Każdy struktura zarządzania pełni funkcje kontrolne. Kontrola pomaga wzmocnić dyscyplinę wykonawczą, zwiększyć odpowiedzialność w realizacji decyzji i zadań kierownictwa. Działania kontrolne w organizacji powinny być prowadzone jawnie i systematycznie.

Jednym z elementów składowych funkcji kontrolnych i ważnym elementem dokumentacyjnego wspomagania zarządzania jest kontrola wykonania dokumentów, decyzji i zadań (rozkazów).

Kontrola nad wykonywaniem dokumentów i poleceń - zestaw działań zapewniających terminową realizację dokumentów tworzonych w organizacji, pochodzących z organizacji nadrzędnych, innych organizacji i obywateli.

Kontrola wykonywania dokumentów jest przeprowadzana w celu ułatwienia terminowego i wysokiej jakości wykonywania decyzji i zadań kierownictwa organizacji lub jednostki strukturalnej. Istnieją dwa obszary działalności kontrolnej:

• kontrola wykonania dokumentów pod względem merytorycznym poruszanych w nich zagadnień;
• kontrola nad realizacją dokumentów.

Istnieją dwie formy organizacji kontroli – scentralizowana i zdecentralizowana. Wybór forma organizacyjna prowadzenie czynności kontrolnych zależy od wielkości organizacji, struktury obsługi DOE, wielkości obiegu dokumentów oraz wybranej formy pracy z dokumentami (scentralizowana, zdecentralizowana lub mieszana).

W organizacji o niewielkiej ilości obiegu dokumentów w ramach usługi DOW pracuje jeden specjalista ds. kontroli. Zgodnie z " Przewodnik po kwalifikacjach stanowiska kierowników, specjalistów i innych pracowników, stanowisko to nazywane jest inspektorem kontroli.

W niektórych działach strukturalnych sekretarki lub osoby odpowiedzialne za pracę biurową mogą kontrolować terminy wykonywania dokumentów i poleceń, co powinno być ustalone w Instrukcji pracy biurowej i Opisach stanowisk tych pracowników.

W małych organizacjach, w strukturze których nie ma usługi DOW, za utrzymanie kontroli nad realizacją dokumentów odpowiada pracownik odpowiedzialny za rejestrację i ewidencjonowanie dokumentów lub pracownik odpowiedzialny za wsparcie dokumentacji organizacja (na przykład sekretarz szefa).

Lokalny przepisy prawne, regulujące formy i tryb przeprowadzania kontroli, ustalają zasadność kontroli, kształtują nawyk sprawdzania pracowników jako procedury koniecznej.

Kontrola wykonania dokumentów obejmuje:

• gromadzenie w formularzach specjalnych lub ewidencyjnych (kartach) danych o dokumentach kontrolowanych;
• poddanie dokumentu kontroli;
• szybka komunikacja z wykonawcą dokumentu (jego osobna pozycja lub zadanie);
• wstępna kontrola i regulacja przebiegu realizacji;
• wprowadzanie informacji o postępie realizacji w formularzach kontrolnych;
• usunięcie sporządzonego dokumentu spod kontroli (dokonanie wpisu w RKF);
• rozliczanie i uogólnianie wyniku kontroli;
• informowanie kierownictwa organizacji o postępach w realizacji dokumentów i dyscyplinie wykonania.

Warunki wykonania dokumentów

Terminy wykonania dokumentów mogą być typowy lub indywidualny.

Typowe terminy wykonania niektórych kategorii dokumentów określają akty prawne lub wykonawcze Federacja Rosyjska. Każda usługa zarządzania biurem powinna mieć taki spis dokumentów z typowymi terminami. Rekomendujemy umieszczenie takiej listy jako załącznika do Instrukcji Pracy Biurowej, dzięki czemu będzie ona znana wszystkim pracownikom kierowniczym organizacji.

Oto lista typowych terminów realizacji dokumentów:

• zarządzenia Prezydenta Federacji Rosyjskiej i Rządu Federacji Rosyjskiej – w terminie określonym w zarządzeniu lub w ciągu miesiąca od dnia jego podpisania;
• zarządzenia Prezydenta Federacji Rosyjskiej oznaczone jako „bardzo pilne” są rozpatrywane w ciągu 5 dni;
• polecenia Prezydenta Federacji Rosyjskiej oznaczone jako „Pilne” są rozpatrywane w ciągu 10 dni;
• Rozkazy Rządu Federacji Rosyjskiej oznaczone jako „Bardzo pilne” są rozpatrywane w ciągu 5 dni;
• zarządzenia Rządu Federacji Rosyjskiej oznaczone jako „Pilne” są rozpatrywane w ciągu 10 dni;
• pisma MSZ, bez porozumienia z innymi organizacjami – w ciągu 15 dni, za porozumieniem – 30 dni;
• wniosek zastępcy Zgromadzenia Federalnego - nie później niż 15 dni od daty otrzymania;
• propozycje i oświadczenia deputowanych do Zgromadzenia Federalnego - w ciągu jednego miesiąca; niewymagające opracowania i weryfikacji – jak najszybciej;
• listy instruktażowe i listy - wnioski od wyższych organizacji - w określonym terminie lub w ciągu 10 dni;
• odwołania obywateli - 30 dni od daty rejestracji; w przypadku konieczności przeprowadzenia dodatkowych badań, mogą one zostać przedłużone na okres nie dłuższy niż 30 dni;
• protokoły nieporozumień: sporządzenie i przesłanie – w ciągu 10 dni, rozpatrzenie – w ciągu 20 dni;
• telegramy wymagające pilnej decyzji - do 3 dni, reszta - w ciągu 10 dni;
• pisma od przedsiębiorstw, organizacji, instytucji - 10 dni;
• polecenia zapłaty: wyciągi i doręczenia do instytucji bankowych – najpóźniej następnego dnia po otrzymaniu towaru;
• skargę na błędne działania lub polecenia władze finansowe: rozpatrzenie nie później niż 10 dni od daty otrzymania.

