Ostatnia modyfikacja: styczeń 2020 r

Na dwa tygodnie przed końcem roku kalendarzowego każda organizacja ma obowiązek przygotować harmonogram urlopów dla wszystkich zatrudnionych pracowników, uzgodnić go i zatwierdzić z kierownictwem. Norma ta jest zapisana w prawie pracy i jest obowiązkowa. Pracownicy działu HR będą musieli dokładnie przestudiować kwestię ułożenia harmonogramu urlopów w oparciu o wymogi prawa, a także zorganizować koordynację terminów pomiędzy działami przedsiębiorstwa tak, aby odejście pracownika nie spowodowało powodować zakłócenia w pracy.

Przez harmonogram urlopów rozumie się lokalny akt prawny, który określa kolejność zapewniania corocznego płatnego odpoczynku pracownikom organizacji. Jest to obowiązkowe zarówno dla pracownika, jak i menadżera przedsiębiorstwa. Nieprzemyślane sporządzenie dokumentu może doprowadzić do zakłócenia procesu produkcyjnego lub naruszeń pociągających za sobą odpowiedzialność administracyjną. Dlatego do kwestii prawidłowego sporządzenia harmonogramu wakacji należy podejść bardzo poważnie.

Postanowienia ogólne

Podstawową zasadę wymagającą wcześniejszego zatwierdzenia harmonogramu urlopów w przedsiębiorstwie podaje art. 123 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Równie ważne jest, aby wiedzieć, kiedy zostanie sporządzony harmonogram wakacji na przyszły rok. Co roku, nie później niż na 2 tygodnie przed rokiem następnym, dokument ten musi zostać sporządzony i zatwierdzony.

Podczas procesu przygotowawczego musisz:

1. Opracuj i zatwierdź formularz dokumentu.
2. Uzgodnij czas trwania i okresy wakacji według działów.
3. Wprowadź w jednym dokumencie zapisy wszystkich urlopów zatrudnionego personelu.
4. Podpisz to od kierownictwa.

Ponieważ przy sporządzaniu dokumentu należy przestrzegać wszystkich norm Kodeksu pracy dotyczących zapewniania dni płatnych, przedsiębiorstwo przydziela odpowiedzialnego pracownika, który ustala i koordynuje przebieg urlopów w przedsiębiorstwie.

Zasady kompilacji

Jeśli nie ma wystarczającego doświadczenia, odpowiedzialni pracownicy mają trudności z tym, jak właściwie zorganizować proces, jak ułożyć harmonogram urlopów, aby przestrzegane były prawa pracownicze i wymogi prawne. Zanim zaczniesz się przygotowywać, powinieneś zapoznać się z funkcjami kompilacji. Układanie harmonogramu urlopów należy rozpocząć od zebrania informacji o chęciach pracowników zapewnienia im płatnego wypoczynku w danym okresie. Z reguły znaczna część pracowników firmy wybiera się na urlop w okresie letnim. Przede wszystkim należy tak zorganizować okresy urlopowe, aby priorytetowo traktowane było prawo niektórych kategorii pracowników do wyjazdu na urlop według własnego uznania.

W pierwszej kolejności musimy rozwiązać kwestię długości i terminów odpoczynku z następującymi pracownikami:

• małżonkowie, których żony są w późnej fazie ciąży i udały się już na urlop macierzyński;
• pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin, którzy muszą wziąć wolne w okresie odpoczynku od swojej głównej pracy zgodnie z art. 286 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, jeżeli posiadają dokument potwierdzający z głównego miejsca pracy dotyczący planowanego urlopu na następny rok;
• obywatele poniżej 18 roku życia;
• pracownicy posiadający przypisany status „honorowego darczyńcy Federacji Rosyjskiej” (na podstawie ust. 1 ust. 1 art. 23 ustawy nr 125-FZ z dnia 20 lipca 2012 r.);
• legalni małżonkowie osób odbywających służbę wojskową mają prawo do odpoczynku w tym samym okresie, zgodnie z ustawą federalną nr 76 z dnia 27 maja 1998 r., za okazaniem dokumentu potwierdzającego, że druga połowa korzysta z urlopu w tym samym okresie;
• obywatele, którzy ucierpieli w wyniku awarii w Czarnobylu (zgodnie z ustawą nr 1244-1 z dnia 15 maja 1991 r.), beneficjenci określeni w ustawie o katastrofie w Czarnobylu;
• Uczestnicy działań bojowych w Afganistanie i Czeczenii.
• Obywatele, którzy otrzymali znaczną dawkę promieniowania podczas testów na poligonie testowym w Semipałatyńsku.
• Jeden z rodziców (opiekunowie, opiekunowie) wychowujący niepełnosprawne dziecko do lat 18 po przedstawieniu zaświadczenia, że ​​drugi rodzic nie korzysta z tego świadczenia.
• Rodzice wielodzietni, pod warunkiem że ich dzieci nie ukończyły dwunastego roku życia ( Zobacz więcej szczegółów : ).
• Inne osoby zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

Zaleca się rozpoczęcie procesu sporządzania planu wakacji od powyższych kategorii obywateli. Aby uniknąć nieporozumień, lepiej poprosić o napisanie oświadczenia z dokładnym wskazaniem czasu planowanego urlopu. Nawet jeśli później pojawią się trudności z ustaleniem terminów, odpowiedzialnym pracownikom łatwiej będzie potwierdzić, że uszanowano prawo do urlopu na wniosek pracownika z preferencyjnej kategorii.

Praca przygotowawcza

W celu normalnego funkcjonowania przedsiębiorstwa zaleca się jednoczesne zapewnienie urlopu nie więcej niż 10% liczby pracowników na liście płac. Należy zatem przeanalizować uzyskane dane i przejść do kolejnego etapu planowania – identyfikacji pracowników, których nieobecność podlega obowiązkowemu zastępstwu.

Uregulowanie urlopów pracowników i osób uprawnionych do wykonywania swoich obowiązków pozwoli uniknąć zakłóceń w procesach produkcyjnych.

Ostatnim etapem jest równomierne rozłożenie okresów odpoczynku pracowników na miesiące roku kalendarzowego. Aby uniknąć sytuacji konfliktowych, warto ustalić z pracownikami niechciane miesiące i zaproponować podział okresów. Ponadto, aby częściowe udzielenie płatnego urlopu miało moc prawną, jest to konieczne Umowa na piśmie pracownicy.

Procedura tworzenia tabeli i określania jej głównej zawartości wymaga szczególnej uwagi. Każdy harmonogram musi zawierać następujące informacje:

1. Lista całego zatrudnionego personelu (wskazać obywateli, z którymi przedsiębiorstwo ma podpisaną i ważną umowę).
2. Czas trwania w dniach (określony na podstawie Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i innych norm prawnych w całkowitej kwocie należnej za upłynął okres, w tym za przeszłe niewykorzystane urlopy). Warto pamiętać, że oprócz przydzielania płatnych dni w Generalna procedura, zachodzą przesłanki do przypisania dodatkowego terminu. Pracodawca może przydzielić dodatkowe dni poza tymi określonymi przez ustawodawstwo federalne na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących w przedsiębiorstwie.
3. Rozpoczęcie okresu urlopowego. Jest to wskazane albo przez dokładną datę, albo przez miesiąc (w tym przypadku wymagane będzie dodatkowe oświadczenie od pracownika, a przepisy wskazujące ostrzeżenie pracodawcy na 2 tygodnie przed urlopem są zawarte w lokalnym akcie organizacji.
4. Podział dni płatnych. Dodatkowa kolumna, w której pracownicy podpisują zgodę na podzielenie wymaganych przepisami prawa dni na części, z których jedna musi wynosić co najmniej 14 dni.

Przedsiębiorstwo może opracować własne formularze do koordynowania okresów urlopowych pracowników po zatwierdzeniu wzoru do wypełnienia harmonogramu urlopów. Formę przedsiębiorstwa według nowych zasad zatwierdza się jako załącznik do polityki rachunkowości spółki.

Przygotowanie do kompilacji

Opracowanie harmonogramu, jako odrębna, obowiązkowa procedura, opisane jest w przepisach wewnętrznych firmy (może to być również układ zbiorowy). Zasady i przykłady wypełniania są zatwierdzane w przedsiębiorstwie na podstawie Ogólne wymagania zarządzanie dokumentacją kadrową. Zaleca się wydanie odrębnego rozporządzenia wskazującego tryb planowania urlopów oraz konkretne osoby, które podpisują i zatwierdzają dokument dotyczący planowanych urlopów w przedsiębiorstwie.

Oprócz ustalenia, kto jest odpowiedzialny za opracowanie formularza, ustalają, kto będzie utrzymywał harmonogram urlopów przez cały rok, określają format zatwierdzenia i czy potrzebna jest pieczęć.

Jeżeli prace nad zestawieniem tabeli nie są określone w ramach innych standardów zakładowych, należy przygotować odrębne zamówienie w celu określenia:

1. Osoba upoważniona do wypełnienia i sporządzenia wyciągu z harmonogramu urlopów. Możesz rozdzielić odpowiedzialność pomiędzy kierownika działu HR i jego pracownika.
2. Okres wstępnego uzgadniania terminów z pracownikami w ramach oddziałów.
3. Okres, w którym menadżer zatwierdza tabelę przygotowaną przez dział HR.
4. Data gotowości dokumentu (sporządzona nie później niż 2 tygodnie przed końcem bieżącego roku).

Typowymi błędami są niespójność w kolejności odejść pracowników, co prowadzi do awarii produkcyjnych z powodu braku wymienności personelu. Ważne jest, aby przed zatwierdzeniem uwzględnić okresy odpoczynku każdego zatrudnionego pracownika, ponieważ ostatecznie harmonogram urlopów podpisuje kierownik.

W placówce kształcenia ogólnego dopuszcza się wyznaczanie konkretnych miesięcy odpoczynku nauczycieli (w oparciu o rok szkolny i święta studenckie). Ze względu na potrzeby produkcyjne możliwe jest przydzielenie urlopowiczom określonego okresu w roku, jeśli czas ten charakteryzuje się zmniejszeniem objętości pracy. Tym samym pracodawca ma prawo określić okresy, w których najlepiej jest organizować pracownikom coroczny płatny wypoczynek.

Upoważnieni pracownicy napotykają trudności podczas procesu opracowywania projektu.

Jak uzgodnić czas odpoczynku dla nowozatrudnionego pracownika

Przy ustalaniu harmonogramu na przyszły rok pojawiają się trudności z rozkładem urlopów, biorąc pod uwagę nowo zatrudnioną osobę. Zgodnie z art. 122 prawo pracy, pracownik ma prawo żądać urlopu po przepracowaniu sześciu miesięcy. Za zgodą kierownictwa płatne dni mogą zostać przyznane wcześniej.

Praca na pół etatu

Aby zorganizować urlop dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin, musisz wyjaśnić dni płatnego odpoczynku w innej pracy.

Zgodnie z art. 286 Kodeksu pracy przedsiębiorstwo, w którym osoba pracuje w niepełnym wymiarze czasu pracy, jest obowiązane do przydzielania dni zgodnie z zatwierdzonym w innej organizacji harmonogramem urlopów pracowniczych.

Trudności mogą pojawić się, gdy pracownik, który łączy obowiązki w przedsiębiorstwie, poprosi o przesunięcie dni, ponieważ przesunął się okres urlopu w innej firmie.

Dekret

Przy prowadzeniu ewidencji zatrudnionego personelu i jego urlopów szczególną uwagę zwraca się na uwzględnienie danych dotyczących kobiet przebywających na urlopach macierzyńskich. W rzeczywistości prawo nie zawiera jasnych instrukcji dotyczących umieszczania pracownic na urlopie rodzicielskim na głównej liście urlopowiczów. Zdarzają się sytuacje, gdy pracownica nagle przerywa urlop macierzyński i idzie do pracy, korzystając wcześniej z prawa do płatnego urlopu.

Jeżeli istnieje możliwość odejścia z urlopu macierzyńskiego w przyszłym roku, zaleca się uzgodnienie planów urlopowych z pracownicą.

Procedura rejestracji i zatwierdzania

Planowany urlop wszystkich pracowników przedsiębiorstwa, udokumentowany na papierze, musi zostać zatwierdzony nie później niż 14 dni przed końcem kończącego się roku. Do 2013 r. harmonogram urlopów sporządzany był w prawnie ustalonej formie (T-7). Obecnie formularz ten nie jest obowiązkowy, jednak dla wygody można z niego skorzystać usuwając niepotrzebne i dodając niezbędne kolumny.

Dopuszczalne jest dokonanie zmian w proponowanej tabeli – usunięcie i dodanie nowych kolumn. Informacje o OKUD, OKPO, oznakowaniu związków zawodowych (jeśli ich nie ma) są opcjonalne. Komórki są często uzupełniane kolumnami w celu koordynacji z działami i prawnikami.

Możliwe jest także wprowadzenie kolumny z podpisem pracownika potwierdzającym zapoznanie się z datą rozpoczęcia okresu urlopowego.

Z reguły w harmonogramie wakacji wprowadzane są następujące informacje:

• Nazwa organizacji;
• numer dokumentu, data wykonania i rok, w którym jest sporządzony;
• informacja o umotywowanej opinii związku zawodowego (jeśli istnieje);
• miejsce do odnotowania zatwierdzenia dokumentu;
• informacje o pracownikach (imię i nazwisko, stanowisko, liczba dni wolnych, przewidywany termin rozpoczęcia nieobecności);
• kolumny do wpisania informacji o faktycznym terminie urlopu, jego przeniesieniu i odwołaniu;
• komórki do rejestrowania zapoznania się pracowników;
• informacja o twórcy dokumentu, jego podpis.

Wszyscy pracownicy, w tym ci na urlopach rodzicielskich i pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin, muszą być objęci lokalnymi przepisami. Jeśli pracownik planuje, informacja na ten temat jest prezentowana w dwóch wierszach.

Ponadto należy pamiętać, że jedna część ciągłej nieobecności musi trwać 14 dni lub dłużej. Dokument rejestruje zarówno , jak i .

Nie lekceważ znaczenia, dlaczego potrzebny jest harmonogram urlopów, ponieważ dokument reguluje ważną część stosunku pracy i potwierdza zgodność ze standardami w przedsiębiorstwie prawo pracy.

1. Rejestracja kolumn 1-6. Przede wszystkim należy wprowadzić wszystkie początkowe informacje o firmie, nazwę jednostki strukturalnej, stanowisko i pełne imię i nazwisko personelu zatrudnionego w organizacji. W piątej kolumnie znajduje się informacja o ilości podanych dni płatnych. Jeżeli urlop podzielony jest na części, informację wpisuje się w oddzielnych wierszach dla każdego przypadku skorzystania z prawa do urlopu. Szósta kolumna jest wypełniona informacją o dniu rozpoczęcia odpoczynku, ale nie jest zabronione podawanie całego okresu dla wygody.
2. Następnie przez cały rok będziesz musiał wprowadzać wpisy korygujące w kolumnach 7-10. Wypełniane są ręcznie, podczas gdy pracownicy korzystają z prawa do odpoczynku. Jeżeli dana osoba korzysta z dni poza harmonogramem, w kolumnie 8 zamieszcza przypis do numeru i daty dokumentu wewnętrznego, na podstawie którego dokonywana jest korekta (zlecenie wewnętrzne). Wpisując informacje w tej kolumnie, należy wziąć pod uwagę, że sam wniosek pracownika nie jest wystarczającą podstawą do przeniesienia - wniosek podlega uzgodnieniu z kierownictwem i jest sformalizowany w drodze wewnętrznego zarządzenia. Kolumna 9 opisuje oczekiwany urlop (data w bieżącym lub następnym okresie kalendarzowym). W siódmej kolumnie znajdują się informacje o rzeczywistym wykorzystaniu dni.
3. Ostatnia kolumna – 10. zawiera notatki wprowadzane przez odpowiedzialnego pracownika obsługa personelu. Odzwierciedla dowolne przydatna informacja związane z urlopem konkretnego pracownika (powód przesunięcia terminów, odwołanie z urlopu z określonych powodów określonych w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej).

Urlop zgodnie z harmonogramem gwarantuje normalne funkcjonowanie firmy, bez zakłóceń i awarii, jednak rzadko udaje się dotrzymać zaplanowanych okresów, ponieważ z biegiem czasu pojawiają się różne nieprzewidziane sytuacje wymagające korekt. Informacje zawarte w dokumencie pozwalają na śledzenie wykorzystania przez pracowników prawa do dni płatnych oraz regulowanie korzystania z urlopów.

Kolejnym krokiem przy ustalaniu harmonogramu jest uzyskanie uzasadnionej opinii związku zawodowego (jeśli taki istnieje). Zgodnie z prawem przedstawiciel organizacja publiczna Na zatwierdzenie przydziela się 5 dni roboczych. Następnie dokument, nie później niż w terminie dwóch tygodni od początku roku, na który został sporządzony, zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa.

Ostatnim etapem jest zapoznanie pracowników z lokalizacją akt normatywny pod podpisem.

W jaki sposób przechowywany jest harmonogram wakacji?

Dokument jest przechowywany w dziale kadr przedsiębiorstwa, ale dla wygody kopie mogą być wymagane do pracy księgowych. Ponadto dokument jest często niezbędny do usługi finansowe zarządzanych przedsiębiorstw rachunkowość zarządcza. Informacje pomagają terminowo rezerwować środki na wynagrodzenie urlopowe i organizować sprawne funkcjonowanie organizacji.

Inne usługi i działy strukturalne nie potrzebują szczegółowego raportu z planowania wakacji. Na ich wniosek sporządzane są odrębne zestawienia.

Oprócz prawidłowego wykonania i czasu przygotowania dokumentu, ważny jest także okres jego przechowywania w organizacji. Zgodnie z ustalonymi zasadami paragrafu 693 (Wykaz standardowych dokumentów archiwalnych przedsiębiorstwa, zatwierdzony w 2010 r. Rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej nr 558), harmonogram wakacji należy przechowywać przez co najmniej rok, tj. do końca roku następującego po roku sprawozdawczym.

Przy ustalaniu, ile lat przechowywane są harmonogramy, opierają się one na potrzebach przedsiębiorstwa, ale nie krócej niż okres zatwierdzony przez powyższą Listę.

Odpowiedzialność za nieprzestrzeganie

Oprócz odpowiedzialnych pracowników działów określonych w przepisach wewnętrznych organizacji, szefów organizacji i osoby prawne. Pracodawca jest zobowiązany do wcześniejszego skoordynowania i prawidłowego wykonania dokumentu, biorąc pod uwagę prawa zatrudnionego personelu do odpoczynku, gwarantowane przez Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. W procesie zatwierdzania harmonogramu należy wziąć pod uwagę, że istnieje osobne kategorie pracownicy, którym przysługuje urlop wypoczynkowy.

W przypadku naruszenia procedury sporządzania dokumentu menedżerom i osobom odpowiedzialnym grozi kara grzywny zgodnie z klauzulą ​​5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej, ponieważ takie przestępstwo pociąga za sobą karę administracyjną. W przypadku pracowników kara nie przekracza 5 tysięcy rubli, a w przypadku organizacji zatrudniającej, która nie sporządzi wymaganego sprawozdania w wymaganym terminie, karą będzie grzywna w wysokości 50 tysięcy rubli lub zawieszenie pracy na okres 90 dni.

Jak już wspomniano, harmonogram wakacji jest wiążący dla obu stron, jednak zdarzają się sytuacje, których nie da się zaplanować. Podstawą prawną naruszenia niniejszego dokumentu będzie: ciąża pracownika lub jego współmałżonka, adopcja trzymiesięcznego dziecka lub młodszego, odwołanie pracownika z urlopu i zatrudnienie nowego po zatwierdzeniu harmonogramu.

Bezpłatne pytanie do prawnika

Potrzebujesz porady? Zadaj pytanie bezpośrednio na stronie. Wszystkie konsultacje są bezpłatne / Jakość i kompletność odpowiedzi prawnika zależy od tego, jak kompleksowo i jasno opiszesz swój problem:

Na sporządzenie i zatwierdzenie harmonogramu wakacji pozostał nieco ponad miesiąc. W artykule powiemy Ci, jak prawidłowo go przygotować i jakie punkty należy wziąć pod uwagę.

UKOŃCZYĆ CZY NIE UKOŃCZYĆ?

W wielu organizacjach nie ma harmonogramu urlopów, pracownicy wyjeżdżają na wakacje w porozumieniu z przełożonym. Praktyka ta narusza prawa pracownika, gdyż zostaje on pozbawiony możliwości zaplanowania czasu odpoczynku i zorganizowania go w najbardziej efektywny sposób. Zdarza się, że pracownik w ogóle nie może skorzystać z gwarantowanego prawa do odpoczynku w ciągu roku kalendarzowego.

Odpowiedzialność za brak harmonogramu urlopów

Sporządzenie harmonogramu urlopów określa Kodeks pracy (części 1 i 2 art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Harmonogram urlopów to jeden z tych dokumentów, który sprawdzają przede wszystkim pracownicy Rostrudinspektsiya. Jeśli organizacja nie posiada takiej organizacji, pracodawca może zostać ukarany grzywną w wysokości od 30 000 do 50 000 rubli za nieprzestrzeganie prawa pracy. lub zawiesić działalność firmy na okres do 90 dni (klauzula 1, art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).

Dlaczego pracodawca potrzebuje harmonogramu urlopów?

Ułożenie rozkładu urlopów nie tylko zapewnia pracownikom prawo do corocznego odpoczynku, ale także zapewnia pracodawcy szereg korzyści.

Po pierwsze, jeśli urlop jest zapewniony zgodnie z harmonogramem, pozwala to na zorganizowanie go z wyprzedzeniem i przygotowanie się do wypłaty wynagrodzenia urlopowego. Wydawane są nie później niż trzy dni przed rozpoczęciem urlopu (część 9 art. 136 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Po drugie, pracodawca, jeśli zajdzie taka potrzeba, będzie miał czas na znalezienie zastępstwa dla pracownika wyjeżdżającego na urlop.

Po trzecie, harmonogram pozwala kontrolować terminowość udzielania urlopów pracownikom. Pod warunkiem jego przestrzegania setki kopalń nie będą gromadzić urlopów wypoczynkowych.

GDZIE ZACZĄĆ

Zanim ułożysz harmonogram wakacji, musisz wziąć pod uwagę:
— przepisy obowiązującego ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej dotyczące wakacji;
— specyfikę działalności organizacji (na przykład występowanie szkodliwych lub niebezpiecznych warunków pracy, które dają prawo do dodatkowy urlop, podział etatowych pracowników pomiędzy działy, możliwość zamienności, plany rozwoju (likwidacji) produkcji);
- życzenia pracowników.

Prawo do wakacji

Czas trwania corocznego płatnego urlopu wynosi 28 dni kalendarzowych (część 1 art. 115 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Prawo pracownika do korzystania z niego powstaje po sześciu miesiącach nieprzerwanej pracy u jednego pracodawcy (część 2 art. 122 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

PRZYKŁAD 1.

Inżynier N.A. Gaikin rozpoczął pracę 23 kwietnia 2008 roku. Od jakiego dnia ma prawo do pierwszego urlopu?

ROZWIĄZANIE. N.A. będzie miał prawo do urlopu przez pierwszy rok pracy. Gaikina 23 października 2008 r.

Harmonogram urlopów ustalany jest na kolejny rok kalendarzowy (od 1 stycznia do 31 grudnia), biorąc pod uwagę datę rozpoczęcia roku pracy każdego pracownika. Urlop na drugi i kolejne lata pracy można przyznać w dowolnym momencie zgodnie z kolejnością ustaloną w harmonogramie (część 4 art. 122 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

PRZYKŁAD 2.

Inżynier N.A. Gaikin, który rozpoczął pracę 23 kwietnia 2008 roku, w 2008 roku nie skorzystał z prawa do urlopu. W grafiku urlopów na rok 2009 dla tego pracownika przewidziano trzy okresy urlopowe:
- od 12 stycznia 2009 r. - 28 dni kalendarzowych za rok 2008;
- od 16 marca 2009 r. - 14 dni kalendarzowych za rok 2009;
- od 31 sierpnia 2009 r. - 14 dni kalendarzowych za rok 2009.

Czy Twój harmonogram wakacji jest prawidłowy?

ROZWIĄZANIE. Niewłaściwe jest udzielanie urlopu za rok pracy, który się jeszcze nie rozpoczął (rozpoczyna się 23 kwietnia 2009 r.), gdyż urlopu udziela się za przepracowany, tzw. rok roboczy, a nie rok kalendarzowy.

Pierwszy urlop od 12 stycznia 2009 r. będzie prawnie udzielony na okres od 23 kwietnia 2008 r. do 22 kwietnia 2009 r.

Drugi urlop na 14 dni kalendarzowych od 16 marca 2009 r. został zaplanowany nielegalnie, ponieważ okres, na który jest on przyznany (drugi rok pracy od 23 kwietnia 2009 r. do 22 kwietnia 2010 r.) jeszcze nie nadszedł do czasu rozpoczęcia urlopu . Pracownik nie będzie miał prawa do urlopu przez drugi rok pracy.

Urlop od 31 sierpnia przez 14 dni kalendarzowych jest planowany zgodnie z prawem, ponieważ zgodnie z prawem pracy urlop na drugi i kolejne lata pracy można zapewnić w dowolnym momencie tego roku roboczego.

Należy dokonać zmian w harmonogramie urlopów i przesunąć termin rozpoczęcia drugiego okresu urlopu na późniejszy termin (po 23 kwietnia 2009 roku).

Wakacyjne doświadczenie

Zgodnie z częścią 1 artykułu 121 Kodeks Pracy Do stażu pracy uprawniającego do corocznego płatnego urlopu zalicza się:
— rzeczywisty czas pracy;
— czas, w którym pracownik faktycznie nie pracował, ale zachował swoje miejsce pracy (stanowisko);
—czas przymusowej nieobecności w trakcie nielegalne zwolnienie lub usunięcie z pracy i późniejsze przywrócenie do poprzedniej organizacji;
— okres zawieszenia w pracy pracownika, który nie z własnej winy nie przeszedł obowiązkowych badań lekarskich;
—czas urlopów bezpłatnych udzielonych na wniosek pracownika wynagrodzenie nie przekraczającego 14 dni kalendarzowych w roku roboczym.

Uwaga: poprzednia wersja art. 121 Kodeksu pracy stanowiła, że ​​urlop na własny koszt nie jest wliczany do stażu pracy, jeżeli jego łączny wymiar przekracza 14 dni kalendarzowych w roku pracy. Eksperci różnie to interpretowali. Niektórzy uważali, że jeśli łączna liczba dni wolnych, które pracownik wykorzystał na własny koszt, przekracza 14 dni, nie są one w pełni uwzględniane przy obliczaniu stażu pracy. Inni nalegali, aby wykluczyć jedynie dni rozpoczynające się 15-go. W nowym wydaniu tę dwuznaczność usunięto: obecnie wyraźnie wskazano, że do stażu pracy nie wlicza się urlopów na własny koszt przekraczających 14 dni.

Staż pracy uprawniający do corocznego płatnego urlopu nie obejmuje czasu (część 2 art. 121 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej):
— nieobecność pracownika w pracy bez uzasadnionej przyczyny;
— urlop macierzyński do osiągnięcia przez dziecko pełnoletności.

Do stażu pracy uprawniającego do corocznego dodatkowego płatnego urlopu za pracę w szkodliwych (niebezpiecznych) warunkach pracy zalicza się wyłącznie czas faktycznie przepracowany w odpowiednich warunkach (część 3 art. 121 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Okres urlopowy wpływa na koniec kolejnego roku pracy. Jeżeli pracownik np. wziął na własny koszt długi urlop, koniec roku pracy przesunie się o liczbę dni kalendarzowych przekraczającą 14.

W przypadku przesunięcia ostatniego dnia roku pracy na termin późniejszy, zmienia się liczba dni kalendarzowych corocznego płatnego urlopu, o który pracownik może się ubiegać. Jeżeli okres urlopu nie zostanie przerwany, wówczas na koniec roku pracy pracownik będzie mógł wziąć 28 dni kalendarzowych wolnego. W przeciwnym razie przysługuje mu mniejsza liczba dni urlopu. Jak je obliczyć? Nie ma na to specjalnej techniki. W praktyce stosuje się dwie możliwości.

Pierwsza opcja. Najpierw musisz określić liczbę pełnych miesięcy wliczanych do okresu urlopowego w danym roku roboczym. Za każdy z nich pracownikowi przysługuje 2,33 dnia urlopu (28 dni kalendarzowych: 12 miesięcy). Trudność pojawia się przy obliczaniu dni urlopu przysługujących pracownikowi za niepełny przepracowany miesiąc w roku pracy. W takim przypadku możesz zastosować inną metodę obliczeń.

Druga opcja. Umożliwia dokładniejsze obliczenie liczby dni urlopu przysługujących pracownikowi w danym czasie. Obliczenia nie opierają się na miesiącach kalendarzowych, ale na dniach kalendarzowych. Ustala się liczbę dni kalendarzowych przypadających na czas przepracowany w roku roboczym. W pełni przepracowany rok pracy ma 365 (366) dni kalendarzowych. W tym czasie pracownikowi przysługuje 28 dni kalendarzowych urlopu. Jeżeli w roku pracy były okresy wyłączone z urlopu, pracownik ma prawo do mniejszej liczby dni kalendarzowych urlopu. Przykładowo 326 dni kalendarzowych z 365 możliwych, mieszczących się w czasie przepracowanym w roku roboczym, daje prawo do 25 dni kalendarzowych od uruchomienia (28 dni kalendarzowych: 365 dni kalendarzowych x 326 dni kalendarzowych). Spójrzmy na przykład.

PRZYKŁAD 3.

K.S. Bublikov rozpoczął pracę w Slasti LLC 2 maja 2007 roku. W czerwcu 2008 r. przebywał na urlopie bezpłatnym w wymiarze 20 dni kalendarzowych.

Od 2 maja 2009 roku pracownik planuje wyjazd na urlop wypoczynkowy. Należy ustalić, ile dni kalendarzowych urlopu przysługuje pracownikowi od dnia 1 maja 2009 r. włącznie, jeżeli wykorzystał urlop w całości w pierwszym roku pracy.

ROZWIĄZANIE. Pierwszy rok pracy pracownika zakończył się 1 maja 2008 roku. W tym okresie wykorzystał w całości przysługujący mu coroczny płatny urlop wypoczynkowy.

Teraz musimy dowiedzieć się, kiedy zakończy się drugi rok pracy. Jeżeli K.S. Bublikov w 2008 roku nie skorzystał z bezpłatnego urlopu, drugi rok pracy zakończyłby się 1 maja 2009 roku. Ale w tej sytuacji rok roboczy przesunie się o sześć dni kalendarzowych (20 dni kalendarzowych - 14 dni kalendarzowych). Oznacza to, że 14 dni kalendarzowych urlopu na własny koszt nie jest wykluczonych ze stażu pracy. Tym samym za okres od 2 maja 2008 r. do 1 maja 2009 r. urlop pracownika wyniesie 359 dni kalendarzowych. dni (365 dni kalendarzowych - 6 dni kalendarzowych).

Za jeden dzień kalendarzowy przypadający w godzinach przepracowanych w drugim roku pracy pracownikowi przysługiwało 0,0767 dnia urlopu (28 dni kalendarzowych: 365 dni kalendarzowych). Zatem przez 359 dni kalendarzowych pracownikowi przysługuje 27,54 dnia kalendarzowego urlopu (359 dni kalendarzowych x 0,0767 dnia). W rzeczywistości pracownikowi można przyznać 27 dni kalendarzowych urlopu, ponieważ w określonym terminie nie zarobił jeszcze 0,46 dnia (1 dzień - 0,54 dnia).

Wydłuża się czas urlopu

Długość urlopu zaplanowanego na kolejny rok kalendarzowy zależy nie tylko od daty powstania odpowiedniego prawa i okresu urlopu. Do wyliczonego wymiaru corocznego płatnego urlopu należy doliczyć niewykorzystaną przez pracownika liczbę dni urlopu za poprzedni okres.

Ponadto należy wziąć pod uwagę, że niektórzy pracownicy mają prawo do dodatkowego płatnego urlopu (art. 116-119, 173-176 i 350 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Zgodnie z częścią 2 art. 120 Kodeksu pracy przy obliczaniu całkowitego wymiaru corocznego płatnego urlopu dodatkowe płatne urlopy sumuje się z corocznym głównym płatnym urlopem. Oznacza to, że harmonogram uruchomienia wskazuje łączny czas trwania płatnego urlopu.

CZAS WAKACJI WYBRANY JEST PRZEZ PRACOWNIKA

Niektórym pracownikom pracodawca ma obowiązek zapewnić urlop w dogodnym dla nich terminie (nawet przed upływem sześciu miesięcy od rozpoczęcia pracy u tego pracodawcy). Wykaz takich osób znajduje się w tabeli na stronie 1, stronie 2.

bierzemy pod uwagę specyfikę działalności organizacji

Z reguły pracownicy chcą odpocząć latem lub wczesną jesienią. Ale przy sporządzaniu harmonogramu urlopów pracodawca musi nie tylko wziąć pod uwagę życzenia pracowników, ale także zapewnić ciągłość działania organizacji. Z tego powodu menedżer ma prawo równomiernie rozłożyć start pracowników organizacji na cały rok. Może ustalić, że w każdym miesiącu nie więcej niż 8,33% pracowników może przebywać na urlopie (100%: 12 miesięcy) albo zastosować inną podstawę podziału czasu rozpoczęcia urlopów. Sensowne jest ustalenie określonej kolejności urlopów wśród pracowników powiązanych zawodów (stanowisk) jednego działu, na przykład wśród sprzedawców w sklepach, specjalistów działów, pracowników tej samej specjalności w oddzielnym warsztacie (miejscu).

Uwzględniamy życzenia pracowników

W niektórych przypadkach pracodawca przygotowując harmonogram ma możliwość uwzględnienia życzeń pracowników dotyczących planowania urlopów.

Forma, w jakiej pracownicy mogą wyrazić swoje życzenia dotyczące daty rozpoczęcia urlopu, podziału go na części i przeniesienia, nie jest określona przez prawo, dlatego obsługa kadr rozwiązuje tę kwestię samodzielnie. Możesz poprosić pracownika o napisanie oświadczenia wskazującego przewidywaną datę rozpoczęcia urlopu w dowolnej formie. Jest to wygodne, gdy liczba pracowników w organizacji jest niewielka (do 20 osób) (patrz przykładowy wniosek).

Bezpośredni przełożony pracownika musi dołączyć wizę do wniosku.

W organizacji zatrudniającej dużą liczbę pracowników wygodniej jest sporządzić arkusz planowania wakacji dla każdego działu. Powinien zawierać wolne kolumny, w których pracownicy mogą wyrazić swoje życzenia (patrz przykładowe oświadczenie).

TWORZYMY HARMONOGRAM WAKACJI

Harmonogram sporządzono zgodnie z ujednoliconym formularzem nr T-7, zatwierdzonym dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1.

Informacje o czasie podziału urlopów pracowników wszystkich działów strukturalnych na rok kalendarzowy są odzwierciedlane w harmonogramie według miesięcy zgodnie z Instrukcją stosowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności, zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1.

Harmonogram urlopów musi zostać zatwierdzony nie później niż dwa tygodnie przed rozpoczęciem roku kalendarzowego (część 1 art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Zatem harmonogram na rok 2009 przypada nie później niż 17 grudnia 2008 r.

Harmonogram jest podpisywany przez kierowników działów obsługi personalnej i strukturalnej oraz zatwierdzany przez kierownika organizacji lub osobę upoważnioną.

Jeżeli organizacja ma organ związkowy, harmonogram należy z nią uzgodnić (część 1 art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Tryb uwzględniania opinii wybranego organu pracowników określa art. 372 Kodeksu pracy.

Okres ważności harmonogramu wynosi jeden rok (art. 356 ust. 8 wykazu standardowych dokumentów zarządczych generowanych w ramach działalności organizacji, wskazujących okresy przechowywania, zatwierdzonych przez Archiwum Federalne z 6 października 2000 r.).

Jakie rodzaje wakacji są odzwierciedlone w harmonogramie

Dodatkowy roczny płatny urlop. Oprócz głównego urlopu corocznego harmonogram uwzględnia dodatkowy roczny płatny urlop.

Uwaga: dodatkowe urlopy bezpłatne nie są uwzględniane w harmonogramie. Kategorie osób uprawnionych do tego urlopu określa art. 263 Kodeksu pracy.

Nie wykorzystane wakacje. Przy ustalaniu harmonogramu uwzględnia się także urlopy niewykorzystane przez pracowników w roku bieżącym, w tym te przeniesione na rok następny.

Urlop udzielany zewnętrznym pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy. Kodeks pracy nie wspomina o możliwości uwzględnienia takich urlopów w grafiku. Jeśli jednak zewnętrzny pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin zgłosi datę rozpoczęcia urlopu w głównej pracy, dział personalny weźmie to pod uwagę przy sporządzaniu harmonogramu, a pracodawca będzie mógł zdecydować, kiedy przyznać urlop innym pracownikom.

Wypełnij formularz nr T-7

Na etapie planowania urlopów pracownik HR wypełnia jedynie kolumny 1-6 formularza nr T-7.

Nazwy stanowisk w kolumnie 2 są wskazane zgodnie z tabela personelu. Jeżeli organizacja nie przydziela pracownikom numerów personelu, kolumna 4 nie jest wypełniona.

Kolumny 7, 8 i 9 wypełnia się ręcznie, gdy pracownicy udają się na urlop. W kolumnie 7 notatki sporządzane są po faktycznym zakończeniu urlopu. W kolumnie 8 wskazano dokument, na podstawie którego następuje przeniesienie urlopu (oświadczenie pracownika, polecenie przełożonego na przełożenie urlopu ze względu na potrzeby produkcyjne itp.).

Zobacz przykład wypełnienia harmonogramu wakacji.

Uwaga: harmonogram urlopów musi odzwierciedlać czas urlopu wszystkich pracowników bez wyjątku, w tym tych, którzy mają prawo do urlopu w dogodnym dla nich czasie. Data rozpoczęcia urlopu dla takich pracowników jest wskazana w kolumnie 6 harmonogramu, a jej zmianę w kolumnach 8 i 9.

PRZEDSTAWIAMY PRACOWNIKOM HARMONOGRAM WAKACJI

Pracodawca jest zobowiązany powiadomić o tym pracownika za podpisem nie później niż dwa tygodnie przed rozpoczęciem urlopu (część 3 art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Aby pracownik mógł z wyprzedzeniem zaplanować urlop, zatwierdzony harmonogram urlopów można również zwrócić mu na jeden z następujących sposobów.

Dokonaj uzupełnień do formularza nr T-7. Aby poinformować pracowników o rozpoczęciu urlopu, harmonogram urlopów można uzupełnić o kolumnę 11, w której pracownicy zaznaczą, że data rozpoczęcia od rozpoczęcia urlopu jest im znana.

Widzieć przykładowe zamówienie zmiany formularza Harmonogramu urlopów.

Utwórz powiadomienie. O terminie rozpoczęcia corocznego płatnego urlopu możesz także poinformować pracowników za pomocą sporządzonego w dowolnej formie zawiadomienia (karty zapoznawczej). Zawiadomienie takie będzie stanowić załącznik do harmonogramu urlopów (patrz przykładowe zawiadomienie).

DOKONUJEMY ZMIAN W FORMULARZU nr T-7

Zgodnie z częścią 2 art. 123 Kodeksu pracy zatwierdzony harmonogram rozruchu jest obowiązkowy do wykonania zarówno przez pracodawcę, jak i pracowników. Jednakże za zgodą stron termin rozpoczęcia urlopu może ulec zmianie.

Każdą zmianę należy odzwierciedlić w odpowiednich kolumnach formularza nr T-7. Zmiany dokonywane są za zgodą osoby zatwierdzającej harmonogram lub osoby przez nią upoważnionej.

Zmiana daty rozpoczęcia urlopu z inicjatywy pracownika

Zmiana daty. Jeżeli pracownikowi nie odpowiada ustalony w harmonogramie wymiar urlopu, może zwrócić się do pracodawcy o jego zmianę. W takim przypadku pracownik ma obowiązek napisać oświadczenie w dowolnej formie. Jeżeli kierownik wyrazi zgodę na przełożenie urlopu, umieszcza swoją uchwałę na wniosku. Widzieć przykładowy wniosek o przesunięcie urlopu z inicjatywy pracownika.

Dzielenie wakacji na części. Czasami pracownik nie chce wykorzystać wszystkich 28 dni kalendarzowych urlopu, ale woli podzielić urlop na części.

W takim przypadku pracownik musi również napisać oświadczenie w dowolnej formie, na podstawie którego wprowadzane są niezbędne zmiany w harmonogramie urlopów.

Wydajemy polecenie. Na podstawie wniosku pracownika kierownik organizacji wydaje zarządzenie albo o zmianę harmonogramu urlopów, albo o zmianę zarządzenia w sprawie udzielenia pracownikowi kolejnego corocznego płatnego urlopu.

Zamówienie musi wskazywać:
—na jakiej podstawie następuje przesunięcie urlopu (na wniosek pracownika, ze względu na jego chorobę itp.);
- Jak długo to będzie przełożone?

Uwaga: w niektórych przypadkach polecenie menedżera dotyczące przełożenia lub przedłużenia urlopu nie jest konieczne. Należą do nich (część 1 art. 124 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej):
—tymczasowa niezdolność do pracy pracownika powstała w czasie urlopu;
— wykonywanie przez pracownika obowiązków państwowych w czasie urlopu, jeżeli ustawa przewiduje w tym celu zwolnienie z pracy.

Wprowadzamy zmiany w harmonogramie. Aby odzwierciedlić przeniesienie urlopów w bieżącym roku kalendarzowym, w formularzu nr T-7 stosuje się kolumny 8-9.

Szczegóły polecenia kierownika zmiany daty rozpoczęcia urlopu wskazane są w kolumnie 8 „Podstawy przeniesienia urlopu” harmonogramu.

Kolumnę 10 „Notatka” wypełnia pracownik HR, jeżeli:
— w tym roku pracownikowi nie udzielono urlopu (art. 124 część 3 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
— pracownik został odwołany z urlopu i jego część przeniesiona na następny rok (art. 125 część 2 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
— urlop pracownika został przedłużony (część 1 art. 124 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

W takim przypadku w kolumnie 10 pracownik HR wskazuje podstawy odwołania z urlopu, jego przeniesienia lub przedłużenia.

Zmiana harmonogramu urlopów z inicjatywy pracodawcy

Kolejność udzielania urlopów można również zmienić z inicjatywy pracodawcy, jeżeli na przykład pracownik udający się na urlop w bieżącym roku pracy może niekorzystnie wpłynąć na pracę organizacji (część 3 art. 124 Kodeksu pracy Kodeksu pracy Federacja Rosyjska).

Aby działanie pracodawcy polegające na zmianie grafiku było zgodne z prawem, musi on:
—uzyskać pisemną zgodę pracowników (część 2 art. 125 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) (patrz przykładowy wniosek pracownika o zgodę na przełożenie urlopu);

— wydać zarządzenie lub dyspozycję przełożenia urlopu (patrz przykładowe zamówienie).

Uwaga: pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi niewykorzystaną część urlopu w dogodnym dla niego terminie w bieżącym roku pracy lub dodać ją do urlopu na następny rok roboczy (część 2 art. 125 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Spójrzmy teraz na przykład wypełnienia harmonogramu wakacji na rok 2009.

PRZYKŁAD 4.

Pastoral LLC zatrudnia dziewięć osób. Planując wakacje na 2009 rok, specjalista ds. kadr dowiedział się, co następuje:
— żaden z pracowników organizacji nie ma prawa do dodatkowego urlopu;
— w firmie nie ma pracowników, którzy mieliby prawo odejść w dogodnym dla nich terminie;
— ze względu na potrzeby produkcyjne główny księgowy E.A. W 2008 roku Owieczkina przebywała na urlopie jedynie przez 14 dni kalendarzowych;
—Dyrektor generalny I.V. Pastuchow i kierownik działu sprzedaży telefonicznej E.L. Postanowili złamać Krolikova coroczny urlop wypoczynkowy na części, dlatego ich nazwiska pojawiają się w zestawieniu dwukrotnie.

W roku 2009:
—marketer A.N. Gorny zachorował podczas wakacji, na podstawie zwolnienie lekarskie jego urlop został przedłużony o pięć dni;
—Kierownik Działu Obsługi Klienta I.R. Baranow napisał wniosek o przesunięcie urlopu ze względów rodzinnych;
— spedytor V.O. Ruchev został odwołany z urlopu ze względu na potrzeby produkcyjne.

W Pastoral LLC nie ma wybranego organu związkowego, dlatego wiersz wyrażający jego opinię nie jest wypełniony. W wykazie nie uwzględniono dodatkowej kolumny 11. Jak powinien wyglądać harmonogram wakacji na koniec 2009 roku?

ROZWIĄZANIE. Przyjrzyjmy się, jak wypełnić harmonogram wakacji przez cały rok. Informujemy, że pracownicy zapoznali się z datą rozpoczęcia urlopów podpisując zawiadomienie. Pracownik HR załączył ten dokument do harmonogramu. Harmonogram urlopów pracowników Pastoral LLC przedstawiono w tabeli.

Prawo do urlopu wypoczynkowego ma każdy pracownik, który ma sformalizowaną umowę o pracę. Aby ustalić kolejność odpoczynku poszczególnych pracowników, w przedsiębiorstwie sporządzany jest specjalny dokument. Należy pamiętać, że harmonogram wakacji na 2019 rok musi zostać sporządzony według nowych zasad. Przyjrzyjmy się, jak sporządzić, wypełnić i zatwierdzić dokument.

Taki dokument powinien zostać opracowany w organizacji z kilku powodów. Należy pamiętać, że obowiązujące przepisy wymagają od firmy posiadania takiego harmonogramu. Ponadto konieczne jest prawidłowe określenie czasu odpoczynku kluczowych pracowników, aby produkcja nie uległa zatrzymaniu z powodu ich nieobecności.

Za przygotowanie harmonogramu z reguły odpowiedzialny jest specjalista ds. kadr. Pyta kierowników działów o pożądane przez nich okresy urlopowe, a oni z kolei pytają swoich podwładnych. Ci ostatni muszą wskazać okresy, w których chcieliby wyjechać na wakacje w przyszłym roku.

Jeśli firma jest duża i zatrudnia wielu pracowników, prace nad harmonogramem można rozpocząć jesienią.

W harmonogramie należy wskazać wszystkich zarejestrowanych pracowników, w tym cały personel administracyjny.

Uwaga! Zgodnie z prawem wypełniony harmonogram musi zostać zatwierdzony nie później niż 2 tygodnie przed końcem bieżącego roku kalendarzowego. A WHO może zapoznać wszystkich pracowników z przyjętym dokumentem nawet po określonej dacie.

Zgodnie z prawem preferencyjne kategorie pracowników mają prawo do pierwszeństwa wyboru okresów odpoczynku. Aby skorzystać z tego przywileju, należy wcześniej dostarczyć kopię dokumentów potwierdzających.

W harmonogramie należy wskazać wszystkie rodzaje urlopów, które można zapewnić pracownikom:

• Dodatkowe święta;
• Okresy odpoczynku niewykorzystane w latach poprzednich i przeniesione na rok bieżący.

Mimo kontrowersji, urlopy niewykorzystane w poprzednich latach nie przepadają. Jednak taki stan rzeczy nie jest do końca korzystny dla pracodawcy.

Jeśli pracownik nie był na urlopie przez kilka lat z rzędu, może od razu wyjechać na dłuższy okres, a firma będzie musiała wydać pieniądze na pokaźną wypłatę urlopu.

Ważny! Ponadto niezapewnienie urlopu stanowi naruszenie prawa pracy, za co może zostać nałożona grzywna w wysokości do 50 tysięcy rubli.

Czy jest to dokument obowiązkowy?

Kodeks pracy stanowi, że spółki dowolnej formy własności, a także przedsiębiorcy zatrudniający pracowników mają obowiązek sporządzenia w wyznaczonym terminie harmonogramu urlopów. Jeżeli ten wymóg nie zostanie spełniony, na podmiot gospodarczy zostanie nałożona kara zgodnie z Kodeksem wykroczeń administracyjnych.

Pracujący obywatele mają prawo do płatnego urlopu przewidzianego w obowiązującym ustawodawstwie, a mianowicie w art. 115 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Urlopu udziela się na okres co najmniej 4 tygodni, a kolejność odjazdów pracowników ustalana jest według wcześniej ustalonego harmonogramu.

Dokument tworzony jest z myślą o dynamicznej pracy zespołu przez cały rok, a także stanowi źródło informacji dla pracowników, gdyż pozwala poznać dokładny termin urlopu.

Zastosowanie w pracy biurowej

Harmonogram jest dokumentem normatywnym zatwierdzanym przez kierownika organizacji. Obecność dokumentu jest obowiązkowa, ponieważ jest o tym mowa w art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Rejestracja odbywa się przy użyciu standardowych, ujednoliconych formularzy T-7. Zabronione jest eliminowanie istniejących w szablonie kolumn i wierszy, jednakże w razie potrzeby można je uzupełnić.

Przygotowanie dokumentu regulacyjnego odbywa się osobiście przez kierownika lub kierownika działu personalnego. Kierownik działu kadr zatwierdza harmonogram swoim podpisem, podpisują go także kierownicy działów strukturalnych. Kierownik organizacji poświadcza sporządzony akt, uzgadniając określone w nim warunki z organem przedstawicielskim pracowników przedsiębiorstwa.

Uwaga! Nie przewiduje się wydania specjalnego zamówienia do zatwierdzenia.

Dokument zatwierdza się co najmniej na 2 tygodnie przed rokiem kalendarzowym, w którym zostanie przyznany urlop. Kierownictwo ma obowiązek poinformować pracowników o zamiarze udzielenia urlopu na co najmniej 14 dni przed planowanym terminem.

Dopuszczalne jest wprowadzanie zmian w harmonogramie w przypadku przełożenia urlopu, co odbywa się na podstawie art. 124 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Podstawą przeniesienia może być oświadczenie pracownika, które jest powodem wydania odpowiedniego polecenia dla organizacji.

Warunki wprowadzania informacji do kolumn

Niezbędne dane wprowadza się do formularza T-7, którego forma jest zatwierdzana przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji. Pod uwagę brane są następujące rodzaje urlopów:

• coroczny;
• dodatkowo płatne (roczne);
• nie używany.

Praca nad wypełnieniem harmonogramu rozpoczyna się od wprowadzenia przez pracownika HR informacji w pierwszych 6 kolumnach. Należy wziąć pod uwagę następujące instrukcje:

• Kolumna 2 – stanowisko pracownika wskazane w tabeli personelu;
• Kolumna 4 – wskazanie numerów personelu, jeżeli nie są przypisane, kolumna jest pomijana;
• Kolumny 7-9 - oficer personalny wpisuje odręcznie tekst, odnotowując wyjazd pracowników na urlop. Po powrocie pracowników dokonuje się odpowiednich notatek w kolumnie 7;
• Kolumna 8 – wskazuje dokument będący podstawą przeniesienia urlopu.

Należy wziąć pod uwagę, że organizacja może zatrudniać pracowników, którzy mają prawo jechać na urlop w czasie, gdy uznają to za konieczne. Datę ich rozpoczęcia wpisuje się w kolumnie 6, a jeżeli podlega ona zmianom, wpisuje się je w kolumnach 8-9.

• bohaterowie Rosji - ustawa nr 4301-1;
• honorowi darczyńcy Rosji - ustawa nr 5142-1;
• pracownicy poniżej 18 roku życia - art. 267 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej;
• mężczyźni w czasie ciąży żony – art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej;
• pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin - art. 286 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej;
• małżonkowie personelu wojskowego mogą ubiegać się o urlop w tym samym okresie co ich mężowie - ustawa nr 76 ustawy federalnej.

Kierownik ma prawo dodać do formularza kolumnę 11, w której każdy pracownik będzie się podpisywał, potwierdzając, że zna datę rozpoczęcia urlopu. Przy okazji możesz tworzyć powiadomienia, które będą stanowić załączniki, a także wprowadzać określone zmiany dotyczące terminu urlopu na podstawie wniosku pracownika.

Ogólna struktura dokumentu regulacyjnego jest następująca:

1. podział strukturalny;
2. specjalność, stanowisko;
3. Numer personelu;
4. liczba dni kalendarzowych;
5. planowany termin urlopu;
6. faktyczna data urlopu;
7. podstawa przelewu, dokument;
8. data oczekiwanej opieki w momencie przeniesienia;
9. notatka.

Jak poprawnie sporządzić ten harmonogram, pokazano na następującym filmie:

Jeśli nie zarejestrowałeś jeszcze organizacji, to najprostszy sposób zrób to za pomocą usługi online, która pomoże Ci bezpłatnie wygenerować wszystkie niezbędne dokumenty: Jeżeli posiadasz już organizację i zastanawiasz się jak uprościć i zautomatyzować księgowość oraz raportowanie, to z pomocą przyjdą poniższe usługi online, które całkowicie zastąpią księgowego w Twojej firmie i zaoszczędź mnóstwo pieniędzy i czasu. Wszystkie raporty są generowane automatycznie i podpisywane podpis elektroniczny i jest wysyłany automatycznie online. Jest idealny dla indywidualnych przedsiębiorców lub spółek LLC korzystających z uproszczonego systemu podatkowego, UTII, PSN, TS, OSNO.
Wszystko dzieje się za pomocą kilku kliknięć, bez kolejek i stresu. Spróbuj, a będziesz zaskoczony jakie to stało się proste!

Schemat napełniania

Rozwój odbywa się przy użyciu jednego z 2 podejść:

1. Prawdziwe podejście używany głównie duże przedsiębiorstwa, których liczba pracowników przekracza 1000 osób. Chodzi o to, aby zatwierdzić dokument, który wyklucza możliwość odmowy pracownika urlopu.
2. Podejście formalne, polega na sporządzeniu dokumentu normatywnego przedstawianego wyłącznie organom kontrolnym. Ten program jest odpowiedni dla firm zatrudniających niewielki personel. W przypadku organizacji zapewniających urlop na żądanie wstępnie ustalony harmonogram jest niewygodny. Dokument taki, w przypadku weryfikacji, jest niezwłocznie dostosowywany do stanu faktycznego.

Kategorie pracowników uprawnionych do przedłużonego urlopu

Rozpoczynając wypełnianie harmonogramu, należy wziąć pod uwagę czas trwania wakacji. Większość pracowników ma prawo do 28 dni odpoczynku, istnieje jednak szereg wyjątków, o których osoba wypełniająca formularz powinna wiedzieć:

• pracownicy pracujący w nienormowanym wymiarze czasu pracy – jeżeli jest to określone w umowa o pracę, wówczas zgodnie z art. 119 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca jest zobowiązany wydłużyć wymiar urlopu o co najmniej 3 dni. Dokładna liczba dni jest podana w umowie i lokalnych dokumentach regulacyjnych firmy;
• nieletni mogą wziąć 31-dniowy urlop - podstawą jest art. 267 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej;
• pracownicy wykonujący obowiązki w niebezpiecznych, niebezpiecznych warunkach produkcyjnych mają prawo do dodatkowego urlopu - art. 117 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Należy wziąć pod uwagę, że pracownicy pracujący na podstawie umowy cywilnoprawnej nie są uwzględniani w formularzu T-7, ponieważ nie podlegają prawu pracy, jak określono w art. 11 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej .

Schematy uwzględniania różnych kategorii pracowników w harmonogramie

Istnieją różnice w zasadach wypełniania formularza i udzielania urlopów dla pracowników pierwszego roku i pozostałych członków zespołu. Urlop na pierwszy rok można przyznać wyłącznie po porozumieniu z administracją organizacji. Stosowany jest następujący schemat działania:

• pracownik składający wniosek;
• postanowienie o udzieleniu urlopu – formularz T-6;
• zlecenie zmiany formularza T-7;
• notatka obliczeniowa – formularz T-60;
• wypełnienie karty osobistej (T-2), konta osobistego (T-54);
• faktyczne wprowadzenie zmian w rozkładzie jazdy T-7.

Inni pracownicy, którzy od dawna pracują w organizacji, piszą z wyprzedzeniem wniosek o zaplanowanie urlopu, którego data jest natychmiast odzwierciedlana w projekcie harmonogramu T-7.

Należy wziąć pod uwagę, że w harmonogramie mieszczą się tylko dni kalendarzowe, tj Święta i weekendy nie są brane pod uwagę. Oficer personalny musi szczegółowo przestudiować okres, w którym pracownik planuje przebywać na urlopie, i odjąć weekendy i święta od całkowitej liczby rzeczywistych dni w miesiącu. Podane dni dodawane są od następnego miesiąca, a pod uwagę brane są wyłącznie daty kalendarzowe (bez sobót, niedziel i świąt).

Zasady wypełniania

Po dopełnieniu wszystkich formalności można przystąpić bezpośrednio do wypełnienia formularza, ułożonego w kolejności alfabetycznej lub poprzez podporządkowanie się personelowi. Po uzupełnieniu danych osobowych (stanowisko, specjalność, dane osobowe, numer personelu) wprowadź informację o liczbie dni, podsumowując płatny, dodatkowy i niewykorzystany okres urlopu za poprzednie lata.

Sumując dni należy wziąć pod uwagę, że niewykorzystany w poprzednim okresie urlop wypoczynkowy można wykorzystać dopiero w ciągu najbliższych 12 miesięcy.

Po zatwierdzeniu części tabelarycznej harmonogramu należy wypełnić kolumny 1-6, wskazując oprócz danych osobowych liczbę dni urlopu oraz konkretną datę wybraną przez pracownika i uzgodnioną z administracją. Wypełnienie kolumn 7-10 odbywa się w procesie wykorzystania przez pracowników urlopu. Kolumna 7 zostanie wypełniona na samym końcu, po zakończeniu urlopu wskazana jest jego faktyczna data.

Informacje wpisuje się w kolumnach 8-9, jeśli zostanie podjęta decyzja o przełożeniu urlopu, wpisuje się w nich nową datę i wskazuje dokument będący podstawą zmian. Jeżeli pracownik przeniósł urlop na inny rok kalendarzowy lub odmówił, informacja ta jest wskazana w kolumnie 10. Również w notatkach widnieje informacja, w związku z którą pracownikowi przyznano urlop trwający dłużej lub krócej niż 28 dni.

Pracownicy personelu wypełniając formularz, muszą wziąć pod uwagę interesy organizacji, w której pracują. Ważne jest, aby sporządzić harmonogram uwzględniający wynagrodzenie urlopowe. Wskaźnik ten zmienia się w zależności od liczby dni roboczych w miesiącu.

Pracując nad sporządzeniem dokumentu regulacyjnego, konieczne jest szczegółowe przestudiowanie akt osobowych pracowników, co pozwoli nam uwzględnić wszystkie świadczenia, do których są uprawnieni w ramach udzielania płatnego urlopu. Konieczne jest terminowe rozpoczęcie prac nad wypełnieniem formularza, aby z wyprzedzeniem ostrzec pracowników. Ważne jest, aby zrozumieć, że nawet po sfinalizowaniu harmonogram będzie się regularnie zmieniał, ponieważ niektórzy członkowie zespołu mogą zmieniać swoje plany z obiektywnych powodów. Korekty dokonywane są wyłącznie za zgodą wszystkich stron i zatwierdzane dodatkowym zamówieniem podpisanym przez kierownika organizacji.

W listopadzie pracownicy HR mają nową troskę - ustalenie harmonogramu urlopów na kolejny rok kalendarzowy. Dobrze opracowany harmonogram urlopów zapewni nie tylko sprawne działanie wszystkich służb organizacji, ale także zapobiegnie konfliktom w zespole. W artykule znajdziesz wzór wypełnienia harmonogramu wakacji na 2018 rok.

Kolumna „Liczba dni kalendarzowych”

Wypełniając tę ​​kolumnę, należy zwrócić uwagę na:

• Długość urlopu głównego nie może być krótsza niż 28 dni kalendarzowych. Są też kategorie pracowników, którym przysługuje więcej. Oprócz nauczycieli, urzędników państwowych i lekarzy należy zapewnić przedłużony urlop podstawowy nieletnim (31 dni kalendarzowych, art. 267 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) i osobom niepełnosprawnym (co najmniej 30 dni kalendarzowych).
• W harmonogramie urlopów planujemy nie tylko urlop główny pracownika, ale także dodatkowe (jeśli występują). Przecież art. 120 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowi, że urlopy te są udzielane łącznie i sumowane. Dlatego pamiętaj, aby dodać dodatkowe dni do liczby dni głównego urlopu.
• Można także zaplanować niewykorzystane urlopy z lat ubiegłych.

Harmonogram wakacji nie obejmuje:

1. Wakacje studyjne.
2. Urlop na opiekę nad dzieckiem, urlop macierzyński.
3. Wyjść bez płacenia.

Kolumna „Data rozpoczęcia urlopu (planowana)”

W tej kolumnie należy podać dokładną datę - dzień i miesiąc. Jeśli doliczysz tylko miesiąc, nie będziesz miał jasnego planu wyjazdu pracowników na wakacje. Nieuchronnie napotkasz nakładanie się obszarów. To właśnie nieokreślone daty w harmonogramach wakacji są przyczyną większości sporów i konfliktów.

Nazwa kolumny"

W jakiej kolejności należy umieścić nazwiska pracowników w grafiku urlopów? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi w prawie. Pracodawca może go sam wybrać i zarejestrować w lokalnym akcie organizacji (art. 8 Kodeksu pracy). W praktyce stosuje się 2 opcje projektowania:

1. Kolejność alfabetyczna. Jest używany przez małe organizacje.
2. Porządek chronologiczny. Oznacza to, że pierwsze wpisy w harmonogramie będą dotyczyły pracowników, którzy wyjeżdżają na urlop w styczniu, a ostatnie będą dotyczyć tych, którzy wyjeżdżają na urlop w grudniu.

Jeśli firma ma jednostki strukturalne, wówczas dla każdego z nich można sporządzić harmonogram. Ta opcja jest odpowiednia dla organizacji zatrudniających dużą liczbę pracowników.

Ważny! Harmonogram urlopów jest dokumentem obowiązkowym. Powinno być w każdej firmie, która zatrudnia pracowników. Jeśli go tam nie ma lub zostanie naruszona procedura sporządzania harmonogramu urlopów na następny rok, firma zostanie pociągnięta do odpowiedzialności administracyjnej (część 1 art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej). W tym przypadku, wykonawczy zostanie ukarany grzywną od 1 do 5 tysięcy rubli, a dla organizacji od 30 do 50 tysięcy rubli.

Eksperci z Sistema Personnel starali się ułatwić pracę specjalisty HR. Aby zaplanować urlopy pracowników na przyszły rok, skorzystaj z ich rozwoju - inteligentny harmonogram wakacji w arkuszu kalkulacyjnym Excel . Obliczy koniec urlopu z uwzględnieniem urlopów, ostrzeże pracownika o konieczności powiadomienia go o rozpoczęciu urlopu, pokaże nakładanie się urlopów pracowniczych i wygeneruje ujednolicony formularz harmonogramu.

Jak ułożyć harmonogram wakacji: skorzystaj z elektronicznego asystenta

Aby utworzyć wykres, użyj ujednolicony formularz nr T-7 lub samodzielnie opracowana forma. W harmonogramie należy wskazać kolejność korzystania przez pracowników z corocznego płatnego urlopu.

Tworząc harmonogram, uwzględnij specyfikę działalności organizacji i życzenia niektórych kategorii pracowników.

Wypełniając harmonogram urlopów, należy podać łączną liczbę dni urlopu każdego pracownika oraz konkretne daty, w których planuje on udać się na urlop w przyszłym roku (art. 123 Kodeksu pracy).

Po sporządzeniu projektu harmonogramu wakacji: próbka, sprawdź go dokładnie. Pomogę Ci w tym specjalny stół , który został opracowany przez ekspertów HR System. Wyraźnie pokaże wszystkie Twoje błędy.

Pytanie odpowiedź

Czy w harmonogramie urlopów konieczne jest wskazanie informacji o niewykorzystanych urlopach za lata poprzednie?

Dni niewykorzystanego urlopu za rok poprzedni można uwzględnić w harmonogramie urlopów na rok bieżący lub przewidzieć w drodze porozumienia między pracownikiem a pracodawcą, czyli bez uwzględniania go w obowiązującym harmonogramie. Słuszność tego podejścia potwierdza...

Kiedy pracownik musi napisać wniosek o harmonogram urlopów: próbka

Jeżeli pracownik skorzysta z kolejnego urlopu zgodnie z harmonogramem urlopów, który wskazuje dokładną datę rozpoczęcia urlopu, nie ma konieczności pisania wniosku urlopowego. Należy to zrobić tylko w jednej z 3 sytuacji:

1. Pracownik chce wyjechać na urlop w inne dni niż wskazane w grafiku urlopów.
2. W harmonogramie nie ma dokładnych dat rozpoczęcia i zakończenia wakacji.
3. Urlop ten przysługuje nowemu pracownikowi, który został zatrudniony po zatwierdzeniu harmonogramu.

Pracownik pisze wniosek urlopowy w dowolnej formie.

Przepisy nie określają, na ile dni przed urlopem pracownik musi złożyć wniosek. Pracodawca może ustalić minimalny okres w lokalnym akcie spółki.