Głównym celem usługi zarządzania dokumentacją, niezależnie od jej nazwy, jest organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad obsługą dokumentacji. Osiągnięcie tego celu wymaga rozwiązania następujących zadań:

– ciągłe doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;

– zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania, organizowania pracy z dokumentami, systemów wyszukiwania informacji, monitorowania realizacji i przygotowywania dokumentów do przekazania do archiwum wydziałowego zgodnie z aktualnymi państwowymi dokumentami regulacyjnymi i metodologicznymi;

- redukcja formalności;

– opracowanie i wdrożenie dokumentów regulacyjnych i metodycznych usprawniających obsługę dokumentacji w organizacji i podległym systemie, zaawansowane technologie pracy biurowej.

Funkcje nowoczesnej służby ewidencyjnej w Rosji są określane na podstawie celów i zadań jej działalności i obejmują pełen zakres prac, jakie wykonuje ta służba.

Zgodnie z przydzielonymi zadaniami usługa DOW realizuje następujące funkcje:

1) opracowanie, wdrożenie i utrzymanie karty czasu pracy oraz albumu ujednoliconych form dokumentów organizacyjnych, dokonywanie w nich zmian;

2) realizacja przetwarzania spedycyjnego, ewidencji dokumentów oraz prac księgowych i referencyjnych na dokumentach;

3) organizowanie terminowego rozpatrywania napływających dokumentów i przygotowywanie ich do sprawozdania dla kierownictwa, monitorowanie prawidłowego wykonania dokumentów przedłożonych do podpisu kierownictwu;

4) uregulowanie trybu wykonywania dokumentów, kontroli przepływu, wykonywania i wykonywania dokumentów w wyznaczonym terminie; podsumowywanie informacji o postępach i wynikach realizacji dokumentów, systematyczne informowanie kierownictwa o tych kwestiach;

5) organizacja produkcji maszynopisu, kopiowania i operacyjnego powielania dokumentów; opracowywanie i projektowanie formularzy dokumentów;

6) opracowanie nomenklatury akt organizacji, zapewniającej przechowywanie akt i operacyjne wykorzystanie informacji dokumentacyjnych;

7) organizacja pracy nad wnioskami, wnioskami i skargami obywateli;

8) organizacja kontroli pracy z dokumentami w wydziałach strukturalnych;

9) opracowanie (wraz z odpowiednimi działami strukturalnymi organizacji) środków służących doskonaleniu form i metod pracy z dokumentami, a także doskonaleniu dyscypliny wykonawczej;

10) kontrola poprawności rejestracji spraw w wydziałach strukturalnych;

11) kontrola prawidłowości formowania przez wydziały strukturalne organizacji spraw podlegających archiwizacji;

12) organizowanie pracy archiwum zgodnie z Regulaminem Państwowego Funduszu Archiwalnego ZSRR, regulaminami, instrukcjami i zaleceniami metodycznymi instytucji Państwowej Akademii Architektury ZSRR;

13) zaawansowane szkolenie pracowników usługi przedszkolne i archiwa, organizowanie spotkań i doradzanie w kwestiach związanych z kompetencjami służby DOW;

14) organizacja miejsc pracy, stanowisk pracy, warunków pracy pracowników placówki wychowania przedszkolnego.

2.5. Regulacja działalności usługowej
wsparcie zarządzania dokumentacją

Służba PEI i jej pracownicy prowadzą swoją działalność w oparciu o następujące dokumenty organizacyjno-prawne (rys. 8):

- pozycja na jednostce strukturalnej;

- opisy stanowisk pracy;

- instrukcje biznesowe.

Tworzenie regulaminów i instrukcji ma na celu podział funkcji i obowiązków, a także regulację przyjętej technologii pracy z dokumentami (ryc. 8).

Należy zauważyć, że statut organizacji odgrywa znaczącą rolę w regulowaniu działalności służby urzędniczej. Opracowanie karty wpływa na ogólne sformułowanie pracy biurowej, ponieważ konkretnie określone zadania odzwierciedlają kierunek i specyfikę działań organizacji, procedurę zatwierdzania struktury, kadry zarządzającej i tworzą wstępne podstawy organizacyjne dla przepływu pracy przedsiębiorstwa. Podział w statucie funkcji i odpowiedzialności kierowników przedsiębiorstwa przyczynia się do uregulowania powiązań informacyjnych powstających w procesie pełnienia tych funkcji oraz pozwala określić zakres dokumentów, które będą tworzone i wykorzystywane w działania zarządcze.

Część karty poświęcona procedurze zarządzania przedsiębiorstwem daje wstępne wyobrażenie o dokumentacji administracyjnej wydawanej przez kierownictwo, wpływa na uporządkowanie procesów tworzenia dokumentów, określa parametry przepływu informacji i przepływu pracy.

Zadania, funkcje, prawa i obowiązki wykonywane w toku działalności służby POW są opracowane i uregulowane w regulaminie służby POW. Regulacje dotyczące usług i organizacji są opracowywane na podstawie regulacji standardowej. Przy opracowywaniu poszczególnych zapisów określany jest skład zadań i funkcji służby w zależności od rzeczywistych warunków jej działania.

Rozporządzenie w sprawie obsługi dokumentów podpisuje kierownik służby DOE i zatwierdza kierownictwo organizacji. Stanowisko jest koordynowane z kierownikami tych jednostek strukturalnych, z którymi jest w nim utrwalona relacja (Załącznik 1). Rewizję sytuacji należy przeprowadzić przy zmianie struktury organizacji, przeniesieniu obsługi pracy biurowej, zmianie jej wewnętrznej struktury organizacyjnej, wprowadzeniu nowych form i metod organizacji pracy.

Podstawowym dokumentem organizacyjnym regulującym rozgraniczenie obowiązków i uprawnień między pracownikami, który służy jako podstawa do eliminowania paralelizmu i powielania w wykonywaniu poszczególnych operacji, ustalania relacji między poszczególnymi stanowiskami, jest opis stanowiska.

Ryż. 8. Struktura dokumentów organizacyjnych,
ustalanie statusu pracowników przedszkolnej placówki oświatowej

Stanowisko serwisowe jest podstawowym elementem struktury zarządzania. Kształtowanie się systemu stanowisk zależy od wielkości, składu, charakteru funkcji pełnionych w jednostce strukturalnej, podziału i współpracy pracy. Opis stanowiska to skuteczne narzędzie zarządzania, które pełni rolę organizacyjną, regulacyjną i regulacyjną. Ponadto opisy stanowisk pozwalają obiektywnie ocenić działania każdego pracownika usługi, obiektywnie zastosować środki wpływu.

Pierwszym źródłem do opracowania opisów stanowisk pracy jest taki dokument regulacyjny, jak: Przewodnik po kwalifikacjach stanowiska menedżerów, specjalistów i innych pracowników, który zawiera uregulowaną listę wymagań dotyczących kwalifikacji specjalistów różnych kategorii.

Drugie źródło w przygotowaniu opisów stanowisk - typowe opisy stanowisk. Są opracowywane dla niektórych kategorii pracowników tego samego typu instytucji lub jednostek strukturalnych (na przykład sekretarzy jednostek strukturalnych). Obecność standardowych instrukcji znacznie ułatwia kompilację poszczególnych, ale ich nie zastępuje. Ponieważ opisy stanowisk są dokumentem regulującym status organizacyjno-prawny pracownika, muszą być sporządzone dla każdego stanowiska przewidzianego w tabeli kadrowej.

Trzecim dokumentem wykorzystywanym przy opracowywaniu opisów stanowisk pracy jest: rozporządzenie w sprawie jednostki strukturalnej. Opisy stanowisk pracy regulować zadania i funkcje, ustalać ich podział między pracowników jednostek strukturalnych, określać treść, charakter i procedurę dla każdego pracownika.

Stanowisko i opisy stanowisk są dokumentami powiązanymi i uzupełniającymi się, ponieważ obowiązki każdego pracownika są ustalane w oparciu o podział całego zakresu funkcji wykonywanych przez służbę urzędniczą, wywodzących się z zadań i funkcji całej służby jako całości.

Tekst opisu stanowiska podlega wymogom dotyczącym kompletności definicji zadań, funkcji, odpowiedzialności. Rozmyte i niepełne określenie działań każdego pracownika prowadzi do niestabilności i niespójności działań pracownicy indywidualni. Ustalając ogólne, niekonkretne, usprawnione obowiązki w treści opisu stanowiska, powstaje czysto formalny dokument, który nie spełnia swojego celu. Wszystkie akapity opisu stanowiska pracy powinny wykluczać możliwość innej interpretacji jego treści, określać obowiązki i rodzaje pracy. Czasowniki określające czynności powinny być używane w trybie oznajmującym: „inspektor wykonuje”, „sekretarka organizuje”, „odnośnik komponuje” itp. Jednocześnie należy dokładnie odzwierciedlić stopień samodzielności w wykonywaniu pracy: „uczestniczy w…”, „razem z…”, „zapewnia realizację”.

W sekcji „Główne zadania i obowiązki” sformułowano główne zadanie pracownika tego stanowiska, przedmiot odniesienia i obszar pracy. Poniżej znajduje się lista konkretnych obowiązki służbowe które składają się na główne zadanie. Na przykład głównym zadaniem pracownika jest rejestracja dokumentów; w różnych organizacjach zadanie to może polegać na wykonywaniu takich prac jak prowadzenie jednego lub więcej czasopism, wypełnianie kart rejestracyjnych lub ewidencyjno-kontrolnych, prowadzenie komputerowej bazy danych, przekazywanie informacji, opracowywanie i prowadzenie akt referencyjnych, obsługa zgłoszeń od kadry zarządzającej itp. . Formułując obowiązki, wychodzą od technologii przyjętej w organizacji do pracy z dokumentami, od dostępności środków technicznych. W tym samym rozdziale sformułowano cechy przygotowania i przekazywania dokumentów, dostęp pracownika do niektórych informacji, zasady przetwarzania i przekazywania dokumentów, sposoby i terminy wypełniania obowiązków, tryb wykonywania poszczególnych dyspozycji oraz normy etyczne, które muszą być przestrzegane w zespole.