Indywidualne terminy

1. Może być zawarty w tekście dokumentu (postanowienie, postanowienie, decyzja itp.). Otrzymane od wyższych organizacji lub władz z reguły zawierają terminy realizacji wskazanych w nich działań.
2. Ustawiane przez głowę przy podejmowaniu uchwały. Zdarzają się przypadki, gdy niemożliwe jest natychmiastowe ustalenie dokładnego terminu wykonania dokumentu, wówczas ustalany jest termin warunkowy, który następnie jest korygowany w trakcie wykonywania dokumentu.

Jeśli dokument ma długi okres realizacji, wówczas monitorowana jest realizacja etapów pośrednich. Termin realizacji każdego etapu jest określony w RKF.

Warunki wykonania dokumentu są obliczane w dniach kalendarzowych: otrzymane (przychodzące) od innych organizacji - od momentu otrzymania; dla wysyłanych (wychodzących) i wewnętrznych – od dnia ich podpisania lub zatwierdzenia. Realizacja jest kontrolowana od momentu dostarczenia dokumentu do kontroli.

Podczas wykonywania dokumentów z przyczyn obiektywnych warunki mogą ulec zmianie.

WAŻNY! Zmiany indywidualnego terminu wykonania dokumentów może dokonać tylko kierownik, który go wyznaczył. Po uzgodnieniu z dyrekcją nowego terminu wykonawca jest zobowiązany zgłosić przeniesienie (zmianę) terminu do obsługi przedszkolnej placówki oświatowej. Decyzja o odroczeniu wykonania dokumentu zapada na dwa do trzech dni przed upływem pierwotnie ustalonego terminu. Korekta terminu z mocą wsteczną jest niedozwolona.

Koordynacja przygotowanego dokumentu z zainteresowanymi organizacjami i osobami powinna odbywać się w ustalonym terminie wykonania dokumentu.

Kontrolowanie realizacji dokumentów i zleceń

Kontroli podlegają wszystkie dokumenty wymagające wykonania, tj. podjęcia dodatkowej decyzji, wykonania jakichkolwiek czynności lub przygotowania dokumentu odpowiedzi.

Jeśli organizacja korzysta z formularza rejestracji dziennika do rejestrowania dokumentów, wówczas do kontroli tworzone są specjalne karty kontrolne lub inny dziennik (kontrolny). Skuteczne jest stosowanie formularza dziennika w organizacjach, z którymi współpracujemy poufna informacja oraz w organizacjach z niewielką liczbą przepływów pracy.

Przykładowy formularz ścieżki audytu

Wzór wzoru karty rejestracyjno-kontrolnej (RCC)

Przednia strona

Tylna strona

* Górna linia służy do kontroli wykonania dokumentu, data wykonania dokumentu jest zakreślona.

** Pole „Postęp realizacji sprawy” wypełnia się przy wykonywaniu czynności kontrolnych.

Wzór karty rejestracyjno-kontrolnej (RCC)
z rozszerzonym zestawem szczegółów

Przednia strona

**>

Tylna strona

**>

W indeksie kart kontrolnych RSC są usystematyzowane według:

• terminy wykonania dokumentów;
• wykonawcy;
• grupy (rodzaje) dokumentów (rozkazy i instrukcje, protokoły, umowy itp.).

Plik kontrolny ma dwie sekcje „Macierz kontrolna” i „Wykonane dokumenty”.

Wniesienie kontrolowanego dokumentu do kontrahenta odbywa się za podpisem w RSC, który następnie znajduje się w aktach kontrolnych. W celu doprowadzenia dokumentu do wykonawcy można wykorzystać sieć informacyjno-telekomunikacyjną, dokument jest wysyłany do wykonawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej z powiadomieniem nadawcy o otrzymaniu dokumentu. Otrzymanie przez serwis DOW zawiadomienia oznacza, że ​​dokument poddany kontroli został przyjęty do realizacji.

