Wprowadzenie……………………………………………………………………………...3

ROZDZIAŁ 1 Wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej…………….…..…….……….5

1 Koncepcja usługi wsparcie dokumentacji zarządzanie………....5

2 Cele i zadania………………………………………………….……….……………….7

3 Funkcje przedszkolnej placówki oświatowej…………………………….………….…………...…...8

ROZDZIAŁ 2. Dokumentacja organizacyjno-administracyjna obsługi placówki wychowania przedszkolnego……….9

1 Tabela personelu przedsiębiorstwa…………………………………..………..9

2 Regulamin obsługi placówki wychowania przedszkolnego……….……………..……………………………....12

3 Instrukcje wsparcia dokumentacyjnego kierownictwa…..………14

4 Dokumenty dotyczące doskonalenia działalności przedszkolnej placówki oświatowej……………15

ROZDZIAŁ 3. Struktura i personel służby….………...………………………17

Zakończenie……………………………………………………….….…………………………...26

Referencje………………………………………………………..…………………………......28

Wstęp

Obecnie dla większości Rosjan organizacje rządowe i firmy handlowe charakteryzują się brakiem uporządkowanego systemu prowadzenia ewidencji, mimo że to racjonalna i jasno zorganizowana ewidencja decyduje o wsparciu dokumentacyjnym zarządzania organizacją, co może znacząco zwiększyć efektywność przedsiębiorstwo.

Wsparcie dokumentacyjne zarządzania to działalność obejmująca organizację dokumentacji i zarządzanie dokumentacją w procesie realizacji funkcji instytucji, organizacji i przedsiębiorstwa, pełniącego funkcję samodzielnej jednostki strukturalnej. Może to być: zarządzanie przedsiębiorstwem, Wspólny dział, biurze lub sekretariacie. Wsparcie dokumentacji działalności zarządczej organizacja jest najważniejszą funkcją zarządzania usługami, której racjonalna organizacja decyduje o szybkości i jakości podejmowania decyzji zarządczych oraz efektywności pracy organizacji jako całości.

Trafność tematu praca na kursie jest to, że praca biurowa jest jedną z funkcji zarządzania opierającą się na organizacji naukowej wykorzystującej nowoczesne technologie. W nowoczesne warunki praca z dokumentacją zarządczą w wielu instytucjach opiera się na technologii komputerowej, a funkcje obsługi dokumentacji zarządczej nie ograniczają się jedynie do organizowania obiegu dokumentów w instytucji, ewidencjonowania dokumentów i monitorowania ich wykonania. Usługa wsparcia dokumentacji zarządczej jest bezpośrednio zaangażowana w wyznaczanie zadań w zakresie rozwoju automatyzacji systemy informacyjne do pracy z dokumentami, zapewnienia dostępu do informacji i ochrony informacji, usprawnienia pracy z dokumentami. A żyjemy w epoce postępu naukowego, gdzie wszystko opiera się na udoskonalaniu nowych technologii, które dodatkowo pomogą nam w naszej pracy.

Celem zajęć jest poznanie naukowego problemu zarządzania dokumentacją w organizacji, opisanie struktury i ujawnienie głównych funkcji usługi wspomagania dokumentacji dla kadry kierowniczej oraz określenie celu w organizacji.

W zależności od celu postawiono następujące zadania:

Studiuj czasopisma, które obejmują tematykę twoich zajęć;

Omów usługę dokumentacji zarządczej w organizacji, wymień jej główne zadania i funkcje;

Rozważ strukturę usług dokumentacji zarządczej i opisz ich główne funkcje

Aby napisać tę pracę, przestudiowano następujące źródła:

1 Organizacja pracy z dokumentami: Podręcznik/pod. wyd. prof. VA Kudryaev – wyd. 2 i dodatkowe – M. INFA, 2002.- 592 s.

2 Yankovskaya V.F. Funkcje usługi wsparcia dokumentacji dla kierownictwa / V.F. Yankovskaya// katalog sekretarza i kierownika biura – 2005. -№1 – s. 16-19

3 Rumyantseva S.A. Regulamin wychowania przedszkolnego (zarządzanie dokumentacją) / S.A. Rumyantseva // katalog sekretarza i kierownika biura - 2009. - nr 11 - 24-36 s.

4 http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php

5 Berezyna N.M. Nowoczesna praca biurowa., wyd. 3, St. Petersburg: Peter, 2007.-224 s.

6 http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012

7 http://revolutionaudit/d00203596.html

8 Kuznetsova T.V. Praca biurowa, placówka wychowania przedszkolnego, wydanie 5 została wyczerpana. i dodatkowe – M.: LLC „Dziennik Zarządzania Personelem”, 2007 – 528 s.

1 ROZDZIAŁ Zarządzanie wsparciem dokumentacyjnym.

1 Koncepcja usługi zarządzania wsparciem dokumentacji.

Dokumentacja– dyscyplina naukowa zajmująca się badaniem wzorców powstawania i funkcjonowania systemów dokumentacji zarządczej. Podstawą systemu terminologicznego zarządzania dokumentacją jest terminologia przedszkolnych placówek oświatowych. Tradycyjnie obszar działalności związany z przetwarzaniem dokumentów nazywany jest pracą biurową.

Norma terminologiczna definiuje pracę biurową jako dziedzinę działalności zapewniającą dokumentację i organizację pracy z dokumentami urzędowymi. Termin „praca biurowa” zgodnie z GOST R 51141 – 98 jest synonimem terminu „zarządzanie dokumentacją”

Termin „zarządzanie wsparciem dokumentacji” podkreśla komponent informacyjno-technologiczny w nowoczesna organizacja pracy biurowej i utworzone przez analogię do takich terminów jak „ oprogramowanie", "wsparcie informacyjne" itp. Termin ten wszedł do obiegu naukowego ponad 10 lat temu w związku ze zmianą podstaw organizacyjnych i technicznych pracy biurowej oraz metodologicznych podejść do jej udoskonalenia w związku z aktywnym wprowadzaniem technologii komputerowej do dziedziny pracy z dokumentami i pojawieniem się nowych Technologie informacyjne tworzenie, gromadzenie, przetwarzanie, gromadzenie, przechowywanie, odzyskiwanie i wykorzystywanie informacji.

Praca biurowa (zarządzanie dokumentacją) polega przede wszystkim na tworzeniu dokumentów czy dokumentacji, co oznacza zapisywanie informacji na różnych nośnikach według ustalonych zasad, organizowanie pracy z dokumentami, ich przechowywanie i wykorzystywanie w bieżącej działalności.

Obsługa dokumentacji prowadzona jest przez specjalną służbę, działającą jako niezależna jednostka konstrukcyjna. Może to być: zarządzanie przedsiębiorstwem, dział ogólny, biuro lub sekretariat.

W małych organizacjach, gdzie ilość przetwarzanych dokumentów jest niewielka, a utworzenie takiej usługi jest niepraktyczne, wszelkie prace związane z obsługą dokumentacji dla kierownictwa wykonuje sekretarz kierownika lub specjalnie wyznaczony do tej pracy pracownik.

Wsparcie dokumentacyjne działań zarządczych organizacji jest najważniejszą funkcją zarządzania usługami, której racjonalna organizacja decyduje o szybkości i jakości podejmowania decyzji zarządczych oraz efektywności organizacji jako całości.