Sekcja „Prawa” obejmuje takie uprawnienia pracownika biurowego, jak podejmowanie decyzji, uzyskiwanie informacji w celu wykonywania pracy, prawo do zatwierdzania określonych rodzajów dokumentów, prawo do kontroli, prawo do zwrotu dokumentów do rewizji itp. Jasne sformułowanie praw pracownika pozwala nam sformułować jego odpowiedzialność, która jest przydzielona w osobnej sekcji.

Sekcja „Odpowiedzialność” formułuje treść i formy odpowiedzialności urzędnika za skutki i następstwa jego działań, a także za niepodjęcie w terminie środków lub czynności związanych z jego obowiązkami. Odpowiedzialność można ustalić dyscyplinarnie i materialnie, ale koniecznie zgodnie z obowiązującym prawem i z uwzględnieniem specyfiki organizacji.

Dwie ostatnie sekcje są ze sobą ściśle powiązane i pozwalają ustalić kryteria oceny pracy.

Instrukcje dotyczące dokumentacyjnego wsparcia zarządzania- główny akt normatywny regulujący technologię pracy z dokumentami w organizacji, zasady, techniki, procesy tworzenia dokumentów, procedurę pracy z nimi, kluczowe momenty organizacyjne. W praktyce instrukcja naprawia system pracy biurowej, który wykształcił się w danej organizacji.

W każdej instytucji sporządzane są instrukcje z uwzględnieniem specyfiki jej pracy. Podstawą ich opracowania są standardowe instrukcje, a także aktualne państwowe dokumenty regulacyjne i metodologiczne.

Struktura instrukcji obejmuje postanowienia ogólne, sekcje tematyczne i wnioski.

W rozdziale "Postanowienia ogólne" ustalić zakres Instrukcji, odpowiedzialność za jej niezgodność, jednostkę odpowiedzialną za jednolitą procedurę dokumentowania i organizowania pracy z dokumentami w instytucji jako całości i w jej działach strukturalnych, ich podporządkowanie administracyjne i metodologiczne, regulacyjne i ramy metodologiczne.

Sekcje tematyczne zwykle zaczynają się od sekcji "Dokumentacja", gdzie są zdefiniowane:

- zagadnienia działalności tej organizacji, podlegające obowiązkowej dokumentacji;

- rodzaje i odmiany dokumentów wykorzystywanych do dokumentowania działań administracyjnych, organizacyjnych, informacyjnych;

– Główne zasady przygotowanie i wykonanie dokumentów;

- zasady przygotowania pewne rodzaje dokumenty administracyjne, w tym kolejność obserwacji, koordynacja, zatwierdzenie i podpisanie;

- procedurę sporządzania i powielania dokumentów;

– zasady rejestracji i poświadczania odpisów i załączników;

- procedurę używania i przechowywania formularzy, pieczęci, pieczęci;

- kolejność pracy wykonawców z dokumentami.

Treść tego działu można znacznie poszerzyć o odrębne podrozdziały, które ustalają zasady sporządzania dokumentów dla organu kolegialnego, a także wiceprzewodniczących. Niektóre organizacje podkreślają wymienione kwestie w niezależnym dokumencie organizacyjnym, takim jak zasady (lub przepisy) dotyczące przygotowania i wykonywania dokumentów.

Rozdział "Zarządzanie dokumentami" obejmuje: procedurę otrzymywania, przetwarzania, dystrybucji przychodzących dokumentów; organizacja ich transportu i przenoszenie z jednej jednostki strukturalnej do drugiej; główne przypadki przepływu dokumentów; procedura przygotowania i wysyłania dokumentów wychodzących; procedura rozliczania objętości przepływu dokumentów.

Rozdział „Rejestracja dokumentów” ustala organizację rejestracji dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, terminów, formularzy i metod rejestracji, podaje opis przyjętej technologii i procedury indeksowania dokumentów.

W rozdziale „Organizacja pracy referencyjnej” ustalono zasady budowania informacji i pracy referencyjnej w organizacji, podano opis tablic referencyjnych, ich dostępność dla różnych kategorii pracowników i różnych działów strukturalnych, kolejność systematyzacji i klasyfikacji informacji referencyjnych, technologię prac związanych z wyszukiwaniem informacji .

Rozdział „Organizacja kontroli nad wykonaniem dokumentów” ustala kategorie dokumentów podlegających obowiązkowej kontroli, procedurę ich kontrolowania, technologię kontroli, obowiązki wykonawców, standardowe terminy wykonania, procedurę podsumowywania danych dotyczących kontroli nad wykonaniem dokumentów, procedurę informowania kierowników o dyscyplinie wykonawczej, stosowaniu formularzy i oznaczeń na dokumentach.

Rozdział „Przechowywanie dokumentów online” zawiera zasady przechowywania dokumentów w służbie dokumentacyjnej, w działach strukturalnych i ustala odpowiedzialność za bezpieczeństwo dokumentów, zasady tworzenia niektórych kategorii dokumentów w sprawach, procedurę opracowywania i stosowania nomenklatury spraw, procedurę usystematyzowania i indeksowanie przypadków.

Do sekcji „Przygotowanie dokumentów do archiwizacji” obejmowały procedurę i organizację badania (wybór dokumentów do przechowywania i niszczenia), zasady przygotowania akt do przechowywania, wymagania dotyczące opisu spraw, procedurę przekazywania akt do archiwum.

Skład sekcji tematycznych można zmieniać i uzupełniać w zależności od warunków pracy i przyjętej technologii.

Wnioski do instrukcji powinny zawierać maksymalnie materiały referencyjne i ilustracyjne, usystematyzowane w kolejności sekcji, z których każdy zawiera odpowiednie odniesienia. Zastosowania obejmują schematy obiegu dokumentów, plomby i stemple, wzory formularzy, wzory wypełniania formularzy dokumentów, przykłady przetwarzania niektórych rodzajów dokumentów, wykazy dokumentów kontrolowanych, formularze ich księgowania, formularze nomenklatury spraw itp.

Instrukcja powinna odzwierciedlać cały proces pracy z dokumentami, wszystkie operacje technologiczne w ich logicznej kolejności. Instrukcja jest dokumentem regulacyjnym nie tylko dla służby pracy biurowej, ale także dla wszystkich specjalistów aparatu zarządzania.

Przygotowaniem instrukcji zajmuje się służba urzędnicza z udziałem archiwum, służba prawna. Instrukcja jest zatwierdzana przez kierownika organizacji i wprowadzana w życie na jego polecenie, po czym jest wysyłana do wszystkich działów strukturalnych w celu wykorzystania w pracy.

Tabela ujednoliconych form dokumentów organizacje – lista dopuszczonych do użytku form dokumentów, które są niezbędne i wystarczające do realizacji czynności zarządczych określonej struktury zarządzania, zawierająca opis każdego dokumentu, jego status prawny oraz etapy dokumentowania. Karta meldunkowa jest sposobem normatywnego ustalenia zarówno składu dokumentów wykorzystywanych w aparacie, jak i trybu ich przygotowania. Karta czasu pracy zawiera tylko te dokumenty, których tworzenie jest konieczne, uzasadnione, okresowo powtarzane.

Tabela może zawierać następujące kolumny:

– kod formularza dokumentu;

- nazwę aktu ustawodawczego lub wykonawczego będącego podstawą wniosku lub publikacji dokumentu;

- nazwę jednostki strukturalnej odpowiedzialnej za przygotowanie, częstotliwość kompilacji;

- koordynacja (wewnętrzna i zewnętrzna) – wskazane są organizacje lub jednostki strukturalne lub urzędnicy zaangażowani w ten proces;

– podpis (stanowisko osoby podpisującej dokument);

- zatwierdzenie (stanowisko szefa lub nazwa organu zatwierdzającego dokument);

- druk (konieczność poświadczenia dokumentu pieczęcią);

- adresat-organizacja (jednostka strukturalna, do której dostarczany jest dokument).

Ponadto do karty czasu pracy można wpisać informacje o miejscu produkcji tekstu dokumentu, jego rejestracji, liczbie utworzonych egzemplarzy, obiegu dystrybucji, miejscu przechowywania oryginału itp.

Proces sporządzania karty czasu pracy umożliwia służbie biurowej analizę wszystkich operacji z dokumentami (stanowiska wykonawców i kierowników zaangażowanych w przygotowanie, podpisywanie, zatwierdzanie, zatwierdzanie; częstotliwość tworzenia dokumentu, charakterystyka środków technicznych użytych do tworzenia , wysłać). Po zatwierdzeniu przez kierownika organizacji karta czasu pracy staje się środkiem normatywnego ustalenia etapów przygotowywania dokumentów. Utrzymanie karty czasu pracy w stanie roboczym (konserwacja) jest wykonywane przez służbę pracy biurowej. Konserwacja zapewnia terminowe wprowadzanie zmian w dokumentacji do grafiku - wprowadzenie nowych formularzy przez władze federalne, zniesienie wcześniej istniejących, a także kontrolę nad procedurą użytkowania.

Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego umożliwia:

– wyeliminować możliwość nieuzasadnionego tworzenia nowych form;

- ustalić ujednoliconą klasyfikację dokumentów organizacji zgodnie z funkcjami i zadaniami kierowniczymi;

- brać pod uwagę liczbę rodzajów i form dokumentów.

W organizacji DOW jest realizowany przez specjalną służbę, działającą jako niezależna jednostka strukturalna, podległa bezpośrednio szefowi organizacji. Głównym celem usługi DOW jest organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad dokumentacyjnym wsparciem zarządzania.