Usługa DOW (służba kontrolna) organizacji przeprowadza wstępną kontrolę i regulację postępu wykonywania dokumentów. W tym celu wykonawca, jeśli jest kilku wykonawców - wykonawca odpowiedzialny, otrzymuje przypomnienie o zbliżającym się terminie wykonania dokumentu.

Wszystkie przypomnienia dla wykonawców są rejestrowane w RKK.

Prowadzenie bieżącej kontroli polega na codziennym przeglądaniu kart przez inspektora kontroli lub inną osobę odpowiedzialną. Identyfikowane są dokumenty, które należy wykonać następnego dnia lub w ciągu 2-3 dni. Postęp ich wykonania jest koniecznie sprawdzany i okazuje się, czy zadanie nie zostało przerwane. Z powyższego jasno wynika, że kontrola bieżąca i prewencyjna–To ciągła kontrola i regulacja przebiegu dokumentów.

Sprawdzanie postępu wykonywania dokumentów odbywa się zazwyczaj w następujących odstępach czasu:

• zadanie na kolejne lata - raz na kwartał lub co najmniej raz w roku;
• ustawienie kolejnych miesięcy bieżącego roku – raz w miesiącu;
• ustawienie bieżącego miesiąca - co 10 dni.

W przypadku braku możliwości wykonania dokumentu w terminie, wykonawca jest obowiązany wystąpić z pisemnym, uzasadnionym wnioskiem o przedłużenie terminu do kierownika na 3 dni przed upływem terminu. Decyzję o przedłużeniu terminu podejmuje wyłącznie kierownik, który podjął uchwałę.

WAŻNY! Zleceniobiorca ma obowiązek poinformować serwis DOW (służba kontrolna) o zmianie terminu wykonania dokumentu. Informacja o zmianie terminu wykonania dokumentu umieszczana jest w RRC.

Tylko organizacja, która jest autorem dokumentu, może zawiesić lub anulować wykonanie dokumentu, a zgodnie z dokumentami wewnętrznymi kierownik lub organ zarządzający, który podjął decyzję.

Usunięcie wykonanego dokumentu spod kontroli prowadzone przez kierownika organizacji lub w jego imieniu obsługę przedszkolnej placówki oświatowej.

Dokument uważa się za zakończony i usunięty spod kontroli po faktycznym wykonaniu zadania, poleceń, próśb i/lub udokumentowanego potwierdzenia ich wykonania merytorycznie. Wyniki są przekazywane zainteresowanym organizacjom i osobom.

Gdy dokument zostaje usunięty spod kontroli, w RSC wprowadzane są następujące dane:

• zwięzła informacja o wykonaniu lub link do dokumentu (data i numer) poświadczającego wykonanie;
• zaznaczyć „w sprawie”, wpisujemy numer sprawy, w której dokument będzie przechowywany zgodnie z nomenklaturą spraw; data i podpis wykonawcy lub kierownika jednostki strukturalnej.

Rozliczanie, uogólnianie i analiza przebiegu i wyników realizacji dokumentów realizowana jest przez serwis DOW w formie raportów analitycznych (zaświadczeń, zestawień) terminowo lub na żądanie. Ustalone terminy są co do zasady raz w miesiącu – na początku następnego miesiąca za miesiąc poprzedni i raz w roku – na początku następnego roku za rok poprzedni.

Zbiorcze dane o stanie dyscypliny wykonawczej w organizacji są przedstawiane szefowi organizacji i kierownikom podziały strukturalne.

Wzorowy wzór zaświadczenia o stanie wykonywania dyscypliny
dla szefa organizacji

ODNIESIENIE

w sprawie wykonania dokumentów z dnia __________

Wzorowy wzór zaświadczenia o stanie wykonywania dyscypliny
szefowie pionów strukturalnych

ODNIESIENIE

w sprawie wykonania dokumentów w ____________________ z dnia ____________

(nazwa wydziału)

Zatem analiza danych do monitorowania realizacji dokumentów jest niezbędna nie tylko dla wzmocnienia przez kierownika dyscypliny wykonawczej, ale także dla doskonalenia całej struktury zarządzania. serwis DOW analiza ta jest niezbędna do doskonalenia organizacji i technologii pracy z dokumentami. Za szybkie i skuteczne rozwiązanie zadania zarządzania i zadania produkcyjne są obecnie coraz częściej wykorzystywane zautomatyzowane systemy rejestracja i kontrola dokumentów w oparciu o technologie bazodanowe.

Podczas procesu rejestracji w polu „Termin płatności” wpisywana jest data realizacji dokumentu i jest ona automatycznie kontrolowana. Informacja o przebiegu realizacji, przekazaniu dokumentu do innego działu lub zmianie terminu realizacji trafia do bazy ewidencyjnej.

