Każda organizacja w swojej pracy opiera się nie tylko na dokumentach legislacyjnych, prawnych i regulacyjnych o znaczeniu krajowym, ale także na dokumenty organizacyjno-prawne opracowane przez samą organizację . Takimi dokumentami są: statut, regulaminy, regulaminy, personel, instrukcje, opisy stanowisk.

Po opracowaniu statutu przedsiębiorstwa, regulaminu organizacji, sporządza się i sporządza tabelę personelu w pełnej zgodności ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa.

Struktura organizacyjna - dokument ustalający skład ilościowy i jakościowy działów przedsiębiorstwa i schematycznie odzwierciedlający kolejność ich wzajemnego oddziaływania. Strukturę przedsiębiorstwa ustala się na podstawie wielkości i treści zadań rozwiązywanych przez przedsiębiorstwo, kierunku i intensywności przepływów informacji i dokumentacji, jakie rozwinęły się w przedsiębiorstwie, a także biorąc pod uwagę jego możliwości organizacyjne i rzeczowe.

W struktura organizacyjna odzwierciedla wszystkie działy przedsiębiorstwa, kolejność ich podporządkowania. Można także uwzględnić zarówno pionowe, jak i poziome powiązania pomiędzy działami.

Kolejność interakcji pomiędzy jednostkami konstrukcyjnymi jest zwykle przedstawiana w formie diagramu. Schematyczny obraz zawiera ogólny nagłówek, graficzną (linię lub linię) reprezentację elementów obwodu, legendę (dekodowanie symboli), objaśnienia i komentarze.

Obsada kadrowa: koncepcja, kompilacja, przykładowy projekt

personel - dokument organizacyjno-prawny ustalający skład ilościowy i jakościowy pracowników przedsiębiorstwa jako całości i dla każdego z jego działów strukturalnych. Lista pracowników określa strukturę, liczbę i stanowisko pracowników przedsiębiorstwa, wskazując oficjalne wynagrodzenia.

W kolumnie 5 „Stawka taryfowa (wynagrodzenie) itp.” miesięczne wynagrodzenie podawane jest w rublach według stawki taryfowej (wynagrodzenia), skali taryfowej, procentu przychodów, udziału lub procentu zysku, wskaźnika aktywności zawodowej (KTU), współczynnika podziału itp., w zależności od przyjętego w systemie wynagrodzeń organizacji zgodnie z obowiązującym prawem Federacja Rosyjska, układy zbiorowe, umowy o pracę, porozumienia lokalne i lokalne przepisy prawne organizacje.

W kolumnach 6 - 8 „Dopłaty” pokazane są świadczenia motywacyjne i kompensacyjne (premie, dodatki, dodatki, płatności motywacyjne), ustanowione na mocy obowiązującego ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej (na przykład dodatki północne, dodatki za stopień naukowy itp.), a także te wprowadzone na według uznania organizacji (na przykład związane z reżimem lub warunkami pracy).

Jeśli organizacja nie jest w stanie wypełnić kolumny 5–9 w rublach w związku ze stosowaniem zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej innych systemów wynagrodzeń (beztaryfowych, mieszanych itp.) w kolumnach tych podaje się odpowiednie jednostki miary (na przykład procenty, współczynniki, itp.).

Opracowanie własnej formy zatrudnienia , możesz przyjąć ujednolicony formularz T-3 jako podstawę, dodając lub usuwając niektóre szczegóły, biorąc pod uwagę GOST R 6.30-2003 i część 2 art. 9 ustawy N 402-FZ, która zawiera listę wymaganych szczegółów podstawowego dokumentu księgowego:

• nazwa i data sporządzenia dokumentu;
• nazwa podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument;
• treść faktu życia gospodarczego;
• wartość naturalnego i (lub) pieniężnego pomiaru faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;
• podpisy, nazwiska (z inicjałami), a także stanowiska osób, które dokonały transakcji, operacji i odpowiedzialnych za prawidłowość jej przeprowadzenia, lub osób odpowiedzialnych za prawidłowość rejestracji zdarzenia.

Oprócz aktów prawnych naszego kraju, które mają na celu regulację sfery pracy, każda firma posiada regulacje wewnętrzne.

Niektóre z nich są obowiązkowe, inne opracowywane są w oparciu o potrzeby organizacji.

To może być:

• instrukcja ochrony pracy;
• Opis pracy;
• przepisy pracy;
• itd.

Dokumenty te odróżniają się od innych ustaw kilkoma szczegółowymi zasadami:

• są zatwierdzane przez szefa firmy;
• ich skutek dotyczy wyłącznie pracowników przedsiębiorstwa;
• ich treść nie powinna być sprzeczna z prawem i pogarszać sytuację pracowników;
• ich działanie trwa określony czas.

Tabela personelu jest jednym z takich wewnętrznych dokumentów firmy.

Ustawodawstwo

Pojęcie „personelu” można znaleźć dopiero w drugiej części art. 57 Kodeksu karnego Federacji Rosyjskiej.

Chodzi o przedmioty obowiązkowe. Równolegle rozszyfrowuje także szereg pojęć, takich jak stanowisko, specjalność i kwalifikacje.

Zgodnie z tym artykułem tabela personelu jest „dokumentem organizacyjnym i administracyjnym, który ustala oficjalną i liczbową siłę organizacji, a także wskazuje fundusz wynagrodzenie.

Jest on sporządzany zgodnie z formularzem ustalonym przez Państwowy Komitet Statystyki Rosji i zawiera listę stanowisk, informacje o liczbie stanowisk pracowniczych, oficjalnych wynagrodzeniach, świadczeniach, funduszu miesięcznym.

Zgodnie z prawem, jeżeli w umowie zawartej przez pracownika z pracodawcą jest mowa jedynie o stanowisku lub specjalizacji, wówczas lista pracowników jest dokumentem obowiązkowym, który należy sporządzić zgodnie ze wszystkimi zasadami.

Jeśli umowa przewiduje pełny opis obowiązków pracowniczych zatrudnionej osoby, wówczas harmonogram nie jest konieczny.

Zgodnie z artykułem ustawy dokument ten nie jest niezbędny dla przedsiębiorców indywidualnych, jest przeznaczony wyłącznie dla organizacji.

Ale w rzeczywistości podczas kontroli inspekcja federalna nałoży na takiego pracodawcę karę za naruszenie Kodeksu pracy (50 tysięcy rubli).

pojęcie

Tabela personelu to wewnętrzny dokument przedsiębiorstwa odzwierciedlający jego strukturę, zawierający obowiązkową listę zawodów, stanowisk, specjalizacji, a także całkowitą liczbę pracowników, wysokość ich wynagrodzeń i ich składników.

Nie ma zgody co do tego, czy w przedsiębiorstwie potrzebna jest tabela personelu.

Niepodważalnym faktem jest to, że dobrze napisany dokument może pomóc firmie wygrać spór sądowy, na przykład z redukcją zatrudnienia byłego pracownika lub uniknąć kar finansowych ze strony organów kontrolnych.

Dane zawarte w dokumencie:

• wykaz wszystkich działów strukturalnych firmy, według hierarchii;
• informacja o liczbie wszystkich jednostek pracowniczych przedsiębiorstwa;
• wysokość wynagrodzeń naliczonych na każde stanowisko;
• lista wszystkich stanowisk;
• wyliczenie z podaniem kolejności ich naliczania.

Aby sporządzić tabelę personelu, organizacja musi mieć już utworzoną i ugruntowaną strukturę.

Zgodnie z nim w dokumencie wskazane są wszystkie stanowiska i jednostki kadrowe.