Usługa DOW rozwiązuje następujące zadania:

• - doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;
• - zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania, organizowania pracy z dokumentami, systemów wyszukiwania informacji, monitorowania realizacji i przygotowania dokumentów do przekazania do archiwum resortowego zgodnie z wymaganiami Jednolitego Systemu Obsługi Dokumentacji Państwowej, GOST i innych obowiązujących norm;
• - zmniejszenie przepływu pracy, liczby formularzy dokumentów i dokumentów;
• - opracowanie i wdrożenie dokumentów regulacyjnych i metodycznych w celu usprawnienia obsługi dokumentacji w organizacji i systemie podległym (dla organizacji z systemem podległym), zaawansowane technologie wspomagania zarządzania dokumentami oparte na wykorzystaniu technologii komputerowej i organizacyjnej mającej na celu realizację działań organizacji.

Zgodnie z przydzielonymi zadaniami usługa DOW realizuje następujące funkcje:

opracowanie, wdrożenie i utrzymanie karty czasu pracy oraz albumu ujednoliconych form dokumentów organizacyjnych, dokonywanie w nich zmian;

• - wdrożenie obsługi spedycyjnej, ewidencji dokumentów oraz prac księgowych i referencyjnych na dokumentach;
• - organizacja terminowego rozpatrzenia i przygotowania raportu do kierownictwa przychodzących dokumentów, monitorowanie poprawności wykonania dokumentów przedłożonych do podpisu kierownictwu;
• - regulacja wykonania dokumentów, kontrola przejścia, wykonanie i wykonanie dokumentów na czas;
• - podsumowywanie informacji o postępach i wynikach realizacji dokumentów, systematyczne informowanie kierownictwa o tych kwestiach;
• - organizacja produkcji maszynopisu, kopiowania i operacyjnej reprodukcji dokumentów;
• - opracowanie i projektowanie formularzy dokumentów;
• - opracowanie nomenklatury spraw organizacji, zapewnienie przechowywania spraw i operacyjnego wykorzystania informacji dokumentacyjnych;
• - organizacja pracy nad wnioskami, wnioskami i skargami obywateli;
• - organizacja kontroli pracy z dokumentami w wydziałach strukturalnych;
• - opracowanie (wraz z odpowiednimi działami strukturalnymi organizacji) działań mających na celu poprawę form i metod pracy z dokumentami, a także poprawę dyscypliny wykonawczej;
• - sprawowanie kontroli nad prawidłowością rejestracji i tworzenia przez wydziały strukturalne organizacji spraw podlegających archiwizacji;
• - organizacja pracy archiwum;
• - zaawansowane szkolenie pracowników obsługi placówki wychowania przedszkolnego i archiwum, prowadzenie spotkań i doradzanie w kwestiach związanych z kompetencjami obsługi placówki wychowania przedszkolnego;
• - organizacja miejsc pracy, stanowisk pracy, warunków pracy dla pracowników placówki wychowania przedszkolnego.

Struktura usługi wsparcia dokumentacji zarządczej

Nazwa i struktura serwisu PEI są ustalane z uwzględnieniem ich przynależności do określonej grupy organizacji, przedsiębiorstw, instytucji.

W ten sposób utworzono departamenty spraw w ministerstwach i departamentach szczebla federalnego.

Zarządzanie sprawami zazwyczaj obejmuje:

• - sekretariat (recepcja, sekretariat ministra, sekretariaty wiceministrów, sekretariat zarządu, biuro protokolarne);
• - inspekcja pod ministrem (kierownikiem wydziału);
• - biuro (biuro korespondencji rządowej, biuro księgowo-rejestrowe, ekspedycyjne, biuro maszynopisania, biuro kserokopiarki, dalekopis itp.);
• - dział pism (reklamacje);
• - dział doskonalenia pracy z dokumentami i wdrażania środków technicznych;
• - archiwum centralne.

W przedsiębiorstwach państwowych, w organizacjach badawczych, projektowych, inżynieryjnych i innych, w instytucje edukacyjne istnieje wydział przedszkolnej placówki oświatowej, wydział administracyjny lub biuro. Zazwyczaj obejmują one następujące jednostki: księgowość i rejestracja; kontrola; usprawnienie pracy z dokumentami i wprowadzenie środków technicznych; rozpatrywanie pism (reklamacji); sekretariat; wyprawa; biuro do pisania; biuro kopiowania i powielania; archiwum.

w stowarzyszeniach, koncernach, spółki akcyjne skład i strukturę usługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej określa kierownictwo organizacji (zarząd, konferencja założycielska). W aparacie administracyjnym organów samorządu miejskiego m.in Wspólny dział. Jego skład obejmuje: sekretariat, biuro, grupa kontrolna, grupa protokolarna, grupa usprawniająca pracę z dokumentami, grupa pism (reklamacji), biuro kserograficzne, archiwum.

W małych przedsiębiorstwach i firmach, które nie mają usługi DOW, w wydziałach strukturalnych pracę z dokumentami wykonuje sekretarz kierownika (inspektor, referent) lub inna specjalnie wyznaczona osoba.

Niezbędne jest, aby obsada PEI odpowiadała zakresowi pracy i zapewniała wysoką jakość pracy biurowej w organizacji. Usługi przedszkolnej placówki oświatowej powinny być obsługiwane przez specjalistów z odpowiednim wykształceniem wyższym i średnim specjalistycznym.

Aby określić liczbę pracowników przedszkolnej instytucji edukacyjnej, stosuje się standardy branżowe dotyczące liczby pracowników, opracowane na podstawie standardowych międzysektorowych norm dotyczących liczby pracowników, przecinków w usługach gospodarczych i administracyjnych i gospodarczych przedsiębiorstwa produkcyjne oraz rozszerzone normy czasowe – do pracy biurowej.

Pracownicy serwisu wykonują swoje funkcje zgodnie z opisem stanowiska zatwierdzonym przez kierownika organizacji. Opis stanowiska pracownika obsługi placówki przedszkolnej składa się z następujących sekcji: przepisy ogólne, funkcje, obowiązki, prawa pracowników, relacje (powiązania według stanowiska), odpowiedzialność pracownika, ocena pracy.

Aby zarządzać organizacją i rozwiązywać jej problemy, istnieje niezależna jednostka strukturalna - służba przedszkolnej instytucji edukacyjnej, która z reguły podlega bezpośrednio kierownikowi organizacji lub jednemu z jego zastępców.

Aby zarządzać organizacją i rozwiązywać jej problemy, istnieje niezależna jednostka strukturalna - służba przedszkolnej instytucji edukacyjnej, która z reguły podlega bezpośrednio kierownikowi organizacji lub jednemu z jego zastępców.

Tworzone dziś w organizacjach usługi PEI mają różne nazwy: dział zarządzania sprawami, dział administracyjny, dział administracyjno-prawny, dział zarządzania sprawami, dział administracyjno-kadrowy, dział pracy biurowej, dział zarządzania dokumentami i pozyskiwanie archiwów wydziałowych, prowadzenie spraw i Technologie informacyjne, dyrekcja administracyjna itp.

Włączenie słów „departament” i „zarządzanie” z podziałami wewnętrznymi w postaci działów, sektorów, grup w nazwie usługi DOE podkreśla jej znaczenie jako struktury, która pełni taką samą funkcję zarządczą w organizacji, jak np. finanse kierownictwo.

Wybór opcji usługi DOE, jej struktura i liczba zależą od obsady kadrowej organizacji, składu działów strukturalnych, ilości pracy wykonywanej przez usługę DOW, objętości przepływu pracy, form pracy z dokumentami (scentralizowany, zdecentralizowany, mieszany przepływ pracy), koszty pracy przy wykonywaniu określonych rodzajów prac, poziom automatyzacji procesów przetwarzania dokumentów (wprowadzenie EDMS).

Celem tego artykułu jest przedstawienie niektórych nowoczesne podejścia do powstania usługi DOW.

Cele i zadania przedszkolnej instytucji edukacyjnej

Cele usługi PEI to zarządzanie, koordynacja i realizacja prac nad PEI.

Usługa DOW ma na celu rozwiązanie następujących głównych zadań:

• zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania, organizowania pracy z dokumentami.

Realizacja tego zadania polega na organizowaniu, planowaniu i regulowaniu procesów zarządzania dokumentami i zawartymi w nich informacjami, dostarczaniu ujednoliconej technologii tworzenia, koordynowania, rejestrowania, przetwarzania, monitorowania wykonania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów w całym cyklu ich życia. Osiąga się to poprzez opracowanie i zapewnienie praktycznego stosowania instrukcji dla przedszkolnej instytucji edukacyjnej, rozporządzenia w sprawie obsługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej, przepisów dotyczących archiwum i komisji eksperckiej organizacji, nomenklatury spraw, wykazów oraz klasyfikatory, inne dokumenty regulacyjne i metodologiczne niezbędne do organizacji pracy z dokumentami w oparciu o jednolite wymagania;

• tworzenie systemów wyszukiwania informacji.

Rozwiązaniem tego problemu powinno być szybkie i wysokiej jakości wyszukiwanie wszystkich zarejestrowanych dokumentów z wykorzystaniem różnych zestawów danych na każdym etapie ich przetwarzania i przechodzenia przez organizację. Konieczne jest zorganizowanie tworzenia bazy danych dokumentów, co osiąga się przede wszystkim poprzez automatyzację procedury pracy z dokumentami;

• organizacja kontroli nad wykonaniem dokumentów.

Zadanie to obejmuje zestaw prac mających na celu terminowe i prawidłowe wykonanie dokumentów (zleceń) odpowiednich menedżerów, przeprowadzanie niezbędnych prac analitycznych w zakresie dyscypliny wykonawczej.

