pytania wykonawców i osób odpowiedzialnych, dotyczące dokumentu i wyników ich pracy.

Kontrola wykonania

Kontrola wykonania w systemie Olympus- jest to głęboka funkcjonalność, która dostarcza informacji o terminie, etapach i wynikach realizacji zleceń. Funkcjonalność ta jest obecna w całym systemie, od elektronicznego biura po magazyn strukturalny. Funkcjonalność opiera się na terminach realizacji dokumentów i dyspozycji oraz powiadamianiu o niedotrzymaniu tych terminów.

Wizualizacja kontroli wykonania

1. Wskazanie kolorem i komunikaty z systemu Olympus o przekroczeniu terminów.
2. Tryb specjalistyczny z całkowitą liczbą zadań otrzymanych, podjętych, wykonanych w terminie, wykonanych z opóźnieniem okresowym i nie wykonanych w terminie.
3. Cały system raportów z wykonania dyspozycji w kontekście dokumentu, wykonawców i przełożonych.

Specjalna kontrola

Aby zapewnić terminową i wysoką jakość realizacji zadań, Olympus posiada specjalny system kontroli. Jej istotą jest to, że wszystkie najważniejsze zadania przypisane kontroli muszą przejść procedurę wysunięcia spod kontroli, tj. zamknięcie. W niektórych przypadkach wyjęcie zadania spod kontroli wymaga oceny jakości pracy wykonanej przez kompetentnego specjalistę. Wówczas system może dodatkowo zastosować procedurę potwierdzającą.

Tworzenie polecenia kontrolnego

1. Wydaniu poleceń kontrolnych towarzyszy wyznaczenie pracownika, który monitoruje i w razie potrzeby potwierdza jakość wykonania.
2. Na podstawie zleceń kontrolnych automatycznie wyliczany jest współczynnik dyscypliny wykonawczej.
3. Tryb specjalny „Analiza wykonania zadań kontrolnych” pokazuje informację o terminowości wykonania zadań kontrolnych.
4. Panele analityczne na pulpicie przekształcają te informacje w formę graficzną.

Zarządzanie dokumentami

Właściwe zarządzanie dokumentacją jest kluczem do efektywnego funkcjonowania działu, działu, serwisu i organizacji jako całości. „Zarządzanie dokumentacją” w systemie Olympus to nowoczesne narzędzie do zarządzania przedsiębiorstwami na dużą skalę, skupiające się szczególnie na procesach biznesowych wysokiego poziomu.

„Zarządzanie Dokumentami” to Segment Obiegu Dokumentów – moduł Olympus, zbudowany na zasadzie planisty, tj. wszystkie zadania i dokumenty otrzymane przez pracownika są ułożone na jednej liście.

Lista pokazuje rodzaj zadania, temat, treść, datę otrzymania, termin wykonania i od kogo zostało wysłane. Listę tę można łatwo uzupełnić o żądaną kolumnę.

Czerwone tło oznacza zaległe zadanie, co pomoże Ci pamiętać o jego ukończeniu. System posiada zaawansowaną kontrolę, gdy kolorowa sygnalizacja informuje o zbliżającym się terminie realizacji dokumentu.

Pod listą na zakładkach widoczne są wszystkie dodatkowe informacje potrzebne do podjęcia decyzji. To jest tekst dokumentu, szczegółowe zadanie, historia ruchu i powiązane dokumenty.

Łatwo znaleźć w programie wymagany dokument, a także podnieść historię współpracy z nim. Co więcej, historia pokazuje, w ilu kręgach dokument już krążył, kto wziął go do pracy, a kto jeszcze nie.

Szybkie otrzymanie informacji:

• kto zainicjował dokument;
• kto się zgodził;
• kto go obecnie posiada;
• jakie uwagi i kto zgłosił do dokumentu;
• czy i w jaki sposób ten dokument jest powiązany z innymi dokumentami, z możliwością otwierania również powiązanych dokumentów;
• Dla pracownika, służby, oddziału lub całego przedsiębiorstwa zobacz obraz zrealizowanych i niezrealizowanych zamówień.

