Dzisiaj omówimy cele i zadania działalności przedszkolnej placówki oświatowej w nowoczesnych warunkach. Aktualne zmiany w organizacji działalności usług placówki wychowania przedszkolnego powinny znaleźć odzwierciedlenie w rozporządzeniu w sprawie tej usługi. Jak często należy przeglądać ten dokument? Nowoczesna terminologia i zmiany w treści Regulaminu obsługi placówki wychowania przedszkolnego.

Status usługi przedszkolnej placówki oświatowej, jej cele, zadania, obowiązki funkcjonalne są ustalone w rozporządzeniu w sprawie jednostki, dlatego ważne jest, aby przy przejściu na nowoczesne technologie do pracy z dokumentami, wprowadzaniu nowych podejść i stosowaniu nowych metod organizacji pracy z dokumentami, okresowo przeglądać rozporządzenie dotyczące usługi DOE, odzwierciedlając w nim te zmiany ważne z organizacyjnego punktu widzenia.

Celem niniejszego artykułu jest rozważenie najważniejszych zmian zachodzących w organizacji działalności służb PEI oraz tego, jak zmiany te mogą zostać odzwierciedlone w rozporządzeniu dotyczącym tej jednostki.

Funkcję zarządzania dokumentami w organizacji pełni usługa zarządzania dokumentami lub usługa pracy biurowej (ta nazwa jest używana w ostatnich dokumentach regulacyjnych). Nazwiemy tę jednostkę tak, jak rozwinęła się w ostatnich latach - usługa DOW.

Pomimo tego, że obsługa dokumentalna (praca urzędnicza) jest dość konserwatywnym obszarem działalności, obecnie jesteśmy świadkami bardzo poważnych zmian, jakie zachodzą w obsłudze dokumentalnej. Zmiany te spowodowane są szeregiem czynników, z których najważniejsze to:

• zmiany ustawodawstwa w zakresie informacji i dokumentacji;
• zmiana technologii tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów (wykorzystanie technologii komputerowej w procesach zarządzania dokumentami, automatyzacja procesów biurowych, wprowadzanie i korzystanie z elektronicznych systemów zarządzania dokumentami oraz dokumentów elektronicznych);
• zmiany w organizacji procesów zarządzania, które mogą być spowodowane różnymi przyczynami – zarówno zmianą formy prawnej organizacji lub jej jurysdykcji, jak i wdrożeniem systemu zarządzania jakością zgodnego ze standardami SZJ lub innymi przyczynami.

Celem tego artykułu jest przedstawienie niektórych nowoczesne podejścia do powstania usługi DOW.

Oczywiście w niektórych organizacjach zmiany te są bardziej zauważalne, w innych mniej, ale fakt, że te zmiany zachodzą, jest oczywisty dla wszystkich specjalistów z zakresu obsługi dokumentacji. Oczywiście zmiany te znajdują odzwierciedlenie w organizacji działań usług przedszkolnej placówki oświatowej i wyrażają się przede wszystkim w zmianie zadań i funkcji tej jednostki, w strukturze organizacyjnej i funkcjonalnej obsługi przedszkolnej placówki oświatowej oraz wymagania dotyczące personelu biurowego.

Terminologia dotycząca usługi DOW

Usługa DOE to:

1. Podział strukturalny organizacji pełniący funkcje wsparcia dokumentacji dla zarządzania.
2. Podział strukturalny organizacji pełniącej funkcje obsługi dokumentacji działania zarządcze oraz pracownicy pionów strukturalnych odpowiedzialni za prowadzenie prac biurowych w pionach.

W drugim znaczeniu pojęcie to jest zapisane w Regulaminie pracy urzędów w federalnych organach wykonawczych:

„Usługa przedszkolnych instytucji edukacyjnych jest pododdziałem strukturalnym federalnego organu wykonawczego, któremu powierzono funkcje prowadzenia prac biurowych, a także osobom odpowiedzialnym za utrzymanie pracy biurowej w innych jednostkach strukturalnych federalnego organu wykonawczego”.

To właśnie drugie znaczenie pojęcia „obsługa placówki wychowania przedszkolnego” jest ważne dla organizacji pracy biurowej w nowoczesnych warunkach. W każdej organizacji w każdym jednostka strukturalna lub w każdym miejscu działalności powinien znajdować się pracownik odpowiedzialny za organizację pracy biurowej. Może być niezależny jednostka personelu- sekretarz pododdziału, referent - lub pracownik łączący wykonywanie obowiązków biurowych z obowiązkami funkcyjnymi na stanowisku głównym. Podkreślamy, że w tym drugim przypadku możliwe jest powierzenie pracownikowi jednostki wykonywania obowiązków ewidencji wyłącznie na podstawie polecenia (instrukcji) kierownika organizacji. Jednak w odniesieniu do przepisu o obsłudze DOW będziemy mieli na myśli konkretną jednostkę, która pełni funkcje organizacji pracy z dokumentami.

W rzeczywistości przepis ten najczęściej ma konkretną nazwę: dział pracy biurowej, biuro, dział ogólny, dział przedszkolny itp. W organizacjach o dużej liczbie pracowników i złożonej strukturze może to być odpowiednio dział lub dział praca biurowa, obsługa dokumentacji czy zarządzanie dokumentami.

Dokumentacja, obsługa dokumentacji, zarządzanie dokumentami. Jak wiecie, termin „praca urzędnicza” jest terminem starym, termin „obsługa dokumentalna (dokumentalna obsługa kierownictwa)” lub w skrócie DOW jest stosunkowo nowy, był używany wraz z terminem „praca urzędnicza” nad ostatnie 30-35 lat. Obecnie w literaturze brakuje dostatecznie przekonujących definicji tych pojęć, które pokazywałyby różnicę między nimi. Specjaliści w dziedzinie przedszkolnych placówek oświatowych z reguły używają ich jako synonimów iw znaczeniu określonym przez GOST R 51141: „praca urzędnicza; obsługa dokumentacji (zarządzanie): gałąź działalności, która zapewnia dokumentację i organizację pracy z dokumentami urzędowymi. Niemniej jednak istnieje punkt widzenia, zgodnie z którym termin „DOE” jest preferowany w tych przypadkach, jeśli chodzi o pracę biurową opartą na nowoczesnym Technologie informacyjne, a termin „praca biurowa” – w pozostałych przypadkach, gdy chodzi głównie o tradycyjne przetwarzanie dokumentów. Ale, po pierwsze, ta różnica nie znajduje odzwierciedlenia w oficjalnej definicji, a po drugie, obecnie taki podział wydaje się już nieaktualny.

Jeśli przypomnimy sobie historię powstania terminu „DOE”, okazuje się, że jego pojawienie się ułatwiła nie tyle zmiana wyobrażeń na temat wyznaczonej koncepcji, co gusta tamtych czasów. Termin „obsługa dokumentacji” został stworzony przez specjalistów z dziedziny techniki komputerowej przez analogię z innymi terminami używanymi przez twórców zautomatyzowanych systemów sterowania: oprogramowanie, oprogramowanie matematyczne, wsparcie informacyjne itp., a także ze względu na to, że samo słowo „praca biurowa” było przez nich postrzegane jako przestarzałe.

W ostatnich latach wprowadziliśmy do użycia inny termin – „document management”, który jest dosłownym tłumaczeniem odpowiadającego mu angielskiego terminu „records management”, czyli zgodnie z GOST R ISO 15489-1-2007 „zestaw systematyczne i skuteczne działania w zakresie tworzenia, wykorzystywania, przechowywania i niszczenia dokumentów w organizacjach w celu udowodnienia prowadzenia działalności gospodarczej (zarządczej). Porównując definicję tego terminu z definicją pracy biurowej zgodnie z GOST R 51141-98, zobaczymy, że w obu przypadkach mówimy o czynnościach („zestaw systematycznych i skutecznych działań”) związanych z dokumentacją (tworzeniem dokumentów) oraz organizacji pracy z dokumentami (przetwarzanie, przechowywanie, użytkowanie, niszczenie dokumentów). Jest zatem wszelkie powody, by twierdzić, że termin ten nie wnosi w swej definicji niczego fundamentalnie nowego, co pozwalałoby na wyróżnienie go i nadanie mu szczególnej treści. Ograniczając się do tej, być może nieco powierzchownej recenzji, pozwalamy sobie na uznanie wszystkich trzech terminów za synonimy, przynajmniej w ramach tego artykułu.

Regulacja regulacyjna działalności przedszkolnej instytucji edukacyjnej

Obecnie nie ma dokumentów regulacyjnych ani dokumentów metodologicznych, które zawierałyby przybliżone lub przepis modelowy o służbie przedszkolnej instytucji edukacyjnej, tak jak kiedyś w Państwowym Systemie Zarządzania Dokumentacją (GSDOU).

Przybliżony zapis dotyczący obsługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej podany w GSDOU może być teraz stosowany tylko po bardzo poważnej korekcie, biorąc pod uwagę zmiany, które nastąpiły w systemie zarządzania i które znajdują odzwierciedlenie w nowoczesnym ustawodawstwie.