Technologia wykonywania tej pracy jest określona w instrukcjach DOW i obejmuje w sposób ogólny:

• ustalanie terminów, zasad kontroli;
• wyznaczanie zadań kontrolnych i przeprowadzanie procedur kontrolnych (ustalenie kontroli, ustalenie terminu, monitorowanie postępów realizacji, kontrola prewencyjna i następcza, wydłużenie terminu, usunięcie dokumentu z kontroli, poinformowanie kierownika o dyscyplinie wykonawczej i przygotowanie propozycji jej poprawy (Jeśli to konieczne);
• przygotowanie dokumentów do przekazania do archiwum resortowego zgodnie z aktualnymi dokumentami regulacyjnymi.

• organizacja pracy nad pozyskaniem archiwum organizacji.

Zgodnie z instrukcjami do DOW przypadki stałych i czasowych (powyżej 10 lat) okresów przechowywania zakończonych pracą biurową, co do zasady, po upływie roku od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zostały wpisane, podlegają opisowi i wykonanie w określony sposób przez osoby odpowiedzialne za pracę biurową pionów strukturalnych w celu przeniesienia do archiwum. Pracownicy serwisu PEI zapewniają niezbędną pomoc metodyczną i praktyczną w zapewnieniu tego procesu.

• przygotowanie nomenklatury spraw organizacji i kontrola poprawności tworzenia spraw w wydziałach.

Prace nad przygotowaniem nomenklatury spraw prowadzone są w oparciu o badanie składu, treści i liczby dokumentów generowanych w toku działalności organizacji oraz otrzymywanych od pionów strukturalnych propozycji włączenia spraw do nomenklatury skonsolidowanej organizacji sprawy. W takim przypadku należy kierować się głównymi postanowieniami GSDOU, instrukcjami DOW organizacji, przepisami dotyczącymi podziałów strukturalnych, personelu, standardowymi wykazami dokumentów wskazującymi okresy ich przechowywania. Kontrola nad prawidłowym tworzeniem spraw jest również wzywana do prowadzenia obsługi przedszkolnej placówki oświatowej poprzez przeprowadzanie okresowych kontroli jednostek pod kątem stanu pracy z dokumentami, bezpieczeństwa dokumentów;

• badanie wartości dokumentów.

Zadanie to rozwiązuje się poprzez dokonywanie kartkowego przeglądu powstałych przypadków w celu określenia naukowego, społeczno-kulturowego, historycznego i praktycznego znaczenia dokumentów, wytypowanie ich do dalszego przechowywania lub zniszczenia. Taka praca jest wykonywana w działach strukturalnych pod metodycznym kierunkiem specjalistów z obsługi przedszkolnej placówki oświatowej oraz w archiwum organizacji zgodnie z dokumentami przekazanymi do archiwum;

• doskonalenie form i metod pracy z dokumentami.

Zadanie to jest realizowane poprzez opracowanie i praktyczne wdrożenie szeregu dokumentów regulacyjnych i metodologicznych (na przykład album formularzy ujednoliconych dokumentów). Album odzwierciedla charakterystykę każdego dokumentu, jego status korporacyjny, etapy dokumentacji. Normatycznie ustala skład dokumentów wykorzystywanych w organizacji i procedurę ich przygotowania, zapewnia ujednoliconą klasyfikację dokumentów zgodnie z funkcjami i zadaniami kierowniczymi. Podczas korzystania z niego brana jest również pod uwagę liczba rodzajów i form dokumentów. Wprowadzenie zautomatyzowanych programów do pracy z dokumentami ma na celu rozwiązanie tego problemu;

• redukcja formalności i liczby dokumentów.

Aby przygotować propozycje dla kierownictwa organizacji w celu zmniejszenia przepływu pracy, zorganizowane jest rozliczanie jego wielkości.

Zadanie zmniejszenia objętości obiegu dokumentów można rozwiązać na dwa sposoby:

• ograniczyć korespondencję wewnętrzną (np. wprowadzić ścisły wymóg prowadzenia korespondencji wewnętrznej tylko wtedy, gdy nie jest możliwe rozwiązanie sprawy w sposób sprawny przez korporacyjną pocztę e-mail, telefon, dyskusję);
• zoptymalizuj przepływ dokumentów i zastosuj racjonalny obieg dokumentów podczas korzystania z EDMS;

• opracowanie i wdrożenie dokumentów regulacyjnych i metodologicznych w celu poprawy IDOU organizacji.

Realizacja tego zadania wiąże się z przygotowaniem podstawowych dokumentów dla pracy służby DOW i organizacji jako całości (przede wszystkim oznacza instrukcję dla DOW, odzwierciedlającą wszystkie procesy pracy z dokumentami i informacjami zawarte w nich, a operacje technologiczne w logicznie uporządkowanej kolejności);

• realizacja nowoczesne metody przetwarzanie dokumentów, w tym zautomatyzowane systemy placówek edukacji przedszkolnej i elektroniczne (elektroniczne) zarządzanie dokumentami.

Rozwiązanie tego problemu jest bardzo ważne, ponieważ. w nowoczesnych warunkach prawie każda organizacja wdraża EDMS lub dokonuje rewizji lub wymiany na bardziej funkcjonalny system. Bez elementów elektronicznego zarządzania dokumentami nie da się z sukcesem zbudować biznesu ani zapewnić sprawnego działania jakiejkolwiek organizacji. Obecnie duże organizacje wykorzystują głównie mieszane zarządzanie dokumentami: elektroniczne zarządzanie dokumentami z towarzyszącymi elementami papierowymi;

• organizacyjne i metodyczne zarządzanie organizacją pracy biurowej w pionach strukturalnych i podległych organizacjach.

Służba PEI powinna realizować to zadanie poprzez opracowywanie dokumentów regulacyjnych i metodologicznych, wyjaśnianie, jak z nich korzystać, udzielanie pomocy metodycznej i praktycznej departamentom i podległym organizacjom, organizowanie seminariów, spotkań oraz doskonalenie umiejętności osób odpowiedzialnych za pracę z dokumentami odpowiednich działy i struktury.

Struktura placówki wychowania przedszkolnego i zmiany jakie zaszły w ostatnich latach

Zgodnie z GSDOU typowa struktura Usługi DOW obejmują: sekretariat, biuro, grupę kontrolną, grupę protokolarną, grupę usprawniającą pracę z dokumentami, dział pism (skarg), ekspedycję, biuro maszynopisu, biuro kserokopiarki i archiwum.

GSDOU - Państwowy system dokumentacyjnego wspomagania zarządzania. Postanowienia podstawowe. Ogólne wymagania dotyczące usług związanych z dokumentacją i dokumentacją (zatwierdzone przez Zarząd Głównego Archiwum ZSRR z dnia 27 kwietnia 1988 r., Rozkaz Archiwum Głównego ZSRR z dnia 23 maja 1988 r. nr 33).

Nazwy powyższej struktury odzwierciedlają główne funkcje realizowane przez usługę DOW. Jednak w ciągu ostatnich 10-15 lat zmieniła się struktura usługi PEI, głównie ze względu na następujące czynniki:

• zmiany ustawodawstwa w zakresie informacji i dokumentacji;
• aktualizacja technologii przygotowywania, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów;
• pojawienie się nowych podejść do organizacji procesów zarządzania, spowodowane np. zmianą formy prawnej organizacji lub wprowadzeniem systemu zarządzania jakością zgodnie z przyjętymi normami.

W znacznie mniejszym stopniu zmieniły się cele i zadania usługi DOW, główne zmiany związane są z wprowadzeniem EDMS w organizacjach: optymalizacja przepływu pracy, racjonalne rozsyłanie (przemieszczanie dokumentów) oraz przypadki niekwalifikowanej dokumentacji procesów biznesowych wyłączony.

Należy pamiętać, że zautomatyzowane systemy wprowadzone 10-15 lat temu miały na celu minimalizację kosztów podczas wykonywania określonych operacji (prac), np. rejestracji dokumentów czy monitorowania realizacji zleceń od kierownictwa organizacji. Obecnie w całej organizacji wprowadzane są technologie i systemy korporacyjne, które z reguły są zintegrowane z innymi zautomatyzowanymi systemami (Boss-Kadrovik, 1C itp.).

Biuro kopiująco-kopiujące straciło swoje praktyczne znaczenie, ponieważ pracownicy wielu organizacji są wyposażeni w sprzęt do kopiowania w swoich miejscach pracy i samodzielnie powielają dokumenty. Biuro maszynopisarskie też się wyczerpało, ponieważ po wyposażeniu pracowników organizacji w komputery każdy specjalista przygotowuje projekty dokumentów za pomocą komputerów. Ponadto dział pism (skarg) jest obecnie coraz mniej przydzielony do oddzielnej struktury, ale procedura pracy z pismami (skargami) jest określona w odpowiedniej sekcji instrukcji DOW, a ta kategoria dokumentów , co do zasady jest rejestrowany osobno lub w ogólnym obiegu dokumentów, ale wyróżnia się w szczególności. Również grupa protokołów, która wcześniej rozwiązywała zadania przygotowania, koordynowania i wydawania decyzji kolegialnych organów zarządzających organizacji, nie jest do końca istotna, ale niektóre z pełnionych przez nią funkcji są częściowo przekazywane korektorom w zmodyfikowanej formie ( w niektórych przypadkach może to być grupa wydająca dokumenty). O zadaniu przygotowania projektów decyzji i organizacji pracy organów kolegialnych decyduje właściwy sekretarz właściwego organu kolegialnego.

Podsumowując należy podkreślić, że skuteczność i jakość podejmowanych decyzji zarządczych, terminy ich realizacji oraz wzrost efektywności organizacji jako całości zależą od stanu pracy z dokumentami, stąd rola PEI obsługa w strukturze organizacji jest trudna do przecenienia.

W.W. Tychinskaya, ekspert w zakresie ewidencji i archiwów

Dzisiaj omówimy cele i zadania działalności przedszkolnej placówki oświatowej w nowoczesnych warunkach. Aktualne zmiany w organizacji działalności usług placówki wychowania przedszkolnego powinny znaleźć odzwierciedlenie w rozporządzeniu w sprawie tej usługi. Jak często należy przeglądać ten dokument? Nowoczesna terminologia i zmiany w treści Regulaminu obsługi placówki wychowania przedszkolnego.