Łatwość pracy z dużą liczbą dokumentów:

• sam system generuje listę dokumentów do rozpatrzenia;
• system podpowiada, na podstawie jakich dokumentów należy podjąć pilną decyzję;
• system informuje o zbliżającym się terminie;
• system umożliwia delegowanie pracy i łatwą kontrolę terminowości wykonania;
• system umożliwia uzyskanie historii pracy nad dowolnym dokumentem;
• system umożliwi Ci powołanie zastępców podczas Twojej nieobecności i sprawdzenie, jak pracował zastępca.

Łatwość zarządzania dokumentami:

• zwiększenie szybkości wymiany informacji;
• podniesienie poziomu dyscypliny wykonawczej pracowników;
• dotrzymywanie terminów umownych;
• możliwość odbioru niezbędne informacje, szybko, bez wstawania z miejsca pracy.

Struktura przechowywania

Ustrukturyzowane przechowywanie dokumentów systemu Olympus to nie tylko biblioteka z ograniczonym dostępem do folderów, to indywidualna „baza wiedzy” dla każdego pracownika. Zasada konstrukcji magazynu Olympus opiera się na prawach dostępu użytkownika do sekcji, folderów, dokumentów i plików. System automatycznie buduje indywidualną strukturę archiwum dla każdego pracownika. Użytkownik widzi tylko te sekcje i dokumenty, do których ma uprawnienia.

Ponadto pracownik ma możliwość skopiowania części struktury archiwum, teczek, dokumentów na swój osobisty magazyn. Dzięki tej funkcjonalności użytkownik może jeszcze szybciej uzyskać potrzebną mu informację lub dokument.

Wypełnianie magazynu

Magazyn w systemie Olympus zapełniany jest dokumentami automatycznie na podstawie wyników zakończenia cyklu pracy z dokumentem. Technologia ta pozwala gromadzić niezbędne dokumenty w odpowiednich sekcjach bez specjalnego przeznaczania czasu na tę pracę.

Gdy w repozytorium pojawi się nowy dokument, system powiadamia pracownika, czy jest on zapisany na takie powiadomienia.

Łatwość pracy z dokumentami

Magazyn Olympus wyróżnia się funkcjonalnymi usługami, które decydują o wygodzie pracy z dokumentami:

• Wersjonowanie;
• Linki do dokumentów (dodatkowo anulowane, wygasłe);
• Wyciąg z archiwum;
• Wydanie oryginału;
• Atrybuty magazynu (numer inwentarzowy, magazyn, stojak, półka, liczba egzemplarzy).

Kupując różnorodne komponenty do elektroniki mobilnej i użytkowej w sklepie Sotovik-M, zalecamy również zaopatrzenie się w artykuły biurowe - procesy pracy każdej firmy lub instytucja non-profit. Jeśli chcesz kupić artykuły biurowe hurtowo, przejrzyj naszą ofertę.

Kupowanie artykułów biurowych hurtowo od producenta (hurt artykułów biurowych, hurt artykułów biurowych Moskwa) to skuteczny sposób na znaczne oszczędności na ciągłym zaopatrywaniu biura firmy w artykuły biurowe hurtem. Chcesz tanio hurtowo artykuły papiernicze? Zamawiając duża partia długopisy, ołówki, spinacze, notesy i inne drobne przedmioty raz na kwartał lub pół roku, nie musisz tracić czasu na realizację kolejnej miesięcznej dostawy. Przydadzą się także hurtowe zakupy artykułów biurowych luzem organizacje rządowe– wiele administracji instytucje edukacyjne kupić hurtowo artykuły papiernicze dla szkoły, przedszkole lub uniwersytet. Firmy hurtowe artykuły papiernicze są odpowiednio konserwowane Polityka cenowa, dlatego Sotovik-M sprzedaje artykuły piśmiennicze w konkurencyjnej cenie – artykuły biurowe są tanie w hurcie. Hurtownia artykułów papierniczych w Moskwie (hurtownia artykułów piśmiennych Moskwa, hurtownia artykułów piśmiennych Moskwa) w naszym sklepie internetowym.