Niemniej wychodząc od tego przybliżonego przepisu o usłudze DOW i na podstawie jego struktury zastanowimy się, jakie przepisy dotyczące statusu usługi pracy biurowej, jej zadań i funkcji są istotne dla naszych czasów i odpowiednio powinny znaleźć odzwierciedlenie w rozporządzeniu w serwisie DOW.

Postanowienia ogólne

Pierwszą rzeczą, jaką określa rozporządzenie o oddziale (sekcja „Postanowienia ogólne”), jest nazwa oddziału i jego status (oficjalna nazwa oddziału i stopień jego samodzielności; miejsce w strukturze organizacji; kto kieruje oddziałem i podlega przed nim, jakimi aktami prawnymi i innymi aktami prawnymi kierują się w swojej działalności, kto zatwierdza strukturę i personel jednostki, czy jednostka posiada pieczęć). Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie te kwestie są obecnie istotne dla określenia statusu jednostki strukturalnej, jedynym pytaniem jest, jak są one rozwiązywane w każdym konkretnym przypadku.

Warto wiedzieć!

Przy ustalaniu statusu usługi PEI najbardziej bolesną kwestią jest miejsce jednostki w strukturze organizacji.

Według badań prowadzonych przez VNIIDAD od 2007 roku, nawet w federalnych organach wykonawczych (ministerstwach, służbach, agencjach) służba PEI jest tylko w niektórych przypadkach samodzielną jednostką. W praktyce może to być Dział Administracyjno-Prawny, Dział Wsparcia Prawnego, Dział Kontroli i Analiz, Dział Działań Organizacyjnych i Specjalnych, Dział Służb Publicznych i Kadr, Dział Administracyjno-Kadrowy itp. w większości przypadków jest częścią struktury innej jednostki .

Sytuacja ta wynika z faktu, że przepisy modelowe dotyczące wewnętrznej organizacji federalnych organów wykonawczych (punkty 1.5-1.9) ustalają, że struktura i personel urzędu centralnego federalnego organu wykonawczego zatwierdza szef organu rządowego, z uwzględnieniem rejestru stanowisk federalnej służby cywilnej oraz aktów określających standardową liczbę właściwych jednostek. W ten sposób każdy federalny organ wykonawczy samodzielnie decyduje o organizacji pracy biurowej i utworzeniu odpowiedniej jednostki strukturalnej. Na poziomie federalnym nie ma jedności nie tylko w określeniu miejsca tej jednostki w strukturze władzy, ale także w jej nazwie, funkcjach i obsadzie kadrowej.

Ta sama sytuacja jest typowa dla usług przedszkolnych placówek oświatowych innych organizacji państwowych i niepaństwowych.

Przy ustalaniu miejsca obsługi DOW w strukturze organizacji należy wyjść z tego, że usługa DOW zarządza dokumentacją i obiegami dokumentacyjnymi całej organizacji, dlatego powinna być samodzielnym pododdziałem, choć z niewielkim obsadę kadrową (jeśli przepływ dokumentów nie jest duży) z podporządkowaniem bezpośrednio kierownikowi organizacji lub jednemu z zastępców kierownika ds. informacji, dokumentacji i archiwów. Jest to również fundamentalnie ważne, ponieważ służba DOW współpracuje bezpośrednio z kierownictwem, rozwiązuje kwestie przeglądania dokumentów, ich zatwierdzania, kontroluje wykonanie dokumentów, prowadzi prace referencyjne nad dokumentami, w tym na polecenie kierownictwa, wykonuje inne polecenia z zarządzanie .

Możliwość bezpośredniego „wyjścia” przez usługę DOW do kierownictwa organizacji (szefa, wicedyrektora) ma fundamentalne znaczenie dla zorganizowania efektywnej pracy z dokumentami i odpowiedniego podejścia do dokumentacji z innych działów, co jak często bywa W takim przypadku postrzegać wymagania DOW usługi w odniesieniu do organizacji pracy z dokumentami jako nieuzasadnione lub nieistotne.

Cele, zadania i funkcje

W regulacji działalności usługi DOW duże znaczenie ma określenie jej celów i zadań, we wspomnianym już przybliżonym rozporządzeniu dotyczącym usługi DOW sekcja ta nosi nazwę „Cele i zadania usługi DOW”. W pozycji przybliżonej cel usługi DOW sformułowany jest w następujący sposób: „Głównym celem usługi DOW jest organizacja, przywództwo, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad dokumentacyjnym wsparciem zarządzania”. Naszym zdaniem to sformułowanie („organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja pracy”) można przypisać niemal każdej czynności, zwłaszcza że nie jest to nawet cel, ale funkcje zarządcze pełnione przez jednostkę.

Na notatce

Niefortunną nazwą dla służby urzędniczej jest nazwa „wydział generalny”, gdyż słowo „generał” w żaden sposób nie oznacza, że ​​mówimy o jednostce, która zapewnia pracę z dokumentami.

Wydaje się, że formułując cel usługi PEI, należy wyjść z tego, co w praktyce jest wynikiem obsługi dokumentacji. W wyniku wsparcia dokumentacyjnego w każdej organizacji powstaje jej fundusz dokumentacyjny - całość wszystkich dokumentów powstałych w ramach działalności organizacji, zarówno stworzonych w niej, jak i otrzymanych od innych organizacji. Fundusz dokumentowy tworzony jest według określonych zasad, zaczyna tworzyć się na etapie rejestracji dokumentów, fundusz dokumentowy jest wykorzystywany w bieżącej działalności organizacji, będąc źródłem informacji do podejmowania decyzji zarządczych. Żywotność dokumentu w pracy biurowej kończy się z chwilą zniszczenia dokumentu po upływie okresu przechowywania lub, jeśli podlega on długoterminowemu lub stałemu przechowywaniu, przeniesie go z funduszu dokumentowego do funduszu archiwalnego, czyli do kasy. archiwum organizacji. Dlatego cel działań usługi PEI można sformułować w następujący sposób: utworzenie pełnoprawnego funduszu dokumentacyjnego organizacji i stworzenie warunków do jego efektywnego wykorzystania w bieżącej działalności organizacji.

Stwierdzenie to można uznać za dość oczywiste, ale należy zauważyć, że samo pojęcie „funduszu dokumentowego” jest pojęciem nowym. Nie jest to ustalone w żadnym słowniku ani normie zawierającej terminologię biurową. Do niedawna był używany bez odpowiedniej jasnej definicji. Jedynym dokumentem normatywnym, w którym użyto tego terminu wraz z wyjaśnieniami ujawniającymi jego treść, jest zatwierdzony Regulamin Dokumentacji w Federalnych Organach Wykonawczych. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. Nr 447.

Paragrafy 26 i 27 tego dokumentu mówią: „Federalny organ wykonawczy: a) tworzy swój fundusz dokumentowy z dokumentów utworzonych w trakcie jego działalności<...>Utworzenie funduszu dokumentowego federalnego organu wykonawczego jest realizowane przez służbę zarządzania aktami poprzez tworzenie nomenklatury spraw, tworzenie i rozpatrywanie spraw, zapewnienie ich bezpieczeństwa, rejestrowanie i przekazywanie spraw do archiwum federalnego organu wykonawczego.

Zadania rozwiązywane w działaniach jednostki wynikają z celu lub są zdeterminowane celem. Z kolei cele i zadania usługi PEI determinują treść funkcjonalną działań tej jednostki.

Aby sformułować zadania usługi PEI, należy odpowiedzieć na pytanie: co należy zrobić, aby utworzyć pełnoprawny fundusz dokumentowy organizacji?

W przybliżonym przepisie dotyczącym obsługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej zadania pododdziału są sformułowane w następujący sposób: „... W oparciu o cele obsługa przedszkolnej instytucji edukacyjnej rozwiązuje następujące zadania:

2.1.1. doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;

2.1.2. zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania, organizacji pracy z dokumentami, systemów wyszukiwania informacji, monitorowania realizacji i przygotowania dokumentów do przekazania do archiwum wydziałowego zgodnie z GSDOU, GOST i innymi obowiązującymi normami;

2.1.3. redukcja przepływu pracy, liczby formularzy dokumentów i dokumentów;

2.1.4. opracowanie i wdrożenie dokumentów regulacyjnych i metodycznych w celu usprawnienia obsługi dokumentacji w organizacji i systemie podległym (dla organizacji z systemem podległym), progresywne technologie wspomagania zarządzania dokumentami oparte na wykorzystaniu technologii komputerowej i organizacyjnej ukierunkowanej na realizację działań organizacji zacji".

Lista zadań, naszym zdaniem, jest ogólnie sformułowana poprawnie, ale paragraf 2.1.3 budzi wątpliwości, ponieważ nie jest poprawne ustalenie zadania „zmniejszenie przepływu pracy, liczby formularzy dokumentów i dokumentów” w warunkach, w których wzrost przepływu pracy jest obiektywnym trendem. Możemy mówić tylko o optymalizacji obiegu dokumentów, racjonalnym rozsyłaniu dokumentów, wykluczeniu przypadków dokumentacji niekwalifikowanej. Ponadto należy jaśniej sformułować zadania przedszkolnej placówki oświatowej.