Status usługi DOE, jej cele, zadania, obowiązki funkcjonalne są ustalone w rozporządzeniu w sprawie jednostki, dlatego ważne jest, aby przejść na nowoczesne technologie do pracy z dokumentami, wprowadzając nowe podejścia i stosując nowe metody organizacji pracy z dokumentami , okresowo dokonywać przeglądu rozporządzenia w sprawie usługi DOW, odzwierciedlając w nim te zmiany, które są ważne z organizacyjnego punktu widzenia.

Celem niniejszego artykułu jest rozważenie najważniejszych zmian zachodzących w organizacji działalności służb PEI oraz tego, jak zmiany te mogą zostać odzwierciedlone w rozporządzeniu dotyczącym tej jednostki.

Funkcję zarządzania dokumentami w organizacji pełni usługa zarządzania dokumentami lub usługa pracy biurowej (ta nazwa jest używana w ostatnich dokumentach regulacyjnych). Nazwiemy tę jednostkę tak, jak rozwinęła się w ostatnich latach - usługa DOW.

Pomimo tego, że obsługa dokumentalna (praca urzędnicza) jest dość konserwatywnym obszarem działalności, obecnie jesteśmy świadkami bardzo poważnych zmian, jakie zachodzą w obsłudze dokumentalnej. Zmiany te spowodowane są szeregiem czynników, z których najważniejsze to:

• zmiany ustawodawstwa w zakresie informacji i dokumentacji;
• zmiana technologii tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów (wykorzystanie technologii komputerowej w procesach zarządzania dokumentami, automatyzacja procesów biurowych, wprowadzanie i korzystanie z elektronicznych systemów zarządzania dokumentami oraz dokumentów elektronicznych);
• zmiany w organizacji procesów zarządzania, które mogą być spowodowane różnymi przyczynami – zarówno zmianą formy prawnej organizacji lub jej jurysdykcji, jak i wdrożeniem systemu zarządzania jakością zgodnego ze standardami SZJ lub innymi przyczynami.

Celem niniejszego artykułu jest przedstawienie niektórych nowoczesnych podejść do tworzenia przedszkolnej placówki oświatowej.

Oczywiście w niektórych organizacjach zmiany te są bardziej zauważalne, w innych mniej, ale fakt, że te zmiany zachodzą, jest oczywisty dla wszystkich specjalistów z zakresu obsługi dokumentacji. Oczywiście zmiany te znajdują odzwierciedlenie w organizacji działań usług przedszkolnej placówki oświatowej i wyrażają się przede wszystkim w zmianie zadań i funkcji tej jednostki, w strukturze organizacyjnej i funkcjonalnej obsługi przedszkolnej placówki oświatowej oraz wymagania dotyczące personelu biurowego.

Terminologia dotycząca usługi DOW

Usługa DOE to:

1. Podział strukturalny organizacji pełniący funkcje wsparcia dokumentacji dla zarządzania.
2. Pododdział strukturalny organizacji pełniący funkcje dokumentacyjnego wsparcia czynności zarządczych oraz pracowników pododdziałów strukturalnych odpowiedzialnych za prowadzenie pracy biurowej w pododdziałach.

W drugim znaczeniu pojęcie to jest zapisane w Regulaminie pracy urzędów w federalnych organach wykonawczych:

„Usługa przedszkolnych instytucji edukacyjnych jest pododdziałem strukturalnym federalnego organu wykonawczego, któremu powierzono funkcje prowadzenia prac biurowych, a także osobom odpowiedzialnym za utrzymanie pracy biurowej w innych jednostkach strukturalnych federalnego organu wykonawczego”.

To właśnie drugie znaczenie pojęcia „obsługa placówki wychowania przedszkolnego” jest ważne dla organizacji pracy biurowej w nowoczesnych warunkach. W każdej organizacji, w każdej jednostce strukturalnej lub w każdym obszarze działalności musi być pracownik odpowiedzialny za organizację pracy biurowej. Może być niezależny jednostka personelu- sekretarz pododdziału, referent - lub pracownik łączący wykonywanie obowiązków biurowych z obowiązkami funkcyjnymi na stanowisku głównym. Podkreślamy, że w tym drugim przypadku możliwe jest powierzenie pracownikowi jednostki wykonywania obowiązków ewidencji wyłącznie na podstawie polecenia (instrukcji) kierownika organizacji. Jednak w odniesieniu do przepisu o obsłudze DOW będziemy mieli na myśli konkretną jednostkę, która pełni funkcje organizacji pracy z dokumentami.

W rzeczywistości przepis ten najczęściej ma konkretną nazwę: dział pracy biurowej, biuro, dział ogólny, dział przedszkolny itp. W organizacjach o dużej liczbie pracowników i złożonej strukturze może to być odpowiednio dział lub dział praca biurowa, obsługa dokumentacji czy zarządzanie dokumentami.

Dokumentacja, obsługa dokumentacji, zarządzanie dokumentami. Jak wiecie, termin „praca urzędnicza” jest terminem starym, termin „obsługa dokumentalna (dokumentalna obsługa kierownictwa)” lub w skrócie DOW jest stosunkowo nowy, był używany wraz z terminem „praca urzędnicza” nad ostatnie 30-35 lat. Obecnie w literaturze brakuje dostatecznie przekonujących definicji tych pojęć, które pokazywałyby różnicę między nimi. Specjaliści w dziedzinie przedszkolnych placówek oświatowych z reguły używają ich jako synonimów iw znaczeniu określonym przez GOST R 51141: „praca urzędnicza; obsługa dokumentacji (zarządzanie): gałąź działalności, która zapewnia dokumentację i organizację pracy z dokumentami urzędowymi. Niemniej jednak istnieje punkt widzenia, zgodnie z którym określenie „DOE” jest preferowane w przypadku pracy biurowej opartej na nowoczesnych technologiach informatycznych, a terminu „praca biurowa” – w innych przypadkach, gdy chodzi głównie o tradycyjne przetwarzanie dokumentów. Ale, po pierwsze, ta różnica nie znajduje odzwierciedlenia w oficjalnej definicji, a po drugie, obecnie taki podział wydaje się już nieaktualny.

Jeśli przypomnimy sobie historię powstania terminu „DOE”, okazuje się, że jego pojawienie się ułatwiła nie tyle zmiana wyobrażeń na temat wyznaczonej koncepcji, co gusta tamtych czasów. Termin „obsługa dokumentacji” został stworzony przez specjalistów z dziedziny techniki komputerowej przez analogię z innymi terminami używanymi przez programistów systemy zautomatyzowane sterownica: oprogramowanie, oprogramowanie matematyczne, wsparcie informacyjne itp., a także ze względu na to, że samo słowo „praca biurowa” było przez nich postrzegane jako przestarzałe.

W ostatnich latach wprowadziliśmy do użycia inny termin – „document management”, który jest dosłownym tłumaczeniem odpowiadającego mu angielskiego terminu „records management”, czyli zgodnie z GOST R ISO 15489-1-2007 „zestaw systematyczne i skuteczne działania w zakresie tworzenia, wykorzystywania, przechowywania i niszczenia dokumentów w organizacjach w celu udowodnienia prowadzenia działalności gospodarczej (zarządczej). Porównując definicję tego terminu z definicją pracy biurowej zgodnie z GOST R 51141-98, zobaczymy, że w obu przypadkach mówimy o czynnościach („zestaw systematycznych i skutecznych działań”) związanych z dokumentacją (tworzeniem dokumentów) oraz organizacji pracy z dokumentami (przetwarzanie, przechowywanie, użytkowanie, niszczenie dokumentów). Jest zatem wszelkie powody, by twierdzić, że termin ten nie wnosi w swej definicji niczego fundamentalnie nowego, co pozwalałoby na wyróżnienie go i nadanie mu szczególnej treści. Ograniczając się do tej, być może nieco powierzchownej recenzji, pozwalamy sobie na uznanie wszystkich trzech terminów za synonimy, przynajmniej w ramach tego artykułu.

Regulacja regulacyjna działalności przedszkolnej instytucji edukacyjnej

Obecnie nie ma dokumentów regulacyjnych ani dokumentów metodologicznych, które zawierałyby przybliżone lub standardowe przepisy dotyczące obsługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej, jak to miało miejsce kiedyś w Państwowym Systemie Zarządzania Dokumentacją (GSDM).

Przybliżony zapis dotyczący obsługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej podany w GSDOU może być teraz stosowany tylko po bardzo poważnej korekcie, biorąc pod uwagę zmiany, które nastąpiły w systemie zarządzania i które znajdują odzwierciedlenie w nowoczesnym ustawodawstwie.

Niemniej wychodząc od tego przybliżonego przepisu o usłudze DOW i na podstawie jego struktury zastanowimy się, jakie przepisy dotyczące statusu usługi pracy biurowej, jej zadań i funkcji są istotne dla naszych czasów i odpowiednio powinny znaleźć odzwierciedlenie w rozporządzeniu w serwisie DOW.

Postanowienia ogólne

Pierwszą rzeczą, jaką określa rozporządzenie o oddziale (sekcja „Postanowienia ogólne”), jest nazwa oddziału i jego status (oficjalna nazwa oddziału i stopień jego samodzielności; miejsce w strukturze organizacji; kto kieruje oddziałem i podlega przed nim, jakimi aktami prawnymi i innymi aktami prawnymi kierują się w swojej działalności, kto zatwierdza strukturę i personel jednostki, czy jednostka posiada pieczęć). Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie te kwestie są obecnie istotne dla określenia statusu jednostki strukturalnej, jedynym pytaniem jest, jak są one rozwiązywane w każdym konkretnym przypadku.

Warto wiedzieć!

Przy ustalaniu statusu usługi PEI najbardziej bolesną kwestią jest miejsce jednostki w strukturze organizacji.