Wybór formę organizacyjną wsparcie dokumentacyjne dla zarządu zależy od decyzji kierownictwa organizacji i samej usługi. Regulację wybranej formy pracy z dokumentami zawarto w instrukcji pracy biurowej.

Zarządzanie dokumentacją występuje w każdej organizacji, niezależnie od formy i własności, charakteru i kierunku działania.

2 Cele i zadania

Usługa wsparcia dokumentacji zarządczej jest bezpośrednio zaangażowana w wyznaczanie zadań w zakresie rozwoju zautomatyzowanych systemów informatycznych do pracy z dokumentami, zapewniania dostępu do informacji i ochrony informacji oraz usprawniania pracy z dokumentami.

Głównym celem obsługi przedszkolnej placówki oświatowej jest organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad dokumentacją wsparcia dla kadry kierowniczej.

W oparciu o cele usługa przedszkolnej placówki oświatowej rozwiązuje następujące zadania:

1 doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;

2 zapewnienie jednolitego trybu dokumentowania, organizowania pracy z dokumentami, budowania systemów wyszukiwania, monitorowania realizacji i przygotowywania dokumentów do przekazania do archiwum wydziałowego zgodnie z obowiązującymi standardami;

3 kontrola wykonania i przygotowanie dokumentów do przekazania do archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi normami;

4 ograniczenie przepływu dokumentów, liczby formularzy dokumentów;

5 opracowywanie i wdrażanie dokumentów normatywnych i metodycznych w celu usprawnienia wspomagania dokumentacji w organizacji i systemie podległym (dla organizacji posiadających system podległy), zaawansowanych technologii wspomagania dokumentacji zarządzania w oparciu o wykorzystanie technologii komputerowej i organizacyjnej.

6 udział w opracowywaniu i wdrażaniu zaawansowanych technologii dokumentacyjnego wspomagania zarządzania w oparciu o wykorzystanie technologii komputerowej i organizacyjnej, komputery osobiste

Celem obsługi przedszkolnej placówki oświatowej jest organizacja, utrzymanie i doskonalenie systemu wspomagania dokumentacji zarządzania przedsiębiorstwem w oparciu o jednolitą politykę techniczną i wykorzystanie nowoczesnych środków technicznych w pracy z dokumentami.

3 Funkcje przedszkolnej placówki oświatowej

We współczesnych warunkach, gdy praca z dokumentacją zarządczą w wielu instytucjach opiera się na technologii komputerowej, funkcje obsługi dokumentacji zarządczej nie ograniczają się jedynie do organizowania obiegu dokumentów w instytucji, ewidencjonowania dokumentów i monitorowania ich realizacji.

Funkcje usługi wsparcia dokumentacji kierownictwa organizacji:

1 Organizacyjno-metodologiczne. Opracowywanie dokumentów normatywnych i metodologicznych dotyczących pracy biurowej (instrukcje prowadzenia dokumentacji, nazewnictwo spraw itp.); opracowywanie dokumentów normatywnych regulujących działalność służby wsparcia dokumentacji dla kadry zarządzającej (regulamin usługi, opisy stanowisk pracy pracownicy); organizacja zaawansowanych szkoleń dla pracowników obsługi dokumentacji zarządczej itp.

Obsługą dokumentacji zarządzania w organizacji zajmuje się specjalna służba, będąca samodzielną jednostką strukturalną, podległą bezpośrednio kierownikowi organizacji. W zależności od objętości przepływu dokumentów i standardowych struktur mogą istnieć następujące usługi edukacji przedszkolnej: zarządzanie sprawami, dział ogólny, obsługa przedszkolnej placówki oświatowej itp.

Zarządzanie biznesem obejmuje służbę DOU (biuro korespondencji rządowej, ekspedycję, biuro maszynopisania, biuro kopiowania), inspekcję pod szefem, sekretariat (recepcja, sekretariat szefa, sekretariaty zastępców szefów, sekretariat zarządu, biuro protokołów), dział doskonalenia pracy z Dział dokumentów, pism (reklamacji) i archiwum centralne.

Dział ogólny obejmuje biuro, grupę kontrolną, grupę protokołów, grupę usprawniającą pracę z dokumentami, grupę listów (reklam), usługę kopiowania, biuro maszynopisania i stenografii oraz archiwum.

W stowarzyszeniach i koncernach skład i strukturę obsługi przedszkolnej placówki oświatowej określa kierownictwo organizacji:

we wspólnych przedsięwzięciach (organizacjach) - przez zarząd;

w spółkach akcyjnych – przez konferencję założycielską;

w spółdzielniach - walne zgromadzenie członkowie spółdzielni.

W organizacjach, które nie posiadają placówki wychowania przedszkolnego, jej funkcje pełni sekretarz dyrektora lub inny specjalnie wyznaczony urzędnik.

Pracę obsługi przedszkolnej placówki oświatowej reguluje regulamin tej służby, a działalność pracowników przedszkolnej placówki oświatowej regulują opisy stanowisk pracy, które ustalają racjonalny podział pracy, zapewniają równomierne obciążenie pracą pracowników i rozkład pracy. prace zgodnie ze złożonością wykonania i kwalifikacjami wykonawców. Opisy stanowisk opracowywane są przez kierownika placówki wychowania przedszkolnego i zatwierdzane przez kierownika organizacji (przedsiębiorstwa). W razie potrzeby opisy stanowisk mogą zostać zmienione.

Usługa DOW spełnia następujące główne funkcje:

Wprowadzenie przepisów państwowych i zmian mających na celu ulepszenie dokumentacji;

Opracowywanie i wdrażanie racjonalnych form dokumentów, organizacja pracy z uwzględnieniem specyfiki wydziału;

Monitorowanie zgodności ze standardami dokumentów;

Przekazywanie przetwarzania i dostarczanie dokumentów wykonawcom;

Rejestracja dokumentów oraz prace księgowe i referencyjne;

Kontrola nad wykonaniem dokumentów;

Tworzenie, rejestracja, przechowywanie plików i wydawanie ich do użytku;

Produkcja maszynowa, kopiowanie i reprodukcja dokumentów;

Zarządzanie organizacyjne i metodologiczne, kontrola pracy z dokumentami w działach strukturalnych organizacji.

Obecnie placówki wychowania przedszkolnego stoją przed zadaniem ściślejszego powiązania swojej pracy z zautomatyzowanym systemem kontroli (automatycznym systemem kontroli) opartym na ujednolicone systemy procesy dokumentacyjne i zarządcze, racjonalny obieg dokumentów. W warunkach przebudowy naukowo-technicznej, spowodowanej zmianami rynkowymi, w gospodarce republiki nastąpił gwałtowny wzrost ilości informacji spowodowany aktywacją działalności komercyjne przedsiębiorstw, wzrost liczby instytucji, organizacji i przedsiębiorstw, wzrost asortymentu wytwarzanych towarów i komplikację procesu ich przemieszczania oraz ekspansję powiązań gospodarczych. W związku z tym pojawiła się potrzeba usprawnienia przepływu informacji, ustalenia niezbędnej i wystarczającej liczby rodzajów dokumentów, które służą jako wsparcie informacyjne funkcji zarządczych. Ręczne przetwarzanie nie pozwalało na terminowe i wysokiej jakości przetwarzanie rosnących przepływów informacji. Pojawiła się potrzeba mechanizacji, a następnie automatyzacji przetwarzania informacji o dokumentach. Jednakże praktyczne wdrażanie i wykorzystanie technologii komputerowej, efektywność ich wykorzystania są bezpośrednio zależne od stopnia uporządkowania dokumentacji, dla której mają być przetwarzane.