W oparciu o sformułowany przez nas cel usługi DOW, utworzenie pełnoprawnego funduszu dokumentacyjnego organizacji i stworzenie warunków do jego efektywnego wykorzystania w bieżącej działalności organizacji, możemy budować zadania DOW usługa w następujący sposób:

• zapewnienie jednolitej technologii tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów organizacji przez cały czas ich trwania koło życia;
• opracowywanie dokumentów normatywnych i metodologicznych regulujących procesy tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów w działalności organizacji, ich wdrażanie w praktyce pracy z dokumentami i kontroli nad aplikacją;
• doskonalenie form i metod pracy z dokumentami w oparciu o wykorzystanie technologii informatycznych, unifikację i standaryzację dokumentów oraz procesów zarządzania dokumentami;
• kierownictwo organizacyjne i metodyczne oraz kontrola prowadzenia ewidencji w pionach strukturalnych i podległych organizacjach. Zadania usługi DOW umożliwiają wyświetlanie funkcji wykonywanych przez tę jednostkę.

Funkcje każdej jednostki, niezależnie od tego, czym ona się zajmuje, można podzielić na dwie grupy: ogólne funkcje zarządcze (funkcje właściwe każdej jednostce) oraz szczegółowe (odzwierciedlające cechy tej jednostki wynikające z charakteru i treści jej działalności) oraz w ostatecznym osiągnięciu wyznaczonych celów. Ogólne funkcje zarządcze obejmują: organizację, planowanie, regulację (koordynację) i kontrolę działań. Funkcje wynikające bezpośrednio z sformułowanych powyżej zadań odnoszą się do określonych funkcji usługi DOW. Tym samym w ramach czynności funkcjonalnych usługi PEI powinny znajdować się również funkcje kierownicze ogólne oraz funkcje szczegółowe, które zapewniają realizację celów i zadań usługi PEI.

Dobrze wiedzieć!

Funkcje pododdziału to w rzeczywistości określone rodzaje pracy, które musi wykonać pododdział, aby zrealizować przydzielone zadania.

Rzeczywiste funkcje zarządzania usługą można sformułować w następujący sposób:

• organizacja, planowanie, regulacja pracy nad dokumentacyjnym wsparciem zarządzania (można powiedzieć inaczej: procesy zarządzania dokumentami), udział w kształtowaniu polityki organizacji w zakresie zarządzania dokumentami;
• kontrola wdrażania ustalonych zasad i technologii tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów w organizacji na wszystkich etapach ich cyklu życia, w tym z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami;
• kontrola nad tworzeniem funduszu dokumentacyjnego organizacji (kontrola nad tworzeniem akt i zapewnienie ich bezpieczeństwa) w strukturach działów organizacji;
• kontrola stanu organizacji pracy z dokumentami w podległych organizacjach.

Specyficzne funkcje usługi DOE obejmują:

• opracowanie dokumentów regulacyjnych i metodycznych dotyczących obsługi dokumentacji (instrukcje pracy biurowej (DOU), nomenklatura spraw, przepisy administracyjne dotyczące procesów zarządzania dokumentami, arkusz formularzy dokumentów oraz album formularzy i innych dokumentów) regulujących procesy tworzenia, przetwarzania , przechowywanie i wykorzystywanie dokumentów organizacyjnych;
• projektowanie próbek formularzy dokumentów, opracowywanie ujednoliconych formularzy dokumentów, monitorowanie ich wykorzystania w strukturach działów organizacji;
• opracowanie schematów tras i tras technologicznych do przekazywania dokumentów, schematów blokowych procesów administracyjnych i biznesowych do zarządzania dokumentami (tworzenie, przetwarzanie, przechowywanie i korzystanie z dokumentów);
• wdrożenie spedycyjnego przetwarzania dokumentów;
• organizacja wstępnego rozpatrzenia dokumentów, zapewniająca terminowe złożenie dokumentów do rozpatrzenia przez kierownictwo organizacji;
• organizacja przepływu dokumentów przychodzących, wychodzących, wewnętrznych (organizacja obiegu dokumentów), w tym z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami;
• tworzenie, utrzymywanie i korzystanie z baz danych, które zapewniają rejestrację, księgowość, kontrolę, utrzymanie informacji i prace referencyjne nad dokumentami, tworzenie, przechowywanie, wyszukiwanie i korzystanie z dokumentów w organizacji;
• organizacja kontroli terminów wykonania dokumentów (zleceń), regulacja postępu realizacji dokumentów;
• prowadzenie prac analitycznych w oparciu o wyniki monitorowania realizacji dokumentów (zleceń) oraz informowanie kierownictwa o wynikach realizacji dokumentów (zleceń) i dyscyplinie wykonawczej;
• zapewnienie dokumentacji działalności organów kolegialnych (doradczych, koordynujących, metodycznych itp.);
• organizacja szybkiego wydawania dokumentów, kopiowania i powielania dokumentów;
• dystrybucja dokumentów (kopii dokumentów) do działów strukturalnych organizacji i organizacji podległych;
• opracowywanie i koordynacja nazewnictwa spraw działów strukturalnych organizacji, tworzenie skonsolidowanego nazewnictwa spraw;
• wykonywanie corocznych prac nad badaniem wartości dokumentów, przygotowaniem dokumentów do przekazania na skład archiwalny (lub do archiwum organizacji) oraz selekcją dokumentów z upływającym okresem przechowywania do zniszczenia;
• przygotowanie propozycji prac nad automatyzacją procesów zarządzania dokumentami, propozycji usprawnień i rozwoju funkcjonalność używany system elektronicznego zarządzania dokumentami;
• zaawansowane szkolenie pracowników obsługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej, doradzanie pracownikom organizacji w zakresie tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów.

Zaproponowaną listę funkcji usługi DOW można uznać za uniwersalną, czyli taką, która może być w pełni wykorzystana w organizacji, niezależnie od treści i charakteru jej działalności, formy organizacyjno-prawnej, wielkości przepływu dokumentów i innych cech .

Jednak ta lista funkcji nie jest wyczerpująca, w niektórych przypadkach można ją uzupełnić innymi funkcjami, na przykład w przypadku usług przedszkolnych instytucji edukacyjnych władz, ważne jest, aby wyodrębnić jako osobne funkcje organizację pracy nad rozpatrywanie i wykonywanie odwołań obywateli, wniosków od osób prawnych i osób fizycznych, wniosków od zastępców organów ustawodawczych (przedstawicielskich) itp.

Prawa, obowiązki i relacje

Oprócz uregulowania funkcji usługi DOW, rozporządzenie na jej temat ustanawia zestaw praw i rodzajów odpowiedzialności za możliwe naruszenia, odstępstwa od ustalonej procedury pracy z dokumentami, a także procedurę jej interakcji z kierownictwem, inne oddziały organizacji i (lub) organizacje podległe, organizacje zewnętrzne i osoby fizyczne.

Usługa DOW powinna mieć następujące uprawnienia:

• wymagać od kierowników pododdziałów strukturalnych, podległych organizacji, pracowników organizacji przestrzegania ustalonych zasad tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów;
• zażądać od wydziałów strukturalnych i organizacji podwydziałowych informacji niezbędnych do organizacji pracy z dokumentami i oceny jej wyników;
• zwrot pracownikom organizacji - wykonawcom dokumentów i instrukcji - nieprawidłowo wykonanych dokumentów, dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad koordynacji i poświadczania dokumentów;
• przygotować projekty dokumentów administracyjnych (rozkazy, instrukcje) dotyczące działalności przedszkolnej placówki oświatowej, organizacji i usprawnienia pracy z dokumentami;
• zgłaszać kierownictwu organizacji propozycje usprawnienia pracy z dokumentami, poprawy dyscypliny wydajności, poprawy form i metod pracy, stworzenia korzystnych warunków pracy.

Warto wiedzieć!

Prawo podpodziału strukturalnego jest mechanizmem pozwalającym na zapewnienie wykonania ustalonych funkcji w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów (zakłóceń).

W sekcji „Odpowiedzialność” rozporządzenia w sprawie obsługi przedszkolnej placówki oświatowej ustala się kryteria oceny pracy jednostki. Kryteriami oceny w tym przypadku są wskaźniki charakteryzujące jakość, terminowość, zgodność wykonanej pracy z ustalonymi ilościami oraz inne wskaźniki, które służą do pomiaru jakości i ilości wykonanej pracy. Jakość wykonania pracy może być określona przez stopień zgodności ze standardami, instrukcjami, zasadami i innymi dokumentami regulacyjnymi i metodologicznymi, które ustalają treść, metody wykonywania i wyniki pracy, a także brak błędów, niedociągnięć, przeliczeń, itp.

Dobrze wiedzieć!

Terminowość prac zależy od przestrzegania określonych terminów wykonania prac z terminami ustalonymi dokumentami planistycznymi, administracyjnymi lub innymi.

W tej części przepisu dotyczącego obsługi przedszkolnej placówki oświatowej pożądane jest odzwierciedlenie odpowiedzialności za:

• naruszenie zasad, warunków tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów;
• naruszenie zasad (zasad) tworzenia funduszu dokumentowego organizacji, utrata lub uszkodzenie dokumentów;
• niezgodności z założoną w organizacji technologią przetwarzania dokumentów, w tym z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami;
• ujawnienie informacji o charakterze oficjalnym, nieprzestrzeganie reżimu poufności ustanowionego w organizacji;
• niedotrzymanie terminów i ustalonej ilości poleceń kierownictwa;
• nieprzestrzeganie ustalonych zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego, organizacji i ochrony pracy.