Według badań prowadzonych przez VNIIDAD od 2007 roku, nawet w federalnych organach wykonawczych (ministerstwach, służbach, agencjach) służba PEI jest tylko w niektórych przypadkach samodzielną jednostką. W praktyce może to być Dział Administracyjno-Prawny, Dział Wsparcia Prawnego, Dział Kontroli i Analiz, Dział Działań Organizacyjnych i Specjalnych, Dział Służb Publicznych i Kadr, Dział Administracyjno-Kadrowy itp. w większości przypadków jest częścią struktury innej jednostki .

Sytuacja ta wynika z faktu, że przepisy modelowe dotyczące wewnętrznej organizacji federalnych organów wykonawczych (punkty 1.5-1.9) stanowią, że struktura i personel centralnego biura federalnego organu wykonawczego są zatwierdzane przez szefa organu rządowego, uwzględniając rejestr stanowisk federalnej służby cywilnej stanu oraz akty określające liczbę normatywną odpowiednich jednostek. W ten sposób każdy federalny organ wykonawczy samodzielnie decyduje o organizacji pracy biurowej i utworzeniu odpowiedniej jednostki strukturalnej. Na poziomie federalnym nie ma jedności nie tylko w określeniu miejsca tej jednostki w strukturze władzy, ale także w jej nazwie, funkcjach i obsadzie kadrowej.

Ta sama sytuacja jest typowa dla usług przedszkolnych placówek oświatowych innych organizacji państwowych i niepaństwowych.

Przy ustalaniu miejsca obsługi DOW w strukturze organizacji należy wyjść z tego, że usługa DOW zarządza dokumentacją i obiegami dokumentacyjnymi całej organizacji, dlatego powinna być samodzielnym pododdziałem, choć z niewielkim obsadę kadrową (jeśli przepływ dokumentów nie jest duży) z podporządkowaniem bezpośrednio kierownikowi organizacji lub jednemu z zastępców kierownika ds. informacji, dokumentacji i archiwów. Jest to również fundamentalnie ważne, ponieważ służba DOW współpracuje bezpośrednio z kierownictwem, rozwiązuje kwestie przeglądania dokumentów, ich zatwierdzania, kontroluje wykonanie dokumentów, prowadzi prace referencyjne nad dokumentami, w tym na polecenie kierownictwa, wykonuje inne polecenia z zarządzanie .

Możliwość bezpośredniego „wyjścia” przez usługę DOW do kierownictwa organizacji (szefa, wicedyrektora) ma fundamentalne znaczenie dla zorganizowania efektywnej pracy z dokumentami i odpowiedniego podejścia do dokumentacji z innych działów, co jak często bywa W takim przypadku postrzegać wymagania DOW usługi w odniesieniu do organizacji pracy z dokumentami jako nieuzasadnione lub nieistotne.

Cele, zadania i funkcje

W regulacji działalności usługi DOW duże znaczenie ma określenie jej celów i zadań, we wspomnianym już przybliżonym rozporządzeniu dotyczącym usługi DOW sekcja ta nosi nazwę „Cele i zadania usługi DOW”. W pozycji przybliżonej cel usługi DOW sformułowany jest w następujący sposób: „Głównym celem usługi DOW jest organizacja, przywództwo, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad dokumentacyjnym wsparciem zarządzania”. Naszym zdaniem to sformułowanie („organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja pracy”) można przypisać niemal każdej czynności, zwłaszcza że nie jest to nawet cel, ale funkcje zarządcze pełnione przez jednostkę.

Na notatce

Niefortunną nazwą dla służby urzędniczej jest nazwa „wydział generalny”, gdyż słowo „generał” w żaden sposób nie oznacza, że ​​mówimy o jednostce, która zapewnia pracę z dokumentami.

Wydaje się, że formułując cel usługi PEI, należy wyjść z tego, co w praktyce jest wynikiem obsługi dokumentacji. W wyniku wsparcia dokumentacyjnego w każdej organizacji powstaje jej fundusz dokumentacyjny - całość wszystkich dokumentów powstałych w ramach działalności organizacji, zarówno stworzonych w niej, jak i otrzymanych od innych organizacji. Fundusz dokumentowy tworzony jest według określonych zasad, zaczyna tworzyć się na etapie rejestracji dokumentów, fundusz dokumentowy jest wykorzystywany w bieżącej działalności organizacji, będąc źródłem informacji do podejmowania decyzji zarządczych. Żywotność dokumentu w pracy biurowej kończy się z chwilą zniszczenia dokumentu po upływie okresu przechowywania lub, jeśli podlega on długoterminowemu lub stałemu przechowywaniu, przeniesie go z funduszu dokumentowego do funduszu archiwalnego, czyli do kasy. archiwum organizacji. Dlatego cel działań usługi PEI można sformułować w następujący sposób: utworzenie pełnoprawnego funduszu dokumentacyjnego organizacji i stworzenie warunków do jego efektywnego wykorzystania w bieżącej działalności organizacji.

Stwierdzenie to można uznać za dość oczywiste, ale należy zauważyć, że samo pojęcie „funduszu dokumentowego” jest pojęciem nowym. Nie jest to ustalone w żadnym słowniku ani normie zawierającej terminologię biurową. Do niedawna był używany bez odpowiedniej jasnej definicji. Jedynym dokumentem normatywnym, w którym użyto tego terminu wraz z wyjaśnieniami ujawniającymi jego treść, jest zatwierdzony Regulamin Dokumentacji w Federalnych Organach Wykonawczych. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. Nr 447.

Paragrafy 26 i 27 tego dokumentu mówią: „Federalny organ wykonawczy: a) tworzy swój fundusz dokumentowy z dokumentów utworzonych w trakcie jego działalności<...>Utworzenie funduszu dokumentowego federalnego organu wykonawczego jest realizowane przez służbę zarządzania aktami poprzez tworzenie nomenklatury spraw, tworzenie i rozpatrywanie spraw, zapewnienie ich bezpieczeństwa, rejestrowanie i przekazywanie spraw do archiwum federalnego organu wykonawczego.

Zadania rozwiązywane w działaniach jednostki wynikają z celu lub są zdeterminowane celem. Z kolei cele i zadania usługi PEI determinują treść funkcjonalną działań tej jednostki.

Aby sformułować zadania usługi PEI, należy odpowiedzieć na pytanie: co należy zrobić, aby utworzyć pełnoprawny fundusz dokumentowy organizacji?

W wzorowej pozycji serwisowej Zadania DOW podpodziały są sformułowane w następujący sposób: „...W oparciu o cele przedszkolna instytucja edukacyjna rozwiązuje następujące zadania:

2.1.1. doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;

2.1.2. zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania, organizacji pracy z dokumentami, systemów wyszukiwania informacji, monitorowania realizacji i przygotowania dokumentów do przekazania do archiwum wydziałowego zgodnie z GSDOU, GOST i innymi obowiązującymi normami;

2.1.3. redukcja przepływu pracy, liczby formularzy dokumentów i dokumentów;

2.1.4. opracowanie i wdrożenie dokumentów regulacyjnych i metodycznych w celu usprawnienia obsługi dokumentacji w organizacji i systemie podległym (dla organizacji z systemem podległym), progresywne technologie wspomagania zarządzania dokumentami oparte na wykorzystaniu technologii komputerowej i organizacyjnej ukierunkowanej na realizację działań organizacji zacji".

Lista zadań, naszym zdaniem, jest ogólnie sformułowana poprawnie, ale paragraf 2.1.3 budzi wątpliwości, ponieważ nie jest poprawne ustalenie zadania „zmniejszenie przepływu pracy, liczby formularzy dokumentów i dokumentów” w warunkach, w których wzrost przepływu pracy jest obiektywnym trendem. Możemy mówić tylko o optymalizacji obiegu dokumentów, racjonalnym rozsyłaniu dokumentów, wykluczeniu przypadków dokumentacji niekwalifikowanej. Ponadto należy jaśniej sformułować zadania przedszkolnej placówki oświatowej.

W oparciu o sformułowany przez nas cel usługi DOW, utworzenie pełnoprawnego funduszu dokumentacyjnego organizacji i stworzenie warunków do jego efektywnego wykorzystania w bieżącej działalności organizacji, możemy budować zadania DOW usługa w następujący sposób:

• zapewnienie jednolitej technologii tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów organizacji w całym cyklu ich życia;
• opracowywanie dokumentów normatywnych i metodologicznych regulujących procesy tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów w działalności organizacji, ich wdrażanie w praktyce pracy z dokumentami i kontroli nad aplikacją;
• doskonalenie form i metod pracy z dokumentami w oparciu o wykorzystanie technologii informatycznych, unifikację i standaryzację dokumentów oraz procesów zarządzania dokumentami;
• kierownictwo organizacyjne i metodyczne oraz kontrola prowadzenia ewidencji w pionach strukturalnych i podległych organizacjach. Zadania usługi DOW umożliwiają wyświetlanie funkcji wykonywanych przez tę jednostkę.

Funkcje każdej jednostki, niezależnie od tego, czym ona się zajmuje, można podzielić na dwie grupy: ogólne funkcje zarządcze (funkcje właściwe każdej jednostce) oraz szczegółowe (odzwierciedlające cechy tej jednostki wynikające z charakteru i treści jej działalności) oraz w ostatecznym osiągnięciu wyznaczonych celów. Ogólne funkcje zarządcze obejmują: organizację, planowanie, regulację (koordynację) i kontrolę działań. Funkcje wynikające bezpośrednio z sformułowanych powyżej zadań odnoszą się do określonych funkcji usługi DOW. Tym samym w ramach czynności funkcjonalnych usługi PEI powinny znajdować się również funkcje kierownicze ogólne oraz funkcje szczegółowe, które zapewniają realizację celów i zadań usługi PEI.

Dobrze wiedzieć!

Funkcje pododdziału to w rzeczywistości określone rodzaje pracy, które musi wykonać pododdział, aby zrealizować przydzielone zadania.