Co jest potrzebne?

Dobrze zorganizowany stół personelu pomaga szybko i skutecznie rozwiązać szereg zadań, a mianowicie:

• pomaga menedżerowi i pracownikom mieć jasny obraz struktury przedsiębiorstwa ze wszystkimi jego oddziałami;
• ustalić liczbę całego personelu firmy;
• analizować i kontrolować cechy ilościowe i jakościowe pracowników;
• kontrolować i monitorować system wynagrodzeń w organizacji oraz wysokość świadczeń;
• poprawnie sporządzić umowę o pracę;
• w przypadku pojawienia się wolnych stanowisk pracy, ułatwia to dobór pracowników.

Oprócz bieżących zadań kadra pomoże pracodawcy:

• wygrać proces z byłym pracownikiem w związku ze zwolnieniami;
• wyjaśnić .

Gdy firma jest kontrolowana przez organy podatkowe lub Fundusz ubezpieczenie społeczne ten dokument jest również wymagany.

Chociaż jego obecność nie jest uważana za obowiązkową, audytorzy będą go w każdym przypadku wymagać w celu sprawdzenia poprawności różnych opłat pieniężnych.

Kto się składa?

Prawo nie określa, kto powinien sporządzać listę pracowników.

Mogłoby być:

• zarządzanie przedsiębiorstwem;
• specjalnie utworzona grupa osób odpowiedzialnych;
• pracownicy działu personalnego;
• członkowie działu prawnego;
• pracownicy działu ekonomicznego;
• pracownicy działu płac i organizacji pracy.

Należy zaznaczyć, że w wypełnianiu dokumentu koniecznie musi uczestniczyć co najmniej jeden ekonomista.

Jak wypełnić i sporządzić tabelę personelu w 2016 roku?

Jak opracować i sporządzić tabelę personelu?

Aby to zrobić, musisz znać kilka zasad wypełniania go za pomocą oficjalnego formularza.

Formularz i sekcje

W przypadku tabeli personelu stosuje się ujednolicony formularz nr T-3.

Został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej w 2004 r. W sprawie podstawowych dokumentów dotyczących rachunkowości pracy. Ten formularz jest opcjonalny, ale zalecany.

Sekcje dokumentu:

• Oficjalna nazwa organizacji.
• Kod działu.
• Pozycja według Ogólnorosyjskiego klasyfikatora zawodów oraz Katalogu kwalifikacji menedżerów i specjalistów.
• Liczba jednostek pracowniczych organizacji.
• Stawka taryfowa.
• Dodatki
• Łączne wynagrodzenie łącznie z premiami.
• Notatki.

Algorytm napełniania krok po kroku

Algorytm wypełniania tabeli personelu jest następujący:

1. Nazwę firmy wpisuje się zgodnie z dokumentami założycielskimi. Jeśli firma ma pełną i skróconą nazwę, możesz wybrać dowolną opcję. Ale aby uniknąć kontrowersyjne sytuacje, pożądane jest naprawienie wybranej opcji w dowolnych instrukcjach wypełniania danych firmy.
2. Wpisz numer i datę dokumentu. Należy pamiętać, że tabela personelu może nie obowiązywać od razu, dlatego data jest ustalana odpowiednio. Na przykład, jeśli dokument wchodzi w życie 1 stycznia 2018 r., wówczas wskazany jest ten numer.
3. Wpisana jest nazwa jednostki strukturalnej przedsiębiorstwa. W organizacjach komercyjnych może to być wszystko, ale nie obcego pochodzenia. W przypadku przedsiębiorstw państwowych przestrzeganie przepisów jest obowiązkowe. Ponieważ niektóre jednostki służą jako wskaźnik do obliczania świadczeń po przejściu na emeryturę (pracownicy medyczni, pracownicy oświatowi, pracownicy branż niebezpiecznych).
4. Kod podziału jest wypełniany zgodnie z hierarchią firmy. Na przykład dział - 01, zarządzanie - 01.01, dział - 01.01.01, grupa - 01.01.01.01.
5. Kolumna „Pozycja” jest wypełniona. Odbywa się to ściśle zgodnie z umową o pracę i książeczką pracy. Jednocześnie w przypadku nazwy kategorii, specjalizacji, kategorii pracowników stosuje się Ogólnorosyjski Klasyfikator Zawodów oraz Katalog Kwalifikacji Menedżerów i Specjalistów. W pierwszej kolejności obsadzane są stanowiska kierowników działów, następnie ich zastępców, następnie specjalistów i zwykłych pracowników.
6. Wpisuje się liczbę jednostek pracowniczych. Należy pamiętać, że nie oznacza to faktycznej liczby pracowników przedsiębiorstwa, ale niezbędną. Dlatego dane w tej kolumnie mogą być ułamkowe (jako krok przyjmuje się 0,25). Dla organizacje komercyjne każda wartość jest wybierana w oparciu o ich potrzeby. W przypadku przedsiębiorstw budżetowych liczbę pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin oblicza się w określony sposób.
7. Kolumna „stawka taryfowa” jest wypełniona. Jej wartość nie może być niższa niż płaca minimalna. Nie możesz wypełnić tej kolumny, na przykład 10-15 000 rubli. Musisz podać konkretną pensję w rublach. Jeżeli zmienia się w zależności od określonych warunków, wówczas poniższe kolumny formularza służą do odzwierciedlenia tego.
8. Wypełnione są następujące 3 kolumny „dopłaty”. w zależności od norm przewidzianych przez prawo, systemu premiowego w danym przedsiębiorstwie, sposobu działania lub dostępności szkodliwe warunki pracy, dozwolone jest wskazanie kwot w rublach lub procentach.
9. Uzupełnienie całkowitego wynagrodzenia, otrzymany poprzez zsumowanie wartości kolumn 5,6,7,8.
10. Notatki są uzupełniane, Jeśli są.
11. Wypełnij kolumny „ogółem”. Odbywa się to poprzez zsumowanie wartości formularza w pionie (personel, wynagrodzenia, dodatki i lista płac).

Przykładowe wypełnienie (przykład) formularza T-3 w 2016 roku:

W podanym przykładzie jest on wypełniony dla NEXT LLC.

Na podstawie numeru dokumentu (nr 5) - jest to piąta zatwierdzona tabela personelu w organizacji. Data zakończenia i zatwierdzenia jest taka sama – jest to 23 grudnia 2015 roku. A moment, w którym tabela personelu weszła w życie dopiero 1 stycznia 2016 r., co wskazano osobno.

Zgodnie z dokumentem NEXT LLC ma tylko 3 działy strukturalne:

• Administracja (01). W pionie znajdują się następujące stanowiska: Dyrektor Generalny, Dyrektor Handlowy, Zastępca Dyrektor generalny w sprawie ACHCH, sekretarz referent.
• Księgowość (02). W pionie znajdują się stanowiska: główny księgowy, wiodący księgowy, księgowy-kasjer.
• Dział logistyki (03). Pion składa się z kierownika działu i logistyka.

W kolumnie nr 5 wynagrodzenia na wszystkich stanowiskach. W kolumnach 6 i 7 premie „za intensywność pracy” i „premie dla młodych specjalistów”.

W kolumnie numer 9 sumowane są wartości kolumn 5,6,7 (kolumna nr 8 nie jest wypełniona).

W kolumnie „ogółem” liczba jednostek pracowniczych wynosi 10, całkowite wynagrodzenie wynosi 376 000 rubli, a całkowity fundusz płac w przedsiębiorstwie wynosi 477 650 rubli.