Sekcja „Relacje” rozporządzenia w sprawie obsługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej określa komunikację informacyjną i dokumentacyjną jednostki, dokumenty utworzone w jednostce; ustala, z jakimi organizacjami i oddziałami prowadzona jest interakcja, jakie informacje oddział otrzymuje i przedstawia, częstotliwość i termin ich składania lub otrzymywania, a także określa, w jakiej kolejności i przez kogo rozpatruje się spory powstałe w ramach działalności oddziału.

Ta sekcja przepisu powinna przewidywać interakcję służby DOW z kierownictwem organizacji, wszystkimi działami funkcjonalnymi i pomocniczymi organizacji, służbą DOW organizacji macierzystej, organami archiwalnymi, naukowymi lub innymi instytucjami w zakresie organizowania i doskonalenia pracy z dokumentami.

Cele, zadania, funkcje służby PEI, ustanowione rozporządzeniem w jej sprawie, powinny znaleźć swoje uszczegółowienie w opisach stanowisk pracy pracowników tej jednostki.

Główne cele usługi PEI to organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad PEI. Usługa DOW rozwiązuje następujące zadania:

• doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;
• zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania, organizowania pracy z dokumentami, budowania wyszukiwarek, monitorowania realizacji i przygotowania dokumentów do przekazania do centralnego archiwum zgodnie z obowiązującymi normami;
• redukcja przepływu pracy, ujednolicenie formularzy dokumentów;
• opracowanie i wdrożenie dokumentów regulacyjnych i metodycznych w celu usprawnienia obsługi dokumentacji w przedsiębiorstwie.

Funkcje serwisowe DOW

Usługa DOE realizuje następujące funkcje.

• 1. Opracowanie, wdrożenie i utrzymanie karty czasu pracy oraz albumu ujednoliconych form dokumentów przedsiębiorstwa, wprowadzanie w nich zmian.
• 2. Wdrożenie obsługi spedycyjnej, ewidencji dokumentów oraz prac księgowych i referencyjnych na dokumentach.
• 3. Organizacja terminowego rozpatrzenia i przygotowania raportu do kierownictwa przychodzących dokumentów, kontrola poprawności wykonania dokumentów przedłożonych do podpisu kierownictwu.
• 4. Kontrola nad przekazaniem, wykonaniem i wykonaniem dokumentów w odpowiednim czasie; generalizacja informacji o postępie i wynikach realizacji dokumentów; systematyczne informowanie kierownictwa o tych kwestiach.
• 5. Organizacja produkcji maszynopisu, kopiowania i operacyjnego powielania dokumentów; opracowywanie i projektowanie formularzy dokumentów.
• 6. Opracowanie nomenklatury spraw przedsiębiorstwa, zapewniające przechowywanie spraw i operacyjne wykorzystanie informacji dokumentacyjnych.
• 7. Organizacja prac nad wnioskami, wnioskami i skargami obywateli.
• 8. Organizacja kontroli pracy z dokumentami w wydziałach strukturalnych.
• 9. Wypracowanie (wraz z odpowiednimi podziałami strukturalnymi) działań na rzecz doskonalenia form i metod pracy z dokumentami oraz poprawy dyscypliny wykonawczej.
• 10. Sprawowanie kontroli prawidłowości rejestracji i formowania przez podziały strukturalne spraw podlegających przekazaniu do archiwum.
• 11. Organizacja pracy archiwum zgodnie z ustawodawstwem o działalności archiwalnej Federacji Rosyjskiej, regulaminami, instrukcjami i wytyczne instytucje Rosarchiwum.
• 12. Zaawansowane szkolenie pracowników placówki wychowania przedszkolnego, prowadzenie spotkań i doradzanie w sprawach należących do ich kompetencji.
• 13. Organizacja prac, w tym automatyzacja przetwarzania dokumentów.

Prawa i obowiązki służby DOW

Usługa DOW ma prawo:

• 1) monitorować stan pracy biurowej w organizacji oraz w działach;
• 2) kontrola i żądanie od kierowników działów strukturalnych realizacji ustalonych zasad pracy z dokumentami;
• 3) żądać od wydziałów strukturalnych i organizacji informacji niezbędnych do pracy;
• 4) przeprowadzać kontrole organizacji przedszkolnych placówek oświatowych wydziałów strukturalnych i przedstawiać wyniki kontroli kierownikom wydziałów strukturalnych w celu podjęcia odpowiednich działań;
• 5) angażować w określony sposób specjalistów pionów strukturalnych w przygotowanie projektów dokumentów w imieniu kierownictwa;
• 6) zwrot do wykonawców do rewizji dokumentów sporządzonych z naruszeniem ustalonych wymagań;
• 7) wraz z centrum komputerowym do ustalenia zadania placówki wychowania przedszkolnego być zautomatyzowanym;
• 8) podpisuje i podpisuje dokumenty w zakresie swoich kompetencji;
• 9) opracowywanie regulaminów podziałów strukturalnych placówki wychowania przedszkolnego oraz opisów stanowisk pracy dla pracowników;
• 10) przedstawianie kierownictwu propozycji pociągnięcia do odpowiedzialności dyscyplinarnej we wszystkich przypadkach naruszenia przez jednostki i funkcjonariuszy ustalonych zasad pracy z dokumentami;
• 11) uczestniczyć w zarządczej dyskusji nad zagadnieniami związanymi ze stanem pracy z dokumentami, a także doskonaleniem form i metod pracy z nimi;
• 12) przedkładać do rozpatrzenia przez kierownictwo wnioski dotyczące powoływania, przenoszenia i zwalniania pracowników placówki wychowania przedszkolnego, ich zachęcania oraz nakładania na nich kar.

Usługa DOW jest odpowiedzialna za zapewnienie ustalonej procedury pracy z dokumentami w organizacji; wypełnianie instrukcji i instrukcji kierownictwa oraz przestrzeganie niezbędnych warunków pracy dla pracowników.

Głównym celem usługi DOE, niezależnie od nazwy, jest organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac związanych z obsługą dokumentacji. Osiągnięcie tego celu wymaga rozwiązania następujących zadań:

ciągłe doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;

zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania, organizowania pracy z dokumentami;

budowa systemów wyszukiwania informacji, kontrola wykonania i przygotowanie dokumentów do przekazania do archiwum zgodnie z obowiązującymi normami;

redukcja formalności;

ujednolicenie przepływu pracy;

opracowywanie i wdrażanie dokumentów regulacyjnych i metodycznych w celu poprawy obsługi dokumentacyjnej zarządzania w organizacjach, ich podziałach strukturalnych;

wprowadzenie najnowszych technologii informatycznych w pracy z dokumentami.

Funkcje nowoczesnej usługi PEI w Republice Białorusi są określone na podstawie celów i zadań jej działalności, które reguluje rozporządzenie w tej sprawie. Analizując Przybliżony zapis dotyczący obsługi placówki wychowania przedszkolnego, można stwierdzić, że typowe funkcje obejmują różne rodzaje prac, które można podzielić na technologiczne, organizacyjne, kontrolne i metodyczne.

Funkcje technologiczne obejmują:

przyjmowanie, księgowanie i rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących;

organizowanie w imieniu kierownictwa przygotowania projektów dokumentów, zapewnienie ich wykonania i wydania;

organizacja produkcji maszynopisów dokumentów;

kopiowanie, replikacja i operacyjna reprodukcja dokumentów;

opracowywanie i projektowanie formularzy dokumentów;

przygotowanie dokumentów do wysłania.

Wśród funkcji organizacyjnych usługi DOE są:

przygotowanie raportu do zarządzania przychodzącymi dokumentami;

organizacja terminowego rozpatrywania dokumentów przez kierownictwo organizacji;

regulacja wykonania dokumentów, przekazywanie i wykonywanie dokumentów na czas;

organizowanie przechowywania dokumentów w oddziałach strukturalnych;

organizowanie pracy archiwum organizacji zgodnie z dokumentami regulaminowymi i metodycznymi Komisji Archiwów i Kierownictwa Biura, organizowanie wykorzystania dokumentów archiwalnych w bieżącej działalności organizacji;

organizacja zaawansowanych szkoleń i szkoleń pracowników organizacji odpowiedzialnych za pracę z dokumentami;

organizacja miejsc pracy dla pracowników służby przedszkolnej, warunki pracy dla pracowników służby przedszkolnej;

organizacja pracy przy rozpatrywaniu i realizacji odwołań obywateli;

opracowywanie wspólnie z działami organizacji działań mających na celu poprawę form i metod pracy z dokumentami oraz poprawę dyscypliny wykonawczej;

tworzenie i doskonalenie zautomatyzowanego systemu dokumentacyjnego wsparcia działań organizacji;

zapewnienie ochrony poufna informacja przed nieuprawnionym dostępem i regulacją dostępu do informacji i dokumentacji.