We współczesnych warunkach, gdy praca z dokumentacją zarządczą w wielu placówkach opiera się na technologii komputerowej, funkcje obsługi przedszkola nie ograniczają się jedynie do organizacji obiegu dokumentów w placówce, ewidencjonowania dokumentów i monitorowania ich realizacji. Obsługa przedszkolnej placówki oświatowej jest bezpośrednio zaangażowana w wyznaczanie zadań w zakresie opracowywania zautomatyzowanych systemów informatycznych do pracy z dokumentami, zapewniania dostępu do informacji i ochrony informacji oraz doskonalenia pracy z dokumentami.

Zatem decyduje usługa DOW trzy główne zestawy zadań:

1) Zapewnienie dokumentacji czynności zarządczych.

2)Organizacja pracy z dokumentami w placówce.

3) Doskonalenie form i metod pracy z dokumentami.

Zadania stojące przed obsługą przedszkolnej placówki oświatowej determinują jej funkcje.

1. Zadania zapewnienia dokumentacji działań zarządczych można rozwiązać, wykonując następujące funkcje:

• Opracowywanie i projektowanie form, zapewnienie ich produkcji;
• Zapewnienie produkcji dokumentów, kopiowanie i przechowywanie;
• Kontrola jakości przygotowania i wykonania dokumentów, zgodność z ustaloną procedurą zatwierdzania i certyfikacji dokumentów.

2. Zadania porządkowania i pracy z dokumentami w instytucji rozwiązuje się poprzez wykonywanie następujących funkcji:

• ustanowienie jednolitej procedury przekazywania dokumentów (instytucjonalny obieg dokumentów);
• przetwarzanie spedycyjne dokumentów przychodzących i wychodzących;
• rejestracja i księgowanie dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych;
• kontrola nad wykonaniem dokumentów;
• usystematyzowanie dokumentów, zapewnienie ich przechowywania i wykorzystania;
• organizacja pracy z apelacjami obywatelskimi;
• zapewnienie bezpieczeństwa informacji.

3. Zadania doskonalenia form i metod pracy z dokumentami obejmują następujące funkcje:

• Opracowywanie i weryfikacja dokumentów regulacyjnych, instruktażowych, metodycznych i przedstawianie ich pracownikom organizacji;
• Wskazówki metodologiczne i kontrola zgodności z ustalonymi zasadami pracy z dokumentami w działach strukturalnych organizacji;
• Podnoszenie kwalifikacji pracowników organizacji i doradztwo z nimi w kwestiach pracy z dokumentami;
• Uporządkowanie dokumentacji organizacji, prowadzenie prac nad ujednoliceniem dokumentów, opracowanie Karty Pracy i Albumu formularzy dokumentów wykorzystywanych w działalności organizacji;
• Opracowanie i wdrożenie nowych form i metod pracy z dokumentami, usprawnienie obiegu dokumentów w organizacji, zwiększenie dyscypliny wykonawczej;
• Wyznaczanie zadań w zakresie rozwoju i doskonalenia zautomatyzowanych systemów informatycznych i baz danych do pracy z dokumentami.

Usługa zarządzania dokumentacją (DOU) w organizacji

Działalność każdej współczesnej organizacji ma charakter półfunkcjonalny i wymaga od jej liderów zrozumienia integralności, a jednocześnie różnorodności obszarów działania. Jednak we wszystkich przypadkach głównym zadaniem kierownictwa organizacji jest zarządzanie zasobami, z których jednym jest informacja, a w odniesieniu do działań związanych z dokumentacją wspomagania zarządzania – informacja dokumentacyjna. Jest oczywiste, że żadna z decyzji zarządczych nie może obejść się bez tego zasobu, który składa się z wielu wzajemnie powiązanych części, ściśle powiązanych ze sobą i ze światem zewnętrznym i będzie determinował środowisko informacyjne organizacji. Ponieważ stosowane jest wsparcie dokumentacyjne, tj. Praktyczne znaczenie, wówczas jego struktura jest bezpośrednio powiązana ze strukturą funkcjonalną organizacji.

Obsługa przedszkolnej placówki oświatowej: zadania, funkcje, miejsce w systemie zarządzania organizacją

Głównym elementem systemu edukacji przedszkolnej organizacji jest specjalnie utworzona usługa przedszkolna, której głównym zadaniem jest organizacja, zarządzanie działaniami, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad dokumentacją wsparcia dla kadry zarządzającej. W małych organizacjach, w których nie jest możliwe utworzenie specjalnej jednostki strukturalnej, przydzielani są pracownicy, którzy zapewniają realizację tych zadań. Tworząc jednostki realizujące funkcje usługi wychowania przedszkolnego, należy wziąć pod uwagę wielkość przepływu dokumentów, poziom zatrudnienia, koszty pracy przy poszczególnych rodzajach pracy, dostępność technologii informatycznych itp. Nazwy i struktura takich jednostki mogą być różne, w zależności od warunków konkretnej organizacji: wydział edukacji przedszkolnej, biuro, zarządzanie przedsiębiorstwem itp. Obecnie jednostki realizujące w organizacji funkcje usługi wychowania przedszkolnego są tradycyjnie także nośnikami kultury wykorzystania nowych technologii informatycznych w tej gałęzi zarządzania, co znajduje odzwierciedlenie w wykazie realizowanych zadań i funkcji zapisanym w karcie przepisy dotyczące tych jednostek konstrukcyjnych.

Zgodnie z zapisami Państwowego Systemu Wspomagania Dokumentacji Zarządzania (GSDMOU) do zadań służby DOU należy:

Zapewnienie i monitorowanie zgodności z wymaganiami dokumentów regulacyjnych i metodologicznych dla przedszkolnych placówek edukacyjnych w organizacji;

Doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;

Zapewnienie jednolitego trybu dokumentowania i organizacji pracy z dokumentami;

Organizacja i zapewnienie funkcjonowania systemów wyszukiwania informacji;

Organizacja i zapewnienie funkcjonowania systemów kontroli wykonania;

Zapewnienie organizacji przechowywania, pozyskiwania, rozliczania i wykorzystania dokumentów archiwalnych organizacji;

Ograniczenie przepływu dokumentów i liczby formularzy dokumentowych;

Opracowywanie i wdrażanie wewnętrznych dokumentów regulacyjnych i metodologicznych w celu usprawnienia wsparcia dokumentacyjnego kierownictwa organizacji;

Opracowywanie i wdrażanie systemów edukacji przedszkolnej wykorzystujących zaawansowane technologie informacyjne.