Hurtownia artykułów papierniczych jest bardzo tania. Hurtownia artykułów biurowych w Moskwie

Hurtownia artykułów papierniczych w naszym sklepie u jednego z najbardziej korzystne ceny. Jeśli planujesz hurtowy zakup artykułów szkolnych, materiały piśmienne hurtowo po niskich cenach lub zamów hurtowo nietypowe artykuły papiernicze do sklepu z pamiątkami, „Sotovik-M” jest tym, czego potrzebujesz! Kup hurtowo artykuły biurowe, od zwykłych notesów po produkty stemplowane i wizytówki, w atrakcyjnej cenie z szybką dostawą na terenie całej Rosji. Nasza hurtownia artykułów papierniczych jest bardzo tania!

W duże firmy Co roku korespondencja prowadzona jest z dziesiątkami tysięcy kontrahentów, a dokumenty wewnętrzne tworzone są przez tysiące pracowników. Część korespondencji może być przyjmowana i przetwarzana w formie papierowej. Elektroniczne systemy zarządzania biurem pomagają firmom kilkukrotnie zwiększyć efektywność pracy i stworzyć jedno repozytorium wszystkich dokumentów.

„Biuro” obejmuje cały cykl pracy z dokumentami papierowymi: od wpisu i rejestracji po złożenie w archiwum. Funkcjonalność w pełni zgodna z rosyjskimi standardami pracy biurowej, pozwala zautomatyzować większość „ręcznych” operacji.

Prowadzenie listy spraw i logów

Zatwierdzony skład nomenklatury spraw prowadzony jest w specjalnym katalogu systemu. W przypadku zdecentralizowanej ewidencji dokumentów miejsca rejestracji są zapewniane w ramach jednostek strukturalnych.

Nomenklatura przypadków

Przygotowując dokumenty do przekazania do archiwum dla każdego pliku nomenklatury, możesz automatycznie wydrukować okładkę pliku, a także spis dokumentów. Czas przygotowania do przechowywania archiwalnego i przeszukiwania archiwum ulega kilkukrotnemu skróceniu.

Rejestracja dokumentów

Aby wprowadzić dokument do DIRECTUM należy wypełnić wymagane pola karty rejestracyjno-kontrolnej (RCC), a numer rejestracyjny zostanie nadany automatycznie. Elastyczny system numeracji pozwala na dowolne i automatyczne nadanie numeru dokumentowi w kontekście każdego dziennika ewidencyjnego. Numer może zawierać kod działu, kod dziennika i wszelkie niezbędne szczegóły. Dzięki wdrożeniu rozwiązania średni czas rejestracji dokumentów ulega skróceniu o 35-50%.

Przykład RKK

RKK zawierają dane pierwotne (podział, data rejestracji, numer rejestracyjny itp.), a także informacje o statusie dowolnego dokumentu papierowego, np. o jego lokalizacji. Podczas przenoszenia dokumentu między działami każde miejsce rejestracji ma swój własny RCC. Możesz śledzić przepływ dokumentu papierowego w firmie poprzez łańcuch utworzonych RCC.

Do RKK możesz także załączyć dokument lub jego zeskanowany obraz. Aby szybko zarejestrować dużą liczbę dokumentów, wykorzystywana jest usługa przesyłania strumieniowego DIRECTUM Capture Service. Obsługuje różne sposoby wprowadzania dokumentów: przechwytywanie z poczty elektronicznej lub z systemu plików (na przykład ze skanera).

Funkcję tworzenia RKK i uzupełniania danych można przenieść do inteligentnych mechanizmów Ario. Po otrzymaniu dokumentu samodzielnie go klasyfikują, rozpoznają tekst i wypełniają RCC wydobytymi istotnymi informacjami. Urzędnik może jedynie sprawdzić poprawność wypełnienia. Pozwala to jeszcze bardziej skrócić czas rejestracji i zmniejszyć liczbę rutynowych operacji.

Przeglądanie i realizacja przychodzących dokumentów

Po zarejestrowaniu przychodzącego dokumentu urzędnik kilkoma kliknięciami przesyła go do menedżera w celu sprawdzenia. Na podstawie wyników przeglądu dokumentu sekretarz lub sam kierownik formułuje instrukcje dotyczące dokumentu.