Rzeczywiste funkcje zarządzania usługą można sformułować w następujący sposób:

• organizacja, planowanie, regulacja pracy nad dokumentacyjnym wsparciem zarządzania (można powiedzieć inaczej: procesy zarządzania dokumentami), udział w kształtowaniu polityki organizacji w zakresie zarządzania dokumentami;
• kontrola wdrażania ustalonych zasad i technologii tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów w organizacji na wszystkich etapach ich cyklu życia, w tym z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami;
• kontrola nad tworzeniem funduszu dokumentacyjnego organizacji (kontrola nad tworzeniem akt i zapewnienie ich bezpieczeństwa) w strukturach działów organizacji;
• kontrola stanu organizacji pracy z dokumentami w podległych organizacjach.

Specyficzne funkcje usługi DOE obejmują:

• opracowanie dokumentów regulacyjnych i metodycznych dotyczących obsługi dokumentacji (instrukcje pracy biurowej (DOU), nomenklatura spraw, przepisy administracyjne dotyczące procesów zarządzania dokumentami, arkusz formularzy dokumentów oraz album formularzy i innych dokumentów) regulujących procesy tworzenia, przetwarzania , przechowywanie i wykorzystywanie dokumentów organizacyjnych;
• projektowanie próbek formularzy dokumentów, opracowywanie ujednoliconych formularzy dokumentów, monitorowanie ich wykorzystania w strukturach działów organizacji;
• opracowanie schematów tras i tras technologicznych do przekazywania dokumentów, schematów blokowych procesów administracyjnych i biznesowych do zarządzania dokumentami (tworzenie, przetwarzanie, przechowywanie i korzystanie z dokumentów);
• wdrożenie spedycyjnego przetwarzania dokumentów;
• organizacja wstępnego rozpatrzenia dokumentów, zapewniająca terminowe złożenie dokumentów do rozpatrzenia przez kierownictwo organizacji;
• organizacja przepływu dokumentów przychodzących, wychodzących, wewnętrznych (organizacja obiegu dokumentów), w tym z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami;
• tworzenie, utrzymywanie i korzystanie z baz danych, które zapewniają rejestrację, księgowość, kontrolę, utrzymanie informacji i prace referencyjne nad dokumentami, tworzenie, przechowywanie, wyszukiwanie i korzystanie z dokumentów w organizacji;
• organizacja kontroli terminów wykonania dokumentów (zleceń), regulacja postępu realizacji dokumentów;
• prowadzenie prac analitycznych w oparciu o wyniki monitorowania realizacji dokumentów (zleceń) oraz informowanie kierownictwa o wynikach realizacji dokumentów (zleceń) i dyscyplinie wykonawczej;
• zapewnienie dokumentacji działalności organów kolegialnych (doradczych, koordynujących, metodycznych itp.);
• organizacja szybkiego sporządzania dokumentów, kopiowania i powielania dokumentów;
• dystrybucja dokumentów (kopii dokumentów) do działów strukturalnych organizacji i organizacji podległych;
• opracowywanie i koordynacja nazewnictwa spraw działów strukturalnych organizacji, tworzenie skonsolidowanego nazewnictwa spraw;
• wykonywanie corocznych prac nad badaniem wartości dokumentów, przygotowaniem dokumentów do przekazania na skład archiwalny (lub do archiwum organizacji) oraz selekcją dokumentów z upływającym okresem przechowywania do zniszczenia;
• przygotowanie propozycji prac nad automatyzacją procesów zarządzania dokumentami, propozycji usprawnienia i rozwoju funkcjonalności wykorzystywanego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami;
• zaawansowane szkolenie pracowników obsługi przedszkolnej instytucji edukacyjnej, doradzanie pracownikom organizacji w zakresie tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów.

Zaproponowaną listę funkcji usługi DOW można uznać za uniwersalną, czyli taką, która może być w pełni wykorzystana w organizacji, niezależnie od treści i charakteru jej działalności, formy organizacyjno-prawnej, wielkości przepływu dokumentów i innych cech .

Jednak ta lista funkcji nie jest wyczerpująca, w niektórych przypadkach można ją uzupełnić innymi funkcjami, na przykład w przypadku usług przedszkolnych instytucji edukacyjnych władz, ważne jest, aby wyodrębnić jako osobne funkcje organizację pracy nad rozpatrywanie i wykonywanie odwołań obywateli, wniosków od osób prawnych i osób fizycznych, wniosków od zastępców organów ustawodawczych (przedstawicielskich) itp.

Prawa, obowiązki i relacje

Oprócz uregulowania funkcji usługi DOW, rozporządzenie na jej temat ustanawia zestaw praw i rodzajów odpowiedzialności za możliwe naruszenia, odstępstwa od ustalonej procedury pracy z dokumentami, a także procedurę jej interakcji z kierownictwem, inne oddziały organizacji i (lub) organizacje podległe, organizacje zewnętrzne i osoby fizyczne.

Usługa DOW powinna mieć następujące uprawnienia:

• wymagać od kierowników pododdziałów strukturalnych, podległych organizacji, pracowników organizacji przestrzegania ustalonych zasad tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów;
• zażądać od wydziałów strukturalnych i organizacji podwydziałowych informacji niezbędnych do organizacji pracy z dokumentami i oceny jej wyników;
• zwrot pracownikom organizacji - wykonawcom dokumentów i instrukcji - nieprawidłowo wykonanych dokumentów, dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad koordynacji i poświadczania dokumentów;
• przygotować projekty dokumentów administracyjnych (rozkazy, instrukcje) dotyczące działalności przedszkolnej placówki oświatowej, organizacji i usprawnienia pracy z dokumentami;
• zgłaszać kierownictwu organizacji propozycje usprawnienia pracy z dokumentami, poprawy dyscypliny wydajności, poprawy form i metod pracy, stworzenia korzystnych warunków pracy.

Warto wiedzieć!

Prawo podpodziału strukturalnego jest mechanizmem pozwalającym na zapewnienie wykonania ustalonych funkcji w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów (zakłóceń).

W sekcji „Odpowiedzialność” rozporządzenia w sprawie obsługi przedszkolnej placówki oświatowej ustala się kryteria oceny pracy jednostki. Kryteriami oceny w tym przypadku są wskaźniki charakteryzujące jakość, terminowość, zgodność wykonanej pracy z ustalonymi ilościami oraz inne wskaźniki, które służą do pomiaru jakości i ilości wykonanej pracy. Jakość wykonania pracy może być określona przez stopień zgodności ze standardami, instrukcjami, zasadami i innymi dokumentami regulacyjnymi i metodologicznymi, które ustalają treść, metody wykonywania i wyniki pracy, a także brak błędów, niedociągnięć, przeliczeń, itp.

Dobrze wiedzieć!

Terminowość prac zależy od przestrzegania określonych terminów wykonania prac z terminami ustalonymi dokumentami planistycznymi, administracyjnymi lub innymi.

W tej części przepisu dotyczącego obsługi przedszkolnej placówki oświatowej pożądane jest odzwierciedlenie odpowiedzialności za:

• naruszenie zasad, warunków tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów;
• naruszenie zasad (zasad) tworzenia funduszu dokumentowego organizacji, utrata lub uszkodzenie dokumentów;
• niezgodności z założoną w organizacji technologią przetwarzania dokumentów, w tym z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami;
• ujawnienie informacji o charakterze oficjalnym, nieprzestrzeganie reżimu poufności ustanowionego w organizacji;
• niedotrzymanie terminów i ustalonej ilości poleceń kierownictwa;
• nieprzestrzeganie ustalonych zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego, organizacji i ochrony pracy.

Sekcja „Relacje” rozporządzenia w sprawie obsługi przedszkolnej placówki oświatowej określa komunikację informacyjną i dokumentacyjną jednostki, dokumenty utworzone w jednostce; ustala, z jakimi organizacjami i oddziałami prowadzona jest interakcja, jakie informacje oddział otrzymuje i przedstawia, częstotliwość i termin ich składania lub otrzymywania, a także określa, w jakiej kolejności i przez kogo rozpatruje się spory powstałe w ramach działalności oddziału.

Ta sekcja przepisu powinna przewidywać interakcję służby DOW z kierownictwem organizacji, wszystkimi działami funkcjonalnymi i pomocniczymi organizacji, służbą DOW organizacji macierzystej, organami archiwalnymi, naukowymi lub innymi instytucjami w zakresie organizowania i doskonalenia pracy z dokumentami.

Cele, zadania, funkcje służby PEI, ustanowione rozporządzeniem w jej sprawie, powinny znaleźć swoje uszczegółowienie w opisach stanowisk pracy pracowników tej jednostki.

Usługa wsparcia dokumentacji zarządczej (DOE) w organizacji

Działalność każdej nowoczesnej organizacji ma charakter półfunkcjonalny i wymaga od liderów zrozumienia uczciwości, a jednocześnie różnorodności działań. Jednak we wszystkich przypadkach głównym zadaniem kierownictwa organizacji jest zarządzanie zasobami, z których jednym jest informacja, aw odniesieniu do działalności dokumentacyjnego wsparcia zarządzania - informacja dokumentacyjna. Oczywiście żadna z decyzji menedżerskich nie może się obejść bez tego zasobu, który składa się z wielu powiązanych ze sobą części, ściśle ze sobą powiązanych i ze światem zewnętrznym, i będzie determinował środowisko informacyjne organizacji. Ponieważ stosowane jest wsparcie dokumentacyjne, tj. wartość praktyczną, wówczas jej struktura jest bezpośrednio związana ze strukturą funkcjonalną organizacji.

Usługa DOW: zadania, funkcje, miejsce w systemie zarządzania organizacją

Głównym elementem systemu DOW organizacji jest specjalnie stworzona usługa DOW, której głównym zadaniem jest organizacja, zarządzanie działaniami, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad dokumentacyjnym wsparciem zarządzania. W małych organizacjach, w których nie jest możliwe utworzenie specjalnej jednostki strukturalnej, przydzielani są pracownicy do zapewnienia realizacji tych zadań. Przy tworzeniu jednostek pełniących funkcje usługi PEI należy wziąć pod uwagę wielkość przepływu dokumentów, obsadę kadrową, koszty pracy dla określonych rodzajów pracy, dostępność technologii informatycznych itp. Zarządzanie sprawami itp. Obecnie tradycyjnie jednostki realizujące funkcje usługi DOE w organizacji są także nośnikami kultury stosowania nowych technologii informatycznych w tej branży zarządzania, co znajduje odzwierciedlenie w wykazie realizowanych zadań i funkcji, ustalonym w przepisy dotyczące tych jednostek strukturalnych.

Zgodnie z postanowieniami Państwowego Systemu Wspomagania Dokumentacji Zarządzania (GSDM) do zadań służby DOE należy:

Zapewnienie i monitorowanie zgodności z wymaganiami dokumentów regulacyjnych i metodycznych dla przedszkolnych placówek oświatowych w organizacji;

Doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;

Zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania, organizowanie pracy z dokumentami;

Organizacja i konserwacja systemów wyszukiwania informacji;

Organizacja i utrzymanie systemów kontroli wydajności;

Zapewnienie organizacji przechowywania, pozyskiwania, księgowania i korzystania z dokumentów archiwalnych organizacji;

Zmniejszenie przepływu pracy, liczby formularzy dokumentów;

Opracowanie i wdrożenie wewnętrznych dokumentów regulacyjnych i metodycznych w celu poprawy wsparcia dokumentacyjnego dla zarządzania organizacją;

Rozwój i wdrażanie systemów edukacji przedszkolnej z wykorzystaniem zaawansowanych technologii informatycznych.

Zgodnie z przydzielonymi zadaniami usługa DOW realizuje następujące funkcje:

Opracowanie, wdrożenie i utrzymanie karty czasu pracy oraz albumu ujednoliconych form dokumentów organizacyjnych, wprowadzanie do nich zmian;

Realizacja przetwarzania spedycyjnego, ewidencji dokumentów oraz prac księgowych i referencyjnych na dokumentach;

Organizacja terminowego rozpatrzenia i przygotowania raportu do zarządzania przychodzącymi dokumentami, kontrola poprawności wykonania dokumentów przedłożonych do podpisu kierownictwu;

Regulacja wykonania dokumentów, kontrola przejścia, wykonanie i wykonanie dokumentów na czas;

Podsumowanie informacji o postępach i wynikach realizacji dokumentów, systematyczne informowanie kierownictwa o tych kwestiach;

Opracowywanie i projektowanie formularzy dokumentów;

Opracowanie skonsolidowanej nomenklatury spraw organizacji, zapewniającej przechowywanie spraw i operacyjne wykorzystanie informacji dokumentacyjnych;

Organizacja kontroli pracy z dokumentami w działach strukturalnych; - opracowanie (wraz z odpowiednimi działami strukturalnymi organizacji) działań mających na celu poprawę form i metod pracy z dokumentami, a także poprawę dyscypliny wykonawczej;

Wdrożenie kontroli prawidłowości rejestracji i formowania przez wydziały strukturalne organizacji spraw przeznaczonych do przekazania do archiwum;

Organizacja pracy archiwum zgodnie z wymogami federalnych prawnych i regulacyjnych aktów metodologicznych;

Doskonalenie umiejętności pracowników obsługi przedszkolnej placówki oświatowej i archiwum;

Prowadzenie spotkań i doradztwo w kwestiach związanych z kompetencjami służby PEI;

Organizacja miejsc pracy, stanowisk pracy, warunków pracy pracowników przedszkolnej placówki oświatowej.

Skład obsługi PEI w organizacji powinien składać się z profesjonalnych pracowników, którzy znają specyfikę ten kierunek działalności i zdolnych do szybkiego wypełniania swoich obowiązków funkcjonalnych, bez „rozdmuchiwania” biurokracji.

Dokumenty regulujące DOE w organizacji powinny być opracowane na podstawie przepisów prawa Federacja Rosyjska, regulacyjnych aktów prawnych w zakresie informacji, dokumentacji, organizacji pracy biurowej i archiwalnej, z uwzględnieniem specyfiki działalności danej instytucji.

Organizacja przedszkolnej instytucji edukacyjnej w organizacji jest powierzona służbie przedszkolnej instytucji edukacyjnej (zarządzanie sprawami, biuro, wydział ogólny, sekretariat). Formowanie i opracowywanie wewnętrznych dokumentów regulacyjnych i metodologicznych regulujących wszystkie aspekty dokumentacyjnego wsparcia kierownictwa organizacji leży w kompetencjach tej konkretnej służby.

Praktyka i istniejące wymogi regulacyjne oraz wytyczne dla realizacji wszystkich zadań i funkcji związanych z pracą biurową w organizacji ustalić konieczność stworzenia następujących wewnętrznych dokumentów organizacyjno-prawnych:

Regulamin obsługi przedszkolnej placówki oświatowej;

Instrukcje pracy biurowej;

Tabela ujednoliconych form dokumentów;

Album ujednoliconych form dokumentów;

Wykaz dokumentów niepodlegających rejestracji;

rozporządzenie (instrukcja) w sprawie prowadzenia ewidencji wniosków i skarg;

Wykaz dokumentów stanowiących tajemnicę urzędową (handlową);

Lista dokumentów do zatwierdzenia;

Lista dokumentów poświadczonych pieczęcią organizacji;

opisy stanowisk pracy;

Regulamin stałej komisji ekspertów;

Skrócona nomenklatura spraw organizacji.

Wszystkie powyższe dokumenty muszą zostać opracowane i zatwierdzone w dowolnej organizacji, niezależnie od formy własności.

Opisy stanowisk powinny być opracowane dla każdego pracownika placówki wychowania przedszkolnego i powinny odzwierciedlać faktyczne funkcje i wykonywane obowiązki. Stanowiska pracy regulują status organizacyjno-prawny pracowników i zapewniają warunki do efektywnej pracy, pozwalają na obiektywną ocenę działań pracowników oraz stanowią podstawę regulacyjną do stosowania wobec pracowników środków administracyjnych. Opisy stanowisk pozwalają na realizację podstawowej zasady racjonalnej organizacji pracy - zasady podziału i współpracy pracy.

Jedną z funkcji usługi DOW jest opracowanie Instrukcji pracy biurowej organizacji, która ustala jednolite zasady dokumentowania czynności, organizacji przepływu pracy, prowadzenia ewidencji, rejestracji, monitorowania realizacji i przechowywania dokumentów. Instrukcja jest zatwierdzana przez kierownika organizacji i obowiązuje wszystkich pracowników. Instrukcja pracy biurowej powinna być opracowana w oparciu o przepisy Państwowego systemu dokumentacyjnego wspomagania zarządzania, standardy państwowe o dokumentach Podstawowe zasady działania archiwów resortowych, Podstawowe zasady działania archiwów organizacji. Zapisy instrukcji pracy biurowej nie powinny być sprzeczne z obowiązującymi przepisami w zakresie informacji i dokumentacji.

Skład części instrukcji dotyczących pracy biurowej, ich kolejność, obecność aplikacji są określane przez jej twórców, ale konieczne jest, aby postanowienia instrukcji konsekwentnie odzwierciedlały wszystkie etapy pracy z dokumentami od ich utworzenia lub otrzymania do wykonania , wysyłanie i/lub archiwizacja.

W rozdziale „Postanowienia ogólne” Instrukcji pracy biurowej należy uwzględnić, że organizacja DOE, kontrola nad przebiegiem pracy biurowej w pionach strukturalnych, wskazówki metodyczne oraz szkolenie pracowników w zakresie podstaw pracy z dokumentami są przypisany do obsługi DOW organizacji, a odpowiedzialność za zorganizowanie DOW w wydziałach strukturalnych przypisuje się kierownikom działów, dla których kierownik wyznacza osobę odpowiedzialną za pracę biurową w działach, która zapewnia księgowanie dokumentów, przekazywanie dokumenty na czas oraz zapoznaje pracowników z dokumentami regulacyjnymi i metodologicznymi dotyczącymi pracy biurowej.

Pracownicy organizacji są osobiście odpowiedzialni za spełnienie wymagań Instrukcji pracy biurowej, terminowe rozpatrzenie i wykonanie dokumentów, ich prawidłowe wykonanie i bezpieczeństwo.

Ponadto usługa DOW opracowuje Kartę Raportu i Album ujednoliconych formularzy dokumentów organizacji - wykaz dopuszczonych do użytku formularzy dokumentów, które są niezbędne i wystarczające do realizacji funkcji i zadań czynności zarządczych, z opis ich stanu prawnego, główne etapy przygotowania i przejścia.

W bieżącej działalności organizacji Tabela Formularzy Dokumentów pełni funkcję księgi referencyjnej zawierającej w uporządkowanej formie nazwy formularzy dokumentów wykorzystywanych w działalności organizacji i pozwalającej na szybkie wyszukiwanie potrzebnych formy dokumentów, a także kontrolę działań wykonawców, z wyłączeniem możliwości nieprzewidzianych form dokumentów.

Aby zapewnić prawidłowe tworzenie i księgowanie akt organizacji, należy sporządzić nomenklaturę spraw, która jest usystematyzowanym wykazem tytułów spraw ze wskazaniem okresów przechowywania, sporządzonym w określony sposób. Usystematyzowanie dokumentów to jedno z najważniejszych zadań w przedszkolnej placówce oświatowej. Nomenklatura spraw będzie obejmować wszystkie dokumenty powstałe w ramach działalności organizacji, z wyjątkiem publikacji drukowanych.

Nomenklatura spraw organizacji składa się z sekcji odpowiadających podziałom strukturalnym, odzwierciedla strukturę organizacyjną organizacji.