Funkcje kontrolne obejmują:

kontrola poprawności wykonania dokumentów przedłożonych do podpisu kierownictwu (tj. dokumentów wychodzących i wewnętrznych);

monitorowanie przejścia i wykonania dokumentów, podsumowywanie i analizowanie informacji o postępach i wynikach monitorowania wykonania dokumentów, systematyczne informowanie kierownika o stanie dyscypliny wykonawczej;

kontrola poprawności rejestracji i formowania w pionach strukturalnych organizacji spraw podlegających archiwizacji;

organizacja kontroli pracy z dokumentami w działach strukturalnych;

zapewnienie przechowywania spraw i operacyjnego wykorzystania informacji z dokumentów;

monitorowanie przestrzegania zasad działania zautomatyzowanego systemu informacyjnego, procedury tworzenia tablic informacyjnych. Funkcje metodyczne realizowane przez usługę DOW obejmują:

opracowanie nomenklatury spraw organizacji, instrukcji pracy biurowej, arkusza formularzy dokumentów i innych lokalnych dokumentów regulacyjnych, które ustalają system pracy biurowej organizacji;

badanie naukowej i praktycznej wartości dokumentów;

organizowanie spotkań i doradzanie w sprawach związanych z kompetencjami służby urzędniczej;

badanie obiecujących krajowych i doświadczenie zagraniczne w organizacji wsparcia zarządzania dokumentacją.

Ten zestaw funkcji jest typowy, ponieważ jest uregulowany w Przepisach Modelowych dotyczących usługi DOW. Funkcje te powinna pełnić każda służba, niezależnie od jej struktury i zakresu działania – od sekretarza po administrację spraw.

Ponadto, zgodnie z Przepisami Modelowymi, usługa przedszkolnej instytucji edukacyjnej powinna wchodzić w interakcje z innymi strukturami organizacyjnymi. Ta interakcja może być pokazana w poniższej tabeli.

Tabela 1 - Interakcja usługi DOW z działami strukturalnymi organizacji

Przybliżony regulamin usługi DOW określa następujące prawa usługi:

podejmować działania i sprawować kontrolę nad redukcją zbędnych informacji w organizacji i podległym systemie;

kontrolować i żądać od kierowników działów strukturalnych wdrożenia ustalonych zasad pracy z dokumentami w organizacji;

zażądać od wydziałów strukturalnych i organizacji informacji niezbędnych do działania usługi DOW;

przeprowadzić audyt organizacji wsparcia dokumentacyjnego zarządzania w pionach strukturalnych oraz przedstawić wyniki audytu kierownikom pionów strukturalnych w celu podjęcia odpowiednich działań;

zwrócić wykonawcom do dokumentów rewizyjnych przygotowanych z naruszeniem ustalonych wymagań;

podpisywać i zatwierdzać dokumenty w zakresie ich kompetencji itp.

Jeśli chodzi o obowiązki służby DOW, musi ona:

zapewnić ustalony porządek w pracy z dokumentami organizacji;

postępuj zgodnie z instrukcjami i instrukcjami kierownictwa;

przestrzegać niezbędne warunki praca pracowników biurowych.

Na podstawie powyższego możemy stwierdzić, że usługa DOW obejmuje cały zakres prac związanych z usługami informacyjno-dokumentacyjnymi dla czynności zarządczych.

Musi rozwiązywać określone zadania, pełnić określone funkcje, mieć ściśle ustalony zakres praw i obowiązków oraz współdziałać z innymi strukturami organizacyjnymi organizacji, aby efektywniej wykonywać powierzone jej zadania i funkcje.

Do tej pory praca serwisu DOW z dokumentami w wielu organizacjach jest nadal prowadzona w standardowej formie „papierowej”. Automatyzacja wymiany dokumentów w takich organizacjach jest na poziomie udostępniania plików w środowisku sieciowym Windows oraz poczty elektronicznej. Ta metoda ma następujące wady:

duże koszty czasowe na koordynację i przekazywanie dokumentów;

niemożność zorganizowania skutecznego poszukiwania dokumentów;

nieefektywna organizacja śledzenia i kontroli zmian dokonywanych w dokumencie;

powielanie operacji przetwarzania (konieczne jest ponowne wydrukowanie dokumentu przy wprowadzaniu zmian);

nieefektywna organizacja kontroli dostępu do dokumentów;

nieefektywna organizacja kontroli nad procesem przetwarzania dokumentów i wykonywania dyspozycji, a w niektórych przypadkach brak kontroli itp. .

Jako rozwiązanie istniejących problemów z obiegiem dokumentów oraz w celu znacznego zwiększenia efektywności procesów biznesowych i systemów zarządzania uważam za konieczne wprowadzenie systemy zautomatyzowane wsparcie zarządzania dokumentacją (ASDOU). Ten system wyeliminuje:

rozbieżności między podziałami strukturalnymi a poszczególnymi wykonawcami wspólnie wykonującymi pracę wynikające ze słabej wzajemnej świadomości stanu procesów biznesowych;

skargi specjalistów wszystkich szczebli dotyczące obciążenia informacjami;

brak całościowego obrazu tego, co dzieje się w organizacji lub w jednostkach strukturalnych hotelu;

niechciane wycieki informacji wynikające z nieuporządkowanego przechowywania dużej ilości dokumentacji;

wiele nieudokumentowanych epizodów zarządzania oraz brak jasnych schematów i mechanizmów monitorowania realizacji podjętych decyzji.

Tym samym wprowadzenie ASDOU pozwoli na optymalizację procesów pracy biurowej i wsparcie dokumentacji dla kierownictwa, a także zintegrowanie rozproszonych zasobów informacyjnych w jeden system; przyczyni się do powstania Kultura korporacyjna, których głównymi zasadami są otwartość, niezawodność, szybkość, wydajność i jakość.

W artykule Sukach A.N. „Zarządzanie dokumentami: trendy w placówkach wychowania przedszkolnego i archiwizacja” znaczna część poświęcona jest nowemu trendowi w pracy biurowej – przeniesieniu niektórych funkcji zarządzania dokumentami firmowymi na freelancerów. Jak stwierdzono w artykule, zjawisko to, zwane outsourcingiem placówek edukacji przedszkolnej i archiwizacją, zyskuje obecnie na popularności w Rosji i na Białorusi. Outsourcing (od angielskiego outsourcing) jest dość rozpowszechniony na świecie, a teraz korzyści z jego stosowania stały się oczywiste dla rodzimych firm.

Moim zdaniem to bardzo obiecujący pomysł. Outsourcing w przedszkolnych placówkach edukacyjnych i archiwach może być przydatny, na przykład, jeśli organizacja nie może sama zapewnić archiwizacji dokumentów, ponieważ nie ma wolnej przestrzeni roboczej i niezbędnego wykwalifikowanego personelu.

Potrafi zlecić usługę archiwizacji dokumentów w wyspecjalizowanym repozytorium. Również pomoc organizacji zewnętrznej może być przydatna w tworzeniu nomenklatury spraw lub tworzeniu pracy biurowej organizacji jako całości.

Dlatego przy organizacji usługi zarządzania dokumentami konieczne jest korzystanie z najnowszych trendów w przedszkolnych placówkach oświatowych i archiwizacja: automatyzacja biura, outsourcing itp. Konieczne jest zautomatyzowanie wszystkich możliwych procesów pracy przedszkolnej placówki oświatowej. Moim zdaniem podniesie to produktywność i jakość pracy pracowników całego przedsiębiorstwa, organizacji, firmy. Kompleksowa automatyzacja funkcji usługi DOW wymagać będzie stworzenia jednolitej przestrzeni informacyjnej organizacji, w której pracownicy i kierownictwo mogą wykonywać swoje działania, kierując się jednolitymi zasadami prezentacji i przetwarzania informacji w formie dokumentowej i niedokumentowej .

Federalna Państwowa Instytucja Edukacyjna

Średni kształcenie zawodowe

Omska Szkoła Przemysłowo-Ekonomiczna

KURS PRACA

w dyscyplinie „BADANIA ARCHIWALNE”

na temat: Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów

na papierze

Ukończono: grupa studencka KDOU-97

Kolesnikova A.A.

Sprawdzone przez: nauczyciela

Data ochrony:

WPROWADZANIE 3

1 Pojęcie i cel usługi DOW .. 4

2. Główne zadania i funkcje przedszkolnej placówki oświatowej .. 5

3. Regulacja regulacyjna usługi DOW .. 6

4. Struktura usług przedszkolnej placówki oświatowej. Główne funkcje usług przedszkolnych placówek oświatowych .. 10

WNIOSEK. piętnaście

WYKAZ UŻYWANEJ LITERATURY .. 16

WPROWADZANIE

Celem mojej pracy semestralnej jest opisanie struktury usług DOE i ujawnienie ich głównych funkcji.

Temat mojej pracy: „Struktura i funkcje usług przedszkolnej placówki oświatowej”.

Uważam ten temat za szczególnie istotny w naszych czasach, ponieważ praca biurowa jest jedną z funkcji zarządzania opartych na organizacji naukowej wykorzystującej nowoczesne technologie, a żyjemy w epoce postępu naukowego, gdzie wszystko opiera się na doskonaleniu nowych technologii, które dodatkowo pomóż nam w naszej pracy.