Zgodnie z powierzonymi zadaniami obsługa przedszkolnej placówki oświatowej pełni następujące funkcje:

Opracowywanie, wdrażanie i utrzymywanie kart czasu pracy i albumów ujednoliconych form dokumentów organizacyjnych, wprowadzanie w nich zmian;

Przeprowadzanie przetwarzania spedycyjnego, rejestracja dokumentów oraz prace księgowe i referencyjne na dokumentach;

Organizacja terminowego przeglądu i przygotowania dokumentów przychodzących do raportu dla kierownictwa, monitorowanie prawidłowości wykonania dokumentów przedstawionych do podpisu kierownictwu;

Regulowanie postępu realizacji dokumentów, monitorowanie przepływu, wykonywania i terminowości dokumentów;

Podsumowanie informacji o postępie i wynikach realizacji dokumentów, systematyczne informowanie kierownictwa o tych kwestiach;

Opracowywanie i projektowanie formularzy dokumentów;

Opracowanie jednolitego nazewnictwa akt organizacji, zapewniającego przechowywanie akt i terminowe wykorzystanie informacji dokumentacyjnych;

Organizacja kontroli pracy z dokumentami w działach strukturalnych; - rozwój (wraz z odpowiednimi działami strukturalnymi organizacji) działań mających na celu doskonalenie form i metod pracy z dokumentami, a także poprawę dyscypliny wykonawczej;

Sprawowanie kontroli nad prawidłowością rejestracji i tworzenia przez działy strukturalne organizacji spraw podlegających przekazaniu do archiwum;

Organizowanie pracy archiwum zgodnie z wymogami federalnych aktów metodologicznych prawno-regulacyjnych;

Podnoszenie kwalifikacji przedszkolaków i pracowników archiwów;

Prowadzenie spotkań i doradztwo w sprawach wchodzących w zakres kompetencji obsługi placówki wychowania przedszkolnego;

Organizacja stanowisk pracy, zautomatyzowane stanowiska pracy, warunki pracy pracowników służby wychowania przedszkolnego.

Skład usługi przedszkolnej placówki oświatowej w organizacji powinien składać się z profesjonalnych pracowników, którzy znają specyfikę ten kierunek działań i potrafi szybko je realizować obowiązki funkcjonalne bez nadmiernej biurokracji.

Dokumenty regulujące funkcjonowanie przedszkolnych placówek oświatowych w organizacji powinny być opracowywane w oparciu o przepisy prawa Federacja Rosyjska, normatywne akty prawne z zakresu informacji, dokumentacji, organizacji pracy biurowej i spraw archiwalnych, z uwzględnieniem specyfiki działalności konkretnej instytucji.

Organizacja przedszkolnej placówki oświatowej w organizacji powierzona jest służbie przedszkolnej placówki oświatowej (administracja, biuro, wydział ogólny, sekretariat). Tworzenie i opracowywanie wewnętrznych dokumentów normatywnych i metodologicznych regulujących wszystkie aspekty wsparcia dokumentacyjnego dla kierownictwa organizacji należy do kompetencji tej konkretnej usługi.

Praktyka oraz istniejące wymagania regulacyjne i zalecenia metodologiczne dotyczące realizacji wszystkich zadań i funkcji służb biurowych w organizacji, wskazują na potrzebę stworzenia następujących wewnętrznych dokumentów organizacyjno-prawnych:

Regulamin obsługi przedszkolnych placówek oświatowych;

Instrukcje pracy biurowej;

Tabela ujednoliconych formularzy dokumentów;

Album ujednoliconych formularzy dokumentów;

Lista dokumentów niepodlegających rejestracji;

Regulamin (instrukcja) postępowania z wnioskami i reklamacjami;

Wykaz dokumentów stanowiących tajemnicę urzędową (handlową);

Lista dokumentów podlegających zatwierdzeniu;

Lista dokumentów potwierdzona pieczęcią organizacji;

Opisy stanowisk pracy;

Regulamin stałej komisji eksperckiej;

Skonsolidowany spis spraw organizacji.

Wszystkie powyższe dokumenty muszą zostać opracowane i zatwierdzone w każdej organizacji, niezależnie od formy własności.

Opisy stanowisk pracy muszą być opracowane dla każdego pracownika przedszkolnej placówki oświatowej i muszą odzwierciedlać faktycznie wykonywane funkcje i obowiązki. Funkcje stanowiskowe regulują status organizacyjno-prawny pracowników i zapewniają warunki efektywnej pracy, pozwalają na obiektywną ocenę działalności pracowników i stanowią normatywną podstawę stosowania środków administracyjnych wobec pracowników. Opisy stanowisk umożliwiają realizację podstawowej zasady racjonalnej organizacji pracy – zasady podziału i współpracy pracy.

Jedną z funkcji obsługi przedszkolnej placówki oświatowej jest opracowanie Instrukcji pracy biurowej organizacji, która ustala jednolite zasady dokumentowania czynności, organizacji obiegu dokumentów, księgowości, rejestracji, monitorowania wykonywania i przechowywania dokumentów. Instrukcje zatwierdzane są przez kierownika organizacji i są wiążące dla wszystkich pracowników. Instrukcje pracy biurowej powinny być opracowane w oparciu o przepisy Systemu Zarządzania Dokumentacją Państwową, standardy państwowe o dokumentach, Podstawowe zasady funkcjonowania archiwów wydziałowych, Podstawowe zasady funkcjonowania archiwów organizacyjnych. Zapisy instrukcji pracy biurowej nie mogą być sprzeczne z obowiązującym ustawodawstwem w zakresie informacji i dokumentacji.

Skład sekcji instrukcji pracy biurowej, ich kolejność i obecność aplikacji ustalają ich twórcy, ale konieczne jest, aby postanowienia instrukcji konsekwentnie odzwierciedlały wszystkie etapy pracy z dokumentami od ich utworzenia lub otrzymania do wykonania , przesłanie i/lub złożenie w archiwum.

W rozdziale " Postanowienia ogólne» Instrukcje pracy biurowej powinny odzwierciedlać, że organizacja przedszkolnych placówek oświatowych, kontrola nad prowadzeniem pracy biurowej w działach strukturalnych, wytyczne metodologiczne i szkolenie pracowników w zakresie podstaw pracy z dokumentami są przypisane do obsługi przedszkolnej placówki oświatowej organizacji , a odpowiedzialność za organizację placówek wychowania przedszkolnego w oddziałach strukturalnych przypisuje się kierownikom oddziałów, dla których kierownik wyznacza osobę odpowiedzialną za pracę biurową w oddziale, która zapewnia ewidencję dokumentów, obieg dokumentów w ustalonych ramach czasowych oraz zapoznaje pracowników z dokumentami regulacyjnymi i metodologicznymi dotyczącymi pracy biurowej.

Pracownicy organizacji ponoszą osobistą odpowiedzialność za wypełnianie wymagań Instrukcji Zarządzania Biurem, terminowy przegląd i wykonanie dokumentów, ich prawidłowe wykonanie i bezpieczeństwo.

Ponadto placówka wychowania przedszkolnego opracowuje tabelę i album ujednoliconych form dokumentów dla organizacji - listę zatwierdzonych form dokumentów, które są niezbędne i wystarczające do realizacji funkcji i zadań działań zarządczych, wraz z opisem ich status prawny, główne etapy przygotowania i zakończenia.

W bieżącej działalności organizacji Tabela Formularzy Dokumentów pełni funkcję księgową, zawierającą w uporządkowanej formie nazwy formularzy dokumentów stosowanych w działalności organizacji i umożliwiającą szybkie wyszukiwanie niezbędnych formularzy dokumentów , a także monitorowanie działalności wykonawców, wykluczając możliwość pojawienia się nieprzewidzianych form dokumentów.