Jeżeli kierownik ma asystenta, wstępnej oceny dokumentu wraz z przygotowaniem projektu uchwały dokonuje jego asystent. Zarządzający może jedynie zatwierdzić projekt uchwały i przesłać dyspozycję do wykonania.

W procesie realizacji zamówień zapewniane jest:

• rejestrowanie korespondencji dotyczącej egzekucji;
• możliwość delegowania i wysyłania do przeglądu;
• kontrola terminów, wnioski o wyznaczenie nowego terminu.

Kontrolery wizualnie monitorują wykonanie. Krótkie podsumowanie odzwierciedlające sytuację na powiązanych zleceniach jest dostępne dla wszystkich uczestników prac.

Zamów drzewo

Wysyłanie listów do korespondentów

Rozwiązanie jest ściśle zintegrowane z modułem „Wymiana z kontrahentami”. Po zatwierdzeniu listu wychodzącego można go łatwo wysłać do odbiorców za pośrednictwem systemów wymiany dokumentów – eliminuje to konieczność wielokrotnego drukowania dokumentu i zmniejsza koszty dostawy.

Ponadto w przypadku dokumentów wychodzących możesz określić listę mailingową dla organizacji i automatycznie wysyłać e-maile do odbiorców lub drukować koperty spełniające standardy poczty rosyjskiej.

Druk kopert

Rejestracja i zapoznanie się z dokumentacją organizacyjno-administracyjną

Przygotowanie i wysyłanie dokumentów administracyjnych do zatwierdzenia jest w pełni zautomatyzowane. Wystarczy wypełnić niezbędne dane w kreatorze akcji, po czym system wygeneruje dokument i prześle go niezbędnym pracownikom do akceptacji i podpisu:

Po podpisaniu dokument organizacyjno-administracyjny można przesłać do wglądu zainteresowanym pracownikom. W tym celu należy wypełnić listę mailingową RKK. Listę tę można również wykorzystać w przyszłości do dystrybucji innego dokumentu.

Pracownicy z listy mailingowej otrzymują zadania przeglądu dokumentu. W systemie DIRECTUM, aby potwierdzić zapoznanie się, wystarczy wykonać zadanie. A jeśli zostanie wysłane zadanie zapoznania się z dokumentem, który nie jest wprowadzony do systemu, jest to zaznaczone w tekście zadania, a wykonawcy zapoznają się z dokumentem w formie papierowej.

Wyszukiwanie i analiza

Korzystając ze znanych szczegółów, można znaleźć zarówno sam dokument elektroniczny, jak i jego RKK, wraz z informacją o miejscu i etapie realizacji dokumentu.

Wyszukaj według RKK

Możesz także szybko znaleźć wymagany dokument wraz z RKK, korzystając z kodu kreskowego znajdującego się na papierowym odpowiedniku dokumentu. Dzięki technologii szybkiej identyfikacji kod kreskowy odczytywany jest przez specjalny skaner, po czym system automatycznie odnajduje dokument i związane z nim zadania.

Okno działań na znalezionym dokumencie

Do analizy efektywności użytkowników system udostępnia specjalistyczne raporty: „Lista zapoznań”, „Kontrola terminów realizacji zamówień”, „Statystyki realizacji zamówień”, „Dokumenty do zwrotu” itp.

Przykład raportu

Klienta sieciowego można używać w zdalnych biurach rozproszonej geograficznie organizacji lub jako klienta głównego, zapewniając funkcjonalność wieloplatformową i łatwość administrowania. Do pracy potrzebujesz jedynie dostępu do Internetu.

Przychodzące RKK w biurze internetowym

Efekt wdrożenia

Dzięki rozwiązaniu pracownicy otrzymają terminowo zlecenia i instrukcje do realizacji. Kontrola nad realizacją decyzji zarządczych stanie się całkowicie przejrzysta.

• Do minimum zmniejsza ryzyko utraty dokumentów
• 2 razy skróci się czas na przygotowanie i zatwierdzenie pisma wychodzącego
• 12 razy przyspieszy wyszukiwanie lokalizacji dokumentów papierowych
• 2 razy przyspieszone zostanie przygotowanie informacji dla kadry zarządzającej o wykonaniu dyspozycji
• O 20% Wzrośnie wdrażanie instrukcji zarządzania