W oparciu o cel wyznaczono następujące zadania:

Przestudiuj literaturę, która ujawnia temat mojej pracy;

Opowiedz o usłudze zarządzania dokumentami;

Wymień główne zadania i funkcje przedszkolnej instytucji edukacyjnej;

Zbadanie normatywnej regulacji obsługi przedszkolnych placówek oświatowych;

Rozważ strukturę usług DOW i opisz ich główne funkcje;

1 Pojęcie i cel usługi DOW

Praca biurowa to gałąź działalności, która zapewnia dokumentację i organizację pracy z dokumentami urzędowymi.

Praca biurowa obejmuje cały zakres prac związanych z tworzeniem i egzekucją dokumentów, ich wykonywaniem i kontrolą terminów, księgowaniem dokumentów, tworzeniem spraw z wykonywanych dokumentów, przechowywaniem i wykorzystaniem spraw bieżących oraz ich przygotowaniem do archiwizacji .

Obecnie termin „praca biurowa” często brzmi jak „wsparcie dokumentacji zarządzania” (DOE).

Obsługa dokumentacji zarządzanie jest realizowane przez specjalną służbę działającą jako niezależna jednostka strukturalna. Może to być: administracja, wydział ogólny, biuro lub sekretariat.

W małych organizacjach, gdzie ilość przetwarzanych dokumentów jest niewielka, a stworzenie takiej usługi jest niepraktyczne, wszystkie prace związane z zarządzaniem dokumentacją wykonuje sekretarz kierownika lub pracownik specjalnie przydzielony do tej pracy.

Wspomaganie dokumentacyjne działań zarządczych organizacji jest najważniejszą usługową funkcją zarządzania, której racjonalna organizacja decyduje o szybkości i jakości podejmowania decyzji zarządczych, sprawności organizacji jako całości.

Wybór forma organizacyjna usługa przedszkolna zależy od decyzji dyrekcji i samej usługi przedszkolnej. Regulacja wybranej formy pracy z dokumentami jest ustalona w instrukcji pracy biurowej.

2. Główne zadania i funkcje przedszkolnej placówki oświatowej

W nowoczesnych warunkach, gdy praca z dokumentacją zarządczą w wielu instytucjach oparta jest na technologii komputerowej, funkcje usługi DOW nie ograniczają się jedynie do organizacji obiegu dokumentów instytucji, rozliczania dokumentów i monitorowania ich realizacji. Usługa DOW jest bezpośrednio zaangażowana w ustalanie zadań w zakresie rozwoju zautomatyzowanych systemy informacyjne do pracy z dokumentami, w zapewnianiu trybu dostępu do informacji i ochronie informacji, w usprawnianiu pracy z dokumentami.

W ten sposób usługa DOW rozwiązuje trzy główne zestawy zadań:

1) zapewnienie dokumentacji czynności zarządczych;

2) organizacja pracy z dokumentami w instytucji;

doskonalenie form i metod pracy z dokumentami.

Zadania stojące przed służbą DOW określają jej funkcje.

1. Zadania zapewnienia dokumentacji czynności zarządczych można rozwiązywać poprzez pełnienie następujących funkcji:

opracowanie i projektowanie form, zapewnienie ich produkcji;

zapewnienie produkcji dokumentów, kopiowania i powielania;

kontrola jakości przygotowania i wykonania dokumentów, zgodność z ustaloną procedurą zatwierdzania i certyfikacji dokumentów.

2. Zadania organizacji pracy z dokumentami w instytucji rozwiązuje się poprzez wykonywanie następujących funkcji:

Ustanowienie jednolitej procedury przekazywania dokumentów (obieg dokumentów instytucji);

Spedycyjne przetwarzanie dokumentów przychodzących i wychodzących;

Rejestracja i księgowanie dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych;

Kontrola nad wykonaniem dokumentów;

Usystematyzowanie dokumentów, zapewnienie ich przechowywania i wykorzystania; organizacja pracy z apelami obywateli.

Zapewnienie ochrony informacji.

3. Zadania doskonalenia form i metod pracy z dokumentami obejmują następujące funkcje:

opracowywanie i weryfikacja dokumentów regulacyjnych, instruktażowych, metodologicznych i zwracanie na nie uwagi pracowników organizacji;

wytyczne metodologiczne i kontrola zgodności z ustalonymi zasadami pracy z dokumentami w strukturach działów organizacji;

zaawansowane szkolenie pracowników organizacji i ich doradztwo w zakresie pracy z dokumentami;

usprawnienie dokumentacji organizacji, prowadzenie prac nad ujednoliceniem dokumentów, opracowanie Karty Raportu i Albumu formularzy dokumentów wykorzystywanych w działalności organizacji;

opracowanie i wdrożenie nowych form i metod pracy z dokumentami, usprawnienie organizacji pracy, poprawa dyscypliny wykonawczej;

wyznaczanie zadań w zakresie rozwoju i doskonalenia zautomatyzowanych systemów informatycznych i baz danych do pracy z dokumentami.

3. Regulacja regulacyjna usługi DOW

Dla pomyślnego działania i korzystnych perspektyw rozwoju usługi DOW konieczna jest regulacja regulacyjna samej usługi DOW.

Struktura, funkcje, zadania serwisu PEI i jego pracowników, technologia pracy z dokumentami są ustalone w wielu dokumentach wewnętrznych: regulaminach, instrukcjach i regulaminach.

W regulowaniu działalności służby duchownej znaczącą rolę odgrywa Karta organizacji - akt prawny, który określa tryb formacji, kompetencje organizacji, jej funkcje, zadania i tryb pracy. Opracowanie karty wpływa na ogólną organizację pracy biurowej. Włączone do statutu struktura organizacyjna umożliwia określenie kompleksów dokumentów, które będą wykorzystywane w działaniach zarządczych.

Rozważmy główne dokumenty regulacyjne regulujące działalność usługi DOW organizacji.

Rozporządzenie o obsłudze placówki wychowania przedszkolnego jest aktem prawnym, który określa tryb formowania, obowiązków i organizacji pracy tej jednostki, a także status prawny oraz kompetencje urzędników pracujących w służbie przedszkolnej placówki oświatowej.

Zatwierdzony zgodnie z ustaloną procedurą i zgodnie z aktualnymi dokumentami regulacyjnymi, przepis jest prawnie wiążący.

Rozporządzenie w sprawie obsługi placówki wychowania przedszkolnego, jak również rozporządzenie w sprawie jednostki strukturalnej, obowiązuje przy rozpatrywaniu sporów w sądach, podczas kontroli organów regulacyjnych i audytorów.

Rozporządzenie w sprawie obsługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej jest opracowywane i podpisywane i podpisywane przez kierownika służby, zatwierdzone przez kierownika organizacji. Rozporządzenie jest uzgadniane z kierownikami tych jednostek strukturalnych, z którymi łączy się w nim relacja.

Opis stanowiska jest głównym dokumentem organizacyjnym regulującym rozgraniczenie obowiązków i uprawnień między pracownikami, który służy jako podstawa do eliminowania paralelizmu i powielania w wykonywaniu poszczególnych operacji.

Źródła do opracowania opisów stanowisk pracy to:

1. Przewodnik po kwalifikacjach stanowiska menedżerów, specjalistów i innych pracowników, który zawiera uregulowaną listę wymagań dotyczących kwalifikacji specjalistów różnych kategorii.

2. ujednolicony system ORD (USORD), System państwowy DOU (GSDOU) i inne dokumenty regulacyjne, w których ustalona jest forma i struktura tekstu Opis pracy.

3. Typowe oficjalne instrukcje. Przeznaczone są dla określonych kategorii pracowników tego samego typu instytucji lub jednostek strukturalnych. Typowe instrukcje nie mogą zastąpić pojedynczych.

4. Przepisy dotyczące jednostki strukturalnej organizacji. Stanowiska i opisy stanowisk są wzajemnie powiązanymi i wymiennymi dokumentami, ponieważ obowiązki każdego pracownika są ustalane w oparciu o cały zakres funkcji wykonywanych przez usługę DOE.

Ponieważ opisy stanowisk są dokumentem regulującym status organizacyjno-prawny pracownika, muszą być sporządzone dla każdego stanowiska przewidzianego w tabeli kadrowej.

Opis stanowiska jest podpisywany przez szefa służby DOW, zatwierdzony przez szefa organizacji. Ponadto pracownik jest zobowiązany do zapoznania się z opisem stanowiska za pokwitowaniem. Znak zapoznawczy znajduje się pod podpisem kierownika usługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej (twórcy opisu stanowiska) i składa się ze słów „Przeczytałem instrukcję”, podpisu pracownika, jego inicjałów, nazwiska i daty.

Instrukcja pracy biurowej jest głównym dokumentem regulacyjnym, który reguluje zasady, techniki, procesy tworzenia dokumentów i technologię pracy z dokumentami. Innymi słowy, instrukcja utrwala wypracowany w organizacji system pracy biurowej. Dla efektywnego działania usługi DOW i wszystkich działów organizacji, dla jasnego zrozumienia i prezentacji wszystkich etapów pracy z dokumentami w każdej organizacji, należy sporządzić instrukcję pracy biurowej z uwzględnieniem specyfiki jej działalności .