Aby zapewnić prawidłowe tworzenie i księgowanie akt organizacji, należy sporządzić nomenklaturę akt, czyli systematyczny wykaz nagłówków spraw wskazujących okresy przechowywania, sporządzony w określony sposób. Systematyzacja dokumentów jest jednym z najważniejszych zadań w przedszkolu. W wykazie akt znajdą się wszystkie dokumenty wygenerowane w działalności organizacji, za wyjątkiem publikacji drukowanych.

Nazewnictwo spraw organizacji składa się z działów odpowiadających podziałom strukturalnym i odzwierciedla strukturę organizacyjną organizacji.

Wyślij swoją dobrą pracę do bazy wiedzy jest prosta. Skorzystaj z poniższego formularza

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy, którzy wykorzystują bazę wiedzy w swoich studiach i pracy, będą Państwu bardzo wdzięczni.

Opublikowano na http://www.allbest.ru/

Wstęp

Informacje zapisane w dokumentach każdego przedsiębiorstwa są odzwierciedleniem działalności organizacji i stanowią podstawę każdego biznesu. Pracownicy przedsiębiorstwa większość oficjalnych informacji otrzymują za pośrednictwem dokumentów.

Nowoczesne zarządzanie przedsiębiorstwem państwowym lub organizacja handlowa to w dużej mierze ciągła seria procesów tworzenia i przenoszenia dokumentów. Realizowane są projekty, zawierane i rozwiązywane są umowy, kupno i sprzedaż papierów wartościowych, przedsiębiorstw, nieruchomości, a wszystko to, a także wiele innych transakcji, jest dokumentowane. Menedżerowie przedsiębiorstw ponoszą osobistą odpowiedzialność za skład, bezpieczeństwo i prawidłowe wykonanie dokumentów. Nieporządek w przechowywaniu dokumentów może skutkować ryzykiem utraty cennych informacji, co może negatywnie wpłynąć na działalność przedsiębiorstwa, dlatego dziś w różnych organizacjach często spotyka się taką jednostkę jak służba wychowania przedszkolnego.

Prowadzenie dokumentacji w przedsiębiorstwie powinno odbywać się w oparciu o jednolity system państwowy zarządzanie dokumentacją (USD). Pomaga uniknąć nadmiaru i powielania pracy, ponieważ formułuje jednolite wymagania i zalecenia dotyczące przygotowania dokumentów, organizacji obiegu dokumentów, utrwalania i wyszukiwania informacji, monitorowania realizacji dokumentów i grupowania ich w akta.

W tym praca testowa zostanie ustalona korzyść z usługi przedszkolnej placówki oświatowej, która jest odpowiedzialna za pracę z dokumentami organizacji. Określone zostaną cele i zadania, funkcje i interakcja tej usługi z innymi działami strukturalnymi przedsiębiorstwa.

1. Koncepcja obsługi przedszkolnej placówki oświatowej

serwis DOW- jest to organizacyjna odrębna jednostka strukturalna instytucji, która wykonuje pracę z dokumentami i raportuje bezpośrednio do kierownika.

Usługa wsparcia dokumentacji zarządczej może być reprezentowana w organizacji jako niezależna jednostka strukturalna ( biuro, wydział ogólny, sekretariat) i przez indywidualnego pracownika ( zastępca sekretarza).

Dokumentacja działań zarządczych obejmuje wszystkie procesy związane z utrwalaniem (utrwalaniem) i wykonywaniem informacji niezbędnych do realizacji działań zarządczych na różnych nośnikach według ustalonych zasad.

Dokumentacja prowadzona jest w języku naturalnym ( dokumenty pisane odręcznie i na maszynie, w tym telegramy, wiadomości telefoniczne), a także w językach sztucznych z wykorzystaniem nowych głośników ( karty dziurkowane, taśmy dziurkowane, taśmy magnetyczne, karty, dyski itp.).

Działalność Przedszkolnej Placówki Wychowawczej reguluje Regulamin Obsługi Dokumentacji. Działalność pracowników przedszkolnej placówki oświatowej regulują opisy stanowisk, które ustalają racjonalny podział pracy, zapewniają równomierne obciążenie pracą pracowników i podział pracy zgodnie ze złożonością wykonania i kwalifikacjami wykonawców. Opisy stanowisk pracy opracowywane są przez obsługę placówki wychowania przedszkolnego i zatwierdzane przez jej kierownika lub jego zastępcę. W przypadku zmiany funkcji i zadań placówki wychowania przedszkolnego następuje rewizja opisów stanowisk pracy. Usługa przedszkolnej placówki oświatowej w swojej działalności kieruje się legislacyjnymi i innymi aktami normatywno-prawnymi władz państwowych i kierownictwa Federacji Rosyjskiej, regulaminami, instrukcjami, zalecenia metodologiczne Instytucje państwowe Zautomatyzowany system Federacji Rosyjskiej (GAS) i inne aktualne standardy dotyczące zagadnień wsparcia dokumentacyjnego dla kadry kierowniczej. Zarządzanie obsługą przedszkolnej placówki oświatowej powinni sprawować specjaliści z wykształceniem wyższym lub średnim specjalistycznym o odpowiednim profilu. Przedszkolna placówka edukacyjna ma własną pieczęć wskazującą jej nazwę. Kirsanova M.V. Nowoczesna praca biurowa - M.: Infra-M, 2008 - s.18

1.1 Cele i zadania obsługi przedszkolnej placówki oświatowej

. Usługa przedszkolnej placówki oświatowej rozwiązuje następujące zadania: - poprawa formy i metody pracy z dokumentami; - zapewnienie jednolitego porządku dokumentowanie, organizowanie pracy z dokumentami, budowanie wyszukiwarek; - kontrola wykonania i przygotowania dokumentów do przekazania do archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi przepisami; - ograniczenie przepływu dokumentów, liczba form dokumentów; - rozwój i wdrożenie dokumenty normatywne i metodologiczne mające na celu poprawę wsparcia dokumentacyjnego organizacji; - udział w opracowywaniu i wdrażaniu zaawansowanych technologii wspomaganie dokumentacji zarządzania w oparciu o wykorzystanie technologii informatycznych i organizacyjnych, komputery osobiste. Kirsanova M.V. Nowoczesna praca biurowa - M.: Infra-M, 2008-s.19

1.2 Funkcje

Zgodnie z powierzonymi zadaniami obsługa przedszkolnej placówki oświatowej pełni następujące funkcje:

1) opracowywanie, wdrażanie i utrzymywanie karty czasu pracy i albumu ujednoliconych form dokumentów organizacji, wprowadzanie w nich zmian;

2) przetwarzanie, rejestracja dokumentów oraz prace księgowe i referencyjne nad dokumentami;

3) organizowanie terminowego przeglądu i przygotowanie dokumentów przychodzących do sprawozdania dla kierownictwa, monitorowanie prawidłowości wykonania dokumentów przedkładanych do podpisu kierownictwu;

4) monitorowanie terminowości przebiegu, wykonywania i wykonywania dokumentów, podsumowywanie informacji o postępie i wynikach realizacji dokumentów, systematyczne informowanie kierownictwa w tych kwestiach;

5) organizacja produkcji maszynowej, kopiowania i szybkiego powielania dokumentów, opracowywanie i projektowanie formularzy dokumentów;

6) opracowanie nazewnictwa akt organizacji, zapewniającego przechowywanie akt i terminowe korzystanie z informacji dokumentacyjnej;