Oświadczenie

Tabela personelu jest zatwierdzana na specjalne zamówienie, które należy wskazać (w ostatniej kolumnie dokumentu).

Próbkę możesz pobrać tutaj:

Tekst zarządzenia może wyglądać następująco: „Zatwierdź tabelę personelu z dnia 15 lipca 2016 r. Nr 15 o sile 10 jednostek personelu i miesięcznej liście płac w wysokości 250 000 rubli”.

Podpisy i pieczęcie

Listę pracowników muszą podpisać kierownik firmy i główny księgowy.

Jeżeli dokument składa się z kilku arkuszy, dopuszczalne jest podpisanie każdego arkusza w specjalnie do tego przeznaczonych polach. Może to być konieczne np. w organizacji, gdzie dokument zatwierdzany jest najpierw w oddziałach, a następnie w centrali.

Istnieje możliwość ostemplowania zatwierdzonego harmonogramu, ale nie jest to wymagane.

Dokument jest zwykle ważny przez 1 rok.

Zmiany wprowadza się w nim w następujący sposób:

• sporządzić nową tabelę personelu;
• dokonać zmiany już zatwierdzonego dokumentu, dokonując w nim adnotacji zgodnie z nowym zarządzeniem.

Okres przydatności do spożycia

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558 Po zatwierdzeniu Wykazu typowych menedżerskich dokumentów archiwalnych warunki przechowywania tabeli personelu ustala się w następujący sposób:

• w miejscu zatwierdzenia i opracowania - stale;
• w innej organizacji - 3 lata;
• lista kadrowa pracowników - 75 lat.

Czy wykonawcy mogą pracować według stałego harmonogramu?

Tabela personelu dotyczy tylko tych pracowników, którzy pracują na podstawie umowy o pracę.

Pracowników kontraktowych nie wpisuje się na listę pracowników, gdyż ich stosunek do pracodawcy jest uregulowany Kodeks cywilny RF, w którym nie ma wzmianki o tym dokumencie.

Podsumowując, możemy powiedzieć, że personel nie jest obowiązkowy, ale wymagany dokument dla usystematyzowania informacji personalnej w firmie i dla jej efektywnego działania, nie mówiąc już o tym, że jej obecność jest gwarancją pomyślnego zakończenia wszelkich audytów.

Tabela personelu, jako dokument personalny, rodzi wiele pytań dla wielu. Na przykład, jak często należy go sporządzać, jak poprawnie wypełnić ujednolicony formularz i czy to rozporządzenie jest obowiązkowe. Aby wyjaśnić sytuację, warto bardziej szczegółowo rozważyć niektóre kwestie.

Dlaczego potrzebujesz personelu?

Tabela personelu jest dokumentem niezbędnym do ukształtowania struktury personelu i wielkości organizacji w pełnej zgodności ze Statutem przedsiębiorstwa. Dokument ten zawiera wykaz działów strukturalnych organizacji, wykaz stanowisk, nazwy specjalności i zawodów wskazujące kwalifikacje, a także dane dotyczące wymaganej liczby niektórych jednostek kadrowych. Do jego kompilacji stosuje się ujednolicony formularz T-3, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji.

Z punktu widzenia pracodawcy kadra spełnia szereg ważnych funkcji i pozwala maksymalnie zoptymalizować i usprawnić pracę instytucji. Zastosowanie tabeli personelu pozwala wyraźnie zobaczyć całą strukturę organizacji wraz z jej oddziałami, ustalić liczbę jednostek pracowniczych, kontrolować liczbę i jakość pracowników, śledzić system wynagrodzeń i dodatków. A kiedy pojawiają się wolne miejsca pracy, znacznie upraszcza to dobór personelu.

Czy lista pracowników jest dokumentem obowiązkowym?

Co ciekawe, na to pytanie nie ma jednej odpowiedzi. Z jednej strony Kodeks pracy porusza kwestię personelu, ponieważ dotyczy tego dokumentu funkcja pracy pracownik organizacji i wynagrodzenie personelu. Tak i w umowa o pracę wskazuje się, że pracownik wykonuje obowiązki zgodnie z tabelą personelu. Istnieje ujednolicona forma zatrudnienia, a dokument ten jest również wymieniony w Instrukcji prowadzenia ksiąg pracy (wpisy w książce pracy dokonywane są z uwzględnieniem nazwy stanowiska zgodnie z tabelą personelu). Zatem personel organizacji musi być. Z drugiej jednak strony żaden akt normatywny nie wskazuje bezpośrednio na obowiązek pracodawcy wprowadzenia tabeli personelu. A jednak lepiej wydać ten dokument personalny, ponieważ większość organów kontrolnych uważa go za obowiązkowy dla każdej organizacji.

Na przykład organy podatkowe i Fundusz Ubezpieczeń Społecznych zawsze zwracają się o obsadzenie personelu podczas przeprowadzania kontroli na miejscu. Zgodnie z nim weryfikują prawidłowość naliczania składek ubezpieczeniowych, zbierają informacje o doświadczeniu ubezpieczeniowym pracowników oraz kontrolują prawidłowość opodatkowania. Fakt, że tabela personelu nie jest dokumentem rachunkowość podatkowa, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ich przekazywania w trakcie kontroli na żądanie osób trzecich. A jego brak można uznać za naruszenie prawo pracy, za co grozi organizacji kara w wysokości 50 000 rubli. Można ją oczywiście zaskarżyć na drodze sądowej (zwłaszcza, że ​​w prawie nie ma bezpośredniego wskazania obowiązku sporządzania przez pracodawcę spisu pracowników), jednak najpierw trzeba ją zapłacić.

Częstotliwość personelu

Jak często trzeba tworzyć nową tabelę personelu? Na to pytanie również nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Ale w tej sytuacji należy kierować się logiką: ponieważ tabela personelu jest dokumentem planistycznym, zaleca się jej sporządzenie na rok kalendarzowy lub pół roku. Umożliwi to, jeśli to konieczne, uregulowanie liczby personelu organizacji i jej składu jakościowego. Ale jednocześnie możliwe jest zatwierdzenie tabeli personelu na kilka lat (jeśli organizacja nie musi wprowadzać nowych stanowisk).

Kto opracowuje i zatwierdza tabelę personelu?

Jeśli firma nie posiada tabeli personelu, ale zarząd zdecydował się ją opracować, pojawia się uzasadnione pytanie: kto powinien to zrobić? Ponownie, ustawodawstwo nie daje na to jasnej odpowiedzi. Dlatego menedżer może to zrobić sam, po ustaleniu kręgu odpowiedzialnych osób, które mu pomogą. Logiczne jest, jeśli są to pracownicy personelu, główny księgowy, pracownicy działu prawnego lub planistyczno-ekonomicznego. A jeśli przedsiębiorstwo ma dział organizacji pracy i płac, możesz powierzyć im tę pracę. Obowiązki za opracowanie i zestawienie tabeli personelu na 2014 rok mogą znaleźć odzwierciedlenie w umowie o pracę pracownika lub w jego obowiązkach funkcjonalnych.

Zatwierdzenie tabeli personelu odnosi się do uprawnień kierownika organizacji lub osoby, której uprawnienia te są przekazywane na polecenie kierownika. Aby zatwierdzić tabelę personelu, szef musi podpisać specjalne zamówienie lub zamówienie. Szczegóły tego dokumentu należy podać w polu ujednoliconego formularza T-3 „Zatwierdzony zarządzeniem organizacji z dnia” __ „_______20__ nr __”. Jednocześnie data zatwierdzenia i data wejścia w życie tabeli personelu mogą się nie pokrywać (data wejścia w życie jest zwykle późniejsza).