Źródłami sporządzania instrukcji pracy biurowej organizacji są:

Typowa instrukcja w sprawie formalności w federalnych organach wykonawczych. Moskwa: Rosarchów, 2004;

GSDOU. Postanowienia podstawowe. Ogólne wymagania do usług wsparcia dokumentacji i dokumentacji. M.: Gławarczów ZSRR, 1991;

Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji. Moskwa: Rosarchów, 2002.

Instrukcja musi zawierać Postanowienia ogólne, sekcje tematyczne, aplikacje.

Ogólnie rzecz biorąc, instrukcja powinna odzwierciedlać cały proces pracy z dokumentami, wszystkie operacje technologiczne w ich logicznej kolejności.

Przygotowanie instrukcji odbywa się przez służbę przedszkolnej placówki oświatowej z udziałem archiwum, służby prawnej. Instrukcja podpisana przez kierownika służby zarządzania zapisami jest zatwierdzana przez kierownika organizacji i wprowadzana w życie na jego polecenie, po czym jest kopiowana i wysyłana do wszystkich jednostek strukturalnych w celu wykorzystania w pracy.

Tabela form dokumentów dla typowych sytuacji zarządczych. Karta czasu pracy to lista ujednoliconych form dokumentów niezbędnych i wystarczających do realizacji dokumentacyjnego wsparcia funkcji i zadań rozwiązywanych przez firmę. Zawiera opis każdego dokumentu, jego status prawny oraz etapy dokumentacji. Karta meldunkowa jest sposobem normatywnego ustalenia zarówno składu dokumentów wykorzystywanych w aparacie, jak i trybu ich przygotowania.

Wykorzystanie karty czasu pracy w pracy służb biurowych pozwala na ustalenie jednolitej klasyfikacji dokumentów organizacji zgodnie z funkcjami i zadaniami kierowniczymi. To z kolei eliminuje możliwość nieuzasadnionego tworzenia nowych form dokumentów. I wreszcie, za pomocą karty czasu pracy można uwzględnić liczbę rodzajów i form dokumentów.

Struktura grafiku powinna odzwierciedlać najwygodniejszą systematyzację formularzy dokumentów do dalszego wykorzystania.

Po zakończeniu prac nad sporządzeniem karty czasu pracy, podlega ona uzgodnieniu z kierownikami działów strukturalnych, których pracownicy będą pracować zgodnie z zasadami określonymi w karcie czasu pracy. Po zatwierdzeniu przez kierownika organizacji Report Card staje się środkiem normatywnego ustalenia etapów przygotowywania dokumentów.

Album formularzy dokumentów organizacji. Każda organizacja musi posiadać obok Tabeli formularzy dokumentów Album formularzy dokumentów, który jest zbiorem standardów formularzy dokumentów zawartych w Arkuszu.

Ujednolicone formularze dokumentów znajdują się w Albumie w sposób określony w grafiku.

Album jest koordynowany i zatwierdzany podobnie jak Report Card. Podpisuje go również szef służby DOW. Z reguły Album tworzony jest w formie oryginału, na papierze, a także w formie elektronicznej.

4. Struktura usług przedszkolnej placówki oświatowej. Główne funkcje usług przedszkolnej instytucji edukacyjnej

Do chwili obecnej istnieją cztery główne struktury organizacyjne usługi DOW:

1. Zarządzanie sprawami.

2. Biuro.

3. Dział ogólny.

4. Sekretarz.

Zarządzanie sprawami jest tworzone w ministerstwach i departamentach jako struktura, w której prowadzona jest praca z dokumentami oraz jako organ monitorujący i koordynujący pracę biurową w centrali branży. Będąc w rzeczywistości jednostką strukturalną organizacji, zarządzanie sprawami z kolei dzieli się na następujące strukturalne jednostki typowe:

1. Sekretariat jest jednostką strukturalną powołaną do obsługi zarządzania organizacją. Składa się ona z:

Przyjęcie;

sekretariat naczelnika i sekretariaty wiceprezesów;

sekretariat zarządu;

biuro protokolarne;

Funkcje sekretariatu obejmują:

wstępne rozpatrzenie i przygotowanie raportu do kierownika dokumentów otrzymanych w jego imieniu;

przygotowanie pod kierunkiem kierownika projektu poszczególnych dokumentów i ich koordynacja z funkcjonalnymi działami strukturalnymi organizacji;

obsługa organizacji i dokumentowania posiedzeń prowadzonych przez kierownika, dokumentująca działalność kolegialnych organów zarządzających.

2. Dział racjonalizacji przedszkolnej placówki oświatowej (praca urzędnicza) jest ośrodkiem doskonalenia przedszkolnej placówki oświatowej, centrum metodycznym.

Jego funkcje obejmują:

opracowywanie i wdrażanie środków w celu poprawy technologii biurowej;

opracowanie normatywnego i metodologicznego wsparcia pracy biurowej (regulaminy, instrukcje, regulaminy, regulaminy, ewidencje ujednoliconych formularzy itp.);

opracowanie podręczników klasyfikacyjnych (nomenklatura spraw, klasyfikatory, wykazy dokumentów z okresami przechowywania).

3. Biuro, które z kolei dzieli się na:

wyprawa;

biuro korespondencyjne;

biuro księgowości i ewidencji dokumentów;

centrum komputerowe do przetwarzania i reprodukcji tekstów dokumentów.

4. Departament Literacki

5. Archiwum centralne

6. Inspekcja

Biuro jak każde inne struktura organizacyjna usługi przedszkolnych placówek oświatowych, tworzone w przedsiębiorstwach, w organizacjach badawczych, projektowych, wyższych instytucje edukacyjne. W strukturze urzędu zwykle funkcjonują następujące działy (wydziały, sektory, grupy):

1. Ekspedycja - wyspecjalizowana strona, która odbiera i wysyła dokumenty i korespondencję pocztą i kurierem.

2. Wydział księgowości i ewidencji dokumentów, do którego zadań należy rejestracja dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, kontrola przestrzegania przyjętych zasad przetwarzania dokumentów, tworzenie i prowadzenie tablicy referencyjno-informacyjnej.

3. Grupa kontrolna (biuro, inspekcja, wydział) kontroluje terminy wykonania rozkazy ustne kierownika, analiza dyscypliny wykonawczej, informowanie kierownictwa o postępach w realizacji dokumentów i instrukcji.

4. Grupa pism (odwołań od obywateli) zajmuje się przyjmowaniem i uwzględnianiem wniosków, oświadczeń i skarg od obywateli. Jego funkcje są następujące:

przygotowywanie odwołań do rozpatrzenia przez zarząd;

kontrola nad terminem przygotowania dokumentów odpowiedzi w pionach strukturalnych organizacji;

powiadamianie wnioskodawców o wynikach rozpatrzenia ich wniosków;

organizacja przyjmowania obywateli w sprawach osobistych przez kierownictwo organizacji.

5. Zespół przygotowujący dokumenty przedrukowuje dokumenty z projektów, czyta i redaguje teksty dokumentów, ewidencjonuje wykonaną pracę.

6. Biuro kserograficzne z reguły odbywa się w tych organizacjach, których działalność związana jest z dystrybucją dużej ilości dokumentacji regulacyjnej lub administracyjnej. Zadania biura sprowadzają się do kopiowania dokumentów, powielania tekstów dokumentów, przygotowywania produkty reklamowe, broszury, broszury.

7. Archiwum organizacji – przyjmuje z pionów strukturalnych spraw opracowanych i przygotowanych do przechowywania, udziela im pomocy metodycznej, prowadzi ewidencję i przechowuje dokumenty, monitoruje przestrzeganie zasad tworzenia, przechowywania i wykorzystywania spraw w strukturach wydziałów, przygotowuje sprawy do przekazania do magazynu państwowego.

Wydział ogólny jest służbą do pracy z dokumentami we władzach wykonawczych i strukturach wykonawczych (urząd burmistrza, prefektura, gmina) samorządu terytorialnego.

W działy ogólne zwykle tworzone są te same sekcje, które są charakterystyczne dla biura, ale łączy się tutaj takie jednostki jak wydział protokołu, grupa pism, recepcja. Obecność tych struktur tłumaczy się specyfiką działalności, charakterem procedur zarządzania, trybem podejmowania decyzji oraz specyfiką dokumentacji w tych instytucjach.

Grupa protokolarna jest tworzona w ramach instytucji, które mają w swojej strukturze stały organ kolegialny. Pełni funkcje:

przygotowywanie projektów dokumentów regulacyjnych i administracyjnych (redagowanie, egzekucja i wydawanie), pism, zaświadczeń, ich koordynacja z działami strukturalnymi;

analiza dokumentów przygotowanych przez wydziały strukturalne;

przygotowywanie wniosków na dokumentach przygotowanych przez wydziały strukturalne;

organizowanie i prowadzenie posiedzeń organu kolegialnego, dokumentowanie ich działalności.

Sekretarz instytucji wykonuje całą pracę z dokumentami w małych instytucjach i organizacjach, które nie posiadają wewnętrznej struktury organizacyjnej.

Tak więc obecne dokumenty regulacyjne i metodologiczne regulują nazwę i przybliżoną strukturę usługi PEI przedsiębiorstw państwowych, instytucji, organizacji. W przypadku struktur niepaństwowych decyzję o utworzeniu służby, jej nazwie i strukturze wewnętrznej podejmuje kierownictwo organizacji. W joint venture o tej kwestii decyduje zarząd, m.in spółki akcyjne- konferencja założycielska, w strukturach spółdzielczych - walne zgromadzenie członków spółdzielni.