7) organizacja prac nad wnioskami, oświadczeniami i skargami obywateli;

8) organizacja kontroli pracy z dokumentami w działach strukturalnych;

9) rozwój (wraz z odpowiednimi działami strukturalnymi organizacji) działań mających na celu doskonalenie form i metod pracy z dokumentami oraz poprawę dyscypliny wykonawczej;

10) monitorowanie prawidłowości rejestracji i tworzenia według podziałów strukturalnych spraw podlegających przekazaniu do archiwum;

11) organizacja pracy archiwum zgodnie z ustawodawstwem o sprawach archiwalnych Federacji Rosyjskiej, zasadami, instrukcjami i zaleceniami metodologicznymi instytucji Państwowego Zautomatyzowanego Systemu Federacji Rosyjskiej;

12) zaawansowane szkolenie pracowników obsługi przedszkola, organizowanie spotkań i konsultowanie spraw należących do ich kompetencji; organizacja stanowisk pracy z uwzględnieniem automatyzacji. Kirsanova M.V. Nowoczesna praca biurowa - M.: Infra-M, 2008 - s.20

1.3 Prawa i obowiązki

Serwis DOW ma prawo:

1) sprawuje kontrolę nad redukcją zbędnych informacji w organizacji i podległym systemie oraz podejmuje w tym celu odpowiednie działania; 2) żądać od kierowników działów strukturalnych przestrzegania ustalonych zasad pracy z dokumentami w organizacji i monitorować wdrażanie tych zasad; 3) żądanie od działów strukturalnych i organizacji informacji niezbędnych do pracy; 4) przeprowadza kontrole organizacji obsługi dokumentacyjnej kierownictwa pionów strukturalnych i przekazuje wyniki kontroli kierownikom pionów strukturalnych w celu podjęcia odpowiednich działań; 5) angażować w określony sposób specjalistów z działów strukturalnych w przygotowanie projektów dokumentów w imieniu kierownictwa; 6) zwrócić wykonawcom dokumenty sporządzone z naruszeniem ustalonych wymagań w celu sprawdzenia; 7) wspólnie z centrum informatycznym ustalają zadania obsługi dokumentacji dla kadry kierowniczej podlegające automatyzacji; 8) podpisywać i zatwierdzać dokumenty w zakresie swoich kompetencji; 9) opracowuje regulaminy podziału strukturalnego obsługi przedszkola i opisów stanowisk pracy pracowników; 10) przedstawiać kierownictwu propozycje dotyczące działań dyscyplinarnych we wszystkich przypadkach naruszeń przez wydziały i urzędnicy ustalone zasady pracy z dokumentami; 11) uczestniczyć w dyskusjach kierownictwa na temat zagadnień związanych ze stanem pracy z dokumentami, a także doskonalenia form i metod pracy z nimi; 12) przedstawiać do rozpatrzenia kierownictwu wnioski dotyczące powoływania, przenoszenia i zwalniania pracowników służby wychowania przedszkolnego, ich motywowania oraz nakładania na nich kar.

Serwis DOW odpowiedzialny jest za: 1) zapewnienie ustalonej procedury pracy z dokumentami w organizacji; 2) wypełnianie instrukcji i poleceń kierownictwa oraz compliance niezbędne warunki praca robotników. Kirsanova M.V. Nowoczesna praca biurowa - M.: Infra-M, 2008 - s.21

1.4 Interakcja obsługi przedszkolnej placówki oświatowej z innymi działami

Usługa DOW współdziała:

1) z podziałami strukturalnymi- w kwestiach wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej;

2) z obsługą prawną- w kwestiach prawnych związanych z przygotowaniem dokumentów;

3) z usługami kadrowymi, pracą i wynagrodzenie oraz z właściwymi organizacjami naukowymi – w kwestiach doboru i rozmieszczenia kadr oraz podnoszenia ich kwalifikacji w kontekście powszechnego stosowania technologii komputerowej i organizacyjnej;

4) z usługami sprzątania- w sprawie zaopatrzenia w sprzęt organizacyjny, komputerowy, formularze dokumentów, artykuły biurowe i obsługę konsumencką dla pracowników placówek wychowania przedszkolnego.

5) z centrum komputerowym- o opracowywaniu i wdrażaniu nowych technologii informatycznych z wykorzystaniem technologii komputerowej.

2. Przygotowanie dokumentów na podstawie próbek

2.1 Przykład sformalizowania decyzji zarządu

OJSC „Pastor”

DECYZJA ZARZĄDU

O likwidacji

OJSC« Pastor"

Zarząd OJSC „Pastor” ze względu na niemożność dalszej realizacji działalność gospodarcza bez ryzyka niewypłacalności (bankructwa)

ZDECYDOWANY:

1. Uznać niecelowość dalszej działalności finansowej i gospodarczej JSC.

2. Likwidacja SA z dniem 01.05.2011r

3. Kopię tej decyzji zarządu z ich podpisami i pieczęcią JSC należy przesłać do terytorialnego organu podatkowego w celu włączenia do Jednolitego Rejestr państwowy osoby prawneże JSC jest w trakcie likwidacji.

4. Powołać komisję likwidacyjną OJSC w składzie: K.V. Brodkina, S.T. Ivanova, O.G. Kalyadkina, I.V. Neklyuzheva.

5. Mianuj V.V. Ageeva na przewodniczącego komisji likwidacyjnej OJSC.

6. Zlecić komisji likwidacyjnej przeprowadzenie pełnego zakresu działań w celu likwidacji JSC.

7. Ustal, że zgodnie z ust. 3 art. 62 Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej z chwilą podjęcia decyzji o likwidacji JSC i powołania komisji likwidacyjnej przechodzą na nią wszelkie uprawnienia do prowadzenia spraw JSC.

Podpis Przewodniczącego Rady A.L. Bajgiel

Podpisy członków Rady L.A. Gorbunow

podpis A.S. Szumow

Decyzje organu kolegialnego (czy to zarządu, zgromadzenia kolektywu związkowego, zgromadzenia akcjonariuszy itp.) są formalizowane w podobny sposób.

Rozwiązanie- jest aktem prawnym przyjmowanym przez organy kolegialne i doradcze instytucji, organizacji, przedsiębiorstw w celu rozstrzygnięcia najważniejszych zagadnień ich działalności. Rozwiązania nazywane są również wspólnymi dokumenty administracyjne, przyjęte przez dwa lub więcej organów zarządzających, z których jeden działa na zasadzie kolegialności, a drugi na zasadzie jedności dowodzenia.

Tekst decyzji składa się z dwóch części: stwierdzającej i administracyjnej, oddzielonych od siebie wyrazem „ZDECYDOWANO”, „ZDECYDOWANO”, „ZDECYDOWANO”, „ZDECYDOWANO”, drukowanym wielkimi literami w nowym wierszu od marginesu. Jeżeli uchwała lub decyzja nie wymaga uzasadnienia, tekst zaczyna się w następujący sposób: „Zarząd STANOWIŁ:…”.

W decyzjach podejmowanych przez organy kolegialne i doradcze stosuje się formę trzeciej osoby liczby pojedynczej („ZDECYDOWANO”, „ZDECYDOWANO”, „ZDECYDOWANO”). We wspólnych decyzjach dwóch lub więcej organizacji tekst jest prezentowany w pierwszej osobie („ZDECYDOWANO”).

W razie potrzeby część stwierdzająca może zawierać odniesienia do ustaw i innych przepisów.

Część administracyjną określono w ust.

Aneks 1

do decyzji Zarządu

z dnia 05.06.2009 nr 15

Projekt decyzji musi zostać uzgodniony ze wszystkimi zainteresowanymi jednostkami strukturalnymi i organizacjami. Procedura badania prawnego projektów decyzji jest obowiązkowa.

Decyzję sporządza się na formularzu decyzji (formularzu dla określonego rodzaju dokumentu).

Obowiązkowe szczegóły decyzji to: nazwa organizacji, nazwa rodzaju dokumentu, data i numer rejestracyjny dokumentu, miejsce przygotowania lub publikacji, tytuł tekstu, podpis, wizy do zatwierdzenia dokumentu.

2.2 Przykład prezentacji zachęty

Dyrektor Generalny Zamkniętej Spółki Akcyjnej

„Walcowanie metali” T.R. Romanow

WYDAJNOŚĆ Przygotuj się na pracę działu HR

do dnia 26 listopada 2010 r. zamówienie,

24.11.2010 Nr 22 wydanie działu księgowego

przydział 30 000 rubli.

Moskwa 25.11.2010 Romanow

O promocjiMichałkinaAV

Anna Vitalievna Mikhalkina, urodzona w 1970 r., pracuje w dziale księgowości firmy od lipca 2005 r. Posiada wykształcenie wyższe profesjonalna edukacja(absolwent MESI). Mikhalkina A.V. - odpowiedzialny pracownik, wykwalifikowany specjalista, proaktywny i skuteczny. Odpowiedzialność zawodowa spełnia w całości, bez komentarzy i naruszeń dyscyplina pracy nie ma. W 2008 roku uczestniczyła w szkoleniach zaawansowanych w Wyższej Szkole Zarządzania.

Za nienaganną pracę, wysoki profesjonalizm i w związku z rocznicą proszę o ogłoszenie Mikhalkina A.V. wdzięczność i nagradzaj ją.

Podpis głównego księgowego V.A. Isajewa

Podpis Kierownika Działu Personalnego V.I. Osipowa

Zastępca Podpis Dyrektora Generalnego P.Yu. Doronina

W przypadku nr 03-05

Zaitseva 29.11.2010

Awans- jest to uznanie przez pracodawcę zasług pracownika, wyraz wdzięczności i akt nagrody za sumienną pracę. Larin M.V., Sokova A.N. Rejestracja dokumentów urzędowych - M.: MUFER, 2006.-s.54

Procedura rejestracji zachęt pracowniczych obejmuje kilka etapów:

1) Kierownik jednostki strukturalnej, w której pracuje pracownik, sporządza propozycję zachęt skierowaną do kierownika organizacji, wskazując rodzaj zachęty zgodnie z obowiązującymi przepisami (na przykład ogłoszenie wdzięczności; wypłata premii ; wręczenie cennego prezentu; wręczenie dyplomu honorowego; nominacja do tytułu najlepszego w zawodzie itp.) Zgłoszenie może być sporządzone w dowolnej formie, ale musi zawierać następujące dane o pracowniku (pracownikach): PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO.; rok urodzenia; Edukacja; stanowisko; podział strukturalny; doświadczenie zawodowe w organizacji; ocena działalności produkcyjnej, a także motywu motywacyjnego; baza.

2) W przypadku pozytywnej decyzji w sprawie zachęt pracodawca wydaje nakaz nagrodzenia pracownika (ujednolicony formularz T-11), zatwierdzony Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 lub formularz T -11a w sprawie nagradzania grupy pracowników. Przy wydawaniu zamówienia (formularz T-11 lub T-11a) w wierszu „Bazy” wskazuje się: nazwa dokumentu (zgłoszenia) i osoba, która go podpisała (stanowisko, nazwisko, inicjały), numer i data. Pracownik musi zapoznać się z poleceniem pod podpisem.

4) Na podstawie zamówienia dokonuje się wpisu o awansie w książce pracy pracownika. Zgodnie z paragrafem 24 Regulaminu prowadzenia zeszytów ćwiczeń, na podstawie zamówienia, do zeszytu ćwiczeń wprowadzane są następujące informacje:

W sprawie wręczania dyplomów honorowych, nadawania tytułów oraz wręczania odznak, odznak, dyplomów, świadectw honorowych, wystawionych przez organizacje (przykład rejestracji zapisu zachęty: w kolumnie 3 - Deklarowana wdzięczność za długoletnie i nienaganna praca, w kolumnie 4 - data i numer zamówienia zachęty );

O innych rodzajach zachęt, przewidziane przez prawo RF, a także układy zbiorowe, wewnętrzne przepisy pracy organizacji, statuty i przepisy dotyczące dyscypliny.

Ewidencja premii przewidzianych w systemie wynagrodzeń lub wypłacanych regularnie, w książki pracy nie są uwzględnione.

3. Definicje pojęć

Nomenklatura - (Nomenklatura łacińska - lista, lista nazwisk) - jest to lista stanowisk zgodnych ze strukturą organizacyjną działu, organizacji, firmy. W pracy biurowej istnieje również taka koncepcja jak lista spraw- usystematyzowany wykaz nazw spraw otwartych w organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania, sporządzony w określony sposób.

Każda organizacja, instytucja, przedsiębiorstwo musi posiadać wykaz spraw, który musi obejmować wszystkie dokumenty powstałe w toku ich działalności.

Ogólne wymagania dotyczące sporządzania i wykonywania spisów spraw określone są w następujących dokumentach:

Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji, zatwierdzone decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 6 lutego 2002 r.;

Mówiąc o nazewnictwie spraw, należy zauważyć, że wyróżnia się trzy rodzaje nazewnictwa spraw:

- standardowe nazewnictwo przypadków;

- przybliżone nazewnictwo przypadków;

- indywidualne nazewnictwo spraw konkretnej organizacji.

Typowe nazewnictwo przypadków ustala skład spraw otwieranych w pracy biurowej podobnych organizacji i jest dokumentem normatywnym.

Przybliżone nazewnictwo przypadków zestawy przybliżony skład sprawy otwarte w zarządzaniu dokumentacją organizacji, do których się odnosi, wskazując ich indeksy, i ma charakter zalecający.

Zwykle organizacje wyższego szczebla opracowują standardowe i przybliżone nazewnictwo przypadków dla podległych im organizacji. Jednak każda organizacja powinna je mieć indywidualny, tj. własną, specyficzną nomenklaturę spraw. Jeżeli dla organizacji istnieje standardowe lub przybliżone nazewnictwo spraw, przy sporządzaniu indywidualnego nazewnictwa spraw tej organizacji stosuje się je: 1) w indywidualnym nazewnictwie spraw organizacji, ze standardowego lub wzorcowego nazewnictwa spraw, przenoszone są nagłówki przewidzianych przez nie spraw, które mają zostać otwarte w zarządzaniu dokumentacją organizacji, określone z uwzględnieniem jej specyfiki; 2) okresy przechowywania plików przewidziane w standardowym lub przybliżonym nazewnictwie plików przechodzą na indywidualne nazewnictwo plików bez zmian.