Jak długo przechowywany jest harmonogram?

Rosarchiwum ustala określone okresy przechowywania standardowych dokumentów zarządczych, zgodnie z którymi tabela personelu instytucji musi być przechowywana przez trzy lata, począwszy od roku następującego po roku, w którym dokument utracił ważność. Jeśli chodzi o ustalenia dotyczące personelu, które zostaną omówione w następnej sekcji, są one przechowywane przez siedemdziesiąt pięć lat po sporządzeniu nowych.

Personel - pomoc w pracy działu personalnego

W niektórych organizacjach dział personalny prowadzi tabelę personelu - mobilną wersję tabeli personelu, która odzwierciedla wszystko wolne stanowiska, a także wszelkie informacje dotyczące obsadzania stanowisk (imię i nazwisko pracujących pracowników, status stanowiska itp.). Personel dostarcza niezbędnych informacji o zmianach kadrowych, zawiera liczbę pracowników, informacje o stażu pracy i kategoriach (małoletni, osoby niepełnosprawne, emeryci z dziećmi poniżej trzeciego roku życia itp.) pracowników.

Przy sporządzaniu układu kadrowego za podstawę przyjmuje się aktualną tabelę personelu, do której dodawane są niezbędne kolumny. Ten dokument jest opcjonalny i nie musi być utrzymywany przez organizację. Ale personel jest dość wygodnym dokumentem, szczególnie dla dużych organizacji, który pozwala zoptymalizować pracę funkcjonariuszy personalnych i wyraźnie kontrolować obsadę wolnych stanowisk. Dlatego często używany jest jako dokument wewnętrzny.

Lista personelu pracowników: zasady sporządzania

Rozważ kompilację tabeli personelu w oparciu o ujednolicony formularz T-3. Aby otrzymać gotowy dokument, wystarczy wypełnić formularz, kierując się Instrukcją wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej.

"Czapka". Tworząc „nagłówek”, należy podać nazwę organizacji w polu „Nazwa” (odbywa się to zgodnie z dowodem rejestracyjnym), kod OKPO, numer dokumentu i datę kompilacji. W polu „Personel na okres…” należy podać jedynie datę wpisu ten dokument na mocy.

• Kolumna 1 „Nazwa”. Wskazujemy nazwę jednostki strukturalnej, warsztatu, przedstawicielstwa, oddziału, organizując jednostkę strukturalną zgodnie z istniejącą hierarchią.
• Kolumna 2 „Kod”. Wskazujemy kod jednostki strukturalnej przypisany jej przez kierownika organizacji.
• Kolumna 3. Wskazujemy pozycję (specjalność, zawód), rangę, klasę (kategorię) kwalifikacji pracownika zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Zawodów oraz Katalogiem Kwalifikacji Menedżerów i Specjalistów. Należy w tym miejscu pamiętać, że stanowisko, na które pracownik zostaje przyjęty, powinno brzmieć tak samo zarówno na liście pracowników, jak i w umowie o pracę, a także w zeszycie pracy.
• Kolumna 4 „Liczba jednostek pracowniczych”. Określ liczbę jednostek personelu dla odpowiednich stanowisk. Jeśli istnieją jednostki niekompletne, należy je wskazać w ułamkach, na przykład 2,75. A jeśli są wolne miejsca pracy, są one również wskazane.
• Kolumna 5 „Stawka taryfowa”. Wskazujemy wynagrodzenie, skalę taryfową, procent przychodów, udział w zyskach – wszystko zależy od tego, jaki system wynagrodzeń funkcjonuje w danej organizacji. Najważniejsze jest wskazanie kwoty w ekwiwalencie rubla i pamiętanie, że wynagrodzenie (stawka taryfowa) nie może być niższe niż minimalny rozmiar wynagrodzenie.
• Kolumny 6, 7, 8 „Dopłaty”. Wskazujemy udzielone świadczenia motywacyjne i kompensacyjne. Mogą to być premie, dodatki, świadczenia motywacyjne, dodatki, które mogą być ustalane zarówno przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, jak i przez pracodawcę. Płatności te mogą mieć formę kwot stałych lub dopłat procentowych.
• Kolumna 9. Wskazujemy całkowitą liczbę kolumn 5-8. Oznacza to, że sumujemy wynagrodzenia i wszystkie dodatki i wyświetlamy całkowitą wartość w rublach. Jeżeli dane podane są w procentach, wyświetlamy wartość procentową.
• Kolumna 10 przeznaczona jest na notatki. Jeśli nie, pozostaje puste.

Po wypełnieniu wszystkich kolumn należy wypełnić wiersz „Razem”. Zestawia wszystkie wskaźniki w kolumnach pionowych: wskazuje, ile przewiduje harmonogram jednostek pracowniczych, wysokość wynagrodzeń (stawek taryfowych), dodatków i wysokość miesięcznej listy płac.

Tabela personelu jest podpisana przez kierownika działu personalnego lub osobę upoważnioną, a także głównego księgowego organizacji. Można wydrukować na dokumencie, ale nie jest to konieczne.

Zmiana personelu

Nawet ustalona tabela personelu musi od czasu do czasu ulegać zmianom. Powodem takich zmian może być konieczność wprowadzenia nowej jednostki, podział w państwie lub odwrotnie, redukcja istniejącej kadry. Ponadto może zaistnieć potrzeba zmiany wynagrodzeń, stawek taryfowych, a także konieczności zmiany nazw stanowisk lub działów.

Istnieją dwie możliwości wprowadzania zmian w tabeli personelu:

• opracować i zatwierdzić nową tabelę personelu;
• wprowadzić zmiany w aktualnej tabeli personelu.

W pierwszym przypadku tabela personelu opracowywana jest na podstawie aktualnej, ale z niezbędnymi zmianami i obowiązuje od początku lub połowy roku kalendarzowego. Jeśli istnieje pilna potrzeba, to od początku nowego miesiąca.

Jeśli chodzi o wprowadzanie zmian w bieżącym dokumencie bez jego anulowania, dokonuje się ich zgodnie z poleceniem szefa „W sprawie zmiany tabeli personelu”. W samym zleceniu należy wskazać podstawę wprowadzenia zmian w tabeli personelu (może to być reorganizacja, redukcja, usprawnienie struktury organizacji itp.), A także wskazać, jakie zmiany należy wprowadzić.

W dużej organizacji o rozgałęzionej strukturze lepiej wskazać nie tylko stanowiska, których dotyczy zmiana, ale także jednostki strukturalne, w których te stanowiska się znajdują. Jednocześnie należy zwrócić uwagę pracowników przedsiębiorstwa na wszelkie zmiany w tabeli personelu, a także zwrócić uwagę książki pracy ze względu na podstawę (zamówienie lub dyspozycję).

Downsizing: kiedy wprowadzać zmiany?

Zmniejszenie personelu lub liczby pracowników jest jednym z powodów wprowadzenia zmian w tabeli personelu, ponieważ zmniejszenie wielkości organizacji wiąże się z wyłączeniem poszczególnych jednostek kadrowych z harmonogramu i redukcją personelu - stanowisk. Jednocześnie zwalniani pracownicy podlegają zwolnieniu (chyba że mają zostać przeniesieni na inną pracę).

Ponieważ w przypadku zwolnienia w celu zmniejszenia liczby lub personelu pracowników konieczne jest powiadomienie o zmianach nie później niż na dwa miesiące wcześniej, nową tabelę personelu można wprowadzić w życie dopiero po upływie tego okresu. Chociaż można to sporządzić z wyprzedzeniem, sama obecność nowej lub zmienionej tabeli personelu, która została już zatwierdzona, potwierdzi kwalifikowalność zwolnienia pracowników. W przypadku wyeliminowania okoliczności, na podstawie których podjęto decyzję o redukcji, pracodawca ma prawo ponownie zmienić tabelę zatrudnienia w kierunku zwiększenia liczby pracowników.

Zmiana w ujednoliconej formie T-3

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego nr 20 z dnia 24 marca 1999 r. umożliwia organizacjom wprowadzanie zmian w ujednoliconych formach pierwotnej dokumentacji księgowej (zezwolenie to nie dotyczy rozliczania transakcji gotówkowych). Dlatego jeśli istnieje pilna potrzeba, organizacja może wprowadzić własne zmiany w gotowym formularzu, ale nie wolno usuwać istniejących szczegółów. Zmiany mogą dotyczyć poszerzenia lub zwężenia łamów, dodania wierszy lub luźnych arkuszy. Niezbędnych poprawek można dokonać w trakcie produkcji formularzy w oparciu o ujednolicony formularz.

Nasi redaktorzy często otrzymują pytania dotyczące prowadzenia tak ważnego dokumentu personalnego jak lista pracowników. Odpowiedzi na najważniejsze z nich przedstawiliśmy w tym artykule.

Dlaczego potrzebujesz personelu?

Zgodnie z Instrukcją stosowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej dotyczącej rozliczania pracy i jej płatności, zatwierdzoną dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.05.2004 nr 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej dotyczącej rozliczania pracy i jej płatności” (zwanej dalej uchwałą nr 1), tabela personelu służy do sformalizowania struktury, personelu i personelu organizacji zgodnie z jej Statutem. Zawiera wykaz jednostek strukturalnych, nazwy stanowisk, specjalności, zawodów, wskazanie kwalifikacji, informację o liczbie jednostek kadrowych.

Po raz pierwszy ujednoliconą formę zatrudnienia zatwierdzono dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 6 kwietnia 2001 r. Nr 26 (w ramach ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej). W 2004 roku forma ta uległa pewnym zmianom.

Dla pracodawcy tabela personelu jest bardzo wygodnym „narzędziem”, które spełnia kilka funkcji jednocześnie. W szczególności:

• pozwala w przejrzysty sposób prześledzić strukturę organizacyjną firmy (jej podziały strukturalne);
• ustala obsadę jednostek strukturalnych oraz liczbę jednostek kadrowych dla każdego stanowiska (zawodu);
• pozwala prześledzić system wynagradzania pracowników pionów strukturalnych;
• ustala i ustala wielkość uprawnień;
• ułatwia śledzenie wolnych stanowisk pracy i selekcję personelu na te wolne stanowiska.

Czy tabela personelu jest konieczna?

W chwili obecnej istnieją dwa punkty widzenia dotyczące obowiązku pracodawcy utrzymywania tabeli personelu.

Według pierwszego obecność tego lokalnego aktu prawnego jest obowiązkowa, ponieważ wpływa bezpośrednio na funkcję pracy pracownika i jego wynagrodzenie. Tak więc w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej o personelu mowa w art. 15, zawierający definicję stosunku pracy oraz w art. 57, zgodnie z którym istotnym warunkiem umowy o pracę jest funkcja pracy, a mianowicie: praca na stanowisku zgodnie z art. z personelem, zawody, specjalności wskazujące kwalifikacje, konkretny rodzaj pracy przypisany pracownikowi.

Według innego punktu widzenia pracodawca samodzielnie decyduje o konieczności prowadzenia tabeli personelu. Uzasadnieniem takiego stanowiska są poniższe argumenty. Najpierw zatwierdzono dekret nr 1 zalecane do stosowania ujednolicona forma zatrudnienia (nr T-3). Tabela personelu jest również wymieniona w Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzonej dekretem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. Nr 69 (zwanej dalej - instrukcją nr 69). W szczególności w punkcie 3.1 Instrukcji zauważono, że wpisy dotyczące nazwy stanowiska (pracy), specjalności, zawodu, wskazujące kwalifikacje dokonywane są z reguły zgodnie z tabelą personelu organizacji.

Jak widać, żaden z wymienionych aktów normatywnych nie został zapisany obowiązek pracodawcę w sprawie personelu. Jednocześnie zalecamy, aby nie zaniedbywać utrzymania tego dokumentu personalnego, ponieważ organy kontrolne przestrzegają pierwszego punktu widzenia.

Zatem Fundusz Ubezpieczeń Społecznych Federacji Rosyjskiej zwraca uwagę ubezpieczających (pracodawców) na potrzebę sporządzenia tabeli personelu jako dokumentu służącego do potwierdzenia poprawności. Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej, zbierając informacje o stażu pracy ubezpieczonych pracowników, również wielokrotnie zwracał uwagę na tę potrzebę.

Często organy podatkowe podczas kontroli na miejscu żądają tabeli personelu organizacji. Na przykład w orzeczeniu Sądu Arbitrażowego w Moskwie z dnia 28 kwietnia 2007 r. w sprawie nr A40-4332 / 07-117-33 zauważono, że „Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej nakłada na podatnika obowiązek przedłożyć na żądanie organu podatkowego dokumenty i informacje niezbędne do kontroli podatkowej. Fakt, że umowy o pracę, wykazy pracowników, karty imienne i indywidualne nie są dokumentami rozliczeń podatkowych, sam w sobie nie podważa obowiązku posiadania przez organizację takich dokumentów i przedkładania ich do kontroli podatkowej na miejscu, gdyż zawarte w nich informacje mogą mieć znaczenie podatkowe.

Często brak tabeli personelu jest uważany przez organy kontrolne za naruszenie przepisów prawa pracy i ochrony pracy, za które wykonawczy może zostać ukarany grzywną w wysokości od 500 do 5000 rubli, a organizacja - w wysokości od 30 000 do 50 000 rubli. (Artykuł 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej). Jednak ze względu na fakt, że pracodawca nie ma wyraźnego obowiązku utrzymywania tego dokumentu w przepisach, sankcje te można zaskarżyć w sądzie.

Kto powinien opracować i zatwierdzić tabelę personelu?

Po podjęciu decyzji o konieczności sporządzenia tabeli personelu (chyba że oczywiście nie ma jej jeszcze w organizacji), pojawia się kolejne pytanie - kto powinien opracować ten dokument akt osobowych?

Ustawodawstwo nie definiuje kręgu osób odpowiedzialnych, dlatego wychodzimy z założenia, że ​​tą sprawą powinien zająć się szef przedsiębiorstwa. Można wydać odrębne zarządzenie nakładające obowiązek sporządzenia tabeli personelu na konkretnego pracownika lub też obowiązek ten można zapisać w umowie o pracę lub Opis pracy pracownik.

Z reguły w małych organizacjach personelem zajmują się pracownicy obsługa personelu i (lub) księgowość, rzadziej - pracownicy obsługi prawnej. W duże firmy- dział planowania i ekonomii lub wydział organizacji pracy i płac. Jeśli chodzi przedsiębiorca indywidualny, może to zrobić urzędnik ds. Personalnych, księgowy (jeśli istnieje w państwie) lub sam przedsiębiorca.

Tabela personelu jest zatwierdzana na podstawie zamówienia (instrukcji) podpisanego przez kierownika organizacji lub osobę przez niego upoważnioną (patrz przykład 1). Szczegóły tego dokumentu podano w polu „Zatwierdzone zarządzeniem organizacji z dnia „____” _____________ 200__ nr __” ujednoliconego formularza nr T-3.

Należy pamiętać, że daty sporządzenia, zatwierdzenia i wejścia w życie tabeli personelu mogą się nie pokrywać. Tak więc tabelę personelu można zatwierdzić później niż jej sporządzenie, a data jej wprowadzenia (wejścia w życie prawne) może być późniejsza niż daty zatwierdzenia i sporządzenia.

Biorąc pod uwagę fakt, że wynagrodzenia są naliczane pracownikom co miesiąc, logiczne jest wprowadzenie tabeli personelu od pierwszego dnia miesiąca.

Ujednolicony formularz nr T-3 wskazuje również okres, na który zatwierdzona jest tabela personelu. W związku z tym pojawia się następujące pytanie:

Jak często sporządzać tabelę personelu?

W przepisach nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Biorąc jednak pod uwagę, że tabela personelu jest dokumentem planistycznym, zaleca się sporządzenie jej na rok. Tabela personelu może jednak zostać zatwierdzona jednorazowo i obowiązywać przez kilka lat.

Jak poprawnie wypełnić ujednolicony formularz nr T-3?

Przejdźmy więc bezpośrednio do przygotowania tabeli personelu. Najczęstszym sposobem jego wystawienia jest wypełnienie ujednoliconego formularza nr T-3. W takim przypadku należy kierować się Instrukcją stosowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej, zatwierdzoną uchwałą nr 1.

Robimy „czapkę”. Przede wszystkim w polu „Nazwa organizacji” należy podać nazwę organizacji zgodną z dowodem rejestracyjnym. Jeśli certyfikat zawiera zarówno pełne, jak i krótkie nazwiska, dowolne z nich można wskazać w tabeli personelu.

Następnie wskazany jest kod według OKPO (Ogólnorosyjski klasyfikator przedsiębiorstw i organizacji), numer dokumentu i data jego sporządzenia. Dla wygody rejestracji numer personelu może zawierać indeks literowy (na przykład ШР).

Ujednolicony formularz nr T-Z zawiera następujące sformułowanie: „Personel na okres ______ od” ___ „______ 20__”. Wydawać by się mogło, że wyznaczenie okresu ważności dokumentu polega na wskazaniu daty nie tylko początku, ale i końca tego okresu. Czy konieczne jest wskazanie końca tabeli personelu, czy wystarczy wskazanie, że tabela personelu obowiązuje od określonej daty? Oczywiste jest, że ujednolicona forma implikuje właśnie drugą opcję. Wyjaśnia to fakt, że w procesie prowadzenia działań w organizacji może zaistnieć potrzeba zmiany tabeli personelu, dlatego bardzo trudno jest dokładnie przewidzieć datę wygaśnięcia jej ważności.

W kolumna 1 („nazwa”) wskazuje nazwę odpowiedniej jednostki strukturalnej. Mogą to być zarówno oddziały, przedstawicielstwa, jak i wydziały, warsztaty, sekcje itp. (Klauzula 16 Dekretu Plenum Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej z dnia 17 marca 2004 r. Nr 2 „Na wniosek sądów Federacji Rosyjskiej Kodeks Pracy Federacja Rosyjska").

Dla wygody pracy z tabelą personelu lepiej jest rozmieścić jednostki strukturalne w grupach zgodnie z ich hierarchią, od jednostek administracyjnych po jednostki usługowe. Na przykład jednostki, które wykonują ogólne kierownictwo(zarządzanie, księgowość, dział kadr itp.), następnie - działy produkcyjne lub działy realizujące główne funkcje organizacji, a na końcu - działy pomocnicze i serwisowe (obsługa administracyjno-gospodarcza, dział zaopatrzenia, magazyn itp.) .

W kolumna 2 („kod”) umieszczane są kody podziałów konstrukcyjnych nadane im przez pracodawcę. Z reguły kody są oznaczone liczbami, których liczba różni się w zależności od złożoności struktury organizacji. Pozwala to określić miejsce każdego działu (pododdziału, grupy itp.) w ogólnej strukturze organizacyjnej. Na przykład dział finansowy ma przypisany kod 02. W związku z tym dział finansów i planowania oraz dział księgowości wchodzące w skład działu będą miały kody 02.01 i 02.02.

W przypadku, gdy organizacja korzysta ze scentralizowanego systemu przepływu pracy, można pominąć kod jednostki strukturalnej.

W kolumnie 3 wskazane jest stanowisko (specjalność, zawód), kategoria, klasa (kategoria) kwalifikacji pracownika. Lepiej jest, jeśli dane te zostaną podane zgodnie z:

• Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów pracowników, stanowisk pracowników i kategorie taryfowe OK 016-94 (wprowadzony dekretem o standardzie państwowym Rosji z 26 grudnia 1994 r. nr 367);
• Katalog kwalifikacji stanowisk menedżerskich, specjalistów i innych pracowników (zatwierdzony dekretem Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 sierpnia 1998 r. nr 37).

Oczywiście te katalogi są już nieaktualne i wiele stanowisk, które pojawiły się w ostatnich latach, nie jest w nich uwzględnionych (np. stanowisko kierownika biura). Dlatego różnice w nazwach stanowisk, zawodów, specjalności w przewodniki kwalifikacyjne oraz w dokumentach personalnych organizacji są dopuszczalne. Jeśli jednak przy wykonywaniu pracy na określonych stanowiskach, zawodach, specjalnościach związane z zapewnieniem odszkodowań i świadczeń lub występowaniem ograniczeń, wówczas nazwy tych stanowisk, zawodów lub specjalności oraz wymagania kwalifikacyjne dla nich muszą być zgodne z nazwami i wymaganiami określonymi w podręcznikach kwalifikacji zatwierdzonych w sposób ustalony przez Rząd Federacji Rosyjskiej (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, pkt 3.1 Instrukcji nr 69). W przeciwnym razie pracownik nie będzie uprawniony do świadczeń.

Przykład 2

Zwiń pokaz

W zeszycie pracy pracownika muzycznego, który przez 17 lat prowadził pracownię chóru dziecięcego w internacie, jego stanowisko wskazano jako „organizatora koła”. Ponieważ tej pozycji nie ma w ogólnorosyjskim klasyfikatorze zawodów pracowników, stanowisk pracowników i kategorii płac, ani na liście zawodów, zawodów, stanowisk, specjalności i instytucji, biorąc pod uwagę przypisaną emeryturę pracowniczą przed terminem zgodnie z art. 28 prawo federalne„O emeryturach pracowniczych w Federacji Rosyjskiej”, zatwierdzony dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 29 października 2002 r. nr 781, staż ten nie był wliczany do ubezpieczenia wcześniejszego przeniesienia emerytury na pracownika.

Zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowisko zatrudnianego pracownika musi odpowiadać stanowisku wskazanemu w tabeli personelu. Zdarzają się przypadki, gdy nazwa stanowiska zastosowana w umowie o pracę nie odpowiada wykazowi personelu lub stanowisko takie w ogóle nie jest przewidziane w wykazie personelu. W takim przypadku sprzeczność istniejąca między umową o pracę a tabelą personelu musi zostać rozwiązana na korzyść umowy o pracę (art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Pracownik będzie wykonywał funkcję pracy przewidzianą w umowie o pracę (tj. Pracę na stanowisku, specjalizacji lub zawodzie określonym w umowie), a oficer personalny będzie musiał dokonać odpowiednich zmian w tabeli personelu. Jak to zrobić, rozważymy nieco później. Na razie kontynuujmy wypełnianie formularza.

Podczas napełniania kolumny 4 („Liczba jednostek kadrowych”) wskazuje liczbę jednostek kadrowych dla odpowiednich stanowisk (zawodów). W przypadku, gdy przewidziana jest zawartość niepełnej jednostki personelu, biorąc pod uwagę specyfikę pracy w niepełnym wymiarze godzin, liczbę jednostek personelu podaje się w odpowiednich udziałach, na przykład 0,25; 0,5; 2,75 itd.

Biorąc pod uwagę, że nowych pracowników można zatrudniać tylko na wolne stanowiska, w tabeli personelu można wskazać nie tylko istniejące jednostki kadrowe, ale także wolne. Innymi słowy, jeśli organizacja zatrudnia 10 osób, a jednocześnie w tabeli personelu wskazanych jest również 10 stanowisk personelu, wówczas przy powiększaniu personelu konieczne będzie wprowadzenie zmian w tabeli personelu. I możesz od razu położyć większą liczbę jednostek personelu (na przykład 12). Dlatego w tabeli personelu możesz zachować rezerwę personelu na przyszłość.

Jedno z zagadnień sprawiających trudności w praktyce wiąże się z projektowaniem pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Na przykład kilka osób może pracować na tym samym stanowisku w niepełnym lub niepełnym wymiarze godzin. W takim przypadku lista personelu wskazuje całkowitą liczbę jednostek personelu dla odpowiedniego stanowiska.

Załóżmy, że jest dwóch spedytorów na pełen etat i jeden na pół etatu. W takim przypadku kolumna 4 powinna wskazywać 2,5 jednostek personelu.

W kolumna 5 („Stawka taryfowa (wynagrodzenie) itp.”), W zależności od systemu wynagrodzeń przyjętego w organizacji, miesięczne wynagrodzenie jest wskazane według stawki taryfowej (wynagrodzenia), skali wynagrodzeń, procentu przychodów, udziału lub procentu zysku, pracy wskaźnik uczestnictwa (KTU), współczynnik podziału itp. W tym przypadku płace ustalane są w rublach.

Przypominamy, że zgodnie z art. 133 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej wielkości oficjalna pensja(stawka taryfowa) nie może być niższa niż ustawowa płaca minimalna (obecnie - 4330 rubli). Jednocześnie system wynagrodzeń musi zostać określony przez lokalny akt prawny (na przykład Regulamin wynagradzania).

Przykład 3

Zwiń pokaz

Lista pracowników przewiduje jedną jednostkę pracowniczą na stanowisko „sekretarza” z wynagrodzeniem w wysokości 15 000 rubli. Mając jednak na uwadze interes firmy, sekretarka została zatrudniona na warunkach zewnętrznej pracy w niepełnym wymiarze godzin za 0,5 stawki. Zgodnie z art. 285 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin wynagrodzenie przysługuje proporcjonalnie do przepracowanych godzin, w zależności od wydajności lub innych warunków określonych w umowie o pracę. W związku z tym umowa o pracę musi wskazywać kwotę proporcjonalną do czasu przepracowanego przez pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin (w tym przypadku 7500 rubli).

Jak widać z powyższego przykładu, tabela personelu określa wynagrodzenie na odpowiednim stanowisku, ale nie wynagrodzenie konkretnego pracownika.

W kolumny 6-8 („Dopłaty”) oznacza świadczenia motywacyjne i kompensacyjne dla pracowników (premie, dodatki, dopłaty, płatności motywacyjne) ustalone przez obowiązujące ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej (na przykład dodatki północne, dodatki za stopień naukowy itp.) lub wprowadzone według uznania organizacji (na przykład związane z reżimem lub warunkami pracy).

• kwota stała (w przypadku zmiany wynagrodzenia wysokość dodatku można pozostawić w tej samej wysokości lub też zmienić);
• w formie dodatku procentowego (w tym przypadku wysokość dodatku zmienia się wraz z wynagrodzeniem).

Uwaga: jeżeli system wynagradzania przewiduje możliwość ustalenia indywidualnych dodatków dla każdego stanowiska, to w kolumnie 3 każde stanowisko należy przypisać w osobnym wierszu, a w kolumnie 4 przy każdym stanowisku wpisać jednostkę.

Inny często zadawane pytanie, co niepokoi m.in. urzędników ds. personalnych: czy pracownicy zajmujący te same stanowiska mogą ustalać różne wynagrodzenia, na przykład poprzez umieszczenie wtyczki wynagrodzeń w tabeli personelu? Zarówno w literaturze prawniczej, jak i w praktyce można spotkać dwa przeciwstawne podejścia do rozwiązania tego zagadnienia. Dlatego niektórzy eksperci uważają, że jest to całkiem do przyjęcia. Na poparcie tego stanowiska art. 132 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym wynagrodzenie każdego pracownika zależy od jego kwalifikacji, złożoności wykonywanej pracy, ilości i jakości wydanej pracy i nie jest ograniczone do kwoty maksymalnej. Mając to na uwadze, płace powinny być ustalane różnicowo i zależeć przede wszystkim od kwalifikacji pracownika, w oparciu o które pracownicy zajmujący to samo stanowisko, ale posiadające różne kategorie kwalifikacji można ustalić różne wynagrodzenia.

Według innych ekspertów każde stanowisko odpowiada jednej pensji. W przypadku konieczności ustalenia różnych wynagrodzeń dla pracowników zajmujących te same stanowiska, wskazane jest uregulowanie wysokości wynagrodzeń za pomocą różnych dodatków (na przykład za intensywność pracy).

Przykład 4

Zwiń pokaz

Firma zatrudnia dwóch księgowych. Jednocześnie tabela personelu zapewnia księgowemu wynagrodzenie w wysokości 10 000 rubli, a także dodatki za nieregularne godziny pracy w wysokości 10% wynagrodzenia (1000 rubli) i intensywność pracy - 20% (2000 ruble). Biorąc pod uwagę kwalifikacje i doświadczenie zawodowe jednego z pracowników zajmujących to stanowisko, ustalono wszystkie dodatki i odpowiednio jego wynagrodzenie wyniosło 13 000 rubli. (10 000 rubli + 1000 rubli + 2000 rubli). Drugi księgowy otrzymał tylko jeden dodatek za nieregularny dzień pracy, po czym jego pensja wyniosła 11 000 rubli. (10 000 rubli + 1000 rubli).

W kolumna 9 odnotowuje się całkowitą kwotę utworzoną przez dodanie kolumn 5-8, czyli sumę wynagrodzeń dla wszystkich jednostek pracowniczych na danym stanowisku, z uwzględnieniem ustalonych dodatków. Jeżeli kolumn 5-9 nie można wypełnić w ekwiwalencie rubla (na przykład ze względu na zastosowanie bezcłowego, mieszanego i innego systemu płac), kolumny te wypełnia się odpowiednimi jednostkami miary (w procentach, współczynnikach itp.). ). Jednocześnie obliczenie kwoty całkowitej (ogółem) w kolumnach 5-9 jest możliwe, jeżeli stawki taryfowe i uprawnienia są ustalone w tych samych jednostkach na ten sam okres.

Kolumna 10 , jak sama nazwa wskazuje, jest przeznaczony do różnych notatek. W przypadku ich braku pole pozostaje puste.

Po wprowadzeniu danych we wszystkich kolumnach należy wypełnić wiersz „Razem” znajduje się na dole tabeli. W tym celu w kolumnach pionowych obliczana jest liczba stanowisk pracowniczych, wysokość wynagrodzeń, dodatków oraz wysokość miesięcznego funduszu płac.

Wypełnioną listę personelu podpisuje kierownik służby personalnej lub osoba, której powierzono odpowiedzialność za utrzymanie praca w biurze personalnym a także główny księgowy organizacji.

W ujednoliconej formie tabeli personelu stemplowanie nie jest zapewnione. W związku z tym drukowanie jest możliwe, ale nie wymagane.

Przykładową tabelę personelu przedstawiono w przykładzie 5.

Jak dokonać zmian w tabeli personelu?

Wcześniej czy później każdy oficer personalny staje w obliczu zmiany informacji zawartych w tabeli personelu. Przykładowo istnieje potrzeba wprowadzenia nowej jednostki kadrowej lub całego działu, bądź redukcji istniejącej, zmiany wynagrodzeń, stawek taryfowych, zmiany nazwy jednostki lub stanowiska itp.

Istnieją dwa sposoby wprowadzania zmian w zatwierdzonej tabeli personelu:

Opcja 1. Zmień sam personel, czyli zatwierdź nową tabelę personelu z nowym (kolejnym w kolejności) numerem rejestracyjnym

Opcja 2. Wprowadź zmiany w aktualnej tabeli personelu.

W tym przypadku obsada pozostaje taka sama, zmienia się jedynie liczba jej stanowisk (treść kolumny). Zmiany wprowadzane są na zamówienie, po czym dostosowywana jest tabela personelu. Jako nagłówki odpowiedniego zamówienia można użyć: „W sprawie zmiany tabeli personelu”, „W przypadku częściowej zmiany w tabeli personelu”, „W sprawie wprowadzenia zmian w tabeli personelu” itp. Zamówienie powinno wskazywać przyczynę za wprowadzenie zmian w tabeli personelu (na przykład reorganizacja firmy, optymalizacja pracy menedżerskiej, usprawnienie struktury organizacji itp.).

Jeśli organizacja ma złożoną strukturę, zalecamy, aby wprowadzając zmiany w aktualnej tabeli personelu, wskazać w zamówieniu nie tylko odpowiednie stanowisko, ale także podział strukturalny których personel dotyczy zmian. Wynika to z faktu, że w różnych działach mogą znajdować się stanowiska o tym samym tytule.

Nie ma przepisów określających, jak często należy aktualizować tabelę personelu. Dlatego możesz to zrobić w razie potrzeby.

Nie zapominaj, że zmiany i uzupełnienia wprowadzone w ustalony sposób w tabeli personelu organizacji są zwracane uwagi pracownikom, po czym wprowadzane są odpowiednie zmiany i uzupełnienia w ich zeszytach pracy na podstawie zamówienia (instrukcji) lub innego decyzja pracodawcy. Jest to określone w punkcie 3.1 Instrukcji nr 69.

Należy pamiętać, że trwała lub tymczasowa zmiana funkcji pracy pracownika i (lub) jednostki strukturalnej, w której pracownik pracuje (jeśli jednostka strukturalna została wskazana w umowie o pracę), jest niczym innym jak przeniesieniem na inną pracę (część 1 art. 72 ust. 1 Kodeksu pracy RF). Zmiana stanowiska pracy, ustalona przez strony i zapisana w umowie o pracę, jest również uważana za zmianę funkcji pracy pracownika, niezależnie od przyczyn takiej zmiany (na przykład ze względu na zmianę tabeli personelu ).

Kiedy wprowadzać zmiany przy redukcji personelu?

Zmniejszenie liczby lub personelu pracowników jest jednym z powodów wprowadzenia zmian w tabeli personelu. Redukcja liczebności organizacji polega na wyłączeniu ze spisu personalnego poszczególnych komórek kadrowych, natomiast redukcja kadrowa – poszczególnych stanowisk. Pracownicy zwolnieni z tego czy innego powodu podlegają zwolnieniu zgodnie z ust. 2 art. 81 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Biorąc pod uwagę, że zgodnie z art. 180 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracowników należy ostrzec o zbliżającym się zwolnieniu w celu zmniejszenia liczby lub personelu co najmniej na dwa miesiące przed zwolnieniem, nową tabelę personelu można wprowadzić w życie nie wcześniej niż dwa miesiące po jego sporządzeniu. Obecność tabeli personelu może potwierdzić, że zwolnienie pracowników było uzasadnione (to znaczy pracodawca będzie miał możliwość wyraźnego wykazania braku miejsc pracy).

W przypadku wyeliminowania okoliczności, które doprowadziły do ​​zmiany tabeli personelu w kierunku redukcji jednostek pracowniczych, pracodawca może przywrócić zmniejszone stanowiska poprzez zmianę tabeli personelu lub zatwierdzenie nowej.

Czy istnieje możliwość zmiany jednolitego formularza?

Dekret Goskomstatu Rosji z dnia 24 marca 1999 r. nr 20 „W sprawie zatwierdzenia procedury stosowania ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej” stwierdza, że ​​w razie potrzeby organizacja może wprowadzić dodatkowe szczegóły. Jednocześnie niedopuszczalne jest usuwanie tych danych, które już znajdują się w tym formularzu (m.in. kod, numer formularza, nazwa dokumentu).

Wszystkie zmiany wprowadzone w ujednoliconym formularzu muszą zostać sformalizowane w dokumentach administracyjnych organizacji. Ponadto same formaty formularzy wskazane w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej są zalecane i mogą ulec zmianie. Tak więc, przygotowując formularze w oparciu o formularze ujednolicone, można wprowadzać zmiany w zakresie rozszerzania i zwężania kolumn i wierszy, dodawać przekładki - dla ułatwienia umieszczenia i przetwarzania niezbędnych informacji.

Co to jest układ kadrowy?

W wielu organizacjach praktykuje się utrzymywanie „roboczej” formy zatrudnienia – układu kadrowego, zwanego inaczej ogłoszeniem o pracę lub listą personelu. Główna różnica między tym dokumentem a tabelą personelu polega na jego dynamice, ponieważ może się szybko zmieniać w zależności od bieżących (liczbowych i jakościowych) zmian w personelu przedsiębiorstwa i nie wymaga zlecenia jego zatwierdzenia i zmiany.

Ponieważ tabela personelu, pokazująca całkowitą liczbę jednostek pracowniczych (stanowisk) w przedsiębiorstwie, nie pozwala określić, czy stanowisko jest wolne, czy zajęte i który z pracowników je zajmuje, w obsadzie z reguły jest to wskazane są informacje - nazwiska i inicjały pracowników przedsiębiorstwa zajmujących stanowiska przewidziane w tabeli personelu oraz status stanowiska - zamknięte lub wolne.

W dokumencie tym mogą znajdować się także inne dane, takie jak numer personalny pracownika, jego doświadczenie zawodowe w firmie, kategoria szczególna (małoletni, osoba niepełnosprawna, rencista z dziećmi do lat trzech itp.). Jako podstawę listy pracowników możesz wziąć zatwierdzoną tabelę personelu organizacji i dodać niezbędne kolumny zgodnie z potrzebami konkretnej organizacji. Dotychczasowe przepisy nie określiły obowiązku utrzymywania układu kadrowego ani jego jednolitej formy. Regulowane jest jedynie okres przechowywania dokumentów, które utraciły ważność. Zgodnie z Listą standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzoną przez Archiwum Federalne w dniu 6 października 2000 r., ustalenia kadrowe podlegają przechowywaniu przez 75 lat po skompilowaniu nowych te. Jednocześnie tabele personelu należy przechowywać przez 3 lata, począwszy od roku następującego po roku, w którym utraciły ważność.

Przypisy

Zwiń pokaz