WNIOSEK

Spełnienie zajęcia Postawiłem sobie za cel omówienie usługi obsługi dokumentacji dla zarządzania, opisanie jej struktury i funkcji, przestudiowanie głównych dokumentów regulacyjnych regulujących działalność tej usługi. Starałem się omówić ten temat w całości, na podstawie zadań.

Doszedłem do wniosku, że skuteczność usługi PEI zależy od kwalifikacji pracowników biurowych, stopnia wyposażenia usługi oraz warunków pracy.

W zależności od przynależności do określonej grupy, usługa DOW będzie miała swoją własną specjalną nazwę i będzie miała swoje własne przeznaczenie.

WYKAZ UŻYWANEJ LITERATURY

1. Andreeva V.I. Praca w biurze. Praktyczny przewodnik. - M .: LLC „Zarządzanie personelem”, 2005

2. Andreeva V.I. Praktyka ewidencji: organizacja i zarządzanie: przewodnik edukacyjny i praktyczny / V.I. Andrejewa. - M.: KNORUS, 2006r. - 272p.

3. Berezyna N.M. Nowoczesna praca biurowa, wyd. 3, - St. Petersburg: Peter, 2007. -224 str.

4. Bobylewa M.P. Sprawne zarządzanie dokumentami: od tradycyjnego do elektronicznego. - M.: TERMIKA, 2004. - 172 s.

5. Demin Yu.M. Praca w biurze. Zarządzanie dokumentami. - M.: Berator, 2003

6. Kiselev S.V. Nowoczesne technologie biurowe: Instruktaż na 10-11 komórek. / S.V. Kisielew, I.L. Kisielew. - wyd. 2, skasowane. - M.: Ośrodek Wydawniczy „Akademia”, 2004. -208s.

7. Telewizja Kuzniecowa Praca biurowa (dokumentalne wsparcie zarządzania) wyd. prawidłowy i dodaj. - M .: LLC „Dziennik” Zarządzanie personelem ”, 2003. - 408 s.

8. Pshenko A.V. Obsługa dokumentacji (praca biurowa): Proc. Korzyść. - M.: FORUM: INFA-M, 2003. -256s. (seria „Edukacja zawodowa”).

9. Rogozhin M.Yu. Podręcznik biznesowy. - M .: CJSC Yustitsinform, 2005. - 192 str.

10 Jankowa W.F. Jak zorganizować biznes. - M.: MTsFER, 2004. - 416s.

Zarządzanie dokumentacją jest dyscypliną naukową zajmującą się badaniem wzorców powstawania i funkcjonowania systemów wspomagania dokumentacji dla zarządzania. Podstawą systemu terminologicznego zarządzania dokumentami jest terminologia przedszkolnej instytucji edukacyjnej. Tradycyjnie dziedziną działalności związaną z przetwarzaniem dokumentów jest praca biurowa. Norma terminologiczna definiuje pracę biurową jako gałąź działalności, która zapewnia dokumentację i organizację pracy z dokumentami urzędowymi. Termin „praca biurowa” zgodnie z GOST R 51141 - 98 jest synonimem terminu „zarządzanie dokumentami”

Główne zadania i funkcje przedszkolnej instytucji edukacyjnej

Główne zadania serwisu to:

1) zapewnienie dokumentacji czynności zarządczych;

2) organizacja pracy z dokumentami w instytucji;

3) doskonalenie form i metod pracy z dokumentami.

Zadania przedszkolnej placówki oświatowej określają jej funkcje.

Głównym celem usługi DOW jest organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad dokumentacyjnym wsparciem zarządzania.

Funkcje serwisowe DOW

Funkcje usługi wsparcia dokumentacyjnego dla zarządzania organizacją:

1 Organizacyjno-metodologiczne. Opracowanie dokumentów regulacyjnych i metodycznych dotyczących pracy biurowej (instrukcje obsługi dokumentacji, nazewnictwo spraw itp.); opracowanie dokumentów normatywnych regulujących działalność usługi zarządzania dokumentami (regulamin dotyczący usługi, opisy stanowisk pracy pracowników); organizacja zaawansowanych szkoleń dla pracowników usługi zarządzania dokumentami itp.

2 Techniczny. Przyjmowanie i pierwotne przetwarzanie dokumentów; Wstępny przegląd dokumentów; Rejestracja dokumentów (przychodzących, wysłanych, wewnętrznych) organizacja rozpatrywania dokumentów i ich przekazywanie wykonawcom; wysyłanie dokumentów; Produkcja dokumentów; kopiowanie i powielanie dokumentów; Tworzenie spraw; przygotowanie spraw do przekazania do archiwum itp.

3 Projekt. Opracowywanie formularzy dokumentów; opracowywanie ujednoliconych form dokumentów; doskonalenie formularzy i metod pracy z dokumentami itp.

4 Informacyjne i analityczne. Przygotowywanie projektów uchwał w sprawie dokumentów wymagających rozpatrzenia przez kierownictwo; przygotowywanie projektów pism urzędowych, zarządzeń i innych dokumentów; udział w koordynacji dokumentów; analiza i generalizacja danych o wynikach kontroli wykonania dokumentów; sporządzanie zestawień (raportów) o wielkości przepływu dokumentów; wyszukiwanie dokumentów w archiwum organizacji na polecenie kierownictwa itp.

5 Kontrola. Kontrola organizacji pracy z dokumentami w pionach strukturalnych i organizacjach podległych, w tym w oddziałach, wydziałach, przedstawicielstwach; kontrola przestrzegania zasad i przepisów w pracy z dokumentami; kontrola nad zapewnieniem bezpieczeństwa dokumentów i spraw itp.

Struktura.

Rozporządzenie o jednostce strukturalnej jest lokalnym aktem normatywnym, który określa:

1 procedura tworzenia (formowania) jednostki

2. status prawny jednostki w strukturze organizacji”

3. struktura jednostki

4. zadania, funkcje, prawa, obowiązki i odpowiedzialność jednostki”

5. procedura współdziałania jednostki z innymi jednostkami strukturalnymi przedsiębiorstwa”

Rozporządzenie w sprawie jednostki strukturalnej sporządza się w jednym oryginale, który jest przechowywany w dyrekcji lub urzędzie, jeden egzemplarz przesyłany jest do odpowiedniej jednostki strukturalnej, do działu personalnego, do jednostki, która opracowała rozporządzenie. Regulacje dotyczące wszystkich działów strukturalnych są przechowywane w przedsiębiorstwie na stałe.

Rozporządzenie w sprawie jednostki strukturalnej opracowuje dział organizacji i wynagrodzeń, służba personalna lub służba personalna. Zaleca się zaangażowanie działu prawnego lub prawnego we wspólną pracę. Projekt rozporządzenia w sprawie jednostki konstrukcyjnej podlega obowiązkowemu zatwierdzeniu przez:

1. przełożony (jeśli jednostka jest częścią większej jednostki)

2. Zastępca kierownika organizacji, nadzorujący działalność jednostki zgodnie z podziałem obowiązków między kierownictwo

3. kierownika służby personalnej lub innej jednostki zarządzającej personelem;

4. kierownik jednostki prawnej lub prawnej lub z prawnikiem organizacji”

Czasami każdy podział strukturalny samodzielnie opracowuje dla siebie niniejszy Regulamin, co jest wysoce niepożądane, ponieważ przepisy dotyczące wszystkich podziałów strukturalnych muszą być opracowane z uwzględnieniem zasad i wymagań jednolitych dla przedsiębiorstwa.

Ustawodawstwo nie określa wymagań dla Regulaminu o podziałach strukturalnych i zasad ich rozwoju, dlatego każde przedsiębiorstwo samodzielnie decyduje, które kwestie organizacji działalności danego oddziału powinny być uregulowane w tych lokalnych przepisach.

Rozporządzenie w sprawie jednostki konstrukcyjnej może zawierać następujące sekcje:

1. Postanowienia ogólne

2. struktura i obsada jednostki”

3. cele i zadania

4. Funkcje

5. prawa i uprawnienia

6. instrukcja

7.interakcja (oficjalna komunikacja)

8. odpowiedzialność

9. organizacja pracy

Przepisy dotyczące podziałów mogą być standardowe i indywidualne. Standardowe postanowienia są opracowywane dla tego samego typu organizacji i działów strukturalnych. Jeśli istnieje przepis standardowy, na jego podstawie opracowywane są indywidualne

Regulamin jest opracowywany przez jego kierownika i przez niego podpisany. Regulamin podpisany przez kierownika jest przedkładany do zatwierdzenia, które jest wydawane w organizacji wraz z wizą.

1.1 Obsługę dokumentacji dla zarządzania prowadzi Służba Obsługi Dokumentacji (DOA), działająca jako samodzielna jednostka strukturalna, bezpośrednio podległa szefowi organizacji.

1.2 Kierownictwo służby PEI powinno zostać zastąpione przez specjalistów z wyższym lub średnim wykształceniem specjalistycznym o odpowiednim profilu.

1.3 Usługa DOW posiada okrągłą pieczęć wskazującą jej nazwę.