Lista spraw organizacji jest sporządzana na podstawie ogólnej formy organizacji. Jest on zatwierdzany przez kierownika archiwum organizacji lub osobę odpowiedzialną za archiwum organizacji, podpisywany przez kierownika służby lub osobę odpowiedzialną za obsługę dokumentacji zarządzania (papierkową robotę) i po zatwierdzeniu przez Centralną Komisję Ekspertów (lub eksperta komisja) organizacji kierowana jest do zatwierdzenia przez komisję ekspercką właściwej instytucji archiwalnej, po czym zostaje zatwierdzona przez kierownika organizacji. Po zatwierdzeniu listy spraw organizacji działy strukturalne otrzymują wyciągi z odpowiednich sekcji do wykorzystania w swojej pracy.

Lista spraw organizacji na nadchodzący rok kalendarzowy jest sporządzana w ostatnim kwartale bieżącego roku, zatwierdzana przez kierownika organizacji i wprowadzana w życie 1 stycznia następnego roku kalendarzowego. Nazewnictwo akt należy uzgodnić z placówką archiwalną nie rzadziej niż raz na 5 lat. W przypadku radykalnej zmiany funkcji i struktury organizacji opracowywana jest nowa nomenklatura spraw.

Stempel rejestracyjny - określa odpowiedzialność organizacji za dokument i początek okresu wykonania. Stempel rejestracyjny zawiera: nazwa przedsiębiorstwa, pola do wskazania daty otrzymania i numeru (indeksu) dokumentu przychodzącego. Pieczęć tego typu nie jest umieszczana w załączniku do dokumentu.

Dokumenty standardowe - są to dokumenty normatywne i administracyjne, które określają tryb działania instytucji (na przykład standardowy statut, typowa struktura) lub jej poszczególnych stron (umowa standardowa) i stanowią wzory do sporządzania przez instytucje dokumentów o tej samej nazwie, z uwzględnieniem specyfiki ich działalności. Zatem standardowe dokumenty odzwierciedlają jednorodne kwestie i są opracowywane według tych samych próbek, a także nazywane są teksty - analogi.

Wniosek

Cały proces zarządzania przesiąknięty jest informacją stanowiącą podstawę podejmowania decyzji i opiera się na pracy z dokumentami, w których jest to zapisane. Dlatego też dokumentacyjne wspomaganie zarządzania (papierkową robotą) jakąkolwiek organizacją, instytucją, przedsiębiorstwem uważane jest dziś za najważniejszą funkcję zarządzania usługami, która ma swoje specyficzne zadania i musi być wykonywana przez niezależną, wyodrębnioną organizacyjnie osobę. jednostka strukturalna- obsługa dokumentacji dla kadry zarządzającej (usługa DOU).

Mówiąc o nazwie usługi wsparcia dokumentacji zarządczej, należy zauważyć, że dziś usługa wychowania przedszkolnego może mieć różne nazwy, na przykład: zarządzanie biznesem, dział zarządzania biurem, dział dokumentacji zarządczej, Wspólny dział, biuro, sekretariat itp. Jednocześnie można powiedzieć, że konkretna nazwa usługi placówki wychowania przedszkolnego nie ma zasadniczego znaczenia.

Głównymi celami obsługi przedszkolnej placówki oświatowej są: organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad dokumentacją wspierającą zarządzanie.

W teście tym, zgodnie z wymogami, podano także przykłady sformalizowania decyzji zarządu i prezentacji zachęt. Wszystkie nazwy i nazwy organizacji są fikcyjne, a przedstawione dokumenty mają charakter wyłącznie przykładowy. Podano także definicje niektórych terminów, zgodnie z wymogami tej wersji testu.

sprawa nomenklatury zarządzania dokumentacją

Wykaz używanej literatury

1. Kirsanova M.V. Nowoczesna praca biurowa. - M.: Infra-M, 2008 - 320 s.

2. Krylova I.Yu. Dokumentacja działań zarządczych. - M.: Prasa biznesowa, 2005.-240 s.

3. Kuznetsova T.V. Praca w biurze. - M.: UNITY-DANA, 2001.-359 s.

4. Larin M.V., Sokova A.N. Przygotowanie dokumentów urzędowych. - M.: MUFER, 2006.-112 s.

5. Spivak V.A. Dokumentacja działań zarządczych. Praca w biurze. - M.: Piotr, 2006.-240 s.

Opublikowano na Allbest.ru

Podobne dokumenty

Usługa wsparcia dokumentacji zarządczej i regulacja regulacyjna jej działalności na przykładzie Teploset LLC. Dokumenty regulujące organizację pracy biurowej przedsiębiorstwa. Funkcje specjalistów ds. obsługi dokumentów.

teza, dodano 31.10.2014


Dokumenty określające organizację pracy biurowej w organizacji. Główne cele, zadania i funkcje usługi wsparcia dokumentacji zarządczej, jej prawa i obowiązki. Analiza procedury organizacji pracy biurowej na przykładzie firmy MTC Milcom LLC.

streszczenie, dodano 31.03.2015


Charakterystyka, funkcje i struktura organizacyjna służby obsługi dokumentacji kierownictwa i pionów. Departament Ochrony Socjalnej Ludności. Regulacja regulacyjna pracy służby pracy biurowej. Organizacja pracy z dokumentami.

raport z praktyki, dodano 18.09.2013


Usługa wsparcia dokumentacji zarządczej: jej cel, zadania, struktura i skład. Forma organizacji pracy biurowej. Wybór nazwy służby, określenie jej oficjalnego składu i poziomu zatrudnienia oraz kwalifikacji organizacji.

praca na kursie, dodano 17.05.2015


Cele i zadania służby wsparcia dokumentacji zarządczej, ich funkcje, prawa i obowiązki. Rodzaje dokumentacji kadrowej: harmonogram i rozmieszczenie personelu; regulacje płacowe; opisy stanowisk pracy. Wewnętrzne przepisy pracy.

praca na kursie, dodano 27.05.2015


Opis struktury usług wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej – dokumentacja i organizacja pracy z dokumentami urzędowymi. Zadania i funkcje usługi. Źródła tworzenia opisów stanowisk pracy. Cztery struktury organizacyjne usługi.

streszczenie, dodano 18.02.2009


Główne funkcje, prawa i obowiązki usługi wsparcia dokumentacji zarządczej. Zasady sporządzania i sporządzania szczegółów dokumentów biznesowych. Zasady wytwarzania, utrwalania, używania i przechowywania formularzy z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej.

streszczenie, dodano 15.11.2010


Usługa wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej w strukturze organizacji. Ramy prawne i metodologiczne regulujące działalność pracowników usług. Analiza lokalnych ram regulacyjnych. Personel: forma, główne cechy dokonywania zmian.

praca na kursie, dodano 27.03.2013


Podstawowe pojęcia w dokumentacji zarządzania. Charakterystyka głównych typów dokumentów, cechy dokumentów personalnych organizacji. Funkcjonowanie służby wsparcia dokumentacji zarządczej, cele i zadania jej tworzenia, funkcje i uprawnienia.

praca na kursie, dodano 28.09.2010


Budynek organizacyjny usługi w zakresie zarządzania informacją i dokumentacją. Wymagania dotyczące nazwy usługi przedszkolnej placówki oświatowej. Organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac związanych z obsługą dokumentacyjną przedsiębiorstwa.