Po zakończeniu realizacji dokumentu do elektronicznej karty ewidencyjnej wpisywane są dane o dacie i charakterze egzekucji oraz informacja o numerze sprawy, w której dokument pozostaje do przechowania. Nowoczesne programy pozwalają na wyświetlanie zestawień dokumentów z terminami na każdym etapie ich wykonania oraz generowanie zaświadczeń (streszczenia, informacje) dla wykonawców i kierownika o terminach wykonania dokumentów.

fot. www.nastol.com.ua

2. Nieprzerwany okres pełnienia obowiązków na wolnym (niezastąpionym przez innego pracownika organów spraw wewnętrznych) stanowisku dowódcy zwykłego, młodszego, średniego lub wyższego szczebla nie może przekraczać dwóch miesięcy w roku bieżącym, a na stanowisku wyższego sztabu dowódczego - sześć miesięcy.

3. Nieprzerwany okres pełnienia obowiązków na nieobsadzonym (zastąpionym przez innego pracownika organów do spraw wewnętrznych) stanowisku w organach do spraw wewnętrznych w okresie czasowej nieobecności pracownika zastępującego to stanowisko nie może przekraczać czterech miesięcy w rok bieżący.

4. Pracownik organów spraw wewnętrznych, czasowo pełniący obowiązki wolne stanowisko w organach spraw wewnętrznych, mogą być do niego powołani w drodze przeniesienia przed upływem terminu czasowego wykonywania obowiązków.

5. Przydzielenie pracownikowi organów spraw wewnętrznych tymczasowego wykonywania obowiązków zgodnie z niniejszym artykułem i zwolnienie go w związku z tym z wykonywania obowiązków na zastępczym stanowisku zwykłego, młodszego, średniego lub wyższego personelu dowodzenia są wykonywane na polecenie upoważnionego kierownika, z wyjątkiem przypadku, gdy obowiązki wykonawcze bezpośredniego przełożonego (szefa) podczas jego nieobecności określa regulamin pracy ( Opis pracy) pracownik.

6. Tryb zlecania pracownikowi organów spraw wewnętrznych czasowego pełnienia obowiązków na stanowisku najwyższego dowódcy oraz zwalniania go z czasowego pełnienia obowiązków na stanowisku najwyższego dowódcy określa Prezes Federacja Rosyjska.

7. Zasiłek pieniężny dla pracownika organów spraw wewnętrznych, czasowo pełniącego funkcję w organach spraw wewnętrznych zgodnie z niniejszym artykułem, wypłaca się w sposób przewidziane prawem Federacja Rosyjska.

8. W związku z potrzebą doręczenia, decyzją upoważnionego kierownika, pracownik organów spraw wewnętrznych może, bez zwolnienia z zajmowanego stanowiska w organach spraw wewnętrznych i jego zgody, być zaangażowany w wykonywanie obowiązków w innym stanowisko nieprzewidziane w regulaminie pracy (opis stanowiska), na okres do jednego miesiąca w ciągu roku kalendarzowego za wynagrodzeniem oficjalne wynagrodzenie nie niższy niż na zastępowanym stanowisku.

„Wypoczynek to dobra rzecz, ale nieodłączny od nudy” — mówi francuskie przysłowie. Cykliczne posiedzenie komisji antynarkotykowej poświęcone było wypoczynkowi młodzieży szkolnej i działaniom zapobiegającym nudzie młodzieży miasto„Miasto Saratów”, które odbyło się 27 czerwca 2012 r.

Nie jest tajemnicą, że naszym dzieciom, obciążonym lekcjami i komputerowymi pokusami przykuwającymi je do krzesła, brakuje ruchu. A kiedy, jak nie latem, wypełnić tę lukę. Irina Nikolaevna Makeeva, kierownik działu rozwoju, opowiedziała publiczności o tym, jak dorośli przygotowywali się do wakacji Kultura fizyczna i sportu masowego administracji miasta. W tym roku sport stał się lepszy dla wszystkich, każdy może być tego pewien, wystarczy wybrać się na Plac Teatralny, gdzie dzieci jeżdżą na rolkach, rowerach (tutaj cały czas „pracuje” dwadzieścia darmowych rowerów dla dzieci) i grają w koszykówkę. Boiska sportowe do gry w koszykówkę i streetball wyposażone są w wielu częściach miasta. Oddział, na którego czele stoi Makeeva, organizuje latem Spartakiadę samorządów terytorialnych dla młodzieży (w programie warcaby, piłka nożna, siatkówka, koszykówka, podciąganie na drążku, skakanka, lekkoatletyka, przeciąganie liny) . Latem odbywają się tradycyjne bitwy piłkarskie o Puchar Saratowa w piłce nożnej.

Słychać było wiele liczb: ile dzieci zajmuje się wychowaniem fizycznym, ile planowanych jest zawodów, jedna liczba zaalarmowana: minus 37 boisk sportowych. W tym roku było ich o wiele mniej niż w roku poprzednim, kiedy to w pobliżu domu było 135 takich mini-stadionów dla usług młodych mieszkańców Saratowa. I to nie z powodu ociężałości, ale z powodu biedy: obiekty są zniszczone i nie ma funduszy na budowę nowych.

Oznacza to, że konieczne jest zwiększenie pojemności tych witryn, które są dostępne. To prawda, że ​​trenerów jest za mało. Tutaj może pomóc opinia publiczna. Chociaż głos miała Natalia Aleksandrowna Korołkowa (jej wystąpienie było trzecim pytaniem z rzędu), wystąpiła z propozycją: jeśli miasto znajdzie możliwość udostępnienia dzieciom sali do gimnastyki, działacze młodzieżowego skrzydła Saratowskiej Trzeźwości i Towarzystwo Zdrowia jest gotowe do bezpłatnej pracy z młodymi sportowcami. Propozycja ta znalazła się w uchwale i mamy nadzieję, że zostanie przyjęta i wdrożona, ponieważ został wskazany dokładny termin rozwiązania problemu: do 7 lipca.

Sprawność jest bardzo potrzebna, bo lato szybko mija. Zastępcy szefów administracji wszystkich sześciu dzielnic Saratowa (lub ci, którzy obecnie zajmują to stanowisko) opowiedzieli o bieżących działaniach na rzecz promocji zdrowego stylu życia wśród uczniów placówek oświatowych w swoich dzielnicach. To satysfakcjonujące, że każda dzielnica ma swój własny „zapał”, coś, z czego inni mogą się uczyć. Tak więc w rejonie Frunzensky w tym roku basen uniwersytetu rolniczego został wykorzystany do poprawy zdrowia dzieci, aw rejonie Oktyabrsky otworzyli własny - na Agafonovce, w oddaleniu od centrum, a teraz mieszkańcy nie trzeba daleko jechać. Svetlana Valentinovna Goremyko (rejon kirowski) powiedziała, że ​​codziennie w powiecie odbywa się jakaś impreza sportowa dla dzieci. Michaił Władimirowicz Kuzmiczew (rejon oktiabrski) zauważył: w ostatnich dniach w szkołach odbywały się bale maturalne, które przebiegały cicho i niepostrzeżenie, w sensie, że bez incydentów odnotowanych w poprzednich latach przez raporty policyjne, bez pijackich włóczęgów absolwentów po nocnym mieście. Oczywiście to wszystko nie stało się samo z siebie, ale było wynikiem pracy prewencyjnej.

Niemal każdy prelegent, mówiąc o swojej pracy z dziećmi, odwoływał się do doświadczeń współpracy z Saratowskim Towarzystwem Trzeźwości. Trzecie pytanie zostało sformułowane w następujący sposób: „O wspólnej pracy instytucji oświatowych i Okręgu Saratowskiego organizacja publiczna trzeźwości i zdrowia” – poinformowała liderka abstynentów z Saratowa Natalia Aleksandrowna Korolkowa. Pozostawiła raczej członków komisji antynarkotykowej do zapoznania się z liczbami i faktami podanymi w raporcie (w ulotce), skupiając się na metodach pracy ze szkołami, uczelniami, uczelniami miasta i regionu : „Co jest interesujące dla chłopaków, to robimy, angażując ich w pracę profilaktyczną. Lokalne rozgrywki historyczne, imprezy KVN, harcerskie obozy namiotowe, tworzenie w szkołach komórek trzeźwościowych (ośrodków ROSS), w których młodzi abstynenci przygotowani do akcji propagują trzeźwy, zdrowy tryb życia wśród swoich rówieśników – te i inne formy pracy są w arsenał najstarszej organizacji społecznej w regionie, zgromadził przez ponad ćwierć wieku najbogatsze doświadczenie w kontaktach z placówkami oświatowymi.

Największy problem? Brak nauczycieli gotowych poprowadzić dzieci we właściwym kierunku. W końcu dziś naszym dzieciom nie wystarczy usłyszeć: „Nie pij, nie pal!”, Na pewno zapytają: „A ty sam?” Osobliwością pracy z dziećmi społeczeństwa trzeźwości jest to, że dorośli (nauczyciele) nie budują, ale przeżywają życie razem z dziećmi, wypełniając je ciekawymi rzeczami (chciałbym widzieć takiego pasjonata w każdej szkole, ale nawet tych kilku kilkanaście szkół, które zawarły porozumienia ze stowarzyszeniem trzeźwości i te, które przyjęły ideę trzeźwienia nieformalnego – już dobrze). Teraz powiedzmy, że przygotowywany jest namiotowy obóz harcerski (teren trzeźwości!), w lipcu ponad dwustu uczniów wypocznie i nabędzie w nim wielu przydatnych umiejętności. Tyle samo osób wzięło udział w kontrowaniu planów rozbudowy fabryki tytoniu: młodzi mieszkańcy Saratowa zbierali podpisy przeciwko tym planom, zorganizowali flash mob, wyraźnie demonstrując mieszkańcom, że nowe pokolenie nie chce być niewolnikiem papierosów.

Obecnie istnieje kilka bardzo dobrych przepisów ograniczających sprzedaż tytoniu i alkoholu, ale w przeciwieństwie do praw fizyki nie działają one automatycznie. Potrzebujemy kontroli cywilnej. Na przykład prawo nie zezwala na sprzedaż alkoholu na stacjach benzynowych. Nie można sprzedawać papierosów bliżej niż 100 metrów od szkół. Zakaz sprzedaży alkoholu indywidualni przedsiębiorcy. Jednak handlowcy nie spieszą się z wyłączaniem punktów objętych paragrafami ustawy i są do tego zmuszani pod presją opinii publicznej. Na przykład kiosk z tytoniem na przystanku autobusowym na rogu ulic Czernyszewskiego i Oktiabrskiej został niedawno zamknięty po nalocie abstynentów wraz z przedstawicielami organów ścigania.

Natalia Aleksandrowna Korołkowa zaproponowała, aby komisja antynarkotykowa przejęła funkcję koordynowania cywilnej kontroli przestrzegania przepisów antynarkotykowych, antytytoniowych i antyalkoholowych.

Choć komisja nazywa się antynarkotykowa, jej członkowie od dawna nie dzielą narkotyków na legalne i nielegalne, jak to miało miejsce na początku prac tej komisji, kiedy na jej posiedzeniach słychać było, jak mówią, i piwo tutaj, robimy poważne interesy, zapobiegając rozprzestrzenianiu się narkomanii, a piwo to nie narkotyk. Profilaktykę należy rozpocząć od wpojenia dziecku przekonania, że ​​trzeźwość jest dobra, a używanie wszystkiego co odurzające nie pozwoli mu stać się prawdziwym człowiekiem, obywatelem swojego kraju.

W rezolucji w sprawie trzeciej napisali: „Saratowska regionalna publiczna organizacja trzeźwości i zdrowia:

Zaleca kontynuację wspólnych prac prewencyjnych z miejskimi instytucje edukacyjne w sprawie profilaktyki narkomanii, palenia tytoniu i alkoholizmu wśród nieletnich. Termin - na stałe;

Podsumuj najbardziej udane wspólne doświadczenia Szkolnych Centrów Zdrowego Stylu Życia ROSS. Termin: do 20 grudnia 2012 roku”.

Termin - cały czas. I to jest słuszne: coraz więcej wkraczających w życie pokoleń trzeba tłumaczyć, do czego prowadzi pijacka ścieżka. I tutaj zawsze jest praca dla Saratowskiego Towarzystwa Wstrzemięźliwości.

Zasadniczą kwestią w organizacji kontroli jest termin wykonania dokumentu.

Istnieją standardowe i indywidualne terminy. Standardowe terminy określają przepisy prawa.

Na przykład terminy wykonania poleceń Rządu Federacji Rosyjskiej, poleceń szefów federalnych organów wykonawczych, dochodzeń poselskich i parlamentarnych, odwołań obywateli, wykonania szeregu dokumentów organów zarządzających w niepaństwowych powstają organizacje komercyjne itp prawa federalne i regulacyjne akty prawne Federacji Rosyjskiej.

Indywidualne terminy określane są albo w tekście dokumentu (jest to typowe dla dokumentów administracyjnych i regulacyjnych, dla dokumentacji sprawozdawczej i statystycznej), albo w uchwale i ustnych instrukcjach kierownika, który decyduje o wykonaniu dokumentu. Przepisy określają terminy dla każdego rodzaju dokumentów odrębnie. Istnieją trzy kategorie terminów - od 3 do 30 dni.

Np. dyspozycje zawierające oznaczenie „pilne”, „niezwłocznie” (lub podobne) podlegają wykonaniu w ciągu 3 dni od dnia podpisania dyspozycji.

Należy pamiętać, że termin wyznacza się nie od dnia otrzymania dokumentu przez wykonawcę, ale od dnia podpisania dokumentu.

Oznaczenie „niezwłocznie” przewiduje 10-dniowy termin na realizację zamówienia.

Jeżeli w poleceniu nie określono terminu wykonania, podlega ono wykonaniu w ciągu miesiąca od daty jego podpisania.

Nie każdy dokument i nie każde zadanie można ukończyć na czas, dlatego ważne jest, aby każda organizacja jasno określiła procedurę zmiany terminu. W każdym razie jest to środek wyjątkowy. Decyzję o przedłużeniu terminu wykonania może podjąć tylko urzędnik, który wyznaczył pierwotny termin. W obowiązujących regulaminach pracy urzędu procedura ta nie jest uregulowana.

Uważa się, że termin wykonania dokumentów można zmienić co najmniej 2-3 dni przed jego upływem. Inicjatywę musi wykazać wykonawca, któremu powierzono wykonanie, jest on obowiązany uzasadnić i uzgodnić z kierownikiem zmianę terminu. Musi również zgłosić zmianę terminu do jednostki kontrolnej przedszkolnej placówki oświatowej.

Standardowe przepisy określają jasną procedurę odroczenia terminu wykonania dokumentów. Jednocześnie warto zwrócić uwagę na fakt, że czynność przesunięcia terminu musi być udokumentowana. Kierownik (lub jednostka organizacyjna), któremu powierzono wykonanie, jest obowiązany złożyć stosowny dokument. Mogłoby być:

propozycja przesunięcia terminu w przypadku braku możliwości wykonania zadania w terminie;

propozycja zaangażowania współwykonawców, jeżeli pierwotnie powołane instytucje lub organy zarządzające nie mają wystarczających uprawnień wykonawczych;

projekt sprawozdania z propozycją wyznaczenia innego wykonawcy zlecenia.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że oferty te składane są w terminie 7-10 dni od daty podpisania zamówienia, a nie dwa, trzy dni przed upływem terminu.

Propozycje uzasadniające potrzebę zmiany generalnego wykonawcy składa kierownictwu federalnego organu wykonawczego kierownik danej jednostki strukturalnej w ciągu 3 dni od dnia wykonania zamówienia, a w przypadku zamówień pilnych i operacyjnych - niezwłocznie.

Dokumenty normatywne działania międzysektorowego praktycznie nie przewidują trybu informowania kierownika zlecającego zadanie o niedotrzymaniu terminu. Formy informowania menedżerów mogą być różne, z reguły jest to lista zaległych dokumentów. Najczęstszą formą jest pomoc.

W takim zaświadczeniu pracownik biurowy podaje nazwy jednostek strukturalnych, informacje o korespondencie (autorze), dokument, numer, datę, podsumowanie, termin, nazwisko artysty itp.

Jednocześnie należy zauważyć, że częstotliwość prezentacji takich informacji w dokumentach regulacyjnych nie jest określona.

Regulamin wzorcowy określa tryb informowania o niedotrzymaniu terminu. Jednostka strukturalna zapewniająca kontrolę nad wykonaniem przekazuje szefowi co tydzień informacje o kontrolowanych dokumentach w formie określonej przez szefa federalnego organu wykonawczego. Ponadto urzędnik odpowiedzialny za wykonanie, w ciągu 2-3 dni po upływie terminu, jest obowiązany przekazać kierownikowi, który zlecił zadanie, wyjaśnienie stanu zaawansowania w wykonaniu zamówienia, wymienić wykonawców ( urzędnicy), przyczyn niewykonania w wyznaczonym terminie oraz proponowanych lub podjętych środków odpowiedzialności wobec pracowników winnych niewykonania poleceń.

Ostatnią operacją kontroli dokumentów przychodzących jest usunięcie spod kontroli po zakończeniu realizacji. Jednak ta operacja nie jest regulowana przez obowiązujące dokumenty regulacyjne dotyczące pracy biurowej. Służba kontrolna nie powinna samodzielnie usuwać dokumentów spod kontroli, mogą to zrobić tylko ci urzędnicy, którzy poddają dokumenty kontroli.

W praktyce odsunięcie spod kontroli następuje zarówno na podstawie ustnych protokołów z egzekucji, jak i na podstawie odpowiednio sporządzonego i podpisanego pisma odpowiedzi.

Jednocześnie specjalista grupy kontrolnej obsługi przedszkolnej placówki oświatowej dokonuje odpowiednich znaków w formularzu rejestracyjnym i kontrolnym (karcie), a odpowiedzialny wykonawca na dokumencie przychodzącym umieszcza znak na wykonaniu, poświadczając go jego podpis.

Uogólnienie, analiza i wykorzystanie danych o wykonaniu dokumentów w warunkach tradycyjnej i zautomatyzowanej technologii przetwarzania dokumentów. Dane o przebiegu i wynikach kontroli, podsumowane w raportach, prezentowane są kierownictwu organizacji. Aby przeanalizować dyscyplinę wykonania według działów i podjąć decyzje dotyczące usprawnienia pracy z dokumentami, kierownictwo potrzebuje raportów, które wskazują:

Łączna liczba dokumentów w trakcie realizacji;

Liczba wykonanych dokumentów w terminie (%);

Liczba dokumentów niezrealizowanych lub wykonanych z przekroczeniem terminu (%);

Przyczyny opóźnień w wykonaniu dokumentów.

Na podstawie analizy tych danych kierownictwo podejmuje działania mające na celu poprawę dyscypliny działania, przyspieszenie przepływu pracy w organizacji oraz poprawę ogólnej kultury pracy z dokumentami

Zautomatyzowane systemy kontroli wykonywania dokumentów, doświadczenie w ich stosowaniu.

Najbardziej racjonalna jest dziś zautomatyzowana kontrola nad wykonywaniem dokumentów, którą sekretarka prowadzi na komputerze osobistym.

Zgłoszenie dokumentu do kontroli następuje automatycznie po wypełnieniu pola „Termin płatności (data kluczowa)” w karcie ewidencyjnej dokumentu. Jednocześnie na dokumencie podlegającym kontroli można umieścić znak kontrolny - specjalny stempel w postaci litery „K”, napis „Kontrola” lub po prostu znak wykonuje się jasnym ołówkiem (K). To zwraca uwagę artysty na kontrolowany dokument. Wzmiankę o przyjęciu dokumentu do kontroli umieszcza się na lewym marginesie dokumentu na poziomie nagłówka.

Prowadząc bieżącą kontrolę, osoby odpowiedzialne za monitorowanie realizacji (w małej firmie - sekretarka) codziennie, z reguły na początku dnia roboczego, wywołują ekran komputera i w razie potrzeby drukują listę dokumentów, których data (pole „Kluczowa data”) upływa dzisiaj. Przy odpowiednich ustawieniach programu lista może być automatycznie drukowana na początku każdego dnia roboczego.

W organizacjach korzystających z systemu poczty elektronicznej ostrzeżenie do kontrahenta o dokumentach z upływającym terminem realizacji może być również wysyłane na komputer kontrahenta w trybie automatycznym (z potwierdzeniem przeczytania).

Specjalne programy umożliwiają wyświetlanie list dokumentów, których wykonanie wygasa w określonym czasie. Zautomatyzowany system kontroli z łatwością pozwala przeglądać wszystkie zadania nie tylko według terminów, ale także według wykonawców, a tym samym zobaczyć obciążenie każdego z nich. Ponieważ maszyna wychwytuje wszystkie opóźnienia w wykonaniu dokumentów, program kontrolny można powiązać z premiami pracowniczymi. Korzystając z sieci lokalnych w instytucji, komputer w każdej chwili może wystawić listy zaległych dokumentów, z upływającym terminem, jeszcze nie przeglądane przez wykonawcę, posortowane według terminów, wykonawców, rodzajów dokumentów. Odpowiednie raporty analityczne mogą być automatycznie zestawiane przez komputer w określonej formie i przesyłane do komputera kierownika.

Podczas tworzenia (konfiguracji) systemu rejestracji zaleca się natychmiastowe sporządzenie pewnej listy standardowych certyfikatów (raportów) tworzonych automatycznie. To może być:

Pomoc (raport) o przesłanych dokumentach (lista wysłanych dokumentów lub dane ilościowe);

Odniesienie (raport) o otrzymanych (przychodzących) dokumentach (wykaz lub dane ilościowe);

Pomoc (raport) w sprawie dokumentów zarejestrowanych u wykonawców, tj. w trakcie realizacji (pełna lista lub dane ilościowe);

Odniesienie (raport) o liczbie wypełnionych dokumentów wychodzących (wykonawcy, wykaz lub ilościowo);

Zaświadczenie (raport) o przepływie dokumentów (służy do odnotowania przekazania dokumentu od kontrahenta do kontrahenta);

Pomoc (raport) w sprawie niezrealizowanych dokumentów przychodzących (listowych lub ilościowych);

Pomoc (raport) w sprawie niezrealizowanych dokumentów wychodzących (listowych lub ilościowych);

Odniesienie (raport) o postępie wdrażania dokumentów wewnętrznych;

W celu uzyskania określonego typu referencji (raportu) należy w menu programu wybrać odpowiedni typ raportu, a następnie na ekranie, który się otworzy, ustawić datę początkową i końcową interesującego nas okresu.

2. Pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, którym zgodnie z ustaloną procedurą powierzono czasowe wykonywanie obowiązków na innych stanowiskach ze zwolnieniem z głównych obowiązków, wypłaca się w następującej kolejności:

1) zastępcom etatowym, niezależnie od pełnienia obowiązków służbowych na nieobsadzonych stanowiskach bezpośrednich przełożonych, wypłacane są dodatki pieniężne z tytułu głównego stanowiska;

2) w przypadku czasowego pełnienia obowiązków, w tym przez zastępców, na wakującym stanowisku kierownika wynagrodzenie następuje na podstawie wynagrodzenia przewidzianego na czasowym stanowisku, z uwzględnieniem innych wynagrodzeń, nie dłużej jednak niż za dwa miesiące . W wyznaczonym terminie musi zapaść decyzja o powołaniu na to stanowisko lub o zwolnieniu z pełnienia obowiązków na wakującym stanowisku.

Nieprzerwany okres czasowego pełnienia obowiązków na wolnym stanowisku nie powinien przekraczać dwóch miesięcy, a na stanowisku wolnym - czterech.

Nieprzerwany okres czasowego pełnienia obowiązków na stanowisku liczy się od dnia objęcia stanowiska, nie wcześniej jednak niż w dniu określonym w zarządzeniu, a w przypadku braku określonego terminu, nie wcześniej niż w dniu podpisania zarządzenia, do dnia dzień zwolnienia ze służby.

Powołanie jako działającego na stanowisku jest sformalizowane zarządzeniem urzędników, którym przyznaje się prawo powoływania pracowników na stanowiska i ich przemieszczania.

3. Powierzenie pracownikowi tymczasowego wykonywania obowiązków zgodnie z niniejszym artykułem i zwolnienie go w związku z tym z wykonywania obowiązków na stanowisku głównym następuje aktem szefa organu ścigania lub upoważnionego kierownika, z wyjątkiem przypadku, gdy przewidziano wykonywanie obowiązków bezpośredniego przełożonego w czasie jego nieobecności obowiązki służbowe pracownik.

Notatka. Artykuł 39 w brzmieniu zmienionym ustawą Republiki Kazachstanu z dnia 21 maja 2013 r. nr 93-V (obowiązuje dziesięć dni kalendarzowych po pierwszej oficjalnej